ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI MINH HƯNG LONG
Đặt điểm, phân loại Nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
1.1.1 Đặc điểm và phân loại Nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
Nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long chiếm một tỷ trọng rất lớn Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cụ thể là các công trình xây dựng khu công nghiệp, nhà ở dân dụng…
Do đó nguyên vật liệu chính là xi măng,sắt thép,gạch, cát Những loại vật liệu này khá sẵn trên thị trường và không thường xuyên biến đổi nên công ty rất thuận tiện trong việc thu mua.Công ty luôn duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để xây dựng cơ sở bền vững cho sự ổn định của nguồn cung ứng vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép, si măng, vôi, cát, gạch … các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công, chế biến, sản xuất… Khác với tư liệu lao động, Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm
Tại công ty, Nguyên vật liệu không chỉ được mua mà còn được bán, đi vay mượn của công ty khác và cho vay, vì vậy cho nên Nguyên vật liệu tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng, mặt khác các kho và bến bãi để cất trữ và bảo quản Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là rất quan trong nếu không Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ sẽ thất thoát, hỏng hóc không thể sử dụng được gây mất mát và lãng phí tiền của một cách đáng trách.
Do hoạt động tại địa bàn khá rộng lớn thi công các công trình dải khắp mọi nơi cho nên Nguyên vật liệu thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều này giúp cho Công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển Tuy nhiên do điều kiện như vậy Công ty thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ Nguyên vật liệu vì vậy chúng bị hỏng hóc và mất mát là điều khó tránh khỏi
Tuỳ theo đặc thù của Nguyên vật liệu mà công ty phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán nguyên vật liệu
1.1.2 Danh mục Nguyên vật liệu đang sử dụng tại Chi nhánh
Nguyên vật liệu công ty sử dụng rất đa dạng, phong phú, có chất lượng tốt, đảm bảo chất lượng, bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: gạch, đá, sắt, thép, xi măng, sắt hộp
- Nguyên vật liệu phụ: sơn, dầu, mỡ, phụ gia bê tông, vật liệu hút ẩm, ống nhựa, sơn, đầu bịt…
- Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt…không bao gồm các nhiên liệu và phụ tùng thay thế phục vụ cho máy thi công.
- Thiết bị xây dựng cơ bản.
1.1.3 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL của Công ty
Nguyên vật liệu tại công ty bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau, mỗi loại lại có những đặc tính vai trò công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết.Căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý, Công ty đã tiến hành là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình.
- Nguyên vật liệu phụ: là những Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình hoàn thiện sản phẩm;được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm.
- Nhiên liệu: Những loại dùng trợ giúp cho các hoạt động của công cụ dụng cụ như: xăng, dầu, nhớt…không bao gồm các nhiên liệu và phụ tùng thay thế phục vụ cho máy thi công.…
- Các loại vật liệu khác: Là các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trình sửa chữa thay thế không có trong nước hoặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp. Để tiện cho việc quản lý, sử dụng, kiểm soát tình hình nhập, xuât tồn của Nguyên vật liệu, Công ty đã tiến hành mã hóa Nguyên vật liệu một cách thống nhất bao gồm cả chữ cái và số.
Bảng 1.1.Bảng mã hóa nguyên vật liệu ở công ty
(Nguồn Phòng Tài chính kế toán)
1.1.4 Phương pháp tính giá Nguyên vật liệu
Phương pháp tính giá nhập kho.
Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long nhập kho nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Giá thực tế nhập kho
Giá mua chưa thuế GTGT
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Trong đó: Chi phí thu mua được tính căn cứ vào các hóa đơn vận chuyển, bốc dỡ, giao dịch công tác phí của nhân viên thu mua, hao hụt tự nhiên trong định mức.
Ví dụ: Ngày 09/08/2014, công ty mua 20.000 m3 đá nghiền nhỏ về nhập kho, đơn giá 4.950đ/m3, đơn giá trên đã bao gồn thuế
Đơn giá thực tế nhập kho là: 4.500đ/m3
Tổng giá trị thực tế nhập kho là: 4.500 x 20.000 = 90.000.000 đ
Phương pháp tính giá xuất kho.
Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: sau mỗi lần nhập kế toán xác định giá trị bình quân của từng nguyên vật liệu Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng Nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập để kế toán xác định giá thực tế Nguyên vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Ngày 09/08/2015, công ty mua 20.000m3 đá nghiền nhỏ về nhập kho, đơn giá 4.500, biết trong kho còn tồn 12.000m3 đá với đơn giá là 3.900đ/m3 Ngày 12/08/2015, công ty xuất kho 30.000m3 đá để phục vụ sản xuất.
Vậy đơn giá thực tế xuất kho là:
Đặc điểm luân chuyển NVL của Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
1.2.1 Các phương thức hình thành NVL
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ (cung cấp trực tiếp cho sản xuất hoặc dự trữ cho các đơn hàng của khách hàng), Công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua Việc thu mua này được tiến hành nhanh chóng do các nhà cung cấp chủ yếu nằm gần địa bàn mà Công ty đang hoạt động và là nhà cung cấp quen thuộc Công ty thường thu mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp lớn, uy tín, đảm bảo chất lượng nguyên liệu, cũng có khi Công ty thu mua của các nhà cung cấp tư nhân với khối lượng lớn
1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL Ở công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra
1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL
Nguyên vật liệu khi mua về, sau khi đã được kiểm nghiệm, đủ điều kiện theo hợp đồng kinh tế đã ký kết được tiến hành nhập kho.
Chi nhánh đã đầu tư xây dựng hệ thống nhà kho với diện tích đủ lớn, thoáng mát Hệ thống kho tàng bảo quản gồm 2 kho: kho 1 chứa NVL chính, kho 2 chứa vật liệu phụ khác Kho 1 có diện tích lớn nhất, tiếp đến là kho 2 với diện tích nhỏ vừa đủ để chứa các loại vật liệu với số lượng ít Các kho được nối liền với nhau và ngăn cách bằng một bức tường gạch Mỗi kho được thiết kế một cửa rộng và cao, thuận tiện cho việc vận chuyển nhập xuất kho nguyên vật liệu Nền nhà kho được xây cao hơn nền đất ngoài trời và làm bằng xi măng rắn chắc, khô ráo Mái nhà kho được lợp blu chặt chẽ giúp bảo quản nguyên vật liệu trước thời tiết khắc nghiệt.
Tất cả các kho đều do một thủ kho trực tiếp theo dõi Hệ thống thiết bị trong kho tương đối đầy đủ nhất là khi nguyên vật liệu của Công ty là chất dễ
10 cháy gồm cân, xe đẩy, các thiết bị phòng chống cháy nổ… nhằm bảo đảm an toàn một cách tối đa cho nguyên vật liệu trong kho.
Tổ chức quản lý NVL tại Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiệu sự tiến bộ Kế hoạch sản xuất của Công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm Người quản lý Công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh Đồng thời, cũng căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn nguyên vật liệu cho Công ty để lập các phương án thu mua nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Ở khâu thu mua: Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm của Công ty nên việc thu mua nguyên vật liệu với các chủng loại khác nhau và đòi hỏi cao về chất lượng. Tất cả các nguyên vật liệu của Công ty đều được đặt mua theo kế hoạch do phòng sản xuất xây dựng Nguyên vật liệu trước khi nhập kho đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại Do nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là gỗ nên thị trường thu mua chủ yếu là trong nước Do vậy Công ty luôn chủ động trong việc cung ứng nguồn nguyên vật liệu đầu vào phục vụ kịp thời và đầy đủ cho công tác sản xuất. Ở khâu bảo quản: Do số lượng chủng loại nguyên vật liệu không nhiều song đòi hỏi độ bền của sản phẩm sản xuất nên việc đảm bảo chất lượng nguyên Ở khâu dự trữ: Tất cả các nguyên vật liệu trong Công ty đều được xây dựng định mức dự trữ tối đa, tối thiểu Các định mức này được lập bởi các cán bộ trong phòng quản lý sản xuất để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn đồng thời cũng tránh tình trạng mua nhiều dẫn đến ứ đọng nguyên vật liệu từ đó dẫn đến ứ đọng vốn. Ở khâu sử dụng: Do chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất nên để tiết kiệm nguyên vật liệu, Công ty đã cố gắng hạ thấp định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tận dụng tối đa nguyên vật liệu thừa mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được quản lý theo định mức Công ty khuyến khích các phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả và có chế độ khen thưởng thích hợp cho các phân xưởng sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng quản lý sản xuất đảm nhận và trực tiếp thực hiện Phòng quản lý sản xuất thực hiện kiểm tra và xây dựng định mức cụ thể chi tiết cho từng loại mặt hàng Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa vào các căn cứ kinh tế, kỹ thuật sau:
Căn cứ vào định mức của ngành
Căn cứ vào thành phần và chủng loại sản phẩm.
Căn cứ vào việc thực hiện định mức của các kỳ trước.
Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất lành nghề trong Công ty.
Dựa vào các căn cứ trên, phòng quản lý sản xuất tiến hành xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tiễn sản xuất của Công ty Với nhiều chủng loại, đơn đặt hàng, mẫu mã sản phẩm khác nhau có thể theo từng sản phẩm hoặc theo từng đơn đặt hàng mà Công ty đều có một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Để tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách chặt chẽ, sau khi phòng quản lý sản xuất đã nghiên cứu và xây dựng
12 định mức, giám đốc công ty xem xét và ký duyệt bảng định mức vật tư dùng cho sản xuất Công nhân sản xuất dựa vào bảng định mức áp dụng cho từng sản phẩm.
Tuy trong quá trình hạch toán, nguyên vật liệu của Công ty không được chi tiết hoá theo tài khoản để hạch toán nhưng trong công tác quản lý, dựa trên vại trò và tác dụng của chúng trong sản xuất, nguyên vật liệu của Công ty được phân thành các loại sau:
Cách phân loại như trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra hạch toán nguyên vật liệu được thuận tiện hơn, nói chung là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa xây dựng Sổ danh điểm nguyên vật liệu và việc đặt mã hiệu để quản lý vật tư nên gây nhiều khó khăn cho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Đặc biệt Công ty chưa có tài khoản để theo dõi phế liệu thu hồi sau quá trình sản xuất, phế liệu của Công ty không được phản ánh trên sổ sách Những điều này khiến cho công tác quản lý bị phân tán, dễ xảy ra nhầm lẫn, mất mát
Theo quy định của Công ty, việc kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện thành 4 lần trong năm vào cuối mỗi quý Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa tồn tại kho thực tế và số tồn sổ sách và để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu Công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi kết quả cuộc kiểm kê đó.
Biên bản kiểm kê được lập và sao thành 3 bản:
Kế toán chi tiết NVL tại Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL
- Hoá đơn GTGT (MS 01GTKT3/001)
- Phiếu nhập kho (MS 01-VT)
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS: 03PXK-3LL)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS05-VT)
- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)
- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT)
- Bảng phân bổ NVL – CCDC (MS07-VT)
- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S10-DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S11-DN)
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)
- Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu dụng cụ
- Và một số chứng từ khác có liên quan đến từng nghiệp vụ: hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ….
Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản: tài
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI MINH HƯNG LONG
Đánh giá chung về thực trạng Kế toán NVL tại Chi nhánh Công ty
Kế toán vật tư mở sổ sách đầy đủ theo dõi tình hình biến động của từng loại vật tư về cả số lượng lẫn chất lượng, giá trị Các chứng từ sổ sách có liên quan đến Nguyên vật liệu được lưu giữ hợp lý nên rất dễ kiểm tra và bảo quản Cuối kỳ kế toán kiểm tra đối chiếu sổ sách thủ kho nhằm tìm ra sai sót để kịp thời sữa chữa và khắc phục.
- Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành chính xác trung thực, hợp lý, hợp lệ, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc chế độ kế toán của Nhà nước và của công ty ban hành Công ty sử dụng các chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định của bộ tài chính.
- Hệ thống tài khoản sử dụng tại xí nghiệp được chi tiết theo từng đối tượng sử dụng, từng đội xây dựng để tiện cho việc theo dõi theo từng tài khoản, từng đối tượng sử dụng.
- Công ty sử dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Nó đáp ứng được yêu cầu về việc theo dõi tình hình tăng giảm Nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào, phù hợp với yêu cầu của một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.
- Công ty xuất kho Nguyên vật liệu theo phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập, độ chính xác của phương pháp này là tương đối nhưng trong trường hợp giá cả trên thị trường biến động mạnh mẽ gây ra bất cập.
- Về hình thức kế toán áp dụng, công ty áp dụng theo hình thức nhật ký chung và hệ thống tài khoản hiện hành của Bộ tài chính Do vậy việc theo dõi sự biến động của vật tư rất thuận lợi Trong việc hạch toán chi tiết, công ty áp dụng phương pháp thẻ song song giúp cho việc hạch toán được chính xác và đầy đủ.
- Công tác quản lý NVL của công ty được liên kết chặt chẽ từ 3 khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng, có sự quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị Bên cạnh đó còn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân xưởng, kho vật tư và kế toán Điều này đã đem lại hiệu quả cho công tác quản lý NVL của công ty Cụ thể xem xét từng góc độ quản lý:
+ Khâu lập kế hoạch thu mua: Công ty đã xây dựng và hoàn thành tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, nhờ đó mặc dù khối lượng vật tư rất lớn, chủng loại đa dạng nhưng Công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho sản xuất.
+ Khâu bảo quản dự trữ: Hàng năm Công ty xây dựng được kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu một cách cần thiết hợp lý Hệ thống kho tàng được trang bị khá tốt với đội ngũ thủ kho có chuyền môn và trách nhiệm.
+ Khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được bộ phận kế toán vật tư kiểm tra và có sự phê chuẩn của giám đốc cũng như các bộ phận liên quan đã đảm bảo cho nguyên vật liệu xuất ra sử dụng đúng mục đích.
Do khoảng cách địa lý giữa các đội và văn phòng công ty cùng với việc công ty không có người chuyên môn kế toán ở công trường nên việc ghi
Các đội sản xuất đều nằm xa địa bàn công ty nên gặp khó khăn trong việc đi lại do dó việc nộp chứng từ cũng chậm hoặc không đầy đủ.Trình trạng trên xảy ra ngoài các yếu tố khách quan như địa lý còn có nguyên nhân chủ quan từ công ty, đó là do công ty chưa đặt ra những quy định cụ thể, chặt chẽ về thời hạn trong việc tập hợp và giao nộp chứng từ Công ty vẫn chưa có quy chế xử lý đối với trường hợp nộp chứng từ muộn.
Bên cạnh những ưu điểm trên, công ty vẫn còn những tồn tại cần phải khắc phục như:
- Việc nhập kho Nguyên vật liệu trong một số trường hợp có thể tiết kiệm được, công ty nên tận dung, hạn chế việc nhập kho mà nên xuất thẳng, như thế sẽ tiết kiệm được khoản chi phí vận chuyển và bốc dỡ nhiều lần.
- Bên cạnh đó việc bảo quản vật liệu không phải là dễ, một số Nguyên vật liệu không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng hư hỏng.
- Trong công tác kế toán Nguyên vật liệu Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất và thương mại Minh Hưng Long
3.2.1 Về tổ chức kế toán
+ Phương pháp ghi thẻ song song này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện của công ty hiện nay vì phương pháp này đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu Tuy nhiên sử dụng phương pháp này có nhựơc điểm là việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và việc kiểm tra đối chiếu lại được tiến hành vào cuối quý do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán Việc cung cấp thông tin của kế toán cho các bộ phận liên quan vào cuối quý khi chưa thực hiện kiểm tra đối chiếu thì chưa thể chính xác được Để có thể khắc phục được tình trạng này đòi hỏi thủ kho và kế toán phải có sự thống nhất hàng tháng nên tiến hành kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán để có thể phát hiện kịp thời các sai sót, kịp thời sửa chữa, nếu không, khối lượng nghiệp vụ của công ty quá nhiều nếu để tồn vào cuối qúy sẽ dẫn đến nhầm lẫn sai sót khó khắc phục.
+ Đối với việc phế liệu thu hồi không được nhập kho và theo dõi trên bất cứ sổ sách nào, chính vì vậy công ty phải thực hiện nhập kho phế liệu thu hồi, đảm bảo yêu cầu về chất lượng khi sử dụng vào sản xuất, tránh tình trạng hư hỏng, mất mát xảy ra Khi thực hiện nhập kho phế liệu đảm bảo phải có thủ kho, kế toán vật liệu, bộ phận cung tiêu xác định cụ thể về mặt chất lượng, mẫu mã, quy cách, ước tính giá sau đó bộ phận cung tiêu viết giấy nhập kho Thực hiện tốt các công tác này cũng sẽ góp phần thực hiện quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, bảo quản an toàn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất cho công ty.
+ Việc tổ chức bộ máy kế toán ở cấp đội cần sâu sát hơn.
Về công tác tổ chức kế toán xuất phát từ mô hình sản xuất của công ty hoạt động với quy mô lớn trong phạm vi rộng bao gồm nhiều đội và tổ sản xuất kinh doanh hạch toán mang tính chất độc lập Mà trong đó mỗi đội hoạt động ở rất nhiều địa phương khác nhau Vì vậy nên có kế toán để đi sâu, sát với thực tế hơn nữa.
+ Công ty sử dụng các chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định của Nhà nước và của Công ty Việc vận dụng hệ thống chứng từ tại công ty được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ theo các bước, theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán kịp thời lập chứng từ với đầy đủ các yếu tố cần thiết, đảm bảo số thứ tự đầy đủ và liên tục, các chứng từ đều có đầy đủ dấu, chữ ký của các bên liên quan, phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng trình tự Các chứng từ tổng hợp đều có đầy đủ chứng từ gốc kèm theo Sau khi sử dụng để ghi sổ, các chứng từ được đóng thành quyển Khi báo cáo quyết toán năm đã được duyệt, các quyển chứng từ được đưa về bộ phận lưu trữ để lưu trữ theo đúng quy định.
+ Sử dụng các biện pháp như chế độ thưởng phạt để khuyến khích, tạo điều kiện tốt cho cán bộ công nhân viên năng cao trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao giúp cho công nhân viên phát huy hết năng lực với công việc
3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
+ Công ty cần tính toán, xác định số Nguyên vật liệu cần thiết để sử dụng cho quá trình sản xuất, không nên mua nhập kho quá nhiều tránh được sự hao hụt Nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản Công ty cũng nên đầu tư thêm kho tàng bến bãi để bảo quản Nguyên vật liệu được tốt hơn Đặc biệt là trong thời gian tới công ty mở thêm văn phòng.
+ Khi Nguyên vật liệu xuất kho phải được kiểm tra đủ và đảm bảo chất lượng, số lượng theo như yêu cầu, đồng thời phải giam sát chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại cho công ty và ảnh hưởng đến chất lượng công trình cũng như uy tín của công ty.
+ Kế toán chi tiết nguyên liêu, vật liệu tại công trường.
Nguyên liệu, vật liệu của công ty phát sinh chủ yếu tại các đội và phân xưởng sản xuất là vấn đề hết sức cần thiết Kế toán chi tiết tại các đội nên mở sổ theo dõi chi tiếp nhập, xuất, tồn, sau đó mới nên tổng hợp và thường xuyên hơn trong việc kiểm tra đối chiếu với thủ kho hàng, ngày, tuần để nắm bắt thường xuyên số lượng xuất, tồn kho hàng ngày giúp cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hơn
Tài khoản sử dụng Đối với danh mục tài khoản NVL, Công ty nên mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng loại NVL Điều này giúp tạo thuận lợi trong việc xây dựng định mức và thực hiện định mức NVL.
Ví dụ: TK 152 có 4 TK cấp 2 trong đó:
-TK 1521 – Nguyên vật liệu chính có thể chi tiết thành các TK cấp 3:
TK 15212 – NVL chính – Xi Măng
-TK 1522 – NVL phụ có thể chi tiết thành các TK cấp 3
-TK 1523 – Nhiên liệu có thể chi tiết thành các TK cấp 3 sau:
-TK 1528 – Vật liệu khác không cần chi tiết thành các TK cấp 3 do trị giá của các loại NVL này nhỏ.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Sau khi có sự thông báo của phòng vật tư, kế toán theo dõi vật tư nên làm thủ tục nhập và xuất phế liệu thu hồi để làm căn cứ chứng từ ghi chép ban đầu đưa vào hạch toán giảm chi phí giá thành sản phẩm Khi làm xong thủ tục nhập, xuất kế toán nhập số liệu vào máy tính để máy tính tự động định khoản.
Phiếu nhập kho phế liệu được viết thành 2 liên:
+ 1 liên lưu lại nơi viết
Họ và tên người giao hàng
STT Tên phế liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Việc viết phiếu nhập kho phế liệu cũng tránh được thất thoát NVL, đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí sản xuất Các phế liệu nhập kho có thể được sử dụng vào mục đích khác hoặc đem bán phế liệu.
Về sổ kế toán chi tiết
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều, trùng lặp và tốn nhiều công sức.
Do đặc điểm vật liệu của Công ty là xây dựng những công trình lớn vì vậy cần đa dạng về chủng loại NVL, khối lượng nhiều nhưng hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp cú ớt chủng loại vật liệu, biến động ít vì vậy theo em Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về NVL Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép của thủ kho với việc hạch toán nghiệp vụ của kế toán vật liệu.
Theo phương pháp sổ số dư, ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau:
Tại kho: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt số lượng Ngoài ra, cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư.
