Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không

- Về phía Việt Nam: Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam: theo luật Công ty, luật Doanh nghiệp… có cơ sở sản xuất và cung ứng hàng xuất khẩu ổn định, có thị t

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN

1.1. Một số vấn đề về Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương :

để thực hiện tốt kế hoạch của bản thân các bên kí kết nhằm thu về lợi nhuận

- Hợp đồng thương mại: là một dạng Hợp đồng kinh tế trong đó có cả hai bên hoặc ít nhất một trong hai bên là thương nhân (người tiến hành các hoạt động kinh tế mang tính chất kinh doanh thu lợi nhuận), và mục đích

kí Hợp đồng là thu về lợi nhuận

- Hợp đồng mua bán hàng hóa: là một dạng Hợp đồng thương mại, thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên đối tác – có đầy đủ năng lực và hành vi pháp lí – trong đó (một bên gọi là người bán) cam kết chuyển vào quyền

sở hữu của bên kia một tài sản nhất định (hàng hóa), bên kia (người mua) cam kết nhận hàng và trả số tiền ngang bằng giá trị hàng hóa đã nhận

- Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu có nghĩa vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho một bên khác gọi là Bên nhập khẩu và được thanh toán Và Bên nhập khẩu có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa đó theo thỏa thuận.

1.1.2 Điều kiện để một hợp đồng ngoại thương có hiệu lực

Một Hợp đồng ngoại thương muốn có hiệu lực phải thỏa mãn 4 điều kiện sau đây Nếu thiếu một điều kiện thì xem như Hợp đồng đó không có hiệu lực

 Chủ thể Hợp đồng là những tự nhiên nhân và pháp nhân hợp pháp, cụ thể:

- Về phía nước ngoài: Là những thương nhân và pháp nhân nước ngoài có đầy đủ năng lực hành vi và năng lực pháp lí Muốn xem xét năng lực hành vi và năng lực pháp lí của các thương nhân và pháp nhân, trước hết phải tìm hiểu xem họ mang quốc tịch nước nào Sau đó căn cứ vào luật nước đó và xét năng lực pháp lí của họ

- Về phía Việt Nam: Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam: theo luật Công ty, luật Doanh nghiệp… có cơ sở sản xuất

và cung ứng hàng xuất khẩu ổn định, có thị trường tiêu thụ ổn định ở nước ngoài, đội ngũ cán bộ có trình độ, có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương…

- Người ký Hợp đồng: phải là người đại diện hợp pháp của công ty

o Nếu Hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các cá nhân hoặc thương nhân cá thể hoặc các doanh ngiệp tư nhân với nhau thì chủ doanh nghiệp là người ký Hợp đồng

o Nếu Hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức thì người kí Hợp đồng phải là người được pháp luật thừa nhận, có quyền đại diện cho Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật quốc gia và luật

pháp quốc tế về những hành vi mua, bán và hàng hóa được mua, bán.

 Hình thức Hợp đồng phải hợp pháp

- Điều 11, Điều 13 và Điều 96 của công ước Vienna 1980 (Công ước của liên hiệp quốc về mua bán Hợp đồng hàng hóa quốc tế), chấp nhận Hợp đồng ngoại thương có những hình thức:

o Hợp đồng thỏa thuận bằng miệng

o Hợp đồng bằng văn bản

o Hợp đồng theo hình thức điện báo, telex

- Điều 24 Luật thương mại Việt Nam năm 2005 ghi rõ: Hợp đồng mua bán hàng hóa được thực hiện bằng lời nói, văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể Đối với các loại Hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật qui định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định

đó Điện báo, telex, fax, thư điện tử và các hình thức thông tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản

Như vậy Hợp đồng ngoại thương được thành lập bằng những văn bản hợp pháp, hoặc những chứng từ tương đương văn bản (như các loại thư thương mại) cũng được xem như hình thức hợp pháp của Hợp đồng nếu như đủ chữ ký của các bên và sau đó có văn bản Hợp đồng kèm theo

Hợp đồng ngoại thương được thành lập dưới dạng thư điện tử và các hình thức thông tin điện tử khác, có chữ ký điện tử của các bên tham gia cũng được coi là hình thức hợp pháp của Hợp đồng ngoại thương

 Nội dung Hợp đồng phải hợp pháp

Trong Hợp đồng ngoại thương không chứa bất kì nội dung gì trái với pháp luật hiện hành của các bên Vì vậy trước khi ký kết Hợp đồng, các bên phải nghiên cứu kỹ luật pháp của hai nước.

Điều 50 Luật thương mại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nội thương/ngoại thương) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có đủ 06 nội dung chính sau đây

- Tên hàng: phải được ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó

- Số lượng: được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại

quốc tế

- Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hóa: ghi rõ những yếu tố chủ yếu

của hàng hóa và phương pháp xác định quy cách phẩm chất của nó

- Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế, nhưng phải phù

hợp với qui định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện cơ sở giao hàng của Incoterms

- Thanh toán: ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được

lựa chọn

- Địa điểm và thời hạn giao nhận hàng hóa.

Ngoài những nội dung chủ yếu được qui định trên đây, các bên có thể thỏa thuận thêm nội dung khác trong Hợp đồng tùy theo tính chất và đặc điểm của từng thương vụ nhằm ràng buộc nghĩa vụ của các bên một cách chặt chẽ hơn và bảo đảm quyền lợi của cả người mua và người bán

 Dựa trên sự tự nguyện của các bên

Việc kí kết Hợp đồng phải do sự thỏa thuận tự nguyện của các bên tham gia Nói cách khác, khi kí kết Hợp đồng, các bên phải tuân thủ nguyên tắc “tự do kết ước” Và vì vậy, trên Hợp đồng phải có chữ kí viết tay của các bên tham gia Chữ kí bằng đóng dấu, hoặc chữ kí qua giấy than đều không có giá trị hiệu lực

Nguyên tắc này sẽ loại bỏ tất cả những Hợp đồng được kí kết do dùng bạo lực, đe dọa, bị lừa bịp hoặc do nhầm lẫn.

1.1.3 Một số điều khoản quan trọng của Hợp đồng ngoại thương

Một Hợp đồng ngoại thương được công nhận là có hiệu lực, ngoài các điều khoản được nêu dưới đây, nó còn có những phần chung như sau:

- Số hiệu Hợp đồng: thường được ghi ở góc trên, bên phải của trang giấy

- Ngày, tháng, năm kí Hợp đồng: được ghi phía dưới số hiệu Hợp đồng.

- Giới thiệu các bên đối tác: tên và địa chỉ, số điện thoại, fax, người đại

diện… của các bên tham gia phải được ghi rõ ràng, chính xác bao gồm cả tên giao dịch, tên viết tắt… nhằm giúp cho việc xác định đối tượng và nơi giao dịch một cách nhanh chóng, thuận lợi khi gửi các chứng từ hoặc dễ dàng xử lí hơn khi có tranh chấp

Các điều khoản quan trọng trong Hợp đồng ngoại thương:

1.1.3.1 Điều khoản tên hàng

Tên hàng là đối tượng mua bán của Hợp đồng, có tác dụng hướng dẫn các bên dựa vào đó xác định mặt hàng cần mua bán – trao đổi Vì vậy, đây là điều khoản quan trọng không thể thiếu, giúp cho các bên tránh được những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này Đồng thời để dễ dàng phân biệt nó với những sản phẩm khác cùng loại Người ta thường ghi tên hàng trên Hợp đồng theo những cách:

- Tên hàng kèm theo tên khoa học

- Tên hàng kèm theo tên thương mại

- Tên hàng kèm theo công dụng của nó

1.1.3.2 Điều khoản số lượng / khối lượng

Trong Hợp đồng phải thể hiện rõ số lượng / khối lượng hàng hóa được mua, bán, trao đổi Vì vậy, các bên phải chú ý thống nhất với nhau về đơn vị tính, số lượng và cách ghi số lượng / khối lượng trong Hợp dồng

Trong thực tế, mỗi nước có một hệ thống đo lường khác nhau Do đó, muốn cho mọi việc thuận lợi, người mua mua đủ, người bán bán đúng với số lượng / khối lượng hàng hóa mình cần thì hai bên phải thống nhất với nhau sử dụng hệ thống đo lường của nước nào, hoặc sử dụng hệ thống đo lường quốc tế

1.1.3.3 Điều khoản chất lượng / phẩm chất

Điều khoản này cho biết chi tiết về chất lượng hàng hóa Nói cách khác, điều khoản này mô tả về quy cách, kích thước, công suất, các thông số kỹ thuật…của hàng hóa được mua, bán Mô tả đúng chi tiết và chất lượng hàng hóa là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó Đồng thời buộc người bán phải giao hàng đúng theo yêu cầu của Hợp đồng Nếu mô tả không kỹ, thiếu chi tiết sẽ có thể dẫn đến thiệt hại cho một trong hai bên

Các bên cần phải thỏa thuận với nhau về phương pháp mô tả chất lượng hàng hóa Một số phương pháp thường được sử dụng:

- Chất lượng giao như hàng mẫu (as the sample): phương pháp này được

dùng khi mua bán những loại hàng hóa mà chất lượng, phẩm chất của nó khó mô tả bằng lời hay hình ảnh Ví dụ các sản phẩm về thời trang, đồ trang sức…

- Chất lượng dựa vào hàm lượng chất chủ yếu chứa đựng trong hàng hóa:

phương pháp này thường được dùng trong Hợp đồng mua bán hàng nông

sản, hàng rời như: xi măng, gạo, hóa chất, phân bón, khoáng sản Sử dụng cách mô tả này phải đáp ứng hai yêu cầu sau:

o Chất hữu ích (chỉ tiêu chính): qui định ở mức tối thiểu đạt được

o Chất vô ích (chỉ tiêu phụ): qui định mức tối đa cho phép

- Chất lượng hàng hóa theo hiện trạng thực tế của hàng hóa: nghĩa là hàng

hóa có chất lượng thế nào thì bán như vậy Theo phương pháp này thì người bán hoàn toàn không chịu trách nhiệm về hàng hóa được giao Thường áp dụng trong việc mua bán đồ cũ, phế liệu, phế phẩm…

- Chất lượng hàng hóa dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật hoặc catalogue:

thường áp dụng trong trường hợp mua bán máy móc thiết bị có nhiều chi tiết lắp ráp

- Chất lượng dựa theo tiêu chuẩn có sẵn trong thực tế: có thể ghi “theo tiêu

chuẩn quốc tế” hoặc “theo tiêu chuẩn nước người mua/ người bán” hoặc ghi theo kí hiệu đã được đăng kí theo tiêu chuẩn quốc tế

- Chất lượng dựa theo việc đã xem hàng và đã đồng ý: được áp dụng trong

trường hợp kí kết các Hợp đồng mua bán các loại hàng hóa sau khi được trưng bày tại các hội chợ, triển lãm hoặc một số loại hóa chất, hợp chất.1.1.3.4 Điều khoản giá cả

Trong điều khoản này các bên tham gia Hợp đồng phải thống nhất những nội dung sau:

- Đồng tiền tính giá (Currency Code): trong mua bán hàng hóa ngoại

thương, giá cả hàng hóa có thể được tính bằng tiền của nước người bán, người mua hoặc tiền của nước thứ ba, nhưng đồng tiền này phải có khả

năng chuyển đổi mạnh Trong thực tế, người ta vẫn quen dùng đồng đô la

Mỹ (USD) hoặc một số đồng tiền mạnh khác như đồng yên Nhật (JPY), bảng Anh (GPB), …làm đồng tiền tính giá

- Phương pháp tính giá (mức giá): có nhiều cách xác định giá cả hàng hóa

Các bên cần thống nhất phương pháp tính giá ngay từ khi đàm phán để

không thể xảy ra tình trạng tranh chấp trong quá trình thực hiện Hợp đồng Các bên có thể chọn một trong những cách tính đơn giá và tổng giá trị như sau:

o Giá xác định ngay (giá cố định): trong lúc đàm phán để ký kết Hợp đồng, các bên đã thỏa thuận và thống nhất ngay giá cả Giá này không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện cho đến khi thanh lí Hợp đồng Có thể chấp nhận phương pháp này đối với những lô hàng có giá trị nhỏ, thời gian thực hiện Hợp đồng ngắn, giá cả hàng hóa ít biến động và ngược lại

o Giá quy định sau: các bên thoả thuận và có ghi vào Hợp đồng “Giá tính sau, tại thời điểm giao hàng” hoặc “Giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại thời điểm thanh toán” Áp dụng phương pháp này giảm bớt rủi ro cho các bên khi giá cả biến động mạnh hoặc trong trường hợp lạm phát với tốc độ cao

o Giá xét lại: các bên thỏa thuận và ghi rõ trong Hợp đồng điều kiện

“Đơn giá được xác định tại thời điểm kí kết Hợp đồng nhưng sẽ được xét lại nếu tại thời điểm giao hàng hoặc thời điểm thanh toán, giá cả biến động trong khảng (…) %”

- Giảm giá: trong thực tế, khi thỏa thuận, kí kết Hợp đồng mua bán, các

bên thường dành cho nhau những ưu đãi như người bán thưởng khuyến khích cho người mua, hoặc người mua ứng tiền trước cho người bán… Thông thường người bán dành nhiều ưu đãi cho người mua như: giảm giá

khi người mua trả tiền sớm, giảm giá do mua thử hoặc mua với số lượng lớn, giảm giá nếu trên thị trường có đang có sự cạnh tranh mạnh mẽ…Trong điều khoản này, ngoài việc xác định giá cả, các bên cần thống nhất thỏa thuận về đơn giá và điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng (theo Incoterms 1990 hoặc Incoterms 2000)

1.1.3.5 Điều khoản giao hàng

Đây là điều khoản rất quan trọng của Hợp đồng vì nó sẽ quyết định nghĩa vụ

cụ thể của người bán Đồng thời cũng là ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình với đối phương Chỉ khi nào người bán giao hàng xong mới có thể nhận được tiền và người mua mới có cơ sở để nhận hàng như mong muốn Nếu không có điều khoản này, Hợp đồng mua bán hàng hóa coi như không có hiệu lực

Trong điều khoản giao hàng, các bên phải thống nhất với nhau những nội dung cơ bản sau:

- Thời hạn giao hàng – Time of shipment / Shipment time: có thể chọn một

trong các cách sau:

o Giao hàng vào một ngày chính xác: người bán phải giao hàng đúng vào ngày được quy định trong Hợp đồng Điều này sẽ gây bất lợi cho người bán vì trong quá trình thực hiện Hợp đồng có thể xảy ra những trường hợp bất khả kháng làm cho người bán khó có thể thực hiện được Vì vậy thời hạn giao hàng ít khi được quy định

là một ngày cụ thể, trừ trường hợp hàng thuộc loại khẩn cấp, có giá trị nhỏ và khách thường mua một loại hàng quen thuộc nào đó

o Giao hàng trong một khoảng thời gian nào đó: cách này thường được áp dụng trong Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương vì

nó thuận lợi hơn cho người bán mà người mua cũng không bị thiệt

o Giao hàng theo một mốc qui định nào đó: thường được thể hiện trên Hợp đồng như sau: No later than…; to be effected latest to…

- Xác định thời điểm giao hàng – Place of shipment: các bên phải thống

nhất qui định địa điểm giao hàng (cho người vận tải / người mua) theo một trong những cách sau:

o Địa điểm giao hàng được ghi rõ trong Hợp đồng

o Ghi địa điểm giao hàng theo Incoterms, kèm theo điều kiện về giá

cả hàng hóa

- Phương thức giao hàng: gồm những nội dung sau:

o Có cho phép chuyển tải hay không (Transhipment) Nếu từ cảng bốc hàng đầu tiên đến cảng dở cuối cùng có ít nhất 2 phương tiện vận tải được sử dụng thì trong trường hợp này được gọi là chuyển tải Trên Hợp đồng sẽ được ghi chú Allowed (được phép chuyển tải) hoặc Not allowed (không được phép chuyển tải) Căn cứ vào hải trình của tàu và lượng hàng hóa chuyên chở để chấp nhận hàng

có được phép chuyển tải hay không

o Giao hàng toàn bộ hay từng phần (Partial shipment): trên Hợp đồng sẽ ghi là Allowed (được phép) hoặc Not allowed (không cho phép) Việc giao hàng nhiều lần hay nột lần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với khả năng cung cấp hàng của người bán Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận hàng của người mua Mặt khác còn phải xem điều kiện cảng biển có cho phép hay không Đặc biệt chi phí cho việc giao nhận hàng hóa phải được đặt trong điều kiện tiết kiệm nhất

- Thông báo về việc giao nhận hàng hóa (Note of shipment): tùy theo điều

kiện giao hàng mà một bên đối tác phải thông báo với bên kia về những vấn đề liên quan

o Người mua thông báo cho người bán: tên tàu, tên người vận tải, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng…nếu mua hàng theo điều kiện thuộc nhóm E, F Và ngược lại nếu như Hợp đồng kí kết theo điều kiện thuộc nhóm C, D

o Người bán phải thông báo cho người mua: toàn bộ thông tin về việc giao hàng như: kết quả giao hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa thực giao, ngày xếp hàng lên tàu, ngày được cấp B/L và

số B/L, ngày tàu khởi hành từ cảng đi và dự kiến ngày tàu cập cảng đến, tên tàu, số hiệu, quốc tịch tàu (nếu như giành quyền thuê phương tiện vận tải)

- Chú ý: Khi mua bán hàng hóa với số lượng lớn, phải thuê tàu chuyến, các bên còn phải thống nhất với nhau về điều kiện thuê tàu và phương thức giao hàng Những nội dung này phải thống nhất với nội dung ghi trên Hợp đồng thuê tàu được ký kết giữa người vận tải và người thuê tàu.1.1.3.6 Thanh toán

Incoterms qui định nghĩa vụ người bán là phải giao hàng đúng như Hợp đồng (và được thanh toán); nghĩa vụ người mua là phải nhận hàng và thanh toán cho người bán Vì vậy cũng như điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán giữ vai trò rất quan trọng trong Hợp đồng ngoại thương vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người bán và nghĩa vụ của người mua

Khi đàm phán để đi đến ký kết Hợp đồng, các bên phải thống nhất các điều khoản sau:

o Đồng tiền thanh toán có thể trùng với đồng tiền tính giá nhưng cũng có thể khác Nếu có sự khác biệt giữa đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán thì phải qui đổi dựa trên tỉ giá được công bố ở Ngân hàng ngoại thương và phải được ghi chú rõ trong Hợp đồng.

o Nhìn chung, thông thường đồng tiền tính toán trùng với đồng tiền tính giá

- Phương thức thanh toán (Mode of payment / Payment term)

o Các bên thống nhất nên áp dụng phương thức thanh toán nào để đạt yêu cầu: thủ tục thanh toán thuận tiện, hai bên cùng có lợi

o Mỗi phương thức thanh toán sẽ mang lại những lợi điểm cho người bán hoặc người mua nhưng cũng sẽ nảy sinh những bất lợi cho mỗi bên Vì vậy, tùy theo thương vụ và mối quan hệ với đối tác mà chọn một phương thức thanh toán hợp lí

o Muốn lựa chọn một phương thức thanh toán thích hợp trong quá trình mua bán trao đổi hàng hoá với nước ngoài, ngoài việc nắm vững các quy trình thanh toán quốc tế, các bên tham gia còn phải biết vận dụng chúng một cách linh hoạt, ứng xử nhanh trong nhiều trường hợp vì bản thân nghiệp vụ thanh toán đã rất phức tạp

o Nhà kinh doanh xuất nhập khẩu cần xem xét những căn cứ sau đây

để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với Hợp đồng:

 Độ an toàn của thanh toán: thời hạn thanh toán càng dài thì

độ an toàn càng thấp do biến động của tỉ giá

 Chi phí dịch vụ: với những phương thức thanh toán khác nhau, mức độ chi trả cho loại phí dịch vụ tại ngân hàng khác nhau

 Trị giá lô hàng: trị giá lô hàng càng lớn thì độ rủi ro càng cao

 Quan hệ giữa hai bên: mối quan hệ truyền thống và lâu dài, giữ uy tín trong kinh doanh sẽ giúp cho nhà kinh doanh xuất nhập khẩu giảm bớt rủi ro trong khâu thanh toán

- Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu và ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu:

phải ghi rõ tên, dịa chỉ của ngân hàng phục vụ hai bên

- Thời hạn thanh toán (Time of payment / Payment time): các bên có thể

thống nhất với nhau việc thanh toán tiền hàng theo một trong những cách: trả tiền trước, trả tiền sau, trả ngay, trả chậm hoặc thanh toán theo phương thức hỗn hợp

- Chứng từ giao hàng (Documents required / Negotiation documents):

o Mục này yêu cầu người bán phải cung cấp đầy đủ các chứng từ chứng minh là đã giao hàng cho người vận tải như hai bên đã thỏa thuận Nếu bộ chứng từ xuất trình là đầy đủ và hợp lệ thì người bán mới được thanh toán

o Những chứng từ thường được qui định trong Hợp đồng:

 Hối phiếu (Bill of Exchange)

 Vận tải đơn (Bill of Lding)

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

 Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list)

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)…

1.1.3.7 Các điều khoản khác

Ngoài 6 điều khoản trên mà một Hợp đồng ngoại thương bắt buộc phải có, tùy theo từng thương vụ mà các bên có thể qui định thêm một số điều khoản nữa cho phù hợp:

- Điều khoản bao bì và kí mã hiệu – Packing and Marking

- Phạt và bồi thường thiệt hại – Penalty

- Bảo hiểm – Insurance

- Khiếu nại – Claim

- Bất khả kháng – Force Majeres

- Kiểm tra – Inspection

- Bào hành – Guarantee

- Đào tạo – Training

- Điều khoản chung khác – Other clause

1.2 Tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương

Định nghĩa về đàm phán: Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất

Quá trình đàm phán của một Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể được chia thành 5 giai đoạn:

a) Giai đoạn chuẩn bị: bất kì một cuộc đàm phán ngoại thương nào, người

ta cũng cần chuẩn bị các bước sau:

- Ngôn ngữ: để đàm phán thành công cần nắm vững và sử dụng thành thạo

các ngôn ngữ Ngôn ngữ ở đây bao gồm cả tiếng mẹ đẻ và các ngôn ngữ thường được dùng trong đàm phán Trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất Để khắc phục khó khăn này, người tham gia đàm phán cần phải biết nhiều ngôn ngữ, biết càng nhiều ngoại ngữ càng tốt Đặc biệt là tiếng Anh và một số ngoại ngữ khác như: Pháp, Hoa, Nga, Nhật, Đức…

- Thông tin: để tiến hành một cuộc đàm phán, điều cần thiết phải làm đó là

thu thập một số thông tin liên quan như:

o Thông tin về hàng hóa: nghiên cứu, tìm hiểu các thông tin về hàng hóa như: tính chất, công dụng… cùng những yêu cầu về bao bì, kí

mã hiệu của nó Bên cạnh đó, cần tìm hiểu về tình hình sản xuất,

thời vụ, khả năng sản xuất loại hàng này

o Thông tin về thị trường: bao gồm các thông tin về đất nước, con người; tình hình chính trị, xã hội; các chính sách kinh tế; quan hệ chính trị giữa nước mình nước đối tác; tình hình kinh tế; đồng tiền của quốc gia; cơ sở hạ tầng; chính sách ngoại thương; hệ thống ngân hàng, tín dụng; điều kiện vận tải, giá cước… Bên cạnh đó cần tìm hiểu thông tin về thị trường dự định kinh doanh của mình

- Đối tác: tìm hiểu thông tin về thực lực của đối tác, tình hình tài chính,

trang thiết bị kĩ thuật, chất lượng, chủng loại sản phẩm; nhu cầu và ý định của đối tác; lực lượng đàm phán của họ… Bên cạnh đó, nhân viên đàm phán cần nắm vững thông tin về bản thân công ty mình; thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước

- Năng lực:

o Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán bao gồm việc chuẩn bị về: kiến thức, phẩm chất tâm lí, kĩ năng đàm phán gồm

(kĩ năng lắng nghe, kĩ năng đặt câu hỏi, kĩ năng diễn thuyết, kĩ năng giao dịch bằng thư, kĩ năng xã giao thông thường…)

o Tổ chức đoàn đàm phán: chuẩn bị nhân sự cho cuộc đàm phán có

vị trí đặc biệt quan trọng Trong đoàn đàm phán cần có đủ ba thành phần ở 3 lĩnh vực bao gồm: pháp luật, kĩ thuật, thương mại Trong đó, chuyên gia thuộc thành phần thương mại là quan trọng nhất

- Thời gian và địa điểm: phần lớn thuộc về thỏa thuận của 2 bên Trong

thương mại, thời gian rất quý báo nên trước khi đàm phán, hai bên cần thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, tránh làm mất thời gian của nhau Địa điểm đàm phán phải đảm bảo thoải mái tâm lí, tiện nghi và phù hợp cả hai bên

b) Giai đoạn tiếp xúc: mục đích của giai đoạn này là làm cho đối tác tin cậy

mình, thăm dò ý định của đối tác

c) Giai đoạn đàm phán: đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá

trình đàm phán Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán… nhằm đi đến ý kiến thống nhất và

kí được Hợp đồng mua bán hàng hóa Hay nói cách khác, trong giai đoạn này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận các điều khoản trong Hợp đồng Các điều khoản qui định như thế nào? Gồm bao nhiêu điều khoản? Đó là những điều khoản nào?

d) Giai đoạn kết thúc, kí kết Hợp đồng: đàm phán thành công, các bên sẽ

tiến hành ký kết Hợp đồng Khi soạn thảo, ký kết Hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: thống nhất các điều khoản trong Hợp đồng; đề cập đến

cơ sở pháp lí và các vấn đề liên quan; không có những điều khoản trái với pháp luật hiện hành; dùng từ rõ ràng, chính xác; trước khi ký phải kiểm

tra kỹ lưỡng; người ký Hợp đồng phải là người có thẩm quyền; ngôn ngữ dùng trong Hợp đồng là ngôn ngữ được các bên thông thạo.

e) Giai đoạn rút kinh nghiệm: đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của

những giai đoạn trước, nhằm rút kinh ngiệm cho những lần đàm phán sau

1.3 Các bước thực hiện Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa bằng

đường biển

1.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Căn cứ theo Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 “Nghị định chi tiết thi hành Luật Thương Mại và hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lí, mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài” qui định một số mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Công Thương

Căn cứ theo Quyết định số 24/2008/QĐ-BCT về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng

Hiện nay có 03 hình thức quản lí hàng nhập khẩu, đó là: Giấy phép nhập khẩu, Hạn ngạch, Giấy phép nhập khẩu tự động Tùy theo mặt hàng nhập khẩu thuộc loại nào, các doanh nghiệp phải làm đúng thủ tục mới có thể nhập khẩu hàng hóa

1.3.2 Chuẩn bị khâu thanh toán

Thanh toán là một khâu rất quan trọng trong việc thực hiện một Hợp đồng mua bán, nhất là đối với Hợp đồng ngoại thương Bởi vì người mua và người bán ở hai nước khác nhau, và đồng tiền dùng để thanh toán thường là đồng tiền của nước thứ ba nên sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan Vì vậy, để đảm bảo quyền và nghĩa

vụ của mình thì mỗi bên, xuất khẩu cũng như nhập khẩu, phải tìm hiểu rõ và chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Tùy theo phương thức thanh toán áp dụng

mà khâu chuẩn bị cũng khác nhau ở mỗi phương thức Sau đây là một số phương thức thanh toán thường được áp dụng:

1.3.2.1 Thanh toán bằng TTR before

Đây là phương thức thanh toán chuyển tiền trả trước cho người bán Với phương thức thanh toán này, người mua sẽ yêu cầu Ngân hàng trích từ tài khoản của mình một số tiền để chuyển cho người bán trước khi họ giao hàng Các bước thực hiện khâu thanh toán theo phương thức chuyển tiền trả trước:

- Sau khi Hợp đồng được kí kết, người mua viết lệnh chuyển tiền gởi đến

ngân hàng, ra lệnh cho ngân hàng chuyển một số tiền tương đương với trị giá Hợp đồng cho người bán Đồng thời phải xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Tờ khai hải quan hàng nhập (nếu chưa có phải làm giấy cam kết bổ sung sau)

- Sau khi ngân hàng chuyển tiền đến người bán thành công bằng các

nghiệp vụ Ngân hàng, người mua sẽ nhận được Giấy báo nợ thông báo kết quả của việc chuyển tiền

1.3.2.2 Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Đây là phương thức thanh toán mà sau khi giao hàng, người bán kí phát hối phiếu đòi tiền người mua và nhờ Ngân hàng thu hộ tiền Nếu áp dụng phương thức thanh toán này thì ở khâu chuần bị thanh toán, người mua chỉ cần thông báo với ngân hàng về thương vụ và đề nghị kiểm tra tài khoản xem có đáp ứng được khả năng thanh toán của mình hay không

1.3.2.3 Thanh toán bằng CAD

Đây là phương thức thanh toán, theo đó, người mua đến ngân hàng tại nước người bán kí quỹ 100% trị giá lô hàng, đồng thời kí kết với ngân hàng bảng ghi

nhớ, yêu cầu ngân hàng chỉ thanh toán cho người bán khi họ xuất trình bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ.

Các bước người mua phải thực hiện:

- Kí kết với ngân hàng bảng ghi nhớ (Memorandum), yêu cầu ngân hàng

thực hiện dịch vụ CAD

- Mở tài khoản kí thác với trị giá 100% giá trị lô hàng tại Ngân hàng nước

người xuất khẩu

1.3.2.4 Thanh toán bằng L/C

Đây là phương thức thanh toán được sử dụng nhiều và được coi là hữu hiệu trong buôn bán quốc tế do có những điểm lợi cho cả người mua và người bán Áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C, người mua cần chuẩn bị các bước sau:

- Nộp hồ sơ và làm đơn xin mở L/C: thông thường người ta chỉ mở L/C

trước một ngày so với ngày qui định trong Hợp đồng Nếu mở sớm hơn, người mua sẽ chịu lệ phí Ngân hàng cao hơn Do đó, người mua nên chọn

ngày mở L/C sao cho vừa không vi phạm điều khoản Hợp đồng vừa không phải chịu chi phí cao cho Ngân hàng

- Kí quĩ để mở tài khoản thư tín dụng (Letter of Credit – L/C): thư tín dụng

chỉ được mở sau khi nhà nhập khẩu đã thực hiện việc kí quĩ Mức kí quỹ tùy thuộc loại L/C và tùy thuộc mối quan hệ giữa ngân hàng và nhà nhập khẩu, có thể dao động từ 0% - 100% trị giá Hợp đồng

o Nếu trong tài khoản tại ngân hàng mà nhà nhập khẩu muốn mở L/C không đủ số tiền so với mức kí quĩ thì nhà nhập khẩu phải vay tiền của ngân hàng để chuyển vào tài khoản kí quĩ Đơn xin vay tiền ngân hàng phải kèm theo bảng báo cáo kế hoạch trả nợ và phương án kinh doanh để được sự chấp thuận của Ngân hàng

- Thông báo đã mở L/C: khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà

nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với Hợp đồng hay không, rồi nhờ ngân hàng chuyển cho nhà xuất khẩu

- Tu chỉnh L/C (nếu có): nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà

nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C, trong đó ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh

1.3.3 Thuê phương tiện vận tải

Nếu Hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu (với điều kiện giao hàng thuộc nhóm E, F) thì nhà nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải Tùy theo sự thỏa thuận với nhà xuất khẩu mà chọn phương tiện vận chuyển bằng tàu biển, máy bay hoặc bằng phương tiện khác phù hợp với tính chất hàng hóa và yêu cầu của người mua

Nếu thuê tàu biển, có 2 hình thức phổ biến nhất:

- Thuê tàu chuyến: nghĩa là chủ hàng (ở đây là nhà nhập khẩu, người thuê

tàu) sẽ thuê toàn bộ con tàu đủ để chở hàng đến nơi qui định

o Khái niệm tàu chuyến: là tàu không chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, không ghé qua những cảng nhất định và không theo một lịch trình nhất định

o Trình tự thuê tàu chuyến như sau:

 Bước 1: Nhà nhập khẩu thông qua người môi giới yêu cầu

thuê tàu để vận chuyển hàng hóa cho mình Nhà nhập khẩu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin về hàng hóa như: tên hàng, bao bì đóng gói, số lượng hàng, hành trình của hàng…để người môi giới có cơ sở tìm tàu

 Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu Trên cơ sở những

thông tin về hàng hóa mà nhà nhập khẩu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tàu, thuê tàu cho phù hợp với nhu cầu chuyên chở hàng hóa

 Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tàu tất cả các

điều khoản của Hợp đồng thuê tàu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi phí xếp dỡ…

 Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán để

nhà nhập khẩu chuẩn bị cho việc kí Hợp đồng thuê tàu

 Bước 5: Nhà nhập khẩu kí Hợp đồng với người thuê tàu Trước khi kí Hợp đồng, nhà nhập khẩu phải rà soát lại toàn

bộ các điều khoản của Hợp đồng Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc

bổ sung những điều khoản đã thỏa thuận cho phù hợp Vì thuê tàu chuyến, Hợp đồng mẫu chỉ nêu những nét chung

 Bước 6: Thực hiện Hợp đồng Nhà nhập khẩu sau khi kí

Hợp đồng thuê tàu sẽ thông báo chi tiết cho người xuất khẩu như: tên tàu, số hiệu, thời gian tàu đến… Bởi vì tuy là người nhập khẩu kí Hợp đồng thuê tàu nhưng người giao

hàng lại là nhà xuất khẩu, do đó cần thông báo chi tiết về tàu, hành trình của tàu cho nhà xuất khẩu biết để thuận lợi cho việc giao hàng

- Thuê tàu chợ: nghĩa là người thuê tàu chỉ thuê một phần con tàu để chở

hàng đến nơi qui định

o Khái niệm tàu chợ: tàu chợ là tàu chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, ghé qua những cảng nhất định và theo một lịch trình nhất định

 Bước 1: Chủ hàng (nhà nhập khẩu) thông qua người môi

giới, nhờ người môi giới tìm tàu vận chuyển hàng cho mình

 Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu bằng việc gởi giấy lưu

cước tàu chợ Giấy lưu cước này được in sẵn thành mẫu, trên đó có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi

sử dụng Vì vậy, nhà nhập khẩu cũng phải cung cấp những thông tin cần thiết cho người môi giới về chi tiết hàng hóa

sẽ được vận chuyển

 Bước 3: Người môi giới với chủ tàu sẽ thỏa thuận một số

điều khoản trong khâu xếp dỡ và vận chuyển

 Bước 4: Người môi giới thông báo cho nhà nhập khẩu kết

quả lưu cước với chủ tàu

 Bước 5: Nhà nhập khẩu thông báo chi tiết con tàu cho nhà

xuất khẩu

 Bước 6: Sau khi người xuất khẩu giao hàng, chủ tàu sẽ cấp

một bộ vận đơn Bộ vận đơn này sẽ được chuyển đến nhà

nhập khẩu để làm bằng chứng khi nhận hàng

Đối với những Hợp đồng có điều kiện giao hàng thuộc nhóm C, D thì người bán chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Trường hợp này, người bán cũng sẽ thực hiện các bước tương tự như trên thay vì là người mua

1.3.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Dựa vào Hợp đồng đã kí kết mà biết được hàng hóa có được mua bảo hiểm hay không, và ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua bảo hiểm đó Bảo hiểm được nói đến ở đây là bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng vận tải chính.Ví dụ: Với việc vận

chuyển hàng hóa bằng tàu biển thì chặng vận tải chính đó là từ khi hàng được giao lên tàu tại cảng bốc cho đến khi tàu cập cảng đến.

Đối với những Hợp đồng có điều kiện giao hàng là CIF, CIP thì người xuất khẩu bắt buộc phải mua bảo hiểm cho hàng hóa Khi điều kiện giao hàng là thuộc nhóm E, F, C (trừ CIF và CIP) thì người mua có thể mua hoặc không mua bảo hiểm cho hàng hóa Khi điều khoản giao hàng thuộc nhóm D thì người bán có quyền quyết định mua hay không mua bảo hiểm

Cho dù là người mua hay người bán mua bảo hiểm thì cũng phải thực hiện các bước sau:

- Xem xét các điều kiện bảo hiểm, người mua bảo hiểm sẽ nghiên cứu để

mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình tùy theo tuyến đường vận chuyển, đặc điểm hàng hóa chuyên chở, giá trị hàng hóa và dự đoán thời tiết trong khoảng thời gian hàng được vận chuyển trên biển…

- Sau khi đã tính toán, người mua bảo hiểm sẽ viết Giấy yêu cầu mua bảo

hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển và gởi đến công ty bảo hiểm

- Nộp phí bảo hiểm.

- Nếu được chấp nhận thì trong vòng 8 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu,

công ty bảo hiểm sẽ cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of

Insurance) hoặc Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) cho chủ hàng

Ngoài việc mua bảo hiểm cho hàng hóa ở trong chặng vận tải chính, người mua có thể mua bảo hiểm cho hàng hóa ở khâu vận tải phụ từ cảng về kho của mình hoặc từ kho hàng tới cảng bốc

1.3.5 Nhận bộ chứng từ

Người nhập khẩu sẽ liên hệ với Ngân hàng, làm những thủ tục cần thiết để nhận bộ chứng từ theo đường chuyển phát nhanh hoặc qua Ngân hàng

Bộ chứng từ dùng để nhận hàng mà người nhập khẩu nhận được thường bao gồm những chứng từ chính sau:

- Vận đơn đường biển (Bill of lading)

- Hóa đơn thương mại (Invoice)

- Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

- Và một số chứng từ khác tùy theo loại hàng hóa…

Cần chú ý rà soát lại toàn bộ nội dung trong các chứng từ xem có thống nhất với nhau và phù hợp không Nếu có sai sót thì phải yêu cầu các bên có liên quan chỉnh sửa thì mới có thể nhận được hàng

1.3.6 Chuẩn bị nhận hàng

Gần đến ngày tàu chở hàng đến cảng, nhà nhập khẩu liên hệ với hãng tàu để biết chính xác ngày tàu cập cảng, chuẩn bị giấy phép vào cảng nhận hàng

Trước khi tàu đến cảng, Đại lí hãng tàu nhận được bảng lược khai hàng hóa

và toàn bộ chứng từ hàng hóa của tàu Trên cơ sở đó, Đại lí hãng tàu gởi thông báo hàng đến (Arrival Note) cho nhà nhập khẩu

- Nếu B/L trong bộ chứng từ nhận hàng mà người nhập khẩu nhận được là

B/L gốc và là B/L theo lệnh của nhà nhập khẩu thì mang đến Đại lí hãng tàu, cùng với Giấy báo hàng đến và đóng các phí cần thiết để đổi lấy Lệnh giao hàng (Delivery order)

- Nếu trên B/L có ghi: “To the order of…bank” thì nhà nhập khẩu phải làm

việc với ngân hàng để được Ngân hàng kí hậu trước khi xuất trình để nhận Lệnh giao hàng

Sau khi lấy được Lệnh giao hàng, nhà nhập khẩu dựa vào các chứng từ đã

có, lên tờ khai hải quan cho hàng nhập khẩu Bộ chứng từ dùng để khai hải quan gồm có:

- 02 tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

- Hợp đồng ngoại thương

- Hóa đơn thương mại

- Bảng kê chi tiết

Nguồn: http://my.opera.com/community/forums/topic.dml?id=228830

- Bước 1: Đăng kí tờ khai

o Chủ hàng nộp bộ hồ sơ khai báo hải quan cho nhân viên hải quan trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về tới cửa khẩu dỡ hàng Nếu chậm hơn thời gian đó thì chủ hàng phải chịu phạt theo quy định của Tổng cục hải quan

o Chủ hàng nhận được Lệnh hình thức, mức độ kiểm từ cán bộ hải quan Có 3 mức độ kiểm: mức 1, 2, 3 tương ứng với luồng xanh, vàng, đỏ Trong đó:

 Mức 1: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng xanh)

 Mức 2: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng vàng)

 Mức 3: kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ)

o Trường hợp Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức 3 (luồng đỏ) thì có 3 mức độ kiểm tra thực tế:

 Kiểm tra toàn bộ lô hàng

 Kiểm tra thực tế 10%, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm

 Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm

- Bước 2: Cán bộ hải quan kiểm tra giá, thuế (hồ sơ thuộc diện luồng vàng, đỏ)

o Dựa vào Tờ khai do chủ hàng kê khai, cán cộ hải quan kiểm tra giá tính thuế, mã số hàng hóa… nếu thấy phù hợp thì nhập thông tin vào máy tính và in “Chứng từ ghi số thuế phải thu” cho doanh nghiệp

- Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

o Nếu hồ sơ của doanh nghiệp được phân luồng vàng, đỏ thì chủ hàng sẽ liên hệ với hải quan kiểm hóa, hẹn giờ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa

o Nếu kết quả kiểm tra thực tế cho thấy hàng hóa không có sự sai lệch so với khai báo của chủ hàng thì cán bộ kiểm hóa ghi nội

dung kết quả kiểm tra vào Tờ khai hải quan, chủ hàng kí vào tờ khai.

o Trường hợp kết quả kiểm tra cho thấy có sự sai lệch thì hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục xem xét quyết định

- Bước 4: Đóng lệ phí hải quan

o Chủ hàng đóng lệ phí hải quan

o Trình bảo lãnh Ngân hàng cho hải quan tính thuế (nếu có)

o Nhận lại một bảng Tờ khai hải quan

- Đối với hàng thuê tàu chợ: nếu nghi ngờ có dấu hiệu không bình thường

thì lập thư dự kháng có xác nhận của cơ quan cảng, gửi cho người xuất khẩu Nếu có hiện tượng mất mát thật sự thì mời cơ quan giám định, bảo hiểm đến lập biên bản giám định và chờ giải quyết, không nên nhận hàng trong trường hợp này

- Đối với trường hợp thuê tàu chuyến.

o Nếu thấy hàng hóa có hiện tượng không để đúng vị trí như trong

sơ đồ xếp hàng thì phải mời cơ quan giám định đến lập biên bản giám định

o Nếu hàng hóa bị mất mát, hao hụt so với B/L thì phải lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)

o Nếu thấy hàng bị đổ vỡ thì phải lập biên bản đổ vỡ do tàu gây nên.Ngoài ra, nhà nhập khẩu có thể khiếu nại trong các trường hợp sau:

- Khiếu nại người bán khi người bán vi phạm Hợp đồng

- Khiếu nại người vận tải trong những trường hợp:

o Người vận tải đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng thời gian quy định

o Người vận tải đưa hàng đến cảng dở hàng không đúng thời gian quy định

o Người vận tải giao hàng thiếu số lượng, khối lượng so với B/L và các kiện hàng có dấu hiệu không còn nguyên đai kẹp chì; hoặc người vận tải giao hàng bị hư hỏng, kém phẩm chất mà nguyên nhân là do lỗi của người chuyên chở như chất xếp hàng không đúng quy cách, hoặc do không chăm sóc, bảo quản hàng hóa trong quá trình chuyên chở

o Người vận tải giao hàng hư hỏng, nhiễm bẩn trong khi vận tải đơn

là hoàn hảo

- Người mua khiếu nại công ty bảo hiểm sẽ thực hiện các công việc sau:

o Thông báo ngay cho công ty bảo hiểm về thời gian, địa điểm, diễn biến rủi ro và mức độ thiệt hại của hàng hóa

o Yêu cầu công ty bảo hiểm thực hiện quyền giám định tổn thất hàng hóa bằng cách chỉ định giám định viên đến giám định tổn thất.

1.3.9 Thanh toán

Thanh toán là khâu để người mua thực hiện nghĩa vụ của mình trong quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương Tùy theo từng phương thức, công việc thanh toán sẽ tiến hành khác nhau Phương thức thanh toán trong hợp đồng thường được chọn dựa vào trị giá Hợp đồng, mối quan hệ giữa các bên, thời gian thực hiện Hợp đồng, phương thức giao hàng…

1.3.9.1 Đối với phương thức thanh toán bằng chuyển tiền trả sau

Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, nhà nhập khẩu lập Lệnh trả tiền gửi tới ngân hàng phục vụ mình để yêu cầu trả tiền cho nhà xuất khẩu Trong Lệnh chuyển tiền phải ghi rõ: tên, địa chỉ nhà xuất khẩu; số tài khoản của nhà nhập khẩu tại ngân hàng; yêu cầu chuyển tiền; lí do chuyển tiền… Ngoài ra còn kèm Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại và Tờ khai hải quan

Ngân hàng kiểm tra số tiền còn lại trong tài khoản của người yêu cầu; nếu đủ

số tiền như yêu cầu thì tiến hành chuyển tiền với thao tác chuyển tiền bằng điện hay thư cho đại lí của mình ở nước ngoài, sau đó đại lí sẽ chuyển đến nhà xuất khẩu

Ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu ghi giấy báo nợ về số tiền đã chuyển gửi tới cho nhà nhập khẩu

1.3.9.2 Đối với phương thức thanh toán bằng L/C hoặc nhờ thu.

 Phương thức thanh toán là L/C trả ngay hoặc D/P:

- Để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng, nhà nhập khẩu phải thanh toán

ngay toàn bộ số tiền cho Ngân hàng, bằng cách vay tiền của Ngân hàng

(có thể thế chấp tài sản hoặc chính lô hàng cho ngân hàng) Nếu đủ điều kiện, Ngân hàng sẽ chuyển số tiền vay trả cho nhà xuất khẩu thông qua hệ thống Ngân hàng.

 Phương thức thanh toán bằng L/C trả chậm hoặc D/A:

- Nhà nhập khẩu chỉ cần kí “Chấp nhận thanh toán” vào Hối phiếu thì sẽ

được Ngân hàng chuyển giao toàn bộ chứng từ, đồng thời làm đơn dự trữ cam kết với Ngân hàng là sẽ vay tiền Ngân hàng khi tới hạn thanh toán

mà vẫn chưa có đủ tiền

1.3.10 Thanh lí Hợp đồng

Sau khi thanh toán tiền hàng cho người bán và giải quyết khiếu nại (nếu có); các bên cùng nhau tiến hành thanh lí Hợp đồng Đối với Hợp đồng nhập khẩu để kinh doanh, sau khi nhà nhập khẩu đưa hàng về kho, làm phiếu nhập kho Sau đó lên kế hoạch tiêu thụ hàng trong thị trường nội địa (bán buôn hay bán lẻ) nhằm mục đích thu hồi vốn nhanh, kết chuyển tiền lãi vào tài khoản chờ phân phối

Chương 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG

2.1 Sơ lược về công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không

2.1.1 Giới thiệu chung

Tên công ty (tiếng Việt) : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng KhôngTên công ty (tiếng Anh) : General Aviation Import – Export Joint Stock Company

Là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam

Trụ sở đăng kí của công ty là:

- Địa chỉ : 414 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội, Việt Nam

án cổ phần hóa Công ty XNK Hàng Không ( một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam).

Công ty cổ phần XNK Hàng Không chính thức đi vào hoạt động từ ngày 18/05/2006, theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp Kế thừa và phát huy gần 20 năm kinh nghiệm (kể từ ngày 21/03/1989, ngày thành lập công ty đến nay) của một Công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành Hàng Không đầu tiên và duy nhất của Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu máy bay, động cơ, phụ tùng, vật tư máy bay; trang thiết bị cho ngành hàng không… Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không cam kết phấn đấu trở thành một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hàng đầu của Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu chuyên ngành Hàng không

Nguyên tắc và phương châm hoạt động của Công ty là kinh doanh đúng quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, cung cấp tới cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất với mức giá cạnh tranh nhất Công ty hiểu rõ

sự thành công của khách hàng sẽ mang lại sự thành công cho chính công ty Do đó, việc đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu của khách hàng là mục tiêu hàng đầu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không

2.1.2 Quá trình phát triển

Theo xu thế phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam, Công ty

cổ phần xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng Không (nay là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không) được thành lập và đi vào hoạt động theo Quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989 của Tổng công ty Hàng Không dân dụng Việt Nam, với nhiệm vụ xuất nhập khẩu các trang thiết bị, khí tài và phụ tùng thay thế cần thiết cho ngành Hàng không dân dụng Việt Nam và nhập khẩu một số mặt hàng phi mậu dịch để bán tái xuất ở các nhà ga quốc tế; tận dụng trọng tải thừa của hàng không Việt Nam và các hãng hàng không nước ngoài, xuất khẩu những mặt hàng do

Bộ kinh tế đối ngoại (nay là Bộ Công Thương) ủy quyền Ở giai đoạn đầu, công ty hoạt động theo sự phân bổ chỉ tiêu của Tổng cục Hàng Không (sau là Cục Hàng

Không và Tổng công ty Hàng Không Việt Nam), hạch toán báo sổ… có thể nói đây

là thời kì khó khăn nhất của công ty Theo bước phát triển của ngành, đến tháng 6/1993, Công ty được giao vốn để chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh, trở thành một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, trực thuộc Cục Hàng không dân dụng Việt Nam

Sau khi Tổng công ty Hàng Không Việt Nam được thành lập theo Quyết định 328/TTg ngày 27/05/1995 chủa chính phủ, cơ chế ngành Hàng không có bước chuyển đổi to lớn, ngành được tách làm hai chức năng: quản lí nhà nước và tổ chức sản xuất kinh doanh Tổng công ty Hàng Không Việt Nam đi vào hoạt động theo

mô hình Nghị định 91/TTg của chính phủ, trong sự chuyển đổi tổ chức to lớn và có

ý nghĩa đó, Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 27/09/1994

Đến những năm 2002 – 2003, theo chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước về cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, sau quyết định 372/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc cổ phần hóa các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam (trong đó có công ty XNK Hàng Không) và Quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao Thông Vận Tải, phê duyệt phương án cổ phần hóa Công ty XNK Hàng Không… Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không đã chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ ngày 18/05/2006, theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỉ đồng, được chia là 2 triệu

- Ông Trần Trung Dũng: sở hữu 50.700 cổ phần

- Số còn lại do người lao động trong Công ty và các cổ đông là cá nhân bên

ngoài công ty sở hữu

Bộ máy của công ty gồm:

- Đại hội cổ đông

- Hội đồng quản trị

- Ban giám đốc điều hành

- Chi nhánh, trung tâm, các phòng trong Công ty

- Và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

2.1.3 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2

Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội cổ

đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần Đại hội cổ đông họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính

Hội đồng quản trị: tổ chức triệu tập họp Đại hội cổ đông thường niên và lựa

chọn địa điểm phù hợp Đại hội cổ đông thường niên quyết định những vấn đề theo qui định của pháp luật và Điều lệ công ty, đặc biệt thông qua các báo cáo tài chính

hàng năm và ngân sách tài chính cho năm tài chính kế tiếp Các kiểm toán viên độc lập có thể được mời tham dự đại hội để tư vấn cho việc thông qua các báo cáo tài chính hàng năm.

Ban giám đốc: trực tiếp quản lí, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả

thực hiện hoạt động kinh doanh

Phòng KHĐT-LĐTL: có nhiệm vụ tín toán tiền lương, lập kế hoạch đầu tư

vào các công trình, hạng mục xây dựng, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị cần thiết, xây dựng các phương án kinh doanh

Phòng hành chính quản trị: thực hiện việc xin các Giấy phép kinh doanh,

Giấy phép xuất nhập khẩu và các thủ tục liên quan đến quá trình hoạt động của Công ty

Ban quản lí công trình: có nhiệm vụ giám sát, theo dõi, quản lí các công

trình đang thi công

Văn phòng đại diện tại Nga: thực hiện công tác tìm kiếm thị trường xuất

nhập khầu các loại hàng hóa thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty

Tổ bán vé máy bay: thực hiện chức năng quản lí các Đại lí bán vé máy bay

trong và ngoài nước… Hiện nay, công ty chỉ thực hiện chức năng làm đại lí bán vé máy bay cho Vietnam Airlines

Phòng xuất nhập khẩu 1: thực hiện kinh doanh các mặt hàng trong và ngoài

ngành Hàng không như việc cung cấp các trang thiết bị cho nhà máy sản xuất xi măng, xe chuyên dụng trong ngành Hàng không

Phòng xuất nhập khẩu 2: tập trung chủ yếu vào việc thực hiện các Hợp

đồng nhập khẩu ủy thác các thiết bị phục vụ cho ngành Hàng không

Phòng xuất nhập khẩu 3: thực hiện kinh doanh trong và ngoài ngành Hàng

không, đối tác chủ yếu là Vietsopetro, văn phòng khu vực miền Nam (Vietnam Airlines)

Phòng kinh doanh tổng hợp: mới được thành lập gần đây, kinh doanh các

mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty

Chi nhánh phía Nam: đặt tại phòng 408, số 49 Trường Sơn, Quận Tân

Bình, Tp HCM, thực hiện chức năng ủy thác nhập khẩu cho Vietnam Airlines, đồng thời được phép kinh doanh các mặt hàng ngoài ngành Hàng không như cung cấp trang thiết bị cho các nhà máy nhiệt điện phía Nam, công ty môi trường đô thị, cầu phà…

Trung tâm DV-TM-DL: đây là bộ phận mới thành lập nhằm hỗ trợ cho hoạt

động kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực du lịch

Ban kiểm soát: kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính

của Công ty; giám sát việc chấp hành chế độ chính sách, định mức, chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ Công ty Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính… Báo cáo đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán

Đối với một công ty có tầm cỡ và qui mô lớn như Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không thì sơ đồ tổ chức này nhìn chung là gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 18/05/2006, trên cơ sở cổ phần hóa Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không, một đơn vị thành viên thuộc khối hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công

ty Hàng Không Việt Nam

Theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư Tp Hà Nội cấp ngày 18/05/2006, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không có các ngành nghề kinh doanh sau:

- Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay;

- Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng

không;

- Dịch vụ nhận gửi, chuyển phát hàng hóa trong nước và quốc tế;

- Đại lí bán vé, giữ chỗ hàng không trong nước và quốc tế;

- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và dịch vụ phục vụ khách du lịch (không

bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar);

- Tư vấn du học;

- Kinh doanh vật liệu, vật tư hàng hóa dân dụng;

- Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tư, trang thiết bị trường học,

đo lường, sinh học và môi trường, vật tư, trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính;

- Sản xuất và kinh doanh rượu, bia, nước giải khát các loại (không bao

gồm kinh doanh quán bar);

- Kinh doanh lương thực, thực phẩm và các sản phẩm chế biến từ lương

thực thực phẩm;

- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kho ngoại quan;

- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu ủy thác, khai thuê hải quan;

- Sản xuất, sửa chữa, lắp đặt, bảo hành, mua bán trang thiết bị, phương

tiện, vật tư và phụ tùng thay thế thuộc các ngành công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, nông nghiệp, dầu khí, điện, than, khoáng sản (trừ các loại khoáng sản nhà nước cấm), xi măng, hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm), bưu chính viễn thông, thể thao và các ngành công nghiệp giải trí khác;

- Xây lắp các công trình điện đến 35 KV;

- Kinh doanh xăng, dầu mỡ, khí hóa lỏng;

- Mua bán, cho thuê phương tiện vận tải đường bộ;

- Đại lí mua, bán, kí gửi hàng hóa;

- Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hóa Công ty kinh doanh;

2.1.5 Các đối tác nước ngoài

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không có mối quan hệ hợp tác với nhiều công ty, tập đoàn lớn và có uy tín trên thế giới về ngành hàng công ty kinh doanh

Trên đây là những tập đoàn, công ty chuyên sản xuất máy bay, các linh kiện, phụ tùng, động cơ máy bay hàng đầu thế giới

2.2 Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây:

2.2.1 Hoạt động kinh doanh và giá trị sản phẩm, dịch vụ qua các năm