Luận án Tiến sĩ Thông tin Thư viện Quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam

CƠ SỞ LÝ LU Ậ N VÀ TH Ự C TI Ễ N V Ề QU Ả N LÝ TÀI LI Ệ U QUÝ HI Ế M T ẠI CÁC THƯ VIỆ N Ở VI Ệ T NAM

Những vấn đề chung về tài liệu quý hiếm

Tài liệu được hiểu từ nhiều khía cạnh khác nhau, nhưng chung quy lại, các định nghĩa đều thể hiện hai đặc điểm chính: hình thức và nội dung Hai yếu tố này phản ánh bản chất của tài liệu ở nhiều mức độ khác nhau.

Tài liệu được định nghĩa là một dạng văn bản, có thể là viết tay, in ấn hoặc điện tử, cung cấp thông tin hoặc chứng cứ, và thường được sử dụng làm hồ sơ chính thức Theo từ điển Oxford, tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và ghi nhận các chứng cứ cần thiết.

Theo định nghĩa của Hội Lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), tài liệu là "một tác phẩm viết hoặc in có tính chất pháp lý hoặc chính thức, có thể được sử dụng làm bằng chứng." Việc liệt kê các kỹ thuật tạo thành tài liệu thực tế gặp khó khăn trong việc khái quát đầy đủ sự phát triển của chúng trong quá khứ và tương lai.

Tài liệu được định nghĩa qua nhiều hình thức khác nhau, với từ điển Cambridge mô tả tài liệu là “một tờ giấy hoặc một tập giấy có chứa thông tin viết hoặc in” Trong khi đó, từ điển ngắn về Khoa học Thông tin Thư viện cho rằng tài liệu là thuật ngữ khái quát chỉ các phương tiện chứa thông tin như sách, ấn phẩm định kỳ, bản ghi âm, phim, đồ họa, và nhiều loại khác Mặc dù các định nghĩa này nhấn mạnh vào hình thức, nhưng vẫn chưa phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu.

Quan điểm tổng quát cả hình thức lẫn nội dung của tài liệu được thể hiện rõ qua ví dụ điển hình là Từ điển Thuật ngữ Thư viện - Thông tin học trực tuyến ODLIS.

Từ điển Thuật ngữ về Khoa học thông tin thư viện ALA và các chuyên gia thư viện xác định rõ ràng bản chất của tài liệu, bao gồm cả hình thức và nội dung Cụ thể, Từ điển ODLIS định nghĩa “tài liệu” là thuật ngữ chung chỉ các thực thể vật lý, bao gồm mọi dạng thức có ghi lại một phần hoặc toàn bộ tác phẩm nhằm mục đích truyền đạt hoặc lưu giữ tri thức.

Tài liệu, theo định nghĩa của từ điển ALA, là một thực thể vật chất bất kỳ chứa đựng toàn bộ hoặc một phần của tác phẩm hoặc nhiều tác phẩm khác nhau.

[112, tr.90] Nguyễn Yến Vân và Vũ Dương Thúy Ngà (2006) xác định tài liệu là

“những vật mang tin, trong đó có lưu giữ các thông tin” [49, tr.16] Phạm Văn

Theo Rính và Nguyễn Viết Nghĩa (2007), tài liệu được định nghĩa là những vật chứa thông tin với nhiều hình thức khác nhau, phục vụ cho các mục đích đa dạng của con người.

Tài liệu là sự kết hợp chặt chẽ giữa nội dung thông tin và hình thức vật chất, trong đó nội dung thông tin quyết định giá trị của tài liệu, còn hình thức vật chất là dạng thức tồn tại giúp bảo quản và sử dụng tài liệu Tóm lại, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi trên một dạng vật chất cụ thể có khả năng bảo quản và sử dụng.

Tài liệu được phân loại thành nhiều loại khác nhau dựa trên các thuộc tính như vật chất tạo thành (giấy, phim, từ tính, điện tử), tần suất xuất bản (xuất bản một lần hoặc nhiều kỳ), phương pháp ghi thông tin (viết tay, đánh máy, in ấn, ghi âm), mức độ xử lý thông tin (cấp I, cấp II), phạm vi phổ biến (công bố, không công bố) và mục đích sử dụng (chỉ đạo, giảng dạy, tra cứu, sản xuất, kinh doanh) Do đó, việc phân định giữa tài liệu thông thường và tài liệu quý hiếm cần dựa vào những thuộc tính này.

1.1.2.1 Định nghĩa tài liệu quý hiếm

Tài liệu quý hiếm là một chủ đề được nhiều lĩnh vực chú ý, với nhiều định nghĩa đa dạng Mỗi quan điểm về tài liệu quý hiếm thường nhấn mạnh các thuộc tính khác nhau, tùy thuộc vào cách tiếp cận của từng người.

Các chuyên gia trong lĩnh vực sưu tầm và kinh doanh sách cổ, quý hiếm nhấn mạnh rằng nhu cầu thị trường và giá cả là yếu tố quan trọng trong việc xác định giá trị của tài liệu Thomas E Congalton, một chuyên gia sưu tầm sách quý hiếm tại Hoa Kỳ, cho rằng sách hiếm thường liên quan đến những thời kỳ hoặc đặc trưng nhất định trong quá khứ Tuy nhiên, ngành kinh doanh sách hiếm hiện nay lại tập trung vào việc định giá bất kỳ loại sách nào, vượt ra ngoài giá trị thông tin của chúng Hiệp hội các nhà buôn sách cổ Hoa Kỳ (ABAA) cũng chỉ ra rằng giá trị của sách không chỉ dựa vào độ cũ, mà những ấn phẩm gần đây, như sách báo hay bản giới hạn, có thể có giá cao trên thị trường sách hiếm Theo Carter J (2004), tài liệu quý hiếm có thể bao gồm sách cổ, tài liệu hiếm, tài liệu quý và tài liệu đã qua sử dụng, với ranh giới giữa chúng thường khó xác định.

Các chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ưu tiên giá trị độc đáo và tiêu biểu của tài liệu, coi chúng như những bằng chứng gốc quan trọng Việc bảo tồn và phát huy giá trị này không chỉ giúp lưu giữ lịch sử mà còn hỗ trợ nghiên cứu và giáo dục trong tương lai.

Trong lĩnh vực lưu trữ, tài liệu lưu trữ quý hiếm được coi là những bằng chứng gốc có giá trị tiêu biểu Theo định nghĩa từ điển thuật ngữ của Hội Lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), tài liệu lưu trữ là những tài liệu được tạo ra hoặc nhận được bởi một tổ chức trong quá trình hoạt động của tổ chức đó.

Thông tin hoặc dữ liệu được lưu trữ trên các phương tiện nhằm mở rộng bộ nhớ con người và hỗ trợ trách nhiệm giải trình.

Qu ả n lý tài li ệ u quý hi ế m

1.2.1 Khái niệm quản lý tài liệu

Quản lý là một quá trình liên quan đến tổ chức, lập kế hoạch, kiểm soát, và điều khiển nhằm phối hợp các nguồn lực để đạt mục tiêu tổ chức Mặc dù đã xuất hiện từ sớm trong lịch sử, quản lý chỉ trở thành lĩnh vực nghiên cứu chính thức vào đầu thế kỷ 20, với ba trường phái chính: cổ điển, định lượng và hành vi tổ chức Mỗi trường phái có những ưu nhược điểm riêng, như trường phái cổ điển tập trung vào quy trình và quy tắc nhưng thiếu sự chú trọng đến yếu tố con người, trong khi trường phái hành vi tổ chức lại chú trọng đến con người nhưng ít quan tâm đến hoạt động của tổ chức.

Quản lý hiện đại được coi là một hoạt động phức tạp, không chỉ dựa vào quy tắc và thủ tục, mà còn chú trọng đến các yếu tố xã hội và mối quan hệ trong tổ chức Tổ chức được xem như một tổng thể, nơi mà các hoạt động của nhóm và cá nhân đều hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, theo quan điểm của Velasquez D.L.

(2013) [151], Robbins S và những người khác (2014) [130], quản lý dựa trên ba cơ sở: lý thuyết hệ thống, lý thuyết tình huống và lý thuyết chất lượng

Lý thuyết hệ thống xác định tổ chức là một tổng thể gồm các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau như cá nhân, nhóm, thái độ, động cơ, cấu trúc, tương tác, mục tiêu, địa vị và quyền hạn Tổ chức được xem như một cơ cấu mở, chịu tác động từ cả môi trường bên trong và bên ngoài Quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối hoạt động của các bộ phận liên kết chặt chẽ nhằm đạt được mục tiêu chung.

Lý thuyết tình huống nhấn mạnh rằng tổ chức cần liên tục học hỏi và cải tiến để thích ứng và phát triển trong môi trường thay đổi Nhà quản lý không thể chỉ dựa vào các nguyên tắc cứng nhắc mà cần linh hoạt áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để đối phó với sự biến động.

Lý thuyết chất lượng nhấn mạnh tầm quan trọng của tổ chức đối với cá nhân, chú trọng vào chất lượng công việc và sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong quá trình cải tiến tổ chức Để đạt được điều này, tổ chức cần liên tục học hỏi và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Theo quan điểm hiện đại, hoạt động quản lý bao gồm bốn yếu tố cơ bản: chủ thể quản lý, khách thể quản lý, mục đích quản lý và môi trường Chủ thể, có thể là cá nhân hoặc tổ chức, thực hiện quản lý thông qua các nguyên tắc, công cụ và phương pháp phù hợp Khách thể là đối tượng chịu tác động từ hoạt động quản lý Quá trình quản lý diễn ra trong một môi trường cụ thể với các điều kiện và hoàn cảnh nhất định Cuối cùng, hoạt động quản lý luôn hướng tới việc đạt được mục tiêu của cá nhân hoặc tổ chức.

Quản lý hiện đại được chia thành hai cấp độ chính: quản lý vĩ mô, liên quan đến quản lý nhà nước với nhiệm vụ hoạch định chính sách và phương hướng phát triển cho các lĩnh vực và ngành nghề cụ thể; và quản lý vi mô, tập trung vào việc điều hành hoạt động của một tổ chức một cách chuyên sâu hơn.

Quản lý, theo quan điểm hiện đại, là hoạt động tác động lên đối tượng quản lý thông qua các nguyên tắc, công cụ và phương pháp phù hợp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường biến đổi Quản lý chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, do đó, khi hoàn cảnh thay đổi, cần điều chỉnh nguyên tắc, mô hình, công cụ và phương pháp quản lý để tổ chức có thể thích nghi và đáp ứng yêu cầu mới.

Quản lý thư viện được chia thành hai cấp độ: vĩ mô và vi mô Ở cấp độ vĩ mô, quản lý thư viện bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược, quy hoạch mạng lưới, ban hành văn bản pháp quy, đầu tư kinh phí, đào tạo nhân lực, nghiên cứu và ứng dụng khoa học, hợp tác quốc tế, thanh kiểm tra và phối hợp với các tổ chức khác Trong khi đó, cấp độ vi mô tập trung vào quản lý tổ chức thư viện với bốn yếu tố cơ bản: tài liệu, người sử dụng, cơ sở vật chất kỹ thuật và nhân viên thư viện Mục tiêu chính của quản lý thư viện là đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng thông qua các bộ sưu tập tài liệu.

Quản lý thư viện, theo quan điểm vi mô, đã được nhiều nghiên cứu nhận định và ALA định nghĩa là “thực hành quản lý một thư viện”.

Quản lý thư viện là quá trình kiểm soát và giám sát các hoạt động của thư viện hoặc hệ thống thư viện, bao gồm lập kế hoạch, phân bổ ngân sách, hoạch định chính sách, quản lý nhân sự, quan hệ công chúng và đánh giá chương trình Theo Nguyễn Tiến Hiển và Nguyễn Thị Lan Thanh, quản lý thư viện còn bao gồm việc quản lý con người, vốn tài liệu và cơ sở vật chất Nguyễn Văn Thiên nhấn mạnh rằng chủ thể quản lý là cán bộ quản lý, trong khi khách thể quản lý là nhân viên cấp dưới và các yếu tố liên quan đến hoạt động chuyên môn, cơ sở vật chất và trang thiết bị.

Quản lý thư viện là một quá trình tổng thể bao gồm việc quản lý nhân viên, tổ chức các hoạt động chuyên môn như xử lý và cung cấp thông tin, cũng như quản lý người sử dụng Bên cạnh đó, quản lý thư viện còn liên quan đến việc duy trì và phát triển các bộ sưu tập tài liệu, cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho nhu cầu của người dùng.

Quan điểm quản lý thư viện nêu trên cho phép nhận định quản lý tài liệu thư viện là một bộ phận của quản lý thư viện

Hình 1.1: Vòng đời của tài liệu thư viện

Tài liệu trong thư viện trải qua một chu trình khép kín, hay còn gọi là vòng đời của tài liệu Mỗi giai đoạn trong chu trình này, tài liệu và bộ sưu tập tài liệu được tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau nhằm đảm bảo chất lượng của bộ sưu tập và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Các phương thức này đã được nghiên cứu và phân tích bởi nhiều chuyên gia trong lĩnh vực thư viện.

Disher W T., Johnson P và ALA đã đề cập đến nhiều khía cạnh quan trọng trong việc xây dựng và phát triển bộ sưu tập, bao gồm thanh lọc, lưu trữ và bảo quản tài liệu Họ cũng nhấn mạnh vai trò của quảng bá và marketing bộ sưu tập cùng với việc đánh giá dịch vụ và trải nghiệm người dùng Quản lý ngân sách và kêu gọi tài trợ là những yếu tố cần thiết, bên cạnh việc phân phối tài liệu và thông tin Cuối cùng, hợp tác với các thư viện khác để chia sẻ tài nguyên và phát triển bộ sưu tập là điều không thể thiếu.

Theo Branin J., Groen F., & Thorin S (2000), thư viện hiện đại không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà còn thực hiện nhiệm vụ quản lý thông tin để đáp ứng nhu cầu người sử dụng Middleton M (2002) định nghĩa quản lý thông tin là các thủ tục nhằm tối ưu hóa việc sử dụng thông tin Bách khoa toàn thư Khoa học Thông tin Thư viện (2017) mô tả quản lý thông tin như việc quản lý các quá trình và hệ thống liên quan đến việc tạo lập, bổ sung, tổ chức, lưu trữ, phân phối và sử dụng thông tin, nhằm hỗ trợ cá nhân và tổ chức truy cập và xử lý thông tin hiệu quả Detlor B (2010) nhấn mạnh rằng quản lý thông tin bao gồm việc quản lý các bộ sưu tập thông tin như sách và ấn phẩm.

Phát triển bộ sưu tập

Đặc điểm tài liệu quý hiếm, đối tượng sử dụng và yêu cầu đặt ra đối với quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam

1.3.1 Đặc điểm của tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam

Thư viện Việt Nam hiện đang bảo tồn hàng trăm nghìn tài liệu quý hiếm, bao gồm nhiều tài liệu cổ có giá trị lớn (Phụ lục 7, tr.218).

Biểu đồ 1.1: Tỉlệ ngôn ngữ của tài liệu quý hiếm

Tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam có sự đa dạng ngôn ngữ, bao gồm Tiếng Việt (chữ Nôm, chữ Quốc ngữ), Tiếng dân tộc thiểu số (Thái cổ, Dao cổ), Tiếng Trung Quốc (chữ Hán), Tiếng Nhật Bản, và Tiếng Latin (chủ yếu là chữ Pháp cùng một số ngôn ngữ khác như Anh, Đức, Ý, Tây Ban Nha, Hà Lan) Ngoài ra, còn có một số ngôn ngữ hiếm gặp như Phạn, Ả Rập, Lào, Khơ me, Mông cổ Do chưa có thống kê đầy đủ và một số tài liệu sử dụng nhiều ngôn ngữ hỗn hợp, số liệu ước tính được thể hiện trong Biểu đồ 1.1, cho thấy tài liệu Hán Nôm chiếm 35% và tài liệu Latin, chủ yếu là tiếng Pháp, chiếm 37%, cho thấy sự ưu thế rõ rệt của hai nhóm tài liệu này.

Thư viện Việt Nam sở hữu nhiều loại tài liệu quý hiếm đa dạng, bao gồm các ấn phẩm gần gũi với đương đại như sách, báo, tạp chí, bản đồ và ảnh Ngoài ra, còn có những tài liệu độc đáo như sách Hán Nôm, sách chữ Thái cổ, cùng các tài liệu hành chính từ thời phong kiến và thời kỳ Pháp thuộc.

Hán Nôm Quốc ngữ Dân tộc thiểu số Latin

Sách Hán Nôm là tài liệu quý hiếm có mặt tại hầu hết các thư viện ở Việt Nam, với kho sách phong phú nhất tại Thư viện Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện Khoa học Xã hội Phần lớn các sách Hán Nôm được lưu giữ có nguồn gốc từ thế kỷ 16 và 17, chủ yếu là bản chép tay, trong khi chỉ có một số ít được in bằng phương pháp khắc ván.

Sách chữ Thái cổ và Dao cổ là những tác phẩm viết tay phổ biến trong cộng đồng người Thái và người Dao từ thế kỷ 19 trở về trước Hiện nay, các bộ sưu tập sách này được bảo tồn tại một số thư viện và bảo tàng ở các tỉnh như Sơn La, Điện Biên, và Nghệ An Đặc biệt, Thư viện tỉnh Sơn La sở hữu bộ sưu tập sách chữ Thái và Dao cổ lớn nhất với 1.883 cuốn.

Sách cổ của Trung Quốc và Nhật Bản hiện đang được lưu giữ chủ yếu tại Thư viện Khoa học Xã hội (TVKHXH), trong khi một số ít bản sao của sách Trung Quốc cũng được bảo quản tại Thư viện Văn hóa Nghệ thuật (TVVNCHN).

Sách Latin chủ yếu tập trung tại các thư viện lớn, như Thư viện Quốc gia Việt Nam với bộ sưu tập tài liệu Đông Dương và Thư viện Khoa học Xã hội, nơi có kho sách Latin bao gồm nhiều tài liệu từ thời kỳ Pháp thuộc, trong đó có những cuốn sách ra đời từ thế kỷ 16 và 17.

Các bộ sưu tập báo chí cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 đóng vai trò quan trọng trong kho tài liệu quý hiếm tại một số thư viện Việt Nam Những ấn phẩm này bao gồm nhiều thể loại như nhật báo, tuần báo, công báo, tập san và tạp chí chuyên ngành, chủ yếu được xuất bản bằng tiếng Pháp Bộ sưu tập báo chí quý hiếm đầy đủ nhất hiện nay nằm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN).

(3) M ộ t s ố lo ạ i t à i li ệ u quý hiếm khác

Hương ước là những quy tắc ứng xử bắt buộc được soạn thảo bởi tập thể quan viên và chức sắc của làng xã, nhằm điều chỉnh hành vi trong cộng đồng Mặc dù hương ước ra đời trong thời kỳ phong kiến, nhưng chúng được biên soạn và phát triển mạnh mẽ hơn dưới thời thuộc Pháp Hiện nay, kho hương ước lớn nhất được lưu giữ tại Thư viện Văn hóa Việt Nam và Thư viện Khoa học Xã hội.

Thần tích và thần sắc là hai khái niệm quan trọng trong việc thờ cúng tại các thôn, xã Thần tích đề cập đến những câu chuyện về các vị thần được thờ phụng, trong khi thần sắc là đạo sắc do nhà nước phong kiến cấp cho địa phương để quản lý việc thờ cúng Kho thần tích và thần sắc tiêu biểu hiện được lưu giữ tại Thư viện Khoa học Xã hội và một số thư viện khác như Thư viện Văn hóa Nghệ thuật Quốc gia, Thư viện Quốc gia Việt Nam, và các thư viện tỉnh, thành phố.

Địa bạ là tài liệu ghi chép các bản kê khai ruộng đất tại các thôn xã, được thực hiện trong thời kỳ triều Lê và triều Nguyễn, nhằm làm cơ sở cho việc thu thuế nông nghiệp.

Cổ chỉ là thuật ngữ chỉ nhiều loại tài liệu liên quan đến thôn, xã, bao gồm lệnh chỉ, thượng dụ, khải, tấu, đinh bạ, thuế khóa, gia phả, sách mo, các khoa cúng, và bí quyết tu hành của Phật giáo Xã chí là các tài liệu điều tra địa chí của thôn, xã, và những tài liệu này được lưu giữ tại một số thư viện, tiêu biểu như Thư viện Việt Nam Cộng Hòa tại Hà Nội.

Các thư viện Việt Nam hiện đang lưu giữ một số lượng lớn bản đồ quý hiếm, bao gồm bản đồ biên giới Việt - Trung, bản đồ kinh tế, hành chính, và địa tầng sông ngòi Những bản đồ này có nhiều kích thước, tỷ lệ khác nhau, trong đó nổi bật là các bản đồ độc bản từ thế kỷ 19 có tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Xã hội, Thư viện Hà Nội và Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.

Kho ảnh quý hiếm lớn nhất Việt Nam hiện đang được lưu giữ tại Thư viện Khoa học Xã hội (TVKHXH) Trong số đó, bộ phông ảnh EFEO từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20 nổi bật với gần 20 chủ đề phong phú về Việt Nam và các nước Đông Dương Ngoài ra, các bộ sưu tập ảnh xưa cũng được bảo tồn tại một số thư viện khác như Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN), Thư viện Hà Nội (TVHN) và Thư viện Hồ Chí Minh (TVHCM).

Ngoài các loại hình tài liệu chính, thư viện Việt Nam còn lưu giữ một số lượng ít bản thảo, tờ rời, luận văn, tranh, đĩa hát và phim Biểu đồ 1.2 minh họa sự đa dạng của các loại tài liệu quý hiếm, trong đó tài liệu Hán Nôm và tài liệu Pháp chiếm ưu thế về số lượng.

Biểu đồ 1.2: Tỉlệ loại hình tài liệu quý hiếm

Báo chíTài liệu quý hiếm khác

* Vật liệu tạo thành tài liệu

TH Ự C TR Ạ NG QU Ả N LÝ TÀI LI Ệ U QUÝ HI Ế M T ẠI CÁC THƯ

Phát tri ể n b ộ sưu tậ p tài li ệ u quý hi ế m

2.1.1 Chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm

Chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm được thể hiện qua việc xây dựng, ban hành chính sách, kế hoạch phát triển bộ sưu tập

Biểu đồ 2.1: Thực trạng chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm

Biểu đồ 2.1 phản ánh tình hình xây dựng và ban hành chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm tại các thư viện Mặc dù việc xây dựng chính sách và lập kế hoạch phát triển bộ sưu tập tài liệu đã được chú trọng, nhưng sự quan tâm đối với phát triển sưu tập tài liệu quý hiếm vẫn chưa đầy đủ Chỉ có 50% thư viện được khảo sát đã ban hành chính sách bổ sung liên quan đến tài liệu quý hiếm, trong khi 28.6% thư viện có kế hoạch bổ sung tài liệu này Các thư viện chủ yếu có chức năng sưu tầm, thu thập thư tịch dân tộc như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Tổng hợp và các thư viện tỉnh, thành phố.

Chính sách phát triển bộ sưu tập tại các thư viện hiện chưa hoàn thiện, dẫn đến việc xây dựng tiêu chí lựa chọn và thẩm định tài liệu quý hiếm chưa được chú trọng Theo thống kê, chỉ 57.1% thư viện khảo sát có tiêu chí sưu tầm tài liệu quý hiếm, nhưng các tiêu chí này còn đơn giản, chung chung và không được văn bản hóa Hơn nữa, tại 78.6% thư viện, việc hợp tác giữa các thư viện trong việc chia sẻ nguồn lực và tài liệu quý hiếm vẫn chưa được thực hiện hiệu quả.

Chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm cần được ban hành để xây dựng kế hoạch bổ sung cho các viện và cơ quan liên quan Hiện tại, việc triển khai sưu tập tài liệu quý hiếm diễn ra ở nhiều mức độ khác nhau, nhưng chủ yếu mang tính tự phát và thiếu hệ thống Nghiên cứu chỉ ra rằng nguyên nhân của tình trạng này là do việc tiếp nhận sưu tập từ các đơn vị tiền nhiệm, cũng như việc thư viện không có chức năng ưu tiên trong việc sưu tầm và thu thập tài liệu Hơn nữa, một số thư viện chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của chính sách phát triển bộ sưu tập, dẫn đến sự thiếu hụt trong quản lý và phát triển tài liệu quý hiếm.

Do ảnh hưởng của lịch sử, tài liệu từ thời phong kiến và thực dân hiện đang phân tán ở nhiều nơi Các tài liệu quý hiếm được bảo quản trong thư viện, nhưng các bộ sưu tập vẫn chưa đầy đủ Trung tâm tài liệu Hán Nôm lớn nhất, TVVNCHN, chỉ mới thu thập được khoảng 70% tài liệu Hán Nôm còn lại Tương tự, TVQGVN, nơi lưu giữ tài liệu Đông Dương phong phú nhất, cũng thiếu nhiều tài liệu có giá trị Để mở rộng bộ sưu tập, các thư viện đã áp dụng nhiều phương thức như tiếp nhận khi thành lập, sưu tầm, nhận tặng biếu, và hợp tác với các thư viện khác.

* Tiếp nhận khi thành lập

Đầu thế kỷ 20 đánh dấu sự khởi đầu của việc điều tra, thu thập và lưu giữ tài liệu một cách có hệ thống trên quy mô lớn Kết quả là một phần đáng kể tài liệu đã được chuyển giao cho các thư viện mới thành lập hoặc tiếp quản, tạo nên các sưu tập quan trọng tại 28.6% thư viện được khảo sát Đây cũng là những thư viện sở hữu lượng tài liệu quý hiếm lớn nhất tại Việt Nam.

Thư viện Quốc gia Việt Nam, được thành lập vào năm 1922 theo Nghị định của Toàn quyền Đông Dương, đã tiếp nhận và lưu giữ ấn phẩm từ các nhà xuất bản và nhà in trên toàn Đông Dương Sau năm 1954, tài liệu chuyển giao đã hình thành nên bộ sưu tập Đông Dương quý hiếm, góp phần làm phong phú thêm di sản văn hóa của Thư viện Quốc gia.

Sau khi tiếp quản Thủ đô, TVQGVN đã nhận thêm sách Hán Nôm từ thư viện Văn phòng Trung ương cùng với nhiều cơ quan và cá nhân khác.

Thư viện Khoa học Xã hội, thuộc Viện Thông tin Khoa học Xã hội của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, được thành lập vào năm 1901 và có nguồn gốc từ Học viện Viễn Đông Bác Cổ.

EFEO đã thành lập một thư viện nhằm thu thập tài liệu quý giá về Đông Dương và Viễn Đông Năm 1957, tổ chức này đã bàn giao cho chính quyền Việt Nam tổng cộng 36.000 tác phẩm bằng ngôn ngữ châu Âu, hơn 1.000 tác phẩm bằng tiếng Việt, 2.000 bản đồ và hơn 70.000 bức ảnh Ngoài ra, còn có 33.000 bản viết tay chữ Hán, 4.000 bản chữ Nôm và 10.000 bản chữ Nhật, cùng với 25.000 bản văn khắc và gần 9.000 hương ước bằng chữ Việt và Hán Tất cả số tài liệu này đã được Thư viện Khoa học Trung ương, sau này là Thư viện Khoa học Xã hội, tiếp nhận và quản lý.

- Thư viện Viện Nghiên cứu Hán Nôm (Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt

Năm 1958, Thư viện Khoa học Trung ương đã tiếp nhận bộ sách Hán Nôm từ EFEO, tiếp theo là sách từ Đại học Tổng hợp và kho sách Hoàng Xuân Hãn Đến năm 1968, toàn bộ sách Hán Nôm được chuyển về Thư viện Khoa học Xã hội (TVKHXH), và sau đó, TVKHXH còn tiếp nhận thêm sách từ một số thư viện trong nước.

Vào năm 1982, Viện Nghiên cứu Hàn Nôm (VNCHN) được giao nhiệm vụ quản lý kho Hán Nôm của Trung tâm Khoa học Xã hội, bao gồm 16.500 cuốn sách, 21.000 bản thác, 430 thần sắc, 540 thần tích, 650 tục lệ hương ước, 500 địa bạ, 100 xã chí và 5.000 tài liệu cổ từ Trung Quốc.

Từ năm 1978, Hội nghị “Vấn đề thư tịch Hán Nôm” đã nhấn mạnh sự cần thiết phải khẩn trương sưu tầm tài liệu Hán Nôm trước nguy cơ mất mát vĩnh viễn Kể từ đó, việc thu thập tài liệu quý hiếm đã được chú trọng, với nhiều đợt sưu tầm, thu mua, và số hóa tài liệu được thực hiện bởi các thư viện, nhờ sự hợp tác với các chuyên gia và nhà nghiên cứu Hoạt động sưu tầm hiệu quả nhất thuộc về VNCHN, với nhiều chương trình quy mô lớn trong và ngoài nước, đã hoàn thành việc điều tra sưu tầm ở 23 tỉnh miền Bắc, bổ sung hơn 2.000 sách Hán Nôm và 46.902 thác bản Kể từ năm 2005, Viện cũng đã chú trọng đến việc sưu tầm tài liệu Hán Nôm ở nước ngoài, thu được nhiều phiên bản giá trị.

TVQGVN đã triển khai nhiều biện pháp để sưu tầm và bổ sung tài liệu Việt Nam xuất bản trước năm 1945 thông qua các kênh trong và ngoài nước Đối với tài liệu Hán Nôm, sau năm 1954, thư viện đã thông báo thu mua qua các phương tiện thông tin đại chúng và tiến hành sưu tầm từ cộng đồng Kết quả là kho sách Hán Nôm quý hiếm đã được hình thành và đưa vào chế độ bảo quản, phục vụ đặc biệt.

Nhờ vào việc sưu tầm, nhiều thư viện tại các tỉnh, thành phố và viện nghiên cứu đã hình thành bộ sưu tập tài liệu quý hiếm Điển hình như Thư viện HCM thường xuyên triển khai chương trình sưu tầm và số hóa tài liệu Hán Nôm, thu được gần 400.000 trang tài liệu quý, bao gồm sắc chiếu chỉ dụ và bản chép tay cổ Các thư viện tỉnh, thành phố cũng tích cực xây dựng kho tài liệu địa chí, với Thư viện Hà Nội thu thập hơn 1.300 tài liệu Hán Nôm, Thư viện Thái Bình thu thập 1.000 tài liệu Hán Nôm, và Thư viện tỉnh Sơn La thu thập 1.883 tài liệu cổ về dân tộc Thái, Dao.

Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ mức độ sưu tầm tài liệu quý hiếm

Hiện nay, nhiều thư viện, bao gồm TVQGVN và VNCHN, đang tích cực sưu tầm tài liệu quý hiếm từ nhân dân để bảo tồn di sản dân tộc Việc này được thực hiện theo quy định nhằm bổ sung và giữ gìn các tài liệu giá trị cho các thư viện tỉnh, thành phố.

Xử lý tài liệu quý hiếm

Khâu xử lý kỹ thuật tài liệu quý hiếm đã được thực hiện tại 100% thư viện khảo sát, bao gồm việc đăng ký cá biệt, đóng dấu và dán nhãn để ghi nhận quyền sở hữu Tài liệu gốc được bảo vệ bằng cách đóng bìa và dán nhãn lên bìa đóng, trang lót hoặc hộp đựng, nhằm tránh hư hại Các dấu và ký hiệu được ghi trên trang đầu tài liệu Tuy nhiên, việc gán mã vạch và chỉ mục cho tài liệu quý hiếm chỉ mới được thí điểm tại một số thư viện như TVQGVN và TVVNCHN.

Kết quả phỏng vấn và khảo sát cho thấy vẫn còn tình trạng tồn đọng tài liệu quý hiếm chưa được xử lý kỹ thuật, với 7.1% thư viện khảo sát có bộ sưu tập chưa hoàn tất Tình trạng này không phải hiếm gặp ở nhiều thư viện trên thế giới do khó khăn về kinh phí và nhân lực Nếu không khẩn trương xử lý, những tài liệu này sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý và khai thác hiệu quả.

Tất cả các thư viện được khảo sát đã áp dụng việc xử lý tài liệu quý hiếm, tuy nhiên, vẫn còn một tỷ lệ nhất định tài liệu quý hiếm chưa được biên mục, đặc biệt ở các nhóm thư viện công cộng, chuyên ngành và đại học.

Hiện nay, các thư viện vẫn chưa thống nhất về quy trình và chuẩn biên mục Theo khảo sát, 93.3% thư viện xử lý tài liệu quý hiếm theo quy trình tương tự như tài liệu thông thường Trong đó, 64.3% thư viện áp dụng tiêu chuẩn ISBD, 28.6% sử dụng AACR2, và riêng Thư viện Việt Nam Cộng hòa chọn quy tắc riêng để biên mục tài liệu Hán Nôm.

Biểu đồ 2.4: Tỉ lệước lượngtài liệu quý hiếm chưa xử lý

Trong nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu, 100% thư viện khảo sát đã sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp, trong khi 63.4% áp dụng phần mềm thư viện số Tuy nhiên, sự đa dạng trong việc sử dụng phần mềm và các tiêu chuẩn áp dụng vẫn chưa được thống nhất.

Theo khảo sát, 86% thư viện đã thực hiện biên mục tài liệu quý hiếm, chủ yếu là biên mục giản lược với các thông tin cơ bản như tác giả, nhan đề, thông tin xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) và mô tả vật lý (số trang, minh họa, khổ cỡ) Bên cạnh đó, tùy vào từng thư viện và loại tài liệu, việc biên mục có thể được thực hiện theo cách riêng, bổ sung thêm thông tin như nhan đề dịch.

Thư viện quốc gia, thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành và thư viện đại học đều cần chuyển đổi tài liệu sang chữ Quốc ngữ, bao gồm nhan đề chính, loại tài liệu (số, điện tử, giấy), kiểu tài liệu (chép tay, in), ngôn ngữ và nội dung (phân loại, chủ đề, từ khóa).

* Biên mục mô tảtài liệu dạng sách

Tài liệu Latin, với nhiều điểm tương đồng với tài liệu hiện hành, đã được các thư viện biên mục theo thông lệ và bổ sung thêm thông tin về ngôn ngữ Tuy nhiên, kết quả khảo sát ngẫu nhiên qua OPAC cho thấy sự không đồng nhất trong mức độ chi tiết và thông tin biên mục giữa các thư viện.

Để xử lý tài liệu Hán Nôm, người biên mục cần có kiến thức về thư tịch và khả năng sử dụng chữ Hán, chữ Nôm Tuy nhiên, chỉ có 7.7% thư viện ngoài TVVNCHN có nhân sự đáp ứng yêu cầu này Kết quả biên mục hiện nay chủ yếu dựa vào việc mời chuyên gia Hán Nôm hoặc tiếp nhận kết quả từ TVVNCHN và các bản thư mục do chuyên gia biên soạn.

Biên mục giản lược chiếm 61.5% trong các thư viện, cung cấp thông tin thư mục cơ bản cùng với ghi chú về dạng bản (photo, số hóa), kiểu tài liệu (chép tay hoặc in ấn) và chữ viết (tiếng Việt hoặc Hán/Nôm) Hình thức biên mục này thường thấy ở các thư viện tỉnh và thành phố, nơi tài liệu chủ yếu là bản photo được thu thập từ các thư viện Hán Nôm lớn.

Thư viện đã cung cấp thông tin chi tiết về các tài liệu quý hiếm, chiếm 23.1% tổng biên mục Cụ thể, TVQGVN ghi nhận nhan đề bằng chữ Hán Nôm và Quốc ngữ, kiểu tài liệu (chép tay hoặc in), tình trạng và đặc điểm tài liệu, cùng thông tin trùng bản TVHCM bổ sung thông tin tóm tắt như tiêu đề, nội dung soạn thảo, năm soạn và hiện trạng tài liệu Trong khi đó, TVKHXH tập trung mô tả các thông tin đặc thù liên quan đến thần tích, như tên làng, tổng huyện, tên Nôm của làng, và ghi chú về số lượng sắc phong cũng như phương thức thực hiện bằng chữ Hán hoặc chữ Nôm.

Việc biên mục tài liệu Hán Nôm được thực hiện khoa học tại TVVNCHN, với sự hợp tác giữa VNCHN và EFEO Pháp Hai đơn vị này đã biên soạn bộ “Di sản Hán Nôm Việt Nam - thư mục đề yếu”, nhằm mô tả đầy đủ và chính xác các thông tin đặc trưng của tài liệu Hán Nôm Bộ thư mục còn cung cấp tiêu chuẩn mô tả cho loại tài liệu này.

Nôm với 6 vùng mô tả chi tiết theo tinh thần của các quy tắc biên mục thông dụng như ISBD và AACR2 (Phụ lục 3, tr.207)

Tại các thư viện, tài liệu quý hiếm không phải sách thường bị mô tả một cách giản lược và chưa thống nhất, dẫn đến việc thiếu sót thông tin đặc thù Cụ thể, qua khảo sát, tài liệu ảnh thường không được biên mục đầy đủ, thiếu nhiều thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm chụp, và nguồn gốc xuất xứ.

Kết quả khảo sát cho thấy việc biên mục tài liệu quý hiếm tại các thư viện chưa đồng nhất và chưa đầy đủ thông tin quan trọng Một biểu ghi tài liệu quý hiếm cần cung cấp thông tin mà người dùng, đặc biệt là học giả và nhà nghiên cứu, quan tâm như lai lịch tài liệu (nguồn gốc, thời gian, người sưu tầm), quy cách đóng quyển, tình trạng tài liệu, loại mực viết và loại giấy Hiện tại, những thông tin này vẫn chưa có trong biểu ghi tài liệu quý hiếm của các thư viện.

Tình trạngtài liệu được biên mục chưa chính xác còn tồn tại Chẳng hạn, bản

Bản đồ "Nam Việt" (HHN271) của TVHN là tài liệu photocopy từ VNCHN Khi so sánh với cơ sở dữ liệu của VNCHN, tài liệu này được ghi nhận với tiêu đề chính là "Hồng Đức bản đồ", trong đó "Nam Việt bản đồ" được xem như một dị bản của tài liệu gốc.

Lưu trữ thông tin về tài liệu quý hiếm

Kết quả xử lý tài liệu quý hiếm của các thư viện được lưu trữ trong hệ thống công cụ tra cứu khá đa dạng (Biểu đồ 2.5)

Biểu đồ 2.5: Tỉlệ cáccông cụ tra cứu thông tin tài liệu quý hiếm

Nhờ công nghệ hiện đại, mục lục phiếu đã được thay thế bằng công cụ tra cứu tiên tiến hơn, trong khi nhiều thư viện không còn cập nhật mục lục phiếu Tuy nhiên, 14.3% thư viện được khảo sát vẫn duy trì mục lục phiếu cho tài liệu quý hiếm, mặc dù chúng không hoàn chỉnh và không bao quát toàn bộ kho tài liệu quý giá.

Các thư viện lớn đã nỗ lực biên soạn thư mục để giới thiệu những tài liệu quý hiếm quan trọng (Phụ lục 4, tr.209) Kết quả khảo sát cho thấy thư mục tài liệu Hán Nôm được chú trọng xây dựng hơn so với các loại tài liệu quý hiếm khác.

* Thư mục tài liệu Hán Nôm

Thư mục tài liệu Hán Nôm được biên soạn gồm 2 loại sau:

Các thư mục tổng hợp cung cấp thông tin về tài liệu Hán Nôm và tài liệu tại các thư viện Trong số đó, "Di sản Hán Nôm Việt Nam - Thư mục đề yếu và Bổ di" được coi là bộ thư mục lớn nhất, phản ánh đầy đủ tình hình thư tịch Hán Nôm tại Việt Nam Bộ thư mục này hiện đang được lưu giữ tại VNCHN và TVQGVN, đồng thời là thư mục Hán Nôm duy nhất có khả năng tra cứu trực tuyến.

Mục lục phiếu Thư mục Mục lục đọc máy tại thư viện

OPAC CSDL toàn văn CSDL dùng chung

Các bộ thư mục tổng hợp về tài liệu Hán Nôm thường được biên soạn tại các thư viện và trung tâm lớn như TVQGVN, VTTKHXH và VNCHN Đặc điểm chung của những thư mục này là thống kê và phản ánh tình hình bảo quản tài liệu Hán Nôm tại từng thư viện vào thời điểm biên soạn.

Thư mục chuyên đề cung cấp cái nhìn tổng quan về các sưu tập tài liệu Hán Nôm phong phú, bao gồm văn bia, thác bản văn khắc, Nho giáo, sách Hán Nôm của các dân tộc thiểu số, thư tịch y dược cổ truyền và địa chí Nổi bật trong số đó là bộ Thư mục thác bản văn khắc Hán Nôm, thể hiện sự đa dạng và giá trị của di sản văn hóa Hán Nôm.

Việt Nam lưu giữ toàn bộ vốn thác bản văn khắc tại VNCHN, với các sưu tập Hán Nôm phong phú tại các thư viện Những sưu tập này sẽ là cơ sở quan trọng để biên soạn thư mục chuyên đề, giới thiệu về trữ lượng và giá trị tài liệu, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của người sử dụng.

Việc biên soạn thư mục chuyên đề là một ưu thế nổi bật của các thư viện và trung tâm tài liệu quý hiếm, đặc biệt là tại các cơ quan nghiên cứu chuyên môn như VNCHN.

* Thư mục các tài liệu quý hiếm khác

Một số công trình thư mục đã được biên soạn để phản ánh các loại tài liệu quý hiếm đa dạng, bao gồm thư mục ảnh, hương ước, thần tích, thần sắc, thư mục sách Nhật Bản, thư mục Trung Quốc cổ của TVKHXH, và thư mục ảnh Hà Nội xưa của TVHN Gần đây, Trung tâm Bảo tồn cũng đã hoàn thành thư mục sắc phong triều Nguyễn.

Di tích Cố đô Huế, TVHCM và TVTTH phối hợp biên soạn

So với tài liệu Hán Nôm, thư mục tài liệu Latin tại Việt Nam vẫn còn hạn chế Mặc dù một số thư mục địa chí của các thư viện đã giới thiệu tài liệu Latin quý hiếm, nhưng số lượng vẫn chưa nhiều.

Hiện nay, 71.4% thư viện khảo sát cho thấy thư mục tài liệu quý hiếm là công cụ quan trọng giới thiệu kho di sản đến người dùng Nghiên cứu và biên soạn thư mục quý hiếm là cần thiết nhưng còn rời rạc, thiếu quy hoạch và phối hợp giữa các thư viện Nhiều thư mục cũ không được cập nhật, không phản ánh đầy đủ tài liệu quý hiếm Một số thư mục mới chưa kết nối với thư mục cũ, dẫn đến thiếu sót thông tin Đáng lưu ý, hầu hết thư mục hiện nay vẫn được cung cấp dưới dạng giấy, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để tra cứu tiện lợi hơn.

Theo Biểu đồ 2.5, 85.7% thư viện khảo sát đã xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, trong khi 14.3% thư viện chưa thực hiện được điều này do việc xử lý tài liệu quý hiếm chưa hoàn tất Tình trạng này vẫn tồn tại ở nhóm thư viện công cộng và thư viện đại học.

Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục tại các thư viện rất đa dạng, phản ánh sự phong phú của các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm (Phụ lục 5, tr.213) Thông tin trong CSDL được biên mục theo chuẩn thư viện và đang được cập nhật liên tục Theo khảo sát, 78.6% thư viện đã đưa CSDL lên mạng để phục vụ tra cứu Biểu đồ 2.6 cho thấy phương thức tra cứu trong CSDL rất phong phú, chủ yếu là tra cứu nhanh và nâng cao, với một số thư viện cho phép duyệt theo danh bạ Tuy nhiên, phương thức tìm kiếm toàn văn vẫn còn hạn chế, hiện chỉ có Thư viện Quốc gia triển khai công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Biểu đồ 2.6: Tỉ lệ các phương thức tra cứu trong CSDLtài liệu quý hiếm

Hiện nay, các cơ sở dữ liệu thư mục tài liệu chất lượng cao chủ yếu thuộc về các thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) với cơ sở dữ liệu thư mục tài liệu Latin, và Thư viện Khoa học Xã hội (TVKHXH) Ngoài ra, Thư viện Việt Nam Chức năng Hán Nôm (TVVNCHN) cung cấp khả năng tìm kiếm trực tuyến với nhiều điểm truy cập, cho phép tìm bằng từ khóa và duyệt danh bạ Thư viện TP.HCM (TVHCM) cũng có cơ sở dữ liệu thư mục Hán Nôm, cho phép người dùng tìm kiếm theo tác giả, tiêu đề, năm xuất bản và loại tài liệu.

Tìm kiếm nhanh Tìm kiếm nâng cao Duyệt theo danh bạ

Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục tài liệu quý hiếm tại các thư viện hiện nay còn nhiều thiếu sót, chưa hoàn thiện và chưa bao quát hết tài liệu quý hiếm Việc thiếu tích hợp và kết nối giữa các thư viện ảnh hưởng đến chất lượng CSDL, khả năng truy cập và chia sẻ thông tin Các vấn đề trong việc xử lý thông tin cũng cần được xem xét để nâng cao hiệu quả của hệ thống này.

Kết quả khảo sát cho thấy 35.7% thư viện đã phát triển cơ sở dữ liệu toàn văn về tài liệu quý hiếm Các cơ sở dữ liệu này có những đặc điểm chung đáng chú ý.

T ổ ch ứ c kho và b ả o qu ả n tài li ệ u quý hi ế m

2.4.1 Tổ chức kho tài liệu

Theo khảo sát, 100% thư viện tham gia đã đưa tài liệu quý hiếm vào kho đóng để tiết kiệm diện tích, hạn chế truy cập và bảo quản tốt hơn (Phụ lục 7, tr.218) Đối với các thư viện có lượng tài liệu quý hiếm lớn (28.6%), tài liệu thường được tổ chức thành kho riêng, phân loại theo bộ sưu tập, loại hình, ngôn ngữ, khổ cỡ, chủ đề, hoặc kết hợp nhiều tiêu chí Trong các kho này, tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.

Đối với các đơn vị sở hữu lượng tài liệu quý hiếm nhỏ hoặc chủ yếu là bản sao (chiếm 71.4% các thư viện được khảo sát), tài liệu sẽ được lưu trữ trong kho địa chí (thư viện tỉnh, thành phố) hoặc kho sách chung, và được sắp xếp theo đăng ký cá biệt cũng như môn loại.

Vẫn còn 14.3% thư viện có kho tài liệu được tổ chức, sắp xếp chưa đảm bảo do còn tồn tài liệu chưa có số đăng ký

Ngoài việc tổ chức các kho đóng riêng biệt và sắp xếp tài liệu, các thư viện cũng đã thực hiện nhiều biện pháp bảo quản dự phòng nhằm bảo vệ tài liệu quý giá.

- Tổ chức phòng nghiệp vụ riêng để quản lý và thực thi hoạt động bảo quản

Chỉ có 28.6% thư viện lớn triển khai hình thức bảo quản chuyên nghiệp, với đội ngũ nhân lực được đào tạo bài bản qua chuyển giao kinh nghiệm và tham gia các hội thảo, tập huấn quốc tế Trong khi đó, các thư viện còn lại thiếu điều kiện để tổ chức phòng bảo quản riêng, dẫn đến nhân sự bảo quản thường không được đào tạo đầy đủ.

- Xây dựng kế hoạch bảo quản

Kiểm kê tài liệu là hoạt động quan trọng nhằm rà soát tình trạng tài liệu và xây dựng kế hoạch bảo quản hiệu quả Kết quả khảo sát cho thấy

Trong 5 năm qua, 85% thư viện tham gia khảo sát đã thực hiện kiểm kê tài liệu, trong đó 35.7% kiểm kê toàn bộ và 50% kiểm kê một phần Ngoài ra, 42.9% thư viện đã tiến hành rà soát và đánh giá tình trạng tài liệu Dựa trên kết quả kiểm kê, các thư viện đã xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu, tuy nhiên, kế hoạch này còn đơn giản và chưa chi tiết về các hành động bảo quản cũng như lịch trình thực hiện Đặc biệt, chưa có thư viện nào ban hành chính sách bảo quản rõ ràng.

- Giáo dục ý thức, trách nhiệm cho người sử dụng và nhân viên thư viện

Giáo dục ý thức cho nhân viên và người sử dụng thư viện đang được chú trọng, với 100% thư viện đã thiết lập nội quy bắt buộc về tương tác với tài liệu Tuy nhiên, các nội quy hiện tại còn đơn giản, chỉ đề cập đến ý thức bảo quản tài liệu chung mà chưa cụ thể hóa cho các tài liệu quý hiếm.

- Đảm bảo điều kiện môi trườngvà trang thiết bị bảo quản

Kho tài liệu của các thư viện được bảo quản cẩn thận với vị trí cao, khô thoáng, và được kiểm soát về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, cũng như các yếu tố gây hại khác Các biện pháp phòng cháy chữa cháy và an ninh cũng được đảm bảo, cùng với việc bố trí giá kệ hợp lý Thư viện chú trọng bảo quản tài liệu quý hiếm bằng các phương pháp khác nhau, như tài liệu sách Hán Nôm được đặt trong hộp riêng, tài liệu thác bản được gấp và cho vào túi xi măng hoặc cuộn trong ống nhựa, và tài liệu vi dạng được xếp riêng trên giá kim loại sơn tĩnh điện, đựng trong hộp hoặc bao phi acid.

Điều kiện phục vụ công tác bảo quản tài liệu hiện nay gặp nhiều hạn chế, với thiết bị bảo quản thủ công và công nghệ đơn sơ, chủ yếu chỉ đáp ứng các nhu cầu vệ sinh, hút bụi, sửa chữa, đóng bìa và bồi vá Kết quả khảo sát cho thấy tỉ lệ thư viện đảm bảo đầy đủ các điều kiện bảo quản không cao Gần đây, một số thư viện lớn như TVQGVN, TVKHXH, TVHCM và TVVNCHN đã được đầu tư hơn cho công tác bảo quản các loại tài liệu quý hiếm.

Bảng 2.2: Mức đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu

Không đảm bảo (%) Đảm bảo một phần (%) Đảm bảo đầy đủ (%)

Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm 28.6 28.6 42.9

Kiểm soát sinh vật gây hại 28.6 21.4 50.0

Hệ thống báo cháy, chữa cháy 7.1 21.4 71.4

Hệ thống thiết bị an ninh dữ liệu và tòa nhà 21.4 28.6 50.0

Hệ thống giá kệ, hộp đựng tài liệu 7.1 64.3 28.6

Diện tích kho cho phép tiếp tục phát triển vốn tài liệu 7.1 64.3 28.6 Trang thiết bị, vật tư vệ sinh, phục chế, tu bổ tài liệu 14.3 50.0 35.7

Các thư viện lớn thường đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu quý hiếm với môi trường tách biệt cho từng loại tài liệu như giấy, phim và ảnh Họ sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm để kiểm soát môi trường và theo dõi nhiệt độ, độ ẩm bằng thiết bị chuyên dụng Ngược lại, các thư viện nhỏ hơn gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản tài liệu quý hiếm, khi chúng thường được lưu trữ chung với tài liệu thông thường và thiếu thốn về cơ sở vật chất Một số thư viện thậm chí không có hệ thống kiểm soát môi trường, dẫn đến việc không đảm bảo các điều kiện kho chứa, giá kệ và hộp đựng tài liệu.

- Hạn chếphục vụ tài liệu quý hiếm bản gốc

Kết quả phỏng vấn cho thấy 92.8% thư viện thực hiện chủ trương hạn chế phục vụ tài liệu bản gốc Tuy nhiên, ngoại trừ Thư viện Việt Nam Châu Nghệ, nơi đã cung cấp bản sao thay thế cho gần 100% tài liệu gốc, các thư viện khác vẫn cho phép người dùng tiếp cận bản gốc nếu có yêu cầu và được sự phê duyệt của lãnh đạo thư viện.

- Lập kế hoạch phòng chống thảm họa

Theo thống kê, 50% thư viện khảo sát đã xây dựng kế hoạch phòng ngừa, quy trình ứng phó tai họa và tổ chức huấn luyện nhằm giảm thiểu nguy cơ và thiệt hại Tuy nhiên, vẫn còn 14.3% thư viện chưa có kế hoạch rõ ràng, và 28.6% không xác nhận có kế hoạch phòng chống và cứu hộ.

Biểu đồ 2.7: Tỉ lệ ước lượng tình trạng tài liệu quý hiếm bản gốc

Theo khảo sát, tài liệu quý hiếm tại các thư viện đang đối mặt với nguy cơ hủy hoại và mất mát nghiêm trọng do điều kiện bảo quản không đảm bảo.

Tình trạng tài liệu trong thư viện đang gặp nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm hư hỏng từng phần, hư hỏng toàn phần, hư hỏng nặng và hư hỏng hoàn toàn Nguyên nhân chính là do khí hậu khắc nghiệt, chiến tranh, lão hóa tự nhiên, sự tàn phá của sinh vật, và tác động của con người Thư viện tốt nhất hiện nay là Thư viện Tư liệu và Thông tin của ĐHQGHN, với 70% tài liệu còn nguyên vẹn Tuy nhiên, tài liệu quý hiếm ở các thư viện khác lại bị hư hỏng từ 50% đến 100%, với nhiều tài liệu không thể tương tác hay sao chép vì dễ hỏng khi mở ra.

Trước thực trạng bảo quản tài liệu, các thư viện đã nhận thức rõ yêu cầu cấp thiết của công tác bảo quản phục chế Tất cả các thư viện khảo sát đều nỗ lực trang bị thiết bị và vật tư cơ bản phục vụ cho vệ sinh và tu bổ tài liệu, tuy nhiên, mức độ đảm bảo và sự sẵn sàng thực hiện không đồng đều Tại các thư viện trung tâm lớn, nhiều thiết bị phục chế hiện đại đã được đầu tư, đặc biệt là Thư viện Quốc gia Việt Nam với các phương tiện như máy đo độ pH, máy vệ sinh, và máy khử acid Các thư viện lớn cũng đã xây dựng quy trình bảo quản phục chế, phân tích tài liệu để đưa ra giải pháp xử lý phù hợp như tháo gỡ, vệ sinh bề mặt, tẩy ố, và sửa chữa Trong khi đó, các thư viện nhỏ hơn chỉ thực hiện bảo quản ở mức cơ bản với công cụ và quy trình thủ công, chưa đủ điều kiện xử lý tài liệu quý hiếm hư hỏng nặng.

2.4.2.3 Chuyển dạng tài liệu và bảo quản bản sao

Kết quả khảo sát cho thấy phương thức sao chụp tài liệu quý hiếm được các thư viện thực hiện gồm photocopy và chụp vi dạng

Khai thác tài liệu quý hiếm

2.5.1 Các hình thức khai thác

Tài liệu quý hiếm có thể được khai thác cả tại chỗ và từ xa, trong đó khai thác tại chỗ là hình thức chủ yếu Kết quả khảo sát cho thấy 65.3% các thư viện được hỏi cung cấp cả hai hình thức khai thác, trong khi 35.7% thư viện vẫn chỉ cho phép truy cập tại chỗ.

Tài liệu quý hiếm thường được bảo quản và khai thác riêng, với 21.4% thư viện khảo sát chỉ cho phép một số nhà nghiên cứu nhất định tiếp cận Công cụ tra cứu tài liệu của các thư viện chưa bao quát hết bộ sưu tập và một phần chưa được đưa lên mạng Do đó, để tiếp cận tài liệu vật lý, người sử dụng cần truy cập tại chỗ bằng phiếu yêu cầu kèm theo thẻ đọc còn hạn sử dụng hoặc công văn/giấy giới thiệu.

Các thư viện hiện nay tổ chức khai thác tài liệu tại chỗ thông qua hệ thống phòng đọc, trong đó chỉ có Thư viện TP.HCM duy trì phòng đọc tài liệu quý hiếm riêng Các thư viện tỉnh và thành phố cung cấp truy cập tại chỗ tại phòng tài liệu địa chí, trong khi các thư viện còn lại phục vụ tại phòng đọc chung Theo khảo sát, 85.7% thư viện đảm bảo điều kiện phục vụ tại phòng đọc với trang bị đầy đủ như bàn ghế, giá tủ, chiếu sáng, quạt, điều hòa, máy tính và thiết bị hỗ trợ đọc Tuy nhiên, mức độ đảm bảo điều kiện phục vụ có sự chênh lệch giữa các thư viện, với 43% thư viện đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết.

29% và không đảm bảo là 28%

Mỗi năm, số lượng người khai thác tài liệu quý hiếm tại các thư viện không lớn, với 42.9% thư viện báo cáo trung bình khoảng 100-150 lượt sử dụng tài liệu quý hiếm trong kho địa chí Tại các thư viện trung tâm lớn, con số này dao động từ 850-1200 lượt/năm Tuy nhiên, dữ liệu cho thấy xu hướng giảm dần trong lượng người sử dụng, đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19, với mức giảm trung bình hơn 50%.

Các thư viện hiện nay cung cấp nhiều hình thức khai thác từ xa, bao gồm truy cập qua Internet, tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu thông tin qua điện thoại, thư tín, email và tin nhắn Theo khảo sát, 64.3% thư viện cho phép người dùng truy cập từ xa với các mức độ khác nhau.

TVQGVN hiện đang dẫn đầu trong việc cung cấp tài liệu quý hiếm trực tuyến, cho phép người dùng truy cập miễn phí vào các cơ sở dữ liệu toàn văn về tài liệu Hán Nôm, Đông Dương và bản đồ Trong khi đó, các thư viện khác chỉ cung cấp truy cập từ xa đến các cơ sở dữ liệu thư mục hoặc một số bộ sưu tập số toàn văn hạn chế Kết quả phỏng vấn với nhân viên thư viện cho thấy rằng mặc dù lượng tài liệu số hóa của các thư viện là đáng kể, nhưng nhiều tài liệu vẫn chưa được đưa lên mạng do các yếu tố như công nghệ, kỹ thuật và chính sách của từng thư viện.

Biểu đồ 2.9: Lượt truy cập một số CSDL toàn văn trực tuyến của TVQGVN

Sách Đông Dương Báo, tạp chí Đông Dương Hán Nôm

Hầu hết các thư viện khảo sát chưa thống kê lượt truy cập sản phẩm trực tuyến về tài liệu quý hiếm Tuy nhiên, theo số liệu từ TVQGVN, lượt truy cập tài liệu quý hiếm toàn văn trực tuyến của TVQG hàng năm rất lớn, với sách Đông Dương trung bình đạt hơn 164.000 lượt, báo tạp chí Đông Dương hơn 141.000 lượt, và tài liệu Hán Nôm hơn 39.000 lượt Số lượt truy cập này không chỉ ngày càng tăng mà còn duy trì ổn định ngay cả trong thời gian thư viện phải đóng cửa do dịch bệnh.

2.5.2 Các dịch vụ khai thác

Hệ thống dịch vụ khai thác tài liệu quý hiếm khá phong phú ở các thư viện được thể hiện qua Biểu đồ 2.10.

Biểu đồ 2.10: Tỉ lệ tổ chức các dịch vụ khai thác tài liệu quý hiếm

* Đọc tại chỗ Để bảo quản tài liệu quý hiếm, 100% thư viện chỉ cho phép đọc tại chỗ với phương thức mượn qua kho đóng

Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ diễn ra tại các phòng đọc chung hoặc phòng đọc địa chí, với hầu hết thư viện khảo sát phục vụ tài liệu quý hiếm cùng với các tài liệu khác Thư viện TP.HCM nổi bật với khu vực đọc riêng biệt rộng 130m2, có 50 chỗ ngồi, đảm bảo ánh sáng, điều hòa, máy tính, máy trợ thị và khu vực phục vụ đọc sách, bản đồ, sắc phong, tra cứu cơ sở dữ liệu và sử dụng máy tính cá nhân Phòng đọc không chỉ là nơi tiếp cận dịch vụ mà còn là địa điểm giao lưu, sinh hoạt, trao đổi kinh nghiệm và tổ chức triển lãm cho các học giả, nhà nghiên cứu Hán Nôm phía Nam và những người yêu thích tài liệu quý hiếm.

Cung cấp tài liệu tại chỗ

Thư viện số Sao chụp Tham khảo Nghiên cứu Dịch tài liệu Bảo quản, phục chế Thẩm định Mượn liên thư viện

Việc không có phòng đọc riêng cho các thư viện thường do bộ sưu tập tài liệu quý hiếm ít được sử dụng, khiến thư viện cần không gian cho các bộ sưu tập khác có nhu cầu cao hơn Tuy nhiên, việc có phòng đọc riêng cho tài liệu quý hiếm là rất quan trọng, vì nó đảm bảo môi trường bảo quản tốt nhất và sử dụng trang thiết bị chuyên dụng, đồng thời cho phép theo dõi hành vi người sử dụng Phòng đọc riêng cũng là nơi lý tưởng để trưng bày, tổ chức triển lãm và các chương trình liên quan đến tài liệu quý hiếm, thu hút nhà nghiên cứu, người sử dụng và khách tham quan thư viện.

Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, nhiều thư viện đã xây dựng bộ sưu tập số tài liệu quý hiếm và triển khai dịch vụ thư viện số đa dạng Trong số các thư viện được khảo sát, Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện Thành phố Hồ Chí Minh là hai đơn vị cung cấp nhiều dịch vụ thư viện số nhất Tuy nhiên, các thư viện còn lại chủ yếu chỉ dừng lại ở dịch vụ tra cứu thư mục trực tuyến, trong khi các dịch vụ giá trị gia tăng khác chưa được chú trọng phát triển.

Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 100% thư viện đã triển khai dịch vụ tra cứu mục lục trực tuyến qua website Gần 36% thư viện khảo sát cung cấp dịch vụ tra cứu CSDL toàn văn tại chỗ qua mạng LAN hoặc đĩa CD-ROM Hơn 21% thư viện đã cung cấp dịch vụ tra cứu CSDL toàn văn trực tuyến.

TVQGVN cung cấp quyền truy cập miễn phí vào toàn văn trực tuyến qua mạng Các thư viện tại tỉnh và thành phố cũng cung cấp dịch vụ này, nhưng yêu cầu người dùng phải thực hiện đăng ký để truy cập.

Biểu đồ 2.11: Tỉlệ tổ chức các dịch vụ thư viện số tài liệu quý hiếm

Tra cứu mục lục trực tuyến và cơ sở dữ liệu toàn văn tại thư viện giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin Việc tham khảo trực tuyến và tra cứu liên thư viện cũng mang lại sự tiện lợi, cho phép truy cập nhanh chóng vào nguồn tài liệu phong phú.

Một số dịch vụ như tham khảo trực tuyến và tra cứu liên thư viện trực tuyến đang được triển khai Theo khảo sát, dịch vụ tham khảo trực tuyến được thực hiện tại 21,4% thư viện, trong khi việc tra cứu liên thư viện trực tuyến mới chỉ ghi nhận ở mức 14,3% thư viện.

Theo thống kê, 57.1% thư viện khảo sát cung cấp dịch vụ sao chụp tài liệu quý hiếm, với quy trình thực hiện khác nhau tùy theo từng thư viện Tại VNCHN, người dùng cần có sự đồng ý bằng văn bản từ lãnh đạo Viện để tiến hành sao chụp Ở TVQGVN, do tài liệu quý hiếm chỉ có thể sử dụng tại chỗ dưới dạng bản gốc, việc sao chụp chỉ được thực hiện bằng máy scan, và nếu tài liệu đã được số hóa, người dùng có thể trả phí in ấn hoặc sao lưu Giá thành cho dịch vụ sao chụp tài liệu quý hiếm thường cao hơn so với tài liệu thông thường nhằm bù đắp chi phí bảo quản.

Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý tài liệu quý hiếm

2.6.1 Chính sách của N hà nước

Chính phủ đã có những bước tiến quan trọng trong việc xây dựng và phát triển nền văn hóa, cũng như bảo tồn di sản văn hóa, đặc biệt là tài liệu quý hiếm Điều này được thể hiện qua việc hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến lưu trữ, di sản văn hóa và thư viện.

Trong lĩnh vực lưu trữ, Luật Lưu trữ (2011) quy định về quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm tại Điều 26 Đồng thời, Luật Di sản văn hóa (2013) xác định chính sách bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn hóa Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt các chương trình bảo tồn di sản văn hóa, bao gồm di sản tư liệu, với Quyết định số 2026/QĐ-TTg về Chương trình số hóa di sản văn hóa giai đoạn 2021 - 2030 và Quyết định số 1230/QĐ.

Chương trình bảo tồn và phát huy bền vững giá trị di sản văn hóa Việt Nam giai đoạn 2021 - 2025 đã đặt ra những quy định quan trọng trong lĩnh vực thư viện Luật Thư viện (2019) lần đầu tiên xác định thuật ngữ “tài liệu quý hiếm” và quy định về quản lý chúng trong thư viện Theo đó, Nhà nước cam kết đầu tư và khuyến khích các thư viện công lập trong việc sưu tầm, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu cổ, quý hiếm (Điểm c, Khoản 1, Điều 5) Nhiệm vụ hàng đầu của thư viện cấp tỉnh được quy định là thu thập tài liệu cổ, quý hiếm cùng với tài nguyên thông tin về tiếng nói, chữ viết của các dân tộc thiểu số và tài nguyên thông tin địa phương (Điểm a, Khoản 2, Điều 11).

Năm 2020, Nghị định 93/2020/NĐ-CP đã hướng dẫn về tài liệu cổ, quý hiếm và bộ sưu tập có giá trị đặc biệt Tiếp theo, vào năm 2021, Quyết định 206/QĐ-TTg ngày 11/2/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” thể hiện chủ trương đầu tư cho quản lý tài liệu quý hiếm, với mục tiêu ưu tiên là số hóa bộ sưu tập tài liệu cổ, quý hiếm tại các thư viện.

Các cơ quan quản lý đã phê duyệt nhiều đề án và chương trình nhằm bảo vệ và phát huy giá trị di sản tư liệu, bao gồm: Chương trình năm 2013 của Thành ủy Hà Nội với Đề án “Bảo tồn và phát huy giá trị 82 bia tiến sĩ”; Đề án năm 2015 về bảo tồn di sản Mộc bản chùa Vĩnh Nghiêm và chùa Bổ Đà tại Bắc Giang; Quyết định 209/QĐ-TTg ngày 03/02/2016 phê duyệt Đề án “Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu Mộc bản Triều Nguyễn - Di sản thư liệu thế giới”; và Quyết định 933/QĐ-TTg ngày 30/5/2016 về Đề án “Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu Châu bản Triều Nguyễn - Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới khu vực.”

Nhà nước đã chú trọng xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực văn hóa, đặc biệt là di sản tư liệu Ủy ban Quốc gia UNESCO Việt Nam đã được Thủ tướng Chính phủ thành lập và kiện toàn, với một ủy ban trực thuộc mang tên Ủy ban Quốc gia Chương trình.

Ký ức Thế giới Việt Nam có nhiệm vụ bảo vệ và phát huy giá trị di sản tư liệu

Các chính sách hiện tại thể hiện quan điểm đúng đắn của Nhà nước về quản lý tài liệu quý hiếm, nhưng cần điều chỉnh và cụ thể hóa hơn nữa để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tại các thư viện Cần quy định cơ chế phối hợp giữa các thư viện và cơ quan, đồng thời đầu tư cho công tác này Trong khảo sát, chỉ 50% thư viện đánh giá chính sách là "phù hợp", trong khi 28.6% không có ý kiến và 21.4% cho rằng "chưa phù hợp" Đặc biệt, 31.4% nhân viên thư viện chuyên trách mong muốn cải tiến chính sách, tăng cường đầu tư về kinh phí, cơ sở hạ tầng và nhân lực cho quản lý tài liệu quý hiếm.

2.6.2 Người sử dụng thư viện

Theo số liệu khảo sát, nhu cầu khai thác tài liệu quý hiếm của người sử dụng thư viện không cao, và các thư viện cũng nhận định rằng những bộ sưu tập này có lượng truy cập thấp.

Theo kết quả khảo sát, người sử dụng tài liệu quý hiếm chủ yếu là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, sinh viên và học viên các trường đại học, cùng với sinh viên nước ngoài tại Việt Nam Tuy nhiên, nhóm người rộng rãi lại ít quan tâm và không có khả năng sử dụng các tài liệu này Đáng chú ý, nhiều người tham gia khảo sát mong muốn tiếp cận dịch vụ trực tuyến để tiết kiệm thời gian Cụ thể, 61.6% ý kiến đề xuất cần đẩy mạnh số hóa, hoàn thiện hệ thống tra cứu hiện đại và cung cấp dịch vụ qua mạng Các chuyên gia như PGS TS Trần Trọng Dương và PGS TS Nguyễn Tuấn Cường cũng đã có những trao đổi về vấn đề này.

Virginia Jing-yi Shih nhấn mạnh rằng việc số hóa tài liệu và đưa chúng lên Internet để phục vụ khai thác trực tuyến là một xu hướng cần thiết và cấp bách.

2.6.3 Các tiêu chuẩn quản lý được áp dụng

Hiện nay, các thư viện chưa có tiêu chuẩn thống nhất cho việc quản lý tài liệu quý hiếm, mặc dù Nghị định 93/2020/NĐ-CP đã đưa ra một số tiêu chí cơ bản để sưu tầm và bảo quản Việc biên mục tài liệu quý hiếm vẫn được thực hiện theo các tiêu chuẩn chung, nhưng thiếu sự đồng nhất giữa các thư viện Hơn nữa, do việc áp dụng phần mềm quản trị thư viện đa dạng, các chuẩn khổ mẫu biên mục và giao thức kết nối cũng không được áp dụng đồng bộ Sự thiếu thống nhất này đã ảnh hưởng đến chất lượng quản lý và khả năng liên thông giữa các thư viện.

Kết quả khảo sát cho thấy nhân lực làm việc với tài liệu quý hiếm chủ yếu nằm trong độ tuổi từ dưới 25 đến trên 50 Cụ thể, 60.1% người lao động thuộc nhóm tuổi 40 trở xuống, trong khi 73.3% trong số họ là nữ.

Mặc dù đội ngũ nhân viên thư viện có trình độ chuyên môn cao với 96.3% có bằng cử nhân trở lên, trong đó 30.5% là thạc sĩ và 1.0% là tiến sĩ, nhưng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý tài liệu quý hiếm Chỉ có 42.9% nhân viên được đào tạo về thông tin thư viện, 13.3% có chuyên môn về công nghệ thông tin, trong khi 43.8% tốt nghiệp từ các ngành khác Hơn nữa, năng lực ngôn ngữ của họ đặc biệt hạn chế đối với các ngôn ngữ mà tài liệu quý hiếm chủ yếu sử dụng.

90.7% nhân viên thư viện có khả năng sử dụng tiếng Anh, trong khi chỉ có 5.2% biết chữ Hán Nôm, 5.2% biết tiếng Trung, và 11.8% biết tiếng Pháp Bên cạnh đó, 15.8% nhân viên có khả năng sử dụng hai ngoại ngữ kết hợp như Hán Nôm + Trung, Hán Nôm + Pháp, Hán Nôm + Anh, Trung + Anh và Pháp + Anh Đặc biệt, những người có chuyên môn thông tin thư viện chủ yếu sử dụng tiếng Anh (89%), tiếng Pháp (3.4%) và kết hợp cả tiếng Pháp với tiếng Anh (6.8%).

Đội ngũ thư viện có kinh nghiệm làm việc lâu dài, với 59.1% thành viên có hơn 10 năm gắn bó với nghề Tuy nhiên, kinh nghiệm làm việc với tài liệu quý hiếm vẫn còn hạn chế, khi 53.3% chỉ có dưới 5 năm kinh nghiệm, và chỉ 23.9% có trên 10 năm.

Đánh giá chất lượ ng qu ả n lý tài li ệ u quý hi ế m

Chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam còn thấp và không đồng đều giữa các thư viện được khảo sát Các phân tích trong chương cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quy trình quản lý để nâng cao hiệu quả bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu quý hiếm.

Các thư viện lớn thường thực hiện quản lý tài liệu quý hiếm hiệu quả hơn so với các thư viện nhỏ Đánh giá tổng thể cho thấy chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại thư viện Việt Nam đạt mức Trung bình, với 80% tiêu chí được đánh giá ở mức Trung bình và 20% tiêu chí ở mức Thấp.

- Khả năng phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm: Trung bình

- Mức độ khoa học trong xử lý tài liệu quý hiếm: Trung bình

- Mức độ đảm bảo khả năng truy hồi thông tin về tài liệu quý hiếm: Trung bình

- Mức độ bảo quản bộ sưu tập tài liệu quý hiếm: Trung bình

- Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu quý hiếm: Thấp

Hiện trạng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam hiện chưa đạt chất lượng cao, không đáp ứng hiệu quả các yêu cầu trong quản lý tài liệu quý hiếm trong giai đoạn hiện nay.

2.7.2 Điểm mạnh và nguyên nhân Điểm mạnh

Việc xây dựng và phát triển các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam đã tạo ra những kho ký ức độc đáo, không chỉ có giá trị lớn về số lượng mà còn về chất lượng Điều này thể hiện ưu điểm nổi bật trong quản lý tài liệu quý hiếm, góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên bản đồ văn hóa thế giới.

Các thư viện đã chú trọng vào việc phát triển nguồn tài liệu quý hiếm thông qua nhiều phương thức đa dạng Đặc biệt, các chương trình sưu tầm được triển khai nhằm thu thập thêm nhiều tài liệu quý giá, từ đó rút ra những kinh nghiệm quý báu để nâng cao hiệu quả trong việc sưu tầm và thu thập tài liệu.

Các thư viện đã bắt đầu chú trọng đến việc thẩm định tính nguyên bản của tài liệu bằng cách mời các chuyên gia trong lĩnh vực tài liệu quý hiếm tham gia vào quá trình sưu tầm, lựa chọn và thẩm định tài liệu.

Các bộ sưu tập quý giá của thư viện được duy trì và phát triển qua nhiều thế hệ cán bộ, nhằm phục vụ tốt nhất cho người dùng Hầu hết tài liệu hiếm có sẵn để phục vụ tại chỗ, trong khi tài liệu gốc đã được sao chụp đa dạng để phục vụ nhu cầu Thư viện cũng nỗ lực số hóa tài liệu và cung cấp truy cập trực tuyến đến các bộ sưu tập toàn văn Nhiều bộ sưu tập số đã được đưa vào phục vụ tại thư viện, với một số được cung cấp miễn phí trên mạng để người dùng dễ dàng tra cứu.

Việc xây dựng và phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm tại các thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn văn hóa và tri thức Các bộ sưu tập này không chỉ mang giá trị lịch sử mà còn thu hút sự quan tâm và ghi nhận của người sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện.

* Vận dụng những biện pháp tích cực để bảo quản các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm

Mặc dù đối mặt với nhiều thách thức, các thư viện đã thực hiện các biện pháp bảo quản tích cực, giúp bảo tồn các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm Nhờ những nỗ lực này, những tài liệu giá trị đã vượt qua thử thách của thời gian, điều kiện khí hậu và các nguy cơ khác, tiếp tục phục vụ cho các thế hệ hiện tại và tương lai.

Các thư viện đã thiết lập kho lưu trữ riêng biệt cho bảo quản dự phòng, nhằm hạn chế tối đa việc tiếp cận bản gốc và thường xuyên sắp xếp, vệ sinh kho chứa để ngăn ngừa các yếu tố nguy cơ Đồng thời, họ cũng đảm bảo các điều kiện tốt nhất có thể để lưu trữ tài liệu Đối với bảo quản phục chế, các thư viện đã tiến hành sửa chữa cơ bản cho các tài liệu bị hư hỏng.

Công tác chuyển dạng tài liệu quý hiếm đang được các thư viện chú trọng nhằm phục vụ nhu cầu bản sao và hạn chế việc tiếp cận bản gốc của tài liệu.

Một số thư viện lớn như TVQGVN, TVVNCHN, TVKHXH và TVHCM đã được đầu tư để trở thành trung tâm bảo quản tài liệu chuyên nghiệp Các thư viện này đã bố trí nhân lực có trình độ chuyên trách và trang bị thiết bị bảo quản tài liệu hiện đại Họ cũng đã tổng kết được những kinh nghiệm quý báu về quy trình bảo quản dự phòng và phục chế tài liệu quý hiếm.

* Bước đầu hình thành hệ thống sưu tập tài liệu quý hiếm số hóa tại các thư viện

Trong những năm qua, các thư viện Việt Nam đã đầu tư mạnh mẽ vào việc ứng dụng công nghệ hiện đại để quản lý và số hóa tài liệu quý hiếm, nhằm tạo lập bộ sưu tập số phục vụ cho việc truy cập trực tuyến Quy trình số hóa tài liệu đã được thiết lập với tiêu chí lựa chọn và yêu cầu kỹ thuật cụ thể Hiện nay, khoảng 46.8% tài liệu quý hiếm tại các thư viện đã được số hóa, dẫn đến sự ra đời của hàng chục bộ sưu tập số với hàng triệu trang tài liệu Nhiều bộ sưu tập lớn đã được đưa vào phục vụ tại thư viện và một số đã được phát hành trên Internet, giúp người dùng dễ dàng tra cứu và khai thác tài liệu miễn phí.

Nguyên nhân của điểm mạnh

Các kết quả kể trên có được nhờ các nguyên nhân sau:

Nhà nước đã thực hiện các chính sách đúng đắn nhằm bảo tồn và phát huy di sản văn hóa, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn hóa và di sản văn hóa đã được xây dựng, sửa đổi và bổ sung, thể hiện những bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý cho quản lý di sản văn hóa và tài liệu quý hiếm.

Các thư viện nhận thức rõ giá trị và tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu quý hiếm trong việc bảo tồn và phát huy di sản văn hóa dân tộc Bộ sưu tập tài liệu quý hiếm được xem là niềm tự hào của thư viện và thường xuyên được nhắc đến trong các hoạt động truyền thông Mặc dù gặp nhiều khó khăn, các thư viện vẫn nỗ lực duy trì sự tồn tại và tính nguyên vẹn của tài liệu để phục vụ người sử dụng.

GI Ả I PHÁP NÂNG CAO CH ẤT LƯỢ NG QU Ả N LÝ TÀI LI Ệ U QUÝ HI Ế M T ẠI CÁC THƯ VIỆ N Ở VI Ệ T NAM

Đổi mới mô hình quản lý tài liệu quý hiếm

3.1.1 Cơ sở đề xuất mô hình và các yêu cầu đặt ra đối với mô hình quản lý tài liệu quý hiếm trong thư viện Việt Nam

3.1.1.1 Cơ sở đề xuất mô hình

- Sự thay đổi của thư viện

Sự thay đổi của thư viện trong thời đại công nghệ hiện nay là điều không thể tránh khỏi, như Gunnels C B (2012) đã chỉ ra rằng sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã làm biến đổi cách thức tạo lập, lưu trữ và chia sẻ thông tin Theo Baker D P., Rubin R E và Bryson J., thông tin hiện nay tồn tại ở mọi nơi và gia tăng theo cấp số nhân, đặc biệt là thông tin số Người sử dụng ngày càng có nhiều kênh để khai thác thông tin, do đó họ kỳ vọng thư viện phải giúp họ tiếp cận một thế giới thông tin phong phú và dễ dàng tìm kiếm thông tin như khi sử dụng Internet Để đáp ứng nhu cầu này, mục lục thư viện cần phải thân thiện, nhanh chóng và tiện dụng, tương tự như cách mà Google tìm kiếm thông tin.

Thư viện cần thay đổi để phù hợp với sự biến đổi của cộng đồng người sử dụng Để duy trì tính cạnh tranh, mô hình thư viện và quản lý tài liệu cần được điều chỉnh Thực tế là thời đại mà thư viện có thể tự lực đã qua, do đó, việc phát triển mô hình thư viện mới là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người dùng Mô hình này phải tập trung vào việc phát huy tiềm lực của từng thư viện và tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các thư viện và cơ quan thông tin.

- Sự thay đổi trong mô hình quản lý tài liệu quý hiếm

Khi môi trường thông tin thay đổi, thư viện và mô hình quản lý tài liệu cũng cần thay đổi theo Như đã phân tích, nhiều kiểu mô hình quản lý tài liệu thư viện đã được áp dụng trong lịch sử, bao gồm mô hình tập trung, phân tán, kết hợp tập trung - phân tán, mô hình lấy bộ sưu tập làm trung tâm, mô hình lấy người sử dụng làm trung tâm và truy cập hợp tác Mỗi mô hình này đều có những ưu nhược điểm riêng và phù hợp với các giai đoạn phát triển khác nhau.

Trong bối cảnh hiện nay, mô hình quản lý tài liệu đã chuyển hướng từ tập trung sang phân tán, chú trọng vào người sử dụng và truy cập hợp tác Các nhà nghiên cứu như Galbraith S K và Smith G D cùng với Berger S E cho rằng thư viện tài liệu quý hiếm cần thích ứng với yêu cầu mới của người dùng, chuyển từ việc xây dựng và bảo quản bộ sưu tập sang việc truy cập, truyền thông và hợp tác giữa các thư viện Cullingford A nhấn mạnh rằng quản lý tài liệu quý hiếm cần phát huy tối đa nguồn lực sẵn có, đồng thời cần có tư duy chiến lược và linh hoạt trong môi trường thay đổi liên tục Lynch C A cho rằng các bộ sưu tập tài liệu đặc biệt cần trở thành cầu nối giữa công nghệ và nội dung để phát huy giá trị tài liệu một cách hiệu quả Cuối cùng, Carter L R khẳng định rằng đầu tư vào bộ sưu tập đặc biệt cần tập trung vào người sử dụng, phân bổ nguồn lực bền vững và thúc đẩy hợp tác giữa các bên liên quan.

Việc chuyển đổi mô hình quản lý tài liệu quý hiếm là yêu cầu cấp thiết để đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại Mô hình tập trung - phân tán, phát triển nhờ vào các thành tựu khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT, cho phép quản lý tài liệu hiệu quả hơn Mô hình này chú trọng vào việc phối hợp giữa các phương thức quản lý, lấy người sử dụng làm trung tâm và nâng cao khả năng truy cập hợp tác Hiện nay, mô hình này đã được nhiều quốc gia trên thế giới triển khai, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi phương thức hoạt động của thư viện.

- Ưu điểm của mô hình tập trung - phân tán

Mô hình quản lý tài liệu quý hiếm kết hợp giữa tập trung và phân tán mang lại lợi ích tối ưu, giúp phát huy những điểm mạnh của cả hai phương pháp Mô hình này không chỉ khắc phục những hạn chế của mô hình tập trung, mà còn cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập Sự kết hợp này tạo ra một hệ thống linh hoạt, đáp ứng tốt hơn nhu cầu bảo tồn và sử dụng tài liệu quý hiếm.

Mô hình này tối ưu hóa nội lực của từng thư viện, cho phép quản lý hiệu quả các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm, cả vật lý lẫn số, theo mục tiêu và điều kiện cụ thể, phục vụ đúng đối tượng người sử dụng mà thư viện hướng tới.

Mô hình này tập trung vào việc hợp tác và quản lý dữ liệu về tài liệu quý hiếm thông qua nhiều hoạt động như xây dựng cơ chế chính sách, thống kê và đánh giá tài liệu, chia sẻ nguồn lực, phát triển bộ sưu tập, nghiên cứu nhu cầu người dùng, cũng như tiêu chuẩn hóa và hiện đại hóa trong thu thập, xử lý, tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu.

Mô hình lấy người sử dụng làm trung tâm là yếu tố then chốt trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ thư viện Để đáp ứng nhu cầu người dùng, các nghiên cứu kỹ lưỡng được thực hiện Nhân viên chuyên trách có vai trò quan trọng trong việc kết nối người sử dụng với các bộ sưu tập quý hiếm, cả trong và ngoài thư viện.

Mô hình CNTT hiện đại, tiêu chuẩn hóa và tự động hóa sẽ là nền tảng để xây dựng hệ thống liên thư viện với truy cập tập trung, tích hợp siêu dữ liệu và hướng tới dữ liệu toàn văn từ các đơn vị tham gia.

- Mô hình tập trung - phân tán được áp dụng phổ biến ở các nước phát triển

Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã cho phép chuyển đổi các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm sang dạng số, giúp bảo vệ bản gốc khỏi hư hại và nâng cao khả năng khai thác, liên thông Công nghệ đã mở ra cơ hội cho xu hướng quản lý tài liệu quý hiếm theo mô hình tập trung - phân tán.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc liên thông giữa các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và triển lãm (LAM/GLAM) đang ngày càng được chú trọng tại các quốc gia phát triển Chương 1 của luận án đã nêu rõ một số mô hình tiêu biểu như Europeana và American Memory, minh chứng cho xu hướng này.

NANAMI và ADL là những mô hình nổi bật trong việc xây dựng cổng truy cập tập trung, giúp tích hợp và liên kết dữ liệu của các tài liệu quý hiếm Chúng không chỉ đáp ứng nhu cầu của các cơ quan quản lý mà còn mang đến trải nghiệm thân thiện cho người sử dụng.

Thư viện số liên kết đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng văn hóa cho sự phát triển quốc gia và khu vực trong thế kỷ 21 Nhiều quốc gia như Hàn Quốc và Trung Quốc đã nhận thức được lợi ích này và bắt đầu phát triển các thư viện số quốc gia, tập trung vào việc bảo tồn tài liệu quý hiếm dựa trên mô hình hiện đại.

- Sự phù hợpcủa mô hìnhvới bối cảnhViệt Nam

Hiện nay, việc quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam đang gặp nhiều bất cập do mô hình phân tán Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần thiết phải chuyển đổi sang mô hình kết hợp tập trung - phân tán, nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu quý hiếm.

Hoàn thiện cơ chế, chính sách quản lý Nhà nước về tài liệu quý hiếm

Việc quản lý tài liệu quý hiếm đã được đề cập trong một số văn bản pháp luật, nhưng chủ yếu chỉ dừng lại ở việc nêu ra vấn đề và nhiệm vụ chung Cần tiếp tục bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật dựa trên kinh nghiệm quốc tế, đánh giá thực trạng trong nước và tham khảo ý kiến của các chuyên gia Công tác này cần được quy định và hướng dẫn cụ thể thông qua việc xây dựng chính sách, kế hoạch tổng thể, đồng thời giao trách nhiệm và thiết lập chế độ giám sát định kỳ.

Hiện nay, chưa có quy định rõ ràng về cơ quan chịu trách nhiệm quản lý tài liệu quý hiếm, nằm giữa tài nguyên thư viện và di sản văn hóa Cần xác định rõ chức trách của từng ngành: thư viện tập trung vào quản lý thông tin để phục vụ người dùng, trong khi di sản và lưu trữ chú trọng bảo tồn bản gốc Cơ quan quản lý nhà nước sẽ điều phối quản lý tài liệu quý hiếm, nghiên cứu và xây dựng chính sách tổng thể trên toàn quốc Bộ VHTTDL cần đóng vai trò chủ chốt trong việc phối hợp quản lý tài liệu quý hiếm, cùng với sự hỗ trợ từ các bộ và cơ quan khác.

Bộ Nội vụ, Bộ GDĐT và UBND cấp tỉnh cần phối hợp chặt chẽ để xây dựng cơ chế hợp tác, lập kế hoạch và triển khai mô hình một cách hiệu quả.

Bộ VHTT&DL với tư cách là cơ quan quản lý đầu mối cần thực hiện:

- Rà soát, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy quản lý tài liệu quý hiếm;

Xây dựng kế hoạch tổng thể quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện bao gồm việc phát triển cơ chế điều phối bộ sưu tập, hoàn thiện tiêu chí thống kê, thẩm định, phân loại và đánh giá tình trạng cũng như giá trị tài liệu Cần thiết lập chính sách bảo quản tài liệu quý hiếm quốc gia và các tiêu chuẩn bảo quản Đồng thời, tổ chức xây dựng các tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa và liên thông thư viện, cùng với quy định về hạ tầng và công nghệ cần thiết Cuối cùng, cần có kế hoạch phối hợp giữa các thư viện và các cơ quan văn hóa khác để nâng cao hiệu quả quản lý.

Xây dựng cơ chế phối hợp và hợp tác giữa các cơ quan quản lý như Bộ VHTT&DL, Bộ Nội vụ, Bộ GD&ĐT và UBND tỉnh, thành phố để triển khai và giám sát hoạt động của mô hình Đồng thời, cần thiết lập cơ chế liên kết và chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện và cơ quan văn hóa lưu giữ tài liệu quý hiếm, nhằm thúc đẩy sự phối hợp thống nhất giữa các cơ quan và đơn vị.

- Giao nhiệm vụ cho TVQGVN giữ vai trò trung tâm, đầu mối thực thi liên thông thư viện tài liệu quý hiếm;

Cần xây dựng cơ chế và chính sách nhằm tăng cường đầu tư cũng như khuyến khích xã hội hóa trong quản lý tài liệu quý hiếm Hiện nay, chính sách đầu tư của Nhà nước cho hoạt động thư viện, đặc biệt là quản lý tài liệu quý hiếm, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tiễn Do đó, Nhà nước cần có những chính sách đầu tư hợp lý về tài chính, hạ tầng và nhân lực cho các thư viện lưu giữ tài liệu quý hiếm và Thư viện Quốc gia Việt Nam, nhằm đảm bảo vai trò trung tâm trong mô hình này.

Bộ VHTTDL, phối hợp với Bộ Nội vụ và Bộ GD&ĐT, đã ban hành quy chế triển khai mô hình quản lý tài liệu quý hiếm theo hình thức tập trung - phân tán Quy chế này bao gồm các nội dung chính như mục tiêu, cơ chế điều phối và triển khai hoạt động của mô hình Đồng thời, nó yêu cầu sự tham gia và đóng góp dữ liệu từ các thư viện cũng như các cơ quan văn hóa, xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi và chế tài liên quan đến việc lưu giữ tài liệu quý hiếm.

Phát tri ể n b ộ sưu tậ p tài li ệ u quý hi ế m

3.3.1 Xây dựng bộ tiêu chí và tiến hành thẩm định, đánh giá bộ sưu tập tài liệu quý hiếm tại các thư viện

Hoạt động thẩm định và đánh giá giá trị tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam hiện chưa được thực hiện triệt để, điều này cần khẩn trương thực hiện do hai nguyên nhân chính: tài liệu quý hiếm đang xuống cấp theo thời gian và cần phân loại, đánh giá để xác thực tính chất quý hiếm hoặc nguyên bản của tài liệu Trên cơ sở đó, các quyết định thu thập, duy trì trong bộ sưu tập hoặc thanh lọc sẽ được đưa ra Thẩm định và đánh giá cũng là cơ sở để xây dựng chính sách khai thác tài liệu theo các mức độ phù hợp.

+ Phân tầngtiếp cận đối vớitài liệu độc hại/ cực kỳ quý/ mật;

Hạn chế tiếp cận đối với tài liệu quý, mật và còn bản quyền ở các mức độ khác nhau là cần thiết, trong khi đó, tài liệu phổ thông và đã hết bản quyền nên được tiếp cận một cách tự do.

Để phát huy giá trị tài liệu, việc lập danh mục tài liệu có giá trị cao là rất quan trọng Tuy nhiên, thẩm định và đánh giá một bộ sưu tập lớn là công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và kinh phí, cùng với một bộ tiêu chí khoa học rõ ràng Để thực hiện công tác này cho các tài liệu quý hiếm, TVQGVN đã tiến hành phối hợp chặt chẽ.

VNCHN đang nghiên cứu các tiêu chuẩn thẩm định và đánh giá của thư viện, cơ quan lưu trữ trên toàn cầu và tại Việt Nam để xây dựng bộ tiêu chí phù hợp với Nghị định 93/NĐ-CP về tài liệu quý hiếm Quá trình này cần xem xét các yếu tố nguy cơ như thiếu chính xác, nguồn lực và kiến thức chuyên môn, trong đó, kiến thức về thư tịch học và các lĩnh vực liên quan là rất quan trọng Thiếu hụt về kiến thức và kinh nghiệm có thể dẫn đến kết quả thẩm định không chính xác, gây tổn hại nghiêm trọng cho tài liệu và bộ sưu tập.

Thẩm định và đánh giá có thể được thực hiện bởi thư viện hoặc bởi các chuyên gia của TVQGVN và VNCHN Luận án đề xuất một số phương thức triển khai thẩm định và đánh giá hiệu quả.

Mỗi tài liệu đều trải qua quá trình thẩm định và đánh giá kỹ lưỡng Dù phương pháp này yêu cầu nhiều thời gian và công sức, nhưng nó đảm bảo mang lại kết quả chính xác và đáng tin cậy.

Thẩm định và đánh giá ước lượng các bộ sưu tập được thực hiện dựa trên thông tin và nghiên cứu hiện có Phương pháp này nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, tuy nhiên, nó không cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ.

Thẩm định và đánh giá các tài liệu quan trọng là quy trình cần thiết, trong đó các tài liệu được xem xét một cách riêng biệt Phương pháp này giúp tập trung vào việc đánh giá kỹ lưỡng các tài liệu ưu tiên, mặc dù không thể bao quát toàn bộ sưu tập tài liệu.

Thẩm định và đánh giá tài liệu theo nhóm là phương pháp phân loại dựa trên các dấu hiệu như vật mang tin, niên đại ước tính và nội dung Cách tiếp cận này giúp bao quát toàn bộ sưu tập, tuy nhiên, nó không thể phản ánh đầy đủ giá trị của từng tài liệu.

Các phương thức thẩm định và đánh giá tài liệu tại thư viện có ưu và nhược điểm riêng, do đó, các chuyên gia cần linh hoạt kết hợp các phương thức phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể Thực tế cho thấy, thẩm định và đánh giá kết hợp đang được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới Cụ thể, các tài liệu quan trọng được thẩm định kỹ lưỡng, trong khi phần còn lại của bộ sưu tập được đánh giá ước lượng Ngoài ra, việc thẩm định các tài liệu quý hiếm mới bổ sung cần được thực hiện ngay, cùng với việc xác định thời gian cụ thể để thẩm định hồi cố bộ sưu tập.

3.3.2 Xúc tiến việc điều tra, thống kê toàn diện và lập bản đồ tài liệu quý hiếm

Việc điều tra và thống kê tài liệu quý hiếm hiện nay chủ yếu tập trung vào tài liệu Hán Nôm, trong khi các tài liệu quý hiếm khác vẫn chưa được khai thác Nguy cơ hư hại và tổn thất vĩnh viễn đối với tài liệu này yêu cầu cần thực hiện điều tra toàn diện cả trong và ngoài nước Hoạt động này sẽ giúp các cơ quan quản lý và thư viện nắm bắt tình hình thực tế, từ đó xây dựng cơ sở cho các hoạt động quản lý hiệu quả Để tránh chồng chéo và tiết kiệm nguồn lực, kết quả điều tra cần được sử dụng để xây dựng cơ chế điều phối bổ sung trên toàn quốc, phân công nhiệm vụ cho từng thư viện Các đơn vị chủ chốt như VNCHN và TVQGVN cần được hỗ trợ về cơ chế và kinh phí từ các cơ quan có thẩm quyền, đồng thời cần sự hợp tác từ chính quyền địa phương và các cá nhân sở hữu tài liệu Các thư viện khác cũng có thể tham gia điều tra tài liệu quý hiếm trong khả năng của mình, nhưng cần hình thành cơ chế phối hợp và chia sẻ thông tin để tránh lãng phí Các thư viện có thể tham khảo các hướng dẫn chuyên môn để thực hiện việc này hiệu quả hơn.

Standardized Holdings Counts and Measures for Archival Repositories and Special Collections Libraries) (2019) do SAA và ACRL/RBMS phát triển.

Dữ liệu điều tra và thống kê từ các đơn vị sẽ được tập hợp để xây dựng bản đồ tài liệu quý hiếm Nghiên cứu các hình thức bản đồ di sản từ các tổ chức như UNESCO, IFLA và Liên minh Châu Âu cho thấy tiềm năng của việc phát triển bản đồ tài liệu quý hiếm trực tuyến tại Việt Nam Bản đồ này sẽ cung cấp thông tin về địa điểm, giới thiệu bộ sưu tập tài liệu quý hiếm, cùng với khả năng và phương thức tiếp cận, khai thác Công cụ này không chỉ giúp nhận diện mạng lưới tài liệu quý hiếm trong và ngoài nước mà còn góp phần truyền thông về kho tàng di sản tài liệu quý hiếm của Việt Nam đến cộng đồng trong nước và quốc tế.

3.3.3 Xây dựng và hoàn thiện chính sách phát triển bộ sưu tập của từng thư viện, chú trọng phát triển bộ sưu tập thông qua sưu tầm, chia sẻ nguồn lực tài liệu quý hiếm

Để phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm chất lượng, thư viện cần xây dựng một chính sách phát triển bộ sưu tập phù hợp với chiến lược phát triển tài nguyên thông tin quốc gia Chính sách này phải bao quát cả tài liệu quý hiếm và đồng nhất với quy định quản lý tài liệu của đất nước Ngay cả khi không ưu tiên bổ sung tài liệu quý hiếm, thư viện vẫn cần có chính sách này để đảm bảo tính bền vững trong các hoạt động liên quan Việc xây dựng chính sách cần nghiên cứu vai trò của thư viện, nhu cầu của người sử dụng, thực trạng bộ sưu tập hiện tại và khả năng phối hợp với các thư viện khác Thư viện có thể tham khảo “Hướng dẫn về Chính sách phát triển bộ sưu tập sử dụng mô hình kê khai” của IFLA (2001) và các chính sách từ các thư viện quốc tế nổi bật Cuối cùng, chính sách phát triển bộ sưu tập cần được công bố rộng rãi trên website của thư viện để tăng cường tính minh bạch và thu hút sự quan tâm từ cộng đồng.

- Phát triển bộ sưu tập thông qua sưu tầm và chia sẻ tài nguyên tài liệu quý hiếm

Hoạt động sưu tầm tài liệu quý hiếm chủ yếu diễn ra tại các thư viện có chức năng bảo quản lâu dài tài liệu dân tộc Để bảo tồn di sản thư tịch và ngăn chặn việc phân tán, việc phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm, đặc biệt là các tài liệu trước 1945, là rất cấp thiết Tuy nhiên, hoạt động này gặp nhiều khó khăn do yêu cầu đầu tư lớn về kinh phí, thời gian, nhân lực và mối quan hệ Giá mua tài liệu thực tế thường cao hơn mức giá nhà nước quy định, khiến các thư viện với ngân sách hạn hẹp khó có khả năng mua sắm Thực trạng hiện nay cho thấy việc sưu tầm tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam còn nhiều bất cập, thiếu chủ động và sự phối hợp giữa các đơn vị sưu tầm còn yếu Do đó, cần có chính sách và kế hoạch đầu tư thường xuyên từ cơ quan quản lý nhà nước để nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu.

Tiêu chuẩn hóa và hoàn thiện công tác xử lý tài liệu quý hiếm

Hiện nay, việc xử lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện vẫn chưa hoàn tất và chưa ứng dụng công nghệ định danh hiện đại Các bộ sưu tập này cần được xử lý và quản lý để đảm bảo toàn bộ tài liệu gốc được định danh chính xác Do tính đa dạng của tài liệu quý hiếm ở Việt Nam, TVQGVN cần sớm xây dựng tiêu chuẩn định danh và xử lý kỹ thuật, chú trọng vào bảo quản tài liệu, giữ nguyên lai lịch mà không làm hỏng thông tin, đồng thời đảm bảo an ninh bằng cách sử dụng mã vạch, thẻ từ và thẻ RFID mà không gây hư hại cho tài liệu.

Tài liệu quý hiếm tại các thư viện hiện chưa được xử lý thống nhất và chuẩn hóa, dẫn đến việc thiếu sót trong việc ghi nhận các đặc trưng quan trọng Cần có nhân sự chuyên môn để biên mục chi tiết, chú trọng các yếu tố như đặc điểm đóng bìa, thể loại, loại giấy, kích thước, hình khối, và lai lịch tài liệu Để nâng cao hiệu quả biên mục tài liệu quý hiếm tại Việt Nam, cần khẩn trương nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn biên mục tài liệu quý hiếm, mở rộng từ tiêu chuẩn AACR2 và mẫu MARC21.

Để biên mục tài liệu Hán Nôm tại Việt Nam, cần tham khảo quy tắc mô tả từ VNCHN và Học viện Viễn đông bác cổ Pháp trong bộ Di sản Hán Nôm Việt Nam Việc xây dựng bộ từ vựng thuật ngữ cho tài liệu quý hiếm là cần thiết nhằm đảm bảo tính thống nhất trong biên mục Các Quy tắc Biên mục DCRM, dựa trên ISBD và AACR2, cùng với các chuẩn quốc tế từ Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, sẽ hỗ trợ trong quá trình nghiên cứu và xây dựng tiêu chuẩn Đối với bản sao số hóa, việc chuẩn hóa siêu dữ liệu mô tả, quản trị và cấu trúc là quan trọng để tài liệu có thể dễ dàng khám phá trên web Các tiêu chuẩn siêu dữ liệu như Dublin Core, TEI và METS cần được cân nhắc áp dụng để tạo sự thống nhất giữa các thư viện.

Việc định chỉ mục, phân loại, tóm tắt và chú giải tài liệu quý hiếm hiện đang thiếu chuẩn hóa, dẫn đến giảm chất lượng quản lý và khai thác Do đó, TVQGVN cần đầu tư nghiên cứu hợp tác với các chuyên gia của VNCHN để hướng dẫn và hỗ trợ hoạt động này Các thư viện Việt Nam cần thống nhất trong công tác định chỉ mục và tóm tắt tài liệu quý hiếm Vì tài liệu quý hiếm thường có ngôn ngữ và nội dung kén người sử dụng, việc tóm tắt trở thành khâu xử lý nội dung quan trọng, cần được các thư viện chú trọng đầu tư, hướng tới hình thức hỗn hợp giữa tóm tắt chỉ dẫn và tóm tắt thông tin.

Hoàn thiện hệ thống lưu trữ thông tin về tài liệu quý hiếm theo hướng hiện đại

Các hệ thống mục lục, danh mục và thư mục về tài liệu quý hiếm đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin Tuy nhiên, hiện tại, các công cụ này còn nhiều hạn chế như chưa phản ánh đầy đủ tài liệu quý hiếm, thiếu tính thống nhất và tích hợp, đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế Do đó, các thư viện Việt Nam cần cải thiện và hiện đại hóa các công cụ tổ chức thông tin tài liệu quý hiếm, đảm bảo bao quát toàn bộ bộ sưu tập và cho phép tra cứu dễ dàng trên máy tính và Internet.

Các thư viện cần ưu tiên xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục tài liệu quý hiếm, sau đó phát triển CSDL toàn văn để phục vụ việc tra cứu trực tuyến Đồng thời, các thư viện cần có kế hoạch tham gia tổ chức hợp tác thư viện toàn cầu OCLC, nhằm chia sẻ và kết nối với CSDL mục lục toàn cầu WorldCat Điều này sẽ giúp tăng cường sự hiện diện quốc tế và tiếp cận nguồn tài liệu quý hiếm giá trị cao từ các thư viện thành viên OCLC.

Việc áp dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là hệ thống quản trị thư viện, là điều kiện thiết yếu trong thời đại ngày nay Nhiều phần mềm đã được phát triển riêng để quản lý dữ liệu quý hiếm, tạo điều kiện lý tưởng cho việc quản lý và thực hiện các nghiệp vụ khác Tuy nhiên, hầu hết các thư viện trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam, vẫn sử dụng chung một phần mềm để quản lý cả tài liệu quý hiếm và tài liệu thông thường Do đó, các thư viện cần được đầu tư vào hệ thống phần mềm quản trị thư viện hiện đại, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế về nghiệp vụ và khả năng kết nối.

Phần mềm quản lý bộ sưu tập quý hiếm trong thư viện Việt Nam cần phát triển khả năng nhận diện và xử lý bộ font chữ Hán Nôm, với gần 10.000 chữ Nôm đã được mã hóa trong Unicode Nó nên tích hợp công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) để hỗ trợ tìm kiếm toàn văn, đồng thời cung cấp giải pháp khám phá triệu hồi để tạo giao diện tìm kiếm thân thiện Phần mềm cũng cần có công cụ khám phá quy mô web cho phép tìm kiếm biểu ghi qua các máy tìm tin như Google Hệ thống gợi ý cũng nên được tích hợp để tập hợp dữ liệu người sử dụng và cung cấp các gợi ý tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.

Nâng cao ch ất lượ ng công tác b ả o qu ả n tài li ệ u quý hi ế m

3.6.1 Xây dựng chính sách và kế hoạch bảo quản

- Chính sách bảo quản

Công tác bảo quản tài liệu quý hiếm hiện nay đang được thực hiện một cách không đồng nhất giữa các thư viện, dẫn đến chất lượng bảo quản chưa đạt yêu cầu Để cải thiện tình trạng này, các cơ quan có thẩm quyền cần ban hành một chính sách quốc gia về bảo quản tài liệu quý hiếm, nhằm định hướng cho hoạt động bảo quản một cách có kế hoạch, hệ thống và bền vững Chính sách này cần được xây dựng dựa trên kết quả điều tra, đánh giá và thẩm định tổng thể để đảm bảo hiệu quả trong việc bảo vệ tài liệu quý hiếm ở quy mô quốc gia, vùng và từng thư viện.

Chính sách bảo quản quốc gia cần bao quát mục tiêu chiến lược bảo quản tài liệu quý hiếm, cơ chế đảm bảo nhân lực, kinh phí và cơ sở vật chất, cùng với quy hoạch tổng thể các chương trình bảo quản tài liệu về mặt vật lý và giá trị thông tin Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc đầu tư và tạo điều kiện cho chiến lược bảo quản tài liệu quý hiếm Bên cạnh đó, chính sách cũng nên quy định việc thành lập và ưu tiên đầu tư các trung tâm bảo quản lớn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và các thư viện đầu mối của vùng, ngành, lĩnh vực, với nhiệm vụ bảo quản tài liệu, cung cấp dịch vụ bảo quản tài liệu quý hiếm, cũng như hướng dẫn và đào tạo kỹ năng bảo quản cho các thư viện khác.

Các thư viện cần xây dựng chính sách bảo quản phù hợp với chính sách quốc gia, coi đây là nền tảng cho mọi hoạt động liên quan đến bộ sưu tập tài liệu quý hiếm Chính sách bảo quản nên bao gồm mục tiêu chung và chi tiết cho từng nhóm tài liệu, các hành động bảo quản cần thực hiện, nguồn lực cần thiết, cũng như giải pháp, tiêu chuẩn và quy trình bảo quản Ngoài ra, cần có kế hoạch đảm bảo an ninh và phòng chống thảm họa, cùng với việc xác định rõ trách nhiệm của nhân viên bảo quản, nhân viên thư viện và người sử dụng thư viện.

Sau khi thiết lập chính sách bảo quản, thư viện cần xây dựng kế hoạch bảo quản phù hợp với đặc điểm và tình trạng của bộ sưu tập Kế hoạch này nên bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn, tập trung vào việc đánh giá và xác định các vấn đề ưu tiên như cải tạo môi trường, tăng cường thiết bị, chống ẩm, ngăn chặn sinh vật gây hại, tu sửa phục chế, chuyển đổi tài liệu, đào tạo nhân lực và nâng cao nhận thức của người sử dụng Kế hoạch cần rõ ràng về mục tiêu, biện pháp, quy trình, tiến độ, nguồn lực và trách nhiệm, làm cơ sở cho quá trình thực hiện, kiểm tra và đánh giá hiệu quả.

3.6.2 Đảm bảo điều kiện môi trường bảo quản và trang thiết bị đủ tiêu chuẩn Đảm bảo môi trường và trang thiết bị là vấn đề căn bản trong bảo quản tài liệu quý hiếm song ở Việt Nam, hầu hết các thư viện còn gặp rất nhiều khó khăn về vấn đề này Đến nay đã có một số quy định và tiêu chuẩn liên quan đến môi trường kho chứa và trang thiết bị như: Quyết định 889/QĐ-KH ngày 23/4/1997 của Bộ trưởng

Bộ VHTT&DL đã ban hành danh mục thiết bị bảo quản và phục chế tài liệu thư viện, đồng thời giới thiệu Thông tư 02/2020/TT-BVHTTDL quy định về bảo quản và thanh lọc tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện Bên cạnh đó, TCVN 11274:2015 về yêu cầu lưu trữ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ và thư viện đã được ban hành dựa trên tiêu chuẩn ISO 11799:2015 Các thư viện cần áp dụng các quy định và tiêu chuẩn mới này để rà soát, chỉnh lý và đảm bảo yêu cầu về cơ sở hạ tầng, kho chứa và thiết bị cần thiết cho tài liệu quý hiếm.

Tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam đa dạng về loại vật mang tin, mực, keo, kỹ thuật và chất liệu đóng gáy, bìa Bản sao vật lý được tạo ra từ các vật liệu như giấy và nhựa, mỗi loại chất liệu yêu cầu điều kiện bảo quản tối ưu khác nhau Việc đảm bảo một môi trường đáp ứng đồng thời tất cả các yêu cầu này là rất khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh ngân sách hạn chế Giải pháp tối ưu là tạo ra một môi trường bảo quản trung dung cho phần lớn tài liệu và thiết lập khu vực kho chứa đặc biệt cho các tài liệu cần bảo quản trong điều kiện nghiêm ngặt hơn, như tài liệu ảnh và tài liệu có giá trị cao.

Các cơ quan chủ quản cần lập kế hoạch tăng cường đầu tư kinh phí để nhanh chóng cải thiện điều kiện kho tàng và thiết bị cho tài liệu quý hiếm Trong thời gian chờ đợi cấp kinh phí, các thư viện nên tập trung vào những yêu cầu cơ bản để bảo vệ và nâng cao chất lượng tài liệu.

Để bảo quản tài liệu hiệu quả, cần chỉnh đốn và sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, giảm thiểu hư hại cơ học Sử dụng hộp đựng tài liệu dạng sách và ke chặn sách cho các giá còn trống là giải pháp tối ưu Vật liệu làm hộp đựng, giày sách và ke chặn sách cần đảm bảo chất lượng lưu trữ Đồng thời, lựa chọn giá kệ phù hợp cần cân nhắc ưu nhược điểm của từng loại và lập kế hoạch bảo trì hợp lý.

Để bảo quản bản gốc hiệu quả, cần hạn chế ánh sáng không cần thiết trong kho chứa, đặc biệt là ánh sáng tự nhiên Khi mang bản gốc ra ngoài, hãy cố gắng duy trì mức độ chiếu sáng thấp nhất có thể.

Để bảo quản tài liệu hiệu quả, cần duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định nhằm giảm thiểu phản ứng lý hóa, đồng thời ngăn chặn sự phát triển của nấm mốc và côn trùng Tài liệu giấy và da nên được giữ ở nhiệt độ từ 13-20°C và độ ẩm từ 45-55% Đối với tài liệu phim, ảnh, băng và đĩa, việc bảo quản ở nhiệt độ thích hợp cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng.