CƠ SỞ LÝ LUẬN VỂ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập
Hiện nay, khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc định nghĩa ở nhiều văn bản khác nhau, nhƣ:
Theo Điều 9 Luật Viên chức 2010, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thành lập, có tư cách pháp nhân và cung cấp dịch vụ công Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị này bao gồm giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động - thương binh và xã hội, cũng như các lĩnh vực khác được pháp luật quy định.
Theo Điều 2 Nghị định 60/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày
Ngày 21/06/2021, quy định về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập đã nêu rõ khái niệm về đơn vị này, cụ thể là: Đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước theo quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, nhằm cung cấp dịch vụ sự nghiệp công hoặc phục vụ cho quản lý nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp công lập được định nghĩa qua nhiều quan điểm khác nhau, và có thể nhận diện qua các yếu tố sau: tính chất phục vụ cộng đồng, nguồn tài chính từ ngân sách nhà nước, và mục tiêu hoạt động không vì lợi nhuận.
- Cơ quan có thẩm quyền Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội thành lập theo quy định của pháp luật
- Có con dấu, tài khoản tiêng và tƣ cách pháp nhân
- Cung cấp dịch vụ phục vụ quản lý nhà nước
Đơn vị SNCL khác biệt với các cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức khác về vị trí pháp lý và tính chất hoạt động Được thành lập bởi các cơ quan có thẩm quyền, đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo chỉ đạo của nhà nước Đồng thời, đơn vị SNCL phải chịu sự lãnh đạo, giám sát và kiểm tra của các cơ quan quyền lực nhà nước, đồng thời có trách nhiệm báo cáo công tác trước các cơ quan này.
1.1.2 Phân loại của đơn vị sự nghiệp công lập
Các đơn sự nghiệp công lập rất đa dạng về loại hình và lĩnh vực thực hiện
Vì vậy, việc phân loại đƣợc phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhƣ sau:
- “Phân loại theo lĩnh vực hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập:
Đơn vị sự nghiệp giáo dục
Đơn vị sự nghiệp y tế
Đơn vị sự nghiệp văn hóa nghệ thuật
Đơn vị sự nghiệp nghiên cứu, khoa học
Đơn vị sự nghiệp thể dục thể thao
Đơn vị sự nghiệp kinh tế
Đơn vị sự nghiệp xã hội”
Phân loại các đơn vị sự nghiệp công lập theo lĩnh vực hoạt động là cần thiết để đánh giá tác động của chúng đến đời sống kinh tế - xã hội Qua đó, có thể đề xuất các chính sách phù hợp cho từng loại đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và phục vụ cộng đồng tốt hơn.
- “Phân loại theo vị trí pháp lý của đơn vị sự nghiệp công lập:
Đơn vị thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ
Đơn vị thuộc Tổng cục, Cục
Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Đơn vị thuộc cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện”
- Phân loại theo mức tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập:
Đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư là những đơn vị có khả năng tự đảm bảo kinh phí chi thường xuyên đạt 100% trở lên, đồng thời có khả năng tự đảm bảo chi đầu tư bằng hoặc lớn hơn mức trích khấu hao và hao mòn tài sản cố định Các đơn vị này có nguồn kinh phí ổn định để duy trì hoạt động thường xuyên và thực hiện các khoản chi đầu tư, trong khi ngân sách nhà nước không có trách nhiệm cấp kinh phí cho họ.
Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên là những đơn vị có khả năng tự đảm bảo kinh phí chi thường xuyên đạt mức 100% trở lên, đồng thời chưa tự đảm bảo chi đầu tư từ nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Các nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp của những đơn vị này luôn ổn định, giúp họ tự chủ trong việc chi trả các khoản chi phí hoạt động thường xuyên.
Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên là những tổ chức có khả năng tự đảm bảo kinh phí từ 10% đến dưới 100% Mặc dù các đơn vị này có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, họ vẫn cần hỗ trợ tài chính từ ngân sách nhà nước để duy trì hoạt động hiệu quả.
Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) được Nhà nước đảm bảo chi thường xuyên khi có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động dưới 10% và không có nguồn thu sự nghiệp Toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị này được ngân sách nhà nước (NSNN) bảo đảm theo chức năng và nhiệm vụ của họ.
Cách xác định mức độ tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên đƣợc xác định theo công thức sau:
Mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị (%) Tổng số nguồn thu sự nghiệp
X 100% Tổng số chi hoạt động thường xuyên
- Phân cấp quản lý NSNN:
Đơn vị dự toán cấp I là tổ chức nhận ngân sách nhà nước trực tiếp từ Thủ tướng hoặc Ủy ban nhân dân, có trách nhiệm phân bổ ngân sách cho các đơn vị cấp dưới Họ cũng đảm nhiệm việc tổ chức, quản lý, thực hiện kế toán và quyết toán ngân sách năm cho cả mình và các đơn vị trực thuộc Các đơn vị dự toán cấp I bao gồm các Bộ ở Trung ương, các Sở thuộc tỉnh, thành phố và các phường ở cấp quận, huyện.
Đơn vị dự toán cấp II là cấp dưới của Đơn vị dự toán cấp I, chịu trách nhiệm nhận và phân bổ dự toán mà Đơn vị dự toán cấp I giao cho.
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị dự toán cấp dưới của Đơn vị dự toán cấp II, trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) Đơn vị này có thể nhận dự toán ngân sách từ Đơn vị dự toán cấp I hoặc Đơn vị dự toán cấp II, nếu cấp II được ủy quyền bởi cấp I.
1.1.3 Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập
Hiện nay, mỗi lĩnh vực và chức năng đều có các loại hình đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) khác nhau Tuy nhiên, các đơn vị này đều có những đặc điểm chung.
Hoạt động không vì mục đích lợi nhuận nhằm đáp ứng các nhu cầu chung của xã hội, được Nhà nước giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công phục vụ lợi ích cộng đồng.
Sản phẩm và dịch vụ của đơn vị SNCL được thiết kế để mang lại giá trị lâu dài cho xã hội, bao gồm các lĩnh vực khoa học, tri thức và văn hóa Những sản phẩm này có thể được cung cấp miễn phí bởi Nhà nước, nhằm phục vụ lợi ích chung Trong trường hợp có thu phí, mục đích chỉ nhằm bù đắp một phần chi phí sản xuất, đảm bảo tính bền vững cho các sản phẩm và dịch vụ này.
- Đơn vị sự nghiệp công lập luôn hoạt động song hành với phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, tuân thủ theo quy định của pháp luật
1.1.3.2 Đặc điểm bộ máy quản lý
Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập15 1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập 15 2 Vai trò tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
1.2.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán, nhằm phản ánh chính xác tình hình sử dụng nguồn kinh phí và kết quả hoạt động Nó cũng đảm bảo việc thực hiện các chế độ kiểm tra, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, đồng thời cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho các đối tượng liên quan.
Công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức nhằm tối ưu hóa vai trò của kế toán trong quản lý, đặc biệt trong quản lý tài chính Điều này bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, áp dụng các phương pháp hạch toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Ngoài ra, việc vận dụng chính sách và chuẩn mực kế toán vào đơn vị cũng rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán.
1.2.2 Vai trò tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập có những vai trò chủ yếu sau đây:
Là công cụ để đánh giá, phân tích và tƣ vấn cho lãnh đạo đƣa ra những quyết định tài chính phù hợp
Đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán, tiếp nhận và phản ánh thông tin về nguồn kinh phí tài trợ từ các nguồn khác, đồng thời tổng hợp tình hình thu chi của đơn vị.
Cung cấp thông tin cần thiết để lập dự toán, xây dựng định mức và phân tích hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí tại đơn vị Đảm bảo lập và nộp báo cáo kế toán đúng hạn cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
Kiểm tra và giám sát việc thực hiện thu, chi ngân sách là rất quan trọng để đảm bảo quản lý hiệu quả tài sản và vật tư của đơn vị Đồng thời, việc tuân thủ kỷ luật trong việc thu nộp ngân sách và thanh toán, cũng như chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước, cần được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
Theo dõi và kiểm soát tình hình giao kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới
Phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị
1.2.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập Để đảm bảo cho tổ chức công tác kế toán đƣợc hoạt động một cách hiệu quả, chính xác và đầy đủ đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì cần phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
Tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo sự thống nhất giữa đơn vị kế toán và đơn vị quản lý Điều này bao gồm việc đồng nhất các chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý, với các tiêu chí như loại chỉ tiêu, nội dung của chỉ tiêu, phương pháp tính toán và cơ sở tính toán.
Trong hệ thống kế toán, việc thống nhất giữa chế độ chung và việc áp dụng chế độ trong thực tế là rất quan trọng Điều này bao gồm sự đồng nhất về phương pháp kế toán cho từng đối tượng cũng như chính sách kế toán được áp dụng Sự thống nhất này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính.
Thống nhất trong xây dựng các chỉ tiêu quản lý với các chỉ tiêu trên các chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán
Thống nhất giữa bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của đơn vị trong mối quan hệ với bộ máy quản lý
Tuân thủ nguyên tắc thống nhất là yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng và tính hữu ích của thông tin kế toán trong quản lý, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Để đảm bảo sự phù hợp với lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của đơn vị, đặc biệt trong quản lý tài chính và phân cấp quản lý tài chính, cần đáp ứng nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý tài chính.
Phù hợp với chế độ quản kế toán và các chế độ quản lý tài chính theo văn bản pháp luật hiện hành;
Phù hợp với hệ thống tài sản, thiết bị hiện có của đơn vị;
Phù hợp với trình độ chuyên môn của các cán bộ tại đơn vị
Nguyên tắc này yêu cầu áp dụng các chuẩn mực kế toán trong nước và quốc tế để xây dựng tổ chức công tác kế toán, nhằm đảm bảo tính thống nhất về ngôn ngữ kế toán giữa hai hệ thống.
Dựa trên các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế, bài viết này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tính thông lệ và sự tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia trên thế giới.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:
Nguyên tắc này nhấn mạnh việc đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tượng kế toán khi xây dựng hệ thống kế toán Để đạt được tính hiệu quả, cần chú trọng đến các nghiệp vụ dễ kiểm tra, thực hiện và đối chiếu Chất lượng thông tin kế toán phải chính xác, khách quan, kịp thời, đầy đủ và có tính so sánh được.
Nguyên tắc này yêu cầu tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phí cho hoạt động kế toán tại đơn vị cơ sở.
1.2.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
1.2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán cần được thiết lập phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động, và trình độ quản lý cũng như chuyên môn của cán bộ kế toán Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phải dựa trên các tiêu chí cụ thể để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng
- Các hoạt động của bộ máy kế toán và cả đơn vị đƣợc thông suốt
- Các thông tin đƣợc cung cấp chính xác, kịp thời, dễ kiểm tra đánh giá, có chất lƣợng tố, bộ máy gọn nhẹ
Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1 Nhân tố từ môi trường pháp lý
Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, cung cấp các cơ sở pháp lý mà kế toán viên cần tuân thủ để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật.
Quy trình kế toán và hệ thống pháp luật, bao gồm Luật kế toán, Luật Thuế, cùng các Thông tư và Nghị định, được áp dụng tương tự giữa các đơn vị sự nghiệp công lập Điều này tạo ra một môi trường pháp lý ổn định và thống nhất, thuận lợi cho các đơn vị trong việc thực hiện các quy định Tuy nhiên, khi có sự thay đổi trong hệ thống pháp lý, nó sẽ tác động trực tiếp đến công tác kế toán tại các đơn vị này.
1.3.2 Nhân tố về nhu cầu thông tin kế toán
Nhu cầu thông tin kế toán của các đơn vị bao gồm cả thông tin kế toán quản trị và thông tin kế toán tài chính Theo quy định, thông tin kế toán phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và được cung cấp dựa trên nhu cầu sử dụng của từng đơn vị.
Thông tin kế toán được thể hiện qua hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo do Nhà nước quy định Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có nhu cầu tìm hiểu về tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị.
Mỗi nhà quản lý cần được cung cấp và hiểu thông tin kế toán để đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị, bao gồm tài sản, hoạt động thu chi, luồng tiền và các thông tin chung khác.
Kế toán quản trị hình thành do nhu cầu của đơn vị chứ không bắt buộc
Hệ thống kế toán quản trị sẽ đƣợc thiết kế tùy theo đặc điểm, quy mô của đơn vị
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ hiện nay, việc cung cấp thông tin kế toán cần phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, nhằm hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định hiệu quả.
Vì vậy, tổ chức thông tin kế toán trong các đơn vị đạt chất lƣợng là một vấn đề rất quan trọng
Trong chương 1, luận văn cung cấp cái nhìn tổng quát về đơn vị sự nghiệp công lập qua các khía cạnh như loại hình, đặc điểm quản lý và hoạt động Đặc biệt, quản lý tài chính được chú trọng, từ đó xây dựng hệ thống lý luận về tổ chức công tác kế toán, nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó trong hoạt động của các đơn vị Những cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng để đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện cho tổ chức kế toán tại đơn vị.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI QUỸ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA
Tổng quan về Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
2.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển
Theo Nghị định số 122/2003/NĐ-CP, Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia được thành lập và hoạt động từ tháng 2 năm 2008 Điều lệ tổ chức và hoạt động của Quỹ được quy định bởi Nghị định số 23/2014/NĐ-CP, thay thế cho Nghị định 122 Quỹ hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, có chức năng tài trợ và cho vay nhằm thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ do tổ chức, cá nhân đề xuất.
Quỹ hoạt động như một cơ quan tài trợ khoa học và công nghệ, tương tự như các tổ chức tương đương ở các nước phát triển Nhiệm vụ chính của Quỹ là quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính nhằm thúc đẩy sự phát triển khoa học và công nghệ của đất nước, bao gồm nhiều hoạt động thiết yếu.
- Tài trợ các hoạt động nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, nhiệm vụ đột xuất, tiềm năng
- Hỗ trợ hoạt động nâng cao năng lực khoa học và công nghệ quốc gia
- Các khoản cho vay và bảo lãnh vốn vay ứng dụng kết quả nghiên cứu vào thực tiễn
Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia (NAFOSTED) có vai trò quan trọng trong việc cấp kinh phí cho các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia NAFOSTED là tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cùng ngân hàng, nhằm thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia, hay còn gọi là NAFOSTED (National Foundation for Science & Technology Development), là một tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản tại Kho bạc nhà nước cũng như ngân hàng, nhằm thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia có trụ sở chính tại Hà Nội, cùng với văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và nhiều địa phương khác.
Bộ máy quản lý Quỹ bao gồm Hội đồng quản lý, cơ quan điều hành và Ban kiểm soát Quỹ thành lập các Hội đồng khoa học nhằm tư vấn cho việc đánh giá, xét chọn và nghiệm thu các đề tài được tài trợ, cũng như định hướng nghiên cứu, nâng cao chất lượng và đổi mới cơ chế quản lý, cùng với việc xây dựng và phát triển Quỹ.
Hội đồng Quản lý Quỹ là cơ quan quyết định phương hướng và kế hoạch hoạt động của Quỹ, phê duyệt báo cáo liên quan đến hoạt động của Quỹ, cũng như theo dõi và giám sát hoạt động của Cơ quan điều hành và Ban kiểm soát Quỹ Theo Nghị định 23/NĐ-CP, Hội đồng quản lý Quỹ bao gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên, với tổng số thành viên là 7 hoặc 9 người, tất cả đều là các nhà khoa học, nhà quản lý và đại diện doanh nghiệp có chuyên môn và uy tín Hội đồng hoạt động theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm với nhiệm kỳ 5 năm Hiện tại, trong nhiệm kỳ 2019-2024, Hội đồng quản lý Quỹ gồm 7 thành viên do Thứ trưởng lãnh đạo.
Bộ Khoa học và công nghệ Nguyễn Hoàng Giang làm chủ tịch
Ban kiểm soát Quỹ: Ban kiểm soát Quỹ bao gồm 3 đến 5 thành viên:
Ban kiểm soát Quỹ được thành lập bởi Hội đồng quản lý Quỹ, bao gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên có kiến thức chuyên môn về tài chính, kế toán, ngân hàng và pháp luật, với nhiệm kỳ 5 năm Nhiệm vụ của Ban kiểm soát là kiểm tra và báo cáo về việc thực hiện Điều lệ Quỹ, các quyết định của Hội đồng quản lý, cũng như tiếp nhận và chuyển các khiếu nại liên quan đến hoạt động của Quỹ đến các cơ quan có thẩm quyền Ban kiểm soát hoạt động độc lập theo chương trình đã được thông qua Hiện tại, Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, với Trưởng Ban là Phó Chánh thanh tra bộ, cùng 2 thành viên từ Vụ kế hoạch – Tổng hợp và Vụ pháp chế.
Hội đồng khoa học đánh giá chất lượng các đề tài nghiên cứu và phát triển công nghệ (NCCB) do Quỹ tài trợ thông qua các Hội đồng Khoa học ngành, được tổ chức theo lĩnh vực và hoạt động theo nhiệm kỳ Thành viên của các Hội đồng này là những nhà khoa học uy tín, có thành tích nghiên cứu xuất sắc, được tuyển chọn từ các trường đại học và viện nghiên cứu trên toàn quốc Ngoài vai trò tư vấn đánh giá chất lượng nghiên cứu, Hội đồng khoa học còn xác định các ưu tiên tài trợ và góp phần xây dựng các cơ chế, quy định tài trợ của Quỹ Hiện nay, Quỹ có 8 Hội đồng Khoa học tự nhiên và 7 Hội đồng Khoa học xã hội và nhân văn, đồng thời thành lập các Hội đồng khoa học chuyên môn cho các đề tài liên ngành và phát triển công nghệ.
Cơ quan điều hành Quỹ là cơ quan trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ
KH&CN và hoạt động của Quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và đề xuất các chính sách, cơ chế hoạt động, cũng như kế hoạch phát triển của Quỹ Cơ quan điều hành Quỹ chịu trách nhiệm trình các đề xuất này lên Hội đồng quản lý Quỹ để được quyết định Cơ cấu tổ chức của Cơ quan điều hành Quỹ được thiết kế để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ trên.
Giám đốc Quỹ, được bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, là người đại diện theo pháp luật của Quỹ Người này chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động của Cơ quan điều hành Quỹ, tuân thủ quy định của Điều lệ Quỹ và các quyết định của Hội đồng quản lý Quỹ Đồng thời, Giám đốc cũng quản lý nhân sự, tài sản và vốn của Quỹ.
Ba Phó Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo hoạt động của Quỹ, đưa ra quyết định trong phạm vi nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ đó Các Phó Giám đốc được bổ nhiệm nhằm đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và điều hành Quỹ.
Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện việc bổ nhiệm và miễn nhiệm dựa trên đề nghị của Giám đốc các phòng chức năng, nhằm hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các chức năng quản lý.
Phòng Khoa học xã hội và nhân văn
Phòng Khoa học tự nhiên và Kỹ thuật
Phòng Tài chính – kế toán
Phòng Kế hoạch – Tổng hợp
Nhân lực của Quỹ bao gồm công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng lao động và cộng tác viên Theo Quyết định số 628/QĐ-BKHCN ngày 26/04/2022, Quỹ được giao số lượng người làm việc cụ thể cho năm.
2022, số lượng người làm việc hưởng lương từ ngân sách nhà nước tại Quỹ là
55 người Theo thực tế, hiện tại số công chức và lao động hiện có là 50 biên chế (gồm: 44 công chức, viên chức, 06 hợp đồng lao động)
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Quỹ)
Cấp kinh phí cho các nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản và ứng dụng, cùng với các dự án đột xuất có ý nghĩa quan trọng về khoa học và thực tiễn Đồng thời, hỗ trợ các nhiệm vụ khoa học và công nghệ tiềm năng cũng như thúc đẩy hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Quỹ tổ chức bộ máy kế toán theo hướng gọn nhẹ và hiệu quả để quản lý hoạt động thu, chi Để đạt được điều này, Quỹ đã lựa chọn hình thức kế toán tập trung, chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm Tất cả các công việc liên quan đến kế toán và tài chính như kiểm soát, phân loại chứng từ, định khoản và tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện tại phòng Tài chính – Kế toán.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán Quỹ hiện có 12 cán bộ, tất cả đều có trình độ đại học trở lên và có kinh nghiệm nghề từ 4 đến 15 năm Các cán bộ được phân công vào những vị trí kế toán tương ứng với nhiệm vụ riêng biệt Bộ máy kế toán sẽ được tổ chức sắp xếp theo mô hình cụ thể.
Hình 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Quỹ)
Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài chính kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ tài chính kế toán Người này chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám đốc về việc giải ngân kinh phí, giám sát và kiểm tra các hoạt động kế toán tại cơ quan Ngoài ra, họ còn làm việc với các cơ quan chức năng trong quá trình kiểm toán, cả thường niên và không báo trước, đồng thời phân tích tình hình tài chính kinh tế của Quỹ để đáp ứng nhu cầu quản lý.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp số liệu từ kế toán chi tiết, lập báo cáo theo quy định và trình bày báo cáo lên kế toán trưởng Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng hỗ trợ kế toán trưởng trong việc giải trình số liệu với các đoàn thanh tra và kiểm tra từ các cơ quan ban ngành liên quan.
Kế toán trưởng Trưởng phòng Tài chính - kế toán
Kế toán thanh toán Thủ Quỹ
Kế toán chi tiết có vai trò quan trọng trong việc thanh quyết toán các nghiệp vụ cho từng đơn vị thuộc lĩnh vực Quỹ tài trợ Nhiệm vụ của kế toán chi tiết bao gồm tiếp nhận hồ sơ thanh quyết toán, thẩm định tính hợp lệ của chứng từ và theo dõi cấp kinh phí hàng tháng Họ cũng có trách nhiệm đôn đốc và kiểm tra các đơn vị chức năng để đảm bảo tiến độ thanh quyết toán Bên cạnh đó, nguồn kinh phí thường xuyên của Quỹ được giao cho một số kế toán chi tiết để theo dõi và thanh toán các khoản như lương, bảo hiểm, thuế và chi phí hoạt động thường xuyên.
- Kế toán thanh toán: Gồm kế toán tiền mặt và kế toán kho bạc
Kế toán kho bạc đảm nhiệm việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chúng trước khi phát hành ra ngoài Hàng tháng, kế toán cần theo dõi và đối chiếu các khoản thu chi từ tài khoản Kho bạc của Quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán thanh toán tiền mặt đảm nhiệm việc tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán, sau đó lập phiếu thu chi tiền mặt để chuyển cho thủ quỹ thực hiện thanh toán Mỗi tháng, kế toán thanh toán tiền mặt sẽ tiến hành đối chiếu với thủ quỹ nhằm xác minh số tiền tồn trong quỹ và số dư trên sổ sách.
Thủ quỹ có trách nhiệm tập hợp các phiếu thu chi từ kế toán tiền mặt, thực hiện thu hoặc thanh toán tiền theo chứng từ Họ cũng thực hiện khóa sổ quỹ tiền mặt và báo cáo tình hình thu chi hàng tháng cho trưởng bộ phận, đồng thời kiểm kê quỹ tiền mặt.
Quy chế hoạt động bộ máy:
Chế độ làm việc diễn ra từ thứ 2 đến thứ 6, với khả năng làm thêm vào thứ 7 và chủ nhật khi có công việc đột xuất hoặc theo yêu cầu của cơ quan Giờ làm việc chính thức là từ 8 giờ đến 12 giờ vào buổi sáng và từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30 vào buổi chiều.
Các kế toán viên làm việc độc lập trong lĩnh vực được giao, nhưng vẫn cần phối hợp chặt chẽ với nhau và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
Trưởng phòng Tài chính – kế toán có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo trước Giám đốc về hồ sơ, chứng từ thanh toán, đồng thời phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng Để tìm hiểu sâu hơn về tổ chức bộ máy kế toán, tác giả đã tiến hành khảo sát cán bộ công nhân viên trong bộ máy kế toán tại đơn vị, kết quả được thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 2.1 Đánh giá của các đối tƣợng đƣợc khảo sát về tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy kế toán Mức độ đồng ý (%) Điểm TB
Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức phù hợp với đặc điểm hoạt động của Quỹ
Bộ máy kế toán đƣợc sắp xếp khoa học, hợp lý 7,69 28,85 53,85 9,62 3,65
Khối lƣợng công việc đƣợc phân công phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của từng kế toán viên
Các cán bộ nhân viên trong bộ máy kế toán có năng lực và trình độ chuyên môn
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả kháo sát 2022)
Trình độ và năng lực của kế toán viên được đánh giá cao với điểm số 4,62/5, trong khi hình thức tổ chức bộ máy kế toán đạt 4,32/5 Tuy nhiên, việc sắp xếp bộ máy kế toán và phân công công việc chỉ nhận được đánh giá trung bình, với điểm số 3,65/5 cho sự sắp xếp khoa học và hợp lý, và 3,1/5 cho sự phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn Điều này cho thấy rằng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung là hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động và trình độ nghiệp vụ của cán bộ, giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả và thông suốt.
Việc sắp xếp bộ máy kế toán tại Quỹ hiện vẫn chưa phù hợp, khi chưa có kế toán riêng cho mảng tiền lương, bảo hiểm và thuế, dẫn đến khó khăn trong báo cáo và đối chiếu chứng từ Thời gian đối chiếu kéo dài do kế toán chỉ thực hiện thanh toán lương sau khi hoàn thành, rồi mới chuyển chứng từ cho kế toán thuế và bảo hiểm Bên cạnh đó, nguồn nhân lực kế toán viên hiện tại không đủ để đáp ứng khối lượng công việc lớn, cùng với sự chênh lệch về trình độ chuyên môn giữa các kế toán viên, khiến công việc bị phân chia không đồng đều.
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Quỹ tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển kế toán theo Quy trình ISO của đơn vị, được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
Quỹ thực hiện theo chế độ kế toán Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC do
Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 Hệ thống chứng từ theo quy định
Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực kho bạc nhà nước, trong đó hệ thống chứng từ của Quỹ được xác định rõ ràng.
Bảng 2.2 Hệ thống chứng từ của Quỹ
STT Tên chứng từ Số hiệu
I Chi tiêu lao động tiền lương
2 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD
3 Bảng thanh toán cho đôi tượng thụ hưởng 09
5 Bảng kê thanh toán công tác phí C17-HD
II Chi tiêu tiền tệ
5 Giấy rút dự toán (nộp thuế) C2-02b
6 Giấy đề nghị tạm ứng C42-HD
7 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB
8 Giấy đề nghị thanh toán C37-HD
9 Bảng kê nội dung thanh toán tạm ứng 07
10 Bảng kê xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành
11 Giấy nộp trả kinh phí C2-05a/NS
1 Giấy nộp tiền vào NSNN C1-02a/NS
2 Bảng kê nộp thuế 01/BKNT
IV Chi tiêu vật tƣ
1 Giấy bảo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C22-HD
2 Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
3 Bảng kê mua hàng C24-HD
4 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
V Chi tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-BD
2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51-HD
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52-HD
4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD
5 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành C54-HD
6 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55-HD
7 Bảng tính và phân bổ khấu sao TSCĐ C56-HD
(Nguồn: Phòng Tài chính – kế Quỹ)
Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Bước 1: Kế toán chi tiết:
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Quỹ hiện đang được tổ chức phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, với người đứng đầu có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn cao Các kế toán viên đều là những người dày dạn kinh nghiệm, cẩn thận và có trách nhiệm, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát huy tính chủ động cũng như tinh thần làm việc của phòng Tài chính – Kế toán.
Các công việc chuyên môn được phân công rõ ràng cho từng kế toán viên, bao gồm kế toán kho bạc theo dõi thanh toán qua kho bạc, kế toán tiền mặt quản lý thu chi bằng tiền mặt, kế toán thuế thực hiện đối chiếu với cơ quan thuế, cùng với kế toán lương, bảo hiểm và tài trợ theo ngành Sự phân công này giúp tránh chồng chéo, đảm bảo mỗi kế toán viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và chịu trách nhiệm với phần hành được giao Khi cần số liệu, kế toán tổng hợp có thể yêu cầu thông tin từ kế toán viên phụ trách.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ kế toán của Quỹ hiện tại phản ánh đầy đủ các hoạt động của đơn vị Quỹ tuân thủ và áp dụng các biểu mẫu theo quy định chế độ kế toán hiện hành, đồng thời bổ sung chứng từ nội bộ và điều chỉnh các mẫu biểu để phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động, đáp ứng nhu cầu quản lý tại đơn vị.
Quỹ đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, đầy đủ Mọi kế toán viên đều tuân thủ các bước theo quy trình
Hệ thống chứng từ được phân loại và sắp xếp một cách đầy đủ, đảm bảo quỹ có kho lưu trữ các chứng từ kế toán Việc bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng quy định, giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản:
Quỹ đã phát triển một hệ thống tài khoản toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình Hệ thống này bao gồm các tài khoản tổng hợp và chi tiết đầy đủ, với nhiều sổ tài khoản theo dõi riêng cho từng đối tượng.
Quỹ đã áp dụng hệ thống “Mục lục ngân sách nhà nước” để hạch toán các tài khoản và nội dung kinh tế phát sinh, đảm bảo phản ánh chính xác nội dung và tính chất của các tài khoản, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác quyết toán ngân sách.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
Hình thức "Nhật ký chung" hiện tại phù hợp với hoạt động của Quỹ, với các sổ kế toán được mở đầy đủ, đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả.
Hệ thống sổ sách kế toán được thiết lập và sử dụng theo đúng quy định pháp luật hiện hành, với công tác ghi chép thực hiện trên phần mềm kế toán Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán được điều chỉnh phù hợp với hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng.
Kế toán viên phải thực hiện việc lưu trữ sổ sách và báo cáo theo quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo hồ sơ chứng từ được lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ dàng tìm kiếm Việc phân công kế toán viên chịu trách nhiệm lưu trữ sổ sách và chứng từ cũng giúp ngăn ngừa tình trạng mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
- Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo kế toán của Quỹ được xây dựng hoàn chỉnh, với các biểu mẫu tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Nhà nước Hệ thống này được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với hoạt động của Quỹ, nhằm đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho Ban Lãnh đạo và các bên liên quan.
Quy trình lập báo cáo trên phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động cập nhật và tổng hợp số liệu đầy đủ, từ đó giảm thiểu sai sót so với phương pháp thủ công.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán:
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán tại Quỹ định kì đƣợc tiến hành bởi cả
Nội bộ và các đơn vị có thẩm quyền đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính khách quan và chính xác của công tác kiểm tra kế toán Qua việc phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời, Quỹ đã nâng cao hiệu quả hoạt động Hàng năm, các đoàn thanh tra, kiểm toán Nhà nước tiến hành kiểm tra và đánh giá tình hình hoạt động, giúp Quỹ nhận diện vấn đề và rút ra nhiều bài học kinh nghiệm, từ đó hoàn thiện hơn trong công tác quản lý.
- Về ứng dụng CNTT trong tổ chức công tác kế toán:
Phần mềm kế toán MISA là một trong những giải pháp tiên tiến và được ưa chuộng hiện nay Phần mềm này liên tục cập nhật phiên bản mới để phù hợp với sự thay đổi của các văn bản pháp luật Nó đáp ứng tốt quy mô, đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của các đơn vị.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc của kế toán viên, đồng thời hạn chế sai sót và nhầm lẫn thường gặp khi thực hiện công việc thủ công.
Quỹ đã thực hiện mã hóa đối tƣợng một cách đơn giản, dễ nhớ và tương đối đầy đủ trong việc thanh toán và theo dõi
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Quỹ chưa tổ chức nhiều lớp đào tạo về nghiệp vụ và cập nhật các quy định pháp luật mới, dẫn đến việc kế toán viên không nắm bắt kịp thời những quy định mới nhất để áp dụng trong công việc Kinh nghiệm làm việc lâu năm là nền tảng cho nghiệp vụ kế toán, nhưng khi gặp phải các tình huống mới, kế toán viên vẫn chưa chủ động xử lý hiệu quả.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI QUỸ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA88 3.1 Định hướng phát triển của Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển
Tổ chức công tác kế toán tại Quỹ hiện đang gặp nhiều vấn đề, ảnh hưởng đến quản lý và hoạt động của phòng Tài chính – kế toán Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là cần thiết để đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kịp thời và đầy đủ, giúp Lãnh đạo đưa ra đánh giá và định hướng chính xác cho hoạt động của đơn vị Từ đó, Lãnh đạo có thể thiết lập các chính sách thay đổi phù hợp Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để nâng cao hiệu quả quản lý.
- Phù hợp với cơ chế quản lý tài chính hiện hành:
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cần phù hợp với chính sách và chế độ quản lý của Nhà Nước Các chính sách kế toán thường xuyên được cập nhật và cải tiến để đáp ứng với điều kiện kinh tế xã hội Do đó, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần tính đến các thay đổi chính sách trong tương lai và khả năng thích ứng với sự thay đổi liên tục.
- Phù hợp đặc điểm hoạt động của Quỹ:
Quỹ chủ yếu tài trợ cho các công trình khoa học từ cá nhân và tổ chức trong nước, cũng như các nghiên cứu liên kết quốc tế Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Quỹ, việc tổ chức công tác kế toán cần được xây dựng phù hợp với đặc điểm hoạt động của Quỹ.
Quỹ chủ yếu sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán cần tập trung vào kiểm soát thu chi tại đơn vị Điều này đảm bảo rằng chi tiêu được thực hiện đúng quy định và theo hướng tiết kiệm.
- Trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả:
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Các biện pháp cải tiến nên được thực hiện một cách đơn giản, khả thi và tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả trong quá trình làm việc.
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Quỹ phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác tài chính – kế toán, cần tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách và quy định pháp luật hiện hành Đồng thời, việc thường xuyên cập nhật những đổi mới trong các quy định pháp luật liên quan là rất quan trọng để duy trì tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động tài chính.
- Mang tính khả thi, dễ dàng thực hiện, khi đƣợc áp dụng cần phát huy đƣợc hiệu quả, dễ kiểm tra, đối chiếu và tiết kiệm kinh phí
Đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đầy đủ cho các cấp quản lý, giúp Ban Lãnh đạo thực hiện chức năng kiểm tra và đánh giá hoạt động của đơn vị, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
Tổ chức các khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán là rất cần thiết Việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc, giúp cán bộ kế toán làm việc chính xác và nhanh chóng hơn.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
3.3.1 Giải pháp đối với tổ chức bộ máy kế toán
Quỹ đang áp dụng mô hình kế toán tập trung, với Trưởng phòng Tài chính – kế toán là người đứng đầu, phụ trách toàn bộ công tác kế toán Hiện tại, chưa có kế toán riêng cho mảng “Lương và các khoản trích theo lương”, dẫn đến việc phân bổ cho hai kế toán khác nhau Do đó, cần thiết phải có một kế toán riêng để thực hiện chức năng này, giúp dễ dàng so sánh và đối chiếu giữa lương và các khoản trích như bảo hiểm, phụ cấp Điều này sẽ thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu, phát hiện sai sót và cung cấp thông tin cho kế toán thuế một cách kịp thời Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán sẽ cần được điều chỉnh cho phù hợp.
Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán cần được xây dựng một cách khoa học và rõ ràng, với sự phân công công việc phù hợp với năng lực và chuyên môn của từng kế toán viên Điều này đảm bảo khối lượng công việc được phân bổ đồng đều và thiết lập quy định rõ ràng về mối quan hệ giữa nội bộ và các bộ phận khác trong đơn vị.
Quỹ cần xây dựng các chính sách đãi ngộ hợp lý và chú trọng đến sự quan tâm đối với nhân viên kế toán nhằm khuyến khích tinh thần làm việc Với khối lượng công việc lớn, kế toán viên thường xuyên phải làm thêm giờ, đặc biệt là vào cuối năm kế toán Do đó, việc áp dụng các chính sách động viên tinh thần là rất cần thiết để giữ vững động lực làm việc cho họ.
Kế toán trưởng Trưởng phòng Tài chính - kế toán
Kế toán thanh toán Thủ Quỹ
Kế toán là một lĩnh vực quan trọng, tuy nhiên, chính sách thu nhập liên quan đến lương và các khoản trích theo lương vẫn chưa được chú trọng đầy đủ Để cải thiện chất lượng công việc tại Phòng Tài chính – kế toán, Quỹ nên xem xét việc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc hiện tại.
Cần mở rộng các khóa đào tạo nghiệp vụ kế toán và cập nhật văn bản quy phạm pháp luật về tài chính cho kế toán viên Những lớp học này nên được tổ chức bởi các đơn vị được Bộ Tài chính công nhận, đảm bảo có chuyên môn cao Đồng thời, cần hợp tác với các nhà cung cấp phần mềm kế toán để tổ chức các khóa đào tạo về kế toán máy cho nhân viên.
3.3.2 Giải pháp đối với tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại Quỹ hiện nay được tổ chức đúng theo chế độ kế toán hiện hành, nhưng cần nghiên cứu để hoàn thiện hơn Việc này nhằm đảm bảo tính cập nhật, khách quan và trung thực cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Để tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ, cần thiết lập một quy trình gọn gàng và nhanh chóng Việc luân chuyển chứng từ chậm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ thanh quyết toán của đơn vị Do đó, khi xây dựng quy trình, cần tránh các khâu trung gian không cần thiết để đảm bảo hiệu quả.
Quy trình luân chuyển chứng từ có thể đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bước đầu tiên trong quy trình thanh toán là kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ từ các đơn vị liên quan Kế toán chi tiết sẽ lập hồ sơ thanh quyết toán trên phần mềm kế toán và trình ký Kế toán trưởng cùng Giám đốc Quỹ Sau khi được ký, hồ sơ sẽ được đóng dấu và quét lên hệ thống dịch vụ công của Kho bạc Nhà Nước, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi không cần trình bản giấy cho Kế toán trưởng và Giám đốc xem lại.
Sau khi hoàn thiện chứng từ, kế toán chi tiết sẽ chuyển cho kế toán thanh toán để kiểm tra Kế toán sẽ đưa chứng từ ra kho bạc hoặc lập phiếu thu/chi trình lãnh đạo phê duyệt.
Sau khi hồ sơ được Kho bạc Nhà Nước phê duyệt, kế toán kho bạc sẽ ghi sổ trên phần mềm kế toán và lưu trữ hồ sơ Kế toán tiền mặt sẽ chuyển giao cho thủ quỹ để thực hiện các giao dịch thu/chi tiền.
Quỹ cần tổ chức các lớp hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên chức về quy trình và hồ sơ cần thiết khi thực hiện thanh toán Cần thông báo và hướng dẫn kịp thời khi có thay đổi về thủ tục thanh toán Để hạn chế sai sót, kế toán cần kiểm tra chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo nội dung thu chi đúng theo dự toán đã được phê duyệt Các bộ phận liên quan phải kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ trước khi chuyển sang kế toán chi tiết thực hiện thanh toán Công việc này cần được thực hiện thường xuyên và liên tục như một quy trình bắt buộc.
Tùy theo mức độ vi phạm, sẽ có các hình thức kỷ luật khác nhau nhằm hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện hành vi vi phạm, kế toán viên cần từ chối thực hiện và báo cáo ngay cho Trưởng phòng Tài chính – kế toán Hiện nay, các giao dịch thanh toán ngoài kho bạc đã được thực hiện qua hệ thống dịch vụ công điện tử của Kho bạc Nhà nước, vì vậy, kế toán nên sử dụng chứng từ điện tử Việc này không chỉ giúp lưu trữ và tìm kiếm chứng từ dễ dàng hơn mà còn tiết kiệm chi phí bảo quản và tránh thất lạc hay hỏng hóc chứng từ.
3.3.3 Giải pháp đối với tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Để quản lý một cách hiệu quả, kế toán cần có phương pháp theo dõi đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để làm đƣợc điều đó, đòi hỏi hệ thống kế toán phải nhất quán, rõ ràng và tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật
Quỹ đang mở nhiều tài khoản chi tiết nhưng việc vận dụng chưa hiệu quả Người đứng đầu phòng Tài chính - Kế toán cần hướng dẫn phương pháp ghi chép kế toán cho từng nhóm và loại tài khoản, giúp kế toán viên hạch toán đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh và theo dõi dễ dàng hơn.
3.3.4 Giải pháp đối với tổ chức hệ thống sổ kế toán
Quỹ hiện đang sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” kết hợp với “kế toán máy tính” qua phần mềm MISA, giúp hệ thống sổ sách đầy đủ theo chế độ kế toán hiện hành Số liệu được tự động cập nhật, giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán Phần mềm kế toán tiên tiến cho phép sửa chữa sai sót một cách dễ dàng.
Những điều kiện thực hiện giải pháp
3.4.1 Từ phía Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị Để cải thiện và đổi mới tổ chức công tác kế toán, cần xác định rõ nhu cầu thông tin kế toán và sự đổi mới trong tư duy cũng như quyết định của Lãnh đạo Quỹ.
Quỹ cần đầu tư vào đội ngũ cán bộ công nhân viên và hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với yêu cầu công việc Bên cạnh đó, mở thêm các lớp đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho kế toán viên là rất quan trọng Việc khích lệ và động viên tinh thần làm việc sẽ giúp nâng cao năng suất lao động, từ đó tổ chức công tác kế toán trở nên hiệu quả hơn Để đạt được điều này, Quỹ cần thực hiện các biện pháp cụ thể.
- Sử dụng hiệu quả nguồn NSNN
Cần hoàn thiện và cập nhật “Quy chế chi tiêu nội bộ” để xác định rõ mức thu chi của đơn vị Đồng thời, tham gia vào việc hoàn thiện và sửa đổi các thông tư, nghị định phù hợp với hoạt động của đơn vị.
Quỹ cần nhanh chóng khắc phục những tồn tại hiện có và hoàn thiện bộ máy kế toán bằng cách phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của từng kế toán viên Việc phân loại và đánh giá kế toán viên định kỳ là cần thiết, kết hợp với đào tạo và cập nhật kiến thức mới về kế toán nhằm nâng cao trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán.
Đầu tư vào hệ thống máy tính hiện đại với cấu hình cao để thay thế các máy tính cũ và chậm tại bộ phận kế toán, đồng thời hoàn thiện phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả làm việc.
3.4.2 Từ phía Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và công nghệ
Bộ Khoa học công nghệ:
Bộ Khoa học và Công nghệ cần phân bổ kinh phí dự toán và kinh phí tài trợ từ Quỹ theo đúng quy định vào đầu năm và giữa năm tài chính Việc này nhằm tránh tình trạng giao kinh phí vào gần cuối năm, điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ giải ngân và hoạt động của các đơn vị.
- Thường xuyên quan tâm và chỉ đạo sát sao với hoạt động của đơn vị
Vụ Kế hoạch – Tài chính nên đưa những kiến nghị và có những hướng dẫn cụ thể khi kiểm tra báo cáo và quyết toán tại đơn vị
Bộ Tài chính cần điều chỉnh các quy định trong văn bản hướng dẫn tài chính để phù hợp với các đơn vị có hoạt động đặc thù như Quỹ, nhằm nâng cao tính rõ ràng và hiệu quả trong việc áp dụng chế độ kế toán.
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia là mục tiêu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị và bộ phận TCKT Để đạt được điều này, việc cải tiến hệ thống kế toán cần dựa trên lý luận và thực tiễn, khẳng định sự cần thiết trong việc hoàn thiện hệ thống.
Luận văn trình bày các định hướng phát triển của Quỹ và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Chương III chỉ ra các giải pháp hoàn thiện từ nhiều khía cạnh như bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin Các giải pháp này được nghiên cứu dựa trên đánh giá khách quan về thực trạng công tác kế toán tại đơn vị, phù hợp với điều kiện hiện tại và kiến thức của tác giả về tổ chức công tác kế toán.
Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động của Quỹ, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phối hợp với các yếu tố tác động bên ngoài như Bộ Tài chính và Bộ Khoa học và Công nghệ.
Luận văn “Tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc Gia” đã tiến hành nghiên cứu sâu về quy trình kế toán tại quỹ này, từ đó rút ra những kết luận quan trọng về hiệu quả và tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính Nghiên cứu nhấn mạnh sự cần thiết phải cải tiến hệ thống kế toán để đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của quỹ.
Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận chung cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Bài viết đã phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia, đồng thời đưa ra đánh giá về những ưu điểm cũng như các vấn đề còn tồn tại trong tổ chức công tác kế toán.
Dựa trên lý luận và thực tiễn tại đơn vị, luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, phù hợp với yêu cầu, nguyên tắc và đặc điểm hoạt động của đơn vị Đồng thời, bài viết cũng kiến nghị các điều kiện thực hiện giải pháp từ Quỹ và các cơ quan liên quan như Bộ Tài chính và Bộ Khoa học và Công nghệ.
Luận văn đã đáp ứng yêu cầu và mục đích nghiên cứu, nhưng do thời gian hạn chế và tính đa dạng của công tác kế toán, cần tiếp tục nghiên cứu thường xuyên để phù hợp với nhu cầu quản lý trong nền kinh tế đang thay đổi và phát triển.