CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
Nh ững vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.1.1 Ho ạt động bán hàng a Khái niệm
Bán hàng được hiểu là hoạt động chuyển đổi sản phẩm hàng hóa thành tiền, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng về giá trị sử dụng Qua đó, người sản xuất hoặc người bán có thể đạt được các mục tiêu kinh tế của mình.
Bán hàng là một phần quan trọng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, đóng vai trò chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho người mua Qua hoạt động này, doanh nghiệp không chỉ thu được tiền hàng mà còn có quyền thu tiền từ việc bán hàng.
Bán hàng là một khía cạnh quan trọng trong hành vi thương mại, nơi người bán có trách nhiệm giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua, đồng thời nhận tiền Ngược lại, người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán và nhận hàng theo thỏa thuận đã được thống nhất giữa hai bên.
Bán hàng là một chức năng thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Chức năng bán hàng không chỉ là một phần của hệ thống kinh doanh mà còn liên quan chặt chẽ đến các chức năng khác, với nhiệm vụ và tổ chức tương đối độc lập Quá trình bán hàng bao gồm việc thiết lập mục tiêu và thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
Bán hàng là một quá trình mang tính cá nhân, trong đó người bán nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của người mua Mục tiêu là gợi tạo và thỏa mãn những nhu cầu này, từ đó đảm bảo quyền lợi lâu dài và hợp lý cho cả hai bên.
Khái niệm bán hàng hiện đại được hiểu là hoạt động giao tiếp giữa người bán và người mua, trong đó người bán tìm hiểu và phát sinh nhu cầu của người mua, đồng thời khẳng định khả năng đáp ứng nhu cầu đó thông qua lợi ích của sản phẩm Định nghĩa này nhấn mạnh rằng cả hai bên đều có lợi trong thương vụ, thể hiện bán hàng là chuỗi hoạt động và mối quan hệ liên kết Quá trình bán hàng không chỉ nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng mà còn tạo niềm tin cho khách hàng, giúp họ nhận biết và sử dụng sản phẩm, từ đó mang lại lợi ích cho công ty.
Các hình thức cơ bản được áp dụng hiện nay là bán buôn, bán lẻ, bán hàng đại lý…
- Phương thức bán buôn hàng hóa
Bán buôn là hình thức bán hàng theo lô hoặc số lượng lớn, trong đó người mua chủ yếu là các nhà cung cấp trung gian Hàng hóa sau khi được bán buôn không trực tiếp đến tay người tiêu dùng Các phương thức bán buôn hàng hóa có thể đa dạng và phong phú.
Phương thức bán buôn qua kho là hình thức kinh doanh trong đó hàng hóa được nhập kho và sau đó xuất bán cho người mua buôn Hình thức này bao gồm hai cách thức xuất kho khác nhau, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho hàng hóa và giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng là quá trình doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo yêu cầu trong hợp đồng, sử dụng phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài Trong suốt quá trình này, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại.
Số hàng chuyển giao chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua thực hiện kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Khi đó, người bán sẽ mất quyền sở hữu đối với số hàng đã giao.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng cho phép doanh nghiệp thương mại bán hàng ngay sau khi mua mà không cần nhập kho, chuyển giao sản phẩm trực tiếp cho bên mua Hình thức này có hai cách thực hiện khác nhau.
Bán buôn hàng hoá theo hình thức giao hàng trực tiếp, hay còn gọi là giao tay ba, là quy trình mà doanh nghiệp thương mại mua hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận hàng hoá và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá sẽ được xác nhận là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp thương mại mua hàng, nhận hàng và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để giao hàng cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận Trong quá trình này, hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua thanh toán hoặc xác nhận đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán, lúc đó hàng hoá mới được coi là tiêu thụ.
- Phương thức bán lẻ hàng hóa
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, với đặc điểm hàng hoá đã ra khỏi lưu thông và đi vào tiêu dùng Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, thường được bán đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ, và giá bán thường ổn định Các hình thức bán lẻ đa dạng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nội bộ của các đơn vị kinh tế tập thể.
K ế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Vai trò và nhi ệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh a Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu cho quản lý, giúp họ hiểu rõ tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch và phương hướng phát triển phù hợp với thực tế Báo cáo xác định kết quả kinh doanh cũng giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình để thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước.
Kế toán bán hàng giúp xác định chính xác thời gian tiêu thụ và tình hình hàng tồn kho, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận Đây chính là mục tiêu cuối cùng mà mọi doanh nghiệp hướng tới.
Các đối tác kinh doanh hiện nay thường dựa vào báo cáo tài chính để đánh giá tình hình hoạt động của công ty và quyết định có tiếp tục hợp tác hay không Sự tăng trưởng lợi nhuận hàng năm là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang phát triển tốt Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng, là cơ sở cho các hoạt động mua bán Kế toán không chỉ nắm bắt thông tin tài chính mà còn quyết định khả năng vận hành của doanh nghiệp, do đó yêu cầu đối với kế toán bán hàng là rất cao.
Kế toán cần nắm vững các nghiệp vụ bán hàng để đảm bảo việc ghi chép chính xác và đầy đủ về khối lượng hàng hóa tiêu thụ và giá vốn Điều này giúp xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tổng thể cũng như từng loại hàng hóa riêng lẻ Ngoài ra, việc tập hợp chính xác chi phí bán hàng và doanh thu là cần thiết để phản ánh đúng vào báo cáo tài chính.
Cập nhật thông tin liên quan đến bộ phận bán hàng là nhiệm vụ quan trọng để cung cấp dữ liệu chính xác cho Ban Giám đốc Kế toán bán hàng, với hiểu biết sâu sắc về các vấn đề bán hàng, có khả năng đưa ra ý kiến và tư vấn cho cấp trên nhằm cải thiện những tồn đọng và phát triển các điểm mạnh của công ty trong lĩnh vực này.
Để đảm bảo hạch toán chính xác và phù hợp với các chính sách doanh nghiệp cũng như luật kế toán, cần thường xuyên cập nhật các quy định mới Việc này giúp tránh mất mát và hư hỏng tài sản, đồng thời phân bổ doanh thu và chi phí đúng cách, phản ánh tình trạng công ty trên báo cáo kết quả kinh doanh Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần chú ý đến các yếu tố quan trọng để thực hiện các yêu cầu này hiệu quả.
Để ghi nhận chính xác các bút toán tài chính, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm xảy ra nghiệp vụ, nhằm tránh sai sót trong việc phân bổ chi phí Đồng thời, việc theo dõi sát sao số lượng hàng hóa và tình trạng khách hàng là cần thiết để làm cơ sở phát triển các hoạt động bán hàng hiệu quả.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý chứng từ, cần tổ chức các hoạt động lưu giữ và luân chuyển một cách hợp lý, nhằm tránh thất lạc và trùng lặp giữa các tài liệu.
Sử dụng thống nhất một hệ thống tài khoản, một phương pháp kế toán thích hợp tránh sự sai lệch giữa các niên độ kế toán
1.2.2 K ế toán doanh thu a Khái niệm
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm toàn bộ số tiền thu được từ các giao dịch phát sinh doanh thu, như việc bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng, kèm theo các khoản phụ thu và phí thu ngoài giá bán nếu có.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các điều kiện trả lại sản phẩm đã không còn hiệu lực, tức là người mua không còn quyền trả lại hàng hóa Tuy nhiên, trường hợp khách hàng có quyền đổi hàng hóa để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác vẫn được xem xét.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
Để ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán cần xác định các chi phí liên quan đến giao dịch và sử dụng các chứng từ sổ sách phù hợp Các loại chứng từ này có thể bao gồm hóa đơn bán hàng, biên lai thanh toán và các tài liệu liên quan khác, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu.
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ
- Các chứng từ có liên quan khác Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sẽ sử dụng các tài khoản sau
Tài khoản 511, hay "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ", được sử dụng để theo dõi doanh thu từ khách hàng cũng như doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ;
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 6 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá được sử dụng để ghi nhận doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng hàng hoá đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành kinh doanh liên quan đến hàng hoá, vật tư và lương thực.
Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm là tài khoản phản ánh doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng sản phẩm đã bán trong một kỳ kế toán Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp và lâm nghiệp.
Hình th ức kế toán
1.3.1 Hình th ức kế toán Nhật ký chung
Hình thức nhật ký chung được ưa chuộng bởi tính phù hợp với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ Đặc trưng của kế toán này là ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ Nhật ký, tập trung vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán tương ứng Sau đó, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái.
Mở sổ Nhật ký chung là bước quan trọng trong việc ghi chép bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Việc này cần thực hiện theo thứ tự thời gian và dựa trên quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, giúp quản lý và theo dõi tình hình tài chính một cách hiệu quả.
- Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc
Các loại sổ kế toán sử dụng
- Sổ kế toán tổng hợp sử dụng gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản như
Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 911, …
- Các Nhật ký chuyên dùng như sổ Nhật ký bán hàng, …
Sổ chi tiết sử dụng trong kế toán có nhiều loại khác nhau, được mở dựa trên đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của từng đơn vị Thông thường, các sổ chi tiết này bao gồm sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện như sau:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ, bắt đầu bằng việc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt và ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi loại trừ số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ khác nhau.
Cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán thực hiện việc tổng hợp số liệu từ Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo số liệu khớp đúng giữa Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, các số liệu này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh cần phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có ghi chép trong sổ Nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký chung mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm sự đơn giản và tính phù hợp với mọi loại hình đơn vị kế toán Phương pháp này cũng rất thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, đồng thời giúp dễ dàng trong việc đối chiếu và kiểm tra chi tiết dựa trên chứng từ gốc.
1.3.2 Hình th ức kế toán Nhật ký – Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và kiểm tra, nhưng không phù hợp cho các đơn vị lớn với nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp và nhiều tài khoản Phương pháp này cũng hạn chế khả năng phân công lao động kế toán và thường dẫn đến việc lập báo cáo chậm Hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán khác nhau.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái bao gồm chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái được thực hiện theo các bước cụ thể.
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng trong cả hai phần Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như Phiếu thu, Phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi
Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sau đó cộng số liệu ở cột phát sinh của Nhật ký cùng với các cột Nợ và Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh của tháng này, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng.
- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng cuối quý trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có
Các sổ thẻ kế toán chi tiết cần được khóa sổ để tính toán số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và xác định số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu khóa sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” phải được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Gi ới thiệu khái quát Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển công ty
Nhà Xuất Bản Khoa Học và Kỹ Thuật tọa lạc tại 70 Trần Hưng Đạo, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số 024.39423172 hoặc 38220686, và fax qua số 84.24.8220658.
Email: nxbkhkt@hn.vnn.vn
Website: http://nxbkhkt.com.vn
Ngày thành lập: 17/04/1993 Đại diện theo pháp luật: Phạm Văn Diễn
Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh chính của Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
STT Mã ngành Tên ngành
Chi tiết: Xuất bản sách khoa học và kĩ thuật
3 4610 Đại lý, môi giới, đấu giá Chi tiết: Đại lý bán buôn sách, báo, tạp chí được Nhà nước cho phép lưu hành, văn phòng phẩm
4 4761 Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
(trừ loại Nhà nước cấm)
6 1812 Dịch vụ liên quan đến in
(trừ loại Nhà nước cấm)
7 1820 Sao chép bản ghi các loại
(trừ loại Nhà nước cấm)
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, được thành lập vào ngày 9/6/1960 theo Quyết định số 185-KHH/QĐ của Ủy ban Khoa học nhà nước, đã trải qua hơn 60 năm phát triển Trong suốt quá trình này, nhà xuất bản đã cho ra mắt hàng vạn cuốn sách và hàng tỷ trang in, bao gồm nhiều bộ sách quý giá.
Nhà xuất bản đã mở rộng phạm vi phục vụ trên toàn quốc, thu hút đông đảo và đa dạng bạn đọc Hoạt động hợp tác quốc tế của Nhà xuất bản ngày càng hiệu quả và phát triển Để ghi nhận những thành tích nổi bật, Đảng và Nhà nước đã trao tặng Huân chương Lao động hạng nhất, bằng khen và nhiều phần thưởng cao quý khác cho Nhà xuất bản và các cá nhân có đóng góp.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật hoạt động như một doanh nghiệp sản xuất, chuyên cung cấp sản phẩm sách cho các trường học và công ty sách khác Mục tiêu chính của nhà xuất bản là nâng cao dân trí và tạo điều kiện cho người đọc tiếp cận tri thức Nhiệm vụ của nhà xuất bản bao gồm việc phát triển và phân phối các đầu sách chất lượng đến tay độc giả.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất hàng năm do Bộ Khoa học và Công nghệ giao
- Hợp tác liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để in ấn, phát hành các đầu sách
Thực hiện tổ chức khai thác bản thảo, biên tập và thiết kế ấn phẩm; xuất bản phần mềm; kinh doanh sách, báo, tạp chí và văn phòng phẩm; cung cấp các dịch vụ in ấn và sao chép bản ghi.
Chúng tôi chuyên tổ chức xuất bản các loại lịch như lịch blốc, lịch bàn, lịch sổ tay và lịch tờ, cùng với các ấn phẩm văn hóa khác Đồng thời, chúng tôi cung cấp các dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất bản, tất cả đều tuân thủ quy định của pháp luật.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý mạng lưới cộng tác viên của Nhà xuất bản
Ký kết hợp đồng xuất bản và sử dụng tác phẩm, bao gồm các thỏa thuận in ấn, phát hành và các hợp đồng khác, là nhiệm vụ quan trọng được thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ giao
Nhà xuất bản tổ chức quản lý theo cơ cấu chức năng, với Ban giám đốc chỉ đạo các phòng ban chức năng Các phòng này phối hợp chặt chẽ để thực hiện nhiệm vụ và hỗ trợ giám đốc hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
Giám đốc của Nhà xuất bản, đồng thời là Tổng biên tập, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, chỉ đạo và điều hành hoạt động của Nhà xuất bản Người này có trách nhiệm quyết định hướng đi và phương thức hoạt động, đồng thời đề ra các mục tiêu, phương hướng và kế hoạch hàng năm cho Nhà xuất bản.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý và điều hành Nhà xuất bản, đồng thời có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc Vai trò của phó giám đốc bao gồm việc chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, đảm bảo hoạt động của nhà xuất bản diễn ra hiệu quả.
Phòng Kế hoạch – Tổng hợp chịu trách nhiệm về các lĩnh vực như kế hoạch, nghiên cứu thị trường, tổ chức, hành chính và cấp phép xuất bản Từ những công việc này, phòng xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, đồng thời lập phương án kinh doanh hiệu quả.
Phòng Kế hoạch-Tổng hợp
Phòng Thiết kế- Chế bản-In
Phòng Tài chính-Kế toán
Trung tâm Phát hành sách và văn hóa phẩm khoa học và kỹ thuật
Chi nhánh Nhà xuất bản Phó giám đốc
Ban biên tập có nhiệm vụ liên hệ với các cộng tác viên, đọc và chỉnh sửa lỗi chính tả trong các bản thảo Qua đó, các bản thảo sẽ được gửi cho Giám đốc để duyệt và xem xét trước khi xuất bản.
Phòng Thiết kế - Chế bản - In nhận bản thảo từ phòng biên tập để thiết kế bìa sách, hình ảnh và chữ viết Đội ngũ thiết kế luôn nỗ lực nghiên cứu, cải tiến và sáng tạo nhằm tạo ra hình ảnh phù hợp với tựa sách, mang đến cho độc giả những quyển sách chất lượng.
Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ tập hợp hóa đơn và chứng từ, ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo tài chính Bộ phận này nhanh chóng nắm bắt thông tin kinh tế, kiểm soát và phân tích hoạt động tài chính, từ đó cung cấp báo cáo cho ban giám đốc.
Trung tâm Phát hành sách và văn hóa phẩm khoa học và kỹ thuật chuyên kinh doanh các đầu sách, đưa những tựa sách đến tay độc giả Đây được xem như công ty con của Nhà xuất bản, và vào cuối năm, trung tâm sẽ nộp bảng kê khai cho Nhà xuất bản để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp.
T ổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
(kiêm kế toán công nợ)
Kế toán kho (kiêm kế toán lương, TSCĐ)
Thủ quỹ (kiêm kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng)
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
Chức năng, nhiệm vụ từng kế toán
Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng Tài chính – Kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán và quản lý các kế toán viên trong công ty Họ hướng dẫn các kế toán viên làm việc theo yêu cầu của công ty và đúng chuẩn mực kế toán, đồng thời phân công công việc hợp lý Kế toán trưởng cũng lập báo cáo tài chính hàng năm và chịu trách nhiệm trước công ty cũng như Nhà nước về hoạt động kế toán theo các chuẩn mực và thông tư được ban hành.
Kế toán bán hàng kiêm công nợ có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi và sổ theo dõi hàng hóa mua vào hoặc bán ra trong quá trình kinh doanh xuất nhập sách Họ cũng theo dõi các khoản lãi từ ngân hàng hàng tháng và quản lý công nợ để báo cáo với kế toán trưởng về thu hồi nợ từ khách hàng Bên cạnh đó, kế toán còn giám sát tình hình công nợ giữa Trung tâm Phát hành sách và Chi nhánh tại Hồ Chí Minh.
Kế toán kho kiêm kế toán lương chịu trách nhiệm quản lý kho sách, theo dõi tình hình nhập xuất sách thực tế và lập danh sách quản lý các đầu sách cùng số lượng để cung cấp cho Ban giám đốc khi cần Công việc bao gồm nộp lưu chiểu, phân phối sách nội bộ và ghi chép các nghiệp vụ vào sổ kho, lưu trữ chứng từ liên quan Bên cạnh đó, họ cũng theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).
Kế toán lương không chỉ theo dõi tình hình làm việc của nhân viên trong công ty mà còn đảm nhận việc hạch toán lương hàng tháng cho họ Ngoài ra, kế toán cũng chịu trách nhiệm chi trả nhuận bút cho các cộng tác viên của Nhà xuất bản.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt của công ty, bao gồm cả giao dịch qua ngân hàng Họ thực hiện việc kiểm kê quỹ định kỳ và phối hợp với kế toán để thực hiện các hoạt động thu chi trong nhà xuất bản Công việc thu chi hàng ngày được ghi chép chi tiết vào sổ để phục vụ cho việc hạch toán và nộp báo cáo cho kế toán trưởng theo tháng và quý.
* Một số chứng từ hiện đang được sử dụng tại Nhà xuất bản:
- Hóa đơn bao gồm Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường…
- Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sử dụng Phiếu thu, phiếu chi, giấy bảo có…
- Hàng tồn kho có các Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện với Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng…
- Nghiệp vụ công nợ sẽ xem xét Hóa đơn, chứng từ bù trừ công nợ…
- Tài sản cố định cũng được kiểm kê dựa vào Hóa đơn GTGT, hợp đồng, biên bản bàn giao…
- Tính lương cho nhân viên dựa vào Bảng chấm công, bảng lương, đơn xin nghỉ có phép, nghỉ không phép …
* Trình tự luân chuyển chứng từ tại Nhà xuất bản tuân theo quy định của Bộ Tài chính
- Khi nẩy sinh nghiệp vụ, kế toán lập các chứng từ cần thiết tương ứng với nghiệp vụ
Kế toán viên kiểm tra chứng từ để đảm bảo tính chính xác về số lượng và giá trị, sau đó nộp cho kế toán trưởng để xem xét Một số nghiệp vụ, sau khi được kế toán trưởng kiểm tra, sẽ tiếp tục được trình lên giám đốc để xem xét, phê duyệt và ký chứng từ.
Chứng từ tại Nhà xuất bản được chia thành hai loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp Hiện nay, với sự phát triển của công tác kế toán máy, chủ yếu sử dụng chứng từ gốc để ghi chép trên máy tính Trong khi đó, chứng từ tổng hợp, dùng để tính tiền lương và hao mòn tài sản cố định, ít được sử dụng hơn.
Các chứng từ sau khi sử dụng sẽ được lưu trữ tại tủ ở phòng Tài chính – Kế toán trong vòng 12 tháng Chứng từ lưu trên phần mềm kế toán sẽ được sắp xếp theo số thứ tự, đóng thành quyển và in theo quý hoặc năm tài chính Sau 12 tháng, chứng từ sẽ được chuyển xuống kho để tiến hành lưu trữ.
* Tài khoản kế toán được sử dụng:
Các tài khoản được sử dụng đúng với thông tư 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014, nhà xuất bản sử dụng các tài khoản như sau:
- Loại tài khoản tài sản: Bao gồm các tài khoản đầu 1,2
- Loại tài khoản nợ phải trả bao gồm các tài khoản đầu 3,4
Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 511 và 515 để ghi nhận doanh thu, nhưng chưa mở thêm các tài khoản để theo dõi riêng biệt các loại doanh thu từ mặt hàng đang sản xuất.
- Loại tài khoản chi phí sản xuất bao gồm các tài khoản đầu 6
- Thể hiện các khoản thu nhập khác, chi phí khác Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 711, 811
- Cuối kì để xác định kết quả kinh doanh, Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 911
Nhà xuất bản đã mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 để quản lý theo từng đối tượng, giúp kế toán dễ dàng xác định trong quá trình hạch toán Cụ thể, tài khoản 154 được sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và dịch vụ dở dang, trong đó có các tài khoản con như TK 1541: Chi phí NXB và TK 1542: Chi phí nhà in.
* Chế độ, chính sách kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014
- Niên độ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản: 01/01-31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VND)
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy (theo hình thức nhật kí chung)
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc
- Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Hệ thống tài khoản sử dụng theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014
* Báo cáo tài chính Định kỳ hàng năm công ty nộp các BCTC theo quy định của Bộ tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo Kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản
Hàng tháng và hàng quý, các chi nhánh cùng Trung tâm Phát hành sách sẽ gửi báo cáo kế toán và thống kê cho Nhà xuất bản theo quy định.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ
Yêu c ầu và sự cần thiết hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng
3.1.1 Yêu c ầu chung của Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
Với sự phát triển không ngừng của xã hội và sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, Nhà xuất bản cần nâng cao chất lượng và đổi mới để đáp ứng ngày càng tốt hơn những yêu cầu ngày một tăng cao của khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả phát hành sách và văn hóa phẩm, Nhà xuất bản cần tăng cường các hình thức phát hành truyền thông và trực tuyến, đồng thời quảng bá thêm trên các mạng xã hội để thu hút sự chú ý của độc giả.
- Đầu tư thêm các trang thiết bị máy móc phù hợp với xu thế mới, hỗ trợ công tác quản lý, bán hàng
Để mở rộng thị trường tiêu dùng, cần không chỉ bán hàng cho các khách buôn quen thuộc mà còn xem xét việc ký gửi sách tại các nhà sách lớn như Nhà sách Trí Tuệ, FAHASA và Nhà sách Tiền Phong.
Để nâng cao khối lượng và chất lượng sách xuất bản, Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật có thể hợp tác với các Nhà xuất bản lớn như Nhà xuất bản Giáo dục và Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật Bên cạnh đó, việc bổ sung nhân lực và mua lại bản quyền tác phẩm nước ngoài cũng sẽ giúp đa dạng hóa số lượng sách xuất bản.
Trong thời đại số hiện nay, sách điện tử đã trở nên quen thuộc với độc giả Các nhà xuất bản cần chú trọng phát triển mảng sách điện tử, đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả xuất bản và phát hành Đồng thời, việc tuyển dụng nhân lực có trình độ và kỹ năng công nghệ thông tin là cần thiết để quản lý và điều hành quy trình xuất bản sách điện tử một cách hiệu quả.
Nhà xuất bản hiện đang xây dựng các kế hoạch và phương pháp nhằm cải thiện tình hình kinh tế bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh và sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp cùng ngành.
Trong những năm gần đây, mua sắm trực tuyến đã trở thành thói quen phổ biến của người dân Việt Nam, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Đặc biệt trong thời gian giãn cách, người tiêu dùng vẫn có thể dễ dàng đặt hàng từ nhà thông qua các ứng dụng và trang mạng xã hội như Facebook, Shopee, và Tiki Điều này mở ra cơ hội lớn để mở rộng thị trường, thay thế phương thức cung cấp hàng hóa truyền thống.
Nhà xuất bản đang xem xét các chi phí cần thiết để thiết lập liên kết với các kênh mua sắm, nhằm tận dụng những đặc điểm tiêu dùng nổi bật.
Nhà xuất bản sử dụng fanpage trên Facebook để cập nhật thông tin về sản phẩm sách và các tin tức liên quan, nhằm quảng bá hiệu quả các đầu sách Bên cạnh đó, nhà xuất bản cũng triển khai dịch vụ mua sách, cho phép khách hàng đặt hàng thông qua tin nhắn trên fanpage.
Nhà xuất bản hiện đang sử dụng một trang web để quảng cáo các sản phẩm kinh doanh, nhưng việc cập nhật nội dung chưa thường xuyên dẫn đến thiếu sót trong thông tin về các đầu sách Để cải thiện tình hình, Nhà xuất bản đang đầu tư vào việc nâng cấp website, nhằm giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu về các sản phẩm của mình.
Nhà xuất bản đang xem xét phát hành một số đầu sách trực tuyến, nhằm tạo ra thư viện online để quảng bá tên tuổi và nội dung đến độc giả ở mọi lứa tuổi, đặc biệt là sinh viên, những người thành thạo công nghệ thông tin hiện nay.
Nhà xuất bản đang nỗ lực mở rộng danh mục sản phẩm sách và thiết lập liên kết với các nhà sách trên toàn quốc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc trong việc mua sắm sách.
Nhà xuất bản hiện đang có kế hoạch mở rộng chi nhánh tại Hồ Chí Minh nhằm nâng cao khả năng cung cấp sản phẩm xuất bản đến độc giả trên toàn quốc.
Trong lĩnh vực nhân sự, Nhà xuất bản chú trọng đến trình độ học vấn và kinh nghiệm khi tuyển dụng Hiện nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ cao trong mua bán, vì vậy Nhà xuất bản tìm kiếm nhân lực có khả năng sử dụng công nghệ để giảm thời gian đào tạo Bên cạnh đó, Nhà xuất bản cũng tổ chức các buổi tập huấn cho nhân viên hiện tại nhằm nâng cao kỹ năng thu hút khách hàng và làm việc chuyên nghiệp hơn.
3.1.2 Yêu c ầu đối với tổ chức kế toán bán hàng
Để hòa nhập với nền kinh tế toàn cầu, Nhà Nước đã ban hành các chính sách và chế độ kế toán mới, thay thế cho các văn bản cũ Do đó, phòng kế toán yêu cầu các cá nhân cập nhật kịp thời theo các chính sách của Nhà Nước nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán của Nhà xuất bản.
- Nâng cao kiến thức cũng như quản lý tác phong làm việc của nhân sự tại phòng kế toán
Gi ải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Nhà xuất bản Khoa Học và K ỹ Thuật
Để cải thiện công tác kế toán tại Nhà xuất bản, cần khắc phục những hạn chế trong hoạt động của bộ máy kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Dưới đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán, tăng cường hiệu quả và độ chính xác trong việc quản lý tài chính.
3.2.1 Hoàn thi ện ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Trong chương 2, có nhắc đến tại Nhà xuất bản, kế toán đã lập các tài khoản cấp
Hiện tại, Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật chủ yếu kinh doanh sách in, lịch và sổ tay, nhưng việc ghi nhận doanh thu lại không được phân chia mà ghi toàn bộ vào tài khoản 511: doanh thu và cung cấp dịch vụ Điều này gây khó khăn cho công tác xác định doanh thu theo mặt hàng Để cải thiện tình hình, kế toán bán hàng nên lập các tài khoản cấp 2 để thể hiện rõ hơn doanh thu từ từng loại sản phẩm.
TK 5111: Doanh thu in sách
TK 5312: Doanh thu in lịch
TK 5313: Doanh thu in sổ tay
Khi ghi nhận doanh thu bán hàng kế toán vẫn sẽ ghi nhận:
Nợ TK 131/ TK 111/ TK 1121: số tiền được thanh toán
Có TK 5111/ TK 5112/ TK 511: giá thanh toán chưa bao gồm thuế GTGT
Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Cùng với đó sẽ lập các TK 632 tương ứng để ghi nhận giá vốn
Phương pháp hạch toán vẫn giữ nguyên, nhưng việc ghi nhận tách biệt doanh thu theo loại sản phẩm giúp kế toán nắm rõ hơn tình hình kinh doanh của Nhà xuất bản Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu báo cáo cho Ban Giám đốc mà còn giúp các phân tích trở nên chi tiết và chính xác hơn.
3.2.2 Hoàn thi ện ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu
Nhà xuất bản nên sử dụng tài khoản 521 để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, điều này cho thấy họ đã tạo ra các ưu đãi cho khách hàng Để thu hút khách hàng mới, Nhà xuất bản có thể áp dụng chiết khấu thương mại cho các đơn đặt hàng lớn, thay vì ghi nhận trực tiếp vào giá bán như hiện tại.
Nợ TK 521: giá chiết khấu chưa có thuế GTGT
Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp tương ứng
Có TK 131/ TK 111/ TK 112: tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
Cuối kì kết chuyển vào TK 511 để xác định doanh thu thuần
Trong quá trình vận chuyển số lượng lớn đơn hàng tại Nhà xuất bản, việc hộp đựng sản phẩm bị bóp méo là điều khó tránh khỏi, dẫn đến sản phẩm có thể không giữ được hình thức ban đầu Để giải quyết vấn đề này, Nhà xuất bản đã áp dụng chính sách giảm giá cho khách hàng bị ảnh hưởng, tuy nhiên, đây chỉ là thỏa thuận và sẽ được trừ vào giá bán.
Vào ngày 08/12/2020, Nhà xuất bản đã bán sách với giá 2.431.800 đồng nhưng quyết định giảm 30.000 đồng cho khách hàng do một số lỗi Kế toán có thể thực hiện định khoản thay vì ghi trực tiếp trên hóa đơn.
Việc ghi các khoản trừ doanh thu vào tài khoản riêng giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi Cung cấp ưu đãi cho khách hàng không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn củng cố mối quan hệ với khách hàng thường xuyên Chính sách này sẽ góp phần tăng số lượng hàng tiêu thụ.
3.2.3 Hoàn thi ện kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong ngành xuất bản, sách là mặt hàng có giá trị tồn kho lớn, dẫn đến việc không phải lúc nào cũng bán hết số lượng đã xuất bản Vào năm 2020, giá trị hàng tồn kho được ghi nhận lên tới 6.629.934.049 đồng, một con số đáng kể Do đó, kế toán cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để ước tính khoản tiền bị giảm thấp hơn giá trị ghi sổ Công tác này giúp Nhà xuất bản bù đắp thiệt hại khi sản phẩm giảm giá và thể hiện giá trị thuần của hàng tồn kho trong báo cáo tài chính.
Khi kiểm kê hàng tồn kho, Nhà xuất bản có thể phát hiện những đầu sách cũ đã giảm giá trị Theo thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, Nhà xuất bản cần trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định cụ thể trong thông tư này.
Lượng vật tư và sản phẩm tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính được tính bằng công thức: "Lượng vật tư, sản phẩm thực tế tồn kho * (Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán – Giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho)" Kế toán sẽ sử dụng tài khoản 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để ghi nhận giá trị này.
Bút toán trích lập dự phòng:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 2294: dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối niên độ kế toán năm sau:
Nếu số dự phòng của kì này lớn hơn các kì trước kế toán bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 632: phần chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 2294: phần chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong trường hợp số dự phòng của kì này nhỏ hơn với kì trước, kế toán ghi bút toán
Nợ TK 2294: phần hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: phần hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp Nhà xuất bản ghi nhận giá trị thực của sản phẩm trong BCTC, tránh tình trạng ghi nhận quá giá trị Trong trường hợp xảy ra tổn thất bất ngờ hoặc đầu sách không còn sử dụng được, có phương án xử lý phù hợp Điều này đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
3.2.4 Hoàn thi ện kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Nhà xuất bản chỉ áp dụng hình thức trả sau cho những khách hàng quen thuộc và chưa ghi nhận trường hợp nào không thu được từ đối tác, do đó chưa cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi Tuy nhiên, để mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới, việc phát sinh các khoản thu khó đòi là điều khó tránh khỏi, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế hiện nay đang căng thẳng.
Nhà xuất bản cần lập khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi từ khách hàng không có khả năng thanh toán Việc sử dụng các chứng từ gốc như “khế ước vay nợ” và “cam kết nợ” là cần thiết, đồng thời số tiền còn nợ của khách hàng cần được đối chiếu chính xác với khách hàng.
Hiện nay, Nhà xuất bản áp dụng hình thức thanh toán trả sau trong khoảng thời gian 30-45 ngày hoặc theo điều khoản trong hợp đồng kinh tế Tuy nhiên, nếu Nhà xuất bản đã nhiều lần yêu cầu thanh toán mà bên đối tác vẫn không có khả năng chi trả, khoản này sẽ trở thành khoản phải thu khó đòi.
Mức trích lập dự phòng sẽ được tuân theo quy định của Nhà nước:
“30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.”
Trong trường hợp đối tác gặp khó khăn như phá sản, giải thể hoặc mất tích, nhà xuất bản sẽ dựa trên tình hình hiện tại để tự trích lập dự phòng Kế toán sẽ ghi nhận việc này bằng cách sử dụng tài khoản 2293: Dự phòng phải thu khó đòi.
Bút toán trích lập dự phòng:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293: dự phòng phải thu khó đòi
- Cuối niên độ kế toán năm sau:
Nếu số dự phòng của kì này lớn hơn các kì trước kế toán bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 642: phần cần bổ sung thêm dự phòng
Có TK 2293: phần cần bổ sung thêm dự phòng
Trong trường hợp số dự phòng của kì này nhỏ hơn với kì trước, kế toán ghi bút toán
Nợ TK 2293: phần hoàn nhập dự phòng
Có TK 642: phần hoàn nhập dự phòng
Các khoản thu khó đòi được xác định không thu hồi được sẽ tiến hành xóa nợ
Nợ TK 2293: số dự phòng đã trích lập
Nợ TK 642: số dự phòng chưa trích lập
Có TK 131/138: số nợ phải thu không thu hồi được
Sau khi xóa nợ lại thu hồi được chúng ta ghi nhận một khoản thu nhập khác:
M ột số kiến nghị
3.3.1 Ki ến nghị với các cơ quan Nhà Nước
Hiện nay, kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với các công ty, đặc biệt là Nhà xuất bản Khoa Học Công tác này không chỉ giúp theo dõi doanh thu mà còn đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Nhà xuất bản không chỉ tập trung vào kinh doanh mà còn phải tuân thủ các yêu cầu của Nhà nước, cho thấy vai trò quan trọng của chính phủ trong việc định hình phương pháp hoạt động của ngành xuất bản Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, đặc biệt là sau ảnh hưởng của dịch bệnh, Nhà nước cần triển khai các chương trình hỗ trợ để giúp các công ty và doanh nghiệp vượt qua khó khăn và tiếp tục phát triển.
Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa hiện nay, Nhà nước cần thiết lập các chính sách khuyến khích doanh nghiệp chủ động tham gia vào nền kinh tế thị trường, đồng thời hòa nhập với nền kinh tế toàn cầu.
Nhà nước cần tăng cường tuyên truyền và giáo dục về trách nhiệm xã hội cùng với khung pháp lý cần thiết để thực hiện điều này Đồng thời, cần làm rõ chủ trương hiện nay là hòa nhập mà không hòa tan, nhằm phát triển nền kinh tế trong khi vẫn bảo tồn bản sắc dân tộc.
3.3.2 Ki ến nghị với Bộ Tài Chính
Khi nền kinh tế gặp khó khăn và nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng phá sản, việc điều chỉnh các luật và chính sách bảo hiểm xã hội là cần thiết Nhà nước cần tạo ra môi trường thuận lợi hơn để hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy nền kinh tế phục hồi và tăng trưởng bền vững.
Bộ Tài Chính cần phối hợp với các cơ quan thuế để xây dựng luật thuế hợp lý, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp phát triển trong bối cảnh nền kinh tế hiện đang gặp nhiều thách thức.
BTC cần ban hành các thông tư mới kèm theo hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp áp dụng đúng, tránh sai sót Các thông tư hiện tại đang hướng tới sự hòa hợp với chuẩn mực quốc tế, do đó cần điều chỉnh hợp lý để vừa phù hợp với tiêu chuẩn kinh doanh tại Việt Nam, vừa tương thích với các chuẩn mực quốc tế Quá trình này giúp doanh nghiệp, đặc biệt là Nhà xuất bản, thu hút vốn đầu tư và hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài để phát triển.
BTC cần triển khai thêm các lớp đào tạo về nghiệp vụ kế toán nhằm nâng cao chuyên môn cho kế toán viên Việc này sẽ giúp họ kịp thời cập nhật các quy định mới và áp dụng hiệu quả vào thực tiễn doanh nghiệp.
BTC cần hợp tác với Ngân hàng Nhà nước để xác định lãi suất cho vay cho doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ họ trong việc vay vốn phát triển và vượt qua giai đoạn khó khăn hiện tại.
3.3.3 Ki ến nghị với Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật
Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật đã đóng góp quan trọng trong việc biên tập và xuất bản sách, tài liệu khoa học, nâng cao kiến thức về khoa học và công nghệ cho nhà quản lý, giáo dục và độc giả ở nhiều địa phương và ngành nghề Để phát triển bền vững trong tương lai, nhà xuất bản cần thực hiện các công tác phù hợp.
Đẩy mạnh quảng cáo và marketing là cách hiệu quả để mở rộng thị trường và tiếp cận nhiều độc giả hơn Quảng cáo trên các kênh khác nhau không chỉ giúp giới thiệu đầu sách mà còn tìm kiếm những môi trường tiềm năng.
Nâng cao trình độ và mở rộng quan hệ cho đội ngũ kinh doanh là yếu tố quan trọng để phát hành sách đáp ứng nhu cầu thị trường Đồng thời, việc định hướng đề tài cho khối biên tập cũng cần được chú trọng để tạo ra những sản phẩm chất lượng, phù hợp với xu hướng và yêu cầu hiện tại.
Đầu tư vào trang thiết bị máy móc hiện đại là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý, kế toán và bán hàng Đồng thời, việc phát triển các hình thức phát hành truyền thống kết hợp với phát hành trực tuyến và bán hàng qua Facebook, mạng internet sẽ giúp giảm chi phí hiệu quả.
Tổ chức hệ thống phát hành hiệu quả thông qua mạng lưới bán buôn và bán lẻ, đồng thời tăng cường nghiên cứu thị trường và khai thác các đề tài mới Đầu tư vào cơ sở vật chất phục vụ cho công tác phát hành, đồng thời xây dựng một số nhà sách và thiết lập các liên kết phát hành để mở rộng thị trường.
Để khuyến khích nhân viên, cần thực hiện chế độ khen thưởng rõ ràng cho những người có thành tích tốt và đạt chỉ tiêu Việc này không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn giúp họ xác định mục tiêu phấn đấu, từ đó đóng góp tích cực cho sự phát triển của Nhà xuất bản.