NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
1.1 Chi phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung
Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, không phụ thuộc vào việc đã chi tiền hay chưa.
1.1.1 Khái niệm, vai trò các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp được NSNN cấp hoàn toàn
Các khoản chi hoạt động bao gồm chi phí thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán đã phê duyệt, như chi cho quản lý bộ máy, nghiệp vụ và công tác chuyên môn của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức xã hội và lực lượng vũ trang Nguồn kinh phí này có thể đến từ ngân sách nhà nước, thu phí, lệ phí hoặc từ các nguồn tài trợ, viện trợ nước ngoài.
Với đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng hoàn toàn vốn NSNN, công tác chi sẽ sử dụng các nguồn sau:
- Chi từ dự toán ngân sách
- Chi từ nguồn phí được để lại
- Chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài
1.1.2 Quy định về lập dự toán chi phí, quyết toán chi phí, xét duyệt quyết toán chi phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp được NSNN cấp hoàn toàn
CQLLĐNN lập dự toán, quyết toán ngân sách dựa trên Luật Ngân sách Nhà nước
- Căn cứ lập dự toán ngân sách nhà nước hằng năm
Lập dự toán ngân sách nhà nước (NSNN) cần dựa trên các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, các chỉ tiêu cụ thể và tình hình thực hiện NSNN của năm trước.
- Quyết toán, xét duyệt chi phí (Xử lý chi ngân sách nhà nước cuối năm)
Cuối năm ngân sách, Cục thực hiện khóa sổ kế toán và lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước Việc xét duyệt quyết toán năm bao gồm việc kiểm tra từng khoản chi phát sinh tại đơn vị, đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của luật Ngân sách Sau đó, sẽ tiến hành kiểm tra kết quả hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành.
Số liệu quyết toán ngân sách nhà nước (NSNN) cần phải đầy đủ, chính xác và trung thực, phù hợp với nội dung dự toán NSNN đã được giao và theo mục lục NSNN Quyết toán chi NSNN là số chi đã thực hiện thanh toán và hạch toán theo quy định, khớp với chứng từ và số liệu tại Kho bạc Nhà nước quận Hoàn Kiếm Ngoài ra, báo cáo quyết toán cần kèm theo thuyết minh đánh giá kết quả và hiệu quả sử dụng ngân sách dựa trên nhiệm vụ và mục tiêu của đơn vị.
- Yêu cầu quyết toán ngân sách nhà nước
Số liệu quyết toán ngân sách nhà nước (NSNN) cần phải chính xác, trung thực và đầy đủ Số quyết toán chi thể hiện các khoản chi đã thực tế thanh toán và được hạch toán đúng quy định Đặc biệt, nếu có các khoản chi không đúng quy định, đơn vị sẽ phải hoàn trả đầy đủ cho ngân sách.
1.2 Quy định hạch toán các khoản chi phí hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp được Ngân sách nhà nước cấp hoàn toàn
1.2.1 Hệ thống tài khoản quy định
Tài khoản 611 - Chi phí hoạt động được sử dụng trong kế toán để ghi nhận các khoản chi phí thường xuyên và không thường xuyên, bao gồm cả chi từ nguồn tài trợ và biếu tặng nhỏ lẻ Các khoản chi này phải tuân theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Việc phân loại chi thường xuyên và không thường xuyên tuân theo quy định của cơ chế tài chính hiện hành Các đơn vị cần thực hiện chi tiêu phù hợp với các quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về định mức và tiêu chuẩn chi.
Tài khoản này ghi nhận các khoản chi trong dự toán hàng năm của đơn vị Đơn vị cần theo dõi chi tiết các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên để quản lý kinh phí tiết kiệm hoặc chưa sử dụng vào cuối năm, theo quy định hiện hành.
Tài khoản 611- Chi phí hoạt động có 2 tài khoản cấp 2
Tài khoản 6111 - Thường xuyên, bao gồm 4 tài khoản cấp 3, được sử dụng để phản ánh các khoản chi cho nhiệm vụ thường xuyên, như chi tiền lương, chi cho hoạt động chuyên môn và chi quản lý.
TK 61111 - Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên ghi nhận các khoản chi liên quan đến tiền lương, tiền công và các chi phí khác phát sinh cho người lao động trong năm.
Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng trong TK 61112 phản ánh tổng quan về các khoản chi tiêu cho vật tư và công cụ, cũng như các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động trong năm.
+ TK 61113- Chi phí hao mòn TSCĐ: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính trong năm
+ TK 61118- Chi hoạt động khác: Phản ánh các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên phát sinh trong năm
Các khoản chi phí hoạt động phát sinh ở đơn vị
Các khoản được phép ghi giảm chi phí hoạt động trong năm
Kết chuyển số chi phí hoạt động vào TK
- Tài khoản 6112- Không thường xuyên (Gồm 4 TK cấp 3): Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị
+ TK 61121- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí kahcs cho nhân viên:
Phản ánh các khoản chi tiền lương, tiền công và chi khác cho người lao động phát sinh trong năm
Chi phí vật tư công cụ và dịch vụ trong TK 61122 phản ánh tổng hợp các khoản chi cho vật tư, công cụ và dịch vụ đã được sử dụng trong hoạt động của năm.
+ TK 61123- Chi phí hao mòn TSCĐ: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính trong năm
+ TK 61128- Chi hoạt động khác: Phản ánh các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên phát sinh trong năm
1.2.2 Chứng từ kế toán và sổ kế toán quy định
Chứng từ kế toán là các tài liệu cần thiết để ghi nhận các khoản chi trong hoạt động, bao gồm các loại chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và bảng thanh toán lương.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 2.1 Khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước
Cục quản lý lao động ngoài nước là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và
Xã hội có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Cục quản lý lao động ngoài nước có tên giao dịch quốc tế là Department of Overseas Labour, viết tắt là DOLAB
Quyết định Số: 1638/QĐ-LĐTBXH chỉ ra các chức năng và nhiệm vụ của Cục quản lý lao động ngoài nước như sau:
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ: a) Các dự án luật, pháp lệnh và văn bản quy phạm pháp luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng b) Chiến lược, kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình, dự án, đề án về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; cơ chế, chính sách đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng c) Các văn bản thỏa thuận, nội dung đàm phán về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng giữa Việt Nam với các nước, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao đ) Quy định về nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
2 Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ
3 Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
4 Nghiên cứu, định hướng và thực hiện các biện pháp ổn định và phát triển thị trường lao động ngoài nước
5 Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi và thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
6 Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật
7 Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đi làm việc ở nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật
8 Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
9 Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
10 Thu, quản lý và sử dụng các nguồn thu từ hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định của pháp luật
11 Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
12 Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động và khả năng cung ứng lao động của Việt Nam với thị trường lao động ngoài nước Chủ trì tổng kết, đánh giá, nhân rộng các mô hình tiên tiến trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
13 Xây dựng cơ sở dữ liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công của Bộ
14 Hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với đại diện quản lý lao động Việt Nam của Bộ làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan của Việt Nam ở nước ngoài
15 Giúp Bộ quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật
16 Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong lĩnh vực được phân công
17 Nghiên cứu khoa học, thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
18 Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước
19 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
20 Quản lý công chức, viên chức, người lao động; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ
21 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cục quản lý lao động ngoài nước
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Cục quản lý lao động ngoài nước
Phòng Kế hoạch - Tài chính có nhiệm vụ hỗ trợ Cục trưởng trong việc quản lý tài chính và kế toán, đồng thời xử lý, ghi nhận và tổng hợp thông tin liên quan đến nguồn ngân sách.
Nhà nước cung cấp và tài trợ các khoản ngân sách cho đơn vị, đồng thời thực hiện việc tổng hợp và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, cần kiểm tra và giám sát tình hình thu chi cũng như việc sử dụng tài sản của đơn vị.
Cục Bên cạnh đó, cán bộ phòng Kế hoạch - Tài chính cũng có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra các doanh nghiệp đưa lao động đi nước ngoài
Văn phòng Cục có nhiệm vụ hỗ trợ Cục trưởng trong việc thực hiện các công tác hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, đối ngoại và điều phối các hoạt động chung của Cục.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm cho Cục và theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện
+ Tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn của Cục
CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG
Phòng Quốc, Hàn Tây Á, Châu Phi
Phòng Nhật Bản, Đông Nam Á
Phòng Pháp chế, thanh tra
Phòng thông tin, truyền thông
+ Tổ chức công tác an ninh, hành chính, văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm, duy tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản
+ Công tác tổ chức cán bộ
Phòng Hàn Quốc, Tây Á, Châu Phi thuộc CQLLĐNN có nhiệm vụ hỗ trợ Cục trưởng trong việc quản lý nhà nước đối với người lao động Việt Nam làm việc tại các thị trường được giao Các nhiệm vụ cụ thể của phòng bao gồm việc giám sát, quản lý và phát triển nguồn nhân lực Việt Nam ở các khu vực này.
Nghiên cứu chính sách và pháp luật liên quan đến lao động Việt Nam là cần thiết để đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm khai thác, mở rộng và phát triển thị trường lao động Việc đánh giá các điều kiện tiếp nhận lao động sẽ giúp xác định những cơ hội và thách thức trong việc tối ưu hóa nguồn nhân lực Các giải pháp này không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh của lao động Việt Nam mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Hướng dẫn chuyên môn và nghiệp vụ cho đại diện quản lý lao động Việt Nam tại các cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan của Việt Nam ở nước ngoài là rất quan trọng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội cung cấp các chỉ dẫn cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý lao động tại các thị trường nước ngoài được giao Những hướng dẫn này nhằm nâng cao năng lực và trách nhiệm của đại diện, đồng thời hỗ trợ người lao động Việt Nam trong quá trình làm việc ở nước ngoài.
+ Hướng dẫn, xử lý đăng ký hợp đồng và báo cáo đưa người đi lao động làm việc ở khu vực được giao theo quy định của pháp luật
Hướng dẫn và giám sát các doanh nghiệp, tổ chức có chức năng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài là rất quan trọng Điều này bao gồm việc cung cấp kiến thức cần thiết cho người lao động trước khi họ tham gia thị trường lao động quốc tế Các chương trình bồi dưỡng không chỉ giúp người lao động nắm vững kỹ năng mà còn trang bị cho họ những thông tin quan trọng để làm việc hiệu quả và an toàn ở nước ngoài.
- Phòng Nhật Bản, Đông Nam Á và Phòng Đài Loan, Âu Mỹ có chức năng tương tự phòng Hàn Quốc, Tây Á, Châu Phi
Phòng Pháp chế - Thanh tra có nhiệm vụ hỗ trợ Cục trưởng trong việc thực hiện công tác pháp chế, đồng thời tổng hợp và thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành liên quan đến việc đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
HOẠT ĐỘNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
3.1 Phương hướng hoạt động của Cục quản lý lao động ngoài nước nói riêng và
Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội nói chung giai đoạn 2020 – 2021
CQLLĐNN tiếp tục nỗ lực trong việc đưa người lao động Việt Nam ra nước ngoài làm việc, đồng thời thực hiện kiểm soát và thanh tra định kỳ các công ty xuất khẩu lao động Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và giảm thiểu tình trạng lao động bỏ trốn tại các quốc gia tiếp nhận.
Trong “Báo cáo kết quả thực hiện Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong năm 2020 đề xuất tiếp tục thực hiện tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, đồng thời tuyên truyền và quán triệt các chủ trương của Đảng cũng như quy định pháp luật về thực hành tiết kiệm và chống lãng phí Phương châm hành động của Chính phủ được nhấn mạnh là “Kỷ cương, liêm chính, hành động, trách nhiệm, sáng tạo, hiệu quả”, cùng với một số điểm chính quan trọng khác.
Trong hoạt động quản lý tài chính, việc thực hành tiết kiệm và chống lãng phí là rất quan trọng Cần xây dựng dự toán kinh phí một cách chặt chẽ và đảm bảo quy trình phê duyệt mua sắm, sửa chữa, cũng như lựa chọn nhà thầu tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn và định mức hiện hành Đồng thời, công tác phê duyệt quyết toán cũng phải được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong sử dụng ngân sách.
Kế hoạch thực hiện nghiêm các nhiệm vụ tài chính-ngân sách nhà nước sẽ được triển khai nhằm tiếp tục hỗ trợ và tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp xuất khẩu lao động trong bối cảnh đại dịch.
Liên tục cải cách và tinh giản bộ máy hệ thống để nâng cao hiệu quả hoạt động Tăng cường thực hiện cải cách hành chính, số hóa quy trình làm việc và đổi mới phương thức quản lý, đồng thời giảm thiểu số lượng hội họp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
3.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán Các khoản chi phí hoạt động tại Cục quản lý lao động ngoài nước a Về tổ chức kế toán
Để đảm bảo việc ghi nhận và hạch toán được minh bạch và rõ ràng, cần duy trì việc áp dụng đúng các chuẩn mực, chế độ, luật và thông tư của Bộ Tài chính, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, cần tiếp tục hỗ trợ và khuyến khích cán bộ công nhân viên tham gia các lớp tập huấn và đào tạo nghiệp vụ kế toán cũng như sử dụng phần mềm Điều này sẽ giúp họ trau dồi thêm kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc.
- Nghiêm túc trong quá trình đánh giá chuyên cần, năng lực làm việc
- Tổ chức phát động phong trào thi đua, khen thưởng cho các cá nhân xuất sắc b Về công tác kế toán
Tiếp tục duy trì việc lưu giữ sổ sách và chứng từ một cách chặt chẽ Các chứng từ cần được kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp, quản lý theo số hiệu, và được đóng thành quyển theo từng tháng, quý, năm Điều này sẽ hỗ trợ tối đa cho việc kiểm soát và phát hiện sai sót.
- Việc chi tiêu hoạt động của Cục phải được cân nhắc thực hiện theo đúng kế hoạch và nhu cầu, tránh thất thoát, lãng phí
- Tiếp tục nâng cao, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
- Kiểm tra việc ghi chép, lưu giữ các nghiệp vụ thường xuyên
Nâng cấp và bảo trì hệ thống máy tính cùng phần mềm một cách hợp lý là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó mang lại sự thoải mái và hiệu quả cao hơn cho nhân viên kế toán.
Bộ phận kế toán cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để trao đổi và cập nhật kiến thức chuyên môn, thông tin kế toán mới Việc này giúp các kế toán viên phối hợp nhịp nhàng, nâng cao năng suất làm việc và đáp ứng hiệu quả với sự gia tăng hoạt động của đơn vị trong giai đoạn hiện nay.
Công tác thi tuyển công chức, viên chức cho Phòng Kế hoạch – Tài chính nhằm bổ sung nhân lực và giảm thiểu tình trạng kiêm nhiệm, từ đó nâng cao tính minh bạch trong công việc Đồng thời, cần tiếp tục đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ công nhân viên hiện tại.
- Tăng cường công tác khuyến khích thi đua, khen thưởng những cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc
- Thanh tra, kiểm tra định kỳ về việc chấp hành thông tư, luật Kế toán, luật Ngân sách,… nhằm phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời
3.3 Kiến nghị a Đối với đơn vị
Liên tục thực hiện chỉ đạo về công tác tự kiểm tra nhằm tiết kiệm và chống lãng phí trong đơn vị, đồng thời xử lý kịp thời các cá nhân vi phạm khi phát hiện.
Tiếp tục cải thiện tổ chức bộ máy kế toán, cần thực hiện kiểm tra thường xuyên và chặt chẽ việc ghi chép, lưu trữ và bảo quản các chứng từ của đơn vị.
Bảo trì và bảo dưỡng hệ thống cơ sở hạ tầng là rất cần thiết, đồng thời thay mới khi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc giúp hạn chế sai sót và gian lận, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Tổ chức thanh tra và kiểm tra công tác kế toán thường xuyên là cần thiết, đồng thời cần tăng cường sự lãnh đạo và chỉ đạo từ người đứng đầu đơn vị Cần chú trọng nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền, giáo dục nhằm nâng cao nhận thức và ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên về thực hành tiết kiệm và chống lãng phí.