Xây dựng cơ sở dữ liệu giáo trình đào tạo theo môn học

ỦY BAN NHÂN DÂN TP.HCM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN *** SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2020 -2021 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠO THEO MƠN HỌC Tên người viết sáng kiến: VĂN THỊ DIỄM THI Chức danh: Giám đốc Đơn vị: Trung tâm Thông tin Thư viện TP Hồ Chí Minh, năm 2021 MỤC LỤC Trang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm .4 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm .4 Tổng quan PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề Cơ sở thực tiễn Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Hiệu SKKN 16 Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến, kinh nghiệm, giải pháp thân 17 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận 18 Kiến nghị .18 Tài liệu tham khảo .19 Phụ lục .20 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở liệu GTĐT Giáo trình đào tạo SKKN Sáng kiến kinh nghiệm SVHS Sinh viên học sinh TTT Trung tâm Thông tin Thư viện PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề: 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Danh mục giáo trình đào tạo Hiệu trưởng nhà trường ký định ban hành đưa vào sử dụng hàng năm theo khóa học Danh mục để TTT bổ sung tài liệu, chuẩn bị đủ giáo trình, tài liệu phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu Giảng viên SVHS Danh mục giáo trình lưu trữ TTT tra cứu in, phần mềm quản lý thư viện chưa xây dựng tác vụ để quản lý tra cứu giáo trình đào tạo Vì vậy, việc xây dựng CSDL giáo trình đào tạo nhằm quản lý tổ chức cho người sử dụng tra cứu, tìm kiếm giáo trình cần thiết Trước đây, TTT thực số giải pháp nghiệp vụ để quản lý tra cứu giáo trình khơng đạt hiệu Trên sở kinh nghiệm công tác học hỏi kinh nghiệm xây dựng CSDL từ trường bạn, tác giả viết SKKN “Xây dựng sở liệu giáo trình đào tạo theo mơn học” với mong muốn góp phần nâng cao cơng tác quản lý giáo trình đào tạo, tài liệu tham khảo, hỗ trợ cho người sử dụng thư viện thuận lợi trình tìm kiếm, tra cứu, đồng thời đáp ứng tốt cho công tác tự kiểm định, đánh giá ngồi nhà trường chương trình đào tạo 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm SKKN nhằm mục đích xây dựng quản lý giáo trình đào tạo theo môn học ngành nghề đào tạo, bậc khóa đào tạo SKKN nhằm tổ chức cho Giảng viên SVHS tra cứu danh mục website tích hợp với website TTT Tổng quan: Căn Danh mục giáo trình Hiệu trưởng ký ban hành chương trình chi tiết môn học (của ngành nghề), TTT thực việc kiểm tra giáo trình để xác định giáo trình có TTT hay khơng, có đủ số lượng in theo yêu cầu theo Thông tư số15/2017/TT-BLĐTBXH ngày 08/06/2017 quy định tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp Trên sở kết kiểm tra, TTT phối hợp với khoa tổ chức thực công tác bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo TTT có lưu trữ đầy đủ tài liệu, giáo trình theo yêu cầu khoa Tác giả tổ chức nhập liệu Danh mục giáo trình khóa 2017, 2018, 2019 vào phần mềm quản lý trích xuất báo cáo CSDL giáo trình đào tạo (bằng file excel) Tuy nhiên, website TTT không hỗ trợ tra cứu danh mục (do website phiên cũ), vậy, tác giả đề xuất thực website: CSDL giáo trình đào tạo, tài liệu tham khảo theo môn học địa chỉ: http://giaotrinhdaotao.tdc.edu.vn/ để thuận lợi cho Giảng viên SVHS tra cứu danh mục SKKN tác giả xây dựng áp dụng thử TTT từ học kỳ II năm học 20192020 (hiện nhập liệu khóa 2020), phục vụ cho công tác tự đánh giá sở GDNN tự đánh giá CTĐT ngành Công nghệ thông tin năm 2020 PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề: 1.1 Quyết định 167/QĐ-CNTĐ-NS ngày 10/5/2017 HIệu trưởng nhà trường việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụcủa đơn vị trực thuộc Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức: Chức TTT là: “Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ công tác thông tin thư viện phục vụ hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học toàn trường” Một nhiệm vụ TTT là: “Nghiên cứu, đề xuất ý kiến phương án xây dựng, củng cố phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên SVHS”, “Tổ chức hướng dẫn cán bộ, giảng viên, nhân viên SVHS sử dụng thư viện khai thác nguồn lực thông tin thư viện”, “… tạo điều kiện cho bạn đọc khai thác sử dụng hiệu nguồn lực thông tin” 1.2 Thông tư số 15/2017/TT-BLĐTBXH ngày 08/06/2017 Bộ Lao động Thương binh Xã hội quy định tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp, cụ thể:  Điều Tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường trung cấp, trường cao đẳng Tiêu chí - Chương trình, giáo trình k) Tiêu chuẩn 10: Có đủ giáo trình cho mơ đun, mơn học chương trình đào tạo Tiêu chí - Cơ sở vật chất, thiết bị đào tạo thư viện n) Tiêu chuẩn 13: Trường có thư viện bao gồm phòng đọc, phòng lưu trữ bảo đảm theo tiêu chuẩn thiết kế Thư viện có đủ chương trình, giáo trình trường phê duyệt, loại giáo trình đảm bảo tối thiểu 05 in p) Tiêu chuẩn 15: Trường có thư viện điện tử, có phịng máy tính đáp ứng nhu cầu tra cứu, truy cập thơng tin nhà giáo người học; giáo trình, tài liệu tham khảo trường số hóa tích hợp với thư viện điện tử phục vụ hiệu cho hoạt động đào tạo  Điều 15 Tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng chương trình đào tạo trình độ trung cấp cao đẳng Tiêu chí - Chương trình, giáo trình i) Tiêu chuẩn 9: Có đủ giáo trình cho mơ-đun, mơn học chương trình đào tạo Tiêu chí - Cơ sở vật chất, thiết bị đào tạo thư viện e) Tiêu chuẩn 6: Thư viện có đủ chương trình, giáo trình sở đào tạo phê duyệt; loại giáo trình có tối thiểu 05 in đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập nhà giáo người học; có đủ sách, tạp chí, tài liệu tham khảo tối thiểu 05 đầu sách/người học; 100% chương trình, giáo trình số hóa tích hợp với thư viện điện tử phục vụ hiệu cho hoạt động đào tạo Cơ sở thực tiễn: Một chức năng, nhiệm vụ TTT “củng cố phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng SVHS” Cơng tác quản lý giáo trình, tài liệu tham khảo việc cần thực để đáp ứng u cầu cơng tác đào tạo, đồng thời góp phần nâng cao hiệu cho công tác bổ sung, truyền thông tài liệu, lọc tài liệu TTT thông qua việc thống kê tần suất sử dụng tài liệu Tuy nhiên, công tác quản lý giáo trình, tài liệu tham khảo sử dụng thực chuẩn bị cho công tác đánh giá ngồi nhà trường, đánh giá ngồi ngành Cơng nghệ thơng tin, thực hồn tồn thủ cơng (từ tổng hợp, hiệu chỉnh, thống kê, báo cáo số liệu… file excel word) Phần mềm quản lý thư viện không hỗ trợ module tác vụ để quản lý, tra cứu giáo trình đào tạo khơng có báo cáo thống kê số lượng giáo trình sử dụng theo ngành nghề, khóa đào tạo; tần suất sử dụng giáo trình… Tác giả tiếp cận văn hướng dẫn công tác kiểm định trường chương trình đào tạo (Phụ lục cơng văn số 453/TCGDNN-KĐCL ngày 25/3/2019 Bộ Lao động Thương binh Xã hội việc hướng dẫn đánh giá tiêu chuẩn kiểm định chất lượng sở giáo dục nghề nghiệp trường trung cấp, cao đẳng; Phụ lục công văn số 454/TCGDNN-KĐCL ngày 25/3/2019 Bộ Lao động Thương binh Xã hội việc hướng dẫn đánh giá tiêu chuẩn kiểm định chất lượng chương trình đào tạo trình độ sơ cấp, trung cấp cao đẳng), gợi ý minh chứng giáo trình hầu hết là: “Danh sách thống kê giáo trình cho mơ-đun, mơn học CTĐT”, “Bảng kê danh mục chương trình, giáo trình sở đào tạo phê duyệt”, “Bảng kê danh mục sách, tạp chí, tài liệu tham khảo hàng năm”, “Danh sách giáo trình sở đào tạo phê duyệt số lượng giáo trình thư viện”… hiểu minh chứng để đáp ứng yêu cầu công tác kiểm định in danh mục giáo trình Tuy nhiên, đồn đánh giá kiểm tra thực tế TTT yêu cầu xem in danh mục giáo trình, tài liệu khóa, ngành nghề phải tra cứu danh mục website TTT Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề: 3.1 Tổng hợp hiệu chỉnh danh mục giáo trình, tài liệu giảng dạy:  Mục tiêu: - Chuẩn bị liệu để hình thành CSDL giáo trình theo mơn học - Cơng tác tổng hợp, thống kê danh mục giáo trình giúp Thư viện \xác định tần suất sử dụng giáo trình, tài liệu; thống kê cụ thể giáo trình, tài liệu sử dụng cho khóa nào, học phần nào, ngành nào?  Cách thực hiện: - Thứ nhất: Căn danh mục giáo trình, tài liệu giảng dạy Hiệu trưởng phê duyệt chương trình chi tiết học phần, tác giả thực việc tổng hợp tất danh mục vào file excel Ví dụ: Tổng hợp danh mục giáo trình, tài liệu ngành Công nghệ thông tin: Tổng hợp danh mục giáo trình học phần: - Thứ hai: Hiệu chỉnh thông tin tài liệu tồn danh mục (như: tên giáo trình, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản…) để công tác thống kê đạt độ xác cao Đây công đoạn chiếm nhiều thời gian nhất, phải thực kiểm dị chéo ngành, khoa Bởi vì, kiểm tra chéo phát nhiều trường hợp giáo trình danh mục khóa khác nhau, khoa, ngành khác lại việc thể tên tài liệu, năm xuất bản, tác giả khác nhau… Hoặc tên tài liệu khác ký tự (như khoảng cách chữ) dẫn đến việc thống kê khơng xác Ví dụ: Trường hợp tài liệu “Cơ sở liệu” tác giả Nguyễn Hồng Ngun (Khoa Cơng nghệ Thơng tin): Ở Danh mục khóa 2017 thể "TLGD sở liệu”, cịn danh mục khóa 2018, 2019 thể “Cơ sở liệu” + Hoặc trường hợp tài liệu “Truyền động khí nén thủy lực cơng nghiệp” tác giả Nguyễn Chí Thành khoa Cơ khí Khoa Cơng nghệ Tự động liệt kê khác nhau: + Một vài trường hợp khác: 10 - Thứ ba: Kiểm dò danh mục tài liệu phần mềm quản lý thư viện PSCLib để xác định mã kiểm soát số lượng in tài liệu để thực công tác thống kê, báo cáo, đồng thời làm sở phối hợp với Khoa chuyên ngành việc lựa chọn, thay tài liệu, điều chỉnh danh mục giáo trình, tài liệu Ví dụ: Một số tài liệu phải sử dụng nhiều mã kiểm soát kết hợp đủ số lượng in theo yêu cầu công tác kiểm định 11 3.2 Phối hợp với cty phần mềm bổ sung chức quản lý CSDL giáo trình:  Mục tiêu: - Hình thành CSDL giáo trình theo mơn học phần mềm quản lý Thư viện  Cách thực hiện: - Thảo luận thống với đồng nghiệp nghiệp vụ quản lý giáo trình phần mềm: Nghiệp vụ quản lý giáo trình phần mềm chưa đáp ứng nên cần phải có thảo luận kỹ trước thực - Thống giải pháp nhập liệu biểu ghi, phải xác định liệu phải nhập vào phần mềm quản lý, liệu trích xuất từ UIS liệu có sẵn, cụ thể: Các liệu phải nhập vào phần mềm quản lý: + Mã ngành + Mã môn học + Năm sử dụng giáo trình + Bản điện tử + Loại tài liệu: Giáo trình tài liệu tham khảo 12 + Mã kiểm soát tài liệu kết hợp: nhập mã kiểm soát tài liệu thứ trở Ccác liệu trích xuất từ UIS tận dụng liệu có sẵn: Mã kiểm sốt tài liệu (thứ 1), tên môn học, số phân loại, nhà xuất bản, năm xuất bản, số lượng in - Đề xuất mẫu báo cáo CSDL giáo trình theo mơn học: Sau hồn thành việc nhập liệu, CSDL giáo trình theo mơn học tạo lập trích xuất thành báo cáo (theo mẫu 196): 13 - Rút kinh nghiệm từ công tác tổng hợp, hiệu chỉnh tài liệu danh mục giáo trình khóa 2017, 2018, 2019, TTT phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo bổ sung “số ký hiệu xếp giá” chương trình chi tiết học phần, để Giảng viên Khoa chuyên ngành tự rà sốt chọn giáo trình, tài liệu tham khảo có thư viện đủ số lượng in: 3.3 Xây dựng website tra cứu danh mục giáo trình:  Mục tiêu: - Tổ chức cho người sử dụng thư viện tra cứu danh mục trực tuyến  Cách thực hiện: 14 - Xác định nội dung thông tin website, phù hợp với nhu cầu tra cứu giáo trình theo khoa, bậc, khóa đào tạo - Xuất liệu báo cáo CSDL giáo trình theo mơn học, kiểm tra hồn thiện liệu - Cập nhật liệu vào hệ thống website - Tích hợp website vào website thư viện Cơng tác quản lý giáo trình, tài liệu tham khảo nghiệp vụ tương đối thư viện trường Đại học, cao đẳng nói chung TTT trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức nói riêng Mỗi trường có cách tiếp cận giải pháp khác để xây dựng nghiệp vụ quản lý giáo trình tổ chức hệ thống tra cứu giáo trình, tài liệu theo mơn học website: Đại học Tôn Đức Thắng, Đại học Ngân hàng Tp Hồ Chí Minh, Đại học Bách Khoa, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tp Hồ Chí Minh…(xem phụ lục) TTT trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức sử dụng phần mềm quản lý thư viện PSCLib 7.0 website TTT hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, chưa hỗ trợ cho việc tra cứu giáo trình theo ngành, theo khóa website (do website TTT phiên cũ nên phần mềm không hỗ trợ bổ sung thêm chức năng) Vì vậy, giải pháp đề xuất xây dựng website giáo trình đào tạo, sử dụng liệu trích xuất từ CSDL giáo trình, tài liệu tham khảo phần mềm Website tích hợp website TTT để Giảng viên SVHS thuận lợi trình tra cứu, tìm kiếm giáo trình, tài liệu Website giáo trình đào tạo (http://giaotrinhdaotao.tdc.edu.vn/) tổ chức đơn giản, sử dụng màu sắc có tính tương phản cao, giao diện thân thiện với người sử dụng Cách tìm kiếm website xây dựng theo khoa chuyên ngành, bậc đào tạo, 15 ngành đào tạo Dữ liệu giáo trình, tài liệu tham khảo hiển thị lọc theo khóa học, theo tên học phần HOẶC tìm kiếm theo tên học phần, tên tài liệu, tên tác giả, nhà xuất bản… Hiệu SKKN: CSDL giáo trình đào tạo xây dựng quản lý phần mềm từ kinh nghiệm công tác thực tiễn, chủ động học hỏi kinh nghiệm từ trường bạn, thống nghiệp vụ TTT - Ứng dụng CNTT quản lý CSDL giáo trình đào tạo theo mơn học Hỗ trợ hiệu cho cơng tác nghiệp vụ TV nói riêng hiệu công tác quản lý thư viện nói chung: - Tổ chức cho người sử dụng thư viện tra cứu GTĐT theo môn học: Việc xây dựng website tra cứu chuyên biệt giáo trình, tài liệu tham khảo theo môn học cụ thể, ngành học cụ thể (và tích hợp với website TTT) hỗ trợ tốt cho người dạy người học trình khai thác tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu học tập, đồng thời giúp 16 cho công tác nghiệp vụ khác TTT đạt hiệu tốt (như công tác bổ sung, truyền thông, lọc tài liệu…), từ giúp tăng hiệu cơng tác quản lý thư viện - SKKN áp dụng thực tế đánh giá đáp ứng yêu cầu cơng tác đánh giá ngồi nhà trường đánh giá ngành CNTT SKKN áp dụng thử TTT Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức từ tháng 06/2020 đánh giá đáp ứng u cầu cơng tác đánh giá ngồi nhà trường đánh giá ngồi ngành Cơng nghệ thơng tin, cụ thể báo cáo cơng tác đánh giá ngồi nhà trường, điểm số tiêu chí giáo trình đạt yêu cầu theo quy định Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến, kinh nghiệm, giải pháp thân: Trước xây dựng CSDL, cần phải có định hướng việc hình thành CSDL, chuẩn hóa tất liệu đầu vào dùng để xây dựng CSDL website tra cứu Phối hợp chặc chẽ với khoa chuyên môn việc hiệu chỉnh thông tin tài liệu Lưu ý trường hợp sử dụng nhiều mã kiểm soát tài liệu đủ số lượng in Bàn bạc thống nghiệp vụ thư viện đơn vị trước thực việc nhập liệu vào phần mềm Tổ chức công tác tra cứu đảm bảo phù hợp với yêu cầu công tác đào tạo công tác kiểm định, phù hợp với trạng công tác quản lý thư viện Dự trù số tình xảy để chủ động thay đổi giải pháp thực như: phần mềm không hiển thị liệu u cầu trích xuất từ UIS, kiểm sốt báo cáo thống kê thường xuyên để tránh sai sót trích xuất liệu xây dựng website Tiếp tục kiểm tra độ xác liệu giáo trình khóa 2017, 2018 2019 Trong thời gian tới, đề nghị công ty PSC khắc phục số lỗi CSDL giáo trình (như chưa hiển thị tên ngành tên số học phần); đề 17 xuất bổ sung thêm số liệu để hoàn thiện CSDL giáo trình website tra cứu (ghi thêm mã kiểm sốt), xem xét bổ sung từ khóa tra cứu theo tên học phần, mã học phần, mã ngành, khóa học… 18 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận: CSDL giáo trình đào tạo xây dựng, quản lý phần mềm xây dựng website tra cứu liệu chuyên sâu giáo trình xu hướng chung công tác quản lý thư viện nhằm đáp ứng yêu cầu công tác đào tạo cơng tác kiểm định giáo trình, tài liệu, đồng thời giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, tổ chức thư viện để phục vụ cán bộ, giảng viên, nhân viên SVHS nhà trường Việc xây dựng CSDL giáo trình giúp cho thư viện kiểm sốt giáo trình, tài liệu tham khảo; từ chủ động tham mưu cho khoa chuyên ngành, Giảng viên việc lựa chọn, bổ sung giáo trình, tài liệu, bên cạnh cơng tác lọc tài liệu thư viện xác đạt hiệu cao Trong thời gian tới, tác giả tiếp tục nghiên cứu hồn thiện CSDL giáo trình, tài liệu tham khảo website tra cứu với mục tiêu giúp bạn đọc tìm kiếm thuận lợi linh hoạt Kiến nghị: Phòng Kế hoạch Vật tư: Phối hợp với cơng ty phần mềm PSC hồn thiện liệu CSDL giáo trình đào tạo theo yêu cầu TTT Phòng Quản lý Đào tạo Trong mẫu chương trình chi tiết học phần: Thay số ký hiệu xếp giá “Mã kiểm soát” tài liệu để TTT xác định thông tin tài liệu nhanh chóng xác Giảng viên khoa chun mơn Lựa chọn giáo trình, tài liệu có đủ số lượng in theo yêu cầu công tác kiểm định Sử dụng nguồn lực thông tin TTT để mở rộng nguồn tài liệu tham khảo cho SVHS Tăng cường đề nghị bổ sung tài liệu thay cho giáo trình, tài liệu tham khảo có năm xuất cũ 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định 167/QĐ-CNTĐ-NS ngày 10/5/2017 HIệu trưởng nhà trường việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị trực thuộc Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Thông tư số 15/2017/TT-BLĐTBXH ngày 08/06/2017 Bộ Lao động Thương binh Xã hội quy định tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp Website số trường Đại học, cao đẳng 20 PHỤ LỤC CSDL GIÁO TRÌNH THEO MÔN HỌC CỦA MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Đại học Bách Khoa Tp Hồ Chí Minh: Tài liệu theo đề cương môn học (URL: http://opac.lib.hcmut.edu.vn/IndexMH.asp) 21 Đại học Nguyễn Tất Thành: Danh mục tài liệu môn học ngành Quản trị khách sạn Đại học Ngân hàng Tp Hồ Chí Minh: DMTL Chương trình đào tạo (URL: http://library.buh.edu.vn/Default.aspx?ModuleId=11111111-0000-0000-0000000000000015) 22 Đại học Tôn Đức Thắng: Tài liệu môn học: (URL: https://lib.tdtu.edu.vn/index.php/vi/tai-nguyen/tai-lieumon-hoc) Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tp Hồ Chí Minh: Tài liệu phục vụ môn học: (URL: https://lib.hcmussh.edu.vn/Resources/Docs/SubDomain/lib/Tai%20lieu%20mon%20h oc/2019/KhoaHanQuochoc2019_DH.pdf) 23