Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của nghiên cứu này là tìm hiểu và phân tích công tác kế toán thanh toán giữa người mua và người bán tại công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink.
+ Tìm hiểu cơ sở lý luận, nghiên cứu, nắm vững những lý luận cung về kế toán thanh toán đối với người mua, người bán
+ Mô tả, dẫn chứng thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink
Đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink là cần thiết để hiểu rõ hơn về quy trình hiện tại Bài viết sẽ phân tích các vấn đề tồn tại và đưa ra những khuyến nghị nhằm cải thiện công tác kế toán thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty Các đề xuất sẽ tập trung vào việc hoàn thiện quy trình kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp.
Phương pháp nghiên cứu
Để giải quyết mục tiêu đề ra, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập và tổng hợp thông tin được áp dụng để tập hợp kiến thức, số liệu phục vụ cho đề tài Bài luận văn đã tổng hợp các kiến thức liên quan đến công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp Số liệu minh họa trong đề tài được trích từ tài liệu nội bộ của công ty trong khoảng thời gian nghiên cứu.
Phương pháp phân tích là công cụ quan trọng để đánh giá thông tin doanh nghiệp, giúp so sánh với chế độ kế toán hiện hành Đồng thời, nó cung cấp cơ sở lý luận cần thiết nhằm phục vụ cho mục tiêu của đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp chuyên gia: tham khảo, thu thập, hỏi ý kiến của những chuyên gia cũng nhưnhững người có liên quan về vấn đề cần tìm hiểu của đề tài.
Kết cấu của đề tài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung khoá luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu – Datalink
Chương 3 trình bày kết luận và những kiến nghị quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu – Datalink Các đề xuất này tập trung vào việc cải thiện quy trình kế toán, tăng cường tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch, từ đó giúp công ty tối ưu hóa quản lý tài chính và nâng cao hiệu suất hoạt động.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề cơ bản về thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa hai bên, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý Hành động này bao gồm việc chuyển tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ để đổi lấy những sản phẩm hoặc dịch vụ khác theo tỷ lệ hợp lý được các bên thỏa thuận, và tất cả đều phải tuân theo quy định của pháp luật.
Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện nghĩa vụ tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, và doanh nghiệp Hai phương thức thanh toán chính bao gồm thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm, với sự thống nhất giữa hai bên về phương thức áp dụng cho giao dịch.
Phương thức thanh toán trực tiếp là hình thức mà doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, tiền tạm ứng từ cán bộ, chuyển khoản ngân hàng hoặc thậm chí là thanh toán bằng hàng hóa thông qua hình thức đổi hàng.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa thanh toán ngay cho người bán Hình thức này có thể được thực hiện dựa trên các điều kiện tín dụng ưu đãi đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định liên quan đến cách thức trả tiền, bao gồm sự liên kết các yếu tố trong quá trình thanh toán Theo quy định pháp luật, thanh toán được thực hiện chủ yếu qua hai hình thức: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức phổ biến và đơn giản nhất, thường được sử dụng trong các giao dịch nhỏ lẻ Theo Nghị định 222/2013/NĐ-CP, tiền mặt được định nghĩa là tiền giấy và tiền kim loại do ngân hàng nhà nước phát hành, cho phép người mua sử dụng tiền tệ để trao đổi hàng hóa, dịch vụ Mặc dù có nhiều ưu điểm như dễ dàng thực hiện và linh hoạt, phương thức này chỉ phù hợp với giao dịch nhỏ, vì thanh toán lớn có thể trở nên phức tạp và không an toàn Việc xuất hóa đơn không đầy đủ có thể dẫn đến thất thoát thuế, và việc sử dụng tiền mặt chỉ giới hạn trong lãnh thổ quốc gia sở hữu loại tiền tệ đó Đặc biệt, trong các giao dịch có giá trị lớn như bất động sản, việc thanh toán bằng tiền mặt gặp nhiều trở ngại và nguy hiểm Do đó, pháp luật đã phát triển nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để tạo thuận lợi hơn trong mua bán và trao đổi hàng hóa, dịch vụ.
Thanh toán không bằng tiền mặt đang trở thành xu hướng phổ biến nhờ sự đa dạng và tiện lợi của các hình thức thanh toán Người tiêu dùng không còn cần mang theo nhiều tiền mặt, mà có thể sử dụng các phương thức như thanh toán bằng Séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng và thanh toán trực tuyến Những hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn gia tăng tính an toàn trong giao dịch.
Về khái niệm, theo khoản 1 điều 3 Thông tư 22/2015/TT-NHNN quy định:
Séc là giấy tờ có giá do người ký phát lập, yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng Đây là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản sử dụng mẫu in sẵn của ngân hàng, và người phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng nó Séc chỉ được phát hành khi tài khoản có số dư, và bao gồm các loại như séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức Hình thức thanh toán này ngày càng phổ biến vì giúp người dùng không cần mang theo tiền mặt, đồng thời đảm bảo tính an toàn và tiện lợi Tuy nhiên, việc thanh toán bằng séc cũng có nhược điểm, như không phù hợp cho các giao dịch đơn giản, gây bất tiện cho thương gia và cá nhân thực hiện giao dịch thường xuyên, và có nguy cơ gian lận.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu:
Ủy nhiệm thu là hình thức ngân hàng thực hiện theo yêu cầu của bên thụ hưởng để thu một khoản tiền nhất định từ tài khoản của bên trả tiền Quá trình này diễn ra dựa trên thỏa thuận bằng văn bản giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng, cho phép ngân hàng thu hộ tiền từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là hình thức mà người thanh toán lập lệnh theo mẫu ngân hàng cung cấp, yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khoản thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng.
Hình thức thanh toán này có ưu điểm nổi bật là được ngân hàng kiểm soát chặt chẽ, giúp giảm thiểu sai sót Thủ tục thanh toán cũng rất đơn giản và nhanh chóng, với việc người thụ hưởng nhận tiền trực tiếp qua ngân hàng Tuy nhiên, nếu tài khoản của bên ủy quyền không đủ tiền, ngân hàng có quyền từ chối giao dịch theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi.
Thanh toán qua thẻ ngân hàng:
Thẻ ngân hàng là công cụ thanh toán đa năng, cho phép chuyển tiền, rút tiền, thanh toán hóa đơn, tiết kiệm và giao dịch qua ứng dụng điện tử Khách hàng có thể thanh toán mà không cần tiền mặt Có ba loại thẻ ngân hàng: thẻ trả trước, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, trong đó thẻ tín dụng là phổ biến nhất, thường dùng cho các khoản thanh toán nhỏ và có thể rút tiền mặt hoặc thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các điểm chấp nhận thẻ.
Hình thức thanh toán trực tuyến ngày càng đa dạng và được ưa chuộng, bao gồm internet banking, mobile banking, ví điện tử như Zalo Pay, Shopee Pay, Momo và mã QR code Sự phát triển công nghệ đã mang lại tiện lợi cho người dùng, đặc biệt khi kết hợp với các sàn thương mại điện tử như Shopee và Lazada, đáp ứng nhu cầu của đông đảo người dân.
Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
Trong hoạt động kinh doanh thương mại, việc xác định đặc điểm quan hệ thương mại và lợi thế cạnh tranh với các đối tác là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp tìm ra phương thức giao dịch và mua bán hiệu quả, từ đó tối ưu hóa lợi ích kinh tế.
Để đảm bảo theo dõi chính xác hoạt động thanh toán giữa người mua và người bán, kế toán thanh toán cần thực hiện các nhiệm vụ thông tin và kiểm tra.
Kế toán cần tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán một cách đầy đủ và hợp lý ngay từ khi bắt đầu các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Việc này rất quan trọng vì nó hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị tài chính.
Kế toán thanh toán cần tổ chức ghi chép chi tiết để theo dõi các khoản phải thu và phải trả, giúp đôn đốc thanh toán kịp thời và tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Đối với khách nợ có giao dịch mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ là cần thiết vào cuối niên độ kế toán Nếu cần, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng xác nhận thông tin nợ bằng văn bản.
Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và kỷ luật tài chính là rất quan trọng Cần tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để phản ánh rõ ràng công nợ phải thu và phải trả Việc tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ sẽ giúp quản lý có biện pháp xử lý phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính của tổ chức.
Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản và sổ chi tiết, tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả Việc này giúp đôn đốc thanh toán nợ và thu hồi kịp thời các khoản nợ, từ đó tránh tình trạng thất thoát vốn.
Sự cần thiết của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán 8 1.4 Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp
Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp và là nền tảng cho quản lý tài chính hiệu quả Đảm bảo hoạt động thanh toán diễn ra linh hoạt và hợp lý sẽ nâng cao khả năng thanh toán cũng như hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản trị tài chính, bao gồm số tiền nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán của từng đối tượng Những thông tin này giúp các nhà lãnh đạo xây dựng chính sách hiệu quả về thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính cho doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán là công cụ quản lý hiệu quả cho các nghiệp vụ thanh toán, khoản phải thu và phải trả Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận trên chứng từ và sổ sách, do đó, việc quản lý thanh toán cần thông qua kế toán Qua đó, giám đốc doanh nghiệp có thể có biện pháp kịp thời để chi trả nợ và thu hồi công nợ, giúp doanh nghiệp tự chủ về tài chính Điều này không chỉ duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với đối tác mà còn nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hoạt động thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Đây là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và đảm bảo sức khỏe tài chính bền vững.
1.4 Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp
1.4.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua
Các khoản thanh toán với người mua đại diện cho nợ phải thu của công ty từ khách hàng về giá trị hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp nhưng chưa nhận được thanh toán Những khoản nợ này được ghi nhận là tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán Quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi khách hàng chưa thanh toán, từ đó cung cấp thêm vốn cho hoạt động kinh doanh và giảm nợ ròng Để đảm bảo theo dõi chính xác các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
Nợ phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng nội dung phải thu Việc theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi, đặc biệt là phân loại nợ có kỳ hạn trên 12 tháng, là rất quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả.
Trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo, cần phải quản lý cả phải thu ngắn hạn và dài hạn, ghi chép theo từng lần thanh toán Việc theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng là rất quan trọng, đồng thời thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc để đảm bảo thanh toán diễn ra kịp thời.
Đối tượng thu hồi nợ bao gồm các khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, và nhận cung cấp dịch vụ, bao gồm cả tài sản cố định và bất động sản đầu tư.
Không được ghi nhận vào tài khoản này các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cũng như cung cấp dịch vụ thu tiền ngay bằng tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản, kế toán cần phân loại các khoản nợ và khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán, đối tượng và loại nợ Việc này giúp xác định các khoản nợ có khả năng thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không thu hồi được Đặc biệt, kế toán cần chú ý đến những đối tượng có vấn đề để xây dựng kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, từ đó xác định số trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi và áp dụng biện pháp xử lý cho các khoản nợ không đòi được.
Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch và mua bán thường xuyên với số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán là cần thiết Điều này nên được thực hiện định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán và cần có xác nhận bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Không được phép bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Việc lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ cần phải dựa vào số liệu từ sổ chi tiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
1.4.2 Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng hạch toán kế toán thanh toán với người mua
Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:
Hợp đồng bán hàng là văn bản pháp lý giữa công ty và bên mua, quy định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên Hợp đồng này không chỉ là căn cứ xác minh tính hợp lý của giao dịch mà còn xác định số lượng, chất lượng, loại hàng hóa, phương thức và thời hạn thanh toán cùng các vấn đề liên quan khác.
Hóa đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) là chứng từ quan trọng dành cho các tổ chức khai báo hoặc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đây là tài liệu do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ cho khách hàng Hóa đơn GTGT phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, bao gồm 03 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được chuyển lưu nội bộ làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu thu là chứng từ quan trọng trong việc thu tiền mặt, được lập bởi kế toán khi có giao dịch tiền mặt phát sinh Nó không chỉ thể hiện một giao dịch đã hoàn thành mà còn là chứng từ hợp pháp xác nhận việc thanh toán cho nhà cung cấp Phiếu thu cần kèm theo hóa đơn tài chính và được lập thành 03 liên: một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu lại, và liên còn lại do thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp
1.5.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Các khoản thanh toán với người bán, hay nợ phải trả, là những khoản nợ mà doanh nghiệp cần chi trả cho nhà cung cấp trong quá trình kinh doanh Điều này bao gồm các khoản nợ đối với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Để đảm bảo theo dõi chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ
Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hoá đơn vào cuối tháng cần được ghi sổ với giá tạm tính Sau khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, cần điều chỉnh về giá thực tế.
Các nhà cung cấp có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn cần phải thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán Việc này bao gồm việc xác nhận từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán, với xác nhận bằng văn bản.
- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp
Khi hạch toán chi tiết các khoản chi phí, kế toán cần phải ghi chép rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán từ người bán hoặc nhà cung cấp, ngoài hóa đơn mua hàng.
1.5.2 Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng hạch toán kế toán thanh toán với người bán
Phiếu chi là tài liệu được lập khi doanh nghiệp thực hiện các khoản chi tiêu, bao gồm tiền mặt xuất quỹ Kế toán sẽ sử dụng phiếu chi để ghi nhận vào sổ kế toán Phiếu chi cần lập thành ba liên: liên 01 lưu tại nơi lập phiếu, liên 02 cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán, liên 03 giao cho người nhận tiền Sau khi phiếu chi được ký bởi kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ sẽ xuất quỹ Người nhận tiền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của phiếu và ký tên vào phiếu chi.
Giấy báo nợ là chứng từ quan trọng trong giao dịch giữa hai doanh nghiệp, được sử dụng để thông báo nghĩa vụ nợ của người mua hoặc khi người mua trả lại hàng đã mượn Chứng từ này giúp xác định rõ trách nhiệm tài chính trong các giao dịch mua bán, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ giữa các bên tham gia.
Biên bản kiểm nghiệm là tài liệu quan trọng nhằm xác định số lượng, quy cách và chất lượng của vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa trước khi nhập kho Nó đóng vai trò là căn cứ để qui trách nhiệm trong quá trình thanh toán và bảo quản.
Phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng trong quy trình nhập hàng và quản lý kho, giúp ghi chép và theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp Phiếu này được lập thành 3 liên, sau khi hoàn tất, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký tên, sau đó chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, kèm theo chữ ký và họ tên rõ ràng.
Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng để xác minh tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính giữa các bên Nó không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh mà còn liên quan đến việc kê khai thuế với cơ quan nhà nước.
Biên bản thanh lý hợp đồng là tài liệu quan trọng ghi nhận sự hoàn tất của một công việc, trong đó hai bên tham gia xác nhận về khối lượng, chất lượng và các phát sinh liên quan Sau khi thảo luận và đồng thuận, cả hai bên sẽ ký tên để xác nhận nội dung biên bản.
- Các chứng từ liên quan khác…
1.5.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả
Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ;
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính.
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi vào hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
1.5.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán các khoản phải trả cho người bán
Hình thức số sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, nhưng cần đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra và đối chiếu thông tin giao dịch kinh tế Nếu doanh nghiệp không tự thiết kế được biểu mẫu, có thể áp dụng mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 của thông tư.
200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính Theo phụ lục này, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 5 hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ;
1.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là hình thức kế toán lý tưởng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô hoạt động đơn giản Hình thức này nổi bật với sự đơn giản, dễ dàng áp dụng cho các đơn vị kế toán và hỗ trợ hiệu quả cho việc sử dụng kế toán máy Ngoài ra, Sổ Nhật ký chung còn thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, chính vì vậy ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức kế toán này.
Hình thức kế toán nhật ký chung có đặc trưng cơ bản là ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Các nghiệp vụ này được ghi theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế, tức là định khoản kế toán của từng nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung trước, sau đó chuyển sang Sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp Công ty mở sổ và thẻ kế toán chi tiết, đồng thời ghi các nghiệp vụ vào các sổ, thẻ liên quan Ngoài sổ Nhật ký chung, có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, nhằm giảm bớt khối lượng công việc.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ, thẻ kế toán, thông tin này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Trình tự ghi chép theo hình thức Nhật ký chung sẽ được thực hiện theo sơ đồ đã định.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: - Ghi hàng ngày
- Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
1.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái đặc trưng bởi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Căn cứ ghi chép vào sổ này là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ được ghi trên một dòng trong cả hai phần Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ giống nhau như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Sau khi phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu ở cột phát sinh của Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh tháng này, kế toán tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Cuối cùng, dựa vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý), kế toán xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
1.6.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có đặc trưng cơ bản là sử dụng "Chứng từ ghi sổ" làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp Việc ghi sổ kế toán tổng hợp được thực hiện theo hai cách: ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số liên tục hàng tháng hoặc hàng năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ phải có kế toán đính kèm và được kế toán trưởng phê duyệt trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này là căn cứ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và sau đó được chuyển vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán, sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ, cũng sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối kỳ, cần phải khóa sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Việc này được thực hiện trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, từ đó tính ra tổng số phát sinh.
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu từ Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 5: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ y
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.6.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức kế toán trên máy vi tính được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, tuân theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó phải có khả năng in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng Cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN KẾT DỮ LIỆU
Khái quát chung về công ty cổ phần liên kết dữ liệu – Datalink
2.1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần liên kết dữ liệu - Datalink
2.1.1.1 Thông tin chung về đơn vị
Tên công ty: Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu - Datalink
Vốn điều lệ:10,000,000,000 VND (Mười tỷ Việt Nam đồng) Địa chỉ: Số 30, Ngõ 97 Nguyễn Ngọc Nại - Thanh Xuân – Thành phố Hà
Mã số thuế: 0105846544 Điện thoại: 024.3853.4443
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Chuyển đổi số là xu thế phát triển không thể tránh khỏi trên toàn cầu, và Việt Nam cũng đang tích cực tham gia vào "cuộc đua" này Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu - Datalink đã được thành lập vào ngày 05/04/2012, với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số Datalink được cấp phép hoạt động bởi Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội theo giấy phép kinh doanh số 0105846544, chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến chuyển đổi số.
+ Nghiên cứu, phát triển các phần mềm quản lý cho các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức;
+ Tư vấn và triển khai các ứng dụng phần mềm;
+ Hỗ trợ, bảo hành và bảo trì các sản phẩm;
+ Cung cấp máy tính, linh kiện, thiết bị văn phòng và các giải pháp công nghệ
2.1.1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty
Hiện tại, Công ty tổ chức bộ máy quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và chặt chẽ, phù hợp với quy mô hoạt động không lớn Sơ đồ dưới đây thể hiện cách sắp xếp và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty.
Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần liên kết dữ liệu Datalink
2.1.1.4 Chức năng và lĩnh vực hoạt động a Chức năng nhiệm vụ
Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu - Datalink là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp phần mềm chuyên nghiệp với giá cả hợp lý Với 10 năm kinh nghiệm, Datalink cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua các dịch vụ tối ưu, bao gồm khai thác dịch vụ máy chủ, trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn quốc tế, quản lý máy chủ, sao lưu dữ liệu và bảo mật thông tin.
Phòng hành chính - nhân sự Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Phòng phát triển dự án pháp trọn gói và xây dựng các dự án theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước
Công ty hướng tới việc mở rộng và phát triển đa dạng sản phẩm, dịch vụ nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm và dịch vụ liên quan đến máy chủ Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm chất lượng cao nhất.
Các hoạt động kinh doanh chính của công ty:
- Nghiên cứu và phát triển phần mềm:
Datalink tập trung vào nghiên cứu, thiết kế và phát triển phần mềm quản lý và đặt hàng theo yêu cầu Chúng tôi đặc biệt chú trọng xây dựng các gói phần mềm quản lý chuyên nghiệp, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý tại các Ban quản lý dự án, doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế.
+ Xây dựng và cung cấp các sản phẩm phần mềm quản lý, đặc biệt là các phần mềm chuyên ngành phục vụ Hành chính công
+ Thẩm định các ứng dụng Công nghệ thông tin
- Tư vấn các giải pháp:
+ Tư vấn giải pháp xây dựng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quản lý và điều hành
- Triển khai các dự án
Triển khai các dự án phần mềm quản lý cho các tổ chức và đơn vị sự nghiệp thuộc nhà nước là một phần quan trọng trong lĩnh vực công nghệ thông tin Những dự án này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc của các doanh nghiệp nhà nước.
+ Lắp đặt, sửa chữa và bảo trì các hệ thống tin học
+ Cung cấp thiết bị tin học, xây dựng hệ thống mạng, hệ thống hạ tầng cơ sở kỹ thuật công nghệ thông tin
+ Cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo trì máy tính, máy in, hệ thống mạng
+ Đào tạo và chuyển giao công nghệ liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin
+ Cung cấp các phần mềm có bản quyền của các hãng phần mềm nổi tiếng như Microsoft, IBM,
Các sản phẩm và dịch vụ:
Datalink là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, nổi bật với các sản phẩm như phần mềm quản lý, cổng thông tin điện tử, dịch vụ công trực tuyến, giải pháp DataCentre và hệ thống mạng Đặc biệt, công ty tập trung vào nghiên cứu và phát triển phần mềm web-base, kết hợp giữa phần mềm truyền thống và Internet, nhằm cung cấp các giải pháp tối ưu hoạt động trên môi trường mạng.
Datalink cam kết sử dụng công nghệ tiên tiến nhất để đảm bảo tính hiện đại, an toàn và tối ưu cho hệ thống Hiện tại, công ty đang áp dụng các công nghệ hàng đầu từ Microsoft, Sun Microsystem và IBM.
- Một số sản phẩm phần mềm tiêu biểu:
+ Giải pháp Cổng thông tin điện tử
+ Giải pháp Dịch vụ công trực tuyến cho các cơ quan nhà nước
+ Giải pháp Văn phòng điện tử
+ Phần mềm Quản lý Theo dõi nhiệm vụ chỉ đạo điều hành cho UBND các tỉnh + Phần mềm Quản lý Cán bộ, công chức và thi đua khen thưởng
+ Phần mềm Quản lý Tổ chức Đảng và Cơ sở dữ liệu Đảng viên
+ Phần mềm Quản lý CSDL Đề tài nghiên cứu khoa học
+ Thiết kế Website theo yêu cầu
+ Dịch vụ Số hóa dữ liệu
+ Dịch vụ Máy tính, Máy chủ, Hosting - VPS - Server Xây dựng giải pháp và phần mềm theo yêu cầu
Dịch vụ máy tính, máy chủ, hosting, VPS và Domain là những dịch vụ chủ đạo của Datalink, cung cấp các giải pháp đa dạng như máy chủ riêng (dedicated server), chỗ đặt máy chủ (colocation) và các dịch vụ quản trị Datalink cam kết mang đến những lựa chọn phù hợp với từng đối tượng khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu công nghệ ngày càng cao.
Datalink cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua việc cung cấp sản phẩm công nghệ chất lượng cao và dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm Công ty hướng tới việc trở thành đối tác công nghệ số tin cậy, tìm kiếm hợp tác với các đối tác có cùng tầm nhìn nhằm tối ưu hóa lợi ích cho khách hàng và đảm bảo thành công cho tất cả các bên liên quan.
+ Tầm nhìn: Datalink không ngừng phấn đấu để trở thành công ty hàng đầu tại
Việt Nam về lĩnh vực tư vấn, thiết kế và phát triển các sản phẩm và giải pháp công nghệ thông tin
Sứ mệnh của Datalink là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin chất lượng cao, hiệu quả, nhằm mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.
Datalink cam kết mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng thông qua triết lý kinh doanh “Tận tâm và chuyên nghiệp” Sứ mệnh của công ty là cung cấp công nghệ và tri thức, giúp cá nhân phát huy tài năng và giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội Để đạt được kết quả kinh doanh tích cực, Datalink luôn nỗ lực tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với những khách hàng trung thành, thông qua việc cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng và duy trì các hợp đồng lâu dài.
2.1.1.5 Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần liên kết dữ liệu Datalink chuyên hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, với hai mảng chính là kinh doanh hàng hóa dịch vụ máy tính và phát triển sản phẩm phần mềm Trong lĩnh vực kinh doanh hàng hóa dịch vụ máy tính, Datalink cung cấp các giải pháp và sản phẩm công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Như các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hàng hóa khác, Công ty Cổ phần
Datalink có quy trình kinh doanh hàng hoá là: Mua hàng, dự trữ và bán hàng
Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink triển khai quy trình kinh doanh dịch vụ hiệu quả, tập trung vào các dự án phát triển sản phẩm phần mềm Sơ đồ 9 minh họa rõ ràng các bước trong quy trình này, từ việc xác định nhu cầu khách hàng đến việc triển khai và bảo trì sản phẩm.
Quy trình phát triển sản phẩm của công ty:
Mua hàng Dự trữ Bán hàng
Sơ đồ 10: Sơ đồ tổng quát quy trình phát triển sản phẩm
Không có một mô hình phát triển phần mềm nào có thể áp dụng hiệu quả cho tất cả khách hàng Để giải quyết vấn đề này, công ty đã kết hợp tư tưởng của bốn mô hình phát triển phần mềm cơ bản vào quy trình phát triển sản phẩm.
2 Mô hình nguyên mẫu (chế thử bản mẫu)
3 Mô hình lặp và gia tăng
Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink
2.2.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán tại Công ty Datalink
Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink áp dụng hai phương thức thanh toán chính, bao gồm thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm, tương tự như nhiều doanh nghiệp khác.
Phương thức thanh toán trực tiếp cho phép doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay sau khi nhận hàng, có thể thực hiện qua tiền mặt, chuyển khoản hoặc hàng đổi hàng.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa thanh toán tiền ngay cho người bán Hình thức này có thể được thực hiện dựa trên các điều kiện tín dụng ưu đãi đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán cho khách hàng: thanh toán trực tiếp dành cho cá nhân mua hàng với số lượng ít và không thường xuyên, trong khi phương thức trả chậm được áp dụng cho các doanh nghiệp là khách hàng thường xuyên, đặc biệt trong các hợp đồng dự án lâu dài.
Phương thức thanh toán giữa người mua và người bán có những đặc điểm riêng biệt Công ty thường thanh toán ngay cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ với số lượng hàng hóa ít Đối với những nhà cung cấp lâu năm hoặc những nhà cung cấp ký hợp đồng dài hạn với số lượng hàng hóa lớn, hình thức thanh toán có thể linh hoạt hơn, bao gồm cả việc trả trực tiếp hoặc trả chậm, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên hoặc các trường hợp cụ thể.
Hiện nay, tại Công ty Datalink đang áp dụng 2 hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng dựa trên thỏa thuận với người mua Thường thì, thanh toán bằng tiền mặt được sử dụng cho các hóa đơn có giá trị thấp, trong khi thanh toán qua chuyển khoản thường áp dụng cho các đối tác mua hàng với số lượng lớn, các dự án có giá trị cao, hoặc đối tác ở xa, nơi có thể ủy quyền thanh toán cho bên thứ ba thông qua ngân hàng.
Công ty yêu cầu chuyển khoản đối với các khoản thanh toán cho người bán có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên Đối với các khoản dưới 20.000.000 đồng, công ty có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy theo thỏa thuận với nhà cung cấp.
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu Datalink
Các khoản thanh toán với người mua, hay còn gọi là các khoản phải thu khách hàng, là số tiền mà công ty vẫn còn phải thu từ khách hàng Đây là những khoản nợ phát sinh từ việc công ty đã cung cấp dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán đầy đủ.
2.2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng a Chứng từ sử dụng Đối với công tác kế toán thanh toán với người mua, công ty Datalink sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng (hoá đơn GTGT)
- Giấy đề nghị thanh toán
- Các chứng từ khác có liên quan b Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng được kế toán sử dụng để theo dõi các khoản phải thanh toán với người mua, giúp quản lý nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán Mỗi khách hàng được cấp mã riêng để kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu quả hơn Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản khác trong các nghiệp vụ liên quan.
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước c Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua
+ Sổ cái TK 131 và các tài khoản khác có liên quan
2.2.2.2 Một số nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại Công ty Datalink
NV1: Ngày 03/10/2022, công ty bán 3 chiếc Bút trình chiếu TARGUS
Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn - Hà Nội đã phát hành Motion Control Presenter với số tiền 1.890.000 VND, bao gồm thuế VAT 10% Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Dựa trên hóa đơn GTGT số 052 (Biểu số 2.1) cùng các chứng từ kế toán liên quan, kế toán sẽ ghi nhận bút toán tương ứng.
Kế toán thực hiện ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và đồng thời ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng TK 131, sổ chi tiết TK 511 và TK 333 Dựa vào số liệu đã được ghi trong sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ tiến hành ghi vào sổ cái TK 131.
Cuối kỳ, dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131, lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu khách hàng Vào cuối năm kế toán, tổng hợp số liệu từ sổ cái tài khoản 131 để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi thực hiện đối chiếu, cần đảm bảo số liệu ghi trên sổ cái tài khoản 131 trùng khớp.
"Bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải thu" được xây dựng dựa trên các sổ sách và thẻ kế toán chi tiết, cung cấp số liệu quan trọng cho việc lập các "Báo cáo tài chính".
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT số 052 ngày 03/10/2022
Vào ngày 11/10/2022, công ty đã bán 2 bộ Mesh Wifi ASUS XT8 (W-2-PK) Zen Wifi 6 cho Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn - Hà Nội với tổng số tiền 19.400.000 VNĐ, đã bao gồm thuế VAT 10% Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 053 (Biểu số 2.2) và các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Đánh giá thực trạng về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán
Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu - Datalink là một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp phần mềm chất lượng cao với mức giá hợp lý Để phát triển bền vững trong môi trường kinh tế cạnh tranh, Datalink không ngừng nỗ lực xây dựng mối quan hệ và mở rộng thị trường, nhằm khẳng định vị thế và sự phát triển lâu dài trên thị trường.
Dựa trên quá trình làm quen với thực tế và kiến thức tích lũy từ những năm học tập, tôi xin đưa ra một số nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán của công ty.
Hiện nay, công tác kế toán nói chung tại Công ty Cổ phần liên kết dữ liệu
Datalink vận hành tốt, mỗi người được phân công vị trí, nhiệm vụ phù hợp
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty Mô hình này giúp tạo sự tập trung về mặt địa lý, cho phép tất cả chứng từ kế toán được chuyển về phòng kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hạch toán và kiểm soát hoạt động của công ty.
Hệ thống chứng từ của Công ty được tổ chức một cách hợp lý và hợp pháp, đảm bảo đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế, hỗ trợ hiệu quả cho việc ghi sổ và kiểm tra Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện cẩn thận và chặt chẽ, tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được thiết lập theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 22 tháng 12 năm 2014, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Bộ Tài Chính ban hành
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Sổ Nhật ký chung, một phương pháp phổ biến và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp Hình thức này không chỉ đơn giản mà còn thuận lợi cho các đơn vị kế toán, đặc biệt là trong việc sử dụng kế toán máy Nó giúp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc.
Phòng kế toán sở hữu đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, được phân bổ vị trí phù hợp với năng lực cá nhân và có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau Với năng lực nghiệp vụ tốt và tinh thần năng động, các nhân viên kế toán làm việc hiệu quả trong cùng một không gian, giúp việc luân chuyển chứng từ diễn ra kịp thời Môi trường làm việc khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý số liệu nhanh chóng và trôi chảy.
Các sổ sách, hợp đồng và chứng từ liên quan đến hạch toán thanh toán với người mua và người bán phải được ghi chép và lưu trữ một cách khoa học và đầy đủ Mẫu chứng từ cần tuân thủ các quy định pháp lý, đảm bảo ghi chép chính xác tất cả các thông tin cần thiết.
Công tác hạch toán kế toán thanh toán tại công ty được thực hiện đúng thời hạn, với việc mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp Mỗi đối tượng đều có mã riêng để quản lý nghiệp vụ một cách chính xác Việc theo dõi này giúp kế toán tổng hợp thông tin nhanh chóng, cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn rõ ràng về tình hình công nợ, từ đó hỗ trợ trong việc hoạch định chiến lược tài chính hợp lý Công ty đã áp dụng phương pháp khoa học để theo dõi công nợ phải thu và phải trả, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Bên cạnh những ưu điểm về công tác kế toán, Công ty Cổ phần dữ liệu Datalink vẫn còn một số những tồn tại nhất định:
Mặc dù phòng kế toán đã phân bổ vị trí phù hợp với năng lực nhân viên, nhưng do khối lượng công việc lớn và số lượng nhân viên hạn chế, vẫn tồn tại một số vấn đề như không đủ thời gian cho công việc, chứng từ bị ứ đọng, dễ gây nhầm lẫn và mất mát, khiến các kế toán phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Sổ kế toán chi tiết các khoản phải thu của công ty không theo dõi thời hạn thanh toán, gây khó khăn trong việc kiểm soát Kế toán chưa lập bảng theo dõi hóa đơn đầu ra, dẫn đến tình trạng trùng lặp và bỏ sót nghiệp vụ Hệ quả là một số khoản nợ chưa được thanh toán đúng hạn, ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ và quyết định kinh doanh Công ty cũng gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch kinh doanh chặt chẽ và đánh giá nhu cầu thị trường không chính xác.
Mặc dù công ty đã thanh toán đúng hạn cho một số nhà cung cấp, vẫn còn tồn đọng các khoản nợ phải trả mà công ty chưa thanh toán đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu là do khó khăn về vốn Để đảm bảo thanh toán kịp thời các khoản nợ này, công ty cần xây dựng các chính sách tài chính phù hợp Nếu không, các khoản nợ quá hạn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty trong mối quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp.