Quy trình giao nhận hàng hóa

cơ sở pháp lí trong việc giao nhận hàng hóa XNK nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại cảng Việt Nam các bước giao nhận hàng hóa: 10 bước các chứng từ cần thiết: hải quan, với cảng tàu và các chứng từ khác

Giao nhận hàng hóa vận tải biển quốc tế a)Nguyên tắc giao nhận hàng hóa: Cơ sở pháp lý: Việc giao nhận hàng hoá Xuất nhập đường biển phải dựa sở pháp lý quy phạm pháp luật quốc tế, Việt nam… - Các Công ước vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế hợp đồng mua bán hàng hố … Ví dụ: Công ước Vienne 1980 buôn bán quốc tế - Các văn quy phạm pháp luật Nhà nước Việt Nam giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng Thư tín dụng đảm bảo quyền lợi chủ hàng Xuất nhập Ví dụ: Luật, luật, nghị định, thông tư + Bộ luật hàng hải 1990 + Luật thương mại 1997 + Nghị định 25CP, 200CP,330CP + Quyết dịnh trưởng giao thông vận tải: định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận vận chuyển hàng hoá cảng biển Việt nam Nguyên tắc: Các văn hành quy định nguyên tắc giao nhận hàng hoá Xuất nhập cảng biển Việt Nam sau: - Việc giao nhận hàng hoá Xuất nhập cảng biển cảng tiến hành sở hợp đồng chủ hàng người chủ hàng uỷ thác với cảng - Ðối với hàng hố khơng qua cảng (khơng lưu kho cảng) chủ hàng người chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) (quy định từ 1991) Trong trường hợp đó, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải thoả thuận với cảng địa điểm xếp dỡ, tốn chi phí có liên quan - Việc xếp dỡ hàng hóa phạm vi cảng cảng tổ chức thực Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ phải thoả thuận với cảng phải trả lệ phí, chi phí liên quan cho cảng - Khi uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập với tàu, cảng nhận hàng phương thức phải giao hàng phương thức - Cảng khơng chịu trách nhiệm hàng hoá hàng khỏi kho bãi, cảng - Khi nhận hàng cảng chủ hàng người uỷ thác phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác định quyền nhận hàng phải nhận cách liên tục thời gian định hàng hoá ghi chứng từ Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu quan… - Việc giao nhận cảng làm theo uỷ thác chủ hàng trực tiếp làm b)Quy trình giao nhận hàng Bước 1: Booking Việc thuê tàu gọi Booking (Đặt chỗ) Với việc đặt tàu doanh nghiệp xuất nên thuê cơng ty Forwarder để có giá tốt cạnh tranh Khi nhận Booking từ Forwarder người xuất phải kiểm tra kỹ thông tin Booking như: – Cảng (port of loading) –Cảng chuyển tải – Cảng đến (port of discharge) –Tên hàng, trọng lượng – Ngày khởi hành – Loại container – Số lượng container số thông tin khác để chuẩn bị hàng giao cho Forwarder kịp thời gian Bước 2: Đóng hàng Nếu hàng lẻ (LCL) đóng gói kho ghi ký mã hiệu cho kiện hàng (Shipping mark) theo yêu cầu người nhập Công ty Forwarder đưa hàng kho hàng lẻ CFS cảng đóng hàng vào container chung với nhiều lơ hàng lẻ khác Nếu đóng hàng ngun (FCL) đóng container, kẹp chì (seal container) kho người xuất Sau bàn giao cho công ty Forwarder đưa hàng bãi container (CY) cảng Bước 3: Thủ tục hải quan xuất Sau hàng tới cảng, doanh nghiệp chuẩn bị toàn chứng từ liên quan cho việc làm thủ tục hải quan Tiếp theo, doanh nghiệp truyền tờ khai hải quan thực thủ tục hải quan cảng Đây công việc yêu cầu nghiệp vụ nhiều doanh nghiệp cân nhắc việc thuê Forwarder để tiết kiệm thời gian chi phí cho lơ hàng Đối với số mặt hàng đặc thù doanh nghiệp cần thực thêm số công việc xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng,… Bước 4: Phát hành B/L Sau hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng người vận tải đưa lên tàu rời cảng Người xuất cung cấp thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận từ chuẩn bị đóng hàng Thơng tin gửi cho hãng tàu để phát hành B/L cho người xuất sau tàu chạy Bước 5: Gửi chứng từ Người xuất chuẩn đủ chứng từ theo yêu cầu người nhập bao gồm: – Hợp đồng thương mại (Contract) – Hóa đơn thương mại (Invoice) – Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết (Packing List) – Vận đơn (Bill of Lading) – Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O) ,… – Catalogue sản phẩm gửi chứng từ cho người nhập trực tiếp (nếu toán TT) gửi qua ngân hàng (nếu toán L/C) Bước 6: Nhận chứng từ Khi nhận chứng từ, doanh nghiệp nhập kiểm tra lại tồn thơng tin xem xác phù hợp chưa Với thơng tin chưa xác doanh nghiệp nhập cần yêu cầu bên bán sửa lại Để tránh bị quan hải quan phạt việc kiểm tra chứng từ vô quan trọng Bước 7: Thông báo hàng đến Đại lý hãng vận tải cảng đến gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho doanh nghiệp nhập trước ngày tàu cập cảng Trong trường hợp doanh nghiệp thuê Forwarder thông báo hàng đến gửi đến cho Forwarder Sau có thơng báo gửi đến doanh nghiệp Forwarder cần kiểm tra lại thông tin sau: – Ngày tàu cập cảng, – Kho hàng nơi lưu giữ chờ thông quan, – Các loại phí phải nộp… để chủ động cho việc làm thủ tục hải quan Bước 8: Lệnh giao hàng Doanh nghiệp nhập cung cấp chứng từ cho công ty Forwarder để xuất trình B/L gốc nộp loại phí cho hãng tàu nhận lệnh giao hàng Đồng thời cơng ty Forwarder tiến hành tìm vị trí hãng làm phiếu xuất kho cảng Bước 9: Thủ tục hải quan nhập Ngay hàng nhập chưa cập cảng doanh nghiệp bắt đầu mở tờ khai hải quan điện tử Sau hàng cập cảng doanh nghiệp tiến hành thực thơng quan hàng hóa Đối với số hàng hóa đặc thù, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm số chứng từ mang hàng làm kiểm tra chất lượng Sau kiểm tra chuyên ngành cấp chứng nhận cơng bố hợp quy lơ hàng hồn thành Cơng việc làm thủ tục nhiều thời gian cần nghiệp vụ tốt nên doanh nghiệp nên thuê Forwarder để giảm thiểu rủi ro chi phí cho lơ hàng Bước 10: Dỡ hàng Sau hoàn thành thủ tục hải quan lô hàng công ty Forwarder điều chuyển xe đưa kho người nhập Nếu hàng nguyên (FCL) cần phải dỡ hàng khỏi container trả container rỗng cho hãng tàu cảng  Trình tự giao nhận hàng: Hàng khơng lưu kho, bãi cảng Xuất Nhập Ðây hàng hoá XK chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ nơi nước để xuất khẩu, để kho riêng khơng qua kho cảng Từ kho riêng, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác giao trực tiếp cho tầu Các bước giao nhận diễn hàng qua cảng Ðưa hàng đến cảng: chủ hàng tiến hành Trong trường hợp này, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác đứng giao nhận trực tiếp với tầu - Ðể tiến hành dỡ hàng, 24 trước tầu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng số chứng từ: + Bản lược khai hàng hoá (2 bản) + Sơ đồ xếp hàng (2 bản) + Chi tiết hầm hàng (2 bản) + Hàng khổ, q nặng (nếu có) - Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện hãng tầu - Trực tiếp nhận hàng từ tầu lập chứng từ cần thiết trình nhận hàng như: + Biên giám định hầm tầu (lập trước dỡ hàng) nhằm quy - Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu + Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ + Làm thủ tục liên quan đến xuất hải quan, kiểm dịch + Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tầu + Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng + Tiến hành xếp hàng lên tầu công nhân cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi trình để giải vấn đề xảy ra, phải xếp hàng lên tầu ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện) + Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hố xếp lên tàu (là sở để cấp vận đơn) + Người chuyên chở cấp vận đơn, chủ hàng lập đưa thuyền trưởng ký, đóng dâú + Lập chứng từ toán tiền hàng hợp đồng L/C quy định + Thông báo cho người mua biết việc giao hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần) + Tính tốn thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có) trách nhiệm cho tầu tổn thất xảy sau + Biên dỡ hàng (COR) tổn thất rõ rệt + Thư dự kháng (LOR) tổn thất không rõ rệt + Bản kết toán nhận hàng với tầu (ROROC) + Biên giám định + Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập) Hàng lưu Ðối với loại hàng này, việc giao kho, bãi hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng cảng ngoại thương (hoặc người cung cấp nước) giao hàng XK cho cảng, sau cảng tiến hành giao hàng cho tàu Giao hàng XK cho cảng bao gồm công việc: - Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng -Cảng nhận hàng từ tàu: + Dỡ hàng nhận hàng từ tầu (do cảng làm) + Lập giấy tờ cần thiết trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải lập) + Ðưa hàng kho bãi cảng - Khi dỡ hàng khỏi tầu, chủ hàng đưa kho riêng để mời hải quan kiểm hố Nếu hàng khơng có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải kho - Làm thủ tục hải quan - Chuyên chở kho phân phối hàng hoá -Cảng giao hàng cho chủ hàng + Khi nhận thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vạn đơn gốc, giấy giới thiệu quan - Trước giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng giấy tờ: + Danh mục hàng hố XK (cargo list) + Thơng báo xếp hàng hãng tầu cấp ( shipping order) cần + Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note) - Giao hàng vào kho, bãi cảng Cảng giao hàng cho tàu - Trước giao hàng cho tầu, chủ hàng phải: + Làm thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có + Báo cho cảng ngày dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp giao hàng cho tầu: + Trước xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe cơng nhân người áp tải cần + Tiến hành bốc giao hàng cho tầu Việc xếp hàng lên tầu công nhân cảng làm Hàng giao cho tầu giám sát đạI diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report xếp xong tầu, ghi vào Final Report Phía tầu có nhân viên kiểm đếm ghi kết vào Tally Sheet Việc kiểm đếm th nhân viên cơng ty kiểm kiện + Khi giao nhận xong lô đến hãng tầu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order) Hãng tầu đại lý giữ lại vận đơn gốc trao D/O cho người nhận hàng + Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ lấy biên lai + Chủ hàng mang biên lai nộp phí, D/O hố đơn phiếu đóng gói đến văn phịng quản lý tầu cảng để ký xác nhận D/O tìm vị trí hàng, lưu D/O + Chủ hàng mang D/O lại đến phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận giữ 1D/O làm phiếu xuất kho cho chủ hàng + Làm thủ tục hải quan qua bước sau: Mở tờ khai HQĐT Hải quan kiểm tra chứng từ (nếu luồng vàng) Kiểm tra hàng hố (nếu luồng đỏ) Tính thông báo thuế + Chủ hàng ký nhận vào giấythơng báo thuế, nộp thuế tờ khai có xác nhận DN, xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan - Sau hải quan xác nhận "hoàn thành thủ tục hải quan" chủ hàng mang khỏi cảng chở kho riêng toàn tầu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate?s Receipt) để sở lập vận đơn (B/L) - Lập chứng từ toán: Căn vào hợp đồng mua bán L/C, nhân viên giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết tập hợp thành chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để tốn tiềnhàng Nếu tốn L/C chứng từ tốn phải phù hợp cách máy móc với L/C phải phù hợp với phải xuất trình thời hạn hiệu lực L/C - Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần) - Thanh tốn chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ (nếu có) Hàng vận - Chủ hàng người chủ chuyển hàng uỷ thác điền vào booking note cont đưa cho đại diện hãng tầu để xin nguyên ký với danh mục XK (cargo list) - Khi nhận thơng báo hàng đến (NOA) chủ hàng mang vận đơn gốc giấy giới thiệu quan đến hãng tầu để lấy D/O - Chủ hàng lấy container rỗng địa điềm đóng hàng - Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục đăng ký kiểm hố (chủ hàng đề nghị đưa container vè kho riêng ICD để kiểm tra hải quan phải trả vỏ container hạn không bị phạt) - Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu -Sau hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang - Sau đăng ký booking note, hãng tầu cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn có) đến kiểm tra giám sát việc đóng hàng vào container Sau đóng xong, nhân viên hải quan niêm phong, kẹp chì container chứng từ nhận hàng D/O đến Văn phòng quản lý tầu cảng để xác nhận D/O - Lấy phiếu xuất kho nhận - Chủ hàng vận chuyển giao hàng container cho tầu CY quy định, trước hết thời gian quy định (closing time) chuyến tầu (thường tiếng trước tầu bắt đầu xếp hàng) lấy biên lai nhanạ container để chở MR - Sau container xếp lên tầu mang MR để đổi lấy vận đơn Hàng vận chuyển cont lẻ - Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu đạI lý hãng tầu, cung cấp cho họ thông tin cần thiết hàng XK Sau booking note chấp nhận, chủ hàng thoả thuận với hãng tầu ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng Chủ hàng mang vận đơn gốc vận đơn gom hàng đến hãng tầu đại lý người gom hàng để lấy D/O, sau nhận hàng CFR quy định làm thủ tục - Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở đại lý taị CFS ICD quy định - Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container người chuyên chở người gom hàng Sau hải quan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hồn thành nốt thủ tục để bốc container lên tầu yêu cầu cấp vận đơn - Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng vận đơn chung chủ - Người chuyên chở xếp container lên tầu vận chuyển đến nơi đến c)Chứng từ giao nhận: *Chứng từ hải quan: Muốn xuất hay nhập hàng hóa, loại giấy tờ quan trọng cần phải chuẩn bị chứng từ hải quan Đặc biệt, loại hàng hóa vận chuyển qua nước ngồi điều bắt buộc Theo quy định Hải quan, chủ hàng phải xuất trình hàng hóa di chuyển xun quốc gia, bao gồm:  văn cho phép xuất thương mại  hợp đồng mua bán ngoại thương: Hợp đồng mua bán ngoại thương văn thỏa thuận người mua người bán nước khác việc mua bán hàng hóa  giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng kí kinh doanh lần đầu xác doanh nghiệp hoạt động hợp pháp Giấy chứng nhận đăng kỹ mã số doanh nghiệp dãy số tạo hệ thống thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có mã số không sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác  tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: Tờ khai hải quan văn chủ hàng, chủ phương tiện xuất trình cho quan hải quan trước hàng phương tiện xuất nhập qua lãnh thổ quốc gia  kê khai chi tiết hàng hóa: Là thơng tin chi tiết hàng hoá kiện hàng, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hố Nó cịn có tác dụng bổ sung cho hố đơn lơ hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác *Chứng từ với cảng & tàu: Trong vận tải hàng đường biển, đơn vị người giao/nhận hàng hóa cần ý xem xét chứng từ để kiểm soát hàng hóa cách chặt chẽ giai đoạn xếp hàng hóa lên tàu, cụ thể là:  Vận đơn đường biển: Là chứng từ vận tải hàng hóa đường biển người chuyên chở đại diện cấp cho người gửi hàng sau xếp hàng lên tàu sau nhận hàng để xếp Vận đơn đường biển có tác dụng chứng giao dịch hàng hóa, chứng có hợp đồng chuyên chở  Bản lược khai hàng hoá: Là liệt kê loại hàng hóa xếp lên tàu để vận chuyển đến cảng khác đại lý cảng xếp hàng lập nên Bảng lược khai hàng hóa phải chuẩn bị xong sau xếp hàng, lập chuẩn bị ký vận đơn xong trước làm thủ tục cho tàu rời cảng  Biên lai thuyền phó: Là chứng từ thuyền phó phụ trách gửi hàng cấp cho người người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu nhận xong hàng  Phiếu kiểm đếm: Là chứng từ gốc số lượng hàng hóa xếp lên tàu, loại phiếu đươc giao cho thuyền phó phụ trách hàng hóa để lưu giữ, cịn cần thiết cho khiếu nại tổn thất hàng hóa sau  Sơ đồ xếp hàng: Là vẽ miêu tả sơ đồ xếp hàng hóa tàu gồm kí hiệu khác để đánh dấu mặt hàng khác nhau, giao cảng khác  Chỉ thị xếp hàng Công ty vận tải: Là thị người gửi hàng cho công ty vận tải quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ hàng hóa gửi đến cảng để xếp lên tàu theo dẫn cần thiết *Các chứng từ khác: -Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng Nó dùng để xác định quốc gia sản xuất hàng hóa Điều ý nghĩa quan trọng trình xuất nhập Căn vào nơi sản xuất, nhà nhập có sách ưu đãi thuế thủ tục thông quan khác Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cịn sở để Nhà nước thực công tác kiểm tra, giám sát áp dụng quy định có liên quan đến chống phá giá, trợ giá, trì hệ thống hạn ngạch, thống kê thương mại,… -Hóa đơn thương mại: chứng từ giao nhận hàng hóa đóng vai trị làm sở cho q trình tốn Trên hóa đơn thương mại có đầy đủ thơng tin hàng hóa, giá trị hàng hóa, điều kiện, hình thức tốn,… Người mua hàng dựa yêu cầu mà bên bán đề hóa đơn thương mại để toán cách đầy đủ, hạn hình thức -Hợp đồng xuất nhập (hợp đồng ngoại thương): văn mang tính pháp lý, ghi lại toàn thỏa thuận, quyền, nghĩa vụ chủ thể trình mua bán, trao đổi hàng hóa Đồng thời sở để phục vụ cho công tác khiếu nại, xử lý khiếu nại, xử phạt bồi thường có bên phá vỡ thỏa thuận đề hợp đồng Các nội dung hợp đồng xuất hàng hóa như:  Thông tin chủ thể mua bán hàng hóa  Thơng tin hàng hóa  Nội dung chi tiết giao nhận  Thông tin tốn  Các quy định có liên quan đến q trình mua bán: quy cách đóng gói, hình thức bảo hành, trường hợp bất khả kháng, khiếu nại, xử lý khiếu nại, trọng tài,…  Đặc biệt phải có đầy đủ chữ ký bên liên quan hợp đồng tính có hiệu lực -Phiếu đóng gói (Packing List): lược khai tồn thơng tin hàng hóa có kiện hàng lớn (container) thùng hàng lẻ Đa số trường hợp khơng có phiếu khai lược hàng hóa, kiện hàng yêu cầu mở để kiểm tra toàn Một phiếu đóng gói thơng thường bao gồm nội dung sau:  Thông tin người mua người bán  Thông tin kiện hàng: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mơ tả hàng hóa,…  Cảng tàu, tên tàu, hình thức bốc dỡ -Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q): Đây sở để đo lường chất lượng hàng hóa thực giao có đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề hợp đồng ngoại thương hay không Đây không nghĩa vụ bên bán bên mua, mà sở để củng cố niềm tin khách hàng vào sản phẩm Tuy nhiên, chứng từ khơng bắt buộc q trình thủ tục hải quan -Chứng từ bảo hiểm hàng hóa: Tùy theo thỏa thuận bên, mà người nhập người xuất mua bảo hiểm cho kiện hàng Đây khơng phải chứng từ bắt buộc phải có Tuy nhiên, hầu hết trao đổi hàng hóa quốc tế có tham gia bảo hiểm Nhờ mà q trình vận chuyển, có vấn đề xảy ra, làm hư hại, thất hàng hóa, đơn vị bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường giảm thiểu tối đa thiệt hại kinh tế