Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP
Định nghĩa
ERP là một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin nhằm đối phó với những thách thức từ môi trường Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh nội bộ, yêu cầu tái cấu trúc quy trình hoạt động và thay đổi phong cách quản lý Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình quản lý mà còn tác động đến chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP được coi là các gói phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa và tích hợp hầu hết các quy trình kinh doanh, cho phép chia sẻ dữ liệu chung giữa các hoạt động trong toàn doanh nghiệp Điều này tạo ra và cung cấp thông tin trong môi trường thời gian thực, nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định cho doanh nghiệp (Marnewick and Labuschagne, 2005).
Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP
Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reorder Point System) đã được phát triển để quản lý hàng tồn kho, nhằm xác định nhu cầu bổ sung hàng hóa, quản lý quy trình đặt hàng và theo dõi việc sử dụng cũng như báo cáo tình trạng hàng tồn kho.
Vào những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) đã trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu một cách hiệu quả MRP là phương pháp lập kế hoạch dựa trên nhu cầu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giảm mức tồn kho, nâng cao dịch vụ khách hàng, và tăng cường hiệu quả hoạt động.
Vào những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất MRP II đã được phát triển từ MRP với mục tiêu tích hợp các chức năng chính như sản xuất, marketing và tài chính cùng với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng Sự tích hợp này nhằm gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất MRP II không chỉ bổ sung quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình mà còn đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất.
Giữa những năm 1990, hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp đã phát triển mạnh mẽ, tích hợp các hoạt động kinh doanh từ nhiều vùng trong nội bộ thành một hệ thống chung với cơ sở dữ liệu thống nhất Hệ thống này bao gồm các phân hệ cơ bản hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực.
MRP II chủ yếu tập trung vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp, trong khi ERP mở rộng phạm vi này bằng cách bao gồm cả việc lập kế hoạch và lịch trình cho các nhà cung cấp nguồn lực, dựa trên nhu cầu và lịch trình của khách hàng Sự khác biệt cơ bản này giữa MRP II và ERP thể hiện sự linh hoạt và khả năng tích hợp của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng.
Kể từ sau năm 2000, sự phát triển của thương mại điện tử đã dẫn đến sự ra đời của một thế hệ mới của ERP, được gọi là ERP II Phần mềm này cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và thực hiện các hoạt động xử lý qua mạng, đồng thời cho phép các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP đã được hình thành và phát triển từ các hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh, phản ánh sự tiến hóa của các phương pháp quản lý trong lĩnh vực kinh doanh.
Sự phát triển của ERP gắn liền với sự tiến bộ của công nghệ máy tính, bắt đầu từ việc chạy phần mềm trên máy tính lớn, chuyển sang các máy tính PC với mô hình khách-chủ, và hiện nay đã tiến đến thời kỳ mạng Internet phục vụ cho xử lý kinh doanh điện tử.
Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP
Hệ thống ERP là một giải pháp quản lý tích hợp, sử dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình kinh doanh Các thành phần cơ bản của hệ thống ERP bao gồm: quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, và quản lý khách hàng.
- Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh
- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP
- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ
- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung
- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP
Tất cả các thành phần cơ bản trong hệ thống ERP hoạt động đồng bộ, tuân theo nguyên tắc nhất định, với các đặc điểm nổi bật.
Phần mềm ERP được thiết kế để tích hợp nhiều phân hệ nhằm xử lý các hoạt động kinh doanh hiệu quả, cho phép chia sẻ và chuyển giao thông tin qua một cơ sở dữ liệu chung mà tất cả các phân hệ đều có thể truy cập Cụ thể, một hệ thống ERP cơ bản thường bao gồm các phân hệ quan trọng như tài chính và kế toán, quản lý nguồn nhân lực, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất, quản trị chuỗi cung ứng, quản trị quan hệ với nhà cung cấp, quản trị quan hệ với khách hàng, và thông minh kinh doanh.
Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung cho phép chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các phân hệ tích hợp Tất cả dữ liệu được tổ chức theo mô hình hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS), giúp các phân hệ dễ dàng truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này.
Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm ba loại chính: tài chính, nhân lực và vật lực Mỗi nguồn lực này liên quan đến nhiều bộ phận tham gia từ giai đoạn yêu cầu, hình thành đến khi sử dụng Thông tin về các nguồn lực được luân chuyển qua các bộ phận trong suốt quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.
- ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh
Hệ thống ERP hoạt động theo nguyên tắc ghi nhận thông tin, yêu cầu dữ liệu của bước hoạt động trước phải được lưu trữ trong hệ thống để cho phép bước hoạt động tiếp theo được thực hiện.
ERP tạo ra những thay đổi quan trọng trong quản lý và quy trình kinh doanh, nhờ vào đặc điểm xử lý theo quy trình Để ứng dụng ERP hiệu quả, cần thiết phải thiết lập chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh hoàn chỉnh và ổn định, bao gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định), xử lý hoạt động (thực hiện theo xét duyệt) và xử lý thông tin (thu thập và xử lý dữ liệu liên quan).
Lợi ích và hạn chế của ERP
- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
Hệ thống ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đầy đủ Nếu không có ERP, các nhà quản lý phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Tuy nhiên, với ERP, việc này trở nên đơn giản hơn nhờ vào phần mềm ứng dụng và khả năng xử lý thời gian thực Hệ thống ERP còn tập trung dữ liệu từ các phân hệ vào một cơ sở quản lý chung, cho phép chia sẻ thông tin dễ dàng Hơn nữa, ERP không chỉ xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà còn tạo ra các phân tích phức tạp và báo cáo đa dạng một cách nhanh chóng.
- Công tác kế toán chính xác hơn
Phân hệ kế toán trong phần mềm ERP giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán thủ công, hỗ trợ nhân viên kiểm toán nội bộ và quản lý kiểm tra tính chính xác của tài khoản Ngoài ra, phần mềm kế toán được thiết kế tốt còn hỗ trợ ứng dụng quy trình kế toán và nâng cao biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
- Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP giúp các công ty theo dõi chính xác tình trạng hàng tồn kho và xác định mức tối ưu, từ đó giảm nhu cầu vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Tăng hiệu quả sản xuất h
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất trong phần mềm ERP hỗ trợ các doanh nghiệp xác định và loại bỏ những yếu tố không hiệu quả trong quy trình sản xuất, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương tối ưu hóa quy trình quản lý, giúp giảm chi phí và hạn chế sai sót cũng như gian lận trong hệ thống tính lương.
- Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ quy trình kinh doanh nhằm phân công công việc hiệu quả, giảm thiểu rối rắm và các vấn đề trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày.
Việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp lớn, nhưng lại gặp phải một số thách thức đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ Chi phí cao cho hệ thống ERP, thời gian thực hiện dự án kéo dài từ 2 đến 5 năm, và yêu cầu chuẩn bị đầy đủ về công nghệ, đào tạo quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp có thể gây ra xáo trộn Điều này đôi khi dẫn đến thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp nhỏ.
Một thách thức lớn trong việc triển khai ứng dụng ERP là sự thiếu hụt tiêu chuẩn toàn diện cho các phần mềm này Các phân hệ ERP có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, dẫn đến khó khăn trong việc tích hợp các ứng dụng từ các nhà cung cấp khác nhau.
Một thách thức đáng chú ý trong việc triển khai ERP là sự không tương thích giữa các chức năng của phần mềm và nhu cầu thực tế của tổ chức Điều này thể hiện qua khoảng cách trong việc tổ chức dữ liệu, xử lý thông tin, cũng như nội dung và hình thức thông tin mà tổ chức yêu cầu.
Một trong những khó khăn quan trọng khi triển khai ERP là sự cân bằng giữa tái cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng Không phải tất cả quy trình của ERP đều phù hợp với doanh nghiệp sử dụng, và việc tùy chỉnh có thể tốn nhiều thời gian, chi phí, đồng thời làm mất đi mục tiêu ban đầu của ERP là nâng cao chất lượng xử lý kinh doanh.
Trong môi trường ERP, người dùng có thể sử dụng công nghệ cao để thực hiện các hành vi gian lận liên quan đến thông tin và tài sản của doanh nghiệp.
Phân loại phần mềm ERP
Các loại phần mềm ERP như sau:
Phần mềm đặt hàng được phát triển bởi một nhóm lập trình viên trong nước, phục vụ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp Đây là ví dụ điển hình cho việc công ty hợp tác với các lập trình viên nội bộ hoặc thuê một nhóm lập trình viên bên ngoài để tạo ra phần mềm ERP tùy chỉnh theo yêu cầu riêng.
Phần mềm đặt hàng được phát triển bởi một công ty trong nước, là một giải pháp ERP tùy chỉnh nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng.
- Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển
Nhóm phần mềm kế toán này bao gồm các sản phẩm được phát triển bởi các công ty trong nước, đã được nhiều khách hàng tại Việt Nam tin dùng, chẳng hạn như AccNet 2000 của LacViet, MISA-AD 5.0, và Fast Accounting 2003 Bên cạnh các phân hệ kế toán, một số công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển thêm nhiều phân hệ hỗ trợ khác.
ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước ngoài thường có
- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp
Các phần mềm kế toán nước ngoài này được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ, hoạt động tại một địa điểm Mặc dù không hỗ trợ các phân hệ bổ sung, nhưng chúng vẫn mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản.
- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình
Các phần mềm này được thiết kế đặc biệt cho các công ty nhỏ và vừa, hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh Một số ví dụ tiêu biểu bao gồm SunSystems và Exact Globe 2000, cả hai đều được bán rộng rãi trên thị trường toàn cầu.
- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao
Các phần mềm ERP nổi bật trên thế giới, như Oracle Financials, SAP và PeopleSoft, được thiết kế đặc biệt cho các công ty đa quốc gia với nhiều địa điểm hoạt động, chi nhánh và người sử dụng đồng thời.
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức thông tin đầu vào
1.2.1.1 Tổ chức thu thập dữ liệu
Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu đầu vào để phục vụ cho công tác kế toán Tuy nhiên, loại dữ liệu này phụ thuộc vào nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Trước khi thu thập dữ liệu đầu vào, việc xác định yêu cầu thông tin là rất quan trọng Trong tổ chức công tác kế toán, cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Đối với các đối tượng bên ngoài, thông tin tài chính theo luật định là cần thiết, trong khi đối với các đối tượng bên trong, cần phân cấp quản lý để xác định các hoạt động và quyết định cần thực hiện Mỗi cấp quản lý cần biết thông tin kế toán nào cần thiết để hỗ trợ quyết định của mình Để cung cấp thông tin hữu ích, cần có một quy trình tổ chức và thu thập dữ liệu đầu vào hiệu quả, dựa trên các yêu cầu thông tin và quản lý đã được phân tích.
Có ba nhóm nội dung cần tổ chức thu thập dữ liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, và từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.2.1.2 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán Để cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời, kế toán phải thu thập đầy đủ các dữ liệu của hoạt động Các hoạt động nếu xét về khía cạnh xử lý cung cấp thông tin kế toán thì kế toán phải thu thập dữ liệu và phản ánh các đối tượng kế toán Căn cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế toán là yêu cầu thông tin đã được xây dựng, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Xác định đối tượng kế toán là bước quan trọng để xây dựng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán, đồng thời áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp Đối tượng kế toán được xác định dựa trên yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp, ví dụ như công nợ phải thu Công nợ phải thu bao gồm nhiều loại như phải thu của khách hàng, nhà cung cấp, nhà nước, và nhân viên, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý Khi phân tích, cần xác định các đối tượng quản lý chi tiết liên quan, vì một đối tượng kế toán có thể được theo dõi theo nhiều đối tượng quản lý khác nhau hoặc không cần theo dõi chi tiết Để tối ưu hóa hệ thống kế toán, cần phân cấp đối tượng quản lý đến mức thấp nhất để tránh tình trạng một đối tượng kế toán phải theo dõi quá nhiều đối tượng quản lý chi tiết.
1.2.1.3 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra
Các bước (quy trình) cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết:
- Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh
- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết h
- Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình
- Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp
Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, bước tiếp theo là xác định chi tiết nội dung cần thu thập cho từng đối tượng Nội dung này bao gồm mã đối tượng, tên đối tượng, các mô tả khác liên quan và những thông tin cần thu thập theo yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu thông tin đã đặt ra.
Mã hóa các đối tượng chi tiết là phương pháp sử dụng mã số để đại diện cho các thuộc tính và cách thức quản lý của đối tượng đó, giúp biểu diễn ngắn gọn và hiệu quả hơn.
Để mã hóa hiệu quả, cần xác định rõ các đối tượng quản lý chi tiết cần mã hóa, cũng như nội dung cần thu thập cho các đối tượng này Bên cạnh đó, việc lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp và đảm bảo tính lâu dài, ổn định của bộ mã là rất quan trọng trước khi tiến hành thiết lập chính thức.
1.2.1.4 Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều hoạt động kinh tế khác nhau Mỗi hoạt động này được xác định qua tên gọi, nội dung và tính chất riêng Việc thu thập dữ liệu cho từng hoạt động bao gồm việc xác định loại hoạt động, tên gọi, nguồn lực liên quan, đối tượng tham gia, cũng như thời gian và địa điểm diễn ra Để đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ và chính xác, cần tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế.
Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin
Sau khi thiết lập hệ thống thông tin đầu vào, bước tiếp theo là xử lý dữ liệu Quá trình này bao gồm việc tổ chức, phân loại và xử lý thông tin một cách hiệu quả.
1.2.2.1 Xây dựng hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Nếu phân loại chứng từ theo vật mang thông tin: chứng từ bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử
Chứng từ được phân loại theo nội dung kinh tế bao gồm: chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tiền và chứng từ tài sản cố định.
- Nếu phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý: chứng từ bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ có tính chất hướng dẫn
- Nếu phân loại chứng từ có công dụng: chứng từ bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ
- Ngoài ra, hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp cũng có thể được chia thành hai nhóm là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành
Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ bao gồm các văn bản pháp lý liên quan, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, cũng như đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Một trong những phương pháp phổ biến để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp là tiếp cận theo chu trình kinh doanh Việc phân tích các hoạt động, bộ phận liên quan và các đối tượng tham gia trong từng chu trình kinh doanh sẽ giúp xác định các chứng từ cần lập, từ đó xây dựng danh mục chứng từ kế toán hiệu quả.
Khi hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp được xác định rõ ràng, việc ban hành chính sách về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ là rất cần thiết.
1.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đóng vai trò quan trọng như “xương sống” của kế toán, giúp xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng Để đảm bảo hiệu quả, hệ thống này cần được thiết kế phù hợp với đối tượng kế toán, quản lý chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống tài khoản cần căn cứ vào các yếu tố cụ thể để đáp ứng nhu cầu thực tiễn.
- Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán
- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết
Về cách thức thực hiện, khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, các công việc cần tiến hành như sau:
Dựa trên danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của Chế độ kế toán, cần xác định các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần thiết cho doanh nghiệp, đồng thời loại bỏ các tài khoản không cần thiết hoặc không phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi tài khoản kế toán được sử dụng cần xác định rõ nội dung quản lý tương ứng Đối với các tài khoản không yêu cầu quản lý chi tiết, cần tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán Ngược lại, với những tài khoản có yêu cầu quản lý chi tiết, cần thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép và báo cáo tài chính.
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng
Dựa vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, cần xác định rõ yêu cầu nào sẽ được theo dõi chi tiết và trở thành đối tượng theo dõi cho tài khoản đó Đồng thời, cần làm rõ yêu cầu quản lý nào sẽ là đối tượng quản lý chi tiết của tài khoản kế toán, và yêu cầu nào có thể được theo dõi gián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết hoặc thông qua các chứng từ cụ thể liên quan đến nghiệp vụ của tài khoản kế toán.
- Mã hóa tài khoản kế toán
1.2.2.3 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, đảm bảo thông tin giao dịch được phản ánh đầy đủ, kịp thời và dễ kiểm tra Nếu không tự xây dựng được, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán đã có sẵn.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình
1.2.2.4 Các chính sách kế toán khác
Các chính sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa và đưa ra yêu cầu chi tiết cho quá trình xử lý dữ liệu của doanh nghiệp Những chính sách này có thể bị ảnh hưởng bởi yêu cầu quản lý, các chính sách kinh doanh, cũng như các yêu cầu từ các phòng ban khác trong tổ chức.
- Phương pháp kê khai hàng tồn kho
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho
- Phương pháp tính giá tài sản cố định
- Phương pháp hạch toán ngoại tệ h
- Các chính sách tín dụng
- Chính sách về hợp nhất báo cáo tài chính.
Tổ chức thông tin đầu ra
Báo cáo là công cụ quan trọng trong kế toán, giúp trình bày thông tin từ hệ thống thông tin kế toán Để phục vụ nhu cầu đa dạng của người sử dụng thông tin kế toán, bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo kế toán được phân chia thành hai hệ thống chính: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản lý.
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo quản lý, hay còn gọi là báo cáo nội bộ, được xây dựng dựa trên nhu cầu thông tin của các nhà quản trị trong doanh nghiệp nhằm hỗ trợ ra quyết định kinh doanh Khác với hệ thống báo cáo tài chính, các báo cáo này không tuân theo nguyên tắc hay chuẩn mực kế toán, mà phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của các nhà quản trị.
Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là quá trình sắp xếp và phân công công việc cho từng kế toán viên, đồng thời tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp Điều này bao gồm việc tổ chức nhân sự, các phần hành kế toán, mối quan hệ giữa các phần hành kinh tế, và mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban khác có liên quan.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Việc tổ chức nhân sự cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm để ngăn chặn gian lận do một người đảm nhận quá nhiều công việc Đồng thời, xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên giúp tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ lỗi cho nhau trong doanh nghiệp.
- Tính đồng bộ trong công việc:
Tính đồng bộ trong công việc là yếu tố quan trọng, đảm bảo công việc được phân bổ đều giữa các phòng ban và nhân viên, tránh tình trạng giao quá nhiều việc cho một bộ phận trong khi lại thiếu việc cho bộ phận khác Điều này không chỉ giúp cân bằng khối lượng công việc mà còn hỗ trợ cho công tác kế toán tại doanh nghiệp, giúp vận hành trôi chảy và cung cấp số liệu chính xác, kịp thời cho người dùng thông tin kế toán.
- Đảm bảo năng lực của nhân viên:
Đảm bảo năng lực nhân viên là yếu tố quan trọng mà lãnh đạo doanh nghiệp cần chú trọng, vì chất lượng kế toán phụ thuộc vào trình độ và khả năng của họ Doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân viên có đam mê và chuyên môn cao, đồng thời cần đầu tư vào đào tạo và cập nhật kiến thức mới để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao Ngoài ra, việc thường xuyên phổ biến các quy định và yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp cũng rất cần thiết.
1.2.5 Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ thiết yếu giúp kế toán viên thu thập, ghi nhận và xử lý dữ liệu kế toán, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý doanh nghiệp Việc chọn lựa và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán.
Trong những năm gần đây, doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng rộng rãi phần mềm kế toán, bao gồm cả sản phẩm nội địa và quốc tế Nhiều doanh nghiệp lớn còn triển khai hệ thống ERP nhằm tự động hóa quản lý, trong đó kế toán là một phân hệ quan trọng Để đánh giá hiệu quả của phần mềm kế toán, việc thử nghiệm trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài là phương pháp hiệu quả Dưới đây là một số tiêu chí tổng quát để đánh giá phần mềm kế toán.
- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
- Phần mềm phải có tính kiểm soát cao
- Tính linh hoạt của phần mềm
- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao
Để chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người tổ chức kế toán cần xem xét giá phí của phần mềm và thực hiện quy trình lựa chọn cụ thể.
- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm
- Thu thập các phần mềm kế toán
- Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm
- Đánh giá, lựa chọn phần mềm
Một số công việc mà người sử dụng cần thực hiện khi tổ chức sử dụng phần mềm kế toán:
- Tìm hiểu yêu cầu về cấu hình và cách thức cài đặt h
- Tìm hiểu cách thức khởi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm
- Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán
- Nhập số dư đầu kỳ
- Tìm hiểu tổ chức khai báo màn hình nhập liệu
- Tìm hiểu tổ chức phân quyền truy cập
- Nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Thực hiện các công việc cuối kỳ
- Khai thác thông tin kế toán
1.3 Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp
Tác động về quy trình và nội dung thông tin
1.3.1.1 Về thu thập dữ liệu
Trong môi trường ERP, dữ liệu thu thập về hoạt động kinh doanh bao gồm không chỉ thông tin tài chính mà còn cả các thông tin phi tài chính.
Dữ liệu hoạt động kinh doanh được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh bởi nhân viên, giúp đảm bảo tính kịp thời và chính xác Tất cả thông tin kinh tế này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chung của doanh nghiệp, cho phép nhân viên kế toán dễ dàng truy cập và xử lý dữ liệu Việc thu thập dữ liệu trực tiếp từ nguồn giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp.
Hệ thống cho phép truy lại nguồn gốc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ việc ghi nhận thông tin ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Điều này giúp kiểm soát tính chính xác của dữ liệu và hoạt động kinh tế, đồng thời hỗ trợ việc tìm kiếm và kiểm chứng thông tin đầu vào cho kế toán.
Phương pháp thu thập dữ liệu đã được cải tiến nhờ vào việc kết nối hệ thống dữ liệu khách hàng với nhà cung cấp qua internet, điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
1.3.1.2 Về xử lý dữ liệu
Hệ thống ERP tích hợp nhiều phân hệ tự động và sử dụng chung cơ sở dữ liệu, giúp doanh nghiệp áp dụng các phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn Sự chuyển đổi này mang lại lợi ích lớn cho việc xử lý kế toán, vượt qua những hạn chế của hệ thống kế toán thủ công và phần mềm kế toán riêng lẻ.
Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin
ERP giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh bằng cách thu thập và tổ chức thông tin theo quy trình Điều này đảm bảo dữ liệu được đối chiếu tự động, từ đó xác nhận tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Do việc tính toán và xử lý tự động theo chương trình lập sẵn nên ERP giúp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn trong tính toán
Phương pháp thu thập dữ liệu hiện đại đã giảm thiểu việc sử dụng chứng từ giấy, tuy nhiên, điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát dữ liệu thu thập Độ chính xác và nội dung của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình nhập liệu trong các nghiệp vụ kinh tế Hơn nữa, do dữ liệu được tập trung và nhiều người cùng truy cập vào hệ thống, điều này cũng tác động đến phương pháp kiểm soát dữ liệu của hệ thống.
ERP cung cấp phân tích và thông tin hữu ích cho người dùng nhờ vào việc sử dụng cơ sở dữ liệu chung Điều này cho phép thu thập dữ liệu kinh doanh chi tiết hơn, bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính.
Hệ thống ERP giúp rút ngắn thời gian tạo thông tin bằng cách cho phép người sử dụng truy cập và tạo báo cáo trực tiếp từ cơ sở dữ liệu Nhiều thủ tục kế toán, như phân bổ và khóa sổ, đã được tự động hóa, dẫn đến việc lập báo cáo nhanh chóng hơn Điều này cho phép người dùng không phải là kế toán viên cũng có thể tạo ra các báo cáo tài chính, nhờ vào việc mã hóa các quy trình kế toán cơ bản trong hệ thống ERP.
Trong môi trường ERP, thời gian lập báo cáo tài chính trở nên liên tục và tự động hơn, nhờ vào việc thông tin được cập nhật liên tục trong quá trình hoạt động kinh doanh Thay vì phải chờ đến cuối tháng để lập báo cáo như trước đây, hệ thống ERP cho phép lập báo cáo chỉ sau 15 ngày hoạt động, giúp rút ngắn thời gian nhận thông tin tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tác động đến bộ máy kế toán
Cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán được xác định bởi cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, khối lượng công việc, cũng như đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp.
Việc triển khai hệ thống ERP có thể tạo ra những yêu cầu mới cho nhân sự trong bộ phận kế toán Có bốn tình huống có thể xảy ra liên quan đến vấn đề này.
Doanh nghiệp quyết định giữ lại toàn bộ nhân viên cũ mà không tuyển thêm nhân viên mới, vì họ tin rằng những nhân viên này đã có hiểu biết sâu sắc về hoạt động của tổ chức Tuy nhiên, để thích ứng với môi trường mới, doanh nghiệp cần tập trung vào việc huấn luyện và nâng cao trình độ cho nhân viên hiện tại.
Doanh nghiệp quyết định giữ lại toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới nhằm đáp ứng khối lượng công việc lớn và tính chất công việc phức tạp Việc tăng cường số lượng nhân viên giúp doanh nghiệp tuân thủ quy trình và tiến độ hoàn thành công việc, từ đó đảm bảo tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành sa thải một số nhân viên cũ và tuyển dụng nhân viên mới để đáp ứng yêu cầu của môi trường ERP Việc này đòi hỏi cả nhân viên và quản lý phải có kiến thức tổ chức, kỹ năng phù hợp và trình độ sử dụng công nghệ thông tin trong công việc.
Vào thứ tư, doanh nghiệp đã tiến hành sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển dụng nhân viên mới Nguyên nhân có thể là do trong môi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, trong khi kế toán chỉ tham gia vào việc xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát.
Sự thay đổi trong cách thức làm việc và văn hóa doanh nghiệp là thách thức lớn mà mọi doanh nghiệp phải đối mặt Mặc dù nhân sự có thể thay đổi, nhưng việc nâng cao trình độ, kiến thức và kỹ năng của họ là điều cần thiết Đây cũng là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý khi triển khai và ứng dụng hệ thống ERP.
Việc phân chia trách nhiệm trong tổ chức dựa trên khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và mức độ phức tạp của nghiệp vụ Các phần hành kế toán có thể được thiết lập theo các chu trình kinh doanh cụ thể.
Trong môi trường ERP, một phần hành kế toán có thể được nhiều nhân viên đảm nhiệm hoặc một nhân viên có thể phụ trách nhiều phần hành khác nhau, nhưng vẫn cần đảm bảo kiểm soát, tránh trùng lặp và không bỏ sót nghiệp vụ Mỗi phần hành nên có bảng mô tả công việc rõ ràng, bao gồm phạm vi, trách nhiệm, các công việc thường xuyên và định kỳ, mối quan hệ, cùng tiêu chuẩn đánh giá.
Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin
Khai báo thông tin chung và danh mục đối tượng là bước quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố như nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa và ngân hàng Danh mục này cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh chính xác hoạt động của doanh nghiệp Việc phân quyền khai báo cho từng cá nhân chịu trách nhiệm là cần thiết, vì ảnh hưởng của nó có thể lan rộng đến nhiều phần hành kế toán và các phân hệ khác trong tổ chức.
Nhập liệu trong hệ thống ERP bao gồm việc nhập số dư và số phát sinh, giúp giảm thiểu công việc cho kế toán nhờ vào việc kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác Mặc dù một số dữ liệu cần phải nhập liệu, vẫn có những dữ liệu đã có sẵn mà không được phép sửa đổi.
Trong hệ thống kế toán, quyền truy cập được quản lý nghiêm ngặt, bao gồm các quyền xem, thêm, sửa và xóa thông tin Điều này có nghĩa là nếu không được cấp quyền, người dùng sẽ không thể truy cập vào các phần hành kế toán khác Tương tự, các phân hệ như mua hàng và bán hàng cũng không thể xem thông tin từ phân hệ kế toán nếu không có quyền truy cập tương ứng.
Chương I đã trình bày một cách khái quát các lí luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, trong đó bao gồm: định nghĩa, quá trình hình thành và phát triển, những đặc điểm cơ bản, phân loại, lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP Đồng thời, trình bày nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp về tổ chức thông tin đầu vào, tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin… và tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và điều kiện kinh doanh khác nhau, do đó, các công ty cần xây dựng chiến lược phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phân hệ kế toán phù hợp với hoàn cảnh của mình Mục tiêu là đạt được các mục tiêu đề ra và giảm thiểu rủi ro tiềm tàng.
Hệ thống hóa lý luận về hệ thống ERP và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ là nền tảng cho việc phân tích và đánh giá tình hình ứng dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam Qua đó, đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP, giúp giải quyết những khó khăn hiện tại cho bộ phận kế toán tài chính và nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của họ.
TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM
Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam
Công ty TNHH Silk Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập từ sự hợp tác giữa tập đoàn Lam Soon và công ty Carrington Investment, hai nhà sản xuất hàng đầu trong lĩnh vực tiêu dùng tại khu vực Đông Nam Á.
Tập đoàn Lam Soon sở hữu hơn 30 năm kinh nghiệm trong việc phát triển thương hiệu riêng cho các tập đoàn đa quốc gia và công ty bán lẻ Các khách hàng tiêu biểu của họ bao gồm Shiseido, Lion, Dettol, Musa, Tesco, Mark and Spencer và Carrefour.
Công ty Carrington Investment sở hữu hơn 200 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm chăm sóc cá nhân Đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm của công ty tập trung vào việc nâng cao sự nổi bật của các thương hiệu sản phẩm chăm sóc cá nhân cho khách hàng tại khu vực Đông Nam Á.
Công ty TNHH Silk Việt Nam, được thành lập vào năm 2012, có trụ sở tại lô 101/2-5 đường 3B, khu công nghiệp Amata, phường Long Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, theo giấy chứng nhận đầu tư số 472043000913.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk Việt Nam
Silk Việt Nam là công ty chuyên cung cấp sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình theo yêu cầu khách hàng Với tư cách pháp nhân đầy đủ, công ty hoạt động theo nguyên tắc kinh doanh tập trung, có con dấu riêng để thực hiện giao dịch và mở tài khoản ngân hàng theo quy định của nhà nước.
Công ty TNHH Silk Việt Nam chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
- Thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật
- Tìm nguồn cung ứng và thực hiện thu mua nguyên vật liệu để sản xuất
- Thiết kế bao bì sản phẩm, bao gồm cả việc tìm nguồn cung ứng và in ấn các vật liệu đóng gói
- Thực hiện sản xuất và quảng bá sản phẩm theo thỏa thuận với khách hàng
- Áp dụng quy trình sản xuất theo chứng chỉ Halal của Việt Nam
- Vận chuyển thành phẩm trực tiếp đến khách hàng
Các sản phẩm của Công ty TNHH Silk Việt Nam:
- Sản phẩm chăm sóc da
- Sản phẩm chăm sóc tóc
- Đồ dùng cho gia đình
Nhiệm vụ chính của công ty là phát triển bền vững và vững mạnh trên thị trường Việt Nam Mục tiêu là trở thành nhà sản xuất hàng đầu trong lĩnh vực chăm sóc cá nhân và gia đình, cung cấp sản phẩm trọn gói theo yêu cầu khách hàng Công ty cam kết hoạt động hiệu quả, xây dựng thương hiệu mạnh và quản lý chi phí một cách hiệu quả để dẫn đầu thị trường.
Đảm bảo phát triển nguồn vốn kinh doanh của Tập đoàn Lam Soon và Công ty Carrington Investment, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước Việt Nam.
Công ty thực hiện phân phối theo lao động, đảm bảo chế độ lương bổng, bảo hiểm và phúc lợi xã hội hợp lý Chúng tôi chú trọng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên, đồng thời nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn nghiệp vụ của họ.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa chi phí để tối đa hóa lợi nhuận là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp Để đạt được điều này, ban lãnh đạo cần có các báo cáo phân tích đa chiều dễ hiểu, giúp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời Đồng thời, việc quản lý hoạt động, kiểm soát chi phí ở mức tối thiểu và cải thiện năng suất lao động cũng rất quan trọng.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế đa dạng Để quản lý hiệu quả thông tin này, việc tiếp cận thông tin kế toán cần dựa trên 5 chu trình kinh doanh cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất và chu trình tài chính.
Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh
- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra giới hạn tín dụng
- Kiểm tra hàng tồn kho
- Xuất kho và giao hàng
- Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu
- Cập nhật nợ phải thu
- Chuẩn bị các báo cáo
- Yêu cầu hàng hóa/dịch vụ
- Lập, xét duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp
- Nhận hàng và nhập kho
- Ghi nhận nợ phải trả
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Cập nhật nợ phải trả
- Chuẩn bị các báo cáo
- Tuyển dụng, thuê và huấn luyện nhân viên mới
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
- Tính toán tiền lương nhân viên
- Ghi nhận nghiệp vụ tiền lương
- Chuẩn bị và thanh toán tiền lương
- Chi trả các khoản thuế và bảo hiểm
- Chuẩn bị các báo cáo
- Lập kế hoạch sản xuất
- Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất h
- Tính toán chi phí sản xuất
- Chuẩn bị các báo cáo
- Dự báo nhu cầu tiền
- Thanh toán các khoản nợ
- Chuẩn bị các báo cáo
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty
Bộ máy nhân sự tại Công ty TNHH Silk Việt Nam: h
Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp cho Công ty TNHH Silk Việt Nam, đảm nhiệm việc quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty Người này chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, cũng như tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty.
Ban kiểm soát có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc công ty giám sát một cách khách quan các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giám đốc nhà máy đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc hoàn thành nhiệm vụ sản xuất Người này chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch sản xuất, cũng như tổ chức và quản lý hiệu quả các hoạt động của bộ máy sản xuất trong công ty.
Giám đốc kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh Người này chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, đồng thời tổ chức và quản lý hiệu quả các hoạt động của hệ thống phân phối trong công ty.
Giám đốc tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc thực hiện các hoạt động tài chính hiệu quả Người này chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược và kế hoạch tài chính, đồng thời tổ chức và quản lý các hoạt động của hệ thống tài chính trong Công ty.
Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2 Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam
Ngay từ khi thành lập, Ban lãnh đạo công ty TNHH Silk Việt Nam đã quyết định áp dụng hệ thống ERP vào quản lý, lựa chọn SAP Business One B1 do Công ty TNHH Vina System cung cấp.
SAP (System Analysis and Program Development) was founded in 1972 by Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp, and Hasso Plattner The company specializes in application systems and data processing products SAP is recognized as a leading provider of comprehensive enterprise management solutions across various industries and key markets.
Công ty TNHH Vina System, thành lập năm 2004, là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài chuyên tư vấn và triển khai phần mềm ERP SAP Business One tại Việt Nam Với hơn 70 dự án trải rộng trên các lĩnh vực như Bán lẻ, Phân phối, Thực phẩm, Hóa chất và Nhựa, Vina System đã khẳng định vị thế của mình Đặc biệt, công ty còn là đối tác vàng đầu tiên của SAP tại Việt Nam.
2.2.1 Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam
Quá trình triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống SAP Bussiness One B1 tại Công ty TNHH Silk Việt Nam được chia thành 5 giai đoạn như hình 2.1
Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Tổ chức dự án và chuẩn hóa tài liệu
Huấn luyện tổng quan cho nhóm dự án
Chuẩn bị các yêu cầu kỹ thuật
- Giai đoạn 2: Phân tích quy trình doanh nghiệp
Phân tích danh mục những yêu cầu cần đáp ứng
Thảo luận để thống nhất các quy trình doanh nghiệp
Huấn luyện về quy trình
- Giai đoạn 3: Triển khai hiệu chỉnh
Chuyển đổi toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp vào hệ thống theo quy trình Business Blueprint là bước quan trọng Quá trình này bao gồm việc nhập số liệu, kiểm tra và bàn giao từng công đoạn một cách chính xác.
Hoàn tất cấu hình hệ thống: Phát triển tích hợp và chuẩn bị tài liệu Thiết kế, phát triển và hoàn chỉnh giao diện, báo cáo…
- Giai đoạn 4: Hoàn tất chuẩn bị
Kế hoạch chuyển giao dự án
Huấn luyện người sử dụng
Chuyển dữ liệu thực vào hệ thống
Kiểm tra dữ liệu thực
Chính thức vận hành hệ thống
- Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ
Hỗ trợ trong quá trình sử dụng
Theo dõi tính hiệu quả của ứng dụng
Thực hiện tốt chế độ bảo hành, bảo trì
2.2.2 Hệ thống SAP Bussiness One B1
SAP Business One B1 là ứng dụng tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi của công ty, bao gồm tài chính kế toán, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, hàng tồn kho, quản trị sản xuất, tài sản cố định, và chấm công tính lương trong một hệ thống duy nhất Ứng dụng này giúp loại bỏ sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, đồng thời bảo trì và vận hành một cách ổn định, từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty
2.2.2.1 Tổng quan về chức năng của SAP Bussiness One B1
Hệ thống SAP Business One (B1) bao gồm bốn chức năng cơ bản: Tài chính – Kế toán, Hậu cần, Quản lý mối quan hệ khách hàng và Quản lý nhân sự Mỗi chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp.
Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP
Phân hệ Kế toán Sổ Cái cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Trả giúp theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Thu quản lý các khoản phải thu từ khách hàng Cuối cùng, Phân hệ Kế toán Tài sản cố định ghi nhận và quản lý tài sản lâu dài của doanh nghiệp.
- Sales Analysis Report Mua hàng
- Purchase Analysis Report Quản lý kho
- Price Lists Quản lý sản xuất
Quản lý mối quan hệ khách hàng
Quản lý hoạt động Quản lý cơ hội
- Opportunities Pipeline Quản lý dịch vụ
- Service Reports Lịch – thời khóa biểu
Payroll: Provided through partner solutions Quản lý danh sách công nhân viên
Hệ thống SAP Business One B1 đã đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh và quản lý kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam.
Hệ thống SAP tự động hóa quy trình làm việc của nhân viên, cho phép thông tin luân chuyển liền mạch và được kiểm soát chặt chẽ Điều này tạo ra sự kết nối hiệu quả giữa các nhân viên trong cùng phòng ban và giữa các phòng ban khác nhau, giúp họ có đầy đủ thông tin cần thiết để thực hiện công việc Đặc biệt, bộ phận kế toán tài chính được hưởng lợi từ việc giảm khối lượng công việc hạch toán nhờ vào dữ liệu được cung cấp từ các phân hệ liên quan, đồng thời đảm bảo chất lượng thông tin thông qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt Các báo cáo kế toán trên phần mềm ERP có thể truy xuất thông tin từ nhiều bước và quy trình khác nhau, nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
Hệ thống SAP cung cấp các công cụ hiệu quả cho việc lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, cho phép đối chiếu với thực tế phát sinh Điều này giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện các điều chỉnh kịp thời.
2.2.2.2 Yêu cầu về hệ thống thiết bị để sử dụng phần mềm SAP Business One B1 Để có thể triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty thì một trong những yêu cầu không thể thiếu đó là tổ chức cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Do vậy, theo yêu cầu của nhà cung cấp Vinasystem, hệ thống máy móc thiết bị như server, các máy lẻ và hạ tầng mạng tại công ty TNHH Silk Việt Nam được sử dụng như sau:
Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP
STT Hệ thống thiết bị Chi tiết
HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650 2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/ DVD/ 460Watts)
- CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz (Cache 12MB)
- RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600 ECC
- HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap
- NIC: NC326i Dual-port Ethernet
Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks - mạng diện rộng), LAN (Local Area Network - mạng cục bộ) trung bình
Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1
Phân hệ kế toán tài chính tại công ty TNHH Silk Việt Nam có các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý tất cả các thông tin về kế toán tài chính của doanh nghiệp
Tất cả các giao dịch kinh doanh được ghi lại dưới dạng bút toán, cho phép người dùng truy cập thông tin chi tiết về từng giao dịch cụ thể từ các báo cáo tổng hợp.
Luồng dữ liệu giữa Kế toán Tài chính (FI) và các phân hệ khác diễn ra hoàn toàn tự động và theo thời gian thực Các giao dịch được ghi nhận tại các phân hệ như Bán hàng và Phân phối (SD) sẽ ngay lập tức được chuyển sang ghi nhận tại Kế toán Sổ Cái (GL) trong Kế toán Tài chính.
SAP Business One B1 cung cấp báo cáo tài chính chính xác về tình hình tài chính doanh nghiệp tại thời điểm hiển thị, khác với các hệ thống ERP khác có độ trễ do cập nhật dữ liệu giữa các phân hệ Nhờ vào cơ chế cập nhật thời gian thực, thông tin báo cáo của SAP Business One B1 luôn phản ánh đúng tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
The Financial Accounting module encompasses several key components, including the General Ledger (FI-GL), Accounts Payable (FI-AP), Accounts Receivable (FI-AR), and Asset Accounting (FI-AA).
2.3.1 Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)
Phân hệ Kế toán Sổ Cái (FI-GL) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp Nó ghi nhận tất cả các giao dịch kế toán, bao gồm cả những giao dịch được ghi trực tiếp tại Sổ Cái hoặc kết sổ từ các phân hệ khác Đảm bảo rằng dữ liệu luôn hoàn thiện, chính xác và kịp thời là nhiệm vụ hàng đầu của phân hệ này.
Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái
Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) có các chức năng chính như sau:
- Cho phép nhập trực tiếp các giao dịch kế toán
- Tự động ghi nhận các giao dịch được chuyển sang từ các phân hệ khác vào hệ thống Sổ cái
- Cho phép cung cấp các báo cáo chính xác về tất cả tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ h
2.3.2 Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP)
Phân hệ kế toán Công nợ phải trả (FI-AP) ghi nhận và kiểm soát thông tin giao dịch với các nhà cung cấp, đồng thời tích hợp với hệ thống mua hàng để quản lý giao dịch nhập hàng và hóa đơn Khoản phải trả được thanh toán cho nhà cung cấp thông qua chương trình thanh toán, hỗ trợ nhiều phương thức như séc và chuyển khoản, cả dưới dạng chứng từ in ra và dữ liệu điện tử, cũng như các phương thức thanh toán đặc thù của từng quốc gia.
Các định khoản phát sinh trong AP được ghi nhận đồng thời trong GL, với các tài khoản GL được kết số dựa trên loại giao dịch Hệ thống cung cấp chức năng dự báo ngày đến hạn thanh toán và các báo cáo chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chưa thanh toán Người dùng có thể thiết kế các biểu báo cáo và chứng từ giao dịch với Nhà cung cấp theo yêu cầu riêng.
2.3.3 Phân hệ kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)
Phân hệ kế toán Công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý toàn bộ thông tin giao dịch liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp.
AR cũng là một phần tích hợp của Quản lý bán hàng
- Mọi kết sổ trong phân hệ AR cũng được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ GL
Hệ thống cung cấp các công cụ quản lý nợ chưa thanh toán hiệu quả, bao gồm phân tích tài khoản, báo cáo cảnh báo và danh sách các khoản nợ đến hạn Người dùng có thể sử dụng chức năng giục nợ linh hoạt và tùy biến các mẫu thư, thông báo thanh toán, xác nhận số dư và bảng kê tài khoản theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- AR còn cung cấp dữ liệu phục vụ nghiệp vụ Quản lý hạn mức tín dụng h
Quản lý tín dụng (Credit management) trong hệ thống AR được tích hợp chặt chẽ với phân hệ Bán hàng và Phân phối (SD), cung cấp thông tin quan trọng để tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch thanh khoản nhờ vào sự liên kết với phân hệ Quản lý tiền.
2.3.4 Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA)
Phân hệ Kế toán Tài sản cố định (FI-AA) quản lý tài sản doanh nghiệp, là phân hệ chi tiết trong Kế toán Tài chính, hỗ trợ Kế toán Sổ Cái Nó cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch kế toán liên quan đến tài sản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định
2.3.5 Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác
Tất cả các giao dịch kế toán từ các ứng dụng Quản lý Hậu cần và Quản lý Nhân sự sẽ được ghi nhận tự động vào hệ thống Kế toán Tài chính thông qua các thiết lập tài khoản sổ cái mà người dùng đã khai báo Người dùng không cần kiến thức kế toán, chỉ cần thực hiện các nghiệp vụ như lập phiếu nhập kho hay bảng lương, và hệ thống sẽ tự động tạo bút toán kế toán tương ứng, đảm bảo tính chính xác trong việc định khoản, điều này rất quan trọng cho các giao dịch kế toán.
Các giao dịch kế toán được ghi nhận trong Sổ Cái của Financial Accounting sẽ tự động được cập nhật vào phân hệ Kế toán Quản trị - Controlling nếu liên quan đến tài khoản chi phí hoặc doanh thu, đảm bảo rằng các đối tượng chi phí và doanh thu đã được chỉ định được ghi nhận chính xác.
Việc này đảm bảo rằng mọi giao dịch phát sinh từ bất kỳ phân hệ nào đều được phản ánh kịp thời và chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.
Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1
Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Silk Việt
2.4.1 Đặc điểm hoạt động của công ty
Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình cần quản lý rõ ràng và chặt chẽ về nguyên vật liệu và thành phẩm Việc kiểm soát hàng tồn kho hợp lý là rất quan trọng, vì số lượng quá nhiều hoặc quá ít đều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, cần theo dõi hạn sử dụng của nguyên vật liệu và thành phẩm để tránh tình trạng quá hạn Cuối cùng, việc phát hiện và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất là cần thiết để nâng cao hiệu suất.
Để đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng, cần nắm rõ đơn đặt hàng và có kế hoạch cụ thể Đồng thời, việc thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm hạn mức tín dụng và công nợ, là rất quan trọng.
Silk Việt Nam, là một công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, thường xuyên thực hiện nhiều giao dịch mua bán bằng đồng ngoại tệ Vì vậy, bên cạnh việc theo dõi giao dịch bằng đồng Việt Nam, công ty cũng cần quản lý và theo dõi các đơn vị ngoại tệ khác nhau.
2.4.2 Câu hỏi khảo sát Để phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ thống SAP tại công ty TNHH Silk Việt Nam, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế tại bộ phận Kế toán tài chính của công ty với sự tham gia của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và 7 kế toán viên Kết quả nhận được như sau:
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp
Hệ thống SAP có cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có tạo báo cáo tài chính phù hợp, kịp thời không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có tạo được các báo cáo quản trị theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có xử lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp không? 9 100 0 0
Dữ liệu trên hệ thống SAP có được xử lý tự 9 100 0 0 h động theo chương trình không?
Hệ thống SAP có hỗ trợ đầy đủ các form mẫu báo cáo không? 9 100 0 0
Khi có một bút toán được thực hiện, hệ thống có cập nhật ngay dữ liệu cho toàn hệ thống không?
Hệ thống SAP có truy xuất được nguồn gốc dễ dàng không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có theo dõi được nhiều đơn vị tiền tệ không? 0 0 9 100
Hệ thống SAP có xử lý được việc nguyên vật liệu, thành phẩm nhập và xuất theo các đơn vị tính khác nhau không?
Hệ thống SAP có ảnh hưởng đến hình thức và nội dung của chứng từ không? 9 100 0 0
Hệ thống tài khoản kế toán trong phần mềm
SAP có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không?
Hệ thống SAP có hỗ trợ các phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu phức tạp không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có chức năng cảnh báo không? 0 0 9 100
Hệ thống SAP có cho phép chỉnh sửa số liệu đã hạch toán không? 0 0 9 100
Có xét duyệt nghiệp vụ ngay trên hệ thống 9 100 0 0 h không?
Có phân chia trách nhiệm rõ ràng trong hệ thống không? 9 100 0 0
Nhân viên thực hiện có kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu không? 9 100 0 0
Có kiểm tra dữ liệu do nhân viên nhập liệu thực hiện không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có bắt buộc nhân viên phải tuân thủ quy trình không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có giúp cho nhân viên thực hiện giảm bớt những sai sót không? 8 89 1 11
Có giải thích, hướng dẫn nhân viên sử dụng không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP Business One B1 đã tác động tích cực đến công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam, thể hiện qua việc cung cấp báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đầy đủ, kịp thời Hệ thống cũng hỗ trợ các mẫu báo cáo và phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong bộ phận cũng như giữa các bộ phận khác nhau.
Hệ thống kế toán hiện tại vẫn gặp phải một số vấn đề cần cải thiện, bao gồm việc không theo dõi chi tiết ngoại tệ và thiếu chức năng cảnh báo, ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức công tác kế toán.
Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát như trong bảng 2.4: h
- Về cung cấp thông tin:
Phần mềm quản lý rời rạc thường chỉ phục vụ cho từng phòng ban cụ thể, dẫn đến việc chuyển giao thông tin giữa các phòng ban khác nhau trở nên thủ công và kém hiệu quả Ngược lại, SAP Business One B1 không chỉ hỗ trợ các phòng ban mà còn tối ưu hóa mối quan hệ giữa chúng bằng cách mô phỏng quy trình làm việc của nhân viên Thông tin được tự động luân chuyển và kiểm soát chặt chẽ, cho phép bộ phận kế toán truy cập dữ liệu từ nhiều quy trình khác nhau Điều này nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin, giúp các báo cáo tài chính và quản trị được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
- Về hệ thống chứng từ:
Khi Công ty TNHH Silk Việt Nam áp dụng hệ thống SAP Business One (B1), hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã trải qua nhiều thay đổi, bao gồm quy trình lập và xét duyệt chứng từ, hình thức và số liên của chứng từ Hệ thống cũng đã loại bỏ một số chứng từ giấy, đồng thời việc kiểm tra chứng từ đầu vào được thực hiện bởi nhân viên nhập liệu.
Hệ thống SAP Business One B1 nổi bật với tính cập nhật cao nhờ vào khả năng chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu chung Mỗi khi một bút toán được cập nhật, nó sẽ tác động đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống Do đó, nhân viên kế toán cần phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối trong các nghiệp vụ, vì sai sót không chỉ ảnh hưởng đến phân hệ kế toán mà còn tác động đến các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, sản xuất và nhân sự.
- Về phương thức hạch toán: h
Trong hệ thống SAP Business One B1, hạch toán kế toán là kết quả của quá trình xử lý thông tin, với mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh được ghi nhận bằng bút toán hạch toán Quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn, và các nghiệp vụ kế toán cũng được phân thành nhiều cặp bút toán Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng, ghi nhận công nợ phải trả và bút toán thanh toán tương ứng Để quản lý các cặp bút toán, SAP Business One B1 định nghĩa các tài khoản liên kết và quy tắc hạch toán ngầm định, đảm bảo tính thống nhất Tất cả giao dịch phát sinh đều có tài khoản hạch toán đi kèm, giúp nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch để hệ thống tự động phát sinh định khoản tương ứng.
Trong SAP Business One B1, phân hệ kế toán Sổ cái (GL) cho phép thực hiện các bút toán trực tiếp giống như các phần mềm kế toán thông thường như Misa hay Bravo Tuy nhiên, các phân hệ khác trong SAP Business One đều thực hiện hạch toán tự động, không bị ràng buộc bởi quy tắc hạch toán 1:n hay n:1, dẫn đến việc không thể tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Việc quản lý giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản không còn ý nghĩa trong bối cảnh hiện tại, đặc biệt tại công ty TNHH Silk Việt Nam và đối với các kế toán viên Việt Nam Hầu hết các tài khoản hiện nay đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản trung gian, điều này tạo ra sự khó khăn trong việc kiểm soát số liệu Tuy nhiên, SAP Business One B1 nổi bật với tính năng tự động sinh bút toán và kiểm soát nhiều tầng thông qua quy trình phê duyệt, giúp giảm thiểu sai sót về định khoản, mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác kế toán.
- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt:
Hệ thống tài khoản kế toán truyền thống hạn chế sự linh hoạt của nhân viên kế toán, buộc họ phải tuân theo các quy định hạch toán cố định Điều này dẫn đến việc các tài khoản không thể hiện đầy đủ các nghiệp vụ đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau
Trong hệ thống SAP Business One B1, nhân viên kế toán có khả năng xây dựng một hệ thống tài khoản đa chiều, ngoài các tài khoản do Bộ Tài Chính Việt Nam quy định Tính linh hoạt của hệ thống này giúp đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính cho doanh nghiệp ở mọi quy mô Ví dụ, việc quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban trở nên đơn giản khi thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản Cuối kỳ, nhân viên chỉ cần sử dụng các báo cáo số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu kế toán liên quan đến một phòng ban cụ thể.
Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản
Sự xuất hiện của tài khoản trung gian trong kế toán tạo ra sự khác biệt lớn so với phương pháp hạch toán truyền thống, nhưng không làm thay đổi vận động của tài sản và nguồn vốn Để giữ cho bảng cân đối kế toán không phát sinh thêm, nhân viên kế toán có thể sử dụng tài khoản không chính thức như tài khoản trung gian Việc giao dịch qua các tài khoản này không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, và Kế toán trưởng có thể dựa vào số dư của chúng để kiểm tra tính đầy đủ của quy trình tác nghiệp.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Quan điểm hoàn thiện
Tăng cường tiện ích và chất lượng của phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1 là rất quan trọng, vì đây là “xương sống” của toàn bộ hệ thống Thông tin từ bộ phận kế toán tài chính không chỉ hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, mà còn củng cố lòng tin của nhà đầu tư và đối tác, từ đó phát triển mối quan hệ kinh tế với nhiều tổ chức và cá nhân Để nâng cao tiện ích và chất lượng của phân hệ này, cần áp dụng các giải pháp công nghệ và cải thiện chất lượng nhân viên trong bộ phận kế toán.
Kết nối chặt chẽ và linh hoạt giữa phân hệ kế toán tài chính và các phân hệ khác trong hệ thống là rất quan trọng, vì phần lớn dữ liệu đầu vào của kế toán đến từ các phân hệ này Hạch toán kế toán phản ánh quá trình xử lý thông tin, trong khi các phân hệ khác trong SAP Business One B1 cũng cần thông tin từ kế toán để thực hiện chức năng của mình Sự liên kết này không chỉ giúp bộ phận kế toán hoạt động hiệu quả hơn mà còn nâng cao hiệu suất của toàn bộ hệ thống, góp phần cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nâng cao khả năng cảnh báo và tính bảo mật của hệ thống SAP là rất quan trọng, vì hệ thống này tích hợp tất cả các phân hệ và sử dụng cơ sở dữ liệu chung Việc bảo mật hệ thống giúp ngăn chặn những xâm nhập bất hợp pháp, tránh gây ra những hậu quả nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp Đồng thời, việc cải thiện khả năng cảnh báo cũng hỗ trợ nhân viên kế toán tài chính và toàn bộ công ty giảm thiểu sai sót trong công việc.
Giải pháp hoàn thiện
3.2.1 Giải pháp về mặt công nghệ
Hiện tại, công tác kế toán tại công ty gặp một số hạn chế khi ứng dụng phần mềm SAP Business One B1, chủ yếu do quá trình phân tích thử nghiệm hệ thống chưa thật sự hiệu quả Để khắc phục tình trạng này, cần thực hiện các biện pháp cải tiến và tối ưu hóa quy trình phân tích.
Đầu tiên, cần đánh giá năng lực và hiểu biết của các thành viên trong đội dự án về mô tả hoạt động doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, thông tin và kiểm soát Việc này giúp điều chỉnh nhân sự trong đội dự án sao cho phù hợp với yêu cầu, đảm bảo triển khai hệ thống SAP Business One B1 đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, đội dự án và bộ phận IT cần phối hợp với công ty Vinasystem để khắc phục những hạn chế của hệ thống
Để nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, phần mềm cần hỗ trợ theo dõi nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau Điều này cho phép người dùng dễ dàng xuất báo cáo theo yêu cầu cho từng loại tiền tệ như VND, Euro, USD, từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý tài chính.
Phần mềm cần hỗ trợ xây dựng nhiều bảng giá khác nhau và bổ sung tỷ lệ giảm giá hoặc tăng giá so với giá gốc trong phần đơn giá Điều này sẽ giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên khi nhập đơn giá cho từng khách hàng.
Để giảm thiểu sai sót của nhân viên trong quá trình thực hiện, hệ thống cần được bổ sung và hoàn thiện chức năng cảnh báo.
Để cải thiện quy trình chỉnh sửa tài khoản, phần mềm cần quy định rõ ràng rằng không cho phép chỉnh sửa tài khoản đã phát sinh tài khoản con Việc chỉnh sửa phải bắt đầu từ tài khoản chi tiết nhất, và quyền thực hiện chức năng này nên được phân cho kế toán tổng hợp.
Để tối ưu hóa quy trình báo cáo tài chính, cần sử dụng form mẫu báo cáo theo chuẩn chế độ kế toán hiện hành mà không cho phép chỉnh sửa Đối với báo cáo quản trị, phần mềm nên lưu trữ một form mẫu chuẩn đã được thống nhất giữa các phòng ban, đồng thời cho phép lưu trữ các phiên bản đã chỉnh sửa theo yêu cầu của người dùng ở một vùng dữ liệu khác Điều này giúp bảo đảm tính nhất quán của form mẫu quy định và dễ dàng tái sử dụng khi cần thiết.
3.2.2 Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống
Trước hết phải làm cho nhân viên trong công ty nhận thấy được tầm quan trọng của công tác bảo mật trong việc sử dụng hệ thống SAP
Hệ thống SAP Business One B1 sử dụng cơ sở dữ liệu chung, vì vậy việc kiểm soát truy cập từ bên ngoài là yếu tố bảo mật quan trọng hàng đầu Mục tiêu chính của quy trình này là ngăn chặn những người không được phép tiếp cận hệ thống máy tính, bao gồm cả ứng dụng SAP Business One B1 Để thực hiện điều này, các biện pháp như cấp tài khoản truy cập, quy định số lần đăng nhập sai tối đa và gửi cảnh báo cho bộ phận IT có thể được áp dụng.
Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chiến lược an ninh cho hệ thống máy tính, bao gồm việc cài đặt phần mềm diệt virus và chương trình quét virus để phát hiện và ngăn chặn mã độc, phần mềm gián điệp, cũng như email có tệp tin virus đính kèm Điều này nhằm đảm bảo an toàn cho mạng, internet, kết nối trong hệ thống, cũng như việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu dự phòng.
Trách nhiệm liên quan đến việc sao lưu dữ liệu cần được thực hiện đồng bộ từ nhân viên đến quản lý và giữa các phòng ban, đặc biệt là phòng công nghệ thông tin Cần có văn bản quy định rõ ràng về thời gian sao lưu định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý), không gian lưu trữ và hướng dẫn chi tiết về quy trình sao lưu để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho dữ liệu.
3.2.3 Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống
Việc thường xuyên đánh giá chế độ kiểm soát hệ thống thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hoạt động của hệ thống mà còn cung cấp cái nhìn sâu sắc về những hạn chế trong kiểm soát nội bộ và các rủi ro tiềm ẩn, từ đó cho phép doanh nghiệp xây dựng các chính sách phù hợp.
Truy cập và phá hủy hệ thống cùng dữ liệu thường xảy ra do những thiếu sót trong phát triển, duy trì hoặc vận hành hệ thống, hoặc do hành vi gian lận nhằm truy cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại dấu vết rõ ràng.
Kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân quyền truy cập dữ liệu trong hệ thống SAP là rất quan trọng Sự cố về truy cập có thể dẫn đến mất mát hoặc hỏng dữ liệu, gây gián đoạn hoạt động của hệ thống SAP và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số hoạt động kiểm soát truy cập nhằm nâng cao năng lực hệ thống kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh nghiệp: h
- Kiểm soát thiết bị đầu cuối
Việc kiểm soát nguy cơ bảo mật trên các thiết bị đầu cuối, cùng với các công cụ xử lý sự cố tức thì, là rất quan trọng để bảo vệ liên tục trước các cuộc tấn công ngày càng tinh vi Các công cụ này giám sát thiết bị đầu cuối, hệ thống mạng và lưu trữ dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu tập trung Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích, chúng ta có thể phát hiện và nhận diện các tiến trình nghi vấn, từ đó cải thiện tình trạng an ninh và giảm thiểu nguy cơ từ các cuộc tấn công phổ biến.
- Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp
Việc xâm nhập trái phép vào máy tính và hệ thống thông tin có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp, làm gián đoạn hoạt động của hệ thống SAP Để giảm thiểu rủi ro về truy cập trái phép, việc kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống máy tính là vô cùng cần thiết nhằm bảo vệ thông tin khỏi bị phá hoại, sửa đổi hoặc đánh cắp.