TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Khái quát chung về ngân hàng thương mại
Theo Điều 20 của Luật Các Tổ chức tín dụng sửa đổi, bổ sung năm 2017 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, luật này chính thức có hiệu lực từ ngày 15 tháng 01 năm 2018.
Ngân hàng là tổ chức tín dụng thực hiện các hoạt động ngân hàng và kinh doanh liên quan Các loại hình ngân hàng bao gồm ngân hàng thương mại, ngân hàng đầu tư, ngân hàng chính sách và ngân hàng hợp tác, mỗi loại hình có tính chất và mục tiêu hoạt động riêng biệt.
NHTM, hay ngân hàng thương mại, thực hiện đầy đủ các hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật, với mục tiêu chính là tạo ra lợi nhuận.
Ngân hàng là doanh nghiệp có quy mô vốn chủ sở hữu và tổng tài sản lớn, với mạng lưới chi nhánh trải rộng trên toàn quốc Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, ngân hàng phải có vốn điều lệ tối thiểu là ba nghìn tỷ đồng Mặc dù có vốn chủ sở hữu lớn, nhưng nguồn vốn của ngân hàng chủ yếu đến từ nợ phải trả huy động từ các cá nhân và tổ chức bên ngoài, dẫn đến rủi ro cao hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác Điều này xuất phát từ hệ số nợ cao và sự đa dạng, phức tạp trong các nghiệp vụ của ngân hàng Do là loại hình doanh nghiệp đặc biệt, ngân hàng thương mại phải chịu sự quản lý chặt chẽ của hệ thống pháp luật.
1.1.2 Chức năng của Ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thực hiện nhiều chức năng thiết yếu như huy động vốn, cung cấp tín dụng và hỗ trợ thanh toán Các ngân hàng này không chỉ giúp ổn định hệ thống tài chính mà còn thúc đẩy đầu tư và tiêu dùng, góp phần vào sự tăng trưởng bền vững của nền kinh tế.
Chức năng trung gian tín dụng là chức năng quan trọng nhất của ngân hàng thương mại (NHTM), phản ánh bản chất của ngân hàng là đi vay để cho vay Chức năng này không chỉ là nền tảng cho các hoạt động khác của ngân hàng mà còn cho phép ngân hàng đóng vai trò vừa là người đi vay, vừa là người cho vay Từ đó, ngân hàng tạo ra lợi nhuận thông qua sự chênh lệch giữa lãi suất cho vay và lãi suất nhận tiền gửi Ngân hàng thương mại hoạt động như một cầu nối giữa các cá nhân và tổ chức có vốn với những cá nhân và tổ chức cần vốn.
Sơ đồ 1.1 Mô tả chức năng trung gian tín dụng của Ngân hàng
Chức năng của ngân hàng không chỉ mang lại lợi ích cho bản thân ngân hàng mà còn cho cả người vay và người cho vay Người cho vay có thể tận dụng khoản vốn nhàn rỗi để thu lợi từ lãi suất gửi tiết kiệm, đồng thời khoản tiền này được ngân hàng quản lý an toàn Người đi vay sẽ dễ dàng đáp ứng nhu cầu vốn cho tiêu dùng và kinh doanh mà không phải tốn nhiều chi phí tìm kiếm nguồn vốn cá nhân Hơn nữa, chức năng này thúc đẩy sự phát triển kinh tế bằng cách đáp ứng nhu cầu vốn cho doanh nghiệp, hỗ trợ tái sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất Trong các ngân hàng thương mại, hoạt động huy động vốn và cho vay là hai hoạt động chủ chốt, đóng góp chính vào lợi nhuận của ngân hàng.
* Chức năng trung gian thanh toán
Người có vốn Ngân hàng Người cần vốn
Khách hàng có thể sử dụng tiền từ tài khoản gửi để thanh toán hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển tiền đến tài khoản khác thông qua ngân hàng Ngân hàng cung cấp nhiều phương thức thanh toán đa dạng như séc, ủy nhiệm chi và thẻ tín dụng, cho phép khách hàng lựa chọn phù hợp với nhu cầu Nhờ vào các phương thức này, các chủ thể kinh tế không cần nắm giữ nhiều tiền mặt, có thể thực hiện thanh toán từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp Điều này giúp giảm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính an toàn trong giao dịch Chức năng thanh toán qua ngân hàng cũng thúc đẩy tốc độ thanh toán, lưu thông hàng hóa và góp phần phát triển nền kinh tế, đồng thời giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường.
Ngân hàng thu lệ phí khi cung cấp các phương tiện thanh toán, từ đó gia tăng lợi nhuận Chức năng thanh toán không chỉ giúp ngân hàng huy động tối đa tiền gửi từ cá nhân và doanh nghiệp mà còn tạo nguồn vốn cho đầu tư và mở rộng hoạt động kinh doanh Điều này cũng chính là nền tảng cho việc hình thành chức năng tạo tiền của ngân hàng.
Ngân hàng thương mại (NHTM) không có chức năng phát hành tiền, nhưng có khả năng tạo ra tiền ghi sổ qua tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng Chức năng này được thực hiện thông qua hoạt động phát tín dụng, cho phép ngân hàng cho vay không chỉ dựa vào số tiền gửi huy động mà còn ghi thẳng số tiền vay vào tài khoản của người đi vay Nhờ đó, người vay có thể sử dụng các phương thức thanh toán để chuyển tiền, đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán ngày càng tăng của người dân.
Hiện nay, tiền giao dịch không chỉ là tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước phát hành mà còn bao gồm một lượng lớn tiền ghi sổ do các ngân hàng thương mại tạo ra Điều này giúp tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành tiền giấy, đồng thời tăng cường tổng phương diện thanh toán của nền kinh tế Chức năng này cũng làm nổi bật mối liên hệ giữa tín dụng ngân hàng và lưu thông tiền tệ, khi tín dụng ngân hàng tăng lên sẽ thúc đẩy khả năng tạo tiền và tăng lượng cung tiền.
Các chức năng của hệ thống tài chính có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, trong đó chức năng trung gian tín dụng là nền tảng cho chức năng trung gian thanh toán và chức năng tạo tiền Đồng thời, chức năng trung gian thanh toán và chức năng tạo tiền cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mở rộng tín dụng.
1.1.3 Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại
Theo Luật Tổ chức tín dụng 2010, hoạt động ngân hàng được định nghĩa là việc kinh doanh và cung ứng thường xuyên các nghiệp vụ như nhận tiền gửi, cấp tín dụng và cung ứng dịch vụ thanh toán qua tài khoản.
Từ đó, tổ chức và hoạt động của NHTM có những đặc điểm nhƣ sau:
* Ngân hàng thương mại là doanh nghiệp có quy mô lớn và cấu trúc tài sản đặc biệt
Ngân hàng thương mại (NHTM) tại Việt Nam là loại hình doanh nghiệp lớn với vốn chủ sở hữu lên đến hàng nghìn tỷ đồng và mạng lưới chi nhánh trải dài khắp cả nước Mặc dù có vốn chủ sở hữu lớn, nguồn vốn chủ yếu của ngân hàng lại đến từ hoạt động huy động vốn từ bên ngoài Tài sản của ngân hàng chủ yếu là các tài sản tài chính, và họ thường xuyên phát triển các sản phẩm và công cụ tài chính mới để đáp ứng nhu cầu thị trường.
* Hoạt động của NHTM có rủi ro cao và chịu sự kiểm soát, giám sát chặt chẽ của pháp luật
Ngân hàng thương mại (NHTM) thường đối mặt với hệ số nợ cao, chủ yếu do nguồn vốn nợ đến từ tiền gửi của khách hàng có thể rút trước hạn Điều này làm tăng mức độ rủi ro trong hoạt động của ngân hàng, với nhiều loại rủi ro đa dạng và khả năng lan tỏa cao Các rủi ro này bao gồm rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro vốn khả dụng và rủi ro đạo đức.
Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng thương mại
1.2.1.1 Khái niệm kế toán trong ngân hàng thương mại
Trong cuốn sách “Nguyên lý kế toán Mỹ”, Ronald J Thacker (1994) nhấn mạnh rằng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý Ông cho rằng: “Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức.”
Kế toán, mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau, được coi là một khoa học lý luận Theo Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13, kế toán bao gồm việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động Các nhà khoa học nhìn nhận kế toán như một lĩnh vực nghiên cứu cần được tiếp cận qua phương pháp luận.
Theo các nhà quản lý, kế toán được xem là một công cụ thiết yếu trong quản lý kinh tế Do đó, việc sử dụng kế toán như một công cụ quản lý là vô cùng quan trọng để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý.
Trong cuốn sách “Kế toán ngân hàng” của PGS.TS Nguyễn Thị Loan, được xuất bản bởi Trường đại học Ngân hàng Tp Hồ Chí Minh năm 2015, khẳng định rằng kế toán ngân hàng bao gồm việc thu thập, ghi chép, xử lý và phân tích các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Đồng thời, kế toán ngân hàng cung cấp thông tin cần thiết để quản lý hoạt động tiền tệ tại ngân hàng và đáp ứng yêu cầu thông tin cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng
- Thu thập, ghi chép kịp thời đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán
- Kiểm tra giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính
Phân tích thông tin và số liệu kế toán là bước quan trọng để đưa ra những tham mưu và đề xuất giải pháp hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong đơn vị.
Cung cấp thông tin chính xác cho Ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước là rất quan trọng để hỗ trợ việc thực thi các chính sách tiền tệ và tài chính hiệu quả.
- Tổ chức tốt việc giao dịch với khách hàng, góp phần thực hiện tốt các chính sách của đơn vị
1.2.1.3 Đặc điểm của kế toán ngân hàng
So với các nghiệp vụ kế toán khác, kế toán ngân hàng có những nét đặc điểm riêng nổi trội được liệt kê dưới đây:
Kế toán ngân hàng có tính xã hội cao, phản ánh hầu hết các hoạt động kinh tế và tài chính của nền kinh tế thông qua các mối quan hệ tiền tệ, tín dụng và thanh toán Đặc điểm này thể hiện sự hợp tác giữa ngân hàng với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân trong nền kinh tế.
Trong kế toán ngân hàng, việc ghi chép các bút toán cần được thực hiện ngay lập tức khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các giao dịch.
Kế toán ngân hàng yêu cầu độ chính xác cao do đối tượng chính của nó là vốn và sự luân chuyển nguồn vốn trong quỹ tiền tệ của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động thanh toán và đầu tư Nguồn vốn của ngân hàng thường xuyên biến động, được tập trung từ một lượng lớn tiền tệ của xã hội Do đó, kế toán ngân hàng không chỉ phục vụ cho hạch toán của ngân hàng mà còn có vai trò quan trọng trong hạch toán toàn bộ nền kinh tế.
Việc luân chuyển vốn trong nền kinh tế phụ thuộc vào các loại chứng từ kế toán ngân hàng đa dạng và phức tạp Những chứng từ này không chỉ ghi lại thông tin về các hoạt động tài chính trong ngân hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh các giao dịch kinh tế và tài chính Do đó, mối liên hệ giữa luân chuyển vốn và chứng từ kế toán ngân hàng là rất chặt chẽ, góp phần vào sự ổn định và phát triển của nền kinh tế.
1.2.2 Tổ chức công tác kế toán tại ngân hàng thương mại
1.2.2.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại là một doanh nghiệp lớn với cấu trúc tài sản đặc biệt, do đó, tính chất tài chính của ngân hàng thương mại thực chất tương tự như tính chất tài chính của các doanh nghiệp quy mô lớn khác.
Theo Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam, kế toán là quá trình ghi chép và tính toán các thông tin dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động Mục tiêu chính của kế toán là phản ánh và kiểm tra tình hình vận động của tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như việc sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước và các tổ chức, xí nghiệp.
Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2015, kế toán bao gồm việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động Để doanh nghiệp ổn định và phát triển đúng lộ trình, các nhà quản lý cần tổ chức quản lý doanh nghiệp hiệu quả Trong đó, tổ chức công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp.
Theo Luật Kế toán năm 2015, tổ chức công tác kế toán bao gồm việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán nhằm phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, tổ chức này cũng phải thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán, cùng với các nhiệm vụ khác liên quan đến kế toán.
Theo giáo trình kế toán tài chính của Học viện Tài chính, tổ chức công tác kế toán là việc áp dụng các phương pháp kế toán để kết nối các yếu tố và công việc kế toán, nhằm thực hiện hiệu quả nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp Điều này bao gồm việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện các phương pháp và nguyên tắc kế toán, đồng thời thiết lập bộ máy kế toán để các nhân viên có thể phối hợp tốt trong công việc kế toán.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH QUANG TRUNG
Tổng quan Ngân hàng thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt
2.1 Tổng quan Ngân hàng thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) được thành lập theo nghị định số 177/TTg ngày 26 tháng 4 năm 1957 với chức năng quản lý và cấp phát vốn xây dựng cơ bản của Nhà nước Qua 57 năm phát triển, BIDV đã trải qua nhiều tên gọi, từ Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (1957), Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981), đến Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (1990) và Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (2012) Trong suốt các giai đoạn, BIDV luôn duy trì mức tăng trưởng tài sản, nguồn vốn và tín dụng hàng năm trên 20%, hiện tại có 190 chi nhánh, 850 phòng giao dịch, 1.823 ATM và 34.000 POS trên toàn quốc với gần 25.000 cán bộ.
Từ ngày 01/05/2012, BIDV chính thức hoạt động với tư cách là Ngân hàng Thương mại Cổ phần (NHTMCP), đánh dấu một cuộc cách mạng trong mô hình hoạt động sau 55 năm là Ngân hàng Thương mại Nhà nước (NHTMNN) Quá trình cổ phần hóa đã tạo ra một mô hình mới, năng động và hiệu quả cho BIDV, giúp thu hút nguồn lực trong và ngoài nước, củng cố các lĩnh vực hoạt động, mở rộng đầu tư và nâng cao giá trị thương hiệu.
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung, được thành lập vào ngày 01/04/2005, là một chi nhánh cấp 1 của BIDV, tọa lạc tại số 53 Quang Trung, quận Hai Bà Trưng.
Chi nhánh Quang Trung được thành lập theo quyết định số 53/QĐ-HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, đánh dấu bước cụ thể hóa chiến lược phát triển đến năm 2010 và kế hoạch kinh doanh 2008-2010 của BIDV Mục tiêu của việc thành lập chi nhánh là chuyển dịch cơ cấu khách hàng và sản phẩm dịch vụ, phù hợp với chương trình cơ cấu lại và đổi mới toàn diện, nhằm phát triển bền vững với tốc độ tăng trưởng cao BIDV cam kết phục vụ đầu tư phát triển, đa dạng hóa khách hàng từ mọi thành phần kinh tế, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngân hàng, đồng thời đảm bảo hiệu quả và an toàn của hệ thống trong bối cảnh thị trường, góp phần xây dựng một tập đoàn tài chính vững mạnh, đa năng và hội nhập quốc tế.
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung chuyên thực hiện các giao dịch ngân hàng, bao gồm nhận tiền gửi từ tổ chức và cá nhân, cấp tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên tính chất và khả năng nguồn vốn, cũng như cung cấp các dịch vụ thanh toán, giao dịch ngoại tệ và các dịch vụ giá trị gia tăng khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Hoạt động kinh doanh của BIDV chi nhánh Quang Trung đƣợc chia thành ba lĩnh vực chính nhƣ sau:
* Dịch vụ tài chính cá nhân
Ngân hàng cung cấp các dịch vụ cho đối tƣợng khách hàng cá nhân gồm: + Thẻ thanh toán
+ Các hình thức gửi tiết kiệm ( tiết kiệm thường, tiết kiệm online, tiết kiệm An lộc,…)
+ Cho vay tiêu dùng cá nhân ( mua xe, mua nhà,…)
+ Chuyển/nhận tiền quốc tế
+ Bảo hiểm ( bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm tài sản)
+ Các dịch vụ thanh toán hoá đơn qua ngân hàng điện tử
* Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ngân hàng cung cấp dịch vụ cho đối tƣợng khách hàng doanh nghiệp gồm:
Tín dụng doanh nghiệp bao gồm các chương trình tài trợ như tài trợ cho doanh nghiệp ngành giấy và doanh nghiệp viễn thông Ngoài ra, các hình thức vay vốn lưu động cũng rất đa dạng, bao gồm vay theo món và vay theo hạn mức, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý tài chính và đáp ứng nhu cầu vốn kịp thời.
+ Tài trợ thương mại và bảo lãnh
+ Ngoại hối và giao dịch nguồn vốn
+ Tiền gửi, dịch vụ quản lý tài khoản và sản phẩm đặc thù
* Ngân hàng bán buôn và ngân hàng giao dịch
Hoạt động bán buôn trong ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và phân phối nguồn vốn đến các lĩnh vực có lợi nhuận cao như thị trường chứng khoán, bất động sản, liên ngân hàng, ngoại hối và các dự án đầu tư lớn Ngân hàng bán buôn chủ yếu cung cấp dịch vụ cho các ngân hàng, công ty tài chính, Nhà nước và doanh nghiệp lớn.
Năm 2018, Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung đã điều chỉnh cơ cấu danh mục của khối Ngân hàng Bán buôn nhằm giảm rủi ro, chuyển từ cho vay trung dài hạn sang cho vay ngắn hạn và đầu tư trái phiếu Trước đây, khối này phục vụ các khách hàng có doanh thu trên 600 tỷ đồng, nhưng hiện tại đã định hướng phục vụ các công ty và nhóm công ty có doanh thu trên 2.000 tỷ đồng, cùng với việc tập trung vào 6 lĩnh vực kinh tế trọng tâm và các khách hàng lớn có nhu cầu tài chính phức tạp.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung
Hoạt động kinh doanh của BIDV Quang Trung đã có sự phát triển mạnh mẽ trong những năm qua Từ tổng tài sản ban đầu hơn 40 tỷ đồng khi mới thành lập, đến năm 2018, tổng tài sản của ngân hàng đã đạt trên 5.321 tỷ đồng, cho thấy sự tăng trưởng ấn tượng trong giai đoạn 2018 - 2020.
Bảng 2.1: Bảng tổng kết tài sản năm 2018-2020 Đơn vị: Triệu đồng
CHỈ TIÊU Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 TỔNG TÀI SẢN 3.208.332 3.888.500 4.793.487
I Tiền mặt, tiền gửi và các khoản tương đương tiền 32.655 22.062 26.712
II Tổng dƣ nợ cho vay ròng 3.123.904 3.812.716 4.713.462
1 Dƣ nợ cho vay TCTD
2 Dƣ nợ cho vay khách hàng 3.151.430 3.864.570 4.764.650
III Tài sản cố định 11.144 12.355 11.748
IV Tài sản có khác 40.629 41.367 41.566
I Tiền gửi, vay NHNN, BTC, TCTD khác 16.950 16.278 15.710
- Nhận tiền gửi Kho bạc NN, TCTD khác 13.514 13.814 13.514
- Tiền vay NHNN, BTC, TCTD khác 3.436 2.464 2.196
II Tiền gửi khách hàng và phát hành
3.351.412 III Tài sản nợ khác 1.058.773 1.279.953 1.351.314
IV Vốn chủ sở hữu (Vốn và các quỹ) 38.808 48.862 75.051
(Nguồn: Báo cáo quyết toán 2018-2020 của BIDV Quang Trung)
Nhờ nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, hoạt động kinh doanh của BIDV Quang Trung đã có sự phát triển mạnh mẽ Tổng tài sản của Chi nhánh tăng trưởng ổn định qua các năm, với hơn 95% tài sản được sử dụng để cho khách hàng vay, phần còn lại là tài sản khác.
Nguồn vốn của chi nhánh được hình thành từ ba nguồn chính: tiền gửi của Kho bạc nhà nước, tổ chức tín dụng khác, tiền gửi huy động từ khách hàng và các tài sản nợ (vốn vay) khác Sự đa dạng trong cấu trúc nguồn vốn giúp chi nhánh chủ động hơn trong việc huy động vốn Lượng vốn huy động từ khách hàng, bao gồm cả dân cư và tổ chức kinh tế, thể hiện rõ ưu thế cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Vốn chủ sở hữu của chi nhánh đã tăng từ 39 tỷ đồng vào năm 2018 lên 75 tỷ đồng vào năm 2020, chứng tỏ hoạt động kinh doanh hiệu quả và việc thường xuyên bổ sung vốn cùng các quỹ dự trữ.
Chi nhánh BIDV Quang Trung đã đạt được mức tăng trưởng kinh doanh ấn tượng trong những năm gần đây, liên tục được công nhận là đơn vị kinh doanh xuất sắc trong hệ thống Kết quả kinh doanh từ năm 2018 đến 2020 của chi nhánh này được thể hiện rõ ràng trong bảng số liệu.
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh năm 2018 – 2020 Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
1 - Thu nhập thuần từ lãi 61.280 108.819 156.586
2- Thu nhập thuần từ hoạt động dịch vụ 22.725 24.342 24.641 3- Thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh ngoại hối
2- Chi phí dự phòng rủi ro 10.948 19.147 23.917
III- Lợi nhuận trước thuế 38.808 48.863 75.051
IV- Thuế TNDN phải nộp 8.538 10.750 15.010
(Nguồn: BC tổng kết 2018-2020 của BIDV Quang Trung)
Chi nhánh đã đạt được kết quả kinh doanh tốt với lợi nhuận trước thuế đạt 75 tỷ đồng vào cuối năm 2020, tăng 93% so với năm 2018 Để xử lý nợ khó đòi, chi nhánh đã trích 11 tỷ đồng từ lợi nhuận vào năm 2018, khiến lợi nhuận còn lại giảm xuống còn hơn 38 tỷ đồng Sự tăng trưởng này phản ánh chiến lược kinh doanh đúng đắn của ban lãnh đạo trong việc quản lý chất lượng tín dụng và tăng thu nhập từ dịch vụ Năm 2018, với sự đổi mới trong chỉ đạo và quyết tâm của toàn thể cán bộ nhân viên, hoạt động kinh doanh của chi nhánh đã có sự tăng trưởng vượt bậc Kết thúc năm 2020, chi nhánh được BIDV công nhận hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và duy trì vị trí doanh nghiệp hạng 1 trong hệ thống.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là ngân hàng thương mại lớn nhất Việt Nam theo quy mô tài sản năm 2019 và đứng thứ 10 trong danh sách 1000 doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp lớn nhất năm 2018.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung
Mô hình tổ chức hiện tại của BIDV, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính công, là mô hình tập trung, phù hợp với vị thế của ngân hàng này trong hệ thống ngân hàng Việt Nam Với quy mô vốn và tài sản lớn, BIDV khẳng định được vai trò hàng đầu của mình trong ngành ngân hàng.
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ theo Điều 3 Quy định 6559/QĐ-BIDV ngày 24/10/2018 Quy định về Hình thức kế toán, Chế độ sổ và báo cáo kế toán:
1 BIDV là một đơn vị kế toán, thực hiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc a) Đơn vị hạch toán phụ thuộc: là đơn vị hạch toán kế toán cấp cơ sở của BIDV có tổ chức các bộ phận trực tiếp thực hiện công tác kế toán Đơn vị hạch toán phụ thuộ của BIDV gồm có:
- Các chi nhánh BIDV (bao gồm các chi nhánh trong nước và nước ngoài)
- Văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài
Tại chi nhánh BIDV, Phòng Kế toán Tài chính hoạt động theo mô hình phù hợp với từng giai đoạn Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán cho chi nhánh.
Chi nhánh Quang Trung của BIDV tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán theo hệ thống của BIDV, đảm bảo tổ chức và áp dụng các quy định này một cách hiệu quả.
Tại chi nhánh Quang Trung của BIDV, 100% cán bộ phòng Tài chính kế toán đều có trình độ đại học trở lên, chủ yếu là những người tốt nghiệp chuyên ngành kế toán từ các trường đại học kinh tế.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phòng kế toán BIDV Chi nhánh Quang Trung
Kế toán cho vay thực hiện các nhiệm vụ như giải ngân, thu nợ, tất toán, xuất nhập tài sản đảm bảo và thu phí, được chia thành hai giai đoạn chính Giai đoạn 1 là quá trình thực hiện các hoạt động này một cách hiệu quả.
Trưởng phòng Tài chính kế toán
Kế toán cho vay là quy trình quan trọng trong việc quản lý giao dịch tài chính tại các điểm giao dịch và chi nhánh ngân hàng Trong giai đoạn 2, toàn bộ công tác kế toán cho vay sẽ được tập trung từ các chi nhánh về Hội sở chính, nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong quản lý ngân quỹ.
Kế toán cho vay tại BIDV Chi nhánh Quang Trung đóng vai trò then chốt trong hoạt động ngân hàng, với tín dụng là lĩnh vực chủ yếu và sản phẩm tín dụng đa dạng Khối lượng công việc kế toán cho vay tại chi nhánh cao hơn so với các phần hành khác Các kế toán viên thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng, quản lý thời gian cho các công việc như xuất nhập kho tài sản đảm bảo và lưu trữ hồ sơ vay Hồ sơ sẽ được chuyển lên Hội sở chính qua phần mềm T24, nơi thực hiện công tác tổng hợp.
Các nghiệp vụ giao dịch liên quan đến tài khoản và dịch vụ thẻ được thực hiện tại các chi nhánh từ lúc tiếp nhận hồ sơ, nhập dữ liệu cho đến hạch toán Kế toán giao dịch cũng thực hiện các nghiệp vụ khác như chuyển tiền và thanh toán Techcombank sở hữu một kho dữ liệu tập trung, giúp liên kết chặt chẽ các vấn đề Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho bộ phận giao dịch mà còn đảm bảo tính chính xác cao hơn nhờ vào việc sử dụng phần mềm T24.
Hoạt động ngân quỹ của BIDV được tổ chức theo mô hình quỹ tập trung với Trung tâm kho quỹ tại Hội sở chính, giúp quản lý toàn bộ hoạt động kho quỹ một cách hiệu quả Mô hình này ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, tăng cường khả năng quản lý và điều hành tại Trung tâm kho quỹ Việc tổng hợp số liệu tiền mặt và tài sản đảm bảo tại một đầu mối không chỉ giảm rủi ro mà còn giảm thiểu công việc hành chính giấy tờ, đồng thời đảm bảo dữ liệu từ chi tiết đến tổng hợp luôn sẵn sàng cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo.
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán tại ngân hàng BIDV Chi nhánh Quang Trung rất đa dạng và phong phú, yêu cầu phải được kiểm tra cẩn thận trong mọi giai đoạn giao dịch để giảm thiểu rủi ro sai sót Ngân hàng hiện đang áp dụng hai hình thức chứng từ: chứng từ giấy và chứng từ điện tử, được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động của ngân hàng.
Chứng từ kế toán được quy định rõ ràng về phạm vi áp dụng, danh mục, hướng dẫn sử dụng, người có thẩm quyền, thời gian luân chuyển, quy định lưu trữ và xử lý trong các trường hợp liên quan Quy trình lập, luân chuyển, lưu trữ và bảo quản chứng từ linh hoạt, không cố định cho bộ phận cụ thể, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kế toán Đối với chứng từ điện tử, việc lập, ký, kiểm soát, truyền nhận và lưu trữ phải tuân thủ các quy định tương tự như chứng từ giấy, với yêu cầu bảo mật cao Các nghiệp vụ như cho vay, huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các giao dịch tài chính khác cần sử dụng chứng từ giấy do yêu cầu pháp lý và xác thực danh tính khách hàng.
* Về việc lập các chứng từ kế toán
Chứng từ đƣợc sử dụng ở một số nghiệp vụ của ngân hàng:
STT Tên nghiệp vụ Loại chứng từ
1 Nghiệp vụ huy động tiền gửi
Nghiệp vụ này bao gồm nhiều loại chứng từ phong phú, cả giấy và điện tử, như giấy yêu cầu gửi tiền, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, ủy nhiệm thu, giấy báo nợ và giấy báo có.
Sổ tiết kiệm, Thẻ thanh toán…
2 Nghiệp vụ cho vay Chứng từ gốc:
+ Giấy đề nghị vay vốn + Hợp đồng tín dụng + Giấy nhận nợ + Các loại giấy tờ xác nhận tài sản thế chấp, cầm cố
Với các hình thức giải ngân khác nhau thì sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau Cụ thể với các hình thức giải ngân:
+ Tiền mặt: Giấy lĩnh tiền mặt + Chuyển khoản: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
3 Ngiệp vụ thanh toán nội bộ/ thanh toán với các đối tượng bên ngoài
Để thực hiện quy trình thanh toán, cần chuẩn bị các tài liệu bao gồm: giấy đề nghị thanh toán, tờ trình chi phí đã được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế, hóa đơn và các chứng từ khác theo yêu cầu của ngân hàng cho từng loại chi phí.
4 Chứng từ tiền lương Bảng chấm công; bảng kê trích nộp các khoản theo lương; chứng từ chuyển tiền cho cán cán bộ của ngân hàng
Khi lập, luân chuyển, kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán, các chứng từ do ngân hàng hoặc khách hàng lập cần được kế toán viên, kiểm soát viên và người phê duyệt kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ, sau đó ký xác nhận trước khi tiến hành ghi sổ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm
Đánh giá tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng thương mại Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Quang Trung
Nhân viên kế toán ngân hàng có nhiều năm kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản theo đúng lĩnh vực Đội ngũ kế toán đoàn kết, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhiệt huyết trong công việc.
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về nghiệp vụ, cũng như trong quá trình làm việc sẽ có các cuộc kiểm tra kiến thức
Các cán bộ trẻ trong ngân hàng đều đƣợc các nhân viên dày dặn kinh nghiệm đào tạo, hướng dẫn trong quá trình làm việc
Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác được quy định rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ, cùng với việc phân công công việc hợp lý, sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn.
Ngân hàng đã phát triển một chính sách kế toán chung hiệu quả, phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời đáp ứng đặc thù và tính chất hoạt động của ngân hàng Chính sách này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công tác kế toán mà còn thúc đẩy sự hoàn thiện trong quản lý tài chính của ngân hàng.
Ngân hàng thiết lập quy định rõ ràng trong kế toán giữa hội sở và các chi nhánh, bao gồm cả các phòng giao dịch, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện quản lý ngân hàng.
* Về tổ chức chứng từ kế toán
Việc kiểm tra chứng từ kế toán trong ngân hàng được thực hiện thường xuyên và chặt chẽ, nhằm xác minh tính pháp lý và độ chính xác của thông tin Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp lý của các chứng từ mà còn giúp hạn chế sai sót và gian lận trong kế toán Các quy định về kiểm tra và lưu trữ chứng từ đã được nêu rõ trong chính sách của ngân hàng, và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho việc hạch toán chính xác và kịp thời.
Các biểu mẫu chứng từ trong nội bộ ngân hàng đều có mẫu sẵn đƣợc thống nhất trong toàn bộ hệ thống ngân hàng
* Về hệ thống tài khoản kế toán
Ngân hàng BIDV chi nhánh Quang Trung là một trong những Chi nhánh NH thương mại cổ phần lớn hiện nay, vì vậy hệ thống tài khoản mà
Ngân hàng NH đang sử dụng một số lượng tài khoản chi tiết lớn, không chỉ dựa vào các tài khoản có sẵn trong danh mục mà còn mở thêm nhiều tài khoản chi tiết khác để ghi chép cụ thể các biến động Việc theo dõi chặt chẽ các đối tượng khách hàng và nhà cung cấp là rất quan trọng Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán đầy đủ và chính xác.
* Về hệ thống sổ kế toán
Ngân hàng sử dụng hệ thống sổ kế toán hiệu quả, hỗ trợ quản lý và kiểm tra kế toán Hệ thống này được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, với các chứng từ được ghi chép theo trình tự thời gian Khi nhập liệu vào máy, dữ liệu sẽ tự động được chuyển vào sổ, giúp nhân viên kế toán dễ dàng chọn sổ để kiểm tra khi cần Việc ghi chép sổ kế toán diễn ra nhanh chóng và rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán.
* Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Việc áp dụng phần mềm kế toán trong ngân hàng đã giúp nhanh chóng và kịp thời trong việc xuất báo cáo nội bộ, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản trị của các nhà quản lý Sự đồng bộ trong chính sách kế toán giữa hội sở, chi nhánh và phòng giao dịch đã tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lập báo cáo tài chính (BCTC).
Hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) bắt buộc phải trải qua quá trình kiểm tra và kiểm soát nghiêm ngặt trước khi công bố ra bên ngoài, nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lý của thông tin Ngoài việc được kiểm tra nội bộ bởi ngân hàng, các BCTC còn được xác thực bởi các đơn vị kiểm toán độc lập uy tín, từ đó tăng cường độ tin cậy của thông tin đối với người sử dụng.
Việc áp dụng phần mềm T24 giúp tăng tốc quá trình kết xuất báo cáo, cho phép các nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng tình hình hoạt động của ngân hàng Từ đó, họ có thể đưa ra các phương hướng và chính sách quản lý phù hợp.
* Về công tác kiểm kê, kiểm tra kế toán
Công việc kiểm tra số liệu kế toán được thực hiện định kỳ và nghiêm túc bởi đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo tính chính xác trong việc lập báo cáo tổng hợp tại ngân hàng Hàng năm, kiểm toán độc lập sẽ kiểm tra toàn bộ hệ thống kế toán của ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Công tác kiểm kê diễn ra hàng ngày theo quy định nghiêm ngặt và dưới sự giám sát của lãnh đạo chi nhánh, đảm bảo tính minh bạch cao Sau mỗi lần kiểm kê, biên bản được lập và lưu giữ, có đầy đủ chữ ký và chứng kiến của các thành phần tham gia.
Ngân hàng đã thiết lập bộ phận kiểm soát sau để giám sát các hoạt động kế toán, giúp chuyên môn hóa công việc này Nhân viên ngân hàng được đào tạo và tập huấn thường xuyên để nâng cao năng lực và cập nhật kịp thời các thay đổi trong chính sách kế toán.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân các hạn chế
* Về tổ chức bộ máy kế toán
Mặc dù hệ thống ngân hàng tuân theo các chính sách và quy trình kế toán chung, nhưng việc thực hiện vẫn không đồng đều giữa các nhân viên Các sai sót thường xảy ra do nhân viên ở chi nhánh thiếu kinh nghiệm và chưa hiểu rõ các chính sách của ngân hàng.
Một số nhân viên ngân hàng, mặc dù đã hiểu rõ các chính sách và quy định, vẫn chưa thực hiện nghiêm túc Đối với các nhân viên mới, việc thiếu kinh nghiệm dẫn đến sai sót do chưa nắm vững quy trình và cơ cấu vận hành của ngân hàng.
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH QUANG TRUNG
Định hướng phát triển chi nhánh
Kinh tế thế giới năm 2021 dự báo sẽ gặp nhiều rủi ro và thách thức Để đối phó với tình hình này, BIDV, Chi nhánh Quang Trung, cam kết thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh theo định hướng của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước.
Lợi nhuận trước thuế: 700 tỷ đồng
Huy động vốn cuối kỳ: 27,000 tỷ đồng
Dƣ nợ tín dụng cuối kỳ: 11,700 tỷ đồng
Thu dịch vụ ròng (kh ng bao gồm KDNT&PS): 70 tỷ đồng
Chiến lược phát triển dài hạn của BIDV Chi nhánh Quang Trung được hình thành từ những ngày đầu thành lập, với mục tiêu trở thành ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ phục vụ nhu cầu tài chính của người dân và doanh nghiệp tại địa bàn.
Từ năm 2016 đến 2020, BIDV đã xây dựng chiến lược lấy khách hàng làm trung tâm trong mọi quyết định và hành động Nhờ vào định hướng đúng đắn và những nỗ lực liên tục trong hơn 3 năm qua, BIDV đã biến chiến lược này thành hành động thực tiễn, góp phần mang lại những thành công vượt trội cho chi nhánh.
Giá trị BIDV Chi nhánh Quang Trung cam kết mang lại cho khách hàng trong nhiều năm qua:
“ Khách hàng là trên hết có nghĩa là mỗi việc chúng ta làm chỉ có giá trị khi thực sự mang lại lợi ích cho khách hàng, đồng nghiệp
Liên tục cải tiến để luôn dẫn đầu
Tinh thần phối hợp vì ở BIDV Chi nhánh Quang trung, bạn sẽ không có kết quả tốt nếu không phối hợp
Phát triển nhân lực vì con người với năng lực cao sẽ tạo lợi thế cạnh tranh và thành công vƣợt trội cho tổ chức
Cam kết hành động để vƣợt qua khó khăn và đạt đƣợc thành công lớn.”
Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện của tổ chức công tác kế toán
3.2.1 Yêu cầu hoàn thiện của tổ chức công tác kế toán
Việc hoàn thiện TCCTKT ngân hàng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
TCCTKT cần tuân thủ các luật lệ và chuẩn mực kế toán của Nhà Nước, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế và tài chính đáng tin cậy Điều này hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh và quản lý hiệu quả của các nhà điều hành ngân hàng.
Ngành ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các phương hướng vĩ mô của Nhà Nước, vì vậy việc hoàn thiện hệ thống tài chính - tín dụng - kế toán (TCCTKT) cần phải đảm bảo yêu cầu kiểm soát vĩ mô Đồng thời, TCCTKT cũng phải đáp ứng yêu cầu quản trị của ngân hàng Nếu hệ thống TCCTKT được hoàn thiện tốt, ngân hàng sẽ có nguồn thông tin hữu ích hơn để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Hoàn thiện tổ chức công tác tài chính kế toán (TCCTKT) tại chi nhánh ngân hàng cần phải phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng của từng chi nhánh Ngành ngân hàng có tính phức tạp cao, do đó, TCCTKT cần được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học, đảm bảo tính hợp lý và kịp thời Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành ngân hàng, nơi mà tính nhanh gọn và kịp thời trở thành yếu tố quyết định trong việc thu hút và giữ chân khách hàng.
Để hoàn thiện TCCTKT, các phương án cần phải đảm bảo tính khả thi và hiệu quả, đồng thời cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí và lợi ích mà phương án đó mang lại.
Để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, việc áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin và phần mềm vào công tác kế toán là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo quá trình thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin diễn ra kịp thời và đầy đủ.
Đổi mới cần phải tương thích với số lượng và trình độ của cán bộ kế toán cũng như trang thiết bị tại từng phòng giao dịch và chi nhánh.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện của tổ chức công tác kế toán
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần đáp ứng các nguyên tắc:
Để đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và các công ước quốc tế về kế toán, mỗi chi nhánh cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh riêng Tuy nhiên, sự biến đổi này phải được giới hạn trong một phạm vi nhất định để duy trì tính thống nhất và hiệu quả trong hoạt động kế toán.
Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát tài chính (TCCTKT) cần phải tương thích với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị Tùy thuộc vào ngành nghề và quy mô, các quy định phù hợp sẽ được lựa chọn để đảm bảo TCCTKT được áp dụng hiệu quả Khi TCCTKT được áp dụng một cách hợp lý, công việc kế toán sẽ diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao Đặc biệt, việc hoàn thiện TCCTKT cũng phải cân nhắc đến trình độ của cán bộ kế toán trong đơn vị.
Các phương án hoàn thiện TCCTKT cần phải có tính khả thi tại đơn vị, đồng thời đảm bảo tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt được hiệu quả mong muốn trong quá trình cải tiến TCCTKT.
Nội dung các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để nâng cao trình độ nhân viên kế toán chi nhánh, cần tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo cập nhật chế độ kế toán và trao đổi kinh nghiệm giữa các chi nhánh Những lớp đào tạo này không chỉ giúp bổ sung kiến thức mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên, đặc biệt là những người mới vào nghề Đối với các nhân viên kế toán mới, BIDV chi nhánh Quang Trung cần thiết lập mô hình kèm cặp từ đầu đến cuối, giúp họ làm quen với công việc thực tế và giảm thiểu sai sót Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ có rủi ro thấp và giá trị giao dịch nhỏ nhưng số lượng lớn, cần nghiên cứu phương án thực hiện theo lô để tối ưu hóa quy trình.
Phân công nhiệm vụ rõ ràng trong bộ máy kế toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho nhà quản trị Mỗi phần hành kế toán cần được sắp xếp với số lượng nhân viên và trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp, giúp công việc tiến hành thuận lợi Sự sắp xếp hợp lý không chỉ tạo ra một bộ máy kế toán khoa học mà còn giúp ngân hàng tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Các quốc gia tiên phong trong công nghệ ngân hàng đã triển khai mô hình ngân hàng không có nhân viên, hay còn gọi là livebank/autobanking, và một số ngân hàng thương mại Việt Nam cũng đã thí điểm mô hình này Trong mô hình này, nhân viên kế toán không trực tiếp tại quầy giao dịch mà làm việc từ xa tại Hội sở chính hoặc địa điểm tập trung, thông qua màn hình VTM/CDM hoặc cuộc gọi video Điều này cho phép một nhân viên phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, nâng cao hiệu suất làm việc BIDV, đặc biệt là chi nhánh Quang Trung, nên học hỏi và đầu tư vào mô hình giao dịch này để tăng cường tính tập trung, giảm chi phí thuê địa điểm và thời gian xử lý giao dịch.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán là yếu tố đầu vào thiết yếu cho việc tổng hợp và phân tích thông tin phục vụ quản lý Nó hỗ trợ kiểm tra và kiểm soát tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế trong đơn vị Chứng từ kế toán không chỉ quan trọng trong việc kiểm tra công tác kế toán mà còn là căn cứ pháp lý giải quyết tranh chấp Do đó, tổ chức một hệ thống chứng từ kế toán hiệu quả là vô cùng cần thiết.
Công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại BIDV Quang Trung tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước, nhưng cần cải tiến và chuẩn hóa để đảm bảo tính khách quan, trung thực và minh bạch trong các nghiệp vụ kinh tế Chi nhánh cần nghiên cứu hoàn thiện quy định lập chứng từ kế toán, đặc biệt là các yếu tố như chữ ký của những người có thẩm quyền và quy trình lập chứng từ, nhằm ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Để đảm bảo tính trung thực và khách quan trong quy trình kế toán, cần xác định rõ các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ và quy định thủ tục, phương pháp lập chứng từ Việc thu thập thông tin kế toán là bước khởi đầu quan trọng, đòi hỏi sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các nhân viên và sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán với các phòng ban khác Bộ phận kế toán và các phòng chức năng liên quan cần kiểm tra tất cả các loại chứng từ kế toán, bao gồm cả chứng từ nội bộ và bên ngoài Để hạn chế sai sót, kế toán cần tăng cường kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đảm bảo bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra chứng từ một cách thường xuyên và liên tục Ngoài việc kiểm tra hình thức, kế toán cũng phải kiểm soát nội dung chứng từ để đảm bảo việc thu, chi đúng theo dự toán và mục đích Cuối cùng, việc kiểm tra định kỳ khi đóng chứng từ thành tập là cần thiết để phát hiện và khắc phục sai sót.
Chi nhánh cần xây dựng quy trình và kế hoạch kiểm tra toàn diện, bao gồm kiểm tra thường xuyên và đột xuất, nhằm nâng cao trách nhiệm trong công tác kiểm tra nội bộ Đồng thời, cần có hình thức khen thưởng kịp thời cho tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc, qua đó động viên tinh thần làm việc Ngoài ra, cần thiết lập các biện pháp xử lý vi phạm theo từng mức độ để giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trình từ kiểm tra chứng từ kế toán ở các đơn vị trong Chi nhánh phải đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế
Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện vi phạm chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước và đơn vị, cần từ chối thực hiện các giao dịch và báo ngay cho Giám đốc và kế toán trưởng để xử lý theo pháp luật Đối với chứng từ lập không đúng thủ tục hoặc số liệu không rõ ràng, người kiểm tra phải yêu cầu sửa đổi trước khi ghi sổ Chi nhánh cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hiệu quả, chấp nhận chứng từ fax trong trường hợp cần thiết để khắc phục sự chậm trễ do khoảng cách địa lý Quy trình này phải tránh các khâu trung gian và đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời vào sổ kế toán.
Cần yêu cầu bộ phận kế toán thực hiện nghiêm túc việc khóa sổ kỳ kế toán để tránh việc phát hiện chênh lệch sổ sách sau khi đã qua kỳ kế toán, điều này có thể gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác Việc sửa sai và điều chỉnh cần được thực hiện bằng bút toán tại thời điểm hiện tại Đối với công tác lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ, chi nhánh nên bố trí một kho lưu trữ rộng hơn với điều kiện bảo quản tốt hơn, nhằm đảm bảo việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước.
Do thời tiết khắc nghiệt, cần trang bị máy móc và thiết bị bảo quản như hệ thống hút ẩm Ngoài ra, việc kiểm tra kho lưu trữ thường xuyên là rất quan trọng để tránh tình trạng mối mọt và hư hại, đảm bảo thời hạn bảo quản các chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán.
3.3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xử lý thông tin từ chứng từ kế toán, nhằm cung cấp dữ liệu cần thiết cho người sử dụng Sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp hệ thống hóa thông tin mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình xử lý qua các tài khoản kế toán.
Trong phần mềm kế toán, cần xóa các tài khoản không có số dư trong mục “danh mục tài khoản sử dụng” để tối ưu hóa quá trình xử lý thông tin kế toán tại Chi nhánh BIDV Quang Trung Những tài khoản này không còn được áp dụng và không có nhu cầu sử dụng, do đó việc loại bỏ chúng sẽ giúp hệ thống hóa dữ liệu kế toán Hành động này không chỉ xác định các tài khoản cần thiết mà còn giảm thiểu sai sót do nhầm lẫn trong quá trình định khoản kế toán.
Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết
Dựa trên yêu cầu quản trị doanh nghiệp và quản lý tài sản, chi nhánh có thể thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2 cho từng đối tượng cần quản lý Việc này nhằm đáp ứng nhu cầu kế toán quản trị, tuy nhiên cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.
Khi xác định các tài khoản chi tiết, cần tổ chức mã hóa một cách khoa học và hợp lý Chi nhánh sử dụng phần mềm kế toán, vì vậy việc mã hóa tài khoản phải tuân theo các quy tắc đặc trưng của phần mềm này.
Bước đầu tiên trong việc xây dựng danh mục tài khoản là tạo ra các nhóm đối tượng cần chi tiết và đặt tên cho từng nhóm Ví dụ, bạn có thể phân loại thành các nhóm như khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và ngân hàng Việc liệt kê và lập danh sách toàn bộ các nhóm đối tượng này ngay từ đầu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài khoản.