LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức) sang bên kia, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Phương thức thanh toán là hình thức mà người mua thực hiện thanh toán cho người bán liên quan đến các khoản phải thu, phải trả và các khoản vay trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Có 2 phương thức thanh toán chủ yếu:
Phương thức thanh toán trả ngay là hình thức doanh nghiệp thanh toán ngay sau khi nhận hàng Hình thức này có thể thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản, tiền cán bộ tạm ứng hoặc thậm chí bằng việc trao đổi hàng hóa.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa thanh toán cho người bán Hình thức này có thể được thực hiện qua hai phương thức: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Hiện nay, các cơ quan và tổ chức Nhà nước cũng như doanh nghiệp đang giảm thiểu việc sử dụng thanh toán bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ, cụ thể là dưới 20 triệu đồng Phương thức này thích hợp cho các nghiệp vụ đơn giản và khi khoảng cách địa lý giữa hai bên không quá xa.
Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức giao dịch thông qua ngân hàng, trong đó không sử dụng tiền mặt Việc thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản từ tài khoản của các bên liên quan đến số tiền cần thanh toán.
Các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt nhƣ:
Hình thức thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi (hoặc Lệnh chi) là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh theo mẫu ngân hàng quy định Phương thức này giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán và đảm bảo tính chính xác trong giao dịch tài chính.
4 ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng
Hình thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán trong đó người bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua mà không kèm theo chứng từ nào Sau khi giao hàng, người bán gửi bộ chứng từ trực tiếp cho người mua để nhận hàng, trong khi hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng để thu tiền.
Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là hình thức mà người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, dựa trên hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Điều kiện tiên quyết là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua khi họ thanh toán hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua
1.2.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Cần phải ghi chép chi tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tượng khách hàng, không được phép bù trừ giữa các khoản phải thu và phải trả của các đối tượng khác nhau, trừ khi có sự thỏa thuận rõ ràng giữa các doanh nghiệp.
- Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo
Đối với các khoản phải thu và phải trả bằng ngoại tệ, cần theo dõi chúng bằng đơn vị ngoại tệ và quy đổi sang Việt Nam đồng (VND) theo tỷ giá hối đoái phù hợp Đồng thời, cần thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo tài chính.
- Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan
Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc và đá quý, cần ghi chép chi tiết cả giá trị và hiện vật Cuối kỳ, cần điều chỉnh theo số dư thực tế Các khoản nợ phải thu cần được phân loại theo thời gian thanh toán và theo từng đối tượng có nghi ngờ, nhằm xây dựng kế hoạch và biện pháp thu hồi vốn hiệu quả.
1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Giấy báo có ngân hàng
- Biên bản bù trừ công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Các chứng từ có liên quan khác
TK 131 - Phải thu của khách hàng là tài khoản dùng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và cung cấp dịch vụ.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hoá, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tƣ tài chính
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không)
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
- Đánh giá lại các khoản phải thu của
Khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán.
Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
TK 131 có số dư bên Có cho thấy số tiền nhận trước hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu từ khách hàng, được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Báo cáo tài chính, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phải thu từ tài khoản này để ghi vào cả hai mục “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
1) Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chƣa thu đƣợc ngay bằng tiền, kế toán ghi nhận doanh thu:
Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bất động sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế bảo vệ môi trường, kế toán cần phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế Các khoản thuế gián thu phải nộp, bao gồm cả thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, cần được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu.
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Định kỳ, kế toán sẽ xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và tiến hành ghi giảm doanh thu tương ứng.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
2) Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chƣa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
3) Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Trong trường hợp chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được ghi trực tiếp trên hóa đơn, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu theo giá đã trừ các khoản chiết khấu và giảm giá, tức là chỉ phản ánh doanh thu thuần mà không tách riêng số chiết khấu và giảm giá.
Nếu hoá đơn bán hàng chưa ghi nhận số tiền chiết khấu thương mại hoặc giảm giá do khách hàng chưa đủ điều kiện, doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu Sau khi doanh thu đã được ghi nhận, nếu khách hàng đủ điều kiện nhận chiết khấu, kế toán cần ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá này như một khoản giảm doanh thu.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chƣa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá)
4) Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
5) Nhận được tiền do khách hàng trả, nhận tiền ứng trước của khách hàng liên quan đến sản phẩm, hàng hoá, BĐSĐT đã bán, dịch vụ đã cung cấp:
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
6) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng hoá (hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tƣ, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng:
Nợ TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá
Nợ TK 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
7) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi, thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ (căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ):
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (số chƣa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
8) Kế toán khoản phải thu về phí uỷ thác tại bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Nội dung kế toán thanh toán với người bán
1.3.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Trong quan hệ mua bán vật tư, CCDC, hàng hóa và TSCĐ, việc phải trả người bán thường xuyên xảy ra Khi doanh nghiệp mua chịu, sẽ phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả Ngược lại, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, sẽ dẫn đến việc hình thành một khoản tiền nợ phải thu với nhà cung cấp.
Khi hạch toán chi tiết, kế toán cần phải ghi chép rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại nếu những khoản này chưa được thể hiện trong hóa đơn mua hàng.
Nếu đến cuối tháng bạn đã nhận hàng hóa, vật tư hoặc dịch vụ nhưng vẫn chưa có hóa đơn, hãy sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Khi nhận được hóa đơn từ người bán, bạn cần điều chỉnh lại giá trị cho đúng với giá thực tế.
- Doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ theo nguyên tắc:
Khi thanh toán nợ cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang Việt Nam đồng (VND) theo tỷ giá đích danh của từng chủ nợ Nếu có giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, bên nợ tài khoản 331 sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có nguồn gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo quy định pháp luật hiện hành.
Khi phát sinh nợ bằng ngoại tệ cho người bán, kế toán cần quy đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Bên giao nhận uỷ thác ghi nhận số tiền phải trả cho người bán hàng nhập khẩu qua bên nhập khẩu uỷ thác, tương tự như cách ghi nhận tài khoản phải trả người bán thông thường.
1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
- Các chứng từ về mua hàng:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
Tài khoản và sổ sách sử dụng:
Tài khoản 331 – Phải trả người bán được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Tài khoản này cũng phản ánh tình hình thanh toán đối với các khoản nợ phải trả cho nhà thầu xây lắp chính và phụ, nhưng không bao gồm các giao dịch mua trả tiền ngay.
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, hoặc người nhận thầu là khoản thanh toán được thực hiện trước khi nhận được hàng hóa, vật tư, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào các khoản nợ phải trả cho người bán
- Giá trị vật tƣ, hàng hoá thiếu hụt, kém chất lƣợng,…khi kiểm nhận và trả lại người bán
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu XDCB
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là một quy trình quan trọng khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán.
11 người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
Số dư bên Nợ của TK 331 thể hiện số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số tiền phải trả Điều này phản ánh chi tiết cụ thể cho từng đối tượng liên quan.
Để lập báo cáo tình hình tài chính, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh trong tài khoản này nhằm ghi nhận hai chỉ tiêu ở phần "Tài sản" và "Nguồn vốn".
Số dƣ bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp
- Sổ chi tiết phải trả cho người bán
- Sổ tổng hợp phải trả cho người bán
1.3.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
1) Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:
- Trường hợp mua trong nội địa:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211,…(giá chƣa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hoá, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
+ Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có):
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
+ Nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)
2) Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
- Trường hợp mua trong nội địa:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:
Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chƣa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
+ Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có):
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
+ Nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)
Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp có quyền tự thiết kế biểu mẫu kế toán, nhưng cần đảm bảo cung cấp thông tin giao dịch thực tế một cách đầy đủ và minh bạch Nếu không thể tự xây dựng, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán tương ứng với 4 hình thức ghi sổ kế toán.
- Các hình thức kế toán:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.4.1 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đều được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là Nhật ký chung, theo thời gian phát sinh Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ sách chủ yếu:
+ Sổ Nhật ký đặc biệt
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán:
Dựa vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung trước tiên Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng), tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số liệu trùng lặp nếu một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:
Cộng số liệu từ Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh là bước quan trọng trong quy trình kế toán Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết cần khớp đúng để đảm bảo tính chính xác Số liệu này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải tương ứng với Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung trong cùng kỳ.
Hình 1.1 Trình tự sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
1.4.2 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký - Sổ Cái, là sổ kế toán tổng hợp duy nhất Việc ghi chép dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Chứng từ kế toán (Hoá đơn GTGT, phiếu chi,…)
Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết 131, 331
+ Các sổ, thẻ chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hình 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ghi định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ sẽ được ghi trên một dòng trong cả hai phần Nhật ký và Sổ Cái, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép.
Chứng từ kế toán (Hoá đơn GTGT, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết 131, 331
Trong quá trình quản lý chứng từ kế toán, việc lập 20 chứng từ cùng loại (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập) là cần thiết khi phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi sổ Nhật ký và Sổ Cái, các chứng từ này sẽ được tổng hợp và sử dụng để ghi vào Sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký -
Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng trong kế toán, giúp cộng số liệu từ cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu khoá sổ, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản và đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có cùng số dư cuối tháng trên sổ Nhật ký - Sổ cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu, nếu số liệu trên Nhật ký - Sổ cái và "Bảng tổng hợp chi tiết" khớp nhau, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.4.3 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Các chứng từ này được đánh số hiệu liên tục theo tháng hoặc năm, kèm theo chứng từ kế toán đính kèm Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng duyệt.
- Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hình 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Chứng từ kế toán (Hoá đơn GTGT, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết 131, 331
Bảng cân đối số phát sinh
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sau đó được sử dụng để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và tiếp theo là Sổ Cái Các chứng từ kế toán, sau khi lập Chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp số tiền của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Việc này được thực hiện trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, nhằm tính ra tổng số phát sinh.
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối tài khoản
Sau khi hoàn tất việc đối chiếu, số liệu từ Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh
Tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh cần phải bằng nhau và tương ứng với tổng số tiền phát sinh ghi trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Điều này đảm bảo rằng tổng số dư nợ và tổng số dư có được cân đối chính xác.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TUYÊN QUANG XANH
Khái quát chung về công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
Công ty Cổ phần GREEN TUYEN QUANG có tên quốc tế là GREEN TUYEN QUANG JOINT STOCK COMPANY, tọa lạc tại số 55, phố Nguyễn Đình Chiểu, tổ 6, phường Minh Xuân, thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang, Việt Nam Để liên hệ, vui lòng gọi điện thoại đến số 02076570999.
Người đại diện pháp luật: Dìu Nhật Nam
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài NN
Ngày cấp GPKD: 19/01/2018 Đƣợc quản lý bởi Chi cục Thuế khu vực thành phố Tuyên Quang -Yên Sơn
Chức năng và lĩnh vực hoạt động:
Tổ chức kiểm tra, giám sát và nghiệm thu quy trình thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải của các đơn vị hoạt động trên địa bàn thành phố, nhằm đảm bảo tính chính xác, chất lượng và hiệu quả, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về môi trường.
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng vệ sinh môi trường theo tiêu chuẩn do nhà nước quy định;
+ Điều hành, phân bổ việc xử lý chất thải của thành phố về các Khu liên hợp xử lý chất thải theo kế hoạch;
Nghiệm thu khối lượng chất thải rắn sinh hoạt, bùn nạo vét cống rãnh và các loại chất thải khác đã được phân bổ theo kế hoạch Hoạt động này được thực hiện dựa trên ngân sách của thành phố, nhằm làm cơ sở quyết định cho các bước tiếp theo trong quản lý chất thải.
25 toán hàng tháng và năm;
Xử lý vi phạm liên quan đến vệ sinh đường phố và quản lý chất thải là trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền Công tác này bao gồm thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải, tái sinh và tái chế, cũng như vệ sinh bãi chôn lấp và xử lý nước thải công nghiệp Đặc biệt, việc xử lý mùi hôi và nước rỉ rác từ các đơn vị tại các khu liên hợp xử lý chất thải cũng cần được chú trọng để đảm bảo môi trường sống trong sạch và an toàn.
Chúng tôi cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công ích đô thị, bao gồm dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan đô thị, xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng và giao thông đường bộ Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện công tác duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng đường giao thông, cấp thoát nước, phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng, cùng với sản xuất và cung ứng trang thiết bị cần thiết.
2.1.2 Đặc điểm, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Hình 2.1 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
(Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự)
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY
PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ
PHÒNG TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN
CÁC TỔ, ĐỘI SẢN XUẤT TRỰC TIẾP
Chức năng của từng phòng ban:
- Ban lãnh đạo công ty: Gồm có 1 giám đốc và 3 phó giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày Họ cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Ba Phó Giám đốc là những người hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các chi nhánh của Công ty Họ được Giám đốc phân công nhiệm vụ cụ thể và có quyền hạn, trách nhiệm theo quy định trong Quy chế nội bộ của Công ty.
Phòng tổ chức nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hành chính của công ty, bao gồm việc sắp xếp và bố trí nhân sự, thiết lập quy chế trả lương và quản lý chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH).
+ Phòng tài chính, kế toán:
Ghi chép chính xác các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày là rất quan trọng để phản ánh đầy đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc theo dõi toàn bộ tài sản hiện có giúp cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh tế và tài chính của công ty.
Phân tích tất cả chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả từ hoạt động cung cấp dịch vụ là cần thiết Tìm kiếm các biện pháp tối ưu để phát triển doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Phòng kỹ thuật cơ giới:
Xây dựng định mức kỹ thuật vệ sinh môi trường và tiêu hao nhiên liệu dựa trên các tiêu chuẩn của Nhà nước, đồng thời giám sát việc thực hiện mức khoán theo quy định Ngoài ra, cần đề xuất sửa đổi và bổ sung mức khoán khi có sự biến đổi.
Phối kết hợp cùng các Đội sản xuất kiểm tra, sửa chữa xe ô tô, xe gom rác khi có sự cố hƣ hỏng
+ Các tổ đội sản xuất trực tiếp: có nhiệm vụ thực hiện những công việc đƣợc giao
Tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong 3 năm (2019 – 2021):
Bảng cân đối kế toán:
Bảng 2.1 Phân tích tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
CHỈ TIÊU MÃ SỐ NĂM 2019 NĂM 2020 NĂM 2021
I Tiền và các khoản tương đương tiền 110 2.402.906.753 1.994.911.226 1.186.174.303
II Đầu tƣ tài chính 120 0 0 0
III Các khoản phải thu 130 7.875.295.268 19.386.047.260 24.810.829.683
1 Phải thu của khách hàng 131 7.314.295.268 17.142.815.367 24.261.819.049
2 Trả trước cho người bán 132 100.000.000 1.760.971.550 21.191.750
- Giá trị hao mòn lũy kế 152 (840.783.601) (1.634.679.940) (2.546.972.068)
2 Người mua trả tiền trước 312 0 2.339.140.000 1.635.466.000
3 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 313 704.916.979 1.415.028.151 1.376.839.060
4 Phải trả người lao động 314 1.649.733.436 1.614.845.432 1.436.828.137
6 Vay và nợ thuê tài chính 316 1.950.000.000 3.925.484.235 0
II Vốn chủ sở hữu 400 7.619.373.958 12.281.806.714 21.789.925.201
1 Vốn góp của chủ sở hữu 411 5.000.000.000 5.000.000.000 5.000.000.000
3 Vốn khác của chủ sở hữu 413 2.200.000.000 6.800.000.000 16.250.000.000
7 Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối 417 419.373.958 481.806.714 539.925.201
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
*Nhận xét, dựa vào bảng 2.1, ta thấy:
Tổng tài sản của công ty năm 2021 đã tăng 3.612.071.460đ so với năm 2020, tương ứng với tốc độ tăng 12,05%, cho thấy công ty đang mở rộng hoạt động kinh doanh và thị trường Quy mô và tốc độ tăng trưởng này dự kiến sẽ duy trì trong nhiều năm tới, cho thấy nhu cầu về vốn và mua sắm tài sản sẽ cao, yêu cầu công ty phải chủ động huy động nguồn tài trợ Nguyên nhân chính của sự tăng trưởng nhanh trong những năm gần đây là do công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh và đa dạng hóa ngành nghề.
Vốn bằng tiền năm 2021 chỉ chiếm 3,53% tổng tài sản, phản ánh khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp Tỷ trọng tiền mặt đang có xu hướng giảm trong các năm 2020 và 2021 Số tiền dự trữ hiện tại không đủ để đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn, chỉ đủ cho việc thanh toán lương và chi phí.
Tình hình thanh toán các khoản phải thu cho thấy sự gia tăng đáng kể, với tổng số tăng 5.424.782.423đ trong năm 2021 Nguyên nhân chủ yếu là do công ty chưa chủ động thực hiện các chính sách tín dụng, đặc biệt là từ các Doanh nghiệp Nhà nước chưa nhận được ngân sách Tuy nhiên, đối với khách hàng thương mại, công ty có thể thắt chặt chính sách tín dụng hơn Việc các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn cho thấy vốn đang bị chiếm dụng nhiều, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn chưa cao.
Cơ cấu nguồn vốn cho thấy nguồn vốn chủ sở hữu đã tăng đều qua các năm, đạt tỷ trọng 64,9% trong tổng nguồn vốn năm 2021 So với năm 2020, vốn chủ sở hữu năm 2021 tăng 9.508.118.487đ, trong khi năm 2020 tăng 4.662.432.756đ so với năm 2019 Quy mô và tốc độ tăng trưởng năm 2021 đều cao hơn năm 2020 Mặc dù nguồn vốn chủ sở hữu tăng, nhưng vẫn không đủ đáp ứng nhu cầu vốn kinh doanh của công ty Do đó, trong những năm tới, công ty cần gia tăng vốn điều lệ và củng cố vốn tự có để đảm bảo an toàn tài chính.
Đánh giá về công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh 67 1 Ƣu điểm
Bộ máy quản lý doanh nghiệp
Công ty đã thiết lập một hệ thống quản lý tinh gọn và hiệu quả, giúp tiếp cận nhanh chóng với tình hình thực tế tại các khu vực và công trường.
Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, giúp mọi sổ sách, chứng từ và hóa đơn được quản lý tại phòng kế toán tổng hợp, từ đó giảm thiểu nhầm lẫn và mất mát dữ liệu Số liệu được luân chuyển chính xác và chuyên nghiệp, nhờ vào đội ngũ nhân viên kế toán có kỹ năng và nghiệp vụ tốt, được phân công nhiệm vụ rõ ràng Dưới sự điều hành của kế toán trưởng, quá trình hạch toán và lập báo cáo tài chính diễn ra thống nhất, đảm bảo tính trung thực và hợp lý của hệ thống sổ sách kế toán.
Hình thức sổ kế toán
Các sổ sách kế toán được thực hiện rõ ràng và lưu trữ theo chuẩn mực của Nhà nước Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung, nổi bật với ưu điểm ghi chép đơn giản, cấu trúc dễ ghi và số liệu kế toán thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra Sổ cái giúp người quản lý theo dõi các nội dung kinh tế hiệu quả.
Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính
Hạch toán kế toán thanh toán:
Công tác hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện kịp thời và hiệu quả thông qua việc sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ của từng đối tượng người mua và người bán Việc theo dõi chi tiết này không chỉ giúp tăng tốc độ hạch toán mà còn cung cấp cho nhà quản trị thông tin chính xác về tình hình công nợ, từ đó hỗ trợ trong việc ra quyết định quản lý tài chính.
Để quản lý hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ tình hình tài chính của công ty, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp nhằm phát triển bền vững.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu trong công tác kế toán và kế toán thanh toán, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Quản lý công nợ là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và thành công của công ty Hiện tại, công ty chưa áp dụng các biện pháp hiệu quả trong quản lý công nợ, dẫn đến tình trạng khách hàng thanh toán chậm Để khắc phục vấn đề này, công ty cần tăng cường quản lý công nợ một cách chặt chẽ và hiệu quả, nhằm đảm bảo khách hàng thực hiện thanh toán đúng hạn.
Công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm, điều này dẫn đến việc không khuyến khích khách hàng thực hiện thanh toán sớm, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng quay vòng vốn của công ty.
Công ty chưa có biện pháp hiệu quả để xử lý các khoản nợ khó thu hồi, điều này có thể dẫn đến tình trạng nợ không có khả năng thu hồi Do đó, việc tham khảo và trích lập khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi là cần thiết để bảo vệ lợi ích của công ty.
Chương 2 là toàn bộ thực trạng kế toán thanh toán với người mua, người bán của công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh; đã khái quát đƣợc đặc điểm chung của công ty về cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức công tác kế toán,…
Bài viết sẽ đề cập đến thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán trong công ty, bao gồm các nội dung như phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, phương pháp hạch toán và quy trình luân chuyển chứng từ.
Kết quả nghiên cứu từ chương 2 đóng vai trò then chốt trong việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều cơ hội lẫn thách thức Để vươn lên mạnh mẽ, mỗi doanh nghiệp cần vượt qua những thách thức này, trong đó bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng Phòng kế toán không ngừng nỗ lực hoàn thiện quy trình làm việc, đặc biệt là trong công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, nhằm góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh luôn nỗ lực cải thiện công tác kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán thanh toán với người mua và người bán, nhằm đáp ứng tốt hơn trước những cơ hội và thách thức hiện tại.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty Cổ phần Tuyên Quang Xanh
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán là yếu tố then chốt để cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty mà còn có tác động lớn đến quản lý nội bộ và các bên liên quan bên ngoài như ngân hàng và nhà đầu tư.
Việc cung cấp thông tin kế toán phải luôn đảm bảo tính kịp thời và tính chính xác cao
Công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, nhằm đảm bảo tính pháp lý trong quản lý tài chính Những quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn cán bộ phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ Thông tin kế toán được xây dựng dựa trên các quy định của Nhà nước, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của công ty.
71 giúp việc thu thập thông tin kế toán chính xác cho việc đánh giá hoạt động tài chính của công ty.