Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Tổng quan nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp Bất kỳ xã hội muốn tồn phát triển phải tiến hành trình sản xuất, mà trình sản xuất muốn tiến hành phải thông qua yếu tố là: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động.Ba yếu tố có mối quan hệ hữu tác động qua lại tạo sở vật chất cho xã hội.Trong nguyên vật liệu đối tượng lao động, sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Đối tượng lao động nguyên vật liệu thể dạng vật hóa sắt, thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí, xây dựng bản; doanh nghiệp dệt, kéo sợi; vải doanh nghiệp may; sản phẩm trồng doanh nghiệp chế biến Trong trình sản xuất tạo sản phẩm nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng xét mặt sau: Về mặt giá trị: Dưới tác động sức lao động tư liệu lao động chu kỳ sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch lần toàn chi phí sản xuất dạng chi phí tiêu hao để thành giá trị sản phẩm mang đầy đủ chức vốn có sản phẩm là: chất lượng, mẫu mã, giá trị, giá trị sử dụng, giá trị thương mại Hơn chi phí nguyên vật liệu cịn ba chi phí quan trọng để tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục) Vì có giảm chi phí ngun vật liệu giảm chi phí sản xuất kinh doanh từ hạ giá thành sản phẩm (trong trường hợp không làm thay đổi chất lượng sản phẩm) việc tổ chức quản lý sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu đem lại lợi nhuận cao, tăng tích lũy đạt hiệu cao Về vốn doanh nghiệp: Nguyên vật liệu thành phần quan trọng 40 vốn lưu động doanh nghiệp đặc biệt vốn dự trữ.Trong nguyên vật liệu nằm khâu dự trữ sản xuất vốn lưu động Do cần quản lý sử dụng tốt nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động, tránh ứ đọng sử dụng lãng phí Từ vị trí, vai trị, đặc điểm ngun vật liệu ta thấy việc tổ chức quản lý, sử dụng tốt NVL cần thiết, bổ ích cho tất doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp sản xuất Do q trình sản xuất kinh doanh địi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL tất khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản đến khâu sử dụng dự trữ a) Khái niệm Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho tài sản: - Được giữ để bán kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trình sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ  Nguyên vật liệu là: phận hàng tồn kho, yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên trực tiếp vào trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản xuất sản phẩm  Công cụ dụng cụ là: phận hàng tồn kho, tư liệu lao động khơng có đủ tiêu chuẩn giá trị thời gian sử dụng quy định Tài sản cố định Vì cơng cụ dụng cụ quản lý hạch toán nguyên liệu, vật liệu b) Đặc điểm Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối tượng lao động mua tự chế biến cần thiết trình hoạt động sản xuất doanh nghiệp mang đặc điểm sau: - Tham gia vào chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ Khi tham gia vào trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hồn tồn hình 41 thái vật chất ban đầu giá trị chuyển toàn bộ, lần vào chi phí sản xuất kinh doanh - Thơng thường cấu tạo giá thành sản phẩm chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc sử dụng tiết kiệm, mục đích kế hoạch nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp giá thành sản phẩm thực tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh Đặc điểm công cụ dụng cụ: - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào trình sản xuất giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị bị hao mòn dần dịch chuyển phần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Cơng cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ thời gian sử dụng ngắn, quản lý hạch tốn tài sản lưu động c) Vai trị nguyên vật liệu, CCDC sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất vật chất, chi phí cho đối tượng lao động thường chiềm tỷ trọng lớn toàn chi phí, cấu giá thành sản phẩm phận sản xuất dự trữ quan trọng doanh nghiệp Như vậy, xét mặt ta thấy vị trí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ q trình sản xuất có ý nghĩa vô quan trọng Việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời, đầy đủ hay khơng ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất doanh nghiệp Sẽ khơng thể tiến hành sản xuất khơng có đủ NVL, CCDC Nhưng có đầy đủ NVL, CCDC sản xuất có đạt u cầu hay khơng? Sản phẩm làm có cạnh tranh hay khơng? Để đạt điều phải phụ thuộc vào chất lượng NVL, CCDC Ngồi chi phí NVL, CCDC ảnh hưởng không nhỏ đến biến động giá thành, cần chi phí tăng hay giảm 1% làm cho giá thành biến động Điều ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp NVL CCDC yếu tố thiếu trình sản xuất Do việc cung cấp NVL đầy đủ, thường xuyên liên tục sử dụng tiết kiệm, hợp lý, hiệu đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh ổn định đạt kết 42 cao Muốn cơng tác quản lý NVL phải đảm bảo yêu cầu khâu (thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng).NVL tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động Các doanh nghiệp phải tiến hành thường xuyên mua NVL để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu quản lý khác doanh nghiệp Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý việc thực kế hoạch mua hàng khối lượng, số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua chi phí mua, thực kế hoạch mua theo tiến độ thời gian phù hợp với tiến độ SXKD doanh nghiệp Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện đo lường cần thiết, thực chế độ bảo quản loại NVL, tránh hư hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn tài sản Sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự tốn chi phí nhằm tiết kiệm chi phí NVL, CCDC; điều có ý nghĩa to lớn việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp Do khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng NVL, CCDC Trong khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh ổn định không bị ngừng trệ, gián đoạn việc cung ứng không kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều 1.1.3 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1.3.1 Phân loại a) Phân loại nguyên vật liệu * Nếu vào vai trò, cơng dụng chủ yếu ngun vật liệu ngun vật liệu chia thành: - Nguyên vật liệu chính: loại vật liệu tham gia vào trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất, thực thể sản phẩm.Vì ngun liệu gắn liền với doanh nghiệp sản xuất cụ thể - Vật liệu phụ: loại vật liệu tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành thực thể sản phẩm mà kết hợp với vật liệu làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngồi, làm tăng thêm chất 43 lượng sản phẩm hàng hoá tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm thực bình thường phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho trình lao động - Nhiên liệu: thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm diễn bình thường Nhiên liệu tồn thể rắn, thể lỏng, thể khí - Phụ tùng thay thế: vật tư, sản phẩm dùng để thay sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất - Vật liệu xây dựng bản: gồm thiết bị, phương tiện lắp đặt cơng trình xây dựng doanh nghiệp - Phế liệu: vật liệu thu trình sản xuất lý tài sản, sử dụng bán - Vật liệu khác: bao gồm loại vật liệu cịn lại ngồi thứ kể trên.Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế tốn chi phí doanh nghiệp mà loại vật liệu chi tiết * Căn vào nguồn hình thành nguyên vật liệu phân loại sau - Nguyên vật liệu mua - Nguyên vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất - Nguyên vật liệu từ nguồn khác: cấp phát, biếu tặng, liên doanh * Căn vào mục đích nơi sử dụng nguyên vật liệu phân loại sau: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác Trên sơ phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp cần xác định "Sổ danh điểm vật liệu" để thống tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian việc đối chiếu kho tìm kiếm thơng tin loại vật liệu đặc biệt điều kiện giới hố, tự động hố cơng tác tính tốn doanh nghiệp b) Phân loại cơng cụ dụng cụ 44 * Căn vào nội dung kinh tế, công cụ dụng cụ phân loại thành: - Cơng cụ dụng cụ - Bao bì ln chuyển - Đồ dùng cho thuê * Căn vào nơi sử dụng công cụ dụng cụ phân loại thành: - Công cụ dụng cụ kho - Công cụ dụng cụ dùng * Căn vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ phân loại thành: - Phân bổ lần: Theo phương pháp xuất dùng cơng cụ dụng cụ, kế tốn phân bổ tồn giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ xuất dùng Phương pháp nên sử dụng trường hợp giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng nhỏ thời gian sử dụng ngắn - Phân bổ 50%: Theo phương pháp xuất dùng cơng cụ dụng cụ, kế tốn tiến hành phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ xuất dùng Khi phận báo hỏng công cụ dụng cụ, kế tốn tiến hành phân bổ giá trị cịn lại công cụ dụng cụ bị hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ báo hỏng Giá trị lại GTTT CCDC hỏng ccdc báo = hỏng Giá trị phế liệu thu hồi - Tiền bồi thường vật chất - Phân bổ nhiều lần: Theo phương pháp này, vào giá trị công cụ dụng cụ thời gian sử dụng số lần dự kiến để tính mức phân bổ cho kỳ lần sử dụng Mức phân bổ CCDC kỳ lần sử dụng Giá trị CCDC xuất dùng = Số kỳ số lần sử dụng Căn vào mức phân bổ nói trên, định kỳ kế tốn phân bổ giá trị cơng cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh 1.1.3.2 Đánh giá NVL, CCDC 45 Đánh giá vật liệu dùng thước đo tiền tệ để biểu giá trị vật liệu theo nguyên tắc định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống Về nguyên tắc NVL nằm giá thành sản phẩm đồng thời thuộc tài sản lưu động nằm bảng cân đối kế tốn Vì phải đánh giá NVL xác để đảm bảo tính xác giá thành thơng tin bảng cân đối kế tốn, NVL phản ánh sổ kế toán báo cáo theo nguyên tắc đánh giá theo giá trị vốn thực tế Nghĩa nhập kho phải tính theo giá trị vật liệu thực tế nhập Khi xuất kho phải xác định trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định Tuy nhiên đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất doanh nghiệp giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn hàng ngày sử dụng giá hạch toán Nguyên tắc chung để hạch toán nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho phải theo giá thực tế loại vật liệu Giá thực tế giá hạch tốn hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ thuế phải nộp (nếu có) Đánh giá NVL, CCDC cần tuân thủ nguyên tắc: Nguyên tắc giá gốc: Chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho: Giá gốc hay gọi trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu, tồn chi phí mà doanh nghiệp bỏ để có nguyên vật liệu địa điểm trạng thái Nguyên tắc quán: Nhất quán cách đánh giá nguyên vật liệu, CCDC; quán kỳ kế toán Nguyên tắc thận trọng: Lập dự phòng: Nguyên vật liệu đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thực thấp giá gốc tính theo giá trị thực Nguyên tắc trọng yếu: Ảnh hưởng đến báo cáo tài a) Tính giá ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo giá gốc  Đối với NVL, CCDC nhập kho Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho xác định theo nguồn nhập +Đối với NVL, CCDC nhập kho mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, loại thuế không hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu 46 thụ đặc biệt), chi phí vận chuyển bốc xếp, chi phí bảo quản trình mua hàng chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ khoản CKTM, GGHB (nếu có) Giá gốc NVL, CCDC mua nhập kho Giá mua ghi = hóa đơn trừ + (CKTM,GGHB) có Các loại thuế Chi phí khơng hồn + liên quan lại trực tiếp Giá gốc NVL, giá thực tế trường hợp NVL, CCDC mua vào để sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua giá chưa thuế GTGT Trường hợp NVL, CCDC mua vào sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT sử dụng cho hoạt động phúc lợi, dự án giá mua giá bao gồm thuế (tổng giá toán) + Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho Giá NVL,CCDC xuất gia = công chế biến Chi phí gia cơng chế biến + + Đối với ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ th ngồi gia cơng chế biến: Giá thực tế Giá thực tế NVL,CCDC CP vận chuyển CP thuê nhập kho = xuất thuê gia + bốc dỡ + ngồi gia cơng chế biến cơng chế biến Chi phí chế biến bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trình chế biến NVL, CCDC Đối với NVL, CCDC nhập kho nhận vốn góp liên doanh vốn góp cổ phần thu hồi vốn góp theo giá trị bên tham gia góp vốn liên doanh thống đánh giá chấp nhận +Đối với NVL nhập kho cấp: Giá gốc NVL, CCDC cấp Giá ghi sổ = đơn vị cấp 47 Chi phí vận chuyển + bốc dỡ, chi phí co liên nhập kho giá đánh giá lại quan trực giá trị +Đối với NVL, CCDC nhập kho biếu tặng, tài trợ: Giá gốc NVL, CCDC Giá tri hợp lý Nhận biếu tặng = ban đầu + Nhập kho NVL,CCDC tương đương  CP khác có liên quan đến việc tiếp nhận Đối với NVL, CCDC xuất kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều thời điểm khác nên có nhiều giá khác Do xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý điều kiện phương tiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính tốn doanh nghiệp mà lựa chọn bốn phương pháp để xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho áp dụng theo phương pháp sau:  Phương pháp thực tế đích danh  Phương pháp nhập trước xuất trước  Phương pháp nhập sau xuất trước  Phương pháp bình qn gia quyền Nơi dung cụ thể phương pháp: +Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này, giá hàng nhập kho giữ nguyên từ nhập kho lúc xuất kho Khi xuất loại hàng hóa lấy giá loại hàng hố Phương pháp áp dụng cho doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhận diện lơ hàng -Ưu điểm: Chính xác theo dõi chặt chẽ thời hạn bảo quản loại vật tư -Nhược điểm: Địi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện để bảo quản riêng lô hàng nhập kho, công tác chặt chẽ phức tạp 48 +Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp thực sau: lô hàng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho trước dùng trước Hàng tồn kho cuối kỳ hàng Do giá hàng xuất dùng tính hết theo giá thực tế lần nhập trước, xong giá lần nhập sau Nếu giá có xu hướng tăng lên giá trị hàng tồn kho cao, hàng xuất thấp, chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng ngược lại -Ưu điểm: Với phương pháp việc tính tốn đơn giản, dễ làm tương đối hợp lý, xác -Nhược điểm: Khối lượng tính tốn nhiều, phụ thuộc vào xu giá thị trường, phải tiến hành công phu +Phương pháp nhập sau xuất trước Theo phương pháp này, lô hàng mua sau xuất trước Nghĩa giá thị trường hàng xuất tính theo giá lơ hàng có lần nhập gần Chi phí sản xuất ln gắn chặt với giá thị trường nên lợi nhuận thu mang tính an tồn giá có xu hướng tăng lên Song chất lượng tính giá lại phụ thuộc vào ổn định giá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Nếu giá biến động mạnh mẽ xác gây bất hợp lý Phương pháp áp dụng trường hợp lạm phát -Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu đơn giản phương pháp nhập trước, xuất trước -Nhược điểm: Khối lượng ghi chép theo dõi hạch tốn chi tiết cịn phức tạp + Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương bình quân gia quyền, giá trị loại hàng tồn kho tính theo giá trị trung bình loại hàng tồn kho đầu kỳ, giá trị loại hàng tồn kho mua sản xuất kỳ Giá trị trung bình tính theo kỳ sau lơ hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể loại doanh nghiệp Phương pháp thường áp dụng doanh nghiệp có tính ổn định giá hàng hoá vật tư, hàng hoá nhập xuất kho Phương pháp bình qn gia quyền thực theo kỳ 49 cách đầy đủ, kịp thời Chẳng hạn, quy định đến ngày định phòng ban, kho phải tập hợp gửi tồn chứng từ phát sinh tháng phịng kế tốn –tài để phịng kế tốn – tài xử lý kịp thời xác Cơng ty nên lập sổ giao nhận chứng từ luân chuyển chứng từ phòng ban Mỗi giao nhận chứng từ bên giao nhận chứng từ phải ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Nếu chứng từ dễ dàng quy trách nhiệm cho người, phận có biện pháp xử lý Việc làm giúp quản lý chặt chẽ chứng từ công ty, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán nhân viên cơng ty cơng việc Ví dụ: Tình hình nguyên vật liệu kho vật liệu tháng 01/2012 công ty sau: Khi nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đồng thời chuyển lên phòng kế toán Khi giao chứng từ cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán viên phải ký vào sổ giao nhận chứng từ công ty (Biểu số 3.1) 100 Biểu số 3.1 Công ty cổ phần đúc 19-5 Kênh Giang –Thủy Nguyên – Hải Phòng Sổ giao nhận chứng từ Tháng năm 2012 Chứng từ Ngày 06/01 Nội dung Nơi nhận Người nhận chứng từ Số PX05/01 Xuất sắt phế sản Phòng kế xuất sản phẩm Ký tên Bùi Thị Hồng toán …………… 10/01 PN09/01 Mua gang đúc I Phịng kế Bùi Thị Hồng tốn …………… 15/01 PN20/01 Nhập kho quần áo Phòng kế bảo hộ lao động Bùi Thị Hồng toán …………… 19/01 PX23/01 Xuất quần áo bảo Phòng kế hộ lao động Bùi Thị Hồng tốn …………… 28/01 PN31/01 Mua fero mn Phịng kế Bùi Thị Hồng toán …………  Biện pháp 2: Áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác hạch tốn kế tốn cơng ty : Hịa nhập với phát triển công nghệ khoa học kỹ thuật xu hướng tiến giới, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hạch tốn kế tốn hồn tồn cần thiết Cơng ty cổ phần Đúc 19-5 ứng dụng tin học vào việc 101 hạch toán kế tốn tính tốn đơn thuần, cơng ty nên áp dụng phần mềm kế tốn máy Phần mềm kế tốn có nhiều ưu việt: - Thu thập, xử lý thơng tin kế tốn cách nhanh chóng - Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động kiểm sốt thơng tin tài - Chọn lọc thơng tin cung cấp cho người sử dụng tùy theo mục đích sử dụng - Việc xử lý, trình bày, cung cấp tiêu kế toán hiệu hoạt động doanh nghiệp liên tục, có cứ, đáp ứng yêu cầu sử dụng đối tượng khác - Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế tốn giúp giảm bớt nhân lực so với kế tốn thủ cơng mà đảm bảo chất lượng cơng việc Chính ưu điểm trên, theo em cơng ty nên lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mình, bên cạnh đó, cơng ty cần tổ chức lớp đào tạo, hướng dẫn đội ngũ kế toán sử dụng thành thạo, linh hoạt máy vi tính mà cụ thể phần mềm kế tốn mà cơng ty áp dụng Một số phần mềm kế tốn sử dụng nhiều thị trường để công ty lựa chọn: + Phần mềm kế tốn Misa công ty cổ phần Misa + Phần mềm kế tốn Smart Soft cơng ty cổ phần Smart Soft + Phần mềm kế tốn ACMAN cơng ty cổ phần ACMAN + Phần mềm kế toán FAST cơng ty cổ phần FAST  Biện pháp 3: Hồn thiện việc lập danh điểm vật tư: Để lập sổ danh điểm vật tư điều quan trọng phải xây dựng mã nguyên vật liệu xác, đầy đủ, không trùng lặp, thuận tiện hợp lý Công ty xây dựng mật mã nguyên vật liệu dựa vào điểm sau: - Dựa vào loại nguyên vật liệu - Dựa vào loại nguyên vật liệu loại - Dựa vào thứ tự nguyên vật liệu xây dựng sở số liệu tài khoản cấp nguyên vật liệu 102 Sổ danh điểm vật tƣ Biểu số 3.2 Ký hiệu Nhóm vật liệu Nhóm Mã số danh điểm 1521 Gang 1521GĐ1 Gang đúc Kg 1521GT Ganh thỏi Kg 1521S Sắt phế Kg 1521T Thép Kg 1521TT Thép tròn Kg 1521TD Thép dẹt Kg 1521TN Thép nhíp Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ Đất Kg 1522ĐĐ Đất đèn Kg 1522ĐS Đất sét Kg 1522ĐX Đá xanh Kg 1522Đ 1522T Than 1522TC Than cốc Kg 1522TĐ Than điện cực Kg 1523 Nguyên vật liệu khác 1523D Dầu diezen 1523D1 Dầu diezen loại Lít 1523D2 Dầu diezen loại Lít Xăng Lít 1523X … Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Ghi Nguyên vật liệu 1521G ĐVT 103  Biện pháp 4: Hồn thiện cơng tác kiểm kê ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ: Kiểm kê nguyên vật liệu công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho nguyên vật liệu phát kịp thời sai sót vi phạm quản lý sử dụng vật liệu Tuy nhiên công ty, việc kiểm kê nguyên vật liệu chưa diễn thường xun Vì cơng tác kiểm kê nguyên vật liệu phải tiến hành định kỳ, năm hai lần để kịp thời phát xử lý chênh lệch số tồn kho thực tế số tồn kho sổ sách Trước tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu công ty cần lập hội đồng kiểm kê nguyên vật liệu gồm: nhân viên phịng vật tư kế tốn vật tư Khi tiến hành kiểm kê phải thực cân đo, đong đếm nguyên vật liệu dụng cụ phương tiện thích hợp nhằm xác định số lượng tồn kho loại nguyên vật liệu, đánh giá lại giá trị sổ sách kế toán số liệu thực tế Kết thúc trình kiểm kê, trưởng ban kiểm kê lập biên kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, xác định số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách tìm nguyên nhân dẫn tới chênh lệch Biên kiểm kê làm để kế toán hạch toán kết kiểm kê Ví dụ cơng ty tiến hành kiểm kê số lượng vật tư tồn kho vào ngày 31 tháng năm 2012 ( biểu số 3.3) 104 Biểu số 3.3 Đơn vị: Công ty cổ phần đúc 19-5 Bộ phận: Bộ phận sản xuất gang Mẫu số 05-VT Ban hành theo định Số 15/2006/QD-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC Biên kiểm kê vật tƣ sản phẩm, hàng hóa Thời điểm kiểm kê ngày 31 tháng năm 2013 Biên kiểm kê gồm: Ông: Phạm Tiến Thành Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật Bà: Vũ Thu Hiền Chức vụ: Thủ kho Đã kiểm kê có mặt hàng S T T Tên Mã số nhãn hiệu quy cách NVL Gang 1521GĐ đúc I Gang 1521GT thỏi Than 1522TĐ điện cực …… Giám đốc (Ký, họ tên) Đại diện: Phòng kỹ thuật Đại diện: Phịng kế tốn Trưởng ban Ủy viên Đơn vị tính Đơn giá kg 6.310 11.563 72.962.530 11.563 72.962.530 × kg 6.135 13.126 80.528.010 13.126 80.528.010 × kg 4.680 2.137 10.001.160 2.137 10.001.160 × Theo sổ kế tốn SL TT Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Theo kiểm kê SL TT Thủ kho (Ký, họ tên) 105 Chênh lệch Thừa Thiếu Sl TT SL Tt Phẩm chất Còn Kém Mất tốt phẩm phẩm 100% chất chất Ngày…tháng…năm Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên)  Biện pháp 5: Cần trọng đến kế tốn quản trị cơng tác quản lý ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ Kế tốn quản trị quy trình định dạng, đo lường tổng hợp, phân tích, lập báo cáo, giải trình thơng đạt số liệu tài phi tài cho ban giám đốc để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực kế hoạch phạm vi nội doanh nghiệp để đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu tài sản quản lí chặt chẽ tài sản Như kế tốn quản trị phương pháp xử lí liệu nhằm: + Biết thành phần chi phí, tính tốn tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho loại sản phẩm, đơn đặt hàng, gia công + Xây dựng khoản dự toán ngân sách cho mục tiêu hoạt động + Kiểm sốt, thực giải trình ngun nhân chênh lệch chi phí theo dự tốn thực tế + Cung cấp thông tin cần thiết để có định kinh doanh hợp lí Cụ thể cơng tác kế tốn quản trị ngun vật liệu, công cụ dụng cụ: +Kiến nghị 1: Công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu Để trình sản xuất kinh doanh diễn liên tục, công tác thu mua dự trữ vật tư không bị động tình trạng tồn kho gây nhiều ứ đọng, khó khăn kinh tế cơng ty nên xây dựng định mức dự trữ tối đa tối thiểu cho loại nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ nhiều hay loại nguyên vật liệu Việc xây dựng kế hoạch định mức tiêu hao cho loại nguyên vật liệu tình hình khả cơng ty  Định mức giá cho đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh giá cuối đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau trừ khoản chiết khấu: Định mức giá Giá mua Chi phí Chi phí nhập Chiết khấu Của đơn vị NVL = đơn vị + chuyên chở + kho, bốc xếp - (nếu có) 106  Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn vị sản phẩm phản ánh số lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho đơn vị thành phẩm, có cho phép hao hụt bình thường: Định mức lượng Lượng NVL cần Mức hao NVL trực tiếp cho = thiết để sản xuất + ĐVSP ĐVSP hụt cho phép Mức NVL cho + sản phẩm hỏng (cho phép)  Từ định mức chi phí ngun vật liệu đơn vị sản phẩm xác định sau: Định mức chi phí ĐVSP Định mức giá = ĐVSP Định mức lượng × NVL Giá tiêu chuẩn vật liệu thường xác định nhân viên phòng kế hoạch vật tư Nhân viên cung ứng thường tập hợp giá nguyên vật liệu nhà cung cấp khác nhau, để từ chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu giá phù hợp Lượng tiêu chuẩn nguyên vật liệu trực tiếp thường xác định kỹ sư giám đốc sản xuất, tình hình sử dụng thực tế Định mức dự trữ đảm bảo cho nguyên vật liệu vừa đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nắm bắt kịp thời hội kinh doanh Ngoài vấn đề nguyên vật liệu bị ứ đọng, số vốn quay vịng cho loại nguyên vật liệu khác cho hoạt động tài chính, đồng thời sử dụng tiết kiệm vốn +Kiến nghị 2: Báo cáo quản trị Công ty nên thiết lập hệ thống báo cáo quản trị, hệ thống báo cáo quản trị cần xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nói chung quản lý nguyên vật liệu nói riêng Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ đảm bảo tính so sánh thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành định kinh tế doanh nghiệp, tiêu báo cáo kế toán quản trị cần phải thiết kế phù hợp với tiêu kế hoạch, dự toán báo cáo tài Đối với kế tốn quản trị hàng tồn kho nói chung nguyên vật 107 liệu nói riêng ta sử dụng số mẫu bảng báo cáo theo quy định tài Biểu 3.4: Báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu Bảng giúp nhà quản trị có nhìn tổng quát tình hình biến động loại nguyên vật liệu Nhìn vào bảng báo cáo nhà quản trị biết đầu kỳ kế hoạch mua vào cho loại nguyên vật liệu với số lượng ước lượng số tiền bỏ cho loại nguyên vật liệu mua vào Nhưng q trình thực mua vào nguyên vật liệu kỳ nhu cầu sản xuất, dự trữ có nguyên vật liệu mua vào với số lượng nhiều hơn, so với kế hoạch nhà quản trị biết số tiền xác phải bỏ để mua số nguyên vật liệu Đồng thời kỳ nhà quản trị cụ thể tình hình xuất dùng loại nguyên vật liệu sao, xuất dùng cho sản xuất sản phẩm với số lượng giá trị bao nhiêu, xuất cho phận quản lý, cho phận khác Từ giúp nhà quản trị dựa vào định mức tiêu hao để biết việc sử dụng loại nguyên vật liệu cho phận có hợp lý lãng phí khơng Bảng báo cáo cho nhà quản trị thấy tình hình tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ loại nguyên vật liệu để biết việc dự trữ nguyên vật liệu có đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay không, có bị ứ đọng nhiều ảnh hưởng đến số vốn dùng quay vòng cho loại nguyên vật liệu khác không Cuối việc đưa ý kiến nhận xét cụ thể cho loại nguyên vật liệu để có kiến nghị, biện pháp khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm 108 Biểu số 3.4 Đơn vị: Công ty cổ phần đúc 19-5 Bộ phận: Sản xuất gang BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng quý năm 2012 Tên quy cách nguyên vật liệu Gang đúc I Kế hoạch mua vào SL 53000 ĐG 6350 TT 336550000 Thực mua kỳ SL 55600 ĐG 6354 TT 353280000 Số tồn kho ĐK Thực xuất kho kỳ Dùng SXSP SL TT 68000 428740000 Dùng cho quản lý Khác S L S L T T Số tồn kho cuối kỳ SL TT SL TT 25700 161910000 13300 86450000 T T Ngày 31 tháng năm 2012 Kế toán trưởng Người lập 109 Ý kiến Nhận xét Kiến nghị Đầu kỳ kế hoạch mua vào cho gang đúc I 53000kg tương ứng với số tiền 336 550 000đ Quá trình thực mua vào gang đúc I kỳ nhu cầu sản xuất dự trữ, số lượng gang đúc I mua vào 55 600kg tương ưng với số tiền 353 280 000đ nhiều so với kế hoạch 2600kg Quá trình sản xuất sản phẩm kỳ xuất 68000kg gang đúc I với giá trị 428 740 000đ Do lượng tồn kho đầu kỳ gang đúc I 25700kg lượng mua vào kỳ, sau xuất dùng gang đúc I cho sản xuất sản phẩm, 13300 kg gang đúc I tồn kho cuối kỳ Như số lượng dự trữ gang đúc I không bị ứ đọng nhiều nên không ảnh hưởng đến số vốn dùng quay vòng cho loại nguyên vật liệu khác Biểu số 3.5: Báo cáo dự báo vật tư theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh Bảng giúp nhà quản trị nắm bắt nhu cầu sử dụng vật tư cho sản xuất kinh doanh Nhìn vào bảng nhà quản trị thấy đầu kỳ phải tìm hiểu nhu cầu xây dựng kế hoạch xuất dùng cho loại nguyên vật liệu cho hợp lý Bảng báo cáo giúp nhà quản trị biết nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu so với kế hoạch số chưa sử dụng đến Nếu số sử dụng đến lớn so với kế hoạch nhập bổ sung để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ đồng thời phải xem xét việc sử dụng nguyên vật liệu có hợp lý khơng hay lãng phí 110 Biểu số 3.5 Đơn vị: Công ty cổ phần đúc 19-5 Bộ phận: Sản xuất gang BÁO CÁO DỰ BÁO VẬT TƯ THEO KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH Tháng quý năm 2102 Danh điểm vật tư Tên quy cách vật tư Đơn vị tính 1521GĐ1 Gang đúc I kg Kế tốn trưởng Nhu cầu Kế hoạch Đã sử dụng Số chưa sử dụng 63000 68000 13300 Phụ trách người lập báo cáo 111 Số tồn kho thực tế Số cần nhập bổ sung 13300 Người lập Nhu cầu sử dụng gang đúc I tháng quý năm 2012 68000kg tăng lên so với nhu cầu kế hoạch 5000kg, số gang đúc I lại chưa sử dụng đến kỳ 13300kg Vì số gang thực tế sử dụng lớn so với kế hoạch nên công ty phải nhập bổ sung để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ 112 KẾT LUẬN Đối với Nhà nước, kế tốn cơng cụ quan trọng để tính tốn xác định, kiểm tra viêc chấp hành quy định Nhà nước để điều hành kinh tế Với doanh nghiệp, kế tốn cơng cụ quan trọng để quản lý hoạt động kinh tế kiểm soát, bảo vệ tài sản vật tư tiền vốn đơn vị Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Doanh nghiệp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cẩn phải đảm bảo tốt từ khâu mua vào, vận chuyển khâu dự trữ sử dụng cách hợp lý cho đáp ứng vừa đủ nhu cầu sản xuất, đồng thời đảm bảo cho q trình sản xuất khơng bị gián đoạn Vì vậy, cơng tác tổ chức hạch tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ có đầy đủ, xác, kịp thời khoa học biện pháp tích cực có hiệu việc tính giá thành sản phẩm Qua thời gian thực tập Công ty cổ phần Đúc 19-5 giúp em nắm vững cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ nói riêng Em nhận thấy cơng ty cổ phần đúc 19-5 áp dụng hệ thống tài khoản thống theo quy định tài chính, chuẩn mực kế toán nước Các chứng từ kế tốn cơng ty sử dụng q trình hạch toán phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh theo mẫu tài ban hành theo định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 tài với đầy đủ yếu tố cần thiết Bên cạnh cịn số tồn tại: + Công ty chưa tiến hành lập sổ danh điểm vật tư gây khó khăn cơng tác quản lý vật tư + Công tác kiểm kê vật tư công ty chưa diễn thường xuyên + Cơng ty chưa trọng kế tốn quản trị công tác quản lý nguyên vật liệu, 113 công cụ dụng cụ + Công ty chưa áp dụng phần mềm kế tốn máy vào cơng tác hạch tốn kế tốn NVL,CCDC nói riêng cơng tác kế tốn cơng ty nói chung Từ thực trạng nêu đề tài đưa số kiến nghị sau: Áp dụng phần mềm kế tốn để đại hóa cơng tác kế tốn Hồn thiện việc lập danh điểm vật tư Cần trọng đến kế toán quản trị công tác quản lý nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ Hồn thiện cơng tác kiểm kê ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ Hồn thiện công tác luân chuyển chứng từ Sinh viên 114