Báo cáo đề tài mua hàng

Ư BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO ĐỀ TÀI MUA HÀNG Môn học Lớp Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực : : : : Tài NH-KS 1896 Trần Thị Hoàng Phượng Họ tên MSSV Phạm Khánh Linh 22007008 Trần Kỳ Thảo Nguyễn Hoàng Hảo Nhi Lê Hoàng Bách Trần Nguyễn Khả Ny 22114903 2191070 22102945 22114991 Ngô Tú Trân Võ Trần Khôi Nguyên Phạm Thanh Hà 22100223 22010803 22105469 Trần Thuý Nga Lê Nguyễn Tấn Hưng 22009229 22002827 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO ĐỀ TÀI MUA HÀNG Môn học Lớp Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực : : : : Tài NH-KS 1896 Trần Thị Hoàng Phượng Họ tên MSSV Phạm Khánh Linh 22007008 Trần Kỳ Thảo Nguyễn Hoàng Hảo Nhi 22114903 2191070 Lê Hồng Bách Trần Nguyễn Khả Ny 22102945 22114991 Ngơ Tú Trân Võ Trần Khôi Nguyên Phạm Thanh Hà Trần Thuý Nga 22100223 22010803 22105469 22009229 Lê Nguyễn Tấn Hưng 22002827 TRÍCH YẾU Bài báo cáo viết nhằm mục đích mơ tả tầm quan trọng việc mua hàng, rủi ro cách vận hành để hạn chế rủi ro Trong suốt khoảng thời gian thực báo cáo, nhóm chúng tơi sử dụng triệt để nhằm quan sát, học hỏi xem xét yếu tố ảnh hưởng nhiều việc mua hàng, từ chọn lọc để đưa vào đề tài nghiên cứu “ ” đưa giải pháp, quy trình vận hành để hạn chế rủi ro, góp phần xây dựng việc mua hàng hiệu Ứng dụng kiến thức chuyên ngành Khách sạn, Nhà hàng với việc áp dụng môn học Tổng quan Du lịch-Nhà hàng-Khách sạn, Nguyên lý kế toán để phân tích tình huống, tạp chí khoa học, sách báo chọn lọc thật kĩ để đưa vào báo cáo để đảm bảo độ uy tín xác Dựa vào thơng tin liệu thu thập được, báo cáo bao gồm phần: Chương 1: Tổng quan việc mua hàng Chương 2: Rủi ro trình mua hàng Chương 3: Quy trình vận hành hạn chế rủi ro mua hàng MỤC LỤC TRÍCH YẾU MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Chương I Tổng quan việc mua hàng Tầm quan trọng mua hàng Khái niệm việc mua hàng Quy trình mua hàng điển hình .6 Chương II Các rủi ro xảy trình mua hàng Chương III Quy trình vận hành hạn chế rủi ro mua hàng Quy trình mua hàng/ nhu cầu sử dụng hàng Tiêu chí để chọn nhà cung cấp tốt 2.1 Sự uy tín nhà cung cấp .8 2.2 Chất lượng sản phẩm/ dịch vụ cung cấp .8 2.3 Hiệu suất cung cấp sản phẩm/ dịch vụ .9 2.4 Giá sản phẩm/ dịch vụ phương thức toán .9 2.5 Dịch vụ khách hàng nhà cung cấp 10 2.6 Tính lâu dài bền vững nhà cung cấp 10 2.7 Rủi ro tài nhà cung cấp 10 Quá trình nhận hàng 10 Thanh toán 11 KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 LỜI CẢM ƠN Chúng gửi lời cảm ơn chân thành đến Trần Thị Hồng Phượng lời góp ý, giảng dạy giúp đỡ chúng tơi hồn thành đề tài cách tốt Chúng xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Du Lịch trường Đại Học Hoa Sen tạo hội cho học tập mơn học có tính ứng dụng cao vào thực tiễn, nâng cao kiến thức kinh doanh, kĩ phân tích báo cáo tài Tuy nhiên cịn hạn chế mặt kiến thức thời gian, chúng tơi khơng tránh khỏi sai sót Rất mong nhận đánh giá góp ý Chương I Tổng quan việc mua hàng Tầm quan trọng mua hàng Purchasing mua hàng, nghĩa vai trò phòng Purchasing để mua hàng cho doanh nghiệp? Thật ra, cách lý giải khơng sai, nhiên áp dụng cho cơng ty có quy mơ nhỏ, mua hàng công việc mà phòng ban làm được, phịng ban khơng đặt nặng chiến lược, mua hàng theo danh sách với tiêu chí đủ số lượng Đối với doanh nghiệp lớn doanh nghiệp Global, Purchasing phịng ban vơ chiến lược, mấu chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí chuỗi cung ứng góp phần giúp doanh nghiệp hồn thành mục tiêu cuối Vì thế, trách nhiệm phòng Purchasing nhiều tối ưu chi phí Trách nhiệm phịng Purchasing gắn liền với hoạt động phòng ban khác, hướng đến việc hồn thiện phát triển quy trình, hiệu mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng Từ chúng tơi đưa khái niệm việc mua hàng là: Khái niệm việc mua hàng Purchasing đơn giản hoạt động túy mua loại hàng hoá dịch vụ đó, nhận hàng tốn – Purchasing giới hạn chức giao dịch chủ yếu Hoạt động Purchasing hiệu hoạt động đảm bảo yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng cải thiện Quy trình mua hàng điển hình Bao gồm:  Lập yêu cầu mua hàng  Lựa chọn nhà cung cấp gửi đặt hàng  Nhận hàng hóa, dịch vụ  Thanh toán tiền cho nhà cung cấp Chương II Các rủi ro xảy trình mua hàng Các rủi ro xảy trình mua hàng Mua chưa có nhu cầu sử dụng: Mua hàng/ nhập hàng chưa kiểm tra kĩ càng, dẫn đến nhiều hàng tồn kho Hoặc mua không loại hàng cần, gây lãng phí mua hàng Giá khơng phù hợp với chất lượng sản phẩm: Thương lượng giá không tốt cho doanh nghiệp, chọn sản phấm có chất lượng tệ so với giá, mua số lượng ít, hình thức sản phẩm đẹp mắt chất lượng không đạt chuẩn rủi ro lãng phí vốn doanh nghiệp Gặp số vấn đề nhận hàng: Nhà cung cấp không giao loại hàng, số lượng chất lượng hàng hoá theo yêu cầu khách hàng cố ý vô ý Không đủ số lượng, không sản phẩm vơ tình cố tình “ lừa gạt”, hàng giả, vỡ, hư hỏng vận chuyển, “không nhận hàng shipper giao nhầm địa chỉ”, đồ hết hạn sử dụng thực phẩm, dược - mỹ phẩm, Chi phí vận chuyển cao :Chi phí vận chuyển cao, sản phẩm có giá trị thấp Một số vấn đề toán.: Sai giá tiền, chuyển thừa số tiền cần tốn, chưa hồn thành xong quy trình nhận hàng, kiểm tra hàng mà tốn, Vấn đề q trình đổi trả hàng: Vấn đề gặp phải việc đổi trả hàng thời gian vận chuyển để bên cung cấp nhận lâu, tốn thêm chi phí vận chuyển, đa số vô phức tạp tốn thời gian Sản phẩm chưa có tính bền vững phù hợp với u cầu an tồn mơi trường: Sau thời gian vận chuyển hàng hố có dấu hiệu hư hại, khơng chất lượng đặt hàng nhiệt độ môi trường, chất lượng sản phẩm kém, Chương III Quy trình vận hành hạn chế rủi ro mua hàng Quy trình mua hàng/ nhu cầu sử dụng hàng  Lập đề nghị mua hàng  Lập đề nghị báo giá  Theo dõi báo giá nhà cung cấp  Phê duyệt báo giá  Lập hợp đồng/ đơn mua hàng  Lập đề nghị nhập hàng đề nghị kiểm hàng  Nhập kho hàng hóa  Thanh tốn kết thúc quy trình mua hàng Tiêu chí để chọn nhà cung cấp tốt 2.1 Sự uy tín nhà cung cấp Thơng tin rõ ràng: Nhà cung cấp có thực tồn không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay khơng? Sự minh bạch hợp tác: Nhà cung cấp có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác không? Xem xét vấn đề pháp lý: Xem thủ tục pháp lý liên quan đến hợp đồng khứ, nhà cung cấp; việc tuân thủ pháp luật nhà cung cấp có đảm bảo khơng? 2.2 Chất lượng sản phẩm/ dịch vụ cung cấp Hiệu suất: Chức sản phẩm, dịch vụ nào? Tính năng: Tính nâng cao cải tiến sản phẩm/dịch vụ có phù hợp với thứ doanh nghiệp bạn cần? Độ tin cậy: Xác suất sản phẩm/dịch vụ bị "hỏng" có cao khơng? Doanh nghiệp bạn có chấp nhận điều khơng? Độ bền: Tuổi thọ sản phẩm hay lâu dài dịch vụ cung cấp có đủ đáp ứng doanh nghiệp bạn? Sự phù hợp: Sản phẩm/dịch vụ có đáp ứng mô tả kỹ thuật cân thiết doanh nghiệp bạn? Khả phục vụ: Việc vận hành bảo hành sản phẩm/dịch vụ nhà cung cấp có tốt khơng? Tính thẩm mỹ: Hình thức, cảm giác, âm mà sản phẩm/dịch vụ nhà cung cấp có đạt u cầu khơng? Chất lượng cảm nhận: Hình ảnh sản phẩm/dịch vụ nhìn khách hàng doanh nghiệp bạn hay đối tác khác nhà cung cấp ổn chứ? 2.3 Hiệu suất cung cấp sản phẩm/ dịch vụ Thời gian thực đơn hàng: Thời gian từ lúc bắt đầu thực đơn hàng đến nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp bạn Độ tin cậy giao hàng: Đảm bảo thời gian giao hàng theo thỏa thuận Giao hàng chắn: Đúng loại hàng hóa, chất lượng, số lượng theo hợp đồng Thông tin: Thông tin trao đổi xuyên suốt nhà cung cấp doanh nghiệp bạn Thích ứng: Khả thích ứng nhà cung cấp với yêu cầu doanh nghiệp bạn Tính linh hoạt: Khả thích ứng nhà cung cấp việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ điều kiện liên quan thay đổi Mức độ dịch vụ: Xác suất để sản phẩm/dịch vụ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp bạn 2.4 Giá sản phẩm/ dịch vụ phương thức toán Sự cạnh tranh: Giá phải trả phải tương đương với giá nhà cung cấp cung cấp sản phẩm dịch vụ tương tự Doanh nghiệp nên có báo giá nhiều nhà cung cấp để so sánh, đánh giá tốt Sự ổn định: Giá nên ổn định cách hợp lý theo thời gian Sự xác: Giá đơn đặt hàng hóa đơn nên có chênh lệch nhỏ Việc thay đổi giá: Nhà cung cấp cần thông báo trước đầy đủ có thay đổi giá Độ nhạy cảm chi phí: Nhà cung cấp phải hiểu nhu cầu doanh nghiệp giảm chi phí, họ nên chủ động đề xuất phương án để tiết kiệm chi phí Minh bạch tốn: Khoảng thời gian trung bình để nhận ghi tín dụng phải hợp lý Chi phí ước tính khơng thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối Hóa đơn nhà cung cấp cần kịp thời dễ đọc dễ hiểu 2.5 Dịch vụ khách hàng nhà cung cấp Trước giao dịch: Dịch vụ khách hàng văn bản, sách Khả tiếp cận Cơ cấu tổ chức Tính linh hoạt hệ thống Trong giao dịch: Thời gian chu kỳ đặt hàng Tính sẵn có hàng tồn kho Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng Thông tin trạng thái đơn hàng Sau giao dịch: Sự sẵn có phụ tùng Thời gian gọi Bảo hành sản phẩm 10 Khiếu nại khách hàng 2.6 Tính lâu dài bền vững nhà cung cấp Yếu tố bền vững môi trường: Nhà cung cấp cần phải quan tâm chiến lược quản lý chất thải, sử dụng lượng hiệu quả, nguyên liệu độc hại cần xử lý cách để an toàn cho người dùng cho môi trường tương lai Yếu tố công nghệ thời đại mới: Ứng dụng công nghệ máy móc đại tạo nên bền vững cho nhà cung ứng hơn, cơng nghệ thường tự cập nhật, đổi liên tục Tối ưu hố cơng nghệ để góp phần đảm bảo chất lượng hàng hố, lợi doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh nay, đảm bảo doanh nghiệp phát triển cách bền vững thị trường có biến động 2.7 Rủi ro tài nhà cung cấp Một tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà cung cấp cần phải kể đến rủi ro tài nhà cung cấp Sự ổn định mặt tài nhà cung cấp xác định liệu nhà cung cấp có tiếp tục đối tác đáng tin cậy hay không việc cung cấp khơng bị gián đoạn hậu từ rủi ro tài gây Quá trình nhận hàng Trong trình nhận hàng, người mua hàng phải trực tiếp tìm đến Theo đề cập từ rủi ro xảy trình giao nhận hàng bao gồm việc thiếu hàng hóa, sai sót mẫu mã gian lận Từ tơi xin phép đề xuất chi tiết quy trình thực để giảm thiểu rủi ro này: Các yếu tố cần khắc phục a Nguồn nhân lực: 11 Tức phải cung cấp cho người lao động kiến thức trường hợp rủi ro xảy Người quản trị cần thực đưa bảng đánh giá quy trình theo đầu mục cần đánh giá Ví dụ: Trong quy trình giao nhận sở vật chất tạo đánh giá gồm: Kiểm kê số lượng: (Đưa số liệu cụ thể) Tình trạng sản phẩm (Những điểm cần ý theo sản phẩm) - Tình trạng màu - Tình trạng nguyên vẹn - Chất liệu - Kiểm kê nguồn gốc b Quy trình nhận hàng: Các quy định hợp đồng điều khoản phải rõ ràng trách nhiệm bên trình giao nhận phạm vi trách nhiệm Các quy định bồi hoàn phải rõ ràng trách nhiệm bảo hiểm Phương tiện giao nhận phù hợp với hàng hóa Địa điểm nhận hàng bàn giao trách nhiệm c Hoạch định biện pháp rủi ro: Cần xác định rủi ro trình giao nhận Lên phương án cho trường hợp cụ thể Chuẩn bị phương án thay Những biện pháp cung cấp sở đánh giá tính hiệu quy trình giao nhận, đồng thời hỗ trợ quản trị rủi ro trình thực nghiệp vụ Bởi rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động doanh nghiệp Chi phí khơng mặt vật chất mà cịn chi phí hội Thanh tốn Thanh tốn cần xác định số tiền gom đủ giấy tờ trách nhiệm: 12 Về phương thức tốn quy trình tốn ln điểm quan trọng thương xảy xung đột Như phân tích phần trước, từ tơi xin đề xuất phương án sau để hỗ trợ quy trình a Yếu tố nhân sự: - Đào tạo nhân hiểu quy trình quy định - Cung cấp nội dung cần thực cụ thể: - Các loại giấy cần thu - Các loại giấy cần lưu trữ - Số tiền cần toán phương thức thu - Hoạch định số tiền phát sinh trình trường hợp phát sinh - Quy định rõ trường hợp lượng tiền xử lý phát sinh ngồi b Quy trình: - Thực chia toán theo giai đoạn - Mỗi giai đoạn cần có quy định cụ thể giấy tờ xác nhận đủ chuyển sang giai đoạn - Cần kiểm sốt dịng tiền cụ thể - Rút kinh nghiệm từ trường hợp rủi ro xảy đến từ nội bên (các doanh nghiệp tương tự) để lên kế hoạch đối phó kiểm duyệt cụ thể Từ nâng cao khả xử lý doanh nghiệp c Hoạch định trách nhiệm rõ ràng bên liên quan - Cần thực tốt khâu soạn thảo hợp đồng - Các biện pháp kiểm soát chất lượng đối tác - Chỉ toán đáp ứng yêu cầu Đó số nội dung để kiểm sốt đảm bảo chất lượng cho quy trình mà theo tơi có tác động đến vấn đề khơng tài mà cịn chất lượng dịch vụ doanh nghiệp Tuy nhiên cải thiện hai quy trình 13 khơng thể mang tác động đáng kể mà cần có phối hợp bên quan trọng yếu tố người Và quy trình yếu tố người đóng góp vai trị quan trọng, tơi đề cập quy trình cần nhiều loại giấy tờ chữ kỹ xét duyệt Từ rủi ro sai sót xảy nhiều Từ theo xu hướng phát triển quốc gia phát triển làm tốt đại hóa số hóa quy trình mà ứng dụng cơng nghệ q trình Điển hình cơng ty đa quốc gia nhiều lĩnh vực có lĩnh vực dịch vụ lữ hành áp dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) tức hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp Tức thông tin không số hóa mà cịn cung cấp tức thời đến bên liên quan Từ giúp thơng tin trao đổi khơng mạch lạc mà cịn củng cố khả xử lý tình hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp Đồng thời việc số hóa giúp doanh nghiệp kiểm sốt giấy tờ thông tin liên quan gần giấy tờ số hóa lưu trữ ứng dụng cơng nghệ Blockchain từ khơng gia tăng khả trao đổi mà cịn tính bảo mật thơng tin Tuy nhiên cơng nghệ địi hỏi đầu từ người tức đào tạo người lao động sử dụng được, mà đòi hỏi chi phí đầu tư lớn khơng nội doanh nghiệp mà bên liên quan Các bên liên quan cần có hệ thống tương tự tương thích trao đổi liên lạc nhanh chóng liền mạch Tuy khó khăn xu hướng doanh nghiệp cần phải thực nhanh chóng kinh tế khơng cịn gói gọn khu vực mà phát triển tính tồn cầu Từ khơng thích nghi để đáp ứng chuỗi cung ứng dịch vụ dần bị thị trường đào thải mà tính hiệu doanh nghiệp Điều tác động đến trải nghiệm người tiêu dùng kể các bên liên quan Các doanh nghiệp nên nhắc việc triển khai số hóa để phù hợp với thời đại phát triển nội doanh nghiệp tốt 14 15 KẾT LUẬN Ngày nay, doanh nghiệp việc giữ cho quy trình vận hành công ty tốt để tạo sản phẩm chất lượng ln ưu tiên hàng đầu Vì chất lượng sản phẩm yếu tố để giữ chân khách hàng ngồi dịch vụ, để làm tốt việc đó, doanh nghiệp cần phải tập trung xây dựng trình mua hàng phù hợp hạn chế rủi ro Việc mua hàng phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng giúp đẩy mạnh doanh thu, cải thiện tốc độ lưu chuyển hàng hoá, hạn chế việc tồn kho nâng cao hiệu kinh doanh Hiểu quan trọng quy trình mua hàng doanh nghiệp, chúng tơi nghiên cứu phân tích quy trình mua hàng tối ưu với gợi ý ứng dụng hệ thống, công nghệ đại Chúng mong kết báo cáo 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO (26/07/2022), Quy trình mua hàng ? Các bước thực hiện, https://geso.us/quy-trinh-mua-hang-va-cac-buoc-thuc-hien (05/09/2020), Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp mà quản lý cần biết, https://dnbvietnam.com/tu-van/tieu-chi-danh-gia-nha-cung-cap.html (28/12/2021), Vai trò phòng mua hàng chuỗi cung ứng, https://vilas.edu.vn/vai-tro-cua-phong-purchasing-trong-chuoi-cung-ungpe.html (02/04/2021), Phân biệt Procurement, Sourcing Purchasing, https://vilas.edu.vn/phan-biet-purchasing-sourcing-va-procurementpe.html#:~:text=Là%20một%20“tập%20hợp%20con,giao%20dịch%20là %20chủ%20yếu 17