Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh thiết bị giáo dục hà nội

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI :

Công ty chuyên cung cấp thiết bị trường học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo theo chính sách của nhà nước, với hàng hóa chủ yếu phục vụ cho các trường học Đặc điểm nổi bật của công ty là hoạt động bán hàng dựa trên đơn đặt hàng và hồ sơ trúng thầu, do đó lượng hàng nhập kho phụ thuộc vào số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng Hoạt động bán hàng chính của công ty bao gồm bán buôn và bán lẻ, với sự hỗ trợ từ đội ngũ marketing nhằm phát triển thị trường và cung cấp sản phẩm cho các công ty, sở giáo dục trên toàn quốc thông qua các hợp đồng kinh tế và dự án.

1.1.1 Danh mục hàng hoá của Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội :

Các thiết bị nghiên cứu khoa học, dụng cụ thể dục thể thao, bản đồ, sách giáo khoa và tranh ảnh giáo khoa (được phép lưu hành), cùng với giấy viết và thiết bị văn phòng như máy tính, phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi như máy in, máy photocopy, két sắt, và vật tư ngành in, cũng như thiết bị thu hình như tivi và máy thu thanh (máy cassette, VCD, DVD) đều đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ học tập và nghiên cứu.

 Các đồ dùng trong trường học (bảng, bàn ghế, tủ ) và các thiết bị thí nghiệm.

 Sản xuất băng hình hướng dẫn sử dụng thiết bị trường học.

 Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chính : sản xuất thiết bị thí nghiệm lớp 3,

4, 5, 8, 9,10 đã được Bộ Giáo dục và đào tạo phê duyệt.

Công ty chuyên cung cấp và đại diện cho nhiều hãng sản xuất nổi tiếng toàn cầu, mang đến thị trường các sản phẩm thiết yếu trong lĩnh vực thiết bị giáo dục Doanh thu chủ yếu đến từ việc kinh doanh máy vi tính, thẻ nhớ, USB và đầu đọc, chiếm khoảng 75% tổng doanh thu của công ty.

SV : Nguyễn Thu Hồng Lớp K11BL

Báo cáo thực tập Ngành Kinh tế

Ngoài ra, công ty thu nhập từ doanh thu dịch vụ như dịch vụ dán tấm dán, sửa chữa, cài đặt máy tính…

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội :

Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội hiện đang mở rộng hoạt động kinh doanh ra nhiều khu vực, không chỉ ở Hà Nội và các tỉnh miền Bắc như Hà Tây, Nam Định, Thái Bình, Thanh Hóa, mà còn vươn tới miền Trung Khách hàng truyền thống của công ty bao gồm Sở giáo dục và đào tạo Bắc Cạn, đã đồng hành trong suốt 6 năm, cùng với Sở giáo dục và đào tạo Cao Bằng.

Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Giang, Sở Giáo dục và Đào tạo Thái Nguyên cùng với các trường như THPT Cầu Giấy Hà Nội đang hợp tác để nâng cao chất lượng giáo dục Công ty mở rộng thị trường bằng cách xây dựng uy tín, cải thiện số lượng và chất lượng sản phẩm, đồng thời cạnh tranh về giá cả và thời gian giao hàng, từ đó thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

* Phương hướng và chiến lược phát triển của công ty trong tương lai:

Công ty hướng tới mục tiêu tăng trưởng bền vững trong những năm tới, tập trung vào việc duy trì và mở rộng thị trường truyền thống, đồng thời khai thác các thị trường mới và cải thiện đời sống của nhân viên.

Chiến lược phát triển bền vững của công ty bao gồm việc cung cấp sản phẩm thiết bị chất lượng cao qua các kênh phân phối đại lý và bán lẻ, nhằm mang đến cho người tiêu dùng cơ hội tiếp cận các thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất Công ty cũng định hướng tham gia vào các lĩnh vực công nghệ cao như viễn thông, dầu khí, nước và môi trường, với mục tiêu tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm và giải pháp, phục vụ tốt nhất cho khách hàng.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội:

Việc tiêu thụ hàng hóa của công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội áp dụng theo hai hình thức bán hàng là :

Bán buôn là phương thức chủ yếu giúp công ty tiêu thụ hàng hóa số lượng lớn, giảm thiểu thất thoát và thu hồi vốn nhanh chóng, đồng thời hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và nợ nần Hoạt động này dựa vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, tạo cơ sở pháp lý vững chắc và giúp công ty chủ động trong kế hoạch mua bán Công ty áp dụng hai phương thức bán buôn: bán buôn qua kho với hình thức thu tiền ngay và bán chịu Đối với bán chịu, thời hạn thanh toán không quá 30 ngày kể từ ngày giao nhận hàng.

Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán trực tiếp qua kho, với tất cả hàng hóa được lưu trữ tại kho trước khi xuất bán, không áp dụng hình thức mua bán chuyển thẳng Phương thức này phục vụ chủ yếu cho khách hàng có nhu cầu mua số lượng lớn Hiện tại, công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng, và mức giá bán được giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh quy định Tuy nhiên, khi khách hàng mua với số lượng lớn, công ty có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích họ mua nhiều hơn.

Công ty chấp nhận đa dạng các phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ, nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng.

Hiện tại, công ty chỉ thực hiện hình thức bán lẻ và thu tiền trực tiếp từ khách hàng Khi bán hàng tại kho, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa và đồng thời viết phiếu xuất kho để trình ký duyệt cho kế toán trưởng trước khi xuất hàng Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách Mỗi ngày, quy trình này được thực hiện một cách liên tục và hiệu quả.

Báo cáo thực tập Ngành Kinh tế kho yêu cầu lập báo cáo bán hàng, kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng, để gửi đến phòng kế toán.

1.1.4 Các khâu trong quá trình bán hàng:

Quá trình bán hàng (bán buôn theo hình thức bán chịu) mà công ty đang áp dụng được thể hiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 1.1: Các khâu trong quá trình bán hàng của công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa, họ sẽ gửi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh của công ty, bao gồm thông tin về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá cả và điều kiện thanh toán Sau khi nhận đơn, công ty sẽ đánh giá khả năng đáp ứng và tiến hành ký kết hợp đồng.

Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu là quá trình mà công ty đánh giá khả năng thanh toán và độ tin cậy của từng khách hàng dựa trên hợp đồng Công ty thường khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh để nhận được chiết khấu.

B3: Chuyển giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ là bước quan trọng trong quy trình, diễn ra khi hàng hóa được chuyển đến tay bên mua Trong quá trình giao nhận, cần lập biên bản giao nhận hàng và chuẩn bị các chứng từ cần thiết như phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển và các sổ theo dõi để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động là yếu tố cực kỳ quan trọng, giúp định hướng chính sách và bước đi phát triển cho công ty Nhận thức được điều này, công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội đã xây dựng sơ đồ khối cho cơ cấu bộ máy, với các trách nhiệm rõ ràng liên quan đến hoạt động bán hàng.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý bán hàng của công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Phòng kế toán Phòng TCHC Bộ phận kinh doanh

Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:

- Là người đứng đầu công ty, người đại diện pháp nhân duy nhất của công ty, chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan chủ quản và Nhà nước.

- Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, phụ trách các vấn đề về kinh doanh và hành chính.

Sử dụng bảo toàn và phát triển vốn là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng phương án phát triển kinh tế hàng năm Đồng thời, cần đưa ra những đề án tổ chức quản lý hiệu quả cho công ty nhằm tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu phát triển bền vững.

- Có thẩm quyền và bổ nhiệm khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên trong công ty.

- Quyết định nhập xuất kho các thành phẩm hàng hóa đúng với quy định của Nhà nước và thích ứng với thị trường.

- Chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan chủ quản có thẩm quyền với việc thực hiện các chức năng nghiệp vụ trên.

 Phó giám đốc : Là người giúp giám đốc điều hành 1 hoặc 1 số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc.

Thay mặt giám đốc, người được giao nhiệm vụ cần giải quyết các công việc được phân công Đối với những công việc vượt quá thẩm quyền, cần trao đổi và xin ý kiến của giám đốc để đảm bảo quyết định đúng đắn.

- Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty.

- Là cơ quan chuyên môn giúp giám đốc trong việc quản lý tài chính, xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn cho công ty.

- Có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc điều hành công tác thống kê kế toán tài chính tại các nơi mua bán và các xưởng sản xuất.

- Quản lý giá thành ,tiền vốn, phản ánh luân chuyển vốn đảm bảo thu mua công nợ và vay vốn ngân hàng cho sản xuất được kịp thời.

- Ban hành các quy định báo cáo về tài chính cho các đơn vị sản xuất.

- Phát hiện các biểu hiện tham ô lãng phí.

- Tham gia trình duyệt hợp đồng kinh tế về tài chính.

 Phòng tổ chức hành chính (TCHC) :

Cơ quan chuyên môn này có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức văn thư, bảo hiểm lao động và các công tác hành chính khác, đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước.

Công tác tổ chức trong công ty bao gồm việc tuyển dụng cán bộ công nhân viên theo chỉ đạo của giám đốc, quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, cũng như tham mưu và thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, điều động và tiếp nhận cán bộ công nhân viên.

Công tác lao động tiền lương bao gồm tổng hợp và thanh toán lương hàng tháng, đồng thời đề xuất với giám đốc về chế độ chính sách tiền lương cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, cần duy trì liên lạc với cơ quan bảo hiểm để xử lý các thủ tục bảo hiểm, cũng như quản lý việc chấm dứt hợp đồng lao động và nghỉ theo chế độ cho nhân viên trong công ty.

Công tác hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ toàn diện mọi hoạt động của công ty, bao gồm tổ chức mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản, thiết bị Ngoài ra, công tác này còn chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chung toàn bộ tài sản của công ty, đồng thời trực tiếp quản lý tài sản của phòng tổ chức hành chính và phòng giám đốc.

Là cơ quan chuyên môn, nhiệm vụ của chúng tôi là tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm về việc tổ chức, xây dựng và thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.

- Thực hiện việc ứng hàng hóa, xây dựng các hợp đồng mua bán, đại lý, ký gửi, dịch vụ trong phạm vi của công ty.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ là cần thiết để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường Điều này bao gồm việc phân tích các mặt hàng hiện có và tìm kiếm cơ hội mở rộng mạng lưới tiêu thụ thông qua việc khai thác các sản phẩm mới.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán bán hàng của công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội :

Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên và đa dạng, tạo ra nhiều sự kiện kinh tế mà kế toán cần lựa chọn, thu thập và xử lý Điều này nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan trong việc ra quyết định.

Báo cáo thực tập Ngành Kinh tế cho thấy kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ Một hệ thống kế toán bán hàng hiệu quả giúp thu thập số liệu chính xác, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đánh giá và lựa chọn phương án tiêu thụ tối ưu, nhằm đạt được kết quả kinh doanh cao nhất.

Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý là yêu cầu thiết yếu để nâng cao vai trò của kế toán trong doanh nghiệp Công ty TNHH thiết bị giáo dục Hà Nội hoạt động độc lập với hệ thống kế toán tập trung, thực hiện báo cáo sổ sách và tài chính Phòng kế toán đã nỗ lực tổ chức công tác kế toán như một công cụ quản lý hiệu quả, theo sát quá trình kinh doanh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban quản trị công ty.

Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán bán hàng của công ty

Ghi chú : Mối quan hệ trực tuyến

Mối quan hệ chức năng

Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán :

Phòng kế toán của công ty có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cán bộ, tạo nên mối quan hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau Mỗi nhân viên được xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng, từ đó hình thành mối liên hệ vị trí và sự phụ thuộc lẫn nhau Hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán phụ thuộc vào sự phân công lao động, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán dựa trên khối lượng công việc và giữa kế toán trưởng với kế toán phần hành.

Kế toán trưởng là người hỗ trợ giám đốc và quản lý chuyên môn trong bộ phận kế toán Họ có trách nhiệm tuân thủ pháp luật và các quy định tài chính hiện hành, đồng thời tổ chức sử dụng vốn hiệu quả Kế toán trưởng cũng phải khai thác các tiềm năng tài chính, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình tài chính để giúp giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp với thực trạng tài chính của công ty.

Kế toán hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật chứng từ cho quá trình bán hàng và hạch toán kế toán tại công ty TNHH thiết bị giáo dục Hà Nội Họ tập hợp đơn đặt hàng đã được ký duyệt từ khách hàng và lập hóa đơn bán hàng với ba liên, đồng thời kiểm tra tính chính xác của hóa đơn trước khi chuyển cho bộ phận bán hàng ký duyệt Sau đó, kế toán hóa đơn viết phiếu thu nộp tiền và chuyển hóa đơn cho kế toán công nợ Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm về sự chậm trễ, sai sót và nhầm lẫn liên quan đến hóa đơn đã nhập.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

KẾ TOÁN DOANH THU

2.1.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán: a Chứng từ

Kế toán tiêu thụ hàng hóa liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán, và bất kỳ chứng từ nào cũng cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ quy trình lập, phê duyệt và luân chuyển để phục vụ cho quản lý và ghi sổ kế toán Các chứng từ kế toán quan trọng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty bao gồm: hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu xuất hàng, biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu (nếu có), bảng kê bán lẻ hàng hóa và giấy báo có của Ngân hàng Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ và doanh thu, kế toán sử dụng chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng hóa kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu và giấy báo có của Ngân hàng Hệ thống tài khoản của công ty được mã hóa và khai báo vào phần mềm để tiện theo dõi doanh thu bán hàng.

+ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 131 – Phải thu của khách hàng:

Để thực hiện việc nhập liệu thuế GTGT đầu ra TK 3331, kế toán bán hàng sử dụng phần mềm Fast Accounting Đầu tiên, truy cập vào phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu, sau đó cập nhật số liệu từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phần mềm sẽ tự động hiển thị giao diện nhập thông tin hóa đơn, và sau khi nhập xong, máy sẽ xử lý tự động và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết TK511, TK131, và TK333.

Phần mềm hiện tại chỉ cho phép theo dõi doanh thu bán hàng theo từng hóa đơn, mà không hỗ trợ quản lý chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng cụ thể.

Cuối tháng, chương trình tự động tổng hợp doanh thu bán hàng và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết TK 511 Để xem và in sổ chi tiết các tài khoản kế toán, người dùng cần truy cập vào phần Kế toán tổng hợp, sau đó chọn sổ kế toán chi tiết, nhập mã TK và nhấn “Thực hiện” để hiển thị sổ chi tiết TK511 Quy trình luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện theo các bước cụ thể.

Dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa, phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét khả năng đáp ứng của công ty Sau khi được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt, phòng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng cùng với biên bản giao nhận hàng kiêm phiếu xuất kho.

Phiếu yêu cầu xuất hàng được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại phòng và liên 2 chuyển xuống thủ kho Biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu lại để theo dõi, liên 2 chuyển xuống thủ kho, và liên 3 giao cho khách hàng Thủ kho sau đó đưa phiếu cho kế toán hóa đơn để viết hóa đơn GTGT Khi có hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hóa, thủ kho sẽ xuất hàng hóa cho bộ phận kinh doanh theo đúng chủng loại, số lượng và thời gian, địa điểm đã ghi trong hợp đồng.

Sơ đồ 2 1 : Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ

Người mua hàng Đơn đặt hàng

NV P Kinh doanh Phiếu yêu cầu xuất hàng

Nhận hàng, giao hàng cho khách Xuất hàng

Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Ghi sổ kế toán,quản lý và theo dõi

Phòng kế toán – Kế toán hóa đơn

Bi ểu 01 Đơn đặt hàng

Trường THPT Nà Phặc Địa chỉ: Thị trấn Nà Phặc - Ngân Sơn – Bắc Kạn

Bên mua: Trường THPT Nà Phặc Địa chỉ: Thị trấn Nà Phặc - Ngân Sơn – Bắc Kạn

Công ty TNHH Thiết bị Giáo dục Hà Nội, tọa lạc tại Phòng 209, tòa nhà 9 tầng tập thể chiến sĩ công an Thanh Trì, Ngõ 66 đường Kim Giang, Hoàng Mai, Hà Nội, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ giáo dục Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua điện thoại 04.62565195 hoặc fax 04.35598919.

TT Tên hàng ĐVT Số lượng

1 Máy vi tính ASUS -R101D Bộ 16

1 Thời gian giao hàng và địa điểm nhận hàng

- Thời gian giao hàng: Ngày 09/01/2011

- Địa điểm nhận hàng:tại Trường THPT Nà Phặc

- Người nhận hàng: Trần Văn Bang

2 Thanh toán và chính sách bán hàng

- Thanh toán: Sau 30 ngày kể từ ngày nhận hàng

Xác nhận của bên Bán Xác nhận của bên Mua

Kế toán Phụ trách mua hàng Người đề nghị

Bi ểu 02 : Phiếu yêu cầu xuất hàng

CÔNG TY TNHH Thiết bị Giáo dục Hà Nội Số: 011 /AS

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT HÀNG

Bên nhận : Trường THPT Nà Phặc Địa chỉ: Thị trấn Nà Phặc - Ngân Sơn – Bắc Kạn

STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

1 Máy vi tính ASUS - R101D Bộ 16 5.430.910 87 992 208

2 Tổng cộng 16 87 992 208 Địa chỉ giao hàng: tại Trường THPT Nà Phặc Thị trấn Nà Phặc – Ngân Sơn – Bắc Kạn

KẾ TOÁN TRƯỞNG P.KD THỦ KHO NGƯỜI YÊU CẦU

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu

Ký hiệu: QS/2011B Số: 0069830 Đơn vị bán háng: Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội Địa chỉ: 28 Cửa Bắc – Trúc Bạch – Ba Đình – Hà Nội

Số tài khoản: 1503-20100-3364 Tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Ba Đình-HÀ NộI Điện thoại: 04.62565195

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Trường THPT Nà Phặc Địa chỉ: Thị trấn Nà Phặc – Ngân Sơn – Bắc Kạn Hình thức thanh toán: TM /CK……… MS:

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Máy vi tính ASUS - R101D Bộ 16 4 999 557 79 992 916

Cộng tiền hàng: 79 992 916 Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7 999 292 Tổng cộng tiền thanh toán: 87 992 208

Số tiền bằng chữ: Tám mươi bảy triệu, chín trăm chín mươi hai ngàn, hai trăm linh tám đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Biểu 08 Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI Ban hành theo QĐ số

P209-Tòa nhà 9 tầng Ngõ 66 Kim Giang – Hoàng Mai - Hà Nội ngày 20/3/2006 của BTC

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA KIÊM PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 01 năm 2011 Số: PX1101004 Người mua: Trường THPT Nà Phặc Địa chỉ: Thị trấn Nà Phặc – Ngân Sơn – Bắc Kạn Nội dung: Xuất bán

Xuất tại kho : Sơn Đồng – Hoài Đức – Hà Nội

STT Tên, nhãn, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ ,sản phẩm ,hàng hoá

Mã s ố ĐVT S ố lượng Đơn giá Thành Ti ền

Yêu c ầu Th ực xuất

- Số chứng từ gốc kèm theo:………

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Báo cáo thực tập Ngành Kinh tế Đơn vị/Branch: CN Ba Đình Số/No:FPTIBPS011/474.00 MST/Tax code: 0200124891-001 Ngày/Date: 13/01/2011

SỐ TÀI KHOẢN/ACCONT NO: 1503-20100-3364 TÊN TÀI KHOẢN/ACCOUNT NAME:CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

Kính gửi/To: CTY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

Người gửi: TRƯỜNG THPT NÀ PHẶC

DIỄN GIẢI/PARTICULARS SỐ TIỀN/AMOUNT(VND) SỐ TIỀN QUI ĐỔI

- THANH TOÁN TIỀN ĐƠN HÀNG THEO HD SỐ 0069786 NGÀY 02/12/2010

- THANH TOÁN TIỀN ĐƠN HÀNG THEO HĐ SỐ 0069830 NGÀY 9/1/2011

Số tiền GHI CÓ/CREDIT amount 111 532 940 111 532 940 Phí dịch vụ/Service charge:

Tổng số tiền GHI CÓ/Total CREDIT amount 111 532 940 111 532 940

NV thực hiện giao dịch/Teller: FPTIBPS011 CB kiểm soát giao dịch

- - - Người lập Kiểm soát Giám đốc

Biểu 10: Sổ chi tiết tài khoản 511

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI P209-Tòa nhà 9 tầng Ngõ 66 Kim Giang – Hoàng Mai - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tháng 1 năm 2011 TK: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đơn vị tính : VNĐ

Số CT Ngày CT Diễn giải Tk đ/ư PS Nợ PS Có

7 3/1/2011 Xuất bán cho Sở GD và Đào tạo Bắc Kan

Xuất bán cho Cty sách thiết bị Lào Cai 13

Xuất bán cho Trường bổ túc VH Hữu Nghị 13

Xuất bán cho trường THPT Nà Phặc 13

Xuất bán cho Cty TNHH SX Học Cụ 13

Xuất bán cho Cty TBGD Thắng Lợi 13

Xuất bán cho Cty Công nghệ Vạn Xuân 13

Xuất bán cho Trường THPT Dân lập Hà Nội 13

Xuất bán cho Trường THPT Cầu Giấy 13

Xuất bán cho Cty TBGD Ngân Giang 13

1 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 428 109 254

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng

Cuối tháng, kế toán tiến hành bút toán kết chuyển tự động tại giao diện kết chuyển, chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ sang sổ cái tài khoản 911 nhằm xác định kết quả kinh doanh.

Biểu 11 : Mẫu sổ chi tiết bán hàng

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Số CT Ngày CT Diễn giải Số lượng Số tiền

0069827 3/1/2011 Xuất bán cho Sở GD và Đào tạo Bắc Kan 7 33 714 879

0069828 6/1/2011 Xuất bán cho Cty sách thiết bị Lào Cai 12 59 288 840

0069829 8/1/2011 Xuất bán cho Trường bổ túc VH Hữu Nghị 11 54 683 892

0069830 9/1/2011 Xuất bán cho trường THPT Nà Phặc 16 79 992 916

0069831 13/1/2011 Xuất bán cho Cty TNHH SX Học Cụ 7 34 862 120

0069832 14/1/2011 Xuất bán cho Cty TBGD Thắng Lợi 9 45 391 741

0069833 16/1/2011 Xuất bán cho Cty Công nghệ Vạn Xuân 10 50 983 468

0069834 19/1/2011 Xuất bán cho Trường THPT Dân lập Hà Nội 4 20 557 851

0069835 19/1/2011 Xuất bán cho Trường THPT Cầu Giấy 5 24 422 728

0069836 23/1/2011 Xuất bán cho Cty TBGD Ngân Giang 5 24 210 819

2.1.1.2: Kế tổng hợp doanh thu bán hàng

Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng sử dụng: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 511.

Công ty sử dụng phần mềm kế toán để nhập dữ liệu, giúp tự động hóa quy trình kế toán Kế toán tại công ty thực hiện việc phân loại chứng từ theo phương pháp đã được xác định.

- Mã bảng kê hóa đơn (HD): Nợ TK 131 / Có TK 511, 3331

- Mã bảng kê phiếu chi (PC): Nợ TK liên quan / Có TK 111

- Mã bảng kê phiếu thu (PT): Nợ TK 111 / Có TK liên quan

- Mã bảng kê phiếu nhập (PN): Nợ TK 156, 133 / Có TK 331

- Mã bảng kê phiếu xuất (PX): Nợ TK 632 / Có TK 156

- Mã bảng kê báo Có của ngân hàng (BC): Nợ TK 112 / Có TK liên quan

- Mã bảng kê Báo Nợ của ngân hàng (BN): Nợ TK liên quan / Có TK 112

- Mã bảng kê bảng phân bổ KHTSCĐ (KH): Nợ TK liên quan / Có TK 214

- Mã bảng kê bảng phân bổ tiền lương (TL): Nợ TK liên quan / Có TK 334

- Mã bảng kê bảng phân bổ các khoản trích theo lương (BH): Nợ TK liên quan / Có

- Các mã bảng kê theo chứng từ khác: Về kết chuyển doanh thu, chi phí,…

Dựa vào các mã bảng kê từ chứng từ gốc, kế toán sẽ chọn mã bảng kê để phần mềm tự động phân loại chứng từ, từ đó lập bảng kê chứng từ theo tài khoản một cách chính xác.

Kế toán cài đặt phần mềm quy định rằng bảng kê chứng từ và chứng từ ghi sổ được lập định kỳ 31 ngày, trong khi sổ Cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập theo tháng Các báo cáo quản trị được tạo ra dựa trên yêu cầu quản lý cụ thể, và báo cáo tài chính được lập hàng năm Số của bảng kê chứng từ theo tài khoản và chứng từ ghi sổ sẽ tự động được đánh theo tháng.

Biểu 12: Chứng từ ghi sổ số 01

Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Đơn vị tính : VNĐ

Diễn giải Số hiệu TK

Xuất bán cho Sở GD và Đào tạo Bắc Kan 131 5111 33 714 879

Thuế GTGT đầu ra phải nộp 131 3331 3 371 488

Xuất bán cho Cty sách thiết bị Lào Cai 131 5111 59 288 840

Xuất bán cho Trường bổ túc VH Hữu Nghị 131 5111 54 683 892

Xuất bán cho trường THPT Nà Phặc 131 5111 79 992 916

Xuất bán cho Cty TNHH SX Học Cụ 131 5111 34 862 120

Xuất bán cho Cty TBGD Thắng Lợi 131 5111 45 391 741

Xuất bán cho Cty Công nghệ Vạn Xuân 131 5111 50 983 468

Xuất bán cho Trường THPT Dân lập HÀ NộI

Xuất bán cho Trường THPT Cầu Giấy 131 5111 24 422 728

Xuất bán cho Cty TBGD Ngân Giang 131 511 24 210 819

Số chứng từ gốc kèm theo: 09 hóa đơn

Kế toán trưởng Người lập

Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Đơn vị tính : VNĐ

Kết chuyển doanh thu bán hàng 5111 911 428 109 254

Số chứng từ gốc kèm theo:01 chứng từ

SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 1 năm 2011 Tài khoản : 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đơn vị tính : VNĐ

Số CT Ngày CT Diễn giải Tk đ/ư

0069833 16/1/2011 Xuất bán cho Cty Công nghệ Vạn Xuân 131 50 983 468 0069834

Xuất bán cho Trường THPT Dân lập HÀ NộI

1 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911

*/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng:

Trong quá trình tổ chức kinh doanh, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, dẫn đến việc sổ sách kế toán không ghi nhận những khoản này Việc không có khoản giảm trừ có thể chứng minh rằng hàng hóa công ty cung cấp đảm bảo về chất lượng và số lượng, phù hợp với các nguyên tắc trong hợp đồng Tuy nhiên, điều này cũng có thể trở thành một hạn chế trong chiến lược kinh doanh, khi công ty không áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.

*/ Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng

Việc theo dõi và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời là yếu tố quan trọng trong quá trình thu hồi vốn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, tổ chức kế toán công nợ để quản lý tình hình thanh toán với khách hàng là cần thiết.

Trong quá trình nhập liệu, phần mềm Fast Accounting quy định rằng cả hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt đều được hạch toán qua TK 131 – Phải thu của khách hàng để tránh trùng chứng từ trong hình thức thanh toán tiền ngay Do đó, cho tất cả các nghiệp vụ bán hàng, dù thanh toán ngay hay trả chậm, đều sử dụng TK 131 Đối với các trường hợp trả chậm, công ty quy định thời gian thanh toán là 30 ngày kể từ ngày giao hàng.

Số liệu liên quan đến TK 131 cho từng khách hàng sẽ tự động chuyển vào sổ chi tiết của khách hàng Trường THPT Nà Phặc theo định khoản doanh thu Khi khách hàng thanh toán, kế toán sẽ nhập liệu cho phiếu thu tiền mặt bằng cách truy cập vào phân hệ Kế toán tiền mặt – tiền gửi – tiền vay, sau đó cập nhật số liệu và tạo phiếu thu Sau khi chọn thời gian làm việc và thêm mới, kế toán sẽ nhập số liệu cần thiết Chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái TK 131 và TK 111 theo định khoản đã quy định.

KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Giá vốn hàng bán là chi phí thực tế của sản phẩm xuất kho, được xác định để tính toán kết quả kinh doanh trong một kỳ.

2.2.1 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Các chứng từ ban đầu trong kế toán giá vốn hàng bán bao gồm biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho và chứng từ chi phí thu mua hàng hóa Ngoài ra, còn có các chứng từ khác liên quan đến quá trình mua hàng như phiếu chi tiền mặt và ủy nhiệm chi.

Khi nhận hóa đơn hoặc phiếu giao hàng có chữ ký xác nhận từ thủ kho, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy và lưu giữ phiếu nhập kho cùng với hóa đơn hoặc phiếu giao hàng Để xác định trị giá vốn của hàng hóa bán ra, kế toán thực hiện các bước cần thiết.

- Tính trị giá mua của hàng hóa xuất bán trong kỳ.

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn hàng xuất bán Đối với các mặt hàng máy tính Asus nguyên bộ nhập từ nơi sản xuất, giá vốn hàng xuất bán được xác định dựa trên trị giá mua thực tế ghi trên hóa đơn, do đó chi phí mua hàng không phát sinh Trị giá vốn thực tế của hàng bán ra trong kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

Phương pháp này cho phép phần mềm tự động tính toán đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ, từ đó xác định giá trị mua của lượng hàng xuất kho trong kỳ.

Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Trị giá mua của hàng xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng hàng xuất kho

Tại công ty, chi phí thu mua hàng hóa được hạch toán vào bên Nợ tài khoản 641, dẫn đến giá vốn hàng xuất bán chỉ phản ánh trị giá mua của hàng hóa trong kỳ mà chưa bao gồm chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ.

*/ Quy trình luân chuyển chứng từ:

Thủ kho nhận Phiếu yêu cầu xuất hàng và lập biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho Sau đó, hàng hóa được giao cho bộ phận kinh doanh để chuyển đến khách hàng Khách hàng nhận hàng, ký nhận và trả lại biên bản cho thủ kho Cuối cùng, thủ kho chuyển chứng từ biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho cho kế toán, để kế toán đối chiếu với hóa đơn và thực hiện thủ tục tính giá vốn.

Công ty sử dụng TK 632 để phản ánh giá vốn hàng bán ra trong kỳ và TK

632 được mã hóa để sử dụng như sau:

TK 632 Giá vốn hàng bán

Việc tính giá vốn hàng hóa được thực hiện vào cuối tháng thông qua hệ thống kế toán Kế toán chỉ cần truy cập vào phân hệ chi phí giá thành, nhập tháng và mã vật tư cần tính giá vốn, sau đó nhấn “chấp nhận” để chương trình tự động tính toán giá vốn cho từng mặt hàng Dựa vào số lượng hàng hóa đã bán, hệ thống sẽ tự động xác định giá vốn hàng xuất bán cho mỗi lần xuất kho Cuối cùng, máy sẽ tự động hạch toán và chuyển số liệu vào các sổ cái liên quan theo định khoản đã được thiết lập.

Nợ TK 632 (Trị giá vốn thực tế hàng xuất kho để bán)

Có TK 156 (Trị giá vốn thực tế hàng xuất kho để bán)

PHIẾU NHẬP KHO Số: PN1101001

Ngày 06 tháng 01 năm 2011 Người nhập: Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội Nội dung: Nhập hàng

Xuất tại kho: (KTP) Đơn vị tính : VNĐ

T Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền

Cộng tiền hàng Thuế NK Thuế GTGT 10%

6.908.000 75.988.000 Cộng thành tiền(bằng chữ): Bảy mươi lăm triệu chín trăm tám mươi tám nghìn đồng chẵn./.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Lập phiếu Thủ kho Người nhập

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Ví dụ : Với mặt hàng máy tính

Ta có bảng “Tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” kho tháng 01 năm 2011

Biểu 20: Bảng tổng hợp – xuất – tồn

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

P209-Tòa nhà 9 tầng Ngõ 66 Kim Giang – Hoàng Mai - Hà Nội

BẢNG Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn

Tháng 1 năm 2011 Máy tính ASUS – R101D

Mã Vật tư Tên vật tư ĐV

Tồn đầu Dư đầu SL nhập Tiền nhập SL

Xuất Tiền xuất Tồn cuối Dư cuối

Cuối tháng, để xem sổ chi tiết của tài khoản 632, bạn cần truy cập vào phân hệ báo cáo và chọn mục Sổ chi tiết tài khoản Sau đó, nhập mã tài khoản 632, chương trình sẽ hiển thị sổ chi tiết tương ứng với tài khoản này.

Biểu 21 : Sổ chi tiết tài khoản 632

TK: 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: VNĐ

Số CT Ngày CT Diễn giải Tk đ/ư PS nợ PS có

0069834 19/1/2011 Xuất bán cho Trường THPT Dân lập Hà Nội 156 14 202 622

0069836 23/1/2011 Xuất bán cho Cty TBGD Ngân Giang 156 16 726 316

PB2 31/1/2011 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 295 764 057

2.2.2 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán sử dụng: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái tài khoản 632.

Quá trình luân chuyển dữ liệu bắt đầu từ phiếu xuất kho kế toán, sau đó phần mềm sẽ cập nhật vào bảng kê chứng từ theo tài khoản Tiếp theo, số liệu từ bảng kê chứng từ được ghi chuyển vào chứng từ ghi sổ Cuối cùng, từ chứng từ ghi sổ, số liệu sẽ được chuyển vào sổ Cái tài khoản 632, cùng với các sổ Cái tài khoản liên quan và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Trong tháng này, Sở GD và Đào tạo Bắc Kan đã xuất bán 632 cuốn sách với mã 156 23 292 302 Đồng thời, Cty sách thiết bị Lào Cai nhận được 632 cuốn sách với mã 156 40 960 360 Trường bổ túc VH Hữu Nghị cũng đã nhận 632 cuốn sách với mã 156 37 778 980 Cuối cùng, trường THCS Hoàng Hoa cũng đã được cung cấp sách.

Xuất bán cho Cty TNHH SX Học Cụ 632 156 24 084 886

Xuất bán cho Cty TBGD Thắng Lợi 632 156 31 359 393

Xuất bán cho Cty Công nghệ Vạn Xuân 632 156 35 222 500 Xuất bán cho Trường THPT Dân lập HÀ NộI 632 156 14 202 622

Xuất bán Trường THPT Cầu Giấy 632 156 16 872 715

Xuất bán cho Cty TBGD Ngân Giang 632 156 16 736 316

Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 295 764 077

Biểu 24 : Sổ cái tài khoản 632 ] CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ GIÁO DỤC HÀ NỘI

Tài khoản :632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị tính : VNĐ

Số CT Ngày CT Diễn giải Tk đ/ư PS nợ PS có

0069827 3/1/2011 Xuất bán cho Sở GD và Đào tạo Bắc Kan

Xuất bán cho Cty sách thiết bị Lào Cai 15

Xuất bán cho Trường THPT Dân lập Hà Nội

16 726 316 PB2 31/1/2011 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 295 764 057

KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG

Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, doanh nghiệp phải chịu các chi phí như bảo quản, vận chuyển và tiếp thị, được gọi chung là chi phí bán hàng Chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ.

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí bán hàng là tổng hợp các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của Công ty, bao gồm bảng lương nhân viên kinh doanh, chi phí vận chuyển, xăng dầu, tiếp khách, công tác phí, quảng cáo và các chi phí khác.

Công ty phải đảm bảo tổng chi phí tiếp khách và chi phí quảng cáo mỗi năm nhỏ hơn 10% trên tổng chi phí hàng năm.

Chi phí lương nhân viên kinh doanh bao gồm các khoản tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên, cùng với các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và các khoản chi phí khác theo quy định.

Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ sản phẩm và hàng hoá, như chi phí vận chuyển và chi phí xăng dầu.

Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm chi phí công tác, chi phí tiếp khách, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, và chi phí giới thiệu sản phẩm.

*/ Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 và được mã hóa như sau:

TK 641 - Chi phí bán hàng

- Đối với khoản chi phí lương nhân viên kinh doanh: Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán lương

Biểu 25 : Bảng thanh toán tiền lương tháng 1

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

THÁNG 1/2011 Đơn vị tính : VNĐ

Chức Lương Số ngày công Lương Phụ cấp Tổng Các khoản giảm trừ Còn

T Họ và tên vụ Cơ Hàn h Thêm giờ Hành Thêm Ăn Đặc trưng Thâm cộng BHXH BHYT BHTN Thuế TNCN được Ký

CN chính giờ CV niên 6% 1,5% 1% Giảm trừ

Số ngày công quy định trong tháng 26 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập

Kế toán thực hiện nhập liệu để ghi nhận tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bộ phận kinh doanh Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, khi phát sinh các khoản chi phí như vận chuyển, bốc dỡ hàng, xăng dầu, công tác phí, quảng cáo sản phẩm, và chi phí tiếp khách, kế toán sẽ dựa vào phiếu chi, báo nợ và hóa đơn bán hàng để nhập liệu Sau khi hoàn tất, số liệu sẽ được chuyển vào các sổ chi tiết liên quan.

Cuối tháng, phần mềm cho phép in ra sổ chi tiết TK 641 khi có lệnh in.

Biểu 26 : Sổ chi tiết tài khoản 641

TK: 641 – Chi phí bán hàng Đơn vị tính : VNĐ

Ngày CT Số CT Diễn giải Tk đ/ứ PS Nợ PS Có

4/1/2011 PC1101 Chi tiền xăng xe tự lái – A.Thuần

1 350 000 4/1/2011 PC0102 Chi tiền mua quà tặng khách hàng

18 285 455 4/1/2011 PC0103 Chi tiền tiếp khách

8 Chi tiền mua quà Tết tặng khách hàng

14 410 000 5/1/2011 PC0104 Chi tiền xăng dầu xe, vé cầu đường - Hân

1 1 057 545 6/1/2011 PC0105 Thanh toán tiền vận chuyển hàng đi Bắc Can

1 PC0108 Chi tiền mua rượu tặng khách hàng

1 PC0110 Chi tiền công tác phí, tiếp khách

1 PC0118 Chi tiền mua bánh kẹo tặng khách hàng

1 PC01021 Chi tiền tiếp khách – A.Hùng

1 4 114 908 31/12011 PC01025 Chi tiền xăng dầu xe, rửa xe – Trí

1 BPBKH Trích khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng

Tính lương của bộ phận bán hàng tháng 1/2011

1 PK02 Trích chi phí BHXH, BHYT, BHTN T1

1 PB3 Kết chuyển chi phí bán hàng

Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ

2.3.2 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng sử dụng: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái tài khoản 641.

Biểu 27 : Chứng từ ghi sổ số 05

Ngày CT Số CT Diễn giải TK nợ TK có PS

4/1/2011 PC1101 Chi tiền xăng xe tự lái – A.Thuần 641 111 350 000 4/1/2011 PC0102 Chi tiền mua quà tặng khách hàng 641 111 18 285 455

4/1/2011 PC0102 Thuế GTGT đầu vào 133 111 1 828 545

4/1/2011 PC0103 Chi tiền tiếp khách 641 111 1 030 000

4/1/2011 PC0103 Thuế GTGT đầu vào 133 111 103 000

5/1/2011 BN110108 Chi tiền mua quà Tết tặng khách hàng 641 111 14 410 000

5/1/2011 BN110108 Thuế GTGT đầu vào 133 111 1 441 000

5/1/2011 PC0104 Chi tiền xăng dầu xe, vé cầu đường - Hân 641 111 1 057 545 6/1/2011 PC0105 Thanh toán tiền vận chuyển hàng đi Bắc Can 641 111 2 023 145

10/1/2011 PC0108 Chi tiền mua rượu tặng khách hàng 641 111 3 810 000

15/1/2011 PC0110 Chi tiền công tác phí, tiếp khách 641 111 1 522 727

18/1/2011 PC0111 Chi tiền xăng dầu 641 111 894 754

22/1/2011 PC0118 Chi tiền mua quà tặng khách hàng 641 111 7 672 000

24/1/2011 PC01021 Chi tiền tiếp khách – A.Hùng 641 111 5 850 000

24/1/2011 PC01022 Thanh toán tiền chuyển hàng đi Cao Bằng 641 111 4 114 908

31/12011 PC01025 Chi tiền xăng dầu xe, rửa xe – Trí 641 111 3 140 682 31/1/2011 BPBKH Trích khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 641 214 1 070 000 31/1/2011 PC01029 Tính lương của bộ phận bán hàng tháng

31/1/2011 PC01032 Trích chi phí BHXH, BHYT, BHTN T1 641 338 3 028 800

Kèm theo: 16 chứng từ gốc

Cuối tháng kế toán tổng hợp thực hiện thao tác kết chuyển chi phí bán hàng sang bên nợ Tk 911 – xác định kết quả kinh doanh

Biểu 28 : Chứng từ ghi sổ số 06

Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 92 416 027

Kèm theo: 01 chứng từ gốc

TK: 641 – Chi phí bán hàng Đ/v: Đồng

Ngày CT Số CT Diễn giải Tk đ/ứ PS Nợ PS Có

4/1/2011 PC1101 Chi tiền xăng xe tự lái – A.Thuần

1 350 000 4/1/2011 PC0102 Chi tiền mua quà tặng khách hàng

18 285 455 4/1/2011 PC0103 Chi tiền tiếp khách

8 Chi tiền mua quà Tết tặng khách hàng

14 410 000 5/1/2011 PC0104 Chi tiền xăng dầu xe, vé cầu đường - Hân

1 1 057 545 6/1/2011 PC0105 Thanh toán tiền vận chuyển hàng đi Bắc Can

1 PC0108 Chi tiền mua rượu tặng khách hàng

1 PC0110 Chi tiền công tác phí, tiếp khách

1 PC0118 Chi tiền mua bánh kẹo tặng khách hàng

1 PC01021 Chi tiền tiếp khách – A.Hùng

1 4 114 908 31/12011 PC01025 Chi tiền xăng dầu xe, rửa xe – Trí

1 PC01028 Chi tiền thuê xe - Long

1 PC01029 Tính lương của bộ phận bán hàng T1/2011

1 PC01032 Trích chi phí BHXH, BHYT, BHTN T1

1 PB3 Kết chuyển chi phí bán hàng

Biểu 30: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày CTGS Số CTGS Số tiền Ngày CTGS Số CTGS Số tiền

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội đã không ngừng phát triển về cơ sở vật chất và trình độ cán bộ, công nhân viên trong bối cảnh nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt và nắm bắt quy luật hoạt động của thị trường, công ty đã đưa ra những giải pháp sáng tạo, khắc phục khó khăn ban đầu và cạnh tranh hiệu quả Kết quả là doanh thu và hiệu quả kinh doanh tăng trưởng, nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ, và đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng cải thiện Đặc biệt, công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, với kế toán bán hàng là khâu then chốt, giúp công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ và đảm bảo các nguyên tắc kế toán.

Dựa trên kiến thức đã học từ trường lớp, tài liệu sách báo và kinh nghiệm thực tế tại công ty, tôi xin đưa ra một số nhận xét về quy trình kế toán bán hàng tại công ty như sau:

3.1.1.1.Về tổ chức công tác kế toán của Công ty :

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và khoa học, giúp phối hợp chặt chẽ giữa các phần hành kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và phát huy năng lực chuyên môn của từng nhân viên Đội ngũ kế toán trẻ, năng động và có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanh chóng thích ứng với các thay đổi về chế độ kế toán từ Bộ Tài Chính và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả Nhờ vậy, phòng kế toán luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, cung cấp thông tin tài chính – kinh tế nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất hợp lý cho các kỳ tiếp theo.

Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày Bộ phận kế toán liên quan cần phản ánh kịp thời các chứng từ như phiếu thu và hóa đơn GTGT Các chứng từ gốc này phải được ghi chép đầy đủ, chính xác theo thời gian, có chữ ký xác nhận từ các bộ phận liên quan và tuân thủ đúng chế độ tài chính quy định.

3.1.1.2 Về tổ chức kế toán bán hàng:

Kế toán bán hàng của Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc Hàng hóa được quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và giá trị Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho là phù hợp, giúp kế toán theo dõi và phản ánh liên tục sự vận động của hàng hóa, kịp thời báo cáo sai sót lên cấp trên để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.

Công ty sử dụng hệ thống mã hóa chi tiết và rõ ràng cho các mặt hàng, giúp dễ dàng theo dõi và nhận diện Bên cạnh đó, việc mã hóa các đơn vị khách hàng cũng được thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý.

Báo cáo thực tập Ngành Kinh tế của công ty rất cụ thể, dễ theo dõi, thuận lợi cho chiến lược tiêu thụ hàng hóa trong từng tỉnh

Việc hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng tuân thủ nguyên tắc và chế độ hiện hành, với doanh thu được phản ánh đầy đủ Phương pháp tính giá vốn hàng bán sử dụng đơn giá bình quân gia quyền, đơn giản và dễ thực hiện Hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo doanh nghiệp tính đúng và đủ số thuế phải nộp cho Nhà nước.

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ của công ty, đảm bảo giá trị hàng hóa được theo dõi và thanh toán từ khách hàng được phản ánh kịp thời Ngoài ra, kế toán doanh thu bán hàng cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác về giá cả, doanh thu và thuế, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Việc tổ chức kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính, đặc biệt là kế toán bán hàng của Công ty, cần tuân thủ các căn cứ khoa học và phù hợp với thực tế của Công ty Mặc dù đã thực hiện theo chế độ quy định, kế toán bán hàng vẫn gặp một số hạn chế do nhiều nguyên nhân khác nhau.

Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ không được hạch toán vào trị giá vốn hàng xuất bán, mà được đưa vào chi phí bán hàng do khoản chi này nhỏ so với giá trị hàng nhập kho Hạch toán này không phản ánh chính xác trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.

- Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính trị giá hàng xuất bán là không chính xác, vì các mặt hàng của công ty chịu nhiều biến động từ thị trường.

Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho các hợp đồng lớn và cũng không có chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm Điều này dẫn đến việc không khuyến khích tiêu thụ hàng hóa hiệu quả, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng.

Công ty cần cải thiện phương thức bán hàng bằng cách áp dụng đa dạng các hình thức và chiến lược linh hoạt hơn, nhằm mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng và phát triển thị trường một cách hiệu quả hơn.

Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty

Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh khốc liệt, các công ty cần liên tục đổi mới để tìm ra giải pháp tối ưu cho sự phát triển Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý, vì vậy cần phải được cải tiến và hoàn thiện để nâng cao hiệu quả Do đó, việc hoàn thiện kế toán bán hàng là điều tất yếu để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.

Hoàn thiện kế toán bán hàng là yếu tố quan trọng giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, từ đó giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình lỗ, lãi thực tế, hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Xuất phát từ một số tồn tại đã nêu ở trên, em xin đưa ra một số kiến nghị sau:

3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội :

- Kiến nghị trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Máy tính nguyên bộ là mặt hàng nhạy cảm với biến động thị trường, do đó công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có biến động không thuận lợi Điều kiện trích lập dự phòng xảy ra vào cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc Khoản chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ, và kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng theo định khoản phù hợp.

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong năm nay vượt quá khoản dự phòng chưa sử dụng từ năm trước, cần tiến hành trích lập bổ sung theo định khoản.

Nợ TK 632 - (phần chênh lệch lớn hơn)

Có TK 159 - (phần chênh lệch lớn hơn)

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn năm trước, cần thực hiện hoàn nhập dự phòng theo định khoản.

Nợ TK 159 (phần chênh lệch nhỏ hơn)

Có TK 632 (phần chênh lệch nhỏ hơn)

- Kiến nghị việc tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán:

Trong bối cảnh áp dụng phần mềm vào kế toán, việc quản lý chi tiết giá trị từng lô hàng trở nên dễ dàng hơn Do đó, công ty nên lựa chọn phương pháp hạch toán trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân liên hoàn Phương pháp này sẽ giúp phản ánh chính xác và phù hợp hơn về trị giá vốn hàng xuất bán, từ đó thể hiện rõ ràng kết quả kinh doanh trong từng giai đoạn.

- Kiến nghị chính sách bán hàng :

Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm để tăng cường khả năng thu hồi nợ và giảm tình trạng chiếm dụng vốn, giúp cải thiện vòng quay vốn Tỷ lệ chiết khấu sẽ được quy định theo từng thời hạn thanh toán: 1% cho thanh toán trong một tuần, 0,5% cho thanh toán trong 15 ngày, với thời hạn ngắn hơn sẽ nhận được chiết khấu lớn hơn Chi phí chiết khấu thanh toán sẽ được ghi nhận vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính.

- Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 635 (Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng)

Có TK 111,112,131 (Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí tài chính sang TK xác định kết quả kinh doanh:

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp nên đa dạng hóa phương thức bán hàng, bao gồm việc gửi hàng trực tiếp cho khách hàng, ký gửi tại các đại lý, áp dụng hình thức đổi hàng và bán hàng trả góp Những phương thức này không chỉ giúp tăng cường sự tiếp cận với khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm.

Hàng gửi đi cho khách là hình thức mà bên bán gửi hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã thỏa thuận Trong quá trình này, bên bán vẫn giữ quyền kiểm soát đối với số hàng gửi bán Khi khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, lợi ích và rủi ro sẽ được chuyển giao cho bên mua Giá trị hàng hóa được xác nhận, và lúc này, bên bán sẽ ghi nhận doanh thu.

Phương thức bán hàng gửi đại lý cho phép công ty giao hàng cho các cơ sở đại lý, nơi đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán cho công ty, đồng thời nhận hoa hồng từ doanh số bán Quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về doanh nghiệp cho đến khi công ty nhận được thanh toán từ đại lý hoặc khi đại lý thông báo về số hàng đã tiêu thụ, lúc này doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu lô hàng đó.

Hàng đổi hàng: Đáp ứng mọi yêu cầu khi khách hàng có nhu cầu đa dạng về chủng loại các mặt hàng nhưng khác thương hiệu

Việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán đã giúp giảm khối lượng công việc và cung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên, phần mềm hiện tại không cho phép quản lý doanh thu và giá vốn theo từng mặt hàng hoặc nhóm hàng, gây khó khăn trong việc kiểm soát doanh thu và chi phí Do đó, công ty cần xem xét lại quy trình hạch toán ban đầu hoặc kiến nghị với nhà cung cấp phần mềm để tìm giải pháp phù hợp.

Tiêu đề	Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội
Tác giả	Nguyễn Thu Hồng
Người hướng dẫn	T.S Nguyễn Hữu Ánh
Trường học	Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kinh tế
Thể loại	chuyên đề thực tập
Năm xuất bản	2012
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	574,53 KB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1/ Giáo trình kế toán tài chính - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: PGS-TS Đặng Thị Loan	Khác
2/ Giáo trình kế toán quản trị - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Chủ biên: PGS-TS Nguyễn Ngọc Quang	Khác
3/ Bài giảng môn học: Phân tích báo cáo tài chính - Thầy giáo: PGS - TS Nguyễn Ngọc Quang - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân	Khác
4/ Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1864/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ngày 28 tháng 11 năm 2006	Khác
6/ Chứng từ, sổ kế toán của Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Hà Nội 7/ Một số tài liệu liên quan khác	Khác