TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, góp phần vào xu hướng toàn cầu hóa hiện nay Hoạt động xuất nhập khẩu không chỉ thúc đẩy nền kinh tế nội địa mà còn giúp phát huy lợi thế của đất nước, tận dụng nguồn lực và công nghệ từ nước ngoài Xuất khẩu cho phép tối đa hóa nội lực trong nước, khuyến khích sản xuất phát triển và nâng cao chất lượng hàng hóa Đồng thời, xuất khẩu cũng tạo ra các dịch vụ liên quan, như logistics, đang phát triển mạnh mẽ và đầy tiềm năng Sự phát triển của dịch vụ logistics đảm bảo hiệu quả trong vận hành sản xuất, góp phần nâng cao tính cạnh tranh của ngành công nghiệp và thương mại quốc gia.
Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Quốc tế Tân Cả Lợi chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa và vận tải nội địa, bao gồm logistics, dịch vụ hải quan, chứng từ, gom hàng LCL, vận chuyển đường biển và đường hàng không, đóng kiện, và kho bãi Sau quá trình thực tập tại công ty, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Doãn Kế Bôn, tôi đã chọn đề tài Quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại & Vận Tải Quốc Tế Tân Cả Lợi.
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cảnh Lợi, tôi nhận thấy rằng mọi quy trình, dù đơn giản hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản, đều cần được hoàn thiện theo thời gian để hoạt động hiệu quả trong mọi điều kiện, phù hợp với từng hoàn cảnh và nhu cầu hiện tại.
Khi chọn đề tài này, tôi đã nghiên cứu một số khóa luận của sinh viên các khóa trước và nhận thấy có nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa trong doanh nghiệp.
-Đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần Cargo care logistics” (Trần Quý Ngọc, 2019 – KLTN,
Bài nghiên cứu của Trường Đại học Thương Mại phân tích quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Cargo Care Logistics Nghiên cứu làm rõ các vấn đề liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình này tại công ty.
- Đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng container tại công ty U&I Logistics” (Nguyễn Thị Thanh, 2018)
Tác giả đã áp dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp kết hợp với dữ liệu thứ cấp, sử dụng các phương pháp xử lý như thống kê, phân tích, so sánh và tổng hợp Mục tiêu là đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty U&I, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị.
Đề tài "Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam" do Vũ Thị Hải, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng thực hiện, tập trung vào việc cải thiện hiệu suất logistics trong giao nhận hàng hóa quốc tế Nghiên cứu này nhằm phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận và đề xuất giải pháp tối ưu hóa, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Dựa trên nghiên cứu thực tiễn về hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế, Công ty TNHH JDL VN đã thực hiện nhiều biện pháp và quy trình nhằm khắc phục những yếu kém hiện có Qua đó, công ty đã đánh giá, đưa ra nhận định chính xác và phân tích tổng hợp khả năng thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế, hướng tới sự phát triển bền vững hơn.
Đề tài "Tìm hiểu thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần giao nhận tiếp vận quốc tế" do Hà Đức Sơn thực hiện tại Trường Đại học, nhằm phân tích và đánh giá các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển Nghiên cứu này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả, thách thức và cơ hội cải tiến trong hoạt động logistics của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
Bài viết này nhằm trình bày các vấn đề cốt lõi trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó đối với hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, bài viết cũng phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty, từ đó rút ra những điểm mạnh và hạn chế Cuối cùng, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế này và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty.
- Đề tài “Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của chi nhánh công ty
Bài viết của Lê Thị Thùy Dung (2021) tại Trường Đại học Thương mại tập trung vào việc nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH Cargo-Partner Logistics (Việt Nam) Nghiên cứu này phân tích thực trạng nhằm đánh giá những thành tựu đạt được cũng như những tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty, từ đó đưa ra những đề xuất cải tiến phù hợp.
Qua nghiên cứu tài liệu và thực tập tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi, tôi nhận thấy rằng đề tài "Quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi" rất cấp thiết trong bối cảnh hiện nay.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống này giải quyết các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tìm hiểu quy trình giao hàng gốm xuất khẩu qua vận chuyển đường biển tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cảng Lợi, bài viết phân tích thực trạng nhằm đánh giá những thành tựu đạt được và các vấn đề tồn tại trong quy trình giao hàng của công ty.
Công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cảng Lợi (Công ty TCL) chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng gốm sứ xuất khẩu Quy trình giao hàng tại TCL được thiết kế chặt chẽ, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách an toàn và nhanh chóng Công ty cam kết sử dụng các phương pháp vận chuyển hiện đại và hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định xuất khẩu nghiêm ngặt Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, TCL luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu của quy trình giao hàng.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu tại công ty CPTM và Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
Bài viết này giới hạn phạm vi nghiên cứu trong một doanh nghiệp cụ thể, chỉ mô tả một lô hàng thực tế đã được thực hiện tại công ty Thời gian nghiên cứu tập trung vào việc thu thập và phân tích thông tin, số liệu trong giai đoạn từ năm 2020 đến 2022.
Nghiên cứu tập trung vào các hoạt động giao hàng xuất khẩu của Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Quốc tế Tân Cảng Lợi trong giai đoạn 2020-2022 Bài viết sẽ phân tích quy trình, hiệu quả và thách thức mà công ty gặp phải trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất và mở rộng thị trường.
Nội dung nghiên cứu của khóa luận tập trung vào quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Quốc tế Tân Cả Lợi trong giai đoạn 2020-2022.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Trực tiếp quan sát, tìm hiểu: Được tiến hành trong thời gian thực tập tại đơn vị + Quan sát hoạt động kinh doanh của công ty
Quan sát cách thức truyền đạt thông tin và mạng lưới xử lý chứng từ, đơn hàng giữa các phòng ban và các văn phòng trực thuộc là rất quan trọng Việc này giúp đảm bảo sự liên kết và hiệu quả trong quá trình làm việc, đồng thời tối ưu hóa quy trình giao tiếp nội bộ.
+ Quan sát cách thức tiếp cận và tìm kiếm khách hàng, đối tác của nhân viên công ty
-Tham gia thảo luận và đặt câu hỏi thắc mắc
+ Tham gia các buổi thảo luận, training kiến thức nghiệp vụ cơ bản và nâng cao liên quan đến quy trình giao nhận hàng, thủ tục hải quan,…
Để hiểu rõ hơn về các khâu trong toàn bộ quá trình giao nhận, bạn có thể tham khảo và hỏi đáp trực tiếp với các anh chị tại Văn phòng.
1.5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Thư viện trường Đại học Thương Mại cung cấp dữ liệu phong phú, bao gồm giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế và giáo trình nghiệp vụ Hải quan, phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Trong ba năm qua, từ 2020 đến 2022, Chi nhánh đã thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh tại phòng hành chính, phản ánh sự phát triển và hiệu quả hoạt động của đơn vị Những số liệu trong báo cáo cho thấy sự tăng trưởng ổn định và những thách thức trong quá trình vận hành Các thông tin này không chỉ giúp quản lý nắm bắt tình hình tài chính mà còn hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai.
Dữ liệu trên internet bao gồm thông tin từ trang web của công ty, các trang luận văn, và nguồn cung cấp thông tin về Tổng cục Hải quan Những tài liệu này chứa các quy định và điều luật Hải quan liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của doanh nghiệp
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
Chương 4: Hoàn thiện quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của Công ty CPTM
& Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG GỐM SỨ XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP
Khái quát về giao hàng xuất khẩu
2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu
2.1.1.1 Khái niệm về giao hàng
Trong thương mại quốc tế, việc giao hàng giữa người bán và người mua thường diễn ra xa nhau Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán phải thực hiện giao hàng, tức là hàng hóa cần được vận chuyển từ nước của người bán đến nước của người mua Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối, hàng hóa cần được đưa ra cảng, thực hiện thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng đến tay người nhận Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao hàng.
Có thể hiểu giao hàng là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động vận chuyển nhằm đưa hàng đến đích an toàn
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) theo quy tắc mẫu của FIATA bao gồm mọi loại hình dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các giải pháp tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ cần thiết cho hàng hóa.
Giao hàng là quá trình vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận, bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan Người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và hợp đồng tương ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Dịch vụ giao hàng có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
2.1.1.2 Nội dung của việc giao hàng
Những dịch vụ mà người giao hàng thường tiến hành là:
- Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng
- Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa
- Ký kết hợp đồng vận chuyển với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước
- Làm các thủ tục gửi hàng
- Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng
- Thanh toán, thu đổi ngoại tệ
- Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận
- Thu xếp chuyển tải hàng hóa
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa
- Lưu kho bảo quản hàng hóa
- Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vận động hàng hóa
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải
- Thông báo tổn thất với người chuyên chở
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại, đòi bồi thường
Tóm lại, nội dung dịch vụ giao nhận có thể bao gồm các công việc sau đây:
- Các hoạt động tư vấn về đóng gói, tuyến đường, bảo hiểm, thủ tục hải quan, chứng từ vận chuyển,…
Các hoạt động tổ chức vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và quá cảnh bao gồm dịch vụ gom hàng, vận tải hàng nặng và hàng đặc biệt, cũng như hàng công trình Đối với hàng xuất khẩu, người giao hàng sẽ thực hiện việc nhận hàng, đóng gói và kẻ mã ký hiệu, lưu cước với người vận chuyển, cấp chứng từ vận tải, giám sát giao hàng, thông báo giao hàng cho khách hàng, và khai báo hải quan.
2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu
2.1.2.1 Khái niệm về người giao hàng
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao hàng là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao hàng hóa
Trước đây, người giao hàng đóng vai trò là đại lý đại diện cho người xuất khẩu, thực hiện các công việc như bốc dỡ hàng hóa, lưu kho, và sắp xếp vận chuyển trong nước.
Sự phát triển của thương mại quốc tế và các phương thức vận chuyển đã mở rộng quy trình giao hàng Hiện nay, người giao hàng không chỉ dừng lại ở việc đặt chỗ trên tàu hay khai hải quan, mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
2.1.2.2 Vai trò của người giao hàng
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn truyến đường vận tải
- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải
Dịch vụ giao hàng hóa bao gồm việc cung cấp các chứng từ liên quan như biên lai nhận hàng (Forwarder Certificate of Receipt) và chứng từ vận tải (Forwarder Certificate of Transport).
Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản pháp luật của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hóa giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xem xét các quy định của các quốc gia chuyển tải hàng hóa, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận)
- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu)
- Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)
Vận chuyển hàng hóa đến cảng bao gồm việc thực hiện các thủ tục liên quan đến lệ phí tại khu vực giám sát hải quan và cảng vụ, sau đó giao hàng hóa cho người vận tải.
- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa đến cảng đích bằng cách liên hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài là một bước quan trọng Việc này giúp đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả logistics và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển.
- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)
- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá
2.1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu
- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng, có thể tiến hành khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng cần phải thông báo ngay cho khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu có khả năng xảy ra tình huống không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần các chỉ dẫn của khách hàng, cần phải thông báo ngay cho khách hàng để xin ý kiến chỉ đạo thêm.
Trong trường hợp hợp đồng không quy định thời hạn cụ thể để thực hiện nghĩa vụ với khách hàng, bên liên quan phải hoàn thành các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý.
2.1.2.4 Trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu a, Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy thuộc vào chức năng của người giao hàng xuất khẩu, họ phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải là người nhận
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của bên thứ ba, như người chuyên chở, nếu họ có thể chứng minh đã lựa chọn đúng đắn Khi hoạt động với tư cách là đại lý, người giao hàng cần tuân thủ "Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn" của mình.
Quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của doanh nghiệp
Đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng Đối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn:
Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng
Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu
Cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hoá với cảng
Trước khi giao hàng, phải giao cho cảng các giấy tờ:
+ Bảng liệt kê hàng hóa - Cargo List
+ Lệnh xếp hàng - Shipping Instruction
Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho
Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu
Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:
+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có )
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA - Estimated Time of Arrival), chấp nhận Thông báo sẵn sàng bốc dỡ (NOR - Notice of Readiness)
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan/ Stowage Plan)
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu:
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp, và bố trí xe, công nhân cùng người áp tải nếu cần thiết.
Quá trình bốc dỡ và giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Nhân viên kiểm đếm của cảng có trách nhiệm ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, sau đó cập nhật vào Daily Report và Final Report khi hoàn tất việc xếp hàng lên tàu Bên phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi nhận kết quả vào Tally Sheet Ngoài ra, việc kiểm đếm có thể được thuê từ công ty kiểm kiện để đảm bảo tính chính xác.
Khi hoàn tất việc giao nhận một lô hàng hoặc toàn bộ tàu, cảng cần thu thập Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để lập vận đơn (Bill of Lading - B/L) dựa trên tài liệu này.
Dựa trên số lượng hàng đã được ghi trong bảng kiểm đếm Tally sheet, cảng và tàu sẽ lập bảng tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) Sau đó, hai bên sẽ ký xác nhận vào bảng này, đánh dấu sự hoàn tất của quá trình giao nhận hàng với tàu.
Tính toán thưởng phạt xếp dỡ đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng là cần thiết Hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các địa điểm trong nước có thể được lưu tại kho riêng của họ thay vì qua các kho của cảng Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao trực tiếp hàng hóa cho tàu.
Quy trình giao nhận hàng qua cảng diễn ra tương tự như thông thường, tuy nhiên, điểm khác biệt là không cần ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng, tức là không có sự tham gia của bên thứ ba trong quá trình giao nhận.
Quy trình cơ bản như sau:
Chủ hàng gửi Booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi Booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ và địa điểm giao nhận hàng.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác có trách nhiệm mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm CFS (Container Freight Station - Trạm đóng hàng lẻ) hoặc ICD theo quy định.
Các chủ hàng cần mời đại diện hải quan để kiểm tra, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong và kẹp chì container, chủ hàng hoàn tất thủ tục giao hàng và yêu cầu cấp vận đơn hoặc chứng từ vận tải.
Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ
Người chuyên chở xếp container lên tầu và vận chuyển đến nơi đến
2.2.1 Chuẩn bị hàng, xin giá bên Coload và thỏa thuận dịch vụ với khách hàng Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin và tư vấn cho khách hàng nên đóng hàng bằng loại container nào là phù hợp với hàng hóa, hãng vận tải nào, hàng hóa đó có thuộc loại cần chú ý bổ sung giấy phép nào không…
Người giao nhận cần nắm rõ tình hình chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ của chủ hàng, bao gồm tiến độ sản xuất và thu mua hàng hóa, công tác bao gói và kẻ mã hiệu hàng hóa Đồng thời, họ cũng phải kiểm tra tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan Dựa trên thông tin này, nhân viên kinh doanh sẽ lập working order và gửi đến bộ phận dịch vụ khách hàng.
Bước đầu tiên trong quy trình giao hàng xuất khẩu là chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa Chủ hàng cần lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa theo cam kết trong hợp đồng Sau đó, họ sẽ lên kế hoạch lấy container để đóng hàng, kiểm tra kỹ lưỡng và tiến hành niêm phong trước khi xuất hàng.
Một trong những bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là ký kết hợp đồng giữa bên chủ hàng và chủ tàu Hợp đồng này sẽ nêu rõ các điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng và trách nhiệm của mỗi bên Sau khi đạt được sự đồng thuận, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
2.2.2 Làm booking cho khách hàng
Phòng kinh doanh sẽ dựa vào Booking Request của khách hàng để gửi yêu cầu đặt chỗ đến Coloader Sau khi Coloader xác nhận đặt chỗ thành công bằng Booking Confirmation, nhân viên kinh doanh sẽ hoàn thiện Booking Confirmation và gửi cho khách hàng Điều này giúp khách hàng sắp xếp đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
2.2.3 Làm chứng từ Invoice, Packing List cho khách hàng
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, doanh nghiệp cần nộp tờ khai thông quan cho kho CFS để được ký xác nhận thực xuất bởi hải quan giám sát Sau khi tàu xuất bến, hải quan sẽ hoàn trả tờ khai thông quan đã được xác nhận thực xuất.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình
2.2.4 Mở tờ khai hải quan
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng hàng hóa xuất khẩu
Phạm vi hoạt động giao hàng xuất khẩu liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau, do đó, môi trường pháp lý cần được hiểu không chỉ từ quốc gia xuất khẩu hàng hóa mà còn bao gồm quốc gia mà hàng hóa đi qua, quốc gia nhận hàng và các quy định pháp luật quốc tế.
Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý đều ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu Các bộ luật quốc gia và công ước quốc tế không chỉ xác định khái niệm và phạm vi hoạt động mà còn quy định rõ ràng nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên tham gia trong lĩnh vực giao hàng.
Môi trường chính trị, xã hội
Biến động trong môi trường chính trị và xã hội của các quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận có ảnh hưởng lớn đến quy trình giao hàng xuất khẩu Khi một quốc gia xảy ra xung đột vũ trang, việc giao hàng sẽ không thể tiến hành Những thay đổi về chính trị và xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng các trường hợp bất khả kháng, đồng thời tạo khả năng miễn trách cho người giao nhận và người chuyên chở.
Sự đổi mới công nghệ trong vận tải đang nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm chi phí khai thác, tác động tích cực đến năng suất của các hãng tàu toàn cầu Việc áp dụng vật liệu mới trong chế tạo tàu biển, cải tiến thiết kế khoang tàu và giảm nhiên liệu trong quá trình vận hành máy, cùng với ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong chế tạo, khai thác và bảo dưỡng tàu, đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho ngành vận tải.
Thời tiết có ảnh hưởng lớn đến quá trình giao hàng và chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, tác động đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận Những yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho các chuyến đi, dẫn đến chậm trễ trong giao hàng và phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên liên quan.
Thời tiết có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng hàng hóa, gây ra nhiều tranh chấp trong quá trình giao nhận Điều này cũng tạo cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận Do đó, việc hiểu rõ đặc điểm của hàng hóa là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro.
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng biệt, như hàng nông sản dễ hỏng và biến đổi chất lượng, trong khi hàng máy móc thường cồng kềnh và có kích thước lớn Những đặc điểm này quyết định cách thức bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa để đảm bảo chất lượng trong quá trình giao nhận và vận chuyển.
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng, do đó cần các chứng từ khác nhau để xác nhận phẩm chất và chất lượng của chúng Tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc bộ chứng từ thanh toán quy định trong L/C, người giao nhận phải chuẩn bị các loại chứng từ phù hợp.
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa Để tham gia hoạt động giao hàng xuất khẩu, người giao nhận cần có cơ sở hạ tầng với trang thiết bị và máy móc hiện đại nhằm phục vụ việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúp người giao nhận quản lý mọi hoạt động và thông tin về khách hàng, hàng hóa qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị thiếu hoàn chỉnh sẽ gây khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hóa Để xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư lớn Họ phải tính toán kỹ lưỡng để phát triển cơ sở vật chất một cách hiệu quả, bên cạnh việc thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác để sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Trình độ của người tổ chức điều hành và những người tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của quá trình này Để hàng hóa được giao đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất, sự chuyên nghiệp và kỹ năng của những người liên quan là yếu tố quyết định.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG GỐM SỨ XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CPTM & VẬN TẢI QUỐC TẾ TÂN CẢ LỢI
Khái quát về công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
3.1.1 Kết quả kinh doanh của công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
TCL cung cấp đa dạng dịch vụ trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu phong phú của khách hàng Dưới đây là bảng tổng hợp doanh thu và tỷ lệ các loại hình dịch vụ của công ty trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022.
Bảng 3.1:Các loại hình dịch vụ và doanh thu của công ty từ năm 2020-2022 Đơn vị tính: Triệu đồng
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
Giao nhận đường biển 810 31,03% 635 29,88% 920 28,91%
Hình 3.1:Các loại hình dịch vụ và doanh thu của công ty từ năm 2020-2022 theo biểu đồ
Công ty đã nỗ lực duy trì nhiều loại hình dịch vụ để đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng, với mỗi loại hình có chiến lược kinh doanh riêng biệt và doanh thu độc lập Trong đó, dịch vụ giao nhận đường biển và giao nhận hàng không chiếm tỷ trọng cao nhất, luôn giữ vị trí hàng đầu qua các năm, trong khi dịch vụ kinh doanh kho bãi có tỷ trọng thấp nhất Doanh thu cao của dịch vụ giao nhận đường biển chủ yếu nhờ vào chính sách hợp lý và lượng khách hàng lớn, thân thiết với công ty trong thời gian dài, cho thấy thế mạnh của công ty tập trung vào dịch vụ này.
Giao nhận đường biển đã mang lại doanh thu lớn cho công ty, chiếm tỷ lệ cao lần lượt là 31,03% (năm 2020), 29,88% (năm 2021) và 28,91% (năm 2022) Trong năm 2021, doanh thu giảm 175 triệu so với năm 2020, tương ứng với mức giảm 1,15% Tuy nhiên, đến năm 2022, khi tình hình dịch bệnh ổn định trở lại, giao nhận đường biển đã tăng 285 triệu so với năm 2021, đạt tỷ lệ 28,91% Điều này cho thấy dịch vụ giao nhận đường biển vẫn giữ vai trò quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn và mang lại doanh thu cao nhất qua các năm.
Doanh thu từ các dịch vụ khai thuê hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu, trucking nội địa, giao nhận hàng không và giao nhận đường biển đều ghi nhận xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ trong năm 2020.
Trong giai đoạn 2020-2022, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu và khai thuê hải quan đã trải qua sự biến động lớn Năm 2021, giao nhận đường biển và giao nhận hàng không giảm do ảnh hưởng của dịch bệnh, nhưng đến năm 2022, tình hình đã dần ổn định và các hoạt động kinh doanh kho bãi cùng dịch vụ trucking nội địa bắt đầu phục hồi và tăng trưởng trở lại.
Tình hình doanh thu theo cơ cấu thị trường
Cơ cấu thị trường của công ty (2020-2022)
Bảng 3.2.Tình hình doanh thu theo cơ cấu thị trường giai đoạn 2020-2022 ĐVT:Triệu đồng
Giá trị Tỷ trọng
(%) Giá trị Tỷ trọng
(%) Giá trị Tỷ trọng
Mặc dù giá trị thị trường đang có xu hướng tăng lên, nhưng tốc độ tăng trưởng lại đang giảm dần Điều này cho thấy sự phát triển của các thị trường phân bổ vẫn chưa đồng đều.
Thị trường Trung Quốc đóng góp một tỷ trọng đáng kể vào tổng giá trị thị trường của công ty trong giai đoạn 2020-2022, với 325 triệu đồng (24,07%) vào năm 2020, 270 triệu đồng (26,42%) vào năm 2021, và 334 triệu đồng (21,63%) vào năm 2022 Trong năm 2021, giá trị thị trường giảm 55 triệu đồng so với năm 2020, nhưng đã tăng trở lại 64 triệu đồng vào năm 2022 so với năm trước đó.
Năm 2021, mối quan hệ tốt giữa công ty và đối tác được thể hiện rõ, mặc dù thị trường Trung Quốc chiếm một tỷ lệ lớn nhưng đã có xu hướng giảm do ảnh hưởng của dịch bệnh Tuy nhiên, thị trường này đã có dấu hiệu phục hồi và tăng trưởng trở lại vào năm 2022.
Thị trường trong nước chiếm một tỷ lệ thấp sau thị trường Trung Quốc, chiếm 22,22% - 25,93% - 21,70% trong các năm 2020, 2021, 2022
Giá trị từ các thị trường khác mang lại cho công ty là thấp, với mức biến động không ổn định trong giai đoạn 2020-2022, lần lượt đạt 125 triệu và 70 triệu.
145 triệu chiếm tỷ trọng tương ứng là 9,26 %; 6,85%; 9,39%
Bảng 3.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CPTM & Vận tải quốc tế
Phần trăm tăng so với năm trước (%)
Lợi nhuận sau thuế (VND)
Phần trăm tăng so với năm trước (%)
Nguồn: Báo cáo tài chính 2020, 2021, 2022 - Phòng Kế toán
Từ bảng trên ta thấy tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận hoạt động kinh doanh công ty có nhiều biến động, cụ thể:
Năm 2020, công ty đối mặt với nhiều biến động trong kinh doanh do dịch COVID-19 lan rộng, gây khó khăn cho hoạt động giao thương và xuất nhập khẩu Điều này dẫn đến sự biến động trong các dịch vụ mà công ty cung cấp, khiến doanh thu và lợi nhuận sụt giảm đáng kể so với cùng kỳ các năm trước.
Năm 2021, công ty đã phục hồi với doanh thu tăng 5,54% và lợi nhuận tăng 9,83% mặc dù phải đối mặt với thời gian dài xa cách xã hội Để đạt được kết quả này, công ty đã nỗ lực cắt giảm chi phí thông qua việc thay đổi vai trò và số lượng lao động, đồng thời mở rộng lĩnh vực hoạt động, chẳng hạn như nhận các đơn hàng vận chuyển trong nước, nhằm duy trì tốc độ tăng trưởng lợi nhuận.
Trong bối cảnh dịch bệnh gây ra nhiều thách thức, doanh thu của công ty năm 2022 đã tăng 3,14% và lợi nhuận tăng 11,56% Mặc dù chịu ảnh hưởng từ nhiều phía, công ty vẫn duy trì được lợi nhuận cho hoạt động của mình Điều này chứng tỏ rằng tầm nhìn, chiến lược và hoạch định của ban lãnh đạo là hoàn toàn đúng đắn.
3.1.2 Kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu của công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
Bảng 3.4 Tình hình hoat động giao nhận hàng gốm sứ xuất khẩu bằng đường biển của Công ty CPTM và Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi (2020-2022)
Châu Âu Châu Phi Châu
Tỷ trọng cơ cấu
Xuất khẩu vẫn là thị trường chính, với sự luân chuyển hàng hóa từ Hà Nội và Hải Phòng sang châu Á và châu Âu ổn định Công ty hoạt động đa dạng dịch vụ trong và ngoài nước, giúp doanh thu duy trì hoạt động kinh doanh Mặc dù thị trường nội địa thấp hơn, việc phân bổ hàng hóa đã nâng cao doanh thu và mở rộng mạng lưới hoạt động Tổng doanh thu năm 2022 đạt 116,021 tỷ đồng, cao nhất từ trước đến nay Năm 2021, dù nền kinh tế toàn cầu bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19, doanh thu công ty vẫn ổn định Xuất nhập khẩu của nước ta liên tục tăng, việc chuyển đổi sang thị trường mở đã làm cho lưu thông hàng hóa đa dạng hơn, các công ty logistics hoạt động tích cực hơn so với năm 2020 Theo đà phát triển, Tân Cảng Lợi cũng đã bắt kịp tốc độ thị trường, đẩy doanh thu lên mức ổn định.
Thực trạng quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của Công ty
Gốm sứ là mặt hàng chiếm 40% trong tổng số hàng xuất khẩu của công ty TCL Quy trình giao hàng tại đây rất đơn giản và xuất bình thường, không yêu cầu giấy tờ đặc biệt Đối với mặt hàng LCL, công ty TCL sẽ ghép hàng với một công ty khác để đảm bảo đủ chỗ cho một container đầy Các bước cụ thể sẽ được thực hiện theo quy trình đã định.
3.2.1 Chuẩn bị hàng, xin giá bên Coload và thỏa thuận dịch vụ với khách hàng Đối với lô hàng gốm sứ khách hàng của công ty là khách hàng cá nhân
Anh Nam đã liên hệ với phòng sales của công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cảng Lợi để được tư vấn về mặt hàng Phòng sales sẽ liên hệ với các bên Coload quen thuộc như Vinalink, Maxpeed, KMG, Interlog để xin báo giá và chọn ra mức giá tốt nhất trước khi thông báo lại cho khách hàng.
Hai bên thỏa thuận và đàm phán với nhau về dịch vụ vận chuyển hàng hóa sang
Công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi đã đại diện cho anh Nam thực hiện các quy trình nghiệp vụ giao nhận để xuất khẩu lô hàng gốm sứ cho công ty Cai & Jo Limited tại Vương quốc Anh.
Sau khi đạt được thỏa thuận về giá cả và thời gian giao nhận hàng hóa, hai bên sẽ ký hợp đồng Hợp đồng dịch vụ do công ty soạn thảo sẽ bao gồm các điều khoản cơ bản để thực hiện quyền và nghĩa vụ của cả hai bên Ngoài phí dịch vụ phải trả cho công ty TCL, anh Nam còn có nghĩa vụ thanh toán các chi phí local charges trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
3.2.2 Làm booking cho khách hàng
Sau khi đạt được thỏa thuận với khách hàng về dịch vụ và giá cả, bộ phận sales sẽ hỏi khách hàng về ngày ETD mong muốn Công ty sẽ tiến hành liên hệ với bên Coload để thực hiện việc đặt chỗ.
Trong lô hàng này, công ty lựa chọn Coload Vinalink Thông tin trên booking gồm có thông tin như sau:
Port of loading: Hai Phong
Place of stuffing; Kho CFS Nam Phat
3.2.3 Làm chứng từ Invoice, Packing List cho khách hàng
Bộ phận sales sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa gốm sứ, bao gồm số lượng và đơn giá, để gửi cho bộ phận xuất nhằm lập invoice và packing list.
No: 0604/UK (công ty thường sẽ lấy luôn ngày làm invoice,packing list làm No) Date: 06/04/2022
The shipper: TCL international., JSC
B42-TT19, Van Quan Urban area, Phuc La, Ha Dong district, Hanoi, Viet Nam Tel: 0243 5144 461/62
The Consignee: Cai & Jo limited
Cai & Jo limited Arbutus street, London, E8 4DT,United Kingdom
Port of loading : Hai Phong, Viet Nam
Port of discharge: Southampton, UK
Description of goods: Pink plate (đĩa hồng), Moss green plate( đĩa xanh rêu), Pink brown plate( đĩa nâu)
Number of package: 01 wooden case
3.2.4 Mở tờ khai hải quan
Sau khi đã làm xong Invoice, Packing list gửi cho khách kiểm tra lại, khách duyệt thì làm khai báo hải quan
Tiến hành khai hải quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu thông qua phần mềm ECUSS – VNACCS/VICIS là bước quan trọng trong quy trình logistics Nhân viên chứng từ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm Invoice, Packing list và hợp đồng, để đảm bảo thủ tục hải quan được thực hiện kịp thời Đăng nhập vào hệ thống ECUSS – VNACCS/VCIS là cần thiết để tiến hành khai báo hải quan điện tử, đặc biệt đối với hàng hóa xuất khẩu.
Truy cập vào MENU “Hệ thống” tại mục 7, chọn 7.1 danh sách khách hàng (với đại lý) Điền đầy đủ thông tin cần thiết và sau đó nhấn “Ghi” Mã doanh nghiệp cần nhập là: 0101304558.
Công ty cổ phần thương mại và vận tải quốc tế Tân Cảnh Lợi tọa lạc tại B42 – TT19, khu đô thị Văn Quán, phường Phúc La, quận Hà Đông Để biết thêm thông tin hoặc hỗ trợ, quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại 02435737778.
Những thông tin cần lưu ý khi khai báo hải quan:
+ Mã địa điểm lưu kho và mã điểm đích bảo thuế
+ Số kiện,trọng lượng
+ Số hóa đơn,ngày hóa đơn,tổng giá trị hóa đơn
+ Thông tin mô tả hàng hóa, mã HS
Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin booking để nắm rõ mã hải quan, mã lưu kho và thời gian cut off tờ khai, nhằm đảm bảo việc khai báo được thực hiện trước thời điểm cut off.
Trong lô hàng này thời gian cut off là trước 16h 7/4/2022
Trong tờ khai hàng xuất,phần mềm khai báo hải quan Ecus sẽ có các Tab thông tin sau
- Kết quả xử lý tờ khai
Chúng ta sẽ chỉ chú trọng vào ba tab chính: thông tin chung, thông tin container, danh sách hàng và tab kết quả xử lý tờ khai để tải chứng từ lên phần mềm.
Tại Tab thông tin chung:
Mã loại hình kinh doanh: B11 phục vụ cho mục đích xuất kinh doanh
Cơ quan hải quan xác định mã cơ quan hải quan từ booking và hạ hàng tại kho CFS Nam Phát, với mã kho là 03CEC04 Do đó, mã cơ quan hải quan sẽ được lấy từ 4 số đầu, trở thành 03CE - Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV II.
Mã hiệu phương thức vận chuyển đường biển không container (số 3) liên quan đến đơn vị xuất nhập khẩu với hai bên: bên xuất và bên nhập Sau khi công ty thực hiện cắm chữ ký số, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin công ty Tân Cảng Lợi cùng địa chỉ Đối với bên nhập, chúng ta sẽ nhập thông tin người nhận mà anh Nam đã cung cấp, dựa trên hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing list).
Mã nước : UK là GB: U KING
Vận đơn: ta sẽ bấm vô đăng ký để khai mã định danh
Mã điểm lưu kho : 03CEC04
Gross: 180 Kgs Địa điểm nhận hàng cuối cùng: Southampton Địa điểm xếp hàng: cảng Hải Phòng
Phương tiện vận chuyển chính là tên tàu: SOL PROMISE / 116S
Ngày hàng đi dự kiến chính là ETD: 11/04/2022
+ Số hợp đồng: 0604/UK (công ty lấy luôn số Inv, PL cho dễ nhớ)
+ Ngày hợp đồng: 08/03/2022 ( thường lấy trước 1 tháng )
Phân loại hình thức hóa đơn : A ( hóa đơn thương mại)
Phương thức thanh toán là TT tuy nhiên trong mục chọn không có TT ta sẽ chọn
KC ( khác) và Note phần ghi chú Điều kiện giá hóa đơn: FOB
Tổng giá trị hóa đơn: 525 USD
Ngày khởi hành vận chuyển: lấy luôn ngày khai hải quan: 06/04/2022 Địa điểm vận chuyển bảo thuế: 03CEC04 : TIEP VAN NAM PHAT
Tại Tab thông tin container
Mã kho công ty: 01PLZ32
Tên : CTY CPTM VT Quốc Tế Tân Cả Lợi Địa chỉ: KHO 389 TRUONG DINH, HA NOI
Số container: để trống vì hàng lẻ
Tại Tab danh sách hàng: nhập thông tin cụ thể như Invoice, ghi rõ kích thước và hàng mới 100%
1 Đĩa muối hoa màu hồng đường kính 9cm, cao 2 cm hàng gốm sứ Bát Tràng mới 100%
2 Đĩa muối hoa màu xanh rêu đường kính 9cm, cao 2 cm hàng gốm sứ Bát Tràng mới 100%
3 Đĩa muối hoa màu nâu đường kính 9cm, cao 2 cm hàng gốm sứ Bát Tràng mới 100%
Lượng 1 và 2: 350 PCE Đơn giá 0.5
Sau khi hoàn tất việc khai báo, hãy kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai Nếu mọi thông tin đã chính xác, bạn có thể ấn nút khai chính thức Đối với lô hàng này, do thuộc luồng xanh, nên sẽ được thông quan ngay lập tức.
Đánh giá chung
3.3.1 Một số kết quả đạt được
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi được thực hiện với chuyên môn hóa cao và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên Mỗi bộ phận trong quy trình được tách biệt và hoạt động ăn khớp, với công việc được phân công rõ ràng, tránh tình trạng trùng lặp.
Tất cả các nhân viên trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đều trẻ trung, năng động và nhiệt tình, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Họ không chỉ sẵn sàng cống hiến cho công ty mà còn có trình độ chuyên môn và ngoại ngữ tốt, tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả cao.
Nhờ vào việc thiết lập nhiều mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu trong khu vực và quốc tế, công ty có khả năng linh hoạt trong việc sắp xếp hành trình cho hàng hóa, từ đó đáp ứng tốt nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Công ty TLC đã xây dựng thành công hệ thống kho hàng kiên cố và an ninh, tọa lạc tại vị trí thuận lợi cho việc lưu trữ và phân phối hàng hóa Các kho được trang bị hệ thống giá kệ chuyên dụng và hệ thống khai thác đồng bộ, được quản lý bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp Ngoài ra, công ty còn sở hữu nhiều loại xe hiện đại như xe tải, xe nâng, xe cần cẩu, băng tải và pallet, phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa Những phương tiện này được bảo trì thường xuyên, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và con người.
Thị trường và khách hàng của công ty rất đa dạng, với mạng lưới đại lý rộng khắp và mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu và hàng không uy tín như OOCL, Maersk, và VN Airline Điều này giúp công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển linh hoạt qua đường hàng không, đường biển và nội địa.
TLC đảm bảo chất lượng dịch vụ cao thông qua việc thực hiện các hoạt động theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2000, với mô tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân trong quy trình hướng dẫn thực hiện Điều này giúp công ty duy trì tính ổn định và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Trong từng giai đoạn của quy trình
+ Khi nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc thu hút khách hàng đòi hỏi các công ty phải cung cấp dịch vụ chất lượng cao với mức giá hợp lý Tuy nhiên, điều này trở nên khó khăn trong tình hình kinh tế khó khăn Để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận, các công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng về chiến lược giá cả Nếu không có sự điều chỉnh hợp lý, họ có thể dễ dàng mất khách hàng.
+ Khi liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Do tính mùa vụ của hoạt động giao nhận, vào những giai đoạn cao điểm, hàng hóa xuất khẩu thường gia tăng mạnh mẽ Lúc này, hiện tượng hãng tàu hết container hoặc hết chỗ thường xảy ra Để khắc phục tình trạng này, nhân viên kinh doanh của TLC cần liên lạc với các hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng Rủi ro có thể phát sinh, bao gồm việc tăng chi phí hoặc hàng hóa sẽ bị chậm trễ so với dự tính Nếu không xử lý kịp thời, công ty có thể dễ dàng nhận được phàn nàn từ khách hàng và thậm chí đánh mất niềm tin của họ.
+ Khi làm chứng từ xuất khẩu
Mặc dù nhân viên công ty có trình độ chuyên môn cao, nhưng trong quá trình làm chứng từ, vẫn có thể xảy ra sai sót như sai số vận đơn, sai số lượng và khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ, điều này ảnh hưởng đến tiến trình chung.
+ Khi thông quan hàng xuất
Phần mềm hải quan trực tuyến là giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình khai hải quan Tuy nhiên, do đây là phần mềm mới, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải sai sót trong việc nhập liệu, như sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng và hóa đơn thương mại Những lỗi này có thể dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ, gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.
Một số cán bộ hải quan vì lợi ích cá nhân đã gây khó dễ, yêu cầu thêm lệ phí, làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh và gây khó khăn trong việc hạch toán với khách hàng.
- Với toàn bộ quy trình nói chung
Quy trình của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát hoàn toàn, bao gồm khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm và cơ quan hải quan.
Thời gian giao nhận hàng hóa của TCL đôi khi bị chậm trễ do sự liên kết còn lỏng lẻo với các hãng tàu và đơn vị vận chuyển khác, dẫn đến nhiều khó khăn trong kế hoạch giao hàng Điều này đặc biệt xảy ra với những lô hàng phải chuyển tiếp qua nhiều tàu, dễ dẫn đến sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa, hàng hóa lên tàu muộn và thiếu tờ khai.
Công ty chưa chú trọng đúng mức vào việc đào tạo kiến thức cho nhân viên, dẫn đến việc nâng cao kỹ năng trong từng nghiệp vụ chưa đạt hiệu quả Hơn nữa, tâm lý chủ quan và thiếu cẩn thận của nhân viên đã gây ra những sai sót không đáng có trong công việc.
- Nhân viên cũng phải làm nhiều công việc đan chéo nên dẫn tới tình trạng không kiểm soát hết các đầu mối công việc
Cơ cấu tổ chức của công ty chưa hợp lý, thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận, dẫn đến tình trạng chồng chéo trong công việc Đặc biệt, công ty chưa có bộ phận nghiên cứu riêng về quản trị rủi ro, mặc dù trong từng hoạt động vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng kể.
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG GỐM SỨ XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CPTM & VẬN TẢI QUỐC TẾ TÂN CẢ LỢI
ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
4.1.1 Định hướng hoạt động giao hàng gốm sứ xuất khẩu của Việt Nam trong những năm tới
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang ổn định và phát triển, nhu cầu giao nhận và vận tải quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, sẽ tiếp tục gia tăng Để tận dụng những cơ hội này và đẩy nhanh hoạt động giao nhận, các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận và kho vận cần nhanh chóng xây dựng những phương hướng hoạt động cụ thể, phù hợp với xu hướng phát triển của ngành giao nhận toàn cầu.
Ngành giao nhận Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng cần phải:
Để nâng cao năng lực và trình độ cho cán bộ trong ngành, cần chú trọng phát triển phẩm chất đạo đức và nghề nghiệp Đồng thời, việc tạo ra môi trường làm việc thuận lợi sẽ giúp họ phát huy tối đa năng lực và điểm mạnh của bản thân.
Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao hàng, chúng tôi luôn nỗ lực đổi mới và cải tiến trang thiết bị, nhà xưởng, kho bãi cũng như phương tiện chuyên chở.
Mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ giao nhận là cần thiết để phù hợp với sự phát triển của các phương thức vận chuyển mới Điều này giúp theo kịp sự tiến bộ của ngành giao nhận vận tải toàn cầu, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ gom hàng lẻ và dịch vụ giao nhận từ cửa đến cửa “Door to door”.
Mở rộng mối quan hệ với khách hàng và các hãng tàu, công ty nước ngoài trong lĩnh vực vận tải là rất quan trọng Việc học hỏi và rút ra kinh nghiệm từ quản lý, điều hành hoạt động giao nhận vận tải của những công ty, hãng nổi tiếng toàn cầu sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận quốc tế là rất quan trọng để tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng mà còn giúp đối tác làm ăn khi giao dịch với doanh nghiệp.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi trong 5 năm tới Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay cung ứng dịch vụ thì việc định hướng phát triển cho công ty là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng Nó đảm bảo cho công ty hoạt động một cách có hiệu quả, từ đó ngày càng tăng uy tín đối với khách hàng, có thêm nhiều khách hàng mới và làm cho doanh thu của công ty ngày càng tăng, từ đó tăng thu nhập cho công nhân viên,…
Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược phát triển Họ đã tập trung nghiên cứu tình hình công ty, xu hướng phát triển của nền kinh tế trong nước và quốc tế, cũng như sự biến động và phát triển của thị trường để đề ra phương hướng phát triển phù hợp.
Trong thời gian tới, Công ty sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo uy tín cho khách hàng và trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý nước ngoài và khách hàng Đồng thời, Công ty sẽ duy trì thị trường hiện tại và tìm kiếm giải pháp mở rộng hoạt động dịch vụ ra thị trường quốc tế Để nâng cao hiệu quả hoạt động và chuẩn bị cho sự phát triển lâu dài, Công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng.
Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế, đồng thời giữ vững mối quan hệ với đại lý, khách hàng và các hợp đồng đã ký kết Chúng tôi cũng tích cực tìm kiếm khách hàng mới, nghiên cứu thông tin và nắm bắt khả năng cũng như yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước.
Phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận cần phải gắn liền với việc đẩy mạnh công tác giao nhận, vận tải và bảo quản trong nước Điều này đồng nghĩa với việc củng cố năng lực tổ chức và nâng cao trình độ nghiệp vụ trong nước, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả cho ngành dịch vụ này.
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Marketing trong chiến lược kinh doanh là yếu tố quan trọng, với trọng tâm là phát triển các dịch vụ mới và áp dụng chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt.
Dần dần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận bằng nguồn vốn ngân sách, vốn tự có và vốn liên doanh liên kết.
- Ổn định mức chi phí tiền lương trong khâu kinh doanh dịch vụ giao nhận
4.2 Giải đáp để hoàn thiện quy trình giao hàng gốm sứ xuất khẩu của công ty CPTM & Vận tải quốc tế Tân Cả Lợi
Để duy trì khách hàng hiện tại và mở rộng tìm kiếm khách hàng với lượng hàng xuất ổn định, công ty cần chú trọng nâng cao hiệu quả công tác Marketing.
Để duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng cũ, công ty cần đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn Ngoài ra, vào các dịp lễ, Tết, việc gửi hoa chúc mừng hoặc tặng văn phòng phẩm, quà tặng có in logo công ty sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đồng thời quảng bá thương hiệu hiệu quả.