Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 CƠ SỞ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đối tƣợng lao động, thể dƣới dạng vật hoá, ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định, nguyên vật liệu bị tiêu hao tồn khơng giữ ngun hình thái vật chất ban đầu mà giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển tồn lần vào chi phí sản xuất giá thành sản phẩm làm 1.1.2 Đặc điểm vai trò nguyên vật liệu trính sản xuất 1.1.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: Thứ nhất, mặt vốn: Nguyên vật liệu thành phần quan trọng vốn lƣu động, đặc biệt vốn dự trữ doanh nghiệp Để nâng cao hiệu sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lƣu động điều khơng thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu cách hiệu quả, hợp lý Thứ hai, mặt giá trị: khác với tƣ liệu lao động, tham gia vào trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, ngun vật liệu bị tiêu hao tồn bộ, khơng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu chuyển dịch tồn giá trị lần vào chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Về mặt kỹ thuật, nguyên vật liệu tài sản vật chất tồn dƣới nhiều dạng khác nhau, phức tạp đời sống lý hoá nên dễ bị tác động thời tiết, khí Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP hậu môi trƣờng xung quanh Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao tài sản ngắn hạn tổng chi phí sản xuất, để tạo sản phẩm ngun vật liệu có vị trí quan trọng 1.1.2.2 Vai trò nguyên vật liệu trình sản xuất Ngun vật liệu có vị trí quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thiếu nguyên vật liệu khơng thể tiến hành đƣợc hoạt động sản xuất vật chất Chi phí loại vật liệu thƣờng chiếm tỉ trọng lớn toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Do vật liệu khơng định đến mặt số lƣợng sản phẩm, mà cịn ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm tạo Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại, đa dạng sản phẩm sản xuất đạt đƣợc yêu cầu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày cao xã hội Nhƣ ta biết, trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao tồn khơng giữ ngun đƣợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị chuyển lần tồn vào giá trị sản phẩm tạo Quản lý vật liệu yếu tố khách quan sản xuất xã hội Tuy nhiên trình độ sản xuất khác nên phạm vi mức độ phƣơng pháp quản lý khác Do đó, tăng cƣờng quản lý cơng tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm hiệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm mặt nhƣ: số lƣợng cung cấp, chất lƣợng chủng loại giá trị Bởi vậy, cơng tác kế tốn ngun vật liệu điều kiện khơng thể thiếu đƣợc tồn cơng tác quản lý kinh tế tài Nhà nƣớc nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra đƣợc định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu sản xuất, ngăn ngừa hạn chế mát, hƣ hỏng, lãng phí tất khâu trình sản xuất Đặc biệt cung cấp thông tin cho Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP phận kế tốn nhằm hồn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại nhiều thứ khác Mỗi loại có vai trị, cơng dụng, tính chất lý hoá khác biến động liên tục hàng ngày trình sản xuất kinh doanh Tuỳ theo nội dung kinh tế chức nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu doanh nghiệp có phân chia thành loại khác  Nếu vào công dụng chủ yếu vật liệu vật liệu chia thành loại: Nguyên vật liệu chính: loại nguyên liệu, vật liệu tham gia vào trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất, thực thể sản phẩm.Vì khái niệm ngun vật liệu gắn liền với doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại, dịch vụ… khơng đặt khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ Nguyên liệu, vật liệu bao gồm nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp tục trình sản xuất, chế tạo thành phẩm Vật liệu phụ: Là loại vật liệu tham gia vào q trình sản xuất, khơng cấu thành thực thể sản phẩm nhƣng kết hợp với vật liệu làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngồi, tăng thêm chất lƣợng sản phẩm tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực bình thƣờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho q trình lao động Nhiên liệu: Là thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm diễn bình thƣờng Nhiên liệu tồn thể lỏng, rắn khí Phụ tùng thay thế: Là vật tƣ dùng để thay thế, sửa chữa máy móc Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất… Thiết bị xây dựng bản: Là loại vật liệu thiết bị để sử dụng cho công việc xây dựng Đối với thiết bị xây dựng bao gồm thiết bị cần lắp, khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ vật kết cấu dùng để lắp dặt vào công trình xây dựng Vật liệu khác: loại vật liệu chƣa đƣợc xếp vào loại trên, thƣờng vật liệu đƣợc loại từ trình sản xuất: sắt, thép, gỗ vụn, hay phế liệu thu hồi đƣợc từ việc lý tài sản cố định Ý nghĩa: Cách phân loại sở để xác định mức tiêu hao cho loại, thứ nguyên vật liệu sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu doanh nghiệp Ngoài cách phân loại phổ biến trên, doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác Mỗi cách phân loại có ý nghĩa riêng nhằm phục vụ yêu cầu quản lý khác  Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm: Vật liệu mua Vật liệu sản xuất Vật liệu từ nguồn khác nhƣ: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thƣởng Ý nghĩa: Cách phân loại tạo tiền đề cho việc quản lý sử dụng riêng loại nguyên vật liệu từ nguồn nhập khác nhau, đánh giá đƣợc hiệu sử dụng vật liệu sản xuất Hơn nữa, cịn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng, xác số có tình hình biến động loại nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp Nhƣng cách phân loại không phản ánh chi tiết đƣợc loại nguyên vật liệu Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP  Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: Vật liệu tự có Vật liệu nhận gia công giữ hộ Ý nghĩa: Cách phân loại sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình có vật liệu, từ lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp  Theo mục đích nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm: Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nhƣ quản lý phân xƣởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm Ý nghĩa: Với cách phân loại này, doanh nghiệp nắm bắt đƣợc tình hình sử dụng vật liệu phận cho nhu cầu khác từ điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ Để phục vụ cho việc quản lý vật tƣ cách tỉ mỉ, chặt chẽ đặc biệt điều kiện ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn cần phải lập danh điểm vật liệu Đó quy định cho thứ vật liệu ký hiệu riêng hệ thống chữ số ( kết hợp với chữ cái) thay tên gọi, quy cách, kích cỡ chúng Tùy theo doanh nghiệp hệ thống danh điểm vật tƣ đƣợc xác định theo nhiều cách thức khác nhƣng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp Thông thƣờng hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp tên chữ vật tƣ để ký hiệu tên vật tƣ Danh điểm vật tƣ đƣợc sử dụng thống phận quản lý liên quan doanh nghiệp nhằm thống quản lý loại vật tƣ 1.1.4.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.4.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Quản lý vật liệu yếu tố khách quan sản xuất xã hội Tuy nhiên trình độ sản xuất khác nên phạm vi mức độ quản lý khác Công tác quản lý vật liệu nhiệm vụ tất ngƣời nhằm giảm bớt hao phí nhƣng hiệu mang lại cao Cơng tác hạch tốn vật liệu ảnh hƣởng đến việc tính giá thành nên muốn tính đƣợc xác giá thành việc tính chi phí nguyên vật liệu phải xác Xuất phát từ vai trị, đặc điểm vật liệu q trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu dự trữ, bảo quản sử dụng  Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý khối lƣợng, chất lƣợng, quy cách, chủng loại, giá mua chi phí thu mua nhƣ kế hoạch mua theo tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp  Trong khâu bảo quản: Để tránh mát, hƣ hỏng, hao hụt, đảm bảo an tồn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực chế độ quản lý loại vật liệu ảnh hƣởng không nhỏ tới trình sản xuất kết sản xuất kinh doanh  Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực sử dụng hợp lý, tiết kiệm cở sở định mức, dự tốn chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy, khâu cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh  Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu để đảm bảo trình sản xuất kinh doanh đƣợc bình thƣờng, khơng bị ngƣng trệ, gián đoạn việc cung ứng không kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Tóm lại vật liệu yếu tố trình tạo sản phẩm Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lƣợng cao đạt đƣợc uy tín thị trƣờng thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây nội dung quan Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp 1.1.4.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Khi tiến hành cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp kế toán cần thiết phải thực nhiệm vụ sau: Thực tốt việc phân loại đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc chuẩn mực kế toán quy định yêu cầu quản trị doanh nghiệp Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho Xác định giá trị vốn nguyên vật liệu nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin xác kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lƣợng giá trị nguyên vật liệu xuất kho Kiểm tra tình hình chấp hành quy định định mức tiêu hao nguyên vật liệu Phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh Kiểm tra việc thực tiêu kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng cho sản xuất Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu tồn kho theo chế độ quy định Phát kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa ứ đọng, phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại xảy Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phƣơng pháp hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để việc ghi chép phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời với mục đích cuối cung cấp thơng tin lập báo cáo tài phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.5 Đánh giá nguyên vật liệu 1.1.5.1 Nguyên tắc đánh giá Nguyên vật liệu Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đánh giá nguyên vật liệu việc dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc định Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02-Hàng tồn kho, vật liệu phải đƣợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay đƣợc gọi trị giá vốn thực tế vật liệu tồn chi phí mà doanh nghiệp bỏ để có đƣợc vật liệu địa điểm trạng thái Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu đƣợc đánh giá theo giá gốc, nhƣng trƣờng hợp giá trị thực đƣợc thấp giá gốc tính theo giá trị thực đƣợc Giá trị thực đƣợc giá bán ƣớc tính Hàng tồn kho kỳ sản xuất kinh doanh trừ chi phí ƣớc tính để hình thành sản phẩm chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Nguyên tắc quán: Các phƣơng pháp kế toán áp dụng việc đánh giá vật tƣ phải đảm bảo tính qn Tức kế tốn chọn phƣơng pháp phải áp dụng phƣơng pháp qn suốt niên độ kế tốn Doanh nghiệp thay đổi phƣơng pháp chọn nhƣng phải đảm bảo phƣơng pháp thay cho phép trình bày thơng tin kế toán cách trung thực hợp lý hơn, giải thích ảnh hƣởng hình thành trị giá vốn thực tế vật liệu đƣợc phân biệt thời điểm khác trình sản xuất kinh doanh o Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua o Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập o Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất o Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ 1.1.5.2 Đánh giá nguyên vật liệu 1.1.5.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 1.1.5.2.1.1 Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp sản xuất - xây dựng bản, vật liệu đƣợc nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế chúng lần nhập đƣợc xác định cụ thể nhƣ sau: Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho tồn chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ để có nguyên vật liệu Tuỳ nguồn nhập mà giá thực tế nguyên vật liệu đƣợc đánh giá khác - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài( mua nƣớc mua nƣớc ngoài) Trị giá vốn thực tế Giá = NVL nhập kho Các loại thuế Chi phí mua + thực tế mua khơng đƣợc + hồn lại thực tế Các - (TTĐB,NK ) khoản giảm trừ Trong đó:  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Giá mua thực tế vật liệu giá chƣa có thuế GTGT  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp không thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT giá mua thực tế giá có thuế GTGT - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất, gia công, chế biến: Giá vốn thực tế = vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu xuất kho để gia cơng chế biến Chi phí gia cơng + chế biến - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê gia công, chế biến: Giá vốn thực Giá vốn thực tế vật liệu nhập = kho tế vật liệu xuất kho thuê Chi phí vận Chi phí + gia công thuê gia công + chuyển bốc dỡ giao nhận (nếu có) - Đối với vật liệu đƣợc cấp: Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho = Giá vốn ghi biên giao nhận + Chi phí phát sinh giao nhận - Đối với vật liệu đƣợc biếu tặng, tài trợ: Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÒNG Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị hợp lý KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Các chi phí khác phát sinh - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đƣợc đánh giá theo giá trị thực tế sử dụng đánh giá theo giá ƣớc tính 1.1.5.2.1.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Vật liệu thu mua nhập kho thƣờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế lần nhập kho khơng hồn tồn giống nhau.Vì xuất kho kế tốn phải tính tốn xác định đƣợc giá vốn thực tế xuất kho cho nhu cầu, đối tƣợng sử dụng khác theo phƣơng pháp tính giá vốn thực tế xuất kho đăng ký áp dụng phải đảm bảo tính quán niên độ kế tốn Để tính giá vốn thực tế ngun vật liệu xuất kho doanh nghiệp áp dụng bốn phƣơng pháp đƣợc quy định chuẩn mực “Hàng tồn kho”( chuẩn mực 02) để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho: a Phương pháp giá đích danh Theo phƣơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính sở số lƣợng nguyên vật liệu xuất kho đơn giá thực tế nhập kho lơ hàng nguyên vật liệu xuất kho Phƣơng pháp nhận diện đƣợc loại nguyên vật liệu xuất tồn kho theo danh mục hóa đơn mua vào riêng biệt Do trị giá nguyên vật liệu xuất tồn kho đƣợc xác định xác tuyệt đối , phản ánh thực tế phát sinh Nhƣng nhƣ việc quản lý tồn kho phức tạp đặc biệt doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ Khi chi phí cho quản lý tồn kho tốn thực đƣợc Chính nên áp dụng phƣơng pháp tính giá loại vật liệu đặc trƣng có giá trị cao b Phương pháp nhập trước – xuất trước( FIFO) Phƣơng pháp dựa giả định hàng nhập trƣớc đƣợc xuất Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 10 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CTY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT TƢ VINH LẬP Kênh giang – Thủy nguyên – Hải phòng BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƢ HÀNG HỐ Năm 2009 Xuất cho đối tƣợng: Cơng trình Nhà văn hoá An Áo STT Diễn giải ĐVT Mã số Ô xy chai 0015 Đá trắng Xi măng PC30 kg 0045 kg 1125 Số lƣợng Đơn giá 0,1737 47.500 169,29 500 1.853,3228 895,29 Thành tiền 8.250,750 84.645,000 1.659.261,370 … Cộng … … Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu 2.30 2.2.3.4 Công tác kiểm kê kho công ty TNHH Thƣơng mại Vật tƣ Vinh lập: Cũng nhƣ doanh nghiệp khác, theo quy định Nhà nƣớc, năm doanh nghiệp phải thực kiểm kê hàng tồn kho tài sản khác lần vào cuối năm Mục đích kiểm kê nguyên vật liệu xác định lại số lƣợng, chất lƣợng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát chênh lệch sổ sách thực tế nhằm bảo vệ tài sản chấn chỉnh công tác quản lý nguyên vật liệu công ty Trƣớc lần kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho việc kiểm kê Đồng thời phòng kế toán sổ sách kế toán nguyên vật liệu phải đƣợc khố sổ sau kế tốn tính toán giá trị tồn kho nguyên vật Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 86 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP liệu Thông qua việc cân, đo, đong,… Hội đồng kiểm kê thể kết kiểm kê “ Biên kiểm kê vật tƣ” Căn vào kết kiểm kê, giám đốc công ty hội đồng kiểm kê có biện pháp xử lý thích hợp với trƣờng hợp vi phạm, sai trái kế toán dựa vào kết kiểm kê để tiến hành ghi sổ sách Biên kiểm kê lập thành 02 bản: - 01 phịng kế tốn lƣu - 01 thủ kho lƣu Sau lập xong biên bản, trƣởng ban kiểm kê thủ kho ký vào biên Nhìn chung, công tác kiểm kê kho công ty TNHH Thƣơng mại Vật tƣ Vinh lập năm hoạt động vừa qua đƣợc thực tốt, khơng có trƣờng hợp mát Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 87 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT TƢ VINH LẬP 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY Nền kinh tế thị trƣờng với đổi thực chế quản lý tài khẳng định vai trị vị trí thơng tin kế tốn doanh nghiệp Kế tốn công cụ hữu hiệu để điều hành, quản lý, kiểm tra, tính tốn hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Khi xu cạnh tranh ngày lành mạnh doanh nghiệp, giá yếu tố cốt yếu định “số phận” sản phẩm, lợi nhuận công ty Nhƣ biết, nguyên vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Hạch toán kế toán nguyên vật liệu đầy đủ, xác yếu tố đảm bảo cho giá thành đƣợc phản ánh chân thực Trên sở nhà quản lý phân tích tìm cách tiết kiệm nguyên vật liệu để giảm giá thành, tăng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Chính vậy, cơng tác hạch tốn kế tốn ngun vật liệu phần hành khơng thể thiếu doanh nghiệp sản xuất Công ty TNHH Thƣơng mại vật tƣ Vinh lập có nhiều cố gắng tổ chức công tác quản lý, sử dụng hạch toán kế toán nguyên vật liệu, song số hạn chế cần khắc phục để đáp ứng yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng nguyên vật liệu cho sản xuất, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa tƣợng hao hụt, mát, lãng phí nguyên vật liệu tất khâu trình sản xuất kinh doanh, từ tạo sản phẩm chất lƣợng cao, giá thành hạ, đáp ứng nhu cầu Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 88 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP thị trƣờng, tăng lợi nhuận cho cơng ty Do đó, việc nghiên cứu biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý, sử dụng hạch toán kế toán nguyên vật liệu công ty vô quan trọng 3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT TƢ VINH LẬP Công ty TNHH thƣơng mại vật tƣ Vinh Lập doanh nghiệp tƣ nhân thành lập, để đứng vững thị trƣờng công ty gặp phải khơng khó khăn Trên thực tế, ban lãnh đạo cơng ty tồn thể cán cơng nhân viên bƣớc tháo gỡ khó khăn, vƣợt qua thử thách, dần tự khẳng định Đó kết phấn đấu bền bỉ, liên tục toàn cơng ty Kết khơng đơn tăng trƣởng mặt vật chất mà lớn mạnh tồn diện trình độ quản lý, làm việc công ty Trong hoạt động kinh doanh, công ty thực xuất sắc kế hoạch kinh doanh, phƣơng án đề chu kỳ kinh doanh cụ thể Công ty trọng đến công tác quản lý nhân sự, thƣờng xuyên đào tạo, bồi dƣỡng, bổ sung cán công nhân viên có trình độ chun mơn, có lực Bên cạnh đó, cơng ty cịn có biện pháp khen thƣởng, kỷ luật kịp thời nhằm tạo kỷ cƣơng lao động cho doanh nghiệp Để nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức quản lý cách tối đa yếu tố chi phí đầu vào, đặc biệt nguyên vật liệu Đây yếu tố chi phí lớn giá thành sản phẩm sản xuất Trong cơng tác kế tốn, cơng ty áp dụng kế tốn theo hình thức Nhật ký chung, giúp cho ban lãnh đạo công ty thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh cách thuận lợi dễ dàng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc đạo sản xuất cơng ty Bộ máy kế tốn công ty đƣợc tổ chức cách hợp lý, hoạt động có nề nếp Các cán kế tốn nhiệt tình, yêu nghề, tiếp cận kịp thời với chế độ kế tốn hành có vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo, khoa học, có tinh Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 89 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP thần tƣơng trợ, giúp đỡ lẫn công việc đem lại hiệu cao Công ty thực tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ nghiêm túc sách, chế độ, luật kế tốn, chuẩn mực kế toán Nhà nƣớc ban hành 3.2.1 Ƣu điểm:  Về tổ chức máy quản lý: Với máy quản lý gọn nhẹ, phòng ban chức phục vụ có hiệu giúp lãnh đạo công ty việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán đƣợc tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện Phịng kế tốn cơng ty đƣợc bố trí hợp lý, phân cơng cơng việc cụ thể, rõ ràng cơng ty có đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, có trình độ lực, nhiệt tình trung thực… góp phần đắc lực vào cơng tác hạch tốn quản lý kinh tế cơng ty Cơng ty có đội ngũ kế tốn giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, có trình độ công việc nhƣ nhạy bén việc sử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp thơng tin kế tốn Các số liệu sau đƣợc tổng hợp đƣợc kế toán trƣởng kiểm tra  Về tổ chức máy kế tốn: Cơng ty TNHH thƣơng mại vật tƣ Vinh Lập có máy kế toán tổ chức tƣơng đối gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, thực theo chế độ hành, phù hợp với quy mô công ty theo mơ hình trực tuyến chức Với hình thức tổ chức kế toán tập trung, máy kế toán phát huy hiệu việc tăng cƣờng hạch tốn phục vụ cho quản lý cơng tác kế tốn ngun vật liệu Trong phịng Kế tốn, nhân viên kế tốn có trình độ tay nghề phù hợp, nhiệt tình với cơng việc tạo điều kiện tốt cho cơng tác hạch tốn Trong cơng tác kế tốn có phân cơng phân nhiệm vụ cụ thể đến cán với phần hành kế toán cách hợp lý Các nhân viên kế toán phải chịu trách nhiệm trực tiếp trƣớc kế toán trƣởng phần hành mình, đảm bảo Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 90 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP cung cấp thơng tin kế tốn nhanh chóng kịp thời cho đối tƣợng sử dụng Cùng với nỗ lực phấn đấu tồn cán cơng nhân viên cơng ty, tập thể cán phịng Kế tốn – Tài khơng ngừng trau dồi trình độ nghiệpvụ mình, trở thành cơng cụ đắc lực cơng tác hạch tốn cơng ty Phịng kế tốn tài thực tốt cơng việc từ việc thu nhận, xử lý, nhập liệu công tác kết chuyển cuối tháng, tính giá thành sản phẩm, xác định kết kinh doanh Việc sử dụng chứng từ nhƣ trình tự luân chuyển chứng từ thực theo quy định Bộ tài ban hành Thực chế độ hạch toán kinh tế, nộp thuế khoản nộp Ngân sách Nhà nƣớc  Về hình thức kế tốn, chứng từ, sổ sách: Về cơng tác hạch tốn vật liệu kế tốn cơng ty tổ chức hạch tốn vật liệu theo cơng trình, hạng mục cơng trình, tháng, q rõ ràng Một năm cơng ty hạch tốn vào q, q tháng đƣợc hạch tốn cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, cơng cụ dụng cụ Cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ sách kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Đây hình thức đơn giản, phù hợp với yêu cầu quản lý nhƣ đặc điểm hoạt động cơng ty Nó có ƣu điểm ghi chép rõ ràng, chi tiết, dễ xem, dễ kiểm tra, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài Hệ thống chứng từ tài khoản kế toán đƣợc áp dụng theo nguyên tắc Bộ tài ban hành Hệ thống chứng từ đƣợc lập, kiểm tra luân chuyển phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời phản ánh đầy đủ, kịp thời, xác, đảm bảo thơng tin nhanh hiệu Công ty áp dụng phƣơng pháp kế toán tổng hợp Hàng tồn kho theo phƣơng pháp Kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp có nhiều ƣu việt hàng tồn kho, đặc biệt nguyên vật liệu đƣợc theo dõi, kiểm tra cách thƣờng xuyên, liên tục, kịp thời, phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực công ty xây dựng Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 91 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Bên cạnh việc hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song phù hợp với cơng ty, phù hợp với trình độ kế toán kế toán viên nhƣ thủ kho, giúp cơng tác đối chiếu thủ kho phịng kế tốn đƣợc nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng, xác Phƣơng pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực tiện lợi  Về công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, công ty TNHH thƣơng mại vật tƣ Vinh lập có kho bảo quản vật liệu Nhƣ giúp cho kế toán thuận tiện q trình hạch tốn giúp cho việc kiểm tra trình thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng dễ dàng  Trong khâu thu mua: Do đặc điểm sản xuất công ty diễn cách thƣờng xuyên việc thu mua vật tƣ phục vụ sản xuất đƣợc thực cách thƣờng xuyên, với khối lƣợng thu mua lần lớn, nhiều chủng loại khác nên tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển, hao phí Nguyên vật liệu ln đƣợc thu mua nhân viên có lực, am hiểu giá cả, đảm bảo cho việc vung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất cách kịp thời, đảm bảo chất lƣợng  Trong khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu có giám sát quản lý chặt chẽ giám đốc Qua cho thấy cơng ty trọng đến mục tiêu sử dụng tiết kiệm vật tƣ sản xuất góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao chất lƣợng, hạ giá thành sản phẩm 3.2.2 Hạn chế: Bên cạch ƣu điểm kể trên, công tác kế tốn cơng ty nói chung cơng tác ngun vật liệu nói riêng khơng tránh khỏi nhƣợc điểm: Về tổ chức máy quản lý: Việc tổ chức máy quản lý gọn nhẹ cần thiết, nhƣng yêu cầu thị trƣờng nay, cơng trình đƣợc cơng ty xây dựng phải đảm bảo chất lƣợng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, cơng trình hồn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc kế tốn thủ kho số Có thể thời gian đội Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 92 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP thi cơng từ đến cơng trình, địa bàn nằm khác Do việc bố trí gọn nhẹ làm cho cơng tác kế tốn vật liệu đội thi cơng nhiều cơng trình thiếu xác, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu cơng tác quản lý sản xuất nói chung hạch tốn chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề phịng kế tốn cơng ty giám đốc cần sớm quan tâm giải cho hài hoà đảm bảo quy định tổ chức cơng tác kế tốn  Quản lý nguyên vật liệu: Do công ty xây dựng nên nguyên vật liệu công ty phong phú đa dạng nhiều chủng loại Công tác quản lý nguyên vật liệu chƣa đƣợc khoa học Có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, có vai trị khác trog q trình sản xuất, kế tốn khơng phân loại theo loại, nhóm riêng để dễ dàng công tác quản lý Hện nay, loại nguyên vật liệu đƣợc đƣa hết vào kho quản lý chung chung nên gặp nhiều khó khăn, khơng rõ ràng, gọn nhẹ khoa học  Việc ứng dụng phần mềm kế toán: Ngày khoa học phát triển nhƣng công ty sử dụng kế tốn thủ cơng khơng đem lại hiệu cao cơng việc Hơn nữa, kế tốn thủ cơng vừa nhiều thời gian, độ xác khơng cao, đơi cịn khơng đảm bảo tiến độ thời gian u cầu  Cuối kỳ công ty không thực việc lập báo cáo vật tƣ tồn lại: Nhƣ khơng có xác để kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng định mức vật tƣ, lƣợng vật tƣ tồn lại cuối kỳ  Chƣa lập sổ danh điểm vật tƣ để phục vụ cho việc quản lý vật tƣ:  Chƣa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho  Thủ tục nhập – xuất kho cơng ty đơi cịn rƣờm rà, rắc rối: Trên thực tế, cơng trình thi cơng cần gấp nguyên vật liệu để sản xuất , nguyên vật liệu thực tế mua đƣợc chuyển thẳng tới chân cơng trình mà khơng qua cơng đoạn nhập kho Nhƣ ta hạch tốn thẳng vào chi phí Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 93 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP mà khơng cần qua kho Nhƣng kế tốn cơng ty tiến hành thủ tục nhập kho bình thƣờng xuất 3.3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT TƢ VINH LẬP 3.3.1 Hoàn thiện việc mở sổ Danh điểm vật tƣ Sổ Danh điểm vật tƣ danh mục tập hợp toàn loại nguyên vật liệu mà công ty sử dụng Trong Sổ Danh điểm vật tƣ đƣợc theo dõi loại, nhóm, quy cách chặt chẽ giúp cho cơng tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu công ty đƣợc thống nhất, dễ dàng Trên sở phân loại nguyên vật liệu công ty tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu Cần phải quy định thống tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính loại ngun vật liệu Cơng ty xác định mã nguyên vật liệu dựa vào đặc điểm sau đây:  Dựa vào loại nguyên vật liệu  Dựa vào số nhóm nguyên vật liệu loại  Dựa vào số thứ tự nguyên vật liệu loại Trƣớc hết mã vật liệu đƣợc xác định sở số hiệu tài khoản cấp Cụ thể, sổ Danh điểm vật tƣ nên sử dụng bốn chữ số đầu để quy định nguyên vật liệu hai chữ số quy định nhóm nguyên liệu có nhiều chữ số đằng sau biểu quy cách nguyên vật liệu Ví dụ: Nhóm vật liệu chính: 1521 Loại xi măng: 1521-01 - Xi măng trắng HP: 1521-01-01 - Xi măng rời PC30HP: 1521-01-02 … Loại đá: 1521-02 Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 94 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP - Đá 1x2: 1521-02-01 - Đá 2x4: 1521-02-02 - Đá 4x6: 1521-02-03 … Nhóm vật liệu phụ: 1522 Loại dây thép: 1522-01 - Dây thép fi 4: 1522-01-01 - Dây thép fi 3.2: 1522-01-02 SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƢ Ký hiệu Nhóm Danh điểm vật tƣ Tên, quy cách, chủng loại ngun vật liệu 1521 Nhóm vật liệu 1521-01 Xi măng 1521-01-01 Xi măng trắng HP 1521-01-02 Xi măng rời PC Đơn vị Đơn tính giá h Ghi 30HP … … Đá 1521-02 1521-02-01 Đá 1x2 1521-02-02 Đá 2x4 1521-02-03 Đá 4x6 … … 1522 Nhóm vật liệu phụ 1522-01 Dây thép … … Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung Lớp: QT 1003K 95 TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGHIỆP KHĨA LUẬN TỐT 3.3.2 Hồn thiện việc lập báo cáo vật tƣ cuối kỳ Khi xuất kho vật tƣ phục vụ nhu cầu sản xuất có nhiều trƣờng hợp chƣa sử dụng hết số vật tƣ đó, lƣợng tiêu hao nguyên vật liệu thực tế kế hoạch Chính vậy, để có thẻ theo dõi lƣợng vật tƣ tồn cuối kỳ đơn vị sử dụng, đồng thời có xác để kiểm tra tình hình định mức sử dụng vật tƣ, đơn vị sử dụng vật tƣ cần lập Phiếu báo cáo vật tƣ lại cuối kỳ định kỳ gửi lên phịng kế tốn CTY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT Mẫu số 04-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- TƢ VINH LẬP Kênh giang – Thủy nguyên – Hải phòng BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU BÁO VẬT TƢ TỒN CUỐI KỲ Ngày…tháng…năm… Bộ phận sử dụng: STên nhãn hiệu, quy TT cách vật tƣ Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Lý do: sử dụng hay trả lại Phụ trách phận Hàng tháng, phận sử dụng vật tƣ kiểm tra, phát số vật tƣ tồn lại cuối kỳ, vào loại nguyên vật liệu khả sử dụng chúng kỳ mà có biện pháp giải cụ thể Số lƣợng vật tƣ lại cuối kỳ đơn vị sử dụng phân thành hai loại nhƣ sau: Nếu số vật tƣ khơng sử dụng kỳ lập Phiếu nhập kho nhập lại kho công ty để quản lý sử dụng Nếu số vật tƣ sử dụng để tiếp tục sản xuất kỳ đơn vị sử dụng vật tƣ lập Phiếu báo vật tƣ cuối kỳ lập thành hai Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung 96 Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGHIỆP KHĨA LUẬN TỐT liên: - Một liên giao cho phịng thiết kế thi cơng - Một liên giao cho phịng kế tốn 3.3.3 Hồn thiện thủ tục nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu mua nên cơng ty mua ngun vật liệu thƣờng có hai trƣờng hợp xảy ra:  Nguyên vật liệu mua tiến hành thủ tục nhập kho sau theo yêu cầu sản xuất mà làm thủ tục xuất kho  Do nhu cầu cần nguyên vật liệu nên nguyên vật liệu mua không tiến hành nhập kho mà xuất thẳng tới chân công trình thi cơng Trong trƣờng hợp thực tế không nhập kho mà đƣa vào sử dụng sản xuất ln nhƣng kế tốn phải tiến hành làm thủ tục nhập kho xuất kho đẻ hạch toán nhƣ trƣờng hợp Nhƣ vậy, việc thực thủ tục nhập kho, xuất kho nhiều mang tính chất hình thức, phục vụ cho nhu cầu quản lý Để xác định chứng từ gốc làm ghi Nợ TK 621: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp, cơng ty sử dụng hóa đơn mua hàng phiếu cấp hạn mức vật tƣ Biên giao nhận phận cung ứng phận sản xuất CTY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ VẬT TƢ VINH LẬP Kênh giang – Thủy nguyên – Hải phòng BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung 97 Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGHIỆP KHĨA LUẬN TỐT Ngày… tháng… năm… Chúng tơi gồm: Ơng( Bà): Ngƣời cung ứng Ông( Bà): Ngƣời nhận Đã tiến hành bàn giao sử dụng loại vật tƣ sau: STT Tên, quy cách vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng Ngày… tháng… năm… Đại diện bên nhận Đại diện bên nhận (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.3.4 Một số biện pháp khác nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty TNHH Thƣơng mại Vật tƣ Vinh lập 3.3.4.1 Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mặc dù nguyên vật liệu công ty đƣợc mua theo kế hoạch yêu cầu công tác sản xuất, nguồn kinh phí thu mua nguyên vật liệu đƣợc chuẩn bị trƣớc nên không cần quan tâm đến việc dự trữ nhiều loại vật tƣ kho Tuy nhiên, hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có đặc điểm xây dựng cơng trình mà cơng trình thƣờng đƣợc xây dựng thời gian dài nên nguyên vật liệu mua chƣa đƣợc sử dụng hết mà đƣợc để lại kho Và có biến động định giá nguyên vật liệu Để khắc phục đƣợc hạn chế em xin đƣa ý kiến công ty nên sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Dự phòng khoản tính trƣớc để đƣa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá bị giảm thấp giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp khoản thiệt hại thực tế xảy vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời phản ánh giá trị thực đƣợc hàng tồn kho doanh nghiệp lập Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung 98 Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGHIỆP KHĨA LUẬN TỐT báo cáo tài vào cuối kỳ hạch tốn Căn vào tình hình giảm giá thực tế, kế tốn tính tốn xác định đƣợc mức trích lập dự phịng - Cuối kỳ kế tốn năm( q) lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm( quý) tiếp theo: Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm lớn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế toán trƣớc chƣa sử dụng hết số chênh lệch lớn ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế tốn năm nhỏ khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế tốn trƣớc chƣa sử dụng hết số chênh lệch nhỏ ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 3.3.4.2 Hồn thiện việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hạch toán Cùng với phát triển ngày cao công nghệ khoa học kỹ thuật, xu hƣớng phát triển nhanh chóng giới, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hạch tốn kế tốn cần thiết Công ty TNHH thƣơng mại vật tƣ Vinh lập có trang bị máy tính phục vụ u cầu cơng việc kế tốn viên Tuy vậy, việc sử dụng công nghệ thông tin nhiều hạn chế Việc áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào cơng tác kế tốn có nhƣợc điểm chi phí đầu vào cao, nhƣng hiệu mang lại lớn Nó giúp giảm nhẹ khối lƣợng cơng việc kế tốn viên, nâng cao độ tin cậy, độ Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung 99 Lớp: QT 1003K TRƢỜNG ĐH DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGHIỆP KHĨA LUẬN TỐT xác số kế tốn Cụ thể, cơng ty nên đặt mua Phần mềm kế tốn riêng Hiện có nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng phần mềm đƣợc thiết lập riêng cho cơng ty Sử dụng phần mềm giảm bớt nhân lực so với hạch toán kế toán thủ công mà đảm bảo chất lƣợng công việc Trình tự kế tốn áp dụng sử dụng phần mềm kế tốn( Theo hình thức Nhật ký chung) đƣợc thể qua sơ đồ sau: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN: - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài - Báo cáo kế tốn quản trị Sơ đồ14: Trình tự kế tốn máy vi tính Trong đó: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Khi áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn Hàng ngày, kế toán viên cần nhập số liệu vào máy tính, phần mềm tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung sổ liên quan Cuối tháng, cuối quý, cuối kỳ tự động lập bảng tổng hợp báo cáo cần thiết Một số phần mềm kế toán thị trƣờng: SASINNOVA, FAST ACCOUTING, MISA, ESOFT… Sinh viên: Lƣơng Thị Hồng Nhung 100 Lớp: QT 1003K