QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG WEBSITE BÁN ĐỒ ĂN NHANH

BÁO CÁO ĐỒ ÁN: QUẢN TRỊ DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG WEBSITE. Việt nam với gần một trăm triệu dân và dân số là dân số trẻ là thị trường vô cùng hấp dẫn với ngành đồ ăn nhanh. Các thói quen liên quan đến đồ ăn nhanh đã thay đổi đáng kể trong vòng 10 hoặc 15 năm qua. Trước đây người Việt chỉ quen dùng các món ăn Việt Nam như “phở”, “bánh mì”, các món bún và cơm. Ngày nay, thế hệ trẻ yêu thích các thương hiệu như McDonald’s, Burger King, KFC, Texas Chicken, Pizza Hut, Domino’s, Starbucks, Coffee Bean Tea Leaf, và nhiều thương hiệu khác. Bởi khi thu nhập tăng lên, nhu cầu về những sản phẩm tốt hơn và phức tạp hơn sẽ được cải thiện trong ngành nhà hàng nói chung và thức ăn nhanh nói riêng. Ngày nay tiềm năng của ngành càng ngày càng phát triển nhưng cũng đi kèm là rất nhiều thách thức từ việc biến động thị trường nên doanh nghiệp phải có những giải pháp, chiến lược phù hợp để có thể phát triển bền vững.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG WEBSITE BÁN ĐỒ ĂN NHANH Giảng viên hướng dẫn: ThS Huỳnh Đức Huy Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hương 19521953 Nguyễn Thủy Tiên 19522341 Nguyễn Hữu Thắng 19522209 Trần Dương Thùy Ngân 19521889 TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy cô giảng viên Trường Đại học Công nghệ thông tin – Đại học Quốc gia TP.HCM quý thầy cô khoa Hệ thống Thơng tin giúp cho nhóm chúng em có kiến thức làm tảng để thực đề tài Đặc biệt, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn lòng biết ơn sâu sắc tới thầy ThS.Huỳnh Đức Huy, người hướng dẫn cho em suốt thời gian làm đề tài Thầy trực tiếp hướng dẫn tận tình, sửa chữa đóng góp nhiều ý kiến quý báu giúp nhóm chúng em hồn thành tốt báo cáo mơn học Một lần em chân thành cảm ơn thầy chúc thầy dồi sức khoẻ Trong thời gian học đề tài, nhóm chúng em vận dụng kiến thức tảng tích lũy đồng thời kết hợp với việc học hỏi nghiên cứu kiến thức từ thầy cô, bạn bè nhiều nguồn tài liệu tham khảo Từ đó, nhóm chúng em vận dụng tối đa thu thập để hoàn thành báo cáo đồ án tốt Tuy nhiên, kiến thức chuyên mơn cịn hạn chế thân cịn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung báo cáo khơng tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý, bảo thêm quý thầy nhằm hồn thiện kiến thức để nhóm chúng em dùng làm hành trang thực tiếp đề tài khác tương lai việc học tập làm việc sau Một lần xin gửi đến thầy cô, bạn bè lời cảm ơn chân thành tốt đẹp nhất! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 Nhóm sinh viên thực i NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG BIỂU PHẦN 1: GIỚI THIỆU 1.1 Từ ngữ viết tắt thuật ngữ 1.2 Tham khảo 1.3 Tổng quan dự án 1.4 Mục đích mục tiêu 1.5 Các bên liên quan nhân 1.6 Điều phối dự án PHẦN 2: TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.1 Mơ hình phát triển phần mềm 2.2 Cơ cấu tổ chức dự án 11 2.2.1 Tổ chức dự án 11 2.2.2 Vai trò trách nhiệm 11 PHẦN 3: QUẢN LÝ DỰ ÁN 13 3.1 Giả định, điều kiện rủi ro 13 3.1.1 Giả định 13 3.1.2 Các hạn chế 13 3.1.3 Rủi ro ban đầu 13 3.1.4 Rủi ro ban đầu 14 3.2 Khởi tạo dự án 15 3.2.1 Ước lượng 15 3.2.2 Yêu cầu nguồn lực 15 3.2.3 Yêu cầu đào tạo nhân dự án 16 3.3 Kế hoạch thực dự án 16 3.3.1 Phân rã công việc 16 3.3.2 Lập lịch làm việc 21 3.3.3 Các cột mốc (milestone) work product 23 iii 3.3.4 Điều phối nguồn lực 24 3.4 Kế hoạch kiểm soát dự án 26 3.4.1 Kiểm soát kế hoạch thực 26 3.4.2 Kế hoạch quản lý yêu cầu 26 3.4.3 Kế hoạch quản lý yêu cầu 27 3.4.4 Kiểm tra chất lượng sản phẩm 30 3.4.5 Báo cáo dự án 31 3.4.6 Đo lường dự án 32 3.5 Kế hoạch quản lý rủi ro 32 3.5.1 Nhận diện rủi ro 33 3.5.2 Nhận diện rủi ro 34 3.5.3 Lập kế hoạch đối phó 36 3.5.4 Giám sát điều chỉnh 40 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Biểu đồ dân số Việt Nam qua năm Hình 2.1 Các khái niệm Scrum .9 Hình 2.2 Vòng đời phát triển theo quy trình Scrum .10 Hình 3.1 Bảng đánh giá xác suất xuất rủi ro 35 Hình 3.2 Bảng đánh giá khả tác động 35 Hình 3.3 : Bảng xếp độ ưu tiên 36 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Bảng từ ngữ viết tắt thuật ngữ .3 Bảng 1.2 Bảng tài liệu tham khảo Bảng 2.1 Sơ đồ tổ chức dự án 11 Bảng Bảng vai trò trách nhiệm .12 Bảng 3.1 Bảng danh sách rủi ro ban đầu 14 Bảng 3.2 Bảng danh sách rủi ro ban đầu 15 Bảng 3.3 Bảng phân rã công việc 21 Bảng 3.4 Bảng phân lịch làm việc 23 Bảng 3.5 Bảng cột mốc (milestone) work product 24 Bảng 3.6 Bảng điều phối nguồn lực .26 Bảng 3.7 Bảng kế hoạch chuyển giao tài liệu 30 Bảng 3.8 Bảng loại rủi ro 34 QUẢN LÝ TÀI LIỆU Ngày tạo: 06/09/2022 Thời gian lưu: 12/15/2022 6:10:50 CH Phòng ban/Bộ phận: PM Lưu bởi: Nguyễn Hữu Thắng LỊCH SỬ THAY ĐỔI Người thực Ngày thực Nội dung Phiên Nguyễn Hữu Thắng 06/09/2022 Lập tài liệu 0.0.1 Nguyễn Thị Hương 19/09/2022 Giới thiệu 1.1 Trần Dương Thùy Ngân 19/10/2022 Tổ chức dự án 2.1 Nguyễn Thủy Tiên 19/11/2022 Quản lý dự án 2.3 Nguyễn Thủy Tiên 12/12/2022 Chỉnh sửa, bổ sung lại phần 2.4 LỊCH SỬ KIỂM TRA Người kiểm tra Ngày kiểm tra Nhận xét/đánh giá Phiên Nguyễn Hữu Thắng 02/10/2022 - Cần làm rõ lại phần tổ chức dự án 3.1 Nguyễn Hữu Thắng 09/12/2022 - Đọc xem xét lại phần trước hoàn thành 3.2 PHẦN 1: GIỚI THIỆU Tài liệu báo cáo đồ án môn học Quản lý dự án TMĐT nhóm bao gồm tồn trình lên kế hoạch cách sử dụng phần mềm để phân chia quản lý tiến độ cơng việc thành viên nhóm 1.1 Từ ngữ viết tắt thuật ngữ Từ viết tắt PM Diễn giải Project Manager – Trưởng dự án Work Products Tất tài liệu/source dự án tài liệu yêu cầu người dùng, tài liêu kỹ thuật, source code, hướng dẫn sử dụng PERT Program Evaluation & Review Technique kỹ thuật ước lượng thời gian sử dụng cơng thức có sẵn EVM Earned Value Management kỹ thuật đo lường thực dự án thông qua việc tích hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí dự án BHT CNPM Ban học tập Công nghệ Phần mềm, khác hàng yêu cầu phát triển ứng dụng UAT Viết tắt User acceptance testing - Kiểm thử chấp nhận Bảng 1.1 Bảng từ ngữ viết tắt thuật ngữ 1.2 Tham khảo STT Tên tài liệu Mô tả UseCase.docx Sơ đồ mô tả usecase hệ thống usecase thành phần BangQuanLyRuiRo.xlsx Mô tả thứ tự thực dạng sơ đồ cho usecase ThietKeDuLieu.docx Dữ liệu thiết kế dạng bảng (sql) ClipDemo[Link] Clip demo đồ án Bảng 1.2 Bảng tài liệu tham khảo 1.3 Tổng quan dự án Hình 1.1 Biểu đồ dân số Việt Nam qua năm Việt nam với gần trăm triệu dân dân số dân số trẻ thị trường vô hấp dẫn với ngành đồ ăn nhanh Các thói quen liên quan đến đồ ăn nhanh thay đổi đáng kể vòng 10 15 năm qua Trước người Việt quen dùng ăn Việt Nam “phở”, “bánh mì”, bún cơm Ngày nay, hệ trẻ yêu thích thương hiệu McDonald’s, Burger King, KFC, Texas Chicken, Pizza Hut, Domino’s, Starbucks, Coffee Bean & Tea Leaf, nhiều thương hiệu khác Bởi thu nhập tăng lên, nhu cầu sản phẩm tốt phức tạp cải thiện ngành nhà hàng nói chung thức ăn nhanh nói riêng Ngày tiềm ngành ngày phát triển kèm nhiều thách thức từ việc biến động thị trường nên doanh nghiệp phải có giải pháp, chiến lược phụ hợp để phát triển bền vững Và giải pháp xu hướng phát triển áp dụng cơng nghệ thơng tin việc quản lý kinh doanh Giảm thiểu tối đa công việc phải sử dụng sức người để giảm thiểu nhân lực đem đến độ xác cao giúp cho doanh nghiệp đưa định kinh doanh xác, thời điểm làm cho việc kinh doanh trở nên hiệu Do việc xây dựng phát triển trang Web bán đồ ăn nhanh để giúp cho việc quảng bá sản phẩm, tăng độ nhận diện thương hiệu, tiếp cận đến với khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ ưu tiên cho doanh nghiệp 1.4 Mục đích mục tiêu • Mục đích: Xây dựng website bán đồ ăn nhanh • Mục tiêu: Đáp ứng tiêu chuẩn website: o Cấu trúc khoa học, chặt chẽ, rõ ràng, dễ dàng điều hướng, khai thác, chỉnh sửa o Thân thiện với người sử dụng o Tương thích với trình duyệt web khác nhau, nội dung tối ưu, tốc độ tải/nạp trang web nhanh o Hoạt động ổn định bảo mật Đáp ứng chức khách hàng yêu cầu (quảng bá sản phẩm bán hàng trực tiếp qua mạng) • Thời gian thực hiện: o Từ ngày (06/09 – 12/12/2022) • Nhân lực tham gia: o người thành viên nhóm • Phạm vi: o Dự án xây dựng website quảng bá sản phẩm bán sản phẩm trực tuyến cho khách hàng thông qua hệ thống Internet o Website sử dụng cho cửa hàng bán đồ ăn nhanh liên quan • Những người liên quan o Cửa hàng bán đồ ăn nhanh o Khách hàng mua đồ ăn nhanh • Tài nguyên o Các cửa hàng cung cấp: ▪ Cung cấp chi phí dự án ▪ Nghiệp vụ quản lý ▪ Thông tin sản phẩm o Khách hàng mua đồ ăn: ▪ Cung cấp nhu cầu, mong muốn mua hàng ▪ Đưa ý kiến đóng góp dịch vụ • Mốc thời gian quan trọng o Thời gian bắt đầu dự án: 06/09/2022 o Thời gian kết thúc dự án: 12/12/2022 • Kinh phí o Kinh phí thực hiện: triệu o Kinh phí dự trù: triệu o Tổng kinh phí: triệu • Phần hiệu chỉnh/ điều chỉnh Kiểm thử - Máy tính - Excel - Biết kiểm thử công cụ Testrail - Tự tạo testcase để phủ hết trường hợp lỗi phổ biến - Am hiểu tường tận sản phẩm phát triển 10 Vận hành - Máy tính - Có thể xử lý vấn đề phát sinh (lỗi trình cài đặt môi trường,…) Bảng 3.6 Bảng điều phối nguồn lực 3.4 Kế hoạch kiểm soát dự án 3.4.1 Kiểm soát kế hoạch thực Các điều khoản quy định • Xác định chuỗi công việc cần phải làm Đối với nhiệm vụ, phải vạch rõ khoảng thời gian cần thiết, nguồn lực kèm chịu trách nhiệm hồn thành • Xem xét đến phụ thuộc công việc hay nhiệm vụ giao cho thành viên nhóm Cần xác định cơng việc kết thúc lúc công việc khác bắt đầu nhằm điều chỉnh nhân lực thời gian phù hợp • Trao đổi, tham khảo ý kiến thành viên nhóm bạn, họ người cho bạn nhìn sâu sắc cách thức thực nhiệm vụ, khoảng thời gian họ làm người tốt để giải nhiệm vụ cụ thể với cam kết người thời hạn hồn thành • Báo cáo với trưởng dự án gặp cố • Ln theo dõi cập nhật lịch trình trưởng dự án • Hướng giải gặp cố: o Trưởng dự án theo dõi, tổng hợp báo cáo tài liệu nhóm dev, tester suốt dự án Nếu sai sót phải lên kế hoạch lại tổ chức họp o Điều chỉnh lại tiến độ công việc thực tế so với WBS dự kiến bị chậm hay nhanh 3.4.2 Kế hoạch quản lý yêu cầu Danh sách yêu cầu bắt đầu dự án: • Hiệu năng: 26 o Thời gian đáp ứng tối đa: giây o Thời gian xử lý báo cáo: – phút (tùy vào báo cáo) • Bảo mật: o Kiểm tra đăng nhập người dùng o Mọi thao tác thực sau đăng nhập hợp lệ o Nghiệp vụ: Cung cấp đầy đủ tính nghiệp vụ: quản lý thơng tổ chức, quản lý thông tin người tham gia dự kiện, quản lý câu hỏi, quản lý kiện, quản lý giỏ hàng • Thời gian: o Thời gian thực dự án dự kiến: 105 ngày o Thời gian thực dự án tối đa: 120 ngày o Thời gian tập huấn sử dụng hệ thống: ngày o Thời gian sử dụng thử nghiệm hệ thống: ngày o Thời gian giao thiết kế: không 30 ngày sau ngày bắt đầu dự án • Danh sách yêu cầu sau cùng: khách hàng giữ nguyên yêu cầu dự án, dự án thực yêu cầu ban đầu 3.4.3 Kế hoạch quản lý yêu cầu • Tạo task Notion • Cấp quyền truy cập wordpress cho thành viên nhóm 3.4.3.1 Quy trình mẫu Xem quy trình phát triển phần mềm • Thời gian phát triển dự án: Từ 20/09/2022 đến 10/12/2022 • Phương thức đánh giá: Dự án chia nhỏ chức đánh giá qua vòng lặp, dựa bảng phân rã công việc (WBS) thay đổi cập nhật phần mềm quản lý dự án • Các cột mốc quan trọng để đạt được: o Giai đoạn 1: Chuẩn bị o Giai đoạn 2: Xác định o Giai đoạn 3: Phân tích o Giai đoạn 4: Thiết kế o Giai đoạn 5: Hiện thực o Giai đoạn 6: Kiểm thử hệ thống o Giai đoạn 7: Kiểm thử chấp nhận o Giai đoạn 8: Vận hành o Giai đoạn 9: Đóng dự án • Các sản phẩm dự án: o Tài liệu hưỡng dẫn sử dụng 27 o Tài liệu hưỡng dẫn cài đặt o Tài liệu thiết kế liệu, hệ thống o Mã nguồn chương trình • Các phê chuẩn cần thiết giai đoạn dự án: o PO phê duyệt chức theo đặc tả o Nhà tài trợ phê duyệt cấp vốn theo giai đoạn o Người dẫn dẵn nhóm phê duyệt chứng triển khai vòng lặp o Khách hàng xác nhận tiếp nhận sản phẩm đạt yêu cầu 3.4.3.2 Phương pháp, công cụ công nghệ Mô tả phương pháp, công cụ, cơng nghệ sử dụng dự án: • • • • • • • • • • • • • • • • Phương pháp phát triển phần mềm: Agile scrum Kiến trúc phần mềm: mẫu phát triển ứng dụng mii hình MVP (model - view - presenter) Ngơn ngữ lập trình: JavaScript Cơ sở liệu: MongoDB Cơng nghệ: Nodejs Công cụ phát triển ứng dụng: Visual Studio Code Công cụ thiết kế giao diện: Figma Công cụ thiết kế liệu: DataGrip Công cụ thiết kế, sửa đổi tài liệu: Word Tiêu chuẩn kỹ thuật: Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10539:2014 (ISO/IEC 12207:2008) Kỹ thuật hệ thống phần mềm - Các q trình vịng đời phần mềm Mô tả chi tiết: Phương pháp phát triển phần mềm: xem mục 2.1 Công nghệ: NodeJS tảng xây dựng V8 JavaScript Engine – trình thơng dịch thực thi mã JavaScript, giúp xây dựng ứng dụng web cách đơn giản dễ dàng mở rộng NodeJS phát triển Ryan Dahl vào năm 2009 chạy nhiều hệ điều hành khác nhau: OS X, Microsoft Windows, Linux Công cụ: Visual Studio Code: (VS Code hay VSC) trình soạn thảo mã nguồn phổ biến sử dụng lập trình viên Nhanh, nhẹ, hỗ trợ đa tảng, nhiều tính mã nguồn mở ưu điểm vượt trội khiến VS Code ngày ứng dụng rộng rãi Ngồi VS Code cịn tích hợp Git, gợi ý hỗ trợ code nhanh Phần mềm DataGrip IDE cho SQL thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể nhà phát triển sở liệu chuyên nghiệp Chức bổ sung sở liệu thức cho IntelliJ IDEA, PhpStorm, PyCharm, RubyMine Là 28 môi trường sở liệu đa động cơ, DataGrip hỗ trợ MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, DB2, SQLite, HyperSQL, Apache Derby H2 3.4.3.3 Cơ sở hạ tầng • • • • • • • • • Kế hoạch thiết lập trì mơi trường phát triển: Phần cứng: laptop, hình rời Hệ điều hành: Windows 11 Mạng: Gói mạng cáp quang FiberNET VNPT Phần mềm phát triển: Visual Studio Code Phần mềm thiết kế: Figma Phần mềm quản lý: Github, Github Desktop, Notion Phần mềm soạn thảo: Microsoft Word 365 Quy định hành chính: nhân viên phải tuân thủ thời gian họp mặt 3.4.3.4 Xác định yêu cầu người dùng Giai đoạn Giai đoạn lấy yêu cầu Giai đoạn thiết kế phần mềm Tài liệu Thời gian gửi tài Ghi liệu YCND Tài liệu yêu cầu tính năng, giao diện người dùng Tuần 09/2022 Tài liệu thêm yêu cầu giao diện tính Tuần 2, 09/2022 đến tuần 09/2022 Chuyển qua email Liên lạc qua kênh chat Microsoft Teams công ty Tài liệu thư viện liệu Tuần 09/2022 Gửi qua gmail Giải đoạn kiểm thử Tài liệu triển khai kỹ thuật Tuần 1, 12/2022 Chuyển qua email phận IT Giai đoạn triển khai Tài liệu hướng dẫn sử dụng Tuần 1, 12/2022 Chuyển qua email 29 Tài liệu hướng dẫn cài đặt Tuần 1, 12/2022 Chuyển qua email Tài liệu hỗ trợ kỹ thuật Tuần 2, 12/2022 Chuyển qua email kênh chat Microsoft Teams công ty Bảng 3.7 Bảng kế hoạch chuyển giao tài liệu Tất tài liệu yêu cầu từ trường hay tài liệu bên công ty báo cáo cần đồng thuận bên nên bên thường xuyên gặp kí kết xác nhận tài liệu yêu cầu bên 3.4.3.5 Nghiệm thu sản phẩm Lập kế hoạch bàn giao sản phẩm, điền thông tin vào Lập kế hoạch bàn giao sản phẩm: • Lập biên nghiệm thu tính năng, giao diện đưa số đo chất lượng trước đưa vào sử dụng • Tiến hành lập bảng thống kê thời gian, vấn đề sửa, thời gian làm gặp vấn đề lỗi kĩ thuật để rút kinh nghiệm cho dự án khác sau • Tổng hợp tài liệu kĩ thuật, đánh giá lại lần cuối xem ổn định hay chưa đưa phương án giải Sau nghiệm thu: • Chuẩn bị đẩy đủ tài liệu hướng dẫn kĩ thuật, để sau kí kết bàn giao lại • Kí kết hợp hai bên xác nhận theo biên • Sử dụng biên nghiệm thu để bên ký xác nhận 3.4.4 Kiểm tra chất lượng sản phẩm • Để đảm bảo chất lượng, sau triển khai phần mềm lên tổ chức BHT CBPM, kiểm tra phần mềm sau cài đặt có với tiêu chuẩn đề dự án đề hay không • Các điều khoản triển khai: o BHT phải tuân theo điều khoản sử dụng phần mềm o BHT phải đảm bảo điều kiện, môi trường, sở vật chất trước triển khai phần mềm • Các điều khoản, quy định sau triển khai: o Có cải tiến sản phẩm trường yêu cầu thêm o Luôn hỗ trợ phần mềm gặp cố • Mỗi cố hay lỗi phần mềm quản lý lưu lại gồm có mục sau để đảm bảo chất lượng sản phẩm Mã lỗi Tên lỗi Hình ảnh lỗi Chi tiết lỗi Trang thái sửa lỗi, cố 30 … … … … … 3.4.5 Báo cáo dự án • Với dự án cơng nghệ thơng tin, dự án triển khai theo mô hình Scrum báo cáo nội dung khơng thể thiếu PM tổ chức họp định kì tuần (monthly meeting) để báo cáo gọi báo cáo định kì • Nếu vấn đề dự án lớn, ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng dự án PM yêu cầu họp dự án gấp bao gồm thành viên dự án • Mục đích: Giao tiếp chủ yếu dự án với bên , ngắn gọn theo mẫu quy định sẵn Đây lúc để cá thể nhóm báo cáo tiến độ đồng thời vần đề cần có ý kiến chung để giải Ngồi báo cáo tiến độ báo cáo định cịn lúc nhóm bàn giao cho khách hàng thứ hoàn thành • Thời gian: Nhóm áp dụng dự án theo mơ hình Angile/Scrum nên định thời gian báo cáo định kì tuần cho phiên, thời gian cho hoạt động Sprint Cụ thể 2h chiều ngày thứ tuần thứ Cuộc hợp khơng kéo dài q tiếng • Nội dung: Báo cáo định kỳ cần bao gồm phần sau đây: o Sơ lược lại hoạt động kết thu từ báo cáo trước Kê khai công việc thực hiện, tiến độ công việc, cơng việc hồn thành o Liệt kê vấn đề nảy sinh Giải thích trở ngại xuất hiện, gây ra, chịu trách nhiệm theo dõi xử lý đến đâu Xác định mức độ ảnh hưởng vấn đề đến dự án o Các vấn đề giải Giải thích tóm tắt (hoặc dẫn chiếu đến báo cáo kỳ trước), vấn đề giải nào, giải tác động lên dự án o Các vấn đề tồn Chỉ cần hay hai câu đủ Không cần mô tả lại vấn đề báo cáo trước o Lịch biểu đối chiếu với kế hoạch Giải thích tất thay đổi so với sơ đồ Gantt tuần trước, đặc biệt thời hạn giao hàng khác Gạch để nhấn mạnh thông báo kéo dài thời hạn o Đối chiếu chi phí thực tế với dự tính ngân sách Có thể sử dụng MS Project để có sơ đồ chiếu Chi phí thực tế Tóm tắt khoản kể từ lần báo cáo trước o Inform kế hoạch cho sprint kế Liệt kê công việc theo kế hoạch kiện mốc hai tuần tới, cơng việc liên kết với để đem đến kết định bàn giao cho khách hàng 31 3.4.6 Đo lường dự án • Với mơ hình angile/scrum, để đo lường dự án, chúng chia nhỏ dự án thành sprint tiến hành đo lường cho Sprint • Ngồi ra, tổ dự án đóng khung thời gian cho Sprint, hoạt động sprint đóng khung thời gian bàn giao khách hàng theo tính thống nhât trước • Nếu hoạt động chưa sprint chưa hồn thành, quy trình giải hiện theo bước sau: o Nếu khung thời gian người thực hoạt động cảm thấy khơng thể hồn thành báo cáo Teamlead để có phương án support o Những cơng việc chưa hoàn thành sprint này, phiên báo cáo định kì, PM chuyển vào spint sau mở thêm khung thời gian để giải • Ngồi chúng tơi cịn áp dụng biết pháp phần trăm cơng việc hồn thành (percent complete) cách theo tơi đơn giản thông qua việc sử dụng Project Schedule để ghi nhận phần trăm hồn thành cơng việc • Khi bắt đầu dự án chúng tối khởi tạo activity 0% sau đo update sau tuần kết thúc sprint sprint làm điều tương tự, activity_ sprint updata sau ngày hợp sprint • Nếu dự án/activity bạn hồn thành 50%, lúc đo lường so với kế hoạch xem nhanh hay chậm dự định 3.5 Kế hoạch quản lý rủi ro • Rủi ro dùng để hay nhiều việc chưa có khả xảy tương lai có tác động đến dự án, việc xảy thường gây ảnh hưởng xấu, chí “tai nạn” cho dự án, cản trở dự án đạt mục tiêu • Quản lý rủi ro q trình nhận dạng, phân tích, đo lường, đánh giá rủi ro, để từ tìm biện pháp kiểm soát, khắc phục hậu rủi ro hoạt động kinh doanh nhằm sử dụng tối ưu nguồn lực • Quản lý rủi ro gồm có giai đoạn: o Nhận dạng rủi ro: Xác định danh sách rủi ro xảy hoạt động doanh nghiệp để xếp, phân nhóm rủi ro o Phân tích đo lường rủi ro: Phân tích rủi ro, đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro xảy xác suất xảy rủi ro nhằm tìm cách đối phó hay tìm giải pháp phịng ngừa, loại bỏ, hạn chế, giảm nhẹ thiệt hại o Lập kế hoạch hạn chế khắc phục: Lựa chọn phương pháp thích hợp để hạn chế, khắc phục rủi ro o Kiểm sốt rủi ro: hoạt động có liên quan đến việc né tránh, ngăn chặn giảm nhẹ nghiêm trọng tổn thất 32 3.5.1 Nhận diện rủi ro Xác định xác nguồn có khả phát sinh rủi ro điều không dễ dàng Thông thường rủi ro xuất từ nguồn sau: • • • • • • Nguồn ngân sách cho dự án Vấn đề kỹ thuật Nguồn nhân lục Thời gian thực dự án Yêu cầu dự án Các vấn đề khác liên quan đến luật pháp, văn hoá,… STT Loại rủi ro Rủi ro tiềm ẩn Mã rủi ro Ngân sách Phân bổ ngân sách không A1 Ngân sách Vượt ngân sách đề ban đầu A2 Kỹ thuật Thiếu công cụ hỗ trợ B1 Kỹ thuật Cần cập nhật kiến thức công nghệ B2 Kỹ thuật Chưa liệt kê hết đầy đủ test case B3 Nhân lực Thành viên nhóm nghỉ đột xuất, không đảm bảo thời gian tiến độ dự án C1 Nhân lực Mâu thuẫn thành viên nhóm C2 Nhân lực Chưa có kiến thức kinh nghiệm C3 Nhân lực Nguồn nhân lực không đủ hỗ trợ dự án C4 10 Lịch trình Thiếu nhiệm vụ quan trọng D1 11 Lịch trình Chậm chễ lịch trình D2 12 Lịch trình Lịch trình thay đổi bất ngờ kéo theo task khác D3 13 Yêu cầu DA Chưa xác định rõ ràng mục đích dự án E1 14 Yêu cầu DA Thiết kế chưa đáp ứng mục tiêu đề E2 15 Yêu cầu DA Thiếu tài liệu liên quan E3 33 16 Bên Các vấn đề xã hội F1 17 Bên Các vấn đề khác liên quan đến luật pháp, văn hố F2 18 Mơi trường Thay đổi cơng tác chừng phịng ban G1 19 Thương mại Ổn định khách hàng H1 20 Thương mại Các điều khoản với nhà cung cấp H2 Bảng 3.8 Bảng loại rủi ro 3.5.2 Nhận diện rủi ro Phân tích định tính rủi ro việc mô tả tác động loại rủi ro xếp chúng vào nhóm theo mức rủi ro cao, trung bình, thấp Phân tích định tính rủi ro nhằm đánh giá mức độ lớn nhỏ rủi ro, sở cho phân tích định lượng để lập kế hoạch đối phó với rủi ro Các kết phân tích định tính là: • Xác định rủi ro dự án ngun nhân gây nên chúng • Phân tích hậu rủi ro gây nên • Xác định giá trị biên (tối đa, tối thiểu) thơng số dự án bị thay đổi rủi ro 3.5.2.1 Nghiệm thu sản phẩm Xác suất xuất rủi ro khả mà rủi ro xuất phân loại Luôn luôn, Thường xuyên, Hay xảy ra, Đôi khi, Hiếm khi, phụ thuộc vào giá trị tương đương để ước lượng ● - Thường xuyên: Khả xuất rủi ro cao, xuất hầu hết dự án ● - Hay xảy ra: Khả xuất rủi ro cao, xuất nhiều dự án ● - Đôi khi: Khả xuất rủi ro trung bình, xuất số dự án ● - Hiếm khi: Khả xuất thấp, xuất điều kiện định Thang đo xác suất rủi ro xảy thường nằm khoảng từ 0,0 (không xảy ra) đến 0,99 (gần chắn xảy ra) Bảng đánh giá xác suất xuất rủi ro: 34 Hình 3.1 Bảng đánh giá xác suất xuất rủi ro 3.5.2.2 Phân tích mức tác động rủi ro Một rủi ro, chất ln ln có tác động tiêu cực Tuy nhiên, quy mô ảnh hưởng thay đổi mặt chi phí tác động tới đến sức khỏe, tính mạng người số yếu tố quan trọng khác Tác động rủi ro phân loại thành mức độ: Trầm trọng, Quan trọng, Vừa phải Khơng đáng kể có giá trị tương đương: ● - Trầm trọng: Có khả cao làm dự án thất bại ● - Quan trọng: Gây khó khăn lớn làm dự án khơng đạt mục tiêu ● - Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt mục tiêu dự án ● - Không đáng kể: Gây khó khăn khơng đáng kể Hình 3.2 Bảng đánh giá khả tác động 3.5.2.3 Ước lượng phân hạn rủi ro Rủi ro sau tính giá trị để ước lượng cơng thức: Risk Exposure = Risk Impact * Risk Probability 35 Hình 3.3 : Bảng xếp độ ưu tiên 3.5.3 Lập kế hoạch đối phó Lập kế hoạch đối phó rủi ro trình xây dựng phương án hành động để nâng cao hội giảm thiểu nguy mục tiêu dự án Các kế hoạch dự phòng nên xây dựng tiết kiệm cho rủi ro có mức độ ưu tiên cao tác động lớn Một số chiến lược đối phó rủi ro: Tránh xa rủi ro: lựa chọn phương án khác Có thể nảy sinh phương án khác Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết rủi ro xảy Chuyển rủi ro nơi khác Làm giảm nguyên nhân gây rủi ro: tìm nguyên nhân để hạn chế loại bỏ Thông thường người ta áp dụng nguyên tắc Pareto hay gọi phương pháp 80/20 để xác định giải rủi ro quan trọng, nguyên nhân gốc có ảnh hưởng lớn đến thành công dự án Nguyên tắc Pareto dựa quy tắc “80 – 20”, có nghĩa 80% ảnh hưởng vấn đề 20% nguyên nhân chủ yếu 36 BẢNG KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ RỦI RO Độ ưu tiên: Ngày 2/12/2022 Tần suất: 3.4 Rủi ro Mức tác hại: 3.1 Thiếu công cụ hỗ trợ Chiến lược • Chủ động liên hệ với khách hàng (Làm giảm nguyên nhân gây rủi ro) Cách tiếp cận ● Liệt kê cơng cụ cịn thiếu dự án ● Tổng hợp chủ động liên hệ với khách hàng cơng cụ cịn thiếu Trách nhiệm ● Thắng: liệt kê cơng cụ cịn thiếu liên hệ với khách hàng ● Người lập bảng: Nguyễn Hữu Thắng Hương: đảm bảo thực Ngày lập bảng: Người duyệt: Ngày duyệt: 2/12/2022 Nguyễn Thị Hương 6/12/2022 Ký tên: Thắng Ký tên: Hương 37 BẢNG KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ RỦI RO Độ ưu tiên: Tần suất: 2.1 Rủi ro Chiến lược Cách tiếp cận Ngày 4/12/2022 Mức tác hại: 2.3 Thiếu tài liệu liên quan ● Chủ động tìm kiếm tài liệu từ nhiều nguồn khác ● Lắng nghe vấn đề đã/đang gặp phải thành viên dự án ● Tổng hợp chủ động liên hệ với khách hàng tài liệu thiếu Trách nhiệm ● Ngân: ghi lại các vấn đề thành viên liên lạc với khách hàng ● Tiên: đảm bảo thực Người lập bảng: Trần Ngày lập bảng: Dương Thuỳ Ngân 4/12/2022 Ký tên: Ngân Người duyệt Nguyễn Tiên Ngày duyệt: Thuỷ 6/12/2022 Ký tên: Tiên 38 BẢNG KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ RỦI RO Độ ưu tiên: Tần suất: 1.9 Rủi ro Chiến lược Cách tiếp cận Ngày 5/12/2022 Mức tác hại: 2.9 Thiếu nhiệm vụ quan trọng ● Rà loại dự án để bổ sung kịp thời nhiệm vụ ● Bổ sung nhiệm vụ để đáp ứng kịp thời theo tiến độ dự án ● Có thể hỗn lại task khơng quan trọng để thêm task quan trọng vào Trách nhiệm ● Hương: tổng hợp task quan trọng cần bổ sung ● Tiên: đảm bảo mục thực Người lập bảng: Nguyễn Ngày lập bảng: Thị Hương 5/12/2022 Ký tên: Hương Người duyệt Nguyễn Tiên Ngày duyệt: Thuỷ 7/12/2022 Ký tên: Tiên 39 BẢNG KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ RỦI RO Độ ưu tiên: Ngày 8/12/2022 Tần suất: 3.2 Rủi ro Mức tác hại: Chậm chễ lịch trình ● Nhanh chóng bổ sung lịch trình thiếu sót ● Đẩy nhanh tiến độ các công việc nhẹ liên quan khác Chiến lược Cách tiếp cận ● Tổ chức họp mặt thành viên nhóm, đốc thúc thành viên đẩy nhanh tiến độ ● Tổng hợp liên lạc với khách hàng thiếu sót Trách nhiệm ● Thắng: tổ chức họp mặt cuối tuần liên lạc với khách hang ● Ngân: đảm bảo mục thực Người lập bảng: Ngày lập bảng: Nguyễn Hữu Thắng 8/12/2022 Ký tên: Thắng Người duyệt: Ngày duyệt: Trần Dương 10/12/2022 Thuỳ Ngân Ký tên: Ngân 3.5.4 Giám sát điều chỉnh • Giám sát rủi ro bao gồm hiểu biết trạng thái chúng • Điều chỉnh rủi ro bao gồm thực kế hoạch quản lý rủi ro rủi ro xảy • Kết giám sát quản lý rủi ro hoạt động hiệu chỉnh, yêu cầu thay đổi dự án sửa đổi kế hoạch khác • Rủi ro xảy thường khơng lần, q trình giám sát rủi ro cần trọng, rủi ro xác định, phân tích kiểm sốt thành công, phải đưa trước dự án để thành viên khác nắm tránh tái mắc phải • Để đạt hiệu tốt nhất, rủi ro phân tích q trình kiểm soát cần đề họp tiến độ dự án định kỳ Trong họp cần rõ tường tận rủi ro, đặc biệt rủi ro có tính chất nghiêm trọng Việc hiểu rõ ràng tường tận rủi ro giúp tránh gặp phải rủi ro giống tương lai 40