Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tin học Nâng cao trình độ B ĐH Khoa hoc tự nhiên TP.HCM Nội dung bao gồm tất cả những gì liên quan đến word văn phòng đặc biệt dùng trong các kì thi quốc gia như Tin hoc A, B và các kì thi quốc tế như Microsoft Office do Ms. Office cấp
GV: Lưu Hữu Phước Trang 1 I. T Ạ O PHÍM T Ắ T THEO YÊU C Ầ U: - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Customize - Click chọn Customize - Catagories: chọn thẻ Vd: Home Tab. - Commands: Chọn lệnh Vd: CreateTable - Đặt dấu nháy trong hộp Press new shortcut key: Bấm tổ hợp phím cần tạo phím tắt. - Click chọn Assign. Bài tập áp dụng: CTRL+SHIFT+T : Tạo bảng biểu (Categories là Home Tab, Commands là: CreateTable) CTRL+SHIFT+H : Chèn hình ảnh (Categories là Insert Tab, Commands là: Insert Picture) CTRL+SHIFT+I : Dời lề dòng đầu tiên (Categories là Home Tab, Commands là: IncreaseIndent ) II. TẠO VÀ SỬ DỤNG AUTOCORRECT, AUTOTEXT: 1. AutoCorrect - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Proofing - Click chọn nút AutoCorrect Options - Trang AutoCorrect, tại: + Replace: Chuỗi kí tự ngắn gọn. Vd: ch + With: Chuỗi kí tự cần tạo. Vd: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam - Thực hiện: Gõ chữ ngắn gọn “ch”, bấm phím khoảng trắng hoặc Enter, dấu ngắt câu, Bài tập áp dụng: Thêm vào danh sách AutoCorrect như sau: Replace With cbnv Cán bộ nhân viên sv Sinh viên hs Học sinh ptth Phổ thông trung học cntt Công nghệ thông tin ttth Trung tâm tin học th Tin học mt Máy tính 2. AutoText - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Customize - Tại Choose command from / chọn Commands not in th ribbon - Chọn dòng AutoText dưới danh sách. - Click chọn nút Add để đưa công cụ này ra thanh Quick access toolbars. - Chọn khối văn bản cần ghi nhớ / Chọn Autotext hoặc bấm ALT-F3 / chọn Save Selection to Autotext Gallery, xuất hiện hộp thoại. - Điền tên mới tại Name. Vd: conghoa => OK Bài tập áp dụng Tạo các AutoText với những mẫu sau: Tên Nội dung conghoa CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc thongbao ketquaht KẾT QUẢ HỌC TẬP STT Họ và tên TB HKI Điểm TB HK II TB Cả năm Tóan Văn Anh Văn 1 Nguyễn Minh Anh 8.0 7.0 6.0 7.0 2 Lê Trường Tùng 6.5 6.5 6.5 6.5 3 Trần Minh Chiến 7.0 5.0 9.0 5.0 4 Nguyễn Thanh Trúc 9.0 9.0 10 9.0 Tổng số học sinh III. TÌM KIẾM NỘI DUNG TRONG VĂN BẢN – THAY THẾ - Trang Home / nhóm Editting / chọn Find hoặc Replace - Find What: nhập nội dung cần tìm - Replace With: Nhập nội dung cần thay thế. - Khi có nhu cầu tìm kiếm hoặc thay thế theo định dạng, thì: + Đặt dấu nháy tại ô Find What, Replace With + Chọn nút Format / chọn tiếp loại định dạng. - Nút Find: thực hiện tìm kiếm - Nút Replace: Thực hiện thay thế (Replace All: thực hiện thay thế trên toàn bộ văn bản) Bài tập áp dụng: File: LichSuVN.docx trong Folder: 02_TimKiem IV. MỘT SỐ CHỨC NĂNG CỦA BẢNG BIỂU (TABLE) 1. Lặp lại dòng tiêu đề: - Đánh dấu các dòng cần lặp lại ở trang sau trên Table. - Trang Layout / nhóm Data / chọn Repeat Header Rows. 2. Chuyển đổi Table thành văn bản: - Đánh dấu phần Table cần chuyển đổi. - Trang Layout / nhóm Data / chọn Convert to Text. - Chọn kí tự phân cách giữa các cột sau khi đã chuyển đổi 3. Chuyển đổi văn bản thành Table: - Đánh dấu khối phần văn bản cần cuyển đổi thành Table - Trang Insert / nhóm Table / chọn Table / chọn lệnh Convert Text to Table => chọn số cột. 4. Tính toán trong Table: - Đặt dấu nháy tại ô trong Table cần cài đặt công thức tính toán - Trang Layout / nhóm Data / chọn Formula, xuất hiện hộp thoại - Paste Function: Chọn hàm cần dùng - Formula: Biểu thức cần tính toán. + Lưu ý: Lấy địa chỉ được tính tương tự như Excel, với dòng đầu tiên là dòng 1, cột đầu tiên là cột A. Địa chỉ ô phải tự gõ Để tính cho các ô bên dưới, phải copy – paste và sửa lại địa chỉ. - Number Format: Chọn dạng định dạng cho kết quả Bài tập áp dụng: Folder: 03_Table GV: Lưu Hữu Phước Trang 5 V. CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC VÀO VĂN BẢN - Đặt dấu nháy tại nơi cần chèn. - Trang Insert / nhóm Symbols / chọn Equation, chọn: + Chọn dạng (nếu thấy gần giống, sau đó tiến hành chỉnh sửa lại) + Insert New Equation: nếu tạo mới - Đặt dấu nháy bên trong, chọn tiếp loại trên thanh công cụ. Bài tập áp dụng: Folder: 03_Table GV: Lưu Hữu Phước Trang 6 VI. CHÈN CHÚ THÍCH TRONG VĂN BẢN 1. Chú thích cuối trang: FootNote - Đặt dấu nháy tại vị trí sau phần nội dung cần tạo chú thích. - Trang References / nhóm FootNotes / chọn Insert FootNote. - Khi này Word sẽ tự đánh số thứ tự, và dấu nháy tự động nhảy về cuối trang => Nhập phần nội dung cần giải thích. 2. Chú thích cuối văn bản: EndNote - Đặt dấu nháy tại vị trí sau phần nội dung cần tạo chú thích. - Trang References / nhóm FootNotes / chọn Insert EndNote. - Khi này Word sẽ tự đánh số thứ tự, và dấu nháy tự động nhảy về cuối văn bản => Nhập phần nội dung cần giải thích. 3. Hiệu chỉnh: - Double Click tại vị trí cần hiệu chỉnh. - Dấu nháy sẽ nhảy đến vị trí đặt chú thích hay diễn giải => tiến hành hiệu chỉnh. Bài tập áp dụng: Folder: 03_Table VII. SO SÁNH VĂN BẢN (Giáo trình trang 46) - Ý nghĩa: Mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản giống hệt nhau sẽ được tìm thấy dễ dàng nhanh chóng - Thao tác: + Trang Review / nhóm Changes / chọn Compare / Compare, xuất hiện: + Original document: văn bản gốc + Revised document: chọn văn bản cần so sánh với văn bản gốc. + Kết quả là một văn bản mới với những khác biệt được đánh dấu. + Sau đó, trên nhóm Changes, nút: Previous, Next: đi chuyển tới lui vị trí văn bản đã bị thay đổi. Accept: Chấp nhận sự thay đổi. Reject: Không chấp nhận sự thay đổi. Bài tập áp dụng: Folder: 04_Compare VIII. TẠO CÁC LIÊN KẾT (Link) TRONG MS WORD - Ý nghĩa: Khi Click chọn 1 đề mục, có tác dụng nhảy đến một vị trí trên văn bản hay mở một văn bản khác. - Thao tác: + Chọn đối tượng cần liên kết + Trang Insert / nhóm Links / chọn Hyperlink, xuất hiện: + Existing File or Web Page: Chọn tập tin hoặc địa chỉ trang Web cần liên kết + Bookmark: Một điểm đã định sẵn trên văn bản. Để tạo điểm định sẵn: Đặt dấu nháy trên văn bản, trang Insert / Links / Bookmark => đặt tên cho điểm này. Bài tập áp dụng: Folder: 05_LienKetWord IX. BẢO VỆ VĂN BẢN 1. No Change: - Khóa văn bản không cho hiệu chỉnh, sửa đổi. - Thao tác: + Mở văn bản. + Trang Review / nhóm Protect / Protect Document + Chọn Restrict Formatting and Editing. + Đánh dấu tại Allow only this type of editing in the document + Chọn No Change. + Click chọn Yes, Start Enforcing Protection +Đặt Password (không đặt khi đi thi) 2. Comments: - Khóa văn bản không cho hiệu chỉnh, sửa đổi, chỉ cho làm chú thích (Comments) - Thao tác: + Mở văn bản. + Trang Developer / nhóm Protect / Protect Document / chọn Restrict Formatting and Editing. + Đánh dấu tại Allow only this type of editing in the document và chọn Comments. + Click ch ọ n Yes, Start Enforcing Protection => đ ặ t P assword (không đ ặ t khi đi thi) GV: Lưu Hữu Phước Trang 10 3. Track changes: - Track Change cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vửa sửa đổi trên văn bản một cách khoa học. - Thao tác: + Mở văn bản. + Trang Developer / nhóm Protect / Protect Document / chọn Restrict Formatting and Editing + Đánh dấu tại Allow only this type of editing in the document và chọn Tracked Changes. + Click chọn Yes, Start Enforcing Protection => đặt Password (không đặt khi đi thi) 4. Filling in Forms: - Filling in Forms là cách bảo vệ văn bản ở mức cao nhất. Thường chỉ dùng cho Form (Biểu mẫu) - Thao tác: + Mở văn bản. + Trang Developer / nhóm Protect / Protect Document / chọn Restrict Formatting and Editing + Đánh dấu tại Allow only this type of editing in the document và chọn Filling in forms. + Click chọn Yes, Start Enforcing Protection => đặt Password (không đặt khi đi thi) Bài tập áp dụng: Folder: 06_BaoVeVanBan [...]... VĂN B N 1 Chèn biểu đồ vào văn b n: - Đánh dấu khối b ng dữ liệu < /b> cần vẽ biểu đồ - Trang Home / nhóm Clipboard / chọn Copy (Copy vào b nhớ) - Đặt dấu nháy tại nơi cần chèn biểu đồ - Trang Insert / nhóm Illustrator / Chart - Chọn dạng, kiểu cho biểu đồ => OK Khi này sẽ xuất hiện thêm b ng tính Excel 35000 30000 25000 USD 20000 EUR 15000 GBP 10000 5000 0 Mua TM Mua CK B n - Trang b ng tính Excel, xóa b ... lục - Trang Refences / nhóm Table of Contents / chọn Update Table B i tập áp dụng: Folder: 11_MucLuc XV.XEM TÀI LIỆU 1 Document Map Trang View / nhóm Show – Hide / chọn Document Map, khi này văn b n được trình < /b> b y b ng 2 vùng: - B n trái: Hiển thị các đề mục, tiêu đề đã được định Style, Outline Level sẵn - Ở giữa: hiển thị phần nội dung b t đầu của mục được chọn ở vùng b n trái 2 Ouline - Trang View... LIỆU: 1 Đưa chức năng Insert Database lên thanh Quick Access Toolbars - Office Button / Word Options / Custommize / Commands not in the ribbon / Insert Database => Add 2 Thao tác: - Mở văn b n - Chọn Insert Databse từ Quick Access Toolbars - Chọn Get Data để mở tập tin < /b> dữ liệu < /b> (có thể là tập tin < /b> dạng Table của Word, hoặc b ng tính Excel, ) - Chọn Query Options trong cửa sổ này có 3 trang: + Filter... để trống b Tập tin < /b> dữ liệu:< /b> là tập tin < /b> (Word hoặc Excel) không cần định dạng, là Table chứa danh sách học < /b> sinh, khách hàng, hóa đơn hàng, - Mỗi dòng là nội dung của mỗi lá thư - Mỗi cột chứa 1 loại thông tin,< /b> như: Họ, Tên, Ngày sinh, - Lưu ý: Dòng đầu tiên của văn b n, b ng tính cũng là dòng đầu tiên của b ng danh sách (nghĩa là phía trên không có dòng tiêu đề nào) 2 Thao tác trên các tập tin:< /b> Với... b ng tính Excel, xóa b b ng dữ liệu < /b> có sẵn và Paste (Dán b ng dữ liệu < /b> đã Copy trước vào) Khi này, ta có thể đóng File Excel lại 2 Định dạng biểu đồ: Trang Design: + Nhóm Type: Thay đổi kiểu dáng biểu đồ + Nhóm Data: Chọn, hiệu chỉnh dữ liệu < /b> cho biểu đồ + Nhóm Chart Layout: Chọn dạng hiển thị cho biểu đồ + Nhóm Data: Chọn lại / hiệu chỉnh vùng dữ liệu < /b> Trang Layout: + Nhóm Label: Định dạng nhãn, các... Outline B i tập áp dụng: XVI DUYỆT NHANH ĐỐI TƯỢNG TRÊN VĂN B N: - Mở văn b n cần duyệt Select Browse Object - Trên thanh cuộn dọc, ở b n dưới - Click chọn: Select Browse Object - Để di chuyển đến đối tượng kế tiếp, click chọn nút mũi tên đôi phía trên và dưới công cụ này B i tập áp dụng: File: DuyetNhanhTaiLieu.docx trong Folder: 13_Duyet Nhanh Doi Tuong XVII TẠO PHÂN CHƯƠNG (Section) CHO VĂN B N: -... Level2, tuỳ theo thứ tự cấp b c của Style B i tập áp dụng: Folder: 10_Style XIV TẠO MỤC LỤC CHO CÁC TÀI LIỆU LỚN Tài < /b> liệu < /b> sau khi đã tạo Style, Mutilevel List, ta tiến hành thao tác mục lục như sau: 1 Tạo mục lục - Để dấu nháy tại vị trí cần tạo mục lục, thường là đầu hay cuối văn b n - Trang Refences / nhóm Table of Contents / chọn Table of Contents - Chọn Insert Table of Contents …, xuất hiện cửa... loại cho tập tin < /b> mẫu này: + Letters: Thư + Envelopes : dạng phong b , b thư Khi này cần chọn loại b thư + Labels: tạo các nhãn Khi này cần phải thiết kế nhãn + Directory: giống như thư nhưng để tiết kiệm giấy + Normal Word Document: tương tư như Letters (Thường dùng) Tập tin < /b> dữ liệu:< /b> - Trang Mailings / nhóm Start Mail Merge / chọn Select Recipient / chọn Use Existing List - Mở tập tin < /b> dữ liệu < /b> Đối với... Thuộc tính Type Default Number Number Format Bookmark Calculate on exit Số lượng Number 0 #,##0 SLA Đơn giá Number 0 #,##0 DGA Calculation =SLA*DGA #,##0 TTA Thành tiền Ví dụ 2: Sau khi nhập liệu < /b> cho Số lượng, Đơn giá sẽ tự động tính Thành tiền với: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá, nếu số lượng >= 10 được giảm 2% giá trị thành tiền Thiết kế tương tự như ví dụ 1, nhưng tại biểu thức tính toán, được... có tính năng rất hay dùng để quản lý tài < /b> liệu < /b> b ng Frames Page Frames Page là một trang có nhiều khung (Frame) để chứa các tài < /b> liệu < /b> con” trong từng khung Điều này rất tiện lợi vì b n có thể xem sửa nhiều tài < /b> liệu < /b> trên một màn hình 2 Thao tác thực hiện: - Đưa các chức năng New Frame Page, New Frame Below, New Frame Left, Delete Frame, ra thanh Quick Access Toolbars - Tạo một File mới, click chọn New . GV: Lưu Hữu Phước Trang 1 I. T Ạ O PHÍM T Ắ T THEO YÊU C Ầ U: - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Customize - Click chọn Customize - Catagories: chọn thẻ Vd: Home Tab. - Commands:. IncreaseIndent ) II. TẠO VÀ SỬ DỤNG AUTOCORRECT, AUTOTEXT: 1. AutoCorrect - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Proofing - Click chọn nút AutoCorrect Options - Trang AutoCorrect, tại: +. ttth Trung tâm tin học th Tin học mt Máy tính 2. AutoText - Ckick chọn Office Button / Word Options / mục Customize - Tại Choose command from / chọn Commands not in th ribbon - Chọn