Xây dựng hệ thống quản trị toàn diện cho đội trực thuộc đoàn thanh niên học viện ngân hàng

Lý do lựa chọn đề tài

Từ năm nhất, khi học môn “Nhập môn Hệ thống thông tin quản lý”, tôi nhận ra rằng giá trị lớn nhất mà các ngân hàng nắm giữ không phải là tiền mà là dữ liệu Điều này không chỉ đúng với ngân hàng mà còn áp dụng cho các tổ chức khác, bất kể quy mô hay cấu trúc, bởi vì dữ liệu và quản trị dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của họ.

Trong bối cảnh các tổ chức lớn như bệnh viện, viện nghiên cứu và trường đại học tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ cần được quản lý chặt chẽ, nhiều tổ chức nhỏ hơn cũng nhận thấy nhu cầu quản lý dữ liệu hiệu quả và tối ưu Việc có một hệ thống thông tin thiết kế phù hợp với đặc điểm và yêu cầu người dùng là điều cần thiết cho mọi tổ chức, đặc biệt khi họ nhận thức được sự kém hiệu quả trong quản trị dữ liệu khi sử dụng các công cụ không chuyên nghiệp Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện Ngân hàng là một tổ chức chính trị dành cho đoàn viên, thanh niên, thuộc hệ thống quản lý của Học viện Ngân hàng, bao gồm 01 bộ phận Văn phòng, 01 đội Thủ lĩnh Đoàn và 12 liên chi đoàn, chi đoàn trực thuộc, nhằm hỗ trợ các công việc của Đoàn trường.

Đội Thủ lĩnh Đoàn tại Học viện Ngân hàng, được xem như cánh tay nối dài của Đoàn Thanh niên, thường xuyên đảm nhận khối lượng công việc lớn từ Đoàn cấp trên cũng như các nhiệm vụ nội bộ.

Với mục tiêu phát triển chuyên nghiệp và thành thạo trong nghiệp vụ Đoàn, Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng cam kết trở thành đội hỗ trợ tin cậy, tiên phong trong mọi hoạt động phong trào Đoàn cũng tích cực hỗ trợ quản lý hơn 13.000 đoàn viên, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động đoàn.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 thường xuyên tham gia sinh hoạt, điều này tạo ra yêu cầu cao trong việc quản lý dữ liệu của các đơn vị và từng đoàn viên.

Việc xây dựng hệ thống QTNVĐ là cần thiết để hỗ trợ xử lý công việc, giảm tải các nhiệm vụ lặp lại và thủ công, đồng thời phân bổ công việc hợp lý Hệ thống này sẽ giúp cấp trên giám sát tiến độ và chất lượng công việc, nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân và tiến độ chung của toàn bộ nhiệm vụ Bên cạnh đó, cần chú trọng đào tạo và bồi dưỡng nâng cao chất lượng, trình độ cho các đoàn viên, thanh niên đang trực tiếp xử lý công việc.

Do nhu cầu cấp thiết trong quá trình thực tập và nghiên cứu tại công ty BRAVO, tôi đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống quản trị toàn diện cho đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng”.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu những khó khăn, tồn tại trong quá trình xử lí các công việc hiện tại của đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

Phân tích và thiết kế hệ thống mới nhằm khắc phục những nhược điểm và tồn tại của hệ thống Quản trị Nhân sự Đoàn cấp trên, cụ thể là hệ thống quản trị nghiệp vụ của Trung ương Đoàn Đồng thời, hệ thống mới sẽ bổ sung các tính năng cần thiết và hữu ích để nâng cao hiệu quả quản lý.

Mục tiêu nghiên cứu

Hoàn thành nhiệm vụ hỗ trợ đội Thủ lĩnh Đoàn trong việc xây dựng một hệ thống ổn định, phù hợp và hiệu quả hơn Mục tiêu là tạo ra công cụ hữu ích để phát triển tích cực trong quá trình chuyển đổi số, nhằm thích ứng với xu thế phát triển và định hướng của Đoàn cấp trên tại Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu vấn đề bằng cách áp dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập dữ liệu và số liệu bao gồm việc nghiên cứu các tài liệu chỉ đạo của Trung ương Đoàn và Thành đoàn Hà Nội liên quan đến hướng dẫn và quy định trong xử lý các nhiệm vụ và định hướng phát triển, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) Đồng thời, cần thu thập và nghiên cứu các tài liệu về CNTT trong các hoạt động quản trị nhân sự và tham khảo các khóa luận, luận văn và đề tài nghiên cứu liên quan.

- Phương pháp mô hình hóa: Thể hiện quy trình nghiệp vụ, luồng hệ thống bằng các biểu đồ UML

Phương pháp thực nghiệm bao gồm việc phỏng vấn và trao đổi trực tiếp với các đối tượng chuyên trách trong đơn vị để tìm hiểu về các nghiệp vụ và tính chất nhiệm vụ hàng ngày mà họ đang thực hiện Bên cạnh đó, khảo sát thực tế hoạt động tại đơn vị cũng là một phần quan trọng trong quá trình thu thập dữ liệu.

Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu đề tài được chia làm ba chương như sau:

Chương 1: Tìm hiểu tổng quan về bài toán xây dựng hệ thống quản trị nghiệp vụ Đoàn của đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

Nội dung Chương 1 bao gồm 2 vấn đề chính:

(1) Tổng quan thực trạng của hệ thống QTNVĐ cho đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

(2) Đưa ra giải pháp Hệ thống QTNVĐ mới kết hợp với đồng bộ dữ liệu hiện tại của toàn đơn vị

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

Nội dung chương 2 bao gồm 4 vấn đề chính:

(1) Xác định yêu cầu người dùng

(2) Thiết kế các chức năng tích hợp trong hệ thống

(3) Thiết kế cơ sở dữ liệu

(4) Thiết kế giao diện người dùng

Chương 3: Triển khai và đánh giá

Nội dung chương 3 bao gồm 2 vấn đề chính:

(1) Đề xuất phương án triển khai, cài đặt hệ thống dựa trên kết quả phân tích 2 chương trước

(2) Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và lý do lựa chọn kiến trúc hệ thống

TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN

Giới thiệu chung về đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

Đề án “Thủ lĩnh Đoàn” được thành lập bởi Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng vào giữa tháng 12/2014 nhằm hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động của đoàn viên, thanh niên trong Học viện Sau thời gian thử nghiệm và tổ chức các hoạt động chuyên đề, CLB Thủ lĩnh Đoàn đã chính thức trở thành đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng vào ngày 26 tháng 03 năm 2017.

Đội Thủ lĩnh Đoàn đóng vai trò quan trọng trong sơ đồ tổ chức của Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng, thể hiện sự lãnh đạo và định hướng cho các hoạt động của đoàn viên Sơ đồ bộ máy tổ chức nội bộ của đơn vị cũng phản ánh cơ cấu tổ chức rõ ràng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các thành viên trong đoàn.

Hình 1 Sơ đồ tổ chức Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

Hình 2 Sơ đồ tổ chức đội Thủ lĩnh Đoàn

Hiện trạng hệ thống quản trị nghiệp vụ của đội Thủ lĩnh Đoàn

Mặc dù đơn vị phải xử lý khối lượng công việc lớn hàng ngày, nhưng hiện tại chưa có một hệ thống hoàn chỉnh Quy trình xử lý công việc đã hình thành tương đối đầy đủ sau thời gian dài hoạt động, tuy nhiên vẫn còn phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc và thiếu sự liên kết Do đó, để triển khai và áp dụng hiệu quả cho tất cả các đầu việc, hệ thống này vẫn còn những hạn chế cần khắc phục.

Thông báo công việc mới hàng tuần trên Facebook không hiệu quả do cài đặt thông báo của từng người dùng khác nhau, dẫn đến việc một số người không nhận được thông báo công việc.

Nhiều đơn vị Đoàn Thanh niên tại các trường đại học và cao đẳng quản lý đoàn viên theo nhóm công việc như thi đua, khen thưởng, huy động quân và hoạt động thể thao Sự phân chia này tạo ra các nhóm phụ trách độc lập, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tiến độ chung và điều phối công việc, đặc biệt trong các chương trình liên quan đến nhiều nhóm như lễ kỷ niệm ngày thành lập Đoàn 26/3.

Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản trị nghiệp vụ Đoàn mới

Đội Thủ lĩnh Đoàn hướng tới việc trở thành đơn vị tiên phong trong hoạt động Đoàn và phong trào thanh niên tại Học viện Ngân hàng, với mục tiêu mở rộng ra ngoài quy mô học viện và thành phố Để đạt được điều này, cần thiết phải có một hệ thống hỗ trợ tin cậy và hiệu quả, giúp xử lý các nhiệm vụ từ đơn giản đến phức tạp Đề tài sẽ tập trung phân tích hệ thống QTNV ở một số quy trình nhiệm vụ chính, nhằm tránh sự dàn trải và lặp lại, phù hợp với quy mô của đề tài.

Hệ thống quản lý nhân sự mới sẽ bổ sung nhiều chức năng vượt trội so với các công cụ hiện tại, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thông tin Thông tin sẽ được cập nhật liên tục và hiển thị đồng bộ trên các thiết bị, cho phép các thành viên và lãnh đạo theo dõi một cách trực quan và thuận tiện khi cần thiết.

Quản lý huy động hiện tại gặp nhiều khó khăn do thông tin đăng ký phải tổng hợp thủ công, dẫn đến sai sót Hệ thống mới sẽ tự động tổng hợp đăng ký ca trực và thời gian huy động từ tất cả người dùng, đồng thời đề xuất lịch huy động cho các thành viên chủ chốt duyệt Thông báo huy động sẽ được gửi đến tất cả cá nhân liên quan, khắc phục tình trạng mất thông báo như trên Facebook.

Quản lý họp hiệu quả đòi hỏi sự chuyển giao thông tin chính xác giữa các thế hệ Sau khi tiếp nhận, các thành viên mới thường phải tìm kiếm tài liệu cũ và hỏi kinh nghiệm từ thế hệ trước, dẫn đến sự khác biệt trong mô tả và chất lượng tài liệu Hệ thống mới sẽ tự động tạo mẫu văn bản, giảm thiểu sai sót và đảm bảo thông tin quan trọng được cung cấp đầy đủ Quy trình thực hiện trên hệ thống sẽ được cố định, trừ khi có cập nhật từ quản trị viên, giúp duy trì tính nhất quán và hiệu quả trong việc tổ chức các cuộc họp.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 là một viên mới, chưa quen thuộc với quy trình thực hiện nhiệm vụ Để tìm hiểu quy trình một cách rõ ràng và chính xác nhất, bạn có thể truy cập vào hệ thống.

Đối với quản lý truyền thông, người dùng cần tự tạo bảng để ghi thông tin kế hoạch và theo dõi thời gian hoàn thành Hệ thống mới sẽ tự động hiển thị và cho phép tùy chỉnh giao diện, giúp theo dõi trực quan và tập trung vào thông tin quan trọng Thời hạn hoàn thành sẽ được theo dõi tự động với thông báo khi đến hạn Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ bài viết, tổng hợp tư liệu và cung cấp tính năng lọc dữ liệu thông minh theo nhiều điều kiện đầu vào.

Quản lý ngân sách hiện tại phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công qua bảng tính như Excel hoặc Google Sheet, dẫn đến nguy cơ sai sót do kỹ năng viết hàm của người dùng chưa thuần thục Hệ thống mới sẽ tự động tổng hợp số liệu từ giá trị giao dịch, đồng thời cho phép người dùng cập nhật thông tin bổ sung như mô tả, hình ảnh và địa điểm, giúp dễ dàng xác định thông tin giao dịch khi tìm kiếm mà không còn hoài nghi về độ chính xác của dữ liệu đã nhập.

Trong chương I, bài viết đã tổng quan về các hoạt động và nghiệp vụ thường gặp của đơn vị, đồng thời chỉ ra những hạn chế trong quy trình xử lý công việc hiện tại Những khó khăn này nhấn mạnh sự cần thiết phải có một hệ thống hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cho đơn vị Do đó, tác giả đề xuất xây dựng một hệ thống sử dụng CMS Drupal và hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Ý tưởng giải pháp này sẽ được phân tích và thiết kế chi tiết trong chương 2.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Kế hoạch xác định yêu cầu người dùng

Bảng kế hoạch và kết quả phỏng vấn cho thiết kế hệ thống đánh giá quản trị nghiệp vụ Đoàn mới

Người thực hiện phỏng vấn: Lê Xuân

Người trả lời phỏng vấn: Lê Quỳnh Hương – Quản lý đội Thủ lĩnh Đoàn Đơn vị khảo sát: Đội Thủ lĩnh Đoàn Thời gian: 9h00 – 11h30

Vào ngày 25/04/2022, mục tiêu chính là xác định yêu cầu của người dùng và quy trình nghiệp vụ thực tế, đồng thời tìm hiểu các chức năng chính cần có của hệ thống để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống Ngoài ra, việc thu thập tài liệu liên quan cũng được tiến hành để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trong quá trình phát triển.

Chi tiết buổi phỏng vấn

Câu hỏi Câu trả lời

Hiện nay đơn vị có bao nhiêu thành viên?

Hiện tại, số lượng thành viên hoạt động thường xuyên của đội theo danh sách là hơn 200 người

Đội đang quản lý thông tin quan trọng của mỗi thành viên, bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, lớp, khoa/viện/chương trình, email và số điện thoại.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 điện thoại, chức vụ và ban chuyên môn mà thành viên đó tham gia

Hoạt động huy động thành viên cho các chương trình lớn thường được đội thực hiện như thế nào?

Khi có chương trình, BCH Đoàn trường sẽ thông báo cho BQL đơn vị, sau đó BQL sẽ thông báo tới tất cả thành viên trong đội Tiếp theo, ban Nhân sự sẽ tổng hợp danh sách các thành viên xác nhận tham gia để có được danh sách huy động cuối cùng.

Cơ cấu tổ chức hiện tại của đơn vị bao gồm 5 ban, trong đó có 1 ban Quản lý và 4 ban chuyên môn: Truyền thông – Kỹ thuật, Nhân sự, Đối ngoại, và Tổ chức Mỗi ban được lãnh đạo bởi một chủ chốt ban gồm 3 người, bao gồm 1 trưởng ban và 2 phó ban Đặc biệt, ban Quản lý sẽ có 1 Quản lý và 2 phó Quản lý.

Câu hỏi 5: Đơn vị có cách phân bổ chức vụ cho các thành viên như thế nào?

Khi gia nhập đội, bạn sẽ được gọi là Cộng tác viên Sau 16 tuần hoạt động, bạn có cơ hội được xét lên Thành viên, với nhiều quyền hạn và quyền lợi hơn Thành viên có thể tham gia bầu cử và đảm nhận các vị trí chủ chốt như Trưởng nhóm, Phó ban và Trưởng ban Sau khi hoàn thành nhiệm kỳ, các thành viên chủ chốt sẽ trở thành Cố vấn, trong khi những thành viên không giữ vị trí chủ chốt sẽ được gọi là Cựu Thành viên.

Câu hỏi 6: Khi cần tổ chức các buổi họp, đội thực hiện chuẩn bị như thế nào?

Nếu là cuộc họp toàn đơn vị thì BQL sẽ thực hiện chuẩn bị các tài liệu, nội dung

Lê Xuân Trường – 21A4040126 đã tham gia buổi họp về công tác mượn cơ sở vật chất (phòng họp, micro, máy chiếu) của trường với bộ phận Văn phòng Học viện Đối với các buổi họp riêng, cần thông báo với Ban Quản lý (BQL), trong khi công tác chuẩn bị vẫn giữ nguyên như trước Câu hỏi 7: Quy mô và tính chất của các buổi họp của đội thường như thế nào?

Các buổi họp giữa chủ chốt các ban và BQL thường diễn ra để thống nhất nhiệm vụ và thu thập ý kiến về các kế hoạch mới Sau đó, đội sẽ tổ chức họp toàn đơn vị nhằm triển khai nhiệm vụ đến tất cả thành viên Ngoài ra, đội cũng cần tập trung toàn đơn vị vào một số dịp đặc biệt như đại hội chuyển giao, kiện toàn các vị trí trong BQL, và các buổi sinh hoạt kỷ niệm, giao lưu vào những ngày lễ như 8-3 Về việc quản lý ngân sách, hiện tại đội đang thực hiện quy trình này như thế nào?

BQL là ban quản lý quỹ của toàn đội, chịu trách nhiệm thu và quản lý nguồn tài chính từ tiền đóng định kỳ của các thành viên Các ban sẽ thu tiền và giữ lại 20% làm quỹ riêng Chỉ các thành viên trong BQL mới có quyền thực hiện các khoản chi từ quỹ đội.

Câu hỏi 9: Đội hiện đang phụ trách truyền thông trên những nền tảng và những mảng thông tin nào?

Hiện tại, đội đang triển khai truyền thông trên hai nền tảng chính là Facebook và Tiktok, tập trung vào các hoạt động của đơn vị và hình ảnh thanh niên Học viện Ngân hàng Bên cạnh đó, đội cũng quản lý website của Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 cộng tác cùng các CLB, đội khác trong trường để quản lý 2 fanpage trực thuộc đoàn trường

Câu hỏi 10: Kế hoạch truyền thông được đội xây dựng như thế nào?

Ban Truyền thông của đội sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông hàng tháng, xác định nội dung cụ thể cho từng bài viết và cá nhân phụ trách Các trưởng nhóm và thành viên chủ chốt sẽ đảm nhiệm việc kiểm duyệt nội dung và đảm bảo chất lượng bài viết Đối với các nền tảng và mảng nội dung khác nhau, sẽ có các nhóm chuyên biệt phụ trách từng lĩnh vực.

Ví dụ, sẽ có nhóm chuyên làm nội dung và ấn phẩm trên TikTok tách biệt với Facebook

Đội hỗ trợ đoàn trường sẽ đảm nhận vai trò quan trọng trong công tác thi đua – khen thưởng bằng cách giúp các thầy cô chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như thông báo, kế hoạch khen thưởng và quyết định Đội cũng sẽ tổng hợp danh sách hồ sơ để các thầy cô họp xét và xác định danh sách đủ điều kiện Sau khi hoàn thiện, đội sẽ gửi quyết định khen thưởng cho thầy cô để duyệt, ký và đóng dấu.

Câu hỏi 12: Trong quá trình hỗ trợ xử lí hồ sơ khen thưởng, có yêu cầu gì đặc biệt đội cần chú ý không?

Tất cả hồ sơ gửi về đều là những cá nhân có thành tích tốt và tích cực tham gia hoạt động phong trào Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp chưa đáp ứng đủ tiêu chí Do đó, khi lọc hồ sơ, các bạn cần phải rà soát và đối chiếu cẩn thận với quy chế khen thưởng.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 đã tổng hợp danh sách đề xuất cho thầy cô Việc xử lý hồ sơ cần phải tuân thủ quy chế và cẩn thận, vì nếu không, có thể ảnh hưởng đến chất lượng khen thưởng, gây thiệt thòi cho những bạn xứng đáng và ảnh hưởng đến hình ảnh của đội.

Số lượng hồ sơ cần xử lý ngày càng tăng, trong khi đội ngũ nhân sự hiện tại lại hạn chế Do đó, rất cần một hệ thống hỗ trợ hiệu quả để quản lý và xử lý công việc quan trọng này một cách nhanh chóng và chính xác.

Câu hỏi 13: Bản thân bạn đã từng sử dụng qua hệ thống hay ứng dụng quản lý nào có chức năng gần tương tự trong QTNVĐ trước đó chưa?

Mình đã trải nghiệm ứng dụng Thanh niên Việt Nam và hệ thống quản lý đoàn viên trên web của trung ương Đoàn Tuy nhiên, hệ thống còn mới và gặp nhiều lỗi, bao gồm giao diện và biểu mẫu có vấn đề logic, cùng với thiết kế trải nghiệm người dùng chưa tối ưu Chẳng hạn, khi nhập thông tin quê quán, ứng dụng không cung cấp gợi ý tên địa phương Hơn nữa, giao diện chưa thu hút, mặc dù thiết kế đơn giản.

Câu hỏi 14: Đối với hệ thống mới sắp được xây dựng tới đây, đội có yêu cầu gì đặc biệt không?

Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 3 Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống

Phân tích những phân hệ chính của Hệ thống

Nội dung nghiên cứu tập trung vào quy trình xử lý các nhiệm vụ quan trọng của đội Thủ lĩnh Đoàn, với mục tiêu phân tích sâu các phân hệ liên quan đến nghiệp vụ chính của bài toán.

Hình 4 Biểu đồ hoạt động tạo thông báo huy động

Hình 5 Biểu đồ hoạt động quy trình xếp lịch trực

2.2.1.2 Biểu đồ ca sử dụng

Mô tả kịch bản ca sử dụng Quản lý huy động

Tên ca sử dụng Tạo thông báo

Tác nhân Chủ chốt đơn vị Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công tài khoản quản trị

Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo thông báo

- Tác nhân nhập nội dung thông báo cần tạo mới

- Hệ thống hiển thị bảng xác nhận

- Tác nhân xác nhận tạo thông báo mới

- Hệ thống thực hiện tạo thông báo mới Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc tạo thông báo và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Thông báo được tạo mới trên hệ thống

Bảng 3 Bảng mô tả CSD Tạo thông báo

Tên ca sử dụng Sửa thông báo

- Tác nhân lựa chọn chức năng sửa thông báo

- Tác nhân chọn thông báo cần sửa

- Hệ thống hiển thị giao diện chỉnh sửa, cho phép tác nhân chỉnh sửa các nội dung của thông báo

- Tác nhân thực hiện sửa các nội dung của thông báo như: thời gian, địa điểm, yêu cầu trang phục, số lượng người yêu cầu tham gia, ghi chú, v.v

- Tác nhân bấm nút Xác nhận

- Hệ thống kiểm tra thông tin vừa chỉnh sửa Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc sửa thông báo và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân Yêu cầu kiểm tra lại dữ liệu vừa chỉnh sửa

Kết quả trả về Thông báo được cập nhật lại trên hệ thống

Bảng 4 Bảng mô tả CSD sửa thông báo

Tên ca sử dụng Hủy thông báo

- Tác nhân lựa chọn chức năng hủy thông báo

- Tác nhân chọn thông báo cần hủy

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận hủy

- Tác nhân bấm nút Xác nhận

- Hệ thống thực hiện hủy thông báo Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc hủy thông báo và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Thông báo được cập nhật lại trên hệ thống

Bảng 5 Bảng mô tả CSD Hủy thông báo

Tên ca sử dụng Xem thông báo

Tác nhân Chủ chốt đơn vị và thành viên Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công tài khoản người dùng

- Tác nhân lựa chọn chức năng xem thông báo hoặc bấm vào thông báo được nhắc

- Hệ thống hiển thị thông báo cho tác nhân xem Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc hiển thị thông báo và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị thông báo

Bảng 6 Bảng mô tả CSD Xem thông báo

Tên ca sử dụng Xác nhận tham gia

Tác nhân Thành viên Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công

- Tác nhân lựa chọn chức năng xác nhận tham gia huy động

- Tác nhân lựa chọn xác nhận tham gia hoặc không tham gia

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận lựa chọn cho tác nhân

- Tác nhân xác nhận lựa chọn

- Hệ thống cập nhật thông tin từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc lưu thông tin và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Thông tin được cập nhật vào hệ thống

Bảng 7 Bảng mô tả CSD Xác nhận tham gia

Hình 6 Biểu đồ ca sử dụng quản lý huy động

Hình 7 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lí thu chi

Kịch bản ca sử dụng

Tên ca sử dụng Tạo giao dịch

Tác nhân Thành viên ban quản lý Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý thu chi

- Tác nhân lựa chọn chức năng xác nhận tham gia huy động

- Tác nhân lựa chọn xác nhận tham gia hoặc không tham gia

Luồng 1: Dừng việc lưu thông tin và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Thông tin được cập nhật vào hệ thống

Bảng 8 Bảng mô tả CSD Tạo giao dịch

Tên ca sử dụng Thiết lập cảnh báo hạn mức

- Tác nhân lựa chọn chức năng thiết lập cảnh báo hạn mức

- Hệ thống hiển thị giao diện thiết lập

- Tác nhân lựa chọn mức thiết lập

Kết quả trả về Hạn mức thu chi được thiết lập

Bảng 9 Bảng mô tả CSD Thiết lập cảnh báo hạn mức

Tên ca sử dụng Sửa giao dịch

- Tác nhân lựa chọn chức năng sửa giao dịch

- Hệ thống hiển thị giao diện cho phép sửa

- Tác nhân thực hiển sửa thông tin của giao dịch

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận sửa cho tác nhân

- Hệ thống cập nhật thông tin đã sửa từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Kết quả trả về Cập nhật thông tin mới sửa vào hệ thống

Bảng 10 Bảng mô tả CSD Sửa giao dịch

Tên ca sử dụng Phân bổ ngân sách

- Tác nhân lựa chọn chức năng phân bổ ngân sách

- Hệ thống hiển thị giao diện phân bổ ngân sách

- Tác nhân thực hiển nhập số dư cho từng kế hoạch phân bổ

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận lưu kế hoạch

- Hệ thống cập nhật thông tin đã sửa từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Kết quả trả về Cập nhật số dư cho các kế hoạch phân bổ

Bảng 11 Bảng mô tả CSD phân bổ ngân sách

Tên ca sử dụng Xóa giao dịch

- Tác nhân lựa chọn chức năng xóa giao dịch

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận xóa giao dịch

- Hệ thống cập nhật trạng thái từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc xóa giao dịch và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Xóa thông tin giao dịch khỏi hệ thống

Bảng 12 Bảng mô tả CSD Xóa giao dịch

Tên ca sử dụng Xem giao dịch

- Tác nhân lựa chọn chức năng xem giao dịch

- Hệ thống hiển thị giao diện xem giao dịch

- Tác nhân thực hiện các chức năng được phép thực hiện trên giao diện xem (thay đổi giao diện, chế độ hiển thi, v.v)

- Hệ thống cập nhật trạng thái từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc cho phép tác nhân thực hiện chức năng liên quan và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị thông tin giao dịch

Bảng 13 Bảng mô tả CSD Xóa giao dịch

Tên ca sử dụng Duyệt khoản chi

- Tác nhân lựa chọn chức năng duyệt khoản chi

- Hệ thống hiển thị giao diện duyệt khoản chi

- Tác nhân xác nhận duyệt

- Hệ thống cập nhật trạng thái duyệt từ tác nhân Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc duyệt giao dịch và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Cập nhật thông tin giao dịch đã được duyệt vào hệ thống

Bảng 14 Bảng mô tả CSD Duyệt khoản chi

Hình 8 Biểu đồ ca sử dụng quản lý thu chi

Hình 9 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý truyền thông

Mô tả kịch bản ca sử dụng quản lý truyền thông

Tên ca sử dụng Tạo kế hoạch

Tác nhân Chủ chốt đơn vị Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo kế hoạch

- Hệ thống hiển thị giao diện tạo kế hoạch

- Tác nhân thực hiện thao tác tạo kế hoạch

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận tạo của tác nhân

- Tác nhân xác nhận tạo kế hoạch

- Hệ thống cập nhật thông tin Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc tạo kế hoạch và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Thêm kế hoạch mới vào hệ thống

Bảng 15 Bảng mô tả CSD Tạo kế hoạch

Tên ca sử dụng Cập nhật kế hoạch

Tác nhân Chủ chốt đơn vị Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn chức năng cập nhật kế hoạch

- Hệ thống hiển thị giao diện cập nhật

- Tác nhân thực hiện các cập nhật như thêm, sửa, xóa

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận thao tác của tác nhân

Luồng 1: Dừng việc cập nhật kế hoạch và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Kế hoạch được cập nhật thay đổi vào hệ thống

Bảng 16 Bảng mô tả CSD Cập nhật kế hoạch

Tên ca sử dụng Cập nhật tư liệu

Tác nhân Tất cả người dùng Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn chức năng cập nhật tư liệu

Luồng 1: Dừng việc cập nhật tư liệu và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Tư liệu được cập nhật thay đổi vào hệ thống

Bảng 17 Bảng mô tả CSD Cập nhật tư liệu

Tên ca sử dụng Cập nhật bài đăng

Tác nhân Tất cả người dùng Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn chức năng cập nhật bài đăng

- Hệ thống cập nhật thay đổi của bài đăng Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc cập nhật bài đăng và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Bài đăng được cập nhật thay đổi vào hệ thống

Bảng 18 Bảng mô tả CSD Cập nhật bài đăng

Tên ca sử dụng Duyệt bài đăng

Tác nhân Thành viên chủ chốt Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn chức năng duyệt bài đăng

- Hệ thống hiển thị giao diện duyệt

- Tác nhân lựa chọn các bài đăng để duyệt

- Hệ thống cập nhật trạng thái của bài đăng Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc chuyển bài đăng sang trạng thái duyệt và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Bài đăng được cập nhật trạng thái duyệt vào hệ thống

Bảng 19 Bảng mô tả CSD Duyệt bài đăng

Tên ca sử dụng Thông báo nhắc nhở

Tác nhân Thành viên chủ chốt

Lê Xuân Trường – 21A4040126 Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý truyền thông

- Tác nhân lựa chọn tạo thông báo

- Hệ thống hiển thị giao diện tạo thông báo

- Tác nhân thực hiện thiết lập thông báo

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận cho tác nhân

- Hệ thống cập nhật thông tin về thông báo mới Nếu không hợp lệ thực hiện luồng phụ 1

Luồng 1: Dừng việc tạo thông báo mới và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Cập nhật thông báo mới vào hệ thống

Bảng 20 Bảng mô tả CSD Thông báo nhắc nhở

Hình 10 Biểu đồ ca sử dụng quản lý truyền thông

Hình 11 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng

Hình 12 Biểu đồ hoạt động quy trình phân loại hồ sơ 2.2.4.2 Biểu đồ ca sử dụng

Mô tả kịch bản ca sử dụng quản lý khen thưởng

Hình 13 Biểu đồ ca sử dụng quản lý khen thưởng

Tên ca sử dụng Tạo danh sách hồ sơ

Tác nhân Người xử lí hồ sơ Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công tài khoản đã phân quyền

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo danh sách hồ sơ

- Tác nhân tiến hành nhập liệu

- Hệ thống hiển thị kết quả giao diện xem trước danh sách

- Tác nhân tiến hành chỉnh sửa nếu có

- Tác nhân tiến hành xác nhận danh sách vừa tạo lập Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc hiển thị danh sách vừa tạo lập và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị danh sách hồ sơ mới

Bảng 21 Bảng mô tả CSD Tạo danh sách hồ sơ

Tên ca sử dụng Xem hồ sơ

- Tác nhân lựa chọn chức năng xem hồ sơ

- Tác nhân chọn hồ sơ để xem chi tiết

- Hệ thống hiển thị chi tiết thông tin hồ sơ Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc hiển thị hồ sơ và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị chi tiết thông tin hồ sơ

Bảng 22 Bảng mô tả CSD Xem hồ sơ

Tên ca sử dụng Lọc hồ sơ

- Tác nhân lựa chọn chức năng lọc hồ sơ

- Tác nhân chọn điều kiện lọc

- Hệ thống hiển thị thông tin hồ sơ sau khi lọc Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc trả kết quả sau khi lọc và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị thông tin hồ sơ sau khi lọc

Bảng 23 Bảng mô tả CSD Lọc hồ sơ

Tên ca sử dụng Duyệt hồ sơ

- Tác nhân lựa chọn chức năng duyệt hồ sơ

- Tác nhân đánh dấu các hồ sơ được duyệt

- Hệ thống hiển thị giao diện xác nhận duyệt

- Tác nhân xác nhận duyệt

- Hệ thống hiển thị thông báo duyệt thành công Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc hiển thị thông báo duyệt thành công và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị thông báo duyệt hồ sơ thành công

Bảng 24 Bảng mô tả CSD Duyệt hồ sơ

Tên ca sử dụng Xuất báo cáo tổng hợp

- Tác nhân lựa chọn chức năng xuất báo cáo

- Hệ thống hiển thị giao diện xuất báo cáo

- Tác nhân xác nhận xuất báo cáo

- Hệ thống tiến hành xuất báo cáo Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc xuất báo cáo và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Xuất báo cáo tổng hợp thành công

Bảng 25 Bảng mô tả CSD Xuất báo cáo tổng hợp

Tên ca sử dụng Tạo quyết định đính kèm danh sách

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo quyết định

- Hệ thống hiển thị giao diện tạo quyết định

- Tác nhân xác nhận tạo quyết định

- Hệ thống tiến hành tạo quyết định Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc tạo quyết định và thông báo chưa hợp lệ cho tác nhân

Kết quả trả về Xuất quyết định đính kèm danh sách

Bảng 26 Bảng mô tả CSD Tạo quyết định đính kèm danh sách

Hình 14 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý họp

Mô tả kịch bản ca sử dụng phân hệ quản lý họp

Hình 15.Biểu đồ CSD quy trình quản lý họp

Tên ca sử dụng Xem lịch họp đơn vị

Tác nhân Tất cả người dùng Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý họp

- Tác nhân lựa chọn chức năng xem lịch họp đội

- Hệ thống hiển thị giao diện xem lịch họp

- Tác nhân thực hiện các chức năng được phép thao tác trên giao diện

- Hệ thống tiến hành thực hiện thay đổi giao diện xem (nếu có) Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc hiển thị lịch họp và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị lịch họp đơn vị

Bảng 27 Bảng mô tả CSD Xem lịch họp đơn vị

Tên ca sử dụng Xem lịch hội trường

Tác nhân Thành viên chủ chốt Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý họp

- Tác nhân lựa chọn chức năng xem lịch hội trường

- Hệ thống hiển thị giao diện xem lịch

- Tác nhân thực hiện các chức năng được phép thao tác trên giao diện

- Hệ thống tiến hành thực hiện thay đổi giao diện xem (nếu có) Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc hiển thị lịch hội trường và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị lịch hội trường

Bảng 28 Bảng mô tả CSD Xem lịch hội trường

Tên ca sử dụng Tạo thông báo họp

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo thông báo họp

- Hệ thống hiển thị giao diện tạo thông báo họp

- Tác nhân thực hiện các chức năng tạo thông báo

- Hệ thống tiến hành cập nhật thông báo Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc tạo thông báo và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị thông báo họp công khai

Bảng 29 Bảng mô tả CSD Tạo thông báo họp

Tên ca sử dụng Điểm danh họp

Tác nhân Tất cả người dùng Điều kiện đầu vào Đăng nhập thành công và chọn chức năng quản lý họp

- Tác nhân lựa chọn chức năng điểm danh họp

- Hệ thống hiển thị giao diện điểm danh họp

- Tác nhân thực hiện các chức năng điểm danh

- Hệ thống tiến hành cập nhật thông tin Nếu thực hiện không thành công thì thực hiện luồng phụ 1

- Luồng 1: Dừng việc cập nhật thông tin điểm danh và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Cập nhật thông tin điểm danh vào hệ thống

Bảng 30 Bảng mô tả CSD Điểm danh họp

Tên ca sử dụng Cập nhật tờ trình mượn CSVC

- Tác nhân lựa chọn chức năng tạo tờ trình

- Hệ thống hiển thị giao diện xem tờ trình

- Tác nhân thực hiện các chức năng trong giao diện

- Luồng 1: Dừng việc cập nhật thông tin tờ trình và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Xuất tờ trình có đủ thông tin đã kiểm tra

Bảng 31 Bảng mô tả CSD Cập nhật tờ trình

Tên ca sử dụng Quản lý tài liệu họp

- Tác nhân lựa chọn chức năng quản lý tài liệu họp

- Hệ thống hiển thị giao diện quản lý tài liệu họp

- Tác nhân thực hiện các chức năng trong giao diện

- Luồng 1: Dừng việc cập nhật hoặc hiển thị tài liệu họp đầy đủ và thông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về Hiển thị đầy đủ các tài liệu

Bảng 32 Bảng mô tả CSD Quản lý tài liệu họp

Thiết kế hệ thống

2.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm

2.3.1.1 Xác định các thực thể - thuộc tính

* Hình ảnh một số biểu mẫu của đơn vị

Một số dữ liệu trên biểu mẫu có thể được thay đổi để tránh hiển thị thông tin nhạy cảm của các cá nhân có liên quan

Hình 16 Kế hoạch truyền thông tháng của đơn vị

Hình 17 Tổng hợp thành tích đoàn viên đề nghị xét khen thưởng, phát triển Đảng

Hình 18 Tổng hợp lịch đăng ký trực của thành viên

Hình 19 Mẫu quyết định khen thưởng

Hình 20 Mẫu tờ trình mượn CSVC

* Xác định các thực thể - quan hệ

- Đoàn viên (Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Lớp, Khoa, Số điện thoại, Email, địa chỉ, tiến độ học tập)

- Tài khoản (Mã tài khoản, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Loại tài khoản, Email, Ngày tạo, Ngày sửa, Mô tả)

- Chức vụ (Mã chức vụ, Tên chức vụ)

- Công việc (Mã công việc, Tên công việc, Thời hạn hoàn thành, Phụ trách)

- Danh sách (Mã danh sách, Tên danh sách, mô tả danh sách)

- Tờ trình (Số tờ trình, Tên tờ trình, Thời gian tạo, Nội dung)

- Thông báo (Mã thông báo, Tên thông báo, Thời gian ra thông báo, Loại thông báo, Đối tượng phát đi thông báo)

- Cuộc họp (Mã buổi họp, Tên buổi họp, Ngày họp, Mô tả)

- Bài viết (Mã bài viết, Tiêu đề bài viết, Nội dung, Nhận xét, Thời hạn hoàn thành, Mô tả)

- Kế hoạch truyền thông (Mã kế hoạch, Tên kế hoạch, Nội dung, Thời gian áp dụng)

- Giao dịch (Mã giao dịch, Nội dung giao dịch, Giá trị giao dịch, Ngày khởi tạo)

- Huy động (Mã huy động, Tên huy động, Thời gian, Nội dung)

- Hồ sơ khen thưởng (Mã hồ sơ, Ngày tạo, Nội dung)

- Khen thưởng (Mã khen thưởng, Tên khen thưởng, Thời gian xét)

- Quyết định (Số quyết định, Tên quyết định, Nội dung, Ngày quyết định)

Thực thể Quan hệ Thực thể

2.3.1.3 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Hình 21 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD – Entity Relationship Diagram)

2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic

Sau khi tiến hành chuẩn hóa các quan hệ, ta thu được các bảng sau:

- Đoàn viên (Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Lớp, Khoa, Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Ban)

- Tài khoản (Mã tài khoản, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Loại tài khoản, Email, Ngày tạo, Ngày sửa, Mã sinh viên)

- Chức vụ (Mã chức vụ, Tên chức vụ, Mã sinh viên)

- Có chức vụ (Mã chức vụ, Mã sinh viên, Họ tên, Tên chức vụ)

- Công việc (Mã công việc, Tên công việc, Thời hạn hoàn thành, Phụ trách)

- Danh sách (Mã danh sách, Tên danh sách, mô tả danh sách, Mã sinh viên)

- Tờ trình (Số tờ trình, Tên tờ trình, Thời gian tạo, Nội dung, Mã sinh viên)

- Thông báo (Mã thông báo, Tên thông báo, Thời gian ra thông báo, Loại thông báo, Người tạo)

- Cuộc họp (Mã buổi họp, Tên buổi họp, Ngày họp, Mô tả)

- Bài viết (Mã bài viết, Tiêu đề bài viết, Nội dung, nhận xét, Thời hạn hoàn thành, Mô tả)

- Kế hoạch truyền thông (Mã kế hoạch, Tên kế hoạch, Nội dung, Thời gian áp dụng, Mã sinh viên)

- Giao dịch (Mã giao dịch, Nội dung giao dịch, Giá trị giao dịch, Ngày khởi tạo)

- Huy động (Mã huy động, Tên huy động, Thời gian, Nội dung)

- Hồ sơ khen thưởng (Mã hồ sơ, Ngày tạo, Nội dung)

- Khen thưởng (Mã khen thưởng, Tên khen thưởng, Thời gian xét)

- Quyết định (Số quyết định, Tên quyết định, Nội dung, Ngày quyết định)

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý

Việc sử dụng tiếng Việt không dấu trong tên bảng và tên các trường có thể gây nhầm lẫn và thiếu rõ ràng Do đó, trong thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) ở mức vật lý, cần sử dụng tiếng Anh và kèm theo chú thích đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và dễ hiểu.

Tên cột Kiểu dữ liệu Ràng buộc Chú thích

StudentCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã sinh viên

Name VARCHAR(30) Tên sinh viên

Phone VARCHAR(10) Số điện thoại

Bảng 33 CSDL bảng “Đoàn viên”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã tài khoản

Username VARCHAR(20) Tên đăng nhập

Loại tài khoản (0: Quản trị, 1: Chủ chốt, 2: Tài khoản thường)

StudentCode VARCHAR(10) FOREIGN KEY Mã sinh viên

Bảng 34 CSDL bảng “Tài khoản”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã ban

RankCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã chức vụ

RankName VARCHAR(20) Tên chức vụ

Bảng 36 CSDL bảng “Chức vụ”

RankCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã chức vụ

StudentCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã sinh viên

RankName VARCHAR(20) Tên chức vụ

Bảng 37 CSDL bảng “Có chức vụ”

TaskCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã công việc

TaskName VARCHAR(20) Tên công việc

Deadline VARCHAR(10) Thời hạn hoàn thành

InChargeOf VARCHAR(20) Người phụ trách

Bảng 38 CSDL bảng “Công việc”

ListCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã danh sách

ListName NVARCHAR(20) Tên danh sách

Description NVARCHAR(70) Mô tả danh sách

Bảng 39 CSDL bảng “Danh sách”

StatementNo VARCHAR(10) UNIQUE Số tờ trình

StatementName NVARCHAR(20) Tên tờ trình

CreatedTime DATE Thời gian tạo

Bảng 40 CSDL bảng “Tờ trình”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã thông báo

Name NVARCHAR(20) Tên thông báo

CreatedTime DATE Thời gian tạo

Type NVARCHAR(70) Loại thông báo

Bảng 41 CSDL bảng “Thông báo”

MeetingCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã buổi họp

MeetingName NVARCHAR(20) Tên buổi họp

Bảng 42 CSDL bảng “Cuộc họp”

PostCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã bài viết

Title NVARCHAR(50) Tiêu đề bài viết

Content NVARCHAR(MAX) Nội dung

Deadline DATE Thời hạn hoàn thành

Bảng 43 CSDL bảng “Bài viết”

PlanCode VARCHAR(10) UNIQUE Mã kế hoạch

PlanName NVARCHAR(50) Tên kế hoạch

Content NVARCHAR(MAX) Nội dung

DateOfValidity NVARCHAR(50) Thời gian áp dụng

Bảng 44 CSDL bảng “Kế hoạch truyền thông”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã giao dịch

Content NVARCHAR(50) Nội dung giao dịch

Value INT Giá trị giao dịch

CreatedTime DATE Ngày khởi tạo

Bảng 45 CSDL bảng “Giao dịch”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã huy động

Name NVARCHAR(50) Tên huy động

Description NVARCHAR(MAX) Nội dung

Bảng 46 CSDL bảng “Huy động”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã hồ sơ

Bảng 47 CSDL bảng “Hồ sơ khen thưởng”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Mã khen thưởng

Type NVARCHAR(50) Tên hạng mục khen thưởng

DateOfValidity NVARCHAR(50) Thời gian xét

Bảng 48 CSDL bảng “Khen thưởng”

Code VARCHAR(10) UNIQUE Số quyết định

Name NVARCHAR(50) Tên quyết định

Date DATE Ngày quyết định

Bảng 49 CSDL bảng “Quyết định”

2.3.4 Lược đồ quan hệ các bảng trong CSDL

Hình 22 Lược đồ quan hệ các bảng trong CSDL

Thiết kế giao diện người dùng

2.4.1 Màn hình giao diện đăng nhập

Hình 23 Giao diện màn hình đăng nhập

- Đăng nhập: Thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống sau khi đã nhập đầy đủ tên người dùng và mật khẩu

- Quên mật khẩu: Thực hiện chức năng lấy lại mật khẩu khi người dùng quên mật khẩu

- Hỗ trợ: Giúp người dùng liên lạc với quản trị viên hoặc xem hướng dẫn hệ thống

2.4.2 Màn hình giao diện chính

Hình 24 Giao diện màn hình chính

Người dùng có thể truy cập vào phân hệ thông tin chung để mở ra danh sách chức năng, bao gồm xem Danh sách thành viên, thông tin thành viên, thống kê biến động, và danh sách chủ chốt.

Quản lý nội bộ cho phép người dùng truy cập vào phân hệ quản lý, bao gồm các chức năng như xem danh sách kết nạp thành viên mới, đánh giá và xếp loại thành viên, theo dõi danh sách đoàn viên tiêu biểu, quản lý huy động, quản lý truyền thông, cũng như theo dõi thu chi và quản lý họp.

Hệ thống văn bản cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào các phân hệ khác nhau, bao gồm chức năng xem tài liệu khen thưởng, phát triển Đảng, văn kiện đại hội đơn vị, đại hội Đoàn trường và nhiều tài liệu khác như tài liệu họp nội bộ.

Hỗ trợ đoàn trường giúp người dùng truy cập vào phân hệ hỗ trợ, mở ra danh sách các chức năng như quản lý khen thưởng, xét phát triển Đảng, quản lý truyền thông và sổ Đoàn.

Quản trị là chức năng quan trọng giúp người dùng truy cập vào hệ thống quản lý, cho phép mở ra danh sách các chức năng như cấp tài khoản cho người dùng mới, quản lý tài khoản hiện có và theo dõi trạng thái người dùng, bao gồm tình trạng truy cập và tình trạng tài khoản.

2.4.3 Màn hình giao diện thông tin chung

Hình 25 Giao diện phân hệ thông tin chung

Chức năng tìm kiếm nhanh giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm các chức năng trong các phân hệ khác mà không cần quay lại màn hình chính, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

- Màn hình chính: Giúp người dùng trở lại màn hình chính

- Danh sách thành viên: Xem danh sách thành viên hiện tại, có thể chọn điều kiện lọc và tiến hành xem kết quả sau khi lọc qua nút “Lọc”

- Danh sách chủ chốt: Xem danh sách chủ chốt của đơn vị

- Danh sách cố vấn: Xem danh sách cố vấn của đơn vị

Cập nhật thông tin thành viên: Người dùng có thể xem, sửa và xóa thông tin của tất cả thành viên trong đơn vị, tuy nhiên, quyền truy cập vào tính năng này sẽ phụ thuộc vào quyền hạn của tài khoản đăng nhập.

Thống kê biến động cung cấp cái nhìn tổng quan về sự thay đổi trong cộng đồng, bao gồm số lượng cộng tác viên mới, các thành viên thay đổi chức vụ, những người dừng hoạt động, và các thành viên hoàn thành nhiệm kỳ Những thông tin này giúp theo dõi sự phát triển và tình hình hoạt động của các thành viên trong tổ chức.

2.4.4 Màn hình giao diện quản lý huy động

Hình 26 Giao diện chức năng quản lý huy động

- Thông báo huy động: Tạo thông báo huy động và đẩy lên hệ thống để hiển thị tới tất cả người dùng khác

Chương trình huy động cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và danh sách các hoạt động trong khoảng thời gian mà người dùng yêu cầu.

- Danh sách huy động: Xem danh sách huy động của các chương trình, tùy vào điều kiện hiển thị tùy chọn từ người dùng

- Quản lý trực lễ tân: Xem, tạo, sửa lịch trực tạo tự động từ hệ thống sau khi đã tổng hợp lịch đăng ký từ thành viên

- Quản lý trực lễ tân: Xem, tạo, sửa lịch trực tạo tự động từ hệ thống sau khi đã tổng hợp lịch đăng ký từ chủ chốt

Tổng hợp lỗi huy động là quá trình xem, tạo và sửa danh sách các lỗi bỏ trực và sai quy định trong ca trực Danh sách này được tự động tạo ra từ hệ thống sau khi đã tiến hành tổng hợp.

2.4.5 Màn hình giao diện quản lý thu chi

Hình 27 Giao diện chức năng quản lý thu chi

Danh sách giao dịch cho phép người dùng xem các giao dịch trong khoảng thời gian tùy chọn, với mặc định là một tháng Thông tin hiển thị bao gồm nội dung, thời gian và giá trị giao dịch Để xem thêm chi tiết như hóa đơn, người thực hiện và hình ảnh đính kèm, người dùng chỉ cần nhấn vào mũi tên trổ xuống bên trái mỗi giao dịch.

- Báo cáo thu chi: Xuất ra báo cáo theo điều kiện của người dùng nhập vào

Để quản lý ngân sách cho sự kiện hiệu quả, hãy tạo bảng theo dõi các khoản thu chi trong suốt quá trình tổ chức Việc này đặc biệt quan trọng cho các sự kiện như chương trình gây quỹ từ thiện hoặc lễ kỷ niệm sinh nhật của đơn vị, giúp đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tài chính tốt hơn.

Danh sách dự trù sẽ bao gồm tổng ngân sách cho sự kiện, với báo cáo chi tiết về cơ cấu nguồn chi Điều này giúp người dùng nắm rõ tỷ trọng nguồn tiền từ các khoản ủng hộ, quỹ đội, tài trợ và các nguồn khác.

Theo dõi hóa đơn là một bước quan trọng trong việc quản lý tài chính, đặc biệt là những hóa đơn có tính lặp lại theo chu kỳ như in giấy khen cho chương trình hoặc vật tư chuẩn bị sinh nhật hàng tháng Việc thống kê và ghi chép lại các hóa đơn này giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả và lập kế hoạch ngân sách tốt hơn.

2.4.6 Màn hình giao diện quản lý truyền thông

Hình 28 Giao diện chức năng quản lý truyền thông

Kế hoạch truyền thông cho phép người dùng xem toàn bộ nội dung trong khoảng thời gian tùy chọn, với mặc định từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng.

TRIỂN KHAI VÀ ĐÁNH GIÁ

Kiến trúc xây dựng hệ thống

Dựa vào yêu cầu của người dùng và các phân tích thiết kế đã thực hiện, chương này sẽ đề xuất môi trường phát triển và vận hành hệ thống.

3.1.1 Môi trường phát triển Để xây dựng nên hệ thống website hoàn chỉnh, ít lỗi, dễ nâng cấp và bảo trì, đồng thời hỗ trợ tối đa cho lập trình viên trong quá trình code thì một môi trường phát triển hệ thống hiệu quả, tối ưu là điều hết sức cần thiết Trong đề tài này, môi trường phát triển hệ thống bao gồm các thành phần cụ thể như sau:

Hệ thống sử dụng framework Drupal và ngôn ngữ lập trình PHP để xây dựng website đơn giản, phù hợp cho tổ chức quy mô lớn PHP, với tính năng lập trình hướng đối tượng (OOP), là lựa chọn tối ưu cho thiết kế website, mặc dù có một số lỗ hổng kiến trúc có thể ảnh hưởng đến bảo mật Tuy nhiên, những vấn đề này có thể được khắc phục bằng cách áp dụng đúng phương thức và mẫu hình thiết kế.

Phiên bản PHP 7 đã mang lại nhiều cải tiến về hiệu năng, với thống kê từ W3Tech cho thấy tính đến ngày 08/05/2022, có tới 77,4% website toàn cầu được phát triển bằng PHP, trong đó 71,5% sử dụng phiên bản PHP 7.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server cung cấp khả năng thao tác hiệu quả với các cơ sở dữ liệu lớn, đảm bảo độ bảo mật cao và tốc độ truy vấn nhanh Hệ thống này còn hỗ trợ tích hợp với nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng.

3.1.2 Nền tảng công nghệ sử dụng

Hệ thống QTNVĐ cho đội Thủ lĩnh Đoàn là một hệ thống dựa trên nền tảng web (web- based flatform) Hệ thống đáp ứng các yêu cầu:

Hệ thống có khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép thêm hoặc bớt các module chức năng mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc và hoạt động của các chức năng khác.

- Dễ dàng cài đặt, vận hành

- Được hỗ trợ bởi các môi trường đa dạng (Cơ sở dữ liệu, Hệ điều hành)

- Đảm bảo tiết kiệm trong chi phí đầu tư xây dựng

Hệ thống QTNVĐ của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ sẵn có, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai Việc tận dụng hạ tầng công nghệ hiện tại giúp đáp ứng yêu cầu dự án một cách hiệu quả Hệ thống áp dụng các nền tảng công nghệ mới nhất để tối ưu hóa hiệu suất và khả năng hoạt động.

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2019

- Hệ điều hành trên máy chủ: Ubuntu Server 20.04 LTS

- Công cụ hỗ trợ phát triển: Drupal

- Ngôn ngữ lập trình: PHP

Công nghệ được lựa chọn

Drupal là một hệ quản trị nội dung (CMS) mã nguồn mở miễn phí, được phát triển bằng ngôn ngữ PHP và phân phối theo giấy phép GNU Nền tảng này chiếm khoảng 13% trong số hơn 10.000 website toàn cầu, phục vụ cho nhiều loại hình từ blog cá nhân đến trang web chính phủ và tổ chức So với Laravel, Drupal cung cấp một hệ thống website đã được thiết kế sẵn, cho phép người dùng tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu Trong khi đó, Laravel yêu cầu người dùng tự tạo lập nhiều chức năng và biểu mẫu, do nó hoạt động như một thư viện lớp, định hình cấu trúc tệp và thư mục mà người dùng phải tìm hiểu thêm.

* Một số ưu điểm của Drupal:

Drupal là một nền tảng miễn phí không yêu cầu giấy phép, giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng so với các nền tảng CMS khác Bên cạnh đó, người dùng còn có thể tìm thấy nhiều chủ đề và mô đun phong phú để tùy chỉnh trang web của mình.

Lê Xuân Trường – 21A4040126 đã tìm thấy thông tin trên trang web của Drupal Nếu cần sử dụng một mô đun không có trong file core, Drupal cũng cung cấp nhiều mô đun miễn phí để hỗ trợ người dùng.

Sử dụng Drupal giúp tăng tốc độ triển khai website, với thời gian cài đặt được rút ngắn đáng kể so với các phiên bản trước Đây là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức giáo dục nhỏ, khi họ đã xác định nhu cầu nhưng không đủ ngân sách để thuê phát triển website từ đầu.

Các doanh nghiệp như NBC, Tesla và CBN News đã lựa chọn Drupal để xây dựng trang web, cho phép họ quản lý nhiều trang web cho các chiến dịch khác nhau một cách hiệu quả Với khả năng thay đổi quy mô linh hoạt, Drupal có thể xử lý lưu lượng truy cập đột biến mà không gây ra tình trạng lag hay treo máy cho người dùng.

Drupal được thiết kế đặc biệt để chống lại các mối đe dọa tấn công mạng, nhưng với tư cách là một CMS mã nguồn mở, vẫn có những lo ngại về độ an toàn Dù vậy, cộng đồng phát triển Drupal luôn chủ động phát hiện lỗi và virus, đồng thời cung cấp các bản cập nhật an toàn thường xuyên để bảo vệ người dùng.

Drupal sở hữu một hệ thống backend mạnh mẽ, cho phép xử lý các kho dữ liệu lớn và phức tạp, đồng thời trình bày thông tin một cách linh hoạt cho người dùng Người dùng có thể dễ dàng xem cách thức xây dựng và hoạt động của trang web.

3.2.1 Giới thiệu về Microsoft SQL Server 2019

Hình 31 Tóm tắt lịch sử các phiên bản của Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server (MS SQL Server) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu do Microsoft phát triển, nổi bật với các công cụ và ứng dụng hỗ trợ xử lý dữ liệu Giao diện phần mềm thân thiện giúp người dùng dễ dàng tương tác và tạo báo cáo thống kê Được thiết kế và phát triển bởi một trong những nhà cung cấp giải pháp hàng đầu, MS SQL Server có cộng đồng người dùng lớn, mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng Hệ quản trị này sử dụng ngôn ngữ T-SQL (Transactional SQL), có sự khác biệt so với SQL tiêu chuẩn với các từ khóa và cú pháp riêng biệt.

SQL Server đã hoạt động chủ yếu trên nền tảng Windows trong suốt 20 năm kể từ khi ra mắt Đến năm 2016, Microsoft quyết định mở rộng sang hệ điều hành Linux Phiên bản SQL Server 2019 (15.x) chính thức được phát hành vào tháng 11 năm 2019.

Năm 2019, Microsoft đã giới thiệu các cụm dữ liệu lớn (Big Data Clusters) cho SQL Server, mang đến nhiều khả năng và cải tiến mới cho công cụ cơ sở dữ liệu này.

The SQL Server Database Engine, along with SQL Server Analysis Services, SQL Server Machine Learning Services, SQL Server on Linux, and SQL Server Master Data Services, offers a comprehensive suite of tools for data management and analysis.

Một trong những ưu điểm của SQL Server có thể kể đến như:

Cài đặt dễ dàng với Wizard: Người dùng có thể nhanh chóng cài đặt phần mềm thông qua tập tin cài đặt Wizard, đồng thời hệ thống tự động phát hiện và tải về các bản cập nhật Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí bảo trì hiệu quả.

SQL Server cung cấp tính bảo mật tốt hơn thông qua việc sử dụng quản lý dựa trên chính sách, giúp phát hiện các chính sách bảo mật không hợp lệ Chỉ những người dùng được phân quyền mới có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu, và tất cả các sự kiện xảy ra đều được ghi tự động vào các tệp nhật ký.

Máy chủ MS SQL mang lại hiệu suất cao với tính năng nén và mã hóa dữ liệu tích hợp sẵn, cho phép người dùng bảo vệ thông tin mà không cần thay đổi chương trình Nó cũng sở hữu quyền kiểm soát truy cập mạnh mẽ và các công cụ quản lý quyền hiệu quả, đồng thời cải thiện hiệu suất trong quá trình thu thập dữ liệu.

Máy chủ SQL giúp giảm chi phí sở hữu nhờ vào các công cụ quản lý và khai thác dữ liệu hiệu quả, cùng với tính năng phân vùng đĩa Việc tuân thủ các phương pháp quản lý dữ liệu hợp lý không chỉ đảm bảo bảo trì tối ưu cho máy chủ mà còn nâng cao tính sẵn có và khả năng phục hồi của dữ liệu.

Tiêu đề	Xây dựng hệ thống quản trị toàn diện cho đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng
Tác giả	Lê Xuân Trường
Người hướng dẫn	TS. Phan Thanh Đức
Trường học	Học viện Ngân hàng
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin quản lý
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	89
Dung lượng	4,27 MB