NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang trong quá trình chuyển.
Vốn bằng tiền trong sản xuất kinh doanh không chỉ đáp ứng nhu cầu thanh toán nợ và mua sắm vật tư, mà còn phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp, là một phần quan trọng của vốn lưu động Do tính chất nhạy cảm và dễ bị tham ô, doanh nghiệp cần quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, tuân thủ các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ không được vượt quá mức tồn quỹ đã thỏa thuận với ngân hàng, và khi có doanh thu từ bán hàng, doanh nghiệp cần nộp tiền vào ngân hàng kịp thời.
Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Hàng ngày, cần phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, đồng thời giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ Việc thường xuyên đối chiếu số tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách là rất quan trọng Điều này giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng tiền mặt.
Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dƣ tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt
Phản ánh các khoản tiền đang chuyển là rất quan trọng, giúp kịp thời phát hiện nguyên nhân gây ách tắc Điều này cho phép doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để nhanh chóng giải phóng các khoản tiền đang chuyển, đảm bảo dòng tiền luôn được lưu thông hiệu quả.
1.1.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền: Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia, việc phân chia trách nhiệm nhƣ trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nhƣ sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt Các bước chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm:
Việc tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt và quản lý sổ sách kế toán là rất quan trọng Nhân viên giữ tiền mặt không được phép tiếp cận sổ sách kế toán, trong khi đó, nhân viên kế toán cũng không được giữ tiền mặt Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quản lý tài chính.
Lập bản danh sách ghi hóa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt
Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản nhỏ, không đƣợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc
Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi, tránh việc phát hành quá số dƣ
Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc
1.1.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây:
Kế toán vốn bằng tiền yêu cầu sử dụng Đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ chính, trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính cho phép sử dụng đơn vị tiền tệ khác Đối với vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, việc ghi nhận trong tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh các loại tài sản này.
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý cần được theo dõi kỹ lưỡng về số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị Giá trị của chúng được xác định dựa trên giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá thanh toán) Khi tính giá xuất cho các loại tài sản này, có thể áp dụng một trong bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, hoặc giá thực tế đích danh Tuy nhiên, do đặc thù giá trị lớn và tính chất riêng biệt của chúng, phương pháp giá thực tế đích danh thường được ưa chuộng Nếu có sự chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, sự chênh lệch này sẽ được phản ánh vào tài khoản 515 hoặc 635.
Trường hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ được quy định trong Thông tư số 179/2012/TT-BTC, ban hành ngày 24 tháng 10 năm 2012 Thông tư này hướng dẫn ghi nhận, đánh giá và xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Một giao dịch ngoại tệ là giao dịch được xác định hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, bao gồm các giao dịch phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.
- Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà giá cả đƣợc xác định bằng ngoại tệ
- Vay hoặc cho vay các khoản tiền mà số phải trả hoặc phải thu đƣợc xác định bằng ngoại tệ
- Trở thành một đối tác (một bên) của một hợp đồng ngoại hối chƣa đƣợc thực hiện
Một giao dịch ngoại tệ liên quan đến việc sử dụng một loại tiền tệ để mua, bán hoặc trao đổi với loại tiền tệ khác Để ghi nhận giao dịch này, cần hạch toán theo đơn vị tiền tệ kế toán, áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại thời điểm giao dịch.
Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được gọi là tỷ giá giao ngay, cho phép doanh nghiệp sử dụng tỷ giá gần đúng với tỷ giá thực tế Vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá hối đoái giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.
Nguyên tắc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ gốc ngoại tệ vào thời điểm lập Bảng CĐKT cuối năm tài chính được quy định rõ ràng.
Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết nguyên tệ trong sổ kế toán cho các tài khoản như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả, và tài khoản 007 “ngoại tệ các loại” (tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán).
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ đối với tài khoản doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác, các giao dịch phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức, theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại quỹ
1.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán tiền mặt tại quỹ phải thực hiện các nguyên tắc sau:
Tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa 2 nhiệm vụ giữ tiền và lập chứng từ, ghi sổ kế toán tiền mặt
Chỉ sử dụng tiền mặt cho các chi phí thường xuyên, đồng thời tập trung vào việc quản lý tiền và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thông qua hệ thống ngân hàng thương mại và kho bạc Nhà nước.
Các khoản tiền, vàng bạc, kim khí quý và đá quý do cá nhân hoặc doanh nghiệp khác ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp xây lắp cần được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền Đặc biệt, trước khi nhập quỹ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý phải trải qua đầy đủ quy trình cân đo, đong đếm về số lượng và trọng lượng, sau đó được niêm phong và xác nhận bởi người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.
Khi thực hiện nhập và xuất quỹ, cần có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ liên quan đến vàng bạc, kim khí quý và đá quý, đồng thời phải có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan như người nhận, người giao và người cho phép Trong một số trường hợp, lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ cũng cần được đính kèm theo quy định của bộ chứng từ hạch toán.
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền mặt tại doanh nghiệp thường bao gồm tiền giấy, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý Để quản lý chính xác, tiền mặt được tập trung tại quỹ, nơi thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, quản lý và bảo quản Kế toán quỹ tiền mặt cần mở sổ kế toán, ghi chép liên tục các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ cùng với số dư quỹ tại mọi thời điểm Đặc biệt, vàng bạc, kim khí quý và đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải được theo dõi riêng trong sổ kế toán.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý trong quỹ tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý thích hợp.
1.2.2 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
Việc thu chi tiền mặt cần có lệnh thu, chi được ký bởi giám đốc hoặc người ủy quyền cùng kế toán trưởng Thủ quỹ sẽ thực hiện thu, chi dựa trên các lệnh này và sau khi hoàn tất, sẽ ký và đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “đã chi tiền” trên phiếu Các phiếu này cũng được sử dụng để ghi vào sổ quỹ tiền mặt và báo cáo quỹ Cuối ngày, thủ quỹ phải kiểm tra số tiền mặt tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ và nộp lại báo cáo cho kế toán.
Phiếu chi, bên cạnh phiếu thu, là tài liệu quan trọng để hạch toán vào tài khoản 111 “tiền mặt” Để đảm bảo tính hợp lệ, cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn bán hàng và biên lai thu tiền.
Phiếu thu Mẫu số 01-TT
Phiếu chi Mẫu số 02-TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04-TT
Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT
Biên lai thu tiền Mẫu số 06-TT
Bảng kê vàng,bạc, kim khí quý, đã quý Mẫu số 07-TT
Bảng kiểm kê quỹ(dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a-TT
Bảng kiểm kê quỹ(dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)
Bảng kiểm chi tiền Mẫu số 09-TT
- Phiếu thu: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu
Phiếu chi là tài liệu quan trọng dùng để hạch toán số tiền đã chi trong kỳ của đơn vị, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng là tài liệu quan trọng ghi lại các khoản tiền đã nhận tạm ứng, đóng vai trò là căn cứ để thanh toán số tiền này và ghi chép vào sổ kế toán.
Giấy đề nghị thanh toán là tài liệu cần thiết trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán, hoặc chưa nhận thanh toán, hoặc chưa nhận tạm ứng Giấy này giúp tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để thực hiện thủ tục thanh toán một cách hiệu quả.
Biên bản kiểm kê tiền Việt Nam là tài liệu xác nhận số tiền mặt thực tế trong quỹ và sự chênh lệch so với sổ quỹ, từ đó xác định trách nhiệm vật chất và bồi thường Nó cũng là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ kế toán theo thực tế.
Biên lai thu tiền là tài liệu chứng nhận việc thu tiền hoặc séc từ người nộp, được cấp bởi đơn vị hoặc cá nhân thu tiền Nó có vai trò quan trọng trong việc lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ và làm căn cứ để người nộp tiền thanh toán với đơn vị thu tiền hoặc lưu giữ quỹ.
Bảng kê chi tiền là tài liệu quan trọng để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn Nó áp dụng cho các sự kiện hội thảo và tập huấn kéo dài nhiều ngày, với quy định rằng tiền chỉ được thanh toán một lần vào ngày cuối cùng của hội thảo.
+Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111”tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này:
Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho
Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ(đối với tiền mặt là ngoại tệ)
Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hiện xuất quỹ
Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ(đối với tiền mặt ngoại tệ)
- Số Dƣ bên Nợ: các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ
- TK 111 gồm 3 tài khoản cấp 2:
TK 1111 “Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi, thừa thiếu tồn quỹ Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp
TK1112 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam
TK 1113 ghi nhận giá trị của vàng bạc, kim khí quý và đá quý, phản ánh tình hình nhập khẩu, xuất khẩu, cũng như sự thừa thiếu và tồn quỹ của các loại tài sản này theo giá mua thực tế.
Cơ sở để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu
Đối với ngoại tệ, kế toán không chỉ quy đổi ra đồng Việt Nam mà còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007-“Nguyên tệ các loại” Doanh nghiệp cần căn cứ vào tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch, bao gồm tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố, để ghi sổ kế toán Đối với các tài khoản chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa và TSCĐ, dù có sử dụng tỷ giá hạch toán hay không, doanh nghiệp vẫn phải ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư tài khoản 111.
Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thanh toán giữa các doanh nghiệp và các cơ quan, tổ chức kinh tế chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng, giúp đảm bảo tính an toàn và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thanh toán.
Theo chế độ quản lý tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải gửi toàn bộ số tiền vào tài khoản ngân hàng, ngoại trừ số tiền giữ tại quỹ tiền mặt theo thỏa thuận với ngân hàng Các khoản tiền gửi bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý, được quản lý trên các tài khoản tiền gửi chính và tài khoản chuyên dụng cho thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền và thư tín dụng Để tuân thủ quy định thanh toán, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi.
1.3.1 Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng
Khi nhận chứng từ từ Ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu phát hiện chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ của Ngân hàng, đơn vị phải thông báo ngay cho Ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Cuối tháng, khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu của ngân hàng từ giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Nếu số liệu kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng, số chênh lệch sẽ được ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) Ngược lại, nếu số liệu kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng, chênh lệch sẽ được ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388).
Vào tháng sau, cần tiếp tục kiểm tra và xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ Đối với các đơn vị có bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho giao dịch Kế toán cần mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm Đồng Việt Nam và các loại ngoại tệ.
Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp được sử dụng cho mục đích ký quỹ hoặc mở L/C nhập khẩu không thể chi cho các mục đích khác Do đó, kế toán cần chuyển số tiền này sang các tài khoản “thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” (TK 144) hoặc “ký cược, ký quỹ dài hạn” (TK 244) nếu thời gian ký quỹ trên một năm.
Các chứng từ đƣợc sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm:
- Bản sao kê của ngân hàng
Kèm theo các chứng từ khác(Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi…)
1.3.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112- “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính TK112 - Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1121- Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam
TK 1122 - Ngoại tệ: Ghi nhận số tiền gửi, rút ra và số dư hiện tại tại ngân hàng bằng các loại ngoại tệ, đã được quy đổi sang Đồng Việt Nam.
TK1123 ghi nhận giá trị của vàng bạc, kim khí quý và đá quý được gửi, rút ra và hiện đang lưu trữ tại ngân hàng.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112- Tiền gửi ngân hàng
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại ngân hàng
1.3.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền gửi ngân hàng được thể hiện rõ qua các sơ đồ 1.4, 1.5 và 1.6 Những sơ đồ này minh họa quy trình hạch toán và giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các bước thực hiện trong việc quản lý tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 1.4: Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng (VND)
Gửi tiền mặt vào tài khoản tại ngân hàng
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Thu hồi các khoản tạmứng thừa, ký cƣợc ký quỹ bằng TGNH
Chi tạmứng ký cƣợc ký quỹ bằng TGNH
Thu hồi các khoản đầu tƣ ngắn hạn dài hạn bằng tiền gửi NH Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng
Vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng
Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ
Mua vật tƣ hàng hoá, công cụ, TSCĐ bằng tiền gửi NH
Nhận ký quỹ, ký cƣợc bằng TGNH Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tiền gửi ngân hàng
Nhận vốn góp, vốn cấp bằng TGNH Chi phí phát sinh bằng TGNH
Doanh thu, thu nhập khác bằng TGNH
Thuế GTGT đầu vào đc khấu trừ TK131,136,138
Thu nợ phải thu nhập quỹ TGNH
Sơ đồ 1.5: Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng- ngoại tệ
Doanh thu BH & CCDV thu nhập tài chính
Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Thu nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
Thu nhập khác bằng ngoại tệ
(Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH)
Mua vật tƣ, hàng hoá, tài sản dịch vụ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
(Đồng thời ghi Nợ TK007) (Đồng thời ghi Có TK007)
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
TK413 Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Sơ đồ 1.6: Phương pháp kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Thu nợ bằng vàng bạc kim khí quý đá quý (Giá ghi sổ) Giá thực tế hoặc BQLNH
Thanh toán nợ bằng vàng bạc kim khí quý (Giá ghi sổ) Giá thực tế hoặc BQLNH
Doanh thu HĐSXKD và HĐ khác bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Giá thực tế trên thị trường)
Chi ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng, bạc kim khí qúy, đá quý
Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý
Chênh lệch ty giá tăng do đánh giá lại số dƣ vàng, bạc, kim khí quý, đá qúy
TK412 Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ vàng, bạc kim khi quý, đá quý
Tổ chức kế toán tiền đang chuyển
1.4.1 Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt, séc, và tiền giao tay ba, đã được nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hoặc gửi qua bưu điện và các tổ chức tài chính trung gian Những khoản tiền này đã thực hiện dịch vụ chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Có từ ngân hàng, hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê từ ngân hàng.
Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau đây:
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng
- Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác
Doanh nghiệp thực hiện thu tiền bán hàng không qua quỹ, nộp thuế trực tiếp cho kho bạc Nhà nước Hình thức này liên quan đến giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp, người mua hàng và kho bạc Nhà nước, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Tiền đang chuyển là tài sản bằng tiền thuộc sở hữu của doanh nghiệp, đang trong quá trình trung gian khi các nghiệp vụ kinh tế chưa hoàn thành Việc quản lý chặt chẽ tiền đang chuyển rất quan trọng để đảm bảo thực hiện tốt các trách nhiệm khác và tránh sai sót trong các nghiệp vụ kinh tế cuối cùng.
Chứng từ sử dụng để hạch toán kế toán tiền đang chuyển là:
- Một số chứng từ có liên quan khác
Kế toán tổng hợp sử dụng TK 113- Tiền đang chuyển để phản ánh số tiền đang chuyển của doanh nghiệp
TK 113- Tiền đang chuyển có 2 TK cấp 2:
- TK 1131- Tiền Việt Nam : phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển
- TK 1132- Ngoại tệ: phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 113- Tiền đang chuyển
Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đã được nộp vào ngân hàng hoặc gửi qua bưu điện để chuyển vào ngân hàng nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo Có.
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đanh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ
- Số kết chuyển vào TK 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản có liên quan
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ
Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác : TK 111, 112, 131,
1.4.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền đang chuyển đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.7:
Sơ đồ 1.7: Phương pháp kế toán tiền đang chuyển
Trả nợ cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ của nhân hàng
Nhận đƣợc giấy báo Có của ngân hàng về số tiềnđã gửi
Xuát quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của NH
Nhận đƣợc giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiềnđã trả nợ
Thu tiền từ bán hàng, tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt hoặc séc và nộp trực tiếp vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có Đầu tư ngắn hạn và dài hạn thông qua tiền gửi ngân hàng.
Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Chênh lệch tỷ giá hốiđoái giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Khách hàng trả trước tiền hàng bằng séc Đơn vịđã nộp séc vào NH nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có của NH
Chênh lệch giảm tỷ giá hốiđoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CễNG TY TNHH NỘI THẤT PHệC TĂNG
Khái quát chung về công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng
Tên giao dịch: Công ty TNHH nội thất Phúc Tăng Địa chỉ: số 29/232Trường Chinh, quận Kiến An, Hải Phòng
Chi nhánh số 1: số 351 Lê Lợi – Hải Phòng
Chi nhánh số 2 : Siêu thị nội thất Phúc Tăng 498, Nguyễn Văn Linh, HP Điện thoại: 0310.778.645
Vốn điều lệ: 5 tỷ VNĐ
Công ty TNHH nội thất Phúc Tăng là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Hải Phòng trong lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu đồ gỗ nội thất Vợ chồng doanh nhân Phạm Khắc Phúc và Lê Thị Tăng, giám đốc công ty, đã trải qua 20 năm đầy thách thức để đạt được thành công hiện tại Năm 1980, sau gần 15 năm làm việc trong cơ quan Nhà nước, họ quyết định khởi nghiệp và bắt đầu với những giao dịch nhỏ lẻ Đến năm 1993, họ chuyển hướng sang kinh doanh đồ gỗ nội thất, khởi đầu từ một gian nhà nhỏ tại số 351 Lê Lợi.
Ngành buôn bán và sản xuất nội thất yêu cầu không gian rộng do tính chất cồng kềnh của sản phẩm Do đó, doanh nhân Phạm Khắc Phúc đã thuê thêm nhà xưởng để tiến hành sản xuất, bắt đầu từ rạp hát công nhân Sông Cấm với đội ngũ công nhân chỉ khoảng 10 người Công việc sản xuất và kinh doanh ngày càng thuận lợi, cho thấy đơn vị đã đi đúng hướng Phúc Tăng có thể được coi là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực buôn bán nội thất tại thành phố Hải Phòng, và nhận thấy sự phát triển tích cực của công việc, doanh nghiệp đã tiếp tục mở rộng quy mô.
1997 cửa hàng đã đầu tư thuê một khu nhà xưởng rộng rãi tại đường Cát Bi – Ngô Gia Tự, làm xưởng sản xuất
Sự phát triển của ngành nội thất tại Hải Phòng ngày càng gia tăng, đặc biệt từ năm 2000 khi doanh nhân Phạm Khắc Phúc nảy ra ý tưởng xây dựng nhà máy sản xuất đồ gỗ nội thất hiện đại Ông đã cải tạo khu nhà gia đình bằng cách mua lại 6 hộ liền kề, từ đó xây dựng Trung tâm nội thất Phúc Tăng trên diện tích 4000m² với 4 tầng Đồng thời, ông cũng thành lập công ty và báo cáo với UBND Thành phố.
Phố xin đất để thực hiện dự án
Vào ngày 29/8/2001, Công ty TNHH Phúc Tăng chính thức được thành lập và mở rộng quy mô tại địa chỉ 29/232 Trường Chinh, Kiến An, Hải Phòng Với diện tích 10.000 m², ông Phạm Khắc Phúc đã đầu tư xây dựng một văn phòng công ty cùng với một nhà máy sản xuất đồ gỗ hiện đại và quy mô hoàn chỉnh.
Dưới sự lãnh đạo tài ba của Phạm Khắc Phúc, công ty Phúc Tăng đã không ngừng phát triển từ một xưởng sản xuất nhỏ với chỉ 10 thợ thành một doanh nghiệp lớn mạnh, đồng thời đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết kế mới.
Công ty đã phát triển từ việc sản xuất nhỏ lẻ với 200 lao động sang hoạt động sản xuất có kế hoạch tập trung, ký kết hợp đồng lớn với các cơ quan, công sở và nhà máy Những hợp đồng đáng chú ý bao gồm các dự án cho Công An Thành phố, nhà máy đóng tàu Nam Triệu, Trung tâm hội nghị Thành Phố, và trường ĐH Hàng Hải, với giá trị từ 5 tỷ đến 10 tỷ VNĐ Công ty không chỉ hoạt động trong phạm vi Thành phố Cảng mà còn mở rộng ra 41 tỉnh thành trên toàn quốc, từ Bắc vào Nam.
Phía Bắc thì có Hải Phòng, Hà Nội, Hải Dương, Thái Bình, Quảng Ninh, Thanh Hóa, Phú Thọ, Bắc Ninh, Bắc Giang, Tuyên Quang, Sơn La, Lai Châu…v.v
Miền Trung có : Đắc Lắc, Playku, Đà Lạt, Huế, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quy Nhơn v.v
Miền Nam có: Sài Gòn, Cần Thơ, An Giang, Đồng Tháp, Long An v.v
Thương hiệu Phúc Tăng, ban đầu chỉ tiêu thụ trong nước, đã mở rộng ra thị trường quốc tế, đặc biệt là các nước Đông Âu và Bắc Âu như Hà Lan, Phần Lan, Đan Mạch và Thụy Điển Với việc kết hợp sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu, Phúc Tăng ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường cả trong và ngoài nước Để bảo vệ và phát triển thương hiệu, Công ty Phúc Tăng đã nỗ lực không ngừng nghỉ.
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, Công ty cam kết sản xuất và kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và đã đăng ký thương hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam Với phương châm vì người tiêu dùng, Công ty bảo hành 1 năm và bảo trì 5 năm cho tất cả sản phẩm mang thương hiệu Phúc Tăng Nhờ những nỗ lực này, trong 5 năm qua, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể.
Từ năm 2003 đến nay, Công ty đã đạt được nhiều giải thưởng danh giá từ Trung Ương và Thành Phố, bao gồm hơn 60 bằng khen, huy chương và cờ thi đua của Chính phủ Giám đốc Công ty cũng đã nhận được bằng khen từ Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ, cùng với hàng trăm bằng khen và giấy khen khác từ các ngành.
Vào tháng 5 năm 2003, Công ty Phúc Tăng đã tham dự Hội chợ quốc tế tại Đan Mạch, nơi sản phẩm của công ty nhận được sự đánh giá cao về chất lượng và uy tín từ 26 quốc gia thành viên Châu Âu.
Ngày 16/5/2004: Nội thất Phúc Tăng tham dự Hội chợ hội nhập và phát triển
Hải Phòng lần thứ nhất hàng Việt Nam hội nhập AFTA Phúc Tăng đã giành được 4 cúp vàng và 6 bằng khen từ Trung Ương đến địa phương
Tháng 7/2004: Phó Thủ tướng Phạm Gia Khiêm trao tặng cúp vàng vì sự phát triển cộng đồng cho Giám đốc Công ty
Tháng 8/2004: Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải tặng bằng khen cho
Ngày 1/9/2004: Nội thất Phúc Tăng vinh dự được Nhà nước tôn vinh danh hiệu cao quý " Sao vàng đất Việt"
Vào ngày 3 tháng 9 năm 2004, Nội thất Phúc Tăng đã vinh dự nhận bằng khen từ Uỷ ban quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế nhờ vào những thương hiệu sản phẩm tiêu biểu đạt tiêu chuẩn hội nhập quốc tế.
Ngày 17/5/1005: Một lần nữa nội thất Phúc Tăng lại giành đƣợc cúp vàng hàng Việt Nam hội nhập AFTA tại hội chợ phát triển lần thứ 2
Vào tháng 12 năm 2005, Bộ trưởng Bộ Thương mại Trương Đình Tuyển đã trao tặng bằng khen cho Công ty, ghi nhận những thành tích xuất sắc của công ty trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Ngày 23/5/2006: Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen cho Công ty
Vào tháng 6 năm 2006, nội thất Phúc Tăng đã tham gia Hội chợ Festival Huế-2006 và xuất sắc giành được 3 cúp vàng, bao gồm Ngôi sao Việt Nam, Tinh hoa Việt Nam và Quả cầu vàng, vinh danh cho doanh nghiệp, doanh nhân và các sản phẩm tiêu biểu.
Ngày 1/9/2006: một lần nữa nội thất Phúc Tăng lại đƣợc nhận danh hiệu " Sao vàng đất Việt"
Tháng 10/2006: giám đốc Công ty được Chủ Tịch nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3
Ngày 28/5/2007 : Công ty được Chủ tích nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng 3
Năm 2007, Công ty Cổ Phần Thương mại, Dịch vụ & Du lịch Phúc Tăng được thành lập nhằm thúc đẩy sự phát triển và xây dựng các chiến lược kinh tế mạnh mẽ hơn.
Năm 2008: Giám đốc Công ty đƣợc phong tặng danh hiệu chiến sỹ thi đua toàn quốc thời kỳ đổi mới
Công ty Phúc Tăng, mặc dù là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh, luôn coi con người là tài sản quý giá Để phát triển bền vững, công ty không chỉ chú trọng đến kinh doanh mà còn đầu tư vào mặt chính trị, thành lập chi bộ Đảng Cộng sản vào tháng 6/2004 và Công đoàn vào tháng 9/2004 Sự ra đời của các tổ chức đoàn thể đã giúp hoạt động của công ty trở nên sâu sắc hơn, phù hợp với định hướng phát triển của thành phố Đời sống cán bộ công nhân viên được đảm bảo ổn định, với đầy đủ quyền lợi lao động Công ty cung cấp bảo hiểm tai nạn 24/24 giờ cho công nhân và bảo hiểm xã hội cho những cán bộ gắn bó lâu dài Hơn nữa, công ty còn chăm sóc hậu phương gia đình của người lao động, giúp họ yên tâm cống hiến và gắn bó hơn với công ty.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨCCÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NỘI THẤT PHệC TĂNG
Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng
Trong suốt quá trình phát triển, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn để khẳng định vị thế trên thị trường Sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên đã mang lại thành tựu không chỉ về mặt vật chất mà còn về trình độ quản lý và công việc Đặc biệt, bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, với đội ngũ cán bộ có trình độ và nhiệt huyết Việc phân công nhiệm vụ phù hợp đã nâng cao hiệu quả hạch toán và đảm bảo số liệu chính xác Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều ý thức rõ trách nhiệm của mình và luôn nỗ lực nâng cao chuyên môn, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Qua quá trình nghiên cứu thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán tại đây có những ưu điểm nổi bật nhưng cũng tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
3.1.1 Ƣu điểm về công tác vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng:
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được chú trọng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý công tác hạch toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền Với mô hình kế toán tập trung, công tác kế toán được sắp xếp hợp lý, phân công cán bộ phù hợp với năng lực, từ đó nâng cao chất lượng ghi chép và quản lý chứng từ Công ty áp dụng phương pháp hạch toán theo chế độ kế toán mới, đảm bảo chứng từ và sổ sách rõ ràng, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong việc kiểm tra kết quả kinh doanh.
Về chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ:
Các thủ tục chứng từ liên quan đến hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện đầy đủ và cẩn thận, từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực và rõ ràng Kế toán vốn bằng tiền được theo dõi chặt chẽ theo quy định luân chuyển chứng từ, với chứng từ được lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự, tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra và thanh tra Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo thống kê nội bộ được tổ chức đầy đủ, kịp thời, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng.
Về sổ sách kế toán
Kế toán tổng hợp đã thiết lập đầy đủ các sổ sách cần thiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ cái tiền mặt và sổ cái tiền gửi ngân hàng để theo dõi thu chi Các số liệu trong sổ sách có độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu vốn cho sản xuất và kinh doanh.
Về cập nhập thông tin
Kế toán cần nắm vững và áp dụng các thông tư, quyết định mới từ Bộ Tài chính liên quan đến hạch toán vốn bằng tiền Đồng thời, công ty cũng đã nhanh chóng cập nhật các quy định mới về phương pháp hạch toán kế toán để đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành.
Về đội ngũ cán bộ công nhân viên
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh khốc liệt để thu hút vốn đầu tư và tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, các nhà quản lý cần xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả và nghiên cứu thị trường một cách sâu sắc Một trong những biện pháp quan trọng là nâng cao công tác kế toán, mà ban lãnh đạo công ty đã đặc biệt chú trọng Phòng kế toán không ngừng đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phân công, phân nhiệm rõ ràng Sự phối hợp nhịp nhàng trong phòng kế toán giúp cung cấp số liệu chính xác và chi tiết, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền.
Trong công tác theo dõi vốn bằng tiền, kế toán cần thường xuyên cập nhật và phản ánh đầy đủ tình hình biến động tăng giảm vốn bằng tiền vào hệ thống sổ sách của công ty, bao gồm sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111, 112 và sổ cái các tài khoản liên quan.
Kế toán tiền mặt tại quỹ được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo nguyên tắc quản lý tiền mặt Tất cả các khoản thu chi và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện, với yêu cầu có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ và kế toán tiền mặt Quy trình này đảm bảo tính độc lập và chỉ thực hiện đối chiếu kết quả.
Kế toán tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với ngân hàng Công việc này bao gồm việc tập hợp và theo dõi đầy đủ các chứng từ, đồng thời thực hiện đối chiếu với ngân hàng Tiền gửi ngân hàng được hạch toán chi tiết qua hai tài khoản chính: TK 1121 cho VND và TK 1122 cho USD.
+ Kế toán vốn bằng tiền còn đƣợc sự theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng
Công ty đã thực hiện công tác thu hồi công nợ phải thu một cách hiệu quả, với việc thu hồi gần như toàn bộ vào cuối năm Điều này giúp tránh tình trạng chiếm dụng vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phù hợp với tình hình nhập, xuất vật tư Phương pháp này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về biến động nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản cả về số lượng lẫn giá trị.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác kế toán và hạch toán vốn bằng tiền tại công ty vẫn gặp một số hạn chế do đây là doanh nghiệp mới hoạt động.
Hệ thống ngân hàng chưa được khai thác tối đa trong việc thanh toán, dẫn đến nhiều khoản tiền lớn ảnh hưởng đến an toàn quỹ Công ty chỉ sử dụng séc khi rút tiền vào quỹ, chưa áp dụng séc cho các chi trả khác.
Khi hạch toán ngoại tệ, do các nghiệp vụ ngoại tệ của công ty ít phát sinh, kế toán chỉ sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ Mặc dù chênh lệch tỷ giá trong năm biến động không đáng kể, việc không phản ánh khoản chênh lệch này sẽ khiến cho việc ghi chép và theo dõi công nợ trở nên đơn giản hơn, nhưng đồng thời cũng làm cho việc phản ánh doanh thu và chi phí của công ty không chính xác Trong bối cảnh tỷ giá hối đoái thường xuyên thay đổi, việc phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá là không thể tránh khỏi Hơn nữa, kế toán cũng không phản ánh nguyên tệ trên tài khoản 007, điều này vi phạm quy định về hạch toán ngoại tệ.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng
Ngày nay, kế toán không chỉ đơn thuần là công việc tính toán và ghi chép tài sản, mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin, đóng vai trò là công cụ quản lý thiết yếu Thông tin chính xác từ kế toán giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả Do đó, kế toán trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp, giúp đánh giá hoạt động của tổ chức Yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán, vì vậy cần nhận diện đặc trưng của nền kinh tế thị trường và các yếu tố tác động để cải thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp thực tiễn Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cần tuân theo các yêu cầu cụ thể.
+ Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp phải tuân thủ sự quản lý và kiểm soát của nhà nước thông qua pháp luật và các biện pháp hành chính Do đó, việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán cần dựa trên chế độ quản lý tài chính và kế toán hiện hành, giúp kế toán trở thành công cụ quản lý hiệu quả không chỉ trong doanh nghiệp mà còn cho Nhà nước Sự tuân thủ chế độ kế toán hiện hành được thể hiện qua việc sử dụng tài khoản, phương pháp, trình tự kế toán, cùng với hệ thống sổ sách và lập báo cáo.
+ Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty:
Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế đa dạng với nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng Nhà nước đã ban hành các chính sách và quy định chung nhằm định hướng cho các doanh nghiệp, tuy nhiên, các doanh nghiệp cần linh hoạt áp dụng để phù hợp với thực tiễn Đồng thời, cần đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp đánh giá, sử dụng chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ sách báo cáo.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán, việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác là yêu cầu thiết yếu Kế toán không chỉ là khoa học thu nhận và xử lý thông tin mà còn phục vụ cho nhu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các tiêu chí về thông tin, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định một cách tối ưu.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, bên cạnh việc gia tăng doanh thu, các doanh nghiệp cũng cần áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí Đây là yêu cầu thiết yếu trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng, tôi nhận thấy một số tồn tại và khó khăn trong công tác tổ chức kế toán Dựa trên quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính, cùng với sự hỗ trợ từ giảng viên và phòng kế toán công ty, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tiền của công ty.
3.2.1 Hoàn thiện về hệ thống sổ tại công ty:
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số 48/BTC-2006 ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Tuy nhiên, một số sổ kế toán hiện tại chưa tuân thủ đúng mẫu quy định, dẫn đến sự không thống nhất và thiếu thông suốt trong việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
Công ty hiện đang áp dụng Sổ nhật ký chung theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, điều này dẫn đến sự không nhất quán trong hệ thống sổ sách Để khắc phục vấn đề này, công ty cần thay đổi mẫu Sổ nhật ký chung theo Quyết định số 48/BTC-2006, cụ thể là mẫu số S03a-DNN, nhằm đảm bảo tính nhất quán cho hệ thống sổ.
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 3.1 Sổ nhật ký chung theo QĐ 48/2006 của BTC Đơn vị:Công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng Mẫu số S03a- DNN Địa chỉ:29/232 - Trường Chinh- Kiến An Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Tháng 11 năm 2013 Đơn vị tính: VND
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
TK đối ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH Nội thất Thành
05/11 PC 0115 05/11 Chi lương tháng 10 cho cán bộ công nhân viên x x
03747 08/11 Mua NVL của công ty TNHH
Thu tiền bán hàng của công ty cổ phần đầu tƣ và xây lắp điện
11/11 PT131 11/11 Thu tiền bán hàng của công ty
MTV khai thác thủy lợi Đa Độ x x x
23/11 PC 0119 23/11 Thanh toán tiền mua NVL cho công ty Kim Lâm x x x
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 3.2 Sổ nhật ký chung theo QĐ 48/2006 của BTC
3.2.2 Hoàn thiện việc thanh toán thông qua hệ thống ngân hàng
Căn cứ Luật số 32/2013/QH13 sửa đổi bổ sung một số điều của thuế thu nhập
DN ban hành ngày 19/06/2013 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2014
Trích nguyên văn điều 09 luật số 32: Điều 9.Các khoản chi đƣợc trừ và không đƣợc trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1 Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp đƣợc trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật Nhƣ vậy, có thể hiểu là các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (phải thanh toán qua ngân hàng, séc….) mới đƣợc trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp Điều này đƣợc áp dụng cho các loại hóa đơn bao gồm hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng
Việc sử dụng hệ thống ngân hàng để thanh toán là rất quan trọng, đặc biệt đối với các khoản tiền lớn, nhằm đảm bảo an toàn cho quỹ tiền của công ty và tối ưu hóa khả năng sinh lời Thanh toán qua ngân hàng không chỉ bảo vệ quỹ tiền mặt mà còn đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
3.2.3 Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ:
Việc kiểm kê quỹ của công ty đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối quý, cuối năm
Để đảm bảo kiểm tra đột suất hiệu quả, công ty cần thực hiện kiểm kê định kỳ vào cuối mỗi tháng Ngoài ra, việc kiểm kê đột suất cũng nên được thực hiện khi cần thiết, như trong trường hợp bàn giao quỹ Biên bản kiểm kê cần ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê
Khi thực hiện kiểm kê, cần kiểm tra riêng từng loại tiền trong quỹ Nếu phát hiện chênh lệch, cần ghi rõ nguyên nhân gây ra tình trạng thừa hoặc thiếu và báo cáo cho giám đốc doanh nghiệp để xem xét và giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ cần được lập thành hai bản: một bản lưu tại thủ quỹ và một bản lưu tại kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán Việc này giúp các nhà quản lý nắm rõ số tồn quỹ thực tế, xác định số tiền thừa thiếu so với sổ quỹ, từ đó có biện pháp hiệu quả để tăng cường quản lý quỹ, đồng thời làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán chênh lệch.
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc lập theo mẫu sau: Đơn vị:……… Mẫu số 08a-TT Địa chỉ:……… Theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
(Dùng cho VND) Hôm nay, vào… ngày… giờ…tháng…năm
Chúng tôi gồm: Ông/bà:……… Đại diện kế toán Ông/bà:………Đại diện thủ quỹ Ông/bà……….Đại diện……
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng(Tờ) Số tiền
I Số dƣ theo sổ quỹ X ……
II Số kiểm kê thực tế X ……
III Chênh lệch(III=I-II) X