CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái ni ệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 6
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02, hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về để bán, như hàng hóa do đại lý mua hoặc đất đai cùng các tài sản khác giữ để bán Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất, cũng như chi phí dịch vụ dở dang.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, nội dung tương tự như IFRS, nhưng không đề cập đến hàng tồn kho bao gồm đất đai và các tài sản khác để bán.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp, theo chuẩn mực kế toán quốc tế và Việt Nam, bao gồm các tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, và sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất và hoàn thiện.
Nguyên vật liệu (NVL) là một thành phần quan trọng trong hàng tồn kho của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất NVL không chỉ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng sản phẩm đầu ra Do đó, việc quản lý và sử dụng NVL hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động mà doanh nghiệp mua từ bên ngoài hoặc tự chế biến và dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh Vật liệu là những nguyên liệu đã qua chế biến Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu là chúng tham gia trực tiếp vào chu kỳ sản xuất, chuyển hóa toàn bộ giá trị vào sản phẩm, do đó đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá thành sản phẩm.
+ Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào sản phẩm
Khi nguyên vật liệu được đưa vào quá trình sản xuất, hình thái của chúng sẽ thay đổi gần như hoàn toàn, không còn giữ nguyên trạng thái ban đầu.
+ Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo nên những giá trị sử dụng khác
1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là tài sản lưu động quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, đồng thời là phần dự trữ sản xuất quan trọng nhất Khác với tài sản cố định, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, và giá trị của nó được chuyển hóa hoàn toàn vào giá thành sản phẩm Dưới tác động của lao động và máy móc, nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao hoặc biến đổi để hình thành sản phẩm mới.
Trong doanh nghiệp thương mại, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức lưu thông hàng hóa, giúp đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng Những nguyên vật liệu này bao gồm bao bì phục vụ cho việc bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ hàng hóa, cũng như các vật liệu cần thiết cho công tác quản lý doanh nghiệp và sửa chữa tài sản cố định.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, do đó doanh nghiệp cần tổ chức quản lý và hạch toán hiệu quả các quy trình từ thu mua, vận chuyển, bảo quản đến dự trữ Việc này giúp ngăn ngừa hao hụt, mất mát và lãng phí, đồng thời hạ giá thành sản phẩm và tiết kiệm vốn.
Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm mà còn quyết định chi phí sản xuất Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố quan trọng trong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp, góp phần hình thành giá thành Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định mức giá tiêu thụ hợp lý và xây dựng kế hoạch doanh thu cũng như lợi nhuận mong muốn.
Phân lo ại
Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng với nhiều loại khác nhau về kinh tế, công dụng và tính chất lý hóa Để quản lý hiệu quả, việc phân loại nguyên vật liệu là cần thiết, giúp đáp ứng nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.
*Phân loại theo công dụng của NVL
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò cấu thành thực thể vật chất và là nền tảng chính của sản phẩm.
Khái niệm nguyên liệu và vật liệu chính rất quan trọng đối với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, không có sự phân biệt giữa vật liệu chính và vật liệu phụ Nguyên liệu và vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm được mua ngoài nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và chế tạo thành phẩm.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu không phải là thành phần chính của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có khả năng thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài và nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ cũng hỗ trợ cho quá trình chế tạo, đáp ứng nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản và đóng gói, góp phần vào hiệu quả lao động.
Nhiên liệu là nguồn cung cấp nhiệt lượng thiết yếu trong sản xuất và kinh doanh, giúp quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra thuận lợi Nhiên liệu có thể tồn tại dưới ba dạng: lỏng, rắn và khí.
- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những thành phần thiết yếu cho quá trình xây dựng Chúng bao gồm cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt, công cụ, khí cụ, cũng như các vật kết cấu cần thiết để hoàn thiện công trình Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các dự án xây dựng.
- Phế liệu: Là nhũng loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra bên ngoài
*Phân loại theo nguồn hình thành
Nguyên vật liệu mua ngoài: Là nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài thị trường
Nguyên vật liệu tự sản xuất là những nguyên liệu được doanh nghiệp tự tạo ra và sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công là những nguyên liệu mà doanh nghiệp không sản xuất hoặc mua trực tiếp, mà thường mua từ bên ngoài và sau đó thuê các cơ sở khác chế biến theo yêu cầu sản xuất.
Nguyên vật liệu góp vốn kinh doanh là tài sản mà các bên tham gia liên doanh đóng góp theo thỏa thuận trong hợp đồng Giá trị của nguyên vật liệu này được xác định dựa trên đánh giá của hội đồng hoặc theo giá trị thị trường của các nguyên vật liệu tương tự.
Nguyên vật liệu được cấp: Là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định
*Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau:
– Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh
– Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho công tác quản lý
– Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho các mục đích khác
Nguyên vật liệu được phân loại dựa trên yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp, nhằm đảm bảo phù hợp với tiêu chí cụ thể.
Ý nghĩa và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu
1.3.1 Ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu
Hạch toán kế toán nguyên vật liệu là phương pháp quan trọng để theo dõi và quản lý tài sản này, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả Đây là công việc bắt buộc cho các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa sản xuất, giảm thiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận Thông qua kế toán, nhà quản trị có thể thu thập thông tin hữu ích phục vụ cho công tác quản lý.
Để đáp ứng yêu cầu kinh tế và tổ chức nguyên vật liệu (NVL) một cách khoa học và hợp lý, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ như: quản lý hiệu quả NVL, tối ưu hóa quy trình cung ứng, và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình mua bán, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu (NVL) là rất quan trọng trong việc kiểm soát thông tin tại doanh nghiệp Việc tính giá nhập kho và giá xuất kho, cùng với các nghiệp vụ liên quan, đảm bảo nguồn cung cấp NVL cho sản xuất một cách hiệu quả.
Để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong hạch toán nguyên vật liệu (NVL), cần áp dụng đúng các phương pháp kế toán Đồng thời, việc hướng dẫn và kiểm tra thực hiện chế độ kế toán, cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ tại các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp là rất quan trọng.
Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý và bảo quản vật liệu là cần thiết để phát hiện hao hụt kịp thời và có biện pháp xử lý phù hợp Việc tính toán chính xác số lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất và mức tiêu hao là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm Kế toán nguyên vật liệu cần dựa vào các căn cứ pháp lý như luật, nghị định và quy chế tài chính của công ty, cùng với các chứng từ chứng minh nghiệp vụ phát sinh Để thực hiện tốt công tác kế toán, kế toán viên phải có cái nhìn tổng quan và chi tiết về từng loại nguyên vật liệu, hiểu rõ đặc tính của chúng để quản lý và dự trữ hiệu quả Đồng thời, kế toán nguyên vật liệu cũng cần kịp thời cung cấp báo cáo và số liệu cho nhà quản trị, hỗ trợ đưa ra quyết định tối ưu trong quản lý nguyên vật liệu.
Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho
Nguyên tắc giá gốc vá nguyên tắc thận trọng: Theo Chuẩn mực kế toán Việt
Hàng tồn kho được định giá theo nguyên tắc giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc, cần phải ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm các yếu tố như giá mua, chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để đưa hàng tồn kho về địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và các chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Điều này phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong việc hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp, trong đó nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế.
Nguyên tắc thận trọng được thực hiện thông qua việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khi kế toán có cơ sở vững chắc cho thấy giá trị hàng tồn kho đã giảm so với giá gốc ban đầu.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các phương pháp đánh giá vật tư phải được áp dụng liên tục trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có quyền thay đổi phương pháp, nhưng cần đảm bảo rằng phương pháp mới sẽ cung cấp thông tin kế toán trung thực và hợp lý hơn Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi này.
1.4.2 Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu (NVL) được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, và giá thực tế của chúng trong mỗi lần nhập được xác định một cách cụ thể.
Giá trị mua ghi trên hóa đơn
Thuế nhập khẩu (nếu có) -
Chi phí phát sinh khi mua -
Các khoản giảm giá, CKTM (nếu có)
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định bằng giá trị mua ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, và thuế nhập khẩu (nếu có), trừ đi các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có) Đối với giá mua trên hóa đơn, nếu áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, giá này sẽ là giá chưa có thuế; còn nếu áp dụng phương pháp trực tiếp, giá sẽ là giá đã bao gồm thuế Đối với nguyên vật liệu mà doanh nghiệp tự gia công và chế biến, cần lưu ý các yếu tố trên để xác định trị giá vốn chính xác.
Giá trị thực tế của NVL gia công nhập kho Giá thực tế của NVL xuất đi gia công + Chi phí gia công chế biến
Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất đi gia công, cùng với các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công và chế biến, giá thực tế sẽ được tính toán dựa trên các yếu tố này.
NVL thuê gia công nhập kho
Giá trị thực tế NVL xuất đi thuê gia công
Chi phí thuê ngoài để gia công
Chi phí vận chuyển, bôc dỡ, hao hụt…
Trị giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công bao gồm các chi phí vận chuyển và bốc dỡ đến nơi chế biến, cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến.
Trong trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh từ các đơn vị khác bằng nguyên vật liệu, giá thực tế sẽ được xác định dựa trên giá đã được hội đồng liên doanh thống nhất và định giá, cộng với các chi phí khác (nếu có).
Phế liệu thu hồi nhập kho có giá trị thực tế tương đương với giá ước tính có thể bán được Đối với nguyên vật liệu được tặng hoặc thưởng, giá thực tế được xác định dựa trên giá của loại nguyên vật liệu tương tự trên thị trường, cộng với các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
1.4.2 Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
NVL được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến giá thực tế của từng đợt nhập kho không giống nhau Đặc biệt, giá NVL nhập kho có sự khác biệt giữa các tổ chức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và các doanh nghiệp không chịu thuế GTGT Do đó, mỗi lần xuất kho cần xác định giá thực tế xuất kho cho các đối tượng và nhu cầu sử dụng khác nhau, dựa trên phương pháp tính giá đã đăng ký, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Các phương pháp tính giá thực tế của NVL xuất kho có thể được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Phương pháp tính giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này, vật tư xuất kho sẽ được tính theo giá của lô hàng tương ứng, thường áp dụng cho doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và dễ nhận diện, đặc biệt là các vật tư có giá trị cao và tính cách biệt Phương pháp này còn được gọi là phương pháp đặc điểm riêng hoặc phương pháp trực tiếp Ưu điểm của phương pháp là xác định chính xác giá vật tư xuất, giúp chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại Ngoài ra, công tác tính giá nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện kịp thời thông qua việc theo dõi giá NVL xuất kho và thời hạn bảo quản của từng lô NVL.
Nhược điểm của việc quản lý kho là khi doanh nghiệp có nhiều mặt hàng và thường xuyên nhập xuất, việc theo dõi sẽ trở nên khó khăn Điều này khiến công việc của kế toán chi tiết vật tư trở nên phức tạp hơn Do đó, hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cần phải cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho.
Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá trị vốn nguyên vật liệu xuất kho được xác định dựa trên số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có sự ổn định về giá cả vật tư và hàng hóa trong quá trình nhập và xuất kho.
Giá thực tế NVL xuất trong kỳ
= Số lượng NVL xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Ưu điểm : Dễ làm, khối lượng công việc tính toán trong tháng sẽ giảm bớt
K ế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.5.1 Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu số 05-VT )
- Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07 - VT )
- Hoá đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 01 GTGT-3LL )
- Hoá đơn bán hàng thông thường mẫu ( Mẫu 02GTGT-3LL )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03PXK-3LL )
Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, việc lựa chọn hình thức chứng từ cần phải thuận tiện và khoa học Tất cả chứng từ phải được lập đầy đủ và kịp thời theo thông tư về mẫu biểu nội dung Đồng thời, cần tổ chức luân chuyển theo trình tự hợp lý, và người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sau đây là một vài mẫu chứng từ, sổ sách kế toán NVL :
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu S10-DN )
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu S11DN )
Thẻ kho (Sổ kho) mẫu S12 - DN là công cụ quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp, yêu cầu kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại và nhóm vật liệu Quá trình này cần được tiến hành đồng thời tại kho và phòng kế toán, dựa trên cùng một cơ sở chứng từ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
1.5.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán, cùng với việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và phòng kế toán, được thực hiện thông qua một số phương pháp nhất định.
H ạch toán theo phương pháp thẻ song song
Nguyên tắc hạch toán kho hàng bao gồm việc thủ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày trên thẻ kho và chi phí theo số lượng Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả số lượng và giá trị Sổ kế toán chi tiết vật tư có cấu trúc tương tự như thẻ kho, nhưng bổ sung thêm cột giá trị.
Trình tự ghi chép kho vật liệu bao gồm việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ nhập xuất trước khi ghi chép vào sổ thực nhập, thực xuất và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ Định kỳ, thủ kho gửi chứng từ đã phân loại về phòng kế toán, nơi kế toán kiểm tra, ghi đơn giá và tính thành tiền trước khi cập nhật vào sổ chi tiết Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để đối chiếu với sổ kho của thủ kho Để đảm bảo tính chính xác, cần tổng hợp số liệu kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm vật tư.
Sơ đồ 1.1.Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
*Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đỗi chiếu
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán gặp phải nhược điểm là trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, điều này gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu Hơn nữa, việc kiểm tra chủ yếu diễn ra vào cuối tháng, dẫn đến hạn chế trong khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phạm vi áp dụng của hệ thống kế toán này phù hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không lớn, diễn ra không thường xuyên Hệ thống này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có trình độ chuyên môn của kế toán và thủ kho còn hạn chế.
H ạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc hạch toán kho bao gồm việc ghi chép tình hình biến động số lượng vật liệu trên thẻ kho do thủ kho thực hiện Tại phòng kế toán, sổ đối chiếu luân chuyển được sử dụng để tổng hợp số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất và tồn kho trong tháng.
Trình tự ghi chép ở kho theo phương pháp đối chiếu luân chuyển được thực hiện trên thẻ kho tương tự như phương pháp thẻ song song Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư, với sổ được mở cho cả năm nhưng chỉ ghi một lần vào cuối mỗi tháng Để có số liệu cho sổ, kế toán lập bảng kê nhập và xuất dựa trên chứng từ từ thủ kho Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi cả chỉ tiêu khối lượng và giá trị Cuối tháng, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.2 Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng
- Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Việc ghi số liệu giữa kho và phòng kế toán về chi tiêu hiện vật thường bị trùng lặp, dẫn đến việc kiểm tra đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng Điều này hạn chế hiệu quả của quá trình kiểm tra và kiểm soát chi tiêu.
Phạm vi áp dụng của phương pháp này rất phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất, nơi không có nhân viên kế toán vật liệu riêng biệt, dẫn đến việc không thể ghi chép và theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày một cách hiệu quả.
H ạch toán theo phương pháp số dư
Nguyên tắc hạch toán Ở kho: Thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật
Theo dõi số lượng nguyên vật liệu (NVL) thực tế trong kho là rất quan trọng, bao gồm số liệu nhập vào và xuất ra mà không phụ thuộc vào số liệu kế toán Phòng kế toán cần theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm và loại vật liệu dựa trên chỉ tiêu giá trị Tuy nhiên, việc hạch toán thường phụ thuộc vào chứng từ, dẫn đến tình trạng số liệu kế toán không khớp với số thực tế trong kho.
Trình tự ghi chép kho bắt đầu từ việc thủ kho ghi thẻ kho tương tự như các trường hợp trước đó Cuối tháng, thủ kho cần tính toán số tồn kho và ghi vào cột số lượng của sổ số dư Phòng kế toán sẽ mở sổ số dư cho từng kho, sử dụng trong suốt năm để theo dõi tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập và xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, và từ đó tổng hợp thành bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm và loại vật tư dựa trên chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, kế toán nhận sổ số dư từ thủ kho dựa trên số tồn kho cuối tháng Sau đó, áp dụng giả hạch toán để tính giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dự.
Việc kiểm tra đối chiếu dựa trên cột số tiền tồn kho trong sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn, đồng thời so sánh với sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.3 Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp số số dư
*Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng
Các hình th ức ghi sổ kế toán
1.6.1 Hình thức sổ kế toán nhật kí chung a.Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ (định khoản kế toán) Sau đó, số liệu từ các sổ này sẽ được sử dụng để tổng hợp và phân tích.
Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung được chuyển sang Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần căn cứ vào các chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ tương ứng Định kỳ (3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng), tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi trong nhiều sổ khác nhau.
Cuối tháng, quý và năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu trên Sổ Cái khớp với bảng tổng hợp chi tiết từ các Sổ và thẻ kế toán, các số liệu này sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính (BCTC).
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung, hoặc sổ nhật ký chung kết hợp với các sổ nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ số trùng lặp trong các sổ nhật ký đặc biệt cùng kỳ.
1.6.2 Hình thức sổ kế toán Sổ nhật kí - Sổ cái a.Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trong sổ Nhật ký – Sổ Cái, là quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Việc ghi chép dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
– Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, cần xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái, chứng từ và Bảng tổng hợp sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sau đó, kế toán tiến hành cộng số liệu từ cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản.
Sổ Cái là tài liệu quan trọng để ghi nhận các phát sinh vào cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, ta có thể tính toán số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng (đầu quý) và các phát sinh trong tháng kế toán, ta xác định được số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
– Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “phát sinh” ở phần nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK Tổng số phát sinh
Có của tất cả các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu đã khoá sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.
"Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và "Bảng tổng hợp chi tiết" sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo Tài chính (BCTC).
1.6.3 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ a.Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
– Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
– Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Các chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, có thể theo tháng hoặc năm, và phải kèm theo chứng từ kế toán liên quan Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng phê duyệt Hình thức kế toán của chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và sau đó chuyển sang Sổ Cái Các chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ cũng sẽ được ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần tiến hành khoá sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã phát sinh trong tháng Việc này được thực hiện trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, nhằm tính toán tổng số phát sinh một cách chính xác.
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập BCTC Quan hệ đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, tương ứng với Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Đồng thời, Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh cũng phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản phải khớp với số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.6.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ a.Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Gi ới thiệu khái quát về Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành là một trong bốn công ty thành viên của Tập đoàn Nam Thành, được thành lập từ năm 2001 dựa trên nền tảng của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Nam Thành Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực kinh doanh, Tập đoàn Nam Thành đã mở rộng bằng cách thành lập thêm ba công ty thành viên, khẳng định vị thế vững mạnh của mình trong ngành xây dựng.
Thương mại Nam Thành và các công ty liên quan như Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành, Công ty Tư vấn và Thiết kế Nam Thành, cùng với Công ty cổ phần Thiết bị và Công nghệ Nam Thành, đều hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và dịch vụ công nghệ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 2700558403, do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Ninh Bình cấp vào ngày 29/05/2008, hoạt động trong lĩnh vực cơ khí.
Trụ sở hoạt động Địa chỉ : Lô C3 - Khu công nghiệp Gián Khẩu, xã Gia Tân, huyện Gia Viễn, tỉnh
Hoạt động chính của công ty:
Công ty Cơ khí Nam Thành được xây dựng trên lô đất có tổng diện tích là
20.000m 2 , tại khu công nghiệp Gián Khẩu, huyện Gia Viễn - tỉnh Ninh Bình Hoạt động chính của công ty bao gồm:
-Thiết kế, chế tạo các thiết bị chính cho dây chuyền sản xuất xi măng 5.000 tấn Clinker/ngày trở lên
- Thiết kế, chế tạo máy đập đá vôi, máy đập đất sét, máy nghiền bi, máy nghiền đứng
- Thiết kế, chế tạo hệ thống băng tải vận chuyển vật liệu dùng cho các nhà máy xi măng và các ngành công nghiệp khác
- Thiết kế chế tạo hệ thống lọc bụi tĩnh điện
- Dịch vụ bảo trì, sửa chữa, phục hồi các thiết bị cho các nhà máy xi măng và các nhà máy công nghiệp khác
- Cung cấp các giải pháp tổng thể, nâng cao chất lượng sản xuất về tiết kiệm nhiên liệu, hạ giá thành sản xuất của các nhà máy xi măng
2.1.2 Một số chỉ tiêu hoạt động
Sau gần 13 năm phát triển, công ty TNHH Cơ khí Nam Thành đã nỗ lực không ngừng để trở thành một trong những tập đoàn hàng đầu trong sản xuất thiết bị cơ khí tại Việt Nam, đồng thời là đối tác tin cậy của khách hàng quốc tế Trong giai đoạn từ 2018-2020, công ty đã đạt được nhiều chỉ tiêu hoạt động ấn tượng, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường.
Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty trong năm 2018, 2019, 2020
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
1.Tổng tài sản 124.399.044.090 117.934.153.378 115.061.331.526 2.Tổng tài sản ngắn hạn 86.470.935.451 81.871.132.867 83.034.846.099
3 Tổng tài sản dài hạn 37.928.108.639 36.063.020.511 32.026.485.427
4 Tài sản cố định bình quân 37.075.145.472 33.399.620.187 30.034.479.178
6 Nợ phải trả ngắn hạn 76.683.487.343 69.667.516.158 66.750.510.492
7 Nợ phải trả dài hạn 0 0 0
9 Doanh thu thuần về BH và
(Nguồn: Trích BCTC công ty TNHH cơ khí Nam Thành 2018-2019-2020
Trong ba năm gần đây, công ty đã có những thay đổi tích cực Cụ thể, từ năm
Từ năm 2018 đến 2020, lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty đã liên tục tăng trưởng, đặc biệt trong năm 2020, lợi nhuận đạt 41.725.925 đồng, cho thấy tình hình tài chính khả quan Nếu chỉ dựa vào con số âm của lợi nhuận trước thuế trên báo cáo tài chính, chúng ta khó có thể đánh giá đúng hiệu quả sản xuất của công ty Thực tế, hoạt động sản xuất cơ khí của công ty chủ yếu hỗ trợ cho các hoạt động thương mại và xây lắp của các công ty thành viên, như công ty TNHH XD.
Công ty Tư vấn và thiết kế Nam Thành cùng Công ty cổ phần Thiết bị và công nghệ Nam Thành có tỷ lệ bán ra bên ngoài rất thấp, gần như không có Khi chuyển giao thành phẩm cho các công ty thành viên trong tập đoàn Nam Thành, giá bán được điều chỉnh thấp hơn giá thị trường nhằm tối ưu hóa chi phí thuế và thuận tiện cho việc lập báo cáo hợp nhất Đặc biệt, hiệu suất sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp luôn duy trì ở mức trên trung bình và có xu hướng tăng trưởng.
Hiệu suất sử dụng TSCĐ 1,571 1,23 2,20
Doanh nghiệp đang ngày càng sử dụng hiệu quả tài sản cố định (TSCĐ) của mình, đặc biệt trong giai đoạn 2019-2020, khi TSCĐ bình quân giảm nhẹ nhưng doanh thu thuần lại tăng, dẫn đến hiệu suất sử dụng TSCĐ tăng nhanh chóng Năm 2020, mặc dù nền kinh tế và ngành cơ khí chịu ảnh hưởng tiêu cực từ dịch bệnh Covid-19, doanh nghiệp vẫn duy trì sản xuất và đạt mức tăng trưởng doanh thu tốt So với năm 2019, doanh thu thuần năm 2020 tăng 25.152.000.000 đồng, tương đương với mức tăng gần 61,35%, đây là tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp.
Nợ phải trả chiếm lần lượt 61,6% trong tổng nguồn vốn năm 2018, 59% năm 2019 và 58% năm 2020, cho thấy doanh nghiệp đã duy trì sự cân đối giữa vốn chủ sở hữu và nợ phải trả Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng chi phí vay từ các khoản nợ, đồng thời vẫn giữ được sự tự chủ về nguồn lực.
Trong BCTC của doanh nghiệp, khoản mục Nợ dài hạn luôn bằng 0 trong ba năm 2018-2020, trong khi VCSH có xu hướng tăng nhẹ Điều này cho thấy VCSH trở thành nguồn tài trợ dài hạn duy nhất cho tài sản dài hạn của doanh nghiệp Ngược lại, Nợ ngắn hạn chiếm 100% tổng Nợ phải trả, cho thấy doanh nghiệp đã tận dụng vốn từ nhà cung cấp và khách hàng, tạo ra nguồn vốn rẻ và an toàn cho sản xuất.
Trong quá trình hoạt động, công ty đã hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ sản xuất mà ban lãnh đạo đề ra, cung cấp sản phẩm cho tập đoàn Nam Thành và góp phần vào sự phát triển của ngành cơ khí Việt Nam.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
Theo sơ đồ bộ máy quản lý, Ban giám đốc đứng đầu, tiếp theo là các phòng ban có trách nhiệm quản lý các bộ phận khác nhau Mỗi phòng ban đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt, góp phần vào sự vận hành hiệu quả của tổ chức.
Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm pháp lý Họ điều hành công ty với sự hỗ trợ từ các phòng ban khác nhau.
Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất thiết bị và máy móc theo kế hoạch đã được Ban giám đốc phê duyệt, đảm bảo tuân thủ quy trình sản xuất, duy trì chất lượng sản phẩm và cung ứng kịp thời theo yêu cầu.
Phòng vật tư chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp vật tư, lập kế hoạch và triển khai cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất Ngoài ra, phòng còn phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến vật tư.
Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán, báo cáo kịp thời cho Ban Giám Đốc về các vấn đề phát sinh, đồng thời tư vấn cho Ban Giám Đốc trong việc đưa ra quyết định đầu tư hoặc sản xuất và lập các báo cáo tài chính (BCTC).
T ổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành được hình thành từ sự mở rộng của công ty TNHH XD và TM Nam Thành, là một trong những công ty thành viên do chủ sở hữu trước đó thành lập Để tiết kiệm chi phí nhân viên, Ban lãnh đạo quyết định thành lập một bộ máy kế toán chính tại văn phòng Hà Nội.
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Việc hạch toán doanh thu, chi phí và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho bốn công ty thành viên của Tập đoàn Nam Thành, bao gồm Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành, sẽ được thực hiện bởi kế toán tổng hợp và kế toán trưởng tại văn phòng Hà Nội Tại Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành, có kế toán kho và thủ kho phụ trách theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thành phẩm, đồng thời báo cáo hàng ngày về tình hình kho tại nhà máy lên văn phòng Hà Nội để kế toán tổng hợp thực hiện các nghiệp vụ cần thiết.
2.2.2 Vận dụng chế độ chính sách kế toán tại công ty
Chu ẩn mực và chế độ kế toán áp dụng a.Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty tuân thủ chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các thông tư và nghị định hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán Đồng thời, công ty cam kết tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định.
BGĐ cam kết tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kế toán và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính.
Th ực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Nam Thành
2.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lí nguyên vật liệu a.Qu ản lí công tác mua nguyên vật liệu nhập kho
- Việc mua hàng phải tuân thủ theo đúng quy định về chế độ tài chính do công ty quy định
- Thông tin về tính năng, thông số kỹ thuật: Do các bộ Phòng kỹ thuật cung cấp và chịu trách nhiệm về tính khớp đúng các thông tin này
Thông tin về nhà cung cấp (NCC) được nhân viên phụ trách mua hàng báo cáo trực tiếp cho Ban Giám Đốc Đối với NCC lần đầu tiên bán hàng, quy trình đánh giá và xác thực thông tin sẽ được thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm.
Nam Thành cần báo cáo bằng văn bản cho kế toán trưởng và BGĐ các thông tin bắt buộc, bao gồm Giấy đăng ký kinh doanh (cần bản photo công chứng lần đầu), địa chỉ trụ sở chính đang giao dịch, họ tên người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác chứng minh doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực kinh doanh liên quan Bên cạnh đó, việc quản lý công tác xuất nguyên vật liệu cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc.
- Phiếu yêu cầu vật tư - hàng hóa được lập và chuyển đến kế toán kho với đầy đủ các dữ kiện sau:
+ Thời gian cần nguyên vật liệu
+ Hãng (nước) sản xuất ( nếu có các loại hàng hóa do nhiều hãng sản xuất khác nhau)
- Phiếu yêu cầu vật tư - hàng hóa do các Trưởng bộ phận kĩ thuật liên quan ký xác nhận yêu cầu, BGĐ duyệt
- Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư - hàng hóa đã phê duyệt, kế toán có trách nhiệm lập phiếu xuất kho
Thủ kho chỉ được phép xuất kho nguyên vật liệu (NVL) khi có phiếu xuất kho hợp lệ, bao gồm chữ ký của kế toán trưởng, Trưởng bộ phận kỹ thuật và sự phê duyệt của Ban Giám đốc (BGĐ) Nếu cả kế toán trưởng, Trưởng bộ phận kỹ thuật và BGĐ đều vắng mặt, kế toán kho có quyền lập phiếu xuất kho, và thủ kho có thể xuất hàng nếu phiếu yêu cầu vật tư – hàng hóa đã có chữ ký của BGĐ trước đó Thủ kho cần hoàn thành thủ tục ký duyệt phiếu xuất kho ngay khi có thể.
Trong các trường hợp đặc biệt, khi nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển thẳng đến công trình hoặc khi nhân viên thi công được phép mua hàng trực tiếp mà không qua kho công ty, cần phải có sự xác nhận của Trưởng bộ phận.
Kỹ thuật theo thẩm quyền và Trưởng phòng Tài chính kế toán yêu cầu phòng kế toán hoàn thiện các thủ tục kế toán sau khi nhận biên bản bàn giao Đối với hàng hóa xuất ra phục vụ bảo hành, mượn, hoặc thay thế hàng kém chất lượng, cần thực hiện quy trình xuất hàng kèm theo phiếu yêu cầu xuất vật tư Hàng hóa phải có biên bản xác nhận về hàng hỏng, hàng kém chất lượng hoặc phiếu bảo hành đối với hàng bảo hành Đồng thời, tổ chức kiểm kê vật liệu tồn kho là một bước quan trọng trong quy trình này.
Theo quy chế chi tiêu nội bộ của Tập đoàn Nam Thành, công ty thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng, với tần suất 3 tháng một lần, và tổng kết kiểm kê vào ngày 31/12 hàng năm Tuy nhiên, trên thực tế, công ty chỉ tiến hành kiểm kê vật liệu vào cuối năm tài chính nếu không có bất thường xảy ra.
Kiểm kê kho doanh nghiệp được thực hiện dưới sự giám sát của Hội đồng kiểm kê, bao gồm Giám đốc vật tư, kế toán trưởng, kế toán kho và thủ kho Mọi trường hợp thừa, thiếu hoặc nghi ngờ về chất lượng hàng tồn phải được lập biên bản và tìm nguyên nhân để có phương án giải quyết Hàng tháng, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình kho và trong các trường hợp đột xuất như thay đổi nhân sự quản lý kho, nghi ngờ thiếu hụt hàng hóa hoặc chất lượng hàng không đảm bảo, Ban Giám đốc có quyền yêu cầu kiểm kê kho.
Hình 2.2 Báo cáo kiểm kê tồn kho vật tư cuối năm 2020 (Trích) d L ập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu (NVL) Theo báo cáo tài chính (BCTC), cụ thể là báo cáo tình hình tài chính (BCĐKT) của công ty trong các năm 2018, 2019 và 2020, chỉ tiêu trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có giá trị bằng 0.
2.3.2 Phân loại nguyên vật liệu
Công ty phân loại NVL dựa trên công dụng của nguyên vật liệu Bao gồm :
- Nguyên vật liệu chính: các loại ống tôn,thép trục, phôi, thép ống….ví dụ như:
Bảng 2.3 Danh mục vật tư kho sắt thép của công ty (Trích)
Nguồn: Trích bảng danh mục vật tư - công ty TNHH Cơ khí Nam Thành
- Nguyên vật liệu phụ: như các loại que hàn, khớp nối, gối bi… ví dụ như:
Hình 2.4 Danh mục vật tư kho vật liệu phụ của công ty (Trích)
Nguồn: Trích báo cáo tồn kho vật tư cuối năm 2020 công ty
2.3.3 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) là quá trình ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập và xuất NVL một cách chi tiết và cụ thể, do kế toán và thủ kho thực hiện Công việc này có thể áp dụng các loại thước đo như hiện vật, lao động và giá trị, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại NVL trong doanh nghiệp.
Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành chuyên cung cấp các loại vật liệu cơ khí và sắt thép với số lượng lớn và đa dạng chủng loại Mỗi loại vật liệu có đặc tính riêng, ví dụ như thép ống với nhiều kích thước khác nhau về chiều dài, khối lượng và bán kính Do khối lượng nghiệp vụ ghi chép nhập xuất thường xuyên, công ty đã quyết định áp dụng phương pháp kế toán chi tiết theo phương pháp số dư để quản lý hiệu quả.
Trong bài khóa luận này, tôi chọn thép ống - loại nguyên vật liệu thường xuyên được công ty TNHH Cơ khí Nam Thành nhập khẩu làm ví dụ minh họa Số liệu và chứng từ liên quan được thu thập từ phòng kế toán của công ty trong tháng 03/2021, nhằm phân tích quy trình mua và nhập kho nguyên vật liệu của công ty.
Sơ đồ 2.3 Quy trình mua nhập kho NVL
- Căn cứ vào : Phiếu yêu cầu vật tư (do trưởng bộ phận kỹ thuật lập có sự phê duyệt của BGĐ)
Việc mua hàng cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chế độ tài chính của công ty Đặc biệt, quy trình mua nguyên vật liệu (NVL) phải được thực hiện theo các bước đã được quy định để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Bước 1: Lập phương án mua hàng:
Các trưởng bộ phận kinh doanh, vật tư, kỹ thuật chịu trách nhiệm:
Tổ chức lập yêu cầu mua nguyên vật liệu (NVL), bao gồm cả việc mua hàng dự trữ, với các tiêu chí về số lượng, chất lượng và chủng loại để thực hiện hợp đồng và đơn đặt hàng trong lĩnh vực phụ trách Đồng thời, cần tổ chức kiểm tra số lượng NVL tồn kho để đảm bảo tính năng tương đương.
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, Ban Giám Đốc sẽ phân công nhiệm vụ mua hàng cho các bộ phận khác nhau, bao gồm bộ phận kinh doanh, bộ phận mua hàng (P.O), Phòng Tài chính – Kế toán và bộ phận thi công Kỹ thuật, nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm.
Đối với hàng hóa nhỏ lẻ mua trong nước phục vụ cho các hợp đồng thi công thông thường, các phòng vật tư sẽ trực tiếp tìm kiếm nguồn hàng dựa trên yêu cầu đề xuất về chủng loại và điều kiện kỹ thuật đã được Ban Giám Đốc đồng ý Bộ phận mua hàng sẽ hỗ trợ trong quá trình này.
Phòng Tài chính – Kế toán, chỉ thực hiện kiểm soát quá trình mua hàng
+ Đối với những loại vật tư kỹ thuật hoặc vật tư có tính chất quan trọng cần có bộ phận KCS kiểm tra nghiệm thu trước khi nhận hàng
Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Thông qua việc phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Cơ khí Nam Thành trong chương II, chúng ta nhận thấy rõ ràng những điểm mạnh và hạn chế trong quản lý và kế toán nguyên vật liệu của công ty Cụ thể, có thể rút ra một số ưu điểm và nhược điểm nổi bật.
2.4.1 Ưu điểm a Về tổ chức bộ máy quản lý
- Với quy mô hiện tại của công ty, việc phân công quản lý tương đối phù hợp
Tại nhà máy Ninh Bình, các bộ phận như P Vật tư, P Kỹ thuật, và P Quản lý chất lượng phối hợp chặt chẽ với Thủ kho và Kế toán kho Mỗi bộ phận thực hiện đúng chức năng của mình, đảm bảo quản lý nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả và thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, từ đó giảm thiểu sai sót hoặc thông tin giả về tình hình NVL Điều này giúp ngăn chặn tình trạng biển thủ tài sản và sử dụng vật tư không đúng mục đích.
Kho nguyên vật liệu (NVL) của công ty được đặt chủ yếu tại nhà máy sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất kho NVL ra sản xuất Các kho được thiết kế riêng biệt và ngăn cách, bao gồm kho con lăn, kho cơ điện, kho sắt thép, kho phế liệu, và kho đựng đồ tận dụng, nhằm đảm bảo không bị lẫn giữa các loại vật tư khác nhau Điều này giúp thuận tiện cho việc kiểm tra và nhập-xuất hàng hóa.
- Có kho chứa đồ phế liệu, đồ tận dụng sau sản xuất giúp tiết kiệm NVL tránh lãng phí
Trong kho, hệ thống camera giám sát vật tư được lắp đặt để ngăn chặn tình trạng mất cắp và hao hụt, với mỗi kho có người quản lý riêng Khi Ban Giám Đốc yêu cầu báo cáo về tình hình tồn kho, thông tin có thể được cung cấp nhanh chóng và chính xác Bộ máy kế toán và công tác kế toán được tổ chức chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản.
Nhân viên kế toán tại công ty đều có trình độ đại học và kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực sản xuất thiết bị công nghiệp Việc hiểu rõ về vật tư đặc trưng trong kho là yếu tố quan trọng giúp kế toán quản lý hiệu quả Bộ máy kế toán được thiết kế tinh gọn, không chỉ tiết kiệm chi phí nhân viên quản lý mà còn tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL), giúp quản lý chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình xuất, nhập, tồn kho Phương pháp này cho phép theo dõi chính xác sự biến động tăng giảm của NVL trong kho.
Hạch toán chi tiết bằng phương pháp sổ số dư giúp kế toán tránh ghi chép trùng lặp và phân bổ công việc ghi sổ đều trong kỳ, không để dồn việc vào cuối kỳ Phương pháp này cũng hỗ trợ trong công tác mua nguyên vật liệu (NVL).
Công ty đã thiết lập quy định chi tiết về quy trình mua nguyên vật liệu (NVL), theo quy chế tài chính tập đoàn được áp dụng từ năm 2018 Điều này đảm bảo rằng việc mua NVL được thực hiện một cách chính xác, với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận liên quan.
2.4.2 Hạn chế a Về tổ chức bộ máy kế toán
Mặc dù bộ phận kế toán tại công ty đã thực hiện công việc của mình khá hiệu quả, nhưng do tổ chức bộ máy còn nhiều thiếu sót, đã dẫn đến một số hạn chế trong quá trình hoạt động.
Nam Thành là một tập đoàn với bốn công ty thành viên nhưng chỉ có một bộ máy kế toán chính, dẫn đến việc phòng kế toán tại Hà Nội phải đảm nhiệm công việc cho cả bốn công ty Sự tổ chức này gây ra sự chồng chéo trong công việc, khiến cho nhân viên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tôi thường được giao nhiệm vụ phân loại chứng từ của 2-3 công ty thành viên, điều này cho thấy sự phức tạp trong quy trình kế toán của tập đoàn.
Bộ máy kế toán hiện tại chưa được thiết kế hợp lý, với kế toán trưởng quản lý hai kế toán tổng hợp và một kế toán quỹ Mặc dù hai kế toán tổng hợp được phân công công việc khác nhau, nhưng vẫn có tình trạng trùng lặp trong nhiệm vụ của họ Vấn đề này cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả công việc và tổ chức hồ sơ lưu trữ.
Chứng từ tại công ty được gửi về văn phòng Hà Nội để thực hiện hạch toán kế toán, điều này có thể gây ra rủi ro mất mát chứng từ và ảnh hưởng đến quy trình hạch toán nghiệp vụ Ngoài ra, công tác quản lý và trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cũng cần được chú trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Trong ba năm qua, công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, bao gồm cả trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Trong giai đoạn 2018-2020, chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho được đặt ở mức 0, mặc dù nhiều loại nguyên vật liệu (NVL) đã tồn tại trong kho hơn một năm và có dấu hiệu suy giảm giá trị Thay vì thực hiện trích lập dự phòng, kế toán đã hạch toán trực tiếp vào chi phí hoặc phân loại vào hàng phế liệu Về vấn đề dự trữ NVL phục vụ sản xuất, đã xảy ra tình trạng thiếu NVL do bộ phận kho không kịp thời cung ứng, gây gián đoạn trong sản xuất Nguyên nhân chính là do thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kho, kế toán và sản xuất Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho cho NVL, mà chỉ phụ thuộc vào sự nhận biết của thủ kho Khi thủ kho nhận thấy NVL còn ít, chỉ sau đó mới thông báo cho bộ phận kỹ thuật và yêu cầu nhập thêm, dẫn đến tình trạng kho không đủ hàng cung ứng khi cần gấp, ảnh hưởng đến quy trình sản xuất.
Mặc dù công ty thực hiện thu hồi phế liệu nhập kho, nhưng kế toán không tiến hành thủ tục nhập kho mà chỉ xếp phế liệu vào kho Việc thanh lý phế liệu cũng không được hạch toán là thu nhập khác, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm kê kho phế liệu và tìm hiểu nguyên nhân khi có vấn đề xảy ra Điều này có thể tạo cơ hội cho kế toán kết hợp với thủ kho để bán vật tư mà không bị phát hiện, bằng cách nhập nguyên vật liệu vào kho phế liệu rồi thanh lý Nếu không quản lý chặt chẽ quy trình này, sẽ phát sinh nhiều lỗ hổng dẫn đến thất thoát và lãng phí tài sản.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ NAM THÀNH
3.1.Định hướng phát triển của công ty
Sau nhiều nỗ lực không ngừng, Nam Thành đã phát triển từ một doanh nghiệp nhỏ trở thành Tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị phụ tùng và dịch vụ sửa chữa, phục hồi cho các nhà máy xi măng, nhiệt điện, phân bón than và khoáng sản.
Công ty cam kết mang đến dịch vụ chất lượng tốt nhất bằng cách kết hợp công nghệ tiên tiến từ phương Tây với kinh nghiệm sản xuất của các nước châu Á như Hàn Quốc và Nhật Bản Để đạt được điều này, công ty đã liên tục cải tiến và tiếp nhận chuyển giao dây chuyền công nghệ từ Hàn Quốc, đồng thời hợp tác với các hãng nổi tiếng toàn cầu như NAGANETSU Nhật Bản và ASIA TECH Hàn Quốc.
Mục tiêu đặt ra của công ty TNHH cơ khí Nam Thành là:
Nhà máy chuyên gia công và lắp ráp thiết bị, máy móc phục vụ cho ngành sản xuất xi măng và các ngành công nghiệp khác, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và khu vực Đồng thời, đây cũng là nơi giới thiệu các sản phẩm máy móc thiết bị xây dựng.
Công ty cam kết nâng cao năng lực sản xuất cơ khí, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành cơ khí Việt Nam Mục tiêu là đảm bảo rằng trong 25 đến 30 năm tới, công nghệ và thiết bị của dây chuyền sản xuất tại Việt Nam luôn tiên tiến và không bị lạc hậu.
Trong lĩnh vực kinh doanh, công ty luôn đặt “Chất lượng - uy tín” lên hàng đầu với phương châm “Sự hài lòng của khách hàng là niềm vui của chúng tôi”.
Công ty TNHH Cơ khí Nam Thành, dưới sự hỗ trợ của Nam Thành Group, đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong lĩnh vực hoạt động của mình Với phương châm "Luôn sẵn sàng vượt qua mọi thử thách để trở thành người dẫn đầu", công ty không ngừng tìm kiếm cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp trong nước và đối tác quốc tế, hướng tới sự phát triển bền vững Cam kết của Nam Thành thể hiện qua ba giá trị cốt lõi: "Uy tín", "Chất lượng" và "Sáng tạo" trong từng sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Nam Thành
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, doanh nghiệp cần tạo ra lợi thế cho sản phẩm để thu hút người tiêu dùng Một trong những biện pháp hiệu quả nhất để cạnh tranh là tối thiểu hóa chi phí, điều này đòi hỏi phải hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu (NVL) Tập đoàn Nam Thành và Công ty TNHH cơ khí Nam Thành, với quy mô lớn và sản xuất đa dạng, cần chú trọng vào việc hoàn thiện kế toán NVL để nâng cao hiệu quả hoạt động Dưới góc độ nghiên cứu cá nhân, tôi xin đề xuất một số biện pháp cải tiến trong lĩnh vực này.
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán chồng chéo tại Công ty Cơ khí Nam Thành đang gây khó khăn cho công tác quản lý, đặc biệt khi công ty ngày càng mở rộng và phát triển Để đáp ứng nhu cầu quản lý chặt chẽ hơn, công ty nên thiết kế một bộ máy kế toán riêng tại nhà máy sản xuất Việc này không chỉ giúp tập hợp và lưu trữ chứng từ một cách thuận tiện, tránh mất mát, mà còn đảm bảo công tác hạch toán chính xác và phù hợp.
3.2.2 Hoàn thiện công tác dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Để đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc trong kế toán đặc biệt là nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc thận trọng, cũng như xác định đúng giá thành cho sản phẩm, kế toán cần xác định đúng giá trị của NVL trong kho Một trong những việc cần thiết để đảm bảo NVL tồn kho trong thời gian dài được xác định đúng giá trị chính là tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cụ thể hơn là NVL Để xác định đúng giá trị cần trích lập dự phòng, cần phải có căn cứ chắc chắn
Công ty có thể yêu cầu bộ phận kỹ thuật xác định trạng thái nguyên vật liệu (NVL), trong khi bộ phận kinh doanh sẽ xác định giá trị thị trường của loại NVL đó Dựa vào các số liệu từ các bộ phận, kế toán sẽ xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và giá trị trích lập dự phòng.
Theo Thông tư 200/2014-BTC, kế toán cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán khi có cơ sở chắc chắn rằng giá trị thuần có thể thực hiện của hàng hóa trong kho thấp hơn giá trị ghi sổ Việc hạch toán sẽ được thực hiện qua tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.
*Phương pháp lập dự phòng:
Tại điều 4, phần II, thông tư 228/2009/TT-BTCngày 7/12/2009 quy định như sau:
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán _
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được tính bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi các chi phí liên quan.
CP để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính)
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết Bảng kê này là cơ sở để hạch toán vào giá vốn hàng bán, phản ánh giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ của doanh nghiệp.
Cuối niên độ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, nếu có cơ sở chắc chắn về việc giá trị một loại vật tư tồn kho bị suy giảm (giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được), kế toán cần lập dự phòng cho số chênh lệch này.
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.