Các kỹ năng quản lý hiệu quả Havard

Lời giới thiệu Vị trí quản lý bạn đạt ngày hòm hân kết quà trình bạn làm việc với tất nhiệt tình nỗ lực khơng mệt mỏi để đóng góp cho thành công tổ chức Giờ đáy, vai trò nhà quản lý, trách nhiệm mong muốn người dành cho bạn nhiều hon Chuyên môn kỹ thuật kỹ làm việc mà ban có trước đầy cịn quan trọng đà khơng cịn đặc trưng cho vai trị cùa bạn Cơng việc bạn thu nhận kết thông qua tính sáng tạo, chun mơn sức lực cùa người khác Ví dụ, kỷ bán hàng bạn giúp bạn thăng tiến lên chức giám đốc bán hàng khu vực Những kỹ nâng giúp bạn huấn luyện nhân viên cấp Nhưng thành cơng bạn với vai trị nhà quản lý dược định Những lực khác: khả tuyển dụng tri người giỏi, thúc dẩy phát triển tiềm thành viên nhỏm, lập kế hoạch có sức thuyết phục, kiểm sốt ngân sách, định xác hiệu quá, giúp người thăng tiến phát triển Đây chơi với nhiều thách thức Nhưng thành công cùa chơi sẻ giúp bạn bước thêm môt bậc cao nấc thang nghiệp Cho dù bạn bước vào vị trí quản lý mơt nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm, sách “Các kỹ quản lý hiệu quả” vần giúp bạn tìm hiểu cải thiện kỹ nâng thiết yếu mà nhà quản lý hiệu đẻu cẳn phải nắm vững Mỗi chương sách đem lại lời khuyên thiết thực, huấn luyên cá nhân cung cấp thơng tin tảng mà bạn áp dụng công việc hàng ngày PHẦN 1: CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN THIẾT LẬP MỤC TIÊU Cam kết đạt kết Nội dung chính: • Tại mục tiêu phái bắt nguồn, từ chiến lược tố chức? • Phương pháp lập mục tiêu từ xuống từ lên • Các đặc điểm cùa mục tiêu hiệu • Triển khai mục tiêu cho phịng ban cá nhân • Xác định mức độ ưu tiên • Quy trình bơn bước dế đạt mục tiêu • Học hỏi sau hành động Lập mục tiêu quy trinh xác đinh mục tiêu mà bạn cần phải đạt Đây chức quan trọng công tác quản lý Khi lập mục tiêu, bạn cam kết dạt kết quà mà thân bạn cấp bạn thực Việc lập mục tiêu giúp bạn tập trung thời gian nguổn lực có giới hạn vào việc quan trọng Mục tiêu thiết lặp phưoTig hưứng hành động bạn BẮT ĐẦU VỚI CHIẾN LƯỢC Các mục tiêu nên (tược bắt nguồn từ chiến lược tổ chức Ví dụ, nêu chiến lược trớ thành đơn vị dẫn đầu thị phán thơng qua việc giói thiệu sàn phẩm nhanh chóng, mục tiêu cùa cá nhân phòng|ban nẽn phục vụ cho chiến lưực Quà thực, nên co hệ thống mục tiêu liên kết phú họ'p vói từ xuống mị tả hình 1-1 Trong hình này, mục tiêu chiến lược tổ chức nẳm Từng phong ban lại có mục tiêu trực tiếp hồ trợ cho mục tiêu chiến lược dó Trong phịng ban này, nhóm cá nhân dưực giao mục tiêu trực tiếp hỏ trợ cho mục tiêu phong ban họ Sức mạnh thực tế hệ thống mục tiêu sư phù hợp với mục đích cao tổ chức Lý tưởng moi nhân viên phải hiểu dưực mục tiêu minh hiểu dược mục tiêu hổ trợ mục tiêu cùa phòng ban nao, hoạt động phịng ban lại đóng gop vào mục tiêu chiến lược tổ chức HÌNH - Sự phủ hợp hệ thống mục tiêu TỪ TRÊN XUỐNG HAY TỪ DƯỚI LÊN? Hai phương pháp phổ biến để lập mục tiêu từ xuống từ dưó'i lên Trong phương pháp lặp mục tiêu từ xuống, cáp quản lý lập mục tiêu rộng lớn nhân viên giao mục tiêu tưoĩig ứng hổ trọ' cho mục tiêu lớn Phương pháp phù hựp nhân vlẻn cần giám sát chặt chẽ, họ mời mè với tổ chức chưa quen với mục tiêu phòng ban hay công ty Trong phương pháp từ lên, nhân viên triển khai mục tiêu riêng cùa họ, người quản lý họ hợp mục tiêu vào mục tiêu lớn tổ chức Phương pháp từ lên phù hợp nhân viên có khả tự định hướng tương đổi tốt khí họ hiểu rõ chiến lược tổ chức, nhu cầu cùa khách hàng, vai trò riêng cùa họ kể hoạch lớn hon Trong cà hai phương pháp, việc lập mục tiêu hiệu nhân viên tham gia vào quy trình Sự tham gia đỏ đảm bảo ràng họ hiểu mục tiêu có trách nhiệm thúc đẩy phát triển mọt cấp bậc, Sự tham gia không nằm phương pháp từ xuống Xét cho cùng, nhà quản lý người lựa chon mục tiêu phân bố chúng Tuy nhiên, vần đảm bào tham gia nhà quản lý truyền dạt mục đích, tầm quan trọng tương hợp mục tiêu giao cho nhân viên VỚI chiến lược tổng thể tổ chức Trong hầu hết trường hợp, mục tiêu cúa công ty xác đinh thơng qua quy trình kết họp hai phương pháp Cấp quản lý không tự đề mục tiêu với nhân viên chưa tham khảo ý kiến, nhân viên củng khống tùy tiện xác định mục tiêu riêng Thay vào đó, mục tiêu phòng ban cá nhân xác định thơng qua quy trình thương thảo, cấp quản lý nhân viên thảo luận mục tiêu cần thiết mục tiêu khà thi CÁC ĐẶC ĐIÊM CỦA MỤC TIÊU HIỆU QUẢ Một mục tiêu hiệu phải đáp ứng đặc điểm sau: • Được moi người thừa nhân quan trọng; • Rõ ràng dẻ hiểu; • Được viểt thành từ ngữ cụ thể; • Vừa sức phân bổ thời gian; • Tuơng xứng với chiến lược tổ chức; • Khả thi đầy thử thách; • Được ủng hộ bời chế khen thường phù hợp Hãy xem ví dụ sau vẻ giám đơ'c bán hàng giao mục tiêu cho nhân viên bán hàng trưừng: Một điều tối quan trọng công ty chứng ta phái táng doanh thu bán hàng suốt nám tới Chúng ta đầu tư đáng kể vào việc đào tạo sản xuất thời gian gần đây, ban lãnh đạo mong muốn thu hồi chi phí đầu tư với doanh thu cao Nếu làm dược điều đó, tình hình tài cùa cơng ty thiện rõ rệt cơng ty có vị cạnh tranh tốt tương lai Điều dó có nghĩa dươc đảm bào cơng việc nhiều có tiền thưởng cao Mục tiêu công ty tăng doanh thu bán hàng lên 15 triệu USD năm tới, nhân viên bán hàng mong đợi dóng góp vào mục tiêu Nhiệm vụ anh mục tiêu tăng doanh số khu vực anh phụ trách từ triệu USD lên 2,2 triệu USD năm, tức tăng 10% Tòi theo dõi kết bang báo cáo chi tiết Tăng doanh sổ 10% khống phải điều dễ dàng vào việc tồn lại cùa trước đây, nhung anh có nhiều co hội khu vực hán hàng cùa minh Tôi tin anh dạt dược mục tiêu dó, tơi tuôn hậu cho anh cách mà tơi có thề Hãy ý xem vị giám đốc bán háng dáp ứng náo vói dặc diểm cùa mục tién hiệu quà Hai Sai lầm cản tránh Nhiêu tổ chức phạm phái hai sai lấm sau đãy thiét lặp mục tiêu: Không xây dụng định mữc thực Các định mức thực cung cấp bàng chưng khach quan việc đạt mục tiêu quy trinh hưởng tời việc đạt mục tiêu sàn lượng trẽn may móc, sỏ tối ngán đơn vị sán phẩm, thời gian đưa sàn phầm thị trường vi dụ định mức thực hiên Hăy liên kết định mức thực với kết qua mục tiêu mà bạn tim kiếm 2, Không tạo tương xứng mục tièu vá phần thưởng nhiều cõng ty thay đổi mục tiêu cúa họ khóng thay đổi phần thường Phàn thường bát tương xưng khơng khuyến khích nhân viên nỏ lực tàp trung lực váo mục tiêu TRIỂN KHAI MỤC TIÊU CỦA PHÒNG BAN Với vai trò ngưoi quản lý, ban nên nghĩ đến việc làm each đề phòng ban bạn hoạt dộng suôn sẻ hon, trách nhiệm nẻn đàm đu'0'ng thêm, cách phát huy hon tinh thần làm việc then nhóm, cách điều tiết, giảm bót chi phí hoạt động Bát kỳ thay đổi nhũng lĩnh vực chứa mục tiêu tiềm Thách thúc bạn phân loại chúng xác đinh mục tiêu khả thi, liên quan đến mục tiêu tổ chức có khà tạo nhiều giá trị Vì thế, theo định kỳ sáu tháng năm, hạn nên xom lai hoat động khác cùa phịng han, có xác định hội (lể tạo khác hiệt lớn lực thực hiên Hãy thực việc hăng buổi họp nhóm dể tiếp thu kết họp ý kiến cùa tát cá người Hãy dật câu hòi sau: • Cần thực hiên sáng kiến để đảm báo thành cơng? • Chúng ta phân dáu cho chuẩn mực gì? • Trong lĩnh vực suất va hiệu quà có thề du'0'c cải thiện 10% trờ lên? • khách hàng mong đợi từ chúng ta? • Thị hiếu khách hàng có thay đổi khơng? Nếu có, làm đáp ứng? Đừng lo lắng ép buộc phái thực mục tiêu hạn động tư Ngoài ra, kiếm tra lại mục tiêu đế điều chinh có thay đổi yêu cầu khách hàng mói trường cạnh tranh Nhiều nhà quản lý c ngại việc thiết lập mục ttêu Một mặt, họ biết mục tiêu nên giải thách thức quan mà tổ chức phái đòi mặt Nhưng thừ thách dược xem khó khăn có nguy rủi ro cao mức trung bình Kết quà theo tự nhiên, họ né tránh chúng tránh tạo trở ngại cao Xét cho cúng, mục tiêu đầy khó khàn làm cấp nản lịng Thèm vào đó, khả thất bại mục tiêu cao kèm theo thất bại hình phạt nghề nghiệp Bạn tránh rắc rối cách làm cho mục tiêu bớt khó khãn Nhưng điều khơng phải cách tốt cho tổ chức, cho thân bạn cấp bạn Giải pháp tốt truyền đạt thẳng thắn với cấp Hãy giải thích mục tiêu đầy thử thách lại chọn tầm quan trọng việc đạt chúng đối VỚI tổ chức cá nhân XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ ƯU TIÊN Một số mục tiêu đóng vai trị quan trọng thành công tương lai Các mục tiêu khác đơn giản mục tiêu “nên có” Do nguồn lực hạn chế, bạn phải phân biệt mục tiêu mục tiêu "nên có” Như vậy, bạn có danh sách ý tưởng mục tiêu, thu hẹp danh sách chi chọn mục tiêu quan trọng Hãy bắt đầu cách xác định tiêu chuần giúp bạn phân biệt mục tiêu ưu tiên cao với mục tiêu ưu tiên Ví dụ: • Những mục tiêu có giá trị cho tổ chức bạn? • Những mục tiêu có tác động lớn đến lực thực hay lọi nhuận? • Những mục tiêu thử thách nhất? • Những mục tiêu mà nhóm bạn giải tốt - nhờ lực hay đào tạo? Một số mục tiêu chồng chéo Khi điều xảy ra, kết họp chúng thành mục tiêu lớn Kế tiếp, hầy xem lại danh sách mục tiêu sử dụng tiêu chuẩn bạn để xếp loại chúng theo cấp độ ưu tiên A, B, C: Cap độ ưu tiên Á: Có giá trị cao mơi quan tâm Cấp độ ưu tiên B: Có giá tri trung bình tầm quan trọng thứ hai Cấp độ ưu tiên C: Có giá trị quan trọng Hày loại bỏ tất cà mục tiêu có cấp độ ưu tiên c, sau nhìn lại mục tiêu B Chúng có xứng đáng với thời gian bạn hay không? Nếu chúng xứng đáng với mục tiêu A, chuyển chúng sang danh sách Hạ phần lạt xuống cấp độ c Giờ nhũng mục tiêu danh sách un tiên A bạn mục tiêu cấp độ cao Nhưng bạn vẩn chưa hồn tất cơng việc Do nguồn lực ln hạn chế, bạn phải xác định mức dộ un tiên lần Và bước cuổi hày xem lai mục tiêu ưu tiên A xểp loại chúng theo tầm quan trọng, sau dó viết danh sách cấp độ ưu tiên A cuối cùa ban MỤC TIÊU CỦA BẠN VỚI VAI TRÒ MỘT NHÀ QUẢN LÝ Bạn cần muc tiêu cá nhân Những mục tiêu bao gồm muc tiêu phịng ban, hay thành phần mục tiêu phòng ban đòi hòi kỹ đặc biệt bạn - mục tiêu mà bạn khơng thể giao phó Chúng phàn ánh đóng góp bạn cho mục tiêu thành viên nhóm bạn Trong số trường hợp, mục tiêu bạn sẻ người cấp cao giao cho bạn theo chuỗi mệnh lệnh, chảng hạn từ giám đốc điều hành Mạc tiêu cùa bạn cỏ thể không liên quan đến phòng ban cùa bạn Vi dụ, bạn co thể ỉàm việc cho đội ngủ đàm trách việc khỏi phục phúc lợi y tế tồn cơng ty Trong trường hơp đó, mục tiêu cùa ban liên kết vói hoạt đơng dó, khổng trực tiếp liên quan don cơng việc bạn dang làm phòng ban cùa bạn Cho dù trọng tâm mục tiêu cùa bạn gì, họp tác vói cấp để dạt đưọc trí, để xây dựng hiểu biết chung kết quà mong đoi, dám bảo bạn có nguồn lực hỗ trự đào tạo cản thiết giúp bạn thành cơng Ngồi ra, đảm bảo thành viên nhóm ý thức mục tiêu cá nhãn cùa bạn Nếu họ hiểu mức độ ưu tiên bạn làm dể hoạt động nhóm phù hớp vói mức độ ưu tiên dó, ngưịi làm việc suôn sẻ hưn BỐN BƯỚC ĐỂ ĐẠT MỤC TIÊU Tạo mục tiêu rỏ ràng điều quan trọng, hiển nhiên chưa phài cuóĩ chặng đường Những mục tiêu lập nhung không thưc thật vơ nghĩa Chúng chi có ý nghĩa phú họp với kể hoạch thiết thực dể đạt chúng Việc biến muc tiêu thành thực gồm bốn bước sau dây: Phân chia mồi mục tiêu thà-nh nhiệm vụ cụ thể vói kết quà rõ ráng Lập kế hoạch thực nhiệm vụ dó với thời gian rõ ràng Thu thâp nguổn lực cần thiết Tiên hành thực kế hoạch đề Bước bước dầu tiên này, bạn phải xác định nhiệm vụ cần thiết để đạt mục tiêu Một sổ nhiệm vụ có thề phải dược hoàn tát nối tiếp nhau, chằng hạn nhiệm vụ A phải hoàn tât trước ban bắt đầu nhiêm vụ B Nếu xảy trương họp nay, đăt nhiệm vụ theo trật tự phù hop Có nhiệm vụ khác hoan tát đong thời, tức bạn giao người làm nhiệm vụ A nhóm khác giao nhiệm vụ B Nếu nhiệm vụ lớn, hày chia chúng thành nhiều phần nhò Bước 2.1.ập kê hoạch tưng nhiệm vụ, xác đinh khỏi đầu kết thuc cho nhiệm vụ Bạn dùng biéu đỏ Gantt dạng biểu đồ khác xác định thoi gian cho nhiệm vụ để làm rò điều với người Biểu đồ Gantt biểu đồ quen thuộc Chúng dẻ đọc truyền đạt rõ ráng gi cần thực khung thỏi gian cụ thể