Bai 4 - Nghe thuat uy quyen.doc

Bai 4 - Nghe thuat uy quyen.doc

B UỔI 4 :

NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN

Phần 1

ỦY QUYỀN LÀ GÌ ?

“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thôngqua nỗ lực của người khác Điều này thể hiện lòng tincủa bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếukhông, chính bạn phải làm”

Dickinson

Chú ý !

- Ủy quyền không không phải là giao việc

- Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”

(dumping) những công việc mà bạn không thíchlàm

- Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm

- Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : tráchnhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng

Lợi ích của ủy quyền

 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn

 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên

 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên

 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định

 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hănghái và là nguồn động viên cho nhân viên

Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?

o Một số giả định của bạn :

- Họ không đáng được như vậy

- Họ không thích có thêm việc …

o Sự sợ hãi :

- Tôi không muốn họ biết nhiều quá !

- Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách !

o Niềm tin cá nhân :

- Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều

- Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều

- Tôi thích lúc nào cũng bận rộn

Bạn ủy quyền những gì ?

- Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thờigiúp người khác phạt triển

- Các công việc thường nhật

- Các công việc cần thiết

- Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấnluyện cho người khác

- Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp chonhân viên phát triển

Những công việc bạn không nên ủy quyền

- Đánh giá thành tích công tác

- Định hướng hoạt động của đơn vị

- Động viên nhân viên

- Giao tiếp với nhân viên

- Xây dựng ê kíp

Một trình tự ủy quyền hiệu quả

1 CHUẨN BỊ :

Bạn hãy tự hỏi

- Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việclà gì ?

- Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?

- Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?

- Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thànhcông việc ?

- Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?

- Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?

- Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người đượcủy quyền hay không ?

2 LỰA CHỌN :

Bạn hãy tự hỏi.

- Ai có thể làm công việc này ?

- Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?

- Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?

- Hiện tại ai có thể làm công việc này ?

- Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vựcđặc thù ?

- Công việc có khẩn cấp hay không ?

- Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?

3 GẶP GỠ :

Bạn hãy tự hỏi.

- Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quảmong đợi chưa ?

- Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành côngviệc và hạn định thời gian chưa ?

- Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực cósẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chị ta không ?

- Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giảithích rõ mọi vấn đề chưa ?

- Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạnchọn anh / chị ta hay không ?

- Bạn có để cho người được ủy quyền được tự doquyết định phải làm công việc như thế nào không ?

4 HỢP ĐỒNG :

Những điểm chính mà bạn phải thỏa thuận

- Bản chất và phạm vi công việc

- Kết quả mong đợi

- Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?

- Hạn thời gian hoàn thành công việc

- Phạm vi thẩm quyền cần thiết

-5 THEO DÕI :

Bạn cần phải làm gì ?

- Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận

- Luôn luôn sẵn sàng

- Hổ trợ và giúp đỡ khi cần thiết

- Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.

- Luôn động viên cổ vũ

6 KIỂM ĐIỂM :

Bạn hãy tự hỏi.

- Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu

đặt ra ban đầu hay không ?

- Người được ủy quyền có phát triển thông qua công

việc hay không ?

- Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi

giữ vai trò người ủy quyền hay không ?

- Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủyquyền ?

Phần 2

Ủy quyền là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý : hoàn thành công việc thông qua người

khác Thật không may là kỹ năng này lại thường được thực hiện một cách vụng về và hầu hết cácnhà quản lý đều không cảm thấy tự tin khi thực hiện việc ủy quyền Kết quả là nhiều người tronghọ phải gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng do cố gắng tự làm mọi việc một mình

Ủy quyền là cách duy nhất để thực hiện đầy đủ các công việc thông qua người khác và phát huy

hết tiềm năng của cơ quan, tổ chức Hơn lữa, chúng ta đã tự lừa dối khi cho rằng một người có thểlàm hết mọi chuyện Bạn hãy thử nghĩ đến hàng loạt các công việc quản lý bị bỏ qua mà đáng lẽchúng phải được quan tâm thích đáng

Ủy quyền là trao cho nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thực hiện một công tác Nó còn

mang ý nghĩa động viên họ Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chịu trách nhiệm về kết quả cuốicùng, và vì vậy, thật là vô lý khi tin rằng giữa việc phân phối công việc rồi quên bẳng nó đi và ủyquyền có điểm tương đồng đâu đấy Thật không may là nhiều người không nhìn thấy được sựkhác biệt này

Ủy quyền là gì ?

Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tứclà “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”

Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩmquyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà quản lý đó Như vậy nó hàm ý rộng hơn là

“thực hiện công việc thông qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó Như trong hai

định nghĩa trên đây đã đề cập, ủy quyền là giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành một công tác và quyền chuyên quyết công tác đó được hoàn thành như thế nào Đồng thời bạn phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công tác đó, vì dầu sao chính bạn là nhà quản lý Ủy quyền

có thể ở nhiều mức độ khác nhau

Ủy quyền không phải chỉ là “phân phối công việc”, hoặc là “ra mệnh lệnh và chỉ thị”

Khi nói về ủy quyền chúng tôi muốn nói đến ủy quyền một cách hiệu quả Nhiều nhà quản lýngỡ rằng mình đang ủy quyền nhưng thật ra họ chỉ thoái thác công việc hoặc đơn giản chỉ là ralệnh cho nhân viên phải làm gì mà thôi Chúng tôi cho rằng ủy quyền không hiệu quả cũng giốngnhư không ủy quyền gì cả mà thôi Thoái thác trách nhiệm hoặc chỉ thuần túy ra lệnh đều có hạicho uy tín của bạn và hiệu quả của cơ quan, tổ chức Nếu bạn không ủy quyền một cách hiệu quảbạn có thể gặp những hậu quả sau đây :

 Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan…

 Nhân viên lơ là trong công việc

 Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra

 Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát

 Lãng phí nguồn lực cơ quan

 Các quyết định có chất lượng thấp

Phân phối công việc

Nếu bạn phân phối công việc kèm theo chỉ thị nghiêm ngặt hoặc ra lệnh, bạn đang điều hành chứkhông phải ủy quyền Nói cách khác, bạn giao công tác và bảo một người phải làm chính xác nhưthế nào và thường xuyên kiểm tra anh ta để đảm bảo rằng anh ta nhất nhất làm theo lời bạn.

Thoái thác công việc

Khi bạn thoái thác công việc, bạn làm ngược lại điều trên đây Bạn rũ bỏ tất cả trách nhiệm đốivới công việc Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm và đừng quấy rầy bạn : “Trả lại chotôi khi nào anh làm xong và đừng làm thặng xị lên”

Chúng ta hãy xem các ví dụ sau đây để hiểu thế nào là ủy quyền một công việc :

1 Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết làsắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc nàyvà báo cho tôi biết khi lào làm xong”

2 Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phốilà sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một

số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo

chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”

3 Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bánhàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiệnsao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ Khi anh nhân viên đã thảoxong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo

Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho nhân viên hoàn toàn tự lo liệu Nhân viên có “bơi” hay là

“chìm” cũng mặc kệ Thậm chí ông ta cũng không cho hạn định về thời gian Nếu như nhân viêncó làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra

Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như những cái máy vô tri vô giác Ông ta hoàn toàn khôngđể cho để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến Công việc sẽ hoàn tất,nhưng nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài

Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít nhất là tạo cơ hội cho người cộng sự được tham gia vào côngviệc một cách sáng tạo Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tintưởng và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng Vậy bạrlhãy nghĩ lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào

Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ nănglực của nhân viên Chúng ta có thể phân thành lăm mức độ như sau :

1 Ủy quyền hoàn toàn

Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà bạn biết rõ về họ Nó cũng có thểáp dụng cho các công tác nhỏ nhặt hoặc các công việc sự vụ hành chánh Bạn cho nhân viên biết

công tác mà bạn cần hoàn thành và thời hạn yêu cầu Việc làm như thế nào là do nhân viên quyết

định Bạn luôn sẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến nếu cần

2 Ủy quyền chủ yếu

Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót để hoàn thành côngviệc Bạn cũng xác định rõ thời gian gặp gở để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy

quyền trong quá trình hoàn thành công việc Nhân viên vẫn được tự do quyết định phương án tiếnhành công tác nhưrlg định kỳ thông báo cho bạn về tiến độ Bạn không nên phủ quyết các phươngán và quyết định của nhân viên trừ phi điều đó thật sự cần thiết.

3 Ủy quyền giới hạn

Bạn giải thích công tác cho nhân viên và yêu cầu anh ta hãy suy nghĩ về phương án mà anh ta sẽtiến hành nó Nhân viên được ủy quyền sau đó trình bày kiến nghị của anh ta cho bạn Bạn có thểchấp nhận, hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghị của anh ta và xác định thời hạn hoàn thành cũng nhưthảo luận tiến triển của công tác

Hai mức độ cuối cùng là : 4) Ủy quyền tối thiểu và 5) Không ủy quyền gì cả Ở hai mức độ này, về

căn bản, nhà quản lý chỉ ra lệnh cho rthârl viên phải làm gì và làm thư thế nào, hoặc là không ủyquyền chút gì cả

Bây giờ chúng ta hãy xem xét những tác dụng tích cực của ủy quyền hiệu quả

Ủy quyền mang lại lợi ích gì cho nhà quản lý ?

Mặc dù có vô số các lời biện hộ cho ủy quyền không hiệu quả, trên thực tế, bạn biết rằng dù thếnào bạn cũng phải ủy quyền Trong phần này, chúng tôi nhắc lại những lợi ích chủ yếu của ủyquyền

1 Ủy quyền giải phóng thời gian của bạn

Ủy quyền cho phép bạn rảnh tay tập trung vào những công việc đặc biệt quan trọng, có mức đónggóp ở tầm những mục tiêu hàng đầu của cơ quan Kết quả là bạn có thể gia tăng hiệu quả và hiệulực công tác, đảm bảo hoàn thành công việc mà sử dụng sức lực bản thân ít nhất

2 Ủy quyền có thể phát triển nhân viên

Ủy quyền là phương tiện tốt nhất để phát triển nhân viên của bạn Thông qua ủy quyền, bạn đãgiúp các nhân viên học tập nâng cao trình độ và từ đó tiềm lực của cơ quan cũng tăng lên

3 Ủy quyền biểu hiện sự tin cậy và tin tưởng

Bằng việc ủy quyền có hiệu quả, bạn đã cho nhân viên thấy là bạn tin cậy họ và tin tưởng vàonăng lực của họ “Ủy quyền, việc trao thẩm quyền cho một người nào đó hành động như là ngườiđại diện của bạn, là một biểu hiện quan trọng của sự tin cậy và là một phương tiện để hình thànhtrách nhiệm”

4 Ủy quyền nâng cao chất lượng các quyết định

Cuối cùng bạn có được những quyết định tốt hơn bởi vì các cá nhân tham gia vào việc ra quyếtđịnh (nhân viên) thông qua ủy quyền thường sâu sát với vấn đề “thực tế hàng ngày” của họ hơnlà bạn

5 Ủy quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn động viên và tinh thần hăng hái

Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền tự chủ trên công việc Ủy quyền thành côngthường để cho nhân viên tự do quyết định phải làm công việc như thế nào, từ đó nhân viên sẽquyết tâm hơn để đạt được thành tích Khi họ hoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng vàhãnh diện

Chúng ta khó mà tìm ra lý luận nào bênh vực cho ủy quyền mạnh hơn là các luận điểm trên đây.Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệp của bạn Thật vậy,người ta đánh giá bạn dựa trên mức độ đóng góp của đơn vị mà bạn quản lý đối với mục tiêuchung của cơ quan, dựa trên mức độ quan hệ của bạn đối với nhân viên tốt hay xấu và hiệu quảcông tác của các thành viên trong đơn vị Bạn chắc chắn không được khen ngợi nếu như tự mìnhlàm mọi thứ.

Ủy quyền cũng làm tăng vị thế và quyền hành của bạn với tư cách là nhà quản lý Nếu bạn tincậy nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó với bạn Điều này thường được phản ánh quaviệc gia tăng hiệu suất làm việc

Như vậy ủy quyền mang lại lợi ích cho chính bạn, cho nhân viên của bạn, cho đơn vị và cả cơquan của bạn

“Điều gì ngăn trở bạn ủy quyền !”

Hầu hết các nhà quản lý đều cảm thấy khó khăn khi ủy quyền Họ có nhiều lý do khác nhau Mộtsố nhà quản lý e ngại ủy quyền ; họ sợ rằng nhân viên sẽ không thích họ nữa Nếu bạn có ý nghĩđó thì nên suy nghĩ lại Giả sử như điều nầy có đúng, thì những nguy hại do không ủy quyền hiệuquả còn nghiêm trọng hơn nhiều

Có ba yếu tố ngăn cản ủy quyền hiệu quả Yếu tố thứ nhất xuất phát từ giả định của bạn về nhânviên Yếu tố thứ hai liên quan đến những nỗi sợ hãi của con người (tất cả chúng ta đều có) Yếutố thứ ba là do nhận thức bản thân đối với vai trò của bạn

Một số giả định của bạn

Chúng ta hãy xem xét một số nguyên cớ giả định mà các nhà quản lý đưa ra để biện hộ cho việc

không ủy quyền hiệu quả cho các cộng sự

“Họ không đáng được ủy quyền”

“Họ không muốn có thêm việc”

“Họ sung sướng với những gì đang làm”

“Họ được trả lương hậu để làm công việc của họ”

“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý”

“Họ không đáng được ủy quyền !”

“Hầu hết các nhân viên thật sự không có năng lực Tốt nhất là không nên tin cậy để giao phócông việc cho họ” Tuy nhiên, những nhà quản lý hiệu quả đều biết rằng muốn thành công họphải sẵn sàng mạo hiểm Họ cũng hiểu được rằng ngay cả một nhân viên hiện tại chưa có đượcnhững kỹ năng cần thiết, thì họ cũng có thể được huấn luyện, thông qua ủy quyền, để hoàngthành một công tác Điều này, trong tầm dài hạn, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng caonăng suất, mức độ động viên đối với nhân viên, cũng như bạn sẽ quan tâm hơn đến nhu cầu pháttriển của nhân viên

“Họ không muốn có thêm việc !”

“Họ chỉ là những nhân viên còn trẻ và không thích gánh thêm nhiều trách nhiệm Đối với họ, đólà những chuyện lặt vặt Họ sẽ phàn nàn tại sao lại giao việc cho họ, rằng chính tôi mới là ngườiđược trả lương để làm công việc đó cơ mà” Nếu bạn sử dụng lời biện hộ này bạn cần phải xemlại những giả thuyết quản lý về tại sao ngươi ta làm việc Dĩ nhiên có một số nhân viên có thểphù hợp với mô tả trên, nhưng nói chung hầu hết các nhân viên đều muốn và cần những côngviệc thử thách, có nhiều trách nhiệm để phát triển Hầu hết mọi người đều muốn được học tập vàtiến bộ trong lĩnh vực nghề nghiệp mà họ lựa chọn và sẵn sàng làm việc để gặt hái thêm kinhnghiệm.

“Họ đã bằng lòng với những gì đang làm !”

“Họ không quan tâm đến sự phát triển cũng như không có tham vọng, vì vậy cũng không cầnkinh nghiệm về thẩm quyền ủy quyền cũng như việc nhận lãnh trách nhiệm” Các nhà quản lý cókinh nghiệm đều nhận thức rằng hầu hết các nhân viên quan tâm đến việc phát triển Thôngthường họ có vẻ không quan tâm đến nó là vì họ chẳng bao giờ được tạo cơ hội để nâng cao trìnhđộ và phát triển Nếu nhân viên không được tạo những cơ hội như vậy, họ có thể trở lên lãnhđạm và mất đi sự động viên cũng như những hoài bảo, khát vọng

“Họ đã được trả lương hậu để làm công việc của họ !”

“Tại sao tôi lại phải mất thì giờ để huấn luyện và phát triển họ Chẳng phải là chúng ta đã cómột phòng chuyên lo về chuyện đó rồi sao ? Hơn nữa, họ được thuê mướn để làm một công việcvà phải làm được việc đó mà không cần sự trợ giúp của tôi” Lời biện hộ này có thể ngăn trởviệc ủy quyền hiệu quả

Những nhà quản lý suy nghĩ như vậy có thể coi như đã chọn lầm nghề Một trong những nhiệmvụ chủ yếu của thà quản lý là hoàn thành mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình làm việc cùngvới nhân viên của mình và phát triển họ Những nhà quản lý nào không phát triển nhân viên củamình thông qua ủy quyền chắng bao lâu sẽ phải đối diện với sự việc, trong trường hợp tốt nhất, làhọ phải lãnh đạo những nhân viên ù lì, không hiệu quả, hoặc giả tệ hơn, là chính nhà quản lý sẽmất việc

“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý Không phải bây giờ !”

Những nhà quản lý có ý nghĩ như thế này nên suy nghĩ lại về quá trình họ đạt được vị trí nhưngày hôm nay Trong hầu hết các trường hợp có thể đều là do cấp trên của họ tin cậy đầy đủ vàủy quyền cho họ những công tác có ý nghĩa Dĩ nhiên có những công tác mà bạn không thể ủyquyền Nhiệm vụ của bạn là xác định công tác nào có thể và không thể ủy quyền

Nỗi sợ hãi

“Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách”

“Nếu họ làm tốt hơn tôi, tôi có thể không còn cần thiết nữa”

“Tôi có thể mất tiếng tăm mà hiện tôi đang có”

"Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách”

“Tôi để cho Ngọc làm một công việc cách đây 2 năm và anh ta làm hỏng nó Tôi có thể gặp rắcrối to” Những mối lo sợ thư thế này có thể khiến cho bạn trở nên cuồng tín hơn trong việc kiểmtra và quan tâm đến hình ảnh, địa vị của mình hơn là nhân viên của bạn Xu hướng nghiên về

việc tự bảo vệ mình biểu hiện dưới hình thức chối bỏ trách nhiệm khi phạm sai lầm, hạ thấp cáccộng sự phạm khuyết điểm hoặc là từ chối ủy quyền trừ những công việc lặt vặt tầm thường.

"Tôi không muốn họ có những ý tưởng !”

“Hiện nay mọi thứ đều ổn cả Tôi hoàn toàn kiểm soát được họ Họ có thể thức tỉnh hơn với cuộcsống đơn giản này nếu tôi trao cho họ trách nhiệm Và chuyện gì sẽ xảy ra nếu họ bắt đầu nghĩrằng họ có thể làm công việc của tôi ? Như vậy tôi sẽ không còn cần thiết nữa và đặc biệt nếu họthật sự làm cái gì đó tốt hơn tôi Hơn nữa, mọi người đều cho rằng tôi giỏi nhất trong mọi chuyện

cơ mà !” Những nổi sợ hãi rày có thể là cội nguồn thật sự của sự lo âu và thấp thỏm

Những nhà quản lý hiệu quả đều nhận thức rằng họ không thể làm hoàn hảo công việc nếu nhưchính họ làm tất cả mọi thứ Các cơ quan, tổ chức ngày nay rất ư là phức tạp Các nhà quản lýthành công cũng nhận thức rằng một phần trong nhiệm vụ của họ là phát triển và đề bạt các nhânviên có năng lực vì lợi ích của cơ quan, tổ chức Nếu như một nhân viên làm được một điều gì đótốt hơn bạn, và nếu như bạn công nhận và tận dụng được điều này, thì nói chung bạn càng có giátrị hơn đối với cơ quan Bạn nên ý thức được điều này

Một số nhà quản lý cũng lo sợ rằng nếu như họ ủy quyền các công việc quan trọng, họ có thể mấttiếng tăm của người lãnh đạo Thật ra vị thế của họ gia tăng nếu như đơn vị của họ làm việchiệu quả

Niềm tin cá nhân

“Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều”

“Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều”

“Tôi thích lúc nào cũng bận rộn”

“Tôi phải làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn họ”

“'Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều !”

“Nếu bạn muốn công việc hoàn thành một cách tốt đẹp, hãy tự mình làm lấy” Đa số chúng talàm việc theo nguyên tắc này bởi vì nó đơn giản hóa cuộc đời của chúng ta Chúng ta không cầnphải bận tâm tới việc phải giao tiếp thế nào cho phù hợp Bởi vì bảo những người khác làm mộtcông việc gì đó cũng là một điều khó khăn Chúng ta sẽ cảm thấy đơn giản hơn khi cho rằngchính mình có thể làm công việc tốt hơn Thật ra những nhà quản lý hiệu quả đều biết rằng điềuđó là sai Họ hiểu rằng có nhiều người khác cũng làm công việc tốt như họ, nếu không muốn nóilà tốt hơn họ Cho lên, tin rằng chúng ta luôn luôn có thể làm việc tốt hơn người khác chẳng quachỉ là cảm giác của chúng ta mà thôi

“Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều !”

“Tại sao tôi lại phải nhờ một người khác làm công việc khi mà chính tôi có thể làm với phân nửathời gian mà thôi ?” Điều này có thể hoàn toàn chính xác Bạn có thể làm công việc đó nhanhhơn nhiều Tuy nhiên, đây không phải là khía cạnh duy nhất của vấn đề mà ta cần cân nhắc.Chúng ta hãy nhớ lại những lý do chính để ủy quyền : giải phóng thời gian của bạn cho nhữngcông tác quan trọng và là một phương tiện để phát triển nhân viên

Đầu tư thời gian khi bạn bắt đầu ủy quyền một công tác có thể thu lại kết quả trong tương lai :thông qua ủy quyền, bạn phát triển một nhân viên để cuối cùng tự anh ta có thể hoàn thành côngviệc và như vậy giải phóng thời gian của bạn.

“Tôi thích lúc nào cũng bận rộn !”

“Tôi cảm thấy hãnh diện nếu tôi bận rộn suốt ngày; người ta trả lương cho tôi vì chuyện đó cơmà” Nhiều nhà quản lý thích tỏ ra bận rộn trong công việc ; điều đó khiến họ cảm thấy mìnhquan trọng Nó cũng là cái cớ để họ lẫn tránh những công việc khó khăn và quan trọng hơn mà họphải đối diện Bạn hãy suy nghĩ xem bạn thật sự có mặt ở đó để làm gì Có phải là để làm nhữngcông việc mà những người khác có thể hoàn thành dễ dàng hay là làm thay cho họ ?

Một số nhà quản lý nghĩ rằng họ phải làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn tất cả mọi người khác.Họ tin rằng điều này sẽ làm cho người khác kính trọng họ Làm việc lâu hơn không có ý nghĩamà chính ra là phải làm việc “thông minh” hơn : chính ủy quyền mới mang lại điều đó

Bạn có lẽ đã nghe tất cả những lời biện hộ trên đây lúc này hoặc lúc khác Thật ra, nếu suy nghĩkỹ, cũng có khi chính bạn đã sử dụng những biện hộ tương tự

Tăng cường sự ủy quyền

Nhà quản lý giỏi sẽ quan tâm đến kết quả công việc của cơ quan, đơn vị hoặc là lĩnh vực tráchnhiệm Cơ quan, đơn vị có làm hết những công việc đặt định ra cho nó hay không ? Nó có đạtđược hiệu quả công việc tối ưu hay không ? Nhà quản lý giỏi cũng nhận thức rằng sử dụng mộtcách có hiệu quả nguồn nhân lực là điều kiện tiên quyết để quản lý thành công Một lãnh đạolàm mọi công việc thì không thể nào xây dựng một cơ quan thành công về mọi mặt Khi xem xétvấn đề ủy quyền, nhà quản lý lên tự hỏi một số câu hỏi quan trọng sau đây :

 Tôi có thật sự sử dụng hết năng lực của nhân viên chưa ?

 Có người nào khác có thể làm công việc và có lợi cho người đó không ?

 Tôi có nghĩ rằng tôi rất cần thiết hay không ?

 Tôi biết rằng tôi đang bận rộn vì những công việc quan trọng Có ai khác có thể làm côngviệc này không ?

Đầu tiên, bạn cần phải biết năng lực của các nhân viên của bạn ; dưới hình thức một bảng thốngkê chẳng hạn Kế đó bạn cần cân nhắc những năng lực đó một khi ủy quyền công tác

“Có người nào khác có thể làm công việc dó hay không ?”

Đây là câu hỏi đáng được đặt ra trước mỗi công tác mà bạn phải ủy quyền Bạn phải chấp nhậnrằng những người khác có thể làm công việc theo cách khác với bạn hoặc là không nhanh nhưbạn, nhưng họ có khả năng và có thể phát triển nhờ có thêm kinh nghiệm qua việc nhận lãnhtrách nhiệm Tuy nhiên, bạn hãy chú ý là không được chỉ ủy quyền toàn những công việc tầmthường, lặt vặt Nếu bạn làm như vậy, việc ủy quyền không còn là dịp để phát triển nhân viênhoặc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, mà chỉ là phương tiện để bạn tống khứ đi những công việcvô vị

"Tôi có thật sự cần thiết hay không ?”

Lo sợ và rlghi ngờ cũng có hại cho việc ủy quyền Nó làm cho chúng ta trở nên quá sức hẹp hòitrong cung cách làm việc và quên đi nhu cầu phát triển của nhân viên cũng như của tổ chức Mộtnhà quản lý già dặn nhận thức rằng tất cả chúng ta có thể vô dụng về một số phương diện nào đó

- điều đó đáng buồn nhưng lại là sự thật

“Có người nào khác làm được công việc này không ?”

Nhà quản lý hiệu quả biết rằng có những công việc quan trọng cần sự quan tâm của ông ta Thay

vì để cho những công việc không quan trọng làm gián đoạn những hoạt động thiết yếu như hoạchđịnh, động viên, giám sát, v.v , bạn hãy tự hỏi liệu có người nào khác thay bạn để đảm nhiệmcông việc này hay không

Ủy quyền hiệu quả là sự cân bằng giữa trao quyền giải quyết công việc để giải phóng thời gianquý báu của bạn và việc phát triển nhân viên Để có thể làm được điều này, bạn cần phải biếtviệc nào có thể ủy quyền được và việc nào không

Nếu có thể, bạn nên lập kế hoạch trước : tránh để nước đến chân mới nhảy Lập kế hoạch chonhững công việc ủy quyền trước tiên Bạn không nên ngồi chờ và chỉ ủy quyền vào giờ chót.Người được ủy quyền cần thời gian để lập kế hoạch hành động Luôn làm việc trong tình trạnggấp gáp thì khó mà chu đáo và kỷ lưỡng được

Hãy suy nghĩ phần việc nào của bạn có thể ủy quyền và phần nào không Cũng cần phải ưu tiêncho những công tác mà bạn có thể ủy quyền

Bạn ủy quyền những gì ?

Bài tập :

Phần 1

1.1 Nhận dạng càng chi tiết càng tốt những gì có liên quan đến công việc của bạn Bạn phải đảmbảo liệt kê đầy đủ những công tác quan trọng cũng như những công tác sự vụ , hàng ngày.1.2 Bạn hãy nghiên cứu danh sách của bạn và suy nghĩ xem công tác nào có thể ủy quyền, côngtác nào không (chỉ cần đánh dấu gạch chéo cạnh công tác có thể và dấu chữ thập bên cạnhcông tác không thể ủy quyền) Trong khi làm công việc này, bạn nên tự hỏi mình những câusau đây :

- Những công tác nào cứ lập đi lập lại hoài ?

- Các chi tiết nào làm tiêu tốn phần lớn nhất thì giờ của tôi ?

- Có khía cạnh nào mà tôi bỏ qua hay không ?

- Những vấn đề nhỏ nhặt nào mà tôi phải ra quyết định mãi ?

- Những công tác nào cho phép một số nhân viên ra quyết định ?

- Những công tác nào sẽ giúp nhân viên của bạn phát triển ?

- Những công tác nào không cần đến năng lực của bạn để giải quyết ?

- Những công tác nào mà một số nhân viên có thể có khả năng làm tốt hơn bạn ?

BÀI LÀM :