Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ phần 1 trường đh nội vụ hà nội

MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ 12 Công tác lưu trữ 13 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức 13 Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu 22 Thu thập tài liệu 22 Xác định giá trị tài liệu 24 Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức 37 Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 Quy trình chỉnh lý tài liệu 38 Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ 56 Khái niệm, mục đích ý nghĩa việc bảo quản tài liệu lưu trữ 57 Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 57 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ 61 Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến lưu trữ 76 quan, tổ chức Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 Nội dung quy trình ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 PHẦN PHỤ LỤC 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình hoạt động, quan, tổ chức sản sinh tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Tài liệu khơng có giá trị phục vụ cho hoạt động mà phục vụ tương lai quan, tổ chức toàn xã hội Vấn đề đặt làm để quản lý tập trung thống tài liệu, làm để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, phục vụ tốt nhu cầu chia sẻ thông tin… Do vậy, quan, tổ chức phải bố trí máy nhân phụ trách cơng tác lưu trữ Trong nhiều năm qua, trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên tục tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ lưu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dưỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ lưu trữ cho cán quản lý người trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ quan, tổ chức Nhằm phục vụ công tác giảng dạy học tập lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ ngắn hạn, năm 2009, sở nhà trường giao, khoa Văn thư Lưu trữ biên soạn tập giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên Tuy nhiên, nay, thực tiễn công tác lưu trữ quan, tổ chức có nhiều thay đổi, đặc biệt việc Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ năm 2011, hàng loạt văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ban hành để cụ thể hóa Luật Lưu trữ Trên tinh thần tiếp thu ưu điểm, khắc phục hạn chế tập giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” biên soạn năm 2009, nhóm biên soạn đặt mục tiêu tập giảng thời gian ngắn (45 tiết) cung cấp kiến thức tổ chức, quản lý công tác lưu trữ kiến thức, kỹ thực nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức theo quy định pháp luật hành Mỗi thơng tin có ví dụ minh họa để người học dễ tiếp thu Hạn chế đến mức thấp thông tin nặng lý thuyết hàn lâm Xuất phát từ mục tiêu yêu cầu nêu trên, tập giảng biên soạn gồm chuyên đề: Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trần Văn Quang biên soạn) Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ (Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng biên soạn) Hy vọng tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo hữu ích cho hoạt động dạy học hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Mặc dù nhóm tác giả có nhiều cố gắng chắn tập giảng Nghiệp vụ lưu trữ hạn chế, mong nhận góp ý độc giả Xin chân thành cảm ơn! Thay mặt nhóm biên soạn Chủ biên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh CHUYÊN ĐỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm, đặc điểm tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tồn thể đời sống xã hội Thông qua tài liệu tài liệu lưu trữ nghiên cứu, tìm hiểu phát triển loài người Thế giới ngày phát triển, với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ vị trí, ý nghĩa, tác dụng việc nghiên cứu tài liệu tài liệu lưu trữ cần thiết Khi xã hội phát triển, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động sản xuất đòi hỏi phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người, cho hệ sau ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Để đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật mang tin, phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ thơng tin thời gian dài Trong việc ghi tin truyền đạt thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Khi xã hội ngày phát triển quan điểm tài liệu lưu trữ, đặc điểm tài liệu lưu trữ có nhiều thay đổi phù hợp với phát triển xã hội lồi người Ở góc độ, cách tiếp cận khác khau có nhiều định nghĩa khác tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu tài liệu lưu trữ quy định sau: Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Khái niệm tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 giải thích: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Thậm chí, thảo có nội dung quan trọng lựa chọn để lưu trữ Như vậy, theo khái niệm trên, khơng phải tồn tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức cá nhân tài liệu lưu trữ Tài liệu coi tài liệu lưu trữ chúng gốc, chính, hợp pháp thảo tài liệu có giá trị mặt trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử giá trị khác Sau công việc kết thúc tài liệu lựa chọn để bảo quản lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức toàn xã hội 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau đây: 1.1.2.1 Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có giá trị nhiều phương diện Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ Nó phản ánh kiện, tượng, biến cố lịch sử, thành lao động sáng tạo nhân dân; ghi lại hoạt động quan, tổ chức cá nhân, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học, văn hoá tiếng thời kỳ lịch sử khác Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt giá trị chúng chủ yếu giá trị thông tin chứa đựng tài liệu, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử xã hội loài người Giá trị chúng biểu chủ yếu chủ yếu qua nội dung thông tin mà chúng phản ánh, nội dung thơng tin phục cho hoạt động trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, quân hoạt động khác… Xét phạm vi quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ nhớ quan, tổ chức, nhớ thực tế trí tuệ, kinh nghiệm lưu trữ, truyền lại từ hệ sang hệ khác Nó nguồn thơng tin q khứ hữu ích chúng phục vụ hoạt động khác quan, tổ chức 1.1.2.2 Tài liệu lưu trữ có độ xác cao, thường chính, gốc Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị Nó chứa đựng thơng tin có độ tin cậy, xác cao phản ánh cách trung thực vật, tượng Bởi vì, tài liệu lưu trữ sản sinh với thời điểm vật, tượng mà phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin cấp đảm bảo tính xác, trung thực yếu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn theo quy định chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, địa danh ngày tháng ban hành…Mặt khác, q trình giải cơng việc, tài liệu lưu trữ cịn có thêm đặc điểm khác, thể thức theo qui định có thêm bút tích, ghi người có thẩm quyền q trình xử lý cơng việc Vì vậy, thực tiễn, người ta gọi chúng tài liệu gốc, tư liệu gốc Tuy nhiên, trường hợp khơng có gốc, dùng để thay thế, lúc có giá trị Trong thực tế có tài liệu sản sinh điều kiện lịch sử, hồn cảnh lịch sử khơng cho phép đạt tất yêu cầu phải có linh hoạt xem xét chúng Ví dụ: Tài liệu lưu trữ thời kỳ trước có văn viết tay đánh máy chữ, in Rơnêơ có nội dung giá trị bảo quản 1.1.2.3 Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động người Trong đời sống xã hội loài người, hoạt động người đa dạng phong phú, người tách khỏi hoạt động chung xã hội Đúng Mac-Ăngghen cho “Bản chất người tổng hòa mối quan hệ xã hội” Vì vậy, hoạt động người thường gắn với quan, tổ chức, nhóm người, cá nhân Trong đó, hoạt động người để lại nhiều sản phẩm, có vật liệu khác nhau, vật liệu phản ánh lại thông tin hoạt động người Các vật liệu phản ánh thơng tin có tài liệu lưu trữ Đồng thời, tài liệu lưu trữ mang chứng thể độ chân thực cao bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan… Tài liệu lưu trữ tài liệu gốc, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức trình thực thi chức năng, nhiệm vụ chức trách luật pháp quy định Do đặc điểm mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh Nếu bị hư hỏng, mát thất lạc khơng thể thay thế, khơng thể làm lại gây nên tổn thất khó lường Bởi vậy, chúng cần bảo quản theo quy định việc nghiên cứu, sử dụng phải tuân theo điều khoản luật pháp quy định Do đó, tài liệu lưu trữ khơng thể đem trao đổi, mua bán sử dụng tùy tiện Với đặc điểm này, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhiều phương diện khác nhau, bảo quản để sử dụng quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học mục đích khác Tóm lại, tài liệu lưu trữ sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; chứa đựng thơng tin q khứ, có giá trị nhiều phương diện có độ xác cao, thường gốc, hợp pháp 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, nhu cầu ngày cao đời sống xã hội phát triển khoa học công nghệ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân ngày lớn khối lượng, đa dạng loại hình phong phú nội dung Theo lý luận lưu trữ học, có nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu quan, tổ chức như: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật công nghệ ) Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin tài liệu giấy tài liệu nghe nhìn hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 1.2.1 Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu hệ thống văn quản lý nhà nước, loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn lưu trữ Nội dung phản ánh hoạt động quản lý Nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, quân sự…tài liệu hành gồm nhiều thể loại tuỳ thuộc vào thời kỳ lịch sử quốc gia Ví dụ: Ở Việt Nam triều đại phong kiến loại hình tài liệu hành gồm thể loại như: Chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, biểu…Mỗi thể loại quy định cấp ban hành khác Cịn tài liệu hành Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ngày gồm loại như: Hiến pháp, luật, nghị định, thị, thông tư, công văn… Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật công nghệ: Phản ánh hoạt động thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thơng, thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu triển khai đề tài nghiên cứu khọc học; tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng, vẽ chi tiết cơng trình, vẽ tổng thể cơng trình; loại hồ sơ thầu; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ địa giới hành chính, trắc địa 1.2.2 Tài liệu nghe - nhìn Tài liệu nghe nhìn tài liệu hình ảnh âm ghi ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm Loại tài liệu có đặc điểm chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn, sinh động thu hút ý âm thanh, hình ảnh Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim… 1.2.3 Tài liệu điện tử Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Theo Luật Lưu trữ năm 2011: Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên mơn, nghiệp vụ riêng biệt 1.3 Vai trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 1.3.1 Phục vụ hoạt động quản lý Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu hoạt động quản lý Hàng ngày cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức thường xuyên phải khai thác sử dụng thông tin khứ, thông tin dự báo tài liệu lưu trữ để quy hoạch chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành quy chế, quy định, định quản lý tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lưu trữ giúp nhà quản lý rút học kinh nghiệm để triển khai chương trình đề Đồng thời tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra, đánh giá kết xử lý vi phạm trình hoạt động Tài liệu lưu trữ chứng chân thực, có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải cơng việc, từ đánh giá hoạt động quan, tổ chức Nó có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, quan hệ pháp lý quản lý điều hành quan, tổ chức Ví dụ: Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động cấp huyện, phán ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quan tư pháp cấp huyện trình thực chức năng, nhiệm vụ Do tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quan trọng cần thiết làm để lãnh đạo cấp huyện định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan nhà nước cấp huyện lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá giáo dục, lao động, thương binh - xã hội Trên thực tế, để điều hành hoạt động quan, nhà quản lý cần phải cung cấp nhiều thơng tin, nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ nguồn chủ yếu có độ tin cậy cao Đây sở pháp lý để quan hoạt động theo đường lối, chủ trương phát triển kinh tế Đảng Nhà nước Mặc khác, tài liệu lưu trữ kho kinh nghiệm quý giá tổ chức quản lý, điều hành quan, tổ chức Từ thành công, thất bại ghi chép lại kinh nghiệm quý cho hoạt động quản lý, điều hành sau 1.3.2 Phục vụ nhu cầu giải công việc chuyên môn công chức, viên chức, nhân viên quan, tổ chức Với ý nghĩa, vai trị to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực cơng việc có hiệu Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho việc thực thi nhiệm vụ công chức, viên chức, nhân viên quan thông suốt Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt công việc đảm nhiệm, nâng cao suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tất hoạt động công chức, viên chức, nhân viên quan, tổ chức trình thực cơng việc hành lĩnh vực nhà nước hàng ngày, hàng gắn liền với văn bản, điều có nghĩa gắn liền việc tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung Trong q trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với tình hình thực tế 1.3.3 Phục vụ nghiên cứu khoa học Cùng với vai trị tài liệu lưu trữ cịn phục vụ cơng tác nghiên cứu khoa học quan, tổ chức Trong nghiên cứu khoa học tính kế thừa phát huy kết nghiên cứu người trước nội dung quan trọng Các quan nói chung tiến hành nghiên cứu vấn đề cụ thể phải tiến hành tìm hiểu tình hình kết nghiên cứu người trước có liên quan đến nội dung nghiên cứu Chính vậy, cơng trình nghiên cứu tự nhiên xã hội có giá trị lý luận, thực tiễn, sau ứng dụng vào thực tiễn lưu trữ lại trở thành tài liệu tham khảo quan trọng cho cơng trình nghiên cứu Đồng thời, thơng tin tài liệu lưu trữ cịn sở cho phát minh, sáng chế, để tổng kết quy luật vận động, phát triển tự nhiên xã hội 10 phương án này, tài liệu phông trước hết chia theo mặt hoạt động, sau mặt hoạt đơng, tài liệu chia thời gian Việc lựa chọn phương án phân loại tài liệu phải dựa sở lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng, thực tế khối tài liệu chỉnh lý * Hướng dẫn phân loại hồ sơ, tài liệu: - Trường hợp tài liệu lập hồ sơ Đối với trường hợp này, đối tượng phân loại hồ sơ Việc phân loại nhằm đưa hồ sơ nhóm theo đặc trưng khác (thời gian, cấu tổ chức, mặt hoạt động, vấn đề…), tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại định, giúp việc tra cứu hồ sơ sau nhanh chóng, xác Bước 1: Hướng dẫn phân chia toàn hồ sơ đợt chỉnh lý thành nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với hồ sơ hình thành nhiệm kỳ, năm, đơn vị tổ chức mặt hoạt động Việc phân chia hồ sơ bước thực sở sử dụng đặc trưng thứ phương án phân loại để phân chia hồ sơ Bước 2: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm lớn thành nhóm vừa Ở bước này, sở phương án phân loại lựa chọn, đặc trưng thứ phương án sử dụng để phân loại hồ sơ Bước 3: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm vừa thành nhóm nhỏ Mỗi nhóm nhỏ tương ứng với lĩnh vực hoạt động loại nhiệm vụ đơn vị tổ chức Bước 4: Sắp xếp hồ sơ phạm vi nhóm nhỏ theo thứ tự cơng việc giải năm Ví dụ: Phơng Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn phân loại theo phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức, cụ thể sau: Năm 2011 1.1 Phòng Quản lý Đào tạo 1.1.1 Công tác tuyển sinh 1.1.1.1 Tuyển sinh đại học 1.1.1.2 Tuyển sinh liên thông đại học 1.1.2 Công tác tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học 1.1.2.1 Hội thảo, hội nghị A 42 1.1.2.2 Hội thảo, hội nghị B 1.2 Phòng Quản lý Khoa học Sau đại học 1.3 Phòng …………… Năm 2012 2.1 Phòng Quản lý Đào tạo …………… 2.2 Phòng Quản lý Khoa học Sau đại học …………… Năm 2013 ……………… Trong đó: nhóm lớn 1.1 nhóm vừa 1.1.1 nhóm nhỏ 1.1.1.1 nhóm nhỏ Việc hướng dẫn phân loại thành nhiều hay bước phụ thuộc vào khối lượng, thành phần tài liệu phông - Trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ, bó gói): Đối với trường hợp này, trước hết cần biên soạn nội dung hướng dẫn khôi phục hồ sơ Sau phần hướng dẫn khôi phục hồ sơ phần hướng dẫn phân loại hồ sơ + Hướng dẫn khôi phục hồ sơ: Đây phần giúp cán chỉnh lý có để khôi phục lại hồ sơ chưa lập từ cán chuyên môn đơn vị phịng ban quan, tổ chức Vì vậy, phần này, hướng dẫn phải thể bước phân loại tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, cuối nhóm tài liệu nhỏ (tương đương hồ sơ khôi phục) Lưu ý: Đối với khối tài liệu rời lẻ, bó gói, chưa lập hồ sơ, dù lựa chọn phương án phân loại bước không hướng dẫn phân chia tài liệu theo thời gian Bởi chia theo thời gian khó để khơi phục hồ sơ có tài liệu liên quan đến nhiều năm 43 Bước 1: Hướng dẫn phân chia toàn tài liệu đợt chỉnh lý thành nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với tài liệu hình thành hoạt động đơn vị tổ chức mặt hoạt động quan, tổ chức) Bước 2: Hướng dẫn phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa Mỗi nhóm vừa tương ứng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị tổ chức quan Bước 3: Hướng dẫn phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Mỗi nhóm nhỏ tương ứng với công việc lĩnh vực hoạt động cụ thể quan, tổ chức Bước 4: Phân chia tài liệu nhóm nhỏ theo đặc trưng thời gian Sau phân chia tài liệu xong bước thứ 3, thấy tài liệu nhóm có nội dung phản ánh vấn đề, việc lại có thời gian liên quan đến nhiều năm cần linh hoạt chọn mốc thời gian để phân chia nhóm tài liệu nhằm đảm bảo tài liệu nhóm nhỏ phải phản ánh đầy đủ trình theo dõi, giải vấn đề, việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Ví dụ: Phơng Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (tài liệu rời lẻ, chưa lập hồ sơ) hướng dẫn phân loại theo phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức, trước hết cần phân loại tài liệu để khôi phục hồ sơ, cụ thể sau: Phịng Quản lý Đào tạo 1.1 Cơng tác tuyển sinh 1.1.1 Tuyển sinh đại học 1.1.1.1 Tuyển sinh đại học năm …… 1.1.1.2 Tuyển sinh đại học năm …… 1.1.2 Tuyển sinh liên thông đại học 1.1.2.1 Tuyển sinh liên thông đại học năm… 1.1.2.2 Tuyển sinh liên thông đại học năm… 1.2 Công tác tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học 1.2.1 Hội thảo, hội nghị A 1.2.2 Hội thảo, hội nghị B 1.3 Công tác………………… 44 Phòng Quản lý Khoa học Sau đại học …………………………………… + Hướng dẫn phân loại hồ sơ: Trên sở toàn hồ sơ, tài liệu khôi phục, cần tiến hành phân loại hồ sơ nhằm hệ thống hóa theo phương án phân loại lựa chọn để giúp cho việc quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, xác (Xem lại mục - trường hợp tài liệu lập hồ sơ) Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phơng khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng * Hướng dẫn lập hồ sơ: Phần trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phơng khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ Nội dung hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm phần chính: hướng dẫn phân loại tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ (Phụ lục số 06 - Mẫu hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ) c) Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải biên soạn chi tiết, cụ thể phông tài liệu chỉnh lý lần đầu; lần sau cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa chỉnh lý Nội dung hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm phần chính: phần kê (dự kiến) nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản loại khỏi phông phần hướng dẫn cụ thể dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ thống (Phụ lục số 07 - Mẫu hướng dẫn xác định giá trị tài liệu) Căn để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: - Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; 45 - Các quy định pháp luật có liên quan đến thời hạn quản tài liệu; - Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành quan, tổ chức (nếu có); - Các hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp; - Danh mục hồ sơ quan, đơn vị hình thành phơng (nếu có); - Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức đặc biệt người làm chuyên môn d) Lập kế hoạch chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý Khi chỉnh lý phông khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý phải người có thẩm quyền phê duyệt người có trách nhiệm thơng qua bổ sung, hồn thiện q trình thực cho phù hợp với thực tế (Phụ lục số 08 - Mẫu kế hoạch chỉnh lý) 2.2 Thực chỉnh lý 2.2.1 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại 2.2.1.1 Trường hợp tài liệu lập hồ sơ 2.2.1.2 Trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ, bó gói) Việc phân loại hồ sơ, tài liệu, khôi phục hồ sơ thực theo Hướng dẫn biên soạn giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý Trong q trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phơng khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng 2.2.2 Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ 2.2.2.1 Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ 46 Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ Biên soạn tiêu đề hồ sơ Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Xác định tiêu đề, lý loại tài liệu hết giá trị 2.2.2.2 Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo nội dung công việc (tại mục 2.2.2.1.) tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu 2.2.3 Biên mục phiếu tin Việc biên mục phiếu tin hồ sơ xây dựng sơ liệu (CSDL) quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hố tiến hành cách độc lập phông tài liệu chỉnh lý Tuy nhiên, phông tài liệu chưa chỉnh lý, nội dung nên kết hợp trình chỉnh lý Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ biểu ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản Mỗi thơng tin nhóm thơng tin ghi mục (hay cịn gọi trường) phiếu tin Phiếu tin dùng để nhập tin xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hố Ngồi ra, phiếu tin cịn sử dụng thay cho thẻ tạm để hệ thống hố hồ sơ phơng Các thơng tin hồ sơ đơn vị bảo quản phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; giải; thời gian tài liệu; thời hạn bảo quản chế độ sử dụng (Phụ lục số 09 - Mẫu phiếu tin) Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quan, tổ chức việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bổ sung thơng tin ngơn ngữ; bút tích; tình trạng vật lý; v.v Biên mục trường thông tin 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14 theo hướng dẫn sau: 2.2.3.1 Hướng dẫn chung Mỗi hồ sơ đơn vị bảo quản biên mục lên phiếu tin Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa trùng lặp thông tin phiếu tin 47 Không viết tắt từ chưa quy định bảng chữ viết tắt Việc viết hoa phiếu tin thực theo Quy định tạm thời viết hoa văn Chính phủ Văn phịng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22.12.1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ 2.2.3.2 Hướng dẫn cụ thể 1) Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: Tên kho lưu trữ tên quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ Ví dụ: Lưu trữ thành phố Hà Nội; Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường hợp tên kho lưu trữ mã hố cần ghi mã kho lưu trữ 2) Tên (hoặc số) phông lưu trữ: Tên phông lưu trữ tên gọi thức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phơng Nếu q trình hoạt động, tên quan, tổ chức có thay đổi ghi tên gọi cuối cùng, tên gọi khác viết ngoặc đơn ( ) Nếu phông kho đánh số cần ghi số phông 3) Số lưu trữ: Mục lục số: Ghi số thứ tự mục lục hồ sơ có phơng lưu trữ Trường hợp phơng có mục lục hồ sơ ghi số Hộp số: Ghi số thứ tự hộp theo mục lục hồ sơ Hồ sơ số: Ghi số thứ tự hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ 4) Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo Khung phân loại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn theo Khung phân loại P.Buđê (nếu tài liệu tiếng Pháp) 5) Tiêu đề hồ sơ: Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ phông chỉnh lý Trường hợp việc biên mục phiếu tin kết hợp trình chỉnh lý ghi tiêu đề hồ sơ lập 6) Chú giải: Chú giải nhằm làm sáng tỏ nội dung; tên loại, độ gốc văn bản; tên người; vật mang tin thời gian, địa điểm xẩy việc mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh, phản ánh chưa đầy đủ Tuỳ theo hồ sơ mà có giải thích hợp 48 * Chú giải nội dung: - Không giải hồ sơ có tiêu đề “Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ” - Chỉ giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh chung chung khái quát nhằm làm rõ thêm nội dung vấn đề mà tài liệu có hồ sơ phản ánh, ví dụ: “Hồ sơ đồn ra, đồn vào năm 1975 Bộ Văn hố”, cần giải tên nước: đoàn ra: CHDC Đức, Pháp, Liên Xơ, Ba Lan, Mơng Cổ, Nhật, Mỹ; đồn vào: Tiệp Khắc, Thuỵ Điển, Pháp, Liên Xô * Chú giải độ gốc, tên loại tác giả văn bản: - Về độ gốc văn bản: Độ gốc hiểu tài liệu hồ sơ gốc, chính, thảo hay văn Chỉ giải loại văn văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác có hồ sơ khơng phải gốc, - Về tên loại văn bản: Nếu hồ sơ có nhiều loại văn mà tiêu đề chưa phản ánh hết cần giải khơng liệt kê tồn mà giải loại văn có nội dung quan trọng cần đặc biệt lưu ý - Về tác giả văn bản: Chỉ giải tác giả văn quan trọng có giá trị đặc biệt, tức cá nhân quan, tổ chức làm văn Các giải độ gốc, tên loại tác giả văn viết liền * Chú giải tên người: - Nếu tài liệu hồ sơ đề cập đến cá nhân quan trọng cần đặc biệt lưu ý cần giải - Nếu cá nhân có nhiều bút danh, bí danh sau bút danh, bí danh cần viết tên thức thường dùng cá nhân đặt ngoặc đơn Ví dụ: anh Ba (Hồ Chí Minh), Trần Lực (Hồ Chí Minh) - Đối với cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo có học hàm, học vị chức vụ học hàm, học vị ghi trước họ tên cá nhân Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị, Giáo sư Tôn Thất Tùng * Chú giải thời gian kiện: 49 Thời gian kiện thời gian mà kiện xẩy Cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm cách dấu chấm Đối với ngày 10 tháng 1, thêm số trước Trường hợp kiện kéo dài nhiều ngày nhiều tháng, năm ngày, tháng, năm bắt đầu ngày, tháng, năm kết thúc cách dấu gạch ngang (-) Ví dụ: 01 12.1970 - 12.01.1971 * Chú giải địa điểm kiện: - Địa điểm kiện nơi kiện diễn Chú giải theo thứ tự tên gọi xã (phường, thị trấn) - huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) - tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương) - Nếu địa điểm kiện ngày mang tên tên cần giải sau tên cũ đặt ngoặc đơn Ví dụ: Thăng Long đổi tên Hà Nội cần giải sau: Thăng Long (Hà Nội) * Chú giải vật mang tin: Chú giải tất tài liệu ghi vật mang tin khác có hồ sơ, trừ tài liệu giấy thơng thường Ví dụ: hồ sơ có ảnh giải ghi là: ảnh chụp kiện diễn đâu, ảnh bảo quản đâu 7) Thời gian tài liệu: Bắt đầu: ghi thời gian sớm tài liệu có hồ sơ; Kết thúc: ghi thời gian muộn tài liệu có hồ sơ Ví dụ: Trong “Hồ sơ phê duyệt Dự án “Trung tâm thông tin nông nghiệp” Bộ Nông nghiệp FAO tài trợ năm 1985” có tài liệu sớm ngày 10.4.1985 muộn ngày 22.5.1985 ghi: a) Bắt đầu: 10.4.1985; b) Kết thúc: 22.5.1985 8) Ngơn ngữ: Chỉ giải hồ sơ có tài liệu ngơn ngữ khác với ngơn ngữ khối tài liệu đưa chỉnh lý Đối với hồ sơ có nhiều ngơn ngữ khác ghi rõ (những) ngơn ngữ tài liệu hồ sơ đó, ví dụ: Anh, Pháp, Thái 50 Đối với hồ sơ có tài liệu tiếng Việt ngơn ngữ khác ghi tiếng Việt trước, sau (các) ngơn ngữ khác, ví dụ: Việt, Anh; Việt, Anh, Nga 9) Bút tích: Bút tích chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến đạo giải hay sửa chữa, bổ sung văn nhà lãnh đạo, nhân vật lịch sử, tiêu biểu 10) Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ 11) Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản xác định hồ sơ như: vĩnh viễn số năm cụ thể 12) Chế độ sử dụng: Chỉ áp dụng hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức thuộc trường hợp sau: Ghi A: tài liệu chứa đựng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, Ghi B: tài liệu chứa đựng tin thuộc phạm vi bí mật đời tư cơng dân bí mật khác theo quy định pháp luật; Ghi C: tài liệu gốc, tài liệu đặc biệt quý, hiếm; Ghi D: tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng 13) Tình trạng vật lý: Mơ tả tóm tắt tình trạng vật lý tài liệu có hồ sơ tài liệu bị hư hỏng bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết v.v 14) Ghi chú: Ghi thông tin cần thiết khác tài liệu hồ sơ (nếu có) 2.2.4 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin việc làm cần thiết Thông qua hoạt động giúp cho cán chỉnh lý phát hiện, phịng ngừa sai sót q trình lập hồ sơ biên mục phiếu tin nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu 2.2.5 Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phơng theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin 2.2.6 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo số thứ tự tạm thời phiếu tin 51 Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác khơng thống 2.2.7 Biên mục hồ sơ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên điền số tờ vào trường số 10 phiếu tin Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn Viết bìa hồ sơ chứng từ kết thúc 2.2.8 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ giúp cán chỉnh lý phát hiện, phịng ngừa sai sót trình biên mục hồ sơ nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu 2.2.9 Đánh số thức cho hồ sơ vào trường số phiếu tin lên bìa hồ sơ Mục lục số: Ghi số thứ tự mục lục hồ sơ có phơng lưu trữ Trường hợp phơng có mục lục hồ sơ ghi số Hộp số: Ghi số thứ tự hộp theo mục lục hồ sơ Hồ sơ số: Ghi số thứ tự hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý lên phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng Đối với phơng khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết; Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước 2.2.10 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm tài liệu Dùng dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng…để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu Vào bìa hồ sơ 2.2.11 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) 52 Xếp hồ sơ có số thứ tự liền vào hộp Xếp vừa đủ để thuận lợi cho việc bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2.12 Viết dán nhãn hộp (cặp) Khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn theo mẫu, in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu (Phụ lục số 10- Mẫu nhãn hộp) 2.2.13 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá theo nguyên tắc từ xuống dưới, từ trái sang phải 2.2.14 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý Việc bàn giao tài liệu sau chỉnh lý thực sở đối chiếu thông tin với biên giao nhận tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý Việc giao nhận tài liệu phải lập thành biên theo mẫu (Phụ lục số 03- Mẫu biên giao nhận tài liệu) 2.3 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 2.3.1 Nhập phiếu tin vào sở liệu Căn vào Phiếu tin để nhập liệu Dữ liệu sau nhập phải kiểm tra sở đối chiếu với phiếu tin nhằm bảo đảm liệu nhập xác Việc lựa chọn phần mềm sở liệu vào tiêu chí sau đây: - Tính phổ dụng Việt Nam; - Hệ thống đào tạo, bảo hành, bảo trì, dịch vụ kèm; - Quy mơ liệu mà phần mềm có khả quản trị đạt hiệu cao; - Có cơng cụ phân tích thiết kế ứng dụng; - Có thể chạy loại máy nào, hệ điều hành (Platform); - An toàn bảo mật liệu; - Khả giải toán liệu phân tán; - Giá thành; - Khả nâng cấp 53 Trên sở tiêu chí trên, lựa chọn phần mềm sở liệu như: Microsoft Access (đối với sở liệu nhỏ); Microsoft SQL Server (đối với sở liệu vừa); Oracle (đối với sở liệu lớn), 2.3.2 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Dữ liệu sau nhập phải kiểm tra sở đối chiếu với phiếu tin nhằm bảo đảm liệu nhập xác Đồng thời thực sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết kiểm tra 2.3.3 Lập mục lục hồ sơ 2.3.3.1 Khái niệm Mục lục hồ sơ kê có hệ thống tên hồ sơ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định (như phông, phận phông, sưu tập…) Mục lục hồ sơ loại hình cơng cụ tra cứu bản, truyền thống, phổ biến lưu trữ 2.3.3.2 Tác dụng mục lục hồ sơ Giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung hồ sơ tài liệu lưu trữ Chỉ dẫn địa hồ sơ tài liệu Thống kê số lượng hồ sơ có lưu trữ Hướng dẫn cán lưu trữ xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học Dùng để cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu 1phông lưu trữ Để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chặt chẽ 2.3.3.3 Cấu tạo mục lục hồ sơ Theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước, mục lục hồ sơ gồm phần bản: - Phần 1: Bản kê tiêu đề hồ sơ - Phần 2: Công cụ tra cứu bổ trợ 2.3.3.4 Nội dung công việc lập mục lục hồ sơ 54 a) Viết lời nói đầu: Trong giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ b) Lập tra cứu bổ trợ: Phần tra cứu bổ trợ mục lục hồ sơ bao gồm: - Tờ bìa (Phụ lục số 11) - Tờ nhan đề (Cung cấp thông tin mục lục hồ sơ - Phụ lục số 12) - Tờ mục lục (Chỉ dẫn chương mục mục lục hồ sơ, giúp cho việc tra tìm hồ sơ tài liệu mục lục nhanh chóng - Phụ lục số 13) - Lời nói đầu (Giới thiệu đặc điểm chủ yếu mục lục hồ sơ, giúp người đọc hiểu khái quát nội dung mục lục) - Bảng chữ viết tắt (Để giải thích rõ chữ viết tắt mục lục hồ sơ, chữ viết tắt xếp theo vần chữ a, b, c - Phụ lục số 14) - Bảng dẫn (Tên vật, địa dư tên người) - Phần kết thúc (Tổng kết mục lục) c) Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) Căn nội dung thông tin phiếu tin, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông; in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu phơng Đóng mục lục (ít 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu 2.4 Xử lý tài liệu loại Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại Viết thuyết minh tài liệu loại Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) 2.5 Kết thúc chỉnh lý 2.5.1 Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm: - Báo cáo kết khảo sát tài liệu; - Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý; - Mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); 55 - Danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh; - Báo cáo kết đợt chỉnh lý 2.5.2 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý: Bản báo cáo tổng kết chỉnh lý gồm nội dung sau đây: 2.5.2.1 Những kết đạt được: Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý tình trạng tài liệu trước chỉnh lý; Tổng số tài liệu sau chỉnh lý, đó: - Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản có thời hạn); - Số lượng tài liệu loại để tiêu huỷ: bó gói, tập tính theo mét giá; - Số lượng tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông; Chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ 2.5.2.2 Nhận xét, đánh giá: Tiến độ thực đợt chỉnh lý so với kế hoạch; Những ưu điểm, khuyết điểm trình chỉnh lý; Kinh nghiệm rút qua đợt chỉnh lý 2.5.3 Tổ chức họp rút kinh nghiệm Thông qua họp rút kinh nghiệm, ưu điểm việc chỉnh lý tiếp tục phát huy, hạn chế tìm nguyên nhân giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cho lần chỉnh lý sau Câu hỏi, tập Hãy lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ quan, tổ chức cụ thể (trong trường hợp tài liệu lập hồ sơ) Hãy lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ quan, tổ chức cụ thể (trong trường hợp tài liệu rời lẻ, chưa lập hồ sơ) 56