CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1.1. Kế hoạch xác định yêu cầu người dùng
Bảng kế hoạch và kết quả phỏng vấn cho thiết kế hệ thống đánh giá quản trị nghiệp vụ Đoàn mới
Người thực hiện phỏng vấn: Lê Xuân Trường
Người trả lời phỏng vấn: Lê Quỳnh Hương – Quản lý đội Thủ lĩnh Đoàn Đơn vị khảo sát: Đội Thủ lĩnh Đoàn Thời gian: 9h00 – 11h30
Ngày: 25/04/2022
Mục tiêu: Xác định yêu cầu của người dùng, quy trình nghiệp vụ thực tế và tìm hiểu các chức năng chính mà hệ thống cần có để xây dựng hệ thống. Thu thập tài liệu liên quan.
Chi tiết buổi phỏng vấn
Câu hỏi Câu trả lời
Câu hỏi 1:
Hiện nay đơn vị có bao nhiêu thành viên?
Hiện tại, số lượng thành viên hoạt động thường xuyên của đội theo danh sách là hơn 200 người.
Câu hỏi 2:
Đội đang quản lý các thông tin gì của mỗi thành viên?
Đội đang lưu thông tin về mỗi thành viên bao gồm: Mã sinh viên, Họ tê, Ngày sinh, Lớp, Khoa/Viện/Chương trình, Email, Số
11 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126
điện thoại, chức vụ và ban chuyên môn mà thành viên đó tham gia.
Câu hỏi 3:
Hoạt động huy động thành viên cho các chương trình lớn thường được đội thực hiện như thế nào?
Khi có chương trình thì thầy cô từ BCH Đoàn trường sẽ thông báo cho BQL của đơn vị. Sau đó, BQL sẽ thông báo tới toàn thể thành viên trong đội. Tiếp theo, ban Nhân sự sẽ tổng hợp danh sách các thành viên xác nhận tham gia để có được danh sách huy động cuối cùng.
Câu hỏi 4:
Cơ cấu tổ chức đơn vị hiện tại thế nào?
Đội gồm 5 ban là ban Quản lý và 4 ban chuyên môn: Truyền thông – Kỹ thuật, Nhân sự, Đối ngoại, Tổ chức. Đứng đầu các ban là chủ chốt ban gồm 03 người, 1 trưởng ban và 2 phó ban. Với ban Quản lý sẽ là Quản lý và 2 phó Quản lý.
Câu hỏi 5: Đơn vị có cách phân bổ chức vụ cho các thành viên như thế nào?
Các bạn mới vào đội sẽ được gọi là Cộng tác viên, sau một kỳ hoạt động tương ứng thời gian với một kỳ học (16 tuần), các bạn sẽ được xét lên Thành viên và có nhiều quyền hạn cũng như quyền lợi hơn. Các Thành viên sẽ tham gia bầu cử và được bầu vào các vị trí chủ chốt như Trưởng nhóm, Phó ban và Trưởng ban. Các chủ chốt sau khi hoạt động hết nhiệm kỳ sẽ được nghỉ và gọi là Cố vấn. Thành viên không phải chủ chốt sẽ được gọi là Cựu Thành viên
Câu hỏi 6: Khi cần tổ chức các buổi họp, đội thực hiện chuẩn bị như thế nào?
Nếu là cuộc họp toàn đơn vị thì BQL sẽ thực hiện chuẩn bị các tài liệu, nội dung
12 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126
buổi họp và công tác mượn CSVC (phòng họp, micro, máy chiếu) của trường với bộ phận Văn phòng Học viện. Nếu là các ban họp riêng thì phải có thông báo với BQL, còn công tác chuẩn bị về cơ bản vẫn vậy.
Câu hỏi 7: Các buổi họp của đội thường có quy mô, tính chất như thế nào?
Thông thường sẽ có các buổi họp giữa chủ chốt các ban và BQL để thống nhất nhiệm vụ, lấy ý kiến về các kế hoạch mới. Sau đó, đội sẽ họp toàn đơn vị để triển khai nhiệm vụ tới tất cả thành viên. Ngoài ra, sẽ có một số dịp đội cần tập trung toàn đơn vị như đại hội chuyển giao, kiện toàn các vị trí trong BQL, chủ chốt các ban và một số buổi sinh hoạt kỷ niệm, giao lưu các ngày lễ như 8-3.
Câu hỏi 8: Việc quản lý ngân sách của đội hiện đang được thực hiện thế nào?
BQL là ban trực tiếp giữ và quản lý quỹ của toàn đội. Nguồn thu chủ yếu là từ tiền đóng định kỳ của tất cả thành viên. Các ban sẽ tiến hành thu và được giữ lại 20% làm quỹ ban. BQL trực tiếp quản lý nên chỉ các thành viên trong BQL được thực hiện các khoản chi bằng tiền quỹ đội.
Câu hỏi 9: Đội hiện đang phụ trách truyền thông trên những nền tảng và những mảng thông tin nào?
Hiện tại, đội đang triển khai truyền thông trên 02 nền tảng chính là Facebook và Tiktok. Nội dung chủ yếu là hoạt động của đơn vị nói riêng và hình ảnh thanh niên Học viện Ngân hàng nói chung. Ngoài ra, đội cũng đang phụ trách quản lý website của Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng và
13 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126
cộng tác cùng các CLB, đội khác trong trường để quản lý 2 fanpage trực thuộc đoàn trường.
Câu hỏi 10: Kế hoạch truyền thông được đội xây dựng như thế nào?
Kế hoạch truyền thông được ban Truyền thông của đội phụ trách xây dựng hàng tháng. Sẽ có cụ thể nội dung từng bài viết và các cá nhân phụ trách. Các trưởng nhóm và các chủ chốt trong ban sẽ phụ trách kiểm duyệt nội dung và chất lượng bài viết. Với các nền tảng và các mảng nội dung khác nhau sẽ có các nhóm chuyên biệt phụ trách.
Ví dụ, sẽ có nhóm chuyên làm nội dung và ấn phẩm trên TikTok tách biệt với Facebook.
Câu hỏi 11: Đội hỗ trợ đoàn trường trong công tác thi đua – khen thưởng như thế nào?
Đội sẽ phụ trách hỗ trợ các thầy cô trong việc chuẩn bị các giấy tờ như thông báo, kế hoạch khen thưởng, quyết định và tổng hợp danh sách hồ sơ. Từ danh sách này, các thầy cô sẽ họp xét để chốt danh sách đủ điều kiện. Đội sẽ tổng hợp lại và hoàn thiện quyết định khen thưởng gửi thầy cô duyệt, kí và đóng dấu.
Câu hỏi 12: Trong quá trình hỗ trợ xử lí hồ sơ khen thưởng, có yêu cầu gì đặc biệt đội cần chú ý không?
Các hồ sơ được gửi về đều là các cá nhân có thành tích tốt và tích cực hoạt động phong trào. Tuy nhiên, không tránh khỏi một số trường hợp chưa đạt điều kiện. Khi lọc hồ sơ, các bạn hỗ trợ phải rà soát và đối chiếu cẩn thận với quy chế khen thưởng rồi
14 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126
tổng hợp lại thành danh sách đề xuất với thầy cô. Không tránh khỏi các trường hợp có thắc mắc, do đó nếu xử lí hồ sơ không đúng quy chế, thiếu cẩn thận thì có thể dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng của hạng mục khen thưởng, thiệt thòi cho các bạn xứng đáng và cuối cùng là hình ảnh của đội.
Số lượng hồ sơ lớn nhưng nhân sự xử lí công việc ít, do đó mình cũng rất mong sớm có hệ thống để hỗ trợ xử lí được công việc quan trọng này.
Câu hỏi 13: Bản thân bạn đã từng sử dụng qua hệ thống hay ứng dụng quản lý nào có chức năng gần tương tự trong QTNVĐ trước đó chưa?
Trước đó mình đã sử dụng qua app Thanh niên Việt Nam và quản lý đoàn viên của chi đoàn trên web quản lý đoàn viên của trung ương Đoàn. Tuy nhiên, hệ thống còn mới nên còn khá nhiều lỗi, ngoài ra còn nhiều giao diện, biểu mẫu mắc lỗi logic và có thiết kế trải nghiệm người dùng chưa thông minh. Ví dụ như chưa có gợi ý tên địa phương khi mình nhập thông tin quê quán trong phần thông tin cá nhân. Ngoài ra, giao diện cũng chưa được bắt mắt, mặc dù khá đơn giản.
Câu hỏi 14:
Đối với hệ thống mới sắp được xây dựng tới đây, đội có yêu cầu gì đặc biệt không?
Mình mong muốn hệ thống sẽ có giao diện sử dụng đơn giản, dễ làm quen để mọi người có thể nhanh chóng thành thạo.
Hiệu suất xử lí tốt để tương thích với nhiều thiết bị, cho người sử dụng trải nghiệm tốt
15 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126
vì trước đó đã có hệ thống chức năng tương đối tốt nhưng thường xuyên bị lag, xuất hiện một số thông báo lỗi khó hiểu. Ngoài ra hệ thống có tính kinh tế để đội có thể duy trì và sử dụng lâu dài.
Bảng 1. Bảng khảo sát yêu cầu hệ thống từ phía người dùng
Sau khi thực hiện phỏng vấn người đại diện đội Thủ lĩnh Đoàn nhằm nắm rõ yêu cầu của hệ thống, đề tài tổng hợp và đề xuất các chức năng chính mà hệ thống mới cần có tương ứng với từng đối tượng và vai trò như sau:
Đối tượng Vai trò
Quản trị hệ thống
- Quản lý người sử dụng (Ví dụ: Quản lý tài khoản bao gồm:
Thêm mới tài khoản, cấp quyền truy cập, cấp lại mật khẩu, v.v)
- Thiết lập thông số hệ thống
- Cập nhật dữ liệu cho các danh mục cơ bản của hệ thống
Chủ chốt đơn vị
- Quản lý dữ liệu thành viên
- Điều phối, giao nhiệm vụ và thông báo tới thành viên - Theo dõi lịch huy động được phân công
Thành viên đơn vị
- Cập nhật thông tin cá nhân
- Kiểm tra và báo cáo tiến độ công việc được giao - Theo dõi lịch huy động được phân công
Bảng 2. Bảng danh mục đối tượng trong hệ thống
16 Khóa luận tốt nghiệp
Lê Xuân Trường – 21A4040126