TONG QUAN VE H� THONG THONG TIN KE TOAN
TONG QUAN VE XU LY NGHI�P vv VA H� THONG HO�CH EJJNH
NHỮNG KỸ THUẬT LẬP TÀI LIỆU MÔ TẢ HỆ THốNG
Giới thiệu
Tài liệu kỹ thuật mô tả hoạt động của hệ thống, bao gồm các yếu tố như ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao, và quy trình nhập, xử lý, lưu trữ dữ liệu cũng như kiểm soát hệ thống Các công cụ phổ biến để ghi lại hệ thống bao gồm sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và ký hiệu hình ảnh đại diện cho dữ liệu Bên cạnh đó, bảng mô tả hệ thống cung cấp giải thích chi tiết về các thành phần và tương tác trong hệ thống Chương này sẽ trình bày ba công cụ mô tả hệ thống quan trọng: sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ và sơ đồ quy trình kinh doanh.
Các tài liệu kỹ thuật rất quan trọng và bạn cân phải nắm được cấc vấn đê sau:
1 Tôỉ thiểu, bạn phải có khả năng đọc tài liệu để xác định cách thức hoạt động của một hệ thôhg.
2 Bạn cân phải đánh giá tài liệu hệ thôhg để xác định điểm mạnh kiểm và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đê xuất cải tiến cũng như để xác định hệ thôhg được đê xuất có đáp ứng nhu cầu của công ty hay không.
3 Can nhĩêu kỹ năng hơn để chuẩn bị tàỉ liệu mô tả được mức độ hiện tại của hệ thôhg hoặc đê xuất hoạt động cho hệ tĩỉôhg mới.
Chương này sẽ đi vào thảo luận về các tài liệu kỹ thuật mô tả hệ thống sau:
1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD), hình vẽ mô tả nguồn dữ liệu, dòng dữ liệu, quá trình xử lý, lưu trữ dữ liệu và điểm đến dữ liệu.
2 Lưu đ'ô, hình vẽ mô tả của một hệ thống Có một số loại lưu đồ, bao gồm: a Lưu đ'ô chứng từ, hiển thị chứng từ và thông tin trao đổi giữa các bộ phận hoặc vùng trách nhiệm của một hệ thống. b Lưu đ'ô hệ thống, cho thấy mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và đầu ra trong một hệ thống thông tin. c Lưu đồ chương trình, hiển thị trình tự xử lý logic trên máy tính hình thành khi nó thực hiện một chương trình.
Hệ thông thông tin kế toán
3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ, là hình vẽ mô tả quy trình kinh doanh được sử dụng tại một công ty.
Kế toán sử dụng tài liệu kỹ thuật để hiểu rõ các thủ tục kiểm soát nội bộ trên máy tính và thủ công Việc sử dụng mô hình quy trình kinh doanh hoặc lưu đồ giúp bộc lộ điểm mạnh và yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX) năm 2002 yêu cầu các công ty đại chúng báo cáo về cấu trúc kiểm soát nội bộ, trong đó ban quản lý phải chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống này, đồng thời đánh giá hiệu quả của nó Kiểm toán viên cũng cần đánh giá sự nhận định của ban quản lý về cấu trúc kiểm soát nội bộ và chứng thực tính chính xác của nó, bao gồm việc chỉ ra những điểm yếu hoặc sự không tuân thủ trong hệ thống Do đó, cả công ty và kiểm toán viên cần lập tài liệu và kiểm tra các kiểm soát nội bộ, cũng như có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các loại tài liệu khác nhau như mô hình quy trình kinh doanh và lưu đồ.
Tài liệu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống, giúp các thành viên nhóm phát triển hệ thống thông tin dễ dàng tiếp cận và làm quen với hệ thống, đặc biệt khi có sự thay đổi trong đội ngũ.
Sử dụng phần mềm kèm theo tài liệu hệ thống giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sửa đổi Chỉ cần nắm vững một số lệnh cơ bản, người dùng có thể nhanh chóng chuẩn bị, lưu trữ, sửa đổi và in tài liệu trình bày một cách hiệu quả.
Các tài liệu kỹ thuật trong chương này được sử dụng trong suốt cuốn sách.
Hệ thông thông tin kê'toán
Sơ đô dòng dữ liệu (data flow diagrams)
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là công cụ trực quan mô tả cách thức luân chuyển dữ liệu trong một hệ thống DFD sử dụng bốn ký hiệu cơ bản được liệt kê trong bảng 3.1 để thể hiện các thành phần thiết yếu của hệ thống.
■ Nguồn dữ liệu và các điểm đêh •
■ Dòng dữ liệu (quá trình luân chuyển dữ liệu)
Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản cho thấy quá trình xử lý với đầu vào là dòng dữ liệu B từ nguồn A Hoạt động xử lý này tạo ra hai đầu ra, dòng dữ liệu D và E, trong đó dòng E gửi dữ liệu đến điểm đến J Hoạt động xử lý F sử dụng dòng D làm đầu vào và tạo ra hai đầu ra là dòng I và G Dòng G cung cấp dữ liệu cho tập tin lưu trữ H, trong khi dòng I gửi dữ liệu đến điểm đến K.
Hình 3.2 và 3.3 sẽ minh họa bốn yếu tố cơ bản của DFD, trong đó Hình 3.3 gán các tiêu đề cụ thể cho từng hoạt động xử lý được mô tả trong Hình 3.2.
Trong các chương 12 đến 16, DFD cơ bản đã được điều chỉnh để hiển thị các yếu tố kiểm soát nội bộ thông qua ký hiệu tam giác (ký hiệu cảnh báo) như trong bảng 3.1 Các kiểm soát nội bộ được đánh số thứ tự và đi kèm với bảng diễn giải Người sử dụng hệ thống có thể bỏ qua ký hiệu tam giác nếu không muốn chỉ ra các kiểm soát nội bộ.
Nguồn dữ liệu và điểm đến của dữ liệu là các thực thể thực hiện việc gửi hoặc nhận dữ liệu từ hệ thống, trong đó một thực thể có thể đóng vai trò cả nguồn lẫn điểm đến Các thực thể này được biểu thị bằng hình vuông, ví dụ như A (khách hàng), J (ngân hàng), và K (giám đốc tài chính) như minh họa trong hình 3.3.
Hệ thông thông tin kế toán
Hình 3.1: Các ký hiệu cơ bản trong sơ đồ dòng dữ liệu
Ký hiệu Tên Diễn giải
Người và tổ chức sử dụng hình vuông để đại diện cho việc gửi và nhận dữ liệu từ hệ thống Một đối tượng hoặc thực thể có khả năng đồng thời thực hiện cả hai chức năng: chuyển và nhận dữ liệu.
Dòng dữ liệu vào hoặc ra khỏi quy trình được thể hiện qua các đường cong hoặc thẳng với mũi tên Các hoạt động xử lý, nơi dữ liệu được chuyển đổi từ đầu vào thành đầu ra, được minh họa bằng các vòng tròn.
— Dữ liệu lưu tr€r Việc lưu tr€r dữ liệu được thể hiện bằng hai đường thẳng song song.
Kiểm soát nội bộ Các yêu cầu v'ê kiểm soát nội bộ được đánh số và giải thích trong một bảng đi kèm.
Hình 3.2: Sơ đô dòng dữ liệu cơ bản
Hệ thông thông tin kê'toán
Dòng dữ liệu là quá trình luân chuyển thông tin giữa các hoạt động xử lý, lưu trữ, nguồn và điểm đến dữ liệu Dữ liệu phải trải qua quá trình xử lý trước khi di chuyển giữa các hệ thống lưu trữ và điểm đến Mỗi dòng dữ liệu được đánh ký hiệu để thể hiện sự luân chuyển, ngoại trừ dòng dữ liệu giữa hoạt động xử lý và lưu trữ, như dòng G trong hình 3.3, thường rất rõ ràng Trong dòng dữ liệu G, thông tin từ tập tin tài khoản phải thu được truy cập, cập nhật và lưu trữ lại vào tập tin Các dòng dữ liệu khác trong Hình 3.3 bao gồm B (khách hàng thanh toán), D (chuyển tiền) và E (gửi tiền).
I (Thông tin công nợ phải thu).
Khi hai hoặc nhiều dòng dữ liệu di chuyển cùng nhau, chỉ cần sử dụng một đường thẳng Ví dụ, dòng dữ liệu B (khách hàng thanh toán) bao gồm một hoạt động thanh toán và một hoạt động chuyển tiền Hoạt động xử lý 1.0 (thanh toán) sẽ phân chia dữ liệu và gửi đến các hướng khác nhau Dữ liệu chuyển tiền (D) được dùng để cập nhật hồ sơ các khoản phải thu, trong khi thanh toán (E) được gửi đến ngân hàng Nếu các dòng dữ liệu là riêng biệt, hai đường thẳng sẽ được sử dụng.
Hình 3.4 minh họa rằng yêu cầu của khách hàng (L) không nhất thiết phải đi kèm với thanh toán (B) Khi hai yếu tố này được trình bày trên cùng một dòng dữ liệu, các mục đích và đặc điểm riêng biệt của chúng sẽ bị che khuất, dẫn đến việc DFD trở nên khó hiểu trong việc diễn giải các yêu cầu cụ thể.
Hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin, như được minh họa trong hình 3.3 Hoạt động thanh toán (C) phân chia dữ liệu thanh toán của khách hàng thành các dòng dữ liệu nộp tiền vào ngân hàng (E) và chuyển dữ liệu thanh toán (D) Quá trình cập nhật khoản phải thu (F) sử dụng dữ liệu thanh toán (D) cùng với dữ liệu lưu trữ tài khoản phải thu (H) để cập nhật khoản phải thu và gửi thông tin này đến giám đốc tài chính.
Dữ liệu lưu trữ là kho lưu trữ thông tin, tuy nhiên, DFD không hiển thị các phương tiện lưu trữ vật lý như máy chủ hay dây dẫn Như thể hiện trong Hình 3.3, các kho lưu trữ dữ liệu (H) được biểu diễn bằng các đường ngang, với tên của tập tin được ghi bên trong các đường này.
Hệ thông thông tin kê'toán
Tài khoán phái thu (II)
Hỉnh 3.3: Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả hoạt động thanh toán của khách hàng
Hình 3.4: Chia nhỏ hoạt động thanh toán và yêu cầu của khách hàng
3.2.1 Chi tiết hóa DFD (subdividing the DFD)
DFD được phân chia thành nhiều cấp độ chi tiết nhằm cung cấp sơ đồ ngày càng phong phú, vì hầu hết các hệ thống không thể được thể hiện đầy đủ trên một tờ giấy Hơn nữa, với những nhu cầu đa dạng của người dùng, các cấp độ khác nhau của DFD có thể đáp ứng hiệu quả hơn cho các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Sơ đồ ngữ cảnh, được gọi là DFD cấp cao nhất, cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống xử lý dữ liệu, mô tả các thực thể nguồn và điểm đến của đầu vào và đầu ra Ví dụ, quy trình xử lý tiền lương tại s&s được minh họa qua Hình 3.5, trong đó hệ thống tiếp nhận dữ liệu thẻ thời gian từ các bộ phận khác nhau và hồ sơ nhân viên từ bộ phận nhân sự Hệ thống này xử lý dữ liệu để tạo ra (1) báo cáo thuế và thanh toán cho cơ quan thuế, bảo hiểm, (2) tiền lương cho nhân viên.
Hệ thong thông tin ke'toan tạm ứng lương cho nhân viên bằng tài khoản ngân hàng và (4) thông tin về bảng lương để quản lý.
Ashton đã sử dụng bảng 3.1 để phân tích quá trình xử lý bảng lương của s&s, từ đó tách sơ đồ ngữ cảnh thành các cấp độ chi tiết hơn Hãy đọc bảng mô tả và xác định những vấn đề liên quan.
■ Có bao nhiêu hoạt động xử lý dữ liệu chính có liên quan?
■ Dữ liệu đầu vào và đầu ra của từng hoạt động là gì? (bỏ qua tất cả các tham chiếu đến nguời, phòng ban và điểm đến cuối cùng)
Hình 3.5: Sơ đô ngữ cảnh minh họa hệ thông xử lý tỉên lương của công ty s&s
Bảng 3.1 mô tả 5 hoạt động xử lý dữ liệu:
1 Cập nhật tập tin nhân viên/bảng lương
2 Thanh toán lương cho nhân viên
3 Tạo báo cáo quản lý
5 Ghi nhận vào sổ sách kế toán (sổ cái)
Hệ thông thông tin kế toán
Năm hoạt động và tất cả dòng dữ liệu đầu vào và đầu ra được mô tả trong bảng 3.2
Bảng 3.1: Bảng mô tả quá trình xử lý tỉên luông tại công ty s&s
cơ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
Hệ quản trị CSDL quan hệ là gì?
Trong lịch sử, thuật ngữ dữ liệu chủ yếu đề cập đến các yếu tố liên quan đến đối tượng và sự kiện có thể ghi lại và lưu trữ trên phương tiện truyền thông hoặc máy tính Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu nhân viên bán hàng, dữ liệu bao gồm tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại, được gọi là dữ liệu có cấu trúc Các kiểu dữ liệu có cấu trúc quan trọng nhất là số, ký tự và ngày tháng, và chúng được lưu trữ dưới dạng bảng trong các cơ sở dữ liệu truyền thống và kho dữ liệu Định nghĩa truyền thống về dữ liệu cần được mở rộng để phản ánh thực tế mới, khi cơ sở dữ liệu hiện nay còn lưu trữ các đối tượng như văn bản, email, bản đồ, hình ảnh, âm thanh và video bên cạnh dữ liệu có cấu trúc.
Hệ thông thông tin kế toán
Cơ sở dữ liệu của nhân viên bán hàng có thể chứa hình ảnh của khách hàng liên hệ, cũng như bản ghi âm hoặc video clip về sản phẩm mới nhất Loại dữ liệu này được gọi là dữ liệu phi cấu trúc, hay còn được biết đến là dữ liệu đa phương tiện.
Ngày nay, việc kết hợp dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc trong cùng một cơ sở dữ liệu đã tạo ra một môi trường đa phương tiện phong phú Chẳng hạn, một cửa hàng sửa chữa ô tô có thể sử dụng dữ liệu có cấu trúc để mô tả khách hàng và xe ô tô, đồng thời kết hợp với dữ liệu đa phương tiện như hình ảnh của xe ô tô bị hư hỏng và ảnh quét yêu cầu bồi thường bảo hiểm.
Dữ liệu được định nghĩa một cách mở rộng bao gồm cả loại có cấu trúc và phi cấu trúc Theo Jeffey A Hoffer và các đồng sự (2010), dữ liệu là "một đại diện lưu trữ của các đối tượng và các sự kiện có ý nghĩa và tầm quan trọng trong môi trường của người sử dụng".
4.1.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin
Thuật ngữ "dữ liệu" và "thông tin" thường bị nhầm lẫn và sử dụng thay thế cho nhau, nhưng việc phân biệt chúng là rất quan trọng Thông tin được hiểu là dữ liệu đã được xử lý, giúp nâng cao kiến thức của người sử dụng Mối quan hệ giữa dữ liệu và thông tin là tương đối, phụ thuộc vào đối tượng sử dụng; một nội dung có thể là dữ liệu cho người này nhưng lại là thông tin cho người khác.
Mặc dù các sự kiện này đáp ứng định nghĩa về dữ liệu, hầu hết mọi người đồng ý rằng chúng hiện tại vô dụng Ngay cả khi chúng ta giả định đây là danh sách tên trái cây và số lượng của chúng, dữ liệu vẫn không có giá trị vì thiếu thông tin về ý nghĩa của chúng.
Hệ thống thông tin kế toán chứa đựng các dữ liệu quan trọng Việc đặt dữ liệu trong cùng một bối cảnh sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về ý nghĩa và mối liên hệ giữa chúng, như thể hiện trong hình 1-la.
TỒN KHO TRÁI CÂY ĐAU tháng
Mã hàng Tên hàng Tôn kho
Báo cáo tôn kho trái cây ầâu tháng 3-2015
Bằng cách bổ sung dữ liệu và cấu trúc, nội dung lưu trữ cung cấp thông tin về tồn kho trái cây đầu tháng của một công ty kinh doanh hoa quả Thông tin này hữu ích cho người tiêu dùng muốn mua hoa quả và cho các quản lý kho của công ty, cho thấy quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có giá trị.
Một phương pháp hiệu quả để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin là tóm tắt và trình bày chúng một cách dễ hiểu cho con người Ví dụ, hình 1-1 minh họa việc tóm tắt dữ liệu tồn kho trái cây đầu tháng dưới dạng thông tin đồ họa.
Tồn kho trái cây đầu tháng
Hình 1.1: Biếu đ'ô ton kho trái cây đau tháng
Hệ thông thông tin kếtoán
Thông tin này có thể giúp bạn quyết định xem có nên mua thêm trái cây hay không, cũng như lựa chọn loại trái cây phù hợp để bổ sung.
Cơ sở dữ liệu hiện nay có thể chứa dữ liệu, thông tin hoặc cả hai Dữ liệu thường được xử lý và lưu trữ dưới dạng tóm tắt để hỗ trợ quyết định Trong giáo trình này, chúng tôi sử dụng thuật ngữ cơ sở dữ liệu mà không phân biệt giữa dữ liệu và thông tin.
Dữ liệu trở nên hữu ích khi được đặt trong bối cảnh phù hợp, và siêu dữ liệu là cơ chế chính để cung cấp bối cảnh cho dữ liệu Siêu dữ liệu mô tả các thuộc tính và đặc điểm của dữ liệu, bao gồm tên, định nghĩa, chiều dài và các giá trị cho phép Ngoài ra, siêu dữ liệu cũng cung cấp thông tin về nguồn gốc, nơi lưu trữ, quyền sở hữu và cách sử dụng dữ liệu Nhiều người coi siêu dữ liệu như "dữ liệu về dữ liệu", giúp hiểu rõ hơn về ngữ cảnh của dữ liệu Một số ví dụ về siêu dữ liệu có thể được tham khảo trong bảng mẫu tồn kho đầu tháng.
Bảng 1.2: Siêu dữ liệu của Thông tin vê tồn kho ẩẫu tháng
Tên Kiểu dữ liệu Độ dài GTNN GTLN Mô tả
MaHang Số nguyên 2 2 2 Mã hàng
Trong bảng Thông tin về tồn kho đầu tháng, siêu dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết về các mục dữ liệu, bao gồm tên mục, kiểu dữ liệu, độ dài, giá trị tối thiểu và tối đa, cùng với mô tả ngắn gọn cho mỗi mục Điều này giúp chúng ta nhận diện sự khác biệt giữa dữ liệu và siêu dữ liệu, trong đó siêu dữ liệu đóng vai trò như một ngữ cảnh cho dữ liệu, mô tả các thuộc tính mà không bao gồm dữ liệu mẫu từ bảng thông tin.
- 1 Siêu dữ liệu cho phép các nhà thiết kế cơ sở dữ liệu và người sử dụng hiểu
Hệ thống thông tin kế toán cần xác định dữ liệu hợp lệ và ý nghĩa của chúng, cũng như cách phân biệt giữa các mục dữ liệu Quản lý siêu dữ liệu đóng vai trò quan trọng không kém so với quản lý thông tin liên quan, vì dữ liệu không rõ ràng có thể dẫn đến nhầm lẫn và hiểu sai Thông thường, siêu dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và có thể được truy xuất bằng các phương pháp tương tự như lấy dữ liệu thông tin.
Dữ liệu có thể được lưu trữ dưới dạng tập tin hoặc trong cơ sở dữ liệu Bài viết này sẽ xem xét sự phát triển từ hệ thống xử lý tập tin đến cơ sở dữ liệu, đồng thời phân tích những lợi ích và hạn chế của từng phương pháp lưu trữ.
Các khái niệm cơ bản trong RDBMS
Mô hình dữ liệu quan hệ biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng và dựa trên lý thuyết toán học, cung cấp một nền tảng lý thuyết vững chắc Mặc dù có tính chất lý thuyết, mô hình này dễ hiểu và sử dụng, ngay cả đối với những người không quen thuộc với lý thuyết cơ bản Các mô hình dữ liệu quan hệ bao gồm ba thành phần chính.
1 Câu trúc dữ liệu - dữ liệu được tổ chức theo hình thức bảng, với hàng và cột.
2 Xử lý dữ liệu - Các thao tác truy vấn (sử dụng ngôn ngữ SQL) được sử dụng để xử lý các dữ liệu lưu trữ trong các bảng.
3 Toàn vẹn dữ liệu - mô hình này bao gồm các cơ chế để xác định quy tắc kinh doanh để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi chúng được thao tác.
Hệ thông thông tin kế toán
Các mô hình dữ liệu quan hệ sử dụng các thuật ngữ chính thức để xác định khái niệm của chúng, bao gồm thuộc tính (biểu hiện dưới dạng cột), bộ (biểu hiện dưới dạng dòng), mối quan hệ (biểu hiện dưới dạng bảng), lược đồ, khóa ứng viên, khóa chính và khóa ngoại Trong các chương tiếp theo, chúng ta sẽ định nghĩa từng thuật ngữ này.
Một thuộc tính là đặc tính của dữ liệu, thể hiện tính chất của thực thể được mô hình hóa trong cơ sở dữ liệu Mỗi thuộc tính cần có một tên thích hợp, ví dụ như tên, giới tính, và ngày sinh của một người Trong cơ sở dữ liệu quan hệ, mỗi cột của bảng được coi là một thuộc tính, giúp xác định và tổ chức thông tin một cách rõ ràng.
Bải tập tình huống: Em hãy xác định các thuộc tính cơ bản của đối tượng tài khoản kếtoán.
Một bộ trong cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ đơn giản là một chuỗi hoặc danh sách các giá trị, có thể coi như một hàng trong bảng Nó đại diện cho mối quan hệ giữa một tập hợp các giá trị của một đối tượng cụ thể mà chúng ta đang theo dõi Chẳng hạn, khi theo dõi thông tin nhân viên, thông tin của nhân viên A sẽ được thể hiện dưới dạng một bộ và hiển thị trong một dòng của bảng.
Bài tập tình huống: Em hãy xác định các bộ thông tin phản ánh đối tượng tiền trong bảng chứa thông tin về tài khoản kếtoán.
Quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ được hiểu là một tập hợp các bộ phản ánh cùng loại đối tượng, thường được biểu diễn dưới dạng bảng Mỗi bảng bao gồm một dòng tiêu đề, thể hiện các thuộc tính cần thu thập từ đối tượng, và phần nội dung, chứa thông tin chi tiết về các đối tượng cụ thể.
Hệ thông thông tin kế toán
Không phải tất cả các bảng đều là quan hệ, vì quan hệ có những tính năng phân biệt rõ ràng với các bảng không quan hệ Dưới đây là tóm tắt các đặc tính quan trọng của quan hệ.
J Mỗi quan hệ (hoặc bảng) trong một co sở dữ liệu có tên duy nhất không trùng.
J Một giá trị tại giao điểm của môi hàng và cột (ô) là thành phần nhỏ nhất
Mỗi thuộc tính trong một hàng cụ thể của bảng chỉ có thể có một giá trị duy nhất Điều này có nghĩa là thuộc tính đa trị không được phép tồn tại trong một quan hệ.
J Môi hàng là duy nhâ't, không có hai hàng trong một quan hệ giống hệt nhau.
J Mỗi thuộc tính (hoặc cột) trong một bảng có tên duy nhất.
Thứ tự các cột trong một quan hệ không quan trọng và có thể thay đổi mà không làm thay đổi ý nghĩa hoặc cách sử dụng các quan hệ đó.
Trình tự của các hàng trong một quan hệ không quan trọng, tương tự như cột Các hàng có thể được thay đổi thứ tự hoặc lưu trữ theo bất kỳ cách nào mà không ảnh hưởng đến nội dung của quan hệ.
Hình sau đây minh họa các khái niệm ta vừa tìm hiêù phía trên
Hệ thông thông tin kế toán
4.2.4 Các loại khóa quan hệ
Để lưu trữ và truy xuất dữ liệu trong bảng, mỗi bảng cần có một khóa chính, là thuộc tính hoặc sự kết hợp các thuộc tính xác định tính duy nhất cho mỗi hàng Khóa chính được thiết kế bằng cách gạch dưới tên thuộc tính trong bảng.
Vd: DanhMucKhachHang (MaKH, TenKH, MaSoThue,DiaChi) => MaKH là khóa chính.
Trong thiết kế cơ sở dữ liệu, có thể xuất hiện những trường hợp ngoại lệ khi người ta quyết định không chia thành nhiều bảng để đơn giản hóa, dẫn đến việc tạo ra bảng không có khóa chính Tuy nhiên, một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt luôn yêu cầu mỗi bảng phải có khóa chính để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả trong quản lý dữ liệu.
4.2.4.2 Khóa phúc hợp (Composite key)
Một khóa phức hợp là một khóa chính mà bao gồm nhiều hơn một thuộc tính.
Ví dụ: ChiTietPhieuNhapXuat(SoPhieu,MaHang,SoLuong,DonGia) => SoPhieu, MaHang là một khóa chính, còn được gọi là kh.óa phức hợp.
Để thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng, chúng ta sử dụng khóa ngoại Khóa ngoại là thuộc tính trong một bảng, có thể là thành phần của khóa phức hợp, và nó đóng vai trò là khóa chính trong bảng khác.
Vd: PhieuXuatKho (SoPX, NgayHD, SoHD, MaKH) => MaKH là khóa ngoại, thể hiện liên kết với bảng DanhMucKH_NCC; trong bảng DanhMucKH_NCC, MaKH là khóa chính
HoSoNhanVien (MaNV, HoTen, DiaChi, DienThoai, MaNVQuanLy) => MaNVQuanLy là khóa ngoại, liên kết với MaNV trong chính bảng HoSoNhanVien.
Hệ thống thông tin kế toán
4.2.5 Ràng buộc toàn ỵẹn dữ liệu (Integrity Constraints)
Các mô hình dữ liệu quan hệ bao gồm nhiều loại ràng buộc dữ liệu nhằm duy trì tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Những ràng buộc này quy định giới hạn các giá trị và hành động, đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ và xử lý một cách nhất quán Các loại chính của ràng buộc toàn vẹn dữ liệu bao gồm:
- Ràng buộc miền giá trị (Domain constraint)
- Toàn vẹn thực thể (entity integrity)
- Toàn vẹn tham chiếu (referential integrity)
4.2.5.1 Ràng buộc miên giá trị
Tất cả các giá trị trong một cột của quan hệ phải thuộc cùng một miền giá trị, là tập hợp các giá trị có thể gán cho thuộc tính Định nghĩa miền bao gồm các thành phần như tên miền, ý nghĩa, kiểu dữ liệu, kích thước (hoặc chiều dài), và các giá trị hoặc phạm vi cho phép (nếu có).
Ví dụ, trong SQL Server, ta có các kiểu dữ liệu (cũng là miền giá trị) được cho trong bảng sau:
Kiểu dữ liệu Định nghĩa
Char(n) Kiểu chuỗi với độ dài cố định, n có giá trị từ 1-8000
Nchar(n) Kiêu chuỗi vói độ dài cố định hô trọ UNICODE, n có giá trị từ 1-4000 Varchar(n) Kiểu chuỗi với độ dài chính xác, n có giá trị từ 1-8000
Nvarchar(n) Kiểu chuỗi vói độ dài chính xác hỗ trợ UNICODE, n có giá trị từ 1-4000 Int SỐ nguyên có giá trị từ -231 đêh 231-1
Tinyint SỐ nguyên có giá trị từ 0 đến 255
Smallint SỐ nguyên có giá trị từ -215 đến 215- 1
Bigint Số nguyên có giá trị từ -263 đến 263-l
Hệ thông thông tin kếtoán
Bảng 1.3: Cắc kiểu dữ liệu
Numeric Kiểu số vói độ chính xác cố định.
Decimal Tưong tự kiểu Numeric
Float Số thực có giá trị từ -1.79E+308 đến 1.79E+308
Real SỐ thực có giá trị từ -3.40E + 38 đến 3.40E + 38
Bit Kiểu bit (có giá trị 0 hoặc 1)
Datetime Kiểu ngày giờ (chính xác đến phần trăm của giây)
Smalldatetime Kiêù ngày giờ (chính xác đến phút)
Binary Dữ liệu nhị phân với độ dài cố định (tối đa 8000 bytes)
Varbinary Dữ liệu nhị phân với độ dài chính xác (tối đa 8000 bytes)
Image Dữ liệu nhị phân với độ dài chính xác (tối đa
Text Dữ liệu kiêù chuỗi với độ dài lớn (tối đa 2,147,483,647 ký tự) Ntext Dữ liệu kiêù chuỗi với độ dài lớn và hỗ trợ UNICODE
4.2.5.2 Toàn vẹn thực thể (entity integrity)
Các thành phần CSDL trên Microsoft SQL Server
NHỮNG KỸ THUẬT LẬP TÀI LIỆU MÔ TẢ HỆ THốNG
SaLi khi nghiên cứu chương này, sinh viên có thế:
1 Tạo và sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu để tìm hiêù, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.
2 Tạo và sử dụng lưLi đ'ô để tìm hiểu, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.
3 Tạo và sử dụng sơ đồ quy trình kinh doanh để tìm hiểu, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.
Hệ thông thông tin kê'toán
Ashton Fleming đã có một thời gian bận rộn khi hỗ trợ công ty s&s từ những ngày đầu thành lập, đảm nhận toàn bộ công việc cho lễ khai trương kéo dài một tuần và xử lý thành công tất cả các giao dịch trong thời gian đó Tuy nhiên, với sự tăng trưởng nhanh chóng, các giao dịch của s&s đã vượt quá khả năng của hệ thống thông tin kế toán ban đầu mà Ashton đã chọn Do thiếu thời gian và chuyên môn, Ashton đã quyết định hợp tác với Computer Applications (CA), một công ty tư vấn hệ thống, để giúp s&s lựa chọn và thiết lập một hệ thống thông tin kế toán mới, hiệu quả hơn.
Trong cuộc gặp đầu tiên giữa Ashton và Kimberly Sierra, quản lý CA, Kimberly đã hỏi Ashton về yêu cầu hệ thống và mong đợi quản lý của công ty s&s Ashton chưa suy nghĩ về những vấn đề này, nên không thể trả lời cụ thể Khi Kimberly hỏi về cách thức hoạt động của hệ thống s&s, Ashton đã thảo luận về việc sử dụng các tài liệu khác nhau, nhưng Kimberly dường như không tiếp thu được những giải thích chi tiết Ashton cảm thấy một phần thảo luận của mình có ích, nhưng nhìn chung không liên quan đến vấn đề hiện tại.
Ashton rất ấn tượng với CA và Kimberly, đồng thời nhận thức được tầm quan trọng của việc hiểu rõ các yêu cầu thông tin của s&s Với kinh nghiệm từ những ngày làm kiểm toán viên, anh hiểu rằng tài liệu hệ thống có giá trị lớn trong việc hỗ trợ người dùng xa lạ trong việc hiểu và đánh giá một hệ thống Tài liệu hệ thống chất lượng sẽ rất hữu ích cho Ashton, Kimberly, Scott và Susan khi họ tiến hành đánh giá hệ thống hiện tại và đề xuất hệ thống mới.
Sau khi Ashton chia sẻ kết luận với Susan và Scott, họ đã đồng ý nhiệt tình với kế hoạch ghi lại hệ thống hiện tại và đề xuất hệ thống mới Họ ủng hộ Ashton làm lãnh đạo trong việc phát triển hệ thống mới và đặc biệt quan tâm đến sơ đồ hoặc biểu đồ để mô tả lại hệ thống, giúp họ hiểu và đánh giá hiệu quả của nó.
Hệ thông thông tin kê'toán
Tài liệu kỹ thuật giải thích cách thức hoạt động của hệ thống, bao gồm các yếu tố như ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao, và cách nhập, xử lý, lưu trữ dữ liệu cũng như kiểm soát hệ thống Các công cụ phổ biến để ghi lại hệ thống bao gồm sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và ký hiệu hình ảnh, cùng với bảng mô tả hệ thống giải thích chi tiết về các thành phần và tương tác Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày ba công cụ mô tả hệ thống phổ biến: sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ và sơ đồ quy trình kinh doanh.
Các tài liệu kỹ thuật rất quan trọng và bạn cân phải nắm được cấc vấn đê sau:
1 Tôỉ thiểu, bạn phải có khả năng đọc tài liệu để xác định cách thức hoạt động của một hệ thôhg.
2 Bạn cân phải đánh giá tài liệu hệ thôhg để xác định điểm mạnh kiểm và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đê xuất cải tiến cũng như để xác định hệ thôhg được đê xuất có đáp ứng nhu cầu của công ty hay không.
3 Can nhĩêu kỹ năng hơn để chuẩn bị tàỉ liệu mô tả được mức độ hiện tại của hệ thôhg hoặc đê xuất hoạt động cho hệ tĩỉôhg mới.
Chương này sẽ đi vào thảo luận về các tài liệu kỹ thuật mô tả hệ thống sau:
1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD), hình vẽ mô tả nguồn dữ liệu, dòng dữ liệu, quá trình xử lý, lưu trữ dữ liệu và điểm đến dữ liệu.
2 Lưu đ'ô, hình vẽ mô tả của một hệ thống Có một số loại lưu đồ, bao gồm: a Lưu đ'ô chứng từ, hiển thị chứng từ và thông tin trao đổi giữa các bộ phận hoặc vùng trách nhiệm của một hệ thống. b Lưu đ'ô hệ thống, cho thấy mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và đầu ra trong một hệ thống thông tin. c Lưu đồ chương trình, hiển thị trình tự xử lý logic trên máy tính hình thành khi nó thực hiện một chương trình.
Hệ thông thông tin kế toán
3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ, là hình vẽ mô tả quy trình kinh doanh được sử dụng tại một công ty.
Kế toán sử dụng tài liệu kỹ thuật để hiểu rõ các thủ tục kiểm soát nội bộ trên máy tính và thủ công Việc sử dụng mô hình quy trình kinh doanh hoặc lưu đồ giúp bộc lộ điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX) năm 2002 yêu cầu công ty đại chúng phải báo cáo về cấu trúc kiểm soát nội bộ, trong đó ban quản lý phải chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống này, đồng thời đánh giá hiệu quả của nó Kiểm toán viên cần đánh giá sự nhận định của ban quản lý về cấu trúc kiểm soát nội bộ và chứng thực tính chính xác của nó, bao gồm việc chỉ ra những yếu kém hoặc sự không tuân thủ trong các thử nghiệm Do đó, công ty và kiểm toán viên phải lập tài liệu và kiểm tra các kiểm soát nội bộ, yêu cầu khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các loại tài liệu khác nhau như mô hình quy trình kinh doanh và lưu đồ.
Tài liệu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hệ thống, giúp các thành viên mới trong nhóm phát triển ứng dụng hệ thống thông tin nhanh chóng nắm bắt và hiểu rõ về hệ thống Sự thay đổi thường xuyên của các thành viên trong nhóm càng làm tăng giá trị của những tài liệu này.
Sử dụng phần mềm đi kèm với tài liệu hệ thống giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và chỉnh sửa Với việc nắm vững một số lệnh cơ bản, người dùng có thể nhanh chóng chuẩn bị, lưu trữ, sửa đổi và in các tài liệu trình bày một cách hiệu quả.
Các tài liệu kỹ thuật trong chương này được sử dụng trong suốt cuốn sách.
Hệ thông thông tin kê'toán
3.2 Sơ đô dòng dữ liệu (data flow diagrams)
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là công cụ trực quan mô tả cách thức luân chuyển dữ liệu trong hệ thống DFD sử dụng bốn ký hiệu cơ bản để thể hiện các thành phần chính, giúp người dùng dễ dàng hiểu và phân tích quá trình xử lý thông tin.
■ Nguồn dữ liệu và các điểm đêh •
■ Dòng dữ liệu (quá trình luân chuyển dữ liệu)
Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản (Hình 3.2) minh họa quá trình xử lý dữ liệu, trong đó dòng dữ liệu B từ nguồn A là đầu vào cho hoạt động xử lý c Các đầu ra từ hoạt động này bao gồm dòng dữ liệu D và E, trong đó dòng E gửi dữ liệu đến điểm đến J Hoạt động xử lý F nhận dòng dữ liệu D làm đầu vào và tạo ra các đầu ra I và G Dòng dữ liệu G cung cấp thông tin cho tập tin lưu trữ H, trong khi dòng I chuyển dữ liệu đến điểm đến K.
Hình 3.3 trình bày các tiêu đề cụ thể cho từng hoạt động xử lý được mô tả trong Hình 3.2 Hai hình này sẽ giúp làm rõ bốn yếu tố cơ bản của DFD.
Trong các chương 12 đến 16, DFD cơ bản đã được điều chỉnh để hiển thị các yếu tố kiểm soát nội bộ thông qua ký hiệu tam giác (ký hiệu cảnh báo) như thể hiện trong bảng 3.1 Các kiểm soát nội bộ được đánh số thứ tự và kèm theo bảng diễn giải Người sử dụng hệ thống có thể bỏ qua ký hiệu tam giác nếu không muốn chỉ ra các kiểm soát nội bộ.
Nguồn dữ liệu và điểm đến của dữ liệu là các thực thể gửi hoặc nhận dữ liệu từ hệ thống, trong đó một thực thể có thể đóng vai trò cả nguồn lẫn điểm đến Các thực thể này được biểu diễn bằng hình vuông, ví dụ như A (khách hàng), J (ngân hàng) và K (giám đốc tài chính) như minh họa trong hình 3.3.
Hệ thông thông tin kế toán
Hình 3.1: Các ký hiệu cơ bản trong sơ đồ dòng dữ liệu
Ký hiệu Tên Diễn giải
Câu lệnh định nghĩa dữ liệu (Data Definition Language - DDL)
Gồm các câu lệnh dùng để khởi tạo, chỉnh sửa và xóa các đối tượng trong cơ sở dữ liệư Những câu lệnh trong nhóm này gồm:
V CREATE - tạo đối tượng của cơ sở dữ liệu
J ALTER - thay đổi cấu trúc đối tượng của cơ sở dữ’ liệư
V DROP - xóa đối tượng của cơ sở dĩr liệu
J TRUNCATE là lệnh dùng để xóa các dòng trong một bảng dữ liệu Cách sử dụng các câu lệnh này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của từng đối tượng cần định nghĩa.
Bảng dữ liệu
4.6.1 Các thành phần của một bảng dữ liệu
Một bảng dữ liệu bao gồm nhiều thành phần quan trọng Trong giáo trình này, chúng ta sẽ tập trung vào một số thành phần cơ bản như cột, dòng, khóa, quy tắc và chỉ mục.
Hệ thông thông tin kếtoán
Cột trong cơ sở dữ liệu thể hiện thuộc tính của thực thể cần lưu trữ thông tin Khi tạo cột, cần chú ý đến tên cột, kiểu dữ liệu và khả năng chứa giá trị NULL.
Các kiểu dữ liệu trong SQL Server 2008 R2 :
Trong SQL Server, các kiểu dữ liệu được phân loại thành những nhóm chính sau: chuỗi ký tự, số nguyên, số thực, ngày giờ, nhị phân và các kiểu dữ liệu khác.
4.6.2 Tạo mới bảng dữ liệu
Khi tạo mới bảng dữ liệu trong SQL Server 2008 R2, chúng ta cần xây dựng cấu trúc chung cho bảng Để thực hiện điều này, ta cần tuân thủ các bước cụ thể để đảm bảo bảng được thiết lập đúng cách.
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu mới Ta nhấp chuột phải vào đối tượng TABLES, chọn New TABLE
Ct' i Ỉ Syn< ® Qi Proc ® o Serv
Xuất hiện màn hình thiết kếbảng dữ liệu (TABLE Designer)
Connectv V l3 MRQUAN-PC\MAYCHU01 (SQL Sei £1 El Databases
Column Name Data Type Allow Nulls
Hệ thôhg thông tin kê'toán
Bước 2: Khai báo các cột có trong bảng Thông tin cần khai báo bao gồm:
- Tên cột (Column Name): tên cột không nên dùng tiếng Việt có dấu, không nên dùng khoảng trắng.
- Kiểu dữ liệu (Data Type): kiểu dữ liệu mà cột đó được phép ghi nhận
Chúng ta cần xem lại phần kiểu dữ liệu ở mục 1.2.5.1 ở chương 1.
Cột trong cơ sở dữ liệu có thể được cấu hình để cho phép giá trị NULL, tức là giá trị không có hoặc chưa biết Khi bạn chọn tùy chọn cho phép rỗng, điều này có nghĩa là cột đó sẽ chấp nhận giá trị NULL.
Bước 3: Thiết lập các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, bao gồm:
Để thiết lập khóa chính, bạn cần chọn các cột mà bạn muốn tạo thành khóa chính, sau đó nhấp chuột phải và chọn "Set Primary Key" hoặc sử dụng biểu tượng khóa chính trên thanh công cụ.
Ldỉar ụ Xi MRQUAN - PC\M AYCHZ - d bo.ta
B MRQUAN-PC\MAYCHU01 (SQLS^LiJ^jgBa char(lũ)
Để thiết lập các ràng buộc cho cột trong cơ sở dữ liệu, chúng ta cần quy định các điều kiện nhập liệu Chẳng hạn, nếu muốn người dùng nhập giá bán lớn hơn 0, hãy nhấp chuột phải vào cột cần thiết lập và chọn "Check Constraints".
Hệ thông thông tin kếtoán
/MRQUAN-PC\MAYCH—-dbo.Table_l*L
Th Set Primary Key 'y Insert Column y Delete Column 0^3 Relationships
J Fu lit ext Index,, fJJ) XML Indexes
Xuất hiện hộp thoại Check Constraints, ta nhấp vào nút Add để thêm điều kiện.
GiaBanLonHonKhong* Editing properties for new check constraint The ’ Expression' property needs to be filled in before the new check constraint will be accepted
Description Nhập vào giá bân lớn hơn 0
□ Table Designer Check Existing Data On Creatio Yes Enforce For INSERTS And UPD^ Yes Enforce For Replication Yes
Ta chú ý các mục chính sau:
- Expression: Biêù thức điều kiện Như ví dụ nêu ra, biểu thức điều kiện là GiaBan > 0.
- (Name): Tên của ràng buộc.
- Description: Mô tả mục đích tạo ra ràng buộc này
Hệ thông thông tin kế toán
Bước 4: Sau khi hoàn tất, tiến hành lưu bảng, đặt tên, rồi đóng cửa sổ thiết kế lại Lưu ý một số điều nên tránh khi đặt tên bảng:
• Sử dụng tiêhg Việt có dấu
• Sử dụng ký tự đặc biệt
Lúc này trên panel duyệt đối tượng xuất hiện bảng ta vừa tạo Nếu chua thấy xuất hiện, ta nhấp chuột phải vào TABLES, chọn Refresh.
J Cách 2: sử dung câu SQL Để tạo mói một bảng ta sử dụng câu lệnh CREATE TABLE Cú pháp đon giản:
(Tên cột Kiểu dữ liệu NULL I NOT NULL,
CONSTRAINT [Tên ràng buộc] CHECK (điều kiện),
CONSTRAINT [Tên khóa chính] PRIMARY KEY CLUSTERED (Tên các cột),
CONSTRAINT [Tên khóa ngoại] FOREIGN KEY(Cột làm khóa ngoại)
REFERENCES [Bảng chứa khóa chính] ( [Cột khóa chính])
Trong ví dụ trên, ta có thể sử dụng câu lệnh sau:
CONSTRAINT [PK_T01_DanhMucHH] PRIMARY KEY CLUSTERED
([MaHang] ASC), CONSTRAINT [GiaBanLonHonKhong] CHECK (([GiaBan]>(0))
Hệ thông thông tin kế toán
4.6.3 Chỉnh sửa cấu trúc bảng dữ liệu
Khi muốn chỉnh sửa cấu trúc bảng dữ liệu, ta thực hiện các cách sau: s Cách 1: sử dụng SSMS
Nhấp chuột phải vào bảng muôn chỉnh sửa cấu trúc, chọn Design:
Select Top 1000 Rows Edit Top 200 Rows
Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng trong cơ sở dữ liệu, chúng ta có thể sử dụng câu lệnh SQL ALTER TABLE Cú pháp để thực hiện thao tác này rất đơn giản.
- Thêm một đối tượng trong bảng:
ADD [tên đối tượng] Thông tin đối tượng
Ví dụ: thêm cột quy cách vào bảng Danh mục hàng hóa
Ví dụ: thêm ràng buộc vào bảng Danh mục hàng hóa
ADD CONSTRAINT QưyCach CHECK (QuyCacho ' a ' )
Hệ thông thông tin kế toán
- Chỉnh sửa một đối tượng trong bảng:
ALTER [tên đối tượng] Thông tin đối tượng
Ví dụ: sửa kiểu dữ liệu của cột quy cách của bảng Danh mục hàng hóa
Ví dụ: sửa ràng buộc của bảng Danh mục hàng hóa
ALTER CONSTRAINT QưyCach CHECK (QuyCacho ' b' )
- Xóa một đối tượng trong bảng:
Ví dụ: xóa cột quy cách của bảng Danh mục hàng hóa
Ví dụ: xóa ràng buộc của bảng Danh mục hàng hóa
4.6.4 Nhập thông tin vào bảng
Sau khi hoàn tất việc xây dựng cấu trúc bảng và thiết lập các mối quan hệ thông qua ràng buộc khóa ngoại, chúng ta tiến hành nhập thông tin vào bảng Thông thường, thông tin được nhập qua các mẫu biểu nhập liệu được thiết kế bằng phần mềm lập trình riêng Tuy nhiên, trong giới hạn giáo trình này, chúng ta sẽ sử dụng SSMS để nhập thông tin Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào bảng cần nhập thông tin và chọn "Edit Top n Rows", thường là "Edit Top 200 Rows".
Lưu đô co sở dữ liệu
0 LJ labỉes m Q System Tables dboJOLDanhMucHH s r~ĩ Views
Design Select Top 1000 Rows Edit Top 200 Rows
Xuất hiện màn hình nhập thông tin cho bảng.
Khi nhập thông tin cho từng thực thể, hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) sẽ kiểm tra các ràng buộc Nếu các ràng buộc được đáp ứng, dữ liệu sẽ được lưu trữ vào CSDL và bạn có thể tiếp tục nhập thực thể khác Ngược lại, nếu có ràng buộc không thỏa mãn, hệ thống sẽ thông báo và bạn cần chỉnh sửa trước khi chuyển sang thực thể tiếp theo.
4.7 Lưu đồ cơ sở dữ liệu
4.7.1 Khái niệm Đế tạo mói, chỉnh sửa câu trúc bảng, thiết lập quan hệ giữa các bảng, chúng ta hoàn toàn có thể thực hiện được dựa vào cửa sổ thiết kế bảng (TABLE Designer) hay câu SQL Tuy nhiên, đê’ việc thiết lập các quan hệ trở nên trực quan hơn, SSMS cung cấp cho chúng ta một đối tượng đồ họa hỗ trợ các thao tác thiết lập quan hệ, đó là lưu đồ cơ sở dữ liệu (Database Diagrams).
Lưu đồ cơ sở dữ liệu SQL Server là một công cụ mạnh mẽ giúp minh họa các nhiệm vụ và vấn đề khi sử dụng cơ sở dữ liệu Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần hiểu một số khái niệm chính liên quan đến lưu đồ cơ sở dữ liệu.
Chúng ta chỉ có thể sử dụng bảng trong lưu đồ cơ sở dữ liệu SQL Server, vì không có đối tượng SQL Server nào khác được phép truy cập từ cửa sổ biên tập lưu đồ.
Bảng trong lưu đồ cơ sở dữ liệu không độc lập và mọi thay đổi thực hiện thông qua công cụ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc bảng trong cơ sở dữ liệu.
Nếu bạn chỉnh sửa bất kỳ bảng nào ngoài cửa sổ biên tập lưu đồ, những thay đổi sẽ được cập nhật tự động vào các lưu đồ liên quan.
Hệ thông thông tin kế toán
Mọi hoạt động có thể thực hiện trên bảng khi mở trong thiết kế bảng đều có thể thực hiện thông qua lưu đồ cơ sở dữ liệu, và những cập nhật này sẽ được phản ánh trong cấu trúc bảng Ví dụ về các hành động này bao gồm việc tạo chỉ mục, thiết lập ràng buộc và xác định các quan hệ.
Người sử dụng sở hữu cơ sở dữ liệu hoặc có vai trò db_owner có quyền xem tất cả các lưu đồ trong hệ thống Trong khi đó, những người dùng khác chỉ có thể truy cập vào lưu đồ riêng của họ và được phép tạo lưu đồ mới trong giới hạn quyền hạn mà họ nắm giữ trong cơ sở dữ liệu.
■ Không thể phục hồi các thao tác đã thực hiện trong cửa sổ biên tập lưu đồ.
■ Hiện nay Microsoft không cung cấp phương pháp cho việc di chuyển các lưu đồ cơ sở dữ liệu SQL Server từ một cơ sở dữ liệu khác.
Để in lưu đồ trực tiếp, bạn có thể sử dụng tùy chọn in trong menu file của SSMS Bằng cách sắp xếp bảng và điều chỉnh các tùy chọn ngắt trang trong trình soạn thảo lưu đồ, bạn sẽ cải thiện sự liên kết giữa các lưu đồ trên cùng một trang khi in.
Chủ sở hữu của lưu đồ cơ sở dữ liệu SQL Server có thể được thay đổi tương tự như bất kỳ đối tượng nào khác trong SQL Server Việc này cần thiết nếu chủ sở hữu hiện tại của lưu đồ sẽ bị xóa vì lý do nào đó.
■ Ta có thể thay đổi thiết lập giá trị NULL hoặc kiểu dữ liệu của bất kỳ cột thông qua lưu đồ cơ sở dữ liệu.
■ Sau khi nâng cấp cơ sở dữ liệu, lưu đồ cơ sở dữ liệu có thể sử dụng trong phiên bản mới.
4.7.2 Sử dụng lưu đồ cơ sở dữ liệu
Các bước tạo một lưu đồ cơ sở dữ liệu như sau:
Bước lĩ nhấp chuột phải vào Database Diagrams chọn New Database
Hệ thông thông tin kế toán
Nếu SSMS hiện lên câu thông báo sau, chọn Yes, rồi tạo mới lại lưu đồ: r - - - T777TXTT — ;; :
Microsoft SQL Server Management Studio
This database does not have one or more of the support objects required to use database diagramming
Do you wish to create them?
Bước 2: Thêm các bảng muốn chỉnh sửa vào lưu đồ trong cửa sổ Add TABLE:
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ biên tập lưu đồ, ta tiến hành các thao tác với các bảng dữ liệu:
SoPhieu MaHang SoLuong DonGia ThanhTien
'iỹ MaHang TenHang DVTGiaBanThueSuat
Hệ thông thông tin kếtoán
Ta tìm hiểu một số lệnh trên thanh công cụ, các lệnh này có thể truy cập bằng cách nhấp chuột phải: ỉ □ £3 / : $ i alb ị Table View ’ I & I o Ị 100 %
□ /> Remove from Diagram fj Autosize Selected Tables
■yil Indexes/Keys f3( XML Indexes
EĨ Add Table ị alb New Text Annotation I
^ja Show Relationship Labels Arrange Tables
1 - New TABLE: Tạo mới một bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
2 - Add TABLE: Thêm một bảng dữ liệu vào cửa sổ biến tập lưu đồ dữ liệu
3 - Add related TABLE: thêm các bảng có liên quan đến bảng đang chọn
4 - Delete TABLE: Xóa bảng khỏi cơ sở dữ liệu
5 - Remove from Diagram: xóa bảng khỏi cửa sổ biên tập lưu đồ
6 - Generate Change Script: Tạo câu lệnh ghi nhận thay đổi
7 - Set Primary Key: thiết lập khóa chính
8 - TABLE View: Cách trình bày bảng, có một số cách sau:
+ Standard: chuẩn, bảng được trình bày giống cửa sổ thiết kế bảng, gồm có tên cột, kiểu dữ liệu và cho phép rỗng.
+ Column Name: tên cột, chỉ hiện tên cột trong bảng.
+ Key: khóa, chỉ hiện các cột làm khóa trong bảng
+ Name Only: Chỉ hiện tên bảng, không hiện tên cột
Hệ thống thông tin kế toán
9 - View Page Break: hiển thị ngắt trang
10 - Autosize Selected tables: tự động chỉnh kích thước các bảng
11 - Arrange Selection: sắp xếp vị trí các bảng được chọn
12 - Arrange tables: sắp xếp vị trí các bảng trong lưu đ'ô
13 - Relationships: thiết lập các ràng buộc khóa ngoại nhằm tạo quan hệ giữa các bảng
Quản lý ràng buộc kiểm tra là một phần quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu Để tạo ra các quan hệ này, người dùng có thể sử dụng phương pháp kéo - thả các cột liên quan Chẳng hạn, việc kéo cột MaHang từ bảng T01_DanhMưcHH vào cột MaHang của bảng T09_ChiTietNX (hoặc ngược lại) sẽ giúp thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng một cách dễ dàng và trực quan.
Khi đó, xưất hiện cửa số con TABLES and Columns của cửa sổ Foreign Key
Relationship, ta xác nhận mối quan hệ giữa 2 cột.
■ Relationship name: tên quan hệ.
■ Primary key TABLE: Bảng chứa khóa chính.
■ Foreign key TABLE: bảng chứa khóa ngoại.
Hệ thông thông tin kê'toán Nếu đã như ý, ta bấm vào OK để trở về cửa sổ Foreign Key Relationship. Ì3 ForelgnKeyReUtions^r^ -nf
FK_T09.ChiTietNX_T01_DanhMui Editing properties for new relationship The 'Tables And Columns
Specification' property needs to be filled in before the new relationship will be accepted
Check Existing Data On Creation Or
GJ Tables And Columns Specification E) Database Designer
Enforce For Replication Enforce Foreign Key Constraint INSERT And UPDATE Specification Delete Rule
In this section, we focus on referential integrity constraints, as discussed in section 1.2.5.2, specifically regarding the INSERT and UPDATE specifications We have various integrity options available.
Khi chọn "Không thực hiện", để xóa thông tin trong bảng chứa khóa chính, cần phải xóa toàn bộ thông tin trong bảng chứa khóa ngoại trước.
Khi sử dụng tùy chọn Cascade để xóa dữ liệu, thông tin trong bảng chứa khóa chính sẽ bị xóa, đồng thời các thông tin liên quan trong bảng chứa khóa ngoại cũng sẽ bị xóa theo.
Khi thiết lập giá trị NULL bằng cách sử dụng tùy chọn "Set Null", thông tin trong bảng chứa khóa chính sẽ bị xóa, trong khi các thông tin tương ứng ở bảng chứa khóa ngoại sẽ được chuyển sang kiểu NULL.
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language - SQL)
SQL, hay còn gọi là Ngôn ngữ Truy vấn Có cấu trúc, là công cụ quan trọng để tổ chức và quản lý dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu Nó bao gồm một tập hợp các câu lệnh cho phép người dùng tương tác hiệu quả với cơ sở dữ liệu quan hệ.
SQL đuợc sử dụng để kiểm soát tất cả các chức năng mà một hệ quản trị cơ sở dĩr liệu cung cấp cho người dùng bao gồm:
SQL cho phép định nghĩa cơ sở dữ liệu, cấu trúc lưu trữ và tổ chức dữ liệu, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu.
Với SQL, người dùng có thể thực hiện các thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu một cách dễ dàng trong các cơ sở dữ liệu.
Kiểm soát truy cập trong SQL cho phép quản lý và điều chỉnh các thao tác của người dùng trên dữ liệu, từ đó đảm bảo an toàn cho cơ sở dữ liệu.
SQL đảm bảo toàn vẹn dữ liệu bằng cách định nghĩa các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu, giúp duy trì tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu trong quá trình cập nhật và xử lý lỗi hệ thống.
SQL là ngôn ngữ hoàn chỉnh, thiết yếu cho các hệ thống cơ sở dữ liệu và đóng vai trò quan trọng trong quản trị cơ sở dữ liệu.
Mặc dù SQL không phải là ngôn ngữ lập trình truyền thống như C, C++ hay Java, nhưng các câu lệnh SQL có thể được tích hợp vào các ngôn ngữ lập trình khác để phát triển ứng dụng tương tác với cơ sở dữ liệu.
Giới thiệu sơ lược về Transact SQL (T-SQL)
Transact-SQL is an extended SQL language based on the ISO (International Organization for Standardization) and ANSI (American National Standards Institute) standards It is specifically used in SQL Server and differs from P-SQL (Procedural-SQL), which is utilized in Oracle databases.
Hệ thông thông tin kê'toán
SQL chuẩn bao gồm khoảng 40 câu lệnh, tuy nhiên, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau có thể có những thay đổi nhất định Mặc dù các câu lệnh có cùng dạng và mục đích sử dụng, cú pháp chi tiết có thể khác nhau giữa các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
T-SQL đuợc chia làm 3 nhóm:
- Ngôn ngữ định nghĩa dữ’ liệu
- Ngôn ngữ kiểm soát dữ liệu
- Ngôn ngtr thao tác dữ liệu
Cú pháp của T-SQL
Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu SQL, như bảng, view, index và stored procedure, được xác định qua tên gọi (identifier) duy nhất trong mỗi cơ sở dữ liệu Tên này thường được sử dụng trong các truy vấn SQL và là nền tảng của cơ sở dữ liệu quan hệ, đặc biệt là tên bảng và cột Có hai loại identifier: Regular Identifier và Delimited Identifier, loại thứ hai cần có dấu "" hoặc [] để ngăn cách, thường dùng cho các từ trùng với từ khóa SQL Server hoặc có khoảng trống.
Trong các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều người dùng, khi chỉ định tên bảng trong câu lệnh SQL, hệ quản trị hiểu đó là bảng do người dùng sở hữu Hệ thống cho phép nhiều người dùng tạo bảng trùng tên mà không gây xung đột Nếu cần truy cập bảng do người dùng khác sở hữu, cần chỉ định rõ ràng tên người dùng kèm theo.
Trong hệ thống thông tin kế toán, tên của bảng cần được viết theo định dạng sau: tên_người_sở_hữu.tên_bảng, trong đó tên bảng phải được phân cách với tên người sở hữu bằng dấu chấm.
Trong cơ sở dữ liệu, việc sử dụng tên cho các đối tượng như view, stored procedures và functions tương tự như cách sử dụng tên bảng Chúng ta có thể tham chiếu đến tên cột trong các câu lệnh SQL bằng cách chỉ định tên cột trong bảng Tuy nhiên, khi có hai cột trở lên có cùng tên trong các bảng khác nhau, cần phải chỉ định thêm tên bảng trước tên cột, với tên bảng và tên cột được phân cách bởi dấu chấm.
Trong SQL Server, các biểu thức có thể chứa nhiều toán tử, và độ ưu tiên của các toán tử này sẽ xác định thứ tự thực hiện các phép tính Thứ tự thực hiện này ảnh hưởng đáng kể đến kết quả cuối cùng.
Bảng dưới đây mô tả các toán tử trong SQL Server 2008 Express Edititon và mức độ ưu tiên của các toán tử đó: Độ ưu tiên Toán tử •
6 ALL, ANY, BETWEEN, IN, LIKE, OR, SOME
Hệ thống thông tin kế toán
4.10.2 Các thành phân kiểm soát
Như BEGIN END, BREAK, CONTINUE) GOTO, IF ELSE, RETURN, WHILE
T-SQL dùng kí hiệu - để chú thích cho một dòng đơn và kí hiệu /* 7 để chú thích cho một nhóm dòng
Chú thích cho một dòng đơn và một nhóm cấc dòng*!
DECLARE ©MyNumber ínt — khai bắo bỉến
4.10.4 Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (tham khảo) Đây là những lệnh dùng để tạo (create), thay đổi (alter) hay xóa (drop) các đối tượng trong CSDL Các câu lệnh DDL thường có dạng:
Trong đó object có thể là: TABLE, view, storedprocedure, function, trigger
Ví dụ: Câu lệnh Create sau sẽ tạo một bảng mói có tên là Nhanvien trong CSDL Test Bảng Nhanvien này gồm có ba cột: manv, tennv, diachi.
Lưu ý: Nếu trong SQL Server 2008 Express Edition chưa có CSDL Test, hăy tạo một CSDL có tên Test theo hướng dẫn trong Chương 1. create TABLE Nhanvien
( manv ỉnt primary key,tennv nvarchar(50) not null,dỉachi nvarchar(50) not null)
Để thực hiện câu lệnh SQL, bạn cần mở Query Editor, sau đó sao chép câu lệnh vào đó, bôi đen toàn bộ và nhấn F5 để chạy.
Để thay đổi cấu trúc bảng Nhanvien, bạn sử dụng lệnh alter để thêm một cột mới có tên ghichu vào bảng này Câu lệnh cụ thể là: "alter TABLE Nhanvien add ghichu nvarchar(50) not null".
Để xóa hoàn toàn bảng Nhanvien khỏi cơ sở dữ liệu, bao gồm cả định nghĩa bảng và dữ liệu bên trong, bạn sử dụng lệnh drop Cú pháp cụ thể là: drop TABLE Nhanvien.
Luu ý: Lệnh drop khác với lệnh delete Lệnh delete chỉ xóa các dòng dữ liệu có trong bảng.
4.10.5 Ngôn ngữ kiểm soát dữ liệu (tham khảo) Đây là các lệnh quản lý quyền truy cập lên các đối tượng (TABLE, view, storedprocedure ) Bao gồm:
Ví dụ: Lệnh grant sẽ cấp quyền Select trên bảng Nhanvien trong CSDL Test cho các Users thuộc Role public grant select on nhanvien to public
Sau khi thực hiên lệnh này, có Users trong Role public có thể thực hiện câu lệnh Select trên bảng Nhanvien trong CSDL Test.
Dùng lệnh deny để từ chối quyền select trên bảng Nhanvien trong CSDL Test của các Users thuộc Role public deny select on nhanvien to public
Hệ thôhg thông tin kế toán
Sau khi thực hiện lệnh này, có Users trong Role public sẽ không thể thực hiện câu lệnh Select trên bảng Nhanvien trong CSDL Test.
Dùng lệnh revoke để xóa bỏ các quyền được cấp hay từ chối trước đó. revoke select on nhanvien to public
Sau khi thực hiện lệnh này, các quyền được gán hay từ chối của Users trong Role public trên bảng Nhanvien trong CSDL Test sẽ được "xóã" hoàn toàn.
4.10.6 Ngôn ngữ thao tác dữ liệu
SQL là công cụ hiệu quả cho việc truy vấn và thao tác dữ liệu Trong chương này, chúng ta sẽ thảo luận về các câu lệnh trong SQL phục vụ cho mục đích này Các câu lệnh này được gọi là ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML: Data Manipulation Language).
SELECT: Sử dụng đê’ truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
UPDATE: Cập nhật dữ liệu
Câu lệnh SELECT là một trong những câu lệnh phức tạp và phổ biến nhất trong cơ sở dữ liệu Nó không chỉ cho phép truy xuất dữ liệu đơn giản mà còn hỗ trợ thực hiện các yêu cầu thống kê dữ liệu phức tạp.
Ví dụ: Câu lệnh sau sẽ lọc ra các nhân viên có tên bắt đầu bằng chữ A trong bảng Nhanvien. select * from Nhanvien as nv where nv.tennv like 'A%'
Dấu * hàm ý là lựa chọn tất cả các cột của bảng Nhanvien.
Hệ thông thông tin kế toán
4.10.6.1 Cú pháp câu lệnh SELECT
Câu lệnh SELECT là công cụ quan trọng để truy xuất dữ liệu từ các bảng và khung nhìn, cho phép thực hiện phép chọn, phép chiếu và phép nối để lấy các dòng và cột cần thiết Nó cũng hỗ trợ các thao tác truy vấn và thống kê dữ liệu phức tạp, giúp người dùng dễ dàng khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu.
Cú pháp chung của câu lệnh SELECT có dạng:
SELECT [ALL I DISTINCT][TOP n] danh_sách_chọn
FROM danh sách_bảng/khung_nhìn
[GROUP BY danh_sách_cột]
[ORDER BY cột_sắp_xêp]
[COMPUTE danh_sách_hàm_gộp [BY danh_sách_cột]]
Khi sử dụng câu lệnh SELECT, các thành phần phải tuân theo thứ tự chính xác theo cú pháp để đảm bảo tính hợp lệ của câu lệnh Nếu không tuân thủ, câu lệnh sẽ bị coi là không hợp lệ.
Nhấn F5 hoăc vào Query/Execute để chap câu truy vấn.
4- Danh_sách_chọn: Danh sách chọn trong câu lệnh SELECT được sử dụng để chỉ định các trường, các biểư thức cần hiển thị trong các cột của kết qưả truy vấn Các trường, các biểu thức được chỉ định ngay saư từ khoá SELECT và phân cách nhau bởi dấu phẩy Nếu chọn tất cả các trường thì dùng dấu *
Vdl: Lấy tất cả thông tin của khách hàng
Hệ thông thông tin kế toán
Vd2: Chỉ lấy họ tên và địa chỉ khách hàng
Select hoten, dỉachỉ from DanhMucKhachHang
• Thay đối tiêu đê cấc cột’.
Trong kết quả truy vấn, tiêu đề cột mặc định là tên các trường trong bảng Để tạo sự thân thiện hơn, có thể đổi tên các tiêu đề cột Để đặt tiêu đề cho một cột, ta sử dụng cú pháp thích hợp.
[tiêu_đề_cột] = tên_trường hoặc tên_trường AS [tiêu_đề_cột]
Select [Mã hàngỉ = MaHang, TenHang AS [Tên hàng] from DanhMucHangHoa
• Loại bỏ các dòng dữ liệu trùng nhau:
Từ khóa DISTINCT sẽ loại bỏ các dòng dữ liệu giống nhau.
KIÊM soát nội bộ trong hệ THốNG thông tin kế toán
Giới thiệu
Khi hệ thống thông tin kế toán (AIS) ngày càng phức tạp để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao, các công ty đang phải đối mặt với rủi ro an ninh gia tăng Theo khảo sát gần đây, 67% công ty đã trải qua vi phạm an ninh, trong đó hơn 45% bị tội phạm có tổ chức nhắm mục tiêu và 60% báo cáo tổn thất tài chính Bốn loại mối đe dọa chính đối với AIS mà các công ty cần lưu ý bao gồm
5.1.1 Các môi đe dọa đến AIS
Các thảm họa tự nhiên và chính trị như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất, bão, lốc xoáy, bão tuyết, chiến tranh và tấn công khủng bố có thể gây ra sự tàn phá nghiêm trọng cho hệ thống thông tin, dẫn đến sự thất bại của nhiều công ty.
Các cuộc tấn công khủng bố vào Trung tâm Thương mại Thế giới ở New York và Tòa nhà Liên bang ở Oklahoma đã gây ra sự tàn phá nghiêm trọng, làm hỏng hoặc phá vỡ tất cả các hệ thống trong các tòa nhà này.
Trận lụt ở Chicago đã gây thiệt hại nghiêm trọng, làm hỏng hoặc phá hủy 400 trung tâm xử lý dữ liệu Tương tự, một trận lụt ở Des Moines, Iowa, đã ngập hệ thống máy tính của thành phố dưới tám feet nước Ngoài ra, bão và động đất cũng đã tàn phá nhiều hệ thống máy tính và làm gián đoạn các đường dây truyền thông.
Lỗi phần mềm, sự cố hệ điều hành, lỗi phần cứng, mất điện và lỗi truyền dữ liệu là những mối đe dọa nghiêm trọng mà nhiều công ty phải đối mặt Hơn 60% các công ty trong nghiên cứu đã ghi nhận các lỗi phần mềm đáng kể, cho thấy sự cần thiết phải cải thiện hệ thống và quy trình quản lý rủi ro.
- Hơn 50 triệu người ở Đông Bắc bị mâ't điện khi hệ thống kiểm soát công nghiệp ở một phần của lưới điện bị hỏng
Facebook đã trải qua sự cố khi hệ thống tự động xác minh lỗi giá trị cấu hình gây ra phản tác dụng, khiến khách hàng cố gắng sửa dữ liệu mà họ cho là không hợp lệ Việc sửa chữa này liên quan đến việc truy vấn một cụm cơ sở dữ liệu, dẫn đến tình trạng cụm bị quá tải với hàng trăm ngàn truy vấn mỗi giây Kết quả là hệ thống của Facebook đã bị ngoại tuyến trong hai tiếng rưỡi.
- Do lỗi hệ thống thuế, California đã không thu được 635 triệu đô la thuế kinh doanh
Hệ thồhg thông tin kế toán
Mối đe dọa lớn nhất đối với hệ thống thông tin đến từ các hành động vô ý như tai nạn hoặc lỗi do con người, dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể Theo ước tính của Hiệp hội Công nghiệp Công nghệ Máy tính, khoảng 80% các vấn đề bảo mật xuất phát từ lỗi của con người.
Hành động vô ý thường xuất phát từ sự bất cẩn của con người, không tuân thủ quy trình và thiếu đào tạo hoặc giám sát Điều này dẫn đến việc người dùng mất hoặc thất lạc dữ liệu, bị cáo buộc xóa hoặc thay đổi các tệp và chương trình Người vận hành máy tính có thể nhập sai dữ liệu đầu vào, sử dụng phiên bản sai của chương trình hoặc tệp dữ liệu Hơn nữa, các nhà phân tích hệ thống có thể phát triển những hệ thống không đáp ứng nhu cầu của công ty, khiến chúng dễ bị tấn công hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ đúng cách Lập trình viên cũng có thể mắc lỗi logic, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Một nhân viên tại Mizuho Securities đã mắc lỗi nghiêm trọng khi bán 610.000 cổ phiếu J-Com với giá 1 yên mỗi cổ phiếu thay vì 610.000 yên, dẫn đến thiệt hại cho công ty lên tới 250 triệu đô la.
- Một lập trình viên ngân hàng đã tính nhầm tiền lãi cho mỗi tháng trong
31 ngày Trước khi sai lầm được phát hiện, hơn 100.000 đô la tiền lãi vượt quá đã được trả.
- Một lỗi bảng tính Fannie Mae đã làm sai lệch thu nhập 1,2 tỷ đô la
- UPS đã làm mất một hộp băng máy tính chứa thông tin nhạy cảm của 3,9 triệu khách hàng của Citigroup
- Jefferson County, West Virginia, đã phát hành một công cụ tìm kiếm trực tuyến mới tiết lộ thông tin cá nhân của 1,6 triệu người
McAfee, nhà cung cấp phần mềm chống vi-rút, đã vô tình nhận diện Svchost.exe, một thành phần quan trọng của hệ điều hành Windows, là một chương trình độc hại trong một bản cập nhật gần đây.
Hệ thông thông tin kế toán
Mối đe dọa thứ tư liên quan đến hành động có chủ ý như tội phạm máy tính, lừa đảo và phá hoại, nhằm cố tình phá hủy hoặc gây tổn hại cho hệ thống thông tin Các hệ thống này ngày càng trở nên dễ bị tấn công, và những hành vi cố ý này bao gồm nhiều hình thức khác nhau.
Trong ba năm qua, số lượng mạng bị xâm phạm đã tăng 700%, với các chuyên gia ước tính rằng số sự cố thực tế cao gấp sáu lần so với báo cáo, do các công ty thường không công khai các vi phạm an ninh Theo Symantec, tin tặc tấn công máy tính hơn 8,6 triệu lần mỗi ngày.
- Virus Sobig đã tàn phá hàng triệu máy tính, bao gồm tắt hệ thống xe lửa tói sáu giờ
Một nhân viên bất mãn tại Úc đã thực hiện 46 lần đột nhập vào hệ thống nước thải trong hơn hai tháng, dẫn đến sự cố máy bơm không hoạt động Hậu quả là khoảng 250.000 gallon nước thải thô đã tràn ra các con suối gần đó, gây ngập úng cho khách sạn và công viên.
Một hacker đã xâm nhập vào hệ thống của Thanh toán toàn cầu, đánh cắp 1,5 triệu số thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ Sự cố này đã gây ra khoản lỗ lên tới 84 triệu đô la và khiến lợi nhuận quý tiếp theo giảm 90% sau khi thông tin bị tiết lộ.
5.1.2 Giới thiệu về gian lận
Gian lận là đạt được một lợi thế không công bằng so với người khác Ve mặt pháp lý, đế một hành vi gian lận phải có:
1 Một tuyên bố sai, đại diện hoặc tiết lộ
2 Một sự thật vật chất, là một điều gì đó khiến một người hành động
4 Một sự phụ thưộc chính đáng; nghĩa là, người này dựa vào hành vi xưyên tạc đê’ thực hiện một hành động
5 Một thương tích hoặc mất mát mà nạn nhân phải chịu
Thiệt hại kinh tế hàng năm từ gian lận là rất lớn, với các báo cáo về các vụ gian lận xuất hiện thường xuyên trên các phương tiện truyền thông quốc gia và địa phương.
Hệ thông thông tin kế toán
Gian lận máy tính
Gian lận máy tính là bất kỳ gian lận nào đòi hỏi công nghệ máy tính để thực hiện Ví dụ bao gồm:
• Trộm cắp trái phép, sử dụng, truy cập, sửa đổi, sao chép hoặc phá hủy phần mềm, phần cứng hoặc dữ liệu
• Trộm cắp tài sản được che đậy bằng cách thay đổi hồ sơ máy tính
• Lấy thông tin hoặc tài sản hữu hình sử dụng trái phép máy tính.
Hệ thông thông tin kế toán
5.2.1 Sự gia tăng gian lận trong máy tính
Gian lận máy tính ước tính gây thiệt hại từ 70 tỷ đến 125 tỷ đô la mỗi năm cho Hoa Kỳ, với chi phí này ngày càng gia tăng Hệ thống máy tính đặc biệt dễ bị tổn thương do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Những kẻ xâm nhập vào cơ sở dữ liệu của công ty có khả năng đánh cắp, phá hủy hoặc thay đổi một lượng lớn dữ liệu chỉ trong thời gian ngắn, thường để lại rất ít dấu vết Ví dụ, một ngân hàng đã thiệt hại 10 triệu đô la chỉ trong vài phút do cuộc tấn công này.
• Gian lận máy tính có thể khó phát hiện hon nhiều so vói các loại gian lận khác.
Một số tổ chức cung cấp quyền truy cập vào hệ thống của họ cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp Sự đa dạng và số lượng các điểm truy cập này làm tăng đáng kể rủi ro an ninh.
• Các chưong trình máy tính cần được sửa đổi bất hợp pháp chỉ một lần để chúng hoạt động không chính xác miễn là chúng được sử dụng.
Máy tính cá nhân (PC) dễ bị tấn công do khó kiểm soát quyền truy cập vật lý Dữ liệu trên PC có thể bị mất, đánh cắp hoặc thất lạc, đặc biệt khi có nhiều người dùng hợp pháp, làm tăng nguy cơ bị tấn công mạng.
Máy tính cao cấp phải đối mặt với nhiều thách thức đặc biệt, bao gồm độ tin cậy, sự cố thiết bị, thiếu hụt năng lượng và thiệt hại do nước hoặc lửa Ngoài ra, chúng cũng dễ bị tổn thương trước các yếu tố như gián đoạn điện từ và nghe lén Hơn nữa, sự thiếu nhận thức về tầm quan trọng của an ninh và kiểm soát càng làm gia tăng những rủi ro này.
Từ năm 1979, tạp chí Time đã gọi gian lận máy tính là "ngành công nghiệp tăng trưởng", với hầu hết các doanh nghiệp trở thành nạn nhân Gần đây, một mạng lưới gián điệp Trung Quốc đã xâm nhập vào 1.300 máy tính của chính phủ và doanh nghiệp tại 103 quốc gia Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng các sự cố, tổng thiệt hại tài chính và sự tinh vi của thủ phạm cùng các kế hoạch thực hiện gian lận máy tính đang trở thành mối lo ngại lớn.
1 Không phải ai cũng đồng ý về những gì cấu thành gian lận máy tính Nhiều người không tin rằng phần mềm sao chép cấu thành gian lận máy tính Các nhà xuất bản phần mềm nghĩ khác và truy tố những người tạo ra các bản sao bất
Hệ thống thông tin kế toán hợp pháp đang gây tranh cãi, khi một số người cho rằng việc duyệt các tệp máy tính của người khác là vô hại nếu không gây tổn thất Tuy nhiên, các công ty sở hữu dữ liệu lại có quan điểm khác, cho rằng hành động này có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng và xâm phạm quyền riêng tư.
2 Nhiều trường hợp gian lận máy tính không bị phát hiện Vài năm trước, người ta ước tính rằng các máy tính của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ đã bị tấn công hon nửa triệu lần mỗi năm, với số lượng sự cố tăng từ 50% đến 100% mỗi năm Bộ phận nhân viên của Defense Depart và các chuyên gia tư vâh bên ngoài đã thực hiện 38.000 "hack thân thiện" trên mạng của họ để đánh giá an ninh Gần 70% đã thành công và Bộ Quốc phòng chỉ phát hiện 4% các vụ tấn công Lầu năm góc, noi có chương trình nâng cao nhận thức v'ê tin tặc tiên tiến nhất của chính phủ Hoa Kỳ, đã phát hiện và báo cáo chỉ 1 trong 500 lần đột nhập Bộ Quốc phòng ước tính rằng hơn 100 cơ quan gián điệp nước ngoài đang làm việc để có quyền truy cập vào máy tính của chính phủ Hoa Kỳ cũng như một số tổ chức tội phạm không xác định.
3 Một tỷ lệ gian lận cao không được báo cáo Nhiều công ty tin rằng sự bất lợi của quán rượu sẽ dẫn đến gian lận copycat và mất niềm tin của khách hàng, có thê’ tốn kém hơn so với gian lận /
4 Nhiều mạng không an toàn Dan Farmer, người đã viết SATAN (một công cụ kiểm tra an ninh mạng), đã thử nghiệm 2.200 trang web cao cấp tại các tổ chức chính phủ, ngân hàng và các tờ báo Chỉ có ba trang web được phát hiện và liên hệ với anh ta.
5 Các trang web Internet cung cấp hướng dẫn từng bước v'ê cách thực hiện hành vi gian lận và lạm dụng máy tính Chẳng hạn, một tìm kiếm trên Internet đã tìm thấy hàng ngàn trang web cho biết cách tiến hành một cuộc tấn công "từ chối dịch vụ", một hình thức lạm dụng máy tính phổ biến.
6 Thực thi pháp luật không thể theo kịp sự phát triển của gian lận máy tính Do thiếu kinh phí và nhân viên có kỹ năng, FBI chỉ điều tra 1 trong 15 tội phạm máy tính.
7 Tính toán thiệt hại là khó khăn Rất khó để tính toán tổng thiệt hại khi thông tin bị đánh cắp, các trang web bị xóa và vi-rút đóng cửa toàn bộ hệ thống máy tính.
Sự gia tăng gian lận máy tính này đã tạo ra sự cần thiết cho các điều tra viên mạng được thảo luận trong Trọng tâm 5-2.
Hệ thông thông tin kê'toán
TRỌNG TÂM 5-2: GIÁM SÁT MẠNG
Hai chuyên gia pháp y đã ngụy trang một văn phòng trong nhiều giờ, tạo bản sao ổ cứng của ba bàn làm việc của nhân viên Họ phân tích các bức ảnh và phát hiện bằng chứng về sự gian lận Sau khi thông báo cho công ty thuê họ, vụ việc đã được chuyển giao cho cơ quan thực thi pháp luật để điều tra và truy tố.
Khái niệm cơ bản về kiểm soát
Cơ SỞ Dữ LIỆU QUAN HỆ
Sau khi học chương này, sinh viên có thể:
1 Hiểu rõ các khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ như: dữ liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu
2 Cài đặt được SQL Server vào máy tính cá nhân
3 Sử dụng SQL Server Management Studio (SSMS) để thực hiện các thao tác cơ bản với cơ sở dữ liệu: tạo, di chuyển, sao chép, đổi tên, xóa
Hệ thông thông tin kê'toán
Dữ liệu là tài sản quan trọng nhất của tổ chức, được thu thập và sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như doanh nghiệp và y tế Để đảm bảo hiệu quả trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, cần có phần mềm mạnh mẽ, an toàn và có tính sẵn sàng cao Một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy sẽ là giải pháp tối ưu cho các nhu cầu này.
Ngày nay, phần mềm cơ sở dữ liệu trở nên phổ biến và được sử dụng hàng ngày bởi hàng tỷ người trên toàn thế giới Nó hiện diện trong nhiều lĩnh vực, từ việc rút tiền qua máy ATM đến truy cập văn phòng làm việc qua Internet, và cả việc kê khai thuế giá trị gia tăng trực tuyến thay vì đến cơ quan thuế như trước đây.
Chương này cưng cấp một cái nhìn sâu sắc vào các nguyên tắc cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các mô hình thông tin.
4.1 Hệ quản trị CSDL quan hệ là gì?
Trong lịch sử, thuật ngữ dữ liệu chủ yếu đề cập đến các yếu tố liên quan đến đối tượng và sự kiện có thể ghi lại và lưu trữ trên phương tiện truyền thông hoặc máy tính Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu nhân viên bán hàng, dữ liệu bao gồm tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại, được gọi là dữ liệu có cấu trúc Các kiểu dữ liệu có cấu trúc quan trọng nhất bao gồm số, ký tự và ngày tháng, và chúng thường được lưu trữ dưới dạng bảng trong các cơ sở dữ liệu truyền thống và kho dữ liệu Định nghĩa truyền thống về dữ liệu cần được mở rộng để phản ánh thực tế mới, khi cơ sở dữ liệu ngày nay còn lưu trữ các đối tượng như văn bản, email, bản đồ, hình ảnh, âm thanh và video.
Hệ thông thông tin kế toán
Cơ sở dữ liệu của nhân viên bán hàng có thể chứa hình ảnh của khách hàng liên hệ, cũng như bản ghi âm hoặc video clip về sản phẩm mới nhất Đây là loại dữ liệu được gọi là dữ liệu phi cấu trúc, hay còn gọi là dữ liệu đa phương tiện.
Ngày nay, việc kết hợp dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc trong cùng một cơ sở dữ liệu tạo ra một môi trường đa phương tiện thực sự Ví dụ, một cửa hàng sửa chữa ô tô có thể sử dụng dữ liệu có cấu trúc như mô tả khách hàng và xe ô tô, kết hợp với dữ liệu đa phương tiện như hình ảnh của xe ô tô bị hư hỏng và ảnh quét yêu cầu bồi thường bảo hiểm.
Theo Jeffey A Hoffer và các đồng sự (2010, trang 5), dữ liệu được định nghĩa mở rộng bao gồm cả loại có cấu trúc và phi cấu trúc, được mô tả là "một đại diện lưu trữ của các đối tượng và sự kiện có ý nghĩa và tầm quan trọng trong môi trường của người sử dụng".
4.1.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin
Thuật ngữ "dữ liệu" và "thông tin" thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng việc phân biệt giữa chúng là cần thiết Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã qua xử lý, giúp nâng cao kiến thức cho người sử dụng Tính tương đối của dữ liệu và thông tin phụ thuộc vào đối tượng sử dụng; một nội dung có thể là dữ liệu đối với người này nhưng lại là thông tin đối với người khác.
Các sự kiện này đáp ứng định nghĩa về dữ liệu, nhưng hầu hết mọi người đồng ý rằng chúng vô dụng ở dạng hiện tại Dù có thể đoán rằng đây là danh sách tên trái cây và số lượng của chúng, các dữ liệu này vẫn không có giá trị vì chúng ta không hiểu ý nghĩa của chúng.
Hệ thống thông tin kế toán xử lý và quản lý các dữ liệu quan trọng Khi đặt dữ liệu vào cùng một bối cảnh, chúng ta có thể nhận diện rõ hơn các mối quan hệ và xu hướng, như thể hiện trong hình 1-la.
TỒN KHO TRÁI CÂY ĐAU tháng
Mã hàng Tên hàng Tôn kho
Báo cáo tôn kho trái cây ầâu tháng 3-2015
Bằng cách bổ sung dữ liệu và cấu trúc, nội dung lưu trữ này cung cấp thông tin về tồn kho trái cây đầu tháng của một công ty kinh doanh hoa quả Thông tin này hữu ích cho những người muốn mua hoa quả và các quản lý kho của công ty, từ đó chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có giá trị.
Một phương pháp hiệu quả để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin là tóm tắt và trình bày chúng một cách dễ hiểu cho con người Ví dụ, hình 1-1 minh họa việc tóm tắt dữ liệu tồn kho trái cây đầu tháng dưới dạng thông tin đồ họa.
Tồn kho trái cây đầu tháng
Hình 1.1: Biếu đ'ô ton kho trái cây đau tháng
Hệ thông thông tin kếtoán
Thông tin này có thể giúp bạn quyết định có nên mua thêm trái cây hay không, cũng như lựa chọn loại trái cây phù hợp để bổ sung.
Cơ sở dữ liệu hiện nay có thể chứa dữ liệu, thông tin hoặc cả hai, và thường được xử lý trước để lưu trữ ở dạng tóm tắt nhằm hỗ trợ quyết định Trong giáo trình này, chúng tôi sử dụng thuật ngữ cơ sở dữ liệu mà không phân biệt nội dung giữa dữ liệu và thông tin.
Dữ liệu trở nên hữu ích khi được đặt trong ngữ cảnh, và siêu dữ liệu là cơ chế chính để cung cấp bối cảnh cho dữ liệu Siêu dữ liệu mô tả các thuộc tính và đặc tính của dữ liệu, bao gồm tên, định nghĩa, chiều dài và các giá trị cho phép Ngoài ra, siêu dữ liệu cũng cung cấp thông tin về nguồn gốc, nơi lưu trữ, quyền sở hữu và cách sử dụng dữ liệu Nhiều người coi siêu dữ liệu là "dữ liệu về dữ liệu" Một số ví dụ về siêu dữ liệu có thể được tham khảo trong bảng mẫu tồn kho đầu tháng.
Bảng 1.2: Siêu dữ liệu của Thông tin vê tồn kho ẩẫu tháng
Tên Kiểu dữ liệu Độ dài GTNN GTLN Mô tả
MaHang Số nguyên 2 2 2 Mã hàng
Trong bảng thông tin về tồn kho đầu tháng, các siêu dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết về từng mục dữ liệu, bao gồm tên mục, kiểu dữ liệu, độ dài, giá trị tối thiểu và tối đa (nếu có) cùng với mô tả ngắn gọn Điều này cho thấy sự khác biệt giữa dữ liệu và siêu dữ liệu, trong đó siêu dữ liệu tạo ra ngữ cảnh cho dữ liệu bằng cách mô tả các thuộc tính của nó mà không bao gồm dữ liệu mẫu Bảng 1-2 minh họa rõ nét rằng các siêu dữ liệu không chứa bất kỳ dữ liệu mẫu nào từ bảng thông tin về tồn kho đầu tháng.
- 1 Siêu dữ liệu cho phép các nhà thiết kế cơ sở dữ liệu và người sử dụng hiểu
Tại sao kiểm soát và bảo mật máy tính lại quan trọng
Việc hoàn thành hoạt động phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức hiệu quả, giúp đạt được mục tiêu dễ dàng hơn Mặc dù nhân viên có thể được khuyến khích bởi những nhà lãnh đạo giỏi, nhưng vẫn không có sự đảm bảo cho thành công.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác định liệu các hoạt động có thực hiện đúng như kế hoạch và đạt được mục tiêu của các nhà quản trị hay không Hoạt động kiểm soát là khâu kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị, giúp các nhà quản trị xác định liệu mục tiêu của tổ chức có được thực hiện hay không Giá trị cốt lõi của chức năng kiểm soát phụ thuộc vào hoạt động hoạch định và ủy quyền Một nhà quản trị giỏi cần theo dõi để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện và các mục tiêu đang được hoàn thành Hoạt động kiểm soát là một quá trình liên tục, cung cấp sự kết nối quan trọng với hoạt động thực tế Nếu không có kiểm soát, các nhà quản trị sẽ không biết liệu các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra có đạt được hay không, cũng như không xác định được hành động tiếp theo cần thực hiện.
Việc kiểm soát là rất quan trọng trong quản lý, đặc biệt là khi các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và giao quyền cho nhân viên Nhiều nhà quản trị thường ngần ngại trong việc ủy quyền do lo sợ nhân viên sẽ mắc sai lầm, khiến họ phải gánh chịu trách nhiệm Hệ quả là, họ thường làm việc một mình để tránh rủi ro này Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể được giảm bớt nếu các nhà quản trị thiết lập một hệ thống kiểm soát hiệu quả Hệ thống này không chỉ cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên, mà còn giúp các nhà quản trị ủy thác trách nhiệm và cho phép nhân viên đưa ra quyết định Do đó, một cơ chế phản hồi từ hệ thống kiểm soát là cần thiết để các nhà quản trị có thể quản lý kết quả hoạt động một cách hiệu quả.
So sánh và đối chiếu các khung kiểm soát COBIT, coso và ERM
5.6.1 COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
Hợp nhất các tiêu chuẩn kiểm soát từ nhiều nguồn thành một khung duy nhất giúp quản lý và đánh giá thực tiễn kiểm soát và bảo mật trong môi trường CNTT Điều này mang lại sự yên tâm cho người dùng về việc có đầy đủ kiểm soát và bảo mật CNTT Đồng thời, các kiểm toán viên cần chứng minh ý kiến kiểm soát nội bộ và tư vấn về các vấn đề an ninh và kiểm soát CNTT.
Hệ thông thông tin kê'toán
COBIT 5 dựa trên năm nguyên tắc chính sau đây về quản trị và quản lý CNTT Những nguyên tắc này giúp các tổ chức xây dựng một khung quản trị và quản lý hiệu quả nhằm bảo vệ các bên liên quan đầu tư và tạo ra hệ thống thông tin tốt nhất có thể:
2.1.1 Đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan COBIT giúp người dùng tùy chỉnh các quy trình và thủ tục kinh doanh để tạo ra một hệ thống thông tin làm tăng giá trị cho các bên liên quan Nó cũng cho phép công ty tạo ra sự cân bằng hợp lý giữa rủi ro và phần thưởng
2.1.2 Bao gồm các doanh nghiệp từ đầu đến cuối COBIT không chỉ tập trung vào hoạt động CNTT, nó tích hợp tất cả các chức năng và quy trình CNTT vào các chức năng và quy trình của toàn công ty.
2.1.3 Áp dụng một khung duy nhất, tích hợp COBIT 5 có thể được liên kết ở mức cao vói các tiêu chuẩn và khung khác để tạo ra một khung bao quát cho quản trị và quản lý CNTT
2.1.4 Kích hoạt một cách tiếp cận toàn diện COBIT cung cấp một cách tiếp cận toàn diện dẫn đến việc quản trị và quản lý hiệu quả tất cả các chức năng CNTT trong công ty
2.1.5 Tách quản trị khỏi quản lý COBIT phân biệt giữa quản trị và quản lý.
5.6.2 COSO (Committee of Sponsoring Organizations)
Ủy ban bảo trợ các tổ chức như Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ, AICPA, Viện kiểm toán nội bộ, Viện kế toán quản lý và Viện điều hành tài chính đã ban hành Khung kiểm soát nội bộ (IC) vào năm 1992, được công nhận rộng rãi để kiểm soát hoạt động kinh doanh Đến năm 2013, khung IC đã được cập nhật nhằm thích ứng với các quy trình kinh doanh hiện đại và công nghệ mới, khi mà việc sử dụng Internet, email và lưu trữ đám mây trở nên phổ biến Phiên bản cập nhật cung cấp hướng dẫn rõ ràng hơn về cách triển khai và ghi lại khung, với nhiều ví dụ mới để minh họa các khái niệm Khung IC mới bao gồm năm thành phần chính và bổ sung 17 nguyên tắc hỗ trợ, mỗi thành phần có từ hai đến năm nguyên tắc cụ thể.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát môi trường, là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ Cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp nào là con người, bao gồm tính toàn vẹn, kỷ luật, giá trị đạo đức và năng lực của họ, cùng với môi trường hoạt động Những yếu tố này không chỉ là động lực thúc đẩy tổ chức mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững.
2.1.1 Cam kết về tính liêm chính và đạo đức
2.2.2 Giám sát kiểm soát nội bộ của ban giám đốc, độc lập vói quản lý
2.2.3 Cấu trúc, dòng báo cáo và trách nhiệm phù hợp trong việc theo đuổi các mục tiêu do ban quản lý thiết lập và giám sát bởi hội đồng quản trị
2.2.4 Cam kết thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân có thẩm quyền phù hợp vói các mục tiêu
2.2.5 Giữ các cá nhân chịu trách nhiệm về trách nhiệm kiểm soát nội bộ của họ trong việc theo đuổi các mục tiêu Đánh giá rủi ro
Tổ chức cần xác định, phân tích và quản lý rủi ro một cách hiệu quả Quản lý rủi ro là một quá trình năng động, yêu cầu sự chú ý liên tục từ ban lãnh đạo Họ phải xem xét các thay đổi trong môi trường bên ngoài cũng như trong nội bộ doanh nghiệp, vì những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.2.6 Xác định mục tiêu đủ rõ ràng để xác định và đánh giá rủi ro
2.2.7 Xác định và phân tích rủi ro để xác định cách quản lý
2.2.8 Xem xét khả năng gian lận
2.2.9 Xác định và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Các chính sách và quy trình kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hành động do ban quản lý đề ra nhằm giải quyết rủi ro và đạt được mục tiêu tổ chức được thực hiện hiệu quả Hoạt động kiểm soát diễn ra ở mọi cấp độ và trong các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và công nghệ.
Hệ thông thông tin kế toán
2.2.10 Lựa chọn và phát triển các kiểm soát có thể giúp giảm thiểu rủi ro đến mức chấp nhận được
2.2.11 Chọn và phát triển các hoạt động kiếm soát chung đối với công nghệ
2.2.12 Triển khai các hoạt động kiểm soát theo quy định trong chính sách và quy trình liên quan
Thông tỉn và giao tiếp
Hệ thống thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và trao đổi thông tin cần thiết để quản lý và kiểm soát hoạt động của tổ chức Giao tiếp hiệu quả, cả nội bộ và bên ngoài, là điều kiện tiên quyết để thực hiện các hoạt động kiểm soát hàng ngày Tất cả nhân viên cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong quá trình này.
2.2.13 Có đuọc hoặc tạo ra thông tin chất lượng cao có liên quan để hỗ trợ kiểm soát nội bộ
2.2.14 Thông tin truyền thông nội bộ, bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm, cần thiết để hỗ trợ các thành phần khác của kiểm soát nội bộ
2.2.15 Truyền đạt các vấn đề kiểm soát nội bộ có liên quan cho các bên ngoài
Quá trình giám sát và điều chỉnh hệ thống là cần thiết để đảm bảo khả năng thích ứng với các điều kiện thay đổi Đánh giá kiểm tra sự hiện diện và hoạt động của từng thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các thiếu sót cần được thông báo kịp thời, đặc biệt là những vấn đề nghiêm trọng sẽ được báo cáo cho quản lý cấp cao và hội đồng quản trị.
2.2.16 Lựa chọn, phát triến và thực hiện các đánh giá liên tục hoặc riêng biệt của các thành phần của kiểm soát nội bộ
2.2.17 Đánh giá và truyền đạt những thiếu sót cho những người chịu trách nhiệm cho hành động khắc phục, bao gồm quản lý câp cao và ban giám đốc khi thích hợp.
Hệ thôhg thông tin kế toán
5.6.3 ERM( Enterprise Risk Management) Để cải thiện quy trình quản lý rủi ro, coso đã phát triển một khung kiểm soát thứ hai có tên là Khung tích hợp quản lý rủi ro doanh nghiệp (ERM) ERM là quá trình ban giám đốc và quản lý sử dụng đê’ thiết lập chiêh lược, xác định các sự kiện có thể ảnh hưởng đến công ty, tài sản và quản lý rủi ro và cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng công ty đạt được các mục tiêu của mình Các nguyên tắc co bản đằng sau ERM như sau:
• Các công ty được thành lập để tạo ra giá trị cho chủ sở hữu của họ.
• Quản lý phải quyết định mức độ không chắc chắn sẽ chấp nhận vì nó tạo ra giá trị.
CHU TRÌNH DOANH THU: BÁN - THU TIỀN
Giới thiệu
Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng, cũng như thu tiền từ việc bán hàng Thông tin chủ yếu được trao đổi với khách hàng và cũng được chuyển giao sang các chu trình kế toán khác như chu trình chi phí và chu trình sản xuất, nhằm phục vụ cho việc mua hoặc sản xuất hàng tồn kho Ngoài ra, chu trình quản lý nhân sự/bảng lương cũng sử dụng thông tin bán hàng để tính hoa hồng và tiền thưởng Chu trình doanh thu cung cấp thông tin cần thiết để ghi chép vào sổ cái và hỗ trợ các bộ phận chức năng trong việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thông thông tin kế toán
Mục tiêu chính của chu trình doanh thu là đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng địa điểm, thời gian và giá cả hợp lý Để đạt được điều này, ban quản lý cần đưa ra các quyết định quan trọng.
- Ở mức độ nào các sản phẩm có thể và nên được tùy chỉnh theo yêu cầu và mong muốn của khách hàng cá nhân?
- Bao nhiêu hàng tồn kho nên được thực hiện, và hàng tồn kho đó nên được đặt ở đâu?
Để hàng hóa được giao đến tay khách hàng, công ty cần quyết định giữa việc tự thực hiện chức năng giao hàng hay thuê ngoài dịch vụ vận chuyển từ bên thứ ba chuyên nghiệp Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào khả năng quản lý, chi phí và hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Giá tối ưu cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ là gì?
Gia hạn tín dụng cho khách hàng là một quyết định quan trọng cần xem xét kỹ lưỡng Nếu quyết định gia hạn, các điều khoản tín dụng cần rõ ràng và hợp lý để bảo vệ cả hai bên Đối với khách hàng cá nhân, mức tín dụng mở rộng nên dựa trên khả năng tài chính và lịch sử tín dụng của họ, nhằm đảm bảo sự bền vững trong quan hệ tín dụng.
- Làm thế nào để việc thanh toán của khách hàng được xử lý để tối đa hóa dòng tiền?
Hình 6-2: Sơ đô ngữ cảnh của chu trình doanh thu
Hệ thông thông tin kếtoán
Deposits: Tiền gửi ngân hàng
Bill of lading: Vận đon
Packing slip: Phiếu đóng gói
Responses to inquiries: Trả lời các câu hỏi của khách hàng
Monthly statements: Báo cáo tháng
Information about goods available: Thông tin về hàng hóa có sẵn
Production and Purchasing Needs (Back Orders): Nhu cầu sản xụất và mua hàng (Các đon đặt hàng chua được giao vì lý do hết hàng)
General Ledger and Reporting System: Sổ cái và hệ thống báo cáo
Human Resourcesv Management/Payroll Cycle: Chu trình quản lý nhân sự/trả lưong
Expenditure cycle: Chu trình chi phí
Production cycle: Chu trình sản xuất
Các câu trả lời cho những câu hỏi trên hướng dẫn cách mà một tổ chức thực hiện bốn hoạt động cơ bản trong chu trình doanh thu, như được mô tả trong Hình 12-3.
Hệ thông thông tin kế toán
Hình 6-3: Sơ đồ luồng dữ liệu cấp 0: Chu kỳ doanh thu
Chương này trình bày cách tổ chức hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ các hoạt động của tổ chức Chúng tôi bắt đầu bằng việc thiết kế hệ thống thông tin cho chu trình doanh thu và các kiểm soát cơ bản cần thiết để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban quản lý Tiếp theo, chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về bốn hoạt động trong chu trình doanh thu cơ bản, mô tả cách thông tin được thu thập, xử lý và lưu trữ để quản lý các hoạt động này Cuối cùng, chúng tôi giải thích các kiểm soát cần thiết để đảm bảo độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài nguyên của tổ chức.
Hệ thong thông tin kế toán
Hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu
Giống như nhiều tổ chức lớn khác, AOE áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hiệu quả Hệ thống ERP của AOE hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong chu trình doanh thu, như được minh họa trong Hình 6-4.
Hình 6-4: Tổng quan về thiết kế hệ thống ERP để hỗ trợ chu trình doanh thu
■ Customers, Inventory, i Pricing, Sales Orders,
Customer remittances: Chuyển tiền của khách hàng
Picking tickets: Bảng kê hàng hóa vận chuyển
Picked items: Hàng được chọn
Web Storefronts: Trang web cửa hàng trực tuyêh
Accounts receivables: Khoản phải thu
Integrated Database: Customers, Inventory, Pricing, Sales Orders, Shipping, Invoices: Cơ sở dữ liệu tích hợp: Khách hàng, Hàng tồn kho, Giá cả, Đon đặt hàng, Vận chuyển, Hóa đon
Hệ thông thông tin kếtoán
Khách hàng của AOE có thể dễ dàng đặt hàng trực tuyến hoặc qua điện thoại, fax và thư Nhân viên bán hàng sử dụng máy tính xách tay để nhập đơn hàng và hệ thống nhanh chóng xác minh uy tín tín dụng, kiểm tra hàng tồn kho và thông báo cho bộ phận kho và vận chuyển Thông tin về tình trạng hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực khi nhân viên kho và vận chuyển ghi nhận hoạt động bán hàng Hàng đêm, hóa đơn được in hàng loạt cho khách hàng yêu cầu, trong khi một số khách hàng vẫn gửi séc đến các ngân hàng đã thỏa thuận lockbox điện tử với AOE Ngân hàng cung cấp dữ liệu chuyển tiền hàng ngày để nhân viên thu ngân cập nhật số dư tài khoản và nhân viên tài khoản phải thu cập nhật tài khoản khách hàng.
6.2.2 Các mối đe dọa và thủ tục kiểm soát
Bảng 12-1 nêu rõ các mối đe dọa trong chu trình doanh thu và các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu chúng Hình 6-4 minh họa rằng các hoạt động trong chu trình doanh thu phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu tích hợp, chứa thông tin về khách hàng, hàng tồn kho và giá cả Mối đe dọa đầu tiên là dữ liệu chủ không chính xác hoặc không hợp lệ Lỗi trong dữ liệu khách hàng có thể dẫn đến việc giao hàng sai địa điểm, chậm thu tiền do gửi hóa đơn sai địa chỉ, hoặc bán hàng vượt quá giới hạn tín dụng Lỗi trong dữ liệu hàng tồn kho có thể gây ra việc không thực hiện kịp thời đơn hàng do thiếu hụt, dẫn đến mất doanh số Cuối cùng, lỗi trong dữ liệu giá cả có thể khiến khách hàng không hài lòng do số tiền trên hóa đơn không chính xác.
Hệ thông thông tin kế toán trình doanh thu
Bảng 12-1 Các mối Mối ĐE DỌA VÀ HOẠT ĐỘNG KIÊM SOÁT trong chu
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát (số đầu tiên đề cập đến mối đe dọa tương ứng)
Các vấn đề chung trong toàn bộ chu trình doanh thu
1 Dữ liệu chủ không chính xác hoặc không hợp lệ
1.1 Kiểm soát toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu 1.2 Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu chủ
1.3 Xem xét tất cả các thay đổi đối với dữ liệu chủ
2 Tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm
2.1 Kiểm soát truy cập 2.2 Mã hóa
2.3 Mã hóa thông tin của khách hàng thành Token
3 Dữ liệu bị mất hoặc bị hủy
3.1 Phương pháp sao lưu và khắc phục thảm họa
4 Hiệu quả kém 4.1 Báo cáo quản trị
Bán hàng 5 Đơn đặt hàng chưa hoàn thành/không chính xác
5.1 Kiểm soát việc chỉnh sửa mục nhập dữ liệu (xem Chương 10) 5.2 Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu chủ
6 Đơn hàng không hợp lệ 6.1 Chữ ký số hoặc chữ ký viết
7 Khoản phải thu khách hàng có khả năng không thu tiền được
7.1 Hạn mức tín dụng 7.2 Quyền hành cụ thể để phê duyệt bán hàng cho khách hàng mới hoặc bán hàng cho khách hàng vượt qưá giới hạn tín dụng của họ
7.3 Các khoản nợ phải thu theo ngày đáo hạn
8 Hết hàng hoặc hàng tồn kho dư thừa
8.1 Hệ thống kiểm soát kê khai thường xuyên
8.2 Sử dụng mã vạch hoặc RFID
Hệ thôhg thông tin kế toán
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát (sô đâu tiên đê cập đến mối đe dọa tương ứng)
8.3 Đào tạo 8.4 Kiểm kê định kỳ hàng tôn kho thực tế
8.5 Dự báo bán hàng và báo cáo hoạt động
9 Mất khách hàng 9.1 Hệ thống CRM, trang web tự trợ giúp và đánh giá đúng mức xếp hạng dịch vụ khách hàng
Giao hàng 10 Chọn sai mặt hàng hoặc sai số lượng
10.1 Mã vạch và công nghệ RFID 10.2 Đối chiêù bảng kê hàng xuất kho (picking lists) với chi tiết đơn đặt hàng
11 Trộm cắp hàng tồn kho
11.1 Hạn chế việc tiếp cận hàng tồn kho
11.2 Tài liệu của tất cả các lần chuyển hàng tồn kho
11.3 Công nghệ RFID và mã vạch 11.4 Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho thực tế và đối chiêù với số lượng ghi
12 Lôi vận chuyển (chậm trễ hoặc không vận chuyển, sai số lượng, sai mặt hàng, sai địa chỉ, trùng lặp)
12.1 Đối chiếu các chứng từ vận chuyển với các đơn đặt hàng, danh sách chọn hàng và phiêù đóng gói 12.2 Sử dụng hệ thống RFID để xác định độ trễ
12.3 Nhập dữ liệu qua máy quét mã vạch và RFID
12.4 Kiểm soát việc chỉnh sửa mục nhập dữ liệu (nếu dữ liệu vận chuyển được nhập trên thiết bị đầu cuối (Terminal)
12.5 Cấu hình hệ thống ERP đê’ ngăn chặn các lô hàng trùng lặp
Hệ thông thông tin kế toán
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát (số đầu tiên đề cập đến mối đe dọa tương ứng)
Thanh toán 13 yêu cầu không lập hóa đơn Cụ thể, cần tách biệt chức năng lập hóa đơn và giao hàng Đồng thời, cần thực hiện việc đối chiếu định kỳ giữa hóa đơn với đơn đặt hàng, bảng kê hàng hóa đã vận chuyển và các chứng từ liên quan đến vận chuyển.
14 Sai sót lập hóa đơn 14.1 Cấu hình hệ thống để tự động nhập dữ liệu giá 14.2 Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu chủ về giá
14.3 Kiểm soát việc chỉnh sửa mục nhập dữ liệu
14.4 Đối chiêù các chứng từ vận chuyển (bảng kê các hàng hóa được vận chuyển, vận đơn, và bảng kê hàng xuất kho) với các đơn đặt hàng
15 Sai sót việc chuyển số liệu từ SỔ nhật ký chung lên sổ cái và sổ chi tiết đối với tài khoản phải thu
15.1 Kiểm soát nhập dữ liệu 15.2 Đối chiếu số tổng tất cà các nhóm khách hàng
15.3 Gửi báo cáo hàng tháng cho khách hàng
15.4 Đối chiếu số liệu của sổ chi tiết với sổ cái
16 Khi có những credit memo không chính xác hoặc hợp lệ (Credit note/credit memo - chứng từ, được phê duyệt bởi giám đốc tín dụng cho phép bộ phận thanh toán ghi có tài khoản phải thu khách hàng)
16.1 Phân chia nhiệm vụ ủy quyền credit memo từ cả mục nhập đơn đặt hàng và duy trì tài khoản khách hàng 16.2 Thiết kế được một cấu hình hệ thống để có thể ngăn chặn được các credit memo không chính xác/không hợp lệ trừ khi có tài liệu tương ứng liên quan đêh việc trả lại hàng hóa bị hư hỏng hoặc ủy quyền cụ thê’ của ban quản lý
Hệ thông thông tin kê'toán
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát (sô đầu tiên đê cập đến mối đe dọa tương ứng)
Để đảm bảo an toàn trong việc thu tiền, người có trách nhiệm nhận tiền thanh toán từ khách hàng không nên ghi chép số tiền vào sổ sách kế toán, tạo hoặc ủy quyền các credit memo, và đối chiếu tài khoản ngân hàng Việc sử dụng EFT, FEDI và lockboxes sẽ giúp giảm thiểu sự can thiệp của nhân viên trong quá trình xử lý các khoản thanh toán của khách hàng.
17.3 Nhận và sử dụng UPIC đê’ nhận thanh toán EFT và FEDI từ khách hàng
17.4 Ngay khi mở thư, hãy tạo danh sách tất cả các khoản thanh toán của khách hàng nhận được
17.5 Việc chấp thuận các see thanh toán từ khách hàng nhanh nhưng phải được giới hạn trong quyền hạn cho phép
17.6 Nên có hai người có khả năng mở được tất cả thư chứa các khoản thanh toán của khách hàng
17.7 Sử dụng máy tính tiền 17.8 Tiền gửi hàng ngày của tất cả các phiếu thu
18 Vấn đ'ê dòng tiền 18'.1 Thỏa thuận Lockbox, EFT hoặc thẻ tín dụng 18.2 Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Hệ thống thong tin kê'toán
Để giảm thiểu mối đe dọa từ dữ liệu chủ không chính xác, cần áp dụng các kiểm soát toàn bộ xử lý như đã thảo luận trong Chương 10 nhằm giảm thiểu rủi ro do lỗi nhập dữ liệu Việc sử dụng các kiểm soát xác thực và ủy quyền, được đề cập trong Chương 8, là rất quan trọng để hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu và chỉ cho phép nhân viên được ủy quyền thay đổi dữ liệu chủ Điều này yêu cầu thay đổi cấu hình mặc định của vai trò nhân viên trong hệ thống ERP để phân tách nhiệm vụ không tương thích, chẳng hạn như nhân viên nhập đơn đặt hàng không được phép thay đổi dữ liệu giá hoặc giới hạn tín dụng của khách hàng Hơn nữa, người nắm giữ thông tin tài khoản không được phép xử lý thu tiền hoặc phát hành credit memo cho các đơn hàng không thể thu tiền Tuy nhiên, do các kiểm soát phòng ngừa không bao giờ đạt hiệu quả 100%, cần thường xuyên tạo báo cáo về tất cả các thay đổi dữ liệu chủ để xác minh tính chính xác của cơ sở dữ liệu.
Mối đe dọa lớn trong chu trình doanh thu là việc tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm như chính sách giá và thông tin cá nhân của khách hàng Để giảm thiểu rủi ro này, các tổ chức cần thiết lập hệ thống với các kiểm soát truy cập chặt chẽ, hạn chế quyền xem thông tin nhạy cảm Hệ thống cũng cần được sắp xếp để nhân viên chỉ truy cập vào các bảng và tệp liên quan đến nhiệm vụ của họ Dữ liệu nhạy cảm nên được mã hóa để ngăn chặn nhân viên công nghệ thông tin truy cập thông tin qua hệ điều hành Ngoài ra, tổ chức cần thiết kế trang web để mã hóa thông tin khách hàng khi truyền qua Internet Tuy nhiên, vì mã hóa không bảo vệ thông tin trong quá trình xử lý, việc mã hóa thông tin cá nhân của khách hàng là cần thiết để bảo vệ khỏi việc bị xem bởi những nhân viên có thẩm quyền trong các chu trình doanh thu khác nhau.
Hệ thông thông tin kế toán
Mối đe dọa về việc mất hoặc phá hủy dữ liệu chủ trong chu trình doanh thu có thể được giảm thiểu bằng cách áp dụng các quy trình sao lưu và khắc phục thảm họa Để đảm bảo an toàn dữ liệu, việc triển khai hệ thống ERP nên được thực hiện qua ba trường hợp riêng biệt: một cho hoạt động hàng ngày, một cho thử nghiệm và phát triển, và một bản sao lưu trực tuyến cho hệ thống sản xuất nhằm cung cấp khả năng phục hồi gần thời gian thực.
Dữ liệu chủ chính xác giúp ban quản lý tối ưu hóa khả năng báo cáo mở rộng của hệ thống ERP, từ đó nâng cao hiệu quả theo dõi và quản lý.
Kế toán nên tận dụng kiến thức về quy trình kinh doanh để thiết kế các báo cáo cải tiến, giúp ban quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn so với báo cáo tài chính truyền thống Chẳng hạn, trong khi các công ty thường xuyên theo dõi xu hướng bán hàng, việc bổ sung thông tin để xác định nguyên nhân của những thay đổi trong các chỉ số này là rất cần thiết Các số liệu như biên doanh thu cũng cần được phát triển để cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về hiệu suất kinh doanh.
Biên doanh thu, theo James B Hangstefer, là chỉ số quan trọng để đo lường tăng trưởng công ty, được tính bằng biên lợi nhuận gộp trừ đi tất cả chi phí liên quan đến bán hàng như lương, chi phí đi lại, dịch vụ khách hàng, bảo hành, marketing, và phân phối Chỉ số này phản ánh sự hài lòng của khách hàng và năng suất của công ty; biên doanh thu tăng cho thấy khách hàng hài lòng và chi phí bán hàng giảm, trong khi biên doanh thu giảm có thể chỉ ra vấn đề trong việc giữ chân khách hàng hoặc năng suất Do đó, biên doanh thu là một công cụ đánh giá hiệu quả tổng thể của các hoạt động trong chu trình doanh thu, và kế toán viên có thể hỗ trợ quản lý trong việc thiết kế báo cáo và số liệu để đánh giá từng hoạt động kinh doanh.
Hệ thôhg thông tin kê'toán
CHU TRÌNH CHI TIÊU: MUA - TRẢ TIÊN
Giới thiệu
Chu kỳ chi tiêu bao gồm các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến việc mua sắm và thanh toán hàng hóa, dịch vụ Chương này chủ yếu tập trung vào việc mua nguyên liệu, hàng hóa thành phẩm, vật tư và dịch vụ Các chương tiếp theo sẽ đề cập đến hai loại chi tiêu đặc biệt khác là mua tài sản cố định và dịch vụ lao động.
FIGURE 13-1 Context Diagram of the Expenditure Cycle
Trong chu kỳ chi tiêu, thông tin bên ngoài chủ yếu được trao đổi với các nhà cung cấp Doanh nghiệp cần thông tin về nhu cầu mua hàng hóa và nguyên liệu từ chu kỳ doanh thu và sản xuất, cùng với việc kiểm soát hàng tồn kho Khi hàng hóa và nguyên liệu được nhận, hóa đơn sẽ được chuyển lại cho các nguồn trong chu kỳ chi tiêu Dữ liệu chi phí từ chu kỳ chi tiêu cũng được đưa vào sổ cái và báo cáo chung, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý khác.
Mục đích chính của chu trình chi tiêu là giảm thiểu tổng chi phí và duy trì hàng tồn kho, vật tư cũng như các dịch vụ cần thiết cho hoạt động của tổ chức Để đạt được mục tiêu này, ban quản lý cần đưa ra các quyết định quan trọng.
• Mức tối ưu của hàng tôn kho và hàng hóa được châp nhận là gì?
• Nhà cung cấp nào cung cấp chất lượng và dịch vụ tốt nhất với giá tốt nhâ't?
• Làm thế nào doanh nghiệp có thể củng cố mua hàng giữa các đơn vị để có được giá tối ưu? c 1.4 _ expenditure 7 Purchase Orders Cycle
Hệ thông thông tin kế toán
Công nghệ thông tin (CNTT) có thể cải thiện hiệu quả và độ chính xác của chức năng cung ứng dịch vụ trong nước bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ thủ công và cung cấp thông tin chính xác hơn Việc áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu tiên tiến giúp theo dõi và phân tích nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ Ngoài ra, CNTT cũng hỗ trợ trong việc giao tiếp và tương tác nhanh chóng giữa các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định và phản hồi kịp thời Sự tích hợp công nghệ vào quy trình cung ứng dịch vụ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Làm thế nào tổ chức có thê’ duy trì đủ lượng tiền đê’ tận dụng lợi thế của bất kỳ chiết khấu của nhà cung cap nào?
Làm thế nào để thanh toán cho các nhà cung cấp được quản lý để tối đa hóa dòng tiền?
Bài viết hướng dẫn cách tổ chức thực hiện bốn hoạt động chu kỳ chi tiêu cơ bản, được mô tả trong hình minh họa 13-2 Những câu trả lời cho các câu hỏi liên quan sẽ giúp làm rõ quy trình và phương pháp tối ưu hóa hoạt động chi tiêu.
1 Đặt ngưyên vật liệư, hàng hóa, và dịch vụ
2 Nhận nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ
3 Phê duyệt hóa đon nhà cung cấp "
Chương này trình bày cách hệ thống thông tin doanh nghiệp hỗ trợ các hoạt động trong chu kỳ chi tiêu Chúng tôi bắt đầu bằng việc mô tả thiết kế hệ thống thông tin chu kỳ chi tiêu và các kiểm soát cơ bản cần thiết để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban quản lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động Tiếp theo, chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về bốn hoạt động chính trong chu kỳ chi tiêu Đối với mỗi hoạt động, chúng tôi mô tả cách thông tin cần thiết được thu thập, xử lý và lưu trữ Cuối cùng, chúng tôi giải thích các kiểm soát cần thiết để đảm bảo độ tin cậy của thông tin và bảo vệ an toàn nguồn lực doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin của chu trình chi tiêu
Các hoạt động trong chu kỳ chi tiêu phản ánh các hoạt động cơ bản trong chu kỳ doanh thu, như thể hiện trong Bảng 13-1 Mối liên kết giữa chu kỳ chi tiêu của người mua và chu kỳ doanh thu của người bán rất quan trọng cho việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán Việc áp dụng công nghệ thông tin mới để cấu trúc lại chu kỳ chi tiêu giúp các công ty tạo cơ hội cho nhà cung cấp cải tiến chu kỳ doanh thu của họ Ngược lại, việc thiết kế lại chu kỳ doanh thu bằng công nghệ thông tin cũng có thể tạo ra những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán hội giúp khách hàng điều chỉnh chu kỳ chi tiêu của họ Sự thay đổi trong hoạt động của một công ty có thể yêu cầu các công ty hợp tác điều chỉnh hoạt động tương ứng Chẳng hạn, các nhà sản xuất ô tô lớn và các nhà bán lẻ như Walmart yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn qua trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), nếu không sẽ không hợp tác Do đó, các nhà cung cấp buộc phải điều chỉnh hệ thống thông tin kế toán của mình để tích hợp EDI.
Giống như nhiều doanh nghiệp lớn khác, AOE áp dụng hệ thống ERP để quản lý hiệu quả Hệ thống ERP này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trong chu kỳ chi tiêu của AOE, như được minh họa trong hình 13-3.
Level 0 Data Flow Diagram lor the Expenditure Cycle
Hệ thông thông tin kế toán
Bộ phận kiểm soát hàng tồn kho của AOE đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số lượng vật liệu và hàng hóa cần thiết, tuy nhiên, tất cả các bộ phận đều có quyền yêu cầu mua hàng Khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, hệ thống sẽ tìm kiếm tệp hàng tồn kho chính để xác định nhà cung cấp ưu tiên và tạo đơn đặt hàng gửi qua EDI Nếu cần thiết, các bản sao giấy cũng sẽ được in và gửi qua bưu điện Bộ phận tiếp nhận có quyền truy cập vào tệp đơn đặt hàng mở để lập kế hoạch và xác minh tính hợp lệ của việc giao hàng.
Kế toán thanh toán nhận thông báo về các đơn đặt hàng để lập kế hoạch cho các cam kết tài chính chưa giải quyết Đồng thời, bộ phận tạo ra yêu cầu mua hàng cũng được thông báo rằng yêu cầu của họ đã được phê duyệt.
TABLE 13-1 Comparison of Revenue and Expenditure Cycle Activities
Sales order entry—process orders from customers
Shipping—deliver merchandise or services to customers (outbound logistics)
Billing—send invoices to customers
Cash collections—process payments from customers
Ordering of materials, supplies, and services—send orders to suppliers Receiving—receive merchandise or services from suppliers (inbound logistics)
Processing invoices—review and approve invoices from suppliers
Cash disbursements—process payments to suppliers
Các nhà cung cấp chính gửi thông báo điện tử về giao hàng sắp đến, giúp AOE lên kế hoạch nhân sự cho việc xử lý hàng hóa Khi lô hàng đến, nhân viên bến tàu sử dụng hệ thống thông tin để xác minh đơn đặt hàng từ nhà cung cấp Hầu hết các nhà cung cấp gắn mã vạch hoặc RFID cho sản phẩm, tạo điều kiện cho việc đếm hàng hóa Nhân viên nhận hàng kiểm tra và nhập thông tin về số lượng, tình trạng hàng hóa qua thiết bị đầu cuối trực tuyến Hệ thống kiểm tra dữ liệu và hiển thị ngay sự khác biệt so với đơn đặt hàng để giải quyết kịp thời Thời gian giao hàng cũng được ghi lại nhằm đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
Hệ thông thông tin kê'toán
Khi hàng hóa được chuyển vào kho, nhân viên kiểm kê sẽ đếm số lượng và nhập dữ liệu vào hệ thống Đối với nhà cung cấp không gửi hóa đơn, hệ thống tự động lên lịch thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận khi đặt hàng Kế toán nhập thông tin từ nhà cung cấp qua EDI hoặc hóa đơn giấy, sau đó hệ thống so sánh hóa đơn với thông tin trong đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng để đảm bảo tính chính xác Đối với hàng hóa hoặc dịch vụ không liên quan đến đơn đặt hàng, hóa đơn sẽ được gửi đến người kiểm tra để phê duyệt Hóa đơn cũng được kiểm tra độ chính xác của tính toán, và hệ thống tự động lên lịch thanh toán theo ngày đáo hạn.
AOE sử dụng phương pháp xử lý hàng loạt để thanh toán cho các nhà cung cấp Hàng ngày, kế toán kiểm tra hóa đơn đáo hạn qua hệ thống xử lý yêu cầu và phê duyệt chúng để thanh toán Đối với một số nhà cung cấp lớn, AOE thực hiện thanh toán qua trao đổi dữ liệu điện tử tài chính (FEDI), trong khi vẫn in séc cho nhiều nhà cung cấp nhỏ hơn.
Hệ thống thông tin kế toán
Khi thanh toán chuyển tiền điện tử (EFT) hoặc séc được in, hệ thống tự động cập nhật các khoản phải trả, hóa đơn mở và sổ cái Tổng số tiền từ tất cả các phiếu vouchers của mỗi nhà cung cấp sẽ được trừ từ số dư trong sổ sách chính của họ Các đơn đặt hàng liên quan và báo cáo nhận hàng sẽ được đánh dấu để xác nhận các giao dịch đã được thanh toán Sau đó, các hóa đơn đã được trả tiền sẽ được xóa khỏi hồ sơ hóa đơn mở.
Mỗi nhà cung cấp sẽ nhận một giấy báo chuyển tiền, trong đó chi tiết hóa đơn đã thanh toán và các khoản giảm giá hoặc chiết khấu được thực hiện Đối với thanh toán qua EFT, dữ liệu chuyển tiền sẽ được gửi kèm trong gói FEDI Nếu thanh toán bằng séc, giấy báo chuyển tiền sẽ được in và gửi kèm với séc đã ký Sau khi tất cả giao dịch thanh toán hoàn tất, hệ thống sẽ ghi lại vào nhật ký tóm tắt, ghi nợ tài khoản phải trả, ghi có tiền và cập nhật vào sổ cái.
Nhân viên thu ngân xem xét séc đối chiêù với các tài liệu hỗ trợ và sau đó ký tên.
Séc được phát hành với số tiền quy định và yêu cầu chữ ký của thủ quỹ hoặc người quản lý ủy quyền Nhân viên thu ngân gửi séc đã ký cùng giấy báo chuyển tiền cho nhà cung cấp, trong khi các giao dịch EFT do thủ quỹ thực hiện và được giám đốc xem xét Việc truy cập dễ dàng để cập nhật thông tin chính xác giúp quản lý theo dõi hiệu quả quá trình thực hiện Tuy nhiên, chất lượng quyết định phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Bài viết này sẽ thảo luận về các mối đe dọa liên quan đến chu kỳ chi tiêu và các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro.
CÁC MỐI ĐE DỌA VÀ KIỂM SOÁT
Hình minh họa 13-3 cho thấy rằng tất cả các hoạt động trong chu kỳ chi tiêu phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu tích hợp, chứa thông tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và hoạt động mua hàng Mối đe dọa lớn đầu tiên được liệt kê trong Bảng 13-2 là dữ liệu chủ không chính xác hoặc không hợp lệ, điều này có thể dẫn đến lỗi trong dữ liệu.
Hệ thống thông tin kế toán của nhà cung cấp có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm việc đơn đặt hàng không được phê duyệt, mua nguyên liệu kém chất lượng, giao hàng trễ hạn, gửi thanh toán đến địa chỉ sai và thanh toán gian lận cho các nhà cung cấp không tồn tại.
Lỗi trong dữ liệu chủ hàng tồn kho có thể gây ra chậm trễ trong sản xuất do thiếu hụt nguyên liệu hoặc hàng tồn kho dư thừa Dữ liệu chủ mua hàng không chính xác có thể dẫn đến việc mua hàng không được phép và không tận dụng được các khoản chiết khấu Để giảm thiểu mối đe dọa từ dữ liệu không chính xác, cần áp dụng các kiểm soát toàn bộ xử lý dữ liệu và hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu chủ Việc thay đổi cấu hình mặc định trong hệ thống ERP là cần thiết để phân chia nhiệm vụ một cách hợp lý, tránh việc nhân viên có thể vừa ghi nhận thanh toán vừa tạo tài khoản mới cho nhà cung cấp Ngoài ra, cần thường xuyên tạo báo cáo về các thay đổi dữ liệu chủ để đảm bảo tính chính xác của cơ sở dữ liệu.
Hệ thông thông tin kế toán
Bảng 6-2 Những mối đe dọa và những kiểm soát trong chu trình chi tiêu
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát
Các vâh đề chung trong suốt toàn bộ chu kỳ chi tiêu
1 Dữ liệu chủ không chính xác hoặc không họp lệ
18.1 Sắp xếp hóa đon theo ngày đáo hạn để được chiết khấu Đặt hàng 2 Không được phép tiết lộ thông tin nhạy cảm
18.2 Ngân sách dự báo dòng tiền
3 Mất mát hoặc phá hủy dữ liệu
19.1 Yêu cầu tất cả các hóa đon của nhà cung cấp phải khớp với các chứng từ hỗ trợ được thừa nhận bởi cả hai bên nhận và kiếm soát hàng tồn kho.
4 Hiệu suất kém 19.2 Ngân sách (cho các dịch vụ)
5 Thiếu hụt hàng tồn kho và hàng tồn kho dư thừa
19.3 Yêu cầu hóa đon cho chi phí đi lại
6 Mua các mặt hàng không cần thiết
19.4 Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho chi phí đi lại
7 Mua hàng giá tăng cao
20.1 Yêu cầu một bộ chứng từ hoàn chỉnh cho tất cả các khoản thanh toán
8 Mua hàng hóa chất lượng dưới mức chuẩn
20.2 Chính sách để thanh toán chỉ từ bản gốc của hóa đơn nhà cung cấp
9 Nhà cung cấp không đáng tin cậy
20.3 Hủy tất cả các chứng từ hỗ trợ khi thanh toán được thực hiện
10 Mua hàng từ nhà cung cấp không được phép
21.1 Bảo mật vật lý của séc trắng và máy ký séc
11 Kickbacks 21.2 Kế toán định kỳ đánh số tuần tự của tất cả các séc bởi thủ quỹ
Hệ thông thông tin kếtoán
Hoạt động Đe dọa Kiểm soát
Nhận hàng 12 Chấp nhận các mặt hàng không đuợc đặt
21.3 Kiểm soát truy cập đến các thiết bị đầu cuối EFT
13 Lỗi trong việc đếm hàng
21.4 Sử dụng máy tính và trình duyệt chuyên dụng cho ngân hàng trực tuyến
14 Không xác nhận đã nhận dịch vụ
21,5 Dãy ACH trên tài khoản không được sử dụng đế thanh toán
15 Trộm cắp hàng tồn kho
21.6 Tách chức năng viết séc từ các khoản phải trả
16 Lỗi hóa đơn nhà cung cấp
21.7 Yêu cầu chữ ký kép trên séc lớn hơn một số tiền cụ thế
17 Lỗi trong việc chuyển sổ vào tài khoản phải trả
21.8 Đối chiếu thường xuyên tài khoản ngân hàng với số tiền được ghi trong sổ sách bởi ai đó độc lập với thủ tục giải ngân tiền mặt
18 Không tận dụng lợi thế của chiết khấu cho việc thanh toán kịp kỳ hạn
21.9 Hạn chế quyền truy cập vào tệp chính của nhà cung cấp
19 Trả tiền cho các mặt hàng không nhận được
21.10 Giới hạn số lượng nhân viên có khả năng tạo một lần nhà cung cấp và xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp một lần
21.11 Running petty cash as an imprest fund
Phê duyệt hóa đơn nhà cung cấp
21 Trộm cắp tiền 21.12 Kiểm toán bất ngờ của quỹ tiền mặt nhỏ
22 Sự thay đổi Séc 22.1 Máy bảo vệ séc
22.2 Sử dụng mực và giây in đặc biệt
22.3 Sắp xếp “Positive Pay" với các ngân hàng
23 Vấn đề về dòng tiền 23.1 Ngân sách dự báo dòng tiền
Hệ thông thông tin kếtoán
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
7.3.1 Đặt nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ
Hoạt động kinh doanh đầu tiên trong chu kỳ chi tiêu là đặt hàng tồn kho, hàng hóa hoặc dịch vụ Quá trình này bao gồm việc xác định sản phẩm cần mua, thời điểm và số lượng cần thiết, cùng với việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
XÁC ĐỊNH MUA CÁI GÌ, KHI NÀO VÀ MUA HÀNG BAO NHIÊU
Sổ sách hàng tồn kho không chính xác có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng cho tổ chức Vì vậy, kế toán viên và chuyên gia hệ thống cần nắm vững các thực tiễn tốt nhất trong quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong công việc.
Hệ thôhg thông tin kếtoán
Cách tiếp cận truyền thống trong quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc duy trì đủ lượng hàng dự trữ để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn, ngay cả khi có sự gia tăng tiêu thụ hoặc chậm trễ từ nhà cung cấp Phương pháp này được gọi là xác định số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), nhằm tính toán kích thước đơn hàng lý tưởng để giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến đặt hàng, vận chuyển và chi phí do thiếu hụt hàng tồn kho Chi phí đặt hàng bao gồm tất cả chi phí xử lý giao dịch mua, trong khi chi phí vận chuyển liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho, và chi phí thiếu hụt xuất phát từ việc mất doanh thu hoặc trì hoãn sản xuất do không đủ hàng.
Services (annotated to include threats)
Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào loại mặt hàng Đối với các sản phẩm có chi phí cao hoặc sử dụng nhiều như chip máy tính và màn hình, tất cả các loại chi phí đều được tính toán trong kế hoạch Ngược lại, với các mặt hàng giá rẻ hoặc sử dụng thấp như ốc vít và lò xo, chi phí đặt hàng và vận chuyển thường bị bỏ qua, mục tiêu chính là duy trì mức tồn kho đủ Kế hoạch EOQ giúp tính toán số lượng đặt hàng, trong khi điểm đặt hàng lại xác định thời điểm cần đặt hàng Các công ty thường xác định điểm đặt hàng lại dựa trên thời gian giao hàng và mong muốn có mức dự trữ an toàn để ứng phó với những biến động bất ngờ về nhu cầu.
Hệ thông thông tin kế toán
Cách tiếp cận truyền thống EOQ trong quản lý hàng tồn kho thường dẫn đến lượng hàng tồn kho lớn, trong khi tiền đầu tư vào hàng tồn kho không mang lại lợi nhuận Gần đây, nhiều công ty sản xuất lớn tại Mỹ như Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel, McDonnell Douglas và Delco Electronics đã giảm thiểu hoặc loại bỏ hàng tồn kho bằng cách áp dụng các phương pháp hoạch định yêu cầu hàng tồn kho (MRP) hoặc theo dõi hàng tồn kho tức thời (JIT).
Phương pháp hoạch định yêu cầu hàng tồn kho (MRP) nhằm giảm mức tồn kho cần thiết bằng cách nâng cao độ chính xác của kỹ thuật dự báo, từ đó cải thiện lịch trình mua hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất Chẳng hạn, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sử dụng MRP để dự báo doanh số và lập lịch trình chi tiết cho số lượng sản phẩm hoàn thành cần sản xuất trong khoảng thời gian nhất định, như ba tháng tới Lịch trình này xác định số lượng nguyên liệu, thành phần và vật tư cần thiết, cũng như thời điểm cần thiết trong quá trình sản xuất Nhờ vậy, hệ thống MRP giúp giảm thiểu sự không chắc chắn về thời điểm mua nguyên liệu, cho phép doanh nghiệp duy trì mức hàng tồn kho thấp hơn.
Phương pháp theo dõi hàng tồn kho tức thời (JIT)
Hệ thống Just-In-Time (JIT) nhằm giảm thiểu hoặc loại bỏ hàng tồn kho bằng cách sản xuất và mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế, thay vì dựa vào dự báo doanh số JIT đặc trưng bởi việc giao hàng thường xuyên với số lượng nhỏ, cho phép các nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp đến các địa điểm cụ thể khi có yêu cầu, thay vì giao hàng lớn không thường xuyên Điều này giúp các nhà máy sử dụng JIT có nhiều bến nhận, mỗi bến được phân công để nhận hàng hóa cần thiết tại các trung tâm làm việc gần đó.
Một sự khác biệt lớn giữa các hệ thống MRP và JIT là lập kế hoạch sản xuâ't
Hệ thống MRP lập kế hoạch sản xuất dựa trên dự báo doanh số bán hàng, nhằm tối ưu hóa số lượng hàng hóa và thành phẩm tồn kho.
Hệ thông thông tin kế toán
Hệ thống JIT (Just In Time) tập trung vào việc lập lịch sản xuất linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không chú trọng nhiều đến hàng tồn kho thành phẩm Tuy nhiên, cần đảm bảo đủ nguyên liệu để kịp thời điều chỉnh sản xuất Cả hai hệ thống MRP (Material Requirements Planning) và JIT đều có khả năng giảm chi phí và nâng cao hiệu quả Việc lựa chọn giữa hai hệ thống này phụ thuộc vào loại sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp Hệ thống MRP hoạt động hiệu quả hơn với các sản phẩm có thể dự đoán được nhu cầu, như hàng tiêu dùng chủ yếu Với những sản phẩm này, các công ty có thể lên kế hoạch mua hàng để giảm thiểu hàng tồn kho và rủi ro về tích trữ hàng hóa.
Hệ thống JIT rất hiệu quả cho các sản phẩm có vòng đời ngắn và nhu cầu khó dự đoán, như đồ trang trí liên quan đến phim Trong tình huống này, doanh nghiệp cần linh hoạt tăng tốc sản xuất để đáp ứng nhu cầu bất ngờ và nhanh chóng ngừng sản xuất nhằm tránh tích lũy hàng tồn kho lớn, điều này giúp giảm thiểu rủi ro phải giảm giá để giải phóng hàng hóa không còn nhu cầu.
Yêu cầu mua hàng hóa hoặc vật tư được kích hoạt bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc khi nhân viên nhận thấy sự thiếu hụt nguyên liệu Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tiên tiến, như của IBM và Ford, tự động tạo yêu cầu mua hàng khi số lượng mặt hàng giảm xuống dưới điểm đặt hàng lại Trong các công ty nhỏ, nhân viên thường chú ý đến mức tồn kho và yêu cầu đặt hàng lại khi cần thiết Ngay cả trong các công ty lớn, nhân viên cũng thường xuyên yêu cầu đặt hàng lại cho các đồ dùng văn phòng.
Hệ thông thông tin kê'toán
Nhu cầu mua hàng hóa dẫn đến việc tạo ra yêu cầu mua hàng, trong đó xác định người yêu cầu, địa điểm giao hàng và ngày cần thiết Yêu cầu này cũng chỉ rõ số mặt hàng, mô tả, số lượng và giá của từng mặt hàng, đồng thời có thể đề xuất nhà cung cấp Người phê duyệt yêu cầu mua hàng sẽ chỉ định phòng ban và số tài khoản chịu trách nhiệm cho việc mua sắm.
Hình minh họa 13-5 cho thấy một màn hình nhập dữ liệu yêu cầu mua hàng điển hình trong các hệ thống ERP, giúp giảm thiểu lượng dữ liệu phải nhập thủ công, từ đó cải thiện hiệu quả và độ chính xác Nhân viên chỉ cần hoàn thành thông tin về nhà cung cấp, ngày yêu cầu và địa điểm gửi hàng trong phần tiêu đề, cùng với số mặt hàng và số lượng yêu cầu trong phần chi tiết Hệ thống sẽ tự động lấy tất cả thông tin liên quan từ các tệp chính, cho thấy sự tương đồng trong thiết kế với màn hình nhập dữ liệu đơn hàng (xem Hình 12).
Sự cố ý này giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc nắm bắt cách thực hiện các nhiệm vụ công việc mới phát sinh từ các chương trình khuyến mãi hoặc chuyển nhượng.
NHỮNG MỐI ĐE DỌA VÀ KIÊM soát
Sổ sách hàng tồn kho không chính xác có thể gây ra thiếu hụt hàng tồn kho, dẫn đến mất doanh thu, hoặc thừa hàng tồn kho, làm tăng chi phí Để giảm thiểu rủi ro này, việc áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên là cần thiết để đảm bảo thông tin về hàng tồn kho luôn chính xác.