Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh 4
Các vấn đề cơ bản về doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Một số khái niệm chung về doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Theo chuẩn mực kế toán số 14- VAS 14:
Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được Các khoản thu hộ từ bên thứ ba không được coi là nguồn lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, vì vậy chúng không được tính là doanh thu Ví dụ, khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng, doanh thu của họ chỉ là tiền hoa hồng nhận được Ngoài ra, các khoản góp vốn từ cổ đông hay chủ sở hữu tuy làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng cũng không được xem là doanh thu.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Doanh thu thuần là khoản doanh thu từ bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, cũng như các loại thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Doanh thu thuần Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ -
Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các khoản thu nhập từ lãi cho vay, lãi bán hàng trả chậm, lãi từ đầu tư trái phiếu và tín phiếu, cũng như chiết khấu thanh toán nhận được từ việc mua hàng hóa và dịch vụ Ngoài ra, nó còn bao gồm thu nhập từ cho thuê tài sản, cổ tức, lợi tức được chia, và chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Thu nhập khác là khoản thu góp phần tăng vốn chủ sở hữu từ các hoạt động ngoài những hoạt động tạo ra doanh thu chính Doanh nghiệp có thể nhận được thu nhập khác từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm lãi suất, cho thuê tài sản, hoặc các khoản thu nhập bất thường.
+ Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ
Chênh lệch lãi phát sinh từ việc đánh giá lại vật tư, hàng hóa và tài sản cố định khi góp vốn vào liên doanh, công ty liên kết và các khoản đầu tư dài hạn khác.
+ Thu nhập từ nghiệp vụ bán hàng cho thuê lại tài sản
+ Thu tiền được phát do khách hàng vi phạm hợp đồng
+ Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ
+ Các khoản thuế được ngân sách nhà nước hoàn lại
+ Thu các khoản nợ phải trả không xác định được chủ nợ
+ Các khoản tiền thưởng của khách hàng liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ không tính trong doanh thu (nếu có)
+ Các khoản thu nhập khác ngoài khoản nêu trên b Thời điểm ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán số 14 (VAS 14) thì doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các điều kiện trả lại sản phẩm không còn hiệu lực, tức là khi người mua không còn quyền trả lại hàng hóa đã mua, trừ trường hợp khách hàng có quyền đổi hàng hóa để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
1.1.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà doanh nghiệp áp dụng cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn Giảm giá này có thể được tính dựa trên khối lượng từng lô hàng hoặc tổng khối lượng hàng đã mua trong một khoảng thời gian nhất định, tùy thuộc vào chính sách chiết khấu của bên bán.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ dành cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc đã lỗi thời.
Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị của sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém chất lượng hoặc không đúng chủng loại Khi doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng bán bị trả lại, đồng thời cũng phải giảm tương ứng giá vốn hàng bán trong kỳ.
Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp:
Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) là một khoản giảm trừ doanh thu khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế cho khách hàng Bên cạnh đó, thuế xuất khẩu cũng là một khoản giảm trừ doanh thu khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa qua cửa khẩu hoặc biên giới, và doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế xuất khẩu, trong đó doanh thu từ hàng xuất khẩu đã bao gồm số thuế xuất khẩu phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được tính dựa trên giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất và tiêu thụ Số thuế GTGT phải nộp tương ứng với doanh thu đã xác định trong kỳ báo cáo.
Theo VAS 01, giá vốn hàng bán được định nghĩa là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, bao gồm tiền chi ra, khấu trừ tài sản và phát sinh nợ, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu, không tính đến khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Giá vốn hàng bán là giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ trong một kỳ, được tính dựa trên giá vốn hay giá gốc Đây là khoản mục chi phí chính và trực tiếp liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Chi phí bán hàng là tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ Các khoản chi phí này bao gồm nhiều yếu tố khác nhau liên quan đến hoạt động bán hàng.
+ Chi phí nhân viên bán hàng
+ Chi phí vật liệu, bao bì
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định
+ Chi phí bảo hành sản phẩm
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ Chi phí bằng tiền khác
Kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho hàng bị trả lại
- Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có của Ngân hàng
Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, tùy từng trường hợp mà DN phải phát hành hóa đơn, chứng từ liên quan làm căn cứ hạch toán
❖ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT);
- Các khoản giảm trừ doanh thu;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
TK 511 -Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm
- Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5118 - Doanh thu khác
Tùy vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết hơn
➢ TK 511 không có số dư cuối kỳ
➢ Thông tư 133/2016/TT/BTC không còn sử dụng tài khoản giảm trừ doanh thu TK 521
❖ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán ghi nhận giá vốn căn cứ vào các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT đầu vào
❖ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Các tài khoản chi tiết sẽ được mở tùy theo từng đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý của từng đơn vị
- Giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kyg
- Kết chuyển giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
- Giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hóa đã bán bị người mua trả lại
➢ TK 632 Không có số dư cuối kỳ
1.2.2.3 Các xác định giá vốn
Có 3 phương pháp để xác định giá xuất của HTK
+ Phương pháp 1: Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp tính giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng loại hàng hóa và sản phẩm Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc những mặt hàng ổn định và dễ nhận diện.
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính
+ Phương pháp 2: Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và hàng mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp này có thể được áp dụng theo từng kỳ (bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ) hoặc sau mỗi lô hàng nhập (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập), tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
+ Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Theo phương pháp này, giá trị vốn của hàng xuất kho được tính vào cuối kỳ Kế toán hàng tồn kho dựa vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ để xác định đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại sản phẩm Doanh nghiệp sẽ áp dụng phương pháp này tùy thuộc vào kỳ dự trữ của mình.
Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ+ Số lượng hàng nhập trong kỳ
+ Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Bình quân thời điểm, tức thời)
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, kế toán cần xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và tính giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được xác định theo công thức: Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá VTHH tồn đầu kỳ + Trị giá VTHH nhập trước lần xuất thứ i).
Số lượng VTHH tồn đầu kỳ + Số lượng VTHH nhập trước lần xuất thứ i
+ Phương pháp 3: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo đó, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ Phương pháp này giúp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của hàng tồn kho trong báo cáo tài chính.
Hàng hóa được nhập trước sẽ được xuất trước, và chỉ khi hết số hàng nhập trước mới đến số hàng nhập sau, theo giá thực tế từng lần nhập Do đó, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ phản ánh giá thực tế của vật liệu mua vào trong kỳ Phương pháp này phù hợp trong bối cảnh giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có ưu và nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến độ chính xác và tin cậy của kết quả Sự phù hợp của từng phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn, khả năng nghiệp vụ và công cụ tính toán của doanh nghiệp Ngoài ra, yêu cầu bảo quản và sự phức tạp về chủng loại, quy cách cũng như sự biến động của vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng cần xem xét.
❖ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Kế toán ghi nhận chi phí kinh doanh căn cứ vào các chứng từ sau:
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
- Các giấy tờ liên quan khác: phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán, giấy báo nợ
❖ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả cần được quản lý chặt chẽ, đặc biệt khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập trong kỳ trước mà chưa sử dụng hết Việc này giúp doanh nghiệp duy trì tính ổn định tài chính và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả xảy ra khi số dự phòng cần lập trong kỳ này thấp hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước mà chưa sử dụng hết.
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
- Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ
- Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ Đồng thời, tài khoản này cũng phản ánh tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp ghi nhận chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ, đồng thời phản ánh quá trình kết chuyển chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán chi quản lý kinh doanh
Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính
Kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu thu, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng
- Và một số chứng từ liên quan khác: bảng tính lãi, hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán
Kế toán ghi nhận chi phí căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu chi, giấy báo nợ và sổ phụ ngân hàng
- Và một số chứng từ liên quan khác: bảng tính lãi, hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán
❖ TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
Dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp
- Số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp (nếu có)
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
- Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ
❖ TK 635 - Chi phí hoạt động tài chính
Dùng để phản ánh các khoản chi phí hoạt động tài chính
- Các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ;
Trích lập bổ sung dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác là quy trình quan trọng, trong đó số dự phòng phải lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước Việc này giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro tài chính hiệu quả và đảm bảo tính ổn định trong hoạt động đầu tư.
Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập trong kỳ trước mà chưa sử dụng hết.
- Các khoản được ghi giảm chi phí tài chính;
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh
➢ TK 515 và TK 635 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán doanh thu hoạt động tài chính
(Đính kèm phụ lục số 01)
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán chi phí hoạt động tài chính
(Đính kèm phụ lục số 02)
Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
1.2.5.1 Chứng từ sử dụng kế toán thu nhập khác
Kế toán ghi nhận thu nhập khác, chi phí khác căn cứ vào các chứng từ sau:
- Biên bản bàn giao, thanh lý tài sản cố định
- Các chứng từ khác có liên quan
1.2.5.2 Tài khoản sử dụng trong kế toán thu nhập khác
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thu nhập khác ngoài hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp
Số thuế GTGT phải nộp được tính theo phương pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp này.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
- Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ
- TK 711 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 811 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến các sự kiện hoặc nghiệp vụ đặc biệt, không thuộc hoạt động thông thường của doanh nghiệp.
- Các khoản chi phí khác phát sinh
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
- TK 811 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán doanh thu khác
(Đính kèm phụ lục số 03)
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán chi phí khác
(Đính kèm phụ lục số 04)
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kế toán ghi nhận kết quả kinh doanh căn cứ vào chứng từ sau:
Các hình thức kế toán theo chế độ hiện hành
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau khi ghi chép, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ Cái cho từng nhiệm vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để thực hiện việc ghi chép vào Sổ Nhật ký và Sổ cái.
Cuối tháng, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng dựa trên số phát sinh các tháng trước và số phát sinh trong tháng Sử dụng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ Chứng từ này sau đó được sử dụng để ghi vào Sổ cái.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Điều này bao gồm việc ghi chép trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính toán Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có, và xác định số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Dựa vào Sổ cái, tiến hành lập Bảng cân đối số phát sinh.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ và xác định tài khoản.
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính theo quy định Các báo cáo này được in ra và đóng thành quyển, đồng thời thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết cho sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Chương 1 tập trung vào lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh (KQKD) trong doanh nghiệp Phương pháp hạch toán để xác định KQKD cũng được trình bày và phân tích, tạo nền tảng lý thuyết quan trọng cho việc áp dụng vào phân tích công tác kế toán doanh thu, chi phí và KQKD tại Công ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Minh Lâm trong Chương 2.
Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Minh Lâm
Khái quát về Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Minh Lâm
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 05 tháng 04 năm 2012, với trụ sở chính và văn phòng đại diện đặt tại Hà Nội.
Trong suốt quá trình phát triển, công ty đã đối mặt với nhiều thách thức Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ công nhân viên đã nỗ lực vượt qua những khó khăn để đạt được những thành công nhất định như hiện nay.
Công ty sở hữu mạng lưới nhân viên kinh doanh hoạt động tại nhiều khu công nghiệp lớn như KCN Thăng Long, KCN Nội Bài, KCN Hải Dương, KCN Hưng Yên, KCN Hải Phòng, KCN Vĩnh Phúc, KCN Nam Định và KCN Bắc Ninh Ngoài ra, công ty còn hợp tác với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, khối ngân hàng, công an, bệnh viện và các trường học Hiện tại, công ty đang phục vụ hơn 900 khách hàng, khẳng định vị thế và uy tín trong ngành.
Mục tiêu kinh doanh và sản xuất của công ty tập trung vào uy tín, chất lượng, sự nhanh chóng và độ chính xác, đồng thời hướng đến việc kết nối và phát triển cùng nhau Trong thời gian qua, công ty đã luôn lắng nghe những đóng góp từ khách hàng, coi các đối tác và bạn hàng là tài sản quý giá nhất của mình.
Công ty hiện cung cấp đa dạng sản phẩm bao gồm văn phòng phẩm, máy văn phòng, bao bì carton, túi PE, PP, dụng cụ bảo hộ lao động, giấy giáp mẫu, và dịch vụ in ấn biểu mẫu Chúng tôi cam kết mang đến sự hiệu quả và chuyên nghiệp, đồng hành cùng các đơn vị sản xuất và tiêu dùng cuối cùng.
- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
- Tên giao dịch quốc tế: MINH LAM SERVICES AND TRADING
- Trụ sở công ty: Số 51, ngõ 354, đường Trường Chinh, Phường Khương Thượng, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
- Vốn pháp định: 1.500.000.000 VNĐ (Một tỷ, năm trăm triệu đồng) Đặc điểm kinh doanh
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm kinh doanh đa dạng, bao gồm văn phòng phẩm, máy văn phòng, bao bì carton, túi PE và PP, dụng cụ bảo hộ lao động, giấy giáp mẫu, cùng với dịch vụ in ấn các biểu mẫu.
Ngoài các dịch vụ trên, công ty còn cung cấp các dịch vụ khác như:
- In và các dịch vụ liên quan đến in
- Ủy thác xuất nhập khẩu Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm hiện có hơn 40 công nhân viên, hầu hết được đào tạo từ các trường đại học và cao đẳng danh tiếng như Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Ngân hàng, Đại học Khoa học Tự nhiên, Học viện Tài chính, Đại học Bách khoa, Đại học Công Nghiệp, Đại học Ngoại ngữ, Cao đẳng Sư phạm, và Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp 1 Nhân sự trong công ty được sắp xếp theo một sơ đồ hợp lý nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Đầu tư thương mại và dịch vụ Minh Lâm
❖ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban
Lãnh đạo các phòng ban có trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của công ty, tổ chức và thực hiện các hoạt động này theo quy định của pháp luật hiện hành.
Là người định hướng và xây dựng kế hoạch khai thác thị trường, mở rộng mạng lưới cho công ty
Theo dõi và giám sát tất cả các hoạt động trong công ty là rất quan trọng để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày vào phần mềm, lưu trữ chứng từ và sổ sách tài chính của công ty, đồng thời kiểm soát hiệu quả các khoản thu chi Theo dõi công nợ khách hàng, thực hiện bảng lương và tính lương cho nhân viên, lập báo cáo hàng tháng và các báo cáo khác theo yêu cầu của giám đốc.
Phòng kế toán Kho Bộ phận vận chuyển Phòng kinh doanh
Kiểm tra, theo dõi và ghi nhận lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho hàng tuần Cuối tháng, phối hợp với các phòng ban để thực hiện kiểm kê kho và chốt số liệu Đảm bảo vệ sinh kho và sắp xếp hàng hóa một cách ngăn nắp, khoa học.
Vận chuyển và giao hàng đúng hẹn cho khách hàng theo kế hoạch của phòng kinh doanh, dựa trên hóa đơn và biên bản giao nhận Chúng tôi đảm bảo chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, đồng thời chuyển giao đầy đủ giấy tờ, tiền hàng và chữ ký của các bên liên quan cho bộ phận kế toán.
Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn cho khách hàng Ngoài việc tiếp nhận đơn đặt hàng, chúng tôi còn thông báo cho phòng kế toán và bộ phận kho để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ bộ phận kho trong việc sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa cho khách hàng.
Một số chỉ tiêu hoạt động tại công ty
Trước hết chúng ta cần xem xét một số chỉ tiêu tại Công ty Minh Lâm tại bảng sau:
Bảng biểu 2.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm Đơn vị tính: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương đối Tổng tài sản/ Nguồn vốn 3.875.574 3.997.125 121.551 3,14% Tài sản ngắn hạn 3.875.574 3.997.125 121.551 3,14%
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương đối Lợi nhuận trước thuế 17,560 10,728 (6,832) (38.91%)
Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2019, 2020 của công ty
Từ năm 2019 đến 2020, tổng tài sản của công ty tăng 121.551 nghìn đồng, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng hàng tồn kho do kế hoạch mở rộng thị trường Tuy nhiên, công ty chưa kịp thích ứng với tình hình kinh tế trong nước, dẫn đến hàng tồn kho tích tụ Ngoài ra, tình hình dịch bệnh phức tạp đã làm nền kinh tế trì trệ, cùng với việc ban giám đốc thiếu chiến lược phù hợp, khiến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm 6,26% so với năm 2019 Dù vẫn có lãi, lợi nhuận trước thuế tăng không đáng kể, buộc ban giám đốc phải xem xét lại và đề ra phương hướng phát triển cho năm 2021, nhằm đối phó với những thách thức kinh tế hiện tại.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ
mại và dịch vụ Minh Lâm
Chế độ, chính sách kế toán của công ty
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, với niên độ kế toán tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại
- Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp đường thẳng quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền, giá vốn hàng bán được xác định sau mỗi lần nhập
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, bao gồm 49 tài khoản cấp 1 và nhiều tài khoản cấp 2 để phản ánh tài sản (tài khoản loại 1, loại 2), nguồn vốn (tài khoản loại 3, loại 4), cũng như doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh (tài khoản loại 5 đến loại 9) Công ty không sử dụng tài khoản ngoại bảng mà thực hiện theo dõi chi tiết riêng cho từng khoản mục.
Hệ thống báo cáo là công cụ quan trọng giúp bộ phận kế toán kiểm soát và theo dõi các hoạt động của công ty một cách kịp thời Bộ phận kế toán sẽ lập và nộp các báo cáo định kỳ cho Giám đốc cùng các bộ phận liên quan để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.
- Báo cáo hàng tuần, hàng tháng
+ Báo cáo hàng bán, doanh thu, lượng hàng hóa nhập xuất tồn
+ Báo cáo công nợ: phải thu – phải trả do kế toán công nợ, thanh toán lập + Báo cáo tình hình thu – chi tiền mặt do thủ quỹ lập
Báo cáo hàng quý được thực hiện bởi kế toán tổng hợp và nộp cho Giám đốc cũng như cơ quan Thuế Nội dung bao gồm tờ khai thuế GTGT theo quý, tờ khai thuế TNDN tạm nộp từng quý, và tờ khai thuế TNCN.
+ Báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo tài chính
+ Hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN
❖ Hình thức và trình tự ghi sổ
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa để ghi sổ trên máy vi tính, đảm bảo đầy đủ các hình thức kế toán theo quy định như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết theo tài khoản Cuối kỳ, kế toán thực hiện in ấn các loại sổ sách theo quy định của hình thức ghi sổ Nhật ký chung, bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái theo tài khoản.
Sơ đồ 2.2 minh họa trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm, thể hiện quy trình quản lý tài chính hiện đại và hiệu quả.
• Nhập số liệu hàng ngày
• In sổ báo cáo cuối tháng, cuổi năm
Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán
Bảng biểu 2.2: Giao diện phần mềm kế toán Misa
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Minh Lâm) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về sự vận động của tài sản và hiệu quả kinh doanh của công ty Những thông tin này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty theo mô hình kế toán tập trung
❖ Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm
+ Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp Kế toán Trưởng có nhiệm vụ:
Kế toán trưởng hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý, tổ chức và điều hành công tác kế toán, đồng thời đề xuất các biện pháp hợp lý để cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty Người này cũng chịu trách nhiệm về các kết quả kế toán đối với ban quản trị và cơ quan thuế, đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Theo dõi và phản ánh chính xác các hoạt động tài chính, bao gồm vốn bằng tiền, thu – chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo yêu cầu của Giám đốc Cập nhật tình hình tăng giảm của các khoản phải thu – phải trả, đồng thời thông báo các khoản công nợ đến hạn cho kế toán trưởng hoặc Giám đốc để xử lý kịp thời.
+ Kế toán mua hàng, bán hàng:
Xuất hóa đơn và lập lệnh xuất kho, nhập kho cùng với biên bản đổi trả hàng là những công việc quan trọng Đồng thời, cần theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa và lập báo cáo tồn kho, báo cáo doanh thu định kỳ để gửi Giám đốc.
Chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu tiền mặt theo chỉ đạo của Giám đốc, thu hồi công nợ từ khách hàng và tiền vốn vay Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác các giao dịch kinh tế nhằm hỗ trợ công tác kiểm soát và điều chỉnh vốn, phục vụ cho quyết định của ban Giám đốc công ty.
2.3 Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác đikết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm Đặc điểm thu nhập, chi phí của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và dịch vụ Minh Lâm
❖ Các phương thức bán hàng tại công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm hoạt động kinh doanh bán hàng dựa trên 2 hình thức: Bán buôn và bán lẻ
Hàng hóa sau khi nhập về sẽ được trưng bày tại cửa hàng để bán trực tiếp cho khách hàng cá nhân Đối với khách hàng là tổ chức, hàng hóa sẽ được vận chuyển từ kho của công ty đến địa chỉ ghi trên phiếu xuất hàng Chi phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận giữa hai bên.
- Bán buôn qua kho chuyển hàng
Hàng hóa sau khi nhập sẽ được lưu trữ tại kho và dựa vào hợp đồng đã ký kết, bộ phận kho sẽ xuất hàng giao cho bộ phận vận chuyển Bộ phận vận chuyển có nhiệm vụ giao hàng đến địa chỉ người mua đã thỏa thuận trong hợp đồng và thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt Chi phí vận chuyển sẽ do bộ phận vận chuyển của Công ty đảm nhận nếu địa điểm giao hàng nằm trong khu vực nội thành Hà Nội; trường hợp đơn hàng ở xa, sẽ cần sự hỗ trợ từ bên vận chuyển thứ ba.
2 thì chi phí vận chuyển này sẽ do bên mua hàng chịu trách nhiệm chi trả
- Bán buôn qua kho chuyển hàng trực tiếp
Khi có đơn hàng phát sinh ngoài đơn đặt hàng chính, nếu địa chỉ nhận hàng của người mua gần kho của Công ty hoặc đơn hàng có số lượng ít, đại diện bên mua sẽ đến kho để lấy hàng Bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm xuất hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên mua.
❖ Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa của Công ty
Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty
3.1 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Mục tiêu phát triển của công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm đặt mục tiêu trở thành nhà phân phối hàng đầu các thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm tại Việt Nam, đồng thời mở rộng hoạt động ra khu vực Đông Nam Á.
Minh Lâm cam kết phục vụ khách hàng tận tâm và chu đáo, mang đến giá cả hợp lý nhất Nhờ đó, Minh Lâm đã chiếm được sự yêu mến của khách hàng tại Hà Nội cũng như các tỉnh thành lân cận.
Trong năm 2021, Công ty dự kiến mở rộng kho hàng tại miền Trung, hợp tác với các bệnh viện và tuyển dụng thêm hàng chục nhân viên chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao khả năng phản hồi nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phục hồi sau dịch bệnh, các công ty cần nhạy bén trước những thay đổi trong nhu cầu khách hàng, mặc dù hoạt động đã dần ổn định Để tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp nên đề xuất các chính sách phù hợp, vừa đáp ứng mong đợi của khách hàng, vừa đảm bảo khả năng tài chính của mình.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm
Sự cần thiết hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
Mục tiêu phát triển của công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm đang nỗ lực trở thành nhà phân phối hàng đầu về thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm tại Việt Nam, đồng thời mở rộng thị trường sang khu vực Đông Nam Á.
Minh Lâm cam kết phục vụ khách hàng một cách tận tâm và chu đáo, cung cấp giá cả hợp lý nhất Nhờ đó, Minh Lâm đã chiếm được lòng tin và sự yêu mến của khách hàng tại Hà Nội cũng như các tỉnh lân cận.
Trong năm 2021, Công ty dự kiến mở rộng kho hàng tại miền Trung, hợp tác với các bệnh viện và tuyển dụng thêm nhiều nhân viên chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao khả năng phản hồi nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phục hồi sau dịch bệnh, các công ty cần nhạy bén trước sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, dù hoạt động đã ổn định Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần đề xuất các chính sách hài lòng khách hàng mà vẫn phù hợp với khả năng tài chính Việc tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn, hướng tới mục tiêu lớn đã đề ra.
Công tác tổ chức kế toán doanh thu và chi phí chặt chẽ và phù hợp sẽ phản ánh chính xác tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của công ty Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng mạng lưới hoạt động và đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng.
Nguyên tắc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
Để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản.
- Hoàn thiện dựa trên các chuẩn mực kế toán; quy định về pháp luật;
- Hoàn thiện trên nguyên tắc phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty;
- Hoàn thiện phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý
- Hoàn thiện dựa trên nguyên tắc hạn chế tối đa chi phí, vì mục tiêu lợi nhuận, kinh doanh có lãi và hiệu quả.
Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Minh Lâm
Dựa trên các nguyên tắc chung về hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Minh Lâm.
Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Hiện nay, nhiều khách hàng vẫn thích gọi điện để đặt hàng do đường truyền không ổn định, dẫn đến việc không nghe rõ nhu cầu và gây ra thiếu sót trong giao hàng về số lượng và mẫu mã Do đó, cần cải thiện quy trình đặt hàng qua email và đơn đặt hàng để nâng cao hiệu quả giao dịch.
Công ty cần nâng cao độ tin cậy của chứng từ kế toán bằng cách đảm bảo rằng tất cả các bút toán xuất kho bán hàng và chi tiền đều có đầy đủ chữ ký của các thành viên liên quan Việc này sẽ giúp ngăn chặn tình trạng nhân viên cấu kết và gian lận Chứng từ phải có hình thức và nội dung hợp lý, rõ ràng, bao gồm thông tin về ngày, tháng, năm, lý do phát sinh, và đặc biệt không có dấu hiệu sửa sai hay điều chỉnh, nhằm tránh tình trạng làm giả và gian lận.
Ví dụ, phiếu xuất kho ngày 9/4/2021 (tham khảo bảng biểu 2.3) không có chữ ký của thủ kho và người nhận hàng, tuy nhiên, kế toán vẫn ghi nhận nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm.
Sự sai sót này có thể dẫn đến nguy cơ gian lận cho nhân viên và gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh sau giao hàng, chẳng hạn như hàng thừa, hàng thiếu và thu hồi công nợ từ khách hàng.
Các chứng từ phát sinh trong ngày cần được nhập liệu ngay trong ngày để đảm bảo không bị bỏ sót hoặc quên Việc sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự giúp công việc không bị dồn lại, từ đó tránh làm chậm tiến độ và dễ dàng theo dõi hơn.
Trong lĩnh vực quản lý hóa đơn GTGT đầu vào, thường xảy ra tình trạng hàng hóa được nhận trước khi hóa đơn được phát hành Nguyên nhân chủ yếu là do sự sắp xếp không theo trình tự ngày tháng của các hóa đơn, dẫn đến việc theo dõi và đối chiếu trở nên tốn thời gian và khó khăn trong việc tìm kiếm.
Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, việc sử dụng tài khoản kế toán chi tiết trong các công ty vẫn còn khá đơn giản Tuy nhiên, việc áp dụng các tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi cụ thể hơn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn, kế toán chi tiết hỗ trợ doanh nghiệp xác định các vấn đề tồn đọng cần khắc phục, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
Việc hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán chi tiết là bước quan trọng trong việc cải thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty.
Công ty cần sử dụng tài khoản chi tiết TK 6421 – Chi phí bán hàng và TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để phân bổ chi phí điện nước và lương nhân viên cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp Cụ thể, lương nhân viên bộ phận kho và vận chuyển sẽ được ghi vào TK 6421, trong khi lương của Ban giám đốc, phòng giám sát và phòng kế toán sẽ được hạch toán vào TK 6422 Việc tách biệt này giúp nhà quản trị nhận diện rõ ràng chi phí phát sinh, từ đó đưa ra các phương án quản lý hiệu quả hơn.
- Sử dụng chi tiết các TK dự phòng tổn thất tài sản: TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi, TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Trong quá trình nghiên cứu thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại công ty, tôi phát hiện một số liệu trên sổ sách không khớp với chứng từ kế toán Cụ thể, sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ nhật ký chung và phiếu xuất kho cho thấy có thể có sai sót trong việc ghi nhận đơn giá hoặc số lượng hàng hóa Điều này không chỉ gây khó khăn trong quyết toán thuế mà còn có thể dẫn đến việc công ty phải chịu phạt vì những sai sót này.
Doanh nghiệp cần rà soát và đối chiếu hệ thống sổ sách dựa trên các cơ sở pháp lý, đồng thời căn chỉnh hợp lý và logic các số liệu để đảm bảo tính khớp nhau.
Hoàn thiện hệ thống báo cáo
Bảng biểu 3.1: Báo cáo tình hình công nợ khách hàng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Minh Lâm)
Bảng biểu 3.1 về tình hình công nợ khách hàng cho thấy mặc dù phản ánh được nghiệp vụ bán hàng và thu hồi công nợ hàng ngày, nhưng vẫn thiếu thông tin về kỳ hạn thanh toán của từng khách hàng, gây khó khăn trong việc thu hồi nợ Ban quản trị gặp khó khăn trong việc nắm bắt các khoản nợ đến hạn và quá hạn, ảnh hưởng đến khả năng đưa ra giải pháp kịp thời Hơn nữa, báo cáo này không cung cấp cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh bán buôn và bán lẻ của công ty, làm hạn chế khả năng xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Để khắc phục, kế toán nên thay thế báo cáo này bằng báo cáo công nợ phải thu như mẫu trong Bảng biểu 3.2.
Bảng biểu 3.2: Mẫu báo cáo công nợ phải thu
Việc hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị là rất cần thiết để BGĐ có cái nhìn rõ ràng về tình hình kinh doanh và các vấn đề liên quan Kế toán cần trình bày các báo cáo một cách cụ thể và chi tiết hơn, kết hợp với bảng biểu và biểu đồ thống kê để giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt thông tin từ tổng quan đến chi tiết.
Bảng biểu 3.3: Mẫu báo cáo chi phí bình quân theo cửa hàng
3.3.5.1 Hoàn thiện thiết lập dự phòng
Hiện nay, công ty có một khoản nợ có giá trị lên đến 400 triệu đồng từ tháng 1 năm
Từ năm 2019 đến nay, khoản phải thu khó đòi vẫn chưa được thu hồi (Bảng biểu 3.1) Công ty đã thu thập đủ bằng chứng để chứng minh cho khoản phải thu này Theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi trên tài khoản 2293 với các mức trích lập cụ thể.