ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KIM LOẠI MÀU BẮC HÀ
Đặc điểm doanh thu, chi phí
1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh
Với mục tiêu trở thành một trong những tập đoàn kinh tế lớn mạnh của Việt Nam, Công ty Cổ phần Kim Loại Màu Bắc Hà chính thức được thành lập ngày 01/11/2007 theo luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh Nghiệp.
Công ty hoạt động đa ngành, kinh doanh kim loại màu, khai thác khoáng sản, xây dựng và bất động sản Ngoài ra, công ty còn tham gia vào các lĩnh vực khác như mua bán dây cáp điện và dầu các loại.
Vì công ty hoạt động thương mại là chủ yếu nên doanh thu của Công ty phần lớn là từ các hoạt động buôn bán hàng hóa, một phần nhỏ là từ hoạt động tài chính Trong đó, cụ thể gồm:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: bán nhôm thỏi, đồng cuộn, dây cáp điện, đá, cát phục vụ xây dựng, đồng tấm, đồng dây phi 8, phi 2,6…
- Doanh thu hoạt động tài chính: chủ yếu thu từ lãi tiền gửi, lãi cổ phiếu, lãi cho vay…
Hiện nay, Công ty Cổ phần Kim loại màu Bắc Hà chuyên kinh doanh kim loại màu và các mặt hàng phục vụ cho xây dựng như đá, cát, bên cạnh đó, công ty đang đi sâu vào các lĩnh vực như khai thác, kinh doanh bất động sản Do đó, chi phí của công ty phần lớn bao gồm:
- Giá vốn hàng bán: toàn bộ chi phí bỏ ra để mua hàng hóa về nhập kho.
- Chi phí bán hàng: chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài,
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều hạng mục như chi phí nhân sự (lương thưởng, phúc lợi), chi phí đồ dùng (văn phòng phẩm, thiết bị), chi phí khấu hao (giá trị tài sản cố định được phân bổ theo thời gian sử dụng), thuế và phí (thuế thu nhập doanh nghiệp, phí bảo hiểm xã hội), chi phí dịch vụ mua ngoài (dịch vụ vệ sinh, bảo vệ) và các chi phí khác phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Chi phí hoạt động tài chính: trả lãi vay, chênh lệch lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ, lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại, chi phí tài chính khác.
- Bên cạnh đó, còn gồm các chi phí khác nhưng chiếm tỷ trọng rất nhỏ như: chi phí san lấp mặt bằng để đầu tư khai thác, thuê nhân công
Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí
Trong công tác quản lý doanh thu, chi phí của công ty có các phòng ban, bộ phận liên quan là: P TGĐ kinh doanh, phòng kế toán, phòng sản xuất, phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
- Tham mưu giúp việc cho TGĐ trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, kiểm soát doanh thu và chi phí trên tầm vĩ mô.
- Thay mặt TGĐ ký các văn bản điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, điều chỉnh tăng, giảm chi phí hoặc doanh thu( khi được TGĐ phân công, ủy quyền).
- Trực tiếp chịu trách nhiệm liên quan đến tình hình kinh doanh của công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi được TGĐ phân công.
1.2.2 Phòng kế toán tài chính
- Phòng KT- TC có chức năng nắm vững và giúp việc TGĐ trong việc thực hiện công tác kế toán, thống kê, tài chính và hạch toán toàn bộ doanh thu, chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà Nước đối với Công ty Cổ phần Kim Loại Màu Bắc Hà và các công ty thành viên trong hệ thống Bắc Hà.
- Căn cứ vào định hướng sản xuất kinh doanh, giúp việc TGĐ xây dựng kế hoạch tài chính bao gồm chủ yếu ở các lĩnh vực: a Kế hoạch cân đối tổng hợp doanh thu- chi phí. b Kế hoạch chi tiêu tài chính, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Thực hiện các chế độ, chính sách về kế toán, tài chính theo quy định của Nhà nước về hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Kiểm soát và phát hiện các khoản thu chi sai mục đích có vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư một cách chính xác Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các khoản thu chi, các nhà quản lý có thể ngăn chặn và khắc phục các sai lệch trong ghi chép sổ sách, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính.
- Giúp việc TGĐ quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vay tín dụng để quản lý tốt doanh thu và chi phí tương ứng.
- Lập báo cáo thuế, BCTC, báo cáo thống kê khác theo quy định đảm bảo đúng tiến độ xác định kết quả kinh doanh.
- Chủ trì tổ chức phân tích hoạt động kinh tế định kỳ và đề xuất những biện pháp quản lý kinh tế, quản lý tài chính giúp TGĐ chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng, kiểm soát chặt chẽ chi phí.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, số liệu kế toán thống kê, tài chính theo đúng quy định, lập niên giám thống kê một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty và các đơn vị thành viên để tiện theo dõi chi phí thường kỳ phát sinh, doanh thu đạt được và phục vụ cho công tác xây dựng chiến lược phát triển.
- Giúp việc TGĐ trong việc quản lý chi tiêu và thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản chi phí khác thuộc chế độ chính sách cho người lao động ở công ty và các đơn vị thành viên.
- Thực hiện các công việc khác do TGĐ giao
- Kịp thời hợp lý hóa sản xuất, tránh lãng phí thời gian lao động, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban tham mưu để thực hiện và thúc đẩy công việc, theo dõi tình hình chi phí để xây dựng các định mức chi phí sản xuất.
Dựa vào năng lực hiện có của người lao động để bố trí thời gian hợp lý, sử dụng vật tư hiệu quả, tránh lãng phí không cần thiết Việc bố trí này giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
- Thường xuyên đào tạo, nâng cao chuyên môn cho người lao động, trang bị bảo hộ lao động, đảm bảo tiến độ làm việc của công ty.
- Xây dựng định mức lao động cho từng công việc từ đó tăng năng suất lao động, thực hiện đúng nguyên tắc về quyền và nghĩa vụ cho người lao động.
Nắm bắt thông tin, dự đoán nhu cầu của thị trường, soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, thuê đất,….định kỳ báo cáo thống kê số lượng giá trị của hàng mua vào và bán ra cho ban Giám đốc nhằm theo dõi tình hình tổng doanh thu và chi phí.
Chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh kịp thời, khai thác mở rộng thị trường kinh doanh, tham mưu cho Ban giám đốc để đưa ra
Hoàng Thị Thêu đảm bảo các chính sách, quyết định kịp thời và phù hợp, tối ưu hóa lợi nhuận và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Phòng kinh doanh cũng giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng, vận chuyển và giao hàng, đảm bảo tuân thủ tiến độ theo hợp đồng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM LOẠI MÀU BẮC HÀ
Kế toán doanh thu và thu nhập khác
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
* Đối với phương thức bán buôn qua kho: chứng từ kế toán bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa do phòng kinh doanh làm theo số lượng, chủng loại, chất lượng theo yêu cầu của bên mua.
- Phiếu xuất kho do thủ kho lập.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu thanh toán.
- Chứng từ thanh toán: giấy báo có của ngân hàng.
Đầu tiên, phòng kinh doanh lập biên bản nghiệm thu khối lượng dựa trên phiếu xuất kho, sau đó chuyển đến phòng kế toán Phòng kế toán bán hàng sử dụng hợp đồng mua bán và biên bản nghiệm thu khối lượng để lập biên bản nghiệm thu thanh toán có chữ ký của đại diện hai bên Dựa vào biên bản này, kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua, liên 3 luân chuyển nội bộ Cuối ngày, kế toán thanh toán tổng hợp hóa đơn bán hàng và biên bản nghiệm thu thanh toán để ghi nhận doanh thu.
Hoàng Thị Thêu toán theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng để kịp thời đôn đốc công nợ với khách hàng Từ đó, kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán để theo dõi thường xuyên.
* Đối với phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: chứng từ kế toán gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa do phòng kinh doanh lập theo đúng số lượng, quy cách, chất lượng theo yêu cầu.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu thanh toán.
- Chứng từ thanh toán: giấy báo có của ngân hàng. Đối với hình thức này, khách hàng thường nhận hàng luôn khi hàng chưa về đến kho của công ty Khi có phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng mua bán, phòng kinh doanh tiến hành làm biên bản nghiệm thu khối lượng dựa vào lượng hàng thực tế bán ra cho khách hàng, sau đó chứng từ này được chuyển đến phòng kế toán để kế toán bán hàng tiến hành làm biên bản nghiệm thu thanh toán rồi viết hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu Dựa vào đó, kế toán sẽ phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế toán đồng thời theo dõi tình hình doanh thu. Đối với doanh thu hoạt động tài chính, công ty ghi nhận doanh thu từ lãi cho vay, lãi tiền gửi là chủ yếu Trong quá trình hoạt động, tình hình công nợ của công ty đa phần được thanh toán qua ngân hàng nên lãi từ tiền gửi chiếm tỷ nhận được một số tiền lãi nhất định, tùy theo lượng tiền còn tồn quỹ thể hiện trên sổ phụ ngân hàng.
NGAN HANG DAU TU VÀ PHAT TRIEN VIET NAM
Chi nhanh: 220 NHDT&PT Thang Long
Ten TK: Công ty cổ phần Kim loại màu Bắc Hà
Ngay giao dich: 25/08/2010 Loai tien: VND
So dư TK Lai suat(%) So tien lai
BA TRĂM TAM MUOI TAM NGHIN MOT TRAM SAU MUOI CHIN VND CHAN
Với thu nhập khác, doanh nghiệp ghi nhận chủ yếu từ hoạt động thanh lý và nhượng bán tài sản Khi tài sản cố định của công ty như máy móc, thiết bị trở nên cũ, hỏng, bộ phận kế toán TSCĐ sẽ tiến hành lập biên bản thanh lý, nhượng bán tài sản căn cứ vào nguyên giá, giá trị khấu hao lũy kế để xác định giá trị còn lại, từ đó tiến hành thanh lý, nhượng bán Sau khi bên mua chấp nhận thanh toán, kế toán sẽ lập biên bản nghiệm thu thanh toán giữa hai bên và ghi nhận thu nhập khác, nhập liệu vào phần mềm kế toán.
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu và thu nhập khác
Từ màn hình làm việc của phần mềm, chọn kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ cập nhật số liệu/ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Biểu 2.2: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Tại ô loại hóa đơn: chọn 1, phần mềm sẽ tự động chạy- Xuất bán.
Mã khách: chọn CTTPHAT( mã khách mua hàng hóa đã có sẵn trong danh mục khách hàng) phần mềm tự động chạy tên công ty CP Địa ốc- cáp điện Thịnh Phát và địa chỉ: 144A- Hồ Ngọc Lãm- Phường An Lạc- Quận Bình Tân.
Diễn giải: ghi xuất bán hàng cho khách, HĐ 77391.
Mã TK nợ: gõ 1311( chấp nhận thanh toán sau).
Ngày hạch toán( có thể trùng hoặc sau ngày lập chứng từ): chọn ngày ghi trong hoá đơn GTGT đã xuất bán cho khách hàng: 02/08/2010.
Ngày lập chứng từ: chọn ngày ghi trên hóa đơn xuất: 02/08/2010.
Số seri: ghi theo ký hiệu seri của hóa đơn: EA/2010B.
Số hóa đơn: phần mềm tự động chạy theo số lũy kế: 0077391.
Mã hàng: ghi NTHOI, phần mềm tự động chạy tên hàng hóa cùng với đơn vị tính theo mã hóa của công ty đã được nhập trong danh mục hàng hóa.
Tại cột số lượng: ghi số lượng thực tế bán theo biên bản nghiệm thu khối lượng giữa hai bên ngày 02/08/2010: 100.980 kg
Tại cột giá bán: ghi theo giá bán đã thỏa thuận trong hợp đồng: 40.500 đồng. Tại cột TK kho: ghi 1561
Tại cột mã kho: ghi KCT- Kho công ty.
Tại cột TK doanh thu: ghi 5111.
Tại cột TK giá vốn: ghi 632.
Phần mềm sẽ tự động tính thành tiền hàng là: 4.089.690.000 đồng.
Tại ô mã thuế chọn 10, phần mềm tự động tính thành tiền thuế( 10%) là: 408.969.000 và tổng tiền thanh toán là 4.498.659.000 đồng.
Tại ô tài khoản thuế: ghi 13311
Sau khi nhập dữ liệu xong, chọn: ‘‘lưu” và phần mềm tự động cập nhật số liệu và chuyển đến các sổ có liên quan trong hệ thống.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ sổ sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ chi tiết một tài khoản/ chọn TK 5111/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010/ nhận.
Phần mềm tự động chạy và hiển thị sổ chi tiết của tài khoản 5111.
Biểu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 5111
Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77391 13111 4.089.690 02/08/2010
0077392 Công ty TNHH Bách Thông Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77392 13111 8.207.325 05/08/2010
0077393 Công ty CP Kinh Tế Hoàng Gia Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77393 13111 21.781.297 09/08/2010
Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77394 13111 4.047.124 09/08/2010
0077395 Công ty TNHH Dây và cáp điện
Nexans Lioa Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77395 13111 5.403.781 09/08/2010
0077396 Công ty TNHH thiết bị điện
Sao Tháng Tám Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77396 13111 1.995.000
PKT03 Kết chuyển doanh thu thuần 911 182.178.599
Tổng phát sinh nợ: 182.178.599 Tổng phát sinh có: 182.178.599
Số dư nợ cuối kỳ: 0
Hoàng Thị Thêu Đối với doanh thu hoạt động tài chính, khi ngân hàng gửi giấy báo có của lãi tiền gửi trong tháng, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm.
Từ màn hình hệ thống, chọn phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/ chọn cập nhật số liệu/ giấy báo có( thu) của ngân hàng.
Tại ô loại phiếu thu: ghi 2, phần mềm tự động chạy- thu chi tiết theo khách hàng.
Mã khách: nhập BIDV, phần mềm tự động chạy tên theo danh mục khách hàng đã được mã hóa.
Lý do nộp: ghi lãi tiền gửi
Tài khoản nợ: ghi 11213, phần mềm tự động chạy- Tiền VNĐ gửi ngân hàng BIDV.
Ngày lập chứng từ: ghi 25/08/2010
Số phiếu thu: phần mềm tự động chạy BC0810/30.
Cột tài khoản có: ghi 5151
Cột PS có VNĐ: ghi 388.169 theo số liệu trên giấy báo có của ngân hàng.
Sau khi nhập dữ liệu xong, chọn ‘‘lưu”, phần mềm tự động lưu số liệu và chuyển đến các sổ liên quan trong hệ thống.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ sổ sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ chi tiết một tài khoản/ chọn TK 5151/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010/ nhận.
Biểu 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 5151
Tài khoản 5151- Lãi cho vay, tiền gửi
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
BC0810/30 Ngân hàng đầu tư và phát triển - CN
Thăng Long Lãi tiền gửi 11213 388.169 25/08/2010
Ngân hàng TMCP An Bình _ CN Hà
Nội Nhập lãi số dư tài khoản 11219 3.512
Ngân hàng xăng dầu Petrolimex - PGD
Gia Lâm Thu lãi tiền gửi 11221 1.325
Ngân hàng xăng dầu Petrolimex - PGD Gia Lâm Lãi tiền gửi 11211 4.443.500 31/08/2010
CN Ngân hàng TMCP Đông Nam á -
BC0810/50 Chi nhánh NHNN & PTNT Tây Hồ lãi Tiền gửi 11212 4.887.200 31/08/2010
BC0810/65 Ngân Hàng TMCP Hàng Hải Nhập lãi số dư tháng 08/2010
Kết chuyển doanh thu tài chính 5151->911 911 10.802.469
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: VNĐ
Tổng phát sinh nợ: 10.802.469 Tổng phát sinh có: 10.802.469
Số dư nợ cuối kỳ: 0
Thu nhập khác đối với công ty chủ yếu là thu nhập từ thanh lý và nhượng bán tài sản Căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm.
Biểu 2.5: Hóa đơn dịch vụ
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ cập nhật số liệu/ hóa đơn dịch vụ.
Tại ô mã khách: ghi CTVHOAN( công ty mua lại TSCĐ) phần mềm tự động chạy tên và địa chỉ theo danh mục đã được mã hóa- công ty CP đầu tư xây dựng Việt Hoàn.
Diễn giải chung: ghi xuất bán xe ôtô Toyota Land Cruise – Hóa đơn 0024754. Tài khoản nợ: ghi 13111- Phải thu của khách hàng.
Ngày hạch toán: ghi theo ngày của hóa đơn GTGT: 18/08/2010.
Ngày lập chứng từ: ghi 18/08/2010.
Số seri: ghi theo seri của hóa đơn: HH/2010B.
Số hóa đơn: phần mềm tự động chạy theo số lũy kế.
Tại cột tài khoản doanh thu: ghi 7112
Tại cột tiền VNĐ: ghi theo giá bán thanh lý chưa có thuế: 709.090.909 đồng. Tại cột mã thuế: ghi 10, phần mềm tự động tính tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
Sau khi nhập dữ liệu, chọn ‘‘lưu” để chương trình cập nhật và chuyển đến sổ kế toán có liên quan trong hệ thống.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ số sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ chi tiết của một tài khoản/ chọn TK 7112/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010.
Biểu 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 7112
Tài khoản 7112- Thu nhập khác- thanh lý nhượng bán tài sản
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: VNĐ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
Công ty CP đầu tư xây dựng Việt Hoàn
Xuất bán xe ô tô Toyota Land Cruise - HĐ
Kết chuyển thu nhập khác 7112->911 911
Tổng phát sinh nợ: 709.090.909 Tổng phát sinh có: 709.090.909
Số dư có cuối kỳ: 0
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Vì công ty đang sử dụng phần mềm trong hạch toán nên khi nhập liệu vào từng phần hành, máy tính sẽ tự động nhận số liệu và chuyển đến các sổ kế toán tổng hợp theo hình thức kế toán nhật ký chung đã được mặc định.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ số sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ cái của một tài khoản/ chọn TK 511( hoặc 515, 711)/ từ ngày
01/08/2010 đến ngày 31/08/2010/ Nhận Màn hình sẽ hiện thị sổ cái của tài khoản.
Biểu 2.7: Sổ cái tài khoản 511
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Khách hàng Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ
Ngày Số Trang Dòng Nợ Có
Kế toán chi phí
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Khi có hoạt động bán hàng phát sinh, biên bản nghiệm thu thanh toán được ký kết bằng chữ ký của hai bên: mua và bán, điều kiện chấp nhận thanh toán được xác định thì kế toán bán hàng sẽ tạo bút toán phản ánh giá vốn đồng thời với bút toán phản ánh doanh thu.
Hoàng Thị Thêu chuyển lên phòng kế toán, cụ thể là bộ phận kế toán bán hàng để tiến hành nhập liệu vào phần mềm.
2.2.1.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Khi nhập liệu vào phần mềm, từ phân hệ kế toán bán hàng, số liệu được cập nhật từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để chuyển sang sổ chi tiết có liên quan.
Công ty thực hiện tính giá vốn hàng bán theo phương pháp giá bình quân vào cuối mỗi tháng Hàng ngày, khi ghi nhận giao dịch bán hàng, bộ phận kế toán tiến hành nhập số lượng ghi trong biên bản nghiệm thu khối lượng vào phần mềm Giá vốn hàng bán được xác định dựa trên giá trị nhập thực tế của hàng hóa trong kỳ và khối lượng hàng hóa thực nhập.
Trị giá hàng hóa xuất = Đơn giá bình quân x Số lượng hàng xuất bán Mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, thủ kho sẽ theo dõi chi tiết khối lượng để kịp thời chuyển chứng từ kế toán đến cho nhân viên kế toán theo dõi cả về số lượng và trị giá, đảm bảo tiến độ thực hiện từng hợp đồng diễn ra nhanh chóng Đơn giá bình quân =
Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ
Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ
Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ
Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ số sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ chi tiết của một tài khoản/ chọn TK 1561( TK 6321)/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010.
Tài khoản 1561- Giá mua hàng hóa
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77391 6321 3.534.300 03/08/2010
PN0810/2 Công ty TNHH Kim Loại
Hoàng Gia Nhập kho thép xây dựng - HĐ 99087 33111 4.900.481 05/08/2010
Công ty CP Kinh Tế Hoàng Gia Xuất bán nhôm dây - HĐ 77393 6321 21.767.853 07/08/2010
Xí nghiệp cơ khí 59 - Công ty 27 Nhập kho đồng dây phi 8 - HĐ 79646 33111 5.985.600 09/08/2010
Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77394 6321 4.217.731 09/08/2010
Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77395 6321 4.029.560 17/08/2010
Công ty CP Công nghiệp Tự Cường Nhập kho đồng tấm - HĐ 009968 33111 21.420.000
Công ty công nghiệp Tự
Cường Nhập kho nhôm thỏi- HĐ 009973 33111 4.300.000
Biểu 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 6321
Tài khoản 6321- Giá vốn hàng bán
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Khách hàng Diễn giải TK đ/ ư
0077391 Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77391 1561 3.534.300
0077394 Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77394 1561 4.217.731
0077395 Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77395 1561 4.029.560
0077397 Công ty TNHH Dây và cáp điện Nexans Lioa Xuất bán hàng cho khách - HĐ 77397 1561 5.669.097
0024755 Công Ty CP Trường Phó Xuất bán đồng tấm HĐ 0024755 1561 18.672.476
0024758 Công ty TNHH thiết bị điện Sao Tháng Tám Xuất bán hàng cho khách - HĐ 0024758 1561 3.275.187
0024759 Công ty TNHH Dây và cáp điện Nexans Lioa Xuất bán hàng cho khách - HĐ 0024759 1561 2.800
0024763 Công ty CP Tổng Bách Hóa Xuất bán hàng cho khách - HĐ 0024763 1561 13.287.867
0024767 Công ty CP Địa ốc - cáp điện Thịnh Phát Xuất bán đồng dây phi 8mm HĐ
31/08/2010 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 179.322.190
Tổng phát sinh nợ: 179.322.190 Tổng phát sinh có: 179.322.190
Số dư nợ cuối kỳ: 0
2.2.1.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Khi nhập liệu vào phần mềm, từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho dữ liệu được tự động cập nhật sang sổ kế toán có liên quan: sổ chi tiết và sổ cái.
Tuy nhiên, vì công ty đang sử dụng phương pháp tính giá vốn xuất kho là phương pháp bình quân nên bút toán tính giá xuất được thực hiện vào cuối tháng.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ số sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ cái của một tài khoản/ chọn TK 632/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày31/08/2010.
Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 632
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng
Khách hàng Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ
Ngày Số Trang Dòng Nợ Có
02/08/2010 0077391 CT CP Địa ốc- cáp điện Thịnh Phát Xuất bán nhôm thỏi 01 06 1561 3.535.500
05/08/2010 0077393 CT CP Kinh tế Hoàng Gia Xuất bán nhôm dõy 1561 21.767.853
09/08/2010 0077395 CT CP Địa ốc- cáp điện Thịnh Phát Xuất bán đồng dõy 1561 4.029.560
25/08/2010 0024763 CT CP Tổng Bách Húa Xuất bán đồng tấm 1561 13.287.867
26/08/2010 0024764 CT CP Cơ điện Trần Phú Xuất bán đồng tấm 1561 13.958.871
27/08/2010 0024767 CT CP Địa ốc- cáp điện Thịnh Phát Xuất bán đồng dõy 1561 6.545.184
28/08/2010 0024768 CT TNHH Nhật Linh Xuất bán nhôm dõy 1561 6.847.052
31/08/2010 PKT 07 Kết chuyển giá vốn hàng bán 03 13 911 179.322.190
Tổng phát sinh nợ: 179.322.190 Tổng phát sinh có: 179.322.190
Số dư nợ cuối kỳ: 0
2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng
2.2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ kế toán liên quan đến chi phí bán hàng gồm có: hóa đơn dịch vụ mua ngoài, hợp đồng vận chuyển hàng, bảng lương nhân viên bộ phận bán hàng, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán. Để công việc bán hàng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, công ty tiến hành ký hợp đồng với công ty chuyên vận chuyển, bốc dỡ hàng từ kho lên xe và giao cho bên mua Theo đó, công ty vận chuyển sẽ chuyển hàng và bốc dỡ, xuất hóa đơn vận chuyển hàng đi bán cho công ty Kế toán bán hàng dựa vào hóa đơn nhận được nhập dữ liệu vào phần mềm theo dõi tình hình chi phí bán hàng Bên cạnh đó, bộ phận bán hàng còn phát sinh các chi phí khác như: quảng cáo, tiếp thị nhằm nâng cao uy tín của hàng hóa, kế toán dựa vào các hóa đơn, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán để nhập vào TK 6417.
2.2.2.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Khi tiếp nhận hóa đơn liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Tại màn hình làm việc, họ sẽ chọn vào phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, sau đó cập nhật số liệu và hóa đơn mua hàng dịch vụ.
Khi nhập mã khách hàng là CTTBINH tại ô mã khách, phần mềm sẽ tự động chạy tên và địa chỉ của công ty đã được mã hóa trong danh mục khách hàng, đó là công ty TNHH xây dựng vận tải và thương mại Thái Bình.
Tại phần diễn giải: ghi cước vận chuyển dây đồng phi 8- HĐ 37720 theo
Biểu 2.13: Hóa đơn mua hàng dịch vụ
Tại ô TK có: ghi 33111- phải trả ngắn hạn người bán- HĐ SXKD
Tại ô ngày hạch toán: chọn ngày trên hóa đơn: 16/08/2010 hoặc sau ngày trên hóa đơn.
Tại ô ngày lập chứng từ: chọn ngày trên hóa đơn: 16/08/2010.
Tại ô quyển số và số chứng từ, phần mềm sẽ tự động chạy theo số lũy kế đã có từ trước.
Tại cột TK nợ: ghi 6417- chi phí dịch vụ mua ngoài( chi phí vận chuyển hàng đi bán phát sinh trong quá trình bán hàng nên được hạch toán trực tiếp vào chi phí bán hàng).
Tại ô thành tiền: ghi theo giá trị chưa thuế theo hóa đơn nhận được: 24.600.000 đồng, phần mềm tự hiển thị diễn giải theo ban đầu.
Tại phần hạch toán thuế, chọn mã khách theo tên được mã hóa của đơn vị bán hàng, tên khách, địa chỉ, mã số thuế tự động chạy trên phần mềm.
Tại ô hàng hóa: ghi cước vận chuyển hàng đi bán.
Tại ô tiền hàng: ghi theo giá trị chưa thuế trên hóa đơn.
Tại ô mã thuế: ghi 10- phần mềm chạy thuế 10% và tự động tính số tiền thuế và tổng tiền cần thanh toán.
Sau khi nhập dữ liệu, chọn ‘‘lưu” để chương trình cập nhật và chuyển đến sổ kế toán có liên quan trong hệ thống.
Từ màn hình làm việc, chọn phần hành hệ thống/ số sách theo hình thức nhật ký chung/ sổ chi tiết của một tài khoản/ chọn TK 6417/ từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010.
Biểu 2.14: Sổ chi tiết tài khoản 6417
Tài khoản 6417- chi phí dịch vụ mua ngoài
Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: VN Đ Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư
Công ty TNHH Xây dựng vận tải &
TM Thái Bình Cước vận chuyển dây đồng phi 8 - HĐ 37720 33111
Công ty TNHH Xây dựng vận tải &
Thanh toán tiền vận chuyển Nhôm thỏi HĐ
CN Công ty CP Vận tải biển Vinaship
Cước vận chuyển hàng + bảo hiểm hàng -
CN Công ty CP Vận tải biển Vinaship
Cước vận chuyển hàng + bảo hiểm hàng-
1 31/08/2010 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6417->911 911
Tổng phát sinh nợ: 90.611.835 Tổng phát sinh có: 90.611.835
Số dư nợ cuối kỳ: 0
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của công ty không theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng bán ra nên việc hạch toán chi phí chi tiết và tổng hợp là chưa có sự rõ ràng.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh và phương hướng hoàn thiện
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực ngành có nhiều biến động, với sự cố gắng nỗ lực của các cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, công ty đã khẳng định được tên tuổi của mình và đứng vững trên thị trường.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là thương mại, do đó doanh thu từ bán hàng là nguồn thu lớn nhất Các nỗ lực tìm kiếm thị trường đã mang lại kết quả khả quan, trong khi tiết kiệm chi phí được thực hiện để tăng hiệu quả kinh doanh bền vững.
Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung để đảm bảo cho việc hạch toán được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời về công tác điều chỉnh doanh thu và chi phí cho phù hợp.
Các chứng từ kế toán đều được lập và kiểm soát chặt chẽ, chữ ký và nội dung kinh tế được phản ánh đầy đủ và được luân chuyển nhanh chóng trong nội bộ công ty đảm bảo tiến độ của quá trình làm việc.
Thêm vào đó, hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán góp phần giảm bớt lượng công việc, chứng từ sử dụng, nâng cao tính chính xác và hiệu quả công việc.
Doanh thu bán hàng của công ty chủ yếu là từ việc bán hàng hóa nội địa, ngoại tệ không phát sinh nhiều nhưng trong tháng, công ty lại mất khoản chi phí 128.630.180 VNĐ từ việc lỗ tỷ giá, bên cạnh đó, trong tổng số 5.260.964.350 của chi phí tài chính có tới 5.132.334.170 VNĐ là từ chi phí lãi vay Đây là con số không nhỏ, điều này chứng tỏ công ty đã vay vốn nhiều, dẫn đến chi phí lãi vay quá cao trong một tháng Điều này cũng ít nhiều ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và tình hình tài chính của công ty trong thời điểm hiện tại.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá xuất, không phản ánh được đúng giá trị thực của lô hàng bán ra do đặc trưng của mặt hàng kim loại là giá cả có nhiều biến động, lên xuống theo thị trường.
Doanh nghiệp không theo dõi riêng hợp đồng mua bán cho từng khách hàng mà gộp chung, gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin Ngoài ra, do mặt hàng ít chủng loại, không theo dõi chi tiết doanh thu từng sản phẩm mà gộp chung, ảnh hưởng đến hạch toán Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được phân bổ chung cho toàn bộ hàng tiêu thụ trong tháng, không phân loại theo chủng loại hàng hóa, điều này khiến kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm không được phản ánh chính xác.
Khi mở rộng quy mô, công ty cần theo dõi chi tiết hơn nữa về tài khoản và sổ sách để đảm bảo cho quá trình kiểm soát chi phí, doanh thu được chính xác. Để phản ánh đúng giá trị thực tế của lô hàng xuất bán, công ty nên áp dụng phương pháp giá xuất kho theo giá thực tế đích danh.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh
3.2.1 Về công tác quản lý doanh thu, chi phí
Hàng kỳ, kế toán tiến hành lập bảng kê hoặc bảng tổng hợp về tình hình doanh thu và chi phí của từng tháng, quý để báo cáo lãnh đạo, kịp thời cung cấp thông tin khi cần thiết, từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cũng như đầu tư cho từng loại mặt hàng.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Công ty nên chi tiết tài khoản hơn nữa thành tài khoản cấp 2, 3 Ví dụ: Khi phản ánh doanh thu, tuy công ty có ít chủng loại hàng hóa nhưng nên hạch toán cụ thể để tiện quản lý
Thay vì hạch toán tổng hợp:
Nên hạch toán chi tiết doanh thu từng loại hàng hóa:
Trong đó, mặc định TK 51111 là doanh thu bán hàng hóa nhôm thỏi,
51112 là doanh thu bán hàng hóa đồng tấm… Hoặc:
Tương tự như vậy đối với TK 1561, công ty cũng nên chi tiết theo từng loại hàng hóa riêng: nhôm thỏi, đồng tấm,….
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Tuy công ty sử dụng phần mềm nhưng vẫn nên in chứng từ thu chi để kẹp cùng với các chứng từ gốc đảm bảo hạch toán chính xác và đầy đủ căn cứ.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Công ty nên mở sổ kế toán chi tiết cho các tài khoản doanh thu, chi phí theo từng mặt hàng hoá để tiện theo dõi tình hình doanh thu cũng như chi phí đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống sổ sách nhật ký chung nên rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, hệ thống sổ kế toán tổng hợp đáp ứng được nhu cầu bộ máy kế toán và phản ánh đầy đủ thông tin tổng hợp về tổng doanh thu và tổng chi phí.
3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Hệ thống báo cáo tổng hợp liên quan đến bán hàng như báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình công nợ được lập và báo cáo đầy đủ Tuy nhiên,cần có những báo cáo nội bộ về chi tiết từng loại hàng hóa, công nợ lũy kế trong tháng đối với từng khách hàng để đôn đốc thanh toán, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá nhiều và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện các giải pháp hoàn thiện, công ty cần có những thay đổi đòi hỏi sự thống nhất trong đội ngũ cán bộ và nhân viên.
Từ sự chi tiết trong hạch toán và thay đổi phương pháp tính giá xuất kho yêu cầu phòng kế toán cần nỗ lực hơn nữa trong công việc, phòng kinh doanh cần tìm hiểu thị trường và đưa ra biện pháp tốt nhất để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.