Lý do lựa chọn đề tài
Khi nền kinh tế phát triển và đời sống người dân được nâng cao, nguy cơ về tội phạm như đột nhập và trộm cắp cũng gia tăng Theo báo cáo năm 2022, công an TP HCM ghi nhận 2.816 vụ phạm tội xâm phạm quyền sở hữu, chiếm 66,01% tổng số vụ án Điều này cho thấy tội phạm trộm cắp và cướp giật tài sản đang chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu tội phạm Do đó, việc trang bị hệ thống an ninh báo động cho nhà ở và doanh nghiệp trở nên cần thiết, không chỉ để bảo vệ an toàn bên ngoài mà còn để bảo vệ môi trường sống bên trong, như báo khói và báo vỡ kính, nhằm hạn chế thiệt hại về người và tài sản Chất lượng sản phẩm an ninh là tiêu chí hàng đầu của khách hàng, vì sản phẩm giá rẻ và kém chất lượng thường xuyên cần sửa chữa, gây gián đoạn trong sinh hoạt và hoạt động kinh doanh.
Nhận thấy rằng các dự án của công ty TNHH Eurostellar đáp ứng tốt nhu cầu người dùng, tác giả đã chọn một dự án để nghiên cứu Việc triển khai nhiều dự án liên tục cho phép rút ra kinh nghiệm từ dự án trước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho các dự án sau Do đó, tác giả quyết định nghiên cứu đề tài: Đánh giá công tác quản lý dự án "Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera".
Công ty TNHH Eurostellar giới thiệu giải pháp "Provision-ISR vào nhà phố" nhằm cung cấp các giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp Điều này hỗ trợ quản lý dự án, nâng cao chất lượng công trình an ninh và cải thiện đời sống sinh hoạt cũng như hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài luận này hệ thống hóa lý luận về quản lý dự án, phân tích và đánh giá thực trạng quản lý một dự án cụ thể Mục tiêu là nhận diện những ưu điểm cần phát huy và hạn chế còn tồn tại, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án cho doanh nghiệp, hướng đến tiết kiệm và hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu như giáo trình, bài báo khoa học, văn bản và hồ sơ công ty Những thông tin này không chỉ giúp hệ thống hóa cơ sở lý luận mà còn là cơ sở để phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án tại doanh nghiệp.
Phương pháp phân tích được áp dụng để đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án, từ đó nhận diện những ưu điểm và hạn chế hiện có, làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả hơn.
Kết cấu các chương của báo cáo
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo bao gồm những nội dung chính như sau:
- Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH Eurostellar, hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR
- Chương 2: Cơ sở lý thuyết
- Chương 3: Thực trạng công tác quản lý dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố” của công ty TNHH Eurostellar
- Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty TNHH Eurostellar
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH EUROSTELLAR, HỆ THỐNG
Công ty TNHH Eurostellar
1.1.1 Tổng quan về công ty TNHH Eurostellar
Hình 1.1: Văn phòng công ty
Nguồn: Profile công ty TNHH Eurostellar
Eurostellar là công ty khởi nghiệp chuyên phát triển và chuyển giao công nghệ, được thành lập vào năm 2017 với trụ sở tại TP HCM, Việt Nam và Praha, Cộng hòa Czech Công ty cung cấp các giải pháp an ninh cho nhiều loại công trình như nhà ở, biệt thự, siêu thị và bệnh viện Mục tiêu của Eurostellar là kết nối nhà sản xuất với đối tác và khách hàng, nhằm mang lại những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
- Tên công ty: Công ty TNHH Eurostellar
- Tên công ty (quốc tế): Eurostellar Company Limited
- Tên công ty (viết tắt): Eurostellar Co., LTD
- Ngày thành lập: ngày 24 tháng 07 năm 2017
- Địa chỉ văn phòng: 449/63 Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, TP.HCM, Việt Nam
- Website: https://www.eurostellar.com/vi
Hình 1.2: Logo công ty TNHH Eurostellar
Nguồn: Phòng marketing công ty TNHH Eurostellar
Chúng tôi cam kết xây dựng mối quan hệ bền vững và hợp tác lâu dài với các đối tác và khách hàng, đồng thời nhận thấy tiềm năng lớn của thị trường Với việc đầu tư mạnh mẽ vào nguồn lực và công nghệ, chúng tôi mong muốn tạo ra sự hợp tác WIN-WIN giữa Eurostellar và khách hàng.
Chúng tôi không chỉ cung cấp sản phẩm thương mại mà còn đồng hành cùng bạn qua hỗ trợ kỹ thuật, quảng bá, truyền thông và huấn luyện chuyển giao, nhằm tạo ra dấu ấn riêng cho mỗi sản phẩm.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập vào năm 2017 bởi hai nhà sáng lập: ông Karel Papík, phụ trách văn phòng tại Praha, Cộng hòa Czech, và ông Ngô Minh Phát, phụ trách văn phòng tại TP.HCM, Việt Nam.
Hình 1.3: Nhà sáng lập công ty TNHH Eurostellar
Nguồn: Phòng marketing công ty TNHH Eurostellar
Sau hơn 5 năm hoạt động, Eurostellar đã trở thành đại diện độc quyền và được ủy quyền của các nhà sản xuất và nhà phát triển công nghệ uy tín trong ngành.
Trang 5 sản xuất thiết bị an ninh trên thế giới như: Jablotron, Trevos, Loxone, Zepcam, Modivision, Cleverfarm, Provision-ISR, v.v Đồng thời, Eurostellar cũng đang hợp tác với hơn 250 nhà phân phối/tích hợp hệ thống tại Việt Nam, Campuchia, Thái Lan, Malaysia, Singapore, Myanmar, Lào và tiếp tục tiếp cận thêm nhiều đối tác tại thị trường tiềm năng này
1.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức công ty
Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Eurostellar
Theo như sơ đồ trên, cơ cấu tổ chức nhân sự công ty TNHH Eurostellar như sau:
- Ban quản trị: ông Karel Papik giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị, ông Ngô
Minh Phát đảm nhiệm vị trí Giám đốc Điều hành
Phòng kinh doanh bao gồm bộ phận hỗ trợ đối tác, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và giải đáp thắc mắc, cùng với bộ phận quản lý dự án, đảm nhận việc phát triển giải pháp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Phòng hành chính là bộ phận nhân sự chủ yếu quản lý nguồn nhân lực, xây dựng quy định công ty và giải quyết các chính sách liên quan đến người lao động Đồng thời, bộ phận pháp lý đảm nhiệm các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
- Phòng marketing: nghiên cứu thị trường, xây dựng các kênh truyền thông mạng xã hội, triển khai các chiến dịch quảng bá sản phẩm
Bộ phận Hỗ trợ đối tác
Bộ phận Mua hàng - Kho
Bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật
Phòng tài chính có nhiệm vụ viết và thu thập các hóa đơn, đồng thời phản ánh số liệu vào sổ sách Đơn vị này chịu trách nhiệm về các dịch vụ tài chính, đảm bảo thực hiện thu chi theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước.
Phòng kỹ thuật đảm nhiệm việc phối hợp giữa bộ phận mua hàng và kho với bộ phận pháp lý để đảm bảo nhập hàng từ nước ngoài và quản lý kho vận hiệu quả Đồng thời, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật cung cấp hướng dẫn sử dụng, lắp đặt công trình và hỗ trợ xử lý các sự cố kỹ thuật cho đối tác.
Hệ thống an ninh Jablotron
Chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo ngắn hạn của tác giả: chi tiết xem tại Phụ lục 1
1.2.1 Tổng quan về hệ thống an ninh Jablotron
Hình 1.5: Logo tập đoàn Jablotron
Nguồn: Phòng marketing công ty TNHH Eurostellar
Jablotron là một tập đoàn công nghệ an ninh hàng đầu tại Cộng hòa Czech, với hơn 32 năm kinh nghiệm và 27 công ty thành viên Tập đoàn này hiện diện tại hơn 90 quốc gia, cung cấp hơn 7 triệu sản phẩm và hợp tác với 50.000 đối tác toàn cầu, phục vụ cho 1,6 triệu công trình mỗi năm.
Hệ thống an ninh Jablotron cung cấp giải pháp toàn diện với bộ trung tâm, thiết bị điều khiển, cảm biến, chuông báo động, PG output, phụ kiện, camera và ứng dụng Nó không chỉ bảo vệ người dùng khỏi trộm cắp và đột nhập mà còn đảm bảo an toàn trong các tình huống cháy nổ, ngập lụt và rò rỉ khí gas Bên cạnh đó, Jablotron còn cho phép kiểm soát hệ thống thông gió, điều hòa, lò sưởi, cũng như quản lý ánh sáng, rèm và cửa garage tự động.
Jablotron cung cấp hơn 190 sản phẩm kết nối không dây và có dây, dễ dàng triển khai và lắp đặt Các sản phẩm này có khả năng mở rộng và nâng cấp trong tương lai, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ nhà ở đến doanh nghiệp, ngân hàng, tòa nhà, siêu thị, nhà máy và khu công nghiệp.
Người dùng có thể khởi động hệ thống bảo vệ khi ra khỏi nhà hoặc đi ngủ, và có thể thiết lập chế độ tự động bật theo lịch trình Ngay khi được kích hoạt, các cảm biến sẽ bắt đầu hoạt động để giám sát ngôi nhà Nếu có kẻ gian đột nhập, như bẻ khóa, đập kính, hoặc leo tường, hoặc xảy ra các sự cố như cháy nổ, cảm biến sẽ phát hiện ngay lập tức và kích hoạt còi báo động cùng đèn hiệu Đồng thời, hệ thống sẽ tự động gọi điện cho khách hàng, người thân, hàng xóm hoặc lực lượng công an, bảo vệ để xử lý và ứng cứu kịp thời.
Hình 1.6: Giải pháp mẫu lắp đặt hệ thống Jablotron cho siêu thị
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
1.2.3 Một số dự án điển hình
- Lắp đặt tại Gigamall Thủ Đức với quy mô 10.000 m 2
- Lắp đặt tại bệnh viện đa khoa quốc tế Hoàn Mỹ khu vực Thủ Đức với quy mô 13.000 m 2
Hệ thống camera Provision-ISR
1.3.1 Tổng quan về hệ thống camera Provision-ISR
Provision-ISR, thành lập năm 2006, là sản phẩm của sự nghiên cứu và phát triển bởi các chuyên gia an ninh hàng đầu tại Israel Hiện nay, công ty đã mở rộng hoạt động sang hơn 40 quốc gia và đạt chứng nhận NDAA Hoa Kỳ, đồng thời được bảo mật dữ liệu bởi Checkpoint.
Nguồn: Phòng marketing công ty TNHH Eurostellar
Hệ thống camera Provision-ISR tích hợp nhiều tính năng vượt trội như nhận diện khuôn mặt, biển số, phân tích hình ảnh và báo động, phục vụ cho các đối tượng từ dân dụng đến thương mại, cũng như các công trình nhà nước và cơ quan ngoại giao Các dòng sản phẩm của Provision-ISR bao gồm nhiều loại camera được thiết kế đặc biệt, giúp người lắp đặt tìm ra giải pháp tối ưu cho khách hàng, như camera không dây, camera Fisheye 360 độ không điểm mù, camera màu ban đêm, và các giải pháp nhận diện khuôn mặt, nhận biết đối tượng, cùng với kiểm soát số lượng người và xe.
1.3.2 Một số dòng sản phẩm tiêu biểu
Là dòng camera phổ thông với chi phí hợp lý, phù hợp cho những hệ thống giám sát thông dụng
Camera chuyên dụng cho giải pháp an ninh, mang đến chất lượng hình ảnh vượt trội cùng khả năng tích hợp phân tích hình ảnh và trí tuệ nhân tạo.
RAINBOW CAMERA Được tích hợp công nghệ quan sát màu ban đêm mang lại hình ảnh, màu sắc vật thể ngay cả trong điều kiện thiếu sáng
Bao gồm các loại camera AI hiệu suất cao được thiết kế cho những đối tượng nhận diện và ứng dụng đặc thù, như sau:
- Smart Plate: nhận diện biển số
- Smart Face: nhận diện khuôn mặt
- Smart Alert: cảnh báo xâm nhập
Camera toàn cảnh 360° với khả năng chống chịu thời tiết và micro tích hợp là giải pháp lý tưởng cho các khu vực rộng lớn và không gian mở, nơi mà camera thông thường không thể bao quát hết.
1.3.3 Một số dự án điển hình
- Lắp đặt tại nhà phố quận Gò Vấp, TP.HCM với quy mô 320 m 2
- Lắp đặt tại trường học khu vực TP.HCM với quy mô 10.000 m 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Dự án
Theo Yarbrough (2021), dự án là tập hợp các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cụ thể Các nhiệm vụ này có thể đa dạng về độ phức tạp, nhưng tất cả dự án đều có thể được phân chia thành các mục tiêu và các bước cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
2.1.2 Đặc điểm của dự án
Theo Guinan (2023), một dự án có 6 đặc điểm chính: đầu tiên, nó hướng đến một đối tượng khách hàng cụ thể; thứ hai, dự án có tính tạm thời với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng; thứ ba, dự án yêu cầu một tập hợp các yêu cầu độc nhất; thứ tư, dự án thường là nỗ lực thực hiện một lần chứ không phải là hoạt động lặp đi lặp lại; thứ năm, dự án không phải là công việc kinh doanh thông thường mà giống như một quy trình; cuối cùng, dự án thường có tính chất chức năng chéo hoặc tổ chức chéo.
2.1.3 Vòng đời của dự án
Theo Yarbrough (2021), vòng đời dự án bao gồm năm giai đoạn thiết yếu mà mọi dự án phải trải qua, từ khởi đầu đến kết thúc Năm giai đoạn này, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc, cung cấp một khung tổng quát để định nghĩa và quản lý dự án hiệu quả.
Theo Luenendonk (2023), thành công của nhà quản lý dự án phụ thuộc vào việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đạt được mục tiêu dự án Việc xác định loại dự án là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý chọn lựa công cụ và kỹ thuật phù hợp Dựa trên sản phẩm và mức độ phức tạp, có 16 loại dự án phổ biến, bao gồm dự án giao tiếp, quản lý các bên liên quan, phân công công việc, xây dựng, công nghệ thông tin, kinh doanh, chế tạo và truyền thông.
Trang 11 giáo dục, dự án cộng đồng, dự án nghiên cứu, dự án sản xuất, dự án quản trị, dự án bảo trì, dự án cơ sở hạ tầng, dự án tích hợp.
Quản lý dự án
Quản lý dự án, theo Dinsmore và Brewin (2011), là một lĩnh vực đòi hỏi tính kỷ luật, liên quan đến việc lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát các nỗ lực một lần Nó có những đặc điểm nổi bật: đầu tiên, đây là một nghề độc đáo; thứ hai, quản lý dự án không chỉ đơn thuần là phần mềm lập kế hoạch; thứ ba, nó khác biệt với quản lý vận hành và quản lý kỹ thuật; và thứ tư, quản lý dự án tập trung vào tích hợp Theo PMBOK® Guide (Heagney, 1997), những yếu tố này nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án trong việc đảm bảo thành công cho các dự án.
Quản lý dự án là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để lập kế hoạch và thực hiện các yêu cầu dự án Hoạt động này được thực hiện thông qua việc áp dụng và phối hợp các quy trình quản lý dự án, chia thành 5 giai đoạn: khởi xướng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm soát và kết thúc.
2.2.1 Quản lý tiến độ dự án
Quản lý tiến độ dự án, theo PMP (2022), là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và truyền đạt thời gian cùng các mốc quan trọng của dự án Lịch trình tiến độ là tài liệu quan trọng phác thảo các nhiệm vụ cần hoàn thành để dự án được thực hiện đúng hạn và trong ngân sách, cho phép quản lý cấp cao điều chỉnh đường cơ sở khi cần thiết Điều này cũng đảm bảo sự liên kết giữa tất cả các bên liên quan và thành viên trong nhóm trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Trong luận văn này, tác giả sử dụng một số công cụ hỗ trợ quản lý dự án sau:
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án quan trọng, hiển thị lịch trình với ngày bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ Mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang, trong khi các mũi tên thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, chỉ ra nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước Công cụ này giúp các nhà quản lý dự án hình dung và xác định đường dẫn quan trọng, đảm bảo rằng các nhiệm vụ cần thiết được hoàn thành đúng hạn để duy trì tiến độ của dự án.
Sơ đồ mạng AON, theo Theo Brown (2020), là một phương pháp lập lịch dự án thông qua việc sử dụng các nút để biểu thị các hoạt động và kết nối chúng bằng các mũi tên thể hiện sự phụ thuộc Phương pháp này còn được gọi là phương pháp hoạt động trên nút và có thể áp dụng cho bất kỳ phần nào của lịch trình có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
2.2.2 Quản lý nhân sự dự án
2.2.2.1 Nhà quản lý dự án
Theo Henkel và cộng sự (Gasemagha & Kowang, 2021) cho rằng nhà quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và giám sát quá trình thực hiện dự án Họ chịu trách nhiệm quản lý nhóm dự án cho đến khi hoàn thành, vì chỉ có họ mới nắm rõ toàn bộ phạm vi công việc cần thiết để đảm bảo kế hoạch quản lý dự án thành công.
Quản lý dự án đòi hỏi người đảm nhiệm phải có tư duy chiến lược cao trong kinh doanh, kỹ năng làm việc nhóm và khả năng giải quyết vấn đề Bên cạnh đó, khả năng lãnh đạo và thúc đẩy các thành viên trong nhóm là rất quan trọng, cùng với việc biết cách ưu tiên trong quá trình giải quyết vấn đề Cuối cùng, khả năng thích ứng cũng là một kỹ năng thiết yếu giúp người quản lý dự án đạt được thành công.
Theo Cherry (2022), phong cách lãnh đạo là cách mà một người chỉ đạo, thúc đẩy, hướng dẫn và quản lý nhóm Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, trong đó ba phong cách phổ biến nhất là độc đoán (chuyên quyền), tham gia (dân chủ) và ủy quyền.
Phong cách lãnh đạo độc đoán, hay còn gọi là lãnh đạo chuyên quyền, đặc trưng bởi việc nhà lãnh đạo đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về nhiệm vụ, thời gian thực hiện và cách thức thực hiện Phong cách này tập trung vào việc ra lệnh và kiểm soát, tạo ra sự phân chia rõ ràng giữa người lãnh đạo và các thành viên trong nhóm Các nhà lãnh đạo độc đoán thường đưa ra quyết định một cách độc lập, ít tham khảo ý kiến từ các thành viên khác.
Trang 13 độc lập, với rất ít hoặc không có ý kiến đóng góp nào từ những người còn lại trong nhóm Đối với phong cách lãnh đạo dân chủ, nhà lãnh đạo tham gia khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia, nhưng giữ lại tiếng nói cuối cùng trong quá trình ra quyết định Các thành viên trong nhóm cảm thấy mình có tham gia vào quá trình do vậy họ có động lực và sáng tạo hơn Các nhà lãnh đạo dân chủ có xu hướng làm cho cấp dưới cảm thấy như họ là một phần quan trọng của nhóm, điều này giúp thúc đẩy cam kết với các mục tiêu của nhóm
Nhà lãnh đạo với phong cách ủy quyền thường ít hoặc không cung cấp hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm, cho phép họ tự quyết định Mặc dù phong cách lãnh đạo này có thể phù hợp với các chuyên gia có trình độ cao, nhưng nó thường gây ra sự không rõ ràng trong vai trò và thiếu động lực trong nhóm.
Theo Vige (2022), nhóm dự án là tập hợp những cá nhân từ các phòng ban khác nhau trong công ty, làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Nhóm này có trách nhiệm thực hiện dự án theo lịch trình đã định, đảm bảo đạt được các mục tiêu tổng thể Các thành viên trong nhóm cần hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, đóng góp kiến thức chuyên môn, cung cấp phản hồi và phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án đúng thời hạn.
2.2.2.4 Ma trận trách nhiệm RACI
Trong luận văn này, tác giả áp dụng ma trận trách nhiệm RACI để quản lý nhân sự dự án hiệu quả Theo Miranda & Watts (2022), ma trận RACI là công cụ phân công trách nhiệm trong quản lý dự án, giúp liệt kê các bên liên quan và mức độ tham gia của họ trong từng nhiệm vụ Các vai trò được biểu thị bằng các chữ cái R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted) và I (Informed) Khi các vai trò này được xác định, nhiệm vụ có thể được phân công và công việc có thể bắt đầu.
2.2.3 Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là quá trình ước tính và phân bổ nguồn tài chính cho các dự án cụ thể, giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình tài chính Việc thực hiện quản lý chi phí hiệu quả cho phép theo dõi và dự đoán các khoản chi, đồng thời thực hiện điều chỉnh cần thiết để đáp ứng yêu cầu của dự án.
2.2.3.1 Khái niệm phân tích tài chính dự án
Phân tích tài chính dự án, theo Terpiłowski (2023), là một cuộc kiểm tra toàn diện về tình trạng tài chính của dự án tại một thời điểm nhất định, đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án Việc này không chỉ được thực hiện khi dự án đã hoàn thành hoặc trong giai đoạn lập kế hoạch, mà còn có thể phản ánh trạng thái tài chính của dự án trong quá trình thực hiện Đặc biệt, phân tích tài chính nên được tiến hành trước khi khởi động dự án, giúp các nhà quản lý xác định tính khả thi của việc bắt đầu dự án.
2.2.3.2 Vai trò phân tích tài chính dự án
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN “LẮP ĐẶT HỆ THỐNG AN NINH JABLOTRON VÀ CAMERA PROVISION-ISR VÀO NHÀ PHỐ” CỦA CÔNG TY TNHH EUROSTELLAR
Tổng quan về quy trình triển khai dự án đối với khách hàng là cá nhân của công
Hình 3.1: Flowchart quy trình triển khai dự án
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Dự án lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR cho khách hàng cá nhân trải qua các bước cơ bản như sau: Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin và tư vấn sản phẩm; sau đó, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật thực hiện khảo sát công trình Dựa trên kết quả khảo sát, bộ phận quản lý dự án lập kế hoạch về tiến độ, chi phí và nhân sự Cuối cùng, phòng kinh doanh và khách hàng sẽ
Trang 20 trao đổi về kế hoạch và tiến hành kí kết hợp đồng nếu hai bên thống nhất; lúc này khách hàng sẽ tiến hành đặt cọc theo thỏa thuận hợp đồng; trong trường hợp khách hàng không đồng ý với kế hoạch dự án, bộ phận quản lý dự án sẽ cân đối lại kế hoạch Sau khi phòng tài chính xác nhận nhận được thanh toán đặt cọc từ phía khách hàng, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tiến hành triển khai dự án; khi hoàn tất quá trình lắp đặt và được khách hàng duyệt, dự án chuyển sang giai đoạn cuối cùng là hoàn tất thanh toán và bàn giao dự án.
Thông tin về dự án
3.2.1 Giới thiệu chung về dự án
- Tên dự án: lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố
- Đơn vị triển khai: công ty TNHH Eurostellar
- Khách hàng: ông Nguyễn Đình Vũ
- Địa điểm: 36 đường 12, khu dân cư Himlam, phường Tân Hưng, quận 7, TP HCM
- Quy mô: chi tiết bản vẽ kỹ thuật xem ở Phụ lục 2
Bao gồm khu vực sân vườn, 1 tầng hầm, 1 tầng trệt, 2 tầng lầu và 1 sân thượng với tổng diện tích là 200 m 2 (20m x 10m)
Hợp đồng kinh doanh giữa công ty TNHH Eurostellar với ông Nguyễn Đình Vũ: chi tiết xem tại Phụ lục 3
3.2.3.1 Mục tiêu tiến độ dự án
Thời gian hoàn thành dự án là 23 ngày, bắt đầu từ ngày 15/09/2022 và kết thúc vào ngày 17/10/2022, không bao gồm thứ 7 và chủ nhật Cụ thể, thời gian cho từng công tác thành phần gồm: tiếp nhận dự án (3 ngày), lập kế hoạch dự án (9 ngày), thỏa thuận và ký kết hợp đồng (4 ngày), triển khai dự án (5 ngày) và bàn giao dự án (4 ngày).
3.2.3.2 Mục tiêu nhân sự dự án
Nhóm quản lý dự án bao gồm bốn thành viên với các vai trò quan trọng: trưởng phòng quản lý dự án, chuyên viên hỗ trợ đối tác, và chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật.
Trang 21 chuyên viên quản lý dự án Tùy thuộc vào chuyên môn của mình mà các thành viên sẽ đảm nhiệm những công việc riêng và cùng phối hợp để hoàn thành dự án
3.2.3.3 Mục tiêu chi phí dự án
Tổng chi phí hoàn thành dự án là 102.943.300 đồng, trong đó khách hàng thanh toán 102.499.300 đồng, bao gồm giá bán sản phẩm 99.499.300 đồng và chi phí nhân công 3.000.000 đồng Công ty TNHH Eurostellar, đơn vị triển khai lắp đặt, chịu trách nhiệm thanh toán chi phí đi lại và vận chuyển hàng hóa tổng cộng 444.000 đồng.
3.2.3.4 Mục tiêu chất lượng dự án
Sản phẩm lắp đặt là hàng chính hãng, hoàn toàn mới và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Sau khi lắp đặt xong, hệ thống hoạt động hiệu quả, giúp khách hàng dễ dàng sử dụng trong cuộc sống hàng ngày.
Kế hoạch dự án
3.3.1 Kế hoạch tiến độ dự án Để ước tính và theo dõi tiến độ dự án đồng thời để khách hàng và các phòng ban liên quan có thể nắm bắt được lộ trình chung, phòng quản lý dự án sử dụng sơ đồ mạng AON và sơ đồ Gantt trên phần mềm Microsoft Project để thể hiện mối quan hệ giữa các đầu việc, thời gian dự kiến hoàn thành trước khi bắt đầu triển khai dự án
Bảng 3.1: Bảng mô tả chi tiết công việc
Tên công việc Mô tả công việc
Thời gian dự kiến (ngày)
Công việc trước Tiếp nhận dự án
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Bộ phận hỗ trợ đối tác sẽ tiếp nhận yêu cầu và thông tin dự án 1 -
Bộ phận hỗ trợ đối tác dựa vào yêu cầu khách hàng để tư vấn chung về hệ thống 1 A
Trang 22 an ninh Jablotron và camera Provision- ISR, cho khách xem các công trình mẫu, chi phí dự kiến và các chính sách hỗ trợ đi kèm
Bộ phận quản lý dự án và hỗ trợ kỹ thuật tiến hành khảo sát thực địa để đánh giá các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến chức năng sản phẩm, từ đó lựa chọn sản phẩm phù hợp với thông số kỹ thuật yêu cầu.
Lập kế hoạch dự án
Kiểm tra hàng hóa trong kho
Bộ phận quản lý dự án kiểm tra danh sách nguồn hàng hiện đang có sẵn trên hệ thống
E Lập kế hoạch dự án
Bộ phận quản lý dự án lập kế hoạch về tiến độ, chi phí và nhân sự 7 C, D
Thỏa thuận và ký kết hợp đồng
Trao đổi kế hoạch dự án với khách hàng
Bộ phận hỗ trợ khách hàng và bộ phận quản lý dự án sẽ trình bày kế hoạch cho khách hàng, đồng thời tạo điều kiện cho khách hàng có thời gian xem xét và thảo luận với gia đình.
Kí kết hợp đồng và đặt cọc
Bộ phận hỗ trợ khách hàng trao đổi các điều khoản, tiến hành kí kết hợp đồng và đặt cọc
Bộ phận quản lý kho xuất kho theo danh sách sản phẩm được liệt kê trong hợp đồng và giao đến công trình
I Lắp đặt Bộ phận kỹ thuật tiến hành lắp đặt sản phẩm theo bản vẽ đã được bố trí 3 H
Bộ phận kỹ thuật hướng dẫn khách hàng cách vận hành và sử dụng hệ thống và camera
Khách hàng sẽ kiểm tra lại một lượt toàn bộ hệ thống an ninh và camera và kí vào biên bản nghiệm thu khi dự án đạt yêu cầu
Bộ phận hỗ trợ khách hàng phụ trách thu số tiền còn lại của khách hàng theo như thỏa thuận trong hợp đồng
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Các thông số trên sơ đồ mạng:
ES (Early Start): Khởi sớm – Thời điểm sớm nhất công việc có thể khởi công
EF (Early Finish): Kết sớm – Thời điểm sớm nhất công việc có thể kết thúc
LS (Late Start): Khởi muộn – Thời điểm muộn nhất công việc có thể khởi công
LF (Late Finish): Kết muộn – Thời điểm muộn nhất công việc có thể kết thúc
D (Duration): Thời gian dự kiến cần thiết thực hiện công việc
TF (Total Float): Dự trữ toàn phần – Tổng thời gian công việc có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án
Hình 3.2: Sơ đồ mạng AON
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Hình 3.3: Sơ đồ Gantt của dự án
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Sơ đồ mạng AON và sơ đồ Gantt cho phép bộ phận quản lý dự án, khách hàng và các bên liên quan xác định tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án là 23 ngày, không tính thứ bảy và chủ nhật Các công tác trong dự án bao gồm A, B, C, E, F, G, H, và I.
J, K, L là các công tác Gantt
Sơ đồ Gantt với cấu trúc rõ ràng giúp nhóm quản lý dễ dàng theo dõi thứ tự và thời gian dự kiến thực hiện các công việc, trong khi sơ đồ mạng AON cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án, hỗ trợ nhóm quản lý trong việc theo dõi và ra quyết định hiệu quả.
3.3.2 Kế hoạch nhân sự dự án
3.3.2.1 Nhóm quản lý dự án và nhà quản lý dự án
Các thành viên trong nhóm quản lý dự án đảm nhận nhiệm vụ cụ thể dựa trên chuyên môn và lĩnh vực phụ trách, nhằm đạt được mục tiêu phân phối phạm vi dự án theo kế hoạch tiến độ và chi phí Trong suốt quá trình thực hiện dự án, thành viên có thể thay đổi, bổ sung hoặc rời khỏi nhóm Mỗi cá nhân trong nhóm quản lý dự án đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án.
Chị Nguyễn Thị Thu Thủy, trưởng bộ phận quản lý dự án tại công ty TNHH Eurostellar, có nhiều năm kinh nghiệm trong quản lý dự án, hiện đang lãnh đạo dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố” Chị chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết cho từng bước triển khai dự án, đồng thời kiểm duyệt và đưa ra quyết định, giải quyết rủi ro và xung đột giữa các thành viên trong nhóm Với phong cách lãnh đạo dân chủ, chị luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của các thành viên trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Chị Trương Thị Hương Quyền có hai năm kinh nghiệm làm chuyên viên hỗ trợ đối tác tại công ty TNHH Eurostellar Với kỹ năng giao tiếp xuất sắc và khả năng xử lý vấn đề nhanh nhạy, chị đảm nhiệm việc tư vấn sản phẩm, thương thảo các điều khoản và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Anh Nguyễn Lê Duy là chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật tại công ty TNHH Eurostellar, nơi anh có kiến thức sâu rộng về thông số kỹ thuật và cách sử dụng sản phẩm Anh phụ trách khảo sát công trình, thi công lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và nghiệm thu dự án, đồng thời đảm nhận trách nhiệm bảo hành và bảo trì theo hợp đồng.
Đinh Thị Thanh Thảo là thực tập sinh bộ phận quản lý dự án tại công ty TNHH Eurostellar, chuyên trách việc bố trí thiết bị vào bản vẽ công trình và lập báo giá dự án theo yêu cầu ngân sách và tính năng của khách hàng Với vai trò là nhân sự mới, cô làm việc dưới sự giám sát và hướng dẫn của các đồng nghiệp trong dự án.
Bên cạnh người chịu trách nhiệm triển khai, mỗi công việc còn cần sự hỗ trợ từ các cá nhân tư vấn, phê duyệt hoặc nhận thông tin Ma trận trách nhiệm dưới đây thể hiện sự phân công rõ ràng, chỉ ra vai trò của từng cá nhân liên quan đến dự án, giúp xác định trách nhiệm cụ thể cho mỗi công việc.
R (Responsible): người chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc
C (Consulted): người được tham vấn
I (Informed): người cần được thông báo thông tin về công việc
Bảng 3.2: Bảng ma trận trách nhiệm của dự án
Nhà quản lý dự án
Chuyên viên hỗ trợ đối tác
Chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật
Chuyên viên quản lý dự án
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng R I I
Lập kế hoạch dự án
Kiểm tra hàng hóa trong kho I R
Lập kế hoạch dự án R I I I
Thỏa thuận và kí kết hợp đồng
Trình bày kế hoạch dự án với khách hàng
Kí kết hợp đồng và đặt cọc A R
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
3.3.3 Kế hoạch chi phí dự án Đối với dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố” do công ty TNHH Eurostellar triển khai, khách hàng sẽ phải thanh toán giá bán sản phẩm và chi phí nhân công Riêng đối với chi phí đi lại của nhân sự và chi phí vận chuyển sản phẩm sẽ do công ty TNHH Eurostellar thanh toán
3.3.3.1 Giá bán sản phẩm và chi phí nhân công dự án
Dựa trên kết quả khảo sát của bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản lý dự án sẽ chọn sản phẩm với thông số kỹ thuật phù hợp với bản vẽ kỹ thuật Từ đó, danh sách sản phẩm cần thiết cho dự án sẽ được lập và tổng giá bán sản phẩm mà khách hàng phải chi trả là 99.499.300 đồng.
Chi phí nhân công dự án bao gồm khoản chi trả cho nhân sự khi hoàn thành các công việc chính như tư vấn sản phẩm, khảo sát công trình, lập kế hoạch, lắp đặt và hướng dẫn sử dụng Do tính chất triển khai nhiều dự án liên tục, mỗi nhân sự trong bộ phận quản lý dự án của công ty TNHH Eurostellar phải thực hiện công việc cho các dự án khác nhau, vì vậy chi phí này được tính chung theo gói Cụ thể, đối với dự án "Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố," chi phí nhân công là 3.000.000 đồng.
Cụ thể được trình bày ở bảng báo giá dự án, chi tiết xem tại Phụ lục 4
3.3.3.2 Chi phí đi lại và chi phí vận chuyển
Kho hàng của công ty TNHH Eurostellar nằm cạnh văn phòng, tạo ra khoảng cách 12km từ văn phòng đến công trình Mỗi lần di chuyển của nhân viên bao gồm cả lượt đi và về, tổng cộng là 24km.
24 km, hàng hóa được vận chuyển một chiều nên khoảng cách vẫn là 12km
Thực trạng công tác triển khai dự án
3.4.1 Thực trạng triển khai tiến độ dự án
Hình 3.4: Sơ đồ Gantt thực tế của dự án
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Quản lý tiến độ dự án nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian kế hoạch, giảm thiểu rủi ro gây chậm trễ, vì chậm tiến độ có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến ngân sách Hơn nữa, việc chậm trễ nghiêm trọng có thể dẫn đến vi phạm hợp đồng Sử dụng sơ đồ Gantt cho thấy 11 trong tổng số 12 công việc của dự án đều thuộc dạng Gantt, giúp theo dõi và điều chỉnh tiến độ hiệu quả.
Trang 30 hợp phát sinh làm chậm tiến độ một công tác thì khả năng cao sẽ dẫn đến chậm tiến độ toàn dự án
Dự án "Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố" diễn ra vào thời điểm cao điểm cuối năm, khi công ty phải hoàn thành nhiều dự án trước Tết Nguyên Đán Việc đảm bảo đủ hàng hóa cho các công trình là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ Theo kế hoạch, hàng hóa phải được giao vào ngày 5/10/2022, nhưng do thiếu hàng, việc giao hàng bị hoãn đến ngày 13/10/2022, kéo dài thời gian hoàn thành dự án thêm 6 ngày Sự cố kỹ thuật ở một dự án trước đó đã làm phát sinh nhu cầu gấp rút cho sản phẩm thay thế, ảnh hưởng đến tiến độ của dự án này.
Dự án cần tổng cộng 29 ngày để hoàn thành (không tính thứ bảy, chủ nhật), bao gồm các giai đoạn sau: tiếp nhận dự án trong 3 ngày, lập kế hoạch 9 ngày, thỏa thuận và ký kết hợp đồng 4 ngày, triển khai dự án 5 ngày, và bàn giao dự án trong 4 ngày.
3.4.2 Thực trạng triển khai nhân sự dự án Đội ngũ nhân sự bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hiện đang thiếu hụt cả về số lượng và chất lượng Tính đến đầu tháng 9/2022, tổng số nhân sự thuộc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của công ty TNHH Eurostellar cũng chỉ có 3 nhân viên chính thức và 1 thực tập sinh
Do sự khác biệt về trình độ chuyên môn và thời gian gắn bó với doanh nghiệp, một số nhân sự phải đảm nhiệm nhiều công việc, dẫn đến giảm hiệu suất và gánh nặng trách nhiệm Chẳng hạn, anh Nguyễn Lê Duy, chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật cho dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố”, còn phụ trách thêm 5 dự án khác Việc thay đổi tiến độ dự án đã ảnh hưởng đến lịch trình làm việc, và nếu giữ nguyên người thực hiện chính, công việc sẽ chồng chéo lên nhau Để đảm bảo tiến độ dự án, nhà quản lý đã quyết định thay đổi nhân sự.
Trang 31 từ ngày 13/10/2022 anh Nguyễn Phước Thịnh sẽ đảm nhiệm phần việc còn lại của bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong dự án này, có thể tham khảo ý kiến chuyên môn từ anh
Nguyễn Lê Duy cho biết rằng sự thay đổi tiến độ đã dẫn đến việc điều chỉnh nhân sự trong dự án, chi tiết cụ thể được trình bày trong bảng ma trận trách nhiệm dự án dưới đây.
Bảng 3.4: Bảng ma trận trách nhiệm thực tế của dự án
Nhà quản lý dự án
Chuyên viên hỗ trợ đối tác
Chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật 1
Chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật 2
Chuyên viên quản lý dự án
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng R I I
Lập kế hoạch dự án
Kiểm tra hàng hóa trong kho I R
Lập kế hoạch dự án R I I I
Thỏa thuận và kí kết hợp đồng
Trình bày kế hoạch dự án với khách hàng
Kí kết hợp đồng và đặt cọc A R
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
3.4.3 Thực trạng triển khai chi phí dự án
Mặc dù có sự thay đổi về tiến độ và nhân sự, dự án vẫn duy trì chi phí thực tế phù hợp với kế hoạch ban đầu Điều này đạt được nhờ vào việc tiếp nhận và triển khai các dự án liên tục, tận dụng thời gian chờ của dự án này để thực hiện dự án khác, từ đó không lãng phí nguồn nhân lực và vẫn đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ với khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.
3.4.4 Thực trạng triển khai chất lượng dự án
Tại thời điểm bàn giao dự án, hệ thống đã hoạt động hiệu quả, tuy nhiên, việc hướng dẫn sử dụng gặp khó khăn do nhân sự thiếu kinh nghiệm trong giao tiếp với khách hàng Điều này cho thấy năng lực của đội ngũ quản lý dự án ảnh hưởng lớn đến chất lượng tổng thể của dự án Hơn nữa, trong quá trình sử dụng hệ thống, nếu có vấn đề phát sinh từ sản phẩm hoặc lắp đặt, doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm khắc phục.
Đánh giá thực trạng công tác triển khai dự án
Vào ngày 25/10/2022, Công ty TNHH Eurostellar đã hoàn tất việc bàn giao công trình cho khách hàng và hoàn tất các thủ tục thanh toán Dự án diễn ra thành công và đạt được nhiều kết quả tích cực.
Dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố” của công ty TNHH Eurostellar được triển khai theo quy trình chặt chẽ, đảm bảo không có sự chồng chéo trong các công việc Doanh nghiệp cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với khách hàng về tiến độ, chi phí và chất lượng dự án, tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng.
Hệ thống được giám sát chất lượng liên tục ngay cả sau khi dự án hoàn thiện, với sản phẩm được chọn lọc kỹ lưỡng theo các thông số kỹ thuật phù hợp với điều kiện không gian và ánh sáng của công trình Việc lắp đặt được thực hiện tại các vị trí tối ưu, giúp phát huy chức năng mà vẫn tiết kiệm chi phí cho khách hàng Sau khi hoàn thành, đơn vị thi công thực hiện nghiệm thu chính xác với khối lượng thực tế, và hệ thống được đưa vào sử dụng ngay lập tức mà không gây hư hại nào cho người và tài sản Công tác bảo hành được duy trì để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.
Các quyết định kịp thời và hiệu quả của nhà quản lý dự án là rất quan trọng trong việc xử lý sự cố Khi có vấn đề phát sinh, nhà quản lý phối hợp với nhóm dự án và các phòng ban liên quan để tìm ra phương án giải quyết Mục tiêu là đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với khách hàng theo hợp đồng, đồng thời giữ gìn và phát huy uy tín của toàn doanh nghiệp.
Nhóm quản lý dự án thực hiện quy trình triển khai hiệu quả, với mỗi cá nhân đảm nhiệm đúng nhiệm vụ của mình và hỗ trợ lẫn nhau Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên giúp giải quyết sự cố một cách bình tĩnh và hiệu quả, đóng góp quan trọng vào thành công của dự án.
3.5.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù dự án “Lắp đặt hệ thống an ninh Jablotron và camera Provision-ISR vào nhà phố” của công ty TNHH Eurostellar đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục trong công tác quản lý dự án.
Thứ nhất, hàng hóa không đủ cung cấp cho dự án đặc biệt là vào mùa cao điểm
Nguyên nhân chính là sức chứa của nhà kho hiện tại không còn phù hợp với tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển của công ty TNHH Eurostellar Sau gần 5 năm hoạt động, công ty đã khẳng định được vị thế trong lĩnh vực thiết bị an ninh thông qua các dự án triển khai thành công Đồng thời, nhu cầu đảm bảo an ninh của người dân ngày càng tăng cao, cùng với hiệu quả tích cực từ các chiến dịch truyền thông và quảng cáo của đội ngũ marketing.
Nhân sự đang thiếu hụt cả về số lượng lẫn chất lượng, trong khi khối lượng công việc ngày càng gia tăng Nguyên nhân chính của tình trạng thiếu hụt này là do…
Trang 34 ty TNHH Eurostellar là công ty khởi nghiệp nên chưa thật sự quan tâm về mặt tinh thần và thể chất cho người lao động Về chất lượng, do thường xuyên có lao động nghỉ việc, để đảm bảo tiến độ công việc, quá trình tuyển dụng và đào tạo lao động mới thường gấp rút, thời gian gắn bó với doanh nghiệp không đủ lâu để thực sự hiểu về chuyên môn khiến chất lượng nhân sự không đồng đều, một số nhân sự có kinh nghiệm và chuyên môn tốt phải đảm nhiệm nhiều việc hơn, áp lực tăng cao, đây cũng là một nguyên nhân khiến lao động nghỉ việc
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH EUROSTELLAR
Cơ sở đề xuất giải pháp
4.1.1 Nhu cầu đảm bảo an ninh, an toàn tại Việt Nam
Việt Nam, với địa hình hẹp và kéo dài từ Bắc vào Nam, có đường biên giới dài 3.260 km ven biển và giáp ranh với Trung Quốc, Lào và Campuchia, tạo ra nhu cầu cao về thiết bị an ninh để bảo vệ biên giới Sự phát triển không ngừng của các hoạt động kinh tế, chính trị và xã hội cũng thúc đẩy nhu cầu lớn về thiết bị giám sát an ninh trong cả nước.
Hơn 30 năm thực hiện luật đầu tư nước ngoài, theo thống kê của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tính đến cuối năm 2017, Việt Nam đã thu hút hơn 25.000 dự án đầu tư trực tiếp Đầu tư đăng ký nước ngoài đạt tổng cộng hơn 333 tỷ USD Bên cạnh đó, số lượng dự án đang được triển khai bởi các nhà đầu tư trong nước ở tất cả các ngành, lĩnh vực kinh tế cũng tạo ra nhu cầu về đảm bảo an ninh, an toàn rất lớn
Thị trường thiết bị an ninh tại Việt Nam được chia thành hai phần: thị trường dân sự và thị trường cho các công trình trọng điểm quốc gia, an ninh quốc phòng Thiết bị an ninh cho khối quốc phòng chủ yếu chịu ảnh hưởng từ các dự án nhà nước, dù số lượng dự án ít nhưng giá trị rất cao Ngược lại, thị trường dân sự có nhiều dự án nhỏ lẻ, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng trong nhu cầu thiết bị an ninh trong những năm gần đây.
4.1.2 Các yếu tố tác động đến quyết định gắn bó với doanh nghiệp của người lao động
Tăng cường hệ thống lương thưởng là một yếu tố quan trọng để tạo động lực và khuyến khích nhân sự gắn bó với doanh nghiệp Cải thiện chính sách lương thưởng có thể bao gồm việc tăng lương căn bản, cải thiện chế độ thưởng, và xây dựng hệ thống lương thưởng dựa trên hiệu suất làm việc và đóng góp cá nhân Một chính sách lương thưởng công bằng, hấp dẫn và minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường cạnh tranh, thu hút và giữ chân nhân sự tài năng.
Trang 36 Đầu tư vào đào tạo và phát triển: đào tạo và phát triển nhân sự là một phần quan trọng để khuyến khích nhân sự gắn bó và phát triển trong doanh nghiệp Đề xuất có thể đề cao việc tạo ra các chương trình đào tạo chất lượng cao, nhằm phát triển kỹ năng chuyên môn và cá nhân cho nhân sự Đồng thời, cần tạo ra cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, từ đó khẳng định cam kết của doanh nghiệp đối với sự phát triển và gắn bó lâu dài với nhân sự
Xây dựng môi trường làm việc tích cực là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân sự, bao gồm việc tạo ra không gian làm việc thoải mái, tôn trọng và khuyến khích sự sáng tạo Đồng thời, cần phát triển văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và định hình các giá trị cốt lõi, từ đó gắn kết nhân viên với mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp.
Tạo cơ hội thăng tiến và trách nhiệm là cách hiệu quả để khuyến khích nhân sự gắn bó với doanh nghiệp Việc xây dựng một hệ thống thăng tiến rõ ràng, xác định các cấp bậc công việc và khía cạnh phát triển nghề nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, cần tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào các dự án quan trọng và đảm nhận trách nhiệm lớn hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển và sự gắn bó của họ với tổ chức.
Cơ sở đề xuất này nhằm cải thiện chính sách lương thưởng và đào tạo, xây dựng môi trường làm việc tích cực, đồng thời tạo ra cơ hội thăng tiến và trách nhiệm phù hợp Những yếu tố này không chỉ khuyến khích sự gắn bó của nhân viên mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và đóng góp lâu dài của họ cho doanh nghiệp.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty TNHH
4.2.1 Thuê nhà kho mới với diện tích rộng hơn
4.2.1.1 Ma trận SWOT của đề xuất
- Doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm an ninh nhập khẩu từ Châu Âu, đảm bảo chất lượng và hiệu suất cao
- Có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực an ninh
- Có mạng lưới khách hàng ổn định và đang tăng trưởng
- Có sẵn các giải pháp an ninh tổng thể, bao gồm cả báo động đột nhập, cháy nổ và các công nghệ mới như hệ thống thông minh
- Diện tích nhà kho hiện tại nhỏ không đủ để chứa đủ hàng hóa
- Thiếu hàng hóa thường xuyên dẫn đến trễ tiến độ dự án
- Có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và thuê một nhà kho mới với diện tích rộng hơn tại khu vực gần văn phòng chính
- Mở rộng quy mô kinh doanh và phát triển thị trường trong lĩnh vực an ninh
- Tăng cường quan hệ đối tác với các nhà cung cấp hàng hóa để đảm bảo nguồn cung ổn định
- Tận dụng các công nghệ mới và xu hướng trong ngành an ninh để phát triển sản phẩm và dịch vụ
- Cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ cung cấp sản phẩm và giải pháp an ninh tương tự
- Thay đổi quy định pháp lý hoặc chuẩn mực an ninh có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
- Khó khăn trong việc thích ứng với sự biến đổi nhanh chóng của công nghệ an ninh
Dựa vào ma trận SWOT trên, có thể xác định các chiến lược phù hợp cho đề xuất thuê nhà kho khác với diện tích rộng hơn như sau:
Chiến lược SO (Strengths-Opportunities) tập trung vào việc khai thác điểm mạnh hiện có và các cơ hội sẵn có để mở rộng quy mô kinh doanh và phát triển thị trường Công ty có thể tận dụng kinh nghiệm và mạng lưới khách hàng của mình để thiết lập các quan hệ đối tác vững mạnh với các nhà cung cấp hàng hóa, đồng thời tìm kiếm những kho bãi mới với diện tích lớn hơn.
Chiến lược ST (Strengths-Threats) tập trung vào việc sử dụng các điểm mạnh hiện tại của công ty để đối phó hiệu quả với các mối đe dọa từ môi trường bên ngoài Bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, công ty có thể củng cố vị thế cạnh tranh và giảm thiểu tác động tiêu cực từ những thách thức này.
Trang 38 vụ, cải thiện quy trình kinh doanh để tạo ra lợi thế cạnh tranh và đối phó với cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ
Chiến lược WO (Weaknesses-Opportunities) nhằm khắc phục điểm yếu bằng cách tận dụng các cơ hội hiện có Để giải quyết vấn đề thiếu hàng hóa và chậm tiến độ dự án, công ty cần tập trung vào việc thuê nhà kho mới với diện tích rộng hơn.
Chiến lược WT (Weaknesses-Threats): đối phó với cả điểm yếu và mối đe dọa
Công ty cần giải pháp hiệu quả để nâng cao khả năng tìm kiếm và thuê nhà kho mới, đồng thời cải thiện hiệu suất sản xuất và quản lý hàng hóa Điều này sẽ giúp giảm thiểu tác động của tình trạng thiếu hụt hàng hóa và đảm bảo tiến độ dự án không bị trễ.
Việc thuê nhà kho mới với diện tích rộng hơn sẽ giúp công ty TNHH Eurostellar tận dụng cơ hội phát triển, khắc phục những điểm yếu hiện tại và đối phó hiệu quả với các mối đe dọa trong lĩnh vực kinh doanh sản phẩm an ninh và giải pháp bảo mật.
4.2.1.2 Thông tin đề xuất Để đáp ứng được tình hình kinh doanh hiện tại và mục tiêu mở rộng mà doanh nghiệp hướng tới trong tương lai thì với diện tích nhà kho 16m 2 (4m x 4m) như hiện nay là không đủ sức chứa để đảm bảo tiến độ các dự án đặc biệt khi bước vào giai đoạn cao điểm Chính vì thế việc đầu tư mở rộng nhà kho là cần thiết, là điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận và triển khai dự án Các số liệu bên dưới phân tích tính khả thi về mặt tài chính của dự án đầu tư mở rộng nhà kho trong vòng 5 năm, cụ thể như sau:
Vốn đầu tư ban đầu cho việc chuyển kho bao gồm chi phí trang thiết bị, nhân công, vận chuyển hàng hóa và tiền cọc thuê mặt bằng, được coi là nguồn vốn cố định Tác giả phân tích trường hợp doanh nghiệp trả lại kho cũ và thuê kho mới 30m² gần văn phòng chính tại phường 14 quận Tân Bình với chi phí thuê 30.000.000 đồng/tháng và tiền đặt cọc 90.000.000 đồng Doanh nghiệp có thể tái sử dụng trang thiết bị từ kho cũ như 2 bộ đèn LED, 5 kệ hàng 3 tầng, 3 xe đẩy, 2 quạt thông gió, 1 bộ thiết bị phòng cháy chữa cháy và dụng cụ vệ sinh Tuy nhiên, cần đầu tư thêm 2 bộ đèn LED, 5 kệ hàng 3 tầng, 3 quạt thông gió và 1 máy hút ẩm 15 lít/ngày để tối ưu hóa không gian kho mới Chi phí thuê nhân công cho vệ sinh, vận chuyển và lắp đặt ước tính 2.000.000 đồng.
Trang 39 thiết bị, hàng hóa từ nhà kho cũ đến nhà kho mới ước tính khoảng 500.000 đồng Như vậy, tổng vốn đầu tư cố định ban đầu là 124.150.000 đồng, chi tiết được thể hiện ở bảng bên dưới
Bảng 4.1: Bảng vốn cố định đầu tư ban đầu ĐVT: nghìn đồng
Tên chi phí Số lượng ĐVT Giá đơn vị
Tiền cọc mặt bằng 3 tháng 30.000 90.000
Thiết bị sử dụng lại
Kệ đỡ hàng hóa 3 tầng 5 cái 1.500 7.500
Xe đẩy hàng hóa 3 cái 150 450
Quạt thông gió 2 cái 250 500 Thiết bị phòng cháy chữa cháy 1 bộ 1.000 1.000 Dụng cụ vệ sinh 1 bộ 100 100 Đèn LED tuýp 2 cái 100 200
Kệ đỡ hàng hóa 3 tầng 5 cái 3.000 15.000
Máy hút ẩm 1 cái 5.000 5.000 Đèn LED tuýp 2 cái 200 400
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Theo thống kê từ bộ phận quản lý dự án, doanh nghiệp tiếp nhận trung bình 96 dự án mới mỗi năm Dựa vào nhu cầu thị trường thiết bị an ninh tại Việt Nam và mục tiêu phát triển của công ty, việc thuê nhà kho mới với sức chứa gấp đôi nhà kho cũ sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng số lượng dự án Cụ thể, trong năm đầu tiên, doanh nghiệp dự kiến tiếp nhận thêm 3 dự án, năm thứ hai tăng thêm 3 dự án, và đến năm thứ tư, số dự án sẽ tăng lên 4 Từ năm thứ tư đến năm thứ năm, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận trung bình 6 dự án mỗi năm, tương đương với việc mỗi hai tháng có thêm 1 dự án mới.
Bảng 4.2: Bảng số lượng dự án tăng thêm mỗi năm
Số dự án tăng thêm 3 3 4 6 6
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Doanh nghiệp hiện đang thuê nhà kho với giá 20.000.000 đồng/tháng Khi chuyển sang nhà kho mới lớn hơn, chi phí sẽ tăng thêm 10.000.000 đồng mỗi tháng, tương đương 120.000.000 đồng mỗi năm Ngoài ra, với sự gia tăng diện tích nhà kho và các dự án, chi phí điện nước cũng sẽ tăng, ước tính thêm 2.400.000 đồng mỗi năm Chi phí đóng gói hàng hóa sẽ tăng theo số dự án, cụ thể năm đầu tiên và năm thứ hai, mỗi năm sẽ tăng thêm 150.000 đồng cho loại chi phí này.
Trong 5 năm, mức tăng lương là 200.000 đồng cho năm 3, và 300.000 đồng cho năm 4 và năm 5 Đối với mỗi dự án, khi chi phí nhập hàng đạt 50% doanh thu, chi phí này sẽ tăng theo số lượng dự án Cụ thể, năm 1 và năm 2, chi phí nhập hàng tăng thêm 150.000.000 đồng mỗi năm; năm 3 tăng 200.000.000 đồng; và năm 4, 5 mỗi năm tăng thêm 300.000.000 đồng.
Bảng 4.3: Bảng chi phí tăng thêm mỗi năm ĐVT: nghìn đồng
Số tiền tăng thêm mỗi năm Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Thuê mặt bằng 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 Điện, nước 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400
Nhập hàng 150.000 150.000 200.000 300.000 300.000 Dụng cụ đóng gói hàng hóa 150 150 200 300 300
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Căn cứ Điều 10, Điều 13 và Điều 14 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 sửa đổi, bổ sung năm 2013 và Điều 10 Nghị định 218/2013/NĐ-CP, mức thuế suất thuế TNDN là 20%
Theo phòng Tài chính của công ty, hiện lãi suất chiết khấu của doanh nghiệp là 14%
4.2.1.3 Phân tích tài chính đề xuất
Bảng kế hoạch đầu tư dự án cho thấy các khoản mục doanh nghiệp đầu tư trong tháng 0, bao gồm vốn đầu tư cố định ban đầu trước khi nhà kho hoạt động Cụ thể, tiền cọc thuê mặt bằng là 90.000.000 đồng, thiết bị mới và cũ tổng cộng 31.650.000 đồng, chi phí vận chuyển 500.000 đồng và chi phí thuê nhân công 2.000.000 đồng Tổng vốn đầu tư cố định ban đầu của dự án là 124.150.000 đồng.
Bảng 4.4: Bảng kế hoạch đầu tư dự án ĐVT: nghìn đồng
Khoản mục đầu tư Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Tiền cọc thuê mặt bằng 90.000
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Doanh thu trung bình mỗi dự án mang lại cho doanh nghiệp là 100.000.000 đồng, tuy nhiên, con số này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và thương hiệu của khách hàng Khi số lượng dự án tăng lên hàng năm, đặc biệt sau khi thuê nhà kho mới, doanh thu cũng sẽ tăng theo tương ứng, như được thể hiện trong bảng 4.5 dưới đây.
Bảng 4.5: Bảng kế hoạch doanh thu dự án ĐVT: nghìn đồng
Khoản mục Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Số lượng dự án tăng thêm mỗi năm 3 3 4 6 6
Doanh thu trung bình một dự án 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Với thuế TNDN 20% không thay đổi trong 5 năm, bảng 4.6 dưới đây thể hiện lợi nhuận trước thuế và lãi vay, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế hàng năm Do dự án thuê nhà kho mới không đầu tư trang thiết bị lớn, không có khấu hao; tác giả giả định doanh nghiệp tự chi trả toàn bộ chi phí mà không vay từ bên ngoài.
Bảng 4.6: Bảng kế hoạch lãi lỗ dự án ĐVT: nghìn đồng
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Xác định dòng tiền vào và dòng tiền ra là yếu tố quan trọng để quyết định đầu tư vào dự án Trong dự án này, các khoản ngân lưu vào bao gồm doanh thu hàng năm, tiền cọc mặt bằng được hoàn lại vào năm thứ 5 và tiền thanh lý.