CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU NỘI ĐỊA CHO SẢN XUẤT TẠI DOANH NGHIỆP
Mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại doanh nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm và phân loại về nguyên vật liệu a Khái niệm nguyên vật liệu
Căn cứ vào giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân – 2014, nguyên vật liệu được định nghĩa là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn lưu động. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lương của sản phẩm được sản xuất. b Đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố nền tảng trong sản xuất, cung cấp cấu thành vật chất cho sản phẩm Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu được tiêu thụ hoàn toàn trong quá trình sản xuất, không còn giữ nguyên dạng như ban đầu Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào thành phẩm hoặc bán thành phẩm Do đó, nguyên vật liệu chỉ được hạch toán một lần vào chi phí sản xuất trong một kỳ kinh doanh cụ thể.
- Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành Do vậy, quản lý nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu và giảm giá thành sản phẩm.
- Nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về chủng loại, chất liệu kích thước,khối lượng, tính năng, công dụng.
- Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thông suốt, hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu về mặt số lượng, chủng loại, chất lương,… c Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật liệu khác nhau Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia hành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được ký hiệu riêng Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân chia theo các cách sau đây:
- Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh vật liệu, bao gồm:
+ Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) như tôn, sillic, sắt trong chế tạo động cơ.
+ Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng
+ Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. + Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.
- Theo nguồn gốc nguyên vật liệu:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài.
+ Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu tặng.
+ Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh.
+ Nguyên vật liệu khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết.
- Theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh.
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp
1.1.1.2 Khái niệm về mua nguyên vật liệu nội địa
Theo giáo trình Kinh tế thương mại - Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân – 2013 đã định nghĩa “Mua hàng là hoạt động thương mại mà người tiêu thụ (người mua) nhận về một lượng hàng hóa nhất định có thể thỏa mãn nhu cầu hoặc một phần nhu cầu nào đó và ngược lại phải trao lại một lượng tiền nhất định cho người bán”.
Mua nguyên vật liệu là hoạt động thương mại trao đổi giá trị của nguyên vật liệu giữa người mua và người bán, trong đó người bán có trách nhiệm giao nguyên vật liệu và chuyển quyền sở hữu cho người mua cùng với việc nhận thanh toán Ngược lại, người mua có nghĩa vụ thanh toán, nhận nguyên vật liệu và quyền sở hữu theo hợp đồng thỏa thuận.
Trong hoạt động sản xuất, dựa trên các yếu tố về giá thành, trình độ công nghệ, cơ sở hạ tầng, chất lượng nguyên vật liệu,…mà doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất Do đó, các nhà cung cấp nguyên vật liệu có thể là nhà cung cấp trong nước, hay nước ngoài Căn cứ vào nguồn gốc, xuất xứ của nguyên vật liệu, hoạt động mua nguyên vật liệu được phân chia làm hai bộ phận: mua nguyên vật liệu nội địa và mua nguyên vật liệu nhập khẩu.
Do vậy, căn cứ vào khái niệm mua nguyên vật liệu, nhà cung cấp nguyên vật liệu trong cước hay ngoài nước, mua nguyên vật liệu nội địa được tác giả tiếp cận nghiên cứu trong luận văn được hiểu: Mua nguyên vật liệu nội địa là hoạt động thương mại giữa doanh nghiệp (bên mua) và nhà cung cấp nguyên vật liệu trong nước (bên bán) Trong đó, bên bán có nghĩa vụ giao nguyên vật liệu, chuyển quyền sở hữu nguyên vật liệu cho bên mua, bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận nguyên vật liệu và có quyền sở hữu, sử dụng nguyên vật liệu
Quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm về quản lý mua nguyên vật liệu nội địa
Quản lý là quá trình tác độ của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách có quy luật nhằm đạt được mục tiêu đặt ra Có nhiều cách tiếp cận để đưa ra khái niệm về quản lý Trong tác phẩm “Quản lý công nghiệp và tổng quát”, nhà khoa học người Pháp Henri Fayol (1841-1925) dưới góc độ tổ chức-hành chính đã định nghĩa "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy” Theo giáo trình Cơ sở khoa học quản lý của tác giả Nguyễn Minh Đạo Trường – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" Tiếp cận theo quá trình quản lý thì: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động” (Giáo trình Quản lý học, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - năm 2012).
Quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất của doanh nghiệp là quá trình lập kế hoạch mua, tổ chức thực hiện và kiểm soát việc mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước nhằm đảm bảo chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, dự trữ và tồn kho trong giới hạn cho phép.
1.2.2 Mục tiêu của quản lý mua nguyên vật liệu nội địa
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của nguyên vật liệu nội địa trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục, doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng,chất lượng cũng như chủng loại nguyên vật liệu Nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp ngày càng phát triển đòi hỏi lượng nguyên vật liệu ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới Vì vậy, quản lý mua nguyên vật liệu tốt là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Quản lý mua nguyên vật liệu nội địa nhằm đảm bảo cung cấp chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, dự trữ và tồn kho nguyên vật liệu trong giới hạn cho phép của doanh nghiệp Do vậy, mục tiêu quản lý mua nguyên vật liệu nội địa bao gồm các mục tiêu sau:
- Đảm bảo về số lượng, chủng loại và thời gian giao nhận nguyên vật liệu nội địa:
+ Tỷ lệ chính xác số lượng nguyên vật liệu giao nhận
MDQA (Material Delivery Quantity Accuracy) = Số lượng nguyên vật liệu thực tế nhận được/ Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu trong đơn hàng
+ Tỷ lệ chính xác chủng loại nguyên vật liệu giao nhận
MDDA (Material Delivery Desc Accuracy) = Số loại nguyên vật liệu thực tế nhận được/ Số loại nguyên vật liệu yêu cầu trong đơn hàng
+ Tỷ lệ chính xác về thời gian giao nhận
Gap time Rate = Số đơn hàng giao nhận đúng thời gian yêu cầu >60 phút/ Tổng số đơn hàng nguyên vật liệu
- Đảm bảo về chất lượng nguyên vật liệu nội địa khi giao nhận:
+ Tỷ lệ nguyên vật liệu đạt chất lượng = Số lượng nguyên vật liệu đạt chất lượng / số lượng nguyên vật liệu giao nhận.
Nguyên vật liệu đạt chất lượng được đánh giá thông qua đảm bảo về kích thước, hình dạng, màu sắc, độ bền, thông số kỹ thuật
- Đảm bảo về dự trữ và tồn kho nguyên vật liệu nội địa:
+ Số ngày dự trữ an toàn nguyên vật liệu: là số ngày mà lượng nguyên vật liệu dự trữ có thể đáp ứng đủ kế hoạch sản xuất.
DIO (Days of Inventory Outstanding) = Material Inventory Amount(M)/MaterialSales Cost (M+1) x 30,42
Material Inventory Amount(M): Giá trị của lượng nguyên vật liệu dự trữ tại thời điểm tháng M.
Material Sales Cost (M+1): Giá trị nguyên vật liệu cần để sử dụng cho kế hoạch sản xuất của tháng tiếp theo M+1.
30,42 = 365/20: Số ngày trung bình của 1 tháng trong năm
+ Tỷ lệ tồn kho dài hạn nguyên vật liệu: là tỷ lệ tồn kho dài hạn của nguyên vật liệu
LTI (Long Term Inventory) = Giá trị của lượng nguyên vật liệu tồn kho dài hạn/ Tổng giá trị nguyên vật liệu dự trữ trong kho.
Trong đó: Số lượng nguyên vật liệu tồn kho dài hạn là số lượng nguyên vật liệu bị lưu kho quá thời gian quy định (tùy theo sản phẩm) mà không được đưa vào sử dụng trong sản xuất.
1.2.3 Nội dung quản lý mua nguyên vật liệu nội địa
1.2.3.1 Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa
Quá trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa là quá trình xác định và lựa chọn các phương án mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp trong nước nhằm đạt được mục tiêu đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất doanh nghiệp Do vậy, để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất của doanh nghiệp cần tiến hành những hoạt động cơ bản sau đây:
• Phân tích dự báo sản xuất, kế hoạch sản xuất
- Phân tích dự báo sản xuất: Dựa trên dự báo sản lượng sản xuất tại doanh nghiệp, tính toán số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng trong khoảng thời gian từ 3 tháng đến 6 tháng tiếp theo Phân tích về dự báo sản xuất, doanh nghiệp có thể tính toán nhu cầu về số lượng và chủng loại nguyên vật liệu trong khoảng thời gian từ 3 tháng đến 6 tháng sau Đây là thông tin rất quan trọng đối với các nhà cung cấp vì họ cần phải lên kế hoạch chuẩn bị nguyên vật liệu, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất nhằm đảm bảo cung cấp đúng chủng loại, đủ số lượng nguyên vật liệu và đúng thời điểm cho doanh nghiệp
- Phân tích kế hoạch sản xuất: Dựa theo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, bộ phận mua nguyên vật liệu sẽ phân tích lượng nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng đủ với kế hoạch sản xuất Để xác định được lượng nguyên vật liệu cần thiết, người lập kế hoạch nguyên vật liệu cần phải dựa trên hai yếu tố:
+ Số lượng và thời điểm các sản phẩm mà doanh nghiệp cần phải sản xuất
Bảng 1.1: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp
Trong đó: X A n là số lượng sản phẩm A cần phải sản xuất trong thời kỳ n
Nguồn: Tác giả tổng hợp
+ Số lượng chi tiết về chủng loại nguyên vật liệu cấu tạo nên sản phẩm cần sản xuất:
Bảng 1.2: Danh mục nguyên vật liệu cấu tạo nên sản phẩm
Trong đó:Y A a là số lượng nguyên vật liệu a cần sử dụng để sản xuất 1 sản phẩm A
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Dựa trên bản kế hoạch sản xuất và danh mục nguyên vật liệu, nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất được xác định:
Bảng 1.3: Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả tổng hợp
• Theo dõi nhật ký sản xuất của nhà cung cấp, tình hình dự trữ nguyên vật liệu của nhà cung cấp và doanh nghiệp
Nhật ký sản xuất của nhà cung cấp là thông tin về số lượng nguyên vật liệu và tình hình dự trữ nguyên vật liệu của nhà cung cấp Các nhà cung cấp cần phải gửi nhật ký sản xuất cho doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình cung cấp nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Lượng dự trữ nguyên vật liệu của nhà cung cấp + Lượng dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp = Lượng nguyên vật liệu đầu kỳ + Lượng nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ - Lượng nguyên vật liệu đã xuất cho doanh nghiệp + Lượng nguyên vật liệu dự trữ tại kho của doanh nghiệp.
• Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ an toàn
Hoạt động này nhằm xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ an toàn của doanh nghiệp Sau khi xác định lượng dự trữ của nhà cung cấp và doanh nghiệp , doanh nghiệp cần đối chiếu với kế hoạch sản xuất để xác định lượng dự trữ đó có đảm bảo đủ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra chậm trễ trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu Trong trường hợp xảy ra sự cố, doanh nghiệp cần phải có thông tin kịp thời để điều chỉnh kế hoạch sản xuất và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục sự cố, tránh gây ra chi phí do dừng dây chuyển sản xuất.
• Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Nhu cầu nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu cần mua trong kỳ kế hoạch, lượng nguyên vật liệu này được xác định như sau:
Công thức tính lượng nguyên vật liệu cần mua: Lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất + Lượng dự trữ nguyên vật liệu cuối kỳ - Lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
• Kế hoạch mua nguyên vật liệu nguyên vật liệu nội địa
Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần mua, kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa được thiết lập, bao gồm các kế hoạch về số lượng nguyên vật liệu mua, chỉ tiêu kế hoạch đối với nguyên vật liệu mua, kế hoạch về nhân sự, kế hoạch về lập và gửi đơn hàng, kế hoạch về giao nhận, kế hoạch về kiểm tra nguyên vật liệu tại thời điểm giao nhận, kế hoạch về tài chính Nội dung cơ bản sau của kế hoạch mua:
- Mục tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa: kế hoạch mua nguyên vật liệu phải đảm bảo mục tiêu đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ số lượng, đúng chủng loại, đạt chất lượng và đáp ứng nhu cầu dự trữ và tỷ lệ tồn kho cho hoạt động sản xuất của Công ty Các mục tiêu có thể ở dạng định tính hoặc định lượng (cụ thể hóa thành các chỉ tiêu).
- Giải pháp thực hiện kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa: các giải pháp thực hiện mục tiêu được đưa ra cụ thể trong từng hoạt động như bố trí sắp xếp nhân sự, lập và gửi đơn hàng, kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng, xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa,…
Nguồn lực thực hiện kế hoạch mua vật tư nội địa bao gồm các yếu tố cần thiết để đáp ứng nhu cầu của quá trình mua hàng, đảm bảo hiệu quả và chính xác Trong đó, nguồn lực tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chi phí cho hoạt động mua sắm Nguồn nhân lực đủ năng lực và kinh nghiệm sẽ xử lý các nghiệp vụ chuyên môn liên quan Trang thiết bị và máy móc hiện đại hỗ trợ quá trình tiếp nhận và kiểm tra vật tư Cuối cùng, phần mềm ứng dụng giúp tự động hóa các quy trình và quản lý dữ liệu liên quan đến mua hàng.
1.2.3.2 Tổ chức thực hiện mua nguyên vật liệu nội địa
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU NỘI ĐỊA CHO SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH LG
Tổng quan về Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong (tên viết tắt: LGEVH). Công ty đóng tại: Lô số CN2 và CN3, KCN Tràng Duệ, H.An Dương, thuộc Khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải, Hải Phòng Ngành nghề hoạt động kinh doanh của Công ty là sản xuất, kinh doanh các sản phẩm điện tử (tivi, điện thoại di động, thiết bị giải trí trong ô tô) và các sản phẩm điện lạnh, điện gia dụng (điều hòa nhiệt độ, máy giặt, máy hút bụi).
Tiền thân của LG Electronics Vietnam Haiphong là sự hợp nhất giữa LG Electronics Vietnam được thành lập năm 1995 với nhà máy lắp ráp điện tử tại Hưng Yên và LG-MECA thành lập năm 1997 với nhà máy lắp ráp điện lạnh, điện gia dụng tại Hải Phòng Chỉ sau 9 năm hoạt động, LG Electronics Vietnam đã đạt tỉ lệ tăng trưởng 32%/năm, chiếm 25% thị phần điện tử trong nước Tương tự, LG-MECA cũng đạt thành công lớn, nắm giữ vị trí số 1 Việt Nam về doanh số các sản phẩm điều hòa, tủ lạnh, máy giặt và lò vi sóng với thị phần 19,9%.
Ngày 15 tháng 08 năm 2009, Bộ Kế hoạch đầu tư chính thức cấp giấy phép điều chỉnh số 1336A/GDDPC2 cho phép sáp nhập 2 công ty LG Electronics Vietnam và LG-MECA thành công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong. Sau khi sáp nhập, công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong trở thành một doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài, với số vốn đầu tư đăng ký 20.2 triệu USD.
Ngày 13/09/2013, tập đoàn LG chính thức khởi công xây dựng tổ hợp sản xuất siêu lớn của tập đoàn LG Electronics tại Hải Phòng Nằm trên diện tích 40 ha tại khu công nghiệp Tràng Duệ với vốn đầu tư 1,5 tỉ USD, dự án của tập đoàn LG được coi là dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất Hải Phòng hiện nay sẽ tạo ra hàng chục ngàn việc làm trong thời gian tới Sau thời gian ngắn thi công xây dựng, đầu tháng 10-2014, khu tổ hợp đã khởi động quá trình sản xuất các sản phẩm điện tử và điện gia dụng Cùng thời điểm này, nhà máy sản xuất sản phẩm điện tử tại Hưng Yên và nhà máy sản xuất sản phẩm điện lạnh, điện gia dụng tại Đại Bản, Hải Phòng đóng cửa để chuyển sang hoạt động trong khu tổ hợp mới tại khu công nghiệp Tràng Duệ.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc tập đoàn LG Electronics (Hàn Quốc) Công ty hoạt động trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam trong các lĩnh vực sau:
- Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm điện tử (tivi, điện thoại di động, thiết bị giải trí trong ô tô) và các sản phẩm điện lạnh, điện gia dụng (điều hỏa nhiệt độ, máy giặt, máy hút bụi).
- Kinh doanh, phân phối các sản phẩm điện tử, điện gia dụng được sản xuất tại công ty và các sản phẩm khác mang thương hiệu của tập đoàn LG (tủ lạnh, lò vi sóng, dàn âm thanh, mỹ phẩm,…) tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu sang các thị trường quốc tế.
- Bảo hành, bảo dưỡng các sản phẩm điện tử và điện gia dụng; tiến hành các hoạt động chăm sóc khách hàng,…
- Tiến hành hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D), đổi mới công nghệ,
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong với tổng cán bộ công nhân viên là 1003 người Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1 sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH LG Electronics Vietnam
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Dựa trên đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong gồm ba bộ phận chính:
• Khối tài chính-kinh doanh: phụ trách chuyên môn về công tác tài chính-kế toán, kinh doanh và công việc hành chính-tổ chức nhân sự cho Công ty Phụ trách khối này là Giám đốc tài chính- người điều hành chính, phụ trách toàn diện và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh, tài chính kế toán, hành chính, nhân sự của Công ty. Khốitài chính-kinh doanh gồm các phòng sau:
- Phòng Hành chính-nhân sự: phụ trách công việc về Hành chính - Tổ chức, công tác điều hành nhân sự,công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự Thực hiện các công việc hành chính của Công ty như mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, bố trí xe ô tô đưa đón cán bộ công nhân viên, các thủ tục hành chính trong Công ty….
Phòng Kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh, đảm bảo doanh thu sản phẩm Họ chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai chính sách marketing, chính sách bán hàng và hậu mãi để thúc đẩy nhu cầu và duy trì mối quan hệ khách hàng Ngoài ra, phòng này còn quản lý khâu phân phối và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách hiệu quả và kịp thời.
- Phòng Tài chính- Kế toán: thực hiện các hoạt động quản lý tài chính-kế toán, theo dõi và lập các báo cáo tài chính và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện các nghiệp vụ kế toán và quản lý tài chính,….
• Khối sản xuất: Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong sản xuất và lắp ráp các sản phẩm điện tử và điện lạnh, điện gia dụng, để thuận tiện cho quá trình tổ chức và kiểm soát, khối sản xuất được chia làm hai bộ phận độc lập:
- Nhà máy 1: sản xuất và lắp ráp các sản phẩm điện tử (tivi, điện thoại di động, thiết bị giải trí trong ô tô).
- Nhà máy 2: sản xuất và lắp ráp các sản phẩm điện gia dụng (máy giặt, máy hút bụi) và điện lạnh (máy điều hòa nhiệt độ dân dụng, máy điều hòa nhiệt độ thương mại).
Tại các nhà máy, Giám đốc nhà máy là người điều hành, phụ trách toàn diện và chỉ đạo các hoạt động sản xuất các sản phẩm của nhà máy, từ khâu hỗ trợ, hậu cần logistics tới lập kế hoạch sản xuất, mua bán nguyên vật liệu, sản xuất các sản phẩm trên dây chuyền, quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm, nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới,…Các phòng ban chức năng tại các nhà máy bao gồm:
Thực trạng quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại Công ty
ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphonggiai đoạn 2010-2014
2.3.1 Thực trạng lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa
2.3.1.1 Thực trạng phân tích dự báo sản xuất, kế hoạch sản xuất
• Phân tích dự báo sản xuất: dựa vào dự báo nhu cầu, khả năng tiêu thụ sản phầm của thị trường từ phòng Kinh Doanh, Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành lập dự báo nhu cầu sản xuất các sản phẩm nhằm cung ứng đầy đủ và kịp thời các sản phẩm tới khách hàng
Trong giai đoạn 2010-2014, số lượng dự báo sản xuất của Công ty được thể hiện trong bảng 2.9:
Bảng 2.9: Số lượng sản phẩm dự báo Công ty LGEVH sản xuất giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: Sản phẩm
Tivi 560.000 585.000 660.000 720.000 820.000 Điện thoại di động 750.000 770.000 850.000 900.000 1.115.000
Thiết bị giải trí trong ô tô - - - - 1.500
Máy điều hòa nhiệt độ 70.000 75.000 80.000 95.000 100.000
Nguồn: Phòng Sản xuất 1 và Phòng Sản xuất 2, năm 2015
So sánh số lượng dự báo sản xuất và kết quả sản xuất thực tế của Công ty giai đoạn 2010-2014 (xem bảng 2.1), ta có thể xác định được tỷ lệ chính xác trong quá trình dự báo sản xuất (tỷ lệ chính xác dự báo = số lượng sản phẩm dự báo/số lượng sản phẩm sản xuất trong thực tế) trong bảng 2.10:
Bảng 2.10: Tỷ lệ chính xác về dự báo sản xuất của Công ty LGEVH giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: %
Tivi 99,67% 100,39% 99,63% 97,11% 98,63% Điện thoại di động 99,82% 101,76% 98,47% 92,00% 100,05%
Thiết bị giải trí trong ô tô - - - - 100,00%
Máy điều hòa nhiệt độ 101,08% 106,94% 96,43% 97,69% 98,39%
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Ta có thể thấy số lượng sản phẩm dự báo so với số lượng sản phẩm sản xuất trong thực tế có sự chênh lệch Năm 2011, các sản phẩm đều được dự báo mức sản lượng thấp hơn so với thực tế sản xuất (tỷ lệ dự báo/thực tế nhỏ hơn 100%) Ngược lại, trong 2 năm 2012 và 2014, lượng sản phẩm dự báo sản xuất đều cao hơn mức sản lượng thực tế sản xuất Sự chênh lệch này gây ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý mua nguyên vật liệu Trong trường hợp dự báo sản xuất nhỏ hơn thực tế, quá trình chuẩn bị nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ gặp khó khăn, dễ xảy ra thiếu hụt nguyên vật liệu Ngược lại, khi sản lượng sản xuất được dự báo lớn hơn so với thực tế, lượng nguyên vật liệu sẽ thừa cho sản xuất, gây lãng phí về tồn kho, bảo quản,…
Phòng Kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong phân tích và lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo đáp ứng các mục tiêu kinh doanh đề ra Quá trình phân tích kế hoạch sản xuất bao gồm: xác định số lượng và thời gian sản xuất từng sản phẩm cụ thể, cân đối với năng lực thực tế của công ty.
- Tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, model cần sản xuất.
- Thời điểm bắt đầu sản xuất tại dây chuyền của Công ty
- Công suất máy móc thiết bị
- Lượng nguyên vật liệu cần chuẩn bị
Dựa vào kế hoạch sản xuất chi tiết của từng sản phẩm và danh mục chi tiết nguyên vật liệu cấu tạo nên sản phẩm, bộ phận Nguyên vật liệu sẽ tính toán số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.
2.3.1.2 Thực trạng theo dõi nhật ký sản xuất của nhà cung cấp, lượng dự trữ của nhà cung cấp và của Công ty
- Theo dõi lượng dự trữ nguyên vật liệu của Công ty: bộ phận Nguyên vật liệu thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra số liệu nguyên vật liệu định kỳ (theo tuần, tháng, quý,…) nhằm cập nhật chính xác tình hình dự trữ nguyên vật liệu tại kho, kịp thời phát hiện, xử lý các thiếu sót, mất mát nguyên vật liệu
- Theo dõi nhật ký sản xuất và lượng dự trữ của nhà cung cấp: Để tính toán chính xác lượng dự trữ nguyên vật liệu an toàn cho sản xuất, việc theo dõi nhật ký sản xuất của các nhà cung cấp nội địa được Công ty hết sức chú trọng Theo thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng mua bán nguyên vật liệu, các nhà cung cấp nội địa phải cung cấp thông tin về nhật ký sản xuất và lượng dự trữ nguyên vật liệu cho Công ty. Việc theo dõi lượng dự trữ nguyên vật liệu được bộ phận Nguyên vật liệu thực hiện định kỳ thông qua triển khai công tác theo dõi sổ sách, dữ liệu phần mềm và kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu tại kho của nhà cung cấp và tại Công ty, được thể hiện chi tiết trong bảng 2.11:
Bảng 2.11: Nội dung và tần suất theo dõi dự trữ nguyên vật liệu nội địa của Công ty LGEVH
Nội dung Người tham gia Địa điểm Tần suất
Theo dõi sổ sách chứng từ, dữ liệu phần mềm,…
Trường phỏng, Phó Phòng, nhân viên, thủ kho bộ phận Nguyên vật liệu
Kho nguyên vật liệu Công ty Hàng ngày
Kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu
Nhân viên, thủ kho bộ phận Nguyên vật liệu Kho nguyên vật liệu Công ty Hàng tuần
Kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu
Nhân viên Công ty, nhân viên nhà cung cấp
Kho nguyên vật liệu nhà cung cấp 1 lần/1 tháng
Nguồn: Phòng Nguyên Vật liệu 1 và Phòng Nguyên Vật liệu 2
2.3.1.3 Thực trạng về xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu an toàn
Dựa vào tính toán lượng dự trữ nguyên vật liệu của nhà cung cấp nội địa và tại kho nguyên vật liệu của Công ty, bộ phận Nguyên vật liệu có thể xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu có thể đáp ứng đủ cho kế hoạch sản xuất hay không Trong giai đoạn 2010-2014, số ngày dự trữ an toàn nguyên vật liệu của một số nhà cung cấp nội địa được thể hiện trong bảng 2.12:
Bảng 2.12: Số ngày dự trữ an toàn nguyên vật liệu của một số nhà cung cấp trong nước Công ty LGEVH giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: N gày
1 Công ty TNHH Kỹ Thuật Phương Đông 3,11 3,56 3,31 3,82 3,86
2 Công ty TNHH Vân Long 3,23 3,25 3,56 3,91 4,06
3 Công ty TNHH Dong Jin Techwin Vina 4,23 4,53 5,56 6,24 7,35
4 Công ty TNHH Hanmi Flexible Vina 3,87 4,24 4,34 4,56 4,75
5 Công ty TNHH Ina Vina 3,46 3,06 3,97 4,02 4,13
6 Công ty TNHH Bao bì An Thịnh 5,34 5,21 5,84 6,03 6,31
7 Công ty TNHH Bao bì Liên Hoàn Phát 5,01 5,11 5,02 5,16 5,21
8 Công ty TNHH Evergreen Screws 9,64 9,92 10,24 10,47 10,98
9 Công ty TNHH Bucheon Vietnam 6,91 7,01 7,02 7,04 7,05
10 Công ty TNHH Jehil Vina 13,45 14,02 14,78 15,14 15,83
11 Công ty TNHH Armstrong Weston Vietnam 15,34 15,89 16,02 16,37 16,38
12 Công ty TNHH Hirata Vietnam 12,06 12,18 12,34 12,42 12,64
13 Công ty TNHH Vật liệu công nghiệp Cao
14 Công ty TNHH In Tân Việt 15,00 15,12 14,98 15,20 15,33
15 Công ty TNHH Cao su Giải Phóng 5,10 5,13 5,17 5,24 5,31
Nguồn: Phòng Nguyên vật liệu 1 và Phòng Nguyên vật liệu 2, năm 2015
Hầu hết nhà cung cấp nội địa đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, điển hình là Jehil Vina với dự trữ phục vụ hơn 13 ngày sản xuất, Armstrong Weston Vietnam dự trữ đủ cho hơn 15 ngày Tuy nhiên, một số nhà cung cấp không đạt yêu cầu như Bucheon Vietnam và Evergreen Screws trong giai đoạn 2010-2011 Công ty theo dõi, đánh giá và đề xuất cải tiến để nâng cao năng lực dự trữ của các nhà cung cấp, đảm bảo kế hoạch sản xuất ổn định.
Ngoài việc xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu an toàn của nhà cung cấp, Công ty cũng tính toán lượng dự trữ nguyên vật liệu an toàn tại kho nguyên vật liệu của Công ty đáp ứng cho kế hoạch sản xuất Trong giai đoạn 2010-2014, số ngày dự trữ an toàn nguyên vật liệu tại kho Nguyên vật liệu được thể hiện trong bảng 2.13:
Bảng 2.13: Số ngày dự trữ an toàn nguyên vật liệu nội địa tại kho Nguyên vật liệu Công ty LGEVH giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: Ngày
Tivi 11,92 10,92 12,67 11,01 10,58 Điện thoại di động 14,32 13,24 13,93 12,4 11,92
Thiết bị giải trí trong ô tô - - - - 30
Máy điều hòa nhiệt độ 9,24 9,16 9,16 9,03 8,96
Nguồn: Phòng Nguyên vật liệu 1 và Phòng Nguyên vật liệu , năm 2015
Nhìn chung, lượng nguyên vật liệu dự trữ an toàn tại kho nguyên vật liệu của Công ty đều đáp ứng đủ cho kế hoạch sản xuất trong vòng 7-14 ngày tiếp theo.
Giảm thiểu nguy cơ dừng dây chuyền sản xuất do thiếu hụt nguyên liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất ổn định.
2.3.1.4 Thực trạng về xác định nhu cầu nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất
Nhu cầu nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu cần mua trong kỳ kế hoạch, lượng nguyên vật liệu này được xác định như sau:
Lượng nguyên vật liệu cần mua trong kỳ = Lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất + Lượng dự trữ nguyên vật liệu cuối kỳ - Lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Trong giai đoạn 2010-2014, bộ phận Nguyên vật liệu của Công ty đã tính toán và xác định được nhu cầu nguyên vật liệu nội địa cần thiết cho sản xuất trong bảng 2.14:
Bảng 2.14: Nhu cầu nguyên vật liệu nội địa cần thiết cho sản xuất của
Công ty LGEVH giai đoạn 2010-2014 Đơn vị:B ộ nguyên vật liệu
Năm Nguyên vật liệu sản xuất
Tivi 561.854 582.734 662.453 741.397 831.375 Điện thoại di động 751.321 756.646 863.167 978.225 1.114.453
Thiết bị giải trí trong ô tô - - - - 1.500
Máy điều hòa nhiệt độ 69.254 70.136 82.965 97.245 101.639
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Quá trình xác đinh nhu cầu nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch sản xuất do đây là số liệu không cố định mà có thể biến động phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh, nhu cầu của thị trường Sự thay đổi tăng hay giảm kế hoạch sản xuất đều gây ảnh hưởng lớn tới việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu, từ đó dẫn đến việc thay đổi kế hoạch mua nguyên vật liệu
Trong giai đoạn 2010-2014, Công ty TNHH LG Electronics VietnamHaiphong đã thống kê được số lần thay đổi nhu cầu nguyên vật liệu trong bảng2.15:
Bảng 2.15: Số lần thay đổi nhu cầu nguyên vật liệu nội địa phân theo sản phẩm của Công ty LGEVH giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: số lần
Nguyên vật liệu sản xuất Tivi 55 57 52 53 62
Nguyên vật liệu sản xuất Điện thoại di động 57 61 67 71 75
Nguyên vật liệu sản xuất Thiết bị giải trí trong ô tô - - - - 0
Nguyên vật liệu sản xuất Máy giặt 20 20 19 19 20
Nguyên vật liệu sản xuất Máy hút bụi 20 19 19 18 17 Nguyên vật liệu sản xuất Máy điều hòa nhiệt độ 16 16 15 15 14
Nguồn: Phòng Nguyên vật liệu 1 và Phòng Nguyên vật liệu , năm 2015
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU NỘI ĐỊA CHO SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH LG
Định hướng hoàn thiện quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong đến năm 2020
3.1.1 Mục tiêu phát triển sản xuất của công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong đến năm 2020
Ngày 13/09/2013, tập đoàn LG chính thức khởi công xây dựng tổ hợp sản xuất siêu lớn của tập đoàn LG Electronics tại Hải Phòng Nằm trên diện tích 40 ha tại khu công nghiệp Tràng Duệ với vốn đầu tư 1,5 tỉ USD, dự án của tập đoàn LG được coi là dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất Hải Phòng hiện nay sẽ tạo ra hàng chục ngàn việc làm trong thời gian tới Sau thời gian ngắn thi công xây dựng, đầu tháng 10-2014, khu tổ hợp đã khởi động quá trình sản xuất các sản phẩm điện tử và điện gia dụng Tại thời điểm này, ban lãnh đạo Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong đã đặt ra mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh hết sức cụ thể trong giai đoạn 2015-2020 như sau:
Công ty tập trung sản xuất sáu sản phẩm chủ lực: máy giặt, máy hút bụi, điều hoà, tivi, điện thoại và thiết bị âm thanh ô tô Năng suất các sản phẩm này tăng trưởng đều đặn 15-20% mỗi năm.
- Dự kiến kim ngạch xuất khẩu năm 2015 sẽ đạt 500 triệu USD, năm 2016 đạt 1,8 tỷ USD và năm 2020 đạt 3 tỷ USD.
- Đẩy mạnh chuyển giao công nghệ, thúc đẩy quá trình phát triển và hiện đại hóa ngành công nghiệp điện tử Việt Nam, tăng tỷ lệ nội địa hóa các sản phẩm lên60% vào năm 2020.
Mở rộng đầu tư dự án tổ hợp công nghệ LG tại Việt Nam giai đoạn 2, hướng đến thành lập các nhà máy sản xuất sản phẩm điện tử và điện gia dụng trong tương lai gần.
2018 như tủ lạnh, lò vi sóng, màn hình,…
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
Với định hướng của Công ty trong giai đoạn 2015-2020 là tăng dần tỷ lệ nội địa hóa trong các sản phẩm, thu hút thêm nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa vào chuỗi sản xuất của Công ty Do đó, Công ty đã đặt ra phương hướng hoàn thiện quản lý mua nguyên vật liệu nội địa như sau:
- Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa:
+ Ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ nhằm tăng tính chính xác cho hoạt động dự báo nhu cầu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trính phân tích dự báo sản xuất và kế hoạch sản xuất. + Tăng cường việc theo dõi, kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu tại kho Công ty Thường xuyên tổ chức các chuyến công tác đến nhà cung cấp để kiểm tra tình hình và năng lực dự trữ nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác tình hình dự trữ nguyên vật liệu an toàn cho sản xuất.
+ Khắc phục những vấn đề sai sót, lỗi hệ thống của phần mềm PU-SCS vào hoạt động mua nguyên vật liệu nội địa
- Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua nguyên vật liệu nội địa:
Đào tạo, tuyển dụng và quản lý cán bộ có năng lực là nền tảng quan trọng trong hoạt động mua sắm vật tư nội địa Các ứng viên cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng thực tế và tinh thần trách nhiệm cao để đưa ra những quyết định sáng suốt và hiệu quả Đồng thời, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự hợp lý vào từng vị trí phù hợp với năng lực của họ, đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc trong suốt quá trình thực hiện mua sắm vật tư nội địa.
+ Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu và các thiết bị vận chuyển, xếp dỡ nguyên vật liệu, đảm bảo quá trình diễn ra thông suốt, giảm thiểu thời gian giao nhận nguyên vật liệu.
- Hoàn thiện công tác kiểm soát việc thực hiện mua nguyên vật liệu nội địa:
+ Thưởng xuyên cập nhật, điều chỉnh các tiêu chuẩn kiểm soát sao cho phù hợp với điều kiện thực tế, tránh đưa ra các tiêu chuẩn quá cao hay quá thấp dẫn đến việc đánh giá thiếu khách quan.
+ Nghiên cứu và xây dựng mẫu báo cáo chung về kết quả hoạt động mua nguyên vật liệu thống nhất cho từng phòng ban trong Công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình đánh giá kết quả mua nguyên vật liệu.
Thống kê và theo dõi chặt chẽ tình hình phát sinh sự cố, vấn đề trong quá trình tổ chức mua nguyên vật liệu nội địa giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những diễn biến thực tế, từ đó đưa ra các giải pháp xử lý hiệu quả trong cả ngắn hạn lẫn dài hạn Bằng cách này, doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả mua sắm và đảm bảo nguồn cung ổn định phục vụ sản xuất kinh doanh.
Giải pháp hoàn thiện quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất tại Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong
3.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa Để hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất, Công ty đã xem xét, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng hoạt động như sau:
- Đối với phân tích dự báo sản xuất, kế hoạch sản xuất:
+ Bản dự báo sản xuất và kế hoạch sản xuất thường xuyên có sự thay đổi theo những biến động của thị trường, do đó việc phân tích dự báo sản xuất và kế hoạch sản xuất phải được thực hiện thường xuyên nhằm cập nhật kịp thời kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Bộ phận lập kế hoạch kinh doanh phải tăng tần suất gửi bản dự báo và kế hoạch sản xuất cho bộ phận Nguyên vật liệu từ 2 tuần/lần xuống còn 1 tuần/lần.
+ Công ty cần chú trọng tổ chức hoạt động nghiên cứu, điều tra nhu cầu thị trường, từ đó tăng độ chính xác khi dự báo nhu cầu kinh doanh và sản xuất, tạo thuận lợi cho việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu Phòng Kinh doanh cần áp dụng đa dạng các phương pháp điều tra thị trường, xác định được nhu cầu của các phân khúc khách hàng khác nhau.
+ Công ty cần tăng đầu tư chi phí mua sắm các phần mềm hiện đại nhằm phân tích, dự báo nhu cầu thị trường và lập kế hoạch sản xuất phù hợp và tối ưu nhất, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
- Đối với theo dõi nhật ký sản xuất, lượng dự trữ của nhà cung cấp và doanh nghiệp và xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu an toàn:
+ Quá trình theo dõi nhật ký sản xuất, lượng dự trữ của nhà cung cấp không chỉ được thực hiện gián tiếp thông qua hình thức gửi thông tin bằng email, mà cần phải có sự kiểm tra trực tiếp tại nhà cung cấp nội địa Công ty cần tổ chức các cuộc kiểm tra định kỳ hàng tháng nhằm đánh giá chính xác năng lực dự trữ của các nhà cung cấp, theo dõi tình hình dự trữ nguyên vật liệu của nhà cung cấp, đối chiếu số liệu trên báo cáo với số liệu thực tế,…
+ Qua theo dõi nhật ký sản xuất, lượng dự trữ của nhà cung cấp với năng lực sản xuất của nhà cung cấp, bộ phận Nguyên vật liệu cần phát hiện và tìm ra nguyên nhân dẫn đến các sự cố xảy ra trong sản xuất như năng suất và sản lượng giảm bất thường, sản xuất sai số lượng yêu cầu trong đơn hàng,… từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, tránh gây gián đoạn cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất
+ Lượng dự trữ nguyên vật liệu tại kho Công ty cần được kiểm tra thường xuyên Các thủ kho và công nhân kho liên tục cập nhật tình trạng xuất – nhập nguyên vật liệu, theo dõi và kiểm đếm chính xác số lượng nguyên vật liệu, kịp thời phát hiện các vấn đề sai sót về số lượng và xử lý kịp thời.
- Đối với xác định nhu cầu nguyên vật liệu: tương tự như giải pháp trong hoạt động phân tích dự báo và kế hoạch sản xuất, bộ phận Nguyên Vật liệu cần thường xuyên cập nhật sự thay đổi của kế hoạch sản xuất, cập nhật tình hình dự trữ nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh xảy ra các sự cố gây gián đoạn dây chuyền sản xuất.
- Đối với kế hoạch mua nguyên vật liệu:
+ Việc sử dụng hệ thống PU-SCS để thực hiện lập và gửi đơn hàng mua nguyên vật liệu còn khó khăn đối với người sử dụng Công ty cần phối hợp với công ty phần mềm Oracle nhằm sửa chữa, hoàn thiện từng chức năng của hệ thống phần mềm, đảm bảo thuận tiện cho người dùng
+ Công ty cần đầu tư nâng cấp, thường xuyên kiểm tra bảo trì hệ thống mạng Internet, tránh sự cố mạng gây gián đoạn cho việc sử dụng hệ thống PU-SCS Mặt khác, Công ty cũng phải đưa ra các yêu cầu đối với nhà cung cấp trong việc cải thiện hạ tầng viễn thông, Internet.
+ Dựa vào phương hướng và kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ phận Nhân sự tính toán, thay đổi số lượng định biên lao động bộ phận Nguyên vật liệu sao cho đảm bảo các vị trí công việc được sắp xếp hợp lý, hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao.
3.2.2 Giải pháp về tổ chức thực hiện mua nguyên vật liệu nội địa
- Đối với nhân lực thực hiện các hoạt động mua nguyên vật liệu:
+ Để đạt được mục tiêu thu hút được nhân sự có trình độ, kỹ năng, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, Phòng Nhân sự Công ty cần phải thực hiện quy trình tuyển dụng chặt chẽ, bài bản, đưa ra các chế độ ưu đãi, mức lương cạnh tranh đối với người lao động.
+ Quá trình tổ chức mua nguyên vật liệu nội địa tại Công ty có những đặc trưng riêng biệt so với các công ty sản xuất ở Việt Nam, cho nên Công ty cần quan tâm tổ chức các lớp đào tạo kỹ năng công việc cho những nhân sự mới được tuyển dụng
+ Dựa vào dự báo gia tăng sản lượng sản xuất trong tương lai, bộ phận Nhân sự cần phân tích, tính toán định biên lao động một cách tối ưu Từ đó, lập kế hoạch tuyển dụng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt lao động, không đáp ứng được nhu cầu phát triển sản xuất Mặt khác, số lượng lao động tuyển dụng mới cũng không được thừa so với nhu cầu công việc, dẫn đến lãng phí tài chính, lãng phí về nguồn lực con người.
- Đối với gửi đơn hàng tới nhà cung cấp:
Để đảm bảo quá trình gửi đơn hàng đến nhà cung cấp qua hệ thống PU-SCS không gặp trục trặc, Công ty cần chú trọng nâng cao chất lượng mạng Internet về tốc độ và dung lượng đường truyền Cụ thể, Công ty cần chủ động liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ Internet để yêu cầu cải tạo hoặc nâng cấp hệ thống đường truyền Việc này sẽ giúp đảm bảo quá trình gửi đơn hàng mua nguyên vật liệu đến nhà cung cấp diễn ra thông suốt và高效.
Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Công ty Để đạt được mục tiêu về quản lý mua nguyên vật liệu nội địa, tác giả đưa ra một số kiến nghị với Công ty như sau:
- Hoàn thiện và bổ sung hệ thống phần mềm trong các hoạt động dự báo, lập kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra được bản kế hoạch sản xuất có tính chính xác, tính ổn định cao, tạo thuận lợi cho quá trình lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nội địa.
- Dựa trên ý kiến khảo sát đánh giá mức độ thuận tiện khi sử dụng hệ thốngPU-SCS từ các trưởng phòng ban, nhân viên Công ty và nhân viên nhà cung cấp,Công ty cần phải gửi thông tin tới công ty phần mềm Oracle và yêu cầu sửa chữa,thay đổi các chức năng theo hướng thuận tiện, thân thiện với người sử dụng.
- Đầu tư kinh phí mởi các chuyên gia từ tập đoàn LG tại Hàn Quốc, mở các lớp đào tạo kỹ năng công việc cho mọi vị trí nhân sự trong Công ty, từ cấp quản lý tới nhân viên, công nhân để tạo hiệu quả cao trong từng hoạt động
- Đầu tư thêm một số trang thiết bị, máy móc (cân tiểu ly, máy test pantone màu, máy đo điện trở vỉ mạch,…) nhằm phục vụ cho quá trình kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đạt độ chính xác và hiệu quả cao Ngoài ra, Công ty cần đầu tư thêm một số phương tiện như xe nâng hàng, xe cần cẩu,… nhằm tạo sự thuận tiện, giảm thiểu thời gian vận chuyển nguyên vật liệu vào từng vị trí trong kho.
- Công ty cần theo dõi, nghiên cứu kỹ lưỡng và tiến hành điều chỉnh nâng cao mục tiêu đối với một số hạng mục luôn đạt kết quả cao hơn so với kế hoạch đã đặt ra Điều này sẽ tạo sức ép với từng thành viên, từng cá nhân trong Công ty phải tiếp tục nỗ lực, phấn đấu đề hoàn thành các mục tiêu quản lý mua nguyên vật liệu nội địa
3.3.2 Kiến nghị với Nhà cung cấp
Dựa trên các kinh nghiệm và kỹ năng quản lý chuyên nghiệp học hỏi từ tập đoàn LG (Hàn Quốc) của Công ty TNHH LG Electronics Vietnam Haiphong, tác giả đưa ra một số kiến nghị đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu tại Việt Nam:
- Các nhà cung cấp nguyên vật liệu được lựa chọn gia nhập chuỗi sản xuất của Công ty sẽ có cơ hội phát triển và tăng trưởng doanh thu cũng như lợi nhuận rất cao Tuy nhiên, các nhà cung cấp cần phải mạnh dạn đầu tư đổi mới máy móc, công nghệ, đưa ra quy trình kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm chất lượng sản phẩm đồng đều
- Các nhà cung cấp cần tăng cường đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà xưởng sản xuất, khu vực kho nguyên vật liệu hiện đại Áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý sản xuất và quản lý kho nguyên vật liệu nhằm tạo hiệu quả cao trong công việc, giảm thiểu chi phí không hợp lý Từ đó, các nhà cung cấp có cơ sở để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
- Các nhân viên phụ trách trong hoạt động kinh doanh, mua bán nguyên vật liệu, quản lý kho của nhà cung cấp có thể tham gia các khóa đào tạo kỹ năng công việc cho nhân viên của Công ty, từ đó học hỏi kinh nghiệm quản lý và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp và áp dụng trong công việc hiện tại của bản thân
3.3.3 Kiến nghị với các đơn vị liên quan khác Để đạt được các mục tiêu về quản lý mua nguyên vật liệu nội địa cho sản xuất, sự phối hợp và cộng tác giữa các phòng ban trong Công ty đóng vai trò quyết định. Tác giả đưa ra một số đề xuất với các phòng ban như sau:
- Phòng Kinh Doanh: hoạt động marketing, tìm kiếm thị trường và dự báo nhu cầu thị trường cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp, sử dụng công nghệ thông tin phân tích thị trường nhằm đưa ra dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từ các khách hàng, tránh sự sai lệch lớn giữa dự báo và thực tế.
- Phòng Kế hoạch sản xuất: tham khảo các yếu tố như dự báo kế hoạch kinh doanh, quy mô và năng lực sản xuất của từng dây chuyền, tình hình dự trữ nguyên vật liệu trước khi đưa ra bản kế hoạch sản xuất Bản kế hoạch sản xuất cần hạn chế tối đa sự thay đổi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động mua nguyên vật liệu nội địa được ổn định.
Phòng Quản lý chất lượng luôn cải tiến quy trình kiểm định thông qua đầu tư hệ thống máy móc hiện đại, rút ngắn thời gian kiểm tra đầu vào Tiêu chuẩn kỹ thuật được cập nhật liên tục, loại bỏ những tiêu chuẩn lạc hậu để đảm bảo nguyên liệu đạt chất lượng tối ưu trước khi đưa vào sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả chung.
Phòng Nghiên cứu và Phát triển phải sáng tạo trong việc thiết kế sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường Họ cần phát triển các mẫu và mô hình sản phẩm mới cùng lúc với việc soạn thảo Bản danh mục nguyên vật liệu Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận Nguyên vật liệu khi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp.
