CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận và thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hoạt động để đạt được mục tiêu đã được xác định trước Mỗi hệ thống bao gồm ba thành phần cơ bản: yếu tố đầu vào, quá trình xử lý và chế biến, và yếu tố đầu ra.
Hệ thống thông tin là công cụ quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu cho người dùng Nó bao gồm năm thành phần chính: thu thập dữ liệu, xử lý thông tin, lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin và kiểm soát - phản hồi Các thành phần này phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là công cụ thiết yếu giúp thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin kế toán Hệ thống này cung cấp dữ liệu quan trọng cho người dùng, hỗ trợ họ trong việc đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
Quy trình của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các bước:
(1)Tiếp nhận, sắp xếp và phân loại các giao dịch kinh tế- tài chính của doanh nghiệp
(2)Xử lý DL được tiếp nhận và đưa ra Báo cáo Tài chính
(3) Phát hành Báo cáo Tài chính, cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý nội bộ và các bên liên quan đưa ra quyết định (đầu ra)
Hệ thống thông tin kế toán, theo Vũ Hữu Đức (2009), là lĩnh vực nghiên cứu và thực tiễn nhằm cung cấp thông tin kế toán cho người dùng để hỗ trợ quyết định Nó bao gồm lập báo cáo tài chính cho bên ngoài và thông tin kế toán cho quản trị doanh nghiệp Hệ thống này không chỉ liên quan đến thiết kế, vận hành và giám sát mà còn bao gồm các chuẩn mực thông tin như chuẩn mực kế toán, báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán quản trị, cùng với công tác kiểm soát và kiểm tra thông tin do hệ thống cung cấp.
AIS bao gồm các thành phần là con người, thiết bị (phần cứng), phần mềm máy tính, các phương tiện kỹ thuật công nghệ và kiểm soát nội bộ
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) thu thập và cung cấp dữ liệu thông qua việc lập kế hoạch kế toán, ghi chép giao dịch kinh doanh, và thực hiện kiểm soát, phân tích để tạo ra thông tin chất lượng, hợp lệ và kịp thời Thông tin tài chính chất lượng cần phải dễ hiểu, có thể so sánh, liên quan và đáng tin cậy Nó được công bố dưới dạng Báo cáo Tài chính theo tiêu chuẩn hóa, giúp nhiều đối tượng người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin Điều này hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định, lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện kiểm soát nội bộ hiệu quả.
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Có rất nhiều cách phân loại hệ thống thông tin kế toán, tùy thuộc vào việc sử dụng các tiêu thức phân loại khác nhau
Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin kế toán
Khi sử dụng tiêu thức là đối tượng cung cấp thông tin thì AIS được phân thành 2 loại: AIS tài chính và AIS quản trị
- Đối với AIS tài chính:
+ Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (nhà đầu tư, chủ nợ, KH, cơ quan thuế….)
+ DL đầu vào: Các chứng từ của những ngiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp
+ Thông tin đầu ra: Được thể hiện chủ yếu thông qua các sổ kế toán và báo cáo tài chính của DN
- Đối với AIS quản trị:
+ Mục tiêu: Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN cho nhà quản trị theo yêu cầu quản lý
+ DL đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin khác liên quan
+ Thông tin đầu ra: Các báo cáo quản trị, báo cáo sản xuất…
Phân loại theo phương thức xử lý thông tin kế toán
Khi phân loại AIS theo phương thức xử lý thì AIS được chia thành: xử lý thủ công và xử lý trên máy tính
Xử lý thủ công trong kế toán bao gồm việc ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết, đồng thời lập các báo cáo tài chính Tất cả thông tin tài chính được ghi chép, tính toán và lưu trữ bằng giấy tờ, hóa đơn và sổ sách.
Hình 1 1 AIS xử lý thủ công
Xử lý kế toán trên máy tính giúp lưu trữ và quản lý nghiệp vụ kế toán hiệu quả thông qua phần mềm kế toán Người dùng có trách nhiệm nhập liệu vào phần mềm, cho phép thông tin được lưu trữ, phân tích và tổng hợp một cách dễ dàng Nhà quản lý có thể truy xuất thông tin bất cứ lúc nào, nâng cao khả năng ra quyết định.
Hình 1 2 AIS xử lý bằng máy tính
1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đang hội nhập và phát triển, các doanh nghiệp cần áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất và quản lý để tối ưu hóa tiềm lực và tiết kiệm nguồn lực tài chính Một Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) hiệu quả giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin tài chính, đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó xác định phương hướng phát triển chính xác và khai thác cơ hội trong tương lai.
Hệ thống Thông tin Quản lý (AIS) ngày càng trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu được tổ chức và sử dụng hiệu quả, AIS có thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Ngược lại, nếu không biết cách khai thác, nó có thể gây cản trở trong quá trình ra quyết định hợp tác, làm chậm tiến độ các dự án kinh tế, gây khó khăn trong việc quản lý nguồn tài chính và không mang lại lợi ích kinh tế từ các hợp đồng hợp tác.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo tương lai Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập quy định phù hợp về việc lưu trữ và xử lý thông tin để dễ dàng truy cập dữ liệu khi cần thiết Điều này không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội để phát huy vai trò của AIS, cho phép cung cấp thông tin tài chính cụ thể và hữu ích, hỗ trợ cho các quyết định chiến lược của doanh nghiệp.
AIS đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa thời gian cho nhân viên kế toán Hệ thống này hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính và quản trị, giúp nhà quản lý kịp thời điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh Một hệ thống hiệu quả không chỉ giảm thiểu sai sót trong lưu trữ và xử lý dữ liệu mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất tài chính.
Có thể thấy rằng AIS đang ngày càng chứng minh vị trí vô cùng thiết yếu của nó mà không gì có thể thay thế được
1.1.4 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Để xây dựng được một AIS tốt, hoạt động hiệu quả thì cần tuân thủ 4 nguyên tắc: nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm chi phí
Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là yếu tố thiết yếu trong tất cả các khâu của Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) Các thủ tục và quy trình kiểm soát, như đối chiếu ngân hàng hàng tháng và kiểm soát mật khẩu, giúp giám sát hiệu quả các hoạt động doanh nghiệp và bảo vệ thông tin bí mật Khi các nhà quản lý không thể giám sát từng bộ phận hay nhân viên, AIS trở thành giải pháp tối ưu để nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, đảm bảo ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kế toán và giảm thiểu sai sót cũng như gian lận.
Nguyên tắc hiệu quả của Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) nhằm đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời và chính xác, phục vụ nhu cầu của người sử dụng trong và ngoài đơn vị AIS cần linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của công ty và các nhu cầu hoạt động trong tương lai, như mở rộng quy mô doanh nghiệp, gia tăng khối lượng khách hàng, phát sinh nhiều nghiệp vụ, và cải tiến công nghệ Điều này giúp AIS duy trì khả năng đáp ứng các yêu cầu thay đổi một cách hiệu quả.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu hệ thống kế toán phải tương thích với hoạt động, cơ cấu nội bộ và nhân sự của Công ty Các báo cáo từ hệ thống cần phản ánh đúng cấu trúc tổ chức và nguồn lực hiện có Tùy thuộc vào đặc điểm và loại hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng Hệ thống thông tin kế toán (AIS) riêng, phù hợp với quy mô, trình độ chuyên môn và công nghệ Không thể áp dụng một AIS chung cho tất cả đơn vị Hơn nữa, AIS phải cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Nội dung hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp từ khi thành lập đều cần một bộ máy kế toán, bao gồm nhân viên kế toán và các thiết bị kỹ thuật cần thiết Bộ máy này có chức năng ghi chép, tính toán và xử lý thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, từ khâu thu nhận, kiểm tra, đến tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về hoạt động của doanh nghiệp.
- Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình mà các doanh nghiệp chỉ duy trì một bộ máy kế toán tại phòng kế toán trung tâm ở trụ sở chính Các cơ sở phụ thuộc không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có một số nhân viên thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu Nhân viên này có trách nhiệm thu thập, kiểm tra, tổng hợp và phân loại chứng từ phát sinh tại đơn vị phụ thuộc, sau đó gửi chứng từ về phòng kế toán của đơn vị chính.
Tổ chức bộ máy kế toán phân tán là mô hình phù hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động rộng Trong mô hình này, người lãnh đạo phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị phụ thuộc, cho phép mỗi cơ sở tự hạch toán các chứng từ phát sinh mà không cần gửi về phòng kế toán trung tâm Điều này giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý tài chính cho các đơn vị xa trụ sở chính.
Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp kết hợp giữa mô hình phân tán và tập trung, cho phép các bộ phận lập chứng từ và hạch toán chi phí tại đơn vị của mình, trong khi các công việc khác được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm của Công ty Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Có 12 đơn vị lớn với nhiều chi nhánh hoạt động trên cả hai phương diện tập trung và phân tán, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính và trình độ quản lý khác nhau.
Phương thức tổ chức bộ máy kế toán xác định mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán trong hệ thống, dựa trên trang bị kỹ thuật như máy tính và phần mềm kế toán Có ba loại phương thức tổ chức: trực tuyến, trực tuyến - tham mưu và chức năng.
Phương thức trực tuyến trong kế toán cho phép kế toán trưởng điều hành trực tiếp mọi nhân viên mà không cần qua khâu trung gian, tạo ra mối liên hệ đơn giản và rõ ràng trong bộ máy kế toán Phương thức này rất phù hợp cho các đơn vị có quy mô nhỏ, hoạt động không phức tạp và thực hiện công tác kế toán theo hình thức tập trung.
Phương thức trực tuyến trong kế toán bao gồm một đội ngũ nhân viên được điều hành bởi kế toán trưởng, cùng với bộ phận “tham mưu” hỗ trợ về các vấn đề chuyên môn như kiểm toán nội bộ và công nghệ thông tin Phương thức này thường được áp dụng tại các đơn vị lớn với hoạt động phức tạp, nơi có nhu cầu thông tin quản lý đa dạng và yêu cầu chuyên môn sâu trong công việc kế toán.
Phương thức chức năng trong kế toán tổ chức đội ngũ nhân viên thành các bộ phận độc lập, mỗi bộ phận đảm nhiệm các hoạt động riêng biệt và hoạt động tương đối độc lập Phương thức này phù hợp với các đơn vị lớn, có hệ thống quản lý phức tạp và khối lượng công tác kế toán lớn.
Các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp cần được phân công nhiệm vụ phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả làm việc và khả năng xử lý công việc của từng cá nhân, từ đó mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
1.2.2 Hệ thống phương tiện kỹ thuật
Hệ thống phương tiện kỹ thuật gồm hệ thống phần mềm và phần cứng
Hệ thống phần mềm bao gồm cơ sở dữ liệu (CSDL) và phần mềm xử lý dữ liệu CSDL là tập hợp các tệp chứa dữ liệu kế toán trên máy tính, giúp dễ dàng truy cập, lưu trữ và truy xuất thông tin Nó đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết dữ liệu trong tổ chức.
Phần mềm xử lý dữ liệu AIS đang trở thành công cụ quan trọng trong bối cảnh bùng nổ công nghệ hiện nay Những phần mềm này cho phép người dùng nhập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất Việc áp dụng các phần mềm này không chỉ đơn giản hóa việc xử lý thông tin mà còn hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
DL kế toán và nó sẽ cung cấp các thông tin kế toán chính xác với độ bảo mật cao
Hiện nay có 2 loại phần mềm xử lý DL:
Phần mềm thương mại là những sản phẩm phần mềm được thiết kế và đóng gói sẵn bởi nhà cung cấp, bao gồm tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài đặt Những phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và rất phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Một số ví dụ tiêu biểu bao gồm phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán Fast.
Hình 1 3 Giao diện phần mềm Misa SME.NET 2021 R1
Phần mềm kế toán Misa nổi bật với giao diện thân thiện, phù hợp cho cả người mới sử dụng, và khả năng cập nhật dữ liệu linh hoạt Nó cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu và có khả năng lưu trữ, ghi sổ dữ liệu hiệu quả nhờ công nghệ SQL, mang lại mức độ bảo mật cao Tuy nhiên, phần mềm cũng gặp một số nhược điểm như yêu cầu máy tính có cấu hình cao, tốc độ xử lý dữ liệu chậm, và các báo cáo khi xuất ra Excel thường không được sắp xếp theo thứ tự, gây khó khăn cho người dùng trong việc chỉnh sửa Ngoài ra, phân hệ lương của Misa không xử lý được hoa hồng, cùng với một số vấn đề khác.
Hình 1 4 Giao diện phần mềm Fast Accounting
Phần mềm kế toán Fast, giống như Misa, nổi bật với giao diện thân thiện, hệ thống báo cáo phong phú và tốc độ xử lý nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin một cách chính xác mà không cần cài đặt trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác Tuy nhiên, phần mềm này vẫn tồn tại một số nhược điểm như tính bảo mật chưa cao và dung lượng lớn, không đáp ứng tốt nhu cầu quản trị và chức năng quản lý trong doanh nghiệp.
Hình 1 5 Giao diện phần mềm Bravo
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ INDOCHINA
Khái quát về Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 6 ngõ Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
- Người đại diện: Nguyễn Văn Phong
- Loại hình doanh nghiệp: Hoạt động tư vấn quản lý
- Vốn điều lệ: 7.100.000.000 ( Bảy tỷ một trăm triệu đồng)
Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina (IVSC) được thành lập vào ngày 23/11/2011 bởi Ông Nguyễn Văn Phong, với cam kết "luôn vượt trên sự mong đợi của khách hàng" IVSC chuyên cung cấp dịch vụ thẩm định giá cho động sản và bất động sản, phục vụ các công ty lớn và các cơ quan nhà nước tại nhiều tỉnh thành như Hà Nội, Điện Biên, Hà Nam, Thái Nguyên Mục đích của các dịch vụ này bao gồm mua sắm tài sản công, vay thế chấp và xác định giá trị công trình Ngoài ra, IVSC còn cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý, tư vấn đấu thầu và tư vấn tài chính doanh nghiệp.
Trong suốt 10 năm qua, IVSC đã khẳng định được vai trò quan trọng của mình trong lĩnh vực thẩm định giá Công ty không chỉ giữ vững vị thế trên thị trường mà còn đạt được nhiều bước phát triển tích cực.
20 chi nhánh, văn phòng đại diện tại các tỉnh thành trên toàn quốc:
Hình 2 1 Danh sách chi nhánh/ VP đại diện của IVSC
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
Chức năng của chúng tôi là cung cấp dịch vụ thẩm định giá cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác, nhằm đưa ra các phương án tối ưu và tư vấn cho các quyết định quản trị và tài chính, giúp khách hàng đạt được hiệu quả cao nhất trong quản lý tài sản.
IVSC cam kết đóng góp vào sự phát triển và thành công của khách hàng thông qua đội ngũ thẩm định viên và kiểm toán viên dày dạn kinh nghiệm Chúng tôi cung cấp thông tin chính xác cho các dự án thẩm định, tư vấn tài chính, cũng như xác định giá trị tham khảo cho các cuộc đấu thầu.
Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ chuyên sâu với giá trị cao, bao gồm thẩm định giá cho bất động sản, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, tài sản cố định vô hình như thương hiệu và thương quyền, cùng với các tài sản khác.
Tư vấn tài chính doanh nghiệp bao gồm việc soát xét hoạt động và tình hình tài chính, tư vấn quản lý, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, hỗ trợ trong các hoạt động mua bán, sát nhập, phân tách và tái cấu trúc doanh nghiệp Ngoài ra, dịch vụ còn bao gồm cổ phần hóa doanh nghiệp và xác định giá cổ phiếu.
+ Tư vấn xác định giá sử dụng để đấu giá, mua bán và cho thuê tài sản
Tư vấn đấu thầu dự án bao gồm các khía cạnh quan trọng như quy trình thực hiện dự án, phương thức đấu thầu, xử lý các tình huống phát sinh, lập hồ sơ dự thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu.
Tư vấn thẩm tra bao gồm việc lập và thẩm tra dự toán, thẩm định chi phí đầu tư xây dựng công trình và dự án xây dựng Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn lập và thẩm tra phê duyệt quyết toán, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính dự án.
+ Tư vấn đầu tư: đánh giá môi trường đầu tư, các phương án khả thi, lập dự án đầu tư, đăng ký kế hoạch đầu tư
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn dự án trọn gói, bao gồm xác định và tổ chức dự án, lập kế hoạch, xây dựng, thẩm định, quản lý thực hiện và kết thúc dự án.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina hoạt động dưới sự quản lý của Hội đồng quản trị, với Ban giám đốc và các phòng nghiệp vụ, kế toán, cùng hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện.
Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức quản lý của IVSC
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina)
Hội đồng quản trị và Ban giám đốc chủ yếu phụ trách đưa ra các quyết định liên quan đến toàn bộ hoạt động của DN
Phòng hành chính đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đề xuất và thực hiện các vấn đề liên quan đến công văn hành chính, nhân sự và hợp đồng của công ty Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự án, bao gồm hợp đồng, chứng thư và các tài liệu liên quan khác.
Phòng thẩm định Phòng hành chính Phòng kế toán Hệ thống chi nhánh/ VP đại diện Ban Giám đốc
28 biên bản nghiệm thu, thanh lý,…), nhân sự của Công ty, và các tài liệu nội bộ cũng như lưu hành ngoài DN
Phòng Thẩm định giá đóng vai trò quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng và dự án của khách hàng, đồng thời là bộ phận tạo ra nguồn thu chính cho doanh nghiệp.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm thông tin tài chính và phi tài chính Phòng cũng chịu trách nhiệm về các giao dịch thu, chi tiền, xác định kết quả kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước, đặc biệt là trong việc nộp thuế.
Hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường tại các tỉnh thành, giúp xác định sự phù hợp giữa kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp với nhu cầu của khách hàng Các chi nhánh này không chỉ đại diện cho công ty trong việc ký kết và liên hệ với khách hàng mà còn góp phần nâng cao vị thế của công ty trên thị trường, từ đó mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Trong giai đoạn 2018-2020, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có những bước tiến lớn, thể hiện được sự phát triển không ngừng của IVSC
Hình 2 2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018-2020 và biến động
(Nguồn: Công ty CP Thẩm định giá Indochina)
Năm 2019, Công ty ghi nhận sự giảm nhẹ trong hầu hết các chỉ tiêu doanh thu và chi phí, với mức giảm từ 3,695,507 đồng đến 133,536,807 đồng, tương ứng từ 79% đến 1% Chỉ tiêu “Chi phí quản lý doanh nghiệp” tăng 20,847,146 đồng (tăng 1%) và “Thu nhập khác” tăng 63,592,530 đồng do không có khoản thu nhập khác trong năm 2018 Điều này cho thấy Công ty không kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh, và Ban Giám đốc chưa thực sự làm việc hiệu quả Mặc dù tổng lợi nhuận tăng 13,381,593 đồng (tăng 18%), nhưng nguyên nhân chủ yếu vẫn cần được xem xét kỹ lưỡng.
Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán cúa Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Tổ chức bộ máy kế toán là quá trình mà nhà quản lý hoặc kế toán trưởng phân công nhiệm vụ và bố trí công việc cho các kế toán viên trong phòng kế toán, nhằm đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định đặc thù của ngành kế toán.
Hiện nay, Phòng kế toán của IVSC có 3 nhân viên bao gồm 1 kế toán trưởng,
1 kế toán tổng hợp và 1 thủ quỹ
Sơ đồ 2 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của IVSC
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành hoạt động của phòng kế toán, cung cấp thông tin và ý kiến cho Ban giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp Họ đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác và đầy đủ vào sổ sách, báo cáo Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm ghi chép các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước, quản lý công nợ với nhà cung cấp, và thực hiện trích lập các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi định kỳ.
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp đảm nhận vai trò tương tự như kế toán nội bộ nhưng còn thực hiện thêm các nhiệm vụ khác được giao bởi kế toán trưởng Các công việc chính bao gồm kế toán tiền lương, thực hiện tính và thanh toán lương cho công nhân viên, cùng với việc nộp các khoản trích theo lương Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và hàng tồn kho (HTK), bao gồm lập kế hoạch mua sắm, trích khấu hao, phân bổ chi phí, và thanh lý TSCĐ khi cần thiết Cuối cùng, kế toán quỹ, bao gồm quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cũng là một phần quan trọng, yêu cầu theo dõi và đối chiếu sổ sách thường xuyên với thủ quỹ cùng các chứng từ liên quan đến mua bán hàng hóa và dịch vụ.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thực hiện các giao dịch thu, chi tiền từ hoạt động kinh doanh Họ thường xuyên lập báo cáo tổng hợp về thu chi và đối chiếu sổ sách với kế toán tổng hợp và kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.2.2 Chế độ, chính sách kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp
Kỳ kế toán tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina là kỳ kế toán thông thường tại các DN kinh doanh dịch vụ: từ 01/01 đến 31/12 mỗi năm
Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là VNĐ (đồng Việt Nam) khi ghi chép cũng như khi trình bày báo cáo tài chính
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC “Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp” Đối với hàng tồn kho, IVSC thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng phương pháp tính giá xuất kho theo nguyên tắc nhập trước-xuất trước (FIFO).
Tài sản cố định được ghi nhận theo quy định của Bộ Tài chính: giá gốc và tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Thuế giá trị gia tăng được kê khai theo phương pháp khấu trừ
Trong 4 loại hình thức ghi sổ kế toán thì Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung kèm theo hệ thống chứng từ đã được Bộ Tài chính ban hành
Tại IVSC, phần mềm kế toán đang được sử dụng là Fast Accounting 11 phiên bản R09 Ngoài ra, công ty còn áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, cũng do Công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp cung cấp.
Công ty đã quyết định sử dụng chữ ký số Viettel-CA của Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Vietel để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong quá trình phát hành.
Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina là doanh nghiệp nhỏ có trụ sở chính tại Hà Nội và các văn phòng đại diện trên toàn quốc Doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, đảm bảo quy trình quản lý tài chính hiệu quả và đồng bộ.
Tại trụ sở, phòng kế toán đảm nhận việc ghi chép và lưu trữ toàn bộ chứng từ, giấy tờ từ các văn phòng đại diện không có bộ phận kế toán.
IVSC tổ chức hoạt động kế toán tại trụ sở chính của doanh nghiệp, được quản lý trực tiếp bởi Ban giám đốc Hệ thống kế toán tập trung giúp lưu trữ tất cả chứng từ và hồ sơ trong một kho tài liệu chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, kiểm tra và đối chiếu giấy tờ Điều này tối ưu hóa thời gian xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các chi nhánh và văn phòng đại diện.
Hiện nay, Công ty IVSC hoạt động với đội ngũ gồm 1 Giám đốc, 5 Thẩm định viên, 3 Kế toán và 1 nhân viên hành chính - nhân sự, cùng với 19 đại diện tại các chi nhánh và văn phòng đại diện ở các tỉnh thành Tổng số nhân viên của công ty trong năm 2020 là 29 người, trong đó bộ phận kế toán chỉ có 3 kế toán viên, cho thấy sự thiếu hụt về nhân lực kế toán để thực hiện và kiểm soát các hoạt động phát sinh tại công ty.
Có thể thấy, tổ chức bộ máy kế toán tại IVSC chưa phù hợp với đặc điểm hoạt dộng và điều kiện kinh doanh của DN
2.3.2 Hệ thống phương tiện kỹ thuật
Hệ thống phần mềm hiện nay của IVSC:
Hiện nay, IVSC đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 phiên bản R09, một giải pháp kế toán chuyên dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với hình thức kế toán là Nhật ký chung.
Fast cung cấp 4 phiên bản phần mềm kế toán khác nhau cho từng loại hình sản xuất kinh doanh, bao gồm thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây lắp Mỗi phiên bản đi kèm với các phân hệ kế toán đặc trưng, tạo nên sự khác biệt so với các phần mềm khác trên thị trường Chẳng hạn, phiên bản dành cho ngành sản xuất có phân hệ kế toán giá thành sản xuất, điều mà các phiên bản cho loại hình khác không có.
Hình 2 4 tổng quan về Fast Accounting 11
IVSC, giống như nhiều doanh nghiệp khác, chủ yếu sử dụng phần mềm kế toán để quản lý các nghiệp vụ tài chính, tổng hợp sổ sách và báo cáo kế toán Một tính năng nổi bật của phần mềm là quản lý người sử dụng, cho phép khai báo và phân quyền truy cập Điều này giúp công ty phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, hạn chế việc một nhân viên có thể truy cập toàn bộ hệ thống kế toán, từ đó dễ dàng xác định trách nhiệm khi có sai sót Phần mềm cũng cho phép theo dõi các máy tính đang chạy chương trình, giúp kiểm soát việc sử dụng trong một phạm vi nhất định, và phân quyền sử dụng hóa đơn, chứng từ, nhằm giảm thiểu rủi ro trong việc sử dụng hóa đơn.
Công ty CP Thẩm định giá Indochina đã quyết định sử dụng phần mềm Fast Accounting để đáp ứng nhu cầu quản lý chứng từ hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh có tới 35 loại chứng từ bất hợp pháp hiện nay.
Việc sử dụng phần mềm Fast đã mang lại nhiều lợi ích trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin kế toán, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ ghi nhận các giao dịch kinh tế Trước khi gửi chứng từ về trụ sở chính, các chi nhánh có thể gửi bản mềm, từ đó rút ngắn thời gian xử lý Fast hỗ trợ ghi nhận, hạch toán và lập hóa đơn, chứng từ một cách hiệu quả Ngoài ra, phần mềm này còn giúp bộ phận kế toán dễ dàng phân loại chứng từ và tự động lập các báo cáo tài chính cần thiết, giảm tải công việc, đặc biệt vào cuối tháng, quý và năm.
Mặc dù phần mềm Fast mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng gặp phải một số nhược điểm, đặc biệt là do dung lượng lớn, khiến bộ phận kế toán chỉ có hai máy tính được cài đặt Tình trạng này dẫn đến việc xử lý thông tin không hiệu quả, gây ra sự chậm trễ trong công việc của kế toán viên.
Hệ thống phần cứng tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina:
Phòng kế toán tại IVSC được trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, bao gồm 1 máy chủ và 5 máy vi tính, tất cả được kết nối qua mạng nội bộ Hệ thống này có đầy đủ thiết bị đầu vào tiên tiến, hỗ trợ công việc kế toán hiệu quả Ngoài ra, bộ phận kế toán còn sở hữu một máy in đa chức năng, tích hợp khả năng photo và scan tài liệu với công suất hoạt động lớn, giúp nâng cao năng suất làm việc.
Hệ thống mạng nội bộ của Công ty được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Viettel, kết nối tất cả các phòng ban và thiết bị đầu ra Ban quản lý đã chọn gói internet dành cho doanh nghiệp với tốc độ 60Mbps, áp dụng mô hình Star (Hub) với một Switch trung tâm tại văn phòng, sử dụng cáp quang để kết nối các thiết bị mạng.
Trang thiết bị tại bộ phận kế toán hiện nay được trang bị đầy đủ cho mỗi kế toán viên, với hệ thống thiết bị đầu ra công suất lớn đáp ứng nhu cầu làm việc Tốc độ mạng nhanh chóng hỗ trợ hiệu quả trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban và các hoạt động hàng ngày tại Công ty.
Tuy nhiên, hệ thống máy tính đang sử dụng không được nâng cấp thường xuyên nên đã lỗi thời, hoạt động chậm chạp và kém hiệu quả
2.3.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán
Công ty tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo rằng cả chứng từ bắt buộc và không bắt buộc đều đáp ứng đầy đủ quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ này bao gồm các thông tin cơ bản như ngày tháng, tên Công ty, nội dung phản ánh và chữ ký.
Công ty chủ yếu sử dụng các chứng từ thường dùng theo mẫu được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC do nghiệp vụ phát sinh đơn giản Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng thiết kế một số chứng từ nội bộ, như bảng chấm công dành cho thực tập sinh và các chứng từ khác.
Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina chuyên về thẩm định giá và thực hiện hợp đồng qua các chi nhánh trên toàn quốc Việc áp dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là AIS, đã giúp công ty tiết kiệm chi phí chuyển phát giấy tờ và đi lại của nhân viên, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 toàn cầu.
Bộ máy kế toán hiện tại của Công ty chỉ sử dụng 3 nhân viên, dẫn đến chi phí thấp nhưng chưa đáp ứng đủ quy mô và đặc điểm kinh doanh Các nhân viên kế toán được trang bị kiến thức nghiệp vụ, kỹ năng tin học và ngoại ngữ, cùng với kinh nghiệm phong phú, giúp giảm áp lực công việc Công ty cũng đã xây dựng quy trình làm việc hợp lý, đơn giản và dễ áp dụng, tạo điều kiện cho các phòng ban hoạt động hài hòa và khoa học.
IVSC đã áp dụng công nghệ hiện đại một cách hợp lý, cân nhắc đến khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động của công ty và hiệu quả đạt được.
Phòng kế toán đã trải qua những thay đổi đáng kể, dẫn đến năng suất lao động tăng cao và tối ưu hóa thời gian làm việc Kết quả là tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đã có sự phát triển đột phá, được thể hiện rõ ràng qua báo cáo kết quả kinh doanh.
Hàng năm, Công ty cập nhật các phần mềm đang sử dụng để theo kịp với sự biến đổi của công nghệ hiện đại Việc này giúp Công ty duy trì khả năng thích ứng với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường công nghệ.
Trong 51 nước có những chính sách và quy định mới, phòng kế toán là bộ phận đầu tiên được đào tạo để áp dụng các chính sách này vào hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty CP Thẩm định giá Indochina đã xây dựng một Hệ thống Thông tin Tự động (AIS) hoàn thiện và hiệu quả, kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin một cách hợp lý Với nền tảng vững chắc này, Công ty dự kiến sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai gần.
Mặc dù tổ chức AIS tại IVSC khá phù hợp tuy nhiên vẫn lộ ra một số tồn tại cần được khắc phục:
Bộ máy kế toán hiện tại của Công ty không phù hợp với tình hình kinh doanh, dẫn đến khối lượng công việc lớn cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, cùng với việc phân quyền không rõ ràng Tình trạng này có thể gây ra sai sót không được phát hiện.
Công ty đang gặp phải tình trạng thiếu hụt thiết bị hỗ trợ kỹ thuật, với nhiều thiết bị đã hỏng hóc và lỗi thời Điều này gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc Cụ thể, hệ thống máy tính để bàn hiện tại có tốc độ xử lý chậm, cùng với hai máy photo cũ kỹ thường xuyên gặp sự cố Đây là một lỗ hổng lớn trong hệ thống AIS của Công ty.
Hiện nay, công ty chủ yếu sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ kê khai và lập báo cáo tài chính định kỳ, dẫn đến việc thông tin kế toán quản trị và kiểm soát chi phí chưa được chú trọng Các báo cáo quản trị hàng tháng thường chỉ dựa vào thông tin kế toán tài chính mà thiếu sự kết hợp với thông tin quản trị, gây ra sự không chính xác Hệ quả là Ban Giám đốc phải tốn nhiều thời gian để xác minh thông tin, dễ dẫn đến các quyết định không phù hợp.
Theo “Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh” giai đoạn 2018-2020 của Công ty, chỉ tiêu “Chi phí quản lý DN” của IVSC liên tục tăng, trong khi doanh thu năm 2019 lại có xu hướng giảm so với năm trước Điều này cho thấy Công ty chưa thực sự kiểm soát hiệu quả chi phí quản lý.
52 được các chi phí phát sinh khi quản lý DN và chu trình chí phí nhiều phân đoạn dẫn đến rườm ra, không cần thiết
Vào thứ năm, các thủ tục kiểm soát trong Hệ thống Thông tin Tự động (AIS) vẫn chưa hoàn thiện, dẫn đến lỗ hổng bảo mật Điều này có thể khiến thông tin tài chính nội bộ và kế hoạch kinh doanh của công ty bị đánh cắp hoặc phát tán ra bên ngoài, tạo cơ hội cho đối thủ lợi dụng thông tin này để xây dựng các chiến lược cạnh tranh chống lại công ty.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế của Công ty trên thị trường, Ban Giám đốc cần khắc phục các tồn tại trong quá trình phát triển lâu dài Việc này sẽ giúp hoạt động kinh doanh phát triển tốt hơn.
Chương 2 của bài khóa luận tập trung vào việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán (AIS) tại Công ty IVSC, bắt đầu từ việc tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển cũng như cấu trúc tổ chức của Công ty Qua đó, nghiên cứu sâu hơn về AIS hiện tại giúp xác định những ưu điểm và tồn tại trong hệ thống, từ đó làm cơ sở cho các giải pháp sẽ được đề xuất trong Chương 3.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ INDOCHINA
Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Công ty CP Thẩm định giá Indochina chuyên cung cấp dịch vụ thẩm định giá, tư vấn tài chính doanh nghiệp và tư vấn dự án Với hơn 9 năm kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên tận tâm của công ty cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao và trải nghiệm tốt cho khách hàng Công ty luôn đề ra các mục tiêu và định hướng kinh doanh rõ ràng cho cả ngắn hạn và dài hạn.
Trong ngắn hạn, Công ty sẽ triển khai các kế hoạch kinh doanh mới nhằm khám phá thị trường tiềm năng Đồng thời, Công ty cam kết nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và cải thiện kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên Bên cạnh đó, IVSC dự định nâng cấp cơ sở vật chất và trang bị các thiết bị hiện đại phù hợp với công nghệ tiên tiến hiện nay.
Trong dài hạn, IVSC hướng tới mục tiêu trở thành một trong những công ty thẩm định giá hàng đầu tại Việt Nam Hiện nay, công ty hoạt động chủ yếu tại các thành phố lớn và vùng núi phía Bắc, đồng thời đã thiết lập văn phòng đại diện ở miền Trung và miền Nam, với miền Nam được xem là thị trường tiềm năng để thúc đẩy sự phát triển Để đạt được mục tiêu này, IVSC dự định mở thêm văn phòng đại diện tại hai khu vực này nhằm thực hiện các chiến lược quảng bá thương hiệu và giao dịch với khách hàng Công ty cũng sẽ tuyển dụng thêm nhân viên chuyên ngành thẩm định, kế toán, kiểm toán và tài chính để đào tạo và hỗ trợ thực hiện các hợp đồng.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán (AIS) của doanh nghiệp, cần thực hiện các giải pháp đồng bộ cho tất cả các bộ phận, bao gồm bộ máy kế toán, hệ thống phương tiện kỹ thuật, và các tài liệu như chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, cũng như báo cáo.
Cải thiện chất lượng thông tin kế toán, bao gồm thông tin tài chính và phi tài chính, là mục tiêu chính trong các chu trình kinh doanh và kiểm soát AIS Điều này giúp tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị chính xác, hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc kiểm soát doanh nghiệp và đưa ra quyết định đúng đắn, đồng thời nắm bắt cơ hội phát triển.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina, Ban Giám đốc cần thực hiện việc cải tổ cơ cấu tổ chức hiện tại Hiện tại, phòng kế toán chỉ có 3 nhân viên, dẫn đến khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian cao điểm, đặc biệt vào đầu năm tài chính khi phải lập báo cáo tài chính và nộp cho cơ quan thuế Việc này không chỉ gây ra sự chậm trễ trong các nghiệp vụ kinh tế mà còn dễ dẫn đến sai sót Do đó, việc tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán nội bộ là cần thiết Nhân viên mới sẽ đảm nhiệm các phần hành về kho, tài sản cố định và thanh toán, trong khi kế toán tổng hợp sẽ tập trung vào thuế, công nợ và tiền lương, còn kế toán trưởng sẽ điều hành và hỗ trợ các thành viên trong phòng Thay đổi này sẽ giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn, đáp ứng kịp thời với sự phát triển của doanh nghiệp.
Hình 3 1 Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống phương tiện hỗ trợ kỹ thuật của Công ty hiện còn nhiều hạn chế do thiết bị đã cũ, dẫn đến tốc độ xử lý chậm và gây bất tiện trong công việc, đặc biệt là với khối lượng công việc lớn của phòng kế toán Hiện tại, phòng kế toán có 3 nhân viên nhưng lại sử dụng đến 6 bộ máy tính, gây lãng phí tài chính Để cải thiện tình hình, Công ty nên thanh lý các máy tính cũ và lắp đặt máy tính mới với tốc độ xử lý tốt hơn Đồng thời, việc thay thế hai máy photocopy hiện tại bằng một máy photocopy hiện đại, tích hợp nhiều chức năng sẽ không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn tiết kiệm chi phí điện năng.
Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán của Công ty hiện nay đã tuân thủ đúng quy định của Nhà nước Tuy nhiên, cần cải thiện việc lập các báo cáo định kỳ, đặc biệt là các báo cáo quan trọng, để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quản lý tài chính.
Quá trình lập báo cáo quản trị của IVSC gặp khó khăn do thiếu số liệu chính xác và đầy đủ, vì công ty chủ yếu tập trung vào các số liệu tài chính Để đạt được các mục tiêu và định hướng của Ban Giám đốc, cần nâng cao vị trí của báo cáo quản trị và cải thiện chất lượng thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định Kế toán trưởng cần chỉ đạo và hướng dẫn các kế toán viên sử dụng hiệu quả phần mềm Fast để tạo lập báo cáo quản trị, từ đó nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
Để hoàn thiện chu trình kinh doanh, IVSC cần đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thiểu các phân đoạn tách biệt, đặc biệt là trong việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Các chi phí thường gặp bao gồm công tác phí, chi phí chuyển phát và vận chuyển chứng thư, trong đó công tác phí là loại chi phí thiết yếu khi đoàn thẩm định đến địa điểm thực hiện hợp đồng Để kiểm soát chi phí quản lý, cần giảm chi phí chuyển phát và vận chuyển Hiện tại, công ty chủ yếu sử dụng dịch vụ chuyển phát giấy tờ qua xe khách liên tỉnh hoặc các đơn vị như Vietpost, Viettel Post, Grab Để cải thiện, trụ sở chính và các chi nhánh có thể trao đổi chứng từ dưới dạng bản mềm qua email và tập hợp chứng từ gốc để chuyển phát một lần mỗi tuần hoặc hai tuần.
Để hoàn thiện kiểm soát AIS, Ban Giám đốc cần xác định rõ kế hoạch an ninh, bao gồm việc xác định ai cần tiếp cận thông tin gì, khi nào và từ đâu Việc này giúp thiết kế các thủ tục kiểm soát phù hợp và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Đồng thời, Ban Giám đốc cũng cần đưa ra giải pháp cho các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, máy tính bị nhiễm virus hoặc bị hacker tấn công để bảo vệ thông tin quan trọng Công ty nên chuẩn bị các phương án dự phòng như mua bảo hiểm và sao lưu dữ liệu quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin.
Công ty đang áp dụng 58 phương pháp và thiết bị khác nhau để cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất, nhằm nâng cao tính bảo mật và bảo vệ tài sản hiệu quả hơn.