Khái niệm, đặc điểm nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp
Khái niệm nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu để cấu thành lên thực thể sản phẩm Chi phí nguyên liệu, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và là một trong ba chi phí cơ bản quan trọng để tính giá thành sản phẩm ( theo khoản mục).
Giảm chi phí nguyên liệu, vật liệu cả về mức tiêu hao lẫn đơn giá sẽ có tác động không nhỏ tới giá thành công trình hoàn thành.Nói cách khác, có giảm được chi phí nguyên liệu, vật liệu mới giảm dược chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó hạ giá thành công trình mà không làm thay đổi chất lượng công trình.
Nguyên liệu,vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất Dưới hiện vật, nguyên liệu, vật liệu biểu hiện là một bộ phận quan trong của tài sản ngắn hạn, còn dưới hình thái giá trị nguyên liệu, vật liệu biểu hiện là vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ cho sản xuất Do vậy quản lí nguyên liệu,vật liệu chính là quản lí vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp Tổ chức quản lý và sử dụng tốt, hợp lí nguyên liệu,vật liệu là rất cần thiết đối với bất kì doanh nghiệp nào đặc biệt là đối với doanh nghiệp xây dựng.
Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nguyên liệu, vật liệu bị biến dạng hoặc bị tiêu hao hoàn toàn.
Ý nghĩa và yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu đối với doanh nghiệp xây lắp
Trong doanh nghiệp sản xuất việc sử dụng và quản lý nguyên liệu, vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả cao sẽ làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận của
1 công ty ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu dự trữ doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu của từng loại nguyên liệu, vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường , không ngừng trệ, do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn dự trữ quá nhiều.
- Trong khâu sử dụng đòi hỏi việc sử dụng phải hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình sản xuất và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tóm lại quản lý chặt chẽ nguyên liệu, vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu
Thực hiện việc đánh gía nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình hiện có và sự tăng giảm nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu
Phân loại nguyên liệu,vật liệu
Trong quá trình doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, khác về công dụng trong quá trình sản xuất và khác nhau về tính năng lý hoá, phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp
- Tùy thuộc vai trò và nội dung của nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp nguyên liệu được phân loại thành 6 loại
+ Nguyên liệu, vật liệuchính:( Cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm)
+ Nguyên liệu, vật liệu phụ: là các vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm.
+ Nhiên liệu : Là những thứ dung để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh có thể diễn ra một cách bình thường Nó có thể ở dạng rắn, lỏng, khí như than củi, nhựa đường, xăng dầu, mỡ, đất đèn, axytylen …
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết và phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải
+ Phế liệu: Các loại phế liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ như gạch, ngói vỡ …
- Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi tiết nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng để trực tiếp chế tạo sản xuất
+ Nguyên liệu, vật liệu dung cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, đội, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nghiệp
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho mục đích khác.
- Căn cứ vào nguồn gốc nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu do nhập mua ngoài: Đó là các vật liệu mà bản thân doanh nghiệp không thể tự sản xuất, ví dụ : doanh nghiệp xây dựng thì phải mua xi măng, sắt thép của công ty khác về phục vụ cho việc thi công các công trình của mình.
+ Nguyên liệu, vật liệu do tự gia công chế biến: Là do doanh nghiệp tự sản xuất, ví dụ: doanh nghiệp sản xuất gạch chỉ thì nguồn vật liệu chính là đất sét
+ Nguyênliệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Là các vật liệu do 2 công ty trở lên liên kết với nhau để sản xuất, ví dụ như gạch lát nền Việt Nam liên kết với Italia.
Đánh giá nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc ( trị giá vốn thực tế ) quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ hàng tồn kho”.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm : Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
2.1 Đánh giá NVL nhập kho:
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập Cụ thể : a)Nhập kho do mua ngoài :
Giá mua ghi trên hóa đơn
Các khoản thuế không được hoàn lại
Chi phí thu mua thực tế
Cáckhoản CKTM giảm giá hàng mua )
- Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu tuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng , hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án … , thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng ( tổng giá thanh toán ) b)Nhập do thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá thực tế của NLVL nhập kho
Giá thực tế của NLVL xuất gia công chế biến
Chi phí gia công chế biến c)Nhậpkho nguyên liệu, vật liệu do nhận vốn góp liên doanh :
Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho =
Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
+ Các chi phí khác liên quan d)Nhậpkho nguyên liệu, vật liệu do được cấp :
Trị giá vốn thực tế của NLVL nhập kho
= Giá ghi trên biên bản giao nhận + Các khoản chi phí phát sinh e)Nhậpnguyên liệu, vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá hợp lý + Các chi phí phát sinh f)Nhập do tự sản xuất :
Giá thực tế nhập kho =
Giá thực tế của NLVL xuất kho chế biến + Chi phí chế biến
2.2 Đánh giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho: Đối với nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong kì tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “hàng tồn kho”
- Phương pháp thực tế đích danh:
Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi nguyên liệu, vật liệu theo từng lô hàng Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu thuộc lô hàng nào thì phải căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho
Phương pháp này được sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính cách biệt như : vàng, bạc, kim loại quý …
- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) :
Theo phương pháo này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết rằng hàng nào nhập trước thì xuất trước Sau đó căn cứ váo khối lượng xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho lần nhập trước số còn lại ( tổng số xuất kho - số đã xuất của lần trước ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo Như vậy, giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn cuối kì chính là giá thực tế của số nguyên liệu, vật liệu nhập kho các lần nhập cuối kỳ.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO) :
Phương pháp này cũng được áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát.
Theo phương pháp này giả sử những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước trên.
- Phương pháp bình quân gia quyền :
Trị giá vốn thực tế Của
Số lượng thực tế NLVL ×
Giá thực tế đơn vị bình quân xuất kho
Việc xác định giá đơn vị bình quân được tiến hành theo 2 cách :
+ Cách 1 : Xác định đơn giá bình quân cả kì dự trữ :
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế của NVL + tồn đầu kỳ
Số lượng NVL tồn kho + đầu kỳ
Trị giá thực tế của NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL nhập trong kỳ
+ Cách 2 : Xác định giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Trị giá thực Trị giá thực
Giá thực tế đơn vị bình quân sau = mồi lần nhập tế của NLVL + tồn trước khi phập
Số lượng NLVL tồn trước + khi nhập tế của NLVL nhập liền kề
Số lượng NLVL Nhập kho liền kề
Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
1.1 Chứng từ kế toán Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doan nghiệp, kế toán chi tiết NLVL phải thực hiện theo từng khâu và ở các phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ Mẫu chứng từ sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
- Phiếu đề nghị xuất kho NLVL
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 - VT)
- Hóa đơn bán hàng thông thường
Các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng chúng. Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời đấy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập nhằm đảm bảo tính pháp lý ghi sổ kế toán
Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác số liệu của nghiệp vụ kinh tế
1.2 Sổ sách kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Sổ kế toán nguyên liệu, vật liệu bao gồm các sổ kế toán chi tiết sau:
- Sổ kế toán chi tiết
- Sổ đối chiếu luân chuyển
1.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Tổ chức tốt kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu có ý nghĩa quan trọng đới với công tác bảo quản nguyên liệu, vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp sử dụng nguyên liệu, vật liệu Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu được thực hiện theo 1 trong 3 phương pháp :
- Phương pháp thẻ song song,
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển,
- Phương pháp sổ số dư,
Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại hình, quy mô,lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm khác nhau nhưng đều có điểm giống nhau là được thể hiện qua công việc thực hiện tại kho của thủ kho. Đó là thủ kho dung thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật tư về mặt số lượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất và tính ra số tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư Định kì thủ kho phải gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại cho phòng kế toán. a Phương pháp thẻ song song: ( Sơ đồ 1 - phụ lục 01 )
Kế toán vật tư mở sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị.Hàng ngày hoặc định kí sau khi nhận được các chứng từ nhập - xuất - tồn vật tư từ thủ kho, kế toán phải tiến hành kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Căn cứ vào chứng từ nhập xuất khi đã kiểm tra để ghi vào sổ kế toán chi tiết Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để thực hiện đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm, từng loại.
- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và dễ phát hiện sai sót trong ghi chép kế toán và công tác quản lý.
- Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán, khối lượng ghi chép còn nhiều hơn, nếu chủng loại vật tư hàng hóa nhiều thì việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu sẽ khó khăn và hạn chế tính kịp thời của việc kiểm tra, giám sát trong công tác quản lý. b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ở phòng kế toán : kế toán không mở sổ chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hoạch toán số lượng và giá trị của tổng danh điểm vật tư Sổ này chỉ được ghi một lần vào cuối tháng của từng loại vật tư
Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm: Giảm được khối lượng công việc của kế toán vì chỉ thực hiện công việc vào cuối tháng
- Nhược điểm : Việc ghi chép vẫn trùng lặp và không được đều đặn trong tháng do vậy hạn chế việc kiểm tra. c Phương pháp sổ số dư :
Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp dùng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư.
- Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết ghi theo giá hạch toán về Nhập- Xuất- Tồn theo từng nơi bảo quản
Tại nơi bảo quản : Mở thẻ kho để theo dõi sự biến động về số lượng của vật tư và số hiện có của vật tư.
Cuối tháng kế toán đối chiếu giữa sổ chi tiết với thẻ kho. Định kỳ kế toán vật tư kiểm tra việc ghi ở thẻ kho của từng kho, tính số dư và cuối tháng phải kê số dư cả về số lượng, giá trị hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán
- Ưu điểm : Giảm nhẹ được khối lượng công việc, đảm bảo tính kịp thời của việc ghi sổ
- Nhược điểm : Vì dùng giá hạch toán cho nên tính chính xác chưa cao,cuối tháng kế toán phải điều chỉnh để xác định giá thực tế.
Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Phương pháp này được áp dụng đối với các đơn vị sản phẩm kinh doanh loại hình doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, các đơn vị kinh doanh mặt hàng lớn.
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu nhập kho,phiếu xuất kho.
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Các chứng từ phản ánh nguồn gốc nhập như: thu mua, thu từ sản xuất, nhận góp vốn, cấp phát.
Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản 152 : Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế
Tài khoản 152 có kết cấu như sau :
- Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị
- Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kì
- Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho
- Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua bị trả lại
- Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên vật liệu
- Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kì
Dư nợ : Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho
Kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: TK 133, TK 138,
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau : ( Sơ đồ 2 - phụ lục 02 )
Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
+ Kế toán nhập kho NL,VL
Khi nhập kho NL, VL mua ngoài dùng cho SXKD sản phẩm hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trường hợp NL, VL và hóa đơn cùng về trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá mua chưa thuế
Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 331, 311: Giá thanh toán
Trong trường hợp NL, VL mua về nhập kho nhưng phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng nên trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331: Giá thanh toán
Có TK 133(1) : (nếu có) Đơn vị nhập khẩu NL, VL dùng cho SXKD hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua cả thuế nhập khẩu
Có TK 331: Phải trả người bán
Có TK 333(3): Thuế XK, NK Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ
Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 333(12) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu Đơn vị nhập khẩu NL,VL dùng cho SXKD, đối với hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá có thuế NK, thuế GTGT
Có TK 331: Phải trả người bán
Có TK 333(3): Thuế XK, NK
Có TK 333(1): Thuế GTGT phải nộp
Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp NL.VL mua về dùng cho SXKD tùy theo phương thức thanh toán:
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT phải nộp( nếu có)
+ Kế toán xuất kho NL, VL
Khi xuất kho NVL, tùy thuộc vào mục đích sử dụng kế toán ghi :
Ghi nhận doanh thu bán NL, VL
Có TK 511: doanh thu tài chính
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Kết chuyển giá vốn của NL, VL đã tiêu thụ
Nợ TK 632: chi phí tài chính
+ Khi xuất NL, VL đưa đi góp vốn liên doanh, trị giá NL, VL sẽ được hội đồng đánh giá lại, kế toán ghi :
Nợ TK 222 : Giá đánh giá lại
Nợ TK 811 : Chênh lệch giữa giá đánh giá lại < giá ghi sổ
Có TK 152 : Giá ghi sổ
Có 711 : Chênh lệch đánh giá lại > giá ghi sổ
Kiểm kê đánh giá nguyên liệu, vật liệu
Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu
Trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp thường xuyên kiểm kê nguyên vật liệu để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lí kịp thời.
Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý.
1.1 Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu hư hỏng , mất mát ( Sơ đồ 03 )
1.2 Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa ( sơ đồ 03 )
Nếu vật liệu thừa khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002 ( vật tư nhận giữ hộ hoặc gia công )
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh:
+ Trong trường hợp kiểm kê phát hiện thừa NL, VL chưa rõ nguyên nhân.
Có TK 3388: Phải trả phải nộp khác
Khi xử lý nếu hội đồng cho ghi tăng thu nhập khác, kế toán ghi :
Nợ TK 338: Phải trả phải nộp khác
Có TK 711: Thu nhập khác
+ Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu NL, VL chua rõ nguyên nhân Kế toán ghi:
Nợ TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý
Khi hội đồng xử lý căn cứ biên bản xử lý, kế toán ghi :
Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Có TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý
Nếu người chịu trách nhiệm bồi thường Kế toán ghi :
Nợ TK 138(8): phải thu khác
Nợ TK 334 : Phải trả người LĐ(nếu trừ vào lương )
Có TK 138(1):Tài sản thiếu chờ xử lý
Kế toán đánh giánguyên liệu, vật liệu tồn kho ( Sơ đồ 3 )
- Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư đi góp vốn liên doanh và tronng trường hợp giá của vật tư có biến động lớn.
- Việc đánh giá lại vật tư hoặc là theo quyết định của Nhà nước, hoặc là khi cổ phần hóa Doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu.
- Tài khoản kế toán sử dụng : để phản ánh việc đánh giá lại vật tư, kế toán sử dụng TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”
Bên nợ : Phản ánh số chênh lệch giảm do đánh giá lại
Xử lý chêch lệch tăng do đánh giá lại
Bên có : Phản ánh chêch lệch tăng do đánh giá lại
Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại
Dư nợ : Chênh lệch giảm do chưa xử lý
Dư có : Chêch lệch tăng chưa xử lý
Trường hợp đánh giá lại tăng giá trị NL, VL , số tăng thêm
Nợ TK 152: trị giá NLVL
Có TK 412: Số chênh lệch tăng
Trường hợp đánh giá lại giảm giá trị NL, VL thì ghi ngược lại
Nợ TK 412 : Số chênh lệch giảm
Có TK 152: trị giá NLVL
Cuối năm tài chính cấp có thẩm quyền xử lý
Nếu TK 412 có số dư có được bổ sung nguồn vốn kinh doanh
Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 421 : Lợi nhuận chưa phân phối
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán nguyên liệu, vật liệu
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu số S10
- Bảng tổng hợp chi tiết NVL, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu số S 11- DN)
Ngoài ra còn có một số các sổ chi tiết như:
- Sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư …
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KÊ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT
LIỆU CÔNG TYTNHH XÂY DỰNG YÊN HƯNG
Tổng quan về công ty
Quá trình hình thành của công ty
Tên công ty: Công Ty TNHH xây dựng Yên Hưng
Tên giao dịch: YEN HUNG CONTRUCTION COMPANY LIMITED
Địa chỉ: Nhà số 21 tổ 17- phường Định Công, Quận Hoàng Mai,Hà Nội
Công Ty TNHH xây dựng Yên Hưng là doanh nghiệp tư nhân, được thành lập theo giấy phép số: 0102034197 ngày 09 tháng 04 năm 2008 đăng ký thay đổi lần 1 ngày 23 tháng 06 năm 2008
1 Xây dựng, thi công các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và các công trình điện đến 35KV.
2 San lấp mặt bằng, xử lý nền móng công trình.
3 Sản xuất mua bán vật liệu xây dựng, sắt, thép.
4 Sản xuất khai thác đá.
5 Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa.
Công ty hoạt động với tư cách pháp nhân ,theo luật doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của nhà nước trên mọi phương diện Ban đầu khi mới thành lập, Công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường
Nhưng với lòng quyết tâm của ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã vượt qua khó khăn ban đầu, dần đi vào ổn định và không ngừng phát triển. Đến nay, thị phần Công ty đã tương đối ổn định, được bạn hàng và đối tác tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng hiệu quả hơn.tiếp tục đầu tư, đổi mới thiết bị công nghệ và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ
Là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn mà công ty quản lý và có con dấu riêng.
Công ty kinh doanh dưới hình thức: Nhận thầu công trình của khách hàng, xử lý các khâu cơ bản như là phá vỡ, san lấp, xây dựng công trình,và cuối cùng là hoàn thiện bàn giao cho khách hàng.
- Đặc điểm quy trình kinh doanh ( Sơ đồ 04-phụ lục 04)
Do đặc thù quy trình kinh doanh của công ty là công ty xây dựng nên theo phòng thiết kế-kỹ thuật phải thường xuyên cung cấp các mẫu thiết kế, các bản vẽ, sơ đồ công trình hạng mục công trình gửi cho giám đốc để lựa chọn các bản vẽ thích hợp cho từng hợp đồng của công ty Mỗi công trình có thời gian thi công khác nhau, phụ thuộc vào các dự án lớn nhỏ khác nhau
Tiếp theo là gửi cho phòng kế hoạch để lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch để lập kế hoạch thời gian và lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ cho sản xuất mỗi dự án Cập nhật kịp thời tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Việc đầu tiên là giám đốc tìmvà ký hợp đồng với đối tác Sau đó phòng thiết kế kỹ thuật có nhiệm vụ đến khảo sát mặt bằng và thiết kế công trình bàn giao cho phòng kế hoạch xây dựng quy mô thời gian thực hiện tiếp theo là tổ chức thi công hoàn, hoàn thành nghiệm thu công trình và bàn giao cho khách hàng Cuối cùng là chờ thanh toán.
- Khảo sát, thiết kế kiến trúc công trình dân dụng và công nghiệp.
- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, công trình văn hóa.
- Thiết kế tổng mặt bằng xây dựng công trình, kiến trúc nội ngoại thất
- Tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, Tư vấn giám sát xây dựng.
Quy trình kinh doanh của loại hình dịch vụ của công ty : Tư vấn thiết kế kiến trúc nhà ở. Để thực hiện một hợp đồng kinh doanh dich vụ này đầu tiên giám đốc sẽ đi gặp gỡ khách hàng để trao đổi và tư vấn và cuối cùng sau khi đạt được những thỏa thuận đáp ứng giữa hai bên thì cả hai bên sẽ ký kết hợp đồng Sau khi ký kết hợp đồng, giám đốc sẽ giao cho kiến trúc sư của công ty chịu trách nhiệm thiết kế và vẽ bản vẽ, sau khi hoàn thành bản vẽ sẽ giao cho khách hàng đúng như thời hạn đã ký trong hợp đồng.
3.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
-Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Công Ty TNHH xây dựng Yên Hưng tổ chức, bố trí mô hình bộ máy quản lý theo sơ đồ sau:(Phụ lục05).
- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty Trực tiếp điều hành, tổ chức sản xuất kinh doanh.
- Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.
+ Phòng Kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bảo toàn vốn cho kinh doanh và công tác chi phí trong toàn công ty, theo dõi thanh toán cáckhoản chi phí phát sinh, hạch toán kinh tế, tổng kết và báo cáo thanh toán tiền lương, lập quyết định, v.v…
+ Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, theo dõi và hướng dẫn đội ngũ lái xe thực hiện các quy định của công ty; giúp giám đốc lên kế hoạch phân bổ doanh thu cho các đơn vị ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế có liên quan đến mua sắm vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản tổ chức quản lý kho vật tư thiết bị của công ty.
+ Phòng Thiết kế - Kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế các bản vẽ phù hợp cho từng công trình, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật cho các công trình, kiểm nghiệm, thí nghiệm đảm bảo độ chính xác an toàn kỹ thuật cho các công trình khi bàn giao cho bên sử dụng.
4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty TNHH Yên Hưng từ năm 2013 đến năm 2014( Phụ lục 06)
Nhận xét : Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2013 và 2014 ta thấy công ty đã có những bước phát triển đáng kể: Cùng với sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế đất nước, kể từ khi thành lập và đi vào kinh doanh, Công ty TNHH xây dựng Yên Hưng không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh và duy trì được tốc độ phát triển.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng là :2.660.261.000VNĐ, tương ứng với tỷ lệ 6,6%, ta thấy việc tăng doanh thu phản ánh kết quả tăng cả số lượng và chất lượng của hoạt động kinh doanh công ty điều này phản ánh công ty đã tổ chức công tác, do đó nó có tác động nhân tố chủ quan và thương hiệu của công ty đã được khách hàng tin cậy và sử dụng.
- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng 7,39% tương ứng với 111.671.622VNĐ
- Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp tăng 412.223.000 VNĐ tương đương với 24,27% và 18.944.858 VNĐ tương ứng với 23,02% có được kết quả trên là do nhu cầu của thị trường ngày càng mở rộng làm tăng tấc độ tiêu thụ sản phẩm.
Từ việc phân trích một số chỉ tiêu trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2014 so với năm 2013 thì lợi nhuận của công ty tăng cao thể hiện tình hình kinh doanh của công ty là rất tốt, công ty đã có lối đi đúng đắn, việc tăng lợi nhuận sẽ tạo điều kiện cho công ty thực hiện mục tiêu kinh tế
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH xây dựng Yên Hưng
Công ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty
- Kế toán trưởng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của công ty Báo cáo tình hình tài chính của công ty cho Giám đốc.
* Phòng kế toán của công ty chia thành 4 bộ phận:
- Kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sảnlượng có nhiệm vụ: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, nhập- xuất - tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền, thuế, công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán, tổng hợp số liệu từ các đội gửi lên để phối hợp với các bộ phận khác tính toán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích BHXH theo chế độ quy định.Và tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, thanh toán các khoản phải trả.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành cho từng công trình và cùng với kế toán vốn bằng tiền tiến hành thu - chi tiền mặt.
- Kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu ở các bộ phận, phân tích kiểm tra và báo cáo với kế toán trưởng.
Các chính sách kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Chứng từ và chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của BTC.
- Niên độ kế toán: Theo năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
- Kỳ kế toán: theo quý.
- Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán: Đồng việt nam.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung (Phụ lục08).
- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho được tính theo giá thực tế Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng.
3.Kế toán nguyên liệu, vật liệu của công ty TNHH xây dựng Yên Hưng
3.1 Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu tại công ty:
Vật liệu là một yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh.Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.Vậy để tổ chức công tác kế toán về nguyên liệu vật liệu thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm nguyên liệu vật liệu sử dụng trong quá trình xây dựng Công ty xây dựng các công trình nhà ở và các khu công nghiệp do vậy nguyên liệu vật liệu sử dụng mang đặc điểm hết sức riêng biệt không giống với nguyên liệu vật liệu của doanh nghiệp khác Nguyên liệu vật liệu của công ty là xi măng, cát, sắt thép, gạch , NVL phục vụ cho công trình giao thông và xây dựng, xây lắp điện dân dụng là: Biển báo giao thông ( biển báo tam giác, biển báo hình tròn ), nhựa đường, dây cáp điện, dây điện; NVL khác phục vụ cho công trình của doanh nghiệp.
Với mục tiêu ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm cải tiến chủng loại,mẫu mã , tiến độ công trình, tính thẩm mỹ, giá thành hợp lý để đáp ứng nhu cầu của thị trường ngày một tăng Do vậy, ngay từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu bảo quản, dự trữ là điều kiện rất cần thiết đối với Công ty TNHH xây dựngYên Hưng
3.2 Phân loại nguyên liệu vật liệu. Để có thể hoàn thành một công trình xây dựng, công ty sử dụng một khối lượng vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại đều có công dụng, tính năng lý hoá khác nhau.Để quản lý một cách chặt chẽ có hiệu quả, tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại vật liệu Nguyên liệu vật liệu tại công ty được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như: xi măng, gạch, cát, sắt, cấu kiện bê tông, các linh kiện điện dân dụng, dây cáp điện …
- Nguyên liệu vật liệu phụ: Vật liệu phụ không cấu thành lên thực thể công trình nhưng có tác dụng làm tăng thêm chất lượng các công trình và tạo điều kiện cho quá trình xât dựng được hoàn thiện như: Đinh ốc, gỗ, bu lông, dây buộc.
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sự dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các máy móc, thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như: Điện, nước, xăng, dầu …
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng để sữa chữa thay thế cho các loại máy móc thiết bị như: lưỡi cắt sắt, tấm lót máy trộn bê tông và phương tiện vận tải như phụ tùng ô tô, phụ tùng cầu trục
- Vật liệu khác như: sơn, vôi ve …
3.3 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho của công ty:
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
- Vật liệu của công ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài và được đánh giá theo thực tế.
Trị giá thực tế của NLVL nhập kho
Giá mua ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT)
Các khoản thuế không được hoàn lại (nế có)
CKTM và các khoản giảm giá hàng mua
Ví dụ 1 : Ngày 12/11/2014 công ty mua tôn tấm 0.47 của công ty TNHH
Sơn Lâm hóa đơn số 0144501 giá mua chưa bao gồm thuế là 26.631.000 đồng. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản Do thanh toán ngay nên công ty được hưởng chiết khấu thương mại 2% trên tổng giá thanh toán và được nhận bằng tiền mặt Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là 650.000 đồng (bao gồm cả thuế GTGT 10%)
Trị giá thực tế của lô hàng trên = 26.631.000 + 650.000 – 532.620
Đánh giá nguyên liệu vật liệu xuất kho:
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho là giá thực tế NVL được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
Trị giá thực tế của
Số lượng nguyên liệu vật liệu xuất kho × Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền
Giá trị NLVL tồn đầu kỳ + Giá trị NLVL nhập trong kỳ
Số lượng NLVL tồn đầu kỳ + Số lượng NLVL nhập trong kỳ
Ví dụ 02: Trích số liệu trên sổ kế toán chi tiết NLVL cát vàng tháng 11 năm 2014 như sau:(phụ lục 09),(phụ lục 10 thẻ kho).
- Ngày 01/11/2014 nhập kho 250 m 3 với đơn giá 64.960đ/m 3
- Ngày 03/11/2014 nhập kho 450 m 3 với đơn giá 72.000đ/m 3
- Ngày 12/11/2014 nhập kho 700 m 3 với đơn giá 71.429đ/m 3
- Ngày 15/11/2014 xuất 900 m 3 cho thi công
Cuối kỳ kế toán xác định trị giá xuất kho của cát vàng như sau: Đơn giá bình quân gia quyền
Giá thực tế xuất kho ngày 15/11/2014 là: 70.457 × 900 = 63.411.300 đ
3.4 Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu:
Một trong những yếu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết NLVL công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu là việc kế toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chễ tình hình xuất, nhập, tồn kho cho từng loại NLVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
* Thủ tục nhập - xuất kho nguyên liệu vật liệu:
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là bộ phân quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Đặc biệt là đối với Công ty TNHH xây dựng Yên Hưng có khối lượng lớn và các xí nghiệp phát sinh tương đối nhiều, có nhiều chủng loại về nguyên vật liệu lên việc tổ chức hoạch toán chi tiết cũng rất phức tạp Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song.Việc tiến hành là ở hai nơi là ở kho và phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, phòng kế hoạch vật tư cử người đi mua nguyên liệu vật liệu Khi nguyên liệu vật liệu mua về theo đúng yêu cầu của phòng kế hoạch vật tư về chủng loại, kích cỡ, số lượng và được phòng cán bộ kĩ thuật kiểm tra về phẩm chất, mẫu mã Sau khi kiểm tra xong thấy đảm bảo đồng ý cho tiến hành thủ tục nhập kho, người lập phiếu nhập phải đánh số liệu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu nhập, họ tên người nhập hoá đơn.Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên, phòng kế hoạch vật tư sẽ chuyển hết cho chủ kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và số lượng thực tế mà ghi sổ thực nhập rồi ký cả vào 3 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký
- Liên 2 : Giao cho người nhập hàng.
- Liên 3 : Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lại chứng từ cho phòng kế toán.
Khi có kế hoạch sản xuất, giám đốc phê duyệt, các đội căn cứ vào định mức đã được xây dựng để viết phiếu yêu cầu còn tồn kho phòng kế hoạch làm Thủ tục xuất phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
- Liên 2: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư và sau đó chuyển cho kế toán vật tư vào sổ kế toán chi tiết.
Còn một liên giao cho bộ phận sử dụng vật tư làm căn cứ nhận vật tư, lưu để cuối tháng báo cáo tình hình sử dụng nguyên liệu, vật liệu của bộ phận.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/3006 của bộ trưởng bộ TBC, công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT ),
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT),
- Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn vật tư ( Mẫu S11 – DN ),
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu ( Mẫu số 07 – VT),
- Thẻ kho ( Mẫu sô S12 – DN),
- Sổ chi tiết vật tư
Hình thức ghi sổ : Sổ nhật ký mua hàng
* Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu:
Là công việc kế toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại nguyên liệu vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng giá trị tại công ty rất phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hang ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng.
Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu
Kế toán tổng hợp NLVL là việc sử dụng các TK kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát Thước đo tiền tệ là thước đo mà kế toán tổng hợp sử dụng Kế toán tổng hợp có chức năng phản ánh số hiện có, tình hình biến động toàn bộ doanh nghiệp Theo chỉ tiêu giá trị mà kế toán chi tiết NLVL chưa đảm bảo được yêu cầu này, qua đó ta thấy kế toán tổng hợp là khâu quan trọng trong quá trình hạch toán NLVL bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Tài khoản 152: “ Nguyên liệu, vật liệu “ và tại công ty có mở chứng từ cho từng NVL:
+ TK 1521 : “ Nguyên liệu vật liệu chính “,
+ TK 1522 : “ Nguyên liệu vật liệu phụ “,
- Các tài khoản liên quan : TK 111, TK 112, TK 133,TK 331 , TK 621 … 4.1 Kế toán tăng nguyên liệu vật liệu
Ví dụ 1: Ngày 04/11/2014 công ty mua gạch men của công ty TNHH dịch vụ
Sơn Lâm, tổng giá cả thuế là : 18.562.500 đ,thuế suất thuế GTGT 10%.đã thanh toán cho người bán hàng bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu nhập kho.
Kế toán ghi : Nợ TK 152 : 16.875.000 đ
Ví dụ 02 : Ngày 01/11/2014 Công ty mua 235 thùng sơn nippontheo hoá đơn số
014552 của công ty TNHH Mai Lan, giá mua chưa thuế là 32.430.000đ Thuế GTGT là 10% Công ty chưa thanh toán cho người bán
Căn cứ vào hoá đơn 0295(Phụ lục 14)kế toán lập PNK 160, kế toán định khoản như sau :
Ví dụ 03 :Ngày 16/11/2014Công ty mua 500kg sắt thanh của công ty Tân Á để đưa vào thi công.Giá chưa thuế GTGT 10% là 6.800.000 đ Thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Ví dụ 04: Công ty mua lõi thép của công ty thương mại và dịch vụ Sơn Lâm chuyển luôn đến công trình trường mầm non Trương Mỹ tổng trị giá là 13.200.000 đ Thuế suất thuế GTGT 10% Công ty chưa trả tiền cho người bán.
Nợ TK 621(CT Trương Mỹ) : 12.000.000đ
Có TK 331(công ty Sơn Lâm) : 13.200.000đ
4.2 Kế toán giảm nguyên liệu vật liệu: Ở công ty cổ phần xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công Vì vậy kế toán tổng hợp xuất NLVL phải phản ánh kịp thời theo từng đội công trình, đảm bảo chính xác chi phí NLVL trong toàn bộ chi phí sản xuất
Ví dụ 01 : Ngày 22/11/2014Xuất cát vàng cho anh Long thi công móng công trình trường mâm non Trương Mỹ, yêu cầu số lượng xuất là 320m 3 Trị giá thực tế xi măng xuất kho được tính ở trên 70.457đ.Kế toán vào Sổ cái TK 152
(Phụ lục 15) và sổ Cái TK 621 ( Phụ lục 16) Kế toán ghi :
Nợ TK 621 ( CT –Trương Mỹ) : : 22.546.240đ
Ví dụ 02 : Ngày 01/ 11/ 2014, Công ty xuất cho công trình10 cây sắt, tổng trị giá hàng xuất là: 13.000.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho (Phụ lục 17) kế toán ghi:
Ví dụ 03 : Ngày 21/11/2014, công ty xuất 8l dầu nhờn PLC sử dụng cho đội máy thi công Trị giá xuất kho là 97.500 đ/lít.
(Phụ lục 18 trích sổ nhật ký chung)
5 Kế toán hạch toán nghiệp vụ kiểm kê NLVL.( phụ lục 19)
Tại Công ty TNHH xây dựng Yên Hưng Công tác kiểm kê được tiến hành theo từng tháng nhằm phát hiện NLVL thừa, thiếu, hư hỏng, mất mát để đè ra biện pháp xử lý kịp thời Trước khi tiến hành kiểm kê kho, kế toán phải xác định số dư tồn kho tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu số dư dựa trên sổ sách với số tòn kho thực tế nhằm xác định nguyên nhân thừa, thiếu.
Trong quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải phải lập “ Phiếu kiểm nghiệm chất lượng vật tư”, “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư” nhằm đề xuất giám đốc các biên xử lý đối với tình trạng thừa, thiếu và hư hỏng NLVL.
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu kiểm nghiệm chất lượng vật tư
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 1381: trường hợp phát hiện thiếu.
- TK 3381: trường hợp phát hiện thừa.
5.1 Trường hợp NLVL thiếu được phát hiện trong quá trình kiểm kê
Ví dụ: Ngày 30/11/2014 sau khi kiểm kê lại kho vật tư phát hiện thiếu 8m 2 mái tôn trị giá 821.000đ Căn cứ vào biên bản kiểm kê.
Khi xử lý xác định nguyên nhân thiếu 9m 3 là do thu kho xuất nhầm sau đó lập biên bản xử lý như sau : trừ vào lương của thủ kho số tiền là 350.000đ, số còn lại công ty chịu.
5.2 Trường hợp NLVL thừa được phát hiện trong quá trình kiểm kê.
Ví dụ: Ngày 30/11/2014 sau khi kiểm kê lại kho NLVL phát hiện thừa 8 bao xi măng trị giá 4.600.000đ.căn cứ vào biên bản kiểm kê.
Số thừa này không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:
SỐ Ý KẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG YÊN HƯNG
Đánh giá về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Xây Dựng Yên Hưng
Trải qua 10 năm xây dựng và trưởng thành, mặc dù gặp không ít khó khăn, công tyvẫn luôn là doanh nghiệp đi đầu trong ngành xây dựng Kết quả có được là do sự đoàn kết, thống nhất cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, nhất là của phòng kế toán, tài chính, chính bộ phận này là cánh tay phải đắ lực tham mưu với giám đốc, những quyết định chính xác để đương đầu với những khó khăn, nhất là trong nền kinh tế thị trường với quy luật
"mạnh thắng, yếu thua" Phát huy tinh thần đó, phòng kế toán tài chính luôn củng cố, kiện toàn bộ máy của mình để hoàn thiện công tác kế toán.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Xây Dựng Yên Hưng, với vốn kiến thức được trang bị trong nhà trường cùng thực tiễn công tác kế toán tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
- Đối với phân loại vật liệu: Công ty đã xác định vai trò, công dụng của nguyên vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế Việc phân loại này rất thuận tiện cho việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.ư
- Về việc tổ chức kho bảo quản: nhằm đảm bảo không bị hao hụt về nguyên vật liệu, công ty có 3 kho bảo quản vật liệu, theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đa giúp cho kế toán thuận tiện trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng dễ dàng hơn.
- Việc ghi chép phản ánh số liệu kế toán nói chung ở công ty là hợp lý, trung thực, khách quan và tuân thủ đúng chế độ quy định
- Công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình theo từng tháng, quý rõ ràng phục vụ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
- Kế toán luôn cập nhật phản ánh chính xác một cách kịp thời và đầy đủ tình ìh biến động tăng giảm nguyên vật liệu trong năm lên hệ thống sổ kế toán của công ty.
- Bộ chứng từ cho mỗi vật liệu phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu được chuẩn bị theo từng thứ tự và các chứng từ dều hợp lệ đúng quy định của bộ tài chính.
2 Những mặt còn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm trên, trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của công ty còn một số tồn tại cần được khắc phục, nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu để nó thực sự trở thành công cụ quản lý cụ thể:
1)Về việc lập sổ danh điểm: Tại công ty sử dụng một khối lượng nguyên liệu vật liệu lớn gồm nhiều thứ, mỗi loại có phẩm chất, công dụng khác nhau. Tuy nhiên việc phân loại chưa khoa học và hợp lý Công ty hiện vẫn chưa lập sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp các loại vật liệu theo thứ tự Do đó việc đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán gặp nhiều khó khăn và thiếu chính xác.
2) Công ty chưa tính toán cân đối việc thu mua và sản xuất bởi thế số lượng hàng tồn kho khá lớn dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn xảy ra Điều này ảnh hưởng khá lớn tới việc sử dụng nguồn vốn trong doanh nghiệp.
3) Việc luân chuyển chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán tuy diễn ra thường xuyên nhưng đều không có biên bản giao nhận, dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ lại không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, làm cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm, buông lỏng việc quản lý chứng từ.
Một số ý kiến h oàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công TNHH Xây Dựng Yên Hưng
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào để có thể tồn tại và phát triển thì yêu cầu sống còn là phải không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.Để làm được điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển tốt và nhà quản trị giỏi.Đối với doanh nghiệp kinh doanh xây dựng cũng vậy, việc nâng cao sử dụng cũng vậy, việc nâng cao sử dụng nguyên liệu vật liệu là một trong những biện pháp tích cực góp phần đầu tư phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của doanh nghiệp Tuy nhiên ở công ty, công tác quản lý và hạch toán tài snr nói chung và nguyên vật liệu nói riêng bên cạnh những mặt tích cực còn những mặt còn hạn chế cần khắc phục Thời gian tôi thực tập tại công ty khá hạn chế nhưng cũng xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng Yên Hưng. Ý kiến 1 : Về việc lập sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu.Việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu muốn được chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại khoa học và hợp lý, chia nguyên liệu vật liệu thành vật liệu và công cụ dụng cụ để thuận tiện cho việc phân loại và hạch toán chi tiết Sau khi phân loại thành từng nhóm, từng loại thì phải lập sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu.Tên các loại đó sẽ được mã hóa và ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác Nhờ vậy công tác hạch toán nguyên vật liệu sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt được thời gian thi công, có công tác kiểm kê, kiểm tra Đây là một thuận lợi để công ty tiến hành cơ giới hóa công tác kế toán bằng máy vi tính, đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin, phục vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất kịp thời hơn.
Em xin đưa ra mẫu sổ danh điểm để công ty có thể tham khảo: Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Yên Hưng
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
T Loại Danh diểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú
Thạch 1521_01_002 Xi măng Bút Sơn 1521_01_003 Xi măng Bỉm Sơn
1521_02_001 Cát vàng 1521_02_002 Cát bê tông
…… ……… Ý kiến 2 : Cân đối lại kế hoạch thu mua với sản xuất kinh doanh
Công ty cần xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên liệu vật liệu từ đó cân đối lại kế hoạch thu mua tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều như hiện nay Giữa phòng kinh doanh, thủ kho và phòng kế toán phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau từ đó đưa ra kế hoạch, giải pháp hạn chế việc ứ đọng vốn ở hàng tồn kho.
Ngoài ra công ty nên tổ chức kiểm kê kho thường xuyên hơn, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư hàng tồn kho, thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa kế toán và thủ kho. Ý kiến 3 : Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ
