Khảo sát hoạt động của hệ thống open erp

ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ TIỂU LUẬN KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG _ Các quy trình: - CRM - Document Management - Project Management Sinh viên thực hiện: Nguyễn Vũ Hoàng Cương Vương Thị Minh Hữu Trần Vũ Thùy Linh Trương Thị Ngọc Bích Nguyễn Thanh Sơn 12 - 2010 1097530009 1097530052 1097530066 1097530008 1097530099 -2- MỤC LỤC MỤC LỤC I - GIỚI THIỆU OpenERP Các quy trình khảo sát OpenERP Đánh giá khả thi II KHẢO SÁT MODULE CRM Giới thiệu Cài đặt CRM OpenERP .8 Khảo sát hoạt động 13 Kết luận 23 III KHẢO SÁT MODULE DOCUMENT MANAGEMENT 24 Giới thiệu 24 Khảo sát hoạt động 25 Kết luận 33 IV KHẢO SÁT MODULE PROJECT MANAGEMENT 34 Giới thiệu 34 Khảo sát hoạt động 34 Kết luận 39 -3- I - GIỚI THIỆU OpenERP OpenERP (còn gọi Tiny ERP) phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mã nguồn mở, thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo nhu cầu khác doanh nghiệp OpenERP có sẵn khoảng 300 module dễ dàng tích hợp vào hệ thống tùy theo nhu cầu khách hàng OpenERP thành lập Tổng giám đốc Fabien Pinckaers vào năm 2005 Hệ thống triển khai 37 quốc gia Mỗi ngày có gần 800 cá nhân cộng đồng mã nguồn mở góp phần nâng cao chất lượng phần mềm * Những ưu điểm - Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ  Cài đặt tự động với lần nhấp chuột  Có thể thao tác qua Web qua ứng dụng Windows  Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng  Tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên  Hỗ trợ 20 ngôn ngữ (hiện chưa hỗ trợ tiếng Việt) - Tồn diện: có đầy đủ mơ đun cần thiết doanh nghiệp (hiện có 300 module): Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế tốn, tài chính, dịch vụ, quản lý dự án - Mạnh mẽ  Tự động thu thập thơng tin doanh nghiệp  Có thể tự thiết kế báo cáo riêng vòng phút - Linh hoạt  Thay đổi mà không cần phải lập trình  Quản lý module cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, xố module cách nhanh chóng)  Dễ dàng nâng cấp di chuyển hệ thống - Hệ thống theo chuẩn  Tương tác qua dịch vụ Web  Có thể tương tác với phần mềm có Joomla, ezPublish, SAP, OSCommerce, LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office,  Mã nguồn mở hồn tồn miễn phí - Hỗ trợ tất doanh nghiệp với quy mơ: sử dụng cho doanh nhiệp từ vài đến 2000 nhân viên -4- Các quy trình khảo sát OpenERP Để hiểu rõ ERP ứng dụng cho mơn học này, nhóm chọn nghiên cứu module OpenERP: CRM, Document Project Management Nhóm đặt mục tiêu nghiên cứu cách hoạt động tổng thể hệ thống OpenERP, từ hiểu rõ linh hoạt ứng dụng trường hợp, quy trình cụ thể doanh nghiệp khác khơng khảo sát theo quy trình cụ thể a/ CRM: CRM viết tắt Customer Relationship Managemet - Quản trị quan hệ khách hàng Đó chiến lược công ty việc phát triển quan hệ gắn bó với khách hàng qua nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu thói quen họ Đó tồn quy trình thu thập, tổng hợp phân tích thơng tin khách hàng, hàng bán, hiệu công tác tiệp thị, khả nǎng thích nghi cơng ty xu hướng thị trường nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao cho công ty b/ Document Management: Module quản lý tài liệu cho phép lưu trữ, phân loại, tìm kiếm tài liệu doanh nghiệp Module cung cấp truy cập FTP đến tất nguồn tài nguyên hệ thống ERP Hệ thống cung cấp cấu trúc thư mục để tăng hiệu tìm kiếm tài liệu Nó hữu ích để theo dõi tài liệu liên quan đến dự án, sản phẩm, bán hàng, hợp đồng, v.v c/ Project Management: Module quản lý dự án (Project Management) OpenERP quản lý dự án Chúng liên quan đến dịch vụ hỗ trợ, sản xuất hay nghiên cứu phát triển Nó cho phép tổ chức hoạt động, nhiệm vụ kế hoạch cơng việc cần thiết để hồn tất dự án  Hệ thống cho phép lập kế hoạch phân bổ nguồn tài nguyên sở ngắn hạn dài hạn  Lập lịch email tự động để thơng báo cho đối tác tình trạng tiến độ dự án  Cung cấp giao diện đồ họa dự án, nguồn lực sẵn có khối lượng cơng việc  Chức CalDAV truy cập để lập kế hoạch thơng tin từ xa  Có thể xếp cơng việc theo số tiêu chí để có bảng phân tích thơng tin khác liên quan đến nhiệm vụ dự án, chậm trễ, tiến -5- Đánh giá khả thi - Khách hàng nguồn sống doanh nghiệp, doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng tốt mang lại nhiều lợi nhuận hơn, vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam chưa có quan tâm đắn - Việc triển khai ERP cách tồn diện gặp nhiều khó khăn, triển khai hệ thống nhỏ CRM ERP dễ dàng Sau bước triển khai module khác OpenERP - Hệ thống OpenERP hệ thống mã nguồn mở Trong OpenERP có sẵn khoảng 300 module cho tích hợp vào tùy theo nhu cầu khách hàng yêu cầu hệ thống Sau triển khai thêm module khác dễ dàng Chi phí cho quyền phần mềm gần Doanh nghiệp tốn chi phí triển khai, huấn luyện chi phí phát sinh khác - Hệ thống OpenERP triển khai nhiều nước giới với nhiều mơ hình hoạt động khác nhau, việc triển khai sử dụng OpenERP Việt Nam giúp doanh nghiệp Việt Nam tái cấu, cấu trúc lại quy trình hoạt động hiệu hơn, theo kịp phát triển mơ hình hoạt động tiên tiến giới - OpenERP hỗ trợ cộng đồng mã nguồn mở, tính tiện ích ngày cải tiến phát triển Tăng cường tính hữu ích, gặp trục trặc, khó khăn trình triển khai hỗ trợ nhiệt tình cộng đồng sử dụng OpenERP -6- II KHẢO SÁT MODULE CRM Giới thiệu CRM khởi nguyên từ ý tưởng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực (nhân lực công nghệ) để hiểu thấu đáo thái độ, thói quen khách hàng đánh giá giá trị phân đoạn khách hàng riêng biệt Với trợ giúp chương trình CRM có hiệu quả, doanh nghiệp có thể: - Cung cấp cho khách hàng dịnh vụ tốt Nâng cao hiệu trung tâm hỗ trợ khách hàng Trợ giúp nhân viên bán hàng thực đơn hàng cách nhanh Đơn giản hố tiến trình tiếp thị bán hàng Phát khách hàng Tăng doanh thu từ khách hàng Dưới mơ hình hệ thống ERP, từ mơ hình này, thấy phân hệ CRM phần phần hệ thống ERP -7- Cài đặt CRM OpenERP Bước 1: Tạo sở liệu (database) chưa có Bước 2: Trên “Database creation” chọn “Connect now” Bước 3: Ở “Setup”, chọn lựa CRM profile cần thiết -8- Bước 4: Nhập thông tin công ty tab General Information định dạng báo cáo thông tin cơng ty Tab Report Information Sau bấm Next Điền thơng tin cơng ty tóm tắt q trình cài đặt Bấm “Install” Bước 5: Sau Install hồn tất, cửa sổ thơng báo hỏi muốn cấu hình hệ thống hay khơng Bấm “Start Configuration” -9- Cửa sổ Next Configuration Step Bấm “Continue” Tiếp tục bấm “Continue” Bước 6: Chọn “View Mode” Trong bước có lựa chọn là:  Simplified Interface: thị số thông tin mặc định - 10 -