Giáo trình hệ thống thông tin kế toán ts đỗ thị thu hằng (chủ biên)

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Management Information

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý a) Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối liên hệ và liên kết chặt chẽ với nhau, hoạt động theo một trình tự nhất định để đạt được mục tiêu chung Nó tiếp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các yếu tố đầu ra thông qua một quá trình chuyển đổi có tổ chức Nói cách khác, hệ thống là một thực thể chứa đựng nhiều thành phần tương tác nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu cụ thể.

Hệ thống là khái niệm thường liên quan đến các hoạt động của con người và xuất hiện trong nhiều lĩnh vực của đời sống như giáo dục, giao thông, pháp luật, kinh tế và quản lý doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống giao thông bao gồm các yếu tố như đường, cầu, cảng và phương tiện giao thông, với mục tiêu chính là vận chuyển con người và hàng hóa Trong khi đó, hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm ban giám đốc và các phòng ban như quản lý, bán hàng, kế toán, nhằm mục đích quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản.

Thông tin (Information) là những dữ liệu mà đã được xử lý, là những nội dung có nghĩa và hữu ích cho người sử dụng

Thông tin là yếu tố thiết yếu trong mọi lĩnh vực của đời sống, giúp con người nâng cao nhận thức về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tình hình xã hội Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, từ đó hỗ trợ quyết định và phát triển bền vững trong các tổ chức.

Hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các yếu tố liên kết với nhau, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu thông tin.

Hệ thống thông tin bao gồm các yếu tố cấu thành quan trọng như dữ liệu đầu vào, thành phần xử lý, thành phần lưu trữ, thông tin đầu ra và kiểm soát Mỗi yếu tố này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác.

- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

Thành phần xử lý bao gồm các quá trình và bộ phận thực hiện việc xử lý dữ liệu đầu vào đã thu thập Các hoạt động này như phân tích tổng hợp, ghi chép và xác nhận nhằm biến đổi tính chất và nội dung của dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng.

Thành phần lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu đầu vào và thông tin được tạo ra từ quá trình xử lý Nó đóng vai trò hỗ trợ cho các quy trình xử lý tiếp theo và cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động sau này.

- Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin tạo ra từ hệ thống các đối tượng sử dụng

Kiểm soát là quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin để đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu của hệ thống Nó cũng bao gồm việc phản hồi những sai sót và hạn chế của các thành phần trong hệ thống thông tin nhằm khắc phục và sửa chữa.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là tập hợp các thành phần tương tác có tổ chức, nhằm tạo ra dữ liệu hỗ trợ quá trình ra quyết định và đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các thành phần thiết bị như phần cứng và phần mềm, cùng với con người, dữ liệu thông tin và các thủ tục quản lý tổ chức Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý được phân loại dựa trên cấp độ quản lý sử dụng thông tin và nội dung kinh tế của quy trình sản xuất kinh doanh.

1.1.2.1 Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong doanh nghiệp

Theo tiêu thức phân loại, hệ thống thông tin quản lý được chia thành ba cấp độ: hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống hỗ trợ ra quyết định và hệ thống hỗ trợ điều hành.

Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems - TPS) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và phản ánh hàng ngày các hoạt động kinh tế của tổ chức Hệ thống này cung cấp thông tin kinh tế cần thiết để hỗ trợ việc kiểm soát và quản lý hoạt động hiệu quả.

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý tổng hợp và phân tích thông tin từ dữ liệu của hệ thống xử lý nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu kiểm soát quản lý hiệu quả.

Hệ thống chuyên gia (Expert Systems - ES) cung cấp thông tin tổng hợp về năng lực của nhà cung cấp, hiệu quả tổ chức và thị hiếu khách hàng Những thông tin này hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao trong việc xây dựng chiến lược và chính sách trung và dài hạn, đồng thời giúp họ dự đoán và định hướng tương lai.

1.1.2.2 Phân loại theo nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (Accounting Information

1.2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là công cụ ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính Nó hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và báo cáo kế toán, cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng.

Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính là yếu tố đầu vào quan trọng của hệ thống thông tin kế toán Quá trình xử lý dữ liệu bao gồm ghi chép, tổng hợp và phân tích thông tin kế toán bằng các phương pháp phù hợp và công nghệ hỗ trợ Kết quả cuối cùng của hệ thống thông tin kế toán là các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho người dùng.

Sơ đồ 1.1: Quy trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa kế toán và công nghệ thông tin Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán đang phát triển mạnh mẽ và được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng.

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa kế toán và hệ thống thông tin

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường phân loại theo hai hai tiêu chí: Đặc điểm cung cấp thông tin và phương thức xử lý thông tin

Kế toán Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin kế toán

1.2.2.1 Phân loại theo đặc điểm cung cấp thông tin

Hệ thống thông tin kế toán được phân loại thành hai loại chính: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Phân loại này giúp cung cấp thông tin hữu ích cho từng đối tượng sử dụng, đáp ứng nhu cầu thông tin cụ thể của họ.

Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài, tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành Kết quả đầu ra của hệ thống này được thể hiện qua các báo cáo tài chính.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin nội bộ cho doanh nghiệp, nhằm dự báo sự kiện và đánh giá ảnh hưởng tài chính Thông tin này hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định Kết quả đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán quản trị.

1.2.2.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Hệ thống thông tin kế toán được phân loại theo phương thức xử lý thành ba loại: hệ thống thông tin kế toán thủ công, hệ thống thông tin kế toán máy tính và hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính Phân loại này cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá khả năng xử lý của hệ thống thông tin kế toán hiện tại.

Hệ thống thông tin kế toán thủ công bao gồm toàn bộ quy trình kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ, tổng hợp đến lập báo cáo Con người là nguồn lực chủ yếu thực hiện các công việc này Dữ liệu trong hệ thống được ghi chép và lưu trữ dưới dạng chứng từ, sổ sách và thẻ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Hệ thống thông tin kế toán máy tính bao gồm toàn bộ quy trình kế toán như phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ, tổng hợp và lập báo cáo Máy tính là nguồn lực chủ yếu cho việc thực hiện các công việc này Dữ liệu trong hệ thống được ghi chép và lưu trữ dưới dạng các tập tin, tạo nên một hệ thống thông tin động và giao dịch tự động, giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác kế toán.

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là một quy trình toàn diện bao gồm phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ, tổng hợp và lập báo cáo, với sự kết hợp giữa con người và máy tính Máy tính thực hiện các nhiệm vụ kế toán dưới sự điều khiển của con người, tạo nên một mối liên kết chặt chẽ Con người có vai trò quan trọng trong việc nhập dữ liệu, đảm bảo bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống, cũng như kiểm soát và điều hướng để máy tính thực hiện công việc kế toán hiệu quả.

1.2.3 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán bao gồm năm thành phần chính: hệ thống thông tin đầu vào, hệ thống xử lý cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ, hệ thống thông tin đầu ra và cơ chế kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.

1.2.3.1 Hệ thống thông tin đầu vào

Hệ thống thông tin đầu vào bao gồm hai thành phần chính: hệ thống chứng từ và bộ phận thu nhận hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức thông tin.

Chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang thông tin phản ánh những nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã phát sinh và hoàn thành, phục vụ làm căn cứ ghi sổ kế toán Chúng được sử dụng để thu thập và phản ánh thông tin cho Kế toán tài chính (KTTC) và Kế toán quản trị (KTQT).

Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng phản ánh kịp thời và đầy đủ tình trạng vận động của đối tượng kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị Việc thu thập thông tin kế toán thông qua các chứng từ không chỉ quyết định tính trung thực và hợp lý của thông tin, mà còn đảm bảo tính đáng tin cậy Hơn nữa, chúng là căn cứ thiết yếu cho quá trình kiểm toán và kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã ảnh hưởng đến cách thức thể hiện chứng từ kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT), cho phép sử dụng cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử Việc lập chứng từ có thể thực hiện thủ công với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, trong đó thông tin kế toán được ghi chép trên chứng từ giấy và sau đó nhập tay vào hệ thống Tùy thuộc vào từng phần mềm cụ thể, dữ liệu sau khi nhập sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu máy tính dưới dạng các tệp tin.

CÔNG CỤ KỸ THUẬT SỬ DỤNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG

Lưu đồ (Flow chart) là hình thức trực quan mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu và thông tin trong hệ thống thông tin Nó cũng được ứng dụng trong việc phân tích tính kiểm soát của hệ thống, giúp người dùng dễ dàng hiểu và theo dõi các hoạt động xử lý.

Lưu đồ là công cụ hiệu quả để mô tả chi tiết quá trình luân chuyển của từng liên chứng từ, từ khi lập chứng từ cho đến khi hoàn tất xử lý và lưu trữ Việc sử dụng lưu đồ giúp người dùng nhận diện và phân tích các hoạt động chức năng liên quan đến từng đối tượng và bộ phận Hơn nữa, lưu đồ còn hỗ trợ trong việc đánh giá và kiểm soát các quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý.

1.3.1.2 Kí hiệu sử dụng xây dựng lưu đồ

Kí hiệu xây dựng lưu đồ là những hình vẽ chuẩn hóa toàn cầu, được sử dụng để mô tả dữ liệu đầu vào, đầu ra, quá trình xử lý và hướng đi của các yếu tố trong hệ thống.

Các kí hiệu thường dùng trong lưu đồ:

Hình 1.2 Kí hiệu sử dụng trong lưu đồ 1.3.1.3 Các dạng lưu đồ

Lưu đồ thường có 3 dạng: Lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình a, Lưu đồ chứng từ

Lưu đồ chứng từ là công cụ trực quan mô tả quy trình luân chuyển của các chứng từ, bao gồm số liên, người lập, người nhận, địa điểm lưu trữ và tính chất của việc lưu trữ Nó giúp người dùng hiểu rõ hơn về các hoạt động chức năng liên quan đến việc quản lý chứng từ.

Một lưu đồ chứng từ sẽ thể hiện dòng lưu chuyển vật lý các chứng từ trong

Xử lý bằng máy tính

Lưu trữ dưới dạng file Điểm nối trong cùng 1 trang Điểm nối tiếp sang trang khác

Dữ liệu được lưu trữ trong máy tính thông qua băng từ, cho phép các phòng ban và nhóm khác nhau sử dụng và luân chuyển chứng từ trong hệ thống một cách hiệu quả.

Mẫu lưu đồ chứng từ

Hình 1.2 Lưu đồ chứng từ

Hình 1.3 Lưu đồ chứng từ b, Lưu đồ hệ thống

Lưu đồ hệ thống là công cụ trực quan mô tả hoạt động của hệ thống kế toán trên máy tính Nó thể hiện dòng chảy vật lý của dữ liệu, các bước thực hiện và quy trình xử lý trong hệ thống thông tin kế toán.

Trong quy trình của lưu đồ hệ thống, mỗi phần đều liên quan đến việc lập báo cáo nhằm mục đích kiểm soát Lưu đồ hệ thống thường được sử dụng để mô tả dòng xử lý dữ liệu điện tử trong các phần của chu trình hệ thống.

Phiếu yêu cầu nhân sự

Phiếu tuyển dụng nhân sự

Phiếu yêu cầu nhân sự A

Chuẩn bị phiếu tuyển dụng nhân sự

Phòng yêu cầu Phòng nhân sự Phòng tính

Hình 1.4 Dạng lưu đồ hệ thống

Chi tiết đơn đặt hàng mới

Chi tiết lệnh bán hàng mới

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng

Xử lý đơn đặt hàng và ghi vào file

Kiểm tra ĐK bán chịu và in

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng

Tập tin chính khách hàng

Hệ thống giao hàng c, Lưu đồ chương trình

Lưu đồ chương trình là lưu đồ trình bày giải thuật xử lý của một chương trình máy tính

Hình 1.5 Dạng lưu đồ chương trình 1.3.1.4 Trình tự vẽ lưu đồ

Vẽ lưu đồ thường bao gồm 4 bước:

Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống tham gia vào lưu đồ

Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột

- Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ

- Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ

Kết thúc Đọc tập tin liên quan đến chi

Hết tiền, không thể chi

Số dư cuối kỳ của

Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột

- Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

Để tạo lưu đồ hiệu quả, cần sắp xếp các thành phần theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới Nguyên tắc quan trọng là mỗi ký hiệu xử lý phải được đặt giữa hai ký hiệu đầu vào và đầu ra.

Bước 4: Hoàn thành lưu đồ

- Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

- Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang, dọc

- Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

Ví dụ: Công ty Cổ phần Bê Tông Thái Sơn có quy trình bán hàng được xử lý thủ công như sau:

Sau khi nhận đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng gồm 3 liên để gửi bộ phận tín dụng kiểm tra và xét duyệt đơn hàng cũng như thẩm định năng lực tài chính của khách hàng Sau khi được phê duyệt, lệnh bán hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán Tại đây, liên 1 của lệnh bán hàng được sử dụng để lập hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho, trong khi liên 2 của lệnh bán hàng cùng với liên 2 và 3 của phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng Liên 3 của lệnh bán hàng, liên 3 của hóa đơn và liên 4 của phiếu xuất kho sẽ được lưu tại bộ phận kế toán Liên 2 của hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được gửi cho khách hàng, trong khi liên 1 của hóa đơn cùng với liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được đính kèm và lưu tại bộ phận bán hàng.

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ về quy trình bán hàng của Công ty

Trong quy trình bán hàng tại Công ty có 3 đối tượng tham gia mô hình: Bộ phận bán hàng, bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán

Lưu đồ chứng từ về quy trình bán hàng của Công ty được thể hiện như sau:

Xử lý đơn đặt hàng

Xét duyệt lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng đã duyệt

Lập hóa đơn, phiếu xuất kho

Lệnh bán hàng đã duyệt

Bộ phận tín dụng Bộ phận Kế toán

1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu là hình ảnh thể hiện một cách logic quá trình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống, cũng như mối quan hệ giữa hệ thống và các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài.

Sơ đồ dòng dữ liệu hình ảnh hóa các thành phần trong hệ thống thông tin, thể hiện cách dữ liệu di chuyển giữa các thành phần, từ điểm khởi đầu đến điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.

Một sơ đồ dòng dữ liệu cho biết dòng lưu chuyển vật lý của dữ liệu trong một hệ thống xử lý nghiệp vụ

DFD có nhiều cấp: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp 2

Hình 1.6 Hình vẽ mô tả sự phân cấp DFD

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát là một công cụ trình bày luân chuyển dữ liệu trong hệ thống, giúp hiển thị phạm vi tổng thể bao gồm dữ liệu đầu vào, nguồn cung cấp dữ liệu, thông tin đầu ra và đích nhận thông tin.

Sơ đồ dữ liệu cấp 1 phân tích hoạt động xử lý ở mức tổng quát thành nhiều bước xử lý chi tiết hơn Sơ đồ dòng dữ liệu bắt đầu từ điểm khởi đầu, thể hiện quy trình rõ ràng và mạch lạc.

DFD cấp 0 là một sơ đồ dữ liệu tổng quát, giữ nguyên các điểm đầu và cuối của hệ thống Ngoài ra, sơ đồ này cũng có thể xuất hiện thêm các dữ liệu lưu trữ để phản ánh rõ hơn về quy trình hoạt động của hệ thống.

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả chi tiết quá trình luân chuyển dữ liệu cho một hoạt động xử lý cụ thể ở cấp 1 Nguyên tắc vẽ sơ đồ này tương tự như sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, nhưng không hiển thị các nguồn hay đích của hệ thống Dữ liệu đầu vào của sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 được lấy từ kết quả của hoạt động xử lý trước đó trong cùng dòng dữ liệu.

1.3.2.2 Nguyên tắc và trình tự vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

* Những biểu tượng thường dùng trong DFD

Hình vuông biểu thị một nguồn dữ liệu từ bên ngoài hoặc là đích đến của dữ liệu

Vòng tròn thể hiện một thực thể nội bộ bên trong mà có sự thay đổi hay chuyển đổi dữ liệu (hoạt động xử lý)

Hai đường thẳng song song thể hiện việc lưu trữ của dữ liệu Đường thẳng với một mũi tên thể hiện hướng đi của dòng dữ liệu

* Nguyên tắc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CƠ SỞ DỮ LIỆU

2.1.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Database) đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc trong nhiều lĩnh vực hiện nay, nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng tin học trong quản lý Hầu hết các lĩnh vực kinh tế và xã hội đã áp dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc chuyên môn của mình.

Ngày càng nhiều người quan tâm đến thiết kế và ứng dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) do nhu cầu quản lý thông tin tăng cao Cơ sở dữ liệu có nhiều định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh và yêu cầu cụ thể Từ các sổ sách kế toán, bảng danh mục hàng tồn kho cho đến những cuốn sổ địa chỉ đơn giản, tất cả đều có thể được coi là cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc của dữ liệu lưu trữ trên thiết bị, phục vụ nhiều người sử dụng cùng lúc Trong hệ thống kế toán thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giấy với cấu trúc là các mẫu chứng từ và sổ sách Ngược lại, trong hệ thống kế toán máy tính, dữ liệu được lưu giữ dưới dạng tệp tin, với cấu trúc tương ứng với các tập tin cơ sở dữ liệu Tất cả dữ liệu đều phải chuyển đổi thành dạng nhị phân để máy tính có thể xử lý, bất kể loại dữ liệu đó là số, ký tự hay luận lý.

Tệp và hệ thống tệp dữ liệu

- Bit: 1 hoặc 0; 1 Byte = 8 bits (số, ký tự, tín hiệu)

- Trường/ thuộc tính: Là nhóm các ký tự được tổ chức nhằm mục đích lưu trữ và xử lý

- Biểu ghi/ Thực thể: Nhóm các trường có liên quan tới nhau

- Tập dữ liệu/ Tập thực thể: Một nhóm các biểu ghi có cấu trúc giống nhau

- Cơ sở dữ liệu (CSDL): Một nhóm các tập dữ liệu có liên quan

Hình 2.1 Cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp

2.1.2 Vai trò cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hệ thống thông tin kế

Phòng kế toán Hệ thống tài khoản

Hồ sơ kháchhàng CSDL bán hàng Hàng tồn kho

Phòng nhân sự Hồ sơ nhân kkjjk

CSDL bán hàng Hàng tồn kho

Cơ sở dữ liệu (CSDL) giúp lưu trữ thông tin một cách có hệ thống, tạo ra sự khác biệt rõ rệt so với dữ liệu thông thường Với cấu trúc sắp xếp nhất quán, CSDL cho phép người dùng dễ dàng tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn và an toàn dữ liệu là điểm quan trọng hàng đầu trong công tác lưu trữ dữ liệu

- Đảm bảo khả năng truy xuất đồng thời của nhiều người dùng trên dữ liệu:

Nhiều người có thể sử dụng CSDL cùng lúc mà không phải qua nhiều khâu phức tạp nhờ vào việc truy xuất từ các cách khác nhau

Cơ sở dữ liệu (CSDL) mang lại tính linh hoạt cao, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh kích cỡ và độ phức tạp theo nhu cầu sử dụng Có những CSDL chỉ chứa vài trăm bản ghi, trong khi những CSDL khác có dung lượng rất lớn Hơn nữa, hình thức lưu trữ CSDL cũng rất đa dạng, có thể được lưu trữ trên ổ cứng, USB hoặc đĩa CD.

Cơ sở dữ liệu (CSDL) được thiết kế để quản lý thông tin một cách hiệu quả, cho phép dễ dàng tạo lập, cập nhật và khai thác dữ liệu Dữ liệu trong CSDL được cập nhật thường xuyên và hoàn toàn không trùng lặp, giúp tạo ra các sản phẩm chuyên nghiệp hơn Việc sử dụng CSDL mang lại hệ thống lưu trữ có tổ chức, hỗ trợ tốt cho công tác quản lý.

Cơ sở dữ liệu (CSDL) ngày càng trở nên phổ biến trong lĩnh vực lập trình ứng dụng và công nghệ thông tin, như hệ thống đặt vé máy bay của Vietnam Airlines, nơi CSDL phát huy hiệu quả trong việc quản lý giao dịch Khi nhiều hành khách đặt vé cùng lúc, CSDL giúp doanh nghiệp tránh những sai sót như bán vé trùng lặp Việc tích hợp CSDL với hệ thống website đang là xu hướng của các tổ chức và doanh nghiệp, cho phép họ gửi và thu thập thông tin từ người dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

CÁC MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU

Mô hình cơ sở dữ liệu là tập hợp các cấu trúc logic nhằm diễn tả cấu trúc và mối quan hệ dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu.

Có hai loại mô hình cơ sở dữ liệu:

Cá thể (Instance) Thuộc tính (Attribute) Quan hệ (Relation) a, Thực thể

Thực thể là một sự vật, sự việc tồn tại và có thể phân biệt được

Ví dụ: Thực thể “NHÂN VIÊN” dùng để chỉ những người nhân viên làm việc trong tổ chức, họ có các đặc tính chung cần quản lý như:

Mã nhân viên, Tên gọi, Ngày sinh, Công việc chuyên môn…

Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau:

Thực thể xác thực: Mô tả cho các đối tượng hữu hình

Thực thể chức năng: Mô tả cho mục đích, chức năng, hoặc nhiệm vụ của con người, thiết bị trong hệ thống hoặc tổ chức

Thực thể sự kiện: Mô tả cho sự kiện hoặc biến cố

Thực thể quan hệ: Mô tả quan hệ giữa các đối tượng Đây là một quan hệ có thêm dữ liệu riêng tạo thành thực thể

Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực thể Nhân viên; Xi măng La

Hiên PCB40 là một cá thể của thực thể Hàng hóa… c, Thuộc tính

Thuộc tính là các đặc trưng riêng của tất cả các đối tượng trong thực thể

Ví dụ: Thực thể Nhân viên có các thuộc tính là Mã nhân viên, Họ và tên nhân viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Bộ phận, số điện thoại…

Thực thể Hàng hóa có các thuộc tính là Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá…

Hiện nay, có năm loại thuộc tính phổ biến:

Thuộc tính định danh, hay còn gọi là khóa, là một hoặc một tổ hợp các thuộc tính mà giá trị của nó được xác định một cách duy nhất cho mỗi cá thể của một thực thể.

Thuộc tính mô tả là yếu tố quan trọng giúp làm rõ tính chất và cung cấp thông tin về các cá thể của thực thể Giá trị của các thuộc tính này có thể trùng lặp giữa các cá thể khác nhau, tuy nhiên, chúng chỉ xuất hiện trong một bảng duy nhất của cơ sở dữ liệu.

Thuộc tính quan hệ xác định mối quan hệ giữa các cá thể của các thực thể khác nhau Nó tương tự như thuộc tính mô tả thông thường, nhưng khi xuất hiện trong một thực thể khác, nó trở thành thuộc tính định danh.

- Thuộc tính lặp: Có thể nhận nhiều hơn một giá trị

- Thuộc tính thứ sinh: Giá trị của thuộc tính thứ sinh có thể tính toán hoặc suy luận từ các thuộc tính khác

Hình 2.2 Các dạng thuộc tính

2.2.2 Các mô hình khái niệm

Mô hình khái niệm nhấn mạnh bản chất logic trong việc biểu diễn dữ liệu qua các mối liên kết, cho thấy cách mà số lượng mẫu tin trong một tập tin liên kết với mẫu tin trong tập tin khác.

Số lượng Thành tiền Tổng tiền Bằng chữ Phương thức thanh toán

Họ và tên Địa chỉ

Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

- Mối liên kết một - nhiều (1:N)

- Mối liên kết nhiều - nhiều (N:N) a, Mối liên kết một - một (1:1)

Một thành phần của thực thể này chỉ liên kết với một thành phần của thực thể khác và ngược lại

Thực thể A có quan hệ 1:1 với thực thể B khi mỗi cá thể của A chỉ liên kết với một cá thể duy nhất của B, và ngược lại, mỗi cá thể của B cũng chỉ liên kết với một cá thể duy nhất của A.

VD: Ổ khóa và chìa khóa; nhân viên và lý lịch cá nhân…

Hình 2.3 Biểu diễn mối quan hệ 1:1 giữa 2 thực thể b, Mối liên kết một - nhiều (1:N)

Một thành phần của thực thể này kết nối với nhiều thành phần của thực thể khác, trong khi một thành phần của thực thể khác chỉ liên kết với một thành phần duy nhất của thực thể này.

Thực thể A có mối quan hệ 1:N với thực thể B khi mỗi cá thể của A có thể liên kết với nhiều cá thể của B, trong khi mỗi cá thể của B chỉ liên kết với một cá thể của A.

VD: Khách hàng và hóa đơn

Thể hiện sự liên kết mỗi cá thể của B với mỗi cá thể của A

Thể hiện sự liên kết mỗi cá thể của A với mỗi cá thể của B

A.B: hai thực thể R:quan hệ 1:1 giữa A&B

X,Y có thể có giá trị 0 hoặc 1

Y,1 c, Mối liên kết nhiều - nhiều (N:N)

Một thành phần của thực thể này kết nối với nhiều thành phần của thực thể khác, trong khi một thành phần của thực thể khác cũng liên kết với nhiều thành phần của thực thể này.

Thực thể A có quan hệ N:N với thực thể B khi mỗi cá thể của A kết nối với nhiều cá thể của B và ngược lại, mỗi cá thể của B cũng liên kết với nhiều cá thể của A.

VD: Sinh viên và môn học

Hình 2.4 Biểu diễn mối quan hệ N-N giữa 2 thực thể

Bậc của quan hệ chỉ số lượng thực thể tham gia vào quan hệ đó

Thể hiện sự liên kết một cá thể của B với một cá thể của A

Thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

Thể hiện sự liên kết một cá thể của B với nhiều cá thể của A

Thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

- Quan hệ bậc 2: Là quan hệ giữa hai thực thể Đây là quan hệ thường gặp trong thực tế

Quan hệ bậc 3 trở lên, hay còn gọi là quan hệ bậc cao, thường có thể được chuyển đổi thành quan hệ bậc 2.

2.2.4 Các mô hình thực hiện

Mô hình thực hiện quan tâm đến việc làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu

Có ba dạng mô hình thực hiện:

- Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc

- Mô hình cơ sở dữ liệu mạng

- Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ a, Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc

Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc, ra đời năm 1969, nhằm giải quyết vấn đề trùng lặp dữ liệu trong hệ thống tệp trong dự án Apollo của North American Rockwell Đây là mô hình chính đầu tiên có tính thương mại cho cơ sở dữ liệu lớn, tạo nền tảng cho sự phát triển của cơ sở dữ liệu có thứ tự Tuy nhiên, những hạn chế của mô hình này đã dẫn đến nhiều nghiên cứu về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu theo dạng thứ bậc được hình dung như một cây, trong đó các nút đại diện cho các báo cáo khác nhau của doanh nghiệp Nút đầu tiên là nút mẹ, và các nút ở tầng trên sinh ra các nút ở tầng dưới mà không có sự trùng lặp Để truy cập một nút ở dưới, cây quan hệ thiết lập đường dẫn đến vị trí cần thiết Mỗi nút mẹ có thể có nhiều nút con, nhưng mỗi nút con chỉ có một nút mẹ duy nhất Mối quan hệ này thể hiện kiểu một - nhiều, với nhiều phòng ban phụ thuộc vào một công ty duy nhất.

Hình 2.5 Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc

Các mô hình dạng cấu trúc thứ bậc thường có một số ưu điểm cơ bản như sau:

Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu chung, do đó việc phân chia dữ liệu cần phải thực hiện một cách thực tế và đảm bảo an toàn thông tin.

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tạo ra môi trường đảm bảo tính độc lập của dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả của các chương trình xử lý thông tin.

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm tất cả dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, được thu thập, phân tích, chuyển đổi và lưu trữ Thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động tài chính Cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán thường được tổ chức dưới hai dạng cơ bản.

Tổ chức cơ sở dữ liệu thủ công và tổ chức cơ sở dữ liệu trên máy tính

2.3.1 Thành phần dữ liệu Để xây dựng một cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán, cần phải thu thập các dữ liệu với các nội dung sau:

 Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh

+ Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện

 Nguồn lực: Các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình trao đổi

 Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi cho quá trình trao đổi

Nội dung của mô hình thu thập dữ liệu trên được minh họa theo hình:

Hình 2.8 Mô hình thu thập dữ liệu

Các thành phần dữ liệu có thể được thu thập trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm:

 Chứng từ: Thu thập các nội dung (dữ liệu) của các hoạt động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực

+ Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động

+ Xác định nội dung của chứng từ: Số chứng từ, ngày chứng từ, đối tượng, nguồn lực liên quan

+ Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự kiến)

+ Mã hóa các chứng từ (ký hiệu)

Bộ phận sử dụng Ký hiệu

Chi tiền Phiếu chi Số chứng từ, ngày chứng

Nội dung của hoạt động

Nguồn lực Hoạt Đối tượng động

Tài khoản là công cụ quan trọng trong việc thu thập nội dung từ các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cho báo cáo tài chính và thông tin quản lý.

+ Xác định loại tài khoản trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng + Xác định các nội dung quản lý của tài khoản

+ Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết

+ Các nội dung quản lý còn lại sẽ được theo dõi trên tài khoản

+ Mọi nội dung quản lý trên tài khoản là một cấp tài khoản của loại tài khoản đó

Nội dung quản lý tài khoản

Nội dung theo dõi theo đối tượng chi tiết

Nội dung theo dõi trên tài khoản

Để quản lý hiệu quả các nguồn lực, cần thu thập thông tin chi tiết về các đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi Mỗi đối tượng này cần được xác định rõ ràng về nội dung mô tả và nội dung quản lý Nội dung quản lý của từng đối tượng là cơ sở quan trọng để thực hiện mã hóa, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý thông tin.

Quy trình tổ chức: Đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Mã hóa

Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH001

2.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp được phân loại thành hai hình thức chính: tổ chức cơ sở dữ liệu thủ công và tổ chức cơ sở dữ liệu bằng máy, với sự hỗ trợ của máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Dù được tổ chức theo dạng nào, dữ liệu cũng sẽ được tổ chức dưới dạng logic theo mô hình sau:

Hình 2.9 Mô hình tổ chức cơ sở dữ liệu 2.3.2.1 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu

Có hai loại tập tin dùng để lưu trữ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán:

 Tập tin chính: Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về đối tượng trong và ngoài hệ thống Ví dụ như khách hàng, hàng hóa

- Tập tin chính không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh

- Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp

Tên khách hàng Mã số thuế Địa chỉ Số điện thoại Ghi chú

KH001 Công ty A 1234567890 TP Thái Nguyên,

KH002 Công ty B 0111222333 TP Thái Nguyên,

KH003 Công ty C 1231231234 TP Thái Nguyên,

 Tập tin nghiệp vụ: Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện: đặt hàng, bán hàng, thu tiền

- Luôn chứa các trường ngày của sự kiện và nghiệp vụ

- Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện

Số Hóa đơn Ngày Hóa đơn Mã KH Mã hàng Số lượng Đơn giá Đơn đặt hàng

Vùng dữ liệu Mẩu tin Tập tin

2.3.2.2 Tổ chức các hoạt động ghi nhận dữ liệu

Các hoạt động ghi nhận dữ liệu bao gồm:

+ Nhập liệu, ghi nhật ký: Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống

+ Cập nhật, chuyển sổ: Làm thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư tài khoản, số dư chi tiết khách hàng ) sau khi sự kiện xảy ra

+ Bảo trì và khai báo: Duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng

(khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên )

Trong mô hình thủ công, việc ghi nhận dữ liệu được thực hiện qua bốn hình thức chính: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái và Nhật ký chứng từ.

Hình 2.10 Mô hình các hoạt động ghi nhận dữ liệu theo hình thức thủ công

Trong hệ thống thông tin máy tính, các hoạt động ghi nhận dữ liệu diễn ra trên phần mềm kế toán theo bốn hình thức ghi sổ tương ứng Dữ liệu được tổ chức theo một mô hình cụ thể để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quá trình quản lý thông tin.

Sự kiện ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính Chứng từ nhật Ghi sổ ký

Sổ cái, sổ sổ chi tiết

Lập báo cáo chính Báo cáo tài chính

Hình 2.11 Mô hình các hoạt động ghi nhận dữ liệu theo hình thức máy tính

Sự kiện của quá trình

SXKD Chứng từ Nhập liệu

Xử lý các hoạt động liên quan

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu

Thông tin theo yêu cầu

Các đối tượng, nguồn lực sử dụng

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 2

Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức các thông tin được lưu trữ và quản lý để dễ dàng truy cập và xử lý Trong hệ thống thông tin kế toán thủ công, cơ sở dữ liệu thường được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc sổ sách, dẫn đến việc quản lý thông tin kém hiệu quả và dễ xảy ra sai sót Ngược lại, cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính cho phép lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn, nhờ vào các phần mềm chuyên dụng và công nghệ hiện đại, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quản lý thông tin kế toán.

Câu 2: Làm rõ khái niệm cá thể, thực thể, thuộc tính? Các dạng thuộc tính?

Cho ví dụ minh họa?

Câu 3: Phân tích vai trò của cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán?

Câu 4: Thế nào là mối quan hệ 1:1, mối quan hệ 1:N, mối quan hệ N:N?

Cho ví dụ minh họa?

Câu 5: Trình bày các mô hình thực hiện? Chỉ rõ ưu, nhược điểm của mỗi mô hình?

Câu 6: Phân tích những hạn chế khi sử dụng cơ sở dữ liệu?

Câu 7: Trình bày các thành phần dữ liệu và việc tổ chức cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán?

Cơ sở dữ liệu quan hệ là một hệ thống được xây dựng dựa trên mô hình dữ liệu quan hệ, cho phép người dùng tạo lập, cập nhật và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả Nó không chỉ cung cấp cấu trúc cho việc tổ chức thông tin mà còn hỗ trợ các hoạt động quản lý dữ liệu liên quan.

Để tạo cơ sở dữ liệu (CSDL), các bước chính bao gồm: tạo bảng và chọn khóa chính cho bảng, đặt tên bảng và lưu cấu trúc bảng, tạo liên kết giữa các bảng, cũng như cập nhật và khai thác CSDL.

Câu 3: SQL là tên viết tắt của: a Structure Query Language b Query Structure Language c Structure Question Language d Structure Query Locator

An toàn dữ liệu có thể hiểu là việc ngăn chặn các truy nhập trái phép từ bên trong và bên ngoài, dễ dàng cho công việc bảo trì dữ liệu, thống nhất các tiêu chuẩn và thủ tục bảo vệ, cũng như đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu.

Mục tiêu của cơ sở dữ liệu bao gồm bảo đảm tính độc lập dữ liệu, không làm thay đổi chiến lược truy nhập và cấu trúc lưu trữ dữ liệu, đồng thời dữ liệu cần được biểu diễn và mô tả một cách duy nhất.

Mô hình cơ sở dữ liệu phân cấp là một kiểu mô hình trong đó dữ liệu được tổ chức và biểu diễn dưới dạng cấu trúc cây Trong mô hình này, các mối quan hệ giữa các phần tử dữ liệu được thể hiện thông qua các con trỏ, giúp tạo ra một hệ thống phân cấp rõ ràng Điều này khác với các mô hình khác như mô hình quan hệ thực thể hay mô hình bảng, nơi dữ liệu được tổ chức theo cách khác.

Mô hình mạng có những đặc trưng cấu trúc quan trọng, bao gồm việc chứa các liên kết một - một, một - nhiều và nhiều - nhiều Những liên kết này cho phép tạo ra các mối quan hệ phức tạp giữa các thành phần trong mạng, giúp tối ưu hóa khả năng kết nối và chia sẻ thông tin Việc hiểu rõ các loại liên kết này là cần thiết để xây dựng và quản lý hiệu quả các hệ thống mạng.

Thực thể là các đối tượng và mối liên kết giữa các đối tượng, bao gồm các đối tượng dữ liệu, các quan hệ và các mối liên kết giữa các đối tượng.

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

3.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, nhưng khái niệm được chấp nhận rộng rãi nhất là theo quan điểm của COSO từ năm 1992 COSO (Committee of Sponsoring Organizations) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hiệu quả và hiệu suất hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, và tuân thủ pháp luật.

Ủy ban Treadway, hay còn gọi là Ủy ban COSO, được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp hàng đầu tại Hoa Kỳ, bao gồm Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI) và Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) Mục tiêu của Ủy ban COSO là nghiên cứu và phát triển các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ nhằm chống gian lận trong báo cáo tài chính.

Theo COSO, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu một cách hợp lý.

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ pháp luật của các quy định

Theo định nghĩa, kiểm soát nội bộ bao gồm bốn nội dung cơ bản: quá trình, con người, đảm bảo tính hợp lý và mục tiêu Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả và sự minh bạch trong tổ chức.

Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, không chỉ đơn thuần là thủ tục hay chính sách thực hiện tại một thời điểm nhất định Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ở tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp, từ lập kế hoạch cho đến thực hiện và giám sát.

Kiểm soát nội bộ là một quy trình thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm sự tham gia của người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên trong đơn vị Điều này tạo nên một cơ chế kiểm soát hiệu quả, giúp đơn vị đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đề ra.

Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm đảm bảo tính hợp lý trong hoạt động của đơn vị Mặc dù công cụ này có khả năng ngăn chặn và phát hiện sai phạm, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn rằng sai phạm sẽ không xảy ra Quyết định về kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào việc cân nhắc giữa lợi ích thu được và chi phí phát sinh.

Vì vậy, kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các mục tiêu hoạt động, bao gồm sự hiệu quả và hiệu lực trong việc sử dụng nguồn lực Nó cũng bảo vệ tính trung thực và độ tin cậy của báo cáo tài chính, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.

3.1.2 Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO (1992) thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm thành phần cơ bản và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là:

(1) Môi trường kiểm soát (Control Environment)

(2) Đánh giá rủi ro (Rick Assessment)

(3) Hoạt động kiểm soát (Control Activities)

(4) Thông tin và truyền thông (Information and Communication)

Hình 3.1 Thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ý thức kiểm soát của các thành viên trong tổ chức, tạo nên nền tảng cho hệ thống kiểm soát Đánh giá rủi ro là quá trình nhận diện, phân tích và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, giúp tổ chức thực hiện hiệu quả các mục tiêu chung và cụ thể của từng hoạt động.

Hoạt động kiểm soát là những biện pháp và quy trình nhằm đảm bảo rằng chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện nghiêm túc, từ đó giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những tin tức cần thiết cho từng cá nhân và bộ phận, giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình Truyền thông không chỉ là quá trình trao đổi mà còn là việc truyền đạt thông tin cần thiết tới các bên liên quan, cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Mục tiêu của giám sát là đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động đúng như thiết kế và được điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

3.2.1 Khái niệm kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán là quá trình quản lý việc ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ tài chính Mục tiêu của kiểm soát này là bảo vệ tài sản và ngăn ngừa, hạn chế rủi ro cho người sử dụng thông tin kế toán, đồng thời hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và báo cáo tài chính hiệu quả.

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán bao gồm việc quản lý các yếu tố đầu vào, quá trình xử lý và yếu tố đầu ra.

Kiểm soát đầu vào là quá trình quản lý dữ liệu từ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo thông tin được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời Đối với các đơn vị sử dụng kế toán thủ công, kiểm soát đầu vào bao gồm việc kiểm tra chứng từ và sổ sách liên quan Trong khi đó, đối với các đơn vị áp dụng công nghệ thông tin, kiểm soát đầu vào tập trung vào việc giám sát quá trình nhập liệu.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là việc quản lý và phân tích dữ liệu để tạo ra các báo cáo kế toán Điều này được thực hiện thông qua các phương pháp kế toán khoa học, nhằm đảm bảo thông tin được xử lý phù hợp với nhu cầu của các nhà quản trị trong đơn vị.

Kiểm soát đầu ra là quá trình đảm bảo rằng các thông tin kế toán được cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người sử dụng, bao gồm cả các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, thông qua việc phát hành các báo cáo kế toán chính xác và kịp thời.

3.2.2 Phân loại kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán thường phân loại theo mục tiêu kiểm soát và phạm vi kiểm soát

3.2.2.1 Phân loại kiểm soát theo mục tiêu

Theo tiêu thức này, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán được chia thành ba loại chính: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa sai Kiểm soát ngăn ngừa đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn các sai sót và gian lận trước khi chúng xảy ra.

Kiểm soát ngăn ngừa là quy trình nhằm ngăn chặn sai sót và gian lận, được thực hiện trước khi các nghiệp vụ diễn ra Thủ tục này giúp xác định và loại bỏ những điều kiện có thể dẫn đến sai sót hoặc gian lận, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động.

Sai sót trong công việc thường xảy ra do sự thiếu cẩn trọng hoặc thiếu kiến thức, và chúng chủ yếu không phải là cố ý Ví dụ, nhân viên kế toán có thể nhập sai số tiền trên hóa đơn bán hàng vào hệ thống, nhầm lẫn tên người bán hàng, hoặc hiểu sai bản chất của các nghiệp vụ kinh tế, dẫn đến việc định khoản không chính xác.

Gian lận là hành vi cố ý làm sai lệch thông tin kinh tế và tài chính, thường do các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên hoặc bên thứ ba thực hiện Những hành vi này không chỉ làm sai lệch báo cáo tài chính mà còn gắn liền với tính vụ lợi, như tham ô, biển thủ tài sản và xuyên tạc thông tin, nhằm mang lại lợi ích cho cá nhân hoặc một bộ phận nào đó.

Gian lận trong quản lý và tham ô - biển thủ là hai dạng cơ bản của hành vi gian lận Gian lận quản lý xảy ra khi người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành để chỉ đạo thông tin tài chính sai lệch, nhằm thu lợi ích cá nhân.

Tham ô và biển thủ là hành vi chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp một cách bất hợp pháp vì lợi ích cá nhân, thường được che đậy bằng việc làm sai lệch số liệu kế toán Để ngăn chặn gian lận, các đơn vị cần thực hiện kiểm tra và giám sát tình hình tài sản, đồng thời áp dụng các nguyên tắc như nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn và phân công trách nhiệm một cách rõ ràng.

Kiểm soát phát hiện là quy trình nhằm phát hiện sai sót và gian lận sau khi các nghiệp vụ đã diễn ra Để đảm bảo tính chính xác, các đơn vị cần thực hiện biện pháp kiểm kê số lượng thực tế và đối chiếu với sổ sách.

Kiểm soát ngăn ngừa và kiểm soát phát hiện có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, với kiểm soát ngăn ngừa giúp doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản trước khi nghiệp vụ xảy ra Tuy nhiên, không có thủ tục kiểm soát nào hoàn hảo, do đó, kiểm soát phát hiện đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện sai sót của kiểm soát ngăn ngừa, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm trong quy trình kiểm soát này.

Kiểm soát sửa sai là quá trình quản lý các sai sót và gian lận đã được phát hiện, với mục tiêu sửa chữa và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của chúng đối với độ chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.

Kiểm soát phát hiện thường đi đôi với kiểm soát sửa sai, giúp khắc phục các sai sót và gian lận Các đơn vị thường áp dụng biện pháp xử lý để điều chỉnh sự chênh lệch giữa sổ kế toán và số liệu thực tế, nhằm kiểm kê và phục hồi dữ liệu một cách chính xác.

3.2.2.2 Phân loại kiểm soát theo phạm vi

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG MÁY TÍNH

3.3.1 Đặc điểm môi trường máy tính ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát

Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kiểm soát, cụ thể:

Trong môi trường tin học hóa kế toán, dữ liệu được tự động chuyển từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp vào hệ thống thông tin kế toán Các bộ phận chức năng ngoài kế toán sẽ nhập và xử lý thông tin, sau đó dữ liệu này sẽ được chuyển vào cơ sở dữ liệu kế toán qua hệ thống máy tính Điều này giúp kế toán dễ dàng theo dõi và hạch toán Ví dụ, thông tin từ các phòng ban liên quan như số lượng lao động, năng lực máy móc và trang thiết bị sẽ được cung cấp cho phòng kế toán.

Việc nhập chứng từ từ các bộ phận khác vào cơ sở dữ liệu kế toán giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán và theo dõi hệ thống thông tin kế toán từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp Tuy nhiên, việc này cũng tiềm ẩn rủi ro, vì nếu các bộ phận khác nhập và xử lý sai chứng từ, thông tin kế toán sẽ không chính xác Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ dữ liệu được cập nhật từ các bộ phận khác để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

Trong doanh nghiệp, phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và hạch toán Quá trình nhập liệu ban đầu sẽ được thực hiện, sau đó phần mềm tự động xử lý các công việc như tính lương, phân bổ khấu hao và kết chuyển Kiểm soát được thực hiện qua phần mềm đã được thiết kế quy trình kiểm soát hoặc thông qua kế toán viên Đối với các đơn vị sử dụng hạch toán thủ công, kế toán sẽ lập chứng từ dựa trên các nghiệp vụ phát sinh, sau đó kiểm tra, xử lý và lưu trữ chứng từ Kiểm soát diễn ra từ khâu tính toán, phân bổ, kết chuyển đến việc lập báo cáo tài chính.

Trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán, tất cả dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên các tập tin điện tử Đối với những doanh nghiệp vẫn xử lý thông tin kế toán theo phương pháp thủ công, mọi dữ liệu và thông tin đều được ghi nhận trên các chứng từ giấy.

Nhập dữ liệu một lần và tự động cập nhật vào nhiều tệp tin là một lợi ích lớn trong công tác kế toán tin học hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót Tuy nhiên, nếu có lỗi xảy ra, nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các tệp tin liên quan Trong khi đó, hạch toán thủ công yêu cầu ghi chép song song để đảm bảo tính chính xác và phục vụ cho việc đối chiếu.

Trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán, việc xử lý tự động thông qua phần mềm cho phép các nghiệp vụ tương tự được thực hiện theo một phương thức nhất quán Điều này giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong quy trình kế toán Tuy nhiên, nếu chương trình gặp phải sự cố hoặc khiếm khuyết, điều này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống xử lý.

Trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán, dấu vết kiểm toán thường không được lưu trữ lâu dài, gây khó khăn trong việc phát hiện gian lận và sai sót Để khắc phục điều này, các đơn vị nên sử dụng phần mềm kế toán có khả năng lưu giữ dấu vết kiểm toán trong thời gian dài Đối với hạch toán thủ công, dấu vết kiểm toán được bảo quản thông qua hệ thống chứng từ và sổ sách, giúp kế toán thực hiện điều chỉnh khi có sai sót theo quy định Việc này đảm bảo lưu giữ các dấu vết kiểm toán cần thiết.

Trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán, việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ thường được thực hiện qua việc nhập mật mã (chữ ký điện tử) Tuy nhiên, một số nghiệp vụ có thể tự động thực hiện mà không cần lưu lại sự phê duyệt của người quản lý trên chứng từ, do phần mềm đã được thiết kế để ngầm định sự phê duyệt trong những trường hợp này.

Trong bối cảnh tin học hóa công tác kế toán, việc thiết kế các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn là rất quan trọng Chúng giúp đơn vị ngăn chặn và giảm thiểu sai sót cũng như gian lận, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Khả năng truy cập và phá hủy hệ thống dữ liệu trong kế toán ngày càng cao do sự phát triển của công nghệ thông tin Nguyên nhân dẫn đến việc phá hủy dữ liệu có thể xuất phát từ sai sót trong quá trình vận hành hoặc từ hành vi gian lận, khi kẻ xấu truy cập trái phép vào hệ thống để đánh cắp hoặc sửa đổi thông tin.

3.3.2 Các rủi ro gian lận trong môi trường xử lý bằng máy tính

Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính bao gồm hai loại chính: rủi ro trong xử lý thông tin và rủi ro liên quan đến hệ thống.

Rủi ro trong xử lý thông tin liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu và lập báo cáo Việc ghi nhận dữ liệu ban đầu không chính xác, không đầy đủ hoặc không hợp lệ có thể dẫn đến quá trình xử lý thông tin sai lệch, từ đó tạo ra các báo cáo kế toán không chính xác.

Rủi ro hệ thống bao gồm các yếu tố liên quan đến việc xây dựng, bảo trì và sử dụng hệ thống, như rủi ro dữ liệu, rủi ro quy trình phát triển và rủi ro thiết bị.

Gian lận thường thể hiện qua việc ăn cắp tài sản và làm giả chứng từ, sổ sách hoặc báo cáo kế toán Trong môi trường máy tính, gian lận liên quan đến các tập tin, chương trình và hệ thống.

Gian lận trong môi trường máy tính thường liên quan đến việc nhập sai dữ liệu, phá hủy thông tin, cài đặt phần mềm bất hợp pháp và đánh cắp thông tin cá nhân để truy cập trái phép vào hệ thống Những hành vi này nhằm thâm nhập bất hợp pháp vào hệ thống, chẳng hạn như cài đặt thiết bị đặc biệt để chặn và sửa đổi thông tin truyền đi, hoặc giả mạo người dùng hợp pháp để yêu cầu các thành viên khác thực hiện theo mục đích cá nhân.

3.3.3 Nội dung kiểm soát chung hệ thống thông tin kế toán

CHU TRÌNH DOANH THU

TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU

4.1.1 Khái niệm và mục tiêu chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng.

Chu trình doanh thu bắt đầu khi khách hàng thực hiện đặt hàng và kết thúc khi doanh nghiệp thu tiền từ khách hàng Đây là một quy trình quan trọng đối với mọi đơn vị kinh doanh.

4.1.1.2 Mục tiêu chu trình doanh thu

Mục tiêu của chu trình doanh thu là tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền.

- Theo dõi doanh thu theo từng khách hàng

- Tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, giá bán hợp lý

- Hoàn tất việc giao hàng kịp thời

- Bán được những mặt hàng mà người mua có nhu cầu

- Đảm bảo các loại hàng bán đi không bị trả lại…

4.1.2 Mối quan hệ chu trình doanh thu với chu trình khác

Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp và nhận tiền thanh toán từ khách hàng Nó có mối quan hệ chặt chẽ với các đối tượng bên ngoài như khách hàng và ngân hàng, đồng thời cũng liên kết mật thiết với các chu trình nội bộ trong doanh nghiệp như chu trình chi phí, chu trình sản xuất, hệ thống sổ sách và lập báo cáo tài chính, chu trình nhân sự và chu trình tiền lương.

* Mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

- Đối với khách hàng: Là đối tượng phát sinh các đơn đặt hàng, nhận đơn hàng và thực hiện thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp

Ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc thu và thực hiện các giao dịch thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng.

* Mối quan hệ với các chu trình nghiệp vụ trong đơn vị

Chu trình chi phí là quá trình tiếp nhận yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu trình doanh thu.

- Chu trình sản xuất: Chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất các hàng hóa, dịch vụ

Chu trình nhân sự và chu trình tiền lương là hai yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Dựa vào nhu cầu nhân sự từ chu trình doanh thu, chu trình nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng phù hợp Kết quả kinh doanh của từng nhân viên trong chu trình doanh thu sẽ là cơ sở để chu trình lương tính toán mức lương và các khoản thu nhập cho nhân viên tham gia.

Hệ thống sổ sách và lập báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các hoạt động trong chu trình doanh thu Nội dung của các hoạt động này sẽ được chuyển giao và ghi nhận vào hệ thống xử lý, từ đó được tổng hợp lên sổ sách và lập báo cáo chính xác.

Hình 4.1 Mối quan hệ chu trình doanh thu với chu trình khác

4.1.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu cơ bản bao gồm bốn hoạt động:

(2.0) Xuất kho, cung cấp hàng hóa

(3.0) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu được thể hiện khái quát như sau:

Hệ thống sổ sách, lập báo cáo kế toán

Chu trình chi phí Ngân hàng

Hình 4.2 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu

Cung cấp hàng hóa/ dịch vụ

Chu trình chi phí/ chu trình sản xuất

Yêu cầu sản xuất hàng hóa, dịch vụ Đặt hàng được chấp nhận Đặt hàng

Lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Thông tin sẽ thanh toán

Hệ thống sổ kế toán/báo cáo

4.1.3.1 Hoạt động nhận đặt hàng

Hoạt động nhận đặt hàng là bước khởi đầu quan trọng trong chu trình doanh thu, thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng trong phòng kinh doanh.

Khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, cần xem xét khả năng và điều kiện của đơn vị để xác định có thể đáp ứng yêu cầu hay không Sau đó, thông báo kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng.

Các bước xử lý hoạt động nhận đặt hàng được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Chu trình sản xuất/chi phí

Thông báo kết quả (1.3) Đơn hàng chấp nhận

T rả lời đặ t hà ng

Xử lý lập hóa đơn (3.0)

Căn cứ vào sơ đồ trên, hoạt động xử lý đơn đặt hàng thực hiện theo ba bước sau:

Kiểm tra hàng hóa là quá trình đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng thông qua việc truy xuất dữ liệu liên quan đến hàng hóa và dịch vụ.

Kiểm tra thông tin khách hàng là quá trình quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán, các điều khoản thanh toán, giới hạn nợ và các điều kiện pháp lý liên quan đến khách hàng.

Thông báo kết quả là thông tin về việc xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng, cho biết liệu yêu cầu có được chấp nhận hay không Nếu yêu cầu được chấp nhận, các hoạt động tiếp theo trong chu trình bán hàng sẽ được tiến hành.

4.1.3.2 Hoạt động xuất kho cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động xuất kho cung cấp hàng hóa và dịch vụ diễn ra khi bên bán chấp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng Quá trình này bắt đầu từ việc xuất kho, giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực tế của hoạt động bán hàng.

Cơ sở cho hoạt động xuất kho hàng hóa và dịch vụ là thông tin cho phép thực hiện nghiệp vụ bán hàng, được thể hiện qua lệnh bán hàng.

Các bước xử lý trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ được thể qua sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Xử lý lập hóa đơn (3.0)

Căn cứ sơ đồ trên, hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực hiện qua hai bước sau:

(2.1) Xuất kho hàng hóa: Thực hiện xuất kho hàng hóa, cung cấp dịch vụ

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

4.2.1 Yêu cầu quản lý thông tin trong chu trình doanh thu

Trong chu trình doanh thu, quản lý cần theo dõi thông tin về yêu cầu đặt hàng của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho, mức độ hài lòng của khách hàng, phân tích doanh thu bán hàng và khoản phải thu chi tiết từ từng khách hàng.

4.2.2 Tổ chức thu thập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu, thông tin trong chu trình doanh thu

Việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình doanh thu cần dựa trên nội dung và dòng dữ liệu của từng hoạt động Phương thức xử lý, bao gồm cả thủ công và máy tính, cũng như chức năng của các bộ phận tham gia, đóng vai trò quan trọng trong quy trình này.

Trong chu trình doanh thu, mỗi hoạt động thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu chứa nội dung và chức năng của hoạt động đó, sau đó dữ liệu này sẽ được chuyển giao đến các hoạt động khác trong chu trình.

4.2.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng

Hoạt động nhận đặt hàng bao gồm ba chức năng chính: kiểm tra khả năng cung ứng hàng hóa và dịch vụ, xác minh khả năng thanh toán của khách hàng, và thông báo kết quả xử lý đơn hàng đến khách hàng.

Hoạt động nhận đặt hàng thường sử dụng một số chứng từ cơ bản sau:

- Đơn đặt hàng được xét duyệt: Phản ánh kết quả xét duyệt đơn hàng của khách hàng

- Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng

Hợp đồng bán hàng là văn bản pháp lý được ký kết giữa người mua và người bán sau khi đã thỏa thuận về việc mua bán hàng hóa Hợp đồng này nhằm đảm bảo cam kết và ràng buộc giữa khách hàng và nhà cung cấp, tạo cơ sở cho việc thực hiện giao dịch hàng hóa, dịch vụ một cách minh bạch và hiệu quả.

Ngoài ra, còn sử dụng một số chứng từ như: Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…

Một số mẫu chừng từ sử dụng trong hoạt động nhận đặt hàng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG

Công ty……có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thời gian giao hàng……… Địa điểm giao hàng:………

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng còn lại thanh toán sau khi giao hàng

Bán cho:……… Địa chỉ: ……… Đơn đặt hàng số: ……… b Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dựa vào dữ liệu và các hoạt động xử lý, khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa và dịch vụ, khả năng thanh toán của khách hàng, cùng thông tin kết quả xử lý đơn đặt hàng được xác định Dữ liệu này được thu thập từ các chứng từ và tập tin, sau đó chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ Phương thức chuyển và xử lý thông tin phụ thuộc vào hình thức xử lý kế toán, có thể là thủ công hoặc bằng máy tính Đối với phương pháp thủ công, dữ liệu và thông tin được lưu trữ và truyền đi qua chứng từ, trong khi với phương pháp máy tính, thông tin được lưu trữ và truyền tải qua chứng từ và tập tin dữ liệu đơn hàng Các bộ phận không có quyền truy cập vào tập tin dữ liệu sẽ nhận chứng từ từ hoạt động đặt hàng, trong khi những bộ phận có thể truy cập sẽ không cần nhận chứng từ này.

Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ trong quá trình xử lý đơn đặt hàng được khái quát qua lưu đồ sau:

Hình 4.7 Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý hoạt động nhận đặt hàng bằng máy tính

Khách hàng Đơn đặt hàng

Thông tin Khách hàng Nhập liệu

Truy xuất dữ liệu, ghi nhận đơn đặt hàng

Lệnh xuất kho Đơn đặt hàng đã xử lý

Hình 4.8 Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý hoạt động nhận đặt hàng theo phương thức thủ công c Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu lưu trữ của hoạt động nhận đặt hàng gồm: Khách hàng, hàng hóa và đơn đặt hàng đã xử lý Trong đó:

Khách hàng: Mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế…

Hàng hóa: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính… Đơn đặt hàng đã xử lý: Số đơn hàng, ngày tháng năm, khách hàng, mặt

Khách hàng Đơn đặt hàng của khách hàng

- Xét duyệt yêu cầu, lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng được duyệt

Hợp đồng bán hàng Lệnh xuất kho hàng

- Báo cáo hàng tồn kho

Kho hàng Bộ phận giao hàng

4.2.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động cung cấp hàng hóa và dịch vụ bao gồm việc xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng Việc xác nhận này được thực hiện thông qua các chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin.

Trong hoạt động cung cấp hàng hóa và dịch vụ, các chứng từ thường được sử dụng bao gồm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và biên bản nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ hoàn thành.

- Phiếu xuất kho: Xác nhận nội dung thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng: Xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng

- Biên bản nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng

Một số mẫu chứng từ sử dụng trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Khách hàng……… Địa chỉ………SĐT…………

STT Chủng loại hàng ĐVT Số lượng Ghi chú

Người nhận hàng Người giao hàng Người lập phiếu

Mẫu Phiếu xuất kho b Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dựa vào dòng dữ liệu và các hoạt động xử lý, quy trình xuất kho và giao hàng được thực hiện để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Dữ liệu liên quan đến xuất kho được tập hợp từ các chứng từ và tập tin, sau đó được chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ Phương thức chuyển và xử lý thông tin phụ thuộc vào việc các đơn vị áp dụng kế toán theo hình thức thủ công hoặc bằng máy tính.

Tổ chức dòng dữ liệu hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có quy trình xử lý được khái quát qua lưu đồ sau:

Ngày tháng năm Nợ Số: Có

- Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận)

- Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm

S Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng

T phẩm chất vật tư, dụng cụ, Mã vị Yêu Thực Đơn Thành

T sản phẩm, hàng hoá số tính cầu xuất giá tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ):

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu

(Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)

Hình 4.9 Xử lý hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bằng máy tính

Thông tin khách hàng Nhập liệu

Truy xuất dữ liệu, ghi nhận đơn đặt hàng

Hình 4.10 Xử lý hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo phương thức thủ công c Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu lưu trữ trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Trong đó:

- Phiếu xuất kho: Số phiếu, ngày phiếu, kho hàng, mặt hàng, số lượng, đơn

Phiếu xuất Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng Phiếu xuất

- Phiếu giao hàng: Số phiếu, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất…

4.2.2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

Hoạt động này xác nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các nội dung sau khi hoàn tất giao dịch bán hàng, bao gồm chứng từ liên quan.

Trong hoạt động ghi nhận và theo dõi quá trình bán hàng, các chứng từ quan trọng bao gồm hóa đơn bán hàng, bảng kê bán hàng, phiếu nhập hàng bị trả lại, thông báo nợ và giấy xác nhận nợ Để quản lý hiệu quả, cần tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý.

Dựa vào dòng dữ liệu và các hoạt động xử lý, việc xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ giữa doanh nghiệp và khách hàng được thực hiện qua việc lập hóa đơn và tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng Dữ liệu ghi nhận và theo dõi quá trình bán hàng được tập hợp từ các chứng từ và tập tin, sau đó chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ Phương thức chuyển và xử lý thông tin phụ thuộc vào từng đơn vị; đối với đơn vị xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ và truyền đi bằng chứng từ, trong khi đơn vị xử lý bằng máy tính sử dụng cả chứng từ và tập tin dữ liệu Các bộ phận không thể truy cập vào tập tin dữ liệu sẽ nhận chứng từ từ hoạt động ghi nhận, trong khi những bộ phận có khả năng truy xuất dữ liệu sẽ không cần nhận chứng từ này.

Tổ chức dòng dữ liệu hoạt động ghi nhận và theo dõi bán hàng có quy trình xử lý được khái quát qua lưu đồ sau:

Hình 4.11 Lưu đồ xử lý hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng bằng máy tính

Ghi nhận bán hàng, in hóa đơn Phiếu xuất kho

Dữ liệu đơn hàng Dữ liệu giao hàng

Hình 4.12 Lưu đồ xử lý hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng theo phương thức thủ công c Dữ liệu lưu trữ

Hóa đơn bán hàng: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, giá trị, tài khoản nợ, tài khoản có…

Hoạt động thu tiền là quá trình quan trọng trong việc ghi nhận và thực hiện công việc thu tiền từ việc bán hàng, đồng thời phản ánh chính xác tình hình thanh toán của khách hàng Chứng từ là một phần không thể thiếu trong quá trình này, giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong các giao dịch tài chính.

Kế toán bán hàng Kế toán kho Kế toán phải thu

N Đối chiếu, lập hóa đơn, ghi nhật ký bán hàng

Sổ chi tiết hàng tồn kho

Lập chứng từ và ghi sổ

Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

Sổ chi tiết nợ phải thu

- Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã thu tiền của khách hàng

Một số mẫu chứng từ sử dụng trong hoạt động thu tiền

Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ

Công ty………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

- Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá

- Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên

Hôm nay, ngày….tháng….năm….Tại văn phòng công ty….chúng tôi gồm có:

Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau:

1 Công nợ đầu kỳ…… đồng

2 Số phát sinh trong kỳ

STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

3 Số tiền bên A đã thanh toán:….đồng

4 Kết luận: Tính đến hết ngày……… bên A phải thanh toán cho bên B số tiền là……

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở thanh toán sau này Nếu bên B không nhận được phản hồi từ công ty trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận biên bản đối chiếu công nợ, thì công nợ sẽ được coi là đã được chấp nhận.

Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ gốc:

Giám đốc Kế toán trưởng

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi: b Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dựa vào dòng dữ liệu và các hoạt động xử lý, việc xác định nghĩa vụ thanh toán của khách hàng bao gồm lập chứng từ, xác nhận thực tế thanh toán và ghi nhận nghiệp vụ thanh toán Dữ liệu thu tiền được tổng hợp từ các chứng từ và tập tin, sau đó được chuyển đến các bộ phận liên quan Phương thức chuyển và xử lý thông tin phụ thuộc vào đơn vị hạch toán kế toán, có thể là thủ công hoặc bằng máy tính Đối với đơn vị thủ công, dữ liệu được lưu trữ và truyền đi qua chứng từ, trong khi đơn vị sử dụng máy tính sẽ lưu trữ và truyền thông tin qua chứng từ và tập tin dữ liệu thu tiền Những bộ phận không tham gia thu tiền có thể truy cập dữ liệu từ tập tin mà không cần nhận chứng từ từ hoạt động thu tiền.

Tổ chức dòng dữ liệu của hoạt động thu tiền được thể hiện khái quát qua lưu đồ sau:

Tiền Đối chiếu xác nhận thu tiền Nhập liệu

Kế toán nợ phải thu

Sổ chi tiết nợ phải thu

Bảng đối chiếu nợ c Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu lưu trữ là dữ liệu thanh toán: Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…

4.2.3 Sổ sách và báo cáo kế toán

KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

Chu trình doanh thu bao gồm nhiều khâu từ xử lý đơn đặt hàng, nợ phải thu đến thu tiền, liên quan đến các tài sản như nợ phải thu, hàng hóa và tiền Những đối tượng này thường dễ bị tham ô và chiếm dụng, dẫn đến khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình doanh thu Các sai phạm phổ biến bao gồm đồng ý bán hàng mà không có khả năng cung ứng, giao hàng không đúng chủng loại hoặc số lượng, và hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao mà không xác định được trách nhiệm Ngoài ra, việc quản lý nợ phải thu khách hàng kém cũng gây ra tình trạng thu hồi nợ chậm, thất thoát nợ hoặc không đòi được nợ Để ngăn chặn sai sót và gian lận trong chu trình doanh thu, cần thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát hiệu quả.

- Các hoạt động trong chu trình doanh thu đều được xét duyệt

- Các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu được phản ánh trên cơ sở thực tế thực hiện

Các hoạt động thực tế cần được phản ánh đầy đủ và chính xác, bao gồm các hoạt động, rủi ro và biện pháp kiểm soát trong chu trình doanh thu.

Bảng 4.1: Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu

Hoạt động Rủi ro Hoạt động kiểm soát

Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý

Phân chia trách nhiệm giữa người xét duyệt và người thực hiện bán hàng

Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán

- Kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng

- Kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng trước khi duyệt lệnh bán hàng

Chấp nhận đặt hàng nhưng Cập nhật chính xác, kịp thời

Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Xuất kho giao hàng sai số lượng, thời gian giao hàng

- Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng

- Thiết lập kịp thời và đầy đủ các chứng từ trong quá trình xuất kho, giao hàng cho khách hàng

Hàng hóa bị mất trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Kiểm kê hàng tồn kho

Sai đối tượng, địa chỉ của người nhận hàng Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng

Lập hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu

Không kịp lập hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng hoặc không lập hóa đơn

Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với chức năng xuất kho, giao hàng

Lập khống hóa đơn bán

- Chỉ lập hóa đơn khi có các chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng

- Nên có báo giá đối với hàng hóa, dịch vụ

- Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hóa

Dữ liệu công nợ chuyển không kịp thời, sai

- Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng

- Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết phải thu hàng ngày

- Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ

Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận thu tiền, ghi chép và theo dõi thu tiền

Ghi chép không kịp, không chính xác các khoản thu tiền

- Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán

- Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

Xác định rủi ro và thiết kế các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu là cần thiết để hạn chế sai phạm Kiểm soát hiệu quả chu trình doanh thu giúp đơn vị đạt được mục tiêu về doanh thu, thị phần và tốc độ tăng trưởng.

4.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin

Kiểm soát chung trong chu trình doanh thu là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả, bao gồm việc quản lý truy cập và sử dụng dữ liệu, thông tin, nguồn lực, cũng như các báo cáo liên quan đến các hoạt động trong chu trình này.

Trong quá trình nhập liệu và ghi nhận dữ liệu các hoạt động trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu và xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện Đồng thời, cần phân chia rõ ràng chức năng khai báo các đối tượng quản lý và tài khoản.

4.3.2.2 Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát đầu vào

Kiểm soát đầu vào trong chu trình doanh thu bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu đầu vào và kiểm soát quá trình nhập liệu

Kiểm soát nguồn dữ liệu đầu vào là bước quan trọng trong quy trình nhập liệu, bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ Trước khi tiến hành nhập liệu, cần thực hiện các thủ tục kiểm soát để đảm bảo rằng các chứng từ đã được phê duyệt đúng cách.

Trong quá trình nhập liệu, việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các vùng dữ liệu đều có đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết về khách hàng cũng như các số liệu liên quan khác.

Mục tiêu kiểm soát các ô nhập liệu được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 4.2: Kiểm soát nhập liệu chu trình doanh thu

Nội dung dữ liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu

- Tính hợp lệ: Kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành

- Tính chính xác: Nhập chính xác ngày phát sinh nghiệp vụ

- Quy định trình tự nhập liệu

- Kiểm soát kiểu dữ liệu

- Tính hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã loại hoạt động

- Tính chính xác: Đúng số chứng từ theo thực tế phát

- Kiểm soát dữ liệu nhập vào

- Kiểm soát tự động đánh số thứ tự

- Kiểm soát trùng dữ liệu

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu mã khách hàng

- Tính hợp lệ: Đúng cấu trúc mã khách hàng hợp lệ

- Tính chính xác: Nhập đúng mã khách hàng của hoạt động

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Chọn mã khách hàng đã được khai báo trước trong danh mục

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng

Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế

- Tính đầy đủ: Mô tả chi tiết tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế

- Tính hợp lệ: Đúng kiểu dữ liệu

- Tính chính xác: Mô tả chính xác đối tượng công nợ, địa chỉ, mã số thuế

Thiết lập chế độ tham chiếu tự động xuất hiện khi chọn mã khách hàng

- Tính hợp lệ: Đúng cấu trúc mã hàng, hàng hóa hợp lệ

- Tính chính xác: Nhập đúng hàng hóa liên quan đến hoạt động

- Chọn mã hàng đã được khai báo trước trong danh mục

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hóa khi chọn mã hàng

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót từng mặt hàng, đơn vị tính

- Tính chính xác: Nhập đúng hàng hóa liên quan đến hoạt động

Kiểm soát tự động, cho phép tự động xuất hiện khi chọn mã hàng

Số lượng đặt hàng, xuất kho, bán hàng

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót số lượng mặt hàng

- Tính hợp lệ: Đúng kiểu số, trong giới hạn cho phép

- Tính chính xác: Đúng số lượng của hoạt động

- Kiểm soát giới hạn giá trị

- Tính đầy đủ: Nhập đủ dữ liệu về giá bán, không bỏ qua giá bán

- Tính hợp lệ: Đúng kiểu số, đúng giá bán quy định

- Tính chính xác: Đúng giá bán của hoạt động

Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng, khi đã khai báo trước giá bán cho từng hàng hóa

- Tính đầy đủ: Nhập đủ dữ liệu về giá vốn, không bỏ qua giá vốn

- Tính hợp lệ: Đúng kiểu số

- Tính chính xác: Đúng giá vốn

Kiểm soát tự động tính giá vốn

- Tính đầy đủ: Nhập đủ dữ liệu về thành tiền, không bỏ qua thành tiền

- Tính chính xác: Giá trị chính

- Tính đầy đủ: Nhập đủ mã nhận diện tài khoản

- Tính hợp lệ: Đúng cấu trúc, tài khoản cho phép

- Tính chính xác: Hạch toán đúng tài khoản

- Khai báo trước danh mục tài khoản

- Tên tài khoản tự động xuất hiện khi chọn mã tài khoản

- Kiểm soát giới hạn b) Kiểm soát xử lý

Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên nguyên tắc xử lý dữ liệu trong chu trình doanh thu, nhằm nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của thông tin tài chính.

Nguyên tắc kiểm soát bao gồm việc đối chiếu dữ liệu và thực hiện chính sách một cách tự động Cụ thể, cần đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, cũng như giữa dữ liệu kế toán và dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như công nợ phải thu với khách hàng Trong quá trình xử lý dữ liệu trên hệ thống máy tính, cần kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, đảm bảo dữ liệu hiện hành và trình tự xử lý dữ liệu được thực hiện đúng cách.

Kiểm soát đầu ra đảm bảo rằng các báo cáo từ hệ thống kế toán phải đáng tin cậy và được gửi đến đúng người nhận.

Kiểm soát thông tin đầu ra trong chu trình doanh thu là rất quan trọng để đảm bảo cung cấp nội dung chính xác cho người sử dụng Điều này bao gồm việc kiểm tra các kết xuất, quản lý quyền truy cập trong hệ thống, và đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập.

Câu 1: Trình bày chu trình doanh thu? Phân tích mối quan hệ chu trình doanh thu với các chu trình khác?

Câu 2: Chu trình doanh thu gồm những hoạt động gì? Trình bày các hoạt động đó?

Câu 3: Tổ chức thu nhận, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình doanh thu thực hiện như thế nào?

Câu 4: Trình bày sổ sách, báo cáo kế toán của chu trình doanh thu? Cho ví dụ

Câu 5: Trình bày các hoạt động kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu?

Câu 6: Trình bày nội dung kiểm soát chung chu trình doanh thu? Cho ví dụ

Câu 7: Trình bày nội dung kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu?

Chu trình doanh thu có mối quan hệ với nhiều đối tượng quan trọng, bao gồm khách hàng, chu trình chi phí, chu trình tiền lương, ngân hàng và hệ thống kế toán Những yếu tố này tương tác với nhau để tạo ra một quy trình kinh doanh hiệu quả, giúp tối ưu hóa doanh thu và quản lý tài chính tốt hơn.

Trong chu trình doanh thu, các hoạt động kinh tế chủ yếu bao gồm nhận đơn đặt hàng, xuất kho hàng hóa, lập hóa đơn theo dõi công nợ và thu tiền Những hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quy trình bán hàng và đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp.

Trong quá trình nhận đơn đặt hàng, việc kiểm tra thông tin khách hàng là rất quan trọng Đầu tiên, cần đánh giá năng lực tài chính của khách hàng, uy tín trong kinh doanh và điều kiện thực hiện hợp đồng Tiếp theo, cần xem xét khả năng kinh doanh và mối quan hệ của khách hàng với các doanh nghiệp khác Ngoài ra, việc kiểm tra tính pháp lý của doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua, cùng với việc xác định năng lực tài chính và mối quan hệ kinh doanh của họ Tất cả những yếu tố này giúp đảm bảo rằng đơn đặt hàng được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Hoạt động nhận đặt hàng được thực hiện qua các bước sau: đầu tiên, kiểm tra hàng hóa và thông báo kết quả cho bên mua hàng; tiếp theo, kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa; cuối cùng, tiến hành kiểm tra lại hàng hóa, xác minh thông tin khách hàng và thông báo kết quả cho bên mua hàng.

Câu 5: Hoạt động xuất kho cung cấp hàng hóa cho bên mua hàng gồm: a Xuất kho hàng hóa b Giao hàng c Theo dõi công nợ d a, c e a, b

CHU TRÌNH CHI PHÍ

TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

5.1.1 Khái niệm và mục tiêu chu trình chi phí

Chu trình chi phí, hay chu trình chi tiêu, đề cập đến quy trình liên quan đến việc đặt hàng, mua sắm, theo dõi nợ phải trả và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

5.1.1.2 Mục tiêu chu trình chi phí

Mục tiêu của chu trình chi phí là tối ưu hóa hiệu quả giữa các bộ phận trong quá trình mua sắm, giám sát và thanh toán cho nhà cung cấp.

- Lựa chọn được nhà cung cấp có uy tín

- Mua hàng với chất lượng tốt, giá cả hợp lý

- Mua được những mặt hàng mà đơn vị có nhu cầu

- Nhận được hàng mua đáp ứng đúng nhu cầu cần mua

- Đảm bảo các loại hàng mua không bị hỏng, bị mất cắp

5.1.2 Mối quan hệ chu trình chi phí với các chu trình khác

Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động liên quan đến mua hàng, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp, có mối quan hệ chặt chẽ với các chu trình nội bộ của doanh nghiệp như chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống sổ cái và lập báo cáo tài chính.

* Mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

- Nhà cung cấp: Là đối tượng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp và nhận tiền thanh toán mua hàng của doanh nghiệp

Ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc thu và thực hiện các giao dịch thanh toán theo yêu cầu của khách hàng.

* Mối quan hệ với các chu trình

Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho đều có mối liên hệ chặt chẽ với chu trình chi phí trong doanh nghiệp Những quy trình này đảm bảo việc trao đổi thông tin về yêu cầu hàng hóa và thông tin nhận hàng được thực hiện một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa hoạt động mua sắm dịch vụ và hàng hóa.

Hệ thống sổ cái và báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và xử lý thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán từ chu trình chi phí, giúp lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả.

Mối quan hệ của chu trình chi phí với các chu trình khác được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 5.1 Mối quan hệ chu trình chi phí với các chu trình khác

5.1.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

Các hoạt động trong chu trình chi phí cơ bản gồm 4 hoạt động sau:

(2.0) Hoạt động nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp

(3.0) Hoạt động ghi nhận công nợ

(4.0) Hoạt động thanh toán với người bán

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Kiểm soát hàng tồn kho Yêu cầu mua hàng Đơn hàng được chấp nhận Đơn hàng được chấp nhận

Bộ phận khác Đơn hàng được chấp nhận

Chu trình sản xuất Yêu cầu mua hàng Đơn hàng được chấp nhận

Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán

Dữ liệu mua hàng và thanh toán Đặt mua hàng

Hàng hóa hoặc dịch vụ

Hình 5.2 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí

5.1.3.1 Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp

Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp bắt đầu bằng việc tiếp nhận yêu cầu mua hàng và kiểm tra, đối chiếu để đánh giá tính phù hợp của các yêu cầu Sau khi các yêu cầu được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và thực hiện các thủ tục đặt hàng Nếu đã có nhà cung cấp đáng tin cậy, bộ phận sẽ tiến hành quy trình mua hàng Trong trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy, bộ phận sẽ lập danh sách các nhà cung cấp và xin báo giá từ ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau Cuối cùng, bộ phận mua hàng sẽ đàm phán giá cả và đề xuất nhà cung cấp cho ban giám đốc.

Kế toán mua hàng có nhiệm vụ kiểm tra giá cả và thông tin nhà cung cấp để tư vấn cho giám đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Sau khi ban giám đốc quyết định phương án lựa chọn, kế toán mua hàng và bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập đơn mua hàng theo thỏa thuận đã đạt được với nhà cung cấp.

Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 5.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hoạt động đặt hàng

Kiểm soát hàng tồn kho

Chu trình sản xuất/doanh thu

Tìm kiếm người bán hàng và đặt hàng (1.2)

Xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ 3.0

Xử lý nhận và bảo quản hàng hóa 2.0 Nhà cung cấp

Bộ phận yêu cầu mua hàng

Qua sơ đồ dữ liệu trên, hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp thực hiện qua hai bước sau:

(1.1) Nhận yêu cầu mua hàng và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp

5.1.3.2 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa

Hoạt động nhận hàng hóa bao gồm việc đối chiếu hàng hóa và dịch vụ với đơn đặt hàng Nếu hàng hóa và dịch vụ phù hợp với thông tin trong đơn, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành nhận hàng và chuyển giao cho thủ kho hoặc trực tiếp cho bộ phận sử dụng Ngược lại, nếu hàng mua không đúng với đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng có quyền từ chối nhận hàng hoặc thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp theo thỏa thuận với nhà cung cấp.

Hoạt động nhận và bảo quản hàng được mô tả theo sơ đồ sau: Đối chiếu kiểm tra hàng giao (2.1)

Xử lý hoạt động đặt hàng (1.0)

Bảo quản hàng hóa hoặc chuyển đến nơi sử dụng (2.2)

Xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Qua sơ đồ dòng dữ liệu trên, hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa thực hiện qua hai bước:

(2.1) Đối chiếu hàng giao so với hàng đặt và chấp nhận nhận hàng (2.2) Chuyển tới nơi bảo quản hoặc nơi sử dụng

5.1.3.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ bao gồm việc kiểm tra và đối chiếu thông tin mua hàng, chấp nhận hóa đơn, cũng như ghi nhận nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp.

Dòng dữ liệu quy trình chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ được thể hiện theo sơ đồ sau:

Hình 5.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hoạt động nhận hóa đơn

Hệ thống sổ kế toán và báo cáo

Phải trả nhà cung cấp

4.0 Hoạt động xử lý thanh toán

3.2 Ghi nhận nợ phải trả

Xử lý hoạt động đặt hàng

Nhận hàng nhập kho Đề nghị thanh toán Đơn hàng được chấp nhận Hóa đơn

Hóa đơn được chấp nhận

Dữ liệu mua hàng và công nợ

Xử lý hoạt động nhận hàng

Qua sơ đồ dòng dữ liệu trên, hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ thực hiện qua hai bước:

(3.1) Chấp nhận hóa đơn mua hàng

(3.2) Ghi nhận nợ phải trả

Trước khi thanh toán, cần kiểm tra và đối chiếu nghĩa vụ thanh toán cùng các thủ tục liên quan Khi đến hạn, kế toán phải gửi toàn bộ hồ sơ mua hàng và giấy đề nghị thanh toán cho ban lãnh đạo để xem xét Sau khi được phê duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận tài vụ để thực hiện thủ tục thanh toán Tài vụ dựa vào chứng từ nhận được để thanh toán cho người bán, sau đó ghi bổ sung thông tin vào hồ sơ và chuyển lại cho kế toán Kế toán sẽ lưu trữ thông tin thanh toán cho từng giao dịch với người bán.

Dòng dữ liệu quy trình hoạt động thanh toán được mô tả theo sơ đồ sau:

Lập chứng từ xét duyệt thanh toán tiền mua hàng (4.1)

Dữ liệu thanh toán nhà cung cấp Thực hiện thanh toán tiền mua hàng (4.2)

Xử lý hoạt động theo dõi nợ (3.0)

Hệ thống báo cáo sổ sách kế toán

Qua sơ đồ dòng dữ liệu trên, hoạt động thanh toán hàng hóa, dịch vụ đã mua thực hiện qua hai bước cơ bản:

(4.1) Lập chứng từ xét duyệt thanh toán tiền mua hàng

(4.2) Thực hiện thanh toán tiền mua hàng.

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ

5.2.1 Yêu cầu quản lý thông tin trong chu trình chi phí

Người quản lý cần nắm vững chu trình chi phí liên quan đến mua hàng, bao gồm thông tin về nhu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ, nhà cung cấp, và các khoản tiền thanh toán Cần theo dõi các khoản công nợ và hiệu quả hoạt động mua hàng, cụ thể là thông tin thực tế về việc mua hàng, kế hoạch thanh toán và tình hình công nợ.

5.2.2 Tổ chức thu thập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu, thông tin trong chu trình chi phí

Mỗi hoạt động trong chu trình chi phí tạo ra dòng dữ liệu thể hiện nội dung và chức năng của hoạt động đó, sau đó chuyển đến các bộ phận và chức năng liên quan trong chu trình chi phí.

Dòng dữ liệu có thể được thu thập từ các chứng từ hoặc lưu trữ trong tập tin dữ liệu trên máy tính Do đó, việc luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ trong chu trình cần dựa trên nội dung của các hoạt động, dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng của các bộ phận trong đơn vị tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí.

Hoạt động đặt hàng là bước khởi đầu quan trọng trong chu trình chi phí, bắt đầu từ việc tiếp nhận các yêu cầu mua hàng và lập đơn đặt hàng để gửi đến nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Dữ liệu về hoạt động đặt hàng bao gồm nhu cầu mua hàng hóa tại đơn vị và việc xử lý nhu cầu này thông qua các đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp Tùy thuộc vào cách thức lưu trữ và xử lý thông tin, dữ liệu có thể được thu thập và truyền thông qua các chứng từ hoặc tập tin.

Các chứng từ thường sử dụng trong hoạt động đặt hàng gồm: Yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng; đặt hàng mua; hợp đồng mua bán Cụ thể:

Yêu cầu mua hàng và kế hoạch mua hàng là chứng từ quan trọng xác định nhu cầu mua sắm từ các bộ phận trong đơn vị gửi đến bộ phận mua hàng Chứng từ này bao gồm các thông tin cơ bản như tên hàng, chủng loại, xuất xứ, chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng và giá cả.

Đặt hàng mua là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán, được lập bởi bộ phận mua hàng sau khi tìm kiếm và xét duyệt người bán phù hợp Chứng từ này chứa các thông tin cơ bản như yêu cầu mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.

- Hợp đồng mua bán: Khi người mua và người bán thống nhất việc mua bán hàng hóa, hai bên sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa

Một số mẫu chứng từ sử dụng trong hoạt động đặt hàng

Mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Công ty ……… có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu

Nội dung đặt hàng như sau:

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Giám đốc công ty b Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dựa vào dòng dữ liệu và các hoạt động xử lý như nhận yêu cầu mua hàng, tìm kiếm người bán và đặt hàng, dữ liệu được mô tả trong quá trình đặt hàng được thu thập từ các chứng từ và tập tin Các chứng từ và tập tin này sau đó sẽ được chuyển đến các bộ phận và đối tượng liên quan để thực hiện chức năng của mình.

Hoạt động xử lý dữ liệu đặt hàng phụ thuộc vào phương thức của từng đơn vị Đối với phương pháp thủ công, bộ phận mua hàng sẽ đối chiếu tính hợp lý và đầy đủ của phiếu yêu cầu mua hàng với hàng tồn kho, sau đó ký duyệt đơn đặt hàng và tìm kiếm nhà cung cấp Dữ liệu được lưu trữ và truyền tải bằng chứng từ Ngược lại, đối với đơn vị xử lý bằng máy tính, dữ liệu được lưu trữ và truyền đi qua chứng từ và tập tin dữ liệu đặt hàng Các bộ phận không truy xuất được tập tin dữ liệu sẽ nhận chứng từ từ hoạt động đặt hàng, trong khi các bộ phận có khả năng truy cập sẽ không cần chứng từ này, thay vào đó, họ có thể truy xuất thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu Nếu cần, các bộ phận cũng có thể in chứng từ từ cơ sở dữ liệu.

Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ hoạt động đặt hàng được khái quát như sau:

Dữ liệu yêu cầu mua hàng

Kiểm tra yêu cầu, tạo đơn đặt hàng

CSDL (DL hàng tồn kho

CSDL (DL đặt hàng được ký duyệt trên hệ thống)

Kế toán phải trả Nơi yêu cầu

Hình 5.8 Lưu đồ xử lý hoạt động đặt hàng theo phương pháp thủ công c Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu lưu trữ trong hoạt động đặt hàng gồm thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp, thông tin hàng tồn kho Trong đó:

- Thông tin đặt hàng: Mã người bán, mà hàng, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán

- Thông tin hàng tồn kho: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức tồn kho, số lượng tồn

Xét duyệt yêu cầu, lập đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng Đặt hàng người bán

- Thông tin nhà cung cấp

Hoạt động nhận hàng diễn ra qua các bước kiểm nghiệm và nhập kho Khi hàng về, có hai tình huống có thể xảy ra: nếu hàng không đúng yêu cầu về mặt hàng, số lượng hoặc chất lượng, bộ phận nhận hàng sẽ từ chối và thông báo cho bên bán; nếu hàng đúng yêu cầu, sẽ được chuyển giao đến kho hoặc bộ phận sử dụng.

Dựa trên dữ liệu đặt hàng và giao hàng của người bán, hoạt động xử lý nhận hàng sẽ tạo ra thông tin nhận hàng và thông báo cho các bên liên quan Chứng từ là một phần quan trọng trong quy trình này.

Hoạt động nhận hàng thường dựa vào các chứng từ quan trọng như phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, biên bản kiểm nhận hàng hóa và phiếu giao hàng Những tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc xác nhận và ghi nhận quy trình nhận hàng.

Phiếu nhập kho hoặc biên bản nhận hàng là tài liệu quan trọng ghi nhận số lượng và trị giá hàng hóa thực tế được nhập kho Nội dung của chứng từ này bao gồm loại hàng, số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm nhận hàng Nếu hàng hóa được chuyển trực tiếp cho bộ phận sử dụng, phiếu nhập kho sẽ thường được thay thế bằng biên bản nhận hàng.

Biên bản kiểm nhận hàng hóa là tài liệu quan trọng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng của vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa trước khi nhập kho Những mặt hàng không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho vẫn phải được chú ý Trong trường hợp phát hiện sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và hàng thực nhập, cần lập biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình nhập kho.

Phiếu giao hàng là tài liệu quan trọng xác thực quá trình giao hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng Được phát hành bởi bên bán, phiếu giao hàng thường bao gồm hai liên: một liên dành cho người nhận hàng và một liên cho bên giao hàng.

- Họ và tên người giao:

- Theo…… số…… ngày…… tháng…… năm…… của Nhập tại kho: ……… địa điểm

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………

- Số chứng từ gốc kèm theo:………

(Ký, họ tên) Mẫu Phiếu giao hàng

Ngày tháng năm Khách hàng:……… Địa chỉ:……… Diễn giải:………

STT Chủng loại vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú

Hàng mới 100% Đơn vị nhận hàng: Địa điểm giao hàng:

Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa b Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ

Chu trình chi phí đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm thương mại, sản xuất và dịch vụ Để quản lý hiệu quả chu trình này, các đơn vị cần nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động của chu trình nhằm xác định các sai phạm có thể xảy ra Từ đó, họ có thể áp dụng các biện pháp phòng ngừa sai phạm một cách hiệu quả nhất.

Trong chu trình chi phí, sai phạm thường xảy ra với nhiều mức độ khác nhau, bao gồm việc đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp, nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng và số lượng đã đặt, cũng như chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận Để ngăn chặn sai sót và gian lận trong chu trình này, cần thực hiện các chính sách và thủ tục nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát hiệu quả.

- Các hoạt động trong chu trình chi phí đều phải được xét duyệt đầy đủ, đúng đắn

- Các hoạt động thực hiện trong chu trình chi phí được phản ánh trên cơ sở thực tế phát sinh

- Các hoạt động trong chu trình đã được xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải được phản ánh đầy đủ, chính xác

Kiểm soát hoạt động trong chu trình chi phí được khái quát qua bảng sau:

Bảng 5.1: Kiểm soát hoạt động trong chu trình chi phí

Hoạt động Rủi ro, sai sót, gian lận Biện pháp kiểm soát Đặt hàng Đặt hàng thừa hoặc thiếu so với yêu cầu

- Sử dụng các công cụ tính toán để xác định đúng nhu cầu về mặt hàng của đơn vị

- Xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết và phải được phê duyệt

Hoạt động Rủi ro, sai sót, gian lận Biện pháp kiểm soát

- Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra

Mua hàng của nhà cung cấp chất lượng không đảm bảo

- Xây dựng quy trình chọn lựa người bán và đặt hàng phù hợp

- Xây dựng và cập nhật thường xuyên danh sách người bán được chấp thuận

- Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng

Mua hàng với giá mua không tương xứng với chất lượng hàng hóa

- Xây dựng và cập nhật thường xuyên danh sách người bán được chấp thuận

- Xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng

- Xây dựng và cập nhật danh mục giá cả các loại hàng hóa mua thường xuyên

- Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng

Nhận và bảo quản hàng

Nhận hàng từ nhà cung cấp không đúng với đơn đặt hàng

- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu nhận hàng với đơn đặt hàng: Chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng

- Xác định rõ trách nhiệm người mua hàng, nhận hàng và

Hoạt động Rủi ro, sai sót, gian lận Biện pháp kiểm soát

- Lập chứng từ nhận hàng, nhận kho hàng

- Bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng đều tham gia kiểm tra hàng hóa

Chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ

Chấp nhận hóa đơn khống

- Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, kế toán phải trả và thủ quỹ

- Đối chiếu nội dung hóa đơn với thông tin nhận hàng và đặt hàng

- Kiểm tra hình thức và các tính toán trên hóa đơn

- Lập kế hoạch thanh toán, ghi chép, lưu trữ hóa đơn theo ngày cần thanh toán

Mất các khoản ưu đãi do thanh toán không kịp thời

Sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán - Voucher System

Ghi sai dữ liệu công nợ và thanh toán

- Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp về công nợ người bán

- Định kỳ lập báo cáo công nợ và đối chiếu với từng nhà cung cấp

- Chỉ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho nhà cung cấp khi có đầy đủ chứng từ, hợp lý, hợp lệ

Hoạt động Rủi ro, sai sót, gian lận Biện pháp kiểm soát Thanh toán

Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn, một hoạt động mua hàng

- Theo dõi các khoản thanh toán theo thời hạn nợ

- Phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ với kế toán thanh toán

- Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên bộ chứng từ gốc mua hàng, nhận hàng và đặt hàng

- Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng

- Tăng cường thanh toán qua ngân hàng

- Đánh dấu hóa đơn đã thanh toán

Phân tích rủi ro và thiết kế các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, đảm bảo chất lượng tốt và chi phí hợp lý.

Kiểm soát chung trong chu trình chi phí bao gồm:

- Lập các kế hoạch an ninh

Phân chia trách nhiệm là việc tách biệt các hoạt động như kinh doanh, kế toán và bảo quản tài sản, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả Cần phân định rõ ràng giữa người khai báo dữ liệu và người nhập dữ liệu nghiệp vụ để giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng công việc.

- Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống

- Kiểm soát việc lưu trữ, truyền dữ liệu

Kiểm soát truy cập là nội dung quan trọng nhất trong việc quản lý chi phí, với mục tiêu đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình xử lý trong toàn bộ quy trình.

5.3.2.2 Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát đầu vào

Kiểm soát đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dữ liệu, bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và quy trình nhập liệu Việc kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ là cần thiết trước khi tiến hành nhập liệu Cần thực hiện các thủ tục kiểm soát để xác minh tính hợp lệ và sự phê duyệt trên chứng từ, nhằm đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào là chính xác và đáng tin cậy.

Trong quá trình nhập liệu, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các vùng dữ liệu đều chứa đầy đủ và chính xác thông tin về khách hàng cùng các số liệu liên quan khác.

Mục tiêu kiểm soát ô nhập liệu là đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và chính xác Kiểm soát nhập liệu trong chu trình chi phí được thể hiện rõ qua bảng dưới đây.

Bảng 5.2: Kiểm soát nhập liệu trong chu trình chi phí

Nội dung nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát nhập liệu

Số yêu cầu mua hàng

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót số yêu cầu mua hàng

- Tính hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc số yêu cầu mua hàng

- Tính chính xác: Đúng số yêu cầu mua hàng

- Vùng khóa chính, tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã đã thiết lập

- Kiểm soát trùng lặp dữ liệu

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu ngày yêu cầu nhận hàng

- Tính hợp lệ: Kiểu dữ liệu là

- Kiểm tra dữ liệu ngày nhập đã hợp lý, có trùng lặp không

- Tính chính xác: Nhập chính xác ngày yêu cầu nhận hàng

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu mã hàng hóa

- Tính hợp lệ: Đúng cấu trúc mã hàng hóa hợp lệ

- Tính chính xác: Nhập đúng mã hàng hóa liên quan đến hoạt động

- Đối chiếu mã hàng nhập với mã hàng yêu cầu về tính trùng lặp

- Đầy đủ, hợp lệ so với yêu cầu mua hàng

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót lượng mặt hàng

- Tính chính xác: Nhập đúng số lượng yêu cầu theo chứng từ

- Kiểm soát vùng dữ liệu: kiểu số

- Tổng kiểm soát tài chính

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót mã nơi yêu cầu

- Tính hợp lệ: Đúng mã nơi yêu cầu

- Tính chính xác: Nhập đúng theo cấu trúc mã nơi yêu cầu

Tên bộ phận yêu cầu

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót tên bộ phận yêu cầu

- Tính hợp lệ: Đúng mã tên bộ phận yêu cầu

- Tính chính xác: Nhập đúng tên bộ phận yêu cầu

- Kiểm soát dữ liệu mua hàng với chứng từ phát sinh mua hàng

- Xuất hiện tự động theo mã nơi yêu cầu

Mã sử dụng - Tính đầy đủ: Không bỏ sót mã sử dụng

- Tính hợp lệ: Đúng mã sử dụng

- Tính chính xác: Nhập đúng mã sử dụng

Dựa trên nguyên tắc xử lý dữ liệu trong chu trình hoạt động, cần thiết lập các thủ tục kiểm soát như đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết, cũng như đối chiếu dữ liệu kế toán với dữ liệu bên ngoài Điều này bao gồm việc đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp và kiểm tra các bảng sao kê của ngân hàng.

* Kiểm soát kết quả đầu ra

Kiểm soát kết quả đầu ra là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và an toàn cho doanh nghiệp Điều này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo các báo cáo kết xuất phù hợp về nội dung và hình thức, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng Ngoài ra, cần kiểm soát quyền truy cập thông tin cho các cá nhân và bộ phận trong đơn vị, cũng như quy định về việc hủy các dữ liệu và thông tin bí mật sau khi đã tạo ra kết xuất trên giấy in.

Câu 1: Trình bày chu trình chi phí? Mối quan hệ chu trình chi phí với các chu trình khác?

Câu 2: Chu trình chi phí gồm những hoạt động gì? Trình bày các hoạt động đó?

Câu 3: Tổ chức thu nhận, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình chi phí thực hiện như thế nào?

Câu 4: Trình bày sổ sách, báo cáo kế toán của chu trình chi phí? Cho ví dụ

Câu 5: Trình bày các hoạt động kiểm soát hoạt động trong chu trình chi phí?

Câu 6: Trình bày nội dung kiểm soát chung chu trình chi phí? Cho ví dụ

Câu 7: Trình bày nội dung kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí?

Chu trình chi phí liên quan đến nhiều bộ phận chức năng bên trong và bên ngoài như nhà cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình doanh thu và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho Các hoạt động chính trong chu trình này bao gồm hoạt động đặt hàng, hoạt động nhận hàng hóa dịch vụ, ghi nhận công nợ và thanh toán cho người bán Những yếu tố này cùng nhau tạo thành một hệ thống quản lý chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và tối ưu hóa quy trình tài chính.

Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ được thực hiện theo quy trình gồm các bước: chấp nhận hóa đơn mua hàng, ghi chép công nợ và theo dõi công nợ.

Hoạt động đặt hàng là bước đầu tiên trong chu trình chi phí, bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp.

Khi hàng hóa về, hoạt động nhận hàng được thực hiện bởi các bộ phận liên quan Bộ phận mua hàng sẽ tiến hành nhập kho, trong khi bộ phận bán hàng cũng thực hiện quy trình nhập kho Ngoài ra, bộ phận bán hàng sẽ thực hiện thủ tục kiểm nghiệm trước khi nhập kho hàng hóa.

Khi người bán chuyển hóa đơn, kế toán sẽ ghi sổ theo dõi công nợ và kiểm tra, đối chiếu hóa đơn để chấp nhận Đến hạn thanh toán, kế toán sẽ lập các thủ tục cần thiết để chuyển đến bộ phận quỹ nhằm thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

CHU TRÌNH SẢN XUẤT

TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH SẢN XUẤT

6.1.1 Khái niệm và mục tiêu chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất là quá trình biến đổi các nguồn lực đầu vào, bao gồm nguyên vật liệu, lao động và chi phí chung, thành sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn chỉnh.

6.1.1.2 Mục tiêu của chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất bao gồm các hoạt động kinh doanh và xử lý liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm Mục tiêu chính của chu trình sản xuất là tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao chất lượng sản phẩm.

- Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất

- Giám sát và kiểm soát chi phí sản xuất một cách chặt chẽ

- Phân bổ chi phí trong quá trình sản xuất hợp lý

- Cung cấp các diệu đầu vào cho dự toán tổng thể

6.1.2 Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình khác trong doanh nghiệp

Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình khác trong doanh

Hình 6.1 Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình khác

Sơ đồ luân chuyển dữ liệu (DFD) trên thể hiện mối quan hệ của chu trình sản xuất và mối quan hệ với các chu trình kinh doanh khác

Quá trình sản xuất bắt đầu khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc từ dự toán tiêu thụ của hệ thống Marketing Đầu vào này giúp xác định các chỉ tiêu sản xuất và chuẩn bị kế hoạch sản xuất, từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất Đồng thời, phiếu yêu cầu mua nguyên liệu cũng được lập để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Bộ phận nhân sự - tiền lương

Hệ thống sổ cái và BCTC

Dự toán tiêu thụ Sử dụng lao động Đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng

Quá trình sản xuất bán thành phẩm và thành phẩm được ghi nhận trên bảng chấm công và chuyển đến bộ phận nhân sự - tiền lương Chi phí sản xuất liên quan đến các loại sản phẩm này sẽ được gửi đến kế toán tổng hợp để lập báo cáo tài chính và sổ kế toán tổng hợp.

6.1.3 Các hoạt động kinh tế trong chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất bao gồm 4 hoạt động chính:

(1.0) Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

(2.0) Hoạt động thực hiện sản xuất

(3.0) Hoạt động duy trì kiểm soát hàng tồn kho

(4.0) Hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành

Mỗi hoạt động trong doanh nghiệp được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với chức năng riêng biệt, và trình tự thực hiện có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy trình sản xuất cụ thể Các hoạt động này sẽ nhận dữ liệu đầu vào cần thiết để thực hiện chức năng của mình, sau đó thông tin từ các hoạt động này sẽ được truyền đạt cho các hoạt động khác, cả trong và ngoài chu trình sản xuất.

Hình 6.2 Sơ đồ chi tiết mức 0 của quy trình sản xuất

6.1.3.1 Lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất là bước khởi đầu quan trọng trong chu trình sản xuất, nơi doanh nghiệp thiết kế sản phẩm dựa trên yêu cầu của khách hàng đối với đơn đặt hàng Đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, kế hoạch này phụ thuộc vào nhu cầu sản phẩm và số lượng tiêu thụ được xác định qua nghiên cứu thị trường từ hệ thống marketing Quá trình lập kế hoạch có thể được chia thành các hoạt động cụ thể hơn để đảm bảo hiệu quả trong sản xuất.

Hình 6.3 Sơ đồ chi tiết mức 1 của quy trình sản xuất - Hoạt động Lập kế

Báo cáo tồn kho Định mức chi phí

1.1 Đánh giá yêu cầu hàng tồn kho

Yêu cầu mua hàng Định mức tiêu hao Đơn đặt hàng

Dự toán tiêu thụ Định mức tiêu hao

Thực hiện hoạt động sản xuất

Kế hoạch SX, Lệnh SX

Chuẩn bị tài liệu kiểm soát sản xuất Kế hoạch sản xuất

Duy trì kiểm soát hàng tồn kho Định mức tiêu hao, quy trình công nghệ

Lệnh SX, định mức chi phí

Tập hợp chi phí, tính giá thành

Kế hoạch SX, lệnh SX

Dòng dữ liệu đầu vào cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất bao gồm các yêu cầu về sản phẩm, được thể hiện qua đơn đặt hàng hoặc dự toán tiêu thụ.

Đánh giá yêu cầu hàng tồn kho là quá trình quan trọng, trong đó thông tin về nhu cầu sản xuất từ hệ thống Marketing và chu trình doanh thu được phân tích cùng với báo cáo hàng tồn kho Các tiêu chuẩn dựa trên định mức tiêu hao và quy trình sản xuất sẽ được sử dụng để xác định nhu cầu thành phẩm và nguyên vật liệu cần thiết Sau khi hoàn tất việc đánh giá, thông tin về yêu cầu mua vật tư sẽ được chuyển đến hệ thống mua hàng trong chu trình chi phí để xác định các hoạt động tiếp theo.

Để đảm bảo quá trình kiểm soát sản xuất hiệu quả, cần chuẩn bị các tài liệu liên quan sau khi xác định nhu cầu sản xuất Các thông tin đầu ra, bao gồm kế hoạch sản xuất, sẽ được chuyển đến các bộ phận kho và phân xưởng Lệnh sản xuất sẽ được gửi đến phân xưởng cùng với bộ phận kế toán chi phí, trong khi định mức chi phí sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán Các tài liệu này không chỉ giúp kiểm soát và đánh giá quá trình sản xuất mà còn theo dõi xuất kho vật tư, nhập kho thành phẩm, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành.

Kế hoạch sản xuất bao gồm số lượng hàng hóa cần sản xuất cho từng loại, các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất, và thời gian cụ thể để triển khai sản xuất ở từng công đoạn.

6.1.3.2 Hoạt động thực hiện sản xuất

Hoạt động sản xuất được triển khai dựa trên kế hoạch và lệnh sản xuất đã được phê duyệt, bao gồm các bước chi tiết như sau:

Hình 6.4 Sơ đồ chi tiết mức 1 của quy trình sản xuất – Hoạt động thực hiện sản xuất

Hoạt động sản xuất gồm hai bước:

Tại bộ phận phân xưởng sản xuất, việc chuẩn bị cho quy trình sản xuất bao gồm việc sắp xếp máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu cần thiết Các phân xưởng sẽ gửi Phiếu lĩnh vật tư đến bộ phận kho để yêu cầu xuất kho vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

Hoạt động sản xuất bắt đầu khi công nhân nhận nguyên vật liệu từ kho theo yêu cầu của bộ phận sản xuất Các vật tư này sẽ được gia công trên máy móc và kết hợp với lao động cần thiết để sản xuất các sản phẩm theo quy trình đã định.

Dòng thông tin từ hoạt động sản xuất phản ánh tình hình sản xuất, bao gồm số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng sản phẩm tồn kho, cũng như tình hình sử dụng các nguồn lực trong quá trình sản xuất.

6.1.3.3 Hoạt động duy trì kiểm soát hàng tồn kho

Bộ phận kiểm soát kho hàng sẽ tiến hành kiểm tra và xuất vật tư cho hoạt

Phiếu lĩnh vât tư

Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất

Kế hoạch SX Lệnh SX

Bộ phận nhân sự/ tiền lương

Duy trì kiểm soát hàng tồn kho (HTK) là rất quan trọng để quản lý số lượng thành phẩm nhập kho Thông tin về hàng hóa và vật tư tồn kho từ bộ phận này cung cấp cơ sở dữ liệu cho bộ phận kế toán giá thành, giúp tính toán giá thành vật tư xuất kho và hỗ trợ cho việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành Các hoạt động chi tiết liên quan được mô tả rõ ràng trong hình dưới đây.

Hình 6.5 Sơ đồ chi tiết mức 1 của quy trình sản xuất - Hoạt động duy trì kiểm soát hàng tồn kho

Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất

Báo cáo tồn kho, PNK NVL thừa

Nhập kho NVL thừa, Thành phẩm

Báo cáo SX Phiếu NK TP

Kiểm tra yêu cầu, xuất và ghi thẻ kho

Phiếu Lĩnh vật tư

Nhập kho NVL thừa, Thành phẩm

Phiếu lĩnh vật tư

6.1.3.4 Hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH SẢN XUẤT

6.2.1 Yêu cầu quản lý trong chu trình sản xuất

Nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin về chu trình sản xuất để giám sát và kiểm tra quá trình thực hiện, đồng thời đánh giá hiệu quả và tính thích hợp của cấu trúc giá thành sản phẩm Những thông tin cơ bản mà nhà quản trị yêu cầu từ chu trình sản xuất bao gồm:

- Số lượng sản xuất và giá thành đơn vị của các kỳ sản xuất

- Tình trạng sản phẩm dở của kỳ hiện tại cũng như số lượng sản xuất kỳ tiếp theo của các đơn hàng

- Tỷ lệ sản phẩm hỏng trong quy trình sản xuất, các nguyên nhân và giải pháp cho các kỳ sản xuất kế tiếp

Quá trình sản xuất bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như việc sử dụng nhân công hiệu quả, cùng với những thông tin liên quan đến cải tiến quy trình Những cải tiến này không chỉ giúp thay đổi cấu trúc chi phí sản phẩm mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp trong quá trình quản lý sản xuất và kinh doanh.

6.2.2 Tổ chức thu thập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu, thông tin trong chu trình sản xuất

6.2.2.1 Hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất a Chứng từ

Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng để xác định số lượng cụ thể của từng hoạt động cần thực hiện, bao gồm số lượng sản phẩm sản xuất, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động.

- Dự toán tiêu thụ: Thể hiện nhu cầu sản phẩm trong từng thời kỳ lập dự

- Kế hoạch sản xuất và lệnh sản xuất: Trình bày các thông tin về nhu cầu sản phẩm sản xuất, trình tự các giai đoạn sản xuất sản phẩm

Định mức chi phí là cơ sở quan trọng cho kế toán chi phí trong việc tính toán và kiểm soát giá thành sản phẩm sản xuất, dựa trên định mức tiêu hao và yêu cầu của sản phẩm.

Các thông tin về hoạt động lập kế hoạch sản xuất cần được hệ thống thông tin kế toán lưu trữ bao gồm:

- Thông tin đặt hàng sản xuất của khách hàng: Mã Khách hàng, tên khách hàng, mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính

- Thông tin về dự toán nguyên vật liệu và các chi phí chế biến: Chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung

6.2.2.2 Hoạt động thực hiện sản xuất a Chứng từ

- Nhóm chứng từ ghi nhận về xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, phiếu xuất kho

- Nhóm chứng từ về chi phí nhân công thực hiện sản xuất: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội

Nhóm chứng từ xác định sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở bao gồm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo hàng nhập, và biên bản kiểm kê sản phẩm dở Những dữ liệu này cần được lưu trữ một cách có hệ thống để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa.

Thông tin của hoạt động thực hiện sản xuất được hệ thống thông tin kế toán lưu trữ gồm:

- Thông tin xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Thông tin về sử dụng lao động cho sản xuất

- Thông tin về sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở trong quá trình sản xuất

6.2.2.3 Hoạt động duy trì kiểm soát hàng tồn kho

Chức năng kiểm soát hàng tồn kho bao gồm ba hoạt động chính

Thứ nhất, chức năng này cung cấp các báo cáo kế hoạch sản xuất và kiểm soát về tình trạng của hàng tồn kho, thành phẩm và nguyên liệu

Chức năng này thường xuyên cập nhật các báo cáo tồn kho nguyên liệu, bao gồm việc theo dõi yêu cầu nguyên liệu, vật liệu thừa và vật liệu nhập kho.

Vào thứ ba, sau khi nhận yêu cầu công việc từ phân xưởng sản xuất cuối cùng, việc kiểm soát hàng tồn kho được thực hiện bằng cách cập nhật báo cáo thành phẩm tồn kho để ghi nhận sản xuất hoàn thành.

Mục tiêu của việc kiểm soát hàng tồn kho là giảm thiểu chi phí trong khi vẫn duy trì quy trình sản xuất ổn định, ngay cả khi có sự gia tăng nguyên vật liệu hoặc khi nhà cung cấp gặp tr delays trong giao hàng.

Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phổ biến bao gồm:

 Phương pháp ước lượng hàng tồn kho tối thiểu (Economic order

Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến, giúp xác định sản lượng đặt hàng tối ưu Mục tiêu chính của phương pháp này là xác định thời điểm thích hợp để mua hàng và số lượng cần đặt, từ đó tối ưu hóa chi phí và quản lý tồn kho hiệu quả.

Phương trình sau được sử dụng để xác định một lượng đặt hàng tối ưu:

Q: Số lượng tối ưu mỗi lần đặt hàng D: Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu mỗi năm S: Chi phí đặt hàng mỗi lần mua

H: Chi phí lưu kho của một đơn vị nguyên vật liệu mỗi năm Phương trình xác định thời điểm đặt hàng (Reoder Point)

ROP = I x d I: Thời gian chờ hàng (tính từ khi đặt hàng đến nhận được hàng) d: Nhu cầu nguyên vật liệu hàng ngày (tổng nhu cầu/

 Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)

MRP được áp dụng để theo dõi nhu cầu và tình hình sử dụng nguyên vật liệu thông qua việc cải thiện kỹ thuật dự toán Phương pháp này giúp giảm thiểu hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

MRP (Material Requirements Planning) là hệ thống lập kế hoạch sản xuất và điều khiển tự động, giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả Mục tiêu chính của MRP là tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo cung ứng nguyên liệu kịp thời, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu chi phí.

- Đảm bảo đủ nguyên liệu có sẵn cho quá trình sản xuất

- Duy trì hàng tồn kho ở mức thấp nhất

- Sản phẩm sản xuất, kế hoạch thu mua và các thông tin khác cần thiết để kiểm soát sản xuất

Tuy nhiên, MRP chỉ áp dụng được cho nguyên vật liệu mà không áp dụng được cho mọi nguồn lực của công ty

 Phương pháp theo dõi hàng tồn kho tức thời (JIT)

Kiểm soát hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để đảm bảo hàng hóa phục vụ kịp thời cho sản xuất và bán hàng Hệ thống hàng tồn kho tức thời giúp giảm thiểu chi phí liên quan bằng cách mua sắm và giao hàng đúng số lượng theo yêu cầu đến phân xưởng sản xuất Mặc dù lý thuyết cho rằng số dư hàng tồn kho sẽ bằng không, nhưng thực tế cho thấy luôn cần một lượng hàng tồn kho dự phòng để đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục.

6.2.2.4 Hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành a Chứng từ

Bảng phân bổ chi phí sản xuất

Thẻ tính giá thành sản phẩm b Dữ liệu lưu trữ

Hệ thống thông tin kế toán lưu trữ dữ liệu về hoạt động tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, bao gồm thông tin chi tiết về các chi phí sản xuất, giá thành tổng thể và giá thành đơn vị của sản phẩm.

6.2.3 Sổ sách và hệ thống báo cáo

Sổ sách chi tiết, sổ tổng hợp liên quan đến chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung

Hệ thống báo cáo được sử dụng cho việc cung cấp thông tin của chu trình sản xuất cho nhà quản trị doanh nghiệp bao gồm các nhóm sau:

Báo cáo hoạt động bao gồm các bảng kê quan trọng như bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng, bảng kê nhập kho thành phẩm, và báo cáo phân tích vật liệu xuất dùng cho sản xuất hoặc đơn hàng Ngoài ra, báo cáo vật liệu xuất theo kho cũng là một phần thiết yếu trong việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả.

- Báo cáo đối tượng, nguồn lực: Danh mục nguyên vật liệu, danh mục nhân viên, danh mục phân xưởng, danh mục sản phẩm

KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH SẢN XUẤT

Kiểm soát hoạt động trong chu trình sản xuất được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 6.1: Kiểm soát hoạt động trong chu trình sản xuất

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

- Giảm lượng hàng tồn kho

- Tăng tính hiệu quả trong sản xuất

- Giảm chi phí bảo hành,

Thiết kế sản phẩm không phù hợp nhu cầu thị trường

- Xem xét thông tin về sự thay đổi thiết kế sản phẩm lên tổng chi phí sản xuất

- Phân tích biến động chi phí bảo hành, sửa chữa để xác định

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

- Cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường

- Hạn chế sự lỗi thời trong hàng tồn kho

Sản xuất dư thừa/ thiếu sản phẩm

- Tổ chức hệ thống lập kế hoạch sản xuất chính xác

- Xét duyệt cụ thể từng đơn đặt hàng

- Đầu tư TSCĐ đáp ứng yêu cầu sản xuất Đầu tư không hiệu quả vào TSCĐ

- Xét duyệt đề nghị mua TSCĐ

- Bảo vệ an toàn tài sản

- Thông tin trên BCTC trung thực

Mất cắp hàng tồn kho,TSCĐ

- Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho, thanh lý TSCĐ

- Theo dõi chi tiết trong kỳ, kiểm kê định kỳ HTK và TSCĐ

- Mua bảo hiểm tài sản

Hoạt động sản xuất liên tục, hiệu quả

Gián đoạn quá trình sản xuất

- Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp

- Xây dựng kế hoạch phục hồi sau sự cố

- Xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả

- Theo dõi và kiểm soát sản xuất, hỗ trợ hoạt động quản lý

Dữ liệu chi phí không chính xác

- Thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý dữ liệu

- Sử dụng mã vạch ghi nhận dữ liệu tự động

- Hoạt động trong chương trình sản xuất hiệu quả

- Kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm

Hoạt động trong chu trình sản xuất không hiệu quả

- Theo dõi và giám sát thường xuyên các hoạt động sản xuất

- Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động thích hợp

Mục tiêu của kiểm soát chung trong quy trình sản xuất là đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin và chương trình, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.

Rủi ro lớn nhất đối với hệ thống thông tin là mất mát, chỉnh sửa dữ liệu hoặc thông tin bị đánh cắp và tiết lộ trái phép Để ngăn chặn những rủi ro này, cần áp dụng các thủ tục kiểm soát chung hiệu quả.

- Xây dựng kế hoạch sao lưu dữ liệu, khắc phục sự cố, lưu trữ bên ngoài doanh nghiệp

- Ban hành các thủ tục về mặt vật lý trong hệ thống

- Phân quyền truy cập vào hệ thống theo từng người dùng và mật khẩu riêng cho từng cá nhân sử dụng để kiểm soát đăng nhập hệ thống

- Mã hóa và kiểm soát dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu

Kiểm soát ứng dụng bao gồm 3 nhóm thủ tục kiểm soát:

Kiểm soát nhập liệu là quá trình quan trọng để xác định tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được nhập phải chính xác và đầy đủ theo các yêu cầu đã đề ra.

* Kiểm soát xử lý: Quá trình xử lý của hệ thống phải đúng yêu cầu, nhanh chóng và thuận tiện cho người sử dụng

Kiểm soát kết xuất đầu ra là quá trình đảm bảo rằng các thông tin đầu ra được cung cấp một cách trung thực và chính xác, phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp, tuân thủ các mẫu biểu quy định hiện hành.

Các thủ tục kiểm soát ứng dụng cần được thiết lập khác nhau giữa các hoạt động kinh tế trong chu trình

Câu 1: Thế nào là chu trình sản xuất? Hãy phân tích các hoạt động kinh tế trong chu trình sản xuất?

Câu 2: Trình bày nội dung các hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất?

Câu 3: Hãy làm rõ các hoạt động chính và dòng thông tin liên quan trong chu trình sản xuất?

Câu 4: Trình bày các rủi ro tiềm tàng và các hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất?

Câu 5: Hãy làm rõ cách thức tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất?

Trong chu trình sản xuất, các hoạt động không bao gồm: thiết kế sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp, lập kế hoạch sản xuất, và tiến hành sản xuất cùng với tính giá thành.

Kế hoạch sản xuất tổng thể cung cấp thông tin quan trọng về việc chuyển vật liệu từ kho đến phân xưởng, xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong khoảng thời gian kế hoạch, đồng thời nhấn mạnh các vấn đề như nguyên vật liệu có nguy cơ bị mất cắp và hoạt động sản xuất không đạt hiệu quả.

Phương pháp xác định hàng tồn kho tức thời (Just in time) là một phương pháp hiệu quả nhằm loại bỏ việc dự trữ hàng tồn kho Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các loại hàng tồn kho có thể xác định nhu cầu rõ ràng và dự toán được, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và giảm thiểu chi phí.

Trong các nhận định về mối quan hệ giữa thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất, nhận định không chính xác là: "a Thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất là hai hoạt động độc lập." Điều này bởi vì dòng thông tin đầu ra từ thiết kế sản phẩm cung cấp hệ thống định mức về nguyên vật liệu, nhân công và các yếu tố khác cần thiết cho sản xuất Hơn nữa, thông tin đầu ra từ thiết kế sản phẩm cũng chính là dữ liệu đầu vào cho hoạt động lập kế hoạch trong chu trình sản xuất Cuối cùng, hoạt động lập kế hoạch sản xuất không thể diễn ra trước khi thiết kế sản phẩm hoàn tất.

Mục tiêu phù hợp với hoạt động thiết kế sản phẩm là đáp ứng yêu cầu của khách hàng về hình thức, chất lượng và các tính năng, nhưng đồng thời tối thiểu hóa chi phí Việc cắt giảm chi phí trước khi xem xét yêu cầu của khách hàng không phải là cách tiếp cận hiệu quả Thay vào đó, thiết kế sản phẩm nên dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, đồng thời cân nhắc đến các sản phẩm doanh nghiệp đã có sẵn.

Thông tin giữa chu trình sản xuất và chu trình mua hàng bao gồm các yếu tố quan trọng như yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm, dự báo tình hình tiêu thụ, tình hình sản phẩm hoàn thành phục vụ quá trình tiêu thụ, cùng với yêu cầu và chi phí về nguyên vật liệu cũng như các chi phí khác liên quan đến quá trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Khi nhận yêu cầu sản xuất từ chu trình bán hàng, bộ phận sản xuất cần thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư nhập kho, đảm bảo thanh toán cho số hàng mua trong kỳ, và xây dựng quy trình khôi phục cũng như sao lưu dữ liệu.

Trong chu trình sản xuất, các hoạt động thường được thực hiện theo trình tự: thiết kế sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất, đặt mua nguyên vật liệu, tiến hành sản xuất và tính giá thành Điều này giúp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả và hợp lý Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng có thể có những trình tự khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và loại sản phẩm.

Kế hoạch sản xuất tổng thể xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong thời gian kế hoạch, đồng thời quản lý việc chuyển vật liệu từ kho đến phân xưởng Nó cũng giúp nhận diện các vấn đề như mất mát nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất không hiệu quả.

Trong hoạt động lập kế hoạch sản xuất, các chứng từ quan trọng bao gồm danh mục nguyên vật liệu, yêu cầu nguyên vật liệu, phiếu xuất kho và bảng phân bổ vật liệu Những tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động “Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm” có ý nghĩa quan trọng trong việc lập báo cáo về tình hình thực hiện chi phí thực tế, từ đó giúp thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong thiết kế sản phẩm và ra quyết định quản lý phù hợp Thông tin này cũng được xử lý thành các dữ liệu kế toán của quá trình sản xuất, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý hiệu quả Ngoài ra, nó còn giúp xác định khách hàng tiềm năng.

TỔNG QUAN VỀ CHU KỲ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

7.1.1 Mục tiêu phát triển hệ thống

Phát triển hệ thống thông tin kế toán là xu hướng cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Trong quá trình vận hành, hệ thống có thể gặp phải sai sót và rủi ro, ảnh hưởng đến hiệu suất Việc cải tiến hệ thống giúp khắc phục những vấn đề này, đảm bảo hoạt động hiệu quả hơn.

Phát triển hệ thống thông tin kế toán còn nhằm để đáp ứng nhu cầu thông tin và phù hợp với sự thay đổi của công nghệ thông tin

Việc phát triển hệ thống thông tin kế toán cần đảm bảo thiết lập và vận hành một hệ thống hoàn hảo với chi phí hợp lý, tương xứng với hiệu quả mang lại Một hệ thống thông tin kế toán thành công phải cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy; thời gian phát triển hợp lý; đáp ứng nhu cầu thông tin của đơn vị sử dụng và mang lại sự hài lòng cho người sử dụng.

7.1.2 Chu kỳ phát triển của hệ thống

Quá trình phát triển của hệ thống thông tin kế toán thường diễn ra qua các giai đoạn nhất định, theo một trình tự lặp đi lặp lại, được gọi là chu kỳ phát triển của hệ thống.

Chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm bốn giai đoạn chính: phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành Mỗi giai đoạn này áp dụng các công cụ thiết kế theo tiêu chuẩn riêng, đảm bảo quy trình phát triển hiệu quả và đồng bộ.

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện tại và môi trường xung quanh nhằm xác định các khả năng cải tiến, tìm ra giải pháp cho hệ thống mới và đánh giá khả năng thực hiện các giải pháp đó Quá trình này thường bắt đầu với ba lý do chính.

- Thứ nhất: Hệ thống thông tin đang tồn tại không đáp ứng được các chức năng như đòi hỏi (đây là lý do thông dụng nhất)

Một đội nghiên cứu hệ thống sẽ được chỉ định để xác định các yêu cầu mới về thông tin, những yêu cầu này có thể đến từ ban kế hoạch hệ thống dài hạn hoặc là kết quả của sự thay đổi trong pháp luật và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh.

Thông thường, khi một doanh nghiệp tiến hành phân tích hệ thống, mục tiêu là để nhận diện các ưu điểm của công nghệ mới Mặc dù hệ thống hiện tại vẫn có thể đáp ứng các yêu cầu thông tin, nhưng sự phát triển kỹ thuật đã dẫn đến những phương pháp mới hiệu quả hơn kể từ khi hệ thống được thiết lập.

Trong quá trình thiết kế hệ thống, đội ngũ thiết kế chuyển đổi các mô tả từ giai đoạn phân tích thành các phương thức khả thi Giai đoạn này thường phát triển các phương trình máy tính theo cấu trúc module từ trên xuống Mỗi module đại diện cho một phân đoạn mã máy tính, phục vụ cho một chức năng cụ thể.

Trong các dự án lớn, thiết kế hệ thống bao gồm hai giai đoạn chính: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Giai đoạn thiết kế sơ bộ tập trung vào việc hình thành hệ thống từ góc độ nhận thức, bắt đầu từ các mục tiêu của hệ thống và xác định các tiến trình, dữ liệu, cũng như báo cáo cần thiết để đạt được những mục tiêu đó Trong khi đó, thiết kế chi tiết sẽ xác định cách thức hoạt động cụ thể của hệ thống.

* Thực hiện hệ thống: Là giai đoạn hệ thống được tạo ra và chuẩn bị đưa vào sử dụng

Việc chuyển đổi hệ thống không ngừng tiến triển, và quá trình thẩm định diễn ra song song để đảm bảo hiệu quả Trong giai đoạn thẩm định, nhóm thiết kế sẽ phối hợp với kiểm toán viên để kiểm tra hoạt động của hệ thống một cách chặt chẽ.

Bảo trì hệ thống là một hoạt động quan trọng diễn ra liên tục trong suốt quá trình vận hành của hệ thống thông tin Nhiệm vụ này nhằm khắc phục những sai sót trong thiết kế và thực hiện các thay đổi nhỏ để thích ứng với sự thay đổi của môi trường Quá trình bảo trì bao gồm cả bảo trì phần cứng và bảo trì phần mềm Mặc dù không nằm trong giai đoạn phát triển hệ thống, bảo trì vẫn là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

7.2.1 Tầm quan trọng của phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là bước quan trọng trong phát triển hệ thống thông tin kế toán, giúp thu thập thông tin và đánh giá hệ thống hiện tại, đồng thời tạo mối quan hệ tốt với người sử dụng Quá trình này xác định các khó khăn cần giải quyết và phát huy ưu điểm của hệ thống cũ Tuy nhiên, lo ngại về sự thay đổi công việc có thể dẫn đến phản đối từ người dùng, gây khó khăn cho việc triển khai hệ thống mới Do đó, phân tích hệ thống cũng đóng vai trò giải quyết mâu thuẫn này, đảm bảo sự thành công trong việc vận hành hệ thống mới.

Một hệ thống mới cần xử lý và cung cấp thông tin hữu ích, phù hợp với nhu cầu của người dùng Việc xác định chính xác các nhu cầu thông tin là rất quan trọng; nếu không, hệ thống có thể không hoạt động hiệu quả Nhu cầu thông tin phải được điều chỉnh cho từng người dùng và từng cấp quản lý trong doanh nghiệp Giai đoạn phân tích hệ thống giúp xác định yêu cầu cung cấp thông tin cho từng người sử dụng và từng cấp quản lý, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh.

Để đảm bảo một hệ thống mới có thể vận hành hiệu quả, việc đánh giá tính khả thi là rất quan trọng trong giai đoạn phân tích hệ thống Nếu không thực hiện đầy đủ việc khảo sát tính khả thi, sẽ dễ dẫn đến những bất cập trong các giai đoạn phát triển tiếp theo Do đó, cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý là cần thiết, nhưng tính khả thi của hệ thống mới cũng không kém phần quan trọng.

7.2.2 Đề xuất nghiên cứu hệ thống

Ban chỉ đạo phát triển hệ thống thông tin kế toán tiến hành khảo sát sơ bộ để đáp ứng đề xuất nghiên cứu hệ thống, thường do giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo cấp cao đưa ra Nếu đề xuất được chấp thuận, ban chỉ đạo sẽ chỉ định đội ngũ nghiên cứu hệ thống để thực hiện khảo sát Đề xuất nghiên cứu có thể xuất phát từ việc lãnh đạo nhận thấy hệ thống hiện tại có những nhược điểm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó yêu cầu đội ngũ hệ thống tìm hiểu và đề xuất phương án cải tiến.

Nghiên cứu hệ thống được tiến hành khi một hệ thống con không thực hiện đúng chức năng của nó Chẳng hạn, trong một hệ thống kế toán, nếu phần mềm không cung cấp thông tin đầy đủ cho các giám sát viên điều hành, người quản lý có thể đề xuất nghiên cứu một hệ thống mới nhằm cải thiện thông tin cho hoạt động và kiểm soát Điều này dẫn đến việc nhiều đề xuất được đưa ra để điều chỉnh tình trạng quá tải trong xử lý thông tin.

Một lý do quan trọng để bắt đầu các đề xuất nghiên cứu hệ thống là sự xuất hiện của những yêu cầu mới về thông tin Những yêu cầu này thường phát sinh từ sự cần thiết phải thích ứng với các thay đổi trong hệ thống pháp luật hoặc do áp lực cạnh tranh trên thị trường Nhóm kế hoạch hệ thống, thuộc bộ phận kế hoạch chiến lược dài hạn, có thể xác định những yêu cầu thông tin mới này.

Nhiều giám đốc điều hành và nhân viên kế hoạch dài hạn đề xuất nghiên cứu hệ thống để áp dụng các kỹ thuật mới, như sử dụng mã vạch hàng hóa Các kỹ thuật phát triển này cho phép tạo báo cáo tại các trạm đầu cuối, giúp nhà quản lý nhận thông tin từ máy tính cá nhân bất cứ lúc nào Nhờ đó, họ có thể tiếp cận và lựa chọn thông tin cần thiết cho công việc của mình.

Việc áp dụng kỹ thuật mới là lý do chính để bắt đầu khảo sát sơ bộ, tuy nhiên, đôi khi nó không mang lại hiệu quả về chi phí Chi phí và hiệu quả của việc sử dụng kỹ thuật mới sẽ được đánh giá trong giai đoạn nghiên cứu tính khả thi của phân tích hệ thống.

Khảo sát sơ bộ là quá trình đánh giá các hệ thống hiện tại, được thực hiện bởi đội ngũ phân tích viên của bộ phận hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp và các phòng ban liên quan Quá trình này hướng tới bốn mục tiêu chính nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình làm việc.

- Hiểu rõ về hệ thống hiện hành

- Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống

- Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống

- Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra

* Nội dung của khảo sát sơ bộ:

Mục tiêu của khảo sát sơ bộ là tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực sẵn có, đánh dấu khởi đầu cho quá trình thu thập thông tin thực tế về hoạt động hiện tại của doanh nghiệp Đội nghiên cứu hệ thống sẽ xác định thông tin liên quan đến hệ thống hiện hành trong quá trình khảo sát.

Dòng dữ liệu là tập hợp thông tin quan trọng mà đội nghiên cứu thu thập từ hệ thống và doanh nghiệp, liên quan đến các giao tiếp giữa hệ thống và các hệ thống khác Dữ liệu này có thể được lấy từ tài liệu, qua các cuộc phỏng vấn hoặc từ các mẫu tin do máy cung cấp Việc xác định dữ liệu bao gồm việc phân tích nội dung của từng yếu tố, xác định ai là người tạo ra dữ liệu và ai là người nhận dữ liệu đó.

Để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống hiện hành, đội ngũ nghiên cứu cần xác định rõ mục đích của hệ thống Họ sẽ tập hợp dữ liệu liên quan để đo lường hiệu quả, bao gồm các mô tả thống kê về hoạt động và ý kiến của người dùng về tính hữu ích Thông thường, nhà quản lý yêu cầu thành lập đội nghiên cứu để xác định những tồn tại của hệ thống Trong quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu có thể đánh giá nguyên nhân sự không hài lòng của các nhà lãnh đạo.

 Tính hiệu quả của hệ thống

Khi thu thập dữ liệu về hệ thống hiện tại, đội nghiên cứu hướng tới việc cải thiện hiệu quả của hệ thống Mặc dù hiệu quả khó đo lường, nhưng có thể tính toán thông qua tỷ lệ giữa dữ liệu đầu ra và đầu vào Nghiên cứu hệ thống thường được thực hiện khi có sự không hiệu quả trong hệ thống hiện tại, vì vậy việc đánh giá hiệu quả của đội nghiên cứu trở nên đặc biệt quan trọng.

Kiểm soát nội bộ là quy trình và thủ tục mà doanh nghiệp thiết lập nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ chính sách quản lý Nếu kiểm soát nội bộ yếu kém, có thể dẫn đến việc ghi nhận sai lệch trong hệ thống, gây ra các báo cáo quản lý và kế toán không chính xác và không hữu ích Sự phù hợp của kiểm soát nội bộ cũng có tác động lớn đến hiệu quả và năng lực của hệ thống.

Do đó, những nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao sẽ được phân công vào đội nghiên cứu

Trong quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu hệ thống đã tập trung vào việc phân tích dữ liệu, hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ của hệ thống hiện tại, từ đó xác định các điểm mạnh và yếu Phân tích này giúp thiết kế và triển khai một hệ thống mới, trong đó các ưu điểm của hệ thống cũ được giữ lại Trong giai đoạn thiết kế, đội dự án sẽ tiến hành khắc phục những khuyết điểm đã được phát hiện trong quá trình khảo sát.

Khảo sát sơ bộ có những tác dụng sau:

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Cuối giai đoạn phân tích, đội nghiên cứu hệ thống đề xuất cho ủy ban chỉ đạo hệ thống thông tin Nếu quyết định tiếp tục phát triển dự án, ủy ban sẽ thành lập một đội dự án để bắt đầu giai đoạn thiết kế hệ thống Đội thiết kế, bao gồm đội nghiên cứu phân tích và các kế toán viên, sẽ xác định những tính năng chính của hệ thống mới Sau khi nhận được sự chấp thuận từ ủy ban chỉ đạo, họ sẽ tiến hành thiết kế chi tiết các đặc điểm của hệ thống, bao gồm thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết.

7.3.1 Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là quá trình phát triển chi tiết của một hệ thống mới, bao gồm việc lập tài liệu ghi lại thông tin đầu vào, đầu ra và các quy trình xử lý liên quan.

Thiết kế hệ thống cung cấp thông tin chi tiết cho ủy ban chỉ đạo, giúp họ quyết định chấp thuận hay không chấp thuận cho hệ thống mới Trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện, hệ thống có thể tiếp tục được phát triển hoặc tạm dừng trong quá trình thiết kế.

Thiết kế hệ thống giúp đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức hoạt động của hệ thống, từ đó nhận diện các vấn đề như tính không hiệu quả, độ chắc chắn kém và kiểm soát nội bộ yếu Việc thiết kế kỹ lưỡng không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề mà còn tạo điều kiện cho việc thay đổi dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn trong giai đoạn thiết kế so với giai đoạn thực hiện.

Thiết kế hệ thống bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu và phương pháp tổng quát để đạt được những mục tiêu này Tiếp theo, thiết kế sơ bộ sẽ trình bày các tính năng của hệ thống một cách hợp lý, thông qua các báo cáo phạm vi và yêu cầu về dữ liệu cũng như tài nguyên cần thiết.

7.3.3 Phạm vi thiết kế sơ bộ

Trong quá trình thiết kế sơ bộ, việc xác định giới hạn cho hệ thống mới là rất quan trọng Phạm vi của hệ thống mới có thể trùng với phạm vi của hệ thống cũ Tuy nhiên, đội nghiên cứu vẫn cần phải làm rõ phạm vi của hệ thống để ước lượng khả năng thực hiện dự án.

Để xác định rõ ràng đường biên của hệ thống mới trong môi trường của nó, cần phải tìm ra những điểm giao tiếp với các hệ thống khác Đôi khi, việc định nghĩa lại ranh giới là cần thiết để không làm ảnh hưởng đến các hệ thống hiện có Nếu ranh giới được đặt quá rộng, hệ thống sẽ trở nên phức tạp và khó quản lý, trong khi nếu ranh giới quá hẹp, hệ thống mới sẽ không có sự khác biệt so với hệ thống hiện tại.

7.3.4 Thiết kế các thành phần của hệ thống đối với các đối tượng như dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, quá trình xử lý các vấn đề khác

Đội thiết kế cần xác định thông tin đầu ra của hệ thống, bao gồm nội dung, mẫu trình bày, tên và số đầu ra, tần suất xuất hiện, và người nhận Nếu hệ thống mới yêu cầu thông tin mới hoặc thay đổi cách xử lý, cần thiết kế cả mẫu và nội dung Ngược lại, nếu nội dung không thay đổi, chỉ cần thiết kế mẫu trình bày.

Một hệ thống mới được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin mới, giải quyết vấn đề của hệ thống hiện tại hoặc áp dụng kỹ thuật mới Tuy nhiên, khi hệ thống mới chỉ tập trung vào việc thỏa mãn yêu cầu báo cáo mới, thông tin mà nó cung cấp có thể không mang lại giá trị cho hệ thống hiện hành.

Trong thiết kế hệ thống kế toán giá thành, đội ngũ thiết kế quyết định rằng thông tin đầu ra cần tổng kết giá thành sản phẩm theo từng lô cho từng hợp đồng Nếu hệ thống nhằm giải quyết một vấn đề hiện có, thông tin đầu ra sẽ được điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu đó Ngược lại, nếu mục tiêu là thực hiện một kỹ thuật mới, nội dung thông tin đầu ra sẽ không cần thay đổi.

Khi lựa chọn cách trình bày thông tin, đội thiết kế quyết định giữa việc in ra giấy hoặc hiển thị trên màn hình thông qua các mẫu biểu Các mẫu biểu này sẽ được đặt tên hoặc đánh số để dễ dàng sử dụng Đôi khi, đội thiết kế cũng phát triển các hệ thống cung cấp báo cáo linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu thông tin, hoặc tạo ra các báo cáo chỉ chứa nội dung cơ bản, cho phép người dùng bổ sung thêm thông tin cần thiết.

Khi thiết kế sơ bộ, thiết kế đầu ra cần đạt được các yêu cầu sau:

+ Phù hợp với yêu cầu thông tin

Hệ thống cung cấp thông tin ghi nhận dữ liệu cho các báo cáo, với đội thiết kế xác định các đầu ra cần thiết Họ cập nhật và phát triển các mô hình dữ liệu, đồng thời xác định các thuộc tính cho từng thực thể dữ liệu như số hiệu tài khoản, số lượng, và tỷ giá Trong giai đoạn này, đội thiết kế quyết định cách tổ chức và lưu trữ dữ liệu, gán tên duy nhất cho từng thông tin Đầu vào của hệ thống thường bao gồm các mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, và phiếu nhập kho, mà người dùng ghi nhận theo nghiệp vụ kế toán Hệ thống chuyển đổi các số liệu nguồn này thành thông tin có thể đọc hiểu, trong khi đôi khi nghiệp vụ được nhập trực tiếp mà không có chứng từ Việc xác định rõ tên, số chứng từ, người lập, và phương pháp nhập liệu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Đội thiết kế lập danh sách các phương thức xử lý cho trình máy tính và mô tả các mô hình xử lý trong quá trình phân tích hệ thống Trong thiết kế sơ bộ, những mô tả này được sử dụng làm cơ sở cho các phương thức xử lý hệ thống đề xuất Một số doanh nghiệp áp dụng phương pháp thiết kế hệ thống theo cấu trúc, sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu để mô tả quá trình xử lý, giúp lý luận các quy trình mà không phụ thuộc vào kỹ thuật thực hiện sau này Trong khi đó, các doanh nghiệp khác sử dụng lưu đồ để thể hiện tính tuần tự của các quy trình và cách thức cung cấp báo cáo từ dữ liệu nhập vào hệ thống, đồng thời xác định các yêu cầu cần thiết cho việc kiểm tra nội bộ của hệ thống.

7.3.5 Xác định các nguồn lực cho hệ thống

Trong giai đoạn thiết kế sơ bộ, đội thiết kế xác định nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính toán yêu cầu cho hệ thống, bao gồm cả phần mềm và thiết bị phần cứng Họ cũng ước tính chi phí phát triển hệ thống và lập lịch trình làm việc chi tiết Những ước tính này sẽ được hoàn thiện hơn trong giai đoạn thiết kế chi tiết Công việc này còn bao gồm việc tính toán giá thành và lợi ích từ hệ thống mới, đồng thời báo cáo cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp.

VAI TRÒ CỦA CHUYÊN GIA KẾ TOÁN TRONG THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Các chuyên gia kế toán có vai trò quan trọng trong việc đánh giá công tác kiểm toán và kiểm soát trong hệ thống Họ thường tham gia vào giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, bao gồm cả kiểm toán viên độc lập và nội bộ Việc đưa ra những đề nghị cải tiến trong một hệ thống đã vận hành thường khó khăn hơn so với một hệ thống mới Các kiểm toán viên thực hiện hai chức năng chính: đánh giá thiết kế chi tiết và đề xuất cách thức tích hợp các module kiểm toán vào hệ thống Sự đánh giá của họ là rất quan trọng, vì lập trình viên thường không có chuyên môn trong lĩnh vực kế toán kiểm toán Họ đánh giá khả năng hỗ trợ cung cấp dấu vết kiểm toán và các vấn đề về kiểm soát nội bộ từ các báo cáo và dữ liệu của hệ thống Dấu vết kiểm toán cho phép theo dõi các nghiệp vụ độc lập và thể hiện trên báo cáo tài chính, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình kiểm toán và kiểm soát.

Mỗi dòng trong sổ cái cần phải đảm bảo đầy đủ thông tin và không bỏ sót hoặc ghi trùng các nghiệp vụ độc lập đã được ghi trong nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ Do đó, hệ thống mới cần thiết lập tiêu chuẩn bảo vệ và bảo mật dữ liệu nhằm ngăn ngừa lỗi sai, mất mát dữ liệu, cũng như bảo vệ chống lại hành vi phá hoại và đánh cắp dữ liệu Các kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá các báo cáo, quy trình xử lý, tập tin dữ liệu và sự lựa chọn thiết bị để đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin.

Các kiểm toán viên đánh giá báo cáo từ hệ thống cung cấp để xác định khả năng cung cấp thông tin cho kiểm toán và kiểm soát Báo cáo cần cho phép kiểm toán viên truy xuất lại các nghiệp vụ từ khi bắt đầu nhập liệu cho đến khi lập báo cáo, đồng thời hạn chế việc ghi sót hoặc ghi trùng các nghiệp vụ.

Trình tự xử lý được nêu rõ trong tài liệu thiết kế, bản mô tả chương trình và tài liệu hướng dẫn các thủ tục thủ công Sau khi thực hiện kiểm tra nội bộ, các thủ tục kiểm soát này sẽ được đảm bảo trong quá trình lập trình hoặc mua phần mềm.

Việc đánh giá các tập tin dữ liệu của hệ thống mới giúp kiểm toán viên xác định khả năng đảm bảo an toàn, chính xác và trung thực của dữ liệu Điều này đảm bảo rằng dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu cung cấp các dấu vết kiểm toán cần thiết, đồng thời duy trì các thủ tục sao lưu và dự phòng phù hợp với yêu cầu kiểm toán và pháp lý.

Lựa chọn trang thiết bị là quá trình quan trọng, trong đó các kiểm toán viên đưa ra những nhận định độc lập về việc mua sắm thiết bị, đảm bảo rằng các thiết bị được chọn phù hợp với yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp.

 Đề xuất cải tiến và đề nghị cách thức đưa thêm các module kiểm toán vào chương trình hệ thống

Trong nhiều hệ thống, các nghiệp vụ được ghi sổ ngay lập tức mà không qua kiểm toán trung gian, dẫn đến thiếu dấu vết kiểm toán Do đó, một module kiểm toán cần được thiết kế như một phần của chương trình ứng dụng Kiểm toán viên sẽ xem xét các nghiệp vụ khi chúng được ghi nhận trên thiết bị lưu trữ Module kiểm toán hỗ trợ kiểm toán viên trong công tác kiểm toán sau này Việc bổ sung module kiểm toán vào một chương trình mới dễ dàng hơn so với việc tích hợp vào hệ thống đang vận hành.

Câu 1: Nêu mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán?

Câu 2:Trình bày các phương pháp thu thập thông tin?

Câu 3: Làm thế nào để tìm kiếm phần mềm phù hợp với hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp?

Câu 4: Trình bày mục tiêu và chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán?

Câu 5: Các Doanh nghiệp hiện nay nên chọn mua phần mềm hay tự viết phần mềm?

Câu 6: Làm rõ các buớc thực hiện quá trình thiết kế hệ thống thông tin kế toán?

Câu 7: Phân tích vai trò của chuyên gia kế toán trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán?

Mục tiêu phát triển hệ thống bao gồm việc cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời, đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, và đảm bảo sự hài lòng cho tất cả người dùng, bao gồm cả nhân viên kế toán.

Trình tự đúng của giai đoạn chuẩn mực trong chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm các bước: phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành Các lựa chọn khác như phân tích – thiết kế – vận hành – thực hiện hay phân tích – vận hành - thiết kế – thực hiện không đúng với quy trình chuẩn.

Việc phân tích hệ thống thông tin kế toán sẽ được tiến hành khi ban lãnh đạo nhận thấy thông tin hiện tại không chính xác, không kịp thời và không tin cậy Ngoài ra, sự thay đổi nhân sự trong ban lãnh đạo cũng có thể dẫn đến việc thay thế hoàn toàn hệ thống cũ Hơn nữa, nếu một nhân viên phòng kế toán đề nghị xây dựng hệ thống mới do một số nhân viên chưa đáp ứng được trình độ công nghệ thông tin, điều này cũng kích thích quá trình phân tích Tóm lại, cả ba lý do trên đều là căn cứ để tiến hành phân tích hệ thống.

Tài liệu xử lý bao gồm sơ đồ tổ chức, hệ thống tài khoản và dự thảo ngân sách bộ phận trong những năm gần đây; bảng mô tả công việc, thủ tục thủ công, tiêu chuẩn thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính; cùng với các cách và thủ tục nhập liệu bằng tay và tự động, bao gồm lưu đồ, biểu mẫu và báo cáo mẫu.

Khảo sát sơ bộ không nhằm mục đích đánh giá lợi ích thu được với chi phí phát triển dự án để phát triển hệ thống mới Mục tiêu chính của khảo sát là đánh giá khách quan về tình huống dẫn đến đề xuất nghiên cứu hệ thống, cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ đạt được sự chấp thuận của người dùng đối với hệ thống mới.

Câu 6: Đâu là kết quả của phân tích hệ thống: c Thiết kế hệ thống mới d Cả 3 đáp án trên

Trong giai đoạn phân tích hệ thống, một số thành viên không tham gia bao gồm: a Nhân viên kế toán của đơn vị, b Nhân viên bán hàng có kinh nghiệm về hệ thống thông tin, c Trưởng phòng hành chính của đơn vị, và d Phân tích viên thuê ngoài có kinh nghiệm.

Khi lựa chọn và đánh giá phần mềm, cần xem xét các tiêu chí quan trọng như khả năng đáp ứng yêu cầu của người dùng, sự đầy đủ của tài liệu hướng dẫn sử dụng, và sự hỗ trợ trực tuyến cũng như khả năng cập nhật khi có thay đổi Tất cả ba yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo phần mềm hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.

Điều kiện tiên quyết để quản đốc của một phân xưởng tham gia vào giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm: thành thạo về công nghệ thông tin, thành thạo về công tác kế toán của đơn vị, và có kinh nghiệm hoặc đã được đào tạo về hệ thống thông tin Tất cả ba yếu tố này đều cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong quá trình phân tích hệ thống.

THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

THỰC HIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Giai đoạn thực hiện hệ thống là khoảng thời gian mà hệ thống được phát triển và chuẩn bị đưa vào vận hành trong đơn vị Giai đoạn này bắt đầu khi ban chỉ đạo hệ thống chấp nhận các mô tả chi tiết trong thiết kế và kết thúc khi hệ thống được công nhận là vận hành thành công bởi nhà quản trị Nhóm thực hiện giai đoạn này bao gồm các thành viên của nhóm thiết kế, lập trình viên, và nhân viên xử lý tài liệu, tất cả đều do ban chỉ đạo hệ thống chỉ định.

Giai đoạn thực hiện bao gồm năm hoạt động chính: cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, kiểm tra và chuyển đổi, trong đó một số hoạt động có thể diễn ra đồng thời Nhân viên kiểm toán tham gia vào quá trình này bằng cách xem xét lại hai trong số các hoạt động đã nêu.

Cài đặt thiết bị phần cứng là bước quan trọng trong giai đoạn thiết lập hệ thống Đối với các hệ thống quy mô nhỏ, chỉ cần một vài máy vi tính cấu hình thông dụng và một máy chủ cấu hình cao, kết nối với các thiết bị ngoại vi như máy in và máy đọc mã vạch qua mạng LAN Tuy nhiên, với các hệ thống lớn và phức tạp như ATM hay hệ thống điều khiển dây chuyền sản xuất, quá trình xây dựng và lắp đặt thiết bị phần cứng đòi hỏi nhiều thời gian và kỹ thuật cao.

Trong quá trình cài đặt thiết bị, kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra việc lắp đặt và hoạt động của thiết bị Đồng thời, kế toán trưởng sẽ tham gia để kiểm soát chi phí và thời gian trong quá trình này.

8.1.2 Lập trình Đối với các phương pháp phát triển hệ thống sử dụng nhân lực tại chỗ hay thuê chuyên gia viết phần mềm thì các nhóm lập trình cũng sẽ phải tiến hành các bước sau đây:

 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Dựa vào quy mô và độ phức tạp của hệ thống, nhóm lập trình sẽ xác định phương án chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp Đối với các hệ thống nhỏ, có thể sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến như MS Access, MS Visual Fox, hoặc Visual Basic chạy trên SQL Server Trong khi đó, các hệ thống lớn hơn thường yêu cầu những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ hơn như Oracle, GL7, hoặc các giải pháp tùy chỉnh được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình bậc cao.

 Phân chia Modul và viết giải thuật

Dựa trên thiết kế hệ thống, nhóm lập trình sẽ chia nhỏ hệ thống thành các modul hành kế toán và viết giải thuật Các lập trình viên thường thực hiện các bước sau khi xây dựng modul.

- Tạo các bảng dữ liệu và xây dựng mối quan hệ giữa các bảng

- Tạo các sổ, báo cáo

- Tạo các chức năng, thủ tục nếu cần

- Viết tài liệu của modul

Sau khi các modul đã được hoàn tất, nhóm lập trình sẽ thực hiện tích hợp các modul lại với nhau tạo thành phần mềm hoàn chỉnh

 Viết tài liệu hệ thống Đối với mỗi một chương trình phần mềm được lập trình, tài liệu hệ thống rất quan trọng Có 2 loại tài liệu:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng là yếu tố thiết yếu cho phần mềm kế toán, giúp người dùng làm quen với hệ thống Hiện nay, nhiều hệ thống tích hợp chức năng hướng dẫn trực tuyến, mang lại sự tiện lợi Tài liệu này thường được soạn thảo chi tiết và tỉ mỉ, nhằm hỗ trợ người sử dụng trong quá trình vận hành hệ thống một cách hiệu quả nhất.

Tài liệu phát triển hệ thống là tài liệu tổng hợp các thiết kế, cấu trúc, chương trình nguồn, từ điển dữ liệu và kế hoạch triển khai của hệ thống Tài liệu này đóng vai trò quan trọng cho các dự án phát triển hệ thống sau này, nhưng thường bị bỏ sót trong quá trình chuyển giao.

Huấn luyện người sử dụng hệ thống là rất quan trọng để đảm bảo họ nắm vững các nguyên tắc vận hành và quy định liên quan Mục tiêu của việc huấn luyện là giảm thiểu tối đa các vi phạm có thể xảy ra trong tương lai do sự thiếu hiểu biết của người dùng.

 Huấn luyện sử dụng phần mềm

Huấn luyện sử dụng phần mềm là hoạt động bắt buộc trong giai đoạn thực hiện hệ thống, nhằm giới thiệu cách thức sử dụng phần mềm kế toán cho kế toán viên trong đơn vị Hoạt động này không chỉ giúp kế toán viên thực hiện công việc hiệu quả mà còn tạo điều kiện để họ đóng góp ý kiến cho các lần phát triển hệ thống trong tương lai.

 Huấn luyện điều khiển hệ thống

Huấn luyện điều khiển hệ thống là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt đối với các hệ thống lớn như mạng viễn thông và mạng máy ATM, nơi có nhiều trạm làm việc và cấu hình trải dài trong không gian rộng Mục tiêu của việc huấn luyện này là đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ của mạng lưới thiết bị, đồng thời giảm thiểu tối đa các vi phạm và lỗi trong quá trình vận hành của hệ thống.

Kiểm tra thường được thực hiện ngay sau khi hoàn tất tích hợp hệ thống hoặc diễn ra song song với bước chuyển đổi Hoạt động kiểm tra bao gồm nhiều công việc quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

Kiểm tra modul là bước quan trọng ngay sau khi lập trình viên hoàn thành xây dựng modul Quá trình này đảm bảo rằng các dữ liệu đối số phù hợp với kiểu dữ liệu và yêu cầu đã đặt ra Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo dữ liệu được xử lý đúng theo thiết kế, đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và chính xác, đáp ứng mọi yêu cầu đầu ra đã được định trước.

Kiểm tra theo chuỗi là quá trình đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý qua các chuỗi nghiệp vụ sẽ được chuyển giao và tiếp nhận một cách chính xác và đầy đủ.

Tiêu đề	Giáo trình hệ thống thông tin kế toán
Tác giả	Ts. Đỗ Thị Thu Hằng, Ths. Đặng Thị Dịu, Ths. Hoàng Thị Nguyệt, Ts. Trần Tuấn Anh, Ths. Hoàng Mai Phương, Ths. Nguyễn Thị Hường
Trường học	Đại học Thái Nguyên
Chuyên ngành	Kinh tế và Quản trị kinh doanh
Thể loại	Giáo trình
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	259
Dung lượng	2,52 MB