Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiêp sản xuất
1.1.1.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Theo Mác, vật liệu là những đối tượng lao động đã được biến đổi nhờ vào lao động có ích của con người Tất cả các vật thể tự nhiên có thể được tác động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều được coi là đối tượng lao động, nhưng không phải tất cả đều là nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, quyết định cả số lượng lẫn chất lượng sản phẩm Chúng tham gia vào chu kỳ sản xuất và hoàn toàn tiêu dùng, không giữ nguyên trạng thái ban đầu, đồng thời giá trị của chúng được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy, việc đảm bảo chất lượng cao và đúng quy cách của nguyên vật liệu là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Doanh nghiệp cần chú trọng đến sự tồn tại và phát triển bền vững bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm trong khi giảm giá thành Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm không chỉ giúp hạ thấp chi phí mà còn tăng cường sản lượng, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và đóng góp tích cực cho xã hội.
1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp phải tuân thủ quy luật cạnh tranh, yêu cầu khai thác tối đa năng lực sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường Để sản phẩm đạt chất lượng và mẫu mã đa dạng, doanh nghiệp cần chú trọng vào nguyên vật liệu, yếu tố chiếm tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành sản phẩm, đặc biệt trong ngành xây dựng Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là điều cấp bách để đạt mục tiêu lợi nhuận, tuy nhiên, phương pháp và mức độ quản lý phụ thuộc vào trình độ và sự nhiệt tình của người quản lý Với sự phát triển xã hội, khối lượng sản phẩm và chủng loại nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu tiết kiệm, kiểm tra chặt chẽ số lượng và chất lượng để đảm bảo sản phẩm tốt nhất.
Quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự chặt chẽ và khoa học ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Điều này xuất phát từ vai trò và đặc điểm thiết yếu của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần duy trì việc thu mua nguyên vật liệu đầy đủ về khối lượng, đúng quy cách và chủng loại Kế hoạch thu mua phải đồng bộ với lịch trình sản xuất, đồng thời doanh nghiệp cũng nên thường xuyên phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch này Qua đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cung ứng đảm bảo về số lượng, chất lượng và giá cả, đồng thời tối ưu hóa chi phí thu mua.
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu, việc tổ chức bảo quản cần chú trọng đến việc sắp xếp kho tàng và bến bãi một cách hợp lý Cần trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra và thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu nhằm tránh hư hỏng, mất mát và hao hụt.
Khâu dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, giảm thiểu tình trạng ứ đọng và rút ngắn chu kỳ sản xuất Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng định mức tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn do cung cấp và thu mua không kịp thời, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Quản lý khâu sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng để đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm, dựa trên định mức và dự toán chi phí Điều này giúp giảm thiểu chi phí và tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó tăng cường tích lũy cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Quản lý vật liệu là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng thất thoát nguyên vật liệu do thiếu sự quản lý hiệu quả trong các quy trình hoặc không tuân thủ các yêu cầu cần thiết Do đó, để cải thiện quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật và điều chỉnh các phương pháp quản lý cho phù hợp với thực tế hoạt động của mình.
1.1.3.Nhiệm vụ của kế toán: Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Việc phân loại và đánh giá vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chuẩn mực đã được quy định, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ và tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho là rất quan trọng trong doanh nghiệp Điều này giúp ghi chép và phân loại số liệu đầy đủ, kịp thời về số lượng và biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc tập hợp chi phí sản xuất và xác định trị giá vốn hàng bán.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều thiết yếu, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống khoa học và hợp lý nhằm cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu quản trị hiệu quả.
Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài):
Lao động trong ngành xây dựng đóng vai trò quan trọng, tạo thành các sản phẩm chính như xi măng, sắt thép, gạch và ngói Nửa thành phẩm được mua ngoài cũng là nguồn lao động cần thiết để tiếp tục quá trình sản xuất, góp phần hoàn thiện các sản phẩm xây dựng.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu có vai trò hỗ trợ trong quá trình sản xuất, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc đảm bảo hoạt động bình thường của các công cụ, dụng cụ Các ví dụ về vật liệu phụ bao gồm vôi, ve và đinh.
- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu … phục vụ cho phương tiện vận tải. h
Phụ tùng thay thế là các vật tư, chi tiết và phụ kiện được sử dụng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại vật liệu, công cụ, khí cụ và vật kết cấu cần thiết cho quá trình xây dựng Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác xây dựng.
Vật liệu khác bao gồm những loại vật liệu không thuộc các danh mục đã nêu, thường là những nguyên liệu phụ được tách ra trong quá trình sản xuất Chúng bao gồm sắt, thép, gỗ vụn và phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp, các loại nguyên vật liệu sẽ được phân chia thành nhiều nhóm và loại khác nhau.
Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng…
- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Đem góp vốn liên doanh;
Để quản lý vật tư một cách tỉ mỉ và chặt chẽ, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, việc lập danh điểm vật tư liệu là rất cần thiết.
Lập danh điểm vật liệu là quy định mỗi loại vật liệu có ký hiệu riêng, bao gồm hệ thống chữ số và chữ cái, nhằm thay thế tên gọi và kích thước của chúng Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống danh điểm vật tư theo cách riêng, nhưng cần đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng ký hiệu tài khoản cấp 1 và cấp 2 để phân loại nhóm vật liệu, kết hợp với chữ cái để chỉ tên vật tư.
Danh điểm vật tư là công cụ quan trọng giúp các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp thống nhất và đồng bộ hóa quy trình quản lý vật tư, đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong việc kiểm soát từng loại vật tư.
1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:
1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.
Nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02 quy định rằng hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá dựa trên giá gốc Giá gốc, hay còn gọi là trị giá vốn thực tế, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để thu thập vật liệu ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu vật liệu được đánh giá theo giá gốc, tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các phương pháp đánh giá vật liệu phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng cần đảm bảo rằng phương pháp mới mang lại thông tin kế toán trung thực và hợp lý hơn Hơn nữa, doanh nghiệp phải giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi phương pháp này đối với báo cáo tài chính.
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua; h
+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;
+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;
+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ;
1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Vật liệu trong doanh nghiệp được định giá dựa trên trị giá vốn thực tế của chúng khi nhập kho, với mỗi nguồn nhập có cách xác định riêng Nguyên vật liệu thường được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, và giá trị của chúng được tính toán dựa trên từng trường hợp cụ thể.
Nhập kho do mua ngoài:
Tổ chức hạch toán chi tiết
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán, dựa trên chứng từ nhập xuất kho để theo dõi số lượng và giá trị của từng loại vật tư Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu.
1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và đúng quy định cho các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất vật liệu.
Theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán liên quan đến vật liệu được quy định rõ ràng.
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT);
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT);
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT);
- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN
Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) cần được lập kịp thời và đầy đủ theo quy định về mẫu biểu và nội dung Người lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT);
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT); h
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT);
1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết:
1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:
+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhận chứng từ nhập xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Sau đó, ghi chép số thực nhận và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính số tồn kho để cập nhật vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất của từng loại vật tư, theo cả hai tiêu chí về số lượng và giá trị.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ này Dựa vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán sẽ ghi chép vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư, đảm bảo mỗi chứng từ được ghi một dòng riêng biệt.
Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau: h
Ghi cuối tháng Đối chiếu ngày Đối chiếu cuối tháng
Phương pháp này đơn giản và dễ thực hiện, cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu một cách hiệu quả Nó đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và cung cấp dữ liệu nhanh chóng cho việc quản trị hàng tồn kho.
- 7Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư)
Phiếu nhập kho Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn h
- Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng
Kế toán thủ công phù hợp cho các doanh nghiệp có ít loại vật tư và khối lượng giao dịch nhập, xuất thấp, thường không phát sinh thường xuyên.
Phần mềm kế toán là giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp, bao gồm cả những doanh nghiệp có đa dạng loại vật tư và thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất Việc áp dụng phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu sai sót trong công việc kế toán hàng ngày.
1.3.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép chi tiết từng loại vật tư theo cả số lượng và giá trị Sổ này được mở suốt cả năm và được cập nhật vào cuối mỗi tháng, với mỗi loại vật tư được ghi nhận trên một dòng riêng biệt.
Hằng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ nhập - xuất kho khi nhận được Sau đó, họ phân loại chứng từ theo từng loại vật tư, tách biệt chứng từ nhập và xuất Ngoài ra, kế toán cũng có thể lập “bảng kê nhập” và “bảng kê xuất” để quản lý hiệu quả hơn.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào
"Sổ đối chiếu luân chuyển" giúp theo dõi cột luân chuyển và tính toán số tồn cuối tháng Kế toán cần đối chiếu số liệu trên sổ này với thông tin trên thẻ kho và sổ kế toán tài chính liên quan khi cần thiết.
Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: h
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán.
Việc không lập bảng kê nhập và bảng kê xuất vật tư có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót khi sắp xếp chứng từ trong suốt tháng Mặc dù việc lập bảng kê giúp giảm thiểu rủi ro, nhưng khối lượng ghi chép vẫn sẽ rất lớn.
Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ diễn ra vào cuối tháng, dẫn đến việc hạn chế khả năng kiểm tra của phòng kế toán.
Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập
Sổ kế toán tổng hợp h
Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu
1.4.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp, thường xuyên được nhập và xuất kho Tùy thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp áp dụng các phương thức kiểm kê khác nhau; có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, trong khi những doanh nghiệp khác chỉ thực hiện kiểm kê vào cuối tháng Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho chính là phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) và phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Theo quy định kế toán, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp này tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mình.
Phương pháp KKTX là phương pháp kế toán yêu cầu ghi chép liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định dựa trên tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng, và được phản ánh trên tài khoản cũng như trong sổ kế toán.
Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào.
Phương pháp KKĐK là một hình thức kế toán không yêu cầu ghi chép liên tục các giao dịch nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư Theo phương pháp này, các tài khoản hàng tồn kho chỉ thể hiện giá trị vốn thực tế của vật tư vào đầu kỳ và cuối kỳ, giúp quản lý hiệu quả tình hình tồn kho mà không cần theo dõi chi tiết từng giao dịch.
Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không dựa vào chứng từ xuất kho mà dựa vào trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ Điều này dẫn đến việc tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng và nhu cầu khác nhau như sản xuất, quản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa, tài khoản tổng hợp cũng không cung cấp thông tin về số mất mát, hư hỏng (nếu có) Do đó, phương pháp KKĐK được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ hoặc doanh nghiệp thương mại với mặt hàng có giá trị thấp và số lượng lớn.
1.4.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: 1.4.2.1 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu
TK 152 cho phép theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu, phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
- TK 1524 - Phụ tùng thay thế
- TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này thể hiện giá trị thực tế của các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhập kho, đồng thời phản ánh tình hình hàng hóa đang trên đường về kho.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 …. h
1.4.2.2 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau:
- Do tự chế, thuê gia công chế biến
- Do nhận vốn liên doanh
Tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau:
- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Khi hàng hóa đã về nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp cần đối chiếu với hợp đồng mua hàng để tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho.
Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK liên quan (331, ….) Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế:
+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
+ Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính
Có TK liên quan (331…) (ghi âm)
- Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”.
Trong tháng, khi hàng hóa đã về và được nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho để ghi chép vào sổ sách, tương tự như trường hợp hàng hóa và hóa đơn về cùng một lúc.
Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng đi đường:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….) Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Khi nhập khẩu vật tư và hàng hoá, doanh nghiệp cần phải tính thuế nhập khẩu dựa trên giá CIF tại cửa khẩu, đồng thời cũng phải nộp thuế GTGT cho Nhà nước.
Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:
Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách(3333) Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi
Nợ TK 133-Thuế VAT được khấu trừ(Nếu thuế VAT được khấu trừ)
Có TK 333(3) - Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách
- Phản ánh các chi phí thu mua
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu h
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…
Nợ TK 331- Phải trả người bán (Nếu chưa thanh toán)
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã thanh toán)
Có TK 152 ( Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấu thanh toán)
Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ)
Nhập vật tư do tự sản xuất, gia công, chế biến:
Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho kế toán ghi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 711 – Thu nhập khác
Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung h
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toán như sau:
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa
- Khi có quyết định xử lý:
1.4.2.3 Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất giảm do xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm sản xuất, quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh, xuất bán và các nhu cầu khác Do đó, kế toán cần phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu và tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo các phương pháp đã đăng ký, đồng thời phân bổ đúng vào các đối tượng sử dụng.
- Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến:
Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan) h
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ vào giá vốn thực tế kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác:
Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá
+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:
Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản
Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho) + Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi:
Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá)
Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản
Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)
- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 136 (1366) (Trường hợp cho vay nội bộ)
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
1.4.2 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
Khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK không dùng TK 152, 151 để theo dõi tình hình nhập
Trong kỳ, việc xuất kho chỉ nhằm mục đích chuyển giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ vào Tài khoản 611 – Mua hàng.
- TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư mua vào và xuất dùng trong kỳ
Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp KKTX.
1.4.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đường vào TK 611:
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu kế toán ghi:
+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giá mua của hàng nhập:
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331 ….) + Phản ánh các chi phí thu mua vật tư vào các chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331…) + Phản ánh số thuế nhập khẩu (Nếu hàng nhập khẩu)
Có TK 333(3333) -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước + Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng:
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)
Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền) h
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính + Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)
Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)
Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua)
Có TK 133 ghi nhận việc giảm thuế GTGT cho hàng hóa mua trả lại Trị giá nguyên vật liệu nhập kho từ vốn góp liên doanh của các đơn vị khác được cấp phát sẽ được xác định dựa trên chứng từ kế toán.
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
+ Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Có TK 631 – Giá thành sản xuất
Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho và trị giá vốn thực tế của vật tư đã xuất dùng.
Để xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu và đối tượng, kế toán cần kết hợp số liệu hạch toán chi tiết với trị giá thực tế Công thức tính trị giá thực tế VL bao gồm trị giá thực tế, trị giá thực tế VL và trị giá thực tế xuất dùng NVL tồn đầu kỳ, trong khi không ghi chép tình hình xuất dùng liên tục sẽ làm khó khăn cho kế toán tổng hợp trong việc theo dõi.
Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau: h
+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đi đường
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
+ Căn cứ vào kết quqr tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích sử dụng của từng loại vật tư, kế toán ghi:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính
+ Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý:
Mã hoá là phương pháp phân loại và gán ký hiệu cho các đối tượng quản lý, giúp nhận diện và tìm kiếm nhanh chóng, đồng thời tăng tốc độ xử lý thông tin và độ chính xác Quá trình này giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc mã hoá yêu cầu tính đầy đủ, đồng bộ và hệ thống, đảm bảo sự thống nhất và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cũng như phần mềm kế toán.
Việc mã hoá các đối tượng trong kế toán nguyên vật liệu hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Các đối tượng chủ yếu cần được mã hoá bao gồm nguyên liệu, linh kiện và sản phẩm.
- Danh mục tài khoản ( TK 152, 111, 331, 621…)
- Danh mục chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho… h
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá.
- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).
Sau khi mã hoá các đối tượng, doanh nghiệp cần khai báo thông tin đặc thù liên quan đến chúng, chẳng hạn như kho, tên, mã và đơn vị tính của vật liệu sản phẩm hàng hoá Việc cài đặt những thông số này giúp máy tự động hiển thị các thông tin liên quan khi làm việc với từng đối tượng, tạo sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình quản lý.
Tổ chức chứng từ kế toán là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, cung cấp thông tin đầu vào quan trọng Điều này tạo ra cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán phục vụ cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ cần được thiết lập một cách hợp lý, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận liên quan như kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành Cuối cùng, các chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán nguyên vật liệu để thực hiện nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 dựa trên đặc điểm riêng của mình và các đối tượng quản lý đã được mã hoá Nhu cầu và khả năng mở tài khoản chi tiết phụ thuộc hoàn toàn vào từng doanh nghiệp Hệ thống tài khoản sẽ tương ứng với phương pháp kế toán KKTX và KKĐK Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ được hạch toán vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã được mở Người sử dụng có thể "lọc" sổ sách kế toán theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết khi tìm kiếm, xem hoặc in ấn.
Khi nhập dữ liệu, cần chỉ ra danh điểm và có thể thiết lập sẵn mức thuế suất GTGT cho từng vật liệu trong danh mục để tăng cường tính tự động hoá Vật liệu được quản lý tại kho riêng, cho phép chia kế toán thành hai phần: nhập và xuất vật liệu Việc chỉ rõ tên kho bảo quản khi nhập và xuất kho là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho Ứng dụng máy vi tính giúp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán trở nên thuận tiện, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ ghi song song với mạng máy tính kết nối.
Trong quá trình nhập vật liệu, cần nhập dữ liệu về giá mua và các chi phí liên quan để tính giá vốn hàng nhập kho Khi nhập nhiều loại vật liệu cùng một phiếu, chương trình yêu cầu các vật liệu này phải thuộc cùng một kho Nếu có phát sinh chi phí mua, cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu để xác định giá vốn xuất kho Đối với xuất vật liệu, chương trình tự động tính giá vốn xuất kho theo các phương pháp như thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, hoặc nhập sau - xuất trước Vật liệu xuất thường phục vụ cho sản xuất và giá trị của chúng cấu thành chi phí vật liệu Khi xuất vật liệu, cần chọn chứng từ phù hợp, thường là phiếu xuất vật tư cho sản xuất, với các thông tin như số chứng từ, tên vật liệu, số lượng và kho Chương trình sẽ kiểm tra số lượng tồn kho và tính giá vốn để ghi vào bút toán Đối với vật liệu xuất bán, cần phản ánh cả doanh thu và giá vốn hàng xuất bán, do đó chứng từ hóa đơn bán hàng cần phải ghi nhận giá vốn đi kèm Các bút toán giá vốn có thể được tính ngay hoặc cuối tháng, tùy thuộc vào tình hình xuất kho Các chứng từ thường sử dụng bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hóa đơn bán hàng và phiếu xuất chuyển kho.
Phần mềm kế toán cần cho phép theo dõi từng lần nhập hàng và phân bổ chi phí thu mua cho từng mặt hàng, đồng thời cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn hàng xuất Điều này giúp phản ánh chính xác bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Việc áp dụng phần mềm này cũng cho phép kế toán nắm rõ số lượng tồn kho theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó hỗ trợ quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và quy trình hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán cần thiết cho từng doanh nghiệp Dựa trên hệ thống sổ kế toán tổng hợp, các chương trình phần mềm kế toán được thiết kế để tự động xử lý thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý hiện hành Hệ thống sổ sách, bảng biểu và báo cáo quản trị được thiết lập trên máy tính chủ yếu dựa vào các mẫu sổ sách đã được quy định Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu mở rộng một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác để đáp ứng nhu cầu quản lý.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Đặc điểm tổ chức sản xuất vầ tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng Thăng Long
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long:
Ngày 26/06/1991, Bộ Giao thông vận tải đã cho phép thành lập Xí nghiệp lặn Thang Long, theo quyết định số 238/TCCB-LB của Tổng công ty xây dựng Thăng Long, nhằm đáp ứng yêu cầu công nghệ xây dựng cầu cảng trong ngành giao thông vận tải.
Sau một năm hoạt động, vào ngày 18/06/1992, xí nghiệp được đổi tên thành "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long" theo quyết định số 177/TC-LĐ Xí nghiệp đã được Bộ Giao thông vận tải cấp giấy phép hành nghề số 1668/HK-ĐT vào ngày 28/05/1993, cho phép xây dựng các công trình ngầm dưới nước và trong lòng đất trên toàn quốc Theo quyết định số 1429/QĐ-TCCB-LĐ ngày 07/09/1994, xí nghiệp lặn Thăng Long được xếp hạng là doanh nghiệp hạng 3.
Vào ngày 24 tháng 6 năm 1996, Bộ Giao thông Vận tải đã ban hành quyết định số 842/QĐ-TCCB-LĐ, cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà nước mang tên "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long".
Vào ngày 15/08/1998, theo quyết định số 2052/1998-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, doanh nghiệp Nhà nước "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long" đã chính thức đổi tên thành "Công ty xây dựng và trục vớt Thăng Long".
Ngày 11/12/2001 căn cứ quyết định số 4228/QĐ- BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp thành "Công ty xây dựng số 8 Thăng Long" h
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long, tọa lạc tại xã Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội Với đầy đủ tư cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng, công ty chủ động trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng Chúng tôi chuyên nhận thầu thi công các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, và có khả năng thi công các công trình ngầm dưới nước cũng như trong lòng đất.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã tích lũy kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực thi công và quản lý Chúng tôi đã xây dựng nhiều loại hình nhà ở mới bằng phương pháp lắp ghép, đồng thời thực hiện nhiều công trình giao thông, thủy lợi và các công trình ngầm khác thông qua phương pháp khoan nổ mìn.
- Đường Bản Đông - Mường Noòng (Tỉnh Savanaket - Lào) với trị giá công trình là 10 tỷ VNĐ.
- Đường quốc lộ Nội Bài - Bắc Ninh đoạn từ Km 14 + 330 Km 18 + 370 trị giá 17,74 tỷ VNĐ.
- Đường phía Bắc cầu Bồng Sơn trị giá 16,7 tỷ VNĐ.
- Xây dựng trụ sở làm việc của Bộ Quốc phòng trị giá 23,1 ty VNĐ.
- Xây dựng chợ Sắt thành phố Hải Phòng trị giá 12,7 tỷ VNĐ
- Nạo vét cảng Cái Lân tỉnh Quảng Ninh trị giá 8,012 tỷ VNĐ
- Lặn và phục vụ thi công cầu Hàm Rồng
- Lặn cắt cọ thép cầu non nước tỉnh Ninh Bình
- Phá nổ mìn thi công công trình bãi đỗ xe Cốc Nam tỉnh Lạng Sơn.
Và còn nhiều công trình khác như: Cầu Long Biên, cầu Sông Gianh, đường
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã trừng bước củng cố và phát triển toàn diện Đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, công nhân có trình độ tay nghề vững vàng, có các thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới như Nga, Nhật, Trung Quốc…Từ đó công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận thầu các công trình quan trọng… Có thể đánh giá sự phát triển của công ty qua việc thực hiện một số chỉ tiêu sau: h
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004
3 Tổng số nợ phải trả
4 Nợ phải trả trong kỳ
5 Nguồn vốn chủ sở hữu
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất ở công ty:
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long, hoạt động theo chế độ tự chủ sản xuất với 10 đội, bao gồm 1 xưởng sửa chữa và 9 đội xây dựng.
Các đội sản xuất là đơn vị kinh tế phụ thuộc của Công ty, thực hiện hạch toán nội bộ và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Đội cũng phải tuân thủ sự kiểm tra, giám sát từ các cơ quan chức năng và pháp luật Nhà nước Các quy định cụ thể liên quan đến hoạt động của đội sản xuất được áp dụng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Dựa trên định hướng phát triển kinh tế của ngành, công ty chủ động lập kế hoạch dài hạn và trung hạn hàng năm để trình Bộ phê duyệt Tất cả các hoạt động của công ty được thể hiện trong kế hoạch kinh tế - xã hội, bao gồm cả kế hoạch pháp lệnh và kế hoạch tự tìm kiếm.
Kế hoạch pháp lệnh được công ty thực hiện theo chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế.
Kế hoạch tự tìm kiếm công ty nhằm khai thác tiềm năng về thiết bị, vật tư, lao động và tiền vốn Hàng năm, giám đốc công ty thực hiện phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, sau đó báo cáo lên cấp trên và thông báo cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì uy tín với khách hàng, công ty chủ động áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới trong hoạt động sản xuất Công ty cần đăng ký chất lượng sản phẩm và thực hiện bảo hành theo quy định, đồng thời chịu sự kiểm tra chất lượng từ các cơ quan có thẩm quyền Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng sản phẩm do công ty sản xuất.
* Vật tư, phương thiết bị của công ty:
Tài sản của công ty bao gồm tài sản cố định (TSCĐ) và tài sản lưu động (TSLĐ), và tất cả tài sản này cần được hạch toán đầy đủ và chính xác theo quy định của Nhà nước Giám đốc công ty và tập thể người lao động có trách nhiệm sử dụng hợp lý và bảo vệ tài sản được giao Công ty có quyền duy trì, bổ sung và đổi mới tài sản để đáp ứng yêu cầu sản xuất, thông qua việc sử dụng vật tư bổ sung, vốn tín dụng và các nguồn vốn khác Ngoài ra, công ty cũng được phép ký hợp đồng cung ứng vật tư và thiết bị với các tổ chức Nhà nước và các thành phần kinh tế khác.
* Tài chính, tín dụng, giá cả:
Vốn của công ty bao gồm vốn cố định và vốn lưu động, bao gồm cả nguồn vốn bổ sung từ ngân sách Nhà nước Công ty có quyền vay vốn từ tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh Ngoài ra, công ty có thể gửi tiền vào ngân hàng, bao gồm cả ngoại tệ, và mở tài khoản phụ tại các ngân hàng để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty cũng có trách nhiệm nộp ngân sách Nhà nước và trích nộp cấp trên theo quy định hiện hành.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty:
Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số Thăng Long
2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng:
Việc áp dụng phần mềm kế toán dưới sự quản lý của con người giúp tích hợp các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại, nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và có hệ thống Ứng dụng tin học trong kế toán là thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, đồng thời sử dụng các công cụ kỹ thuật để thực hiện các chương trình đó Điều này nâng cao hiệu suất công việc kế toán nhờ vào ưu điểm của máy tính và công nghệ thông tin Công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng thông tin kế toán, và từ năm 2000, đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để hỗ trợ hạch toán, tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế Nhờ vào phần mềm, hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp có thể hoạt động đồng thời, giảm thiểu công việc ghi chép thủ công và đảm bảo thông tin trên các sổ cái được cập nhật thường xuyên.
PĐ phụ trách kỹ thuật đã tự động cập nhật các nghiệp vụ, giúp kế toán không cần chờ đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể mô tả như sau:
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính được hiểu như sau:
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán cập nhật dữ liệu vào máy dựa trên các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trên chứng từ gốc Việc này được thực hiện theo đúng đối tượng đã được mã hóa và cài đặt trong phần mềm, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, danh mục khách hàng và vật tư.
Mã đối tượng kế toán
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của
TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển sẽ được phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra các báo cáo, sổ kế toán cần thiết Sau khi cập nhật dữ liệu, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có trong định khoản cùng bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các phép toán đơn giản như cộng và trừ để xác định số phát sinh và số dư tài khoản Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết như kết chuyển chi phí và giá vốn, chương trình CADS cho phép thực hiện tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người dùng có thể lựa chọn cài đặt Khi người dùng chọn bút toán kết chuyển, toàn bộ giá trị dư sẽ được xử lý tự động.
Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Kế toán có khả năng in sổ chi tiết và sổ cái tài khoản bất kỳ lúc nào sau khi cập nhật thông tin từ các nghiệp vụ qua phương pháp "xâu lọc" Các sổ và báo cáo này phản ánh kết quả của bút toán kết chuyển, chỉ hiển thị dữ liệu sau khi kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động.
2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long chuyên cung cấp các loại vật liệu xây dựng đa dạng, bao gồm xi măng trắng và thường, cát, sỏi, đá, cũng như các sản phẩm từ ngành nông lâm như gỗ, tre, nứa Để phục vụ cho việc xây dựng các công trình, công ty sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với nhiều quy cách khác nhau Ngoài ra, các sản phẩm đã qua chế biến như cửa và lan can cũng được sử dụng để đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cho các dự án.
Khối lượng sử dụng của các loại vật liệu xây dựng rất đa dạng, trong đó xi măng, cát, và thép được sử dụng với khối lượng lớn, trong khi các vật liệu như đinh, đỉa lại được sử dụng ít hơn Hầu hết các vật liệu này là thành phần trực tiếp cấu thành công trình, do đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 70-80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.
Công ty thu mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp, dẫn đến việc vận chuyển và bảo quản các loại vật liệu có đặc điểm riêng biệt Để thuận tiện, công ty có thể mua trực tiếp tại các cửa hàng và đại lý vật liệu xây dựng trong khu vực thi công Một số vật liệu như xi măng và sắt thép cần được bảo quản trong kho, trong khi những loại khác như cát, sỏi, đá phải được mua trực tiếp tại nơi khai thác và không thể bảo quản trong kho do khối lượng lớn Điều này gây khó khăn trong việc bảo quản và có thể dẫn đến hao hụt, ảnh hưởng đến tiến độ thi công và giá thành Do đó, công ty cần áp dụng biện pháp vận chuyển và bảo quản phù hợp cho từng loại vật liệu.
2.2.3 Yêu cầu quản lý của Công ty:
Để đảm bảo quản lý chính xác về số lượng và giá trị vật liệu, việc tổ chức quản lý vật liệu tại Công ty là rất cần thiết Hiện tại, Công ty thực hiện quản lý vật liệu từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng.
Trong quy trình thu mua vật liệu xây dựng, các đội gửi đơn xin mua đến phòng vật tư, và sau khi được phê duyệt, nhân viên hoặc đội sản xuất sẽ thực hiện việc mua sắm và vận chuyển vật tư về kho hoặc công trình kèm theo các chứng từ hợp lệ Hàng tháng, Công ty lập kế hoạch thu mua vật tư nhằm đảm bảo tiến độ thi công không bị gián đoạn.
Công ty áp dụng chính sách giao khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất, dẫn đến việc chỉ cần một hệ thống kho tàng nhỏ gọn Hệ thống này chủ yếu bao gồm các bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công của từng công trình Mỗi công trình đều có kho riêng, được mã hoá chi tiết và cài đặt trong chương trình phần mềm để quản lý hiệu quả.
Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty, phối hợp chặt chẽ với phòng vật tư và thủ kho Họ thực hiện kiểm kê định kỳ để phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất hoặc thiếu sót, từ đó đưa ra các biện pháp ngăn chặn hao hụt Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu cũng hỗ trợ Giám đốc trong việc điều động vật liệu dư thừa giữa các công trình, giúp tránh tình trạng ứ đọng vốn và thiếu hụt nguyên vật liệu.
- Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.
2.2.4 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty:
Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
Để xây dựng các công trình, Công ty cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu khác nhau, được gọi chung là nguyên liệu và hạch toán vào TK 1521 Tất cả các loại vật liệu này đều đóng vai trò quan trọng trong thực thể của công trình Quá trình quản lý nguyên vật liệu được thực hiện thông qua phần mềm CADS, với việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu.
+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công ông trình như Dầu Diezen, Xăng A92 … Và được hạch toán vào TK 1523. h
Phụ tùng sửa chữa thay thế bao gồm các chi tiết và linh kiện cần thiết để bảo trì và sửa chữa máy móc, phương tiện vận tải Các sản phẩm này như xăm, lốp, hộp số và bình ắc quy đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu suất và an toàn cho thiết bị.
2.2.5.2 Đánh giá nguyên vật liệu:
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư.
Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty XD số 8 Thăng Long
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh không ngừng vươn lên, cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng công trình, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định Nhà nước đặt ra.
Kết quả hôm nay là thành quả từ nỗ lực chung của toàn Công ty, đặc biệt là vai trò quan trọng của công tác kế toán Hệ thống quản lý và bộ máy kế toán không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Đội ngũ cán bộ trẻ và phòng tài chính kế toán giàu kinh nghiệm đã tích cực đóng góp vào việc phản ánh và giám sát tài sản công ty, cung cấp thông tin kịp thời và hữu ích cho công tác quản lý và phân tích của ban lãnh đạo.
Sau thời gian thực tập tại công ty xây dựng số 8 Thăng Long với đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu”, tôi đã rút ra một số nhận xét quan trọng về quy trình kế toán và quản lý nguyên vật liệu Công tác kế toán ở đây được tổ chức khá chặt chẽ, giúp theo dõi và kiểm soát tốt nguồn nguyên vật liệu Tuy nhiên, vẫn cần cải thiện một số khía cạnh để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong việc quản lý nguyên vật liệu.
3.1.1.1 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức công tác kế toán tập trung là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp vừa, với trang bị kỹ thuật ghi chép và tính toán hiện đại Mô hình này giúp đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và thống nhất trong việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác.
Hình thức kế toán trên máy, cụ thể là chứng từ ghi sổ, rất phù hợp với việc tổ chức kế toán trên vi tính nhờ vào mẫu sổ đơn giản và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu Đối với một công ty quy mô vừa với nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ, việc áp dụng hình thức này mang lại tiện ích lớn trong việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh.
3.1.1.2 Ứng dụng phần mềm kế toán CADS trong công tác kế toán
Kể từ năm 2000, Công ty đã triển khai tổ chức kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm CADS theo quy định của Tổng công ty xây dựng Thăng Long Trong số các thành viên, Công ty là một trong những đơn vị áp dụng thành công phần mềm này, giúp xử lý và thu nhận thông tin một cách kịp thời và hiệu quả Sự ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn cải thiện công tác kiểm soát nội bộ của công ty.
3.1.1.3 Vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay
Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Công ty giao khoán cho các đội theo từng công trình, hạng mục, giúp tăng cường trách nhiệm và sự quan tâm đến kết quả lao động, đảm bảo lợi nhuận Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, khuyến khích tinh thần làm việc Đồng thời, nó mở rộng quyền tự chủ trong hạch toán kinh doanh, tạo vốn và tổ chức lao động một cách hợp lý.
3.1.1.4 Áp dụng tốt quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp
Hiện nay, hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán của Công ty đã được tổ chức theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, đáp ứng nhu cầu hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu Hệ thống này cũng tuân thủ đầy đủ các quy định của chế độ kế toán và quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp.
Công ty đã thiết lập một kho cho mỗi đội công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu mua, dự trữ và bảo quản vật liệu Các kho được bố trí gần ngay tại công trình, giúp dễ dàng trong việc xuất vật liệu phục vụ thi công Nhờ đó, công tác quản lý vật liệu trở nên hiệu quả hơn.
3.1.1.6 Về kế toán chi tiết
Công ty tổ chức công tác hoạch toán chi tiết vật liệu bằng phương pháp thẻ song song, phù hợp với đặc điểm của vật liệu và yêu cầu đặc thù của ngành xây dựng.
3.1.1.7 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Phương pháp giá thực tế đích danh trong đánh giá giá trị nguyên vật liệu xuất kho đảm bảo tính chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho và tình hình tài chính doanh nghiệp Mặc dù ít doanh nghiệp áp dụng phương pháp này do yêu cầu theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng, Công ty có thể thực hiện điều này nhờ đặc điểm xuất nguyên vật liệu trực tiếp đến đội thi công, với PXK được lập cùng PNK Do đó, việc sử dụng đơn giá thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý và khả thi.
3.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Để xây dựng, hoàn thiện một công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại Mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý Hiện nay, các nguyên vật liệu mà cấu thành nên thực thể sản phẩm Công ty đều xếp vào một loại là nguyên liệu, vật liệu Việc phân loại này làm ảnh hưởng h đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị nguyên vật liệu.
3.1.2.2 Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu
Công ty chưa xây dựng định mức và dự trữ nguyên vật liệu, mặc dù việc cung cấp nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường hiện nay rất thuận tiện Tuy nhiên, sự biến động của thị trường có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và tiến độ thi công Nếu không có định mức dự trữ, công ty sẽ gặp khó khăn khi nguyên vật liệu khan hiếm hoặc giá cả tăng đột biến, từ đó ảnh hưởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận.
3.1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty hiện đang sử dụng hai chứng từ kế toán để phản ánh việc nhập và một chứng từ cho việc xuất nguyên vật liệu, điều này không còn phù hợp Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, nhưng cũng được sử dụng cho nhiều mục đích khác như quản lý Do đó, Công ty cần tách chứng từ xuất thành hai loại: một cho việc xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công các công trình và một cho việc theo dõi nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác.
3.1.2.4 Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công ty chưa chú trọng đến việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Việc này rất quan trọng, vì nó giúp xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến quy trình thu mua nguyên vật liệu, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Từ đó, công ty có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và tìm kiếm hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp.
Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện
Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Thăng Long số 8 dựa trên việc đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, từ đó phát hiện các ưu điểm và nhược điểm hiện tại Qua đó, công ty sẽ tìm ra các phương pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình xây dựng.
Tôn trọng nguyên tắc và chế độ kế toán là yêu cầu bắt buộc, đóng vai trò nền tảng trong việc quản lý và điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp Điều này không chỉ tạo điều kiện cho khả năng so sánh, đối chiếu mà còn thuận lợi cho công tác chỉ đạo, kiểm tra và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Để đảm bảo tính thích ứng và phù hợp cho mọi lĩnh vực, doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán linh hoạt, có khả năng ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bất kể thành phần kinh tế hay hình thức sở hữu.
Cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời là yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp Tính kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định phù hợp với thực tế và định hướng tương lai, trong khi tính đầy đủ đảm bảo rằng các quyết định được xem xét một cách toàn diện và thích hợp.
Tính khả thi là yêu cầu tổng quát, phản ánh khả năng thực hiện của dự án Để đảm bảo tính khả thi, cần phải thực hiện hiệu quả các yêu cầu trước đó.
Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL ở công ty XD số 8 Thăng Long
Ý kiến 1 Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty phân loại nguyên vật liệu thành nhóm chung, gây khó khăn trong quản lý và kế toán Phân loại này tuy đơn giản nhưng không khoa học và không phản ánh đúng đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu Đặc biệt, trong bối cảnh sử dụng công nghệ thông tin trong kế toán, việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy trình quan trọng giúp quản lý vật tư hiệu quả Hệ thống này sử dụng các ký hiệu riêng biệt, thường kết hợp chữ số và chữ cái, để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ của từng loại vật tư Để đảm bảo tính đơn giản và dễ nhớ, danh điểm vật tư cần được thiết kế không trùng lắp Đối với các công ty thuộc ngành xây dựng cơ bản, việc phân chia nguyên vật liệu thành nhiều nhóm và sử dụng ký hiệu, tài khoản cấp 1, cấp 2 kết hợp với chữ cái tên vật tư là một phương pháp hiệu quả để ký hiệu loại và thứ vật tư.
Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty hiện nay có thể được phân chia thành 5 loại:
Nguyên vật liệu chính là tập hợp những thành phần chủ yếu cấu thành sản phẩm Các nguyên vật liệu này có thể được phân chia thành nhiều nhóm khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và chức năng của từng loại trong quá trình sản xuất.
- Vật liệu phụ : là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như que hàn, vôi, ve
- Nhiên liệu : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình: xăng, dầu Diezien…
- Phụ tùng sửa chữa thay thế: là nhưng chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải: săm, lốp
- Vật liệu khác: ngoài các vật liệu kể trên.
Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tài khoản 152 được tổ chức như sau:
TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1524 Phụ tùng thay thế sửa chữa h
Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu Do vậy, TK cấp 2 có thể chi tiết thành tài khoản cấp 3
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm vật liệu
1521 – 01 HT Xi măng Hoàng Thạch Kg
1521 – 01 NS Xi măng Nghi Sơn Kg
1521 – 01 PT Xi măng Phú Thịnh Kg
1521– 02 TT06 Thép tròn trơn 6 Kg 1521–02 TT08 Thép tròn trơn 8 Kg
1521 – 02 TG Thép tròn gai Kg
1521 – 03 CV Cát vàng m 3 Ý kiến 2 Để phục vụ tốt hơn cho quá trình thi công, Công ty nên dự trữ nguyên vật liệu
Công ty hàng năm lập kế hoạch sản xuất và thu mua nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, điều này rất quan trọng cho quá trình sản xuất liên tục Mức dự trữ hợp lý là cần thiết, nếu dự trữ quá lớn sẽ gây ứ đọng vốn và tăng chi phí lưu kho, trong khi dự trữ quá thấp có thể dẫn đến chi phí sản xuất tăng khi nguyên vật liệu khan hiếm Phòng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán biến động cung cầu và giá cả để có biện pháp thích hợp trong việc dự trữ nguyên vật liệu Khi lập dự toán chi phí, nếu nhận thấy nguyên vật liệu có khả năng khan hiếm hoặc giá tăng, phòng vật tư - thiết bị nên lập kế hoạch thu mua nhiều hơn mức bình thường Để thực hiện tốt kế hoạch này, Công ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp, đồng thời cơ quan nhà nước cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý Để cải thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, Công ty nên tách một chứng từ ghi sổ xuất nguyên vật liệu thành hai chứng từ, giúp phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trên bốn chứng từ ghi sổ.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu từ nguồn khác.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho quá trình thi công.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ cho đối tượng khác. h
Theo CTGS số 0161, có thể lập chứng từ ghi sổ số 0161 để phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ trực tiếp cho thi công Đồng thời, chứng từ ghi sổ số 0162 được sử dụng để ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu cho các đối tượng khác.
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Trích yếu TK đối ứng Số tiền
TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621:CTA03 1.029.120.448
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Trích yếu TK đối ứng Số tiền
TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có
Xuất xăng A92 phục vụ quản 621:CTA03 14.105.000 lý đội công trình
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG h Ý kiến 4 Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy, bất kỳ sự thay đổi nào cũng ảnh hưởng đến giá thành Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, việc giảm chi phí nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng là điều cần thiết Công ty cần chú trọng phân tích quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, bắt đầu từ việc nghiên cứu nguồn cung cấp, thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu để xác định tính linh hoạt trong thu mua Đồng thời, công ty cũng cần xem xét khả năng cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời và đúng quy cách hay không Ngoài ra, việc phân tích tình hình quản lý còn bao gồm việc đánh giá mức dự trữ nguyên vật liệu, đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó xác định mức dự trữ hợp lý để tránh tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu.
Công việc của kế toán bao gồm việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm và phân tích sự biến động giữa kế hoạch và thực tế sản xuất Qua đó, kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân của sự biến động này, có thể do thay đổi giá cả hoặc tính chất khan hiếm của nguyên vật liệu trên thị trường Dựa trên những phân tích này, công ty sẽ đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình thi công là lãng phí hay tiết kiệm, từ đó đề xuất các biện pháp xử lý thích hợp.
Để đánh giá tình hình cung cấp nguyên vật liệu (NVL) có đáp ứng nhu cầu sử dụng hay không, Công ty cần thực hiện một bản phân tích chi tiết Bảng phân tích này sẽ giúp xác định khả năng cung cấp và sự phù hợp của NVL trong quá trình sản xuất.
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NVL
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
Dựa vào tỷ lệ phần trăm và số chênh lệch tuyệt đối trong bảng, Công ty có thể xác định những nguyên vật liệu (NVL) đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch Điều này giúp Công ty lập kế hoạch thu mua cho kỳ sau hiệu quả hơn, từ đó tránh tình trạng ứ đọng hoặc không đáp ứng được nhu cầu sản xuất.
- Phân tích tình hình dự trữ.
Xem xét tình hình dự trữ NVL có đảm bảo cho quá trình thi công hay không Công ty có thể dùng bảng phân tích dự trữ như sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NVL
STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ Tổng Xuất Hệ số
2 Đá dăm cấp phối loại 1 m3 0 1 266 1 266 1 266 1
Hệ số Công ty giúp đánh giá tình hình dự trữ nguyên vật liệu (NVL) hiện tại, đồng thời phân tích sự biến động giá cả để xây dựng kế hoạch thu mua và dự trữ hiệu quả.
- Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ta có thể sử dụng bảng sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
Dựa vào tỷ lệ phần trăm và số chênh lệch, Công ty có thể đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) Khi mức sử dụng vượt quá kế hoạch, Công ty cần phân tích nguyên nhân của sự vượt mức đó, xem xét liệu nó do tăng kế hoạch sản xuất hay do lãng phí, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.