KLTN Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong máy hoạt động quan, tổ chức, văn phịng ln đánh giá phận vơ quan trọng, “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn trình hoạt động phát triển quan Bởi lẽ, văn phịng trung tâm cung cấp xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Đồng thời, với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất phục vụ hoạt động quan, hoạt động văn phòng phủ khắp chi phối đến đến tất hoạt động quan, tổ chức Do vậy, cơng tác quản trị văn phịng quan, tổ chức đặc biệt coi trọng Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 tới gần xu cải cách hành cơng đẩy mạnh thực năm gần đây, yêu cầu đổi cơng tác văn phịng để xây dựng văn phòng đại trở thành tất yếu nhiều quan, tổ chức quan tâm nhanh chóng triển khai thực Bởi lẽ “Cải cách hành phải gắn liền với đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng, thực lộ trình điện tử Chính phủ” Như vậy, cải cách hành đổi cơng tác văn phịng mối quan hệ chặt chẽ tác động mãnh mẽ lẫn “Bộ Khoa học Cơng nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ”[2;1] phạm vi nước Đặc biệt, vai trị Bộ Khoa học Cơng nghệ ngày khẳng định phát triển hoạt động khoa học công nghệ nhiệm vụ trọng tâm Đảng Nhà nước đặt giai đoạn phát triển nay, thể Nghị Hội nghị lần thứ Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị số 20-NQ/TW) phát triển khoa học công nghệ phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đặc biệt vai trị khoa học cơng nghệ thể rõ nét nghị trung ương Khóa XII Với vai trị đặc biệt quan trọng mình, năm gần đây, cơng tác cải cách hành có đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đặc biệt quan tâm Chỉ số xếp loại cải cách hành quốc gia Bộ liên tục cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 19, năm 2015 đứng thứ 17, năm 2016 đứng thứ tổng số 19 Bộ, quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Bộ Tài chính) Nhằm tổng hợp hệ thống sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành lực nghiên cứu khoa học thân lĩnh vực đổi công tác văn phịng; đồng thời nhận thức tầm quan trọng, tính cấp thiết cơng tác tìm hiểu rõ thực trạngcơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Khoa học Công nghệ từ đề xuất giải pháp nhằm đổi cơng tác văn phịng theo hướng đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc, vai trị Văn phòng Bộ đáp ứng đổi nhanh chóng u cầu thực tiễn, tơi định lựa chọn đề tài ''“Đổi công tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Cơng nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước" làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm đạt mục tiêu sau đây: - Chứng minh tầm quan trọng, tính tất yếu ý nghĩa đổi cơng tác văn phịng xu cải cách cơng tác hành nay; - Tính tất yếu thực tiễn đổi cơng tác văn phòng quan cấp Bộ đặc biệt Bộ Khoa học Công nghệ đề xuất giải pháp thực tiễn phù hợp; - Nâng cao kiến thức, trình độ thân cơng tác quản trị văn phòng hoạt động nghiên cứu khoa học 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu kể trên, cần phải thực số nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất, làm sáng tỏ sở khoa học đổi công tác văn phịng; Thứ hai, giới thiệu vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Khoa học Cơng nghệ Văn phịng Bộ; Thứ ba, khảo sát thực trạng công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; Thứ tư, nhận xét, đánh giá cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đề xuất số giải pháp nhằm đổi công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Khoa học Cơng nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước Đơi tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đôi tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Khoa học Công nghệ với nội dung sau: Một là, đổi nghiệp vụ văn phòng; Hai là, đổi tổ chức máy chất lượng đội ngũ nhân làm cơng tác văn phịng; Ba là, đổi sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 3.2 Phạm vi nghiên cứu - không gian: Nghiên cứu nội dung đổi công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; - thời gian: Khóa luận nghiên cứu đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017; - nội dung: Khóa luận tập trung nghiên cứu nội dung đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Công nghệ phương diện bao gồm: đổi nghiệp vụ văn phòng; đổi tổ chức máy chất lượng nhân làm cơng tác văn phịng; đổi sở vật chất trang thiết bị văn phòng Tổng quan tình hình nghiên cứu Vấn đề đổi cơng tác văn phịng nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu Tuy nhiên, với đề tài cụ thể khóa luận, thân tiếp xúc nghiên cứu tài liệu sau đây: - Về loại sách gồm có: Cuốn “Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học ” “Mấy vấn đề công tác văn phịng, văn thư - lưu trữ thời kì đổi mới” tác giả Nghiêm Kì Hồng; viết “rổ chức lao động khoa học cơng tác văn phịng, nội dung quản trị văn phòng"của tác giả Xuân Đào “Quản trị văn phòng - lý luận thực tiễn” Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xn Chúc; “Hành văn phịng quan nhà nước ” tác giả Lưu Kiếm Thanh (Chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc; “Nghiệp vụ thư kí văn phịng đại kĩ xử lý thông tin - giao tiếp quản lý hồ sơ thư kí văn phịng: Cấu trúc văn phòng đại ” tác giả Nguyễn Văn Long Các sách đề cập đến đổi văn phòng số phương diện như: + Mục tiêu, yêu cầu đổi đại hóa cơng tác văn phịng; + Sự đời văn phòng đại; + Những nội dung đại hóa cơng tác văn phịng (gồm số nội dung, nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng), Các nội dung tác giả trình bày cách tổng quan chưa sâu nghiên cứu nội dung cụ thể Bên cạnh đó, tác giả chủ yếu nghiên cứu đưa lý luận cơng tác đại hóa văn phòng chưa đề cập nhiều đến thực tiễn đổi cơng tác văn phịng quan, tổ chức đơn vị cụ thể Một số tác giả nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác đại hóa văn phịng nhiên lại theo hướng biệt lập công tác ứng dụng với công cụ, phương tiện nghiệp vụ văn phòng truyền thống Thế nhưng, điều lại chưa thực phù hợp với hoạt động văn phòng các3 quan, tổ chức nước ta bối cảnh - Các Giáo trình bao gồm: Giáo trình “Quản trị văn phịng” Trường Văn thư lưu trữ Trung ương I; Giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Nghiêm Kì Hồng; Giáo trình “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Thành Độ, Th.s Nguyễn Ngọc Diệp, Th.s Trần Phương Hiền; Giáo trình “Quản trị hành văn phịng” Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An Các giáo trình đề cập lý luận văn phịng cơng tác văn phịng Nội dung đổi cơng tác văn phịng cịn đề cập có thơng tin cũ khơng cịn phù hợp với thực tế giáo trình biên soạn từ lâu cịn xã hội thay đổi không ngừng - Một số viết tạp chí bao gồm: Bài viết “Tài liệu điện tử việc đại hóa hành nhà nước” PGS.TS Triệu Văn Cường đăng Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số viết “Sứ mệnh quản trị văn phòng bối cảnh hội nhập phát triển công nghệ” TS Nguyễn Văn Hậu đăng Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành Quốc gia - Một số cơng trình nghiên cứu gồm: Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thị Anh Thư với đề tài “Đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ”; Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Lao động, Thương binh Xã hội” Nguyễn Thị Diên Tác giả Anh thư nghiên cứu đổi cơng tác tổ chức điều hành văn phịng phạm vi tồn Bộ Khoa học Cơng nghệ chưa đề cập đến việc đổi nội dung khác đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Tác giả Nguyễn Thị Diên nghiên cứu đại hóa văn phịng quan cấp Bộ chủ yếu đại hóa nghiệp vụ văn phịng đề cập đến nội dung khác đại hóa Vì vậy, đề tài khóa luận tốt nghiệp này, sâu nghiên cứu vấn đề, nội dung cụ thể đổi công tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Cơng nghệ Đồng thời làm bật song hành, kết hợp việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm điện tử với phương tiện, công cụ nghiệp vụ văn phòng truyền thống hoạt động thực tiễn Văn phòng Bộ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điêu tra, khảo sát thực tế: áp dụng trình khảo sát thực tế đổi nghệ Khoa học Công nghệ; cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công - Phương phap phong vân: áp dụng để vấn lãnh đạo, công chức, viên chức thuộc Văn phịng Bộ đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ; - Phương phap thu thập, xử ly, tô:ng hợp ca c thông tin tư nhiêu nguô n kha c nhau: đề án, bai viêt, bai bao, sach co liên quan, để kê thưa cac ngn tai liêu va thu thâp tai liêu, thơng tin Bộ ban hành có liên quan đến đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ; - Phương phap so sanh, đô i chiêu: Áp dụng phương pháp để so sánh lý luận, thực tiễn quy định nhà nước đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ; - Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp nhằm thống kê số lượng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn ban hành, tiếp nhận, - Phương phap phân tích, tơ:ng hơp: Sau sử dụng tất phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để nhằm đanh gia thực trạng công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ, sở đưa giả.i phap nhăm đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Đóng góp đề tài - Bổ sung thêm cho hệ thống sở khoa học đổi cơng tác văn phịng; - Phản ánh thực trạng đổi cơng tác văn phịng văn phịng cấp Bộ nói chung Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ nghệ nói riêng; - Đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Khoa học Công nghệ Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung khóa luận gồm chương: Chương Cơ sở khoa học đổi cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương 3: Đánh giá, đề xuất số giải nhằm đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Cơ sở lý luận văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm văn phịng Văn phịng thực thể hình thành từ lâu, gắn liền với trình hình thành, hoạt động phát triển quan, tổ chức Văn phịng hiểu theo hai cách sau: Theo nghĩa rộng, văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, nhân viên hoạt động thực thi nhiệm vụ [10;8] Theo nghĩa hẹp, Văn phòng tổ chức độc lập máy quan, có tư cách pháp nhân; nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức thơng suốt, hiệu [19; 12] Và khóa luận này, văn phịng tập trung nghiên cứu góc độ tổ chức độc lập quan 1.1.1.2 Vị trí, vai trị văn phịng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai cán lãnh đạo giải cơng việc khơng đúng” Qua câu nói đó, ta thấy rõ vị trí tầm ảnh hưởng văn phịng trình hoạt động quan, tổ chức, đặc biệt vấn đề thu thập, xử lý thông tin tham mưu cho lãnh đạo định quản lý Cụ thể, văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chất lượng hoạt động văn phịng có tác động trực tiếp đến tính xác, kịp thời tính pháp lý định quản lý Hoạt động văn phòng tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu công việc phận nhiều cán bộ, nhân viên quan, tổ chức Đồng thời, văn phịng cịn hình ảnh đại diện quan công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín quan nhà lãnh đạo Đặc biệt xu cải cách cơng tác hành nhà nước nay, văn phịng có đóng góp quan trọng cải cách thể chế hành thể qua hoạt động xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật cải cách thủ tục hành quan, tổ chức [10;11] 1.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.1.3.1 Chức văn phịng Văn phịng có nhiều chức khác tập trung vào hai chức sau: Một chức tham mưu tổng hợp Chức khẳng định vai trò giúp việc văn phòng lãnh đạo quan công tác quản lý, điều hành máy Đồng thời, thể khác biệt cơng tác tham mưu Văn phịng với đơn vị chuyên môn khác quan tổ chức: Tham mưu tổng hợp tham mưu chuyên ngành Tham mưu tổng hợp trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, xếp thông tin để đưa đánh giá khách quan đề xuất ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý nhằm tạo định quản lý tối ưu Công tác tham mưu tổng hợp không việc tham dự, đề xuất chủ trương, sách cho lãnh đạo quan mà cịn việc hướng dẫn đơn đốc đơn vị cấp cấp thực tốt nhiệm vụ giao Chức tham mưu tổng hợp thể qua nội dung: Tổ chức xây dựng máy văn phòng; tổ chức xây dựng thực quy chế quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị đề án, dự án; theo dõi đánh giá kết thực chương trình cơng tác; chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, Hai chức đảm bảo điều kiện sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt động quan (chức hậu cần) Văn phịng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động đơn vị quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi bảo đảm trang thiết bị, phương tiện sử dụng cách phù hợp có hiệu Chức năng đảm bảo điều kiện sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt động quan quan cấp Bộ gồm nội dung: quản lý tài sản quan theo quy định Nhà nước; tổ chức quản trị công sở; xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo sở vật chất điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức quan; chuẩn bị tổ chức giao ban Lãnh đạo, họp, hội nghị quan, đơn vị, chuyến cơng tác ngồi nước Lãnh đạo, [17; 27] Tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt động quan hai chức bản, quan trọng thiếu văn phịng Hai chức khơng tồn cách độc lập mà có mối quan hệ mật thiết tương hỗ lẫn Trong đó, tham mưu tổng hợp thể mục đích cần đạt đến văn phòng, đồng thời định hướng cho chức hậu cần, ngược lại, chức hậu cần cung cấp điều kiện cần thiết để văn phòng thực công tác tham mưu tổng hợp đạt hiệu cao Vì vậy, nhà quản trị văn phịng cần trọng thực hai chức không nên tập trung vào hai 1.1.1.3.2 Nhiệm vụ văn phịng Văn phịng có trách nhiệm thực 14 nhiệm vụ chia làm 03 nhóm: Nhóm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp: - Xây dựng đơn đốc thực chương trình, kế hoạch công tác quan; - Tham mưu xây dựng theo dõi thực quy chế hoạt động quan; - Thu thập, xử lý tổ chức tốt hoạt động7 thông tin tổng hợp thực chế độ thông tin báo cáo quan, tổ chức; - Phối hợp với quan chức năng, phổ biến triển khai thực văn pháp luật quan cấp trên, tổ chức truyền đạt định lãnh đạo cho ngành, cấp quan thông tin đại chúng; - Tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm thủ tục pháp lý, thể thức kỹ thuật trình bày văn quan ban hành Nhóm nhiệm vụ hành - tổ chức: - Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, xử lý thông tin văn bản, tổ chức chu chuyển, lập hồ sơ, xếp văn bàn, giấy tờ hàng ngày lưu trữ hồ sơ, tài liệu toàn quan phạm vi văn phòng; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại thư từ, tiếp dân quan; - Quản lý tổ chức, biên chế, nhân văn phòng; - Giúp lãnh đạo quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi cải cách hành phạm vi cơng sở Nhóm nhiệm vụ quản trị hậu cần: - Bố trí, xếp nơi làm việc, mua sắm quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, quản lý tài chính, kinh phí quan, tổ chức, ; - Quản lý cơng tác tài vụ, kế tốn, tài sản quan; - Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc; - Chăm lo dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ, 1.1.2 Cơ sở lý luận đổi cơng tác văn phịng 1.1.2.1 Khái niệm đổi cơng tác văn phịng Hiện nay, “đổi cơng tác văn phịng” sử dụng nhiều giáo trình, tài liệu, cơng trình nghiên cứu khoa học chưa có khái niệm hoàn chỉnh thuật ngữ Để phân tích khái niệm này, cần nghiên cứu hai nội hàm “đổi mới” “cơng tác văn phịng” “Đổi mới” theo nghĩa động từ hiểu thay đổi làm cho tốt hơn, tiến so với trước, đáp ứng yêu cầu phát triển Cũng hiểu thay đổi thay cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng nhu cầu phát triển cách nghĩ, cách làm khác, tiến hơn, hợp với quy luật phát triển2 “Cơng tác văn phịng” theo tác giả toàn hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ văn phòng quy định văn quy phạm pháp luật bao gồm công việc Theo từ điển tiếng Việt điện tử http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/%C4%90%E1%BB%95i_m%E1%BB%9Bi Theo viết GĨP PHẦN TÌM HIỂU QUAN NIỆM VỀ "ĐỔI MỚI", "CẢI TỔ", "CẢI CÁCH" https://thongtinphapluatdansu.edu.vn/2008/01/07/14452/ thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất, kỹ thuật phục vụ trình hoạt động quan, tổ chức, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý thủ trưởng quan đạt hiệu đáp ứng mục tiêu chung quan, tổ chức Như vậy, theo quan điểm cá nhân, tác giả xin mạnh dạn đưa khái niệm “đổi công tác văn phịng” sau: Đổi cơng tác văn phòng việc thay đổi, phát triển hoạt động gắn liền với chức nhiệm vụ văn phòng cách hiệu hơn, tối ưu hơn, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý thủ trưởng quan đạt hiệu tốt đáp ứng mục tiêu chung quan, tổ chức phù hợp với phát triển, tiến thời đại 1.1.2.2 Những yêu cầu phải đổi công tác văn phòng Như biết, xã hội ngày phát triển theo hướng đại vấn đề đổi cơng tác văn phịng cho phù hợp với xu phát triển chung tất yếu Nhu cầu đổi đại hóa văn phịng bắt nguồn từ yêu cầu sau: Thứ nhất, tượng bùng nổ thơng tin u cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đẩy q trình đại hóa văn phịng Hiện tượng xuất năm yếu tố thời đại sau: Cách mạng khoa học - công nghệ phát triển mạnh mẽ rút ngắn chu kỳ công nghệ; quan hệ kinh tế thương mại hình thành nhanh chóng đặt u cầu thiết cho quốc gia phải mở cửa hội nhập thị trường giới cộng đồng quốc tế; Chính phủ nước phải tăng cường quản lý nhà nước công phát triển kinh tế - xã hội nước quan hệ kinh tế với quốc gia khác giới; vai trò người trình lao động sản xuất ngày đề cao; cách mạng thông tin với thành tựu công nghệ thông tin phát triển với tốc độ chóng mặt Do đó, yêu cầu nắm bắt, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, cho quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu tất quan, tổ chức Thứ hai, nghiệp đổi cơng nghiệp hóa, đại hóa nước ta với xu tồn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng kinh tế tri thức, đặt yêu cầu ngành, lĩnh vực phải đổi đại hóa Cơng tác văn phịng khơng nằm ngồi xu đó, cần phải nhanh chóng đổi để thích ứng với phát triển xã hội Thứ ba, công tác văn phịng nước ta nhìn chung cịn lạc hậu, tồn nhiều yếu đòi hỏi cần phải nhanh chóng đổi Cụ thể, tồn tại, yếu là: Quan niệm, nhận thức vai trò, chức văn phòng nhiều lệch lạc; quy định pháp luật cơng tác văn phịng chưa đầy đủ, thiếu thống nhất; tổ chức nhân văn phòng nhiều hạn chế, lề lối làm việc việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công9chức, viên chức; nghiệp vụ hành văn phịng chưa thống nhất, cịn nhiều thiếu sót; tệ quan liêu giấy tờ cịn nặng nề, cơng tác quản lý tài liệu chưa chuyên nghiệp; ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng cịn chưa rộng rãi Những thiếu sót cần khắc phục nhanh chóng cách đổi cơng tác văn phịng văn phịng [13] 1.1.2.3 Nội dung đổi cơng tác văn phịng 1.1.2.3.1 Đổi nhận thức cơng tác văn phịng Để đổi cơng tác văn phịng, trước hết cần đổi nhận thức Bởi lẽ nhận thức đắn định hướng cho hoạt động có hiệu Trước hết, nhà quản trị văn phòng phải nhận thức đắn đổi cơng tác văn phịng phải thực đồng tồn diện Đổi cơng tác văn phịng không đơn đưa trang thiết bị kỹ thuật đại vào văn phòng xây dựng trụ sở rộng lớn với thiết bị đắt tiền Thay vào đó, phải đổi tồn diện từ nhận thức đến xây dựng tổ chức máy đội ngũ cơng chức nhân viên, hồn thiện quy trình nghiệp vụ hành văn phịng, đại hóa trang thiết bị môi trường làm việc văn phịng, Bên cạnh đó, cần thay đổi nhận thức vai trò, chức văn phòng Trên thực tế nhiều quan cấp bộ, nhiều cán văn phòng cho văn phòng làm công việc vụ, giấy tờ giản đơn chủ yếu làm cơng tác hậu cần Đó nhận thức lệch lạc, cần nhanh chóng thay đổi Cần xác định trọng tâm cơng tác văn phịng thực chức tham mưu tổng hợp với vai trò tham mưu, giúp lãnh đạo quan đạo, điều hành hoạt động chung toàn bộ máy quan; đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật [12;52] Đồng thời, tư công tác thu thập, xử lý thông tin cần phải thay đổi Văn phòng kiểu cũ thường thụ động tổng hợp tình hình thơng tin, số liệu q khứ nên suất lao động hiệu hoạt động văn phịng thấp Vì vậy, đổi mới, chuyển sang văn phòng đại, cần hướng hoạt động văn phòng tập trung vào mục tiêu chủ động xử lý thơng tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển để giúp lãnh đạo đưa định quản lý đắn sáng tạo Việc đổi nhận thức đầy đủ, đắn cơng tác văn phịng góp phần đẩy nhanh q trình đổi mới, giúp văn phịng thực trở thành trung tâm xử lý thông tin theo hướng chủ động phục vụ cho hoạt động tổ chức, điều hành nhà quản lý, trợ giúp lãnh đạo quan định quản lý xác trình điều hành tổ chức 1.1.2.3.2 Đổi mới, đại hóa tồn diện cơng tác văn phịng Có thể thấy rằng, đổi cơng tác văn phịng phải thực toàn diện, đầy đủ tất phương diện Bởi lẽ yếu tố cấu thành cơng tác văn phịng có mối quan hệ chặt chẽ