CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Hệ thống là một tập hợp các thành phần có mối liên hệ và tương tác, tạo thành một thể thống nhất Các thành phần này kết nối từ đầu vào đến đầu ra, nhằm hướng tới một mục đích cụ thể.
Phần lớn các hệ thống thường có các hệ thống nhỏ hơn và ngược lại
Hệ thống thông tin bao gồm các yếu tố nguồn lực và quy trình nhằm thu thập, xử lý và truyền tải thông tin, phục vụ lợi ích của người dùng.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống chuyên thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, bao gồm các thông tin liên quan đến tài chính, kế toán và tài liệu.
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế cho tổ chức thông qua các công nghệ hiện đại Hệ thống này ghi nhận những ảnh hưởng tài chính từ các nghiệp vụ doanh nghiệp và phân bổ thông tin cho các bên liên quan, hỗ trợ ra quyết định và phối hợp thực hiện các công việc quan trọng trong đơn vị.
Sơ đồ 1.1: Qui trình xử lý dữ liệu AIS
Mối quan hệ giữa kế toán, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý bằng hình vẽ:
Dữ liệu AIS Thông tin
Hình 1.1 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
(Nguồn: Hệ thống thông tin 2018) 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
1.1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo đối tượng cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được chia thành hai loại chính: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống thông tin kế toán tài chính hỗ trợ xử lý nghiệp vụ và cung cấp các báo cáo tài chính, nhằm phục vụ báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp Nó cũng cung cấp thông tin quan trọng cho các đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp và nhà quản trị trong việc ra quyết định Các thông tin này không chỉ phục vụ quản trị nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời các quyết định kinh doanh, phù hợp với mục tiêu tăng trưởng doanh thu và hiệu quả sản xuất Hệ thống này còn giúp xác định xu hướng kinh doanh hiện tại và dự báo các sự kiện kinh doanh, cũng như ảnh hưởng tài chính trong tương lai.
1.1.2.2 Phân loại theo phương tiện xử lý
Phân loại theo phương tiện xử lý thì có hai loại : xử lý thủ công, xử lý trên nền máy tính
Hình thức HTTTKT xử lý thủ công là quá trình mà kế toán viên hoàn toàn dựa vào giấy tờ và sổ sách để ghi chép, đối chiếu, tính toán và lưu trữ thông tin qua chứng từ, hóa đơn giấy, báo cáo và bảng biểu Đối với AIS thủ công, các bước thực hiện sẽ được tiến hành một cách tuần tự.
Hình 1.2 Các bước thực hiện AIS thủ công
(Nguồn: Hệ thống thông tin 2018)
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là hình thức kế toán sử dụng phần mềm máy tính để ghi chép và lưu trữ dữ liệu Kế toán có nhiệm vụ nhập dữ liệu, sau đó phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo các báo cáo liên quan Với chức năng quản lý, HTTTKT duy trì hồ sơ kế toán cho các tổ chức và cá nhân dưới dạng các tập tin.
1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
HTTTKT là một phần rất quan trọng trong doanh nghiệp vì vậy một HTTTKT nào cũng sẽ có các vai trò cụ thể như:
Hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT) đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp đối phó với thách thức trong việc quản lý thông tin kịp thời và hiệu quả Sự phát triển của nền kinh tế tạo ra áp lực lớn về bảo mật và an toàn thông tin HTTTKT không chỉ giải quyết những thách thức này mà còn cung cấp thông tin hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.
Cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho các bên liên quan là rất quan trọng để hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch kinh doanh Ngoài ra, việc phân tích các sự kiện trong quá khứ cũng cần thiết để định hướng cho các quyết định và hoạt động tương lai của công ty.
Để đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp, việc cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp là rất quan trọng Hệ thống thông tin được mô tả bằng lưu đồ hoặc sơ đồ giúp tổ chức vận hành một cách ổn định hơn Sử dụng hệ thống thông tin phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát các chốt quan trọng mà còn làm cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) còn giúp giảm bớt khối lượng công việc, làm cho bộ máy tổ chức gọn nhẹ hơn, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian, đảm bảo nguồn lực trong doanh nghiệp luôn ổn định và hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp, không chỉ giúp quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ ra quyết định chiến lược Việc ứng dụng HTTTKT mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, từ việc cải thiện quy trình làm việc đến tăng cường khả năng phân tích dữ liệu.
1.1.4 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán
Về nguyên tắc xây dựng HTTTKT có các nguyên tắc chính như nguyên tắc kiểm soát, hiệu quả, phù hợp, tiết kiệm chi phí,…
Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), bao gồm các thủ tục và quy trình nhằm giám sát hoạt động doanh nghiệp Các biện pháp như đối chiếu ngân hàng hàng tháng và kiểm soát mật khẩu giúp bảo vệ thông tin bí mật hiệu quả Khi các nhà quản lý không thể theo dõi từng bộ phận hay nhân viên, HTTTKT trở thành giải pháp nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, đảm bảo ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kế toán, từ đó giảm thiểu sai sót và gian lận.
Nguyên tắc hiệu quả trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) nhằm truyền tải thông tin một cách kịp thời và chính xác, phục vụ nhu cầu của người sử dụng cả trong và ngoài đơn vị HTTTKT cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong công ty và nhu cầu hoạt động tương lai, như mở rộng quy mô doanh nghiệp, gia tăng khối lượng khách hàng, phát sinh nhiều nghiệp vụ và cải tiến công nghệ Điều này đảm bảo rằng HTTTKT luôn đáp ứng được các yêu cầu thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Nguyên tắc phù hợp trong hệ thống kế toán yêu cầu rằng hệ thống này phải tương thích với các hoạt động, cơ cấu nội bộ và nhân sự của công ty Các báo cáo được tạo ra cần phải phản ánh cấu trúc tổ chức và nguồn lực hiện có Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) riêng biệt, phù hợp với quy mô, trình độ chuyên môn và công nghệ trang thiết bị của mình, không thể áp dụng một hệ thống giống nhau cho tất cả Hơn nữa, HTTTKT cần cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Mỗi đơn vị khi thành lập cần thiết lập bộ phận kế toán với cơ cấu hợp lý, bao gồm một hoặc nhiều nhân viên kế toán được phân công công việc dựa trên chuyên môn và khả năng của họ Việc xây dựng bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của đơn vị, đồng thời tương thích với trình độ nhân sự và trang thiết bị công nghệ hiện có Hiện nay, có ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán phổ biến.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình trong đó toàn bộ công tác kế toán được quản lý tại đơn vị cấp trên, giúp các đơn vị cấp dưới không cần thiết phải tổ chức riêng bộ phận kế toán Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động sản xuất và kinh doanh trong một khu vực địa lý nhất định.
Hình 1.3 Mô hình kế toán tập trung
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn với nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động rộng Trong mô hình này, các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy được phân cấp hạch toán kế toán, cho phép họ tự hạch toán chứng từ phát sinh tại cơ sở mà không cần gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình 1.4 Mô hình kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán kết hợp đặc điểm của hai mô hình tổ chức Trong mô hình này, các bộ phận thường được giao nhiệm vụ lập chứng từ và hạch toán chi phí phát sinh tại đơn vị của mình, trong khi các công việc khác được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm của công ty Đây là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên các địa bàn khác nhau với mức độ phân cấp quản lý kinh tế và tài chính khác nhau Phương thức tổ chức bộ máy kế toán cũng phụ thuộc vào trang bị kỹ thuật như máy tính và phần mềm kế toán.
Có ba phương thức: trực tuyến, trực tuyến –tham mưu và chức năng
Phương thức trực tuyến trong kế toán cho phép kế toán trưởng trực tiếp điều hành mọi nhân viên mà không cần qua khâu trung gian, tạo nên mối liên hệ đơn giản và rõ ràng trong bộ máy kế toán Phương thức này rất phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, hoạt động không phức tạp và áp dụng hình thức kế toán tập trung.
Phương thức trực tuyến trong kế toán bao gồm một đội ngũ nhân viên được quản lý bởi kế toán trưởng cùng với bộ phận “tham mưu” cung cấp hỗ trợ chuyên môn về các vấn đề như kiểm toán nội bộ và công nghệ thông tin Phương thức này thường được áp dụng tại các đơn vị lớn với hoạt động phức tạp, nơi nhu cầu thông tin quản lý đa dạng và yêu cầu chuyên môn cao trong các công việc kế toán.
Phương thức chức năng trong tổ chức kế toán bao gồm việc sắp xếp đội ngũ nhân viên thành các bộ phận độc lập, mỗi bộ phận đảm nhận các hoạt động riêng và hoạt động tương đối độc lập trong hệ thống chung Phương thức này thích hợp cho các đơn vị lớn với hệ thống quản lý phức tạp và khối lượng công việc kế toán lớn Để nâng cao chất lượng thông tin kế toán, việc tổ chức khoa học cho các kế toán viên là rất quan trọng Nhân viên kế toán cần được phân công nhiệm vụ hợp lý, dựa trên chuyên môn và nhu cầu xử lý thông tin của tổ chức.
1.2.2 Hệ thống phương tiện kĩ thuật
1.2.2.1 Hệ thống phần mềm bao gồm: cơ sở dữ liệu (CSDL) và phần mềm xử lý dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu kế toán được lưu trữ trong các tệp tin trên máy tính, cho phép truy cập, lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng.
Nó liên kết các dữ liệu với nhau trong tổ chức
+ Lợi ích của cơ sở dữ liệu: CSDL (cơ sở dữ liệu) giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nhập liệu
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) tự động lưu trữ và mã hóa thông tin khách hàng bằng ID hoặc Code ngay khi dữ liệu được nhập Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng qua tên, mã Code, ID, địa chỉ, mã số căn cước hoặc mã số thuế Ngoài ra, người dùng có thể thực hiện các thao tác như xóa, thêm hoặc thay đổi dữ liệu một cách thuận tiện Hệ thống cũng đảm bảo loại trừ thông tin trùng lặp; khi nhập lại mặt hàng hay khách hàng, hệ thống sẽ thông báo cho người sử dụng Các mã đơn hàng và mã hàng chỉ cần được lưu trong một tệp, và CSDL sẽ tự động liên kết với các tệp khác để truy cập thông tin một cách nhanh chóng.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và hạn chế sai sót trong công việc Chẳng hạn, mã khách hàng và mã đối tác được lưu trữ trong hai tệp riêng biệt; nếu người dùng tìm kiếm thông tin với mã sai hoặc từ tệp không đúng, hệ thống sẽ ngay lập tức thông báo lỗi.
Phần mềm xử lý dữ liệu hiện nay đang phát triển mạnh mẽ nhờ công nghệ hiện đại, mang lại độ chính xác và bảo mật cao Các phần mềm này dễ sử dụng và quản lý, với nhiều loại khác nhau để đáp ứng nhu cầu xử lý dữ liệu.
Phần mềm thương mại là những giải pháp phần mềm được thiết kế sẵn và đóng gói bởi nhà cung cấp, đi kèm với tài liệu hướng dẫn cài đặt và bộ đĩa cài Loại phần mềm này thường phổ biến và được bán rộng rãi, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Một số ví dụ điển hình bao gồm phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán Sapo.
Minh họa một số phần mềm phổ biến dưới đây
+ Phần mềm xử lý dữ liệu:
Phần mềm kế toán Misa nổi bật với giao diện trực quan và thân thiện, giúp người dùng dễ dàng làm quen, đặc biệt là những người mới bắt đầu Giao diện này không chỉ thoải mái cho mắt mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc cập nhật dữ liệu, bao gồm nhiều hóa đơn cùng lúc.
1 phiếu chi một cách linh hoạt, các mẫu giấy tờ chứng từ tuân theo quy định ban hành
Phần mềm này nổi bật với khả năng tạo nhiều cơ sở dữ liệu độc lập, cho phép người dùng thao tác trên từng cơ sở dữ liệu một cách riêng biệt Bên cạnh đó, tính năng lưu và ghi sổ dữ liệu của phần mềm cũng rất xuất sắc, mang lại trải nghiệm sử dụng mượt mà và hiệu quả.
Phần mềm MISA nổi bật với độ chính xác cao trong tính toán, giúp giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra sai sót bất thường Điều này mang lại sự an tâm cho các kế toán viên so với các phương pháp kế toán truyền thống khác.
Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện áp dụng công nghệ hiện đại
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) bao gồm quy trình thu thập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu kế toán từ các hoạt động kinh doanh Trước đây, HTTTKT chủ yếu dựa vào sổ cái giấy và ghi chép tay, nhưng hiện nay, công nghệ hiện đại như Trí tuệ nhân tạo, Điện toán đám mây và Chuỗi khối đã được áp dụng rộng rãi Những công nghệ này giúp tổ chức tối ưu hóa việc xử lý giao dịch, hỗ trợ quản lý và ra quyết định cho ban lãnh đạo Các lợi ích của công nghệ hiện đại đối với HTTTKT bao gồm tăng cường hiệu quả, độ chính xác và khả năng truy cập thông tin.
Xử lý dữ liệu là quá trình tích hợp các quy trình kinh doanh như mua hàng, bán hàng, nhân sự và đối tác, nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất Việc tự động hóa ghi chép và phân loại dữ liệu vào các hồ sơ thích hợp không chỉ tăng tính chính xác mà còn giảm thiểu sai sót Hệ thống tự động kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu thông qua các thuật toán, đảm bảo rằng số tiền trên hóa đơn khớp với doanh thu thu về và thời hạn thanh toán được quản lý hiệu quả.
Lưu trữ dữ liệu hiện nay đã chuyển từ tài liệu bản cứng sang các hệ thống lưu trữ trên phần mềm máy tính, giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát tài liệu Công nghệ cao không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn nâng cao khả năng khôi phục, đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của thông tin.
Cung cấp thông tin kịp thời từ dữ liệu kế toán là yếu tố quan trọng giúp tăng tính chính xác và minh bạch cho các đối tượng liên quan, đặc biệt là nhà quản lý Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) cần phải cung cấp các báo cáo và thông tin phù hợp để hỗ trợ quá trình ra quyết định Để vận hành HTTTKT hiệu quả trong bối cảnh công nghệ hiện đại, cần thực hiện các biện pháp cần thiết.
- Thực hiện tạo lập hệ thống gồm tạo lập phần cứng và tạo lập phần mềm;
Hệ thống điều khiển cần được trang bị một máy tính với hệ điều hành phù hợp, cùng với các phần mềm được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp.
- Người sử dụng phần mềm là các kế toán viên phải có hiểu biết nhất định trong việc sử dụng phần mềm
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Trước đây, các doanh nghiệp lớn thường thuê bên thứ ba như công ty phát triển phần mềm hoặc chuyên gia tư vấn để hỗ trợ Hiện nay, nhiều công ty đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí hơn bằng cách sở hữu HTTTKT riêng Việc áp dụng HTTTKT hiện đại giúp cải thiện hiệu quả kế toán thông qua phân tích dữ liệu, hệ thống chuyên gia, công cụ dự đoán, phần mềm hỗ trợ ra quyết định, và kiểm tra liên tục Những công cụ này giúp doanh nghiệp phân tích thông tin, kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và cho phép nhà quản lý quản lý nhiều hoạt động từ xa một cách hiệu quả Tuy nhiên, vẫn cần lưu ý đến những rủi ro tiềm ẩn khi áp dụng công nghệ hiện đại vào HTTTKT.
Chương 1 giới thiệu chung về những khái niệm và vấn đề cơ bản, từ đó, đưa ra cơ sở lý luận về HTTTKT trong doanh nghiệp Tiếp đó, người viết nêu ra vai trò quan trọng của HTTTKT, là một phần không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp Khóa luận đã phân tích cụ thể bốn nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống thông tin kế toán Bên cạnh đó, Khóa luận cũng khái quát đặc điểm của HTTTKT bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống phương tiện kỹ thuật trong HTTTKT, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán, chu trình kế toán và hệ thống kiểm soát trong một tổ chức Có thể thấy, nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin hiện đại, HTTTKT ngày càng toàn diện trong việc xử lý dữ liệu và đưa ra thông tin một cách chính xác và kịp thời Chính vì vậy, HTTTKT đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản trị và đưa ra quyết định.
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ SAPO
Khái quát về Công ty Cổ Phần công nghệ Sapo
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên chính thức: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO
Tên giao dịch: SAPO TECHNOLOGY., JSC
Người ĐDPL: Trần Trọng Tuyến
Vốn điều lệ của công ty : 3.645.740.000 đồng Địa chỉ trụ sở: P1006, B6 Khu đô thị Mỹ Đình 1, Phường Cầu Diễn, Quận Nam
Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Lĩnh vực: Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính
Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế kinh doanh dịch vụ & thương mại
Và các chi nhánh khác tại thành phố Hà Nội, Ninh Bình, Hải Phòng, Thanh Hóa, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng, Hà Tĩnh, HCM
Hình 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sapo
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Những mốc thời gian quan trọng trong lịch sử hình thành của công ty CP công nghệ Sapo
Vào năm 2008, với nhiều hoài bão trong lĩnh vực công nghệ, nhà sáng lập cùng các cộng sự đã thành lập doanh nghiệp và chính thức nhận giấy phép đăng ký kinh doanh vào ngày 05/02/2009, với vốn điều lệ 3.645.740.000 đồng tại Hà Nội.
Năm 2010, Bizweb ra mắt như một giải pháp bán hàng trực tuyến hữu ích, nhanh chóng giúp đỡ nhiều khách hàng Sau 2 năm hoạt động, Bizweb đã được vinh danh với danh hiệu “Sao Khuê” năm 2012, ghi nhận sự phát triển với hơn 2000 khách hàng.
Sau hơn bốn năm hoạt động và phát triển, vào tháng 9 năm 2013, công ty đã mở thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh với ông Trương Vĩnh Thịnh là người đại diện pháp luật Với sự phát triển nhanh chóng, Bizweb đã vinh dự nhận giải thưởng Nhân tài đất Việt năm 2013 Đầu năm 2014, Sapo được CYBERAGENT VENTURES, quỹ đầu tư thuộc tập đoàn Cyberagent Nhật Bản, đầu tư vào Bizweb.
Với nỗ lực không ngừng và sự đầu tư từ Quĩ đầu tư mạo hiểm, Sapo đã ra mắt phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sapo.vn vào tháng 10 năm 2014 Năm 2015, công ty vinh dự nhận danh hiệu “Sao Khuê” khi phục vụ hơn 5000 khách hàng Từ năm 2012 đến 2015, Sapo ghi nhận mức tăng trưởng ổn định, trung bình mỗi năm thu hút hơn 1000 khách hàng mới.
Tháng 4/2018 Bizweb và Sapo hợp nhất tạo nên phần mềm quản lý và bán hàng đa kênh với số lượng khách hàng lên tới hơn 43000 khách hàng
Tháng 6/2019, công ty phát triển thêm sản phẩm riêng phục vụ chuỗi khách hàng thuộc kiểu nhà hàng, quán cà phê – Sapo FnB
Tháng 8/2019 ra mắt sản phẩm tiếp theo với mục tiêu hỗ trợ bán hàng và kinh doanh online trên các diễn đàn, mạng xã hội,… - Sapo go
Tháng 4/2020, Công ty Sapo nhận được đầu tư từ quĩ Smilegate Investment Hàn Quốc và Teko Ventures
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
Chúng tôi cung cấp các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhằm thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn.
Một số sản phẩm của công ty như:
- Phần mềm quản lí bán hàng
- Phần mềm quản lí nhà hàng
- Phần mềm bán hàng online
- Giải pháp thiết kế website bán hàng
- Giải pháp quản lí bán hàng đa kênh
- Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
Đảm bảo thực hiện đầy đủ cam kết với người tiêu dùng về sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giải quyết hợp lý các mối quan hệ lợi ích với các đối tác kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng và cùng có lợi.
- Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
- Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ Phần công nghệ Sapo
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Sapo
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm Ban tổng giám đốc, ban trợ lý và các phòng ban khác, mỗi phòng đảm nhận những chức năng riêng biệt.
Ban tổng giám đốc, bao gồm những người sở hữu từ 5% đến trên 10% cổ phần của công ty, có trách nhiệm quan trọng trong việc tạo ra giá trị cốt lõi và xây dựng tầm nhìn chiến lược cho doanh nghiệp.
Khối kinh doanh bao gồm các khu vực Hà Nội, miền Bắc, miền Trung, và khu vực Hồ Chí Minh Trợ lý giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ tiếp thị sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Khối công nghệ và phát triển sản phẩm (CN & PTSP) - CTO chịu trách nhiệm xây dựng hạ tầng công nghệ, bao gồm thiết kế, nghiên cứu và phát triển (R&D), đào tạo nhân viên mới và kiểm định chất lượng công nghệ Khối này cũng hỗ trợ các phòng ban khác về thiết bị đường truyền và cấp quyền truy cập cho nhân viên theo từng cấp và chức năng nhiệm vụ Ngoài ra, khối PTSP có nhiệm vụ cải thiện các sản phẩm đã ra mắt trên thị trường và nâng cấp công nghệ cho các sản phẩm mới.
Khối DV khách hàng có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng sau bán, tư vấn và gia hạn hợp đồng cho những khách hàng sắp hết hạn dịch vụ Ngoài ra, bộ phận này còn giải quyết các vấn đề của khách hàng và triển khai lắp đặt, tạo dịch vụ cho họ.
Khối hỗ trợ kinh doanh bao gồm phòng tài chính kế toán, cung cấp hỗ trợ về pháp chế và tài chính cho doanh nghiệp, như phiếu thu và hợp đồng Đồng thời, phòng hành chính nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chấm công, hồ sơ nhân sự và thu thập dấu vân tay.
Trợ lý giám đốc: tham mưu và hỗ trợ TGĐ trong công việc hoạt động và điều hành công ty
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Chỉ tiêu doanh thu giai đoạn 2018-2020 của công ty CP công nghệ Sapo: ĐVT: VNĐ
Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu kinh doanh của Sapo
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 55977813833 63254929632 164467437698
Các khoản giản trừ doanh thu 15207501 19617676 768610163
Doanh thu thuần bán hàng cung cấp dịch vụ 42720214950 63235311956 163698827535
Bảng 2.2 Báo cáo khuynh hướng thay đổi DTT
Báo cáo khuynh hướng thay đổi DTT tại công ty CP công nghệ Sapo Đơn vị: %
Hình 2.2 Biểu đồ khuynh hướng thay đổi DTT 2018-2020 tại Sapo
Trong giai đoạn 2018-2020, biểu đồ cho thấy mặc dù khoản giảm trừ doanh thu tăng cao vào năm 2020, nhưng tốc độ tăng này vẫn không vượt qua tốc độ tăng của doanh thu tổng (DTT) DTT của công ty đã có sự tăng trưởng ấn tượng trong thời gian này, nhờ vào sự phát triển rõ rệt của ngành công nghệ phần mềm Đặc biệt, từ năm 2019 đến 2020, DTT đã tăng 180.81% trong bối cảnh dịch Covid-19 phức tạp, điều này phản ánh những nỗ lực của Sapo trong việc khai thác nhu cầu khách hàng và sự đầu tư từ các nhà đầu tư nước ngoài.
Biểu đồ khuynh hướng thay đổi DTT 2018-2020 tại Sapo
Doanh thu thuần bán hàng cung cấp dịch vụ
Các khoản giản trừ doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hình 2.3 Cơ cấu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2020
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Cơ cấu doanh thu của Sapo năm 2020 chủ yếu đến từ doanh thu bán thành phẩm, bao gồm tên miền quốc tế, gói dịch vụ quảng cáo và nâng cấp dung lượng email, chiếm tới 68% Điều này phản ánh đúng xu hướng phát triển của doanh nghiệp.
2.1.5 Vị trí thực tập tại công ty CP công nghệ Sapo
Với vai trò thực tập sinh, tôi được chị kế toán trưởng giao nhiệm vụ hỗ trợ kế toán bán hàng tại PGD 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội Công việc cụ thể bao gồm việc quản lý và theo dõi các giao dịch bán hàng, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép số liệu, cũng như hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính định kỳ.
- Hàng ngày duyệt các phiếu thu trên phần mềm quản lý tổng thể Sapo- 360
Hình 2.4 Giao diện danh sách các phiếu thu cần duyệt
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
- Ngoài ra em còn được phân công xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
Hình 2.5 Danh sách các hóa đơn cần phát hành
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần công nghệ Sapo
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần công nghệ Sapo
Công ty Sapo áp dụng mô hình kế toán tập trung, trong đó tất cả chứng từ và tài liệu từ các chi nhánh được chuyển về trụ sở chính để lưu trữ và xử lý Tại đây, các chứng từ sẽ được kiểm tra và lưu trữ theo đúng quy định hiện hành Vào kỳ báo cáo, các hoạt động xử lý và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước sẽ được thực hiện tại phòng kế toán tài chính, địa chỉ 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
Phòng kế toán bao gồm các chức vụ chính như kế toán thuế, kế toán kho và công nợ, kế toán nội bộ, kế toán tổng hợp, kế toán đối soát, kế toán bán hàng và thủ quỹ.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành phòng kế toán, phê duyệt các chứng từ quan trọng, lập báo cáo tài chính, đồng thời cung cấp tư vấn và hỗ trợ cho Phó Tổng Giám Đốc.
Kế toán thuế là quá trình tập hợp, xử lý và lưu trữ các chứng từ cùng hóa đơn phát sinh trong kỳ Hàng tháng, kế toán thuế thực hiện việc lập báo cáo và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế.
Kế toán doanh thu xuất hóa đơn bao gồm việc xuất hóa đơn và quản lý hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đồng thời hàng kỳ lập các báo cáo liên quan đến hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán kho và công nợ bao gồm việc lập chứng từ nhập xuất, ghi nhận chi phí mua hàng, hóa đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào, đầu ra Đồng thời, cần theo dõi công nợ và lập biên bản xác minh công nợ định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Kế toán đối soát là quá trình quan trọng trong việc kiểm tra và đối chiếu các khoản phí, hoa hồng, tiền COD, cũng như theo dõi công nợ của khách hàng theo từng độ tuổi nợ Công việc này bao gồm việc thu nợ và trích lập dự phòng liên quan, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán bán hàng thực hiện các công việc hàng ngày như duyệt thu và quản lý chứng từ bán hàng, bao gồm phiếu thu Họ cũng làm việc với nhân viên kinh doanh để thu tiền thiếu từ các hợp đồng nhỏ lẻ bằng tiền mặt và vào cuối ngày, chuyển quỹ cho thủ quỹ Ngoài ra, kế toán bán hàng còn lập các báo cáo liên quan đến hoạt động bán hàng.
Kế toán tổng hợp: là người tổng hợp chứng từ, ghi vào sổ sách, kiểm tra tính hợp lý và đúng đắn của các số liệu trong kì
Thủ quỹ kiêm lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, đảm bảo chi trả lương cho nhân viên một cách kịp thời và chính xác Ngoài ra, họ còn quản lý các hợp đồng lao động và thực hiện các công việc liên quan đến tính toán lương hàng tháng cùng các phát sinh liên quan đến tiền lương và tiền công của người lao động.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán
Công ty CP công nghệ Sapo được thành lập và đăng ký theo thông tư 133/2016/TT-BTC, với kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Để quản lý hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Các tài sản cố định được ghi nhận theo chế độ kế toán Việt Nam và áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung Đối với thuế GTGT, công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ 10% cho các mặt hàng chịu thuế Đặc biệt, do công ty kinh doanh phần mềm, một số sản phẩm sẽ không chịu thuế giá trị gia tăng.
Trong giai đoạn 2018-2020, công ty đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước về luật kế toán, bao gồm chế độ kế toán, chứng từ, hóa đơn và các tài liệu liên quan Hình thức ghi sổ được áp dụng là sổ Nhật ký chung thông qua phần mềm kế toán máy, giúp tính toán, xử lý và xuất tệp tin báo cáo cho doanh nghiệp Quy trình xử lý được minh họa bằng hình ảnh rõ ràng.
Hình 2.6 Trình tự luân chuyển chứng từ hình thức sổ nhật kí chung
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Phần mềm kế toán MISA.net 2019 đã hỗ trợ các công ty từ năm 2018 trong việc quản lý hiệu quả các khoản mục quan trọng như công cụ dụng cụ, tài sản cố định, và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo quản trị liên quan đến giá thành sản phẩm, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý tài chính.
Hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm theo hình thức Nhật kí chung
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của công ty luôn tuân thủ quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, đảm bảo sử dụng các mẫu chứng từ và sổ sách kế toán phù hợp.
Bảng cân đối kế toán: mẫu Mẫu số B01-DNN
Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01-DNN
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02-DNN
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DNN
Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DNN
Và các tài liệu chứng từ khác cũng tuân theo qui định của Thông tư đã ban hành.
Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần công nghệ
Công ty CP công nghệ Sapo, với trụ sở chính tại Hà Nội và nhiều chi nhánh trên toàn quốc, áp dụng mô hình kế toán tập trung Tất cả chứng từ, hợp đồng và tài liệu định kỳ được gửi về phòng kế toán tại Hà Nội để kiểm tra và lưu trữ Đối với tài liệu mật, công ty sử dụng dịch vụ EMS để chuyển phát an toàn, trong khi các tài liệu khác được gửi qua hình thức COD nhằm tiết kiệm chi phí và thuận tiện hơn.
Bộ máy điều hành kế toán bao gồm nhiều vị trí quan trọng như kế toán trưởng, kế toán kho & công nợ, kế toán bán hàng, kế toán lương & thủ quỹ, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán đối soát và kế toán doanh thu Mỗi vị trí đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo kế toán.
Hệ thống nhân sự kế toán được điều hành bởi kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, tạo ra sự quản lý hiệu quả Cách tổ chức này hiện tại đang phù hợp với hoạt động của công ty.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty cổ phần công nghệ Sapo
Công ty CP công nghệ Sapo cung cấp giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với địa bàn hoạt động tập trung Hình thức này đảm bảo tính thống nhất và kiểm soát đồng bộ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý Các chứng từ và tài liệu được lưu trữ tập trung, tạo thuận lợi cho việc thanh kiểm tra và kiểm toán doanh nghiệp.
Nhược điểm của bộ máy kế toán tập trung là không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều phòng giao dịch trên toàn quốc, đặc biệt khi muốn mở rộng ra nước ngoài Việc duy trì hệ thống này có thể gây khó khăn trong việc luân chuyển chứng từ Hơn nữa, với sự phân quyền mạnh mẽ, kế toán trưởng phải quản lý khối lượng công việc lớn, trong khi năng lực của các nhân viên không đồng đều, dẫn đến khó khăn trong phân công và giải quyết công việc, từ đó làm giảm tiến trình công việc.
Tại các chi nhánh và văn phòng đại diện, công ty có các nhân vật chủ chốt điều hành và quản lý Tất cả thông tin và đề xuất đều được ban giám đốc phê duyệt trước khi chuyển sang phòng kế toán Các thành viên trong phòng kế toán giao tiếp qua ổ chung, giúp quản lý và cập nhật thông tin kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả trong tiến trình giải quyết công việc.
2.3.2 Hệ thống phương tiện kĩ thuật
Công ty CP công nghệ Sapo sử dụng hệ thống phần mềm HTKK để quản lý các vấn đề liên quan đến thuế và nghĩa vụ với nhà nước Ngoài ra, công ty còn áp dụng phần mềm MISA.NET-2019, phần mềm quản trị nội bộ DMS, và phần mềm quản lý kế toán bán hàng 360 nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
(Nguồn công ty CP công nghệ Sapo)
Phần mềm kế toán Misa hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và tài sản cố định một cách tập trung Bên cạnh đó, Misa còn cho phép doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm kế toán như báo cáo tài chính, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
Ví dụ minh họa về hệ thống phần mềm 360 và DMS-phần mềm quản trị nội bộ chỉ trong doanh nghiệp Sapo mới có
Hình 2.8 Giao diện phần mềm Sapo-360
Phần mềm Sapo-360, do công ty CP công nghệ Sapo phát triển, là một giải pháp kế toán toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động như khách hàng, nhà cung cấp, tiền mặt, tiền gửi, kế toán và báo cáo Mặc dù hiện tại phần mềm này chủ yếu hỗ trợ quản lý bán hàng, doanh thu và kho, công ty đang nỗ lực hoàn thiện để trong tương lai có thể thay thế Misa Sapo-360 hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và đối soát quỹ.
- Không phải cài đặt phần mềm sử dụng như một trang web trên google
- Không cần máy tính có cấu hình cao cũng có thể sử dụng nhanh
- Xử lý được hoa hồng chia sẻ
- Tương tác với những người liên quan đến công việc bằng emai, thảo luận trực tiếp
- Xuất hóa đơn điện tử thủ công khi liên kết với Me-invoice
- Sử dụng được khi dùng điên thoại truy cập
- Do hệ thống chay bằng web nên tính bảo mật không được cao
- Các tính năng trên 360 chưa được hoàn thiện nên dễ xẩy ra sai sót
- Tính năng nhân diện thông tin chưa được lập trình linh hoạt
- Không thể sử dụng được khi kết nối mạng bị ngắt
Hình 2.9 Giao diện phần mềm DMS
Phần mềm DMS của công ty CP công nghệ Sapo cung cấp một giao diện quản trị nội bộ, cho phép các thành viên kết nối qua một góc workplace tương tự như Facebook Người dùng có thể tạo trang cá nhân, trò chuyện qua DMS chat, đăng bài và tương tác như trên mạng xã hội Ngoài ra, DMS cũng hỗ trợ chấm công, ghi nhận thời gian check-in, check-out, và cho phép gửi đơn xin nghỉ phép hoặc đi muộn Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là tạo ra môi trường làm việc kết nối và hiệu quả cho các thành viên trong doanh nghiệp.
- Giống như 360, DMS cũng là một website sử dụng dễ dàng qua đường link ngắn gọn DMS.sapo.vn
- Thuận tiện cho việc quản trị nhân lực, quản lý các tài liệu công ty như Hợp đồng, phiếu thu,…
- Chưa có tính năng quản lý tài chính doanh nghiệp vì vậy công ty đã phát triển
360 để trong tương lại sẽ thay thế cả Misa và DMS
- Tính năng cung cấp thông tin còn hạn chế vì công nghệ phần mềm lỗi thời không thể nâng cấp
- Không thể truy cập thông tin khi dùng điện thoại điều này rất khó khăn khi Kinh doanh di chuyển mà không mang laptop
2.3.2.2 Hệ thống phần cứng Đối với hệ thống doanh nghiệp tất cả các nhân viên đi làm đều sử dụng laptop và máy tính Tuy nhiên khi truy cập vào thông tin trên phần mềm làm việc của công ty thì tất cả đều phải sử dụng mạng nội bộ, mạng cáp để bảo mật thông tin
Đối với phần cứng, bao gồm hệ thống dây cáp mạng LAN, máy tính và laptop công ty, các máy tính công ty thường có cấu hình cao và sử dụng kết nối mạng cáp hoàn toàn Mỗi máy tính đều được cài đặt mật khẩu riêng để bảo mật thông tin Đối với máy tính cá nhân không thuộc quyền sở hữu của công ty, trước khi đưa vào sử dụng, cần phải được bộ phận IT kiểm tra và phê duyệt.
Hệ thống mạng cáp được lắp đặt bằng cách kéo dây đến từng phòng qua đường dây nổi có bọc bảo vệ Mặc dù các đầu mạng đã được kết nối đến từng máy tính, nhưng việc sắp xếp máy tính quá gần nhau trong phòng làm việc có thể ảnh hưởng đến việc đi lại và hiệu suất của hệ thống mạng.
2.3.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán tại công ty CP công nghệ Sapo
2.3.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty CP công nghệ Sapo
Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty cổ phần Sapo tương tự như nhiều doanh nghiệp khác, với các bước cơ bản được khái quát như sau:
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bên thực hiện sẽ tạo chứng từ trên phần mềm kế toán hoặc thu thập chứng từ để gửi đến bộ phận kế toán Tại đây, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ và chính xác của các chứng từ đã được tập hợp.
Bước sau đó là chứng từ sẽ được kế toán trưởng hoặc tổng giám đốc kí duyệt hoặc thông qua
Tiếp đến là các chứng từ này được sắp xếp theo qui định của công ty và tiến hành hạch toán, ghi sổ kế toán
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty CP công nghệ Sapo
Báo cáo sẽ liệt kê các yếu tố bất thường, chẳng hạn như sự xuất hiện của các đơn vị gói dịch vụ trên hóa đơn điện tử như module, lần và tháng Kế toán hóa đơn sẽ tổng hợp những điều bất thường này và báo cáo lên cấp trên để chờ xử lý.
- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống giữa phần mềm và tại liệu excel giữa 360 và DMS
Công ty thực hiện kiểm soát thông tin đầu ra bằng cách xuất các báo cáo bán hàng, chi tiết công nợ phải thu, và thông tin kho hàng hàng tuần Những báo cáo này được bảo mật và lưu trữ tại ổ chung nội bộ Thông tin này được phân phối cho các cấp có quyền để tổng hợp lập các báo cáo tài chính và các báo cáo khác, tuy nhiên, một số thông tin cần được kiểm soát lại để đảm bảo tính chính xác và an toàn.
2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP công nghệ Sapo
2.4.1.1 Về bộ máy kế toán tại công ty CP công Nghệ Sapo Ưu điểm của bộ máy kế toán tại công ty là có nguồn nhân lực chủ chốt trong phòng tài chính kế toán đầy kinh nghiệm trong ngành kế toán – kiểm toán Ngoài ra công ty còn có đội ngũ pháp chế hỗ trợ doanh nghiệp về mặt pháp lý như xử lý các hợp đồng kinh tế, các vấn đề văn phòng đại diện, thuế,…
Đội ngũ kế toán trẻ trung và năng động của chúng tôi luôn làm việc chăm chỉ, tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và dễ chịu cho tất cả các thành viên trong công ty.
2.4.1.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP công nghệ Sapo
Công ty CP công nghệ Sapo tập trung phát triển hệ thống thông tin độc lập, giảm thiểu việc sử dụng dịch vụ bên thứ ba nhằm nâng cao tính bảo mật Các phần mềm nội bộ của công ty không chỉ nhằm hoàn thiện nhiều tính năng hơn so với các phần mềm kế toán hiện có như Misa, mà còn tích hợp các giải pháp 360 và DMS với khả năng kết nối nhanh chóng Điều này giúp nhân viên dễ dàng thảo luận và gửi email trực tiếp trên phần mềm, nâng cao hiệu quả làm việc và sự hợp tác trong nội bộ.
AIS đã hỗ trợ kế toán bằng cách cung cấp thông tin tài chính, giúp công việc này trở nên dễ dàng hơn Các dữ liệu từ AIS có thể được xuất khẩu và tổng hợp để tạo ra các báo cáo kế toán phù hợp với từng mục đích sử dụng.
AIS cung cấp cho nhà lãnh đạo cái nhìn rõ ràng về xu hướng biến đổi của dữ liệu qua các năm thông qua hệ thống báo cáo biểu đồ, từ đó hỗ trợ quản trị doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định chính xác.
Phòng kế toán gồm 8 nhân viên đảm nhận các công việc từ tiếp nhận, kiểm tra, xử lý đến tổng hợp thông tin Mặc dù số lượng nhân viên tương đối nhiều, nhưng vẫn chưa phù hợp với khối lượng công việc thực tế Hơn nữa, các nhân viên kế toán chưa được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, dẫn đến việc thiếu cập nhật thông tin cần thiết.
Công việc được phân chia rõ ràng theo quy trình trong các bộ phận Tuy nhiên, với sự mở rộng quy mô công ty, đặc biệt là vào năm 2020 khi công ty mở thêm nhiều chi nhánh và tăng cường sản phẩm mới, khối lượng công việc tăng lên đáng kể Điều này đã khiến bộ phận kế toán phải xử lý một lượng thông tin lớn, dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình làm việc.
Công ty đã thu hút nguồn tài chính từ nhiều nhà đầu tư, trong đó có quỹ Smilegate Investment Hàn Quốc và Teko Ventures, với số vốn lên đến 7 con số (USD) vào tháng 4/2020 Mặc dù có nguồn lực tài chính mạnh mẽ, mỗi dự án vẫn cần kế hoạch rõ ràng để đảm bảo hiệu quả Tuy nhiên, việc hoạch định tài chính kế toán hiện tại chưa đạt hiệu quả cao, do vị trí Giám Đốc tài chính kế toán vẫn chưa được bổ nhiệm và đang được kiêm nhiệm bởi Phó Tổng Giám Đốc.
2.4.2.2 Hệ thống phương tiện kĩ thuật
Hệ thống quản lý bán hàng mới được triển khai từ đầu năm 2020 gặp phải nhiều vấn đề về tốc độ và độ chính xác Chẳng hạn, khi xử lý phiếu thu tự động, hệ thống chỉ xác nhận thu tiền nếu các thông tin như thời gian và số tiền khớp đúng, nhưng việc xác định doanh thu lại phụ thuộc vào việc khớp đúng mặt hàng và mã thống kê Ngoài ra, thông tin trên phiếu thu có thể thiếu sót do không kiểm tra hợp đồng kinh tế trước khi duyệt Hơn nữa, việc quản lý quỹ tiền mặt trong công ty cũng gặp rủi ro, vì nhiều tên quỹ khác nhau như tiền mặt Sài Gòn và tiền mặt Hà Nội có thể bị nhầm lẫn, dẫn đến sai sót trong quản lý quỹ doanh nghiệp.
Việc tách biệt nhiều phần mềm DMS, Misa và 360 gây khó khăn trong quá trình đồng bộ và kết nối dữ liệu kế toán, dẫn đến việc xử lý mất nhiều thời gian và gia tăng sai sót.
Các phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp khác ngoài Misa đều yêu cầu kết nối mạng để hoạt động hiệu quả Do đó, nếu xảy ra sự cố mạng, công việc trong công ty sẽ bị gián đoạn nghiêm trọng.
Tính đến năm 2020, tại trụ sở Hà Nội, số lượng máy tính cây có cấu hình cao còn hạn chế, khiến nhân viên gặp khó khăn trong công việc Dù có thể mang máy tính cá nhân hoặc sử dụng laptop công ty, nhưng các laptop này thường có cấu hình thấp, dẫn đến việc sử dụng các phần mềm nặng như Misa trở nên chậm chạp và không hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian hoàn thành công việc.
Hệ thống dây cáp, ổ điện cần được bảo vệ hoặc cài đặt tránh các va chạm làm ngắn kết nối, mất dữ liệu chưa kịp lưu trên máy tính
2.4.2.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu của công ty gặp khó khăn do khối lượng nghiệp vụ kinh tế lớn, dẫn đến việc các chứng từ không được cập nhật kịp thời.
Ví dụ: việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng chưa được thực hiện ngay khi tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng – thu tiền
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần công nghệ
Công ty đang nỗ lực mở rộng các chi nhánh ra nước ngoài, tập trung vào những thị trường có tỷ lệ sử dụng mạng xã hội và công nghệ Internet tiềm năng Một ví dụ điển hình là Thái Lan, nơi công ty đã triển khai nhiều dự án nhằm tận dụng cơ hội phát triển tại đây.
Năm 2020, công ty đã mở rộng quy mô hoạt động và tập trung phát triển các sản phẩm tài chính như Sapo Fin, kênh tài chính tối ưu cho khách hàng Sapo, và Sapo Pay, dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt Đặc biệt, từ năm 2021, doanh nghiệp đã chuyển đổi chế độ kế toán từ thông tư 133/2016 TT-BTC sang thông tư 200/2014 TT-BTC, mang lại cả lợi ích và thách thức cho khối phòng kế toán tài chính trong giai đoạn đầu áp dụng.
Công ty đang nỗ lực trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ bằng cách nghiên cứu và phát triển hệ thống phần mềm để mở rộng ra thị trường quốc tế Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm mà còn gia tăng lợi ích kinh doanh.
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần công nghệ Sapo
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán
Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ định kỳ cho nhân viên phòng tài chính – kế toán nhằm cập nhật thông tin mới Hiện tại, số lượng nhân viên kế toán tại công ty CP công nghệ Sapo còn ít so với khối lượng công việc của các chi nhánh trên toàn quốc Để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả làm việc, công ty nên xem xét việc thuê thêm nhân viên hỗ trợ, có thể là các cộng tác viên, để giúp công việc diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Công ty cần bổ nhiệm Giám đốc tài chính để quản lý, hoạch định và dự báo dòng tiền, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính Vị trí này sẽ hỗ trợ công ty trong việc đưa ra quyết định chính xác liên quan đến quỹ tài chính doanh nghiệp.
Sơ đồ hoàn thiện bộ máy kế toán:
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán
Việc sử dụng phần mềm nội bộ của công ty đang trong quá trình hoàn thiện, nhưng quản trị hệ thống vẫn còn mơ hồ Do đó, người dùng cần hiểu rõ để tránh sai sót Công ty nên tổ chức các khóa đào tạo và kiểm tra kiến thức thường xuyên cho nhân viên sử dụng phần mềm nhiều Điều này giúp họ nhận thức đúng vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin đầu vào cho kế toán.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện phương tiện kĩ thuật
Công ty cần cải thiện hệ thống công nghệ và phần mềm kế toán nội bộ để giảm thiểu sai sót và tăng cường tính tự động hóa Việc tích hợp các tính năng thông báo liên quan là cần thiết, đặc biệt khi công ty bán phần mềm và phần cứng như máy in mã vạch và máy POS Nếu hệ thống được cải tiến để phát hiện lỗi, quá trình kiểm tra kho và hợp đồng kinh tế sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn Để tránh tình trạng trùng lặp mã khách hàng, công ty nên nâng cao khả năng nhận diện dữ liệu, đảm bảo mỗi khách hàng có một mã duy nhất Doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc kiểm soát hệ thống để giảm thiểu lỗi từ người dùng, đồng thời nâng cấp tốc độ xử lý giao dịch ngân hàng và tự động hóa quy trình duyệt phiếu thu dựa trên nguyên tắc thông tin đầy đủ Những phiếu thu không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ ngay từ đầu, giúp hạn chế sai sót trong quy trình.
Doanh nghiệp cần nhanh chóng tích hợp và ứng dụng giải pháp ERP để cải thiện và đồng bộ hóa các phần mềm hiện có, giảm thiểu tình trạng sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, từ đó tiết kiệm thời gian đồng bộ và kết nối giữa các bộ phận kế toán.
Vào thứ ba, phần mềm cần được trang bị thêm các tính năng cho phép hoạt động ngay cả khi không có kết nối mạng Bên cạnh đó, công ty nên thực hiện bảo trì hệ thống ngoài giờ hành chính để tránh làm gián đoạn công việc của toàn bộ hệ thống.
Hệ thống tài sản máy tính của công ty cần được nâng cấp, bao gồm việc mua thêm laptop cấu hình cao để nhân viên có thể dễ dàng di chuyển và sử dụng các phần mềm nặng Đối với hệ thống mạng, tính bảo mật cần được đảm bảo, tuy nhiên cách bày trí và khoảng cách giữa các thiết bị trong phòng kế toán chưa hợp lý Cần cố định lại các ổ cắm và sử dụng hộp bảo vệ để tránh va chạm gây ngắt kết nối.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Mặc dù công ty có khả năng xuất hóa đơn hàng loạt, nhưng vẫn gặp nhiều sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả và tăng khối lượng công việc cho kế toán doanh thu Để cải thiện quy trình xuất hóa đơn, công ty cần tuyển thêm cộng tác viên chuyên trách và tăng tốc xử lý đơn hàng, đặc biệt đối với hàng hóa vận chuyển qua COD, nhằm rút ngắn thời gian chờ đợi Cuối mỗi tháng, việc lưu trữ bản cứng của các chứng từ là cần thiết để đảm bảo an toàn trước các rủi ro từ máy tính.
*Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty cần tập trung vào việc theo dõi và kiểm soát thường xuyên các tài khoản kế toán, đặc biệt là tài khoản 131 (phải thu khách hàng), bằng cách tạo chi tiết tài khoản theo từng hóa đơn bán hàng.
*Hệ thống sổ sách và báo cáo
Công ty sử dụng phần mềm MISA để hỗ trợ cho mảng tài chính, cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính cần thiết Tuy nhiên, cần bổ sung các báo cáo nghiệp vụ cho phòng kinh doanh để đảm bảo sự đối chiếu chính xác giữa số liệu của phòng kinh doanh và kế toán.
Công ty cần tăng tốc độ hoàn thiện Phần mềm 360 để các báo cáo này được phát huy tác dụng như đã được tạo trên phân hệ báo cáo
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện các chu trình kinh doanh
*Đối với chu trình doanh thu:
Các văn bản nêu rõ qui trình của chu trình doanh thu cần được hoàn thiện
Các bên tham gia nhập liệu cần cẩn thận và nhập liệu chính xác các thông tin và phần mềm
Cần cải thiện phần mềm kế toán DMS và việc đồng bộ dữ liệu qua 360 để thông tin được truyền nguyên vẹn chính xác đến các tập tin
Để tiết kiệm thời gian kiểm tra và đối soát thông tin, việc xuất hóa đơn hàng loạt cần được thực hiện một cách chính xác Hệ thống 360 cần tiếp tục phát triển để tự động cập nhật thông tin, đảm bảo số tiền thu về và công nợ khách hàng được ghi nhận chính xác.
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
Công ty cần có các khóa đào tạo tạo điều kiên cho các nhân viên phòng lập trình nâng cao kiến thức kế toán cơ bản
Nâng cao ý thức chấp hành quy định về việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác khi nhập liệu là rất cần thiết đối với nhân viên nhập liệu Điều này sẽ tăng cường khả năng kiểm soát các thông tin quan trọng liên quan đến nhiều quy trình kế toán.