Quản lý thư viện và quản lý tiền điện

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Lời mở đầu1 Ngày nay, có lẽ không cần phải nói nhiều vai trò công nghệ thông tin công nghệ thông tin xuất hầu hết lĩnh vực đời sống Xà Hội Nó có mặt hoạt động vui chơi, giải trí đến việc quản lý dự liệu quan Hầu hết toán quản lý làm máy tính Thông dụng phần mềm Excel Trong để quản lý toán đơn giản Access Excel phần đợc sử dụng nhiều Với đề tài Quản lý Th viện Quản lý Tiền điện - đề tài hấp dẫn nhng phức tạp với nhiều yêu cầu thao tác.Tuy nhiên nhờ có phần mềm quản lý Access Excel thao tác đà trở nên đơn giản dễ dàng nhiều Hai đề tài đà hỡ trợ cho em nhiều kiến thøc qu¶n lý Th viƯn cịng nh qu¶n lý điện chi nhánh điện, công ty Điện Lực Những kiến thức trình học tập thực hữu ích , giúp em yên tâm áp dụng thực tế làm việc Nh quản lý Th viện Quản lý Tiền điện nh nào? xin mời xem tiếp trang sau Phần i Cơ sở liệu Microsoft Access2 Chơng i Tổng quan Access sở liệu2 I Giới thiệu Accsess2 Access hệ quản trị CSDL quan hệ, phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Hiệu năng: cao dễ sử dụng, có giao diện giống nh thành phần Officee Ngoài Access phát triển hệ thống công cụ mạnh mẽ, giúp cho nhà quản trị phát triển trọn gói trình ứng dụng Khởi động Access.2 Có cách để khởi động Access: C¸ch 1: Start/ Programs/ Microsoft Access C¸ch 2: NhÊn đúp vào biểu tợng: công cụ Tạo tệp Access2 Tệp Access có đuôi mở rộng MDB gồm thành phần chính: Tables (Bảng): Là nơi lu chứa liệu cho toàn CSDL Queries (Truy vấn): Nơi lu chứa câu truy vấn ®· ®ỵc thiÕt kÕ cđa CSDL  Forms (Giao diƯn): Nơi lu chứa mẫu biểu đà đợc thiết kế sẵn Reports (Báo cáo): Nơi lu chứa mẫu báo cáo đà đợc thiết kế sẵn CSDL Macro (Lệnh vĩ mô): Là tập hợp lệnh đợc chọn, xếp hợp lý cho việc tự động hoá thao tác Modul (Đơn thể chơng trình): chứa hàm th viện, chơng trình phục vụ cho dự án Sau khởi động Access thành công, mét hép tho¹i sÏ xt hiƯn, kÝch cht chän biĨu tợng Blank Access Database.Sau chọn OK Tiếp theo xuất hộp thoại yêu cầu bạn cất giữ hộp ở: Save in: đặt tên cho tệp vào: File name/ Create để hoàn thành Môi trêng lµm viƯc cđa Access Thanh Toolbar vµ hƯ thèng Menu nơi thực lệnh Cửa sổ làm việc Access bao gồm thành phần: Tables Queries  Forms  Reports  Macro  Pages  Modul Më mét tƯp Access ®· cã:  File/Open Tìm tệp Access Look in/ Open §ãng mét tƯp Access Trêng THDL KTKT Hoa L Hoµng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Có cách đóng tệp Access: Cách 1: File/ Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Nhấn Close Chơng II Xây dựng sở liệu Access.4 I Giới thiệu.4 Cơ sở liệu (CSDL) Access: Là đối tợng bao gồm tập hợp bảng mối quan hệ bảng đợc thiết lập cách phù hợp để phục vụ lu trữ liệu cho ứng dụng quản lý liệu Dùng để quản lý nhân quan vừa nhỏ II Bảng Liệu (Table)4 Hình 1 Khái niệm: Là nơi chứa toàn liệu CSDL Trong CSDL có nhiều bảng, bảng đợc thiết kế cho lu trữ đợc đầy đủ liệu cần thiết Một bảng liệu Access bao gồm thành phần: Tên bảng: bảng có tên gọi riêng Chú ý: Tên bảng có dấu cách trống, ký tự đặc biệt, chữ tiếng việt có dấu Field(Trờng): Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access - Mỗi trờng bảng có tên gọi tập hợp thuộc tính miêu tả trờng liệu - Mỗi cột bảng tơng ứng với trờng liệu Bản ghi: - Mỗi dòng ghi có trỏ ghi, trỏ ghi đến đâu ta làm việc với ghi Trờng khoá (Primary Key): - Dùng để phân biệt giá trị ghi cïng mét b¶ng - Trong mét b¶ng cã thể có có nhiều trờng khoá Liên kết bảng Tác dụng: Để đảm bảo mục đích lu trữ cho liệu a Liên kết 1- Mỗi ghi bảng mạch liên kết với ghi bảng b Liên kết 1- Liên kết 1- nhiều: trờng ghi liên kết với nhiều ghi Ngợc lại ghi bảng nhiều liên kÕt tíi nhÊt mét trêng cđa b¶ng Xây dựng bảng liệu Bớc 1: Khẳng định trình thiết kế cho bảng chế độ Design View thẻ Table, chọn New/ Design View/ OK ( có thĨ chän Create Tables in Design View ë thỴ Tables ) Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Hình Bớc 2: Khai báo danh sách tên trờng bảng cách: Gõ danh sách tên trêng ë cét Field Name H×nh Bíc 3: Khai báo kiểu liệu cho trờng cách: Chọn kiĨu d÷ liƯu cho tõng trêng ë cét Data Type Bớc 4: Thiết lập trờng khoá cho bảng ( bảng trờng khoá bỏ qua bớc ) Cách chọn trờng khóa: Dùng chuột + Shift đánh dấu đầu dòng trờng muốn thiết lập khoá Mở thực đơn: Edit/ Primary Key -> Để thiết lập thc tÝnh kho¸ cho c¸c trêng võa chän Cã thĨ đa trỏ chuột đến đầu dòng cần thiết lập khoá nhấn chuột phải, xuất hộp thoại chọn Primary Key Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Bớc 5: Lu lại cấu trúc bảng, nhấn tổ hợp phím Alt + S , click vào biểu tợng Save, sau gõ tên bảng chọn OK Chú ý: Mỗi trờng liệu đợc khai báo cã thĨ thiÕt lËp rÊt nhiỊu thc tÝnh t vµo kiểu liệu trờng đà nhận Các thuộc tính cã thĨ khai b¸o: - Field Size: ThiÕt lËp kÝch thớc liệu (chỉ áp dụng cho trờng có kiểu liệu Text, Number ) - Đối với trờng liệu có kiểu liệu kiểu Text khai báo thuộc tính Field Size số tuỳ thuộc vào ngời thiết kế - Đối với trờng có kiểu liệu kiểu Number thuộc tính Field Size cho biết trờng nhận giá trị số Loại số Diễn giải Độ lớn Byte KiĨu sè nguyªn byte Integer KiĨu sè nguyªn byte Long Integer KiĨu sè nguyªn byte Single KiÓu sè thùc byte Double KiÓu sè thùc 12 byte - Thuéc tÝnh tiÕp theo Input Mark: thiÕt lËp lại liệu cho trờng bảng Kiểu thuộc tính áp dụng cho trờng liệu kiểu Text, Number, Date Time - Thuéc tÝnh Default Value: dïng để thiết lập giá trị ngầm định cho trờng lệnh thêm ghi - Thuộc tính Caption: thiết lập tiêu đề cho trờng dùng liệu đợc nhập vào - Valielation Text: dùng để thiết lập câu ghi để thông báo cho ngời nhập liệu - Thuộc tính Required: yêu cầu phải nhập liệu cho trờng Nếu thiết lập Yes, nhập liệu thiết phải nhập liệu cho trờng Còn thiết lập No không thiết phải nhập liệu cho trờng Thiết lập liên kết bảng Để tạo liên kết cho cặp bảng làm bớc sau: Bớc 1: Mở cửa sổ thiết lập liên kết: Vào Tool/ Relationship Bớc 2: Đa bảng tham gia liên kết thông qua hộp thoại Show Table Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access - Chọn bảng cần tham gia liên kết, nhấn nút Add - Chọn xong toàn bảng nhấn Close Bớc 3: Thực tạo kết nối cặp bảng Dùng chuột kéo trờng cần liên kết bảng Chú ý: Tuỳ thuộc vào kiểu khoá trờng tham gia liên kết mà Access tự xác định đợc kiểu liên kết hai bảng Nhập liệu cho bảng a Cách nhập liệu: Bớc 1: Mở bảng liệu cần nhập liệu cách: Nhấn đúp lên bảng liệu cần nhập liệu chọn bảng cần nhập liƯu råi nhÊn Close Bíc 2: Lµ thùc hiƯn nhËp liệu vào bảng mở bàn phím Một số thao tác liệu bảng a Xóa ghi: thao tác xoá số ghi khỏi bảng Cách xoá: Bớc 1: Chọn ghi cần xoá Dùng chuột đánh dấu đầu dòng ghi cần chọn Bớc 2: Ra lệnh xoá Mở thực đơn Edit/ Delete Record Bấm phải chuột lên ghi đà chọn nhấn Delete Record Một hộp thoại xuất hiện, chọn Yes đồng ý xoá, chọn No muốn huỷ bỏ việc xoá ghi b Sắp xếp ghi Sắp xếp việc thay đổi thứ tự hiển thị ghi theo trật tự Kết việc xếp giúp ngời dùng quan sát đợc tốt liệu bảng Cách xếp liệu bảng më nh sau: Bíc 1: Chän trêng (cét) mn s¾p xếp Bớc 2: Nhấn nút lệnh công cụ c Lọc liệu Là lọc ghi bảng có số giá trị Kết việc lọc liệu giúp ngời dùng làm việc hiệu tập hợp ghi mà họ mong muốn Các bớc lọc liệu: Bớc 1: Nhấp phải chuột lên trờng cần lập liệu, xt hiƯn mét menu Bíc 2: ThiÕt lËp ®iỊu kiƯn lọc trờng chọn Có nhiều cách để xác định điều kiện lọc Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Muốn lọc ghi có giá trị HÃy chọn mục Filter by Selection Muốn lọc ghi thoả mÃn điều kiện ta gõ điều kiện mục Filter for Quy trình xây dựng CSDL Bớc 1: Lần lợt xác định cấu trúc bảng CSDL Với bảng liệu khai báo cấu trúc cần giải quyết: Khai báo danh sách trờng bảng cột Field Name Chọn kiểu liệu phù hợp cho c¸c trêng ë cét Data Type  ThiÕt lËp trêng khoá cho bảng Thiết lập thuộc tính cho trờng Đặt tên cho bảng Bớc 2: Thiết lập liên kết bảng cửa sổ Relationship Bớc 3: Nhập liệu cho bảng II.Các truy vấn liệu (Quyery)10 1.Select Query Select Query: Là câu truy vấn dùng để trích_lọc_hiển thị liệu từ nguồn khác CSDL Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access 1.1 Cách tạo Query: Bớc 1: Ra lệnh tạo Select Query cách: Kích hoạt thẻ Queries, nhấn nút New/ Design View/ OK (hoặc thẻ Queries chän Create Query in Design View) H×nh Bíc 2: Chọn bảng liệu lên hình thiết kế Query từ cửa sổ Show Table Chọn bảng có liªn quan Chän xong nhÊn nót Add Sau chän xong toàn bảng chọn nút Close Lúc hình thiết kế Queries xuất Bớc 3: Khai báo thông tin cần thiết cho Queries Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quản lý CSDL Access Hình dòng Field nơi khai báo danh sách thông tin bảng kết Muốn hiển thị trờng lên Queries, nhấn đúp chuột lên trờng đó, dùng chuột kéo tròng từ bảng lên dòng Field Bớc 4: Sử dụng Queries vừa tạo Kích hoạt Queries để lấy kết cách: Nhấn đúp chuột lên Queries vừa tạo Nếu hình thiết kế Queries chế độ Design View nhấn View công cụ chọn Data Sheet View Một số thiết lập khác cho Query: Sort: dùng để thiết lập thứ tự, xếp liệu Query Muốn xếp liệu cho trờng nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trờng Show: để định hiển thị hay không hiển thị liệu trờng bảng kết 1.2 Lọc liệu: Để lọc liệu phải thiết lập điều kiện lọc vùng Criteria Các điều kiện nằm dòng Criteria nối với toán tử And, dòng Criteria sÏ nèi víi bëi to¸n tư “Or” Mét số hàm đợc sử dụng thiết lập thuộc tính lọc: Các hàm xử lý ngày, giờ: Data(): Trả lại ngày hệ thống Time(): Trả lại hệ thống Now(): Ngày, hệ thống Year(): Trả lại năm ngày hệ thống Trờng THDL KTKT Hoa L Hoàng Thị Thu Hơng