Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ sơn bình

LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VỪA VÀ NHỎ

1.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển vốn trong sản xuất kinh doanh Giá trị hàng tồn kho phản ánh tình hình sử dụng vốn, cho thấy liệu vốn có bị ứ đọng hay không Mỗi doanh nghiệp cần sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu và công cụ đồng bộ để đảm bảo hiệu quả sản xuất Đối với doanh nghiệp thương mại, việc quản lý hàng hóa với các đặc điểm và khả năng lưu chuyển khác nhau là cần thiết Do đó, việc quản lý chặt chẽ hàng tồn kho và các tài sản khác là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1.1.2 Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho

1.1.2.1 Khái niệm về hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 hàng tồn kho là những:

- Tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

- Tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

- Là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (gọi chung là vật tƣ ) để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 4

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn, được sử dụng để dự trữ cho sản xuất, lưu thông, hoặc đang trong quá trình chế tạo.

Hàng tồn kho của của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm:

- Hàng hoá mua về để bán (hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến)

Thành phẩm tồn kho bao gồm các sản phẩm đã hoàn thiện nhưng chưa được xuất bán, trong khi đó, sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn thành Ngoài ra, còn có thành phẩm đã hoàn tất nhưng chưa thực hiện thủ tục nhập kho, điều này ảnh hưởng đến quy trình quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp.

- Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường

- Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Trong Doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa mua về để bán : hàng hóa tồn trong kho, hàng gửi đi bán

1.1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, đóng góp một tỷ trọng đáng kể vào tổng tài sản lưu động.

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau

Các khoản mục hàng tồn kho rất đa dạng và có thể bị ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình và hữu hình, dẫn đến tình trạng hư hỏng theo thời gian và dễ bị lỗi thời.

- Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng ( hoặc trừ) các chi phí thu mua, khoản giảm giá bớt giá…

Có nhiều phương pháp để đánh giá và tính giá thực tế của hàng tồn kho, dẫn đến sự khác biệt trong trị giá hàng tồn kho thực tế cũng như lợi nhuận trong kỳ kinh doanh.

- Việc xác định chất lƣợng

1.1.3 Yêu cầu, nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

Trong nền kinh tế thị trường, việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa dự trữ hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu hụt hàng hóa Kế toán hàng tồn kho cần nắm vững số liệu và chi tiết từng loại hàng hóa để cung cấp thông tin chính xác cho ban lãnh đạo, từ đó đánh giá tình hình lưu chuyển hàng hóa và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời Để phát huy vai trò quản lý hiệu quả, kế toán hàng tồn kho cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.

Để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng hóa, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thủ tục chứng từ nhập - xuất Việc ghi chép và phản ánh trung thực, đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho là rất quan trọng Điều này giúp ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô và thiếu trách nhiệm, từ đó bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

Để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho một cách hợp lý, cần kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ tại nơi bảo quản vật tư và hàng hóa với kế toán chi tiết tại phòng kế toán Đồng thời, thiết lập mối quan hệ kiểm tra và đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan là rất quan trọng.

- Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Để đảm bảo tính chính xác giữa số liệu kế toán và hàng tồn kho thực tế, việc thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là rất cần thiết.

1.1.4 Phân loại và đánh giá hàng tồn kho

1.1.4.1 Phân loại hàng tồn kho

Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, sinh viên Trần Thu Hằng - lớp QTL501K 6 nhấn mạnh rằng việc phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo các tiêu chí nhất định là rất quan trọng Cụ thể, hàng tồn kho cần được phân loại theo nguồn hình thành để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc tính giá gốc.

Theo.tiêu.thức.phân.loại.này,.hàng.tồn.kho.đƣợc.chia.thành:

- Hàng.tồn.kho.được.mua.vào: Bao gồm:

Hàng hóa mua từ bên ngoài là toàn bộ hàng tồn kho mà doanh nghiệp nhập khẩu từ các nhà cung cấp bên ngoài hệ thống kinh doanh của mình.

Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh củ

- Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc DNSX, gia.công.tạo.thành

Hàng tồn kho có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm liên doanh, liên kết, hoặc hàng tồn kho được biếu tặng Ngoài ra, việc phân loại hàng tồn kho cũng cần dựa trên mục đích sử dụng và công dụng của chúng.

Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm tất cả các loại hàng hóa được lưu trữ nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất, như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, và công cụ dụng cụ Điều này cũng bao gồm giá trị của sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất.

Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ là toàn bộ hàng hóa và thành phẩm được lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp Việc phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản giúp quản lý hiệu quả hơn.

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang đƣợc bảo quản tại doanh nghiệp nhƣ hàng trong kho, trong quầy hàng,

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 7 d, Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho được phân thành:

- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường,.hàng.gửi.đi.bán,.hàng.hoá.gửi.đi.gia.công.chế.biến

-.Thành.phẩm.tồn.kho.và.thành.phẩm.gửi.đi.bán;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: tồn kho, gửi đi gia công chế biến,.đã.mua.đang.đi.trên.đường

1.1.4.2 Đánh giá hàng tồn kho a :

NỘI DUNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VỪA VÀ NHỎ

THƯƠNG MẠI VỪA VÀ NHỎ

Kế toán hàng tồn kho yêu cầu ghi chép chi tiết về giá trị và hiện vật của từng loại hàng hóa theo từng địa điểm quản lý Điều này đảm bảo sự khớp đúng giữa thực tế hàng hóa và số liệu trong sổ kế toán tổng hợp cũng như sổ kế toán chi tiết.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 phương pháp kế toán chi tiết sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Việc kế toán chi tiết đƣợc tổ chức tại kho và phòng kế toán

Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất và tồn kho theo số lượng Mỗi thẻ kho được thiết kế cho một loại vật liệu, hàng hóa, thành phẩm hoặc công cụ dụng cụ có cùng nhãn hiệu và quy cách trong cùng một kho Phòng kế toán có trách nhiệm lập thẻ kho để theo dõi tình hình hàng hóa.

Sinh viên Trần Thu Hằng, thuộc lớp QTL501K 15, đã thực hiện các chỉ tiêu bao gồm tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính và mã số hàng tồn kho Sau đó, thông tin này được giao cho thủ kho để sao chép hàng ngày.

Hàng ngày, thủ kho nhận các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chúng Sau đó, thủ kho ghi lại số lượng thực tế hàng tồn kho vào chứng từ và sắp xếp chúng theo từng loại Dựa vào các chứng từ này, thủ kho cập nhật số lượng hàng tồn kho vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng Cuối ngày, thủ kho hoàn tất việc ghi chép và lập phiếu giao nhận chứng từ để chuyển cho nhân viên kế toán, đồng thời ký vào phiếu giao nhận để xác định trách nhiệm.

Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng thẻ hoặc sổ chi tiết để ghi chép số lượng và giá trị hàng tồn kho, bao gồm vật liệu, hàng hóa, thành phẩm và công cụ dụng cụ Mỗi thẻ hoặc sổ chi tiết được mở cho từng loại hàng tồn kho và kho riêng biệt Nhân viên kế toán định kỳ kiểm tra chứng từ và ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận Khi nhận chứng từ, kế toán viên cần xác minh tính hợp lý và hợp lệ, ghi số tiền, phân loại chứng từ, và cập nhật số lượng nhập xuất cùng giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để tính toán số lượng và giá trị tồn kho.

Cuối tháng, sau khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, kế toán tính tổng số nhập, xuất và xác định số tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị Số lượng hàng tồn kho trên sổ kế toán được đối chiếu với thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra, xác minh và điều chỉnh theo quy định Dựa trên số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cho vật liệu, hàng hóa, thành phẩm và công cụ dụng cụ.

Phương pháp thẻ song song mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tính đơn giản và dễ thực hiện, đảm bảo độ chính xác của thông tin Phương pháp này còn có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản trị hàng tồn kho, và hiện đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.

Nhược điểm của quy trình ghi chép giữa kho và phòng kế toán là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ diễn ra vào cuối tháng Điều này hạn chế hiệu quả và chức năng của công tác kế toán trong việc quản lý và theo dõi số liệu.

Điều kiện áp dụng hệ thống này là phù hợp cho các doanh nghiệp có ít loại vật liệu, khối lượng giao dịch nhập xuất không nhiều, xảy ra không thường xuyên, và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn chưa cao.

Sơ đồ 1.1- Sơ đồ kế toán chi tiết HTK theo phương pháp thẻ song song

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho cần tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho phát sinh theo từng nhóm hàng hóa quy định Việc phân loại chứng từ này là cần thiết để quản lý kho hiệu quả.

Sinh viên Trần Thu Hằng, lớp QTL501K 17, đã mô tả quy trình lập phiếu giao nhận chứng từ cho hàng tồn kho, bao gồm việc ghi rõ số lượng và số hiệu của các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm và hàng hóa Mỗi phiếu giao nhận chứng từ cần được lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, sau đó đính kèm với các tập phiếu để giao cho kế toán Cuối tháng, thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho đã được kiểm tra để ghi số lượng hàng tồn kho vào sổ số dư, sổ này được mở cho từng kho và sử dụng trong cả năm Các danh mục trong sổ số dư được in sẵn và sắp xếp theo thứ tự, sau khi ghi xong, thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền Nhân viên kế toán phụ trách kho cần thường xuyên xuống kho để hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, nhận chứng từ và ký vào thẻ kho cùng phiếu giao nhận chứng từ.

Tại phòng kế toán, hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán nhận và kiểm tra chứng từ ghi chép của thủ kho Nhân viên kế toán hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị hàng tồn kho nhập xuất theo từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa và thành phẩm, ghi vào phiếu giao nhận để lập bảng kê lũy kế Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị hàng tồn kho theo từng loại để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp được dùng để đối chiếu với số dư tiền trên sổ số dư.

Phương pháp sổ số dư trong kế toán thủ công có ưu điểm nổi bật là hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, đồng thời cho phép kiểm tra thường xuyên.

Sinh viên Trần Thu Hằng, lớp QTL501K 18, đã thực hiện công việc ghi chép tại kho một cách hiệu quả, quản lý hàng hóa và duy trì công tác kế toán đều đặn trong tháng Điều này giúp đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán.

Điều kiện áp dụng phương pháp này thường dành cho các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa và hoạt động nhập xuất diễn ra thường xuyên Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống giá hạch toán và danh mục hàng hóa hợp lý, đồng thời yêu cầu cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn vững vàng.

Sơ đồ 1.2- Sơ đồ kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư:

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lƣợng hàng tồn kho nhập xuất tồn giống như phương pháp thẻ song song

Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào tổ chức công tác kế toán hàng tồn

Doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

Hình thức kế toán Nhật ký chung;

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cũng như mối quan hệ giữa các sổ kế toán Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Việc tuân thủ đúng quy định của hình thức sổ kế toán là rất quan trọng, bao gồm các loại sổ, kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra và trình tự, phương pháp ghi chép.

1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.8 theo hình thức kế toán nhật ký chung

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.9 theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 153, 156

Bảng tổng hợp chi tiết TK 153, 156

1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng Những chứng từ này được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm, theo thứ tự số.

Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.10 theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 153, 156

Bảng tổng hợp chi tiết TK 153, 156

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ (NKCT):

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.

Kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế theo tài khoản là rất quan trọng.

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ;

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.11 theo hình thức kế toán nhật ký – chứng từ

1.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán máy: Công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung, nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ; hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 1.12 theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi chú: hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra

Giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá gốc, và doanh nghiệp có thể chọn từ nhiều phương pháp khác nhau để tính giá trị này Phương pháp được lựa chọn cần phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và phải được áp dụng một cách nhất quán Việc thay đổi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho có thể tác động đáng kể đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán hàng tồn kho cần thiết phải ghi chép chi tiết và tổng hợp Việc lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng doanh nghiệp.

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN BÌNH

Đặc điểm ngành nghề kinh doanh tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Công ty mới thành lập trong lĩnh vực văn phòng tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm công nghệ như máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, máy photo và máy scanner, nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

- Máy tính được tiêu thụ mạnh với các thương hiệu DELL, SONY, WAIO, HP, SAMSUNG, LENOVO…

- Máy in là 1 trong những dòng sản phẩm bán chạy nhất và mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho cty, gồm máy in laser và in phun : CANON 2900, CANON

3300, CANON 3200, SASUNG 4521F, SAMSUNG 2010, HP 1200, HP1300, HP1018…

- Máy photo là sản phẩm không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp : IR2106J, NP7130, FK231…

- Các dòng sản phẩm máy scanner lide 20, 25, 30…., máy fax L220, B820, KXFT 933, 512, 903….

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Cấu trúc bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đóng vai trò thiết yếu trong việc điều hành và quản lý các hoạt động, tạo sự thống nhất và nhịp nhàng giữa các bộ phận Nó cũng giúp tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và chỉ đạo quá trình sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình được tổ chức theo mô hình quản lý trực tiếp, trong đó Giám đốc chỉ đạo mọi hoạt động thông qua các phòng ban chức năng Mô hình này đảm bảo sự điều hành hiệu quả và linh hoạt trong quản lý.

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành của công ty

Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Họ đại diện cho quyền lợi của công ty và đảm bảo sự phát triển bền vững trong mọi lĩnh vực.

Phòng kỹ thuật, bảo hành và chăm sóc các dịch vụ sau bán hàng Phòng kinh doanh

Sinh viên Trần Thu Hằng, lớp QTL501K, nghiên cứu về vai trò của Giám đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh Giám đốc không chỉ ủy quyền cho các phó Giám đốc mà còn trực tiếp quản lý thông qua các trưởng phòng ban.

 Phòng tài chính kế toán:

+ Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, tình hình sử dụng vốn

Trưởng phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc thực hiện nghiêm túc các quy định về kế toán tài chính hiện hành Họ thường xuyên cung cấp thông tin về tình hình tài chính, nguồn vốn và hiệu quả sử dụng vốn Đồng thời, Trưởng phòng cũng giúp Giám đốc chỉ đạo và quản lý công tác tài chính, kế toán, xúc tiến đầu tư, cùng với việc quản lý tiền lương, thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ chính sách cho người lao động.

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty không chỉ bao gồm giám đốc và phó giám đốc, mà còn được hỗ trợ bởi các phòng nghiệp vụ Sự tham mưu và giám sát từ các phòng này đảm bảo rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tuân thủ quy định pháp luật và đạt hiệu quả kinh tế cao.

 Phòng kỹ thuật, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng

Chịu trách nhiệm về mảng sửa chữa các máy móc thiết bị khi khách hàng có nhu cầu

Chúng tôi cam kết bảo hành cho các sản phẩm đã tiêu thụ và sẵn sàng thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị theo yêu cầu của khách hàng sau khi bán hàng.

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ Phần thương mại và dịch vụ

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý Quan hệ với cấp trên được thiết lập thông qua hệ thống chỉ đạo và chế độ báo cáo kế toán nội bộ.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty đƣợc khái quát qua sơ đồ :

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Theo mô hình trên, chức năng, nhiệm vụ của từng người cụ thể như sau :

 Kế toán trưởng của công ty :

Là đơn vị tư vấn cho ban lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán, nhiệm vụ chính là tổ chức và giám sát công tác ghi chép, theo dõi các hoạt động tài chính nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính kế toán của công ty.

Để thực hiện hiệu quả chức năng tham mưu trong kế toán tài chính, cần hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc và xây dựng hệ thống ghi chép, thống kê kế toán của công ty Hệ thống này phải đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời, đồng thời thường xuyên tổng hợp báo cáo gửi lên giám đốc theo quy định.

Đảm bảo hoàn thiện và nâng cao chất lượng các báo cáo quyết toán tài chính năm, chuẩn bị tài liệu cho phân tích kinh tế, và hoàn thành các yêu cầu theo điều lệ và quy định pháp luật.

Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chi tiết và tổng hợp Công việc này bao gồm việc kiểm tra các định khoản và nghiệp vụ phát sinh, cũng như sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, từ đó hỗ trợ quá trình hạch toán thu một cách hiệu quả.

Kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho

Sinh viên Trần Thu Hằng, lớp QTL501K, thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như nhập liệu, quản lý chi phí, khấu hao tài sản cố định và công nợ Hằng cũng đảm bảo tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách kịp thời và chính xác Ngoài ra, Hằng còn chịu trách nhiệm về thuế GTGT, báo cáo thuế cho khối văn phòng công ty, lập quyết toán văn phòng, và báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng và năm, kèm theo giải trình chi tiết.

Kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hàng tồn kho của công ty, đồng thời báo cáo định kỳ cho kế toán trưởng Vị trí này hoạt động dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý hàng hóa.

Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ tiến hành kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ để gửi cho kế toán tiền mặt ghi sổ.

2.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01kết thúc ngày 31/12 hàng năm

Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại cty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại, với quy trình nhập hàng, lưu kho và xuất bán theo hợp đồng ngay tại công ty.

Hiện nay công ty kinh doanh một số sản phẩm nhƣ máy in, máy fax, máy tính, máy Scaner và các phụ kiện chính hãng kèm theo

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các mặt hàng thiết yếu đang có nhu cầu tiêu thụ cao và tiềm năng khách hàng lớn Tuy nhiên, những mặt hàng này cũng chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố kinh tế lớn, chẳng hạn như tỉ giá hối đoái.

Đầu tiên, dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa Sau khi tham khảo bảng báo giá hợp lý, kế hoạch mua hàng sẽ được trình lên giám đốc để xin phê duyệt Khi quyết định mua hàng được thông qua, giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.

Hàng hóa mua về phải có hóa đơn GTGT và giấy báo nhận hàng

Căn cứ vào số liệu thực tế và hóa đơn GTGT hoặc giấy báo nhận hàng, phiếu nhập kho hàng hóa đƣợc kế toán lập thành 3 liên:

- Liên 2: phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ

- Liên 3: thủ kho giữ để vào thẻ kho

Khi hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất, cần thông báo ngay cho phòng kế hoạch và bộ phận kế toán để lập biên bản xử lý, có xác nhận của người giao hàng Thông thường, bên bán giao hàng trực tiếp tại kho; do đó, sau khi kiểm tra, chỉ nhập kho số hàng hóa đạt tiêu chuẩn đã ký kết, còn số hàng không đủ tiêu chuẩn sẽ được trả lại cho người bán.

* Cách tính giá hàng hóa nhập kho:

Giá thực tế hàng = Giá ghi trên HĐ + chi phí vận chuyển – Các khoản giảm trừ hóa nhập kho bốc xếp

Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT Trong trường hợp chi phí vận chuyển bốc xếp do bên bán chịu, giá thực tế nhập kho sẽ được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn.

VD1: Ngày 07/12/21012 Nhập kho 10 máy Fax Panasonic chƣa thanh toán

Số tiền có thuế GTGT 10% : 71.830.000 đồng (chƣa có thuế là: 65.300.000 đồng)

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là:

Vào ngày 11/12/2012, công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S đã bán 10 máy in Canon LBP 3300 với tổng giá trị 35.475.000 đồng, bao gồm thuế GTGT 10% Số tiền chưa bao gồm thuế là 32.250.000 đồng, tuy nhiên, giao dịch này vẫn chưa được thanh toán.

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là:

- Khách hàng đến mua hàng, G hợp đồng kinh tế

Phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên:

- Liên 2: Lưu tại phòng kế toán

- Liên 3: Chuyển cho thủ kho

Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để thực hiện việc xuất hàng hóa và ghi chép vào thẻ kho Cả thủ kho và người nhận hàng đều cần ký xác nhận số lượng hàng hóa đã xuất bán.

* Cách tính giá hàng hóa xuất kho

Do hàng hóa chủ yếu trong công ty có ít chủng loại và giá cả ổn định, kế toán đã sử dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá hàng hóa xuất kho Hàng hóa xuất kho được tính dựa trên đơn giá thực tế bình quân.

Trị giá của hàng tồn sau lần nhập thứ i

Số lƣợng hàng tồn sau lần nhập thứ i

Trị giá hàng hóa xuất bán

= Đơn giá bình quân x x Số lƣợng từng loại hàng hóa xuất kho

VD 3 : Ngày 12/12/2012 Xuất bán 01 Máy Fax Panasonic KX-FL 802 cho công ty TNHH vận tải Tiến Mạnh giá xuất bán 6.525.000 VND, đã thanh toán bằng TM

Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của mặt hàng máy Fax KX-FL 802

- Tồn đầu kỳ: 05 chiếc, đơn giá : 6.515.000

- Số lƣợng nhập trong kỳ nhƣ sau:

- Ngày 12/12công ty nhập kho 10 chiếc máy Fax KX-FL 802, đơn giá 6.530.000

Ngày 12/12/2012 xuất kho 01 chiếc máy Fax KX-FL 802 theo phiếu xuất kho số

Giá xuất kho của chiếc máy Fax KX-FL 802 đƣợc tính nhƣ sau:

05 x 6.515.000+10 x 6.530.000 Đơn giá bình quân 10+5 = 6.525.000 đ/ chiếc

Giá xuất 01 máy Fax KX-FL 802 = 01 x 6.525.000 = 6.525.000 đ

VD4: Ngày 13/12/2012 Xuất 02 máy in Canon 3300 bán cho cty TNHH khí công nghiệp VN, giá xuất bán : 3.217.500VND/ 01 máy, trả bằng TM

Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của mặt hàng máy in Canon 3300

- Tồn đầu kỳ: 15 chiếc, đơn giá : 3.210.000

- Số lƣợng nhập trong kỳ nhƣ sau:

- Ngày 07/12 công ty nhập kho 10 chiếc máy in Canon 3300, đơn giá 3.225.000

- Ngày 11/12 công ty nhập kho 05 chiếc máy in Canon 3300, đơn giá 3.225.000

Ngày 13/12/2012 xuất kho 02 chiếc máy in Canon 3300 theo phiếu xuất kho số

Giá xuất kho của chiếc máy in Canon 3300 đƣợc tính nhƣ sau:

15 x 3.210.000 + 5 x 3.225.000 + 10 x 3.225.000 Đơn giá bình quân 15+5+10 = 3.217.500 đ/ chiếc

Trong Công ty, hàng hóa đa dạng về chủng loại, do đó việc hạch toán hàng tồn kho cần đảm bảo theo dõi sát sao tình hình biến động của hàng hóa Hạch toán chi tiết được thực hiện song song với hạch toán tổng hợp, giúp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tài sản của doanh nghiệp.

Kế toán của công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình áp dụng hình thức hạch toán chi tiết hàng tồn kho phù hợp với hoạt động kinh doanh, cụ thể là phương pháp “Thẻ song song” Hình thức này giúp quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và báo cáo tài chính.

Do đó việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho đƣợc tiến hành đồng thời tại 2 bộ phận: kế toán và tại kho

Sơ đồ 2.4 Quá trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song

Thẻ kho Phiếu xuất kho

Sổ chi tiết hàng hóa

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn

Thủ kho cần theo dõi số lượng nhập xuất hàng hóa trên thẻ kho, đảm bảo nắm rõ số lượng, chất lượng và chủng loại hàng hóa có sẵn để xuất bán khi cần Hằng ngày, thủ kho phân loại và sắp xếp hàng hóa dựa trên chứng từ nhập xuất, ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vào sổ kho chi tiết Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập xuất, thủ kho phải đối chiếu số lượng hàng tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách Cuối tháng, thủ kho tổng hợp số liệu nhập xuất, tính toán lượng tồn kho theo từng mặt hàng và lập báo cáo nhập-xuất-tồn kho để đối chiếu với sổ sách kế toán, sau đó chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán.

Số lƣợng tồn = số lƣợng tồn + số lƣợng nhập kho - số lƣợng xuất kho cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ

Kế toán cần mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ.

Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập, xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán sẽ cộng và tính số tồn kho cho từng loại hàng hóa Số liệu tồn kho này cần phải khớp với số liệu của thủ kho trên thẻ kho tương ứng Mọi sai sót phải được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế.

VD1: Ngày 07/12/21012 Nhập kho 10 máy Fax Panasonic chƣa thanh toán

Số tiền có thuế GTGT 10% : 71.830.000đồng (chƣa có thuế là: 65.300.000 đồng)

- Căn cứ HĐGTGT số 0000972(Biểu số 2.1), kế toán lập phiếu nhập kho số 12.10 (Biểu số 2.2 12.10 kiểm nhận số lƣợng, chất lƣợng ghi số lƣợng hàng hóa 12.10

Từ phiếu nhập kho, thủ kho ghi chép vào thẻ kho (Biểu số 2.7), trong khi kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 156 (Biểu số 2.10) Cuối kỳ, dựa trên sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp (Biểu số 2.11).

Vào ngày 11/12/2012, VD2 đã thực hiện giao dịch mua 10 máy in Canon LBP 3300 từ công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S, với tổng số tiền là 35.475.000 đồng, bao gồm thuế GTGT 10% Trong đó, số tiền chưa bao gồm thuế là 32.250.000 đồng.

- Căn cứ HĐGTGT số 0000978 (Biểu số 2.3), kế toán lập phiếu nhập kho số 12.11 (Biểu số 2.4 12.11 kiểm nhận số lƣợng, chất lƣợng ghi số lƣợng hàng hóa 12.11

Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty

2.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng,……

- Và các chứng từ khác liên quan

2.2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

TK 156: Hàng hóa và mở các tài khoản cấp 2:

TK 1561: Giá mua hàng hóa

- 15611(Máy in Canon) : 156111 (máy in Canon 2900);

- 15612(Máy Fax): 156121( máy Fax Fanasonic KX-FL 802);

- 15613 (Máy Scan); 15614(máy photo); 15615 (Laptop)……

 “Phải trả người bán” và được mở chi tiết cho từng người bán

2.2.2.3 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Quy trình hạch toán hàng tồn kho tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình đƣợc mô tả nhƣ sau : Sơ đồ 2.5

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:

- nghiệp vụ vào Nhật ký chung Từ số liệu trên nhật ký chung kế toán ghi sổ cái

Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản Đồng thời, từ sổ chi tiết các tài khoản, kế toán cũng lập bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên Sổ cái Những bảng tổng hợp này sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

VD1: Ngày 07/12/21012 Nhập kho 10 máy Fax Panasonic KX-FL 802 chƣa thanh toán số tiền gồm thuế GTGT 10% : 71.830.000 đồng (chƣa thuế 65.300.000đồng)

Sau khi người bán xuất hóa đơn và hàng hóa đã được công ty nhận đầy đủ

Chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…)

Bảng cân đối kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ kho

Căn cứ vào HĐGTGT số 0000972 (Biểu 2.1), kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu 2.2)

Từ phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách toán theo định khoản sau :

Kế toán thực hiện bút toán vào sổ Nhật ký chung và từ đó lập sổ cái cho các tài khoản như TK156, TK133, và TK331 Khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho sẽ lập thẻ kho và kế toán chi tiết hàng tồn kho sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng.

Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa(Biểu 2.11)

Cuối kỳ, thủ kho cần đối chiếu số liệu trong bảng nhập-xuất-tồn với Sổ cái tài khoản 156 Đồng thời, họ cũng phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho so với sổ chi tiết tài khoản 156 của kế toán hàng tồn kho.

VD2: Ngày 11/12/2012 Mua 10 máy in Canon LBP 3300 của công ty

Công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S chưa thanh toán số tiền 35.475.000 đồng, bao gồm thuế GTGT 10% (trong đó, số tiền chưa có thuế là 32.250.000 đồng) sau khi người bán xuất hóa đơn và công ty đã nhận đầy đủ hàng hóa.

Căn cứ vào HĐGTGT số 0000935 (Biểu 2.3), kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu 2.4)

Từ phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách toán theo định khoản sau :

Kế toán thực hiện bút toán vào sổ Nhật ký chung và từ đó lập sổ cái cho các tài khoản như TK156, TK133 và TK331 Khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho sẽ lập thẻ kho và kế toán chi tiết hàng tồn kho sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng.

Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa(Biểu 2.11)

Cuối kỳ, thủ kho cần đối chiếu số liệu từ bảng nhập-xuất-tồn với Sổ cái TK 156 Đồng thời, việc đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu sổ chi tiết TK 156 của kế toán chi tiết hàng tồn kho cũng là một bước quan trọng.

VD 3 : Ngày 12/12/2012 Xuất bán 01 Máy Fax Panasonic KX-FL 802 cho công ty TNHH vận tải Tiến Mạnh giá xuất bán 6.525.000 VND, đã thanh toán bằng TM

- Khi nhận đƣợc đơn hàng của bên mua, công ty xuất kho hàng bán theo yêu cầu của khách hàng, kế toán lập phiếu xuất kho.(Biểu2.5 )

- Từ phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách theo định khoản sau:

- Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung.(Biểu 2.12 ) từ sổ nhật ký chung kế toán lập sổ cái tài khoản 156

- Từ phiếu xuất kho bán hàng cho khách hàng thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho máy Fax(biểu 2.7)

Khi nhận phiếu nhập kho, kế toán cần ghi sổ chi tiết hàng hóa theo biểu 2.10 Dựa vào sổ chi tiết này, kế toán sẽ lập sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa theo biểu 2.11.

Cuối kỳ, thủ kho cần đối chiếu số liệu giữa bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK 156 Đồng thời, sẽ tiến hành so sánh số liệu ở thẻ kho với số liệu trong sổ chi tiết và sổ cái TK 156 để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của các số liệu.

VD4: Ngày 13/12/2012 Xuất 02 máy in Canon 3300 bán cho cty TNHH khí công nghiệp VN, giá xuất bán : 3.217.500VND/ 01 máy, trả bằng TM

- Khi nhận đƣợc đơn hàng của bên mua, công ty xuất kho hàng bán theo yêu cầu của khách hàng, kế toán lập phiếu xuất kho.(Biểu2.6 )

- Từ phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách theo định khoản sau:

- Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung.(Biểu 2.12 ) từ sổ nhật ký chung kế toán lập sổ cái tài khoản 156 (biểu 2.13)

- Từ phiếu xuất kho bán hàng cho khách hàng thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho máy Canon (biểu 2.8)

Khi nhận phiếu nhập kho, kế toán cần ghi sổ chi tiết hàng hóa theo biểu 2.9 Từ sổ chi tiết này, kế toán sẽ lập sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa theo biểu 2.11.

Cuối kỳ, thủ kho cần đối chiếu số liệu giữa bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK 156 Đồng thời, thủ kho cũng phải kiểm tra sự khớp nhau giữa số liệu ở thẻ kho với số liệu trong sổ chi tiết và Sổ cái TK 156 để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của các số liệu.

E.C.S Công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S Địa chỉ: Số 234A Đà Nẵng, Ngô Quyền, HP ĐT: 031.3650.864 – Fax: 031.3650.994

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/12P

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CTy CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình Địa chỉ: Số 7/14/262 Trần Nguyên Hãn, Lê Chân, HP

Hình thức thanh toán: MST

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính

Số lƣợng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng 65.300.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.530.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 71.830.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu tám trăm ba mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn)

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 74 Đơn vi: Công ty cổ phần thương mại

Và dịch vụ Sơn Bình

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

- Họ và tên người giao:

- Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S

- Địa chỉ: Số 234A Đà Nẵng - HP

- Theo HĐ số.0000972 ngày 07 tháng 12 năm 2012 của cty E.C.S

Nhập tại kho: công ty địa điểm: 7/14/262 Trần Nguyên Hãn -.Lê Chân - HP

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tƣ

Mã số Đơn vị tính

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi lăm triệu ba trăm nghìn đồng chẵn

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01

Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận)

E.C.S Công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S Địa chỉ: Số 234A Đà Nẵng, Ngô Quyền, HP ĐT: 031.3650.864 – Fax: 031.3650.994

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/12P

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CTy CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình Địa chỉ: Số 7/14/262 Trần Nguyên Hãn, Lê Chân, HP

Hình thức thanh toán: MST

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính

01 Máy in Canon LBP 3300 Chiếc 10 3.225.000 32.250.000

Cộng tiền hàng 32.250.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.225.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 35.475.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mưoi lăm triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn)

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 76 Đơn vi: Công ty cổ phần thương mại

Và dịch vụ Sơn Bình

- Họ và tên người giao:

- Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và ứng dụng công nghệ E.C.S

- Địa chỉ: Số 234A Đà Nẵng - HP

- Theo HĐ số 0000978 ngày 11 tháng 12 năm 2012 của Cty E.C.S

Nhập tại kho: công ty địa điểm: 7/14/262 Trần Nguyên Hãn -.Lê Chân - HP

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tƣ

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu hai trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn

Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận)

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 77 Đơn vi:…Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Sơn Bình

- Họ và tên người nhận hàng: ………

- Đơn vị: ……Công ty TNHH vận tải Tiến Mạnh ………

-Địa chỉ: ……… Tổ 5 khu 7 Quán Toan, HP ………

- Lý do xuất kho: Xuất bán

- Xuất tại kho (ngăn lô): công ty Địa điểm: 7/14/262 Trần Nguyên Hãn – LC - HP

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Sáu triệu lăm trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn…………

(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)

Sinh viên: Trần Thu Hằng - Lớp QTL501K 78 Đơn vi:…Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Sơn Bình

- Họ và tên người nhận hàng: ………

- Đơn vị: ……Công ty TNHH khí công nghiệp VN ………

-Địa chỉ: ……… Số 1P Minh Khai, HP ………

- Lý do xuất kho: Xuất bán

- Xuất tại kho (ngăn lô): công ty Địa điểm: 7/14/262 Trần Nguyên Hãn – LC - HP

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Sáu triệu bốn trăm ba mươi lăm nghìn đồng chẵn…………

(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)

Năm 2012 Đơn vị tính:đồng

Số hiệu TK đối ứng

Số trang trước chuyển sang 73.820.451.155 73.820451.155

12.10 07/12 Nhập kho máy Fax Panasonic

KX-FL 802 chƣa thanh toán

12.13 10/12 Thanh toán tiền điện tháng11 642

Mua máy in Canon LBP 3300 của cty TNHH E.C.S về nhập kho chƣa thanh toán

12.05 11/12 Thanh toán tiền hàng HĐ số cho cty E.C.S 331

12.12 12/12 Nhập kho máy Scan KX MB

12.21 12/12 Xuất bán máy Fax Panasonic

Bán máy Fax Panasonic KX-FL 802cho cty TNHH vận tải Tiến Mạnh thu ngay TM

Xuất kho bán máy Canon 33000 cho cty cty TNHH khí công nghiệp VN

Bán máy Canon 33000 cho cty cty TNHH khí công nghiệp VN thu ngay TM

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Công ty CP TM và DV Sơn Bình

Số 7/14/262 Trần Nguyên Hãn, HP Mẫu số S03a -DNN

Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC

Tháng 12 Năm 2012 Tên Tài khoản: hàng hóa

Số hiệu TK: 156 Đơn vị tinh : đồng

12.08 07/12 Mua chuét 6000 Genius của cty TNHH

E.C.S về nhập kho chƣa thanh toán 331 7.727.250

12.09 07/12 Mua máy in Canon LBP 3300 của cty

E.C S về nhập kho thanh toán bằng TG 112 16.125.000

12.10 07/12 Nhập kho máy máy Fax Panasonic KX-

12.11 11/12 Mua máy in Canon LBP 3300 của cty

E.C về nhập kho chƣa thanh toán 331 32.250.000

12.12 12/12 Nhập kho máy máy Scan chƣa thanh toán 331 17.750.000

12.21 12/12 Xuất kho bán máy máy Fax Panasonic

KX-FL 802 cho cty TNHH vận tải 632 6.525.000

12.22 13/12 Xuất kho bán máy Canon 33000 cho cty cty TNHH khí công nghiệp VN 632 6.435.000

Công ty CP TM và DV Sơn Bình

Số 7/14/262 Trần Nguyên Hãn, HP Mẫu số S03b -DNN

Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC

(Ký, họ tên,đóng dấu)

Công tác kiểm kê hàng tồn kho

Cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê hàng hóa định kỳ nhằm phát hiện và xử lý sự chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu ghi chép trong sổ sách.

Công ty chủ yếu kinh doanh hàng hóa dễ kiểm soát, cho phép việc kiểm kê diễn ra đơn giản Bộ phận kiểm kê dựa vào chứng từ nhập, xuất kho và số lượng hàng tồn kho để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như tốc độ bán ra của từng loại hàng hóa, từ đó giúp Ban Giám đốc có những điều chỉnh kịp thời.

Trước khi tiến hành kiểm kê hàng hóa, thủ kho cần hoàn tất thẻ kho theo thông báo của hội đồng kiểm kê công ty Đồng thời, phòng kế toán cũng phải khóa sổ các sổ kế toán liên quan đến hàng hóa sau khi tính toán giá trị hàng tồn kho.

Hội đồng kiểm kê thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và ghi nhận kết quả trên Biên bản kiểm kê hàng hóa Dựa vào biên bản này, giám đốc công ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ đưa ra các quyết định xử lý phù hợp như thanh lý, nhượng bán, hoặc yêu cầu bồi thường nếu có cá nhân làm mất hoặc gây hỏng hàng hóa Kết quả kiểm kê sẽ được kế toán ghi sổ dựa trên các biên bản xử lý đã hoàn tất.

Trong những năm gần đây, công tác kiểm kê kho tại công ty diễn ra suôn sẻ, không ghi nhận trường hợp mất mát nào Chỉ có một vài trường hợp hàng hóa bị thiếu hoặc hư hỏng do nguyên nhân khách quan như gãy, méo mó trong quá trình bảo quản, nhưng số lượng này không đáng kể.

Khi kiểm kê hàng hóa, nếu phát hiện dƣ thừa, thiếu, mất hoặc hư hỏng, kế toán cần căn cứ vào nguyên nhân và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để thực hiện các biện pháp phù hợp.

-Nếu thừa, thiếu do nhầm lẫn hoặc chƣa ghi vào sổ phải tiến hành bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán

Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân và người phạm lỗi, ghi :

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)

Khi có quyết định xử lý: Nếu người làm mất, hỏng phải bồi thường, ghi :

Có TK 138 – Phải thu khác

Trường hợp phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)

Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)

Có các TK có liên quan

VD: Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2012, Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật tƣ (Biểu số 2.14)

BÁO CÁO KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

Thời điểm kiểm kê : 8h ngày 31 tháng 12 năm 2012

Chức vụ: Phó Giám đốc Chức vụ: Cán bộ kĩ thuật Chức vụ: Thủ kho

Trưởng ban kiểm kê Ủy viên Ủy viên Ủy viên Đã kiểm kho có những mặt hàng sau:

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ ĐVT Đơn giá

Sổ sách Thực tế Chênh lệch Phẩm chất

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê

Kết luận của ban kiểm kê: Tất cả các loại hàng hóa cồn tốt 100% và số lƣợng không chênh lệch với sổ sách

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN BÌNH

Đánh giá chung về công tác kế toán tại công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình

Kể từ khi thành lập, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức để khẳng định vị thế trên thị trường Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố sống còn Những rào cản này đã trở thành động lực thúc đẩy công ty nỗ lực phát huy thế mạnh, từng bước phát triển và khẳng định vị trí của mình.

Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thiếu thốn, công ty đã nỗ lực đáng kể trong việc tổ chức bộ máy quản lý để đáp ứng nhu cầu thị trường Sự năng động và sáng tạo của đội ngũ quản lý, cùng với sự đồng lòng của cán bộ công nhân viên, đã góp phần vào quá trình phấn đấu bền bỉ của toàn công ty Kết quả đạt được không chỉ là sự tăng trưởng về vật chất mà còn là sự phát triển vượt bậc về trình độ quản lý của đội ngũ lãnh đạo.

Công tác quản lý và kế toán ngày càng được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quan trọng cho quá trình quản lý kinh doanh của công ty Quản lý tốt dẫn đến kinh doanh hiệu quả, trong khi kế toán chính xác và kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị nội bộ và xây dựng chiến lược kinh doanh tối ưu.

Nhờ nỗ lực và sự học hỏi không ngừng, công ty ngày càng hoạt động hiệu quả và uy tín được nâng cao Hoạt động kinh doanh mở rộng, đời sống cán bộ công nhân viên cải thiện, đồng thời góp phần vào ngân sách Nhà nước.

Qua thời gian tìm hiểu và thực hành kế toán, cùng với sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp, em nhận thấy công tác kế toán, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho tại công ty, có những ưu điểm và nhược điểm rõ rệt.

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ, các phòng ban, bộ phận có mối quan

Mỗi nhân viên trong công ty đều được gắn bó với những hoạt động chuyên biệt, điều này giúp họ tích lũy kinh nghiệm và phát huy năng lực sở trường, từ đó thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với trình độ chuyên môn hiện có Tất cả các hoạt động kế toán đều được tập trung tại một địa điểm nhất định, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán.

Phòng kế toán của C đảm bảo lãnh đạo tập trung và thống nhất, cung cấp thông tin kịp thời, thuận lợi cho việc phân công công việc Với tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phòng kế toán cũng giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Dưới sự quản lý của kế toán trưởng, mỗi kế toán viên đảm nhận một phần công việc độc lập, tạo điều kiện cho sự chủ động và sáng tạo Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân Đội ngũ kế toán viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm, luôn nỗ lực bồi dưỡng nghiệp vụ để cung cấp thông tin chính xác, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức công tác kế toán đƣợc thực hiện tốt theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006

Hệ thống chứng từ của Công ty tuân thủ đầy đủ mẫu biểu do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm phiếu thu, phiếu chi và phiếu xuất kho Tất cả thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép chính xác và đầy đủ, giúp thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu thực tế với sổ sách kế toán Các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng loại và hợp đồng, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tìm kiếm và đối chiếu số liệu.

Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung, một phương pháp đơn giản và rõ ràng, giúp dễ dàng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin Hình thức này phù hợp với năng lực, trình độ và điều kiện kỹ thuật của công ty, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý, đảm bảo thông tin dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy Nhờ đó, sổ nhật ký chung đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu hạch toán kế toán và quản lý của công ty.

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình đã tổ chức kế toán hàng tồn kho một cách hợp lý, tuân thủ phương pháp kế toán hiện hành và các quy định của nhà nước Hệ thống tài khoản, sổ sách và chứng từ được duy trì một cách nhất quán, giúp cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp.

 Đối với hoạt động nhập-xuất kho:

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình đã thiết lập quy trình nhập-xuất kho hoàn chỉnh, trong đó hoạt động nhập kho được thực hiện dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho và yêu cầu mua hàng.

Phòng kinh doanh cần lập giấy đề nghị mua hàng sau khi được phê duyệt, tiếp theo là lập đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận các hợp đồng mua hàng, và cuối cùng là nhập kho hàng hóa.

Sinh viên Trần Thu Hằng, lớp QTL501K 87, đã nêu rõ rằng công ty đã thiết lập quy trình xuất kho hiệu quả, đảm bảo các ghi chép sổ sách tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình máy văn phòng

Công ty CP thương mại và dịch vụ Sơn Bình theo phương p đi

Tiêu đề	Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác Kế Toán Hàng Tồn Kho Tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Dịch Vụ Sơn Bình
Tác giả	Trần Thu Hằng
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Văn Thụ
Trường học	Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Khóa Luận Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2013
Thành phố	Hải Phòng

Định dạng
Số trang	107
Dung lượng	3,42 MB