Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường
PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Công tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Nội dung công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, cấp phát văn chứng chỉ, hồ sơ công chức, hồ sơ cán giáo viên… Cụ thể công văn đi- công văn đến, học bạ, sổ đăng cán - giáo viên, sổ đăng học sinh, sổ điểm năm, lịch báo giảng, sổ đầu bài….Khi quy mô nhà trường nhiều đại, quan hệ xã hội nhiều đại, quan hệ xã hội ngày rộng chặt chẽ, công tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng không ngừng tăng lên khối lượng, phạm vi địi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn thời gian cán quản lý việc tạo điều kiện để Hiệu trưởng có hiểu biết công tác cần thiết Tên sáng kiến: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Tân Châu” Lý chọn sáng kiến: Những năm gần đây, nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước Từ có Nghị định 30/2020/NĐ-CP phủ đời, công tác văn thư vào nề nềp, nội dung nghiệp vụ Cục văn thư lưu trữ Nhà nước - Bộ nội vụ bước triển khai hướng dẫn ngày hoàn thiện Việc sưu tầm, tuyển chọn hệ thống hóa văn đạo hướng dẫn Đảng Nhà nước cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán viên chức làm cơng tác văn phịng, cơng tác chun mơn ngành Văn thư- Lưu trữ nói riêng - Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường Qua q trình cơng tác nhà trường, việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước Tôi nhận thấy cơng tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng nên tơi định chọn sáng kiến: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Tân Châu” Làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách, quản lý công văn - công văn đến tốt Mục tiêu chọn sáng kiến: Sáng kiến thực với mục tiêu sau: Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm giá trị hồ sơ hình thành hoạt động bảo quản phòng văn thư trường THPT Tân Châu Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, kết đạt được, tồn nguyên nhân cơng tác bảo quản hồ sơ phịng văn thư trường THPT Tân Châu Do việc xác định giá trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà chúng tơi chọn sáng kiến “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Tân Châu” Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Tân Châu - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản loại hồ sơ lưu trữ * Phạm vi nghiêm cứu: Phạm vi đề tài nghiêm cứu phòng văn thư trường THPT Tân Châu Nghiên cứu phương pháp bảo quản số phòng ban để so sánh, đối chiếu, từ đưa giải pháp phù hợp với đặc thù khối hồ sơ phòng văn thư trường THPT Tân Châu Đồng thời, tham khảo số phương pháp bảo quản số trường thuộc Sở GD&ĐT Tây Ninh Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp nghiên cứu trường hợp - Phương pháp thực nghiệm Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu sáng kiến xác định là: Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành hoạt động trường bảo quản phòng Văn thư Khảo sát phân tích ưu điểm hạn chế cơng tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Tân Châu Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Tân Châu Lịch sử nghiên cứu: Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh bảo quản tài liệu hành - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đề cập sách chun khảo, giáo trình “Cơng tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước Vũ Dương Hoan làm chủ biên, Nhà xuất Khoa học xã hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cho trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nhà xuất Hà Nội ấn hành năm 2006 Bên cạnh đó, mặt thực tiễn luận văn thạc sỹ khóa luận tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng đề cập nghiên cứu với số đề tài liên quan như: “Nghiên cứu ứng dụng biện pháp kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ Phạm Thị Đát năm 2003 Các sáng kiến nghiên cứu tác giả chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu đánh giá quản lý hồ sơ, tài liệu giấy Đối với công tác thu thập bảo quản tài liệu điện tử đề cập phần sáng kiến nghiên cứu PHẦN II PHẦN NỘI DUNG Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ, văn ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian I Cơ sở lý luận thực tiễn Cơ sở lý luận Khái niệm: Công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Tình hình thực tế cơng tác Văn thư - Lưu trữ trường THPT Tân Châu vào năm trước sau: - Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải công việc lúc, kịp thời không trùng lặp - Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường - Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào ngun tắc có tính lịch sử, tính toàn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường - Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu trữ cẩn thận trường - Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Căn vào sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, đơn vị; - Căn pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Căn văn quy định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2000 Chính Phủ công tác văn thư; - Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 Quốc hội ban hành; - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30/12/2016 Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ Ngành giáo dục; - Điều lệ trường THCS, trường THPT trường Phổ thơng có nhiều cấp học ban hành kèm theo thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT Bộ trưởng Bộ GD&ĐT; - Thông tư số 18/2018/TT-BGD&ĐT ban hành quy định kiểm định chất lượng giáo dục công nhận trường đạt chuẩn quốc gia trường THCS, trường THPT trường phổ thơng có nhiều cấp học; - Căn Nghi định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/07/2016 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu; - Căn Thông tư số 09/2016/TT-BNV, ngày 03/06/2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức; - Căn Thông tư 01/2020/TT-BNV, ngày 16/04/2020 Bộ Nội vụ việc bãi bỏ số văn quy phạm pháp luật Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành Cơ sở thực tiễn: Công tác Văn thư - Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối xác Đảng Đối với nhà trường, công tác văn thư cịn điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục môi trường, cảnh trí… Cơng tác Văn thư-Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư - Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban Giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác Văn thư - Lưu trữ học nhà trường nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê….gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ thời gian định Tính chất, nội dung cơng việc địi hỏi cán văn thư bên cạnh yêu cầu mà người văn thư cần như: Trung thực, thẳng thắn, chân thành, bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin cậy, nguyên tắc phải khoa học Làm tốt cơng tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn gửi lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ việc tiến hành hoạt hoạt nghiệp vụ, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường THPT Tân Châu nói riêng II Các giải pháp thực hiện: Giải pháp 1: 1.1 Việc hình thành hoạt động nhà trường, công tác Văn thư - Lưu trữ quan trọng quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết 1.2 Hiệu trưởng quan tâm đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực văn công tác Văn thư - Lưu trữ đến giáo viên, phận chun mơn Vì thế, phận chun mơn làm tốt ln ln hồn thiện, đổi bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, văn cần gửi, lưu gửi cẩn thận trường 1.3 Để so sánh với 02 giải pháp nhà trường làm tốt cơng tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường Giải pháp 2: a Để thực hiên tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ thực theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 Bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữu quan Căn văn quy định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2020 Chính Phủ cơng tác văn thư; Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 Quốc hội ban hành; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30/12/2016 Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ Ngành giáo dục; Căn Thông tư số 09/2016/TT-BNV, ngày 03/06/2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức; Căn thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư b Để phụ hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, hiên đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ; Là người phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ chúng tơi khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, quản lý hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường,… Trong cơng việc hành năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải công việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trị, ý nghĩa cơng tác Văn thư- Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác Văn thư- Lưu trữ để bảo đảm tốt hồ sơ lưu trữ trường Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước, ngành Đồng thời sơ sở đắn để giải công việc cụ thể Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, khoa học, tránh thiếu sót trước từ nâng cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác Văn thư- Lưu trữ c Để thực tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Là người phụ trách công tác Văn thư- Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó cơng tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường tốt Đồng thời nêu chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp cách nhanh chóng Giải pháp 3: 3.1 ĐỐI VỚI CƠNG VĂN ĐẾN Cơng văn đến tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức 3.1.1 Trình tự theo dõi công văn đến - Về nguyên tắc tất loại văn đến phải tập trung văn thư quan, tổ chức Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)….đối với văn mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Nếu phát thiếu bì, bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì văn có dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” phải báo cáo cho người giao trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên yêu cầu người chuyển giao văn ký nhận - Đối với văn chuyển phát qua máy Fax qua mạng cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản, nơi gửi, nơi nhận Nếu phát sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo, người có trách nhiệm giải Ví dụ: Sổ đăng ký CV đến: Trình tự theo dõi cơng văn đến qua mạng + Khi nhận văn đến qua mạng kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn chờ ý kiến phân phối, văn thư quan chuyển văn giấy cho cán công chức - viên chức chun mơn giao chủ trì giải Loại văn phải Scan thực theo quy định quan Và lưu lại với thư mục riêng + Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) 3.1.2 Phân loại văn đến: Sau tiếp nhận, bì văn đến phải phân loại sơ - Phân loại văn đến thành hai loại: Loại thứ văn bản, loại thứ hai thư riêng, sách báo tư liệu, loại gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân đơn vị có liên quan - Đối với văn lại phân loại tiếp thành hai loại: Loại gửi cho quan, loại gửi cho đơn vị, tổ chức đoàn thể Văn gửi cho đơn vị, cá nhân, đồn thể chuyển trực tiếp khơng bóc bì Loại gửi chung cho quan tiến hành bóc bì làm thủ tục đăng ký - Đối với văn mật, việc tiếp nhận bóc bì thực theo quy định Thông tư 24/2020/TT-BCA, ngày 10/03/2020 Bộ công an hướng dẫn thực Nghị định số 26/2020/NĐ-CP, ngày 28/02/2020 Chính Phủ 3.1.3 Bóc bì văn đến: - Những văn có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải bóc bì trước để giải kịp thời - Văn thư quan bóc bì văn đến gửi chung cho quan - Khi bóc bì văn không làm rách, làm chữ văn bản, tài liệu, địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra cần thiết - Trường hợp văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi sau khị nhận phải ký xác nhận đóng đóng vào phiếu gửi, chuyển trả lại quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời - Đối với văn đơn thư khiếu nại, tố cáo bóc bì giữ lại bì đính kèm văn để làm chứng 3.1.4 Đóng dấu đến: Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến Đối với văn Fax cần chụp lại trước đóng dấu đến Đối với văn chuyển phát qua mạng trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu đến Dấu đến rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng số ký hiệu trích yếu nội dung khoảng trắng địa danh, ngày tháng ban hành văn Dấu đến có kích thước 30mm x 50mm BỘ CÔNG NGHIỆP CÔNG VĂN ĐẾN Số: ………………………… Ngày đến: ……………….… Chuyển đến: ……………… * Nội dung dấu đến: Tên quan nhận văn - Số đến: Là số thứ tự văn đến quan tính từ ngày đầu quan nhận văn ngày cuối năm - Ngày đến: Là ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn - Chuyển đến: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải 3.1.5 Đăng ký văn đến: Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan Hiện nay, hầu hết quan áp dụng hai phương pháp đăng ký văn đến: - Đăng ký truyền thống; - Đăng ký máy vi tính Về nguyên tắc, tất văn đến phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột mục theo mẫu quy định Khi đăng ký văn đến không dùng bút chì, khơng dập xóa Viết tắt từ thơng dụng, dễ gây nên nhầm lẫn, khó khăn việc tra tìm Theo cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18/07/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Công văn số 822/HD-VTLTNN, ngày 26/08/2015 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên lập hai sổ sau: Sổ đăng ký văn đến (dùng đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); - Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn đến 5000 văn đến năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến (dùng đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); Sổ đăng ký văn mật đến - Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn đến 5000 văn đến năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến cửa Bộ, Ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn năm lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký thư riêng; trường hợp số lượng đơn thư khơng nhiều sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký văn đến trình bày sau: - Bìa sổ trang đầu: …….…….(1)……… …….…… (2)……… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:…(3)… Từ ngày … đến ngày… (4) Từ số…… đến số… ….(5) Quyển số:…(5) - Hướng dẫn cách ghi sổ: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày tháng văn đến quan ngày tháng đến cuối đăng ký sổ (5): Số thứ tự văn đến cho số thứ tự văn đến cuối đăng ký sổ (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng - Nội dung sổ đăng ký văn đến: Hình ảnh sổ đăng ký văn đến trường THPT Tân Châu 10