SKKN Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ ở trường THCS

A PHẦN THỨ NHẤT: I Đặt vấn đề 1.Tầm quan trọng vấn đề nghiên cứu: Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư – lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng u cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư – lưu trữ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư – lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Những thực trạng liên quan đến vấn đề: Vì cơng tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác Văn thư – lưu trữ góp phần giải cơng việc nhà trường nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư- lưu trữ tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư – lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ như: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhà trường, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ cán giáo viên,… Hiện có nhiều nhà trường sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành trường Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo cao, Đến đạo sâu sát Phòng GD&ĐT Ba Vì, quan tâm Ban Giám hiệu nhà trường tìm tịi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến đáng kể II Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ nhà trường, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 3 Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư - lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: - Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, ngành; thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư - lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi nhà trường cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Qua nhiều năm làm công tác Văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THCS” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư – Lưu trữ trường THCS kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư Tại trường THCS nơi công tác thực Thông tư như: Công văn - đến trường làm theo mẫu Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư III Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Ở trường học, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều trường chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng trường học Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư nói riêng tất trường học hồn thành tốt nhiệm vụ IV Mục đích nghiên cứu: Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác cịn giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường V Giới hạn nghiên cứu đề tài: Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi tổ chức thực vận dụng trường THCS năm học từ năm học 2019 – 2020 đến năm học 2021 – 2022 5 B PHẦN THỨ HAI: I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận Tình hình thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ Trường vào năm học trước sau: Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, phận văn thư phải truyền đạt cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn thư phải nhận chuyển khối lượng thông tin không Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải cơng việc lúc, kịp thời không trùng lặp Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào ngun tắc có tính lịch sử, tính tồn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật xác, khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho cơng việc thực nhanh xác Cơ sở thực tiễn Cơng tác hành Văn thư – Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, công tác hành cịn điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục môi trường… Công tác Văn thư - Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư - Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên 6 Công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường nhiều việc như: Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định II TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Giải pháp a) Việc hình thành hoạt động nhà trường, cơng tác hành Văn thư - Lưu trữ quan trọng việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết b) Hiệu trưởng quan tâm đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực văn công tác Văn thư – Lưu trữ đến giáo viên, phận chun mơn Vì thế, phận chun mơn làm tốt ln ln hồn thiện, đổi bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường c) Để so sánh với 02 giải pháp nhà trường làm tốt công tác văn thư - lưu trữ trường Giải pháp a) Để thực tốt công tác Văn thư - lưu trữ thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư b) Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác Văn thư - lưu trữ; Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, q trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường, quản lý phần mềm CSDL ngành; giáo dục điện tử, quản lý hồ sơ CBCC, VC … Trong cơng việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải công việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian; Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trị, ý nghĩa cơng tác Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác Văn thư - Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường; Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể; Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, khoa học, tránh thiếu sót trước Từ nâng cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác Văn thư – Lưu trữ; c) Để thực tốt công tác Văn thư - lưu trữ trường Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó cơng tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường tốt Đồng thời nêu chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp cách nhanh chóng Giải pháp 3.1 Công tác vận động tuyên truyền: Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán viên chức để nhận thức đắn vai trị, ý thức trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến văn Luật Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh, UBND huyện công tác văn thư, lưu trữ 8 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa loại hình sử dụng tài liệu cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 3.2 Tổ chức giải quyết: Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn u cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức a/ Tổ chức quản lý công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ cơng văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (Nơi gửi công văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửii cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) 9 Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “So van ban den”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi vào sổ cơng văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ghi tên số thông tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ công văn đến b/ Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân nhà trường Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia 10 quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngoài ra, trường học số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi c/ Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành nhà trường, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm tài Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập, in bảng kê loại đưa vào lưu trữ d/ Quản lý học bạ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - đến (hồ sơ học sinh): Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng để tra cứu thống kê Phổ cập giáo dục xác Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) 11 - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp tháng năm học) - Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết  Trình tự quản lý theo dõi: - Học bạ: + Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại + Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, giấy chứng nhận học xong chương trình Tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang + Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời + Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận - Sổ đăng bộ: + Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng - Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): 12 + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường ngồi huyện, ngồi tỉnh nhà trường phải có giấy giới thiệu chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT để xem xét chuyển Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thơng tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp e/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ lấy hay khơng thất lạc hồ sơ h/ Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở nhà trường - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ nhà trường c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký II KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Qua nhiều năm làm công tác văn thư Trường THCS, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân tơi đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề 13 - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Cơng việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh khu vực lưu trữ không để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác C PHẦN THỨ BA: I KẾT LUẬN * Bài học kinh nghiệm: Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp Công tác văn thư mặt nhà trường nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm công tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hồ nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải 14 thật yêu quý công việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học II ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Để xác định đề tài có phạm vi áp dụng thực tế đạt hiệu trường THCS Trên sở đó, đề xuất: - Đối với nhân viên phụ trách làm cơng tác Văn thư đề nghị ngành Giáo dục Đào tạo phải tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên làm công tác này, năm từ đén lần Từ đó, sở thực tế cán bộ, nhân viên định hướng có kế hoạch tổ chức tốt công tác Văn thư – Lưu trữ trường cách khoa học sáng tạo hơn; - Để áp dụng tốt công việc đạt hiệu tốt Người trực tiếp làm công tác Văn thư – Lưu trữ người có trách nhiệm thu thập thơng tin tài liệu (Phải biết Thông tư, Nghị định quan cấp ban hành) để từ biết cách xử lý hoàn chỉnh hồ sơ cho phù hợp Trên tơi trình bày sáng kiến “ Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THCS” Đây sáng kiến thân viết, không chép nội dung người khác Tôi áp dụng sáng kiến vào thực tế công tác Văn thư lưu trữ trường Rất mong đóng góp ý kiến bạn bè đồng nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! Tây Đằng, ngày 15 tháng 05 năm 2022 XÁC NHẬN CỦA BGH Người viết Đoàn Thị Kiều Liên TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; 15 - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thơng tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Cơng an Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 16 MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG A Phần thứ I Đặt vấn đề 1.Tầm quan trọng vấn đề nghiên cứu 2.Những thực trạng liên quan đến vấn đề II Lý chọn đề tài III Phạm vi đối tượng nghiên cứu IV Mục đích nghiên cứu V Giới hạn nghiên cứu B Phần thứ hai I Cơ sở lý luận thực tiễn 5 1.Cơ sở lý luận 2.Cơ sở thực tiễn II.Tổ chức thực giải pháp 1.Giải pháp 2.Giải pháp 3.Giải pháp III Kết nghiên cứu C Phần thứ ba: 13 13 I Kết luận 13 II Đề xuất khuyến nghị khả áp dụng 14 Tài liệu tham khảo