Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Marketing về chủ vấn đề THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV IN BÁO NHÂN DÂN HÀ NỘI năm 20192020 Hiện nay, Công ty được Ban Biên tập Báo Nhân Dân giao sản lượng in Báo Nhân Dân hằng ngày hàng trăm nghìn tờkỳ, Nhân Dân cuối tuần hơn 40.000 tờkỳ, Nhân Dân hằng tháng hơn 45.000 cuốnkỳ, Thời Nay trên 20.000 tờkỳ, thêm vào đó là in chuyên trang Hà Nội TP Hồ Chí Minh và phụ trương Báo Nhân Dân với số lượng lớn.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
Khái quát về Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
− Tên đầy đủ : Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
− Tên viết tắt : Nhan Dan Ha Noi Printing Co., Ltd
− Tên quốc tế : Nhan Dan Ha Noi Printing Company Limited
− Địa chỉ : Số nhà 15 phố Hàng Tre, Phường Lý Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
− Đại diện pháp luật : Trịnh Quốc Tuân
− Quản lý bởi : Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội
− Lĩnh vực kinh doanh : In báo Nhân Dân
− Hình thức sở hữu : Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Các giai đoạn phát triển của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
Vào tháng 10 năm 1954, khi tiếp quản Thủ đô, Báo Nhân Dân chưa có nhà in riêng và phải in phân tán tại nhiều cơ sở Để giải quyết vấn đề này, Trung ương Đảng quyết định xây dựng Nhà in Báo Nhân Dân tại 24 Tràng Tiền, tiếp quản từ nhà in IDEO, với đội ngũ cán bộ, công nhân được chọn lọc từ các nhà in ở chiến khu Đến cuối tháng 4 năm 1955, Nhà in Báo Nhân Dân chính thức hoạt động và in một phần số lượng báo Ngày 30-4-1955, toàn bộ số 425 của Báo Nhân Dân đã được in với hai màu và măng-séc đỏ, đánh dấu một cột mốc quan trọng và trở thành ngày truyền thống của Nhà in Báo Đảng.
Trong hơn 60 năm qua, Nhà in trước đây và Công ty In Báo Nhân Dân Hà Nội hiện nay đã tập trung toàn bộ nguồn lực vào nhiệm vụ chính trị hàng đầu, đó là phục vụ các ấn phẩm của báo Ðảng, theo yêu cầu của Ban Biên tập Báo.
Hơn hai mươi nhân viên và công nhân kỹ thuật đã làm việc tại Tòa soạn Nhân Dân để cải thiện chất lượng và rút ngắn thời gian xuất bản các ấn phẩm Sự có mặt của họ nhằm tạo thuận lợi cho quá trình điều hành quy trình xuất bản của Báo.
Công ty được giao nhiệm vụ in ấn cho Báo Nhân Dân với sản lượng hàng ngày lên đến hàng trăm nghìn tờ, trong đó Nhân Dân cuối tuần đạt hơn 40.000 tờ, Nhân Dân hằng tháng hơn 45.000 cuốn, và Thời Nay trên 20.000 tờ Ngoài ra, công ty còn in các chuyên trang khác như Hà.
Vào dịp Tết, công ty chúng tôi đảm nhận in ấn số lượng lớn Báo Nhân Dân và các ấn phẩm Tết khác, hoàn thành trong thời gian ngắn nhất Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho độc giả tại TP Hồ Chí Minh và các khu vực lân cận.
Vượt qua mọi khó khăn, thách thức, tập thể lãnh đạo, CBCNV Công ty In Báo
Nhân Dân Hà Nội cam kết nỗ lực mạnh mẽ hơn nữa để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị và sản xuất, kinh doanh, xứng đáng với sự tin tưởng của Đảng và Nhà nước, cũng như sự hợp tác và phát triển từ các đối tác và bạn hàng.
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội bao gồm các phòng ban sau:
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Là người đứng đầu Công ty, người quản lý chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh Họ đưa ra các quyết định chiến lược và xây dựng kế hoạch phát triển cũng như kinh doanh hàng năm cho đơn vị.
Quyết định về giải pháp phát triển thị trường, marketing và công nghệ sẽ được thực hiện thông qua các hợp đồng mua bán, vay mượn và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng với Giám đốc cùng các quản lý quan trọng khác được thực hiện theo Điều lệ công ty Đồng thời, quyết định mức lương và các lợi ích khác cho những người quản lý cũng phải tuân thủ quy định này.
Ban giám đốc công ty
Giám đốc và Phó giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên Lãnh đạo công ty thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo quyết định của Hội đồng quản trị, đồng thời chỉ đạo cung cấp nguồn lực cho dự án quản lý chất lượng Họ cũng ban hành quy chế quản lý nội bộ và thực hiện việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các vị trí quản lý trong công ty.
Phòng Tổ chức hành chính
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự, theo dõi và quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và bố trí lao động để đảm bảo đủ nhân lực cho sản xuất Ngoài ra, thực hiện sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới, đồng thời triển khai các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp và người lao động, cùng với các công việc hành chính và quản trị.
Phòng Tài chính kế toán
Tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và dự toán, giúp lập kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn hiệu quả Đồng thời, việc theo dõi và kiểm soát khả năng thanh toán của Công ty cũng là một yếu tố thiết yếu để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật thông tin một cách trung thực, chính xác và kịp thời về tất cả các quan hệ kinh tế phát sinh của Công ty, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật thông qua các nghiệp vụ kế toán.
Bảo quản hàng hóa và cung cấp vật tư cho sản xuất là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc điều hành trực tiếp hoạt động của kho vật liệu, kho giấy, kho thành phẩm và đội xe giao nhận hàng Công ty cần tìm kiếm nguồn vật tư phù hợp về giá cả và chất lượng, đồng thời thực hiện quản lý vật tư và nguyên liệu theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
Phòng Sản xuất kỹ thuật
− Kinh doanh; Quản lý, điều độ sản xuất và Quản lý Kỹ thuật
− Kinh doanh: Khai thác phát triển khách hàng mới, chăm sóc khách hàng truyền thống
− Sản xuất: Quản lý, điều độ sản xuất: Chế bản, in cuộn, in tờ rời và Thành phẩm
Quản lý hiệu quả công tác khoa học và kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm, định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý, đồng thời tham gia tích cực vào công tác xây dựng cơ bản và trang bị thiết bị mới.
Thực hiện công tác chế bản bao gồm ghi bản trực tiếp, ra phim, sắp chữ, bình bản và làm đúng mẫu cùng maket của khách hàng Ngoài ra, cần chuẩn bị bản in để phục vụ cho quá trình in ấn.
Sửa đổi và hoàn thiện tất cả ấn phẩm của Báo Nhân Dân nhằm tạo ra những sản phẩm đẹp, chính xác và đảm bảo thời gian xuất bản Tất cả các lỗi trên bản in sẽ được sửa chữa, và những lỗi phát hiện từ bản thảo cần thông báo cho Ban Thư ký - Biên tập để xử lý, không được tự ý sửa chữa.
Phân xưởng Máy in cuộn
Phân xưởng Máy in cuộn là bộ phận chủ chốt trong công ty, có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm in cuộn phục vụ khách hàng Đơn vị này cam kết đảm bảo chất lượng in ấn phẩm đẹp, chính xác và đúng thời gian, đồng thời đáp ứng đủ số lượng yêu cầu để giao cho khách hàng Ngoài ra, phân xưởng cũng chú trọng việc bảo quản sản phẩm để tránh thất thoát trước khi chuyển giao cho các bộ phận trung gian như Tổ Giao báo của Phòng Sản xuất - Kỹ thuật và Phân xưởng Thành phẩm.
Phân xưởng in tờ rơi
Phân xưởng In tờ rời là bộ phận sản xuất chính của Công ty, có nhiệm vụ đáp ứng tất cả các yêu cầu in tờ rời Đơn vị này thực hiện quy trình sản xuất dựa trên công nghệ in tờ rời theo Hợp đồng in cụ thể, dựa vào phiếu sản xuất đã được xác định.
Phân xưởng Thành phẩm chuyên gia công và hoàn thiện các sản phẩm sau in, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
Tham mưu, đề xuất Ban Lãnh đạo Công ty về nhân lực, đầu tư mua sắm thiết bị phục vụ sản xuất của Phân xưởng.
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
Năm 2002, Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội được thành lập, chuyên in Báo Nhân Dân hàng ngày cùng các ấn phẩm khác của Báo Nhân Dân Công ty cũng đảm nhận in ấn các văn kiện chính trị của Đảng và Nhà nước, đồng thời hoạt động trong lĩnh vực in ấn và kinh doanh liên quan.
Ngành in bao gồm việc sản xuất sách, báo, tạp chí, tranh ảnh, lịch, ấn phẩm quảng cáo, tài liệu hội thảo và hội nghị, giấy tờ quản lý, cùng với các loại bao bì và nhãn hàng Bên cạnh đó, công ty cũng mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.
− Sản xuất các sản phẩm khác từ giấy và bìa chưa được phân vào đâu
− Dịch vụ liên quan đến in
− Sửa chữa máy móc, thiết bị
− Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
− Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê
− Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn năm 2019-2020 Đơn vị tính: Đồng
Doanh thu thuần 14.624.546.006 11.876.234.123 2.748.311.883 23,14 Giá vốn hàng bán 8.387.565.201 7.127.981.124 1.259.584.077 17,67
Chi phí quản lý kinh doanh 3.049.792.321 2.341.760.009 708.032.312 30,24
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Doanh thu thuần: Năm 2020 doanh thu thuần của Công ty TNHH MTV In báo
Dân số Hà Nội đạt 14.624.546.006 đồng, tăng 23,14% so với năm 2019, tương ứng với mức tăng 2.748.311.883 đồng Sự phát triển xã hội đã dẫn đến sự gia tăng thông tin được đăng tải hàng ngày về các ngành nghề Trong giai đoạn 2019-2020, tình hình dịch bệnh phức tạp đã thúc đẩy sự phát triển của ngành báo chí, đồng thời kéo theo sự phát triển của ngành in báo.
Trong bối cảnh dịch bệnh, nhu cầu nắm bắt thông tin của người dân gia tăng Nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ngành giấy, ghi nhận những tín hiệu khả quan trong 5 tháng đầu năm 2020 Sản xuất giấy đạt 1,85 triệu tấn, tăng 7,8%; xuất khẩu giấy đạt 656,9 nghìn tấn, tăng 97,4%; và nhập khẩu giấy đạt 853,1 nghìn tấn, tăng 7,8% so với cùng kỳ năm 2019 Đáng chú ý, giấy bao bì và giấy tissue đều có sự tăng trưởng trong sản xuất, xuất khẩu và nhập khẩu.
Giá vốn hàng bán của Công ty trong năm 2020 đạt 8.387.565.201 đồng, tăng 1.790.033.215 đồng, tương ứng với mức tăng 17,67% so với năm 2019 Sự gia tăng doanh thu bán hàng đã dẫn đến chi phí giá vốn tăng theo Đặc biệt, nhu cầu về giấy in và bột in trong năm đã tăng mạnh, khiến cho các nhà cung cấp nguyên liệu cũng phải điều chỉnh giá nhập đầu vào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2020 chi phí quản lý doanh nghiệp là
Trong năm, Công ty ghi nhận doanh thu đạt 3.049.792.321 đồng, tăng 708.032.312 đồng, tương ứng với mức tăng 30,24% so với năm 2019 Sự gia tăng này chủ yếu do việc thuê thêm nhân công, dẫn đến chi phí tiền lương cho nhân viên và chi phí điện, nước cũng tăng theo.
Lợi nhuận kế toán trước thuế: Năm 2020 lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty là 2.835.640.370 đồng tăng 589.096.745 đồng tương ứng tăng 26,22% so với năm
2019 Năm 2020, Công ty đã thực hiện hiệu quả hoạt động bán hàng giúp lợi nhuận tăng cao so với năm trước
Nhận xét về kết quả kinh doanh năm 2020 của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội cho thấy công ty đã áp dụng những chính sách kinh doanh hiệu quả dựa trên ba chỉ tiêu chính: doanh thu, chi phí và lợi nhuận Các chiến thuật kinh doanh phù hợp đã giúp công ty nâng cao lợi nhuận Để tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường trong tương lai, công ty cần nỗ lực cải thiện tình hình hiện tại và tiếp tục nâng cao lợi nhuận.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH
Mục tiêu bán hàng
Trong giai đoạn 2019-2020, Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội đã đặt ra mục tiêu bán hàng là "Kết hợp phòng chống dịch bệnh với luân chuyển hàng hoá trong mùa dịch nhịp nhàng" Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến các mục tiêu về doanh số và thị phần.
Doanh số là tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định Để xây dựng mục tiêu doanh số hiệu quả, cần xem xét nhiều yếu tố như kết quả bán hàng của các năm trước, dự báo xu hướng tiêu thụ, khả năng phát triển của ngành và tình hình cạnh tranh hiện tại.
Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội, một doanh nghiệp lớn, xác định việc gia tăng doanh thu là yếu tố then chốt để duy trì và phát triển trên thị trường Từ khi thành lập đến trước năm 2019, Công ty đặt ra mục tiêu tăng doanh số tối thiểu 15% mỗi năm Tuy nhiên, do ảnh hưởng của dịch bệnh vào năm 2020, Công ty đã điều chỉnh mục tiêu doanh thu từ 17% xuống còn 13% so với năm 2019 Kết quả cuối năm 2020 cho thấy doanh thu đạt 14.624.546.006 đồng, tăng 23,14% so với năm 2019, vượt xa mong đợi của Công ty, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty trong bối cảnh khó khăn.
Thị phần là tỷ lệ mà doanh nghiệp chiếm lĩnh trên thị trường Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân hiện là đơn vị độc quyền in ấn cho Báo Nhân dân và nhiều báo khác như Báo Thanh niên, Báo Dân trí Mục tiêu thị phần của công ty trong giai đoạn 2020-2021 là đạt trên 47% tổng sản phẩm tiêu thụ Theo báo cáo cuối năm 2020, thị phần của công ty trong ngành in ấn báo chí đạt 49%, vượt mục tiêu đề ra Báo Nhân Dân, một trong những hãng báo lớn nhất cả nước, là cơ quan ngôn luận của Đảng, Nhà nước và nhân dân, cho thấy tầm quan trọng của việc công ty thực hiện in ấn.
Báo Nhân Dân đang chiếm lĩnh thị phần lớn trong ngành in, điều này phản ánh sự phát triển tích cực và tiềm năng tăng trưởng của Công ty trong tương lai.
Chiến lược bán hàng
Công ty lớn tại Hà Nội, nổi bật với việc in ấn độc quyền cho báo Nhân dân, đã tạo dựng được hình ảnh mạnh mẽ trong ngành in báo Thủ đô Nhờ đó, nhiều khách hàng tự tìm đến để hợp tác Hiện tại, với số lượng khách hàng đông đảo, Công ty chỉ cung cấp sản phẩm qua hình thức bán hàng trực tiếp tại trụ sở.
15 phố Hàng Tre, Phường Lý Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
Quy trình bán hàng này bao gồm 4 bước, từ việc chuẩn bị và tìm kiếm khách hàng cho đến bước cuối cùng là bán sản phẩm.
Sơ đồ 2.1 Quy trình bán hàng tại trụ sở Công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Bước đầu tiên trong hoạt động bán hàng là chuẩn bị kỹ lưỡng về sản phẩm và kiến thức liên quan Nhân viên cần hiểu rõ về các loại giấy in mà Công ty cung cấp, bao gồm giấy Couche, giấy Fort, giấy Ivory, giấy Bristol và giấy Duplex, cũng như giá thành in ấn và giá bột giấy hóa học tẩy trắng gỗ cứng Ngoài kiến thức chuyên môn, việc tạo ấn tượng tốt với khách hàng qua ngoại hình cũng rất quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định tiếp tục cuộc trò chuyện của khách hàng.
Để tạo ấn tượng tốt trong môi trường làm việc, hãy chuẩn bị ngoại hình chỉn chu với trang phục lịch sự Đối với nữ, nên mặc áo sơ mi trắng có cổ, kết hợp với quần tây hoặc váy tối màu qua đầu gối, và tóc tai gọn gàng, không để tóc mái che khuất nửa khuôn mặt Nam giới cũng cần mặc áo sơ mi trắng và quần tây tối màu, không buộc tóc, và đi giày da Lưu ý, tuyệt đối không nên mang dép lê hay giày thể thao khi làm việc trong công ty.
− Chuẩn bị một sức khoẻ tốt để không làm ảnh hướng đến quá trình bán hàng
Công ty hàng ngày tiếp nhận khối lượng công việc lớn, với trung bình từ 5-6 khách hàng mới đến mỗi ngày Do đó, Công ty luôn yêu cầu nhân viên làm việc hiệu quả để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
Chuẩn bị cho hoạt động bán hàng
Giới thiệu và tư vấn sản phẩm Bán sản phẩm Chính sách sau bán hàng
Khách hàng thường hẹn trước khi đến, giúp nhân viên bán hàng có thời gian nghiên cứu thông tin về họ, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng.
Bước 2: Giới thiệu và tư vấn sản phẩm
Mỗi khách hàng có nhu cầu riêng về sản phẩm như giá cả, chất lượng in, loại giấy, màu mực và bố cục Nhân viên bán hàng cần lắng nghe và quan sát để hiểu rõ nhu cầu của khách, từ đó đặt câu hỏi phù hợp nhằm gợi mở nhu cầu Việc này giúp họ xác định sản phẩm thích hợp để tư vấn Sau đó, nhân viên sẽ áp dụng kỹ năng bán hàng đã được đào tạo để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ trình bày các mẫu in báo đã có sẵn để khách hàng tham khảo Nếu những mẫu này không đáp ứng được yêu cầu, nhân viên sẽ ghi chép chi tiết các yêu cầu của khách hàng, bao gồm màu in, loại giấy, bố cục và nội dung mong muốn.
Thành công trong bán hàng chủ yếu phụ thuộc vào khả năng giới thiệu sản phẩm để thuyết phục khách hàng Nhân viên bán hàng không chỉ cần hiểu rõ thông tin về sản phẩm mà còn phải nắm vững các chương trình ưu đãi và chính sách có lợi, từ đó tạo sự tin tưởng và thuyết phục khách hàng một cách hiệu quả.
Sau khi khách hàng chọn hình thức in, nhân viên bán hàng sẽ thống nhất phương thức thanh toán và chốt đơn hàng Tại bước này, nhân viên sẽ thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua cuối cùng và tiến hành ký hợp đồng Tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng, công ty sẽ yêu cầu số tiền đặt cọc khác nhau Đối với khách hàng độc quyền như Báo Nhân dân, công ty miễn đặt cọc Trong khi đó, với các hãng báo khác, khách hàng lâu năm (trên 5 năm) sẽ đặt cọc 20% giá trị sản phẩm, còn khách hàng mới sẽ phải đặt cọc từ 45-50% giá trị sản phẩm in ấn.
Bước 4: Chính sách sau bán hàng
Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm, nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa của khách hàng Dịch vụ này hoạt động 24/24 để đáp ứng các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng Sau khi bàn giao sản phẩm, công ty sẽ thực hiện cuộc gọi trong vòng 2 ngày để kiểm tra tình trạng sản phẩm và hỗ trợ khách hàng nếu có vấn đề xảy ra.
Nếu sản phẩm gặp phải tình trạng hỏng hóc, rách nát hoặc mực in bị nhoè, khó nhìn, Công ty cam kết sẽ xử lý vấn đề trong vòng 24 giờ Điều này nhằm đảm bảo tiến độ phát hành báo in ra thị trường đúng thời hạn.
Quy trình bán hàng của Công ty rất đơn giản và hiệu quả, giúp nhân viên dễ dàng phục vụ khách hàng Khách hàng đến với Công ty chủ yếu với nhu cầu in báo, do đó, nhân viên chỉ cần tư vấn thêm về các hình thức in ấn phù hợp.
2.2.2 Các hoạt động bổ trợ Để khuyến khích, kích thích nhu cầu mua hàng và sử dụng sản phẩm của khách hàng, công ty đang áp dụng 3 hoạt động yểm trợ là quảng cáo, quan hệ công chúng và khuyến mại:
− Đối với hoạt động quảng cáo
Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội đã thực hiện nhiều biện pháp hỗ trợ và xúc tiến bán hàng, bao gồm việc giới thiệu sản phẩm qua các hội chợ in ấn báo chí Hình thức này không chỉ giúp bán hàng mà còn thu thập phản hồi từ khách hàng, từ đó đáp ứng nhu cầu của họ Ngoài ra, công ty còn in ấn nhiều tài liệu như catalog, tạp chí và bảng báo giá Tham gia các hội chợ triển lãm thương mại đã giúp công ty thu hút đông đảo khách hàng biết đến và sử dụng sản phẩm của mình, chứng tỏ rằng công ty đang triển khai các hình thức marketing hiệu quả để phục vụ công tác bán hàng.
Thực trạng tổ chức hoạt động bán hàng
2.3.1 Cấu trúc lực lượng bán hàng
Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội có trụ sở duy nhất tại Hà Nội, với 13 nhân viên chính thức trong bộ phận bán hàng Trong bối cảnh dịch bệnh, công ty đã tăng cường hoạt động bán hàng online và tuyển thêm 4 nhân viên bán hàng thời vụ để nâng cao năng suất Những nhân viên thời vụ này không ký hợp đồng lao động do thời gian làm việc ngắn (1-2 tháng), vì vậy họ không được tính vào cơ cấu lực lượng bán hàng chính thức của công ty.
Bảng 2.1 Cơ cấu lực lượng bán hàng
Chức vụ Tổng số người Trình độ Đại học Cao đẳng
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Lực lượng bán hàng của Công ty bao gồm 9 nhân viên, trong đó có 1 quản lý bán hàng và 7 nhân viên bán hàng Số lượng này phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của Công ty, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động bán hàng.
2.3.3 Tuyển dụng nhân viên bán hàng Để tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian vừa qua công ty đã áp dụng cả hai nguồn bên ngoài và bên trong công ty
Tuyển dụng nội bộ là phương pháp hiệu quả khi nguồn ứng viên bên ngoài hạn chế Trưởng phòng Tổ chức hành chính sẽ đánh giá các nhân viên hành chính trong công ty để tìm ra những ứng viên phù hợp cho vị trí bán hàng và đề xuất với giám đốc về việc thay đổi vị trí làm việc.
Công ty tuyển dụng nguồn lực bên ngoài chủ yếu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Họ thường đăng thông báo tuyển dụng trên các trang mạng điện tử, mạng xã hội và các trang web việc làm như timviecnhanh.com.
Phương pháp tuyển dụng nhân viên bán hàng bên ngoài trên mywork.com.vn mang lại hiệu quả cao, thu hút nhiều ứng viên Quá trình này thường chỉ cần một vòng phỏng vấn duy nhất, sau đó ứng viên phù hợp sẽ trải qua thời gian thử việc kéo dài 2 tháng.
Sau 2 tháng hoàn thành nhiệm vụ và tiêu chí mà công ty đề ra, ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức Quy trình tuyển dụng bao gồm 5 bước rõ ràng.
Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Để đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả, trưởng phòng tổ chức hành chính cần xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên số lượng nhân viên bán hàng cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty, nhằm tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân lực.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng được đăng trên các phương tiện truyền thông như báo, tạp chí và internet, với đầy đủ thông tin về vị trí kinh doanh in ấn báo chí Ứng viên cần có ngoại hình ưa nhìn, khả năng giao tiếp khéo léo và chịu được áp lực cao trong công việc Đối tượng tuyển dụng là người dưới 35 tuổi, yêu cầu tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành marketing, quản trị kinh doanh hoặc ngoại giao, không cần kinh nghiệm Ngoài ra, ứng viên cần có những tố chất bán hàng như chăm chỉ và khả năng học hỏi tốt.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tiến hành đào tạo và thử việc
Kí hợp đồng làm việc
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn ứng viên tại công ty Sau khi bộ phận bán hàng xét duyệt hồ sơ dự tuyển, phỏng vấn sẽ được tổ chức tại địa chỉ Số nhà 15 phố Hàng Tre, Phường Lý Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Trưởng phòng tổ chức hành chính và quản lý bán hàng sẽ trực tiếp phỏng vấn, đưa ra các câu hỏi và tình huống bán hàng để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Bước 4 trong quy trình tuyển dụng là đào tạo và thử việc, diễn ra trong 2 tháng sau khi tuyển chọn đủ nhân viên Quản lý bán hàng cùng với nhân viên chính thức sẽ trực tiếp hướng dẫn quá trình đào tạo Nhân viên mới cần có tinh thần học hỏi cao và tự rèn luyện kỹ năng từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm Sự thành công trong việc bán hàng sẽ phụ thuộc vào khả năng tiếp thu và áp dụng những kiến thức đã học.
2 tháng sẽ là điều kiện then chốt để nhân viên mới được trở thành nhân viên chính thức
Sau khi hoàn thành thời gian thử việc, nhân viên đạt yêu cầu sẽ được công ty ký hợp đồng lao động, chính thức trở thành nhân viên bán hàng Trong quá trình nhận việc chính thức, các thông tin về lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, giờ giấc làm việc và các quy định chung sẽ được phổ biến rõ ràng.
Quy trình tuyển dụng của công ty phù hợp với quy mô và công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mới hòa nhập và gắn bó lâu dài Thời gian thử việc hợp lý cùng với quá trình đào tạo kỹ lưỡng, bài bản; tuy nhiên, quy trình tuyển dụng lại được đánh giá là quá ngắn, chưa khai thác sâu năng lực của ứng viên.
2.3.4 Đào tạo nhân viên bán hàng
Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội luôn coi trọng chất lượng đội ngũ nhân viên bán hàng, vì đây là nguồn thu chính của công ty Đào tạo nhân viên bán hàng là ưu tiên hàng đầu, nhằm trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng lớn Quy trình đào tạo được thực hiện một cách bài bản thông qua ba buổi đào tạo chính.
Trong buổi đào tạo đầu tiên, nhân viên mới sẽ được giới thiệu về các loại báo in ấn của Công ty, bao gồm việc học thuộc lòng các loại giấy in, mực in, hình thức in và giá cả từng loại Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng cũng sẽ được phổ cập về chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty, cũng như cách thức làm việc của Phòng tổ chức hành chính với các phòng ban khác.
Hoạt động giám sát, đánh giá hiệu quả bán hàng
Giám sát lực lượng bán hàng của Công ty tập trung vào việc kiểm tra doanh số và ý thức làm việc của nhân viên Điều này bao gồm việc đánh giá hiệu suất bán hàng cũng như tinh thần làm việc của đội ngũ bán hàng để đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh.
Quản lý bán hàng chính là người trực tiếp trông coi các công tác và hoạt động bán hàng của nhân viên trong suốt quá trình bán hàng
Quản lý thường xuyên kiểm tra và giám sát đột xuất hoạt động của nhân viên bán hàng để ngăn chặn tình trạng nhân viên trốn việc hoặc làm việc riêng trong giờ hành chính Cuối tháng, mỗi nhân viên bán hàng phải nộp báo cáo cho Giám đốc về các hợp đồng mua bán và giá trị sản phẩm đã bán trong tháng, đồng thời đề ra mục tiêu và kế hoạch bán hàng cho tháng tiếp theo.
2.4.2 Đánh giá hiệu quả bán hàng của công ty
Các nguồn thông tin và dữ liệu hỗ trợ cho hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu được chia thành hai phần: thông tin thuận và thông tin phản hồi.
Thông tin thuận là những dữ liệu quan trọng được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng, xác định mục tiêu và hạn mức, cũng như đưa ra các quyết định giám sát hoạt động bán hàng Các tiêu chuẩn đã được thiết lập và truyền đạt đến đội ngũ bán hàng, giúp tổ chức hoạt động bán hàng của Công ty một cách hiệu quả.
Thông tin phản hồi bao gồm kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế của Công ty mà Ban giám đốc nhận được, các báo cáo bán hàng, cùng với thông tin từ các bộ phận nghiệp vụ khác trong Công ty.
Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng
Chỉ tiêu khối lượng hàng hóa bán ra
Lượng hàng hóa bán ra trong kì được xác định bằng công thức:
Công thức 2.1 Chỉ tiêu khối lượng hàng hóa bán ra
Qx: Khối lượng hàng hóa bán trong kì
Qn: Khối lượng hàng hóa nhập trong kì
QĐK: Khối lượng hàng hóa tồn kho đầu kì
Để tính toán khối lượng hàng hóa bán ra trong kỳ, cần xem xét không chỉ các biến số Q mà còn dựa vào số lượng sản phẩm cung ứng cho khách hàng, nhu cầu thị trường, khả năng đổi mới phương thức bán hàng, và tình hình bán hàng trong các kỳ trước.
Chỉ tiêu doanh số bán hàng
Doanh số bán hàng thực tế là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty thông qua hoạt động bán hàng Nó không chỉ là nguồn thu nhập chủ yếu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động mà còn hỗ trợ trong việc mở rộng thị phần và trang trải chi phí sản xuất Công thức tính doanh thu là yếu tố cần thiết để đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp.
TR: Doanh thu bán hàng
Qi: Khối lượng hàng hóa i bán ra
Pi: Giá bán một đơn vị hàng hóa i
Doanh số bán hàng vượt chi phí cho thấy công ty hoạt động có lãi, sản phẩm được thị trường chấp nhận, đáp ứng nhu cầu và khả năng chi trả của khách hàng.
Lợi nhuận thực tế là phần chênh lệch giữa doanh số bán hàng thu được và toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra
Công thức 2.2 Chỉ tiêu doanh số bán hàng
Công thức 2.3 Chỉ tiêu lợi nhuận
TR: Doanh thu bán hàng
Lợi nhuận cao chứng tỏ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống bán hàng Việc củng cố và phát huy kết quả đạt được, đồng thời khắc phục những tồn tại trong khâu bán hàng, là cần thiết để giảm chi phí tối đa và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Nhận xét
Quy trình bán hàng trực tiếp tại công ty được thiết kế chặt chẽ và ngắn gọn, mang lại hiệu quả cao, góp phần đáng kể vào việc tăng doanh thu và lợi nhuận.
Yếu tố con người tại Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội đóng vai trò quyết định trong việc đạt được mục tiêu doanh nghiệp Công ty đã tuyển chọn và đào tạo đội ngũ bán hàng trẻ, nhạy bén và có khả năng chịu áp lực cao, phù hợp với nhu cầu thị trường Số lượng nhân viên bán hàng hiện tại tương xứng với quy mô hoạt động của công ty Đồng thời, công ty cũng không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ bán hàng chuyên nghiệp Quá trình đào tạo nhân viên được thực hiện bài bản và chuyên nghiệp, giúp nâng cao năng lực bán hàng, từ đó thúc đẩy hoạt động kinh doanh và gia tăng doanh thu cho công ty.
Chế độ lương thưởng tại công ty hợp lý, công bằng khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn góp phần tăng cao doanh thu cho công ty
Website của công ty thường xuyên cập nhật các hoạt động, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về công ty và tạo ấn tượng tích cực thông qua những thành tựu nổi bật mà công ty đã đạt được.
2.5.2 Nhược điểm Đối với hoạt động bán hàng: Khách hàng khá hài lòng về không gian cũng như tác phong làm việc của nhân viên bán hàng tại Công ty Tuy nhiên cũng không ít khách hàng phàn nàn về mức độ hiểu biết của nhân viên về sản phẩm Khi khách hàng hỏi rằng
Khi khách hàng hỏi về loại giấy tốt nhất để in và các loại mực in có sẵn tại công ty, nhân viên thường tỏ ra lúng túng và không đưa ra được câu trả lời thỏa đáng Tình trạng này không chỉ khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
Công tác đào tạo nhân viên bán hàng tại công ty chưa được thực hiện một cách hiệu quả, mặc dù đã có các khóa huấn luyện nhằm nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng Đội ngũ bán hàng vẫn thiếu kỹ năng chuyên nghiệp và khó thích ứng với thay đổi của thị trường Sự hiểu biết về vai trò và tác dụng của hoạt động bán hàng trong công ty chưa rõ ràng, đặc biệt là tính chủ động trong bán hàng Hơn nữa, công ty chỉ tập trung vào đào tạo nghiệp vụ mà bỏ qua kỹ năng làm việc nhóm, dẫn đến tình trạng chia rẽ và bè phái trong nội bộ.
Công tác kiểm tra và đánh giá nhân viên hiện tại còn chung chung và chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến việc nhân viên không nhận ra những sai sót trong quy trình làm việc Điều này ngăn cản họ rút kinh nghiệm và điều chỉnh các sai lầm trong các lần bán hàng tiếp theo, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Công ty hiện chỉ thực hiện bán hàng trực tiếp tại trụ sở, chưa áp dụng hình thức bán hàng nào khác Mặc dù website đã tồn tại từ lâu, nhưng Công ty chưa khai thác kênh bán hàng trực tuyến, dẫn đến việc lượng khách hàng chưa được tối ưu tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT
Bài học rút ra từ quá trình thực tập tại Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội, tôi đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ ban giám đốc và các anh chị trong phòng Kinh doanh, giúp tôi học hỏi và nắm bắt nhiều vấn đề quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Tổ chức hàng chính, tôi đã tiếp thu được nhiều kiến thức quý giá về các loại máy in và giấy sử dụng cho bưu phẩm, báo chí, sách và bìa Bên cạnh đó, kỹ năng bán hàng của tôi cũng được cải thiện đáng kể Tôi đã học cách thuyết phục khách hàng, làm họ hài lòng và giúp họ nhận ra sự cần thiết của sản phẩm từ Công ty.
Mỗi bài học kinh nghiệm từ kỳ thực tập là tài sản quý giá giúp em vững bước trên con đường tương lai Em biết cách chắt lọc những điều hay từ cuộc sống, kết hợp kiến thức đã học với thực tiễn, và hiểu rõ cách thức vận hành của một công ty cũng như quy trình bán hàng của họ Tất cả những trải nghiệm này sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công trong tương lai của em.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động bán hàng tại công ty
Qua việc phân tích các ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động bán hàng của Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội trong năm qua, tôi xin đưa ra một số đề xuất cá nhân nhằm hoàn thiện và thúc đẩy sự phát triển của hoạt động bán hàng trong tương lai.
Để nâng cao hiệu quả bán hàng trực tiếp tại trụ sở Công ty, việc đào tạo nhân viên là rất cần thiết Công ty yêu cầu nhân viên phải nắm vững các đặc điểm sản phẩm, bao gồm loại mực và giấy in Mỗi tháng, nhân viên sẽ tham gia kiểm tra nhận biết sản phẩm; nếu không đạt, họ phải học lại cùng nhân viên thử việc và bị trừ 20% lương Nếu tiếp tục không đạt trong tháng tiếp theo, mức trừ lương sẽ tăng lên 50% Sau ba tháng không đạt, nhân viên sẽ bị sa thải.
Công ty nên kết hợp bán hàng trên website riêng để tiếp cận nhiều khách hàng hơn Việc mở rộng kênh bán hàng là cần thiết; ngoài việc bán hàng trực tiếp tại trụ sở, công ty cũng nên áp dụng các phương thức gián tiếp như bán hàng qua điện thoại, qua cataloge và các trang thương mại điện tử.
Đội ngũ nhân viên hiện tại còn thiếu kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp, vì vậy công ty cần tổ chức các lớp học chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng.
− Tổ chức mỗi năm 2 lần, vào khoảng tháng 3 và tháng 10 hàng năm
Mỗi khóa học kéo dài 5 ngày, trong đó nhân viên bán hàng sẽ được chia thành 2 nhóm học thay phiên nhau Thời gian học được bố trí hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc của công ty, với mỗi nhóm tham gia 5 buổi trong khóa học.
Giáo viên giảng dạy sẽ là những chuyên gia có kinh nghiệm, như trưởng quản lý bán hàng, được mời đến giảng dạy trực tiếp tại trụ sở công ty.
Để bảo vệ sức khỏe cho nhân viên trong bối cảnh dịch Covid, công ty nên tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa học online tại nhà Việc khuyến khích nhân viên đăng ký và tìm hiểu các khóa học trực tuyến, cùng với sự hỗ trợ kinh phí từ công ty, sẽ giúp họ tiếp thu kiến thức hiệu quả và an toàn.
Công ty cần tiến hành cơ cấu lại bộ máy tổ chức bằng cách thành lập một Phòng Kinh doanh riêng, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và thực hiện các nghiên cứu thị trường để tìm kiếm nguồn khách hàng mới không chỉ tại Hà Nội.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân
Hà Nội đã khẳng định uy tín và vị thế của mình, xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng, từ đó đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh.
Qua quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động bán hàng của công ty, tôi nhận thấy sự quan trọng của việc áp dụng kiến thức học được vào thực tế Mặc dù tôi chưa thể đóng góp nhiều cho đơn vị, nhưng tôi hy vọng bài báo cáo này cùng với các phân tích số liệu sẽ hữu ích cho công ty trong việc phát triển kinh doanh Tôi tin rằng công ty sẽ đạt được những bước tiến xa hơn trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên Công ty TNHH MTV In báo Nhân dân Hà Nội đã hỗ trợ em trong suốt quá trình thực tập Em cũng rất biết ơn những ý kiến đóng góp quý báu từ các thầy cô trong Khoa kinh tế, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Tường Minh, đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 2 năm 2021
1 GS.TS Trần Minh Đạo, (2019), Marketing căn bản, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
2 TS Đào Thị Lan Hương (2017), Slide bài giảng Kỹ năng bán hàng, Học viện Ngân Hàng, Hà Nội
3 TS Vũ Đan Thọ - Nguyễn Vũ Quân, Slide bài giảng Quản trị bán hàng hiện đại, Nhà xuất bản Tài Chính, Hà Nội
1 Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2020
2 Báo cáo tình hình tài chính