LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong
1.1.1.1 Khái niệm về doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu và thu nhập khác được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác, góp phần tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu.
- Theo lĩnh vực hoạt động, doanh thu gồm:
● Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Doanh thu bảo hiểm và cung cấp dịch vụ (BH và CCDV) bao gồm toàn bộ số tiền thu được hoặc dự kiến thu được từ các giao dịch kinh tế, như bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Điều này cũng bao gồm các khoản thu, phụ thu ngoài giá bán như chi phí vận chuyển và chi phí lắp đặt.
- Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau: + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
+ Xác định được chi phí có liên quan đến giao dịch bán hàng
+Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
● Doanh thu hoạt động tài chính:
Doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm các khoản thu từ tiền gửi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các nguồn thu khác liên quan đến hoạt động tài chính.
Doanh thu hoạt động tài chính được ghi nhận khi hai điều kiện sau được thỏa mãn: thứ nhất, có khả năng thu được lợi ích từ giao dịch và thứ hai, doanh thu phải được xác định một cách tương đối chắc chắn.
Thu nhập khác là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu
- Theo tiêu thức thời gian, doanh thu bao gồm:
● Doanh thu thực hiện: là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hóa; cung cấp dịch vụ, tiền lãi và các hoạt động khác nhận được trong kỳ
Doanh thu chưa thực hiện là nguồn hình thành tài sản, bao gồm tiền và khoản phải thu từ khách hàng, liên quan đến các giao dịch tạo ra doanh thu mà một phần vẫn chưa được thực hiện bởi đơn vị.
Ngoài ra, khi tìm hiểu về doanh thu cần quan tâm đến doanh thu thuần:
Doanh thu thuần là sự chênh lệch giữa doanh thu từ bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
● Các khoản giảm trừ doanh thu:
- Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho bên mua trong trường hợp đặc biệt vì lý do kém phẩm chất, sai quy cách,…
- Chiết khấu thương mại: là số tiền người mua được hưởng do mua hàng với số lượng lớn theo thỏa thuận
- Hàng bán bị trả lại: là giá trị của hàng hóa, sản phẩm bị khách hàng trả lại do người bán vi phạm các điều khoản trong hợp đồng
Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là loại thuế gián thu tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa và dịch vụ Đối với doanh nghiệp, thuế GTGT được xác định bằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
- Thuế xuất khẩu: là loại thuế gián thu đánh vào các mặt hàng được phép xuất khẩu
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế gián thu ở một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
1.1.2.1 Khái niệm về chi phí
Theo chuẩn mực kế toán số 01, chi phí được định nghĩa là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán Điều này bao gồm các khoản tiền chi ra, khấu trừ tài sản, hoặc phát sinh nợ, tất cả đều dẫn đến việc giảm vốn chủ sở hữu Tuy nhiên, định nghĩa này không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Giá vốn hàng bán (COGS) là giá trị thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ, bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan khác Việc xác định giá vốn hàng bán là cần thiết để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
● Chi phí quản lý kinh doanh:
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm các khoản chi trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, như chi phí chào hàng, quảng cáo, hoa hồng bán hàng và chi phí bảo hành Ngoài ra, còn có các chi phí cho quản lý chung tại doanh nghiệp, bao gồm lương nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động và khấu hao tài sản cố định phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
● Chi phí hoạt động tài chính:
Chi phí hoạt động tài chính là tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động vốn, đầu tư tài chính và các nghiệp vụ tài chính trong doanh nghiệp Các chi phí này bao gồm chi phí vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn vào các liên doanh, liên kết, cũng như chi phí giao dịch bán chứng khoán.
Chi phí khác là các khoản chi phí phát sinh cho các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.1.3 Xác định kết quả kinh doanh
1.1.3.1 Khái niệm về kết quả kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh thành quả cuối cùng của các doanh nghiệp trong một kỳ kế toán cụ thể Nó được biểu hiện bằng tiền, thể hiện sự chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí từ các hoạt động kinh tế đã thực hiện.
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình so sánh chi phí và thu nhập trong một kỳ kinh doanh Nếu thu nhập vượt chi phí, doanh nghiệp đạt lãi; ngược lại, nếu thu nhập thấp hơn chi phí, doanh nghiệp sẽ lỗ Việc này thường được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kinh doanh, như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
1.1.3.2 Phương pháp xác định kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh bao gồm: kết quả từ hoạt động sản xuất, kinh doanh; kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác
Doanh thu thuần về BH và CCDV = Doanh thu BH và CCDV – Các khoản giảm trừ DT
Lợi nhuận gộp về BH và CCDV = Doanh thu thuần về BH và CCDV – Giá vốn hàng bán
LN thuần từ HĐKD = LN gộp + ( DTTC – CPTC) + ( CPBH – CP QLDN )
LN khác = Thu nhập khác – Chi phí khác
Lợi nhuận kế toán trước thuế = Lợi nhuận từ HĐKD + Lợi nhuận khác
Lợi nhuận kế toán sau thuế = Lợi nhuận kế toán trước thuế - Chi phí thuế TNDN
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
1.2.1 Vai trò của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Doanh thu đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, cũng như ảnh hưởng đến sự phát triển của nền kinh tế Tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác quá trình hoạt động, từ đó đưa ra giải pháp tăng doanh số, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận, đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan Nhà nước như cơ quan Thuế, cơ quan quản lý, và cơ quan thống kê thực hiện kiểm tra và giám sát nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước Qua đó, các cơ quan này có thể xây dựng chính sách khuyến khích phát triển doanh nghiệp và áp dụng biện pháp quản lý nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, góp phần vào sự phát triển toàn diện của nền kinh tế quốc dân.
Thông tin kế toán về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh là yếu tố quan trọng đối với các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà đầu tư và chủ nợ Những thông tin này giúp họ hiểu rõ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đầu tư hoặc cho vay hiệu quả nhất.
Việc xác định và phản ánh chính xác kết quả kinh doanh là rất quan trọng, do đó, doanh nghiệp cần không ngừng cải thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tính toán và tập hợp các chi phí liên quan đến quá trình kinh doanh Việc xác định chính xác doanh thu thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó cung cấp thông tin cần thiết để nghiên cứu và xây dựng mức giá phù hợp cho từng sản phẩm.
Phản ánh và ghi chép chi tiết tình hình hiện tại cùng với sự biến động về số lượng, chủng loại, quy cách và mẫu mã của từng loại hàng hóa và dịch vụ được bán ra.
Để đảm bảo kết quả kinh doanh chính xác, cần phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cùng toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ Việc tập hợp các thông tin này vào cuối kỳ sẽ giúp xác định rõ ràng kết quả kinh doanh.
Theo dõi thường xuyên sự biến động của doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, cũng như doanh thu hoạt động tài chính và các nguồn thu nhập khác là rất quan trọng.
Theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, bao gồm cả doanh thu nội bộ, là cần thiết để phản ánh kịp thời và đầy đủ kết quả kinh doanh, từ đó làm cơ sở lập các báo cáo tài chính chính xác.
Theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản phải thu và chi phí của từng hoạt động doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, cần đôn đốc việc thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng để đảm bảo tính thanh khoản và ổn định tài chính cho doanh nghiệp.
- Xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước
Cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ phân tích hoạt động kinh doanh định kỳ liên quan đến doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.
- Xác định được quá trình luân chuyển chứng từ về kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh
Nhiệm vụ của nó là đề xuất các kiến nghị và biện pháp nhằm cải thiện quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Điều này giúp cung cấp cho ban lãnh đạo những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.3 Ý nghĩa của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Việc tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh giúp các doanh nghiệp:
+ Xác định hiệu quả của từng loại hoạt động trong doanh nghiệp
+ Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh
+ Có căn cứ để thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, thực hiện việc phân phối cũng như tái đầu tư sản xuất kinh doanh
Kết hợp thông tin thu thập được với các dữ liệu khác là cách hiệu quả để xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh tối ưu trong tương lai.
Việc tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa quan trọng đối với Nhà nước:
Dựa trên số liệu doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cơ quan thuế xác định các khoản thuế phải thu để đảm bảo nguồn thu cho ngân sách quốc gia Điều này giúp Nhà nước tái đầu tư vào cơ sở hạ tầng, góp phần duy trì điều kiện chính trị, an ninh và xã hội ổn định.
Các nhà hoạch định chính sách quốc gia có thể dựa vào tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước để xây dựng các giải pháp phát triển kinh tế Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động thông qua các chính sách tiền tệ, thuế và các khoản hỗ trợ như phụ cấp, trợ cấp, và trợ giá.
- Đối với nhà đầu tư:
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a, Nội dung
Doanh thu bán hàng và dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán phản ánh tổng doanh thu từ việc bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho công ty mẹ cũng như các công ty con trong cùng tập đoàn.
- Phản ánh doanh thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các giao dịch, nghiệp vụ sau:
+ Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào và bán bất động sản đầu tư
Cung cấp dịch vụ bao gồm việc thực hiện các công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng, có thể diễn ra trong một hoặc nhiều kỳ kế toán Các dịch vụ này có thể là vận tải, du lịch, cho thuê tài sản cố định theo phương thức cho thuê hoạt động, và doanh thu từ hợp đồng xây dựng Việc ghi chép và quản lý chứng từ kế toán là cần thiết để theo dõi và báo cáo các giao dịch này một cách chính xác.
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng, ủy nhiệm thu,…
- Các chứng từ khác có liên quan c, Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 4 tài khoản cấp 2: + TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm
+ TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
Kết cấu TK 511 (phụ lục 16) d, Phương pháp kế toán
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (phụ lục 1)
1.3.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu a, Nội dung
Trong báo cáo tài chính, các khoản điều chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Tuy nhiên, không bao gồm các khoản thuế giảm trừ vào doanh thu như thuế GTGT đầu ra phải nộp theo phương pháp trực tiếp Chứng từ kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các khoản này.
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Phiếu chi, giấy báo nợ
Biên bản trả lại hàng và biên bản giảm giá là tài liệu quan trọng trong trường hợp khách hàng không tiếp tục giao dịch hoặc khi có chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán.
Tài khoản 511 – Các khoản giảm trừ doanh thu
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp vừa và nhỏ không sử dụng tài khoản 521 Thay vào đó, các khoản giảm trừ doanh thu sẽ được ghi giảm trực tiếp vào bên Nợ của tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Sơ đồ 1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (phụ lục 2)
1.3.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính a, Nội dung
Phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp, gồm:
Tiền lãi bao gồm nhiều nguồn thu như lãi cho vay từ ngân hàng, lãi tiền gửi, lãi từ việc bán hàng trả chậm hoặc trả góp, cũng như lãi từ đầu tư vào trái phiếu và tín phiếu Ngoài ra, các khoản chiết khấu thanh toán nhận được khi mua hàng hóa và dịch vụ cũng được tính vào tổng tiền lãi.
- Cổ tức, lợi nhuận được chia cho giai đoạn sau ngày đầu tư;
Thu nhập từ hoạt động đầu tư chứng khoán ngắn hạn và dài hạn, cùng với lãi chuyển nhượng vốn khi thanh lý các khoản vốn góp liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết và công ty con, là những nguồn thu quan trọng Các hoạt động này không chỉ tạo ra lợi nhuận mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Lãi tỷ giá hối đoái, gồm cả lãi do bán ngoại tệ;
- Thu nhập về các hoạt động đầu tư khác, các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác b, Chứng từ kế toán
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Các chứng từ khác có liên quan c, Tài khoản sử dụng
Tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
Kết cấu TK 515 (phụ lục 17) d, Phương pháp kế toán
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu hoạt động tài chính (phụ lục 3)
1.3.1.4 Kế toán thu nhập khác a, Nội dung
Phản ánh những khoản thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, gồm:
- Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ;
- Chênh lệch giữa giá trị tài sản được chia từ BCC cao hơn chi phí đầu tư xây dựng tài sản đồng kiểm soát;
Chênh lệch lãi phát sinh từ việc đánh giá lại vật tư, hàng hóa và tài sản cố định khi góp vốn vào liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết và các hình thức đầu tư khác.
Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải nộp các khoản thuế như thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế bảo vệ môi trường (BVMT) Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các khoản thuế này có thể được giảm hoặc hoàn trả, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính.
- Thu tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng;
Thu tiền bồi thường từ bên thứ ba nhằm bù đắp cho tài sản bị tổn thất, bao gồm các khoản như tiền bảo hiểm được chi trả, tiền đền bù cho việc di dời cơ sở kinh doanh và các khoản tương tự.
- Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ;
- Thu các khoản nợ phải trả không xác định được chủ b, Chứng từ kế toán
- Biên bản phạt vi phạm hợp đồng
- Biên bản bàn giao, thanh lý tài sản cố định
- Các chứng từ khác có liên quan c, Tài khoản sử dụng
Tài khoản 711 – Thu nhập khác
Kết cấu TK 711 (phụ lục 18) d, Phương pháp kế toán
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán kế toán thu nhập khác (phụ lục 4)
1.3.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán a, Nội dung
Tài khoản này phản ánh giá trị vốn của sản phẩm hàng hóa, dịch vụ và bất động sản đầu tư, cũng như giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp trong kỳ Ngoài ra, nó còn ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư, bao gồm chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (nếu phát sinh không lớn), cùng với chi phí nhượng bán và thanh lý bất động sản đầu tư.
Có ba phương pháp để tính giá vốn hàng xuất kho:
- Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này thì giá vốn hàng bán xuất kho được tính căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất kho và đơn giá bình quân
Trị giá vốn thực tế của SP, HH xuất kho = Số lượng SP, HH xuất kho x Đơn giá bình quân
Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, hay còn gọi là đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, là một phương pháp tính toán giá trị hàng tồn kho dựa trên đơn giá bình quân trong suốt một kỳ kế toán Phương pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về chi phí hàng hóa và quản lý tồn kho hiệu quả hơn.
Trị giá thực tế sản phẩm hàng hóa tồn đầu kỳ
+ Trị giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hóa nhập trong kỳ
Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm, hàng hóa nhập trong kỳ sẽ được tính theo phương pháp bình quân liên hoàn Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập thứ i được xác định bằng trị giá sản phẩm, hàng hóa tồn kho sau lần nhập thứ i.
Số lượng sản phẩm và hàng hóa tồn kho sau lần nhập đầu tiên rất quan trọng trong việc tính toán đơn giá bình quân gia quyền Kế toán cần chú ý đến cả số lượng và đơn giá của sản phẩm, hàng hóa, vật tư còn lại sau mỗi lần nhập để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này, hàng hóa, sản phẩm và vật tư được xuất kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO), với đơn giá xuất kho được xác định bằng đơn giá nhập Trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối cùng sẽ dựa trên đơn giá của các lần nhập kho gần nhất.
- Phương pháp thực tế đích danh
Hình thức kế toán
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Nhật ký – Sổ cái là phương pháp ghi chép kế toán, trong đó các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi lại theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế theo tài khoản kế toán Tất cả các giao dịch được tập hợp trong một quyển sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Hình thức ghi sổ này mang lại sự rõ ràng và có hệ thống trong việc quản lý thông tin tài chính.
22 thành 02 phần: phần Nhật ký, phần Sổ cái và có 02 loại sổ kế toán đi kèm: Nhật ký –
Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết (Phụ lục)
Phần Nhật ký bao gồm các cột như ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng chứng từ và diễn giải nội dung kinh tế phát sinh, được sắp xếp theo trình tự thời gian.
- Phần Sổ cái: Mỗi tài khoản ghi thành 02 cột: Nợ - Có, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế
Việc ghi sổ hàng ngày dựa trên chứng từ đã được kiểm tra giúp xác định tài khoản ghi Có và tài khoản ghi Nợ Số liệu từ mỗi chứng từ được ghi trên cùng một dòng ở cả hai phần Cuối tháng, cần cộng số liệu phát sinh trong phần Nhật ký và các cột Nợ - Có của từng tài khoản ở sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái được coi là đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp cho các đơn vị nhỏ với ít nghiệp vụ kinh tế và hoạt động giản đơn Tuy nhiên, khi số lượng nghiệp vụ phát sinh trở nên phức tạp, hình thức này gặp khó khăn trong việc phân loại và phân công công việc cho bộ phận kế toán, dẫn đến hạn chế trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, sử dụng số liệu từ sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Cuối mỗi tháng, quý và năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo số liệu khớp nhau, thông tin từ Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung (phụ lục 12)
1.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ gốc theo từng loại sự việc, ghi rõ nội dung vào sổ cho mỗi sự việc Trong thực tế, kế toán sử dụng chứng từ hoặc bảng tổng hợp cùng loại và nội dung kinh tế để lập chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế toán này có ưu điểm lớn nhất là phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp Kết cấu sổ sách đơn giản giúp dễ dàng ghi chép, thích hợp với các điều kiện kế toán thủ công cũng như khi áp dụng máy vi tính.
Hình thức kế toán chứng từ-ghi sổ có đặc trưng cơ bản là sử dụng "Chứng từ ghi sổ" làm căn cứ trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp Cụ thể, quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm việc ghi theo trình tự thời gian trên "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" và ghi theo nội dung kinh tế trên "Sổ Cái".
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính Các thao tác in báo cáo tài chính được thực hiện theo quy định Vào cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.13 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính (phụ lục 13)
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHI VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
Tổng quan về Công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên chính thức: Công Ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Havaco Việt Nam
Văn phòng GD: Số 12, ngõ 230 đường Ỷ La, phường Dương Nội, Quận Hà Đông, TP Hà Nội
Trụ sở: Số 103 đường Hoàng Quốc Việt, P Nghĩa Đô, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội Chi nhánh 1: Q Hai Bà Trưng, TP Hà Nội
Chi nhánh 2: Q Tây Hồ, TP Hà Nội
Chi nhánh 3: Q Đống Đa, TP Hà Nội
Nguyễn Thị Tươi, chi nhánh Hà Tây
- Người đại diện pháp luật: Vũ Văn Cần
2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Havaco Việt Nam là doanh nghiệp chuyên buôn bán, sản xuất, nhập khẩu, thi công lắp đặt các sản phẩm:
+ Cửa kính: Cửa kính lùa, cửa kính tự động
+ Cửa nhôm: Cửa nhôm Xingfa, cửa sổ mở trượt Xingfa,
+ Cửa cuốn: Cửa cuốn nhôm, cửa cuốn,
+ Cửa nhựa: Cửa đi nhựa lõi thép, cửa sổ nhựa lõi thép,
2.1.3 Đặc điểm cơ cấu quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (phụ lục 14)
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc là người có trách nhiệm pháp lý đối với toàn bộ hoạt động của công ty, nắm quyền quyết định cao nhất và đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động Bên cạnh đó, Giám đốc còn trực tiếp ký kết các hợp đồng lớn với khách hàng và phê duyệt các chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động bán hàng, đảm bảo doanh thu và doanh số bán hàng đạt yêu cầu Họ thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và phát triển kinh doanh trong khu vực Bên cạnh đó, việc lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng trong nước cũng là một phần quan trọng trong công việc của họ.
Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm điều hành các phòng ban, xây dựng và thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của công ty Họ giám sát các dự án, đưa ra quyết định và đề xuất giải pháp, chiến lược để đảm bảo hệ thống quản trị luôn được cập nhật và hoạt động hiệu quả.
Phòng kinh doanh là bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường và theo dõi biến động giá cả, từ đó lập kế hoạch kinh doanh và khai thác nguồn hàng theo nhu cầu Ngoài ra, phòng kinh doanh còn đóng vai trò tư vấn cho Giám đốc trong việc đưa ra quyết định và xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Phòng HC-NS là bộ phận hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức lao động và tiền lương Phòng cũng đảm nhận công tác văn phòng, đào tạo nhân lực, và thực hiện các chính sách thi đua khen thưởng.
Phòng kế toán là bộ phận chủ chốt trong việc tổ chức hạch toán toàn Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính (BCTC) Các BCTC này cung cấp thông tin kế toán và tình hình tài chính của công ty cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định đầu tư hợp lý nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Phòng R&D (nghiên cứu và phát triển) đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và thực hiện chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Havaco Việt Nam
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung với một phòng kế toán trung tâm Tất cả các công việc kế toán như phân loại và kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành và lập báo cáo kinh tế đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán này.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty (phụ lục 15)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc kiêm nhiệm kế toán tổng hợp và tư vấn cho Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ chính của kế toán trưởng là phân tích và thuyết minh kết quả kinh doanh, từ đó hỗ trợ ban giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm quyết toán thuế và thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, cùng các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán mua hàng và bán hàng đảm nhiệm việc theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho, cũng như quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ Họ cần thực hiện báo cáo kịp thời và theo dõi tình hình bán hàng hóa, đồng thời kiểm soát công nợ phải thu từ khách hàng trên tài khoản 131.
Kế toán tiền lương và quản lý quỹ lương là nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc thực hiện kế toán tiền lương, quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN Ngoài ra, việc chi trả lương thưởng cho nhân viên và lao động cũng cần được thực hiện kịp thời Để đáp ứng yêu cầu của giám đốc, cần lập báo cáo thu chi hàng ngày và báo cáo tiền gửi ngân hàng thường xuyên.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm việc nhập và xuất quỹ Mỗi ngày, thủ quỹ phải tiến hành kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu từ sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần phối hợp kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
2.1.4.2 Vận dụng chế độ và chính sách kế toán, hệ thống sổ sách tại công ty
Thực hiện chế độ kế toán theo thông tư số 133/2016/TT -BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính:
- Tập hợp chi phí và tính giá thành theo từng sản phẩm
- Khấu hao Tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, kết hợp giữa kế toán thủ công và theo dõi trên phần mềm Misa cùng với Excel.
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính giá xuất kho: phương pháp bình quân liên hoàn
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng của công ty là VND
Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí tại Công Ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Havaco Việt Nam
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a, Nội dung:
Công ty hoạt động chủ yếu là cung cấp vật tư và thi công các sản phẩm:
- Các nguyên vật liệu liên quan đến cửa kính, cửa nhôm, cửa thép,
- Cửa nhựa, cửa nhôm Xingfa, lõi thép cho căn hộ, biệt thự,
Doanh thu từ hoạt động BH và CCDV của công ty:
- Doanh thu từ bán sản phẩm kính dán cửa, cửa nhựa lõi thép, cửa kính cường lực, cửa nhôm kính Xingfa, cửa cuốn,
- Doanh thu từ cung cấp các dịch vụ lắp đặt cửa kính, vách ngăn kính, lan can kính, mái kính cho các công trình
Hình thức thanh toán chủ yếu tại công ty là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Ngoài ra, khách hàng còn có thể nợ, thanh toán chậm
- Hằng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tiến hành như sau
“Căn cứ vào đơn xét duyệt bán hàng của bộ phận kinh doanh, kế toán viết hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT hàng bán ra gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại bộ phận
+ Liên 2: Chuyển cho khách hàng
+ Liên 3: Chuyển cho thủ quỹ
Để theo dõi hình thức thanh toán của khách hàng, kế toán sẽ ghi nhận nếu khách hàng trả chậm vào sổ công nợ Trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán sẽ lập phiếu thu gồm ba liên và chuyển cả ba liên đó cho thủ quỹ để xử lý.
Sau khi nhận hóa đơn GTGT và ba liên của phiếu thu từ kế toán, thủ quỹ sẽ kiểm tra và tiến hành thu tiền Phiếu thu, sau khi được xét duyệt và có đầy đủ chữ ký, sẽ được luân chuyển theo quy trình đã định.
+ Liên 1: Giao cho phòng kế toán;
+ Liên 2: Chuyển cho Khách hàng;
+ Liên 3: Giữ lại để lưu;
- Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu
Cuối tháng, kế toán tổng hợp thực hiện cập nhật dữ liệu khóa sổ kế toán và xác định doanh thu để chuyển sang kết quả kinh doanh trên Sổ cái TK 911 Đồng thời, cần khóa sổ chi tiết và sổ cái của các tài khoản như 511, 3331, 632, 641, 642, 711, và 811, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Trong quá trình giao dịch thương mại, các chứng từ quan trọng bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), cùng với các chứng từ thanh toán như phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có từ ngân hàng, và bảng kê bán hàng Những tài liệu này không chỉ giúp xác nhận giao dịch mà còn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động tài chính.
TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 2 tài khoản cấp 2: + TK 5111 – doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112 – doanh thu cung cấp dịch vụ
Các tài khoản khác như: TK 1111, TK 131, TK 3331, c, Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty d, Nghiệp vụ thực tế
Vào ngày 15/12/2020, phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Havaco đã tiếp nhận Đơn đặt hàng số 0007 từ Công ty Cổ phần Cơ khí xây dựng và thương mại TG Việt Nam Sau khi xem xét kỹ lưỡng, phòng kinh doanh đã chấp thuận đơn hàng và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế cùng ngày.
Kế toán tiến hành như sau:
Dựa vào hóa đơn GTGT số 0000563, phiếu thu số PT00382, và sổ nhật ký chung, kế toán thực hiện ghi sổ vào sổ cái TK 511 Đồng thời, từ các chứng từ này, kế toán cũng ghi sổ chi tiết TK 511.
Cuối tháng, kế toán thu thập số liệu từ sổ kế toán chi tiết tài khoản 511 và so sánh với số liệu từ sổ cái tài khoản 511 đã lập Dựa vào sổ sách và chứng từ, kế toán tiến hành lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính.
Biểu mẫu 2.1 Đơn đặt hàng số 0007
Biểu mẫu 2.2 Hóa đơn GTGT số 0000563
Biểu mẫu 2.3 Phiếu thu số PT00382
Biểu mẫu 2.4 Trích sổ nhật ký chung tháng 12 năm 2020
Biểu mẫu 2.5 Trích sổ cái TK 511
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
Biểu mẫu 2.6 Trích sổ chi tiết TK 5111
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
2.2.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong năm 2020, Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính a, Nội dung: Doanh thu tài chính của công ty chủ yếu là các khoản lãi từ tiền gửi ngân hàng và tiền lãi từ hoạt động đầu tư TC b, Chứng từ và tài khoản sử dụng:
- Chứng từ: giấy báo có, phiếu thu, sao kê ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính c, Quy trình hạch toán
Vào ngày 31/12/2012, Công ty d đã nhận được Giấy báo có (GBC) từ ngân hàng Kỹ thương Việt Nam – Hà Tây, thông báo về khoản tiền thu lãi tài chính cho tháng 12 năm 2020, theo trình tự ghi sổ kế toán doanh thu hoạt động tài chính.
Kế toán tiến hành như sau:
Dựa trên giấy báo số NTTK000567 từ Ngân hàng (Biểu mẫu số 2.7), kế toán sẽ ghi nhận thông tin vào Sổ nhật ký chung (Biểu mẫu số 2.8) và tiếp theo là Sổ cái TK 515 (Biểu mẫu 2.9).
Cuối tháng, kế toán thu thập số liệu từ sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 515 để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
Biểu mẫu 2.7 Giấy báo có số NTTK000567
Biểu mẫu 2.8 Trích sổ Nhật ký chung tháng 12 năm 2020
Biểu mẫu 2.9 Trích sổ cái TK 515
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
2.2.1.4 Kế toán thu nhập khác
Tháng 12 năm 2020 công ty không phát sinh nghiệp vụ nào về thu nhập khác
2.2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán a, Nội dung
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp với kiểm kê định kỳ để quản lý hàng tồn kho hiệu quả Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân liên hoàn, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc định giá hàng hóa.
Quy trình nhập – xuất – tồn HTK được đảm bảo nghiêm ngặt, tách biệt bộ phận nhân viên kho với nhân viên kinh doanh
Kế toán áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính đơn giá xuất kho Sau mỗi lần nhập kho, kế toán cần tính lại giá bình quân Đơn giá bình quân được xác định bằng trị giá sản phẩm, hàng hóa tồn kho sau lần nhập thứ i chia cho số lượng sản phẩm, hàng hóa tồn kho sau lần nhập thứ i Các chứng từ và tài khoản liên quan cũng cần được ghi nhận đầy đủ trong quá trình này.
- Chứng từ: Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho,…
+ TK 632 – Giá vốn hàng bán
+ TK 152 – Nguyên vật liệu c, Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn tại Công ty d, Nghiệp vụ thực tế
Vào ngày 15/12/2020, Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng và Thương mại TG Việt Nam đã nhận 78,45 m² kính dán 6.38mm trắng trong và 45,83 m² kính dán 6.38mm trắng sữa, theo hợp đồng HĐ0000563.
Kế toán tiến hành như sau:
Kế toán thực hiện lập phiếu xuất kho số XK000754 theo Biểu mẫu 2.10 Dựa trên phiếu xuất kho này, kế toán sẽ ghi chép số liệu vào sổ Nhật ký chung (Biểu mẫu 2.11) và Sổ Cái TK 632 (Biểu mẫu 2.12).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU,
Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
Hoạt động kinh doanh của công ty đã bị ảnh hưởng bởi biến động kinh tế, đặc biệt là dịch bệnh Covid, khiến môi trường làm việc trở nên khó khăn Mặc dù gặp nhiều thách thức từ cả yếu tố khách quan và chủ quan, công ty vẫn đạt được thành tựu nhờ vào sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và sự sáng tạo, nhiệt huyết của nhân viên Sự nỗ lực của bộ phận kế toán, cùng với việc phân chia công việc rõ ràng và phù hợp, đã nâng cao ý thức trách nhiệm và hiệu quả công việc, góp phần xây dựng lòng tin từ khách hàng.
Trong thời gian tới, công ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh và khai thác các mặt hàng mới để đáp ứng nhu cầu thương mại Chúng tôi sẽ tìm kiếm thêm đối tác sản xuất và mở rộng thị trường trong nước nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty sẽ tiếp tục tăng cường vốn kinh doanh nhằm phát triển kế hoạch chuyển giao công nghệ và cung cấp thiết bị xử lý chất thải công nghiệp Đồng thời, công ty sẽ từng bước mở rộng mạng lưới kinh doanh và tìm kiếm các thị trường mới.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Qua quá trình thực tập và nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, góp phần hoàn thiện quy trình và cải thiện kết quả kinh doanh của công ty.
Giải pháp 1 : Đầu tư thêm máy fax, scan chứng từ
Do khoảng cách xa giữa văn phòng và kho, việc luân chuyển chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn gặp nhiều khó khăn Mặc dù các bộ phận có thể gửi hóa đơn qua email hoặc Zalo, nhưng chứng từ viết tay như đơn đặt hàng vẫn cần được xử lý cẩn thận để đảm bảo chất lượng Đầu tư vào máy fax và máy scan là giải pháp hợp lý, giúp gửi tài liệu nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng Quá trình này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn rất gọn nhẹ và tiện lợi cho các bộ phận trong công ty.
Giải pháp 2 : Nâng cấp phần mềm kế toán
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm Misa phiên bản R16 năm 2019 và nên nâng cấp lên phiên bản R8 năm 2021 để cải thiện hiệu quả hoạt động Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu và chi phí là cần thiết, nhưng việc ghi chép nội dung diễn giải thường bị xem nhẹ Tuy nhiên, để phát triển bền vững, bộ phận kế toán cần chú trọng ghi chép chi tiết, đặc biệt là đối với tài khoản doanh thu và chi phí Việc hạch toán cụ thể doanh thu bán hàng sẽ giúp xác định mặt hàng mang lại doanh thu cao nhất, từ đó hỗ trợ công tác sản xuất và marketing Nâng cấp phần mềm kế toán sẽ giúp theo dõi doanh thu từng mặt hàng dễ dàng hơn, phục vụ cho kế toán quản trị và xây dựng dự toán hiệu quả.
Dưới đây là bảng so sánh một số tính năng giữa MISA SME.NET 2021 và MISA SME.NET 2019:
MISA SME.NET 2021 MISA SME.NET
TỐC ĐỘ Cải tiến hiệu năng:
Tốc độ cất chứng từ bán hàng (tăng 5-8 lần)
Tốc độ đăng nhập vào phần mềm (tăng 2 lần)
Tốc độ load báo cáo (tăng 2 lần) Tốc độ đối trừ, bù trừ công nợ (tăng 2 lần) TIỆN ÍCH
Cho phép mở thêm các tài khoản con
Cho phép người dùng mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2,3,4,
Gửi chứng từ, báo cáo trực tiếp từ phần mềm qua email/Zalo của đổi tác
Gửi chứng từ và báo cáo cho giám đốc, khách hàng hoặc nhà cung cấp ngay trên phần mềm mà không cần xuất khẩu sang Excel hay in ra bản cứng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Sao chép phần mềm sang máy khác
Chúng tôi giúp bạn dễ dàng sao chép toàn bộ phần mềm, dữ liệu và mẫu in tùy chỉnh từ máy tính này sang máy tính khác, đặc biệt khi bạn cần thêm máy mới, đổi máy hoặc mang dữ liệu về nhà để làm việc.
Copy dữ liệu từ excel vào chứng từ
Cho phép sao chép trực tiếp từng cột dữ liệu trên Excel để dán vào giao diện nhập liệu, điều này giúp tăng tốc quá trình nhập liệu mà không cần phải tạo file nhập khẩu từ Excel.
Giải pháp 3 : Thay đổi phương pháp tính giá xuất kho
Công ty nên chuyển đổi từ phương pháp tính giá xuất kho bình quân liên hoàn sang phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước, và hàng tồn kho cuối kỳ sẽ phản ánh giá trị của hàng hóa gần thời điểm cuối kỳ Theo FIFO, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập vào đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ dựa trên giá của hàng nhập gần cuối kỳ Hàng hóa nào nhập trước sẽ được xuất trước, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho Phương pháp này phù hợp khi giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định trị giá vốn hàng xuất kho, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý Trị giá vốn hàng tồn kho cũng sẽ gần gũi với giá thị trường, làm cho chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
Giải pháp 4 : Thực hiện trích lập dự phòng
Công tác kế toán doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trích lập dự phòng, đặc biệt là đối với các khoản phải thu, do khả năng trượt giá hàng tồn kho tương đối thấp Doanh nghiệp thuộc loại hình thương mại nên chỉ tiêu tài chính về vòng quay khoản phải thu được nhiều người quan tâm, phản ánh tình hình thu hồi công nợ và kế hoạch quản lý khoản phải thu Điều này cũng là căn cứ quan trọng để đưa ra phương án sử dụng vốn hợp lý.
77 cạnh đó, việc trích lập dự phòng để thực hiện nguyên tắc “thận trọng” trong kế toán theo quy định tại thông tư 48/2019/TT-BTC ban hành ngày 08/08/2019:
“ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.”
Để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng truyền thống, công ty nên áp dụng chính sách khuyến mãi giảm giá cho đơn hàng lớn Chiết khấu thương mại là khoản tiền giảm giá cho khách hàng mua số lượng lớn theo thỏa thuận trong hợp đồng Việc áp dụng chiết khấu thương mại không chỉ thúc đẩy cung cấp dịch vụ mà còn thu hút thêm khách hàng Ngoài ra, chiết khấu thanh toán, dù là chi phí cho công ty, lại trở thành doanh thu hấp dẫn cho khách hàng với hợp đồng lớn Do đó, chiết khấu thanh toán không chỉ hỗ trợ thu hồi nợ mà còn là yếu tố quan trọng trong việc thu hút khách hàng mới.
Giải pháp 6 : Tổ chức lại mô hình tổ chức kế toán qua các biện pháp sau:
Một là, xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của DN
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và đặc điểm tổ chức quản lý khác nhau, dẫn đến sự đa dạng trong trình độ quản lý và khối lượng nghiệp vụ kinh tế Do đó, cần bố trí những kế toán viên có kinh nghiệm vào các phần hành kế toán phức tạp và quan trọng Đặc biệt, trong doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và giá vốn hàng hóa thường được xem là phần hành phức tạp nhất với khối lượng công việc lớn, vì vậy cần ưu tiên nhân sự có chuyên môn cao cho các nhiệm vụ này.
78 người làm kế toán với trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú là cần thiết để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý.
Hai là, xác định số lượng bộ phận kế toán của bộ máy kế toán trong DN
Số lượng bộ phận kế toán trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) cần được xác định hợp lý để đảm bảo sự phối hợp và phân công trách nhiệm hiệu quả trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho công tác quản trị Đối với các DNTM lớn với khối lượng nghiệp vụ kinh tế đa dạng, cần bố trí nhiều bộ phận kế toán hơn so với các DNTM nhỏ.
Ba là, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận hợp lý
Nhân viên kế toán có trình độ cao trong doanh nghiệp thương mại sẽ nâng cao năng suất lao động và cải thiện độ chính xác trong công việc chuyên môn Điều này giúp giảm số lượng nhân sự cần thiết cho các phần hành kế toán, từ đó tối ưu hóa toàn bộ quy trình kế toán Do đó, các doanh nghiệp cần chú trọng tuyển dụng nhân viên lành nghề và thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ kế toán của mình.
Tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin chính xác, hỗ trợ hiệu quả cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Hiện nay, phòng kế toán của công ty được tổ chức với kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, phân công nhiệm vụ cho các kế toán mua, bán hàng, kế toán tiền lương, vốn bằng tiền và thủ quỹ Để đảm bảo tuân thủ quy tắc bất khiêm nhiệm trong công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình tổ chức kế toán dưới đây.