PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Hội nhập đang trở thành xu thế phổ biến toàn cầu, mang lại cơ hội phát triển cho nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, với tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh chóng và thu hút các tập đoàn đa quốc gia Tuy nhiên, hội nhập cũng đặt ra không ít thách thức cho doanh nghiệp, buộc họ phải đổi mới để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt Để thích ứng và phát triển, các doanh nghiệp cần nâng cao năng lực cạnh tranh, đặc biệt thông qua việc xây dựng kế hoạch sản xuất (KHSX) hiệu quả KHSX không chỉ là yếu tố thiết yếu trong vận hành công ty mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Do đó, các nhà quản lý cần có chiến lược cải tiến công tác lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững của công ty.
Ngành công nghiệp ô tô tại Việt Nam đang trở thành một trong những lĩnh vực kinh tế mũi nhọn với đầu tư lớn và đóng góp quan trọng vào GDP quốc gia Theo số liệu từ tập đoàn truyền thông Nhật Bản và Hiệp hội các nhà sản xuất Ô tô Việt Nam (VAMA), doanh số ô tô bán ra đạt 304.149 chiếc vào năm 2021 và hơn 490.000 chiếc vào năm 2022, dự báo sẽ tiếp tục tăng trong năm 2023, đưa Việt Nam trở thành thị trường tiêu thụ ô tô lớn thứ 4 tại ASEAN Sự phát triển nhanh chóng của thị trường ô tô toàn cầu và chính sách hỗ trợ từ Chính phủ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp như Maruei Vietnam Precision.
Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision là nhà sản xuất và cung cấp linh kiện ô tô hàng đầu tại Việt Nam, phân phối cho các thương hiệu nổi tiếng như Toyota, Denso, Honda, và Mitsubishi Mặc dù Maruei sở hữu tiềm lực tài chính và trang thiết bị tốt, công ty vẫn chưa tận dụng hiệu quả những lợi thế này do một số hạn chế trong công tác lập kế hoạch sản xuất Thêm vào đó, tác động của đại dịch Covid-19 trong những năm gần đây đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trang 2 ty bị ảnh hưởng lớn, tốc độ tăng trưởng giảm sút, công tác lập kế hoạch sản xuất vẫn còn một số điểm hạn chế Câu hỏi đặt ra lúc này là doanh nghiệp cần phải triển khai những dự án nào? Làm thế nào để nâng cao được công tác lập kế hoạch sản xuất? Thông qua đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision”, tác giả mong muốn được hiểu biết thêm về quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất của quý công ty và có thể giải đáp phần nào các câu hỏi trên.
Mục tiêu đề tài
- Nhận diện và đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty
- Nhận biết cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động và chức năng của phòng kế hoạch sản xuất
- So sánh giữa lý thuyết đã tích lũy với thực tiễn doanh nghiệp Tích lũy kinh nghiệm thực tiễn
Phạm vi, giới hạn đề tài
Giới hạn đề tài Đối tượng nghiên cứu: công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Thời gian: Từ ngày 27 tháng 06 năm 2022 đến ngày 19 tháng 09 năm 2022
Địa điểm: phòng kế hoạch sản xuất, Bộ phận quản lý sản xuất , công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Cơ sở dữ liệu: Thu nhập từ năm 2018 đến năm 2022
Năng lực sản xuất: Đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu:
Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn ý kiến của trưởng bộ phận quản lý sản xuất, phỏng vấn nhân viên bộ phận lập kế hoạch sản xuất
1 Cơ cấu sản phẩm, cơ cấu khách hàng ?
2 Quy trình sản xuất, sơ đồ bố trí mặt bằng sản xuất ?
3 Nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng kế hoạch sản xuất ?
4 Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty ?; Các yếu tố cần thiết để xây dựng kế hoạch sản xuất năm ?
5 Những vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất ?
6 Cần phải lưu ý những vấn đề nào với từng khách hàng ?
Thu nhập, xử lý dữ liệu Đánh giá thực trạng
Xác định đề tài nghiên cứu
Xác định các vấn đề liên quan
Lý thuyết, khái niệm liên quan
Hợp lý Đề xuất giải pháp
Tìm kiếm tài liệu tổng hợp về hoạt động sản xuất và lập kế hoạch sản xuất từ Internet, sách báo và các nguồn tài liệu khác Sử dụng số liệu tổng hợp từ các bộ phận và phòng ban trong công ty để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Phương pháp tổng hợp phân tích
Tổng hợp phân tích thông tin công ty, quy trình sản xuất, tình hình hoạt động qua các năm
Phân tích và xử lý số liệu từ phòng kế hoạch sản xuất là một phần quan trọng trong công tác quản lý sản xuất Việc đánh giá và so sánh giữa thực tiễn và lý thuyết giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình sản xuất Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Quy trình lập kế hoạch sản xuất của nhân viên tại phòng kế hoạch sản xuất cần được tìm hiểu kỹ lưỡng, bao gồm việc phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại Qua đó, các vấn đề tồn tại sẽ được xác định và tổng hợp, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả trong công tác lập kế hoạch sản xuất.
Bố cục dự kiến
Nội dung bài báo cáo dự kiến gồm 3 chương ngoài phần mở đầu và kết luận:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Phân tích thực trạng vấn đề nghiên cứu tại công ty TNHH Maruei Việt
Chương 4: Đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MARUEI VIỆT NAM PRECISION
Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Bảng 1 1 Thông tin về Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Tên công ty Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Tên quốc tế MARUEI VIETNAM PRECISION CO., LTD
Số 9 Đại lộ Độc Lập, Khu công nghiệp Việt Nam-Singapore, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Ngày thành lập 27 tháng 09 năm 2001
Maruei Industries (80%) Toyota Tsusho (15%) Marley Precision Inc (5%)
Quản lý Cục Thuế Tỉnh Bình Dương
Người đại diện Ohsaki Katsuyuki
Loại hình DN Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài NN
Ngành nghề chính Sản xuất, gia công linh kiện ô tô
C25930 Sản xuất dao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng
C2599 Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu
C28190 Sản xuất máy thông dụng khác
C28220 Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại C2829 Sản xuất máy chuyên dụng khác
G4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
G4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
J62010 Lập trình máy vi tính
J62020 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
C2220 Sản xuất sản phẩm từ plastic
C3312 Sửa chữa máy móc, thiết bị
C2399 Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa được phân vào đâu
C2816 Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp
G4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
M7110 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
C2651 Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển
C2790 Sản xuất thiết bị điện khác
C2930 Sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe ô tô và xe có động cơ khác
N8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
J6209 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính
C2592 Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại C2670 Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học
(Nguồn: Trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế năm 2022)
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty Được thành lập vào ngày 27/09/2001 với 100% đầu tư từ Nhật Bản, hơn 20 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision đã và đang không ngừng nỗ lực phát triển, hướng đến mục tiêu trở thành nhà máy sản xuất lớn nhất của tập đoàn Maruei Industries
Công ty TNHH Việt Nam Precision chuyên sản xuất và gia công chi tiết, phụ tùng cho máy lạnh, thắt lưng an toàn, động cơ máy lạnh và thân ô tô Với trang thiết bị hiện đại và quy trình sản xuất tự động hóa được kiểm soát chặt chẽ, MVP cam kết cung cấp sản phẩm an toàn, chất lượng với giá cả cạnh tranh, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Bảng 1 2 Chứng chỉ đạt được của Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
2010 Nhận chứng chỉ ISO TS16949: Hệ thống quản lý chất lượng cho ngành ô tô
2013 Nhận chứng chỉ ISO 14001 - Hệ thống quản lý môi trường (EMS)
2017 Nhận chứng chỉ IATF 16949 - Hệ thống quản lý chất lượng QMS
1.1.3 Giá trị cốt lõi, tầm nhìn chiến lược, sứ mệnh
Triết lý kinh doanh: “Tươi sáng, Hòa đồng, Làm việc vui vẻ”
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một mục tiêu chiến lược quan trọng, vì con người chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững của công ty Việc đầu tư vào nguồn nhân lực không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự đổi mới và phát triển lâu dài.
Maruei Việt Nam cam kết mang lại giá trị mới cho khách hàng bằng cách đặt khách hàng lên hàng đầu Chúng tôi cung cấp các sản phẩm an toàn, chất lượng cao với mức giá cạnh tranh, nhằm đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Tập trung nghiên cứu và đổi mới công nghệ làm nền tảng để nâng cao giá trị doanh nghiệp thông qua tăng trưởng ổn định trong dài hạn
Phát triển bền vững cần gắn liền với việc bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội Tham gia các hoạt động nhân văn không chỉ giúp nâng cao chất lượng cuộc sống mà còn góp phần vào sự phát triển hài hòa của cộng đồng địa phương.
Tầm nhìn chiến lược của Maruei Việt Nam đến năm 2030 là trở thành công ty hàng đầu trong ngành sản xuất linh kiện ô tô tại châu Á Công ty định hướng mở rộng sang các lĩnh vực ngoài ngành công nghiệp ô tô và phát triển thị trường kinh doanh ra toàn cầu.
Mang lại sự hài lòng tuyệt đối với kỳ vọng của khách hàng: xây dựng nền tảng phát triển thông qua việc đáp ứng niềm tin của khách hàng
Cống hiến cho hạnh phúc của dân tộc Việt Nam: khách hàng cuối cùng Maruei Việt Nam là dân tộc Việt Nam
Maruei Việt Nam cam kết xây dựng các chính sách hợp tác phát triển bền vững, chia sẻ lợi ích với khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân viên, dựa trên nền tảng tin tưởng lẫn nhau.
1.1.4 Lĩnh vực hoạt động và thị trường kinh doanh
Công ty TNHH Maruei Việt Nam, với 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản, chuyên sản xuất và gia công linh kiện ô tô Nhà xưởng của công ty có diện tích 11.160 m² và công suất tối đa đạt 179 triệu sản phẩm mỗi năm Ngoài việc nâng cao năng lực sản xuất trong ngành ô tô, công ty còn triển khai kế hoạch thâm nhập vào ngành DX để nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong cơ cấu ngành ô tô.
Bảng 1 3 Cơ cấu khách hàng của Maruei trong năm 2022
Tính đến năm 2022, Maruei Việt Nam đã mở rộng phân phối sản phẩm tại 5 thị trường chủ yếu: Nhật Bản, Việt Nam, Châu Á, Châu Âu và Bắc Mỹ Trong đó, Nhật Bản và Việt Nam là hai thị trường lớn nhất, chiếm tỷ lệ lần lượt là 45% và 19% trong cơ cấu khách hàng.
Nguồn: Bộ phận kinh doanh
Hàng gửi lại (Return): Thành phẩm được xuất gửi lại sang Maruei Industries Japan và được tập đoàn bán cho các đối tác
Hàng bán trực tiếp là thành phẩm được cung cấp cho các đối tác của Công ty Maruei Việt Nam tại Việt Nam và các quốc gia khác như Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan Denso là một trong những đối tác quan trọng của Maruei Việt Nam trong lĩnh vực này.
Tỷ lệ hàng gửi lại của Maruei Việt Nam đã giảm từ 100% vào năm 2002 xuống còn 53% vào năm 2012, trong khi tỷ lệ hàng bán trực tiếp tăng lên 47% Đến năm 2020, tỷ lệ hàng bán trực tiếp đã vượt qua 50%, cho thấy sự chuyển mình tích cực của công ty Những thay đổi này phản ánh nỗ lực giảm bớt sự phụ thuộc vào tập đoàn và hướng tới mục tiêu tự chủ trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Hình 1.1 Cơ cấu sản phẩm tại công ty
Hình 1.1 Cơ cấu sản phẩm tại công ty
1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
Bảng 1 4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Maruei Việt Nam
Năm Doanh thu Lợi nhuận LN/DT Tăng trưởng
(Nguồn: Bộ phận kế toán & kế hoạch)
Hình 1.2 Biểu đồ cơ cấu doanh thu và lợi nhuận qua các năm
Doanh thu của công ty giai đoạn 2019 đến quý 2 năm 2022 đã trải qua nhiều biến động, với sự tăng trưởng không đồng đều giữa các năm Nguyên nhân chính là do tác động tiêu cực của đại dịch Covid-19, tình hình chính trị thế giới căng thẳng và sự bất ổn trong hoạt động thương mại toàn cầu, dẫn đến nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh của công ty.
Doanh thu năm 2020 của công ty đạt 42.300.000 USD, giảm 9% so với năm trước, tuy nhiên lợi nhuận lại tăng nhẹ 1,52% Nguyên nhân là do trong quý I và II, sản lượng giảm mạnh do ảnh hưởng của thị trường ô tô toàn cầu và nhu cầu khách hàng suy giảm, dẫn đến việc công ty không đạt kế hoạch lợi nhuận Tuy nhiên, vào quý III và IV, nhờ vào cải tiến sản xuất, tình hình đã được cải thiện.
DOANH THU, LỢI NHUẬN QUA CÁC NĂM
Trang 11 với nhu cầu khách hàng tăng, sự gia tăng đột biến khiến năng suất được phục hồi nhanh chóng
Maruei Việt Nam Precision ghi nhận doanh thu 54.652.000 USD trong năm 2021 Mặc dù áp dụng hình thức sản xuất 3T, nhưng chi phí liên quan đến nhân công, phục hồi sản xuất và khắc phục hàng hóa hư hỏng tăng cao, dẫn đến lợi nhuận trước thuế chỉ đạt 5,11%, tăng nhẹ 0,83% so với năm 2020.
1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty
Bảng 1 5 Trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách các bộ phận
Bộ phận Lĩnh vực phụ trách
Nhân sự & tổng vụ Các công việc liên quan đến nhân sự, hành chánh tổng hợp
Kế toán & kế hoạch Các công việc liên quan đến kế toán, kế hoạch
Mua hàng Các công việc liên quan đến mua hàng
Kinh doanh Các công việc liên quan đến kinh doanh và kế hoạch sản xuất Quản lý sản xuất Các công việc liên quan đến quản lý sản xuất
Sản xuất Các công việc liên quan đến sản xuất
Các công việc liên quan đến kiểm tra chất lượng, đảm bảo chất lượng
Kỹ thuật bao gồm các công việc liên quan đến sản xuất, nghiên cứu và phát triển (R&D), bảo trì, cải tiến và quản lý năng lượng Ngoài ra, an toàn và vệ sinh lao động (ATVS) cũng là một yếu tố quan trọng, cùng với việc tuân thủ các tiêu chuẩn môi trường như ISO.
Các công việc liên quan đến an toàn vệ sinh lao động môi trường và ISO
IFS Các công việc liên quan đến nghiên cứu, chế tạo thiết bị hỗ trợ sản xuất
(Nguồn: Bộ phận nhân sự & tổng vụ)
Trách nhiệm của bộ phận quản lý sản xuất Đặt và nhận nguyên liệu
⁃ Phát hành order nguyên liệu
⁃ Xác nhận đối chiếu và kiểm tra giữa phiếu giao hàng và thực tế hàng giao của hàng nhập (hàng kiểm tra đơn giản)
⁃ Quản lý việc chất hàng nhập đạt yêu cầu vào kho
⁃ Lập bảng theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày
⁃ Công việc liên quan đến nhập khẩu
⁃ Quản lý việc duy trì hàng xuất nhập nguyên liệu
⁃ Tiếp nhận order thành phẩm
⁃ Lập bảng theo dõi tồn kho thành phẩm hàng ngày
⁃ Quản lý lịch giao hàng của những chuyến hàng giao định kỳ
⁃ Xử lý sự cố bất thường của hàng giao cho khách hàng
⁃ Công việc liên quan đến xuất khẩu
⁃ Phụ trách kiểm soát giá các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, khai hải quan
Giới thiệu nhà máy 1 công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
1.2.1 Giới thiệu khái quát nhà máy 1
Nhà máy 1 được khởi công xây dựng vào thời điểm đầu thành lập công ty năm
Nhà máy số 1, thành viên chủ lực của công ty từ năm 2001, hiện đang sản xuất và gia công các sản phẩm có sản lượng lớn, phục vụ cho các đối tác lớn như Toyota Tsusho và Denso Với quy mô thiết kế 6.560 m², nhà máy bao gồm một kho thành phẩm, một kho chứa dầu và phụ tùng, cùng với 7 dây chuyền sản xuất lớn.
1 dây chuyền sản xuất các sản phẩm lẻ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức nhà máy 1
Hình 1.4 Sơ đồ tổ cơ cấu tổ chức nhà máy 1
Nguồn: Bộ phận nhân sự & tổng vụ
Trong nhà máy, giám đốc sản xuất, hay trưởng bộ phận, là người có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động sản xuất Hỗ trợ cho giám đốc là các trưởng phòng cấp cao, quản lý và làm việc trực tiếp với các cấp dưới Dưới các trưởng phòng là các chuyền trưởng, hiện tại nhà máy số 1 có 7 chuyền trưởng, mỗi người có 1 hoặc 2 trợ lý sản xuất tùy theo nhu cầu sản lượng Cấp quản lý thấp nhất là tổ trưởng sản xuất, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của công nhân Mỗi dây chuyền cũng có nhân viên hỗ trợ sản xuất thực hiện các công việc như bảo trì máy, cấp phôi nguyên liệu và xếp hàng.
Dòng sản phẩm Housing, Weight và Core là những sản phẩm chủ lực của nhà máy 1 và toàn công ty, với sản lượng lớn Các sản phẩm thuộc dòng Housing được sản xuất và gia công hoàn toàn tại nhà máy, trong khi một số sản phẩm của dòng Weight và Core cần gia công từ đối tác thứ ba.
Hình 1.5 Biểu đồ sản lượng tháng 8 tại nhà máy 1
Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất
Housing SekisoHousing 8000Housing 2360Housing 7580Housing 3510Housing 0020Housing 0010Weight MVPWeight NiimiBase 0090PinionCore Sub Assy 1200Core Sub Assy 1230Core Sub Assy 1320Core
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất
2.1.1 Khái niệm lập kế hoạch sản xuất
Khái niệm lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là một chức năng thiết yếu trong quản lý, giúp xác định mục tiêu của doanh nghiệp và xây dựng các phương án hành động để đạt được những mục tiêu đó Vai trò của lập kế hoạch rất quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch là một khái niệm quan trọng có nhiều định nghĩa khác nhau từ các nguồn tài liệu phong phú Dưới đây là một số khái niệm được tác giả tham khảo và lựa chọn để làm rõ hơn về quy trình lập kế hoạch.
Lập kế hoạch là một quá trình quan trọng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và quyết định các chiến lược, chính sách, cũng như kế hoạch chi tiết để đạt được những mục tiêu đó Theo Koontz và cộng sự (1992), quá trình này không chỉ giúp đưa ra các quyết định khả thi mà còn tạo ra một chu kỳ liên tục trong việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Lập kế hoạch, theo Bùi Đức Tuân (2005), là quá trình xác định mục tiêu và tìm ra các phương án để đạt được những mục tiêu đó Kết quả của quá trình này là các bản kế hoạch bao gồm hệ thống mục tiêu, nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết nhằm hướng tới mục tiêu cuối cùng.
Khái niệm lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất đóng vai trò then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí và đảm bảo định hướng đúng với mục tiêu đề ra Việc lập kế hoạch sản xuất bao gồm quyết định về sản phẩm, thời gian sản xuất và số lượng cần thiết Để tối ưu hóa quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược dài hạn, trong đó có kế hoạch sản xuất.
Theo Trần Thanh Hương (2007), lập kế hoạch sản xuất là quá trình xác định và dự kiến một cách hệ thống tất cả các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng trong triển khai sản xuất.
Trang 17 xuất” Điều này ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu: Năng suất- chất lượng sản phẩm- thời gian giao hàng-lợi nhuận-uy tín doanh nghiệp Vì thế có thể coi đây là một khẩu hiệu và là một chương trình hành động trong mọi công ty
Lập kế hoạch sản xuất là quá trình xác định và sắp xếp các công việc theo trình tự khoa học nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Theo Thái Ngô Hiếu (2013), quá trình này không chỉ cần đáp ứng nhu cầu của thị trường mà còn phải tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp Mục tiêu cuối cùng là hoàn thiện các công việc để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất.
2.1.2 Vai trò của lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất của doanh nghiệp Việc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động, đồng thời đánh giá và dự báo các yếu tố ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh một cách chính xác Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra các phương án hành động phù hợp với thực tế.
Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp được thực hiện theo lộ trình đã định sẵn Tất cả nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của dự án, xác định nhiệm vụ cần thực hiện và hợp tác chặt chẽ nhằm phát triển công ty theo đúng mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch sản xuất giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất của tổ chức thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có, giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng lực sản xuất và tối thiểu hóa chi phí Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất sản xuất mà còn gia tăng hiệu quả kinh tế tổng thể.
Kế hoạch sản xuất cũng giúp cho việc kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch được diễn ra thuận lợi hơn
2.1.3 Lợi ích của lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực doanh nghiệp, giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất giúp giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc và thiết bị, đồng thời đảm bảo chất lượng và sản lượng sản phẩm Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, việc tính toán nguồn lực cần thiết là rất quan trọng, giúp xây dựng các phương án hoạt động hiệu quả Điều này không chỉ cải thiện sự đồng bộ giữa các bộ phận mà còn đảm bảo hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
Để tối ưu hóa quy trình sản xuất, cần cân bằng số lượng tồn kho với nhu cầu thực tế Điều này hỗ trợ việc ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo số lượng và tình trạng hoạt động của trang thiết bị, từ đó đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất.
Dự báo
Theo Trương Đoàn Thể (2007), dự báo là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật trong việc tiên đoán các sự kiện tương lai, sử dụng dữ liệu quá khứ và mô hình toán học để lập kế hoạch Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc thực hiện dự báo là cần thiết để duy trì lợi thế cạnh tranh, và sự hiệu quả của kế hoạch kinh doanh phụ thuộc nhiều vào khả năng dự đoán nhu cầu sản phẩm của công ty.
Dự báo được phân loại theo nhiều tiêu chí, trong đó phân loại theo thời gian là phổ biến nhất Căn cứ vào thời gian, dự báo có thể được chia thành ba loại chính.
Dự báo ngắn hạn, dự báo trung hạn và dự báo dài hạn
Dự báo có thể được chia thành hai loại chính: phân tích định tính và phân tích định lượng Phân tích định tính chủ yếu dựa vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy bén của các nhà quản trị, trong khi phân tích định lượng dựa vào các mô hình toán học, cơ sở dữ liệu và thông tin đã được thống kê.
Nhà quản lý có thể dựa vào các nguồn số liệu thống kê và kết quả đánh giá từ các bộ phận như Marketing, tài chính và sản xuất để đưa ra dự báo nhu cầu sản phẩm trong tương lai.
Ý kiến hỗn hợp từ lực lượng bán hàng là phương pháp phổ biến trong ngành sản xuất công nghiệp Nhân viên bán hàng có hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của người tiêu dùng và có khả năng ước đoán số lượng hàng bán trong tương lai tại khu vực của họ Những dự báo này được thẩm định để đảm bảo tính khả thi, đồng thời kết hợp với các dự báo từ các khu vực khác để hình thành dự báo tổng thể cho toàn quốc.
Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng là một phương pháp quan trọng để thu thập ý kiến từ khách hàng hiện tại và tiềm năng, phục vụ cho các kế hoạch phát triển trong tương lai Phương pháp này cho phép doanh nghiệp nắm bắt được đánh giá của khách hàng về sản phẩm, từ đó giúp cải tiến và hoàn thiện chất lượng sản phẩm.
Phương pháp Delphi là một quy trình nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận trong dự báo Quá trình này bao gồm sự tham gia của nhiều chuyên gia để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của những dự đoán được đưa ra.
Có ba nhóm chuyên gia trong quy trình ra quyết định: nhóm người ra quyết định, nhóm nhân viên và điều phối viên, cùng với nhóm chuyên gia chuyên sâu Phương pháp này mang tính khách quan cao, nhưng đồng thời yêu cầu người ra quyết định và điều phối viên phải có trình độ tổng hợp thông tin rất cao.
Phương pháp dự báo định lượng sử dụng các mô hình dự báo theo chuỗi thời gian và hàm số nhân quả Phương pháp này dựa trên số liệu thống kê và áp dụng các công thức toán học để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
Có nhiều phương pháp dự báo định lượng, dưới đây là các phương pháp tác giả có phân tích và ứng dụng vào đề tài
Phương pháp san bằng mũ đơn giản là kỹ thuật dự báo sử dụng sự chênh lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo trước đó (đã được điều chỉnh), kết hợp với dự báo cũ để tạo ra kết quả dự báo mới.
Ft: Nhu cầu dự báo ở thời điểm t
Ft -1: dự báo của giai đoạn ngay trước đó
At-1: Nhu cầu thực ở giai đoạn ngay trước đó
∝: hệ số san bằng mũ
Để lựa chọn hệ số α hợp lý, cần so sánh kết quả dự báo với nhu cầu thực tế Hệ số α phản ánh độ nhạy cảm của sai số dự báo và phụ thuộc vào loại hình sản phẩm cũng như kinh nghiệm của người khảo sát, với giá trị nằm trong khoảng 0 ≤ α ≤ 1.
Hệ số được xác định bởi “độ lệch tuyệt đối bình quân – MAD (Mean Absolute Deviation)
MAD càng nhỏ kết quả dự báo càng bị ít sai lệch
Trong đó: Sai số dự báo = Nhu cầu thực – dự báo
Phương pháp san bằng hằng số mũ có điều chỉnh xu hướng (Forecast Including Trend)
Theo Trương Đoàn Thể (2007), để cải thiện khả năng phản ánh xu hướng vận động của nhu cầu, phương pháp san bằng mũ đơn giản kết hợp với điều chỉnh xu hướng được áp dụng nhằm tạo ra kết quả dự báo chính xác hơn.
Dự báo có xu hướng (FIT t ) = Dự báo mới (F t ) + Hiệu chỉnh xu hướng (T t ) Với:
T t = T t−1 + β(F t − F t−1 ) FITt: Mức nhu cầu dự báo theo phương pháp san bằng hàm mũ có điều chỉnh xu hướng
Ft: Mức nhu cầu dự báo san bằng hàm mũ đơn giản cho giai đoạn t
Tt: hiệu chỉnh xu hướng cho giai đoạn t
Tt-1: hiệu chỉnh xu hướng cho giai đoạn trước đó
: hệ số điều chỉnh xu hướng (0THỨ 5 :N+4 25 DAYS FOB HCM SEA
6 DNHU DENSO HUNGARY MR WEEKLY TRỰC TIẾP THỨ 3 :N ETD HẢI PHÒNG:
THỨ 7:N+1 THỨ 3: N+7 49 DAYS FCA MARUEI VN SEA
7 DNPH DENSO PHILIPPIN MR WEEKLY TRỰC TIẾP THỨ 4 :N THỨ 5 :N THỨ 2: N+1 4 DAYS EXW AIR
8 AIR SYSTEM AIR SYSTEM THAI MR WEEKLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N THỨ 6 :N THỨ 2 :N+1 4 DAYS CIF BANGKOK -
9 YMPP FUTABA THAI PO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N CN :N THỨ 2=> THỨ 5 :N+4 25 DAYS CIF BANGKOK -
10 SLAB SUMMIT PO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 6 :N T2:N THỨ 2=> THỨ 5 :N+4 25 DAYS CIF BANGKOK -
11 DNHA DENSO HARYANA MR MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N THỨ 2 :N+1 ICD Kathuwas: THỨ 2 :N+6
12 TOHKEN SAKUMA (TOHKEN) PO WEEKLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N THỨ 3 :N+1 33 DAYS CIF BANGKOK -
INDONESIA PO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N THỨ 3 :N+1 Jakarta THỨ 2:N+2 12 DAYS CIF SEA
14 SATO SATO SHOJI PO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 5 :N THỨ 2 :N+1 14 DAYS FOB HCM SEA
15 DNIA DENSO INDO PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 5 :N THỨ 2:N+1 7 DAYS FOB HCM SEA
16 TRSI TOKAIRIKA PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 5 :N THỨ 2:N+1 7 DAYS FOB HCM SEA
17 AMCZ ASMO CZECH PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 5 :N THỨ 2:N+2 1 THÁNG FOB HCM SEA
18 MPI MARLEY PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 3 :N THỨ 7 :N 2 THÁNG FOB HCM SEA
19 MDM MEXICO PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 4 :N THỨ 7 :N THỨ 2 :N+5 49 DAYS FOB HCM SEA
20 ASMX AIR SYSTEM MEXICO pO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 4 :N THỨ 7 :N 2 THÁNG SEA
21 DNTR TURKEY PO MONTHLY TRỰC TIẾP THỨ 2 :N THỨ 5 :N 14 DAYS SEA
22 OKAYA OKAYA PO WEEKLY TRỰC TIẾP THỨ 6 :N THỨ 2 :N+1 2 THÁNG FOB HCM SEA
23 MJP MJP PO MONTHLY THÔNG QUA TTC THỨ 2 :N
CN :N 15 DAYS FOB HCM SEA
Trang 35 những điểm nào, v.v Lấy kết quả đánh giá làm cơ sở để xây dựng và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho năm kế tiếp Ngoài ra cần phải theo dõi, đánh giá hiệu quả kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng để đưa ra những phương án cải thiện cho hoạt động của những tháng sau
Công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Maruei Việt Nam
3.2.1 Quy trình sản xuất tại nhà máy 1 công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision
Trong tháng 8, nhà máy 1 ghi nhận sản lượng cao với các mã sản phẩm như Housing 0020, 2360, dòng Weight và Core, trong đó Housing 0020 là sản phẩm chủ lực có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất và kinh doanh Dù nhận được nhiều đơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất cho Housing 0020 không khác biệt nhiều so với các mã khác, trừ những sản phẩm cần gia công bên ngoài Tác giả chọn Housing 0020 để cung cấp cái nhìn trực quan về quy trình lập và triển khai kế hoạch sản xuất của công ty.
Quy trình gia công sản phẩm Housing 0020 tại nhà máy 1 Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision:
Hình 3.3 Sơ đồ Flowchart quy trình sản xuất mã sản phẩm Housing 0020
Nguồn nguyên liệu cho sản xuất đến từ Maruei Việt Nam, nơi nhập phôi đã được tạo khuôn từ Nhật Bản Quá trình gia công công diễn ra với mỗi kiện hàng chứa 60 hộp sản phẩm.
(400 pcs/ hộp), phôi nguyên liệu sẽ được tiếp nhận, lưu kho và quản lý tại khu vực riêng trong nhà máy số 2
Trong công đoạn 1 và 2 của quy trình tiện, phôi nguyên liệu được công nhân sắp xếp vào dây chuyền và gia công tự động để hoàn thiện cấu trúc bán thành phẩm Dù có hai công đoạn, nhưng cả hai đều được thực hiện trên cùng một máy Sau khi hoàn tất hai công đoạn tiện, các bán thành phẩm sẽ được chuyển đến dây chuyền khác và tiếp tục di chuyển đến các máy ép ren để tạo ren.
Sau khi hoàn tất quá trình ép ren, sản phẩm sẽ được làm sạch bằng máy áp suất cao, giúp loại bỏ dầu nhớt và các vết vụn kim loại còn sót lại trên bề mặt.
Kiểm tra kích thước là bước quan trọng trong quy trình sản xuất, nơi các thành phẩm sẽ được đánh giá bằng thiết bị tự động Những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ bị loại bỏ, đảm bảo chất lượng cao nhất cho sản phẩm cuối cùng.
Kiểm tra ngoại quan là bước quan trọng sau khi kiểm tra kích thước sản phẩm Thành phẩm sẽ được rà soát để phát hiện các lỗi như cấn, móp, trầy xước, và nếu có bất kỳ lỗi nào, sản phẩm đó sẽ bị loại bỏ.
Kiểm tra xuất hàng là bước quan trọng, trong đó thành phẩm được đóng gói và xác thực thông tin trên các tờ lót cùng thông tin đơn hàng Nếu phát hiện sai sót, sẽ có thông báo và cuộc họp để đề xuất phương án giải quyết Sau khi hoàn tất kiểm tra, thành phẩm sẽ được đóng thành các kiện và lưu trữ trong kho thành phẩm của nhà máy số 1 trước khi được vận chuyển đến tay khách hàng.
3.2.2 Quy trình tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất tại công ty
Hình 3 4 Quy trình tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất
Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất Bước 1: Đơn đặt hàng dự báo từ Maruei Industries Japan, Toyota Tsusho và từ các khách hàng trực tiếp
Trang 38 Định kỳ bộ phận KHSX sẽ nhận đơn đặt hàng từ MI thông qua công ty TTC và các khách hàng khác bằng Email hoặc Fax, sau đó lên kế hoạch dự báo số lượng đặt hàng, kế hoạch dự báo sẽ được lập trước thời hạn yêu cầu giao hàng là 02 tháng Ngoài ra, bộ phận KHSX còn trực tiếp nhân các dự báo giao hàng đặt biệt từ khách hàng và Công ty MI nếu có
Bước 2: Xem xét thảo luận tình hình thực tế và kế hoạch thực hiện
Dựa trên số lượng đơn hàng dự báo và các đơn đặt hàng đột xuất, giám đốc quản lý sản xuất và bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho Họ sẽ tập hợp các bộ phận liên quan để tổ chức cuộc họp nhằm đánh giá số lượng thiết bị và nhân sự, từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện hiệu quả.
Bước 3: Phản hồi thông tin
Dựa trên việc đánh giá tình hình công việc thực tế, các yêu cầu trong quá trình sản xuất và việc cân đối nguồn nhân lực, giám đốc QLSX sẽ đưa ra các quyết định phù hợp.
Nhân viên KHSX sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng dự báo.
Trong trường hợp sản xuất thực tế không đáp ứng được số lượng đặt hàng, nhân viên KHSX sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để thông báo lý do điều chỉnh đơn đặt hàng Họ sẽ đề xuất các phương án thay đổi số lượng đặt hàng phù hợp với tình hình tại nhà máy Nếu có sự thay đổi, bộ phận KHSX cần trao đổi trực tiếp với khách hàng; nếu không thể xử lý, họ phải báo cáo lên ban giám đốc để xem xét phương án giải quyết.
Bước 4: Nhận đơn đặt hàng chính thức từ khách hàng
Dựa trên các đơn đặt hàng dự báo đã được xác nhận, khách hàng sẽ phát hành các đơn hàng chính thức gửi đến bộ phận KHSX Nếu đến thời hạn quy định mà vẫn chưa nhận được các đơn hàng chính thức, nhân viên phụ trách sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để xác nhận tình hình và nhu cầu thay đổi của họ.
Bước 5: Phê duyệt đơn hàng chính thức
Sau khi nhận đơn đặt hàng chính thức, nhân viên bộ phận KHSX sẽ thu thập thông tin cần thiết và trình lên giám đốc QLSX để được ký xác nhận Nếu có yêu cầu từ phía khách hàng, việc này cũng sẽ được trình lên ban giám đốc.
Bước 6: Phản hồi thông tin đến khách hàng là quá trình quan trọng trong quản lý đơn hàng Nhân viên KHSX sẽ gửi Fax hoặc Email các đơn đặt hàng yêu cầu ký phê duyệt đến khách hàng Đồng thời, phòng QLSX sẽ lưu trữ toàn bộ đơn đặt hàng này để theo dõi tiến độ và đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.
Bước 7: Lập kế hoạch, triển khai sản xuất và kế hoạch giao hàng, mục tiêu giao hàng
Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Maruei Việt
Quy trình lập kế hoạch sản xuất được thực hiện một cách chi tiết, bao gồm nhiều thao tác và biểu mẫu kế hoạch cụ thể Trách nhiệm được phân bổ rõ ràng cho từng vị trí, đảm bảo phù hợp với năng lực làm việc của nhân viên.
Công ty đã xây dựng và triển khai hệ thống bảng biểu hướng dẫn thao tác cùng với các biểu mẫu kế hoạch và sơ đồ mô tả quy trình lập kế hoạch một cách chi tiết Điều này giúp nhân viên thực hiện công việc một cách thuận tiện và chính xác hơn.
Thông tin và số liệu từ khách hàng cùng các bộ phận trong công ty được cập nhật nhanh chóng, giúp kế hoạch sản xuất được điều chỉnh hàng tuần Điều này cho phép phát hiện kịp thời các vấn đề bất thường và đưa ra phương án xử lý phù hợp, từ đó giảm thiểu tình trạng trì trệ trong hoạt động sản xuất và đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch của công ty.
Kế hoạch sản xuất và tiến độ xuất hàng được duy trì để đảm bảo số lượng và lịch trình giao hàng đã cam kết, đồng thời giữ mức tồn kho đủ để ứng phó với các tình huống bất ngờ Mọi thay đổi về sản lượng và kế hoạch xuất hàng sẽ được nhân viên thông báo và thảo luận trực tiếp với đối tác.
Áp dụng hệ thống Pull System và phương thức sản xuất MTO (Make To Order) giúp công ty giảm lượng tồn kho nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí kho bãi và chi phí sản xuất, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên KHSX.
Mức độ am hiểu của nhân viên KHSX về tình hình sản xuất trong tổ chức là khá cao, nhờ vào việc hầu hết nhân viên đều được tuyển dụng từ bộ phận sản xuất và được đào tạo chi tiết về chuyên môn Điều này không chỉ nâng cao khả năng phản ứng của họ trước các tình huống bất thường mà còn tạo điều kiện cho việc làm việc thay thế lẫn nhau khi cần thiết, được đánh giá rất tích cực.
Sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận sản xuất và kinh doanh là yếu tố quan trọng Để đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời, các cuộc họp điều tiết sản xuất hàng tuần được tổ chức, giúp các bộ phận nắm bắt và trao đổi về tình hình sản xuất một cách hiệu quả.
Trang 56 xuất tại nhà máy, từ đó đề ra những phương án giải quyết vấn đề, hay thông báo những vấn đề quan trọng Nhờ đó, kế hoạch sản xuất cũng được điều chỉnh theo những hướng thích hợp hơn
Mức độ chênh lệch giữa dự báo và thực tế:
Việc áp dụng hệ thống kéo (Pull System) và phương thức MTO gặp phải những hạn chế về khả năng ứng phó và tùy chỉnh, đặc biệt là trong việc quản lý mức tồn kho an toàn Kế hoạch sản xuất thường dựa vào các đơn đặt hàng dự báo của khách hàng trong khoảng thời gian 2 đến 3 tháng, dẫn đến tính chủ động trong lập kế hoạch chưa cao Sự chênh lệch giữa sản lượng đặt hàng dự báo và thực tế cùng với biến động thị trường cũng khiến công ty gặp khó khăn trong việc thích ứng kịp thời.
Sản lượng đặt hàng thực tế của công ty biến động mạnh, dẫn đến việc phải tăng cường nhân công và giờ làm việc, làm gia tăng chi phí sản xuất Khi sản lượng quá thấp, công ty buộc phải dừng hoạt động dây chuyền và cắt giảm nhân lực, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất Do đó, mức tồn kho an toàn vẫn phải duy trì cao, khiến chi phí tồn kho tăng Một nguyên nhân khách quan là nguồn nguyên vật liệu chủ yếu nhập từ công ty mẹ ở Nhật Bản, với thời gian vận chuyển dài và quy trình kiểm soát phức tạp, gây khó khăn cho nhân viên trong việc cân đối thời gian thu mua nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ sản xuất cũng như giao hàng.
Nhân sự, máy móc thiết bị
Bộ phận KHSX hiện chỉ có 4 nhân viên với các vai trò khác nhau, dẫn đến số lượng nhân sự tương đối ít so với khối lượng công việc hiện tại Hầu hết kế hoạch sản xuất được thực hiện bởi trưởng bộ phận, do đó không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình làm việc.
Mỗi nhóm sản phẩm bao gồm các mã sản phẩm nhỏ được sản xuất trên dây chuyền riêng và đã đăng ký PCR với đối tác Mặc dù thiết bị có chức năng tương tự, nhưng khi xảy ra sự cố dừng máy, bộ phận KHSX không thể mượn máy móc từ dây chuyền khác mà cần thương lượng với khách hàng, gây tốn thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất Hơn nữa, năng suất không đồng đều giữa các dây chuyền cũng tác động đến việc lập kế hoạch sản xuất cho các nhóm sản phẩm.
Hệ thống phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý thường bị các công ty xem nhẹ, mặc dù đã triển khai hệ thống ERP, nhưng hiệu quả ứng dụng vẫn chưa cao Các quy trình như dự báo, lập kế hoạch sản xuất và báo cáo tài chính chủ yếu được thực hiện thủ công qua các phần mềm như Excel và PowerPoint, dẫn đến việc nhân viên không thể truy cập và thao tác đồng thời trên một tệp tin, kéo dài thời gian hoàn thành công việc và ảnh hưởng đến tiến độ Hơn nữa, công ty chưa thiết lập chuẩn lập kế hoạch sản xuất từ nguyên liệu đến xuất hàng, chỉ có chuẩn cho từng công việc, cùng với sự khác biệt giữa số liệu quản lý trên sổ sách và thực tế, gây khó khăn trong quản lý và có thể dẫn đến việc xuất lố sổ sách phải chịu thuế.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MARUEI VIỆT NAM PRECISION
Kết quả phân tích thực trạng tại công ty TNHH Maruei Việt Nam cho thấy quá trình lập kế hoạch sản xuất còn tồn tại một số hạn chế, như sự bị động trong dự báo sản lượng và thiết lập kế hoạch tồn kho, cùng với tính liên kết giữa các bộ phận chưa cao Điều này dẫn đến việc công ty gặp khó khăn trong sản xuất khi thị trường biến động Do đó, nâng cao hiệu quả lập kế hoạch sản xuất là yêu cầu cấp bách để cải thiện năng lực cạnh tranh Tác giả đề xuất các giải pháp như nâng cao hiệu quả dự báo và kế hoạch tồn kho, xây dựng hệ thống chuẩn lập kế hoạch sản xuất, và ứng dụng hệ thống thông tin quản lý để cải thiện hoạt động lập kế hoạch sản xuất.
Giải pháp tồn kho an toàn
Trong chương 2, tác giả đã nêu rõ những khó khăn trong kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và tồn kho thành phẩm Công ty phụ thuộc vào nguồn cung nguyên vật liệu chủ yếu từ Nhật Bản, dẫn đến thời gian vận chuyển kéo dài so với các nhà cung cấp khu vực Thêm vào đó, thị trường đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu trong những tháng cao điểm, gây trở ngại cho việc lập kế hoạch Từ những vấn đề này, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện tình hình.
Tìm thêm nhà cung cấp:
Giải pháp tìm kiếm thêm nhà cung cấp giúp công ty linh hoạt hơn trong kế hoạch sản xuất, thu mua nguyên vật liệu và tồn kho, đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu Mục tiêu là tìm kiếm các nhà cung cấp trong nước để giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp Nhật Bản, từ đó nâng cao tính tự chủ trong quy trình sản xuất.
Nhà cung cấp tại Việt Nam được đánh giá cao nhờ vào thời gian vận chuyển ngắn, chi phí thấp và giá thành sản phẩm cạnh tranh Tuy nhiên, uy tín và chất lượng sản phẩm của các nhà cung cấp này vẫn chưa được các nhà đầu tư nước ngoài chú ý đúng mức, điều này tạo ra một số hạn chế Trong bối cảnh sản lượng đặt hàng biến động, việc có thêm lựa chọn nhà cung cấp giúp Maruei Việt Nam duy trì chuỗi cung ứng ổn định, giảm thiểu tình trạng thiếu nguyên liệu và ngừng sản xuất Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn gia tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Công ty cần xây dựng kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu hàng tháng hợp lý, tạo mối liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp Việc trao đổi thông tin về kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho các mốc thời gian tương lai sẽ đảm bảo tính ổn định trong hoạt động cung ứng Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và chi phí kho bãi cho Maruei Việt Nam.
Xây dựng tồn kho an toàn:
Tồn kho an toàn là yếu tố sống còn cho mọi doanh nghiệp, bất kể sử dụng hệ thống kéo hay đẩy Tại Maruei Việt Nam, việc duy trì tồn kho an toàn là ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch sản xuất Kế hoạch tồn kho ổn định không chỉ giúp hạn chế tình trạng mua thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu mà còn giảm thiểu lãng phí và chi phí cho doanh nghiệp.
Trang 60 phí kho bãi Với nhiều lợi ích như thế, việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động xây dựng kế hoạch tồn kho an toàn cũng là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp
Dựa trên thông tin thu nhập từ các đơn đặt hàng dự báo sản lượng của khách hàng, doanh nghiệp có thể xác định và xây dựng phương án tồn kho an toàn cho nguyên vật liệu và thành phẩm Tác giả sử dụng phần mềm Excel để tính toán các thông số liên quan đến mức tồn kho an toàn.
Hình 4 1 Tồn kho an toàn của mã hàng 234056-0020JP
Dựa trên kết quả tính toán, công ty cần thiết lập số lượng sản phẩm tồn kho an toàn tối thiểu là 285.000 đơn vị, tương đương với 5 ngày tồn kho an toàn Khi lập kế hoạch sản xuất cho mã sản phẩm 234056-0020JP, nhân viên cần đảm bảo các chỉ tiêu sản xuất đáp ứng yêu cầu này, nhằm duy trì số ngày tồn kho bằng hoặc lớn hơn mức đã được xác định.
Khi lập số ngày tồn kho an toàn, cần căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng khách hàng và thời gian vận chuyển hàng hóa Việc này giúp xác định số ngày dự trù hợp lý để đảm bảo cung ứng kịp thời.
Số ngày tồn kho chuẩn = Số ngày tồn kho an toàn + số ngày dự trù
Đối với đối tác khách hàng từ Nhật Bản và trong trường hợp vận chuyển hàng hóa có quãng đường dài như mã hàng này, tác giả khuyến nghị rằng số ngày tồn kho an toàn cho thành phẩm nên được xác định là 10 ngày.
Sau khi hoàn tất tính toán mức tồn kho an toàn cho thành phẩm, nhân viên KHSX sẽ tiến hành tính toán mức tồn kho an toàn cho nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, sản lượng tồn kho thực tế và năng lực sản xuất của dây chuyền Với hiệu suất hiện tại đạt từ 80 đến 85%, tác giả đề xuất duy trì mức tồn kho nguyên vật liệu lớn hơn mức tồn kho chuẩn của sản phẩm từ 15 đến 25%, tương đương với 6.
Jan-22 Feb-22 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 Jul-22 Aug-22 Sep-22 Oct-22 Nov-22 Dec-22 Jan-23 Jan-23 Jan-23 890,000 630,000 810,000 390,000 600,000 640,000 680,000 640,000 1,040,000 1,000,000 980,000 720,000 835,260 835,260 835,260
Trang 61 ngày Vì đây là mã hàng có sự biến động lớn vào các tháng cuối năm, nên bộ phận KHSX cũng cần phải linh động điều chỉnh số ngày tồn kho an toàn cho hợp lý để duy trì khả năng cung ứng cho khách hàng Ngoài ra, với các mã sản phẩm có sản lượng lớn, công ty cần nên có kế hoạch điều chỉnh mức tồn kho an toàn theo từng tháng, đảm bảo có đủ nguyên vật liệu và thành phẩm dự trù cho những trường hợp cần thiết.
4.2.1 Cơ sở đề xuất
Nội dung giải pháp
Phương thức sản xuất Make To Order mà công ty đang áp dụng đặt nhu cầu sản phẩm của khách hàng làm yếu tố cốt lõi trong quy trình sản xuất Tuy nhiên, nhu cầu này thường xuyên biến động và không theo quy tắc nào, dẫn đến việc công ty ít quan tâm đến hoạt động dự báo Điều này làm giảm khả năng chủ động trong sản xuất khi có sự thay đổi từ thị trường Để cải thiện tình hình, dự báo được xem xét như một giải pháp nhằm hỗ trợ kế hoạch sản xuất hàng năm của công ty.
Trang 62 công ty được thiết lập chuẩn xác hơn Phương pháp san bằng hàm mũ là một mô hình dự báo khá đơn giản để công ty có thể cân nhắc triển khai Tác giả sử dụng phần mềm QM và Excel để thử nghiệm mức độ hiệu quả của công tác dự báo, kết quả dự báo được sử dụng để đánh giá chính là tháng 01/2023, số liệu được sử dụng làm cơ sở dự báo được thu nhập từ năm 2022
Bảng 4 1 Nhu cầu mã sản phẩm JK234056 – 0020 năm 2022
Tháng Nhu cầu (pcs) KHSX
(Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất)
Hình 4.2 Đầu vào mô hình
Bảng 4 2 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 23,683%
Thử mức độ chính xác đối với các giá trị α từ 0,1 đến 0,9 cho ra kết quả:
Bảng 4 3 Bảng giá trị độ lệch tuyệt đối trung bình MAD
Hệ số san bằng mũ α MAD
Khi so sánh các giá trị MAD, chúng ta nhận thấy rằng với α = 0,5, giá trị MAD đạt mức thấp nhất Do đó, α = 0,5 sẽ được chọn làm hệ số san bằng mũ cho mô hình dự báo.
Bảng 4 4 Kết quả dự báo
Demand(y) Forecast Error |Error| Error^2 |Pct Error| January 890.000
February 630.000 890.000 -260.000 260.000 6.8E+10 41,27% March 810.000 760.000 50.000 50.000 2.5E+09 6,17% April 390.000 785.000 -395.000 395.000 1.6E+11 101,28% May 600.000 587.500 12.500 12.500 1.6E+08 2,08% June 640.000 593.750 46.250 46.250 2.1E+09 7,23% July 680.000 616.875 63.125 63.125 4E+09 9,28% August 640.000 648.438 -8.437,5 8.437.5 7.1E+07 1,32% September 1.040.000 644.219 395.781 395.781 1.6E+11 38,06% October 1.000.000 842.109 157.891 157.891 2.5E+10 15,79% November 980.000 921.055 58.945,3 58.945.3 3.5E+09 6,02% December 720.000 950.527 -230.527 230.527 5.3E+10 32,02% TOTALS 9.020.000 -109.473 1.678.457 4.7E+11 260,51% AVERAGE 751.666.7 -9.952,1 152.587 4.3E+10 23,68% Next period forecast 835264 (Bias) (MAD) (MSE) (MAPE)
Hình 4.3 Biểu đồ chênh lệch giữa nhu cầu thực và nhu cầu dự báo
Hình 4 4 Kết quả tín hiệu dự báo
Kết quả dự báo ở bảng 4.2 và bảng 4.4 cho ra các kết quả:
Ngoại trừ các tháng 3, 9, 10 và 12, nơi có sự biến động đột ngột về sản lượng, mức chênh lệch giữa dự báo và nhu cầu thực tế trong các tháng còn lại tương đối gần nhau.
Tín hiệu theo dõi của 12 tháng đều có mức sai < 0, ngoại trừ 2 tháng 10 và
11 Cho thấy mô hình đang có tín hiệu dự báo tốt.
Thử nghiệm dự báo cho năm 2023
Phương pháp san bằng mũ có điều chỉnh xu hướng, với = 0,5, α = 0,5 Kết quả được tính toán bởi phần mềm QM for Window cho ra kết quả dưới đây
Bảng 4 5 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 26,19%
Forecast next period 807.377,9 Điều chỉnh chỉ số với = 0,7, α = 0,3
Bảng 4 6 Kết quả sai số dự báo
MAPE (Mean Absolute Percent Error) 23,27%
Bảng 4 7 Kết quả dự báo
Demand(y) Forecast Error Cum error Cum abs error Cum Abs MAD Track
February 630.000 890.000 -260.000 -260.000 260.000 260.000 260.000 -1 March 5 757.400 52.600 -207.400 52.600 312.600 156.300 -1,327 April 390.000 794.600 -404.600 -612.000 404.600 717.200 239.066,7 -2,56 May 600.000 591.446 8.554 -603.446 8.554 725.754 181.438,5 -3,326 June 640.000 613.580 26.420 -577.026 26.420 752.174 150.434,8 -3,836 July 680.000 635.776,3 44.223,69 -532.802 44.223,69 796.397,7 132.733 -4,014 August 640.000 661.724,5 -21.724,5 -554.527 21.724,5 818.122,2 116.874,6 -4,745 September 1.040.000 650.611,5 389.388,5 -165.138 389.388,5 1.207.511 150.938,8 -1,094 October 1.000.000 850.049,3 149.950,7 -15.187,6 149.950,7 1.357.462 150.829,1 -0,101 November 980.000 911.420,9 68.579,06 53.391,44 68.579,06 1.426.041 142.604 0,374 December 720.000 932.710,6 -212.711 -159.319 212.710,6 1.638.751 148.977,4 -1,069
Hình 4.5 Biểu đồ chênh lệch giữa nhu cầu thực và nhu cầu dự báo
Bảng 4 8 Chênh lệch kết quả giữa nhu cầu thực tế và dự báo
Tháng Nhu cầu (pcs) Dự báo Chênh lệch
Trong các tháng 2, 4, 9, 10 và 12, sự chênh lệch giữa nhu cầu và dự báo đạt mức cao nhất do nhu cầu bất ngờ biến động lớn Trong khi đó, các tháng còn lại duy trì mức chênh lệch ổn định và không quá cao.
- Tín hiệu theo dõi của các tháng đều cho ra kết quả dưới mức 0 ngoại trừ tháng
11, cho thấy rằng tín hiệu dự báo của mô hình cũng hoạt động ở mức khá tốt
- So sánh các kết quả MAD ở trên, có thể thấy được phương pháp dự báo có điều chỉnh xu hướng với = 0,7, α = 0,3 cho ra kết quả nhỏ nhất
Phương pháp dự báo san bằng mũ đơn giản có điều chỉnh xu hướng đã chứng minh tính khả thi thông qua các kết quả dự báo và so sánh Công ty có thể xem xét và ứng dụng phương pháp này trong các hoạt động dự báo của mình.
Phương pháp dự báo san bằng mũ đơn giản có điều chỉnh xu hướng cho kết quả chính xác với nhu cầu thực tế, là lựa chọn dễ triển khai cho doanh nghiệp Năm 2022 chứng kiến nhiều biến động trên thị trường, ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sản xuất của Maruei Việt Nam, nhưng công ty đang nỗ lực để phản ứng kịp thời.
Giải pháp ứng dụng hệ thống ERP
Công ty cần cải thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, để hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn Hiện tại, hoạt động lập kế hoạch sản xuất thiếu tính liên kết, dẫn đến sự không khớp giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách Nguyên nhân chính của những vấn đề này là do công ty chưa có luồng thông tin đồng bộ giữa các bộ phận, gây ra nhiều sai sót trong quá trình quản lý.
Luồng thông tin hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản lý đến sản xuất và kinh doanh Một hệ thống cơ sở dữ liệu hiệu quả cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tài chính, sản xuất, tồn kho và giao dịch Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý phù hợp Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một giải pháp mà công ty có thể áp dụng để giải quyết vấn đề này.
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống cơ sở dữ liệu giúp thu thập và xử lý thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp Nó bao gồm các mô-đun chức năng được tích hợp trên cùng một nền tảng.
Trang 68 thống duy nhất ERP giúp công ty đơn giản hóa các hoạt động quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin so với việc phải thực hiện thủ công trên giấy tờ
Công ty TNHH Maruei Việt Nam Precision đã từng triển khai hệ thống ERP nhưng chưa đạt hiệu quả tích cực, dẫn đến những khó khăn trong quản lý sản xuất và kinh doanh Để tối ưu hóa hoạt động quản lý tồn kho và nâng cao hiệu quả lập kế hoạch sản xuất, việc lựa chọn và thiết lập một hệ thống ERP phù hợp là yêu cầu cần thiết cho sự phát triển của công ty.
Oracle, SAP và IBM là những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu thế giới, được nhiều tổ chức tin tưởng lựa chọn Trong số đó, SAP ERP, phát triển bởi công ty lớn SAP có trụ sở tại Đức, đã trở nên quen thuộc với các tập đoàn tại Việt Nam Hệ thống này tích hợp tất cả các hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý kế toán, bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho, tài chính và sản xuất Đây là một giải pháp khả thi mà các tổ chức có thể xem xét triển khai.
SAP ERP cung cấp nhiều giải pháp ERP đa dạng, với các tính năng đầy đủ cho doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, SAP Business One và SAP Business ByDesign là những lựa chọn khả thi Đối với Maruei Việt Nam, giải pháp SAP Business ByDesign được đề xuất do tính phù hợp với quy mô và nhu cầu tổ chức Đây là một giải pháp Cloud ERP tích hợp với nền tảng SAP HANA, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và nâng cao khả năng cạnh tranh một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí SAP Business ByDesign là hệ thống toàn diện, kết nối mọi chức năng trong tổ chức thông qua các quy trình đã được thiết kế sẵn và phương pháp phân tích chuyên sâu.
Các tính năng của Business ByDesign:
Quản lý tài chính hiệu quả bằng cách theo dõi thông tin tài chính theo thời gian thực, tối ưu hóa quy trình kế toán cơ bản và nâng cao khả năng quản lý tiền mặt cùng thanh khoản.
Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình quản lý hiệu quả các hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ, nhằm nâng cao sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Quản trị nhân sự: hợp lý hóa các quy trình nhân sự như quản lý tổ chức, quản lý lực lượng nhân công, chấm công, dịch vụ cá nhân, v.v
Quản lý dự án: SAP Business ByDesign cho phép doanh nghiệp quản lý các dự án ở mọi quy mô và độ phức tạp
Quản lý thu mua hiệu quả cung cấp công cụ mua sắm tự phục vụ, giúp giảm chi phí và thời gian Bằng cách tập trung dữ liệu nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể thương lượng tốt hơn và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
Quản lý chuỗi cung ứng là quá trình tối ưu hóa hiệu quả bằng cách cải thiện sự kết hợp giữa cung và cầu Điều này giúp tăng tính linh hoạt cho chuỗi cung ứng, đồng thời giảm thiểu giao tiếp không cần thiết giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Kế hoạch và giá cả:
Business ByDesign cung cấp bốn gói dịch vụ ERP: Self-Service User, Core User, Advanced User và Base Package, mỗi gói có mức giá và tính năng khác nhau Đối với doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định và chiến lược ngắn hạn tập trung vào quản lý hàng tồn kho, hoạch định nhu cầu hoặc lập kế hoạch sản xuất, gói Core User sẽ là lựa chọn tối ưu nhất.
Giá dịch vụ: 99 USD/1 người/1 tháng = 2.376.000 VNĐ/1 người/1 tháng
Số lượng người sử dụng: 15 (người): 15*2.376.000 = 35.640.000 VNĐ/Tháng Mua và thanh toán trước 18 tháng: 641.520.000 VNĐ
Chi phí đào tạo người dùng: 5.000.000 VNĐ
Chi phí tư vấn: 5.000.000 VNĐ
Tổng chi phí triển khai ước tính:
Kế hoạch thiết lập dự án
Ngày tiến hành dự án: 15/11/2022
Tổng thời gian thực hiện: 242 ngày
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 7
Số giờ làm việc quy định: 8 tiếng (Sáng: 7h30 đến 12h, Chiều: 12h45 đến 16h15)
Bảng 4 9 Bảng chi tiết kế hoạch dự án
Dự án Triển khai ERP
Số ngày Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Nội dung
6/12/22 21/12/22 Lập kế hoạch dự án 15
22/12/22 29/12/22 Thẩm định dự án và báo cáo 7
30/12/22 13/1/23 Đánh giá thực trạng, tư vấn 14
30/1/23 20/2/23 Phân tích, thiết kế quy trình 21
26/5/23 25/6/23 Khởi động, hoàn tất dự án 30
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Dự án ERP được thực hiện với giả định rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực, nhân viên và máy móc cần thiết Thời gian thực hiện chỉ mang tính chất tham khảo và có thể điều chỉnh tùy thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ Thời gian triển khai dài và độ phức tạp cao có thể gây ra nhiều vấn đề, do đó, công ty cần chuẩn bị phương án dự phòng phù hợp.
Hình 4.6 Sơ đồ Gantt dự án