Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ phần 2 trường đh nội vụ hà nội

CHUYÊN ĐỀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm, mục đích ý nghĩa việc bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 1.2 Mục đích, ý nghĩa Mục đích cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tránh tượng mát, hư hỏng tài liệu Với việc trì chế độ bảo quản thích hợp giúp kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ Về ý nghĩa, nguyên nhân thời gian tài liệu hình thành lâu, yếu tố tự nhiên bất lợi cho công tác bảo quản, việc thiếu ý thức giữ gìn, bảo vệ tài liệu, thiếu kho tàng trang thiết bị bảo quản nhiều quan khối lượng lớn tài liệu lưu trữ bị hư hỏng đứng trước nguy xuống cấp, hư hỏng Trước thực trạng đó, bảo quản tài liệu lưu trữ nhiệm vụ cấp thiết đặt với quan, tổ chức khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu bị mát, hư hỏng mà khó phục hồi Về mặt địa lý nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa nên yếu tố tác động tự nhiên nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v tác động phá hoại lớn tài liệu lưu trữ Do đó, cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp phải thực thường xuyên Đối với quan, tổ chức, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ giúp giữ lại chứng trình hoạt động quan, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để giải công việc hàng ngày quan, tổ chức phục vụ cho nghiên cứu lâu dài Đối với quốc gia, bảo quản tài liệu lưu trữ thực tốt góp phần bảo tồn nguồn di sản văn hóa dân tộc, di sản tư liệu Thế giới Qua giúp cho người dân nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 57 Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 2.1 Nguyên nhân vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin Về vật mang tin kho lưu trữ có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm v.v Những loại tài liệu lại thể nhiều vật liệu mạng tin khác tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn Đối với tài liệu giấy nguyên nhân bị hư hỏng chất cấu thành nên tài liệu Giấy lớp mỏng gồm sợi Xen-lu-lô, Lig-nin số chất khác liên kết chặt chẽ với Các chất pha chế theo tỷ lệ khác tạo thành loại giấy khác Mức độ hư hại giấy thay đổi theo tỷ lệ cấu thành Loại giấy có cấu thành xen-lu-lơ cao giấy có độ bền học cao, dễ đàn hồi có tính chất hố học ổn định nên bảo quản lâu Những loại giấy có nhiều chất Lignin bị màu ố vàng chất Lig-nin chất bền vững mặt hố học có khả quang hoá bị tác động ánh sáng Giấy có độ axit cao dễ bị hư hỏng Về chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin tài liệu giấy chủ yếu mực với phương pháp ghi tin viết tay, ánh sáng, in laze, chụp photocoy để thể chữ viết, đường nét hình vẽ giấy Mực gồm nhiều loại như: mực nho, mực viết thường, mực in, mực dấu, mực in ánh sáng, bút chì v.v Độ bền mực phụ thuộc vào thành phần hoá học chất liệu tạo chúng Thành phần mực bao gồm: chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn Mực bám chặt vào sợi giấy, khó hồ tan đường nét, hình vẽ bền Các tài liệu lưu trữ nước ta có sử dụng nhiều loại mực khác Các tài liệu cổ châu triều Nguyễn, tài liệu chữ Nôm viết mực nho Mực nho cấu tạo chủ yếu gồm muội than thành phần các-bon gần nguyên chất nên bền vững khó bị tác động ánh sáng phân huỷ tài liệu viết loại mực bảo quản lâu dài Những loại mực viết phổ biến chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Trong loại mực đó, độ axit lớn bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều nên q trình đánh máy, intypơ, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy nên bị nhoè hay bay màu mực viết bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm Tuy nhiên, sử dụng loại mực 58 chất lượng, không chủng loại loại máy in, máy photocopy làm tài liệu bị bay màu, mờ chữ nhanh sau thời gian bảo quản Đối với loại mực in dùng cho máy Fax dễ phai màu khó bảo quản lâu dài Ngồi ra, bút chì đen bút chì màu dùng để thể đường nét hình vẽ Bút chì đen cấu tạo than chì đất sét nên có tính ổn định mặt hố học chịu tác động nhiệt độ Tuy nhiên, độ kết dính vào giấy khơng chắn nên dễ bị tẩy xố Bút chì màu có độ kết dính vào giấy chắn cấu tạo từ chất nhuộm màu vô hữu nên dễ bị biến đổi có tác động ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm 2.2 Nguyên nhân điều kiện tự nhiên Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, điều kiện tự nhiên nguyên nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu, gây nên tác động có hại tài liệu lưu trữ làm cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn phức tạp Các yếu tố độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, vi sinh vật…đều có tác động đến tài liệu lưu trữ Cụ thể sau: 2.2.1 Độ ẩm Độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ Khi tài liệu bị ẩm tài liệu mục dần Ở nước ta độ ẩm tương đối trung bình từ 80% đến 90%, vùng núi độ ẩm lớn Độ ẩm cao tạo điều kiện cho chất khí mơi trường chất hố học tài liệu dễ bị hoà tan, làm cho chữ viết bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bết dính Ngồi ra, độ ẩm cao cịn làm dung mơi cho hố chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng, vi sinh vật phát triển 2.2.2 Nhiệt độ khơng khí Do nước ta nằm khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa nên nhiệt độ trung bình hàng năm cao 200C, lượng xạ lớn Nhiệt độ cao làm cho tài liệu lưu trữ bị hỏng có ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu nhiệt độ cao làm gia tăng mức độ hư hỏng, hầu hết phản ứng hoá học gây hỏng tài liệu có tỷ lệ tăng gần gấp đôi nhiệt độ tăng 180 F (khoảng 100 C) Đối với tài liệu giấy, nhiệt độ cao giấy bị giòn, dễ bị gãy nát, tăng nhanh tốc độ phản ứng hoá học làm giấy bị axit hóa, mờ chữ, ố vàng Nhiệt độ cao làm cho tài liệu ảnh bị chảy rữa lớp nhũ tương, biến dạng, nhoè hình ảnh Tài liệu phim tài liệu ghi âm nhiệt độ cao tác động làm cho phim bị khơ giịn, chóng 59 hỏng, bết dính mờ hình ảnh, thay đổi kích thước hình học phim Ngồi ra, phim có cấu tạo đế phim Nitơrat Xen-luy-lô gây cháy nổ nhiệt độ cao (410C) Trong trường hợp nhiệt độ thấp hay nhiệt độ thay đổi đột ngột ảnh hưởng tới độ bền học tài liệu tài liệu lưu trữ thường có tính hút ẩm, dễ hút nhả nước Sự thay đổi nhiệt độ độ ẩm tương đối hàng ngày theo mùa làm tài liệu lưu trữ bị nở co lại Bên cạnh đó, yếu tố nhiệt độ điều kiện cho côn trùng, nấm mốc phát triển phá hoại tài liệu 2.2.3 Ánh sáng Có nguồn ánh sáng tự nhiên nhân tạo Mặc dù tất bước sóng ánh sáng có hại, tia cực tím (UV) có hại tài liệu lưu trữ cường độ lượng cao Ánh sáng mặt trời có tỷ lệ tia cực tím cao làm biến đổi cấu trúc giấy, cấu trúc phân tử mực chất kết dính từ gây tác động quang hố làm cho giấy bị vàng, giịn, mực bị bạc màu Ánh sáng tác động tới tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình làm hình ảnh, âm Ánh sáng ban ngày sáng có cường độ mạnh nên gây hư hại nhiều so với hầu hết dạng ánh sáng nhân tạo 2.2.4 Bụi Bụi nhân tố phá hoại tài liệu đáng lưu ý Bụi có nhiều loại bụi tự nhiên (đất, cát), bụi khí (từ nhà máy, xí nghiệp, khu cơng nghiệp), bụi vi sinh vật Bụi tự nhiên bụi khí bám vào tài liệu, cọ xát làm thành vết xước hư hại tài liệu Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, mốc, côn trùng phát triển phá hoại tài liệu 2.2.5 Vi sinh vật sinh vật Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta phù hợp cho trùng lồi gặm nhấm sống phát triển mạnh Côn trùng lồi gặm nhấm nhỏ bé có sức phá hoại lớn tài liệu Bởi có lồi trùng lấy tài liệu lưu trữ làm thức ăn mơi trường sống chúng Cũng có loài cắn phá gặm nhấm tài liệu đặc tính tự nhiên việc làm tổ chúng gây hư hại lớn tài liệu phương tiện bảo quản Trong kho lưu trữ thường gặp lồi trùng phổ biến mối, mọt, bọ ba đuôi…và loại gặm nhấm chuột, gián…Ngoài ra, nấm mốc nguyên nhân gây hư hại đáng kể tài liệu lưu trữ Các bào tử nấm 60 thường trực môi trường Nấm mốc xuất phá hoại tài liệu lưu trữ làm tài liệu lưu trữ có đốm trắng, xám đen vàng xanh hình trịn Nấm mốc làm tài liệu giấy bị mờ nhoè chữ, tài liệu ảnh bị nh mờ hình ảnh làm ảnh khơng đẹp nhanh hỏng, tài liệu ghi âm, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi hình bị ảnh hưởng đến chất lượng ảnh âm làm hỏng tài liệu Sức phá hoại nấm mốc lớn nên cần thực biện pháp nhằm ngăn chặn chúng Cần lưu ý nhiệt độ độ ẩm cao nguy nấm mốc lớn Ngoài ra, xảy cố khẩn cấp có liên quan đến nước ngập lụt cần xử lý tài liệu bị ướt trước nấm mốc phát triển 2.3 Nguyên nhân điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ Là nguyên nhân thân người q trình bảo quản tài liệu gây Có ngun nhân có ý thức, có mục đích có nguyên nhân thiếu ý thức khách quan tạo Chẳng hạn kẻ địch phá hoại, đánh cắp tài liệu lưu trữ, cẩu thả, thiếu trách nhiệm nhân viên lưu trữ người sử dụng tài liệu, phương tiện bảo quản thiếu thốn, không đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản giá, tủ, hộp, cặp phương tiện khác Đặc biệt khơng có nhà kho chun dụng để bảo quản tài liệu Việc chấp hành không không nghiêm chế độ quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản nói riêng Trong cơng tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu khơng có quy trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tổn thất, hư hại tài liệu Các biện pháp để bảo quản tài liệu lưu trữ 3.1 Quy định chế độ bảo quản kho lưu trữ - Nội quy vào kho - Nội quy sử dụng tài liệu - Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ - Chế độ làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu tài liệu - Chế độ phòng cháy, chữa cháy - Chế độ môi trường kho lưu trữ - Các quy trình, quy phạm thao tác, sử dụng hóa chất 3.2 Sắp xếp tài liệu kho 61 Tài liệu kho lưu trữ cần xếp khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm tra tra tìm tài liệu, giúp cho cán lưu trữ nắm địa tài liệu, số lượng, chất lượng tài liệu từ quản lý phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Ngoài ra, việc xếp khoa học tài liệu giúp cho việc xử lý nhanh chóng cố phịng, chống yếu tố phá hoại tài liệu Đối với kho bảo quản nhiều phơng lưu trữ trước hết tài liệu xếp theo khối phông Khối phông lưu trữ bao gồm phơng lưu trữ độc lập hồn chỉnh có quan hệ với nội dung tài liệu có đặc điểm giống nhau, để gần có lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng Tiếp tài liệu xếp theo phơng lưu trữ Tài liệu phông xếp theo phơng lưu trữ đó, khơng để lẫn tài liệu phông lưu trữ với phông lưu trữ khác Trong phạm vi phông, tài liệu xếp theo thứ tự hồ sơ phông Các hồ sơ xếp cặp, hộp đánh số thứ tự xếp lên khoang giá theo quy định từ trái qua phải, từ xuống phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ lấy Đối với giá kho cần xếp cho tiết kiệm diện tích, thơng thống kho tàng , thuận tiện cho phương tiện vận chuyển lại đồng thời thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, xếp thống kê, kiểm tra tài liệu Đối với giá cố định, xếp cần để khoảng trống cần thiết giá khoảng 50 cm, giá di động giá xếp liên tiếp cần để khoảng trống khoảng 50 cm để tiện cho công tác vệ sinh tra tìm tài liệu Đối với kho bảo quản nhiều phông, sử dụng nhiều giá để tài liệu cần lập bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phơng cho biết tài liệu phơng để theo ngăn nào, giá kho Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá bảng theo dõi chỗ để tài liệu giá cho biết tài liệu thuộc phơng Các bảng dẫn làm thành thẻ bìa cứng có kích thước xếp theo bảng dẫn Mỗi có yêu cầu xếp lại tài liệu kho thẻ cần thay đổi theo xếp 3.3 Phòng, chống nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 3.3.1 Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin 62 Để bảo quản an toàn tài liệu chống lại nguy tài liệu bị xuống cấp, lão hoá tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy đại có chứa lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 610) Trong điều kiện nay, cơ quan, tổ chức trang bị thiết bị văn phịng để đảm bảo tài liệu bảo quản lâu dài trình làm văn bên cạnh việc lựa chọn loại giấy cần ý đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt phương pháp ghi tin có độ bền cao 3.3.2 Phịng, chống yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ điều kiện tự nhiên 3.3.2.1 Đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ Vì độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ vấn đề cần quan tâm hàng đầu Trong điều kiện sở vật chất có thể, quan nên trang bị thiết bị phòng, chống ẩm máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí Số lượng cơng suất máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín kho vào yêu cầu trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu phịng Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để bảo đảm máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm Nếu chưa có điều kiện trang bị máy móc, quan áp dụng số biện pháp truyền thống sau: * Thơng gió Áp dụng điều kiện khơng khí kho ẩm ướt khơng khí ngồi trời Có hai cách thơng gió thơng gió tự nhiên thơng gió máy Khi áp dụng phương pháp cần ý: - Nhiệt độ ngồi kho khơng cao 320C không thấp 100C - Độ ẩm tuyệt đối tương đối trời phải thấp kho - Ngồi kho khơng có sương đọng, nhiệt độ khơng khí ngồi kho phải nhỏ nhiệt độ điểm sương kho - Về chế độ thơng gió: khơng khí kho phải lưu thơng với tốc độ khoảng 5m/giây Đây biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhược điểm thơng gió bụi trùng có điều kiện thâm nhập vào kho 63 * Bao gói cách ly độ ẩm Là biện pháp chủ động để tránh khơng khí ẩm xâm nhập vào tài liệu Tài liệu khô cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói Có thể cho thêm vào túi Silicagen chất chống nấm mốc Biện pháp chủ yếu áp dụng tài liệu ảnh * Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu Trong trường hợp tài liệu bị ướt mưa bão, lụt dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu nhiệt độ không 35-36oC Lưu ý không dùng than, củi sấy tài liệu Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, in…tuyệt đối không sấy Chế độ ẩm tiêu chuẩn cần trì kho nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là: Loại tài liệu Độ ẩm Tài liệu giấy 50% (+5%) Tài liệu ảnh đen trắng 35% (+ 5%) Tài liệu ảnh màu 35% (+ 5%) Tài liệu microfilm 35% (+ 5%) Tài liệu ghi âm 45% (+ 5%) 3.3.2.2 Duy trì nhiệt độ bảo quản thích hợp Quy định nhiệt độ bảo quản loại tài liệu lưu trữ: Tài liệu ảnh đen trắng 160C (+20C) Tài liệu ảnh màu 50C (+20C) Tài liệu microfilm 20C (+ 20C) Tài liệu ghi âm 180C (+ 20C) Để đảm bảo nhiệt độ nêu kho lưu trữ cần trang bị thiết bị kiểm sốt trì nhiệt độ bao gồm: nhiệt kế, quạt thơng gió, điều hồ cục bộ, điều hoà trung tâm 3.3.2.3 Hạn chế ánh sáng kho bảo quản tài liệu lưu trữ Do ánh sáng đặc biệt ánh sáng tự nhiên gây nhiều tác động không tốt cho tài liệu lưu trữ nên công tác bảo quản cần ý số vấn đề sau: - Trước hết kho lưu trữ đặt trụ sở quan, địa điểm cần tránh hướng Tây, chọn phịng có cửa sổ Sử dụng rèm chắn sáng với màu sắc phù hợp 64 - Tài liệu cần để cặp hộp kín - Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết, không bật điện thường xuyên kho - Độ chiếu sáng mặt tài liệu: kho 15-25lux, phòng đọc 100lux 3.3.2.4 Phòng, chống bụi Trước hết địa điểm xây dựng kho lưu trữ cần ý khơng xây dựng nơi có nhiều bụi khu vực ven biển gần khu công nghiệp - Tài liệu cần bảo quản bìa, cặp, hộp kín - Thường xuyên vệ sinh kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu tài liệu thường xuyên Việc vệ sinh kho bảo quản thực theo trình tự: + Chuẩn bị + Vệ sinh trần kho + Vệ sinh tường kho (mặt bên trong) + Vệ sinh cửa sổ + Vệ sinh trang thiết bị kho + Vệ sinh giá hộp bảo quản tài liệu + Vệ sinh sàn kho + Vệ sinh cửa vào + Vệ sinh hành lang + Kiểm tra vệ sinh kho + Kết thúc Đối với tài liệu lưu trữ giấy, việc vệ sinh tài liệu thực theo quy trình: + Chuẩn bị + Vệ sinh hộp bảo quản tài liệu (bên trong) + Vệ sinh bìa hồ sơ + Vệ sinh tài liệu + Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ + Đưa tài liệu vào hộp bảo quản tài liệu + Xếp hộp tài liệu lên giá 65 + Kiểm tra vệ sinh tài liệu + Kết thúc Lưu ý: Nồng độ bụi kho phải