LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Phương thức thanh toán là hình thức nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị hoặc doanh nghiệp Hai bên tham gia giao dịch cần thống nhất phương thức thanh toán, được chia thành hai nhóm chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
1.1.1 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là khi bên mua sử dụng tiền mặt để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ Phương thức này thường được áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ, quy trình đơn giản và khoảng cách địa lý gần giữa hai bên Thanh toán bằng tiền mặt có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
- Thanh toán bằng Việt Nam đồng
- Thanh toán bằng ngoại tệ
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị nhƣ tiền
1.1.2 Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào việc tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông Một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chính bao gồm:
1.1.2.1 Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi)
Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu (chi) hộ với đối tượng được chỉ định, có thể là tài khoản cùng hoặc khác ngân hàng Các chứng từ thanh toán liên quan bao gồm Ủy nhiệm thu (chi) và Giấy báo Có (Nợ).
1.1.2.2 Phương thức chuyển tiền (Remittance)
Phương thức chuyển tiền là hình thức thanh toán, trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng chuyển một số tiền cụ thể cho người thụ hưởng tại một địa điểm nhất định, sử dụng phương tiện chuyển tiền mà khách hàng lựa chọn.
Có 2 hình thức chuyển tiền: chuyển tiền bằng thƣ và chuyển tiền bằng điện do yêu cầu của khách hàng Trong phương thức chuyển tiền, Ngân hàng chỉ là trung gian thực hiện việc thanh toán theo ủy nhiệm để hưởng thủ tục phí và không bị ràng buộc gì cả Việc trả tiền phụ thuộc vào thiện chí của nguời mua do đó nếu sử dụng phương thức này quyền lợi của người bán hàng không đuợc đảm bảo vì vậy phương thức này thuờng đuợc áp dụng với những khỏan tiền nhỏ nhƣ thanh toán chi phí vận tải, bảo hiểm, tiền bồi thuờng… hoặc các truờng hợp trả truớc
1.1.2.3 Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment)
Phương thức nhờ thu là hình thức thanh toán trong đó người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua sau khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ Hình thức này dựa trên hối phiếu do người bán lập ra, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên trong giao dịch.
Phương thức nhờ thu phiếu trơn (Clean collection) là hình thức thanh toán trong đó người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua Trong phương thức này, hối phiếu do người bán lập ra, trong khi chứng từ gửi hàng được chuyển trực tiếp đến người mua mà không thông qua ngân hàng.
Trong những trường hợp áp dụng, khi hai bên có sự tin tưởng và tín nhiệm lẫn nhau, chẳng hạn như giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa các chi nhánh, việc thực hiện các giao dịch với giá trị thanh toán nhỏ trở nên khả thi Điều này thường xảy ra trong các tình huống như thăm dò thị trường, xử lý hàng hóa ứ đọng khó tiêu thụ, hoặc thực hiện các thanh toán liên quan đến dịch vụ.
Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection) là hình thức thanh toán trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, dựa trên hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua khi họ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu, đảm bảo người mua có thể nhận hàng sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.
Trong phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, người bán ủy thác cho Ngân hàng thu hộ tiền và yêu cầu Ngân hàng kiểm soát bộ chứng từ vận tải của người mua Điều này giúp đảm bảo quyền lợi cho người bán một cách hiệu quả hơn.
1.1.2.4 Phương thức tín dụng chứng từ
Phương thức tín dụng chứng từ là thỏa thuận giữa ngân hàng và người mở thư tín dụng, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng (L/C) cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho người hưởng lợi tín dụng Người hưởng lợi cần xuất trình bộ chứng từ thanh toán đúng quy định trong thư tín dụng Các loại thư tín dụng rất đa dạng và phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau trong giao dịch thương mại.
Thư tín dụng không thể hủy bỏ (Irrevocable L/C) là loại thư tín dụng mà sau khi được mở và người bán hàng đã thừa nhận, ngân hàng phát hành không được phép sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ trong suốt thời gian hiệu lực của nó, trừ khi có sự thỏa thuận khác giữa các bên liên quan.
Thư tín dụng có thể hủy bỏ (Revocable L/C) là loại thư tín dụng mà ngân hàng phát hành cho phép người mua hàng có quyền hủy bỏ hoặc sửa đổi thư tín dụng trong suốt thời gian hiệu lực của nó.
Thư tín dụng không thể hủy bỏ có xác nhận (Confirmed irrevocable L/C) là loại thư tín dụng mà ngân hàng cam kết đảm bảo thanh toán theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng.
Nội dung kế toán thanh toán với nguời mua ( khách hàng)
1.2.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua
Phải thu khách hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp chưa nhận được từ khách hàng sau khi đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ Đây là loại nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh nghiệp, thường xuyên phát sinh và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Kế toán khoản phải thu khách hàng cần theo dõi chi tiết từng khách hàng và từng nội dung phải thu phát sinh Điều này nhằm cung cấp thông tin đầy đủ về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ.
1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với nguời mua
- Hợp đồng bán hàng hóa
1.2.2.2 Tài khoản sử dụng nguời nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hòan thành Tài khoản 131 có kết cấu và nội dung ghi nhƣ sau
Số tiền phải thu từ khách hàng liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định đã giao, và dịch vụ đã cung cấp, được xác định là đã bán trong kỳ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Xóa sổ khoản phải thu khách hàng không thu đƣợc
- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuế GTGT, hoặc không có thuế GTGT)
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên Có thể được hiểu là số tiền mà doanh nghiệp đã nhận trước từ khách hàng hoặc số tiền thu được nhiều hơn số phải thu, được chi tiết hóa theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập bảng cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản để ghi nhận đầy đủ cả hai chỉ tiêu ở phần “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng
Sổ tổng hợp phải thu khách hàng
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nguời mua
Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng đƣợc thể hiện qua sơ đồ hạch toán sau:
Bán chịu hàng hóa chấp nhận giảm giá, chiết khấu thương mại
Lãi do bán trả góp chấp nhận chiết khấu thanh toán
Thu nhập khi thanh lý, thuế GTGT đầu ra của hàng nhƣợng bán bán trả lại
Thuế GTGT đầu ra chấp nhận cho khách hàng trả lại
Giao hàng theo số tiền ứng khách hàng trả nợ hoặc ứng trước trước
Nội dung kế toán thanh toán với nguời bán ( nhà cung cấp)
Nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ, cũng như cho nhà thầu xây lắp chính và phụ, cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Tài khoản này phản ánh số tiền đã ứng trước cho các đối tượng này, mặc dù chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành và bàn giao.
Không được ghi nhận vào tài khoản này các giao dịch mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ đã thanh toán ngay lập tức bằng tiền mặt, séc hoặc qua ngân hàng.
Nếu vào cuối tháng, các vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, phải điều chỉnh lại giá trị ghi sổ về giá thực tế.
Khi thực hiện hạch toán chi tiết, kế toán cần phải ghi chép rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán từ người bán, nhà cung cấp, bên cạnh hóa đơn mua hàng.
1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
-Hợp đồng mua hàng hóa
Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ theo hợp đồng đã ký Tài khoản này cũng ghi nhận các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ Để quản lý hiệu quả, tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán.
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
Số tiền ứng trước dành cho người bán, nhà cung cấp và nhà thầu xây lắp là khoản tiền được thanh toán trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ và khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tƣ, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của các vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
Số dư bên Nợ thể hiện số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho từng đối tượng cụ thể.
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản để phản ánh chính xác hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
TK 111,112,311,341, TK 331 TK 152,153,211,213 Thanh toán nợ cho người bán Mua vật tư, TSCĐ
TK 152,153 TK627,641,642 giảm giá, chiết Mua vật tƣ thẳng, dịch vụ SD khấu TM, khi mua hàng cho quá trình kinh doanh
Chiết khấu thanh toán được hưởng
Trả lại hàng cho người bán trị hàng mua
Thuế GTGT của hàng mua trả lại
K111,112 Ứng trước tiền mua hàng
Nợ phải trả người bán không đòi, ghi tăng TN khác
Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ
Theo quan điểm cổ điển, tỷ giá được định nghĩa là tỷ lệ so sánh giá trị vàng giữa hai đồng tiền của các quốc gia khác nhau, thể hiện hệ số chuyển đổi giữa các đơn vị tiền tệ.
Theo quan điểm kinh tế hiện đại, tỷ giá là giá trị mà người mua trả khi mua ngoại tệ và giá trị mà người bán nhận khi bán ngoại tệ Trên thị trường ngoại hối, tỷ giá thể hiện giá cả của một loại tiền tệ so với đơn vị tiền tệ của nước khác.
Việc hạch toán ngoại tệ yêu cầu quy đổi sang đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức trong kế toán Doanh nghiệp cần căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán.
Các tài khoản liên quan đến chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tư, hàng hóa và tài sản cố định cần được ghi chép chính xác Bên Nợ của các tài khoản vốn bằng tiền và tài khoản nợ phải thu, trong khi bên Có sẽ ghi nhận các tài khoản nợ phải trả Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, việc ghi sổ kế toán phải tuân theo tỷ giá giao dịch hiện hành.
Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, tài khoản nợ phải thu và bên Nợ của các tài khoản nợ phải trả, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, cần ghi sổ kế toán theo Tỷ giá trên sổ kế toán Tỷ giá này có thể được tính theo các phương pháp như Bình quân gia quyền, Nhập trước xuất trước, Nhập sau xuất trước, hoặc Tỷ giá nhận nợ.
Vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố Khi thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam, doanh nghiệp phải hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
1.4.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán có liên quan đến ngoại tệ
+ TK 131 – Phải thu khách hàng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ
Doanh thu bán hàng Thu nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá giao dịch
Thuế GTGT TK 515 TK 635 đầu ra Lãi Lỗ
Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm
Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm
Sơ đồ 1.3 Trình tự hạch toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ
-Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ
Thu nợ bằng ngoại tệ Mua vật tƣ, hàng hóa về nhập kho
Tỷ giá thực tế Tỷ giá thực tế
Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm
Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm
Sơ đồ 1.4 Trình tự hạch toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ
Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán
1.5.1 Hình thức nhật kí chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ 1.6 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung
1.5.2 Hình thức nhật kí – sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết TK
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái TK 131, 331 Nhật ký chung
Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi…)
Sơ đồ 1.7 minh họa trình tự ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và người bán theo phương pháp Nhật ký - sổ cái Hình thức chứng từ - ghi sổ là phương pháp quan trọng trong việc ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục hàng tháng hoặc trong suốt cả năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ này cần có chứng từ kế toán kèm theo và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
NHẬT KÝ – SỔ CÁI (mở cho TK
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu )
Sơ đồ 1.8 minh họa trình tự ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán thông qua hình thức Chứng từ ghi sổ Trong phần 1.5.4, chúng ta sẽ tìm hiểu về hình thức nhật ký chứng từ, một công cụ quan trọng trong quản lý và ghi chép các giao dịch tài chính.
Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) là rất quan trọng Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và báo cáo tài chính.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,331
Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.9 trình bày quy trình ghi sổ kế toán cho các giao dịch thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật ký-chứng từ Hình thức kế toán trên máy tính có những đặc trưng cơ bản, giúp tối ưu hóa quy trình ghi chép và quản lý dữ liệu kế toán.
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ, nhưng vẫn phải đảm bảo in đầy đủ Sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ trong hình thức kế toán trên máy tính được thiết kế theo từng loại hình thức kế toán cụ thể Phần mềm kế toán sẽ cung cấp các loại sổ tương ứng, tuy nhiên, chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy tính
Mỗi ngày, kế toán sử dụng Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra làm cơ sở ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán ( hóa đơn mua hàng, bán hàng, giấy biên nhận nợ, các chứng từ gốc liên quan
331 Nhật ký chứng từ số 5, 8
Sổ cái tài khoản 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 331
Sơ đồ1.10 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán Trên máy vi tính.
Phân tích tình hình tài chính thông qua phân tích tình hình nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát:
Hệ số này đo lường mối quan hệ giữa tổng tài sản hiện có và tổng số nợ phải trả của doanh nghiệp Nếu hệ số thấp, khả năng thanh toán của doanh nghiệp sẽ yếu kém, trong khi khi hệ số lớn hơn một, doanh nghiệp mới đảm bảo được khả năng thanh toán.
Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn:
Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn là tỷ lệ giữa tài sản ngắn hạn và các khoản nợ ngắn hạn, phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc đảm bảo thanh toán nợ ngắn hạn Khi hệ số này gần bằng một, doanh nghiệp có đủ khả năng để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của mình.
Hệ số khả năng thanh toán nhanh:
Hệ số khả năng thanh toán nhanh phản ánh khả năng thanh toán nợ ngay của doanh nghiệp Nếu hệ số này lớn hơn 0,5, doanh nghiệp có khả năng thanh toán các khoản nợ tới và quá hạn tốt; ngược lại, nếu dưới 0,5, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán Trường hợp lý tưởng là hệ số bằng 1, cho thấy tình trạng tài chính ổn định Các nhà quản lý dựa vào hệ số này để quyết định có cần huy động thêm nguồn tài chính kịp thời nhằm đảm bảo khả năng thanh toán an toàn cho doanh nghiệp.
Hệ số nợ phải thu và nợ phải trả:
Hệ số tài chính của doanh nghiệp có tình hình tài chính lành mạnh thường xấp xỉ 1 Nếu hệ số này lớn hơn 1, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang sử dụng vốn của người khác Ngược lại, nếu hệ số nhỏ hơn 1, doanh nghiệp đang bị người khác chiếm dụng vốn.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CUỜNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HOÀNG SƠN
Đặc điểm chung ảnh hưởng đến công tác hạch toán các khoản thanh toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn được thành lập theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11, được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua vào ngày 29/11/2005, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh Nghiệp.
Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn là doanh nghiệp cổ phần có tư cách pháp nhân, có trụ sở và tài khoản ngân hàng Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa tại Hải Phòng và các tỉnh lân cận.
Thông tin về Công ty:
- Tên tiếng việt : Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
- Giám đốc : Phạm Hồng Sơn
- Địa chỉ : Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, phường Đông Hải 1, quận Hải An
- Tỉnh / Thành phố : Hải Phòng
- Vốn điều lệ của Công ty : 10.000.000.000 đồng
- Số cổ phần : 100.000 cổ phần
- Loại cổ phần : Cổ phần phổ thông
- Mệnh giá cổ phần : 100.000 đồng / cổ phần
Cổ đông sáng lập của công ty bao gồm ông Phạm Hồng Sơn, người đã đóng góp 9.950.000.000 đồng, chiếm 99.500 cổ phần, tương ứng 99,5% tổng số vốn điều lệ Bên cạnh đó, ông Trần Thành Minh cũng góp 50.000.000 đồng, chiếm 500 cổ phần.
0,5% tổng số vốn điều lệ
+ Dịch vụ vận tải hàng hóa đuờng thủy, đuờng bộ
+ Dịch vụ ủy thác, ký gửi hàng hóa,
+ Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa,
+ Mua bán các mặt hàng tƣ liệu sản xuất và tƣ liệu tiêu dùng,
+ Kinh doanh cho thuê bến bãi,
+ Đào tạo nghề sửa chữa ô tô và mô tô,
-Trong những năm gần đây doanh thu và lợi nhuận của công ty đƣợc biểu hiện qua kết quả tổng hợp tài chính sau:
Biểu 2.1 Một số chỉ tiêu tài chính Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 52.695.518.273 55.749.589.869
3 DTT bán hàng và cung cấp dịch vụ 52.695.518.273 55.749.589.869
5 Lợi nhuần gộp về BH và Cung cấp DV 10.453.523.112 5.252.992.444
6 Doanh thu hoạt động tài chính 18.886.634 4.034.232
7 CP hoạt động tài chính 7.022.485.305 3.581.596.370
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 566.889.018 189.456.324
14 Tổng lợi nhuận trước thuế 3.048.811.994 1.528.505.982
15 Thuế thu nhập DN hiện hành 762.202.999 382.126.496
16 Thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - -
17 Lợi nhuận sau thuế 2.286.608.996 1.146.379.487 tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
Tại công ty Cổ phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn mặt hàng kinh doanh chính là sắt, thép
Công ty nhập khẩu sắt thép từ các nhà sản xuất uy tín, mang lại lợi nhuận cao Tuy nhiên, vốn đầu tư ban đầu cho lĩnh vực kinh doanh này không hề nhỏ.
Công ty Cổ phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn sở hữu nhiều kho bãi và cho thuê cho các đơn vị, mang lại lợi nhuận cao hàng năm.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
SƠ ĐỒ 2.1 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HOÀNG SƠN
Người đứng đầu Công ty có trách nhiệm tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty Họ có quyền tổ chức bộ máy quản lý, đề bạt và bãi nhiệm cán bộ nhân viên theo chính sách pháp luật và quy định của Công ty Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo công ăn việc làm, đời sống vật chất và tinh thần, cùng các quyền lợi hợp pháp khác cho cán bộ công nhân viên.
Phòng kế toán tài chính
Phòng hành chính tổng hợp Đội xe Phòng kinh doanh
*Phòng Kế toán tài chính :
Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, bộ phận này có nhiệm vụ khai thác và quản lý nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty Đồng thời, họ thực hiện công tác hoạch toán, thống kê theo quy định của Nhà nước và phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin về hiệu quả kinh doanh cũng như tài sản của Doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
*Phòng hành chính- tổng hợp :
Chúng tôi thực hiện quản lý lao động và tiền lương, đảm bảo các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và quy chế Công ty Ngoài ra, chúng tôi cũng quản lý các chế độ bảo hiểm xã hội, trợ cấp ốm đau và quyền lợi khác của người lao động Chúng tôi tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ và đôn đốc việc chấp hành kỷ luật lao động, nội quy và quy chế của Công ty.
- Cung cấp đầy đủ , kịp thời các vật tƣ, nguyên vật liệu và công tác quản lý
- Chịu trách nhiệm về công tác phục vụ hành chính, phục vụ bữa ăn giữa ca cho công nhân viên chức
Để đảm bảo an toàn cho tài sản của Công ty, cần xây dựng phương án bảo vệ hiệu quả và thực hiện công tác tuần tra thường xuyên Sự phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương và công an khu vực là rất quan trọng để duy trì an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội Đồng thời, cần thiết lập các biện pháp phòng chống cháy nổ và ứng phó với thiên tai như bão lụt để bảo vệ tài sản và con người.
Có nhiệm vụ xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất
Quản lý toàn bộ hệ thống vận tải hàng hóa của công ty, bao gồm việc nhập xuất hàng hóa và thành phẩm Chịu trách nhiệm về tỷ lệ hao hụt hàng hóa trên xe, cũng như quy trình giao nhận và vận chuyển trong suốt quá trình.
Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
* Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán : bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung
SƠ ĐỒ 2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HOÀNG SƠN
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và phối hợp hoạt động của các kế toán viên để đảm bảo tính thống nhất về số liệu và quy trình kế toán Họ thực hiện các bút toán kết chuyển, theo dõi các vấn đề liên quan đến thuế, và là căn cứ để lập sổ kế toán tổng hợp cũng như báo cáo tài chính.
Kế toán viên có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và hoạch toán các hoạt động liên quan đến vốn bằng tiền, tài sản cố định, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ nội bộ và các công nợ khác.
Tổ chức theo dõi và hoạch toán kế toán các hoạt động liên quan đến vốn tiền mặt, tài sản cố định, chi phí, các khoản công nợ nội bộ, nguồn vốn và thanh toán với ngân sách.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và bảo quản tiền mặt tại công ty, thực hiện thu chi tiền dựa trên chứng từ từ kế toán Cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải báo cáo tình hình tồn quỹ và đối chiếu các khoản thu chi với Kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
*Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn:
- Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ
Thủ quỹ kế toán doanh nghiệp và các chuẩn mực kế toán Việt Nam
+ Báo cáo tài chính của Công ty độc lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc
+ Phương pháp hạch toán hàng xuất kho: thực tế đích danh
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng
+ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng : Phương pháp khấu trừ
+ Kỳ kế toán năm: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Đồng Việt Nam
+ Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức “ Nhật ký chung”
SƠ ĐỒ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT
KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái Nhật ký chung Chứng từ kế toán
THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HOÀNG SƠN
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.5 Đặc điểm về đối tượng thanh toán, phương thức và hình thức thanh toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
*Đặc điểm về đối tượng thanh toán
-Nếu phân theo đối tƣợng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán nhƣ sau:
Quan hệ thanh toán nội bộ công ty
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi )
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty có nhiều quan hệ thanh toán, bao gồm cả với ngân hàng và các tổ chức tài chính liên quan đến khoản vay, thế chấp và ký quỹ Tuy nhiên, quan hệ thanh toán với người mua và người bán là quan trọng nhất, diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn Nghiệp vụ thanh toán này bắt đầu từ khi doanh nghiệp mua hàng hóa đầu vào cho đến khi bán sản phẩm, hoàn thành chu trình kinh doanh Thông tin về hoạt động thanh toán này không chỉ xuất hiện trong báo cáo tài chính mà còn trong báo cáo kế toán quản trị, thu hút sự quan tâm của nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
* Phương thức và hình thức thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn
Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (nhà cung cấp) tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Hoàng Sơn
2.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá
Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi
2.3.1.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp về số tiền mua hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 331- Phải trả nguời bán, tài khoản này đƣợc theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp và có kết cấu nhƣ sau:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp là khoản tiền được chi trả trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ và khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tƣ, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có là số tiền còn nợ người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp, trong khi số dư bên Nợ thể hiện số tiền đã ứng trước hoặc số tiền đã thanh toán vượt mức Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng vào hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 331
- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua TK 331
2.3.2 Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với người bán
Nợ phải trả cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải trả, bao gồm theo dõi nợ ngắn hạn và dài hạn, cùng với việc ghi chép từng lần thanh toán Đối tượng phải trả chủ yếu là các nhà cung cấp có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận dịch vụ, cũng như tài sản cố định và bất động sản đầu tư.
Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng
Chuyển khoản Nhà cung cấp
Ví dụ: Ngày 04/01/2013 mua 11355 lít dầu Diezel của Công ty cổ phần thương mại Bình Phát, số tiền 242.429.250 đồng theo hóa đơn GTGT số
0001245 ( thuế VAT 10%), chƣa thanh toán
BIỂU 2.18 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG SỐ 0001245
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 1 năm 2012
Ký hiệu: AA/11P Số: 0001245 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại Bình Phát
……… Địa chỉ: Số 220 Vũ Chí Thắng, phường Nghĩa Xá, quận Lê Chân, Hải Phòng
Số Tài khoản:……… Điện thoại: ……… MST: 0201137822
Người mua hàng: ………, thuộc Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn, có địa chỉ tại Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, phường Đông Hải 1, quận Hải An, Hải Phòng.
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: …….MS : 0200453511
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 220.390.227 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền Thuế: 22.039.023
Tổng cộng tiền thanh toán 242.429.250
Số tiền viết bằng chữ là hai trăm bốn mươi hai triệu bốn trăm hai mươi chín nghìn hai trăm năm mươi đồng Người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị đều có trách nhiệm xác nhận giao dịch này.
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ
Có 331: 242.429.250 vào Sổ nhật kí chung
BIỂU 2.19 TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Số trang trước chuyển sang
2/1 PC001 Thanh toán cước đt
2/1 SP001/12 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 111
3/1 SP002/12 Trả nợ lãi vay khế ƣớc số 529
3/1 SP002/13 Trả nợ gốc khế ƣớc số
81.805.556 3/1 PC002 Thanh toán cước đt
4/1 0001245 Mua dầu diezel công ty Bình Phát
7/1 GBC03 Công ty Đồng Đạt đặt trước tiền hàng
Doanh thu cước vận chuyển công ty Tiến Kiên
7.159.134 715.913 8/1 PC003 Thanh toán cước đt
8/1 PC004 Thanh toán cước đt 642
10/01 UNC003 Thanh toán tiền dầu công ty Bình Phát
10/01 UNC004 Thanh toán tiền lốp công ty Minh Ngọc
16/01 0001248 Mua dầu diezel công ty Bình Phát
26/01 UNC005 Thanh toán tiền thép cho cty Quang Liên
27/01 UNC006 Đặt trước tiền hàng cho cty Quang Liên
28/01 UNC007 Thanh toán tiền dầu công ty Bình Phát
Mua lốp, săm, yếm của công ty Minh Ngọc chƣa thanh toán
31/01 0001252 Mua dầu diezel công ty Bình Phát
31/01 0000346 Sửa chữa phụ tùng thay thế
( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
BIỂU 2.20 TRÍCH SỔ CÁI TK 331
SỔ CÁI PHẢI TRẢ NGUỜI BÁN
4/1 0001245 Mua dầu diezel công ty
10/01 UNC003 Thanh toán tiền dầu công ty Bình Phát 112 75.846.800
10/01 UNC004 Thanh toán tiền lốp công ty Minh Ngọc 112 28.611.000
16/01 0001248 Mua dầu diezel công ty
26/01 UNC005 Thanh toán tiền thép cho cty Quang Liên 112 4.131.930.880
27/01 UNC006 Đặt trước tiền hàng cho cty Quang Liên 112 150.000.000
28/01 UNC007 Thanh toán tiền dầu công ty Bình Phát 112 73.846.750
31/01 0000436 Mua lốp, săm, yếm của công ty Minh Ngọc 632
31/01 0001252 Mua dầu diezel công ty
( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
Căn cứ chứng từ gốc kế toán ghi Sổ chi tiết thanh toán với người bán của Công ty Bình Phát
BIỂU SỐ 2.21 TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản : 331 Phải trả người bán Đối tượng : Công ty cổ phần thương mại Bình Phát
Chứng từ Diễn giải TK ĐU Thời hạn
Số phát sinh Số dƣ
SH NT Nợ Có Nợ Có
10/01 UNC003 Thanh toán tiền dầu 112 75.846.800 386.972.677
UNC0004 28/01 Thanh toán tiền dầu 112 73.846.750 555.555.177
Tổng số phát sinh năm 2012
75.846.800 đồng bằng tài khoản tiền gửi Ngân hàng Techcombank theo Ủy nhiệm chi 003
BIỂU SỐ 2.22 ỦY NHIỆM CHI SỐ 003 ỦY NHIỆM CHI PAYMENT ORDER
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CPTM vận tải Hoàng Sơn Số: 003
Tại Ngân hàng: Techcombank PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI
Chi nhánh: Hải Phòng TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần thương mại Bình Phát
Tại Ngân hàng: Techcombank TÀI KHOẢN CÓ
Số tiền bằng chữ: Bẩy mươi lăm triệu tám trăm bốn mươi sáu nghìn tám trăm đồng./
Nội dung thanh toán: thanh toán tiền dầu Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
Căn cứ ủy nhiệm chi kế toán phản ánh bút toán sau
Vào Sổ nhật ký chung Biểu 2.19
Căn cứ số liệu trên Sổ nhật ký chung kế toán ghi Sổ Cái TK 331 Biểu 2.20
Căn cứ ủy nhiệm chi kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán của Công ty Bình Phát (Biểu 2.21)
Ví dụ: Ngày 25/01/2012 mua thép của công ty Quang Liên, số tiền
4.131.930.880 đồng theo hóa đơn GTGT số 0001625, chƣa thanh toán
BIỂU 2.23 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG SỐ 0001625
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: ( Giao khách hàng) Ngày 25 tháng 1 năm 2012
Ký hiệu: AA/11P Số: 0001625 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại Quang Liên……… Địa chỉ: Số 68 Máy Tơ, Phường Máy Tơ, Q.Ngô Quyền, HP
Số Tài khoản:……… Điện thoại: ……… MST: 0501134822
Người mua hàng: ……… Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn Địa chỉ: Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, phường Đông Hải 1, quận Hải An, Hải Phòng.
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: …….MS : 0200453511
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 3.756.300.800 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền Thuế: 375.630.080
Tổng cộng tiền thanh toán 4.131.930.880
Số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ một trăm ba mươi mốt triệu chín trăm ba mươi nghìn tám trăm tám mươi đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
BIỂU 2.24 PHIẾU NHẬP KHO SỐ 001
Ngày 25 tháng 01 năm 2012 Đơn vị bán hàng :CTY CP TM Quang Liên Địa chỉ : Số 68 Máy Tơ, Phường Máy Tơ, Q.Ngô Quyền, HP
Nhập tại kho : CTY CP TM VT Hoàng Sơn Địa chỉ :Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, Hải An, HP
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền
Bằng chữ : Ba tỷ bẩy trăm năm mươi sáu triệu ba trăm nghìn tám trăm đồng./
(giá trên chƣa bao gồm thuế VAT 10%)
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ Kho ( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
Căn cứ HĐ GTGT kế toán phản ánh bút toán sau
Có TK 331: 4.131.930.000 vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.19)
Dựa vào số liệu từ Sổ Nhật ký chung kế toán và Sổ cái TK 331 (Biểu 2.20), cùng với Hợp đồng Giá trị Gia tăng (HĐ GTGT), kế toán đã ghi chép chi tiết thanh toán với người bán của Công ty Quang Liên.
Biểu số 2.25 là mẫu trích sổ chi tiết thanh toán với người bán, được áp dụng tại Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn Mẫu số 32-DN này được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản : 331 Phải trả người bán Đối tượng : Công ty cổ phần thương mại Quang Liên
Chứng từ Diễn giải TK ĐU
Số phát sinh Số dƣ
SH NT Nợ Có Nợ Có
25/10 Mua thép của công ty 156 3.756.300.800 3.756.300.800
Tổng số phát sinh năm
Ví dụ: Ngày 26/01/2012 thanh toán tiền thép của công ty Quang Liên, số tiền
4.131.930.880 đồng theo hóa đơn GTGT số 0001625 bằng chuyển khoản qua
TK ngân hàng Techcombank theo Ủy nhiệm chi số 005
BIỂU SỐ 2.26 ỦY NHIỆM CHI SỐ 005 ỦY NHIỆM CHI PAYMENT ORDER
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CPTM vận tải Hoàng Sơn Số: 005
Tại Ngân hàng: Techcombank PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI
Chi nhánh: Hải Phòng TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần thương mại Quang Liên
Tại Ngân hàng: Oceanbank TÀI KHOẢN CÓ
Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ một trăm ba mươi mốt triệu chín trăm ba mươi nghìn tám trăm tám mươi đồng./
SỐ TIỀN BẰNG SỐ 4.131.930.880đ Nội dung thanh toán: thanh toán tiềp thép Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
Có TK 112: 4.131.930.880 vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.19)
Dựa trên số liệu từ Sổ Nhật ký chung kế toán và Sổ cái TK 331 (Biểu 2.20), cùng với chứng từ gốc kế toán ghi trong Sổ chi tiết thanh toán người bán của công ty Quang Liên (Biểu 2.25), chúng ta có thể tổng hợp và phân tích thông tin tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
Ví dụ: ngày 27/01/2012 phát sinh nghiệp vụ đặt trước tiền hàng cho Công ty
Quang Liên với số tiền 150.000.000 đồng theo Ủy Nhiệm chi số 006
BIỂU SỐ 2.27 ỦY NHIỆM CHI SỐ 006 ỦY NHIỆM CHI
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CPTM vận tải
Tại Ngân hàng: Techcombank PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI
Chi nhánh: Hải Phòng TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần thương mại Quang Liên
Tại Ngân hàng: Oceanbank TÀI KHOẢN CÓ
Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn./
Nội dung thanh toán: Đặt trước tiền hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
( Nguồn dữ liệu: Phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn)
Căn cứ ủy nhiệm chi kế toán phản ảnh bút toán sau
Có TK 112: 150.000.000 vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.19)
Dựa vào số liệu từ Sổ Nhật ký chung kế toán, ghi nhận trên Sổ cái TK 331 (Biểu 2.20) và ủy nhiệm chi kế toán, việc ghi chép trên Sổ chi tiết thanh toán cho người bán công ty Quang Liên (Biểu 2.25) được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ.
Ví dụ: Ngày 31/01/2012 phát sinh nghiệp vụ mua lốp, săm, yếm của Công ty
Minh Ngọc theo hóa đơn GTGT số 0000436, số tiền 83.400.000 (VAT 10%)
BIỂU 2.28 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG SỐ 0000436
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: ( Giao khách hàng) Ngày 31 tháng 1 năm 2012
Ký hiệu: AA/11P Số: 0000436 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại Minh Ngọc……… Địa chỉ: Hải An – Hải Phòng
Số Tài khoản:……… Điện thoại: ……… MST: 0201634422
Họ tên người mua hàng: ………
Tên đơn vị: : Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn……… Địa chỉ: Số 19A, ngõ 311, Đoạn Xá, phường Đông Hải 1, quận Hải An, Hải Phòng
Hình thức thanh toán: …….MS : 0200453511
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền Thuế: 7.581.818
Tổng cộng tiền thanh toán 83.400.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi ba triệu bốn trăm nhìn đồng chẵn./
Có TK 331: 41.700.000 vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.19)
Dựa vào số liệu từ Sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi sổ cái tài khoản 331 (Biểu 2.20) Đồng thời, căn cứ vào hợp đồng giá trị gia tăng, kế toán cũng ghi sổ chi tiết thanh toán với Công ty Minh Ngọc.
Biểu số 2.29 trình bày chi tiết về việc thanh toán với người bán của Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn, theo mẫu số 32-DN Địa chỉ và thông tin cụ thể được quy định theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản : 331 Phải trả người bán Đối tượng : Công ty cổ phần thương mại Minh Ngọc
Chứng từ Diễn giải TK ĐU Thời hạn
Số phát sinh Số dƣ
SH NT Nợ Có Nợ Có
10/01 UNC004 Thanh toán tiền lốp 112 28.611.000 291.398.000
Tổng số phát sinh năm 2012
Căn cứ các sổ chi tiết thanh toán nguời bán của từng đối tƣợng nhà cung cấp (Biểu 2.21, biểu 2.25, biểu 2.29)
Kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán
BIỂU 2.30 TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331
Tên đối tƣợng Số dƣ đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dƣ cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Công ty cổ phần thương mại Bình Phát - 220.390.227 7.031.740.000 10.316.715.000 - 3.505.365.227
Công ty cổ phần thương mại Quang Liên - - 24.653.756.926 26.643.092.614 1.989.335.690
Công ty cổ phần thương mại Minh Ngọc - 320.000.000 1.015.332.000 1.500.100.000 - 804.768.000
Người lập biểu Kế toán trưởng
Căn cứ số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán (Biểu 2.28) kế toán lập Bảng cân đối tài khoản (Biểu 2.16)
Căn cứ số liệu trên sổ cái TK331 (Biểu 2.20) kế toán lập Bảng cân đối kế toán (Biểu 2.17)
Thực trạng phân tích tình hình tài chính thông qua phân tích tình hình,
Tình trạng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán và nhu cầu của họ Bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng quát về tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn Để đánh giá cụ thể hơn về tình hình tài chính hiện tại và tương lai của công ty, cần xác định các chỉ tiêu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán qua bảng phân tích chi tiết.
BIỂU 2.31 BẢNG TÍNH TOÁN CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH TÌNH
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012
1 Hệ số khả năng thanh toán tổng quát
( Tổng tài sản/Tổng số nợ phải trả) 2,68 3,4
2 Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn
(Tài sản ngắn hạn/Tổng số nợ ngắn hạn) 0,58 0,94
3 Hệ số khả năng thanh toán nhanh 0,16 0,52
4 Hệ số khả năng thanh toán tức thời 0,03 0,11
5 Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả 40,3 65,98
Tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát của doanh nghiệp đã có sự biến động qua các năm Cụ thể, giá trị của hệ số trong các năm 2011 và 2012 đều lớn hơn 1, cho thấy tổng tài sản hiện có của doanh nghiệp đủ khả năng để trang trải các khoản nợ phải trả.
Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của Công ty trong năm 2011 là 0,58, cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn chưa được đảm bảo do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu Tuy nhiên, đến năm 2012, chỉ tiêu này đã tăng gần gấp đôi, đạt 0,94, cho thấy Công ty đang trên đà phục hồi nhanh chóng.
Hệ số khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời của công ty trong 2 năm qua đều dưới 1, do sự gia tăng các khoản nợ ngắn hạn và giảm vốn bằng tiền Tuy nhiên, xu hướng tăng trưởng của các chỉ số này cho thấy công ty đang cải thiện khả năng thanh toán, thể hiện sự tiến bộ trong việc quản lý các khoản nợ.
Trong hai năm qua, tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả đều nhỏ hơn 1, cho thấy Công ty chủ động chiếm dụng vốn hơn là bị chiếm dụng Điều này chứng tỏ Công ty đã có nhiều kế hoạch hiệu quả trong việc thu hồi các khoản phải thu, đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi.
- Tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu trong 02 năm đều lớn hơn
1, năm 2011 tỷ lệ 248,5 giảm xuống 151,5 năm 2012 Điều này chứng tỏ Công ty thanh toán đƣợc các khoản nợ phải trả Tình hình thanh toán của Công ty khả quan.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HOÀNG SƠN
Đánh giá thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại công ty Cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn
Công ty Cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn đã mở rộng hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải để duy trì vị thế trên thị trường trong và ngoài nước Sự gia tăng đa dạng trong số lượng nhà cung cấp và khách hàng, bao gồm cả khách hàng truyền thống và mới, đã dẫn đến khối lượng giao dịch lớn hơn Do đó, công tác kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng ngày càng trở nên quan trọng, đòi hỏi sự hoàn thiện hơn nữa Quản lý hiệu quả kế toán thanh toán sẽ góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của công ty.
Kế toán thanh toán giữa người mua và người bán tại Công ty Cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn mang lại cả lợi ích và thách thức Nhiệm vụ của kế toán là tối ưu hóa các điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với sự bố trí hợp lý và chặt chẽ Hoạt động hạch toán diễn ra có nề nếp, nhờ vào đội ngũ nhân viên có năng lực và nhiệt tình trong công việc, đảm bảo trình độ nghiệp vụ kế toán cao.
Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm nổi bật là sự đơn giản và dễ áp dụng, giúp phản ánh rõ ràng các nghiệp vụ kế toán trên sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian Tuy nhiên, nhược điểm lớn của hình thức này là khối lượng công việc ghi chép lớn, do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng lúc cần được ghi vào nhiều loại sổ khác nhau Việc áp dụng hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp với trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, cũng như tình hình trang bị kỹ thuật trong công tác tính toán và xử lý thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty.
*Về chứng từ kế toán , kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do
Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, quy định quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và hiệu quả Công tác lưu giữ chứng từ được thực hiện cẩn thận và hợp lý bởi các cán bộ phòng kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC đã được công ty áp dụng một cách đầy đủ Việc mở các tài khoản chi tiết trong hệ thống này được thực hiện một cách hợp lý và khoa học.
Báo cáo kế toán là tài liệu quan trọng, được lập theo mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác và kịp thời Những báo cáo tài chính này cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý kinh tế tài chính của công ty.
Công tác thanh toán nợ của công ty được đánh giá là tốt, với việc không để dư nợ quá hạn và luôn đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Công ty chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán chuyển khoản, mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng Quản lý và thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp được thực hiện hiệu quả, tạo uy tín với các nhà cung cấp và đảm bảo quá trình kinh doanh liên tục, đáp ứng nhu cầu vật tư thiết bị cho khách hàng ngay cả trong thời điểm khủng hoảng kinh tế.
Công tác thu đòi công nợ cần được thực hiện kịp thời và chính xác, với kế toán công nợ chịu trách nhiệm kiểm soát, lập và lưu hồ sơ, đồng thời tổ chức thu đòi một cách chặt chẽ và thường xuyên Sự quản lý và góp ý từ bộ phận quản lý, đặc biệt là trưởng phòng kế toán, là rất quan trọng Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán tốt, các cán bộ kế toán công nợ cũng cần linh hoạt trong việc tìm hiểu thông tin và tiếp cận khách hàng.
Bên cạnh những ƣu điểm đã đạt đƣợc công tác và tổ chức kế toán của Công ty còn gặp những khó khăn sau:
Công ty không thực hiện đánh giá và lập dự phòng cho khoản phải thu khách hàng, không sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Mặc dù khách hàng có hoạt động kinh doanh tốt và thường trả nợ đúng hạn, nhưng trong bối cảnh kinh tế biến động, các khoản nợ phải thu vẫn tiềm ẩn rủi ro Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các khoản mục phát sinh để phản ứng kịp thời Khi có nợ không thu hồi được, Công ty hạch toán thẳng vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này không hợp lý và không phản ánh chính xác nguyên nhân phát sinh chi phí, dẫn đến thông tin kế toán không chính xác.
Hiện nay, công ty đã được trang bị hệ thống máy tính hiện đại, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán Tuy nhiên, công ty vẫn chưa áp dụng các phần mềm kế toán vào quy trình làm việc.
Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ tại công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn
Doanh nghiệp cần liên tục hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán, đặc biệt là kế toán thanh toán, để đáp ứng yêu cầu hoạt động Qua việc kiểm tra, ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, hệ thống kế toán giúp cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tình hình tài sản và nguồn vốn Các báo cáo tài chính không chỉ phản ánh tình hình tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà đầu tư, giúp họ đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác hạch toán thanh toán hiệu quả không chỉ nâng cao chất lượng kế toán mà còn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp Đối với các cơ quan quản lý, việc hoàn thiện kế toán thanh toán cung cấp thông tin và số liệu chính xác, phản ánh trung thực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3 Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cường quản lý công nợ tại công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn thì các phương hướng và biện pháp đƣa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Để hoàn thiện công tác kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành Việc tuân thủ này không chỉ giúp thông tin kế toán trở nên thống nhất mà còn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước Các thông tin kế toán được lập dựa trên quy định sẽ nâng cao chất lượng và tính khoa học, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty.
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua là cần thiết để đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời, phản ánh chính xác các hoạt động tài chính trong công ty Việc này giúp ngăn chặn tình trạng thông tin bị dồn ứ, từ đó đáp ứng nhu cầu quản trị nội bộ cũng như các đối tượng quan tâm khác Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống xấu Đối với các bên bên ngoài như ngân hàng và nhà đầu tư, việc thiếu thông tin kịp thời có thể dẫn đến mất cơ hội đầu tư và ảnh hưởng xấu đến hình ảnh kinh doanh của công ty trong tương lai.
Cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng, nhưng không thể đánh đổi tính chính xác của thông tin Thông tin kế toán thiếu chính xác sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán cần đảm bảo cả tính kịp thời lẫn tính chính xác của thông tin kế toán.
Để hoàn thiện công tác kế toán, các giải pháp cần đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Mỗi giải pháp liên quan đến kế toán thanh toán với người bán và người mua phải xem xét các chi phí như lương nhân viên và chi phí tài chính, cùng với hiệu quả mang lại từ việc áp dụng Chỉ khi hiệu quả vượt trội hơn chi phí, phương án mới được triển khai.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán bán hàng và thanh toán, các doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu nhất định nhằm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp và quản lý tài chính Việc tăng cường quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Hoàng Sơn là một trong những giải pháp quan trọng để đạt được mục tiêu này.
Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn, tôi nhận thấy công tác kế toán tại đây khá ổn định và tuân thủ đúng chế độ Nhà Nước, phù hợp với điều kiện kinh tế hiện tại Tuy nhiên, công ty vẫn gặp phải một số hạn chế và vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý, tối ưu Tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện tình hình này.
3.4.1 Kiến nghị 1: Việc tin học hóa công tác kế toán
Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn hiện đang thực hiện công tác hạch toán kế toán theo phương pháp thủ công, với máy tính chỉ được sử dụng cho việc soạn thảo văn bản và tính lương bằng Excel Việc tổng hợp kế toán vào cuối tháng đã ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán Do đó, công ty cần chú trọng hơn đến việc đầu tư vào phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình.
Công ty có thể phát triển phần mềm kế toán theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính, hoặc lựa chọn mua phần mềm từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp.
- Phần mềm kế toán MISA
- Phần mềm kế toán BRAVO
- Phần mềm kế toán SAS INOVA
Sử dụng phần mềm kế toán giúp kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời Điều này không chỉ tiết kiệm sức lao động mà còn nâng cao hiệu quả công việc Hơn nữa, các dữ liệu được lưu trữ và bảo quản một cách thuận lợi và an toàn hơn.
3.4.2 Kiến nghị 2: Về dự phòng phải thu khó đòi
Công ty cần thực hiện việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo Thông tư 228/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn quy trình trích lập và sử dụng các khoản dự phòng liên quan đến giảm giá hàng tồn kho, tổn thất từ các khoản đầu tư tài chính, và nợ phải thu khó đòi Điều 6 quy định cụ thể về việc dự phòng nợ phải thu khó đòi, đảm bảo công ty có biện pháp bảo vệ tài chính hiệu quả.
1 Điều kiện: là các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
Khoản nợ cần phải có chứng từ gốc và xác nhận từ khách nợ về số tiền còn nợ Các tài liệu cần thiết bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, cùng với các chứng từ khác liên quan.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ƣớc vay nợ hoặc các cam kết nợ khác
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán có thể trở thành rủi ro khi tổ chức kinh tế như công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã và tổ chức tín dụng rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang tiến hành thủ tục giải thể Ngoài ra, người nợ có thể mất tích, bỏ trốn, đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc thậm chí đã qua đời, dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi nợ.
2 Phương pháp lập dự phòng:
Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại vận tải Hoàng Sơn
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và tài chính, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Việc tuân thủ chế độ kế toán không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mà còn hỗ trợ cho các cấp quản lý Mặc dù chế độ hiện tại chủ yếu tập trung vào kế toán tổng hợp, các đơn vị vẫn có thể sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết, nhưng cần đảm bảo tôn trọng các quy định của cơ chế tài chính.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với vẫn mang tính khoa học
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, cần tổ chức công tác kế toán tài chính một cách khoa học và hợp lý Việc này nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Để phù hợp với cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, các doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán thanh toán, theo các nguyên tắc cụ thể.
+ Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những quy định trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán
Công tác kế toán tài chính cần được tổ chức phù hợp với các chế độ, chính sách và quy định pháp lý do Nhà nước ban hành để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tổ chức công tác kế toán tài chính cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời, việc này cũng phải đáp ứng yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý và kế toán.
+ Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả
Để tổ chức và thực hiện hiệu quả công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp, các nguyên tắc cần phải được thực hiện một cách đồng bộ và đầy đủ.