UEH Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (học bao thi trúng)

UEH Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (học bao thi trúng). Học trong này chắc chắn trên 8 điểm. Đây là file tổng hợp lý thuyết của môn, rất đầy đủ và đề thi cũng sẽ hỏi trong này. Mình đã học file này và thi được 9.5.

LECTURE NOTES HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA KẾ TỐN BỘ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHƯƠNG TỔNG QUAN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 1, Mục tiêu Phân biệt khái niệm liệu thơng tin; Giải thích đặc tính thơng tin hữu ích Mơ tả qui trình kinh doanh chủ yếu doanh nghiệp Hiểu khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn chức Hiểu khái niệm qui trình xử lý liệu Hiểu sơ lược thuật ngữ ERP Nội dung Khái niệm hệ thống thông tin; liệu, thơng tin, đặc tính thơng tin hữu ích Qui trình xử lý liệu Nhu cầu thơng tin; qui trình kinh doanh; chu trình nghiệp vụ doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế toán chức Giới thiệu sơ lược thuật ngữ ERP (enterprise resource planning) 1.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN; DỮ LIỆU, THƠNG TIN, CÁC ĐẶC TÍNH CỦA THƠNG TIN HỮU ÍCH HỆ THỐNG • Hệ thống (system) tập hợp gồm thành phần quan hệ tương tác với nhằm đạt mục tiêu • Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống (sub-systems) • Mối quan hệ mục tiêu hệ thống hệ thống o Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu hệ thống không quán/không phù hợp với mục tiêu hệ thống khác tổng thể hệ thống o Phù hợp mục tiêu (Goal congruence) Khi hệ thống đạt mục tiêu riêng đồng thời đóng góp để đạt mục tiêu tổng thể hệ thống/ doanh nghiệp/tổ chức HỆ THỐNG THÔNG TIN (INFORMATION SYSTEMS) • Hệ thống thông tin: cách thức tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý liệu cung cấp thơng tin nhằm đạt mục đích tổ chức (organization) • Mọi doanh nghiệp cần hệ thống thơng tin gắn q trình thực hoạt động kinh doanh: o Tất tổ chức cần thông tin để đưa định hữu hiệu o Các liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập xử lý, quản lý gắn với qui trình kinh doanh tổ chức DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN Dữ liệu (data) kiện/vấn đề thu thập, ghi nhận, lưu trữ xử lý hệ thống thông tin Thông tin (Information) Thông tin liệu tổ chức xử lý để cung cấp ý nghĩa gia tăng việc tạo định Quá tải thông tin (Information overload) Đó tượng lượng thơng tin cung cấp cho người sử dụng nhiều so với nhu cầu khả họ tiếp nhận xử lý, dẫn tới kết làm giảm chất lượng định người sử dụng làm tăng chi phí tạo thơng tin hệ thống Giá trị thơng tin (Value of Information): Là lợi ích thơng tin tạo trừ chi phí tạo thơng tin o Lợi ích thơng tin (Benefits of information) giảm không chắn, gia tăng việc định, gia tăng khả lập kế hoạch hoạt động thực kế hoạch o Chi phí thơng tin: thời gian nguồn lực sử dụng để tạo phân phối, truyền tải thơng tin Các đặc tính/đặc trưng thơng tin hữu ích (Characteristics of useful information) o Thích hợp (Relevant) : Giảm khơng chắn, cải thiện việc định, khẳng định chỉnh sửa kỳ vọng trước o Đáng tin cậy (Reliable) Khơng sai sót, khơng thiên vị, trình bày xác kiện hoạt động DN o Đầy đủ (Complete) Khơng bỏ qua khía cạnh quan trọng (aspects) kiện hoạt động mà đo lường o Kịp thời (Timely) Cung cấp kịp thời cho người định để định o Có thể hiểu (Understandable) Trình bày hình thức dễ hiểu (intelligible), sử dụng (useful) o Có thể kiểm chứng (Verifiable) Hai người có kiến thức độc lập tạo thông tin giống o Có thể truy cập (Accessible) Thơng tin Sẵn sàng với người dùng họ cần thể hình thức người dùng sử dụng 1.2 NHU CẦU THƠNG TIN VÀ QUI TRÌNH KINH DOANH NHU CẦU THƠNG TIN • Để định, người định cần có đầy đủ thơng tin phù hợp Nhu cầu thông tin thường xác định dựa hoạt động chức nghiệp vụ kinh tế phát sinh Do đó, để xác định nhu cầu thông tin, người phát triển hệ thống thông tin cần hiểu o Hiểu chức doanh nghiệp o Hiểu nghiệp vụ/ giao dịch (transactions) ▪ Nghiệp vụ/giao dịch (transaction): Là thỏa thuận thực đối tác để trao đổi hàng hóa, dịch vụ kiện hoạt động đo lường nội dung kinh tế (economic terms) • Bảng 1.2 p31 (text book) minh họa mối quan hệ yêu cầu định, qui trình kinh doanh liệu cần thu thập Từ đây, hiểu cách thức nhóm nghiệp vụ kinh tế có chất giống thành chu trình nghiệp vụ QUI TRÌNH KINH DOANH/ CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ o Nhóm nghiệp vụ/giao dịch thường xuyên xẩy ra, có liên quan với thành qui trình kinh doanh (business processes) hay cịn gọi chu trình nghiệp vụ (Transaction cycles) Một chu trình tích hợp liệu tạo nội với liệu trao đổi bên ngồi (external parties) o Có chu trình chu trình có mối quan hệ với (xem hình 1-2 p 33) o Chu trình doanh thu (revenue cycle); o Chu trình chi phí (expenditure cycle) o Chu trình sản xuất (production or conversion cycle) o Chu trình nhân (Human resources/payroll cycle) o Chu trình tài (Financing cycle) o Qui trình kinh doanh (business process) tập hợp: o Các nhiệm vụ (tasks), hoạt động (activities) có cấu trúc, kết hợp liên quan với nhau; o Được thực người máy tính máy móc thiết bị nhằm giúp hoàn thành mục tiêu định tổ chức o Xử lý nghiệp vụ (transaction processing) qui trình việc thu tập, nắm bắt liệu nghiệp vụ kết thúc với việc thơng tin tạo (vd báo tài chính) o Như qui trình kinh doanh bao gồm qui trình thực nghiệp vụ kinh tế xử lý nghiệp vụ/giao dịch (thông tin) 1.3 XỬ LÝ NGHIỆP VỤ: CHU TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU (Data processing cycle) Chu trình xử lý nghiệp vụ (Data processing cycle): hoạt động gồm: thu thập liệu (data input); lưu trữ liệu (data storage), xử lý liệu (data processing) tạo thông tin (data output) thực liệu để tạo thơng tin thích hợp có ý nghĩa Hoạt động Nội dung hoạt động Dữ liệu liên Cách thu thập quan Thu thập liệu (Data input) • Thu thập/nắm bắt liệu nghiệp vụ • Nhập liệu vào hệ thống Nội dung DL thu Chứng từ gốc source thập document: Ghi nhận • Nội dung liệu nghiệp vụ nguồn hoạt động nghiệp vụ (each activity of xẩy interest) Chứng từ luân chuyển • Các nguồn lực (turnaround document): bị ảnh chứng từ ghi nhận hưởng/có liên liệu doanh nghiệp, quan gửi cho đối tượng hoạt động bên sau • Người tham gia gửi trả lại doanh hoạt động nghiệp chứng từ đầu vào Thiết bị thu thập liệu tự động (source data automation) Là thiết bị thu thập liệu nghiệp vụ hình thức máy đọc thời điểm nơi phát sinh nghiệp vụ Vd: ATMs; POS scanner; bar code scanner • Kiểm tra đảm bảo liệu nhập vào/nắm bắt xác đầy đủ (xem kiểm sốt liệu đầu vào) • Kiểm tra đảm bảo sách DN tuân thủ, đặc biệt liên quan ủy quyền/xét duyệt kiểm tra nghiệp vụ Lưu trữ liệu • Lưu trữ sở liệu (database) • Hệ thống AIS thủ công: DL lưu sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký • AIS máy tính: Khái niệm:thực thể o (entity), thuộc tính thực thể (attributes); thành phần thực thể (instants) Vật lý: Tập tin (file) , o vùng liệu (fields), mẫu tin (records) Xử lý ❖ Có kiểu hoạt động xử lý: liệu (xem chương 3- • Tạo (creating) tổ chức Tạo mẫu tin liệu xử lý liệu) • Đọc (reading) Truy xuất xem liệu có • Cập nhật (updating) Câp nhật liệu lưu trữ trước • Hủy liệu (deleting) ❖ Có phương pháp xử lý liệu • Xử lý theo lơ (Batch processing) • Nhập liệu trực tuyến, Xử lý theo lơ • Nhập liệu trực tuyến, Xử lý thời gian thực (online real time processing) Cung cấp ❖ Dạng kết xuất (form) thơng tin • Chứng từ (document) (information • Báo cáo (report) output) • Truy vấn (query response) 1.4 HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS) ❖ AIS hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ xử lý liệu để tạo thông tin cho việc định ❖ AIS hệ thống thủ cơng hệ thống máy tính ❖ AIS có thành phần : • Con người (people) : sử dụng hệ thống • Qui trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng để thu thập, xử lý lưu trữ liệu • Dữ liệu (data) • Phần mềm (software) • Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (information technology infrastructure) • Kiểm sốt nội phương thức bảo mật (internal controls and security measures) để đảm bảo an toàn cho AIS ❖ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • Thu thập, lưu trữ liệu: o Hoạt động o Nguồn lực o Người tham gia • Chuyển liệu thành thơng tin giúp việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát đánh giá hoạt động, nguồn lực, người • Cung cấp kiểm sốt để đảm bảo an tồn tài sản liệu tổ chức ❖ AIS CÓ THỂ TĂNG THÊM GIÁ TRỊ CHO DOANH NGHIỆP AIS thiết kế tốt gia tăng giá trị cho doanh nghiệp • Gia tăng chất lượng giảm chi phí sản xuất Sản phẩm, dịch vụ: • Cải thiện hiệu Hoạt động • Chia sẻ tri thức • Cải thiện hữu hiệu, hiệu Chuỗi cung ứng • Cải thiện cấu trúc Hệ thống KSNB • Cải thiện việc định; o Xác định tình yêu cầu hoạt động quản lý o Giảm không chắn, làm sở cho vệc lựa chọn hoạt động phù hợp o Lưu thông tin kết định trước , cung cấp phản hồi để gia tăng định tương lai o Có thể cung cấp thơng tin xác cách kịp thời o Có thể phân tích để khám phá qui luật hoạt động đơn vị 1.5 GIỚI THIỆU THUẬT NGỮ ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Hệ thống ERP hệ thống tích hợp tất khía cạnh tất hoạt động doanh nghiệp, chẳng hạn như: kế tốn, tài chính, bán hàng, thị trường (marketing), nguồn nhân lực, sản xuất, quản lý hàng tồn kho vào chung hệ thống 10 Là giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống, phân tích hệ thống có chức xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hành mơi trường để xác định khả cải tiến hệ thống nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống hành, thoả mãn yêu cầu thông tin và/hoặc bắt kịp với tiến cơng nghệ thơng tin Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm năm trình nối tiếp đội dự án phân tích hệ thống tiến hành: Tiến hành điều tra ban đầu Khảo sát hệ thống hành Đánh giá tính khả thi Xác định nhu cầu thông tin yêu cầu hệ thống Lập báo cáo phân tích hệ thống Hình 8.3 Các giai đoạn phân tích hệ thống thơng tin kế tốn 8.3.2 Mục tiêu phân tích hệ thống Giai đoạn phân tích hệ thống cần đạt mục tiêu sau: - Xác định vấn đề cần giải quyết, đánh giá sơ tính khả thi dự án - Đạt hiểu biết hệ thống hành - Đánh giá tính khả thi (nhấn mạnh khả thi kinh tế) - Xác định nhu cầu thông tin người dùng yêu cầu hệ thống - Tài liệu hóa kết thu thập được, cung cấp cho nhà quản lý định 8.3.3 Các công cụ, kỹ thuật hỗ trợ phân tích thiết kế hệ thống Trong giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu sử dụng nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng đầy đủ hơn, bao gồm: - Phỏng vấn - Bảng câu hỏi - Quan sát - Mơ hình liệu: sơ đồ quan hệ thực thể ER, mơ hình liệu REA 23 - Mơ hình xử lý: sơ đồ dòng liệu, lưu đồ 8.3.4 Các giai đoạn phân tích hệ thống 8.3.4.1 Tiến hành điều tra ban đầu Ban đạo hệ thống thông tin tiến hành tổ chức khảo sát hệ thống nhằm đáp ứng đề xuất điều tra hệ thống Thông thường đề xuất giám đốc điều hành, nhóm kế hoạch hệ thống dài hạn, hay cấp lãnh đạo cao đưa Nếu đề xuất đồng ý, ban đạo định đội ngũ điều tra hệ thống để tổ chức khảo sát Nhiệm vụ giai đoạn xác định vấn đề cần giải phạm vi dự án, từ đề xuất điều tra hệ thống (proposal to conduct systems analysis) thiết lập để phê chuẩn cho dự án cập nhật bổ sung vào kế hoạch phát triển tổng thể (master plan) doanh nghiệp 8.3.4.2 Khảo sát hệ thống hành Khảo sát sơ bao gồm việc đánh giá hệ thống hệ thống hành Khảo sát sơ đội ngũ phân tích viên MIS phòng ban thực với bốn mục tiêu: - Hiểu rõ HTTTKT hành (hoạt động, sách, thủ tục, dòng liệu, phần cứng, phần mềm, nhân sự, điểm mạnh/yếu) - Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống - Xác định chất vấn đề tồn khảo sát - Thu thập liệu hữu ích tiềm ẩn hệ thống thông qua công cụ, kỹ thuật hỗ trợ phân tích thiết kế hệ thống trình bày 8.3.4.3 Đánh giá tính khả thi Trong suốt giai đoạn phân tích hệ thống, đánh giá tính khả thi công việc cần cập nhật thường xuyên Đây trình đội nghiên cứu hệ thống xem xét lựa chọn, thay đổi tiềm ẩn cho hệ thống hành Phạm vi xem xét tính khả thi phụ thuộc vào quy mơ chất hệ thống hành Nhân tham gia vào đội nghiên cứu thực công tác đánh giá tính khả thi bao gồm nhà quản lí, nhân viên kế tốn có kĩ kiểm sốt kiểm tốn tốt, phân tích viên người dùng hệ thống Về nội dung dung công việc, đội nghiên cứu tiến hành kiểm tra chọn lựa chi tiết cân nhắc loại bỏ khơng có khả khả thi Về năm khía cạnh cần xem xét đánh giá tính khả thi trình bày 8.3.4.4 Xác định nhu cầu thông tin yêu cầu hệ thống 24 Khi dự án vượt qua trở ngại tính khả thi, đội nghiên cứu bắt đầu xác định chi tiết nhu cầu thông tin người dùng hệ thống thơng tin kế tốn tài liệu hố hệ thống quy trình, bao gồm: - Xử lí: Mơ tả thực thực đối tượng hệ thống - Yếu tố liệu: Mô tả tên, dung lượng, định dạng, nguồn, tầm quan trọng yếu tố liệu cần thiết - Cấu trúc liệu: Mô tả cấu trúc sơ cho thấy làm yếu tố liệu tổ chức thành mẫu tin luận lí - Đầu ra: Mô tả khái quát kết đầu hệ thống mục đích tần số kết xuất - Đầu vào: Mô tả yếu tố đầu vào hệ thống nội dung, mã nguồn, đối tượng chịu trách nhiệm thu thập - Quy định: Mô tả thời hạn, tiến độ, yêu cầu bảo mật, giới hạn nhân sự, yêu cầu pháp lí - Kiểm sốt: Mơ tả thủ tục kiểm sốt cần thiết để đảm bảo xác độ tin cậy thông tin - Tái cấu: Mô tả thay đổi nhân sự, chức công việc, …, thay đổi cấu doanh nghiệp - Tài liệu: Mô tả cách thức vận hành hệ thống hệ thống 8.3.4.4.1 Mục tiêu Để xác định thành cơng nhu cầu thơng tin yêu cầu hệ thống, phân tích viên người dùng cần tập trung vào mục tiêu quan trọng như: - Tính hữu ích: thơng tin giúp người dùng đưa định - Tính kinh tế: lợi ích từ việc sử dụng thơng tin lớn chi phí tạo nhu cầu thơng tin - Độ tin cậy: liệu tạo thông tin xử lí xác đáng tin cậy - Tính sẵn sàng: truy cập thơng tin có nhu cầu - Tính kịp thời: u cầu thơng tin quan trọng cần ưu tiên cung cấp - Dễ sử dụng: giao diện hệ thống thống thân thiện với người dùng 25 - Linh hoạt: hệ thống điều chỉnh thích ứng với yêu cầu thay đổi - Có để lại dấu vết: hệ thống có tính dễ hiểu, tạo điều kiện cho việc giải vấn đề phát triển tương lai - Dung lượng: Công suất hệ thống phải đủ khả xử lý giai đoạn vận hành cao điểm (điều kiện tới hạn) đáp ứng kế hoạch tăng trưởng tương lai - Dịch vụ khách hàng: Dịch vụ khách hàng phải lịch hiệu - Có thể kiểm toán: phục vụ kiểm soát, khả kiểm toán tích hợp vào hệ thống từ đầu - An ninh: người dùng hợp lệ ủy quyền truy cập sử dụng thông tin hệ thống 8.3.4.4.2 Nội dung công việc xác định nhu cầu thông tin yêu cầu cho hệ thống Đội nghiên cứu lựa chọn kết hợp công việc sau: - Phỏng vấn người dùng hệ thống - Phân tích hệ thống bên - Kiểm tra hệ thống hành - Sử dụng phương thức phát triển hệ thống theo mẫu thử nghiệm 8.3.4.4.3 Tài liệu hoá nhu cầu thông tin chấp nhận từ người dùng hệ thống Yêu cầu chi tiết cho hệ thống thông tin kế toán cần tạo tài liệu hố đầy đủ Danh mục nhu cầu thơng tin hệ thống nên trình bày hình thức đầu vào, đầu minh họa mơ hình liệu, mơ hình xử lí Đây tài liệu hỗ trợ cho giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống – giai đoạn thiết kế tiếp tục trả lời câu hỏi làm để tạo tính chi tiết cần thiết cho hệ thống để đáp ứng nhu cầu thông tin đặt từ giai đoạn phân tích Sau yêu cầu người dùng hệ thống xác định tài liệu hoá, đội nghiên cứu cần trao đổi giải thích nhu cầu thơng tin yêu cầu với người dùng hệ thống thêm lần nữa, điều nhằm đảm bảo người dùng hệ thống hiểu rõ đồng thuận với nhu cầu thông tin yêu cầu hệ thống mà đội nghiên cứu trình bày báo cáo kết phân tích hệ thống sau 8.3.4.5 Lập báo cáo phân tích hệ thống 26 Khi kết thúc giai đoạn đánh giá tính khả thi, xác định nhu cầu thông tin yêu cầu hệ thống, đội nghiên cứu hệ thống chuẩn bị báo cáo mô tả kết thu thập Báo cáo gửi cho ban đạo hệ thống thông tin cung cấp cho phận có quan tâm nhà quản lí cấp cao, cho ban lập kế hoạch hệ thống dài hạn phòng ban sử dụng hệ thống Nội dung thường trình bày báo cáo phân tích hệ thống mô tả bảng 20-3 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 20) 8.4 Thiết kế hệ thống Phần tập trung vào việc trình bày hai giai đoạn thiết kế hệ thống luận lí (TKHTLL) thiết kế hệ thống vật lí (TKHTVL) Câu hỏi cần trả lời phần là: Trình bày giai đoạn chi tiết tiến hành TKHTLL; TKHTVL? Phân tích thiết kế hệ thống hữu hiệu giúp người phát triển hệ thống xác định cách xác vấn đề kinh doanh mà doanh nghiệp gặp phải tạo hệ thống đề giải vấn đề Phần trình bày giai đoạn thứ chu kỳ phát triển hệ thống, thiết kế hệ thống Giai đoạn gồm nội dung: thiết kế hệ thống luận lí thiết kế hệ thống vật lí 8.4.1 Thiết kế hệ thống luận lí Thiết kế luận lí giai đoạn mà người phát triển hệ thống tạo khuôn mẫu chung cho việc thực hoá yêu cầu người dùng giải vấn đề nhận diện giai đoạn phân tích Giai đoạn thiết kế luận lí cần làm bật khác tính quan trọng hệ thống tạo so với hệ thống cũ, trình bày điểm tương đồng chúng Vì vậy, thiết kế hệ thống giai đoạn nên trình bày cách khái quát Việc thiết kế cần xác định tất yếu tố đầu vào, đầu ra, quy trình, tính đặc biệt cần thiết để phân biệt phương án thiết kế so với hệ thống cũ Hình 8.4 trình bày bước công việc cần thực giai đoạn thiết kế luận lí: 27 Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống luận lý Đánh giá phương án thiết kế Chuẩn bị đặc điểm thiết kế Lập báo cáo thiết kế luận lý Thiết kế vật lý Thực chuyển đổi Vận hành bảo trì Hình 8.4 Các hoạt động thiết kế luận lí 8.4.1.1 Đánh giá phương án thiết kế Có nhiều cách để thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn, chuyên gia thiết kế hệ thống phải đưa nhiều phương án thiết kế Vì bước thiết kế luận lí nên phương án thiết kế cịn thiếu chi tiết cần thiết để thực hệ thống như: cấu trúc mẫu tin sở liệu, chi tiết quy trình xử lí, kỹ thuật kiểm sốt cụ thể, biểu mẫu cho hình nhập liệu đầu vào, chứng từ gốc, hay biểu mẫu báo cáo đầu Chính vậy, để đánh giá phương án thiết kế, số tiêu chuẩn sau cần sử dụng: (1) khả đáp ứng mục tiêu hệ thống tổ chức, (2) khả đáp ứng yêu cầu người dùng hệ thống, (3) tính khả thi mặt kinh tế, (4) tính hiệu phương án Ban đạo phát triển hệ thống đánh giá phương án lựa chọn phương án tốt đáp ứng nhu cầu tổ chức Nội dung phương án thiết kế trình bày bảng 22-1 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) 8.4.1.2 Chuẩn bị đặc điểm thiết kế báo cáo thiết kế 28 Một phương án thiết kế lựa chọn, đặc điểm thiết kế mặt luận lí thiết lập cho yếu tố sau đây: Đầu Bởi hệ thống thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin người dùng, nên đặc điểm đầu chuẩn bị Những câu hỏi sau phải trả lời chuẩn bị đặc điểm cho đầu ra: (1) mức độ thường xuyên kết xuất đầu ra? (2) đầu cần chứa đựng thơng tin gì? (3) biểu mẫu kết xuất đầu nào? (4) kết xuất đầu in giấy, hiển thị hình, hay hai? Nếu hệ thống phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin mới, để thay đổi cách xử lí cần phải thiết kế biểu mẫu nội dung thông tin đầu Nếu nội dung thơng tin hệ thống khơng thay đổi cơng đoạn thiết kế mẫu trình bày Lưu trữ liệu Vấn đề lưu trữ liệu bao gồm việc xác định thành phần liệu phải lưu trữ để tạo báo cáo tương ứng, liệu cần lưu trữ nào, loại tập tin hay sở liệu sử dụng Đầu vào Những đặc điểm thiết kế đầu vào bao gồm liệu nhập, liệu thu thập đâu, thu thập làm để thu thập liệu Thủ tục xử lí hoạt động Các nội dung thiết kế bao gồm làm để xử lí liệu đầu vào lưu trữ liệu để tạo báo cáo, chuỗi hoạt động mà quy trình phải thực Kết thúc giai đoạn thiết kế luận lí, báo cáo thiết kế hệ thống luận lí cần lập để tổng hợp hoạt động thiết kế luận lí, hướng dẫn hoạt động thiết kế vật lí, chuyển tải cách thức mà nhu cầu thông tin đáp ứng, giúp cho ban đạo đánh giá tính khả thi Nội dung báo cáo mô tả nhiều thiết kế hệ thống đề xuất Bảng 8.9 cho thấy nội dung thơng tin mà báo cáo trình bày 8.4.1.3 Lập báo cáo thiết kế luận lí: Trình bày chung bảng biểu với lập báo cáo thiết kê vật lí 8.4.2 Thiết kế hệ thống vật lí Trong suốt giai đoạn thiết kế vật lí, yêu cầu hệ thống thơng tin kế tốn phần thiết kế luận lí chuyển đổi thành đặc điểm kỹ thuật chi tiết, sử dụng để mã hố kiểm tra chương trình máy tính Hình 8.5 giới thiệu nội dung cơng việc cần thực giai đoạn thiết kế vật lí: 29 Phân tích hệ thống Thiết kế luận lý Thiết kế hệ thống vật lý Thiết kế đầu Thiết kế tập tin CSDL Thiết kế chương trình Thiết kế đầu vào Thiết kế thủ tục Thiết kế kiểm soát Thực chuyển đổi Vận hành bảo trì Hình 8.5 Các hoạt động thiết kế vật lí 8.4.2.1 Thiết kế đầu Mục tiêu thiết kế đầu để xác định chất, hình thức, nội dung, thời điểm kết xuất báo cáo, chứng từ, thể hình Để làm cho đầu phù hợp với nhu cầu người dùng, địi hỏi phải có phối kết hợp người dùng chuyên gia thiết kế Những nội dung thiết kế đầu quan trọng trình bày bảng 8.4 Đầu hệ thống thông thường xếp vào bốn loại sau: - Báo cáo định kỳ: có nội dung hình thức xác định trước, lập sở thông thường - Báo cáo phân tích cho mục đích đặc biệt: khơng có nội dung hình thức xác định trước không lập theo kế hoạch thông thường Chúng lập để đáp ứng yêu cầu quản lí để đánh giá vấn đề - Báo cáo đối phó tình bất thường: có nội dung hình thức xác định trước lập trường hợp đối phó với tình bất thường - Báo cáo theo yêu cầu: có có nội dung hình thức xác định trước lập theo yêu cầu 30 Các chuyên gia thiết kế thường chuẩn bị kết xuất đầu thử nghiệm yêu cầu người dùng đánh giá tính đầy đủ, phù hợp hữu ích đầu Kết xuất đầu không chấp nhận điều chỉnh đánh giá lại qua nhiều lần chấp nhận Những nội dung thiết kế đầu trình bày bảng 22-2 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) 8.4.2.2 Thiết kế tập tin sở liệu Tập tin CSDL thể cách thức tổ chức liệu hệ thống thơng tin kế tốn Mục tiêu việc thiết kế giai đoạn phải đảm bảo liệu sẵn sàng người dùng muốn sử dụng chúng, đảm bảo liệu phải xác, đầy đủ Ngồi ra, mục tiêu việc thiết kế CSDL cịn bao gồm đảm bảo việc lưu trữ, cập nhật, truy xuất liệu cách hữu hiệu Những vấn đề cần quan tâm thiết kế tập tin CSDL trình bày bảng 22-3 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) 8.4.2.3 Thiết kế đầu vào Những nội dung thiết kế đầu vào bao gồm loại liệu nhập phương pháp nhập liệu tối ưu Các nội dung thiết kế đầu vào thể bảng 22-4 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) Thiết kế mẫu biểu Mặc dù hệ thống nay, việc sử dụng chứng từ giấy ngày giảm bớt, thay vào hệ thống hướng đến việc tự động hoá liệu nguồn, việc thiết kế biểu mẫu nội dung quan trọng Các nội dung gợi ý thiết kế biểu mẫu trình bày bảng 22-5 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) Thiết kế hình nhập liệu Màn hình nhập liệu đầu vào hữu hiệu thủ tục sau tuân thủ: - Tổ chức hình cho liệu nhập liệu nhanh chóng, xác, đầy đủ Tối thiểu hoá việc nhập liệu trực tiếp việc truy xuất liệu nhiều từ hệ thống - Nhập liệu theo thứ tự trình bày chứng từ giấy - Gom nhóm liệu có liên quan với cách hợp lí Hồn thành hình nhập liệu từ trái qua phải, từ xuống 31 - Thiết kế hình nhập liệu cho người dùng chuyển từ vị trí nhập liệu sang vị trí nhập liệu khác sử dụng phím đơn để di chuyển trực tiếp đến vị trí hình - Thiết kế hình cho việc sửa lỗi dễ dàng - Hạn chế liệu số lượng tùy chọn hình để tránh làm rối hình nhập liệu 8.4.2.4 Thiết kế chương trình Phát triển chương trình, hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian chu kì phát triển hệ thống, thực thơng qua bước trình bày đây: - Xác định nhu cầu người dùng - Xây dựng lập tài liệu kế hoạch phát triển hệ thống - Viết chương trình - Kiểm tra chương trình - Lập tài liệu chương trình - Huấn luyện người dùng - Cài đặt hệ thống - Sử dụng điều chỉnh hệ thống 8.4.2.5 Thiết kế thủ tục kiểm soát Tất cá nhân tương tác với hệ thống cần thủ tục để trả lời cho câu hỏi ai, gì, nào, đâu, sao, làm liên quan đến hoạt động hệ thống thông tin Các thủ tục bao gồm chuẩn bị đầu vào, xử lí giao dịch, phát sửa lỗi, thủ tục kiểm soát, cân đối số dư, truy cập liệu, truy xuất cung cấp đầu ra, hướng dẫn vận hành hệ thống máy tính Các thủ tục kiểm soát cần phải xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn để đảm bảo hữu hiệu, hiệu quả, xác hệ thống Các kế tốn viên đóng vai trị quan trọng việc kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn Các nội dung thiết kế kiểm soát quan trọng tổng hợp bảng 22-6 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) 32 Kết thúc giai đoạn thiết kế vật lí, báo cáo thiết kế hệ thống vật lí lập để tổng kết thực sử dụng làm sở cho nhà quản lí định có thực tiếp giai đoạn thực thống hay không Bảng 22-8 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) minh họa kết cấu báo cáo thiết kế hệ thống vật lí 8.5 Thực chuyển đổi hệ thống Phần tập trung vào việc trình bày giai đoạn chi tiết cấu thành nên giai đoạn thực chuyển đổi hệ thống Câu hỏi cần trả lời phần là: Trình bày giai đoạn chi tiết tiến hành thực chuyển đổi hệ thống? Giai đoạn thực chuyển đổi khoảng thời gian hệ thống tạo đưa vào vận hành Việc thực lúc ban đạo hệ thống thông tin chấp thuận mô tả chi tiết phương án thiết kế hệ thống Bản thiết kế duyệt sở để thực hoá hệ thống Giai đoạn kết thúc nhà quản trị chấp nhận hệ thống hoàn tất vào hoạt động ổn định Các hoạt động xảy giai đoạn thực chuyển đổi mơ tả hình sau đây: Chuẩn bị vị trí, lắp đặt kiểm tra thiết bị phần cứng Hoàn thành tài liệu hệ thống Lập kế hoạch thực Chuyển đổi Kiểm tra hệ thống Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên Hình 8.6 Các hoạt động thực chuyển đổi hệ thống 8.5.1 Lập kế hoạch thực Một kế hoạch thực hệ thống bao gồm: cơng việc cần thực hiện, ngày hồn thành dự kiến, ước tính chi phí, phân cơng cá nhân phụ trách Kế hoạch thực giúp xác định thời điểm dự án hoàn thành thời điểm hệ thống thơng tin kế tốn sẵn sàng để sử dụng Ban thực dự án nhận diện yếu tố làm giảm khả thành công trình triển 33 khai, kế hoạch thực hệ thống phải bao gồm chiến lược để đối phó với yếu tố 8.5.2 Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên Công tác huấn luyện nhằm đảm bảo người sử dụng hệ thống nắm nguyên tắc vận hành hệ thống, quy định thủ tục liên quan đến việc sử dụng hệ thống, quyền trách nhiệm người sử dụng hệ thống Những vi phạm sau (nếu có) khơng quy ngun nhân thiếu hiểu biết người sử dụng Việc huấn luyện nhân viên cần phải thực trước kiểm tra chuyển đổi hệ thống Có nhiều phương pháp huấn luyện đơn vị chọn phương pháp phù hợp, có cân nhắc đến yếu tố chi phí/lợi nhuận, theo đối tượng huấn luyện mục tiêu huấn luyện 8.5.3 Hồn thành tài liệu hệ thống Có loại tài liệu cần chuẩn bị cho hệ thống mới, bao gồm: - Tài liệu phát triển mô tả hệ thống thơng tin kế tốn Nó bao gồm mô tả hệ thống mới; mẫu đầu vào, đầu ra, thiết kế tập tin sở liệu - Tài liệu vận hành bao gồm kế hoạch vận hành; tập tin sở liệu truy cập - Tài liệu người dùng hướng dẫn cho người dùng cách thức để vận hành hệ thống thơng tin kế tốn Nó bao gồm tài liệu hướng dẫn thủ tục tài liệu huấn luyện 8.5.4 Kiểm tra hệ thống Một hoạt động quan trọng khác giai đoạn thực kiểm tra hệ thống Hoạt động theo sau việc lập trình/cài đặt phải trước giai đoạn chuyển đổi, xảy lúc với cơng việc huấn luyện Việc kiểm tra hệ thống bao gồm nội dung sau: - Kiểm tra module bước kiểm tra lập trình viên thực module Kiểm tra module nhằm đảm bảo liệu xử lí theo thiết kế đưa liệu vào đầy đủ, xác đến nơi lưu trữ cho thông tin đầu thỏa mãn yêu cầu định trước - Kiểm tra theo chuỗi nhằm đảm bảo liệu xử lí qua chuỗi nghiệp vụ chuyển giao tiếp nhận xác đầy đủ Trong nhiều ứng dụng kế tốn, kết xuất chương trình trở thành liệu nhập chương trình khác Nhóm đề án tạo liệu thử cho chương trình chuỗi kiểm tra kết xuất chương trình cuối 34 Kiểm tra theo chuỗi bảo đảm kết xuất chương trình phù hợp với liệu nhập chương trình liền theo sau - Kiểm tra toàn kiểm tra thực từ liệu đầu vào, qua xử lí theo chuỗi đến kết đầu cuối 8.5.5 Chuyển đổi Chuyển đổi thay đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống Nhóm đề án thực hai công việc giai đoạn này, gồm: chuyển đổi tập tin chuyển đổi hệ thống 8.5.5.1 Chuyển đổi tập tin Đây thay đổi cách lưu trữ liệu Mục tiêu việc chuyển đổi tập tin trì tính xác đầy đủ tập tin hữu tạo tập tin cần cho hệ thống Phương pháp thực chuyển đổi tùy thuộc vào kĩ thuật sử dụng hệ thống cũ Để giảm thiểu rủi ro trình chuyển đổi tập tin, cần chuẩn bị kĩ lưỡng ý cẩn thận liệu hệ thống tài khoản, số dư tài khoản Việc chuyển đổi liệu tiến hành việc khai báo, nhập số dư tùy biến phần mềm Sau khai báo ban đầu, người chịu trách nhiệm chuyển đổi liệu khai báo người dùng phân quyền hệ thống 8.5.5.2 Chuyển đổi hệ thống Nhóm đề án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống thông qua việc thay đổi hệ thống làm việc, công việc gọi chuyển đổi hệ thống Có bốn cách tiếp cận để chuyển đổi hệ thống: chuyển đổi trực tiếp, vận hành song song, chuyển đổi phần chuyển đổi thí điểm - Chuyển đổi trực tiếp: Sử dụng cách tiếp cận này, nhóm đề án ngừng hệ thống cũ đưa hệ thống vào vận hành - Vận hành song song: Với cách tiếp cận này, nhóm đề án cho vận hành đồng thời hai hệ thống cũ mới, so sánh kết hai hệ thống điều hòa khác biệt Hệ thống cũ coi hệ thống dự phòng - Chuyển đổi phần: Trong số trường hợp, nhóm đề án cài đặt hệ thống phần tồn hệ thống thực xác 35 - Chuyển đổi thí điểm: Nhóm đề án định cài đặt hệ thống phần giới hạn tổ chức phân xưởng, lĩnh vực bán hàng cơng ty thành viên Như nhóm đề án giải vấn đề khơng mong đợi trước triển khai toàn tổ chức vấn đề xảy ảnh hưởng đến phần tổ chức 8.6 Vận hành bảo trì hệ thống Phần tập trung vào việc trình bày giai đoạn chi tiết cấu thành nên giai đoạn vận hành bảo trì hệ thống Câu hỏi cần trả lời phần là: Trình bày giai đoạn chi tiết tiến hành vận hành bảo trì hệ thống? Giai đoạn vận hành bảo trì khoảng thời gian hệ thống thực chức người cung cấp thông tin kế toán Đây giai đoạn cuối kéo dài chu kì phát triển hệ thống mục tiêu việc phát triển hệ thống, có hai hoạt động xảy giai đoạn này: xem xét, đánh giá sau chuyển đổi, bảo trì hệ thống 8.6.1 Xem xét đánh giá sau chuyển đổi Xem xét đánh giá hệ thống tiến hành sau chuyển đổi với mục đích để xác định hệ thống có đạt mục tiêu đề hay không 8.6.1.1 Nội dung xem xét Trong xem xét, nhóm lượng định kết đề án thiết kế hệ thống Các thành viên ước ượng chi phí lợi ích hệ thống so sánh với tính tốn trước Họ xác định điểm khác thực tế dự tính Họ kiểm tra tài liệu có cung cấp đầy đủ nhóm thiết kế nhóm thực Nhóm lượng định hài lịng người sử dụng hệ thống đầy đủ kiểm soát nội Các câu hỏi trình bày nhân tố quan trọng cần xem xét mô tả bảng 22-7 (Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 22) 8.6.1.2 Lợi ích từ việc xem xét đánh giá hệ thống sau chuyển đổi Có bốn lợi ích từ việc xem xét đánh giá: - Đội thiết kế cung cấp thông tin để cải tiến dự án tương lai Họ thấy thiếu sót để tránh đồng thời ước lượng chi phí lợi ích xác 36 - Việc xem xét tiến hành sau chuyển đổi nên có thiếu sót nghiêm trọng, nhanh chóng điều chỉnh trước chi phí phát sinh mức - Việc xem xét thúc đẩy thành viên nhóm thiết kế nói riêng nhóm đề án nói chung phải hồn bị cơng việc họ họ biết bị kiểm tra lại sau - Đây hội để lượng định khả thực thành viên hệ thống thông tin quản trị 8.6.2 Bảo trì hệ thống Một hoạt động khác xảy suốt thời gian vận hành hệ thống bảo trì thiết bị máy tính phần mềm máy tính Cần lưu ý bảo trì hệ thống khơng nên hiểu theo nghĩa bó hẹp trì ngun trạng hệ thống mà cần hiểu giai đoạn bảo trì giai đoạn có nhiệm vụ bảo dưỡng cải tiến hệ thống điều kiện môi trường hệ thống liên tục thay đổi 37