Quy chế quản lý tài chính công ty abc atc academy

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ABC QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 (Lần ban hành/sửa đổi: 01/00) Họ tên Chức danh Soạn thảo Ngày /03/2020 Tài – Kế tốn Phê duyệt nội dung Phó Tổng Giám đốc Ngày /03/2020 Phê duyệt hệ thống Ngày Giám đốc Ban /03/2020 Phê duyệt Ngày /03/2020 Phó Ban Thường trực Ban Kiểm toán nội Chủ tịch HĐQT Chữ ký QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI/BỔ SUNG TT Ngày sửa đổi 01/04/2020 Vị trí sửa đổi (trang) Tóm tắt nội dung sửa đổi Ban hành lần đầu Ghi QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 MỤC LỤC CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Điều Nguyên tắc quản lý tài Điều Giải thích thuật ngữ CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ .3 MỤC 1: QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN Điều Quản lý vốn lưu động Công ty Điều Quản lý tiền Điều Quản lý khoản phải thu Điều Quản lý Hàng tồn kho Điều Quản lý khoản phải trả người bán Điều Quản lý tài sản cố định Điều 10 Quản lý bất động sản đầu tư 10 Điều 11 Quản lý khoản đầu tư 11 Điều 12 Quản lý nguồn vốn 12 Điều 13 Quản lý nguồn vốn vay 13 Điều 14 Quản lý nguồn vốn chủ sở hữu 13 MỤC 2: QUẢN LÝ THU NHẬP VÀ CHI PHÍ .15 Điều 15 Quản lý doanh thu thu nhập 15 Điều 16 Quản lý doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh 16 Điều 17 Quản lý doanh thu tài .17 Điều 18 Quản lý chi phí 18 Điều 19 Quản lý chi phí giá vốn .20 Điều 20 Quản lý chi phí tài 21 Điều 21 Quản lý chi phí bán hàng 21 Điều 22 Quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp .22 MỤC 3: QUẢN LÝ DÒNG TIỀN 23 Điều 23 Quản lý Dòng tiền thu 23 QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 Điều 24 Quản lý Dòng tiền chi 23 MỤC 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN .24 Điều 25 Quản lý chi phí dự án 24 Điều 26 Nguyên tắc quản lý nguồn vốn dự án 27 Điều 27 Thẩm quyền phê duyệt chi phí, hiệu phương án sử dụng, huy động vốn……… 27 Điều 28 Trách nhiệm báo cáo 27 MỤC 5: HỆ THỐNG BÁO CÁO .28 Điều 29 Hệ thống báo cáo 28 MỤC 6: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG 29 Điều 30 Đánh giá hiệu tài 29 MỤC 7: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY CON VÀ CÁC CÔNG TY LIÊN KẾT 30 Điều 31 Đối với Công ty 30 Điều 32 Quản lý tài Cơng ty liên kết 31 CHƯƠNG III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 31 Điều 33 Tổ chức thực 31 Điều 34 Sửa đổi, bổ sung Quy chế 31 PHỤ LỤC 01: CÁC CHỈ SỐ TÀI CHÍNH CƠ BẢN QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Mục đích Quy chế quy định nội dung khung, mang tính nguyên tắc, áp dụng tất Phòng/Ban, Ban quản lý dự án, công ty con, công ty thành viên đơn vị nghiệp vụ phụ thuộc cấu tổ chức Công ty nhằm mục tiêu sử dụng hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả, minh bạch, bảo toàn phát triển vốn Công ty sở tuân thủ quy định pháp luật Điều lệ Cơng ty Tổng Giám đốc có trách nhiệm đạo, điều hành việc tổ chức hướng dẫn cụ thể quy định Quy chế (nếu thấy cần thiết) Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc quản lý tài Cơng ty, đó, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị Công ty hoạt động quản lý tài – kế tốn, nhằm đảm bảo thực thống tồn Cơng ty nghiệp vụ sau: a Quản lý tài sản nguồn vốn; b Quản lý thu nhập chi phí; c Quản lý dịng tiền; d Quản lý tài dự án; e Hệ thống báo cáo; f Đánh giá hiệu hoạt động; g Quản lý tài Cơng ty Công ty liên kết; h Các nghiệp vụ quản lý tài khác theo quy định pháp luật yêu cầu quản trị Công ty Đối tượng áp dụng a Các Phòng/Ban, Ban quản lý dự án, đơn vị nghiệp vụ phụ thuộc cấu tổ chức Công ty; b Người đại diện theo ủy quyền quản lý vốn ABC doanh nghiệp khác cá nhân khác có liên quan tới cơng tác tài Cơng ty; c Người đại diện quản lý vốn góp ABC, thông qua quyền cổ đông Công ty con, Cơng ty thành viên, có trách nhiệm u cầu công ty con, công ty thành viên xây dựng quy chế tài cơng ty phù hợp với nguyên tắc Quy chế phù hợp với quy định pháp luật d Trường hợp pháp luật hành có thay đổi, quy định khác với Quy chế phép áp dụng theo quy định QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 Nguyên tắc quản lý tài Cơng ty tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh, thực nghĩa vụ cam kết theo quy định pháp luật HĐQT chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ pháp luật, Ban điều hành chịu trách nhiệm trước HĐQT pháp luật quản lý tài chính, việc chấp hành chế độ tài chính, kiểm tốn, kế tốn Cơng ty Các công ty chịu quản lý, kiểm tra, giám sát tài trực tiếp ABC gián tiếp thông qua người đại diện phần vốn ABC đầu tư vào công ty con, chịu quản lý, kiểm tra, giám sát tài quan quản lý Nhà nước theo quy định pháp luật, phù hợp với Điều lệ ABC Điều Giải thích thuật ngữ Trong Quy chế này, thuật ngữ hiểu sau: “Công ty”, “Công ty mẹ”, “ABC”: Công ty Cổ phần Đầu tư ABC; “Công ty thành viên”: Bao gồm Công ty con, Công ty liên kết Công ty khác mà ABC sở hữu vốn điều lệ; “Công ty con”: Công ty mà ABC sở hữu 50% vốn chủ sở hữu cơng ty đó; nắm quyền chi phối thông qua quyền trực tiếp gián tiếp bổ nhiệm đa số tất thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc cơng ty đó; có quyền định sửa đổi, thay đổi điều lệ cơng ty đó; “Cơng ty liên kết”: Công ty mà ABC nắm giữ cổ phần mức vốn góp Cơng ty chiếm từ 20% đến 50% quyền biểu vốn điều lệ doanh nghiệp mà khơng có thỏa thuận khác “ĐHĐCĐ”: Đại hội đồng cổ đông; “HĐTV”: Hội đồng thành viên; “Cổ đông”: người sở hữu cổ phần Công ty; “HĐQT”: Hội đồng quản trị; "Ban Điều hành": bao gồm Tổng Giám đốc, (các) Phó Tổng Giám đốc Công ty cá nhân điều hành khác theo quy định Điều lệ và/hoặc quy chế nội khác Công ty 10 “Điều lệ”: Điều lệ Công ty Cổ phần Đầu tư ABC bao gồm điều lệ sửa đổi, bổ sung thời điểm; 11 “Quy trình”: quy định chi tiết hướng dẫn trình tự cách thực công việc cụ thể cấp có thẩm quyền Cơng ty ban hành; 12 “Ngân sách”: mức chi tiêu khoảng thời gian định (năm, quý, tháng) phận và/hoặc Tổng ngân sách Công ty tùy theo ngữ cảnh; QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 13 “Đầu tư”: hoạt động Công ty thực ngồi nước bao gồm khơng giới hạn nghiệp vụ như: góp vốn thành lập doanh nghiệp, tham gia quỹ đầu tư, mua bán sáp nhập doanh nghiệp, đầu tư bất động sản, hoạt động đầu tư khác 14 ‘‘Đơn vị vận hành’’: đại diện Chủ Đầu Tư thực công việc quản lý, quảng bá, cho thuê vận hành Dự Án Căn Hộ Dịch Vụ/Khách sạn/Dịch vụ khác CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ MỤC 1: QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN Điều Quản lý vốn lưu động Công ty Vốn lưu động chênh lệch tài sản ngắn hạn Công ty (bao gồm tiền khoản tương đương tiền, khoản phải thu, hàng tồn kho, nguyên liệu thành phẩm tài sản ngắn hạn khác) với khoản nợ ngắn hạn phải trả Nguyên tắc quản lý vốn lưu động: a Chỉ sử dụng vốn quỹ ABC cho mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với Điều lệ Công ty quy định pháp luật theo nguyên tắc bảo toàn phát triển vốn, lợi ích cao cổ đơng Đảm bảo quyền lợi người có liên quan Nhà nước, người lao động giao kết nghĩa vụ tài khác theo quy định pháp luật b Việc sử dụng vốn cho hoạt động đầu tư xây dựng phải tuân thủ quy định quản lý đầu tư xây dựng pháp luật khác có liên quan Điều Quản lý tiền Tiền bao gồm tiền mặt quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền chuyển khoản tương đương tiền theo quy định pháp luật Nguyên tắc quản lý tiền: a Quỹ tiền mặt trì Ban Tài - Kế tốn Cơng ty Số dư tối đa quỹ tiền mặt Tổng Giám đốc người ủy quyền khác định thời kỳ b Thủ quỹ người trực tiếp quản lý, giữ khóa mật mã két quỹ tiền mặt Vào cuối ngày, thủ quỹ tiến hành kiểm kê tiền mặt có chứng kiến kế tốn thu chi, Kế toán trưởng Biên kiểm kê quỹ tiền mặt phải có chữ ký thủ quỹ, kế tốn thu chi Kế toán trưởng c Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải đối tượng phải lập phiếu thu, phiếu chi Phiếu thu, chi Công ty phải phê duyệt người đại diện theo pháp luật và/hoặc thành viên Ban điều hành theo Quy định phân công nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Ban điều hành Công ty và/hoặc quy định khác có QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 hiệu lực thời điểm Nghiêm cấm hành vi thủ quỹ chi tiền mặt chưa có phiếu chi d Ban Tài - Kế toán phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt quỹ Két đựng tiền phải để nơi an tồn, đảm bảo phịng cháy chữa cháy tốt, tránh ẩm mốc, nước tràn Khi tiền mặt tồn quỹ bị trộm, Ban Tài - Kế tốn phải lập biên đồng thời báo cáo với quan Công an lãnh đạo Công ty; e Khi kết thúc tháng, quý, năm, Công ty tiến hành kiểm quỹ tiền mặt, lập biên đối chiếu số liệu thực tế sổ sách; f Tài khoản ngân hàng phải đăng ký 02 (hai) chữ ký, nhóm sau phải có chữ ký ủy nhiệm chi Nhóm chữ ký thứ bao gồm: người đại diện theo pháp luật và/hoặc thành viên Ban điều hành theo Quy định phân công nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Ban điều hành Công ty và/hoặc quy định khác có hiệu lực thời điểm Nhóm chữ ký thứ hai bao gồm Kế toán trưởng và/hoặc người ủy quyền khác; g Vận dụng triệt để phương thức toán chuyển khoản hai bên mua bán; h Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn kế hoạch nắm vững số dư tiền quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày; i Quy trách nhiệm bên để xảy trường hợp thừa/ thiếu Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo tính khách quan quản lý vốn tiền Điều Quản lý khoản phải thu Các khoản phải thu bao gồm: a Phải thu khách hàng ABC gồm khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: phải thu bán hàng kinh doanh bất động sản (bao gồm khoản phải thu theo tiến độ), phải thu từ cung cấp dịch vụ, lý, nhượng bán tài sản (tài sản cố định, bất động sản đầu tư, khoản đầu tư tài chính) ABC người mua (là đơn vị độc lập với ABC, gồm khoản phải thu ABC Công ty thành viên) b Người mua trả tiền trước ABC bao gồm khoản chưa toán tổ chức/cá nhân mua nhà/căn hộ/ tổ chức/cá nhân thuê nhà/căn hộ/sử dụng dịch vụ… theo quy định Hợp đồng mua bán/đặt cọc/hợp đồng thuê c Phải thu cho vay ABC gồm khoản cho vay theo khế ước bên không giao dịch mua, bán thị trường chứng khoán d Các khoản phải thu khác Nguyên tắc quản lý nợ phải thu: a Các khoản phải thu khách hàng phải hạch toán chi tiết cho đối tượng, nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) ghi chép theo lần tốn; QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 b Tiến hành phân loại khoản nợ, loại nợ trả hạn, khoản nợ khó địi có khả khơng thu hồi được, để có xác định số trích lập dự phịng phải thu khó địi có biện pháp xử lý khoản nợ phải thu khơng địi được; c Cần xem xét đánh giá yếu tố ảnh hưởng đến sách tín dụng thương mại để đánh giá việc hạn chế hay gia tăng giá trị khoản phải thu khách hàng như: mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu lợi nhuận doanh nghiệp; tính chất thời vụ sản xuất tiêu thụ sản phẩm; tình trạng cạnh tranh; tình trạng tài Cơng ty d Ban Tài - kế toán Ban kinh doanh phối hợp, quản lý, giám sát theo dõi để thẩm định độ rủi ro, xác định rõ đối tượng để thực sách tín dụng thương mại hoạt động kinh doanh bất động sản e Người phụ trách đơn vị vận hành cá nhân khác liên quan chịu trách nhiệm cá nhân việc theo dõi, thu hồi tất khoản công nợ phải thu hoạt động kinh doanh dịch vụ Tất khoản công nợ phải thu không phát sinh 30 (ba mươi) ngày, trường hợp đặc biệt phát sinh 30 (ba mươi) ngày phải đồng ý văn người ủy quyền f Xây dựng mức đảm bảo an tồn số vịng quay nợ phải thu (được tính doanh thu nợ phải thu bình quân kỳ đánh giá), thường xuyên đánh giá hệ số nhằm đảm bảo số ln mức phù hợp theo tình hình ABC thời kỳ g Thẩm quyền phê duyệt khoản cho vay, sách bán hàng thực theo Điều lệ Công ty;Nghị HĐQT Công ty quy định việc tổ chức, hoạt động HĐQT, mối quan hệ HĐQT với Tổng giám đốc tổ chức khác; Quy định phân công nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Ban điều hành Cơng ty và/hoặc quy định khác có hiệu lực thời điểm h Theo mảng hoạt động kinh doanh phụ trách, Ban Tài - kế tốn, Đơn vị vận hành chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ cần thiết khoản nợ đến kỳ hạn toán; thực kịp thời thủ tục tốn, nhắc nhở, đơn đốc khách hàng tốn khoản nợ đến hạn; chủ động tích cực thu hồi khoản nợ đến hạn nợ hạn, xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ q hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp, chia nợ hạn thành giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp i Tùy thời kỳ, ABC thành lập tổ thu hồi cơng nợ bao gồm thành viên chuyên trách Tổng Giám đốc/hoặc người ủy quyền phê duyệt Quy chế hoạt động tổ thu hồi công nợ ban hành theo định thành lập j Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi để chủ động báo tồn vốn lưu động Việc trích lập nợ phải thu khó địi phải tn thủ theo quy định pháp luật hành Công ty phải thành lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phịng việc xóa khoản nợ xấu Thành phần Hội đồng gồm: Người đại diện QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Mã hiệu: QC.D3.10 Ngày hiệu lực: 01/04/2020 theo pháp luật và/hoặc thành viên Ban điều hành theo Quy định phân công nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Ban điều hành Công ty và/hoặc phân cơng khác HĐQT, Kế tốn trưởng, Giám đốc ban khác có liên quan Thẩm quyền phê duyệt xóa nợ khoản phải thu thực theo Điều lệ Công ty; Nghị HĐQT Công ty quy định việc tổ chức, hoạt động HĐQT, mối quan hệ HĐQT với Tổng giám đốc tổ chức khác; và/hoặc quy định khác có hiệu lực thời điểm Điều Quản lý Hàng tồn kho Hàng tồn kho tài sản mua vào để sản xuất để bán kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: a Nguyên liệu, vật liệu; b Công cụ, dụng cụ; c Sản phẩm dở dang; d Thành phẩm, hàng hoá Tại ABC, hàng tồn kho chủ yếu hình thành 03 dạng: a Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chi phí tập hợp để hình thành Dự án/các cơng trình mà ABC giữ vai trị Chủ đầu tư/Nhà đầu tư/Nhà thầu thi cơng; b Thành phẩm bất động sản sản phẩm bất động sản hoàn thành, sẵn sàng để bán c Ngun vật liệu, hàng hóa, cơng cụ, dụng cụ dùng sử dụng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ hoạt động khác Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho: a Quản lý hàng tồn kho Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Hàng tồn kho phục vụ xây lắp cơng trình – Được trình bày Mục "Quản lý tài Dự án"; b Quản lý Thành phẩm bất động sản: - Thành phẩm bất động sản sản phẩm bất động sản kết thúc trình xây lắp, đủ điều kiện để bán, kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật Thành phẩm bất động sản gồm: Quyền sử dụng đất; nhà; nhà quyền sử dụng đất; sở hạ tầng Công ty đầu tư xây dựng để bán kỳ hoạt động kinh doanh bình thường - Giá gốc thành phẩm bất động sản bao gồm tồn chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư, xây dựng bất động sản (kể chi phí đầu tư, xây dựng sở hạ tầng gắn liền với bất động sản) để đưa bất động sản vào trạng thái sẵn sàng để bán - Chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư, xây dựng bất động sản phải đảm bảo chi phí thực tế phát sinh, chi phí có biên nghiệm thu khối lượng