XIX. TRỘN THƯ (Mail Merge)
2. Thao tác trên các tập tin:
Với lá thư mẫu:
- Mở lá thư mẫu / trang Mailings / nhóm Start Mail Merge / chọn Start Mail Merge
- Chọn loại cho tập tin mẫu này: + Letters: Thư.
+ Envelopes ...: dạng phong bì, bì thư. Khi này cần chọn loại bì thư. + Labels: tạo các nhãn. Khi này cần phải thiết kế nhãn.
+ Directory: giống như thư nhưng để tiết kiệm giấy.
+ Normal Word Document: tương tư như Letters (Thường dùng)
Tập tin dữ liệu:
- Trang Mailings / nhóm Start Mail Merge / chọn Select Recipient / chọn Use Existing List
- Mở tập tin dữ liệu. Đối với Excel cần chỉ rõ Sheet chứa dữ liệu cần trộn. - Để hiệu chỉnh (lọc) dữ liệu trước khi trộn, chọn Select Recipient list.
+ Để sắp xếp: Chọn Sort...
+ Để tùy chọn mẫu tin dữ liệu => Đánh dấu chọn
Thao tác chèn Field dữ liệu:
- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn dữ liệu để trộn trên tập tin lá thư mẫu.
- Trang Mailings / nhóm Write & Insert Fields / chọn Insert Merge Field / chọn tiếp tên Filed (tên cột) cần chèn dữ liệu trộn. Và lần lượt cho các vị trí còn lại.
Cấu trúc điều kiện:
- Trang Mailings / nhóm Write & Insert Fields / chọn Insert Merge Field / chọn Rules, chọn:
+ If ... then ... Else ... : Giống như hàm If trong Excel, sẽ trả về giá trị tùy thuộc vào điều kiện. Ví dụ: Chỉ trộn các sinh viên loại Trung bình (7 > Điểm >=5)
+ Next Record: Trộn các mẫu tin xen kẽ nhau
+ Skip Record If ...: Quá trình trộn sẽ bỏ qua các mẫu tin thỏa điều kiện. Ví dụ: Chỉ trộn các sinh viên Đạt (Bỏ qua các sinh viên có điểm < 5).
Chọn Filed Chọn toán tử so sánh
Giá trị so sánh Giá trịkhi điều kiện đúng
GV: Lưu Hữu Phước Trang 30
